Download - Produccion de documentos 11 (1)
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MANUAL PRODUCCIÓN
DE DOCUMENTOS
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CARTAS
MEMORANDOS
CIRCULARES
ACTAS
CERTIFICADO
CONSTANCIA
CORREO ELECTRONICO
SOBRES
HOJA DE VIDA
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UTILIZACIÓN
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASES
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Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales.
DEFINICIÓN:
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UTILIZACIÓN
Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.
Solucionar problemas que se presenten en una organización. Desarrollar, tramitar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicación recibida. Reiterar una información, un requerimiento o solicitud
urgente. Solicitar detalles sobre un asunto determinado. Confirmar eventos ocurridos o pendientes. Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias. Convocar, felicitar o convocar. Hacer llamados de atención dentro de la empresa.
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CLASES
ESTILO BLOQUE EXTREMO
ESTILO BLOQUE
ESTILO SEMIBLOQUE SANGRÍA
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CARACTERÍSTICAS
La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, se recomienda tener en cuenta:
Tratar un solo tema por comunicación Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Ser respetuoso y cortes. Redactar en primera persona del plural y usar el usted en
singular o plural. Tener un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Utilizar los manuales de cada organización normalizados Distribuir el texto según su extensión.
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ESTILOS
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASES
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Es aquel escrito que se usa para
intercambiar información entre
diferentes departamentos
de una empresa, con el propósito de dar a conocer
alguna recomendación,
indicación, instrucción,
disposición, etc..
DEFINICIÓN
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CARACTERÍSTICAS
Utilizar formatos en los manuales de cada organización
Redactar un documento en forma clara, breve, directa y sencilla.
Distribuir el texto según su tamaño.
Tratar un solo tema por memorando
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CLASESALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 2
ALTERNATIVA 3
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ALTERNATIVA 1 Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último
separado por coma)
Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.
Dos interlíneas entre Para y De.
Aquí se omite al final del texto el nombre del remitente y solo aparece la firma y no se traza ninguna línea.
EJEMPLO: PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
DE: Astrith Martínez, Gerente General.
ASUNTO: Requerimiento nómina
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ALTERNATIVA 2 Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último separado
por coma).
Remitente: Cargo y dependencia o cargo
Dos interlíneas entre Para y De.
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido
EJEMPLO: PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
DE: Administración General
ASUNTO: Requerimiento nómina
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ALTERNATIVA 3
Destinatario: Cargo y dependencia o cargo
Remitente: Cargo y dependencia o cargo
En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO:
PARA: Jefe Costos y Finanzas
DE: Jefe Administración General
ASUNTO: Requerimiento nómina
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ESTILOS
ESTILO BLOQUE
ESTILO BLOQUE EXTREMO
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ESTILO
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASES
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Es una comunicación
interna o externa de
carácter general o normativo con el mismo texto o
contenido, dirigida a varios
destinatarios con un interés
común.
DEFINICIÓN
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CARACTERÍSTICAS
Tratar un tema especifico
Iniciar y finalizar la circular con cortesía y respeto.
Redactar de forma clara, precisa y concisa.
Utilizar formatos normalizados según la organización.
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CLASESLa circular general: va dirigida a un grupo específico.
La carta circular: va dirigida en forma personalizada.
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ESTILOS
BLOQUE EXTREMO
BLOQUE
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UTILIZACIÓN
EJEMPLO
ESTILO
CARACTERISTICAS
CLASES
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Un acta es un documento cuyo
propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de
los acuerdos alcanzados. La redacción del
acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la
reunión y la firma su presidente
DEFINICIÓN
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CARACTERÍSTICAS
Un acta siempre debe llevar el nombre del grupo que se reúne.
Escribir si el carácter de la reunión era ordinario o extraordinario.
En un acta se expresa lo tratado en la reunión.
El texto debe ser claro y conciso.
Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes se hace con el nombre completo.
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UTILIZACIÓNSe utilizan
como evidencia de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
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CLASES• Actas de comités.
• Actas de concejo municipal.
• Actas de reuniones administrativas.
Acta de levantamiento de cadáveres.
• Actas de asambleas.
• Actas de sociedades.
• Actas de junta directiva.
• Actas de consejos.
• Actas de eliminación de documentos.
• Actas de baja de inventarios.
Actas de entrega
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ESTILO
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASES
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Es un documento en
el cual una entidad o una persona debidamente
autorizado acreditan un hecho, de tal manera
que se garantiza la autenticidad.
DEFINICIÓN
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CARACTERÍSTICAS
Redactar de forma clara, precisa y concreta un documento.
Tener un escrito respetuoso y cortes.
Utilizar los formatos establecidos por cada organización
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CLASES• Certificado de asistencia.• Certificado de participación y
organización en un curso.• Certificado de resultados
académicos.• Certificado de docencia en curso o
seminario• Certificado que acredite
la experiencia profesional.• Certificado de conocimientos de
lenguas extranjeras.• Certificado de actividad académica
o extraacadémica.• Certificado de estado físico y/o
mental.
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ESTILO
BLOQUE
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ESTILO
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
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La constancia será cualquier
documento escrito de carácter
probatorio en el cual se deje asentado la
concreción de algún hecho en particular; no
requiere solemnidad y
puede ser personal.
DEFINICIÓN
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CARACTERÍSTICAS
Emplear un estilo natural y sencillo.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Expedir siempre en original
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ESTILO
BLOQUE EXTREMO
![Page 35: Produccion de documentos 11 (1)](https://reader036.vdocumento.com/reader036/viewer/2022062406/558fcf0c1a28ab727f8b46b6/html5/thumbnails/35.jpg)
ESTILO
MODELOSCARA
CTERISTICAS
CLASES
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Tiene como propósito ser la cubierta de los documentos,
para su entrega o
envío.
DEFINICIÓN
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CARACTERÍSTICAS
Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización.
El sobre debe tener impreso el membrete de la organización.
Para los sobres grandes es recomendable tener en cuenta las zonas.
Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos perita guardarlos sin dobleces.
La impresión de los datos del remitente y del destinatario pueden hacerse en sentido vertical u horizontal.
Al utilizar etiqueta, esta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.
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CLASES
Según su uso los
sobres se clasifican
en:
• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.
• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.
• Sobre para tarjeta • Sobre de manila.
Según con su destino
se clasifican
en:
• Local.• Nacional.• Internacional.
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MODELOS
Modelo 1
Se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para su uso exclusivo de la oficina de correos
Modelo 2
Se caracteriza por tener dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos.
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ESTILOS
DISTRIBUCIÓN DE ZONAS
DISTRIBUCIÓN DE DATOS DEL SOBRE EN TERCIOS
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![Page 43: Produccion de documentos 11 (1)](https://reader036.vdocumento.com/reader036/viewer/2022062406/558fcf0c1a28ab727f8b46b6/html5/thumbnails/43.jpg)
RECOMENDACIONES
MODELOSCARA
CTERISTICAS
PARTES
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Es un servicio de red que permite a los usuarios
enviar y recibir mensajes y
archivos rápidamente
(también denominados
mensajes electrónicos o
cartas electrónicas)
mediante sistemas de
comunicación electrónicos.
DEFINICIÓN
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CARACTERÍSTICAS
Tratar un solo tema por correo
Redactar en forma clara, precisa y concreta.
Usar un lenguaje respetuoso y cortes
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
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RECOMENDACIONESNo
utilizar el correo para
resolver temas
complejos.
Se recomien
da no participar
en cadena
de mensajes
.
Utilizar letra
mayúscula en casos
necesarios.
Identificar
claramente a
quien se la va a
enviar el mensaje
Se recomienda no enviar copias de
correo electrónico
a otras personas
indeterminadas
Ser breve
Se recomiend
a no adjuntar archivos con virus o con un tamaño
que después
no se pueda
descargar.
No utilizar
formatos o códigos propios de los
mensajes
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PARTES
Encabezamiento: para, de, asunto
Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la despedida sea como una carta normal.
Escribir el mensaje teniendo en cuenta las tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras.
Se aconseja incorporar una firma al final del mensaje, también puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión.
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![Page 49: Produccion de documentos 11 (1)](https://reader036.vdocumento.com/reader036/viewer/2022062406/558fcf0c1a28ab727f8b46b6/html5/thumbnails/49.jpg)
CARACTERÍSTICAS
MODELOS
PARTES
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Es la relación de los datos
personales, la información
laboral, académica y la experiencia y
competencias de una persona.
DEFINICIÓN
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CARACTERÍSTICAS
Se recomienda que cada organización establezca los datos necesarios de acuerdo con la particularidad del perfil y operación de la persona, como un formato o formulario, el cual puede conservarse en forma física o digital.
Para su presentación se aconseja que la información sea clara, precisa, y veraz.
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PARTES
Información académica
Experienc
ia Laboral
Identificación del documentoDatos básicosNombre.
Investigaciones,
publicaciones y
distinciones o premios