Procedimiento de Conciliación bancaria
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PROCEDIMIENTO CONCILIACION BANCARIA
1. Objetivo
Determinar cuáles son los cheques girados y no cobrados a la fecha de corte de la cartola
recibida; o con los saldos que el banco entrega en su página web
2. Alcances
Se inicia por la necesidad de determinar cuáles son los dineros disponibles para que
el DAF tenga las herramientas necesarias en la aplicación de los recursos. Termina
con la entrega semanal física de ésta.
3. Términos y Definiciones
CONCEPTO DEFINICIÓN
Cartola
Documento emitido por un banco donde entrega el detalle de los movimientos
realizados en una cta. cte.
Conciliación
bancaria
Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene
registrados, de una cuenta corriente contra la cartola emitida por el banco
4. Funciones y Responsabilidades
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Responsable del proceso:
DAF: Director de Administración y Finanzas.
Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los
proveedores que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las
actividades de la Corporación Municipal de lo Prado.
Otros responsables:
Tesorero: confecciona conciliación
Administrativo Tesorería: Entrega cheques emitidos
Jefe de personal: entregar un informe con los cheques de sueldos emitidos
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5. Flujo de proceso: Conciliación Bancaria
ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES
El adminis trativo tesorería confecciona los chequesy los entrega al tesorero para su regis tro.Remuneraciones envía por mail a Tesorería ellistado de los cheques girados de sueldos.
Encargado Remuneraciones
INICIO
Recepción de información
El encargado de Tesorería descarga todos los díaslas cartolas de las cuentas corrientes del Banco;para rev isar los cheques han sido cobrados, con elfin de conciliarlos en las planil las de concil iacióncorrespondiente a cada cuenta. Además, severifican los depósitos o transferencias realizas endichas cuentas.
Revisión de cartolas bancaria
- Tesorero
¿Han sido cobrados los
cheques?
Rebaja en saldo planilla conciliación Bancaria
SI
NO
Administrativo tesorería
1
Tesorero
Cheque impreso
Cheque Impreso
Registro en planilla de conciliación bancaria
Cheque Impreso
El tesorero regis tra todos los cheques girados, enplanillas de conciliación bancaria, correspondientesa cada cuenta corriente, cuyo nombre es número dela cuenta. Los cheques de sueldo se regis tran enlas planillas correspondientes mensuales,especificando el área (salud y educación).
Listado de cheques
Planillas Conciliación bancaria y Saldos de cta. Ctes.
Planillas Conciliación bancaria y Saldos de cta. Ctes.
Cartolas bancaria
Cuando un Cheque no es cobrado por algúnfuncionario o proveedor, sigue regis trado en lasplanillas correspondientes, como pendiente depago o cheques por pagar, teniendo un plazo de 60días para ser cobrado.
A
B
Copia cheque revalidado
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Continuación
ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES
Saldo Bancario mensual
Cuadre de saldo
Con el fin de determinar los saldos disponibles en cada cuenta; se restan los cargos (cheques emitidos, los cargos por mantención de cuenta u otros). Adicionalmente, se suman los depósitos o transferencias, que entrega el saldo, que debe coincidir el saldo del Banco.
Tesorero
FIN
Tesorero
1
- Conciliación bancaria de día
cartolas
Administrativo tesorería
Conciliación bancaria año xx cta. yy
Cheques nulos
Administrativo tesorería
Revalidación de chequesTesorero
A
Libro de cheques nulo
B
Se realiza una conciliación mensual. Esto es sumar los cheques por pagar, sueldos líquidos, y los saldos disponibles (cheques girados – depósitos) del mes. Quedando registrados en la misma cuenta corriente
Si se anula un cheque, se identifica con la palabra NULO cruzado al cheque, luego se registra en la planilla conciliación bancaria, de las cuentas corrientes correspondientes. Luego el administrativo de tesorería lo archiva en un libro de cheques
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6. Actividades del proceso: Conciliación Bancaria
Etapa Descripción Evidencia
1 Recepción de información: el administrativo tesorería confecciona los cheques y los entrega al tesorero para su registro .Remuneraciones envía por mail a Tesorería el listado de los cheques girados de sueldos.
Listado de cheques
girados (Sueldos) en
Excel
2 Registro en planilla de conciliación bancaria: El tesorero registra todos los cheques girados, en planillas de conciliación bancaria, correspondientes a cada cuenta corriente, cuyo nombre es número de la cuenta. Los cheques de sueldo se registran en las planillas correspondientes mensuales, especificando el área (salud y educación).
Planillas Conciliación
bancaria en Excel
3 Plazo para cobrar un cheque: Cuando un Cheque no es cobrado por algún funcionario o proveedor, sigue registrado en las planillas correspondientes, como pendiente de pago o cheques por pagar, teniendo un plazo de 60 días para ser cobrado.
4 Revalidación del cheque: Si no es cobrado dentro de ese plazo, se puede revalidar el cheque para ser cobrado dentro de otros 60 días posteriores, y así sucesivamente. Esta revalidación se hace firmando al reverso, con dos de las firmas autorizadas, agregando la palabra revalidado y la fecha.
5 Descarga de la cartola del Banco: El encargado de Tesorería descarga todos los días las cartolas de las cuentas corrientes del Banco; para revisar los cheques han sido cobrados, con el fin de conciliarlos en las planillas de conciliación correspondiente a cada cuenta. Además, se verifican los depósitos o transferencias realizas en dichas cuentas.
Cartola Bancaria
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7. Control de registro
Identificación
Almacenamiento
Disposición Lugar
/responsables
Medio de
Soporte Protección Recuperación
Tiempo de
Retención
Listado de
cheques girados
(sueldos)
Respaldo
digital/Pc Of.
tesorero
Carpeta
digital Mis
documentos/
Pc Tesorero
Of. de
Tesorería
Respaldo
digital
Pc
tesorero/escrit
orio/archivo
Excel con
nombre según
número de
cuenta/Mes,
Año
Permanente No Aplica
Planillas
conciliación
Respaldo
digital/Pc Of.
Carpeta
digital
Respaldo
digital/Pc
Pc
tesorero/escritPermanente No Aplica
6 Saldos Disponibles: Con el fin de determinar los saldos disponibles en cada cuenta; se restan los cargos (cheques emitidos, los cargos por mantención de cuenta u otros). Adicionalmente, se suman los depósitos o transferencias, que entrega el saldo, que debe coincidir el saldo del Banco.
Conciliación Bancaria
del día
7 Saldo Bancario mensual: Se realiza una conciliación mensual. Esto es sumar los cheques por pagar, sueldos líquidos, y los saldos disponibles (cheques girados – depósitos) del mes. Quedando registrados en la misma cuenta corriente
Saldo banco cuenta
corriente
8 Cheques nulos: Si se anula un cheque, se identifica con la palabra NULO cruzado al cheque, luego se registra en la planilla conciliación bancaria, de las cuentas corrientes correspondientes. Luego el administrativo de tesorería lo archiva en un libro de cheques nulos.
cheques nulo
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bancaria tesorero Escritorio/Pc
Tesorero
Of.Tesorero orio/archivo
Excel con
nombre según
número de
cuenta/Mes,
Año
Cartola
Bancaria
Gaveta Of. de
Tesorería
Archivador
Cuenta
Corriente
“Nº”/Of. de
Tesorería
Gaveta Of. de
Tesorería
Fecha 2 años
Bodega de
Archivo
General
Libo de cheques
nulo
Gaveta Of. de
caja Archivo
Impreso/Of.
De caja
Gaveta Of. de
caja Mes, Fecha, Nº
de Cheque 2 años
Bodega de
Archivo
General
8. Indicadores de desempeño
9. Referencias Cartolas de cuentas corrientes
10. Anexo No hay
DESCRIPCIÓN INDICADORES:
FORMULA DE CALCULO META
ÁMBITO
DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
Mide los cheques girados y no cobrados a la fecha de corte de las cartolas recibida
(N° de cheques cobrados / Total de
cheques generado) *100
80% Producto eficacia mensual
Mide el saldo financiero disponible en las cuentas corrientes
Saldo de dinero disponible en cuentas
corrientes- (Cheques emitido no
cobrados)
N/A Producto Eficiencia Diario
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11. Registro de modificaciones:
Fecha Modificaciones
Responsable Fecha de
aprobación de la modificaciones
Responsable Fecha de la
implementación de la modificación
Responsable
16.01.2015 Responsable del
proceso 16.01.2015
Secretario
General 16.01.2015
Representante
de la Dirección
Firmas de los
responsables.
Versión Fecha Principales Puntos Modificados
Resumen de Modificaciones
00 02.11.2011 Versión inicial Estandarizada
01 07.11.2011 Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes.
Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad , Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad
02 04.01.2012 Modificaciones a manuales obligatorios
Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso
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Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad
03 06.01.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad
Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales
04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones
- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo.
05 15.11.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad
- Modificación del Objetivo y campo de aplicación
- Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC
- Modificación de la Política de Calidad y los objetivos
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- Modificación de la descripción del servicio
- Complementación de los términos y definiciones
- Actualización del sistema de Gestión de la calidad
- Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección
- Modificación de la descripción de la gestión de los recursos
- Complementación del proceso realización del servicio
- Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora
- Modificación de la aprobación y Control de los cambios.
06 30.12.12 Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado
- 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama
07 03.03.2013 Estandarización de la versión N° 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem
Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.
08 01.09.2014 Estandarización de la versión N°8 debido al rediseño organizacional
Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros
09 01.12.2014 Estandarización de la versión N°9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N° 3
Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional).
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10 16.01.2015 Estandarización de la versión N°10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N° 4
Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.