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Optimización de procesos de negocios cómo:
Cuentas por pagar y contrato entre otros
Olga Lucía BaqueroSoluciones de Industria
Gerente para la RegiónPaíses Habla Hispana
Las organizaciones Inteligentes, interconectadas, instrumendas pueden:
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Todas las industrias necesitan convertirse en industrias más inteligentes…
Mejorar el desempeño de negocio al enfocarse en el cliente
Optimizar costos y ser más ágil al repensar los modelos de negocio y simplificar arquitecturas.
Lograr una Gestión del Riesgo más inteligente al optimizar los procesos críticos de negocio y apalancados en el análisis de la información
Con la gran cantidad de contenido, necesitamos formas para capturar y convertirla
en información accionable.
La cantidad de nueva información que se crea diariamente—ocho veces más que la información de las bibliotecas en USA3
15 petabytes
10xLa cifra que se proyecta de crecimiento de la cantidad de información digital para el 20112
Cantidad de información no estructurada (emails, blogs, etc) que es difícil de manejar y seguir.
80 %
1 Gartner/Forrester, 2, 3 Unknown
Competencia IntensaCon un crecimiento del número de fusiones y adquisiciones, desinversiones y los proveedores privados de servicios bancarios
Aumento radical de supervisiónEstá marcando el comienzo de una nueva era de intervención del gobierno
Rápido crecimiento de las expectativas de los clientes por ofertas y servicio de asesoramiento imparcial
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Pero para ser más inteligentes, las empresas tienen un conjunto de retos por resolver
1. Reconstruir la confianza
2. Crecimiento y Rentabilidad
3. Reducir el riesgo de crédito y operacional.
4. Reducir costos
Prioridades más importantes de la industria…La prioridad es diferente para cada empresa
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Enfocarse en una de las tres propuestas de valor y ser bueno en eso!!!
Ofertas de valor para la línea de negocio (LOB)
• Reducción de papel
• Mejoramiento de los Procesos
• Gestión de registros• Cumplimiento• Storage & archive
Nuevos e innovadores proyectos de ECM
• Consolidar la originación de préstamos
• Consolidar la apertura de cuentas nuevas
• Consolidar los sistemas de gestión de casos
• Mejorar los procesos de decisión ad hoc
• Facilitar los servicios de la cadena de suministro
• Ofrecer los servicios electrónicos de seguridad
Optimización y Consolidación
• Consolidatr las implemenntaciones de ECM
• Aprovechar la información que está en el contenido
• Introducir los estándares de ECM
• Optimizar el sistema de captuar
• Actualizar la automatización los procesos de negocio
• Aplicar las mejores prácticas de ECM
Las Soluciones de ECM proveen valor y beneficios para la línea de negocios en las empresas…
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BENEFICIOS:• Reducción de papel y procesos
manuales• Mejora de los procesos y refuerzo de
reglas de negocio• Productividad en el procesamiento
(STP)• Reducción en el tiempo de los ciclos• Gestión y captura de los documentos
en la apertura de cuenta • Gestión de todo el proceso de
préstamos• Captura y retención confiable de los
documentos• Gestión de los registros y
cumplimiento• Archivado
Businesslending
Studentlending
Consumerlending
Mortgagelending
Credit cardprocessing
Consolidatingcase systems
Wealthmanagement
Trust Banking
Fraud and illegaltransactions
Wholesalebanking Current account
opening
ECM
Procesos basados en papel
ANTES – Unica Ubicación, prolongados tiempos de espera…
DESPUES – Sin papel, Reducción del tiempo de los ciclos
Si tuviera que elegir uno sería el de préstamos más inteligentes…
ENTREGAR una EXPERIENCIA más ATRACTIVA PARA EL CLIENTE¿Podemos aprovechar la información de los clientes para tener nuevas ideas, romper los silos para una integración entre los canales, líneas de productos y así crear una experiencia más atractiva, y más conveniente, permitiendo a los clientes crecer y proteger su capital de forma más eficaz?
CONSTRUIR PROCESOS Y SISTEMAS INTELIGENTES Y
FLEXIBLES¿Podemos simplificar y racionalizar el back-office para reducir en general su complejidad
operativa, llevar rápidamente nuevos productos y servicios al mercado, reducir
costos y riesgos significativamente, y cumplir mejor con las regulaciones?
Préstamos más inteligentes se anticipa a las necesidades de los clientes y entrega una decisión mucho más rápido – servicios y prodcuctos innovadores,
más coherente y ágil que las demás ofertas del mercado.
LOGRAR una GESTION INTEGRAL e INTELIGENTE del RIESGO¿Es posible optimizar el riesgo financiero y operativo para llegar a una visión totalmente integrada del riesgo, comprender y gestionar la exposición al riesgo y recompensa y colaborar en la promoción de reglamentos y sistemas de gobernabilidad a nivel mundial?
Puntos de contacto
PRESTAMO
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$70.00$400.00$175.00$275.00$545.00$Projected Savings
$(50.00)$(25.00)$(5.00)Electronic f unds management(Use wire transf er)
$(20.00)$(100.00)$(50.00)$(75.00)$(75.00)$(5.00)Electronic transport of docs/data(Implementation Imaging)
$(50.00)$(100.00)$(100.00)$(100.00)$(150.00)Auto data validations(Implement Smart Docs)
$(100.00)Automated vendor integrations(Integrate Sof tware)
$(100.00)$(75.00)$(150.00)Automated task completion(Rules Based Workf low)
$(25.00)$(50.00)$(15.00)Automated eligibility , price lock(Integrate Sof tware)
$(20.00)Auto-distribute product/price(Implement Model)
$(50.00)$(15.00)$(10.00)Collect Data once(Change Process)
$75.00$750.00$200.00$350.00$950.00$150.00IMPROVEMENT OPPORTUNITY
EJEMPLO: Reducción sustancial de costos por la racionalización del proceso de préstamos ...
PROVEEDORES
Factura Electrónica
Papel
Fax
ERPIngreso Manual de los DatosERP
Proceso
Excepción
Pago
CLIENTE
Estado del Pago
Procesamiento de Facturas de Proveedores
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Fundamentos del Flujo de trabajo de las imágenes• Los "Documentos“ de papel pueden ser formularios (las solicitudes de
empleo, hipoteca ó préstamo), facturas ó declaraciones, impresiones, etc
• Todos necesitan ser escaneadas para digitalizarlas (convirtiéndolos en papel a imágenes digitales)
"Todos” excepto por los formularios electrónicos (e-forms) y otros documentos nacen en formato digital
• Todos necesitan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ó el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) con el fin de extraer información que puede utilizar como metadata y para el enrutamiento ó flujo de trabajo del contenido.
Template Documentation 13
ANTES de PIE (Production Imaging Edition)
Cuentas Por Pagar
Tiempo Promedio del ciclo de Recibo y Pago de la Factura: : 4 – 8 semanas
AsistenteOrdena Facturas
Facturas enrutadas a
procesadores
Facturas listasPara procesar
Procesador revisaLa precisión de
las facturas
Proceso de PagoBasado en los
Términos
Se enrutan facturasAl aprobador
Aprobadores revisanLas facturas y resuelveCualquier discrepancia Facturas se publican
para pago
Pago realizado aLos proveedores
Documentos de pagoEnrutados para ser diligenciados
Documentos diligenciados
DocumentosDisponibles para
Búsqueda y Recuperación
Facturas aprobadasPara pago
Factura se regresaAl procesador
Proveedor envía factura al
cliente
Template Documentation 14
DESPUES de PIE (Production Imaging Edition)
Cuentas Por Pagar
Proveedor envíafactura
Asistente escanea facturas
Almacena la imgen de la
factura y se hace metadata online
Automaticamente enruta
discrepancias
Aprobador autoriza facturas
onlineEnvía pago al
proveedor
Proveedor ingresa al portal por preguntas
Se publican automaticamente
las facturas al ERP
La factura esEnrutada
automáticamente
Procesador revisa la factura
online
Tiempo Promedio del ciclo de Recibo y Pago de la Factura: : 1 – 4 días!!!
Template Documentation 15
Cómo PIE mejora el proceso de cuentas por pagar y cualquier otro proceso basado en papel Drásticamente reduce los recursos necesarios para la gestión del
proceso Drásticamente reduce el tiempo necesario para avanzar el
proceso Mejora la comunicación con el proveedor (ó cliente) Mejora el servicio con el proveedor (ó cliente) Mejore el flujo de caja y el crecimiento del negocio Reduce el costo de la transacción Reduce los costos por el almacenamiento de papel Hacer más con menos recursos
Template Documentation 16
ANTES de PIE (Production Imaging Edition)
Solicitud de un Préstamo
• Requiere la intervención umana
• Actividad parcialmente automática
• Latencia en el procesoLatencia en el proceso• Actividad
completamente automatizada
• Este es un ejemplo real de un cliente de IBM, This is a real example from an IBM customer, compañía de procesamiento de hipotecas.
• En gran parte un proceso manual, alto involucramiento de los empleados y con una amplia latencia.
• Muchos pasos en el proceso principal y secundario de solicitud
PossibleRegistration
Deliver toUnderwriter
Sort for 10 Regions
Sort Mail
Docs FAXed
Underwrite Loans
Order FloodInsurance
Generate & Fax ApprovalLetter
Underwriter Inbox
Manager Outbox
Committee Outbox
Committee Inbox
Manager Outbox
ManagerInbox
UnderwriterOutbox
Underwriter Inbox
Regional Inbox
Mailroom Outbox
C.
CommitteeReview
Deliver toCommittee
Manager Review
Deliver toManager
ManagerDistribute
Deliver FileDesignatedRegions
Fileroom Inbox
Outbox toPortfolioDepartment
Generate Barcode
B.A.
Deliver to File Room
Generate Reject Letter and fax out
Generate RejectLetters andFax themout
Fileroom Inbox
Outbox toFileroom
MortgageInsurance Inbox
File the FileGenerate Barcode
Deliver file to Fileroom
1008 fax toMortgageInsuranceCompany
A. M ortgage Insurance
Deliver toManager
Manager Outbox
UnderwriterOutbox
Deliver to PortfolioDepartment
Change Condition Status in Bravura
Restatus Loan & fax DispositionLetter
Fileroom Inbox
Outbox toFileroom
Underwriter Inbox
ConditionsOutbox
Wait for Conditions
Deliver toFileroom
C.
Review Conditions
Deliver ConditionsTo Underwriter
Match ConditionsWith File
Conditions faxed
B. Conditions Processing
File the File
Template Documentation 17
Loan Origination – After PIE
• Muestra un claro valor al implementar PIE para ampliar ECM, específicamente BPM.
Assistant reviews conditions
Index Documents Route to
Assistant
B. Conditions Processing
Done.
Restatus Loan & Letter , Fax disposition
B.
Fax Received
Generate Other InternalDocuments
Generate Reject Letter& fax toCustomer
Manager Queue
Underwr ite Loan
Possible LP & DUQC & Index
DocumentsPossibleRegistration
Start of C.
B.Auto IndexDocuments
Generate & fax Approval Letter
Order Flood & MortgageInsurance
Underwr iter Inbox
Release to IDMFAX
Received
Route toUnderwr iter Route to
Manager
Route toUnderwr iter
Queue
Route toAuditing
Audit Loan
Route to Review
ReviewProcess
Auto TransferFrom Loan OriginationSystem
• Requiere la intervención umana
• Actividad parcialmente automática
• Latencia en el procesoLatencia en el proceso• Actividad
completamente automatizada
Template Documentation 18
La Nueva Ruta, Procesamiento Directo
RESULTADOS
El proceso de redujo de 7 días a 48 horas o menos.
Se redujeron los pasos y se eliminaron los sub-procesos
Soporta un incremento de 400% del volumen de préstamos
Se redujo el costo por préstamo de $250 a $60
76% de ahorro en costos
No se perdieron mas documentos
Menor esfuerzo en las transferencias de los documentos Casi que se eliminaron por completo las tareas manuales
Mínima interacción humana
Todas las partes, incluyendo los clientes, ahora tienen acceso inmediato a la información y son parte de la solucón.
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Gracias