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REPÚBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE PORTEZUELO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EDUCACIÓN MUNICIPAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

INTERNO PARA EL CONTROL DE

INVENTARIO


INDICE

I. ASPECTOS GENERALES ................................................................................... 2

II. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ..................................................................... 3

III. CONTROL DE INVENTARIO ............................................................................. 7

1.- Movimiento de Bienes ..................................................................................... 7

2.- Pérdidas de Bienes ....................................................................................... 11

3.- Control y Seguimiento ................................................................................... 12

IV. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS ................................................... 13

ANEXOS……………………………………………………………………………….. 14


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I. ASPECTOS GENERALES

Objetivo

Establecer los procedimientos de administración, control, resguardo y uso –

tenencia para el inventario de las dependencias del DAEM, garantizando el

buen uso de los bienes públicos

Alcance

La aplicación del presente manual es para todas las unidades dependientes del

DAEM, es decir, los Establecimientos Educacionales, Salas Cunas y

Administración Central, donde las disposiciones de este documento deberán

ser difundidas y cumplidas obligatoriamente por todos los funcionarios del

DAEM.

El presente manual se enfoca sobre el manejo de inventario considerando sólo

el aspecto físico

Cabe destacar que el DAEM es el encargado de la administración, control y

contabilización del activo fijo que esté a su cargo, en forma independiente de la

Municipalidad.


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II. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

La finalidad del manual es garantizar el control de los bienes e informar de

manera oportuna los procedimientos para tal efecto, tanto de la Administración

Central, como de los Establecimientos Educacionales.

Todos los bienes muebles del DAEM y sus dependencias deberán ser

registrados en un inventario general denominado “Registro Control Físico de

Inventario” el cual deberá contener por cada bien, la siguiente información:

- Código de Inventario

- Descripción del Bien

- Estado del Bien

- Proveedor

- Número de Factura

- Número de Comprobante Contable

- Año y Número de Decreto de Pago

- Observaciones.

El registro de los bienes, se iniciará con el devengamiento de la factura recibida

del proveedor, y recibirá el código provisorio de tránsito hasta el momento en

que sea recibido en el establecimiento de destino donde ingresará con su

código de ubicación.

El Código de Inventario estará conformado por 12 dígitos y tendrá la estructura

que se detalla a continuación:

Los primeros dos dígitos identificarán la ubicación del bien, siendo estas las

siguientes:

01 – Administración Central

02 – Liceo Nibaldo Sepúlveda Fernández

04 – Escuela Lomas de Chudal

06 – Escuela Membrillar

07 – Escuela San Francisco

08 – Escuela Cucha Urrejola

09 – Escuela Huacalemu

21 – Sala Cuna Campanita

22 – Sala Cuna Pulgarcito


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Los dos dígitos siguientes identificarán la ubicación de los bienes dentro de un

establecimiento. La asignación de estas ubicaciones deberá ser determinada e

informada por la dirección de cada establecimiento. A su vez tendrá códigos

predeterminados que identificará casos especiales los cuales hacen referencia

a los bienes de cargo personal, los casos provisorios y las bajas de bienes.

Los bienes a cargo personal son aquellos bienes de inventario que son

entregados a un funcionario quien los utilizará para fines laborales, tanto fuera

como dentro de los establecimientos administrados por el DAEM.

Los casos provisorios tratan cuando los bienes de inventario se encuentren

provisoriamente en un lugar distinto a su ubicación reglamentaria. Servirá,

además para registrar las Altas de Bienes, considerándose que se trata de

bienes en tránsito a la espera de ser entregados a su lugar de destino. En el

rango 81-85 de los dígitos hace referencia a los diversos casos provisorios.

Las bajas de bienes se tratan cuando los bienes de inventario deban ser

retirados del sistema de control por diversas razones que están identificadas en

el rango 91-96 de los dígitos.

Lo mencionado estará identificado bajo las siguientes categorías, las que

estarán antecedidas por la ubicación (Establecimientos y DAEM);

70 – Cargo Personal

81 – En Tránsito

82 – Salidas por Reparación

83 – Préstamo a la Municipalidad

84 – Préstamo a Depto. De Salud

85 – En Investigación Sumaria

91 – Baja por Deterioro

92 – Baja por Pérdida

93 – Baja por Traspaso a la Municipalidad

94 – Baja por Traspaso al Depto. De Salud

95 – Baja por Venta

96 – Baja por Remate

Los cuatro dígitos siguientes estarán orientados a identificar grupos de bienes

de acuerdo a sus características. Los primeros dos dígitos estarán relacionados

con la cuenta contable 141- Bienes de Uso Depreciable, y serán los siguientes:

04 – Máquinas y Equipos de Oficina

05 – Vehículos Terrestres

06 – Muebles y Enseres

07 – Herramientas

08 – Equipos Computacionales y Periféricos

09 – Equipos de Comunicaciones para Redes Informáticas

19 – Bienes Menores


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Los dos últimos dígitos identificarán el sub-grupo al cual pertenece el bien, y se

utilizarán los siguientes:

01 – Televisores y Pantallas

02 – Computadores de Escritorio / All In One

03 – Notebooks / Netbooks

04 – Tablets

05 – Data Show

06 – Impresoras / Multifuncionales / Fotocopiadoras / Scanners

07 – Disco Duro Externo

08 – Cámaras Fotográfica / Video

09 – Celulares y Smartphones

10 – Otros Tecnológicos

11 – Equipos de Audio y Amplificación

12 – Escritorios

13 – Estantes / Kardex / Lockers

14 – Instrumentos Didácticos / Evaluación Alumnos

15 – Silla y Sillones de Oficina

16 – Sillas y Mesas de Aulas

17 – Camas / Cunas / Colchones

18 – Estufas / Calefactores

19 – Máquinas Deportivas

20 – Implementos Deportivos

21 – Instrumentos Musicales

22 – Máquinas y Herramientas

23 – Electrodomésticos e Implementos de Cocina

24 – Mobiliario de Casinos y otros

25 – Vehículos Transporte Escolar

26 – Vehículos Para Uso Administrativo

27 – Otros Bienes

Los últimos cuatro dígitos del Código General identificarán el bien individual y

será asignado en forma secuencial.

Todo los bienes del Control de Inventarios mantendrán su código durante toda

su vida útil, a excepción de los primeros cuatro dígitos que identificarán su

ubicación.


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Políticas generales:

1.- El Director DAEM es el encargado de llevar a cabo el resguardo y control

patrimonial de sus activos fijos en coordinación con el Área de Finanzas del

Departamento de Educación.

2.- La asignación de todo bien debe responder a la satisfacción de una

necesidad derivada del quehacer sustantivo de las unidades.

3.- Los titulares de cada unidad son los responsables de verificar el uso

adecuado de los bienes muebles y vehículos, asignados al personal que labora

en esta, así como de sus necesidades de mantenimiento.

4.- El Área de Finanzas verificará permanentemente el etiquetado de los

bienes, la elaboración de los documentos de resguardo respectivos y la

actualización de las firmas correspondientes.

5.- Se entiende como funcionario responsable a la persona que tiene la

responsabilidad del cuidado de los bienes de un espacio físico designado

donde lleva a cabo gran parte de sus funciones y utiliza dichos bienes para

cumplir con sus labores.

6.- Cuando exista un cambio de funcionario responsable, la responsabilidad se

traspasará de forma transitoria al Director del establecimiento respectivo hasta

que se asigne un nuevo funcionario responsable para el bien.

7.- El presente manual considera todos los bienes muebles parte del inventario.

Sin embargo los bienes que tiene un valor igual o superior a 3 UTM son

considerados, a su vez, como Activo Fijo del Departamento.

8.- No se considera para el “Registro Físico de Inventario” los bienes fungibles

y/o materiales de mantenimiento.

9.- Todos los documentos que se realicen y lleven un número correlativo

deberán reiniciarse a partir del 01 de enero de cada año.


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III. CONTROL DE INVENTARIO

El Área de Finanzas está a cargo de llevar el “Registro Control Físico de

Inventario” el cual debe actualizarse por cada movimiento de los bienes que se

realice como altas, bajas, traslados, etc. y se deberá emitir la documentación

correspondiente.

1.- Movimiento de Bienes

Altas

La incorporación de un bien a las unidades del Departamento de Educación

proveniente de una adquisición, donación o permuta, se realizará a través del

Área de Finanzas quien la ingresará al “Registro Físico de Inventario” y se le

asignará su código de inventario respectivo.

Cuando un bien sea físicamente recepcionado por alguna dependencia del

DAEM se hará mediante el documento “Alta de Activo Fijo” (Anexo 1). Deberá ir

firmado por el Encargado de Inventario, por el Jefe de Finanzas y Director

DAEM. El área de Finanzas deberá quedarse con una copia del documento.

Para la entrega de los bienes se emitirá el documento “Acta de Entrega de

Bienes” (Anexo 2) el cual registrará la recepción conforme de los bienes, por el

establecimiento correspondiente. El Acta deberá contener el código de

inventario, descripción del bien y cantidad. Tendrá las firmas del Director del

establecimiento correspondiente, Encargado de Inventario, Jefe de Finanzas y

Director DAEM. El Director del establecimiento correspondiente y el Encargado

de Inventario deberán quedarse con una copia del Acta.

En el caso de las Donaciones o Permutas, el Área de Finanzas deberá solicitar

los documentos pertinentes que avalen todas las características y condiciones

que permitan una plena clasificación del bien y su estado, como así también su

condición de origen.

Bajas

En caso de que un bien no preste utilidad a la unidad o por su mal estado de

conservación resulte inútil su uso para esta, se deberá solicitar al Área de

Finanzas su baja mediante el documento correspondiente.

Para efectuar una baja, se deberá completar el "Acta de Baja de Bienes”

(Anexo 3), donde se detallará fecha y unidad del Departamento Educacional

que lo solicita, indicando código de Inventario, descripción del bien, cantidad y

motivo de la baja. Este Formulario será firmado por el funcionario responsable,

por el Director del establecimiento que solicita la baja, Encargado de Inventario,

Jefe de Finanzas y Director DAEM. El Director del establecimiento

correspondiente y el Encargado de Inventario deberán quedarse con una copia


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del Acta. Una vez realizado el informe, se deberá trasladar el bien o bienes de

baja a la bodega o al espacio destinado para este fin. El bien al ser dado de

baja deberá reflejar en su Código de Inventario dicha situación. Cuando se

realice un remate por bienes mediante una Subasta Pública, el Área de

Finanzas tendrá que realizar un listado con los bienes dados de baja con el

detalle pertinente de las especies que estén en condiciones de ser dadas de

baja para que puedan ser rematadas.

Bienes de Cargo Personal

Si un bien es de uso exclusivo de un funcionario y su uso puede realizarse

entre los diversos Establecimientos Educacionales y Salas Cuna, deberá en su

código de inventario mostrar que dicho bien se encuentra a cargo personal y el

establecimiento al que corresponde dicho funcionario, el cual va documentado

en el “Acta de Entrega de Bienes”, siguiendo el procedimiento del respectivo

documento.

Traslados

Cuando un bien sea destinado a una ubicación física distinta a la original, al

interior del mismo establecimiento o hacia otro, deberán realizarse el “Traslado

de Bienes” (Anexo 4), a objeto de mantener actualizado el “Registro Control

Físico de Inventario” y de reasignar responsabilidades. El traslado de bienes

implicará el cambio de código en relación a su nueva ubicación manteniendo

sus códigos correspondientes a sus características y número correlativo.

El informe debe contener el código de inventario anterior y el código

actualizado, descripción de cada bien trasladado y la cantidad. Deberá estar

firmado por los Directores respectivos y el Encargado de Inventario. Los

Directores y el Encargado de Inventario deberán quedarse con una copia de la

solicitud del traslado del bien.

Bienes en tránsito

Los bienes que, transitoriamente, no estén asignados a ningún funcionario,

deben ser custodiados por el Director del establecimiento, a la cual estén

adscritos, quienes serán responsables de ellos.

El código de inventario mostrará que el respectivo bien se encuentra en tránsito

y se registrará el código definitivo cuando este sea entregado y ubicado en el

lugar que corresponda.

Bienes trasladados por reparación

Los bienes que se envían a reparación y/o mantención sólo podrán salir de las

unidades a que se encuentran asignados mediante el documento “Traslado de

Bienes” (Anexo 4), el cual mostrará el código de inventario, descripción del bien

y cantidad. Deberá estar firmada Director del establecimiento respectivo y


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Encargado de Inventario, y a su vez el Director del establecimiento y Encargo

de Inventario deberá quedarse con una copia del formulario.

El bien al ser trasladado por reparación y/o mantención deberá reflejar dicha

situación en su Código de Inventario a través de un código provisorio, hasta

que sea reintegrado a su ubicación. Una vez que el bien sea reintegrado a su

ubicación correspondiente, el formulario deberá ser timbrado por el Encargado

de Inventario con un recibido conforme para garantizar el reintegro del bien a

su ubicación original.

Bienes por teletrabajo

Cuando un funcionario solicite trasladar bienes a su domicilio, por motivos

exclusivamente laborales, deberá realizar el “Traslado de Bienes” (Anexo 4), la

cual mostrará el nombre, cargo y establecimiento al que corresponde el

solicitante, además de la información referente al bien como el código de

inventario, descripción del bien solicitado y cantidad. Este informe deberá ir

firmado por el solicitante, Director del establecimiento respectivo y Encargado

de Inventario. El funcionario solicitante y el Encargado de Inventario deberán

quedarse con una copia de la solicitud.

El bien al ser prestado deberá en su Código de Inventario reflejar dicha

situación a través de un código provisorio hasta que sea reintegrado a su

ubicación.

Una vez que el bien sea reintegrado a su ubicación correspondiente, la solicitud

deberá ser timbrada por el Encargado de Inventario con un recibido conforme

para garantizar la devolución del bien apenas suceda dicha situación.

Traspasos de bienes a otras Unidades Municipales

El traspaso de bienes a otras unidades, como la Gestión Municipal o Salud, se

realizará mediante la emisión del documento “Traslado de Bienes” (Anexo 4)

donde se mostrará el código de inventario, descripción del bien y cantidad. El

formulario deberá ir firmado por el solicitante de la otra unidad municipal, por el

Director DAEM y por el Encargado de Inventario. El solicitante y el Encargado

de Inventario deberán quedarse con una copia del formulario. Esto llevará a dar

de baja el bien traspasado siguiendo el procedimiento de baja correspondiente.

Préstamos de bienes a otras Unidades Municipales

El traspaso de bienes a otras unidades municipales en calidad de préstamo, se

realizará mediante la emisión del documento “Traslado de Bienes” (Anexo 4)

donde se mostrará el código de inventario, descripción del bien y cantidad. El

formulario deberá ir firmado por el solicitante de la otra unidad municipal, por el

Director DAEM y por el Encargado de Inventario. El solicitante y el Encargado

de Inventario deberán quedarse con una copia del formulario. El bien al ser

prestado deberá reflejar en su Código de Inventario dicha situación a través de


14

un código provisorio hasta que sea reintegrado a su ubicación. Una vez que el

bien sea reintegrado a su ubicación correspondiente, el documento deberá ser

timbrado por el Director DAEM con un recibido conforme para garantizar la

devolución del bien cuando suceda dicha situación.


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2.- Pérdidas de Bienes

La pérdida de cualquier bien del inventario, deberá ser informada

inmediatamente al Director del establecimiento, quien a su vez levantará un

Acta informando dicho suceso al Director del DAEM. Con la información

correspondiente, el Área de Finanzas registrará el nuevo estado del bien en el

Sistema de Control de Inventarios. El Director del DAEM, determinará e

instruirá a quien corresponda si se abre una investigación sumaria o sumario

administrativo, según la importancia de los hechos a juicio de su autoridad.

Una vez comprobado en forma fehaciente por la respetiva investigación

sumaria o sumario administrativo, que no existe mérito para perseguir la

responsabilidad pecuniaria de los presuntos inculpados por la ocurrencia de un

caso fortuitos o de fuerza mayor, debe concluirse que no existe deuda y, por

ende, deudor. De la misma forma se procedería para el caso de los bienes

entregados de “Cargo Personal”, habiéndose comprobado que no existe

responsabilidad del funcionario en la sustracción o deterioro del bien.

Se entenderá por caso fortuito o fuerza mayor la definición consignada en el

artículo 45 del Código Civil, que señala: "Se llama fuerza mayor o caso fortuito

el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el

apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario

público, etc."

Existirá fuerza mayor en siniestros en que no haya existido actividad humana,

como un terremoto y caso fortuito, en que ha existido tal actividad, como hurto

o robo, pudiendo sólo ponderarse la responsabilidad funcionaria en este último

caso según fueren las prevenciones adoptadas para evitar la pérdida.

Habiéndose determinado, mediante Decreto Alcaldicio el resultado de la

investigación sumaria o sumario administrativo, que existe responsabilidad en

la pérdida o deterioro del bien, el o los funcionarios que tengan a su cargo el

bien deberán reponerlo por otro idéntico o depositar su valor en moneda

efectiva al Área de Finanzas.

El bien al estar en Investigación sumaria deberá reflejar dicha situación en su

código de inventario y si al finalizar la investigación se determina como pérdida

se deberá seguir el procedimiento de baja correspondiente.


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3.- Control y Seguimiento

Toma de Inventario:

La Toma de Inventario es el proceso de verificación de la existencia física y

estado de los bienes en las diversas dependencias de las unidades en las que

fueron designados. El Área de Finanzas es el encargado de realizar dicho

proceso.

El Área de Finanzas tendrá la facultad que realizar Toma de Inventario

periódica y selectivamente, según considere pertinente, a fin de mantener un

efectivo control sobre los bienes de inventario.

Hoja Mural:

Cada espacio físico que cuente y/o adquiera bienes debe contar con una Hoja

mural (Anexo 5) de manera obligatoria que muestre, por cada uno de los

bienes muebles de uso, el código, descripción de bien y cantidad. El

documento debe estar actualizado de acuerdo a los bienes que efectivamente

permanecen en la respectiva unidad. Debe estar firmado por el funcionario

responsable y por el Encargado de Inventario, asimismo debe ser ubicados en

un lugar visible de la dependencia.

La finalidad de la Hoja Mural es tener un control continuo de los bienes de cada

dependencia por lo que se debe mantener actualizado considerando la entrada

y salidas de los bienes y, a su vez, facilita la comprobación de los bienes en la

toma de inventarios.

Etiqueta:

Todo bien mueble del Departamento, cuando sea materialmente posible por

sus características, deberá llevar una etiqueta que visibilice su Código de

Inventario. Esta identificación es única ya que muestra la ubicación y

característica de bien de manera correlativa.


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IV. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS

Cada funcionario/a será responsable de mantener en perfectas condiciones los

bienes a su cargo y/o asignados para el cumplimiento de sus funciones, así

como también, cada Jefatura y Directores/as serán jerárquicamente

responsables de cualquier menoscabo sufrido por los bienes bajo su tutela y

deberán velar que los funcionarios de su dependencia cumplan las normas

establecidas en el presente manual. Si se detectase alguna anormalidad, la

Jefatura deberá informar de inmediato al Área de Finanzas.

Todos los funcionarios/as, las jefaturas y Directores/as deberán dar

cumplimiento a los procedimientos que imparte el presente manual, con el

objeto de mantener permanentemente actualizados los inventarios y velar por

el debido uso y resguardo de los bienes públicos.


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ANEXOS

Los documentos Anexos establecidos en el presente manual serán de carácter

provisorio por lo que estarán sujetos a modificaciones a juicio del Área de

Finanzas.


Anexo 1

ALTA DE BIENES

de de 2021

N° Decreto de Pago

N° Factura

Rut Proveedor

Se incorpora los siguientes bienes del Departamento de Administración de Educación Municipal.

Código de Inventario Descripción del Bien

Nombre Encargado de Inventario

Nombre

Jefe de Finanzas

Nombre

Director DAEM

CORRELATIVO

N° 01


Anexo 2

ACTA DE ENTREGA DE BIENES

de de 2021

Por medio del presente, se procede a la entrega-recepción de bienes al establecimiento

_____________.

Se determinará el funcionario responsable del bien según su ubicación o a criterio del Director o

Encargado del establecimiento respectivo.

Código de Inventario Descripción del Bien

Si el bien corresponde a cargo personal mencionar la información sobre el funcionario

Nombre Cargo

CORRELATIVO

N° 01

Nombre Director/Encargado


Nombre

Director DAEM

Nombre

Jefe de Finanzas


Anexo 3

ACTA DE BAJA DE BIENES

de de 2021

Por medio del presente, se procede a la baja del siguiente bien correspondiente al establecimiento

_________________.

Se da de baja el siguiente bien por el siguiente motivo:

Por deterioro Por pérdida Por traspaso

Por remate Por venta

Código de Inventario Descripción del Bien Cantidad

CORRELATIVO

N° 01

Nombre Jefe de Finanzas



Nombre Director DAEM

X


Anexo 4

TRASLADO DE BIENES

de de 2021

Traslado de bienes Salida por reparación Préstamo por teletrabajo

Traspaso a la otras Unidades Municipales Préstamo a otras Unidades Municipales

Autorícese el movimiento de bienes seleccionado en relación con el siguiente bien

Código de Inventario

Descripción del Bien ENTRADA SALIDA

Si seleccionó “Préstamo por teletrabajo” o “Traspaso o Préstamo a otras Unidades Municipales”

completar la información del solicitante

Nombre solicitante:

Cargo :

Unidad Municipal :

Nombre

Solicitante



CORRELATIVO

N° 01

X


Anexo 5

HOJA MURAL

Establecimiento: ________________________________

Dependencia: ___________________________________

Fecha: _________________________________________

Código de Inventario

Descripción del Bien Cantidad


Nombre Funcionario Responsable

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