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INSTITUTO NACIONAL DE SALUD DEL NIÑO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE LOGISTICA
NOVIEMBRE 2011
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ÍNDICE
CAPÍTULO I Introducción 3
CAPÍTULO II Objetivo del Manual 4
CAPÍTULO III Base Legal 4
CAPÍTULO IV Procedimientos 5
Inventario de Procedimientos 5
Elaboración del Plan Anual de Contrataciones. 7
Modificación del Plan Anual de Contrataciones 11
Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de Contratación
14
Adquisición sin proceso 18
Conformación de Comité para Procesos de Bienes y Servicios 22
Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía 24
Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública 28
Absolución de Observaciones a las Bases 33
Seguimiento de proveedores 36
Recepción y Verificación de Bienes 39
Ingreso, Internamiento y Distribución de Bienes Donados 42
Internamiento y Registro de Bienes 45
Recepción y Almacenamiento de Insumos para Nutrición 49
Distribución de Bienes 52
Solicitud, Distribución y Control de Consumo de Gases 55
Control de Existencias Valoradas 59
Movimiento de Bienes particulares 62
Movimiento Externo Bienes Patrimoniales 66
Movimiento Interno de Bienes patrimoniales 70
Inventario de Almacén 75
Inventario de Activo Fijos 78
Baja de bienes (activos fijos, medicamentos e instrumentos médicos) 81
Transferencia o Donación de Bienes 84
Control de Ingreso y Consumo de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados 86
Requerimiento de Productos Producidos en el INSN 93
5
CAPÍTULO I.- INTRODUCCIÓN El Instituto Nacional de Salud del Niño (INSN) es un órgano desconcentrado del Ministerio de
Salud, responsable de brindar atención especializada en salud a niños y adolescentes, así
como del desarrollo de la investigación científica e innovación de la metodología, tecnología y
normas, para su difusión y aprendizaje por los profesionales y técnicos del Sector Salud, e
incrementar y sistematizar la interrelación científica internacional en el campo de su
especialidad.
El INSN, en cumplimiento de la Directiva Nº 007-MINSA/OGPP-V.02-“Directiva para la
Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional”, debe formular el
Manual de Procesos y Procedimientos, diseñado de acuerdo al modelo de gestión por
procesos, donde se percibe a la organización como un sistema interrelacionado de procesos
generadores de valor con orientación al cliente.
El presente manual describe los procedimientos de la Oficina de Logística, unidad orgánica
encargada de las actividades del sistema logístico, que aseguren el suministro oportuno de
bienes y servicios que se necesita para la prestación de servicios de calidad y oportunidad
requerida.
Los procedimientos descritos en el presente manual corresponden al proceso de Logístico
Integrado, integrado en 4 subprocesos, que son los siguientes:
Programación de bienes y servicios: tiene como objeto programar la atención de las
necesidades de bienes y servicios de los clientes internos del INSN.
Adquisición de Bienes y Servicios: su objetivo es adquirir los bienes y servicios
previamente requeridos y programados.
Almacenamiento y Distribución: cuyo objetivo es recibir, conservar y distribuir
oportunamente los bienes adquiridos por el INSN.
Control de Bienes: Su objetivo es controlar el adecuado uso de los bienes adquiridos.
Este documento es una herramienta que permite gestionar integralmente los procesos
institucionales e identificar sus oportunidades de mejora continua, por lo tanto el responsable
de la Oficina de Logística deberá asegurar el eficiente uso del presente Manual de Procesos y
Procedimientos.
6
CAPÍTULO II.- OBJETIVOS DEL MANUAL
Estandarizar y establecer los procedimientos del proceso de Investigación.
Designar a los responsables de la ejecución y monitoreo de desempeño de los procedimientos.
CAPÍTULO III.- BASE LEGAL
La aplicación del presente manual se sujeta a lo prescrito en la siguiente base legal:
1. Ley del Ministerio de Salud - Ley Nº 27657.
2. Reglamento de la Ley del Ministerio de Salud - D.S. Nº 013-2002-SA.
3. Ley General de Salud - Ley Nº 26862.
4. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño - R.M. Nº 083-2010/MINSA.
5. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
6. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº 28411.
7. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica.
8. Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA.
9. Ley de Control de Insumos Químicos y productos Fiscalizados Nº 28305 y su Reglamento D.S. Nº 084-2006-PCM.
10. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.
11. Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.
12. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica.
13. Reglamento de las Donaciones del INSN R.D. Nº 068-2009-INSN-DG-OP.
14. Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN. R.D. Nº 541 - DG - INSN-2008.
15. Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.
7
CAPÍTULO IV.- PROCEDIMIENTOS
PROCESO-SUBPROCESO LOGISTICA INTEGRADA - PROGRAMACIÓN
OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGÍSTICA
OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
N°
Orden
Código del
Procedimiento
Procedimiento y/o documento
de origen
Denominación del
ProcedimientoResultado /Producto Usuario
1 LOG-OL-01
Requerimientos y necesidades
de bienes y servicios
Elaboración del Plan
Anual de Contrataciones
Plan anual de
adquisiciones
INSN
SEACE
2 LOG-OL-02
Comunicación de variación
presupuestal o Disposición de
variación de metas
Modificación del Plan
Anual de Contrataciones
Resolución de
modificación de PAC
INSN
SEACE
PROCESO-SUBPROCESO LOGISTICA INTEGRADA - ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN
OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGÍSTICA
OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE LICITACIONES Y CONCURSO PÚBLICO/UNIDAD DE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIONES
N°
Orden
Código del
Procedimiento
Procedimiento y/o documento
de origen
Denominación del
ProcedimientoResultado /Producto Usuario
1 LOG-OL-03
Solicitud de Bienes y/o Servicios Determinación de Valores
Referenciales y
aprobación de
Expediente de
Contratación
Expediente de
Contratación
Unidad de Adquisición y
Contrataciones
Comité Especial
2 LOG-OL-04Expediente de Compra Adquisición sin proceso Orden de Compra o
Servicio
Proveedor
Almacén
3 LOG-OL-05
Procesos de Selección Conformación de Comité
para Procesos de Bienes y
Servicios
R.D de designación de
integrantes de Comité
Oficina de Logística
4 LOG-OL-06
Expediente de contratación Selección de Proceso de
Adjudicación de Menor
Cuantía
Orden de Compra o
Servicio
Proveedor
Almacén
5 LOG-OL-07
Expediente de contratación Selección de Proceso de
Adjudicación Directa,
Concurso y Licitación
Pública
Contrato-Orden de
Compra/Servicio
SEACE
6 LOG-OL-08
Solicitud de elevación de bases Absolución de
Observaciones a las Bases
Pronunciamiento Comité Especial o
Permanente
7 LOG-OL-09Orden de Compra o Servicio
Conformes o no Conformes
Seguimiento de
Proveedores
Expediente de
Contratación
Oficina de Economía
PROCESO-SUBPROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO - ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGISTICA
OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE ALMACÉN, VALORIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES
N°
Orden
Código del
Procedimiento
Procedimiento y/o documento
de origen
Denominación del
ProcedimientoResultado /Producto Usuario
1 LOG-OL-10
Orden de Compra, Guía de
Remisión, Protocolo o PECOSA
Recepción y Verificación
de Bienes
Orden de Compra, Guía
de Remisión, PECOSA, y
Protocolo sellado
Almacén
2 LOG-OL-11
Documentos de recibo de
bienes donados
Ingreso, Verificación,
Internamiento y
Distribución de Bienes
Donados
Registro de donaciones /
Acta de recibo de
donación
Unidad de Almacén,
Valorización y Distribución
de Bienes
3 LOG-OL-12
Guía de remisión / Orden de
Compra/Orden de Trabajo/Acta
de apertura de donación
Internamiento y Registro
de Bienes
Registro del SIGA
Tarjeta de Control Visible
Registro en el SINABIP
Unidad de Almacén,
Valorización y Distribución
Unidad de Verificación y
Control Patrimonial
4 LOG-NUT-01
Orden de Compra Recepción y
Almacenamiento de
Insumos para Nutrición
PECOSA Unidad de Almacén,
Valorización y Distribución
de Bienes
5 LOG-OL-13Requerimiento Distribución de Bienes PECOSA Valorizada Kardex
Almacén
6 LOG-OL-14Requerimiento de gas Solicitud, Distribución y
Control de Consumo de
Gases
PECOSA Kardex
Almacén
• Manual de Administración de Almacenes para el Sector
Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
• Manual de Administración de Almacenes para el Sector
Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
• Manual de Administración de Almacenes para el Sector
Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
• Manual de Administración de Almacenes para el Sector
Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
• Reglamento de las Donaciones del INSN R.D. Nº 068-2009-
INSN-DG-OP.
• Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN.
R.D. Nº 541 - DG - INSN-2008
• Manual de Administración de Almacenes para el Sector
Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
• Manual de Administración de Almacenes para el Sector
Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L
Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
• Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas
sobre presupuesto de la Republica.
• Delegación de facultades para la aprobación de Bases
Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de
Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.
• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L
Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L
Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
• Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas
sobre presupuesto de la Republica.
• Delegación de facultades para la aprobación de Bases
Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de
Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.
Base legal
• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L
Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
• Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas
sobre presupuesto de la Republica.• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L
Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
• Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas
• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L
Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
• Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas
• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L
Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
• Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
Base legal
• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L
Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
• Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas
sobre presupuesto de la Republica.
Base legal
• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L
Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
• Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas
sobre presupuesto de la Republica.
8
PROCESO-SUBPROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO - CONTROL DE BIENES
OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGISTICA
OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE VERIFICACIÓN Y CONTROL PATRIMONIAL
N°
Orden
Código del
Procedimiento
Procedimiento y/o documento
de origen
Denominación del
ProcedimientoResultado /Producto Usuario
1 LOG-OL-15Nota de Entrada/Orden de
Compra/PECOSA
Control de Existencias
valoradas
Acta de conciliación MINSA
2 LOG-OL-16
Solicitud Movimiento de Bienes
Particulares
Papeleta de movimiento
de bienes
Unidad de Verificación y
Control Patrimonial
3 LOG-OL-17
Solicitud Movimiento Externo de
Bienes Patrimoniales
Formato de
desplazamiento
Unidad de Verificación y
Control Patrimonial
4 LOG-OL-18
Préstamo de bienes/Solicitud de
entrega de bienes
Movimiento Interno de
Bienes Patrimoniales
Préstamo de bienes
culminado/Inventario
Físico Actualizado
Unidad de Verificación y
Control Patrimonial
5 LOG-OL-19
Programa de Inventario Inventario de Almacén Informe de Inventario Almacén/Comisión de
Inventario
6 LOG-OL-20
Programación de inventario Inventario de activos fijos Informe Final de
Inventario
SBN
7 LOG-OL-21
Solicitud de informe técnico de
baja
Baja de bienes (activos
fijos, medicamentos e
instrumentos médicos)
Resolución de baja del
bien
SBN
8 LOG-OL-22Solicitud de informe técnico de
baja
Transferencia o Donación
de Bienes
Resolución de baja del
bien
SBN
9 LOG-OL-23
Certificado de Usuarios de IQPF Control de Ingreso y
Consumo de Insumos
Químicos y Productos
Fiscalizados
Registro de Ingreso y Uso
de IQPF
Ministerio de Producción
PROCESO-SUBPROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO - PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGISTICA
OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE ALMACÉN, VALORIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES
1 LOG-OL-24Requerimiento de formatería o
prendas
Requerimiento de bienes
producidos por el INSN
Orden de Trabajo/
PECOSA
Almacén
• Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su
Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA
• Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su
Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA
• Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su
Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA•Ley de Control de Insumos Químicos y productos
Fiscalizados Nº 28305 y su Reglamento D.S. Nº 084-2006-
PCM.
• Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su
Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA
• Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN.
R.D. Nº 541 - DG - INSN-2008
• Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su
Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA
• Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN.
R.D. Nº 541 - DG - INSN-2009
• Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su
Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA
• Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN.
R.D. Nº 541 - DG - INSN-2010
• Manual de Administración de almacenes para el sector
público nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
Base legal
• Manual de Administración de Almacenes para el Sector
Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
• Manual de Administración de Almacenes para el Sector
Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
9
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO PROGRAMACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración del Plan Anual de Contrataciones. FECHA:
CODIGO: LOG-OL-01
PROPÓSITO Formular y aprobar el Plan Anual de Contrataciones del Instituto Nacional de Salud del Niño.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº 28411
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Plan anual aprobado en el plazo establecido
N° Resolución de Aprobación Oficina de Logística
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.
Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. El Director de la Oficina de Logística revisa la ley de presupuesto y coordina las actividades para la solicitud de requerimiento y cuadro de necesidades a unidades orgánicas.
2. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios (UPBS) solicita a las unidades orgánicas el requerimiento y cuadro de necesidades anuales de acuerdo a metas establecidas.
3. Las Unidades Orgánicas determinan, priorizan y remiten sus requerimientos de bienes y servicios indicando sus especificaciones técnicas.
4. La UPBS:
4.1 Consolida el cuadro de necesidades del Instituto.
4.2 Realiza el estudio de mercado en coordinación con unidades orgánicas.
4.3 Define el valor referencial.
4.4 Remite el requerimiento de gasto con la visación de la Oficina de Logística y la Oficina Ejecutiva de Administración (OEA).
5. La Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico ejecuta los procedimientos de Programación de Presupuesto y Formulación de Presupuesto, obtenida la autorización del MINSA, remite el informe de Presupuesto Institucional aprobado a la UPBS.
6. La UPBS:
6.1 Prioriza los procesos de contratación según el presupuesto aprobado y programa su ejecución.
6.2 Elabora y remite el proyecto de Plan Anual de Contrataciones y proyecto de Resolución.
7. El Director de Logística revisa el proyecto:
Si no está conforme, devuelve el proyecto para reformulación.
Si es conforme remite el proyecto a la OEA.
8. El Director de OEA revisa el proyecto:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
10
Si no es conforme, devuelve al Director de Logística para correcciones y/o reformulación.
Si es conforme remite a la Oficina de Asesoría Jurídica.
9. La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto y remite a la Oficina de Logística quien remite a la Dirección General.
10. La Dirección General revisa y aprueba el Plan Anual de Contrataciones y dispone la publicación en SEACE y Web Institucional.
11. La UPBS registra y publica el Plan en el SEACE.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Requerimientos y necesidades de bienes
y servicios
Unidades Orgánicas del Instituto
Anual Manual
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Plan Anual de Adquisiciones
Instituto Nacional de Salud del Niño/ SEACE
Anual Manual
DEFINICIONES:
Estudio de mercado: La investigación y el análisis previo de las condiciones del mercado que realiza la Oficina de Logística para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar, hasta la culminación del contrato incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, de los procesos que se efectúen por Licitaciones Públicas y Concursos Públicos.
Indagaciones: Son las averiguaciones previas que realiza la Oficina de Logística para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen por adjudicaciones directas y menores cuantías.
SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado.
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
11
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-01
LOGISTICO INTEGRADO
Unidad de Programación de Bienes y Servicios
Oficina de Logística
PROGRAMACION LOGISTICA
Director Sistema Administrativo I
Revisa ley y coordina
actividades
Unidades Orgánicas
Consolida cuadro de
necesidades del Instituto
Prioriza procesos de
selección estimando
fechas según presupuesto
aprobado
Oficina Ejecutiva de Planeamiento
Estratégico
Realiza estudio de mercado
en coordinación con
unidades orgánicas
FECHA:
Director de Sistema Administrativo II
Oficina Ejecutiva de Administración
ELABORACION DE PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
REQUERIMIENTO
DE GASTO
Establece el valor
referencial
INFORME
Elabora informe de
Presupuesto Institucional
aprobado por R.M y remite
PROGRAMACIÓN
PRESUPUESTAL
GF-OEPE-01
FORMULACIÒN DE
PRESUPUESTO
GF-OEPE-02
Inicio
Solicita requerimientos y
cuadros de necesidades
anuales
REQUERIMIENTO
DEL SERVICIO
Dirección General del INSN
Determina, prioriza y remite
requerimientos de bienes y
servicios con sus
especificaciones técnicas
REQUERIMIENTO
DE GASTO
Visa el requerimiento
REQUERIMIENTO
DE GASTO
Visa el requerimiento
1
12
PROYECTO DE
RESOLUCIÓN
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-01
LOGISTICO INTEGRADO
Unidad de Programación de Bienes y
Servicios
Oficina de Logística
PROGRAMACION LOGISTICA
Fin
Director Sistema Administrativo IDirector de Programa Sectorial III
Revisa y aprueba Plan
Anual de Contrataciones
FECHA:
¿Conforme?
SI
Revisa plan
NO
Revisa plan
¿Conforme?
Director de Sistema Administrativo II
Oficina Ejecutiva de Administración
Oficina de Asesoría Jurídica
SI
NO
ELABORACION DE PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
PAC
Elabora y remite proyecto
de Plan Anual de
Contrataciones y proyecto
de Resolución
PAC
PAC
PAC
PAC
Visa plan
Registra y publica Plan en el
SEACE
Dirección General del INSN
1
PAC
Dispone la publicación en
SEACE y Web Institucional
13
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO
PROGRAMACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Modificación del Plan Anual de Contrataciones FECHA:
CODIGO: LOG-OL-02
PROPÓSITO Modificar el Plan Anual de Contrataciones del Instituto Nacional de Salud del Niño de conformidad con los lineamientos establecidos.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 24811
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Plan Anual modificado N° de
modificaciones Resolución de Aprobación Oficina de Logística
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009
Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. Si la modificación del Plan Anual de Contrataciones (PAC) es por variación de las metas institucionales, la Dirección General evalúa periódicamente el cumplimiento del Plan Anual y adopta medidas correctivas correspondientes, disponiendo la reprogramación de metas institucionales.
2. Si la modificación del PAC es por reprogramación de la asignación presupuestal, la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico informa a la Dirección de la Oficina Ejecutiva de Administración.
3. El Director de la OEA comunica las variaciones presupuestales a la Dirección de Logística, solicitando la priorización de necesidades a unidades orgánicas.
4. El Director de Logística solicita la priorización de las necesidades a las Unidad Orgánica.
5. Las Unidades Orgánicas prioriza la necesidad de bienes y servicios o formula un nuevo requerimiento de necesidades.
6. El Director de Logística recibe la variación de metas o priorización de necesidades y remite para su inclusión en el PAC.
7. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios (UPBS) analiza la variación presupuestal o modificación de metas según el PAC aprobado:
7.1 Si no es necesario modificar el PAC, finaliza el procedimiento.
7.2 Si es necesario la modificación del PAC, analiza los motivos:
Si es por exclusión de procesos, la UPBS elabora el proyecto de Resolución de exclusión de procesos.
Si es por Inclusión de Procesos, la UPBS realiza estudio de mercado y/o indagaciones en coordinación con unidad orgánica, define las características técnicas, valor referencial y tipo de proceso, y elabora el proyecto de R.D de inclusión del proceso.
Si es por variación del tipo de proceso de selección, la UPBS define el nuevo valor referencial y tipo de proceso, y elabora el proyecto de R.D para modifica PAC por variación del tipo de proceso.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
14
8. El Director de Logística recibe y firma el proyecto de resolución.
9. El Director de la OEA revisa y da la conformidad el proyecto de resolución.
10. La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto de resolución.
11. La Dirección General firma la Resolución Directoral de la modificación del PAC y dispone la publicación en SEACE y Web Institucional.
12. La UPBS registra y publica el Plan en el SEACE.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Comunicación de variación presupuestal o Disposición de variación
de metas
Oficina Ejecutiva de Planeamiento
Estratégico – Dirección General
Mensual Manual
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Resolución de modificación de PAC
Página Web del Instituto Nacional de Salud del
Niño - SEACE Anual Manual
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS:
Flujograma del procedimiento
15
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-02
Inicio
Unidad de Programación de Bienes y Servicios
Oficina de Logística
PROGRAMACION LOGÍSTICA
Director de Sistema
Administrativo I
Director de Programa
Sectorial III
Unidades Orgánicas del
INSN
FECHA:
Director de Sistema
Administrativo II
Oficina Ejecutiva de AdministraciónOficina de Asesoría
Jurídica
Recibe de la Oficina
Ejecutiva de Planeamiento
Estratégico la
comunicación de variación
presupuestal e informa
¿Es necesario
modificar PAC?
SI
NO
¿Por inclusión de
procesos?
¿Por exclusión de
procesos?
NO
¿Por variación
del tipo de proceso de
selección?
Elabora proyecto de
Resolución de
exclusión de procesos SI
NO
SI
Elabora proyecto de R.D
de inclusión del proceso
Realiza estudio de
mercado y determina el
valor referencial y tipo
de proceso
SI
Fin
Define nuevo valor
referencial y tipo de
proceso
LOGISTICO INTEGRADO
Solicita priorización de
necesidades a unidad
orgánica
Recibe reprogramación
de metas o priorización
de necesidades
Prioriza necesidad o
formula nuevo
requerimientoAnaliza variación
presupuestal o
modificación de metas
según PAC aprobado
NO
MODIFICACION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
Firma R.D de modificación
del PAC y dispone la
publicación en SEACE y
Web Institucional
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
¿Modificación
es por variación de
presupuesto o de metas
institucionales?
Evalúa periódicamente
el cumplimiento del PAC
Metas
Institucionales
Asignación
presupuestal
Dispone
reprogramación de
metas
PROYECTO
Visa proyecto de
resolución
PROYECTO
PROYECTO
Visa proyecto de plan
Elabora proyecto de R.D
por variación del tipo de
proceso
Revisa y otorga
conformidad
Dirección General del INSN
Registra y publica Plan en
el SEACE
1
1
16
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO
ADQUISICION Y CONTRATACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Determinación de Valores Referenciales y aprobación de Expediente de Contratación
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-03
PROPÓSITO Determinar el valor referencial del bien o servicio requerido y aprobar el expediente de contratación.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto - Ley Nº 28411
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Número de requerimientos sin especificaciones
técnicas
Requerimientos observados
Base de datos Oficina de Logística
Número de expedientes de contratación aprobados sobre número total de
requerimientos
Porcentaje de requerimientos
atendidos Base de datos Oficina de Logística
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009 Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y
Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. Las Unidades Orgánicas elaboran su requerimiento de bienes o servicios indicando sus especificaciones técnicas.
2. El Director de la Oficina Ejecutiva de Administración recibe el requerimiento y da el visto bueno.
3. El Director de Logística revisa el requerimiento y verifica que este programado en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) o posea las autorizaciones correspondiente con el sustento del caso.
Si autoriza adquisición, solicita el desarrollo del estudio de mercado.
Si no autoriza adquisición, solicita la reformulación del requerimiento a la Unidad orgánica.
4. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios (UPBS):
4.1. Realiza el estudio de mercado tomando como referencia cotizaciones, catálogos, bases de procesos similares publicados en Internet y valores históricos de compra realizadas por el Instituto.
4.2. Determina el valor referencial.
4.3. Determina el clasificador de gasto del requerimiento.
4.4. Genera el pedido de compra o servicio.
Si la adquisición es sin proceso de selección, prepara el expediente de contratación y deriva a la Dirección de Logística.
Si la adquisición es con proceso de selección, elabora el resumen ejecutivo del valor referencial para los procesos de adjudicación directa, concurso y licitación pública.
4.5. Emite el requerimiento de consolidado de pedidos.
4.6. Si es Adjudicación de Menor Cuantía programada o Adjudicación Directa o Concurso o
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
17
Licitación Pública, elabora el resumen ejecutivo del valor referencial.
5. El Director de la Oficina de Logística solicita la disponibilidad presupuestal a la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico (OEPE).
6. La OEPE verifica si existe disponibilidad presupuestal:
Si existe disponibilidad, autoriza certificación presupuestal.
Si no existe disponibilidad, devuelve el expediente.
7. La UPBS recibe la disponibilidad presupuestal y deriva el expediente de contratación a la Dirección de la Oficina de Logística.
8. El Director de la Oficina de Logística:
8.1. Revisa y aprueba el expediente.
8.2. Si es adjudicación sin proceso o adjudicación de menor cuantía, remite el expediente a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios quien ejecuta el procedimiento de Adquisición sin proceso o el procedimiento de Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía.
8.3. Si el proceso es por adjudicación directa, concurso o licitación pública, remite el expediente al Director de la OEA quien aprueba y autoriza la conformación del Comité Especial.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Solicitud de Bienes y/o Servicios
Unidad Orgánica Variable Manual
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Expediente de Contratación
Unidad de Adquisición y Contrataciones-Comité
Especial Variable Manual
DEFINICIONES
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
18
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-03 FECHA:
Oficina de Logística
Inicio
Unidad de Programación de Bienes y Servicios
Oficina Ejecutiva de Administración
LOGISTICO INTEGRADO
Director de Sistema Administrativo I
Determina valor referencial
Director de Sistema Administrativo II
DETERMINACIÓN DE VALORES REFERENCIALES Y APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
SUB PROCESO
Verifica que este programado
o posea las autorizaciones
correspondientes
Genera Pedido de Compra o
Servicio
Solicita disponibilidad
presupuestal
ADQUISICION Y CONTRATACION
Unidades Orgánicas del INSN
REQUERIMIENTO
Elabora requerimiento
indicando las
especificaciones técnicas del
bien o servicio
¿Es adquisición
sin proceso o AMC no
programado?
NO
SI
Determina el clasificador de
gasto
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
Elabora resumen ejecutivo
del valor referencial
REQUERIMIENTO
Revisa y da visto bueno al
requerimiento
¿Autoriza adquisición?NO
SIREQUERIMIENTO
Dispone realizar estudio de
mercado
Emite requerimiento de
consolidado de pedidos
1
Realiza estudio de mercado
REQUERIMIENTO
Solicita reformular
requerimiento
19
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-03 FECHA:
Oficina de Logística
Unidad de Programación de Bienes y
Servicios
Oficina Ejecutiva de Administración
LOGISTICO INTEGRADO
Director de Sistema Administrativo I
Director de Sistema
Administrativo II
DETERMINACIÓN DE VALORES REFERENCIALES Y APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
SUB PROCESO
NO
SI
ADQUISICION Y CONTRATACION
Oficina Ejecutiva de Planeamiento
Estratégico
Unidad de Presupuesto
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
¿Es adjudicación de
menor cuantía o ASP?
NO
SI
FIN
EXPEDIENTE
1
1
Unidad de Adquisición y
Contrataciones
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
Revisa y aprueba
expediente
Inicia procedimiento de
Adquisición sin Proceso o
remite expediente al Comité
Especial Permanente si es
una menor cuantía
EXPEDIENTE
Verifica documentación
completa
EXPEDIENTE
Verifica documentación
completa y elabora EXPEDIENTE
Aprueba expediente de
contratación
1
Unidad de Licitaciones y
Concursos Públicos
EXPEDIENTE
Aprueba expediente de
contratación y autoriza
conformación de Comité
Especial Remite expediente al Comité
Especial
¿Existe disponibilidad
presupuestal?
EXPEDIENTE
Otorga disponibilidad
20
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO
LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO
ADQUISICION Y CONTRATACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Adquisición sin Proceso
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-04
PROPÓSITO Adquirir de manera oportuna los bienes y servicios requeridos por la Institución, que no son considerados en la Ley de Contrataciones del Estado.
ALCANCE
A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea.
MARCO LEGAL
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 28411
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Tiempo promedio de emisión de expediente de
contratación Días SIGA Oficina de Logística
Nº de orden de compra/servicio sobre
Número de expedientes aprobados
Porcentaje de expedientes con orden
SIGA Oficina de Logística
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones (UAC) recibe el expediente aprobado, genera y publica la solicitud de cotizaciones a los proveedores.
2. El Proveedor se registra en la UAC y entrega su propuesta técnica y económica en mesa de partes del INSN.
3. La Unidad de Trámite Documentario registra las propuestas según procedimiento establecido.
4. La UAC recoge y remite la propuesta técnica a la unidad orgánica solicitante y la propuesta económica a la Oficina de Logística.
5. La Unidad Orgánica apertura, evalúa y aprueba las propuestas técnicas que cumplan los requisitos establecidos en el requerimiento.
6. La UAC deriva a la Dirección de la Oficina de Logística las propuestas técnicas evaluadas.
7. El Director de la Oficina de Logística apertura, evalúa y selecciona las propuestas económicas.
8. La UAC elabora el cuadro comparativo, identifica al(a los) proveedor(es) con mayor puntaje y emite la orden de compra o servicio.
9. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios compromete la certificación al(a los) proveedor(es) seleccionado(s), en el sistema integrado de administración financiera (SIAF).
10. La UAC registra la orden de compra/servicio en el sistema integrado de administración financiera (SIAF).
11. El Responsable de la UAC y el Director de la Oficina de Logística firma la orden de compra o servicio.
12. La UAC :
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
21
12.1 Faxea la orden de compra/servicio al proveedor y coordina su atención.
12.2 Si es orden de compra, registra y distribuye la original y tres copias al almacén quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes, y archiva dos copias.
12.3 En ambos casos realiza el procedimiento de Seguimiento de Proveedores.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Expediente de Compra Unidad de
Programación de Bienes y Servicios
Diario Mecanizado
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Orden de Compra o Servicio
Proveedor Almacén
Diario Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
22
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-04
LOGISTICO INTEGRADO
ADQUISICION SIN PROCESO
ADQUISICION Y CONTRATACION
Recibe expediente
aprobado y genera
solicitud de cotización
FECHA.:
Oficina Ejecutiva de Administración - Oficina de Logística
Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones de Bienes y Servicios
ProveedorDirector de Sistema
Administrativo I
Publica solicitud de
cotizaciones
Elabora el cuadro
comparativo
Unidad orgánica
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
Trámite Documentario
PROPUESTA
Se registra y entrega
propuestaPROPUESTA
LISTADO
Registra propuestas
PROPUESTA
TÉCNICA
PROPUESTA
TÉCNICA
PROPUESTA
ECONÓMICA
LISTADOPROPUESTA
ECONÓMICA
PROPUESTA
TÉCNICA
Apertura, evalúa y
aprueba propuesta
técnica
Dirección General del INSN
Técnico / Auxiliar Administrativo
PROPUESTA
TÉCNICA
PROPUESTA
ECONÓMICA
Apertura, evalúa y
selecciona propuestas
económicas
ORDEN DE
COMPRA/
SERVICIO
Emite orden de compra
o servicio
ORDEN DE
COMPRA/
SERVICIO
Compromete
certificación
Oficina de Secretaría
Recoge propuestas
Inicio
1
Unidad de Programación
de Bienes y Servicios
Técnico / Auxiliar Administrativo
23
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-04
LOGISTICO INTEGRADO
ADQUISICION SIN PROCESO
ADQUISICION Y CONTRATACION
FECHA:
Oficina Ejecutiva de Administración - Oficina de Logística
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios
Fin
Director de Sistema Administrativo I
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
ORDEN DE
COMPRA/
SERVICIOORDEN DE
COMPRA/
SERVICIO
Dirección General del INSN
Técnico / Auxiliar Administrativo
Faxea orden de compra/
servicio al proveedor y
coordina la atención
ORDEN DE
COMPRA/
SERVICIO
Firma orden de compra
o servicio
Registra y distribuye
orden de compra a
Almacén
1
¿Es orden de
compra o orden de
servicio?
Orden de
Servicio
Orden de
Compra
SEGUIMIENTO A
PROVEEDORES
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN DE
BIENES
ORDEN DE
COMPRA/
SERVICIORegistra Orden de
Compra/Servicio en el
Sistema Integrado de
Administración Financiera
(SIAF)
Especialista Administrativo
(Responsable)
ORDEN DE
COMPRA/
SERVICIO
Firma orden de compra
o servicio
24
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO
ADQUISICION Y CONTRATACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Conformación de Comité para Procesos de Bienes y Servicios
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-05
PROPÓSITO Establecer las actividades para designar a los miembros del Comité Especial.
ALCANCE A la Dirección General, a la Dirección de la Oficina de Asesoría Jurídica, a la Dirección de la Oficina Ejecutiva de Administración y a la Dirección de la Oficina de Logística.
MARCO LEGAL
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento
D.S Nº184-2008-EF. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 28411.
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Número de comité conformados sobre Número de procesos de selección
Porcentaje de procesos de
selección con comités
Archivo de Resolución Directoral
Oficina de Secretaría
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. El Director de Logística propone a los representantes de la oficina con sus respectivos suplentes para que integren el Comité Especial de procesos de bienes y servicios.
2. El Director de la OEA en conjunto con el Director General propone los demás participantes con sus respectivos suplentes e informa a Logística.
3. El Director de Logística elabora el proyecto de Resolución Directoral (R.D.).
4. El Director de la OEA visa el proyecto de R.D.
5. La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto de R.D.
6. La Dirección General firma la R.D de conformación de Comité y remite a Logística.
7. El Director de Logística notifica a integrantes de Comité.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Procesos de Selección Oficina de Logística Mensual Manual
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
R.D de designación de integrantes de Comité
Oficina de Logística Mensual Manual
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
25
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-05
Inicio
Oficina de Logística
Fin
Director de Programa Sectorial III
Propone a representantes
y suplentes de la oficina de
logística para la
conformación del Comité
FECHA:
Oficina Ejecutiva de Administración
Oficina de Asesoría Jurídica
Propone en conjunto con la
Dirección General a los
demás participantes con
sus respectivos suplentes
e informa
Notifica y entrega la R.D a
integrantes del Comité
LOGISTICO INTEGRADO
ADQUISICION Y CONTRATACION
CONFORMACION DEL COMITÉ PARA PROCESOS DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
PROYECTO R.D.
Elabora proyecto de R.DPROYECTO R.D.
Visa proyecto de
Resolución Directoral PROYECTO R.D.
Visa proyecto de
Resolución Directoral
RESOLUCION
DIRECTORAL
Firma R.D de
conformación del Comité
Director de Sistema Administrativo I
Director de Sistema Administrativo II
Dirección General del INSN
26
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO
ADQUISICION Y CONTRATACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-06
PROPÓSITO Adjudicar oportunamente los procesos de selección de menor cuantía.
ALCANCE A la Oficina de Logística, al Comité Especial Permanente y a la Oficina de Secretaria.
MARCO LEGAL
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y sus modificatorias.
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. D.S Nº184-2008-EF.
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Porcentaje de procesos de menor cuantía con otorgamiento de buena pro vs el total de proceso
% Acta de Comité Oficina de Logística
Nº de procesos declarados en desierto
Nº Acta de Comité Oficina de Logística
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009
Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica.
Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. El Presidente del Comité Especial Permanente recibe el expediente de contratación aprobado y convoca a los integrantes para la instalación del comité.
2. El Comité emite el acta de instalación, elabora las bases del proceso y remite a la Dirección de la Oficina Ejecutiva de Administración (OEA).
3. El Director de la OEA revisa y aprueba las bases.
4. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones publica la convocatoria y las bases en el SEACE.
5. La Unidad de Trámite Documentario recibe y registra las propuestas técnicas y económicas.
6. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones:
6.1 Recoge propuestas y verifica el registro de postores en el SEACE.
6.2 Remite las propuestas al Comité adjuntando el reporte de proveedores penalizados.
7. El Comité Especial Permanente:
7.1 Apertura propuesta y revisa el cumplimiento de requisitos de forma de presentación.
7.2 Si la propuesta presenta observaciones, solicita al postor la subsanación en el plazo correspondiente.
7.3 Recibe y revisa nuevamente la propuesta corregida, de continuar la observación, descalifica al postor.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
27
7.4 Si la propuesta no presenta observaciones, verifica el cumplimiento de los requisitos técnicos.
7.5 Si el postor no cumple con los requisitos técnicos, lo descalifica.
7.6 Si ninguna propuesta cumple con los requisitos técnicos, declara el proceso desierto.
7.7 Si existe propuestas que cumplan los requisitos técnicos, las admite, califica y selecciona las que cumplan el mínimo puntaje establecido.
7.8 Califica la propuesta económica y determina el puntaje total.
7.9 Si la propuesta no cumple con el puntaje mínimo, la descalifica.
7.10 Elabora el cuadro comparativo con las propuestas que alcanzaron el puntaje mínimo.
7.11 Elabora el acta de otorgamiento de la buena pro al postor que obtuvo el máximo puntaje.
7.12 Notifica a postores y publica el otorgamiento de buena pro en el SEACE.
7.13 Si el postor presenta recurso de apelación, ejecuta el procedimiento administrativo “Recurso de Apelación en Procesos de Selección”.
8. La Unidad de Adquisiciones y Contratación:
8.1 Publica el consentimiento de la buena pro en el SEACE según el plazo establecido en la normativa.
8.2 Emite y registra la orden de compra o servicio en el SEACE y SIAF.
9. El Responsable de la Unidad de Adquisiciones y el Director de Logística firma la orden de compra o servicio.
10. La Unidad de Adquisiciones y Contratación:
10.1 Faxea la orden de compra o servicio al proveedor y coordina su oportuna atención.
10.2 Si es orden de compra, registra y distribuye la orden al Almacén, quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes.
10.3 Realiza el procedimiento de Seguimiento de Atención a Proveedores.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Expediente de contratación Director de Logística Variable Mecanizado
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Orden de Compra/Servicio Proveedor Almacén
Variable Mecanizado
DEFINICIONES:
SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado.
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
28
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-06
Oficina Ejecutiva de Administración
Director
FECHA:
Comité Especial Permanente
Recibe expediente y
convoca a integrantes para
la instalación del Comité
Emite acta de instalación
LOGISTICO INTEGRADO
ADQUISICION
SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA
BASES
BASES
Aprueba bases
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
Inicio
Publica convocatoria y las
bases en el SEACE
Elabora las bases del
proceso
Trámite Documentario
Oficina de Secretaría
Oficina de Logística
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones
PROPUESTA
LISTADO
Recepciona propuestas
técnicas y económicas
PROPUESTA
1
Apertura la propuesta y
revisa presentación
REPORTE
Recoge y verifica registro
de los postores en el
SEACE
NO
¿Propuesta
tiene observaciones?
Solicita al postor
subsanación
SI
Recibe y revisa propuesta
¿Continua
observación?NO
Descalifica postor
SI
Verifica que propuesta
cumpla con requisitos
técnicos
Remite propuestas
adjuntando reporte de
proveedores penalizados
29
EXPEDIENTE
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-06
LOGISTICO INTEGRADO
SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA
ADQUISICION
Comité Especial Permanente
FECHA
¿Postor cumple
requisitos técnicos
mínimos?
NO
Admite propuestas que
cumplan con requisitos
mínimos
SI
Califica propuesta
económica y determina
puntaje total
¿Propuesta
cumple con puntaje
mínimo?
SI
Notifica a postores y
publica otorgamiento de
Buena Pro en el SEACE
Descalifica propuesta
NO
¿Postor presenta
apelación?
NO
SI
Califica propuesta
técnica y selecciona las
que cumplan en mínimo
puntaje establecido
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones- Licitaciones y Concurso Públicos
Elabora cuadro
comparativo y el acta de
otorgamiento
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
RECURSO DE
APELACIÓN
1
Oficina de Logística
Director de Sistema
Administrativo I
Fin
ORDEN DE
COMPRAORDEN DE
COMPRA
Faxea orden de compra
o servicio al proveedor
y coordina atención
Registra y distribuye
orden de compra a
Almacén
¿Es orden de
compra o orden de
servicio?
Orden de
ServicioOrden de
Compra
SEGUIMIENTO A
PROVEEDORES
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN DE
BIENES
ORDEN
Firma orden de compra
o servicio
ORDEN
ORDEN
Firma orden de compra
o servicio
Especialista Administrativo
(Responsable)Técnico / Auxiliar Administrativo
1
Declara el proceso
desierto
¿Al menor un
postor cumple y
acredita requisitos
mínimos?
NO
SI
1
Emite y registra en el
SEACE y SIAF la orden
de compra o servicio
Publica el
consentimiento de la
Buena Pro en el SEACE
según plazo establecido
30
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO
ADQUISICION Y CONTRATACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-07
PROPÓSITO Establecer las actividades para la presentación, evaluación y otorgamiento de Buena Pro de propuestas de procesos de selección de Adjudicación Directa, Licitación y Concurso Público.
ALCANCE A la Oficina Ejecutiva de Administración, a la Oficina de Logística, a la Oficina de Secretaría y al Comité Especial.
MARCO LEGAL
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 28411.
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Porcentaje de procesos con otorgamiento de buena pro
vs el total de proceso % Acta de Comité Oficina de Logística
Nº de procesos declarados en desierto
Nº Acta de Comité Oficina de Logística
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009
Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. El Presidente del Comité Especial recibe el expediente aprobado y convoca a sus integrantes para la instalación.
2. El Comité Especial elabora las bases del proceso.
3. El Director de la Oficina Ejecutiva de Administración aprueba las bases.
4. El Comité Especial:
4.1 Publica la convocatoria en el SEACE.
4.2 Verifica que el registro de participantes sea conforme con las normativas establecidas.
4.3 Si los postores presentan consultas y/o observaciones, las absuelve mediante un pliego absolutorio y notifica en el SEACE y alternativamente a los correos electrónicos de los postores.
4.4 Si los postores elevan observaciones a las bases, ejecuta el procedimiento de Absolución de Observaciones a las Bases.
4.5 Integra las bases y publica en SEACE.
5. Si es adjudicación directa selectiva, la Unidad de Trámite Documentario recibe y registra las propuestas técnicas y económicas.
6. La Unidad de Procesos Licitaciones y Concursos Públicos recoge y remite las propuestas al Comité (pasa al punto 7.2).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
31
7. El Comité Especial de Adquisiciones y Contrataciones:
7.1 Si el proceso de selección es adjudicación directa, concurso o licitación pública, convoca a participantes según el registro de inscripción:
Si el participante se encuentra ausente, se tiene por desistido.
Si el participante se encuentra presente al llamado, solicita acreditar su presentación.
7.2 Recibe las propuestas en dos sobres (técnica y económica) en presencia de notario público en caso sea un acto público.
7.3 Apertura la propuesta técnica y evalúa los requisitos mínimos:
Si existen subsanaciones por defectos de forma, otorga dos días de plazo para la subsanación; si el defecto continua descalifica al postor.
Si no existe subsanaciones por defectos de forma, revisa si el postor cumple con los requisitos mínimos de las bases.
Si el postor no cumple con requisitos mínimos, se tiene por no presentada la propuesta.
7.4 Verifica si al menos un postor cumple y acredita requisitos mínimos:
Si no cumplen, declara desierto el proceso.
Si al menos un postor cumple y acredita requisitos mínimos, admite las propuestas y aplica los factores establecidos en bases.
7.5 Realiza la evaluación técnica y selecciona a los que tengan más del puntaje mínimo establecido.
7.6 Realiza la evaluación económica y determina el puntaje total:
Si el postor no cumple con puntaje mínimo, descalifica la propuesta.
Si el postor cumple con puntaje mínimo, elabora el cuadro comparativo en orden de prelación según puntaje técnico y económico, y selecciona al proveedor.
7.7 Elabora el acta de otorgamiento.
7.8 Notifica a los postores y publica en el SEACE el otorgamiento de Buena Pro. Si el Postor presenta el recurso de apelación, ejecuta el procedimiento de Solución de Controversia durante el proceso de selección.
7.9 Publica el consentimiento de la Buena Pro en SEACE.
8. La Unidad de Procesos Licitaciones y Concursos Públicos cita al proveedor y emite su contrato y registra en el SEACE.
9. La Unidad de Adquisiciones y Contratación recibe copia del contrato y emite y registra la orden de compra o servicio en el SIAF.
10. El Responsable de la Unidad de Adquisiciones y el Director de Logística firma la orden de compra o servicio.
11. La Unidad de Adquisiciones y Contratación:
11.1 Faxea la orden de compra o servicio al proveedor y coordina su oportuna atención.
11.2 Si es orden de compra, registra y distribuye la orden al Almacén, quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes.
11.3 Realiza el procedimiento de Seguimiento de Atención a Proveedores.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Expediente Aprobado Dirección de la Oficina
Ejecutiva de Administración
Variable Mecanizado
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Contrato – Orden de Compra o Servicio
SEACE Variable Mecanizado
32
DEFINICIONES:
Bases: Los documentos que contienen los requerimientos técnicos, metodología e evaluación, procedimientos, y demás condiciones establecidas por el Instituto para la selección del Postor y la ejecución contractual respectiva.
Bases integradas: Las bases definitivas del proceso de selección cuyo texto contempla todas las aclaraciones y/o precisiones producto de la absolución de consultas sí como las modificaciones o correcciones derivadas de la absolución de observaciones y/o del pronunciamiento del OSCE.
SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado.
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
33
BASES
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-07
LOGISTICO INTEGRADO
SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA, CONCURSO Y LICITACIÓN PÚBLICA
Inicio
ADQUISICION Y CONTRATACION
Comité Especial
Publica convocatoria
en el SEACE
FECHA.:
Verifica registro de
participantes
Absuelve consulta y/o
observaciones de
participantes mediante
un pliego absolutorio y
notifica en el SEACE y a
los correos electrónicos
de los participantes
¿Existe elevación
de bases?SI
¿ Participante
presenta consulta u
observaciones?
SI
NO
NO
Integra bases y
publica en SEACE
Oficina Ejecutiva de Administración
Recibe expediente y
convoca a integrantes
para la instalación del
Comité
Instala comité y
elabora las bases del
proceso
Director de Sistema
Administrativo II
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
ABSOLUCIÓN DE
OBSERVACIONES A
LAS BASES
Trámite Documentario
Oficina de Secretaría
Unidad de Licitación y
Concurso Público
PROPUESTALISTADO
PROPUESTAREPORTE
Recoge y remite
propuestas adjuntando
reporte de proveedores
penalizadosConvoca a
participantes según
registro de inscripción
Acredita presentación
de postores
1
Apertura la propuesta
técnica y evalúa
requisitos mínimos
Solicita al postor
subsanación
SI
Recibe y califica
subsanación¿Continua
observación?NO
Descalifica postor
SI
Verifica que propuestas
cumplan con requisitos
mínimos
BASES
Aprueba bases
Recepciona
propuestas técnicas y
económicas
¿Propuesta
técnica tiene
observaciones?
¿Es proceso de
adjudicación directa
selectiva?
SI
NO
34
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-07
LOGISTICO INTEGRADO
SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA, CONCURSO Y LICITACIÓN PÚBLICA
ADQUISICION Y CONTRATACION
Comité Especial de Adquisiciones y Contrataciones del INSN
FECHA
NO
Admite propuestas que
cumpla con requisitos
mínimos
Califica propuesta
económica y determina
puntaje total
¿Postor cumple con
puntaje mínimo?SI
Notifica a postores y
publicar en SEACE
otorgamiento de Buena
Pro
¿Propuesta
cumple requisitos
mínimos?
SI
Descalifica propuesta
NO
¿Postor presenta
apelación?
NO
SI
Califica propuesta técnica
y selecciona las que
cumplan en mínimo
puntaje establecido
1
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones
Elabora cuadro
comparativo en orden de
prelación según puntaje
obtenido y el acta de
otorgamiento
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
RECURSO DE
APELACIÓN
1
NO
¿Al menos
un postor cumple y
acredita requisitos
mínimos?
SI
Declara el proceso
desierto en caso de que
ninguno cumpla los
requisitos mínimos
Publica el consentimiento
de la Buena Pro en
SEACE según plazo
establecido
Fin
Faxea Orden de
Compra al proveedor y
coordina atención
Registra y distribuye
orden de compra a
Almacén
¿Es orden de
compra o orden de
servicio?
Orden de
Servicio
Orden de
Compra
SEGUIMIENTO A
PROVEEDORES
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN DE
BIENES
ORDEN/
CONTRATO
Firma orden de compra
o servicio
ORDEN DE
COMPRA/
SERVICIO
Registra orden en SIAF
ORDEN/
CONTRATO
Firma orden de compra
o servicio
Oficina de Logística
Coordina atención con el
proveedor y usuario
1
Unidad de Licitaciones y
Concurso Públicos
Director de Sistema
Administración I
Director de Sistema
Administración II
CONTRATO
Emite contrato
Emite orden de compra
o servicio
Oficina Ejecutiva de Administración
35
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO Adquisición y Contratación
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Absolución de Observaciones a las Bases FECHA:
CODIGO: LOG-OL-08
PROPÓSITO
Establecer las actividades para absolver las observaciones a las bases.
ALCANCE
A la Dirección general, a la Oficina Ejecutiva de Administración, a la Oficina de Secretaría y al Comité Especial.
MARCO LEGAL
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento
D.S Nº184-2008-EF.
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
N° de observaciones absueltas
N° de observaciones
Archivos de Logística Oficina de Logística
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
Elevación de las bases a la OSCE
1. El Comité Especial:
1.1 Recibe la solitud de elevación de bases y el comprobante de pago correspondiente.
1.2 Remite las bases, los actuados del proceso de selección y la documentación requerida en el TUPA del OSCE al día siguiente de solicitada la elevación por el participante.
2. La OSCE emite y notifica el pronunciamiento.
3. El Comité Especial o permanente implementa el pronunciamiento del OSCE.
Elevación de las bases al INSN
1. La unidad de Trámite Documentario verifica la documentación y de ser conforme recibe las solicitudes y entrega a la Dirección General inmediatamente de recibido.
2. El Director General revisa y solicita los antecedentes del proceso al Comité.
3. El Comité remite las bases los actuados del proceso de selección y el informe técnico al día siguiente de solicitada la elevación de las bases.
4. El Director General emite el pronunciamiento y remitirlo a Logística.
5. La Oficina de Logística notifica el pronunciamiento en el SEACE inmediatamente de tomando conocimiento.
6. El Comité implementa el pronunciamiento.
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
36
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Solicitud de elevación de bases
Postor Variable Manual
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Pronunciamiento Comité Especial o
Permanente Variable Manual/Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del Procedimiento
37
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-08
LOGISTICO INTEGRADO
ABSOLUCIÓN DE OBSERVACIONES A LAS BASES
Inicio
ADQUISICION Y CONTRATACION
Comité Especial o Permanente
FECHA.:
Oficina de Logistica
Oficina Ejecutiva de Administración
Licitaciones - AdquisicionesUnidad de Trámite documentario
OSCEDirector de Programa
Sectorial III
Deriva solicitud de
elevación de bases
inmediatamente
Oficina de Secretaría
Fin
Revisa y solicita los
antecedentes del
proceso
Recibe y verifica
conformidad de
normativas
Emite pronunciamiento
Notifica
pronunciamiento a
través de SEACE
inmediatamente de
tomado conocimiento
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
¿Elevación de
observaciones es a la
OSCE o al
INSN ?
OSCE
INSN
Remite la
documentación
requerida en el TUPA
del OSCE al día
siguiente de solicitada
la elevación por el
participante
Remite las bases, los
actuados del proceso
de selección y el
informe técnico de
observaciones al día
siguiente de solicitada
la elevación por el
participante
Implementa
pronunciamiento
Emite y notifica
pronunciamiento
Director General del INSN
38
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO
LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO
ADQUISICION Y CONTRATACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Seguimiento de Proveedores
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-09
PROPÓSITO Asegurar la atención oportuna y eficiente de los proveedores.
ALCANCE A la Oficina de Logística.
MARCO LEGAL
Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento
D.S Nº184-2008-EF.
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Número de órdenes de compra/servicio o contrato
con penalidad
Ordenes penalizadas
Base de datos de Adquisiciones y Contratación
Oficina de Logística
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. La Unidad de Adquisiciones y Contratación (UAC), realiza el seguimiento para la atención del proveedor según lo establecido en el contrato y/o orden de compra/servicio.
2. En el caso de un bien, la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de bienes ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes y el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes y deriva la orden de compra y la copia de la guía de remisión a la UAC.
3. En el caso de un servicio, el usuario revisa si el servicio ofrecido por el proveedor es conforme a la orden de servicio (especificaciones técnicas, plazos de entrega, etc.).
De ser conforme, el usuario firma el acta de conformidad.
De no ser conforme el servicio, el usuario informa a la UAC quien coordina la atención oportuna con el proveedor.
4. La UAC:
4.1. Verifica si el proveedor cumplió con la atención de la orden de compra/servicio en el plazo establecido.
4.2. Si no cumplió, aplica la penalidad al proveedor según lo estipulado en el contrato u orden y registra en la base de datos del INSN.
4.3. Adjunta al expediente de contratación:
El acta de conformidad en caso de servicios, o
La ejecución de contrato en caso de bienes entregados de parcialmente o
El acta de culminación de contrato con el visto del Dirección de la Oficina de Logística al completar la entrega de los bienes.
4.4. Remite los expedientes de contratación adjuntando la orden de compra /servicio original a la Unidad de Control Previo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
39
5. La Unidad de Control previo ejecuta el procedimiento de Pago a Proveedores y devuelve el expediente de contratación.
6. La UAC archiva el expediente de contratación.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Orden de Compra/ Acta de conformidad
Almacén - Usuario Variable Manual
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Expediente de Contratación
Oficina de Economía Variable Manual
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
40
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-09
LOGISTICO INTEGRADO
SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
Inicio
ADQUISICION Y CONTRATACION
FECHA:
Oficina de Logística
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de bienes y Servicios
Fin
Servicio/Oficina usuaria
Registra incumplimiento
en la base de datos del
INSN
Revisa servicio
culminado
Firma acta de
conformidad
Informa a Adquisiciones
Aplica penalidad según
lo establecido en el
contrato u orden
Realiza seguimiento
de la atención del
proveedor
¿Bien o servicio? Servicio
Bien
¿Cumple con lo
establecido en la orden de
servicio ?NO
SI
Unidad de Almacén, Valorización y
Distribución
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
RECEPCIÓN Y
VERIFICACION DE
BIENES
COPIA DE GUÍA
DE REMISIÓN
INTERNAMIENTO Y
REGISTRO DE BIENES
¿Proveedor cumplió
con orden de compra/
servicio/contrato?NO
SI
Coordina atención
oportuna con proveedor
ORDEN DE
COMPRA
Oficina de Economía
Unidad de Control Previo
EXPEDIENTE
PAGO A
PROVEEDORES
Dirección General del INSN
EXPEDIENTE CONTRATACIÓN
ORDEN DE
COMPRA/
SERVICIO
Adjunta acta de
conformidad o ejecución
de contrato o acta de
culminación de contrato
al expediente de
contratación
41
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción y Verificación de Bienes FECHA:
CODIGO: LOG-OL-10
PROPÓSITO Verificar que los bienes ingresados al almacén sean conforme a los requerimientos establecidos por el INSN.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Bienes recepcionados en el plazo establecido
Porcentaje Kardex /
PECOSAS/Orden de Compra
Almacén
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.
Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. El Proveedor descarga los bienes en el almacén del INSN, presentando documentos según el tipo de bien: guía de remisión, orden de compra, protocolo de análisis o especificaciones técnicas, acta de examen organoléptico de ser el caso o PECOSA en caso de transferencia.
2. La Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes verifica lo siguiente:
2.1 Que los documentos del proveedor tengan las visaciones correspondientes y este conforme con lo requerido en la orden de compra. De no ser conforme, solicita la regularización.
2.2 Que la fecha de vencimiento sea conforme a las normativas (productos no perecibles como mínimo 1 año, productos farmacéuticos como mínimo 2 años), de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y solicita el cambio de los bienes que no cumplen normativa.
2.3 Que el material de embalaje este en buenas condiciones, de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y devuelve los paquetes para el cambio del embalaje.
2.4 Que la cantidad y/o peso de paquetes sea conforme a la orden de compra, de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y solicita su regularización.
2.5 En caso que el bien sea un activo, abre los bultos en presencia del Usuario, la Unidad de Ingeniería Clínica, o la Oficina de Estadística e Informática, o la Unidad de Mantenimiento y la Unidad de Verificación y Control Patrimonial, para verificar que la cantidad de bienes y las especificaciones técnicas sea conforme a lo establecido en la orden de compra y ficha técnica:
De ser conforme, firman el acta de conformidad.
De no ser conforme, solicitan la subsanación al proveedor.
3. La Unidad de Verificación y Control Patrimonial asigna el código al activo.
4. La Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes:
4.1 En caso que el bien sea alimento, realiza el procedimiento de Recepción y Almacenamiento de Insumos (DASP-SN-01).
4.2 En caso que el bien no sea un equipo, abre los bultos y verifica que la cantidad y calidad de los bienes sea conforme a la orden de compra.
4.3 De ser conforme la recepción de bienes, sella los documentos del proveedor en señal de conformidad y ejecuta el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes.
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
42
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Orden de Compra, Guía de Remisión, Protocolo
o PECOSA
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones/Proveedor
Según programación de compras o requerimiento
Mecanizado
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Orden de Compra, Guía de Remisión, PECOSA,
y Protocolo sellado Almacén
Según programación de compras o requerimiento
Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
43
DOCUMENTOS
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-10 FECHA:
LOGISTICO INTEGRADO
Recibe y verifica bienes y
documentos
Inicio
Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes
Oficina de LogísticaProveedor/MINSA
Descarga bienes en
almacén y presenta
documentos
¿Documentos
poseen visaciones y es
conforme con la O/C?
Solicita regularización de
documentos NO
SI
Solicita entrega de cantidad
faltante y observa la guía de
remisión
NO
Abre bultos en presencia de
usuario, Ingeniería Clínica o
Estadística e Informática o
Mantenimiento, Patrimonio y
verifica que cantidad sea
conforme a los documentos
SI
Revisan bien
Técnico/Auxiliar Administrativo
RECEPCION Y VERIFICACION DE BIENES
¿Fecha de vencimiento es
conforme a las normativas?
NO
SI
¿Material de embalaje
está en buenas
condiciones ?
NO
SI
¿Cantidad, calidad y/o
peso de paquetes es conforme
a la O/C?
SI
NO
¿Bien es activo?
Solicita cambio de bienes
Devuelve paquetes y solicita
cambio de embalaje
Abre bultos y cuenta bienes
Usuario/Ingeniería Clínica/
Estadística e Informática/
Mantenimiento
Solicitan subsanación
NO
SI
¿Equipo cumple
especificaciones técnicas?
Unidad de Verificación y Control
Patrimonial
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
1
1
1
1
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
1
¿Bien es alimento?
SI
NO
Sella documentos del
Proveedor en conjunto con
el área usuaria de ser el
caso
Fin
RECEPCIÓN Y
ALMACENAMIENTO
DE INSUMOS
INTERNAMIENTO Y
REGISTRO DE BIENES
ACTA DE
CONFORMIDAD
Firman acta de
conformidad
ACTA DE
CONFORMIDAD
Firma acta de
conformidad
Dirección General del INSN
1
44
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ingreso, Internamiento y Distribución de Bienes Donados
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-11
PROPÓSITO Establecer las actividades que se deben realizar para el ingreso y verificación de bienes donados
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Número de bienes donados no conformes
sobre número de bienes donados
Porcentaje de bienes donados
Registros de Almacén Almacén
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009
Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
Reglamento de las Donaciones del INSN R.D. Nº 068-2009-INSN-DG-OP.
Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN. R.D. Nº 541 - DG - INSN-2008
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. El Donante remite la carta de donación a la Dirección General quien toma conocimiento y remite al Comité de Donaciones.
2. El Comité de Donaciones tramita la aceptación de la donación.
3. El Donante descarga los bienes en el Almacén presentando los documentos de recibo; (carta, oficio, memorando, guía de remisión, etc.). En el caso que el Donante no posea documento, se emite un acta de recepción.
4. El Representante del Comité de Donaciones verifica que los documentos de recibo sea conforme a la carta de donación.
5. El Encargado del Almacén de Donaciones:
5.1 Realiza la apertura de los bienes en presencia del Comité de Donaciones o Representante y de la Unidad de Verificación y Control Patrimonial.
5.2 Verifica los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc.
5.3 Cuenta los paquetes o bultos y pesa si es necesario, verificando sea conforme con los documentos de recibo del Donante.
5.4 Si no es conforme, anota observaciones en el acta de apertura.
6. La Unidad de Ingeniería Clínica ó Unidad de Mantenimiento ó la Unidad de Informática ó el servicio de Farmacia ó el servicio de Nutrición, según corresponda al tipo de bien, verifica la calidad, fecha de expiración y operatividad del bien, y emite el informe técnico indicando si dichos bienes cumplen con los requisitos establecidos.
7. De no ser conforme, el Representante de Comité de Donaciones deriva los bienes no conformes a Saneamiento Ambiental o Control Patrimonial para el tratamiento correspondiente.
8. El Encargado del Almacén de Donaciones:
8.1 Completa el acta de apertura de donación y solicita las firmas de los participantes.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
45
8.2 Almacena el bien según procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes, hasta que se establezca su distribución.
9. El Comité de Donación programa la distribución de donaciones mediante la PECOSA previa coordinación con la Dirección General y el Responsable del Almacén de Donaciones quien ejecuta el procedimiento de Distribución de Bienes.
10. El Encargado del Almacén de Donaciones remite el reporte mensual de las donaciones ingresadas al Almacén al Comité de Donación y a Kardex quien ejecuta el procedimiento de Control de Existencias Valoradas.
11. El Comité de Donaciones elabora el boletín trimestral de donaciones y envía a Comunicaciones para su publicación.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Documentos de recibo de bienes donados
Donante Variable Manual
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Registro de donaciones / Acta de recibo de
donación
Unidad de Almacén, Valorización y
Distribución de Bienes Variable Manual
DEFINICIONES:
Documentos de recibo: son los documentos que el proveedor presenta al entregar el bien requerido por el INSN.
REGISTROS:
ANEXOS:
Flujograma del procedimiento
46
ACTA
PROGRAMACIÓN
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-11 FECHA:
LOGISTICO INTEGRADO
Inicio
Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes
Oficina de Logística
Entrega bienes en Almacén
de Donación con la
documentación
correspondiente
SI
Fin
RECEPCION, VERIFICACION, INTERNAMIENTO Y DISTRIBUCIÒN DE BIENES DONADOS
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
Representante de Comité de
Donaciones
Verifica documentos de
recibo
Examina registros, sellos,
envolturas, embalajes, etc
Realiza conteo de paquetes,
bultos y/o equipos y pesa
si es necesario
¿Es conforme?NO SI
¿Es conforme?
Anota observaciones en el
acta de apertura
NO
Donante
Programa la distribución de
donaciones previa
coordinación con Dirección
General y Almacén
Elabora el boletín trimestral
de donaciones y remite a
Comunicaciones
Realiza la apertura de
bienes en presencia del
Comité de Donaciones o
Representante y de la
Unidad de Verificación y
Control Patrimonial
Verifica calidad, fecha de
expiración y operatividad del
bien y emite informe técnico
Completa acta de apertura
en libro de Actas legalizados
y solicita la firma de los
participantes
REPORTE
Elabora y remite reporte de
donaciones mensuales al
Comité de Donaciones y a
Kardex
Director de Programa
Sectorial IIIIngeniería Clínica/ Mantenimiento/
Informática/Farmacia/Nutrición
Deriva productos no
conformes a Saneamiento
Ambiental o Control
Patrimonial
Toma conocimiento y deriva
Realiza trámite de
aceptación de donación
según normativa vigente
DISTRIBUCIÓN DE
BIENES
INTERNAMIENTO Y
REGISTRO DE BIENES
Remite carta de donación a
Dirección General
Dirección General del INSN
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
Oficina Ejecutiva de Administración
1
1
47
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Internamiento y Registro de Bienes FECHA:
CODIGO: LOG-OL-12
PROPÓSITO Ubicar los bienes en los lugares asignados bajo las condiciones de almacenamiento requeridas.
ALCANCE A la Oficina de Logística.
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Bienes registrados versus bienes
internados Porcentaje
O/C, O/T o Acta de apertura/ SIGA
Almacén
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009
Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. El Técnico Administrativo de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes:
1.1 Clasifica los bienes recibidos según el tipo, fecha de vencimiento, etc.,
1.2 Ubica el bien en un lugar o espacio asignado,
1.3 Registra la cantidad que ingresa y el saldo de cada bien en la Tarjeta de Control Visible y los coloca junto a los bienes internados.
1.4 Custodia los bienes asegurando su adecuada conservación.
2. Si el bien ingresó al Almacén con Orden de Compra, el Técnico Administrativo remite la copia de guía de remisión y la orden de compra al Responsable de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes quien revisa y da la conformidad de los documentos.
3. La Secretaría de la Unidad distribuye la documentación de la siguiente manera:
La copia de la orden de compra y la copia de la guía de remisión a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones quien ejecuta el procedimiento de Seguimiento de Proveedores.
La copia de la orden de compra y guía de remisión a Kardex (pasa al punto 6).
4. Si el bien es fabricado por el INSN, el Almacén remite la PECOSA, orden de trabajo, y el costo del servicio a Kardex (pasa al punto 6).
5. Si el bien es donación, el Almacén asigna el código según indicaciones de la Unidad de Programación de Bienes y Servicios, valoriza los bienes recibidos y remite el reporte de Donación a Kardex (pasa al punto 6).
6. Kardex:
6.1 Recibe documentos y registra el ingreso de bienes en el SIGA.
6.2 Genera en el SIGA la nota de entrada de los bienes donados o fabricados y solicita la firma del Responsable de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes y del Director de Logística.
6.3 Deriva una copia de los documentos a Almacén y mantiene en archivo la nota de entrada para la posterior ejecución del procedimiento de Control de Existencia Valoradas.
7. En caso que el bien sea un activo fijo, la unidad de Verificación y Control Patrimonial:
7.1 Verifica el ingreso del bien.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
48
7.2 Registra el bien al SINABIP y obtiene el código.
7.3 Coloca la etiqueta al bien.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Guía de remisión / Orden de Compra/Orden de
Trabajo/Acta de apertura de donación
Almacén Variable Mecanizado
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Registro del SIGA Tarjeta de Control Visible
Registro en el SINABIP
Unidad de Almacén, Valorización y Distribución
Unidad de
Verificación y Control Patrimonial
Variable Mecanizado
DEFINICIONES:
Tarjeta de Control Visible: Documento en donde se registran los ingresos y egresos de almacén por cada bien que se encuentra en almacén.
SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa.
SINABIP: Sistema de Información Nacional de los Bienes de Propiedad Estatal
REGISTROS: Tarjeta de Control Visible
ANEXOS:
a) Flujograma del Procedimiento
b) Tarjeta de Control Visible
49
NOTA DE ENTRADA
NOTA DE ENTRADA
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-12
LOGISTICO INTEGRADO
Inicio
Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes
Dirección General del INSN
Clasifica bienes recibidos
por tipo, fecha de
vencimiento, etc.
Técnico Administrativo
(Almacén)
Ubica bien en espacio
asignado
Registra ingreso y saldo de
bienes en Tarjeta de Control
Visible y coloca junto a
bienesCustodia bienes
Fin
SI
FECHA:
INTERNAMIENTO Y REGISTRO DE BIENES
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
Registra ingreso de bienes
en el SIGA
Asistente Administrativo
(Responsable de Unidad)
Técnico Administrativo
(Kardex)
Unidad de Verificación y
Control Patrimonial
Verifica ingreso de bienes
muebles
Ingresa bien al SINABIP y
obtener el código del bien
Coloca etiqueta al bien
¿Bien ingresa con
Orden de Compra?
NO
Remite orden de trabajo y
PECOSA por el servicio
realizado o el reporte de
donación a Kardex
Registra ingreso de bienes
en el SIGA y genera nota de
entrada
1
1
Director de Sistema
Administrativo
DONACIÓN
¿Bien es
fabricado por el INSN o
es donación?
FABRICADO
Asigna código según
indicaciones de la Unidad de
Programación y valoriza
bien
NOTA
Firma nota de entrada
COPIA GUIA DE
REMISIÓNORDEN COMPRA
Da conformidad documentosRemite copia de O/C y copia
de guía de remisión a
Adquisiciones, y copia O/C y
guía de remisión a Kardex
Firma nota de entrada
2
2
Oficina de Logística
Oficina Ejecutiva de Administración
¿Bien es activo?
SI
NO
2
50
ARTICULO:
CODIGO:
UNIDAD DE MEDIDA:
CLASE No ENTRADA SALIDA SALDO
COMPROBANTE MOVIMIENTOSFECHA
TARJETA DE CONTROL VISIBLE
No______________
51
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción y Almacenamiento de Insumos para Nutrición
FECHA:
CODIGO: LOG-NUT-01
PROPÓSITO Recibir, verificar y almacenar los insumos para la elaboración de dietas completas y terapéuticas.
ALCANCE A la Oficina de Logística y al Servicio de Nutrición.
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Cantidad de insumos recibidos conforme a la orden de compra sobre cantidad de
insumos solicitados
Porcentaje de insumos aceptados
Registros de almacén de Nutrición
Almacén / Nutricionista encargado
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009
Manual de Organización y Funciones del Departamento de Atención de Servicios al Paciente R.D. N° 404-DG-INSN-2009.
Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
Código Alimentario (Codex Alimentarius) de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y Alimentación (FAO) y la Organización Mundial de la Salud (OMS).
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1 El Técnico de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes en conjunto con el Nutricionista recibe y pesa los insumos entregados por el proveedor verificando que sea conforme a lo requerido en la Orden de Compra.
2 El Nutricionista verifica el cumplimiento de las especificaciones de calidad y características bromatológicas de los insumos.
3 El Técnico de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes:
3.1 Separa los insumos que no cumplan con las especificaciones y los devuelve al Proveedor para su regularización.
3.2 Pesa los insumos que cumplen con las especificaciones y características bromatológicas.
3.3 Sella y firma la guía de remisión y solicita la firma del Nutricionista.
4 El Nutricionista registra el ingreso de los insumos en el acta de recepción.
5 El Auxiliar de Nutrición acondiciona los espacios físicos y clasifica los insumos:
Si son carnes rojas y derivados, pollo fresco sin menudencia, menudencia de res, pescados mariscos, etc, los almacena en las cámaras frigoríficas.
Si son frutas y verduras o similares, los almacena en las cámaras conservadoras.
Si son víveres secos: condimentos, cereales y derivados, leguminosas, azucares y derivados, etc, los almacena en el almacén de víveres secos de logística.
6 El Nutricionista emite el Pedido Comprobante de Salida (PECOSA).
7 El Auxiliar de Nutrición:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
52
7.1 Entrega los insumos requeridos y solicita la firma de la PECOSA.
7.2 Archiva una copia de la PECOSA y remite otra a la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes quien desarrolla el procedimiento de Control de Existencia Valoradas.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Orden de Compra Proveedor Según programación Manual
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
PECOSA Unidad de Almacén, Valorización y
Distribución de Bienes
Semanal Manual
DEFINICIONES:
Características Bromatológicas.- Condiciones básicas establecidas para que los alimentos puedan ser considerados aptos para el consumo humano.
Codex Alimentarius.- Conjunto de Normas internacionales establecidas para las características mínimas que deben cumplir los alimentos utilizados en el consumo humano.
REGISTROS: Registro de Ingreso
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
53
PECOSAPECOSA
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-NUT-01 FECHA:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
Servicio de Nutrición
Recepción y Almacenamiento de Insumos
Departamento de Atención de Servicios al Paciente
LOGÍSTICO INTEGRADO
Técnico Administrativo Nutricionista Auxiliar de Nutricion
Recibe , verifica y pesa
insumos que presenta
proveedor en conjunto con
el Nutricionista
Inicio
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
Pesa insumos que
cumplen con
especificaciones
Verifica cumplimiento de
características
bromatológicas
Acondiciona espacios
físicos y clasifica los
insumos
Almacena carnes y
vísceras en cámaras
frigoríficas
Almacena frutas y verduras
en cámaras
conservadoras
Almacena víveres en
almacén de víveres secos
Dirección General del INSN
Dirección Ejecutiva de Administración/ Dirección de Logística
Unidad de Almacén, Valorización y Distribución
Separa los insumos que no
cumple con las
especificaciones y
devuelve al proveedor
GUÍA DE
REMISIÓN
Sella y firma la guía de
remisión
GUÍA DE
REMISIÓN
Firma guía de remisiónGUÍA DE
REMISIÓN
ACTA DE
RECEPCIÓN
Registra ingreso de
Insumos en el acta de
recepción
PECOSA
Emite PECOSAPECOSA
PECOSA
PECOSA
Entrega los insumos
requeridos
PECOSAPECOSA
PECOSA
PECOSA
Firma PECOSA
PECOSA
PECOSA
Archiva y deriva PECOSA
Fin
54
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Distribución de Bienes FECHA:
CODIGO: LOG-OL-13
PROPÓSITO Distribuir oportunamente los bienes requeridos por los usuarios del INSN.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Pecosas atendidas vs Total Pecosas
Porcentaje PECOSA Almacén
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.
Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. La Unidad Orgánica del INSN consulta la disponibilidad del bien a la unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes según el cuadro de necesidades o calendario de presentación de pedidos.
2. El Almacén informa si existe o no disponibilidad del bien.
3. La Unidad Orgánica:
Si no existe stock, remite su requerimiento a la Oficina de Logística.
Si existe stock, emite la PECOSA valorizada y la remite al Almacén firmado por el Jefe de la Oficina Usuaria.
4. El Técnico Administrativo del Almacén:
4.1 Recibe y distribuye la PECOSA a los encargados de la distribución de bienes según corresponda.
5. El Técnico Administrativo del Almacén, encargado de la distribución del bien:
5.1 Solicita la autorización al Responsable de la Unidad de Almacén y al Director de Logística.
5.2 Recibe la PECOSA autorizada, registra la salida y el saldo del bien en la Tarjeta de Control Visible.
5.3 Acondiciona los bienes y despacha de acuerdo al cronograma.
6. La unidad Orgánica solicitante recibe los bienes y firma la recepción en la PECOSA.
7. El Almacén archiva una copia de la PECOSA y remite las demás a Kardex para el desarrollo del procedimiento de Control de Existencia Valorada.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Requerimiento Unidades orgánicas Mensual Mecanizado
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
PECOSA Valorizada Kardex Mensual Mecanizado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
55
DEFINICIONES:
PECOSA: Pedido y Comprobante de Salida. Documento en el cual se solicitan bienes para una determinada unidad orgánica y también donde se registra la entrega de bienes puede ser manual y mecanizada
REGISTROS: PECOSA
ANEXOS: a) Flujograma del Procedimiento b) PECOSA mecanizada c) PECOSA valorizada
56
PECOSA
VALORIZADA
PECOSA
VALORIZADA
PECOSA
VALORIZADA
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-13
LOGISTICO INTEGRADO
Solicita autorización de
despacho de bienes a jefatura
Inicio
Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes
Oficina de Logística
Emite y visa PECOSA
valorizada
Registra salida y saldo en
tarjeta de control visible
Acondiciona bienes en la zona
de despacho y despacha de
acuerdo al cronograma
Firma PECOSA valorizada
FinFECHA:
DISTRIBUCION DE BIENES
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
¿Existe bien en
stock?
SI
NO
Remite requerimiento a
Logística
Firma PECOSA valorizada
PECOSA
PECOSA
Recibe pedido y firma
PECOSA
Registra recepción de
PECOSAPECOSA
Unidad Orgánica del INSN
Verifica disponibilidad del bien
según cuadro de necesidades
o calendario
1
1
Informa disponibilidad
Director de Sistema
Administrativo IAsistente Administrativo
(Responsable de Unidad)
Técnico Administrativo
(Almacén)Técnico Administrativo
(Kardex)
Distribuye PECOSA
57
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Solicitud, Distribución y Control de Consumo de Gases
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-14
PROPÓSITO Distribuir el gas a los servicios del INSN y controlar su consumo para la distribución del gasto.
ALCANCE A los Órganos de de Línea y a la Oficina de Logística.
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Consumo de gas registrado versus
distribuido Porcentaje PECOSA Almacén
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.
Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. El Servicio Asistencial solicita telefónicamente el gas según necesidad.
2. El Responsable de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes solicita gas al proveedor seleccionado.
3. El Técnico Administrativo de Almacén entrega el balón de gas y solicita la firma en la boleta de entrega al Servicio.
4. El Técnico Administrativo del Almacén recibe del proveedor la guía de consumo e informa a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones.
5. El Técnico Administrativo de Adquisiciones y Contrataciones genera la orden de compra según el procedimiento establecido.
6. El Técnico Administrativo del Almacén recibe la orden de compra, consolida el consumo de gas entre los servicios y deriva documentos a Kardex.
7. El Técnico Administrativo de Kardex:
7.1 Registra el ingreso del gas en el SIGA según la orden de compra.
7.2 Emite la PECOSA valorizada y entrega al Almacén.
8. El Técnico Administrativo del Almacén:
8.1 Solicita la firma de la PECOSA al Servicio usuario.
8.2 Remite la PECOSA firmada a Kardex quien ejecuta el procedimiento de Control de Existencia Valoradas.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Requerimiento de gas Almacén Variable Verbal
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
PECOSA Kardex Mensual Mecanizado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
58
DEFINICIONES:
REGISTROS: PECOSA
ANEXOS:
a) Flujograma del Procedimiento
b) Boleta de entrega
59
PECOSA
VALORIZADA
PECOSA
VALORIZADA
PECOSA
VALORIZADA
BOLETA
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-14
LOGISTICO INTEGRADO
Inicio
Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes
Oficina de Logística
Fin
Distribuye gas según
necesidad del servicio con
la boleta de entrega
Firma PECOSA
Servicio
FECHA
SOLICITUD, DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CONSUMO DE GASES
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
Emite PECOSA
valorizada
BOLETA
Firma la boleta
PECOSA
VALORIZADA
Técnico Administrativo
(Almacén)
Asistente Administrativo
(Responsable de Unidad)Técnico Administrativo (Kardex)
Oficina Ejecutiva de Administración
Solicita telefónicamente
gas
Solicita gas a proveedor
seleccionado
CONSUMO
Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones
Técnico Administrativo
Recibe del proveedor
guía de consumo e
informa a la Unidad de
Adquisiciones y
ContratacionesORDEN DE
COMPRA
Emite la orden de compra
según procedimiento
establecido
ORDEN DE
COMPRAProrratea y consolida
consumo entre los
serviciosIngresa consumo al SIGA
CONTROL DE
EXISTENCIAS
VALORADAS
60
BOLETA DE ENTREGA
Fecha:
Servicio destino:
CANT CILINDRO MT3 OBS.
RECIBI CONFORME
FIRMA Y SELLO
OXIGENO MEDICINAL
ENTREGUE CONFORME
FIRMA Y SELLO
61
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO CONTROL DE BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Control de Existencias valoradas FECHA:
CODIGO: LOG-OL-15
PROPÓSITO Establecer las actividades para controlar el consumo de los bienes ingresados al INSN y reportar oportunamente la conciliación a la entidad correspondiente.
ALCANCE A la Oficina de Logística y a la Oficina de Economía.
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Reportes remitidos a las unidades correspondientes
Nº de reportes Kardex Oficina de Logística
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.
Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. El Técnico Administrativo de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes - Kardex genera mensualmente los reportes de saldos y remite al Almacén.
2. El Técnico Administrativo del Almacén verifica que el reporte coincida con lo registrado en la tarjeta de control visible.
3. El Técnico Administrativo de Kardex:
3.1 De existir diferencias, analiza e identifica la causa y corrige.
3.2 Si no existen diferencias o al culminar la corrección, genera los reportes de ingreso (Ingreso por compra, Ingreso por producción, NEA - donación, NEA- transferencia externa, NEA-otros), el reporte de salidas (PECOSA) y el resumen contable del almacén los cuales remite a Economía adjuntando las PECOSA Valorizadas.
4. La unidad de Integración Contable analiza las cuentas de ingresos y salidas de bienes, de ser conforme, elabora el acta de conciliación de bienes y remite a Kardex.
5. El Técnico Administrativo de Kardex:
5.1 Revisa el acta de conciliación y lo remite al Responsable del Almacén.
5.2 Realiza el cierre en el sistema.
6. El Responsable de la Unidad de Almacén y el Director de Logística firman el acta y remiten a Integración Contable para su envío al Ministerio de Salud.
7. Si es bien patrimonial, El Técnico Administrativo de Kardex remite una copia de la PECOSA valorizada a la Unidad de Verificación y Control Patrimonial.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Nota de Entrada/Orden de Compra/PECOSA
Kardex Mensual Mecanizado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
62
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Acta de conciliación MINSA Mensual Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS: Acta de conciliación
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
63
REPORTESPECOSA
ACTA
ACTA
ACTA
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-15
CONTROL DE EXISTENCIAS VALORADAS
LOGISTICO INTEGRADO
Oficina de Logistica
Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes
Inicio
Verifica reporte con las
tarjetas de control
valorizada
Fin
FECHA:
Remite copia de
PECOSA valorizada a
Patrimonio según
corresponda
KardexUnidad de Integración Contable
Remite acta a MINSA
Oficina de Economía
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
SUB PROCESO CONTROL DE BIENES
Realiza análisis de
cuentas de ingresos y
salidas de bienes
Analiza e identifica causa
de la diferencia
Revisa acta y firma
ResponsableDirector de Logística
Almacén
¿Existen
diferencias?SI
NO
Fin
Genera reportes de
ingreso y salida y
resumen contable y
remite a Economía
adjuntado las PECOSAS
valorizadas
Elabora Acta de
Conciliación y remite a
Kardex
Revisa acta y firma
ACTA
Revisa acta y firma
REPORTE
Genera reportes de
saldos
Realiza el cierre
Corrige diferencia
PECOSA
64
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUBPROCESO CONTROL DE BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Movimiento de Bienes Particulares FECHA:
CODIGO: LOG-OL-16
PROPÓSITO Controlar todo ingreso y salida de bienes pertenecientes a los trabajadores del INSN o de un tercero que ingrese temporalmente al Instituto.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Bienes particulares ingresados al INSN
con autorización
Nº de bienes particulares
Archivo de Patrimonio Unidad de Verificación y
Control Patrimonial
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009
Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA
Directiva Nº004-OEA-OL-UCVP-INSN-2011, “Normas para el Control de Bienes (Equipos y/o Mobiliarios Patrimoniales) del INSN R.D. Nº223-2011-INSN-DG/OEA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. Si el bien es para un trabajador del INSN, la Jefatura del Servicio/Oficina que desee ingresar un bien personal, solicita autorización del ingreso a la Oficina Ejecutiva de Administración.
2. La Oficina Ejecutiva de Administración revisa y remite la solicitud a la unidad de Verificación y Control Patrimonial (pasa al punto 4).
3. Si el bien es para un paciente, el Responsable del paciente solicita la autorización al Jefe de Servicio, obtenida la autorización, presenta el recetario a la unidad de Verificación y Control Patrimonial (pasa al punto 4).
4. La Unidad de Verificación y Control Patrimonial emite la papeleta de ingreso/salida de bienes particulares y registra el ingreso en la base de datos.
5. El Servicio/Oficina o Responsable del paciente ingresa el bien entregando la papeleta a Vigilancia.
6. El Técnico en Seguridad verifica que el bien sea conforme a lo consignado en la papeleta, de ser conforme sella papeleta y permite el ingreso del bien.
7. Al culminar el uso, el Servicio/Oficina o Responsable del paciente retira el bien presentado la papeleta a Vigilancia.
8. El Técnico en Seguridad:
8.1 Verifica que el bien sea conforme a lo consignado en la papeleta, de ser conforme sella papeleta y permite la salida.
8.2 Remite las papeletas a la unidad de Control Patrimonial.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Solicitud Oficina/Servicio/ Responsable de
paciente Mensual Manual o Mecanizado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
65
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Papeleta de movimiento de bienes
Unidad de Verificación y Control Patrimonial
Mensual Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento Papeleta de Ingreso/Salida de Bienes Particulares
66
PAPELETA
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-16
MOVIMIENTO DE BIENES PARTICULARES
LOGISTICO INTEGRADO
Unidad de Verificación y Control
Patrimonial
Inicio
FECHA:
Servicio/ Oficina/Responsable del Paciente
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
SUB PROCESO CONTROL DE BIENES
Director de Sistema
Administrativo IIUnidad de Servicios Complementarios
¿Bien para
paciente o
Personal?
Paciente
Personal
SOLICITUD
Solicita autorización de
ingreso a la OEA SOLICITUD
PAPELETA
PAPELETA
Ingresa bien
PAPELETA
Oficina de Ejecutiva de Administración
Oficina de Servicios Generales
PAPELETAEmite papeleta de
movimiento de bienes y
registra en base de datos
Verifica que papeleta
coincida con el bien y
sella
PAPELETA
PAPELETA
Al culminar el uso del
bien, retira y presenta
papeleta a Vigilancia
PAPELETA
PAPELETA
Verifica que papeleta
posea las visaciones y
registra salida
Fin
1
1
PAPELETA
Verifica que
características del bien
coincida con la papeleta,
sella y permite salida
PAPELETA
Dirección General del INSN
Oficina de Logística
AUTORIZACIÓN
Solicita autorización al Jefe
de Servicio
67
Nº FECHA
SEÑOR(A) SOLICITANTE: DNI
FUNCIONARIO QUE AUTORIZA:
OFICINA/SERVICIO DE DESTINO: PERIODO:
DATOS DEL EQUIPO
MODELO
OBSERVACIÓN
PAPELETA DE INGRESO/SALIDA DE BIENES PARTICULARESAV. BRASIL Nº600- TELEF 424-1996 - 424-6013
DESCRIPCIÓN MARCA SERIE
VIGILANCIA
INGRESO SALIDA
COLOR
PATRIMONIO
FECHA
SOLICITANTE
FECHA
68
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUBPROCESO CONTROL DE BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Movimiento Externo de Bienes Patrimoniales FECHA:
CODIGO: LOG-OL-17
PROPÓSITO Controlar todo salida de bienes pertenecientes al INSN ya sea por mantenimiento, campaña o préstamo temporal del bien.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Bienes patrimoniales retirados del INSN con autorización
Nº de bienes patrimoniales
Archivo de Patrimonio Verificación y
Patrimonio
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-
VIVIENDA. Directiva Nº004-OEA-OL-UCVP-INSN-2011, “Normas para el Control de Bienes (Equipos y/o
Mobiliarios Patrimoniales) del INSN R.D. Nº223-2011-INSN-DG/OEA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. Jefatura del Servicio/Oficina identifica la salida de un bien patrimonial sea por reparación o campañas o préstamo.
2. Si salida es por mantenimiento, la unidad de Adquisiciones y Contrataciones entrega la orden de servicio a la Unidad de Verificación y Control Patrimonial. En caso de que el equipo deba salir a reparación por emergencia fuera del horario de trabajo, la salida será autorizado por el Jefe de Guardia, debiendo regularizar dicho movimiento en la Oficina de Logística.
3. Si salida es por campaña o préstamo, el Responsable del Servicio remite la solicitud de salida del bien a Control Patrimonial.
4. La unidad de Verificación y Control Patrimonial emite el formato de desplazamiento y registra la salida en una base de datos.
5. El Servicio/Oficina o Proveedor retira el bien y entrega el formato a Vigilancia.
6. El Técnico en Seguridad verifica que el bien a retirar sea conforme a lo consignado en el formato de desplazamiento, de ser conforme permite la salida del bien, sella formato y archiva una copia.
7. Al culminar el uso del bien, el Servicio/Oficina o Proveedor, ingresa el bien presentando el formato de desplazamiento.
8. El Técnico en Seguridad:
8.1 Verifica que las características del bien coincida con lo especificado en el formato, de ser conforme permite el ingreso y sella formato.
8.2 Entrega el formato de desplazamiento a la Unidad de Verificación y Control Patrimonial quien verifica que el formato posea todas las visaciones correspondientes, de ser conforme registra el retorno del bien.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Solicitud Oficina/Servicio/Familiar
de paciente Mensual Mecanizado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
69
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Formato de desplazamiento
Unidad de Verificación y Control Patrimonial
Mensual Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS:
Flujograma del procedimiento.
Formato de desplazamiento de bienes.
70
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-17
MOVIMIENTO EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES
LOGISTICO INTEGRADO
Unidad de Verificación y Control Patrimonial
FECHA:
Servicio/ Oficina solicitante
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
SUB PROCESO CONTROL DE BIENES
Unidad de Servicios Complementarios
Recibe la orden de servicio
de Adquisiciones
¿Salida es por
mantenimiento?NO
SI
PAPELETAPAPELETA
PAPELETA
Retira bien y entrega
formato a Vigilancia
PAPELETA
Verifica que formato
coincida con el bien a
retira y sella
PAPELETA
PAPELETA
Al culminar uso o
reparación, ingresa bien y
presenta formato a
Vigilancia
DESPLAZAMIENTO
PAPELETA
DESPLAZAMIENTO
DESPLAZAMIENTO
Emite formato de
desplazamiento y registra
salida
PAPELETA
Verifica que formato
posea las visaciones y
registra retorno
Fin
Identifica necesidad de
salida de bien
Director de Sistema
Administrativo II
SOLICITUD
Oficina de Servicios Generales
Oficina Ejecutiva de Administración
Verifica que
características del bien
coincida con el formato y
sella
Dirección General del INSN
Oficina de Logística
Inicio
SOLICITUD
Remite solicitud de salida
temporal de bien
71
FECHA:
DATOS DEL TRANSFERENTE: DATOS DEL RECEPTOR:
NOMBRE Y APELLIDOS NOMBRE Y APELLIDOS
UNIDAD/SERVICIO UNIDAD/SERVICIO
MOTIVO DEL MOVIMIENTO:
PERIODO DEL MOVIMIENTO:
DATOS DEL EQUIPO
ITEM MODELO TIPOSERIES/
DIMENSIÓNESTADO
1
2
3
4
5
ESTADO: COLOCAR (N) NUEVO, (B) BUENO, (R) REGULAR , (M) MALO
TRANSFERENTE
RECEPTOR
SEGURIDAD
FIRMA
RETORNO
FECHA FIRMA FECHA
SALIDA
DESPLAZAMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES
DENOMINACIÓN COLOR MARCA CODIGO
(interno - externo)
DESCRIPCIÓN DEL BIEN
EL TRABAJADOR ES RESPONSABLE DIRECTO DE LA EXISTENCIA, PERMANENCIA, CONSERVACIÓN Y BUEN USO DE CADA UNO DE LOS BIENES DESCRITOS, POR LO QUE SE RECOMIENDA
TOMAR LAS PROVIDENCIAS DEL CASO PARA EVITAR PERDIDA, SUSTRACCIONES, DETERIORO, ETC. QUE LUEGO PODRÍA SER CUALQUIER MOVIMIENTO DENTRO O FUERA DEL INSTITUTO,
DEBERA SER CONMUNICADO A LA UNIDAD DE VERIFICACION Y CONTROL PATRIMONIAL, BAJO RESPONSBAILIDAD
OBSERVACIÓN:
72
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUBPROCESO CONTROL DE BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Movimiento Interno de Bienes Patrimoniales FECHA:
CODIGO: LOG-OL-18
PROPÓSITO Controlar todo movimiento interno de bienes pertenecientes al INSN.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Bienes devueltos/Bienes en calidad de préstamo
Porcentaje Archivo de Patrimonio Verificación y
Patrimonio
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-
VIVIENDA. Directiva Nº004-OEA-OL-UCVP-INSN-2011, “Normas para el Control de Bienes (Equipos y/o
Mobiliarios Patrimoniales) del INSN R.D. Nº223-2011-INSN-DG/OEA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
Del Préstamo de bienes entre servicios/oficinas
1. La Jefatura del Servicio/Oficina solicitante del bien, coordina el préstamo con el responsable del bien y emite el formato del desplazamiento del bien, el cual deberá solicitarse en la Unidad de Verificación y Control Patrimonial.
2. La Jefatura del Servicio/Oficina prestador, firma el formato y entrega el bien.
3. La Jefatura del Servicio/Oficina solicitante entrega una copia del formato a Control Patrimonial.
4. Control Patrimonial revisa el formato y registra el préstamo en una base de datos.
5. Culminado el uso del bien, el Servicio/Oficina solicitante completa el formato y devuelve el bien al Servicio/Oficina prestador quien recibe el bien y firma el formato en señal de conformidad.
6. El Servicio/Oficina solicitante comunica la devolución a Control Patrimonial entregando el formato visado.
7. Control Patrimonial revisa y verifica que el formato posea las visaciones correspondientes, de ser conforme registra el retorno del bien.
Del bien excedente o fuera de uso
8. El servicio identifica y solicita la entrega de equipos y mobiliarios excedentes o fuera de uso a la Unidad de Verificación y Control Patrimonial.
9. Control Patrimonial recoge y retira el bien del inventario físico.
10. Si un servicio requiere el bien emite la solicitud a la Oficina de Logística – Unidad de Verificación y Control Patrimonial.
11. Control Patrimonial entrega el bien y registra movimiento en el inventario físico.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Préstamo de bienes/Solicitud de entrega de bienes
Oficina/Servicio Variable Manual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
73
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Préstamo de bienes culminado/Inventario Físico Actualizado
Unidad de Verificación y Control Patrimonial
Mensual Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento Desplazamiento de Bienes
74
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-18
LOGISTICO INTEGRADO
Unidad de Verificación y Control Patrimonial
FECHA:
Servicio/ Oficina solicitante
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
SUB PROCESO CONTROL DE BIENES
Servicios/Oficina prestador
Inicio
Oficina de Logística
DESPLAZAMIENTODESPLAZAMIENTO
DESPLAZAMIENTO
Coordina préstamo y emite
formato de desplazamiento
de bienes DESPLAZAMIENTO
PRESTAMO
DESPLAZAMIENTO
Firma formato y entrega
bien
DESPLAZAMIENTO
DESPLAZAMIENTOComunica préstamo
DESPLAZAMIENTODESPLAZAMIENTO
Sella formato y registra
préstamo
DESPLAZAMIENTORecibe bien y sella formato
Comunica devolución
DESPLAZAMIENTOCulminado el uso,
devuelve el bien
completando el formato de
desplazamiento
DESPLAZAMIENTO
Sella formato y registra
devolución
Fin
MOVIMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES - PRESTAMO
75
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-18
LOGISTICO INTEGRADO
Unidad de Verificación y Control Patrimonial
FECHA:
Servicio/ Oficina origen
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
SUB PROCESO CONTROL DE BIENES
Servicios/Oficina destino
Inicio
Oficina de Logística
SOLICITUD
Solicita el recojo de los
bienes fuera de uso o
excedentes
SOLICITUD
Solicita bien en desuso o
excedente
SOLICITUD
Entrega bien y actualiza
inventario físico
SOLICITUD
Fin
MOVIMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES – EXCEDENTE O FUERA DE USO
Recoge bien y actualiza
inventario físico
76
FECHA:
DATOS DEL TRANSFERENTE: DATOS DEL RECEPTOR:
NOMBRE Y APELLIDOS NOMBRE Y APELLIDOS
UNIDAD/SERVICIO UNIDAD/SERVICIO
MOTIVO DEL MOVIMIENTO:
PERIODO DEL MOVIMIENTO:
DATOS DEL EQUIPO
ITEM MODELO TIPOSERIES/
DIMENSIÓNESTADO
1
2
3
4
5
ESTADO: COLOCAR (N) NUEVO, (B) BUENO, (R) REGULAR , (M) MALO
TRANSFERENTE
RECEPTOR
PATRIMONIO
FIRMA
RETORNO
FECHA FIRMA FECHA
SALIDA
DESPLAZAMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES
DENOMINACIÓN COLOR MARCA CODIGO
(interno - externo)
DESCRIPCIÓN DEL BIEN
EL TRABAJADOR ES RESPONSABLE DIRECTO DE LA EXISTENCIA, PERMANENCIA, CONSERVACIÓN Y BUEN USO DE CADA UNO DE LOS BIENES DESCRITOS, POR LO QUE SE RECOMIENDA
TOMAR LAS PROVIDENCIAS DEL CASO PARA EVITAR PERDIDA, SUSTRACCIONES, DETERIORO, ETC. QUE LUEGO PODRÍA SER CUALQUIER MOVIMIENTO DENTRO O FUERA DEL INSTITUTO,
DEBERA SER CONMUNICADO A LA UNIDAD DE VERIFICACION Y CONTROL PATRIMONIAL, BAJO RESPONSBAILIDAD
OBSERVACIÓN:
77
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Inventario de Almacén FECHA:
CODIGO: LOG-OL-19
PROPÓSITO Verificar físicamente la existencia, ubicación, cantidad y conservación real de los bienes custodiados en el Almacén de Logística, Almacén Especializado o Almacén de Farmacias
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Inventarios realizados versus
programados Porcentaje
Programación /Registros de Almacén
Unidad de Verificación y Control
Patrimonial/Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes
Diferencias detectadas durante el
inventario
Número de diferencias
Informes de Comité de Inventarios de Almacén
NORMAS
D.L. Nº 22056 Instituye el Sistema de Abastecimiento. R.J. Nº 118-80- INAP/DNA Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. R.J. Nº 133-80- INAP/DNA , SA. 05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia Temporal de Bienes y
SA. 07 Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios. R.C. Nº 072-98-CG Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-
2010/MINSA. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009. Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA. Norma para la Toma de Inventario Físico de Almacén y Farmacia del INSN
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. La Dirección de Logística elabora el programa de inventario con el Responsable de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes y el Responsable de la Unidad de Verificación y Control Patrimonial considerando lo siguiente:
Inventario Masivo de Almacén Logística – Semestral – a cargo de Control Patrimonial
Inventario Masivo del Almacén Especializado y Farmacias - Trimestral - Control Patrimonial
Inventario Selectivo del Almacén de Logística – Mensual – a cargo del Almacén
2. El Almacén de Logística, Almacén Especializado o Almacén de Farmacia garantiza las condiciones mínimas de:
Ordenamiento, los bienes almacenados y/o custodiados deben estar ordenados, e identificados con su respectiva tarjetas de control visible, de tal manera que facilite la verificación y conteo.
Documentación, las tarjetas de control visible deben estar ordenadas y con su registro actualizado, los bienes recibidos durante la toma de inventario serán ubicados en una zona especial e ingresaran al Almacén cuando concluya el inventario.
3. El día programado para la ejecución del inventario masivo o selectivo, el Técnico Administrativo del Almacén:
3.1 Emite y remite el reporte de stock de los bienes al Inventariador.
3.2 Bloquea la recepción, internamiento y distribución de los bienes y materiales a inventariar.
3.3 Facilita los instrumentos a los verificadores para el inventario.
4. El Inventariador realiza el conteo físico y verifica con la Tarjeta de Control Visible y el Reporte de Stock.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
78
5. La Comisión de Inventario:
5.1 Verifica la correcta toma de inventario y:
Si existen diferencias (sobrantes o faltantes), determina el origen de la diferencia y solicita su regularización al Almacén.
Si existen bienes con fecha de vencimiento expirado, solicita la separación de dichos bienes para el trámite correspondiente.
5.2 Al inicio del Inventario, levanta el Acta de Inicio de Inventario en la cual consigan la hora de inicio, la hora de término, los inconvenientes suscitados en el transcurso del inventario y observaciones si los hubiera.
5.3 Al finalizar el inventario firman el Acta en conjunto con el responsable del Almacén y/o Jefe del Servicio de farmacia.
5.4 Remite el Inventario físico a la OEA, conjuntamente con el Informe final del Inventario y el Acta de Inicio y Culminación del Inventario.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Programa de Inventario Oficina de Logística Anual Mecanizado
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Informe de Inventario Almacén/Comisión de
Inventario Mensual /Semestral Manual
DEFINICIONES:
Comisión de Inventario: Comisión encargado de realizar la verificación física de los bienes custodiados en el almacén, su conformación está a cargo del Director de la oficina de Logística, siendo en ningún caso integrada por el personal del Almacén.
Inventario de Existencia Física: Consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes en el lugar donde se encuentren almacenados y/o en custodia temporal.
Inventario masivo al barrer: Que incluye a todos los bienes almacenados y en custodia temporal en el almacén, empezando por un punto determinado, continuando el control de todo los bienes sin excepción alguna, que sirve de sustento de los estados financieros del INSN.
Inventario selectivo: Es la verificación física por muestreo, según la naturaleza y característica de aquellos más significativos o de mayor precio de un grupo de bienes previamente seleccionados, se realiza periódicamente.
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
79
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-19
LOGISTICO INTEGRADO
Almacén de Logística/Almacén
Especializado/Farmacia
Oficina de Logística
¿Existen
diferencias?
Fin
Director de Sistema Administrativo I
Elabora programa de
inventarios masivo y
selectivo
Bloquea las operaciones
del Almacén o de los
bienes y materiales
seleccionados
Facilita instrumentos para
inventario a
Inventariadores
Comisión de Inventario
Realiza conteo físico y
verifica con la TCV y
reporte de stock
¿Existe bienes
vencidos?
NO
Determina origen de
diferencia y solicita su
regularización
Solicita separa bienes
para el tratamiento
correspondiente
SI
SI
NO
FECHA
INVENTARIO DE ALMACEN (Logística, Especializado y Farmacias)
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
Garantiza condiciones
mínimas para el
desarrollo del inventario
SUB PROCESO CONTROL DE BIENES
Elabora y remite reportes
de stock de almacen
Inventariador
Dirección General del INSN
Inicio
Elabora informe de
inventario y remite a la
Dirección de la OEA
adjuntando el acta de
inventario
Verifica correcta toma de
inventario
Levanta acta de inicio de
inventario
Consigna datos en el acta
y firma en conjunto con el
Responsable del
Almacén y/o Jefe del
Servicio de Farmacia
80
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUBPROCESO CONTROL DE BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Inventario de Activos Fijos FECHA:
CODIGO: LOG-OL-20
PROPÓSITO Verificar físicamente la existencia, ubicación, cantidad y conservación real de los bienes considerados activos fijos.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Bienes sobrantes Bienes faltantes
Bienes deteriorados Cantidad Informe de Inventario
Unidad de Verificación y Control Patrimonial
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-
VIVIENDA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. La Unidad de Verificación y Control Patrimonial elabora el programa de inventario y presenta al Director de la OEA y al Director General para su aprobación.
2. Control Patrimonial emite la circular y remite a la Dirección General para su difusión a todos los responsables de oficina/Servicios.
3. El Servicio/Oficina toma conocimiento y recupera los bienes entregados a otras unidades en calidad de préstamo para la fecha programada.
4. Control Patrimonial emite el listado de activos y realiza la verificación física de los bienes conforme al listado.
5. De existir diferencias entre el listado y lo observado en la oficina, la Comisión de Inventario investiga las causas de las diferencias y solicita su pronta regularización.
6. Culminado el inventario, la Comisión elabora el informe de inventario y remite a Control Patrimonial.
7. De existir bienes sobrantes, la Unidad de Valorización, Almacén y Distribución de Bienes emite la nota de ingreso, y entrega el bien al servicio/oficina correspondiente quien firma la PECOSA.
8. Control Patrimonial incorpora el bien al sistema.
9. De existir bienes faltantes por negligencia, la Comisión de Inventario tramita los antecedentes para realizar la baja.
10. Si la falta es por robo, el Jefe de Servicio/Oficina entrega la documentación que evidencie las investigaciones y denuncias a Patrimonio.
11. Control Patrimonial elabora el expediente para la baja.
12. Regularizado las diferencias, la unidad de Verificación y Control Patrimonial elabora y remite el informe de inventario final al SBN.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Programación de inventario
Unidad de Verificación y Control Patrimonial
Anual Mecanizado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
81
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Informe Final de Inventario
SBN Anual Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
82
PROCESO
PROCEDIMIENTO
LOGISTICO INTEGRADO
¿Existen
diferencias?
Jefe de Oficina/Servicio
Emite listado de
inventario físico
Verifica existencia de
bienes según el listado de
inventario actual y del
periodo anterior
Comisión de Inventario
NO
Investiga diferencias y
sus causas SI
FECHA
INVENTARIO DE ACTIVOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
Toma conocimiento y
recupera los bienes en
calidad de préstamos
SUB PROCESO
¿Existe bienes
sobrantes?
NO
SI
Incorpora bien al sistema
Emite la nota de ingreso y
entrega el bien al servicio
correspondiente con la
firma de la PECOSA
¿Existe bienes
faltantes?
NO
Elabora expediente
según procedimiento de
baja de bienes
Entrega investigaciones y
denuncia policial
Tramita antecedentes
para la baja de bien
Unidad de Verificación y Control Patrimonial
SI
Faltante
es por negligencia
o robo?
Negligencia
Robo
Elabora y remite informe
de inventario final al SBN
1
1
11
Fin
Director de Programa
Sectorial III
PROGRAMACIÓN
Elabora programa de
inventarios
Autoriza y difunde
programación
Unidad de Almacén, Valorización y
Distribución de Bienes
Oficina de Logistica
Elabora informe de
inventario
Oficina Ejecutiva de Administración
Director de Sistema
Administrativo I
Revisa e informa a
Dirección GeneralAprueba programación
Emite circular
CODIGO : LOG-OL-20
CONTROL DE BIENES
Inicio
83
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUBPROCESO CONTROL DE BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Baja de bienes (activos fijos, medicamentos e instrumentos médicos)
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-21
PROPÓSITO Establecer las disposiciones para realizar la baja de bienes.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Bienes devueltos/Bienes en calidad de préstamo
Porcentaje Archivo de Patrimonio Unidad de Verificación y
Control Patrimonial
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-
VIVIENDA Directiva Nº004-OEA-OL-UCVP-INSN-2011, “Normas para el Control de Bienes (Equipos y/o
Mobiliarios Patrimoniales) del INSN R.D. Nº223-2011-INSN-DG/OEA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. La Jefatura del Servicio/Oficina identifica la inoperatividad del bien y solicita el informe técnico de baja a la unidad correspondiente.
2. La Unidad de Ingeniería Clínica, la Oficina de Estadística e Informática, la Unidad de Mantenimiento o Farmacia, revisa el bien según corresponda y emite el informe técnico de baja de bienes por inoperatividad o deterioro.
3. La Unidad de Verificación y Control Patrimonial:
3.1 Prepara el expediente adjuntando toda la documentación que se genere.
3.2 Determina la causal de la baja del bien y verifica que no posea afectaciones.
3.3 Elabora el informe de baja con la recomendación de disposición final del bien.
4. El Director de la Oficina Ejecutiva de Administración y Director General, revisa el expediente y aprueba la baja y dispone el destino final del bien.
5. La Unidad de Control Patrimonial elabora el proyecto de resolución de baja y solicita las firmas correspondientes, obtenida la aprobación registra la baja del bien en el sistema.
6. La Oficina de Economía realiza la baja del sistema contable.
7. La Unidad de Control Patrimonial remite la resolución de la baja al SBN.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Solicitud de informe técnico de baja
Oficina/Servicio Mensual Mecanizado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
84
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Resolución de baja SBN Mensual Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
85
EXPEDIENTE
PROCESO
PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES (ACTIVOS FIJOS , MEDICAMENTOS E INSTRUMENTOS MÉDICOS)
LOGISTICO INTEGRADO
Oficina de Logística
Unidad de Verificación y Control
Patrimonial
Inicio
Solcita informe técnico de
baja
FinFECHA:
Jefe de Servicio/Oficina
Oficina de Economía
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
SUB PROCESO
Determina la causal de la
baja
Verifica que bien no posea
afectaciones
Aprueba baja
Remite resolución de baja
a la SBN
Registra baja en el sistema
Realiza baja del sistema
contable
Ingeniería Clínica/OEI/
Mantenimiento/Farmacia Director de Sistema Administrativo II
Director de Programa
Sectorial III
Prepara expediente
iINFORME
Revisa el bien y emite el
informe técnico de baja
RESOLUCIÓN
EXPEDIENTE
Elabora informe de baja
con la recomendación de
disposición
Elabora resolución de bajaRESOLUCIÓN
Firma resolución de baja
RESOLUCIÓN
Firma resolución de baja
1
1
EXPEDIENTE
Aprueba baja y dispone
destino del bien
Oficina Ejecutiva de Administración
CODIGO : LOG-OL-21
CONTROL DE BIENES
Dirección General del INSN
86
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUBPROCESO CONTROL DE BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Transferencia o Donación de Bienes FECHA:
CODIGO: LOG-OL-22
PROPÓSITO Establecer las disposiciones para realizar la donación o transferencia de bienes en estado de baja.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Bienes devueltos/Bienes en calidad de préstamo
Porcentaje Archivo de Patrimonio Unidad de Verificación y
Control Patrimonial
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-
VIVIENDA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. La unidad de Verificación y Control Patrimonial:
1.1 Recibe la solicitud de donación o transferencia
1.2 Verifica la disponibilidad del bien
1.3 Elabora el informe técnico recomendando la donación o transferencia del bien.
2. El Director de la Oficina Ejecutiva de Administración evalúa y aprueba la solicitud.
3. La unidad de Verificación y Control Patrimonial:
3.1 Elabora el proyecto de resolución de transferencia y solicita las firmas correspondientes.
3.2 Realiza la entrega del bien y suscribe con el beneficiario el acta de entrega- recepción.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Solicitud de informe técnico de baja
Oficina/Servicio Mensual Mecanizado
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Resolución de baja del bien
SBN Mensual Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
87
PROCESO
PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIA O DONACIÓN DE ACTIVOS
LOGISTICO INTEGRADO
Inicio
FECHA:
Director de Programa Sectorial III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
SUB PROCESO
Director de Programa Sectorial
Recibe solicitud de
donación o transferencia
Verifica disponibilidad de
bien
Unidad de Verificación y Control Patrimonial
Fin
Oficina de Logística
Oficina Ejecutiva de Administración
iINFORME
Elabora informe técnico
recomendando la donación
o transferencia
APROBACIÓN
Evalúa solicitud y aprueba
RESOLUCION
Elabora proyecto de
resolución de transferencia
RESOLUCION
Firma resolución
RESOLUCION
Firma resolución
ACTA DE
RECEPCION
ENTREGA
Realiza entrega de bien y
subscribe el acta de
entrega- recepción
CODIGO : LOG-OL-22
CONTROL DE BIENES
Dirección General del INSN
88
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUBPROCESO CONTROL DE BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Control de Ingreso y Consumo de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-23
PROPÓSITO Controlar y reportar el ingreso y uso de los Insumos Químicos y Productos Fiscalizados adquiridos por el INSN.
ALCANCE A la oficina de Logística y a los Servicios Usuarios de Insumo Químico y
Productos Fiscalizados.
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA Ley de Control de Insumos Químicos y productos Fiscalizados Nº 28305 y su
Reglamento D.S. Nº 084-2006-PCM.
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE
MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Nº de diferencias detectadas entre el registro de IPQF de Logística y registro
de IPQF de los Servicios
Diferencias detectadas
Certificado de Usuarios Reporte de consumo de
IQPF de servicios Oficina de Logística
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
Ingreso y Registro
1. Si el ingreso es por adquisición, la Unidad de Almacén, Valoración y Distribución de la Oficina de Logística:
1.1 Recepciona el Insumo Químico y Productos Fiscalizados (IQPF) según el procedimiento “Recepción y Verificación de Bienes”
1.2 Solicita al proveedor registrarse en el certificado de usuarios de IQPF el día de la recepción.
1.3 Interna y despacha el IQPF según el procedimiento “Internamiento y Registro de Bienes”, pasa al punto 3.
2. Si el ingreso es por transferencia entre servicios, el Responsable del Servicio que transfiere:
2.1 Entrega el IPQF con memorándum.
2.2 Registra salida en Kardex.
2.3 Informa transferencia a la Oficina de Logística vía correo electrónico, pasa al punto 3.
3. El Responsable del Servicio o Personal asignado que recibe el IPQF:
3.1 Registra el ingreso de IQPF en Kardex.
3.2 Almacena el IPQF según condiciones de conservación y seguridad establecidas en la Ley de Control de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados.
Consumo y Registro
4. El Responsable del Servicio o Personal asignado usuario del IPQF:
3.3 Consume el IPQF según necesidad y registra la salida en el kardex e informa al personal asignado de la Oficina de Logística vía correo electrónico.
3.4 Periódicamente verifica el saldo en Kardex
Si el saldo es menor al stock mínimo requerido, realiza el requerimiento del IPQF detallando
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
89
las características del insumo según el procedimiento de “Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de Contratación”, o solicita la transferencia del IPQF previa verificación de la disponibilidad con el Servicio que transfiere.
Si el saldo es mayor al stock mínimo requerido, continua con el registro del consumo del IPQF.
3.5 En caso se identifique el robo, hurto, derrame, excedente o pérdida, reporta inmediatamente a la Oficina de Logística para iniciar la investigación correspondiente.
5. El Personal asignado de la Oficina de Logística reporta al término de 24 horas de conocido el hecho a la Unidad de Antidrogas de la PNP que expidió el Certificado de Usuario.
Reporte Mensual
6. El Responsable del Servicio o Personal asignado usuario del IPQF, mensualmente elabora el reporte de consumo del IPQF y lo remite a la Oficina de Logística con el visto bueno del Responsable del Servicio. En el caso de presentarse un incidente de robo, hurto, derrame, excedente o pérdida de IQPF deberá incluir el incidente en el reporte con el sustento del caso.
7. El Personal asignado de la Oficina de Logística:
8.3 Revisa el reporte de consumo de IQPF de los servicios correspondiente y registra en Kardex.
8.4 Revisa los ingresos de IQPF en el certificado de usuarios de IQPF y registra en Kardex.
8.5 Concilia lo registrado en el reporte de consumo de servicios y el certificado de usuarios.
8.6 Registra el Ingreso y Uso de IQPF en el sistema virtual del Ministerio de Producción.
8.7 Imprime el sustento de envío y archiva.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Certificado de Usuarios de IQPF
Unidad de Almacén, Valoración y Distribución
Mensual Manual
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Registro de Ingreso y Uso de IQPF
Ministerio de Producción
Mensual Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS:
ANEXOS: a) Flujograma del Procedimiento b) Certificado de Usuario de IQPF c) Kardex - Servicio usuario del IPQF d) Reporte de Consumo de IQPF de Servicios e) Kardex de IPQF - Logística
90
PROCESO
SUB PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-23
LOGISTICO INTEGRADO
CONTROL DE INGRESO Y CONSUMO DE INSUMOS QUÍMICOS Y PRODUCTOS FISCALIZADOS
Inicio
CONTROL DE BIENES
FECHA:
Oficina de Logistica
Fin
¿Identifica
robo, hurto, derrame,
excedente o
pérdida?
SI
NO
Servicios Usuarios de Insumo Químico y Productos Fiscalizados (IQPF)
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
Solicita a Proveedor
registrarse en el certificado
de usuarios de IQPF el día
de su recepción
Registra el ingreso de IQPF
en kardex
Revisa reporte de consumo
de IQPF de los servicios y
registra en Kardex
Revisa ingresos de IQPF en
el certificado de usuarios de
IQPF y registra en kardex
Registra el Ingreso y Uso de
IQPF en el sistema virtual
del Ministerio de Producción
Imprime sustento de envío y
archivar
Reporta inmediatamente
Reporta al término de 24
horas de conocido el hecho
a la Unidad Antidrogas de la
PNP que expidió el
Certificado de Usuario
REPORTE IQPF
Elabora el reporte de
consumo mensual de IQPF
del Servicio y remite con el
VºBº del responsable del
servicio
Unidad de Almacén,
Valoración y DistribuciónPersonal Asignado
Recepciona IQPF según
procedimientos establecidos
Interna y despacha el IQPF
según procedimientos
establecidos
Concilia lo registrado en el
reporte de consumo de
IQPF de los servicios y el
certificado de usuarios
Consume el IPQF según
necesidad, registra salida en
el kardex e informa al
personal asignado de la
Oficina de Logística
Responsable del Servicio/ Personal Asignado que recibe IPQF
¿Saldo es menor al
stock mínimo?NO
SI
Verifica saldo en kardex
Realiza requerimiento según
procedimiento establecido
con el informe técnico o
solicita transferencia según
disponibilidad de IPQF
Almacena IPQF según
condiciones de conservación
y seguridad establecidas
¿Ingreso de
IPQF es por adquisición
o transferencia?
Adquisición
Transferencia
1
1
Responsable del Servicio que
transfiere
MEMORAMDUM
Transfiere IPQF con
memorándum y registra
salida en Kardex e informa
al personal asignado de la
Oficina de Logística
91
Anexo b
92
Anexo c
93
Anexo d
94
Anexo e
95
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO
SUB PROCESO PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Requerimiento de bienes producidos por el INSN
FECHA:
CODIGO: LOG-OL-24
PROPÓSITO Establecer las actividades que se requieren para solicitar y controlar el servicio imprenta o costura.
ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea
MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA
INDICES DE PERFORMANCE
INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE
Orden de trabajo atendidas versus orden
de trabajo emitidas Porcentaje
Archivo de la Unidad de Almacén, Valorización y
Distribución Almacén
NORMAS
Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.
Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009
Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INICIO
1. El usuario identifica la necesidad de formatos o prendas y remite su requerimiento al Almacén adjuntando el modelo de ser un nuevo formato o prenda.
2. La Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes:
2.1 Verifica el stock de formatos o prendas.
2.2 Si existe stock, realiza la distribución del formato o prenda requerida.
2.3 Si no existe stock de prenda o formato, verifica si existe stock de los materiales/insumos a utilizar.
2.4 De existir stock de materiales e insumos, calcula la cantidad de material a usar y emite la PECOSA.
2.5 Emite la Orden de Trabajo por el servicio requerido y entrega a Imprenta o Costura con el material/insumo (pasa al punto 3).
2.6 De no existir stock de materiales e insumos, coordina con la Unidad de Servicios Complementarios el requerimiento de materiales/insumos a la Dirección de Logística.
3. La Imprenta o Costura elabora el formato o prenda requerida y entrega el producto final con la orden de trabajo y PECOSA firmada al Almacén.
4. La Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes:
4.1 Recibe los formatos o prendas y valoriza el servicio incluyendo el costo de mano de obra, materiales y servicios adicionales que intervinieron en la elaboración del producto.
4.2 Ejecuta el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes y Distribución de las prendas y formatos requeridos.
FIN
ENTRADAS
NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO
Requerimiento de formatería o prendas
Unidades orgánicas/ Almacén
Mensual Mecanizado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0
96
SALIDAS
NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO
Orden de Trabajo/ PECOSA
Almacén Mensual Mecanizado
DEFINICIONES:
REGISTROS: Orden de Trabajo
ANEXOS: Flujograma del procedimiento
97
ORDEN DE
TRABAJO
REQUERIMIENTO
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO : LOG-OL-24
LOGISTICO INTEGRADO
Coordina requerimiento
de materiales con la Unidad
de Servicios
Complementarios
Calcula material a utilizar
Inicio
Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes
Oficina de Logística
Usuario
Realiza requerimiento
adjuntando modelo en caso
de nuevo formato o prenda
Elabora formato o prenda
requerida y firma
documentosRecibe formatos o prendas y
valoriza el servicio y
materiales utilizados
Fin
FECHA:
REQUERIMIENTO DE BIENES PRODUCIDOS EN EL INSN
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0
SUB PROCESO PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
¿Existe stock
de materiales?NO
SI
Unidad de Servicios Complementarios
(Imprenta – Costura)
¿Existe stock?
Verifica niveles de stock de
formatería y prendas
existentes
SI
NO
Verifica disponibilidad de
materiales e insumos
Oficina de Servicios Genenerales
Emite PECOSA valorizada y
Orden de Trabajo
PECOSA
Entrega material a Imprenta
o Costura con documentos
RECEPCIÓN DE
BIENES
INTERNAMIENTO Y
REGISTRO DE
BIENES
1
1
Dirección General del INSN
Oficina Ejecutiva de Administración
DISTRIBUCIÓN DE
BIENES