Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Grupo del Proceso de Planificación
Plan Subsidiario: Gestión del costo
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Costos y gestión de costos
El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo
específico o algo que se da en intercambio
Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como
pesos
La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios
para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto
aprobado
Principios básicos de la gestión del costo
La mayoría de miembros de juntas ejecutivas comprenden mejor y están más interesados en términos financieros que en los términos técnicos del proyecto
Administradores de proyectos deben hablar su idioma
Ganancia: Ingresos - Gastos
Margen de ganancia: Relación de los ingresos con las ganancias Margen de ganancia=(Ganancia neta después de impuestos/Ingresos)*100 [%]
Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo más los gastos de apoyo, para un proyecto
Análisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo
Procesos de la gestión de costos
Planificar la gestión de Costos
Estimar Costos
Determinar el Presupuesto
Controlar Costos
Planificar la gestión de costos
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto
6.2 Definir las
Actividades
6.3 Secuenciar las
Actividades
7.1 Panificar la gestión
de costos
11.2 Identificar Riesgos
11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de
Riesgos
Gestión del Costo del Proyecto
Empresa/
Organización
Activos de procesos de la organización
Factores ambientales de la Empresa
Plan de gestión de costos
Acta de constitución
Plan de dirección del proyecto
Planificar la gestión de costos
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Acta de Constitución del Proyecto
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Plan de Gestión de Costos
Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos
2. Técnicas Analíticas
3. Reuniones
Error y propagación del error
Control de calidad al final del proyecto
Aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto
Costo de los defectos de software
FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS
Análisis de requerimientos 1X
Codificación y pruebas unitarias 5X
Integración y pruebas de sistema 10X
Prueba beta 15X
Post producción y liberación 30X
Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.
Principios básicos de la gestión de costos
Costos o Beneficios tangibles
Costos o beneficios que una organización puede medir fácilmente ($)
Costos o Beneficios intangibles
Costos o beneficios difíciles de medir en términos monetarios
Los costos directos
Costos que pueden estar directamente relacionados a la producción
de los productos y servicios del proyecto
Los costos indirectos
Costos que no están directamente relacionados con los productos o
servicios del proyecto, sino que están indirectamente relacionados
con la realización del proyecto
Costos directos e indirectos
Costos Directos
Materiales Directos
Materia Prima
Insumos
Mano de Obra directa
Sueldos y salarios
Gratificaciones
Indemnizaciones
Costos Indirectos
Mano de obra indirecta
Jefes de producción
Mantenimiento
Supervisores
Choferes
Vigilantes
Materiales indirectos
Repuestos
Lubricantes
Combustibles
Gastos indirectos
Alquileres
Amortizaciones
Intereses
Seguros
Clasificación de costos
Costos Variables
Materia prima
Costo distribución
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos Fijos
Costos de Administración
Costos Financieros
Amortizaciones diferidas
Depreciación
Impuestos y patentes
Materiales indirectos
Mano de obra indirecta
Gastos generales
Principios básicos de la gestión de costos (continúa)
Teoría de la curva de aprendizaje Cuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la cantidad
Las reservas
Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos por situaciones futuras difíciles de predecir
Reservas para contingencias Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Estos son “incógnitas conocidas”. No forman parte de la línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en el presupuesto para el proyecto
Gestión de reservas Permite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir (“incógnitas conocidas”)
Estimar costos
Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en
serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de
presupuesto
Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cómo
preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la
estimaciones de costos del proyecto
Tipos de estimación de costos
Tipo de estimación Cuándo hacerla Por qué hacerla Exactitud
De orden de magnitud Muy temprano en el ciclo de
vida del proyecto
3 – 5 años antes de la
terminación del proyecto
Brinda estimación de
costos para decisiones
de selección
-50% a + 100%
Presupuestaria Temprano
1 -2 años antes del fin
Poner pesos en los
planes del
presupuesto
-10% a +25%
Definitiva Tarde en el proyecto
Menos de un año antes del fin
Da detalles para
compras y estimación
de costos actuales
-5% a +10%
Plan de gestión de costos
Plan de gestión de costos
Documento que describe cómo la organización manejará la variación
de los costos en el proyecto
Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son
generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de
proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de
obra
Ejemplo: Máximo número de empleados por
departamento y año
Departamento 1994 1995 1996 1997 1998 Totales
Sistemas de
información
24 31 35 13 13 116
Sistemas de
mercadeo
3 3 3 3 3 15
Reservaciones 12 29 33 9 7 90
Contratistas 2 3 1 0 0 6
Totales 41 66 72 25 23 227
Técnicas y herramientas de estimación de costos
Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos
Estimación por Analogía Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.
Estimación ascendente Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento
Estimación paramétrica Es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma
Problemas típicos en la estimación de costos
La estimación se hizo muy rápido
Falta de experiencia en la estimación
Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación
Gestión de los deseos de precisión
Estimación de costos - consideraciones
Antes de crear un presupuesto, es necesario
Saber lo que se utilizará.
Recopilar tanta información como sea posible
Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación
Si es posible, estimar costos para las principales categorías de la
EDT
Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de
cambios en el documento y la estimación
Ejemplo: Estimación de costos de un proyecto
#Unidades
/hora
Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1
EDT
% del total
Elementos de la EDT
1. Gestión del proyecto $306.300 20%
Director del proyecto 960 $100 $96.000
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000
Contratistas (10% de desarrollo y prueba
del software)
$66.300
2. Hardware $76.000 5%
2.1 Dispositivos 100 $600 $60.000
2.2 Servidores 4 $4000 $16.000
3. Software $614.000 40%
3.1 Software licenciado 100 $200 $20.000
3.2 Desarrollo del software $594.000
4. Testing (10% del costo total de
hardware y software)
$69.000 $69.000 5%
5. Entrenamiento y soporte $202.400 13%
Costo del entrenamiento 100 $500 $50.000
Costos de viaje 12 $700 $8.400
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000
6. Reservas $253.540 $253.540 17%
Total costo estimado del proyecto $1.521.240
Ejemplo: estimados para un proyecto de desarrollo
de software 1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos
Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $450.000 3000 * 150
Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000 1920 * 75
Estimado total de la labor $594.000 Sumar los dos valores de arriba
2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos
Función
Cálculos
Entradas externas 10 4 40 10 * 4
Archivos de interfaces externas 3 7 21 3 * 7
Salidas externas 4 5 20 5 * 4
Consultas externas 6 4 24 6 * 4
Tablas internas lógicas 7 10 70 7 * 10
Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba
Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia
Estimación de líneas de código fuente (LCF) 8.050 175*46
Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) 29.28 3.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia)
Total horas de labor(160 Hr/Mes) 4684.65 29.28 * 160
Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un
experto
Total de la estimación de funciones
puntuales
$562.158 4684.65*120
Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072)
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II
http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html
Estimar los Costos
5.4 Crear la EDT
6.4 Estimar los
Recursos de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma
9.1 Planificar la gestión
de Recursos Humanos
11.2 Identificar Riesgos
11.2 Identificar Riesgos
12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones
7.1 Panificar la gestión
de costos
7.2 Estimar Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
Gestión del Costo del Proyecto
Empresa/
Organización
Documentos del
proyecto
Factores ambientales de la Empresa
Activos de procesos de la organización
Documentos del proyecto actualizados
Línea base del alcance
Plan de gestión de costos
Bases de Estimados
Estimados de costos de actividades
Registro de riesgos
Cronograma del proyecto
Plan de gestión de recursos humanos
Estimar los Costos
Entradas 1. Plan de Gestión de Costos
2. Plan de Gestión de los Recursos
Humanos
3. Línea Base del Alcance
4. Cronograma del Proyecto
5. Registro de Riesgos
6. Factores Ambientales de la
Empresa
7. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Estimaciones de Costos de las
Actividades
2. Base de los Estimados
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos
2. Estimación Análoga
3. Estimación Paramétrica
4. Estimación Ascendente
5. Estimación por Tres Valores
6. Análisis de Reserva
7. Costo de la Calidad
8. Software para la Gestión de
Proyectos
9. Análisis de Propuestas para
Licitaciones
10. Técnicas Grupales para Toma de
decisiones
Presupuesto de costos
Presupuesto de costos Estimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo
La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo
Una meta importante es producir una línea base de costos.
El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costos
Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto
* Cantidades redondeadas
Elementos de la EDT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totales
1. Gestión del proyecto
Gerente del proyecto 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 96.000
Miembros del equipo del
proyecto
12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 144.000
Contratistas 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 66.297
2. Hardware
2.1 Dispositivos 30.000 30.000 60.000
2.2 Servidores 8.000 8.000 16.000
3. Software
3.1 Software licenciado 10.000 10.000 20.000
3.2 Desarrollo del
software
60.000 60.000 80.000 127.000 127.000 90.000 50.000 594.000
4. Testing 6.000 8.000 12.000 15.000 15.000 13.000 69.000
5. Entrenamiento y
soporte
Costo del
entrenamiento
50.000 50.000
Costos de viaje 8.400 8.400
Miembros del equipo del
proyecto
24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 144.000
6. Reservas 10.000 10.000 30.000 30.000 60.000 40.000 40.000 30.000 3.450 253.450
Totales de estimados 20.000 86.027 92.027 172.027 223.027 198.027 185.027 173.027 148.427 90.027 80.027 53.477 1.521.147
Determinar el Presupuesto
4.2 Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto
5.4 Crear la EDT
6.6 Desarrollar el Cronograma
7.1 Panificar la gestión
de costos
7.2 Estimar Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
7.4 Controlar costos
9.2 Adquirir el Equipo
del Proyecto
11.2 Identificar Riesgos
12.2 Efectuar
Adquisiciones
Gestión del Costo del Proyecto
Empresa/
Organización
Documentos del
proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Línea base del alcance
Activos de procesos de la organización
Registro de riesgos
Calendarios de recursos
Cronograma del proyecto
Plan de gestión de costos
Estimados de costos de actividades
Bases de estimados
Acuerdos
Calendarios de recursos
Línea base de costos
Requerimientos de financiamiento del proyecto
Determinar el Presupuesto
Entradas 1. Plan de Gestión de Costos
2. Línea Base del Alcance
3. Estimaciones de Costos de las
Actividades
4. Base de las Estimaciones
5. Cronograma del Proyecto
6. Calendarios de Recursos
7. Registro de Riesgos
8. Contratos
9. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Línea Base de Costos
2. Requisitos de Financiamiento del
Proyecto
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Herramientas y técnicas 1. Suma de Costos
2. Análisis de Reserva
3. Juicio de Expertos
4. Relaciones Históricas
5. Conciliación del Límite del
Financiamiento
Control de costos
El Control de costos del proyecto incluye:
Monitorear el comportamiento de los costos
Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la línea base de costos revisada
Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que afectarán los costos
Influir en los factores que producen cambios en los costos
Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el control
de costos
Herramientas y técnicas para controlar costos
Gestión del valor ganado
Proyecciones
Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)
Revisiones de desempeño
Análisis de variación
Software de gestión de proyectos
Gestión del valor ganado (EVM*)
EVM
Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un
proyecto a través de su alcance, costo y cronograma
Teniendo una línea de base (plan original y los cambios aprobados), se puede
determinar qué tan bien se están cumpliendo los objetivos del proyecto
Se debe introducir la información real periódicamente para poder utilizar el
EVM
Más y más organizaciones de todo el mundo están usando EVM para ayudar a
controlar los costos del proyecto
* EVM (Earned value management)
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management
Términos en la gestión del valor ganado
Valor planificado (PV Planned Value), Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado. Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el presupuesto
Costo real (AC Actual Cost) Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinado Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed)
Valor ganado (EV Earn Value) Estimación del valor del trabajo actualmente terminado Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of work performed)
El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha
Términos en la gestión del valor ganado
Término Term
AC Costo Real Actual Cost
ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed
BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion
BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed
BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled
CPI Índice de desempeño del costo Cost Performance Index
CV Variación del costo Cost Variance
EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion
ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete
EV Valor Ganado Earned Value
EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management
PMB Línea Base para la Medición del Desempeño Performance measurement Baseline
PV Valor Planificado Planned Value
SPI Índice de desempeño del cronograma Schedule Performance Index
SV Variación del cronograma Schedule Variance
TCPI Índice de desempeño del trabajo por completar To Complete Performance Index
Fórmulas
ECUACIONES
CPI = EV / AC
CV = EV – AC
EAC = AC + ETC ascendente
EAC = BAC / CPI
Proyección EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un desempeño de costos negativo y el respeto por un cronograma
Proyección EAC = AC + BAC – EV Proyección con respecto al desempeño real del proyecto a la fecha
Proyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo
EV = PV a la fecha * RP
SPI = EV / PV
SV = EV – PV
TCPI basada en el BAC = (BAC – EV) / (BAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
TCPI basada en la EAC = (BAC – EV) / (EAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
Métricas para el control de costos
Métrica con respecto del cronograma
Variación del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV – PV > 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado = 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado < 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado
Índice de desempeño del cronograma (SPI Schedule Performance Index) SPI = EV / PV > 1 adelanto en el cronograma = 1 de acuerdo al cronograma < 1 retraso en el cronograma
Métrica con respecto al costo
Variación del costo (CV Cost Variance) CV = EV – AC > 0 gastos menores al presupuesto = 0 gastos de acuerdo al presupuesto < 0 gastos mayores al presupuesto
Índice de desempeño del costo (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC > 1 en sobrecostos = 1 costos de acuerdo a lo planificado < 1 costos por debajo de lo planificado
Ejemplo
Semana
Total 0 1 2 3 4
Tarea 0 20% 80% 100%
Tarea 1 40% 40% 20% 100%
Tarea 2 40% 50% 90%
Tarea 3 50% 50%
Control de Avance
Semana Total
0 1 2 3 4
Tarea 0 100 100
Tarea 1 500 500 1000
Tarea 2 1000 1500 2500
Tarea 3 1500 900 2400
Proyecto 0 600 1500 3000 900 6000
Presupuesto
Semana
Total 0 1 2 3 4
Tarea 0 20 80 0 0 100
Tarea 1 0 400 400 200 1000
Tarea 2 0 0 1000 1250 2250
Tarea 3 0 0 0 1200 1200
Proyecto 20 480 1400 2650 4550
Semana
Total 0 1 2 3 4
Tarea 0 20 80 0 0 100
Tarea 1 0 350 400 150 900
Tarea 2 0 0 950 1000 1950
Tarea 3 0 0 0 1300 1300
Proyecto 20 430 1350 2450 4250
Semana 0 1 2 3 4
Presupuesto 0 600 2100 5100 6000
Valor Ganado 20 500 1900 4550
Costo Real 20 450 1800 4250
Costo Real
Resumen
Valor Ganado
Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_Valor_Ganado
Reglas de oro sobre el valor ganado
Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican
problemas en esas áreas
Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas
Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto
(sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso)
El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un
estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento
hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at
completion) es el presupuesto total original del proyecto
Controlar costos
4.2 Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la
Ejecución del Proyecto
4.4 Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios
7.3 Determinar el Presupuesto
7.4 Controlar costos
Gestión del Costo del Proyecto
Empresa/
Organización
Documentos del
proyecto
Plan de dirección del proyecto Documentos del proyecto actualizados
Datos sobre el desempeño del trabajo Información sobre el
desempeño del trabajo
Proyección de costos
Solicitud de cambios Activos de procesos de la organización actualizados
Activos de procesos de la organización
Requerimientos de financiamiento del proyecto
Controlar costos
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Requisitos de Financiamiento del
Proyecto
3. Datos sobre el Desempeño del
Trabajo
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Mediciones del Desempeño del
Trabajo
2. Proyecciones de Costos
3. Solicitudes de Cambio
4. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
5. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
6. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Herramientas y técnicas 1. Gestión del Valor Ganado
2. Proyecciones
3. Índice de Desempeño del Trabajo
por Completar (TCPI)
4. Revisiones del Desempeño
5. Software de Gestión de Proyectos
6. Análisis de Reserva