SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
LA ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA PROPAGANDA
POLÍTICA DEL PARTIDO ACCIÓN NACIONAL (PAN)
1944-1988
M E M O R I A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
MARÍA DEL SOCORRO ESCORCIA GARCÍA
ASESOR: Lic. Georgina Flores Padilla
MÉXICO, D. F. 2008
I
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
Prefacio III
Introducción IV
Capítulo 1. EL CENTRO DE ESTUDIOS, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
mSOBRE EL PARTIDO ACCIÓN NACIONAL (CEDISPAN)
1
1.1. Bosquejo del Partido Acción Nacional 1
1.2. Estructura base del Partido Acción Nacional 8
1.3. Antecedentes del CEDISPAN 10
1.4. Estructura orgánica del CEDISPAN 15
1.5. Misión, visión y objetivo 16
1.6. El Archivo y sus locales 16
1.7. Funciones 20
1.8. Contenido documental del Archivo 21
1.9. Servicios que ofrece 23
Capítulo 2. ARCHIVO HISTÓRICO Y SU ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA
24
2.1. El ciclo vital del documento 24
2.2. Definición de archivo histórico 31
2.2.1. Funciones 32
2.2.2. El acervo documental de los archivos históricos 33
2.3. Identificación 34
2.4. La organización archivística 38
2.4.1. Clasificación 39
2.4.2. Ordenación 42
2.5. Descripción 45
II
Capítulo 3. ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA PROPAGANDA POLITICA
DEL PARTIDO ACCIÓN NACIONAL
50
3.1. Definición de propaganda 50
3.2. Tipos de propaganda 51
3.3. Utilización e importancia 53
3.4. Identificación 54
3.5. La organización archivística 57
3.5.1. Clasificación 58
3.5.2. Ordenación 60
3.5.3. Descripción 63
Conclusiones 68
Bibliografía 70
1
CAPÍTULO 1 EL CENTRO DE ESTUDIOS, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN SOBRE EL PARTIDO
ACCIÓN NACIONAL (CEDISPAN)
1.1. Bosquejo del Partido Acción Nacional
Antes de comenzar con los antecedentes del CEDISPAN, es importante mencionar algunos
antecedentes del Partido Acción Nacional. Su historia se encuentra registrada en varios textos
especializados en la materia, pero para el presente trabajo, solo retomaré algunos acontecimientos
que caracterizan a cada uno de los periodos, en los que ha contendido el PAN, para elecciones
federales, postulando a sus candidatos presidenciales en 1952, 1958, 1964, 1970, 1982, y 1988.
Mucho se ha dicho sobre la verdadera razón del surgimiento de Acción Nacional, sobre si fue una
respuesta opositora a las políticas de gobierno del general Lázaro Cárdenas, debido a que una
parte de la población sentía afectados sus intereses, a causa del reparto agrario o a la separación
de la educación y la religión para convertirla en laica. Frente a estos acontecimientos se
encontraban en total desacuerdo y se unieron para hacer frente a la situación, otra hipótesis es la
necesidad de formar ciudadanos para luchar por un México mejor, a partir de una oposición que
representara a la sociedad con capacidad de influir en las decisiones del gobierno.
Cualquiera que haya sido la razón de su surgimiento, el nacimiento de Acción Nacional fue a
partir de que un grupo de hombres, universitarios en su mayoría, deciden unirse para luchar por
un cambio que beneficie a la sociedad, basado en una lucha ideológica y la postulación de una
doctrina social: Manuel Gómez Morin, Juan Landerreche Obregón, Roberto Cossío y Cosío,
Manuel Ulloa Ortiz, Virgilio M. Galindo, Enrique M. Loaeza, Clicerio Cardoso Eguiluz, Carlos
Ramírez Zetina, Ernesto Robles León, Daniel Kuri Breña, Luis de Garay, José Castillo Miranda,
Juan José Páramo, Armando Chávez Camacho, Juan Sánchez Navarro, Enrique de la Mora,
Francisco Fernández Cueto y Bernardo Ponce, constituyen el Comité Organizador en la ciudad
de México en el mes de febrero de 1939. 1
_______________________________
(1) (1939, México D.F.) Acta de sesión de La Asamblea Constitutiva del PAN, Archivo del CEDISPAN, PAN, Asamblea Nacional, Actas, c - 1
exp.1.
2
El comité se dividió en comisiones de estudios encargadas de diferentes temas que más tarde
serían sus principios de doctrina y sus estatutos, después se encargarían de establecer
comunicación con algunas personas de varios estados de la república, invitándolas a trabajar para
una nueva propuesta política. Posteriormente, el 4 de marzo de 1939 se funda el Comité
Organizador en Jalisco, con la colaboración de Efraín González Luna que fue uno de los
fundadores más influyentes en la formación de los principios de doctrina del Partido.
Al ser un grupo en el que sus miembros tenían diferentes perfiles profesionales, (abogados,
académicos, empresarios y científicos), entre los que se encontraban católicos, hombres con alta
fe en la patria y hombres con pensamientos filosóficos, surgieron ideas que se complementaron
para redactar los principios de doctrina, basada en la persona humana y en el bien común. Una
vez que elaboraron las bases ideológicas, sobre las que se cimentaría la razón de ser del Partido,
se convocó a la asamblea constituyente realizada del 14 al 17 de septiembre de 1939, con la
presencia de 21 delegaciones de diferentes estados de la República, 236 miembros en total, entre
los que se encontraban cuatro ex - rectores de la Universidad Nacional Autónoma de México,
Ezequiel A. Chávez, Fernando Ocaranza, Manuel Gómez Morin y Valentín Gama. En la
asamblea se presentó el esquema de organización del partido y la formulación de los principios
de doctrina, compuesta de temas sobre la persona, la nación, el estado, el orden, la libertad, la
enseñanza, el trabajo, la propiedad, el campo, la economía, el municipio y en la que explican la
idea que tienen de cada uno de estos temas y el cómo deben llevarse cabo para lograr un sistema
en beneficio de México.
3
El 3 de diciembre del mismo año se constituye el Consejo Nacional con 80 miembros, y para el
día 22 del mismo mes, designan al primer Comité Directivo Nacional. Realizan su primera sesión
el 3 de diciembre de 1940, en donde definen su estructura, funciones y los nombres de quienes
ocuparían los cargos, quedando de la siguiente forma:
Cargo Nombre
Presidente Manuel Gómez Morin
Secretario General Lic. Juan Landerreche
Comisión de estudios Trinidad García y José S. Gallastegui
Comisión de propaganda Juan Duran y Casahonda
Comisión de organización Lic. José María Gurría Urgell
Comisión de relaciones Lic. Gustavo Molina Font
Comisión de tesorería Lic. Virgilio M. Galindo
Fuente: Acta de la sesión del Comité Ejecutivo Nacional, 3 de diciembre de 1940.
Posteriormente se fueron añadiendo otras áreas como la sección femenina en 1940 y con el paso
de los años fue creciendo su estructura tanto interna (Comité Ejecutivo Nacional), como a nivel
federal a través de sus comités regionales que para 1986 cambian su denominación a comités
estatales.
Los consejos y comités regionales surgen en cadena. Para finales de 1940 ya estaban trabajando
en Chihuahua, Coahuila (Saltillo y Torreón), Durango, Guerrero, Michoacán, Hidalgo, Nuevo
León, Hidalgo, Oaxaca (Oaxaca y Huajuapan de León), Puebla, Querétaro, Guanajuato, Luis
Potosí, Tampico, Tamaulipas, Orizaba, Veracruz y Yucatán y el comité local de Ayuquililla.
El PAN fue tomando presencia en la sociedad poco a poco, ya que además de grupos
universitarios y profesionistas de diversas partes del país, se fueron agregando burócratas,
campesinos, y empleados que escuchaban a miembros del PAN en las plazas públicas, hablando
sobre la justa distribución de la riqueza, la libertad de enseñanza y otros temas que buscaban
mejorar su situación laboral, económica y social, lo cual los convenció de que era el camino
correcto por lo que se afiliaban al partido. En algunos lugares como en Huajuapan de León
4
Oaxaca, los campesinos se unieron debido a que el fundador del comité regional del PAN,
Manuel Aguilar y Salazar, siguiendo los consejos de Gómez Morin de hacer una lucha cívica
formando ciudadanos, les ofrece su militancia en el partido a cambio de enseñarles a leer y
escribir. En otras regiones los inicios del partido estuvieron ligados a las características propias
del estado, como es el caso de Nuevo León en que se formó con los rancheros adinerados; en
otros estados tuvo mucha influencia la religión en la afinidad con el partido.
En lo que se refiere a la actividad electoral, en el año de 1939, Acción Nacional decide no
postular un candidato propio para contender en las elecciones presidenciales, ya que como lo
externó José Vasconcelos en su carta dirigida a los directivos de Acción Nacional el 14 de
septiembre de 1939, no era conveniente presentar un candidato propio y mucho menos lanzar a
uno externo, ya que esto desprestigiaría al partido y peor aún considerando que era un partido
naciente, por lo que debían esperar. Esta carta fue leída a los miembros de Acción Nacional
quienes después de reflexionarlo deciden no participar aunque aquellos miembros que por cuenta
propia, así lo decidieran, tendrían la libertad de apoyar al General Juan Andrew Almazán.
En la tercera Convención Nacional, celebrada el 9 de mayo de 1943, el partido decide participar
por primera vez con candidatos propios para la renovación de diputados federales, aunque no
consiguió ningún triunfo.
En 1946 el PAN propuso para la candidatura presidencial a Luis Cabrera, quien contaba con una
reconocida trayectoria política, y que por motivos de salud declinó. Esta elección se caracterizó
por las múltiples protestas contra los atropellos electorales, y por la presión de los caciques sobre
la población para que votaran a favor del partido oficial pues si eran desobedecidas sus órdenes,
las personas eran castigadas y en ocasiones hasta asesinadas. En cuanto a los trabajadores
sindicalizados que pretendieran ser candidatos del PAN, eran expulsados de su trabajo, si se
trataba de comerciantes, de inmediato le caían los inspectores. Aún y con esas adversidades el
partido logra 4 curules, durante el proceso electoral.
5
Campaña presidencial 1952
El Partido Acción Nacional postula a su primer candidato presidencial que fue el Lic. Efraín
González Luna, quien llevó su campaña por toda la República dando a conocer las propuestas de
Acción Nacional. El partido formuló una plataforma política y social en la que se pronunciaba
contra la miseria y el desamparo como en que se tenía a varios sectores de la población, y a favor
del equilibrio de la economía interna como posible solución al problema del campo además de
exigir un sistema electoral imparcial. En ese año se ganan 5 curules.
Campaña presidencial 1958
En 1958 se postula a Luis Héctor Álvarez Álvarez como candidato presidencial quien hace una
campaña electora pronunciándose contra los cacicazgos regionales que aquejaban principalmente
a los estados de San Luis Potosí e Hidalgo. Acción Nacional denunciaba los conflictos internos
de los sindicatos.
Pese a que los medios de comunicación no cubrían la campaña del PAN, sus mítines eran
numerosos, destacándose en ellos la presencia de mujeres y jóvenes. Debido a los constantes
atropellos que sufrió el PAN y que culminó en fraude, el partido tomó la decisión de renunciar a
las cinco curules para diputados que ya habían ganado y que se habían reconocido, ello como una
forma de protesta.
Campaña presidencial 1964
El candidato presidencial fue el Lic. José González Torres, quien en su campaña además de
ratificar los principios, demandó la creación de un estado representativo y democrático y el
acceso a la enseñanza, no solo en niveles básicos sino también superiores; además ofrecía
facilidades de vivienda para todas las familias.
Como resultado de esta campaña electoral se le reconocieron a Acción Nacional veinte
diputaciones.
6
Campaña presidencial 1970
El candidato abanderado del PAN fue Efraín González Morfin, hijo del fundador Efraín González
Luna; su campaña se caracterizó porque adquirió popularidad gracias a encuentros realizados con
jóvenes. En la plataforma de campaña, proclamó la independencia del Congreso de la Unión y la
soberanía de los estados, exigió las garantías para el derecho a la información y pidió la supresión
del control gubernamental de los medios de difusión; propuso reformas legales para que los
trabajadores tuvieran acceso a la propiedad de bienes de producción. El PAN mantiene sus 20
curules en la cámara de diputados.
Campaña presidencial 1976
En esta ocasión Acción Nacional no postuló candidato presidencial por no haber cumplido con el
requisito que marcan sus estatutos, de obtener el 80% de la votación de los delegados para poder
ser candidato. Los pre - candidatos que contendieron fueron Salvador Rosas Magallón, Pablo E.
Madero y David Alarcón Zaragoza, finalmente acordaron que era mejor la abstención,
consideraron que esto le causaría más daño al sistema pues el partido no legitimaría un proceso
antidemocrático. Esta decisión provocó una división en el partido. En lo que se refiere a la
cámara de diputados se obtuvieron 20 curules.
Campaña presidencial 1982
El PAN postuló como candidato presidencial al ingeniero Pablo Emilio Madero Belden, quien ya
contaba con una trayectoria política. En su campaña se pronunció en contra del nepotismo y la
corrupción del gobierno en el poder. A pesar de perder la presidencia tuvo un pequeño avance,
pues los medios cubrieron parte de su campaña, gracias a lo cual Acción Nacional adquiere
presencia en algunas regiones. El partido logra obtener 51 curules en la cámara de diputados.
7
Campaña presidencial 1988
La candidatura a la presidencia por el PAN recayó en la persona del Ingeniero Manuel de Jesús
Clouthier del Rincón, quien hizo una impresionante campaña debido a su gran carisma y su poder
de convocatoria, lo que atraía a gente de todas las edades, incluso a niños que le escribían y
enviaban saludos, mujeres que le enviaban bendiciones y le deseaban suerte para las elecciones.
Fue una persona apoyada por varios sectores de la sociedad, aunque no ocurrió lo mismo con los
medios de comunicación, pues estos se negaron a cubrir su campaña, incluso a sacar publicidad.
Esta campaña se caracterizó porque su candidato siempre respondía a injusticias con protestas,
marchas y acciones de resistencia civil en contra de los medios de comunicación y del sistema.
Después del fraude electoral, recordado por la caída del sistema, el presidente saliente Miguel de
la Madrid Hurtado impone a Carlos Salinas de Gortari y se solidarizan los candidatos Manuel
Clouthier, Rosario Ibarra de Piedra y Cuauhtémoc Cárdenas quienes hacen público su repudio al
fraude electoral. En la cámara de diputados el PAN obtiene 101 curules.
Clouthier asiste a la cámara de diputados en donde pide la anulación de las elecciones
presidenciales y que se convoque a nuevos comicios, al no obtener respuesta inicia una huelga de
hambre en el Ángel de la Independencia que finalmente afecta su salud por lo que levanta su
huelga, después de un tiempo inicia sus actividades políticas, respaldando la candidatura de
Ernesto Ruffo a la gubernatura de Baja California.
8
1.2. La Estructura base del Partido Acción Nacional
De acuerdo a sus estatutos, está formada de la siguiente manera:
Asamblea Nacional (autoridad suprema de Acción Nacional)
* Ordinaria: se reúne por lo menos cada tres años y sus funciones son:
- Nombrar y revocar nombramientos a miembros del Consejo Nacional
- Analizar el informe del Comité Ejecutivo Nacional o del Consejo Nacional, acerca de sus
actividades
- Decidir sobre el patrimonio de Acción Nacional
* Extraordinaria: se reúne cada vez que el Comité Ejecutivo Nacional o el Consejo Nacional la
convoque, y sus funciones son:
- Modificar o reformar los estatutos
- Transformar al PAN o su fusión con otra agrupación
Convención Nacional
Es el órgano competente para decidir acerca de la política general y de las actividades políticas de
Acción Nacional, se reunirá por lo menos una vez cada tres años y sus funciones son:
- Decidir sobre la participación de Acción Nacional en las elecciones de poderes federales,
y en su caso, aprobar la plataforma relativa, sustentada en los principios de doctrina y en
el programa básico de acción política del Partido
- Elegir al candidato a la Presidencia de la República
- Establecer las bases para la participación con candidatos a Presidentes de la República,
senadores y diputados federales
9
Consejo Nacional
Se reunirá en sesión ordinaria cuando menos una vez al año, y se reunirá en sesión extraordinaria
cuando el Presidente del Comité Ejecutivo Nacional lo estime necesario.
Sus funciones son:
- Elegir al presidente nacional y a los miembros del Comité Ejecutivo Nacional
- Designar a las comisiones que estime necesarias para fines específicos
- Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos
Comité Ejecutivo Nacional
Lo integran miembros activos del Partido durante tres años y sus facultades son:
- Ejercer por medio de su presidente o persona que designe, la representación legal de
Acción Nacional
- Vigilar la observancia de los estatutos y reglamentos internos
- Constituir cuantas secretarías y comisiones estime convenientes
Acción Nacional a través de su historia, ha tenido cambios estructurales pasando por fusiones,
desaparición y surgimiento de áreas, de acuerdo a las disposiciones del Comité Ejecutivo
Nacional.
El Partido cuenta con fundaciones: La Fundación Rafael Preciado Hernández, La Fundación
Miguel Estrada, y La Fundación Christlieb, las cuales se dedican a la investigación y capacitación
política, aunque cada una tiene funciones propias encaminadas a apoyar al Partido.
En los estados de la república, el Partido Acción Nacional cuenta con representación a través de
sus comités estatales, comités municipales, y comités locales, que presentan una estructura propia
y que tiene cierta independencia administrativa, aunque son coordinados por el Comité Ejecutivo
Nacional del PAN en cuanto a propósitos políticos.
10
1.3. Antecedentes del CEDISPAN
El 24 de marzo de 1976 nace el Centro de Información y Documentación (CID), dentro de sus
funciones tenía a su cargo la biblioteca del Comité Ejecutivo Nacional, que contaba con la revista
La Nación que es el órgano de difusión del PAN desde octubre de 1941, y con 1,153 obras
básicas. Prestaba también servicios de hemeroteca, fotocopiado y grabaciones. Como los
documentos no estaban contemplados en tan importante Centro, se iban acumulando en una
oficina que permaneció cerrada por varios años, ocasionando el abandono y la pérdida de algunos
materiales, tanto por negligencia como por inundaciones de las que fue objeto. En la década de
los ochenta, en el CID se introdujeron sistemas informáticos por lo que su función principal fue la
de realizar estadísticas sobre porcentajes de votación, por lo que se convierte en un área
informática y estadística.
Unos meses antes de que el PAN celebrara su 50 aniversario (1989), algunos periódicos
publicaban notas sobre los sucesos electorales y la actuación de panistas, que llamaron
concertacesiones. Hay que recordar que después de la elección presidencial de 1988, el PAN
comienza a tener una presencia política muy importante en el País, en varios municipios y en la
Cámara de Diputados. En 1989 el PAN gobierna Baja California, con Ernesto Ruffo. Según
algunos panistas estos sucesos pudieran crear confusión y errores de apreciación sobre sus actos,
por lo que era necesario dar a conocer la verdad de la historia del partido, sus orígenes y su larga
lucha para llegar al punto donde se encontraban; pero para respaldar su trayectoria necesitaban
de algo sumamente importante, un archivo, ya que solo a través de los documentos podrían
rescatar su historia, y así convencidos de la necesidad de contar con un área para la investigación,
tanto para miembros del Partido como para toda persona que se interesara por realizar
investigaciones sobre Acción Nacional, por lo que designaron al maestro Gustavo Vicencio
Acevedo, para llevar a cabo un proyecto que pudiera ser aplicable y útil para cubrir estas
necesidades, en ese momento imperantes.
El proyecto del CEDISPAN fue elaborado con base en sugerencias hecha por varios panistas a
través de un cuestionario, en el que vertieron sus necesidades de información para el desempeño
de sus tareas.
11
Después de meses de trabajo el 20 de enero de 1989 el maestro Acevedo presentar el proyecto de
creación del CEDISPAN, en una sesión del Comité Ejecutivo Nacional, pero es hasta el 23 de
febrero de 1989 que se ratifica su aprobación, finalmente se inaugura formalmente el 21 de
febrero de 1990.
El proyecto plantea la necesidad de contar con un área de servicio en donde, además de
concentrar toda la documentación generada o recibida por las secretarías del Comité Ejecutivo
Nacional, se organice, custodie y brinde información a miembros y empleados del PAN, además
de investigadores y público en general que lo solicite.
Como parte final del proyecto se contemplaba la microfilmación de los documentos, como
medida de conservación además de proporcionar este servicio a las áreas del Comité Ejecutivo
que lo solicitaran.
El proyecto del Centro de Documentación presentaba en su organigrama una dirección, el área de
archivo (de concentración e histórico) y el área de documentación que estaría formado por la
biblioteca, la hemeroteca y colecciones audiovisuales. Mencionaba sus respectivas funciones, y
los formatos para ficha catalográfica, ficha hemerográfica, y préstamo de material, además del
reglamento en donde se contemplaban las obligaciones y derechos que tendrían las dependencias
del Comité Ejecutivo Nacional que enviaran su material bibliográfico y sus documentos. Así
mismo contemplaba también la necesidad de que el personal recibiera cursos de capacitación y
por último el presupuesto que se requería para llevarlo a cabo.
El proyecto era bueno, porque se tenía una idea clara de lo que se quería, además que dependería
directamente de la Secretaría General del Comité Ejecutivo Nacional, lo que podría traer
beneficios para el buen desempeño de sus actividades. Sin embargo en el proyecto, considero que
no se tomaron en cuenta dos cosas muy importantes: una, que se requería de personal
especializado para las áreas de archivo y biblioteca y otra, no solicitar un área específica para el
CEDISPAN que reuniera las condiciones necesarias para su funcionamiento, y contemplara el
espacio suficiente para el crecimiento de su acervo.
12
En ese momento la estructura del partido había crecido considerablemente, y todas las áreas que
formaban el Comité Ejecutivo Nacional se encontraban distribuidas en siete casas acondicionadas
para funcionar como oficinas, ya que no se contaba con un local propio donde pudiese estar todo
el equipo de trabajo. No se cuenta con información para saber si el CEDISPAN dependió de la
Secretaría General como lo apunta el proyecto, pero aparecen documentos fechados en 1989
donde se observa que depende de la Secretaría de Estudios, que es el área responsable de la
elaboración de estudios, análisis e investigaciones políticas, económicas y sociales, y de asesorar
al Partido en toda su estructura, en la redacción de programas de acción, plataformas electorales y
posicionamientos políticos.
En julio de 2002, se inaugura el actual edificio sede del PAN ubicado en Coyoacán # 615 colonia
del Valle; al principio se escuchaba el rumor de que el CEDISPAN se trasladaría ahí pero no se
aprobó debido a que desde 1998 dependía de la Fundación Rafael Preciado por lo tanto debía de
permanecer en la misma sede.
La Fundación Rafael Preciado Hernández es una asociación civil que se constituyó el 26 de
agosto de 1993 como una Institución académica que tiene como objetivos fundamentales la
generación de ideas que encuentren aplicación en la solución de problemas de la sociedad
mexicana así como apoyar a la capacitación y elaboración de propuestas en la agenda pública.
También se encarga de difundir el conocimiento por lo que edita y produce libros relacionados
con la historia política y social del país y publica mensualmente la revista titulada Bien Común.
También tiene bajo su responsabilidad el CEDISPAN que es el área encargada de la
administración y búsqueda de información tanto documental como bibliográfica, referentes a la
trayectoria política del Partido.
13
La Fundación Rafael Preciado Hernández (*), cuenta con una estructura estatuaria conformada
por una Asamblea, un tesorero y cinco vocales, quienes junto con el director determinan y llevan
a cabo las investigaciones, publicaciones, seminarios y en general los trabajos que son objeto de
la Asociación Civil.
Entre los miembros fundadores de la Asociación destacan Abel Vicencio Tovar, Luis H. Álvarez,
Felipe Calderón, entre otros. Los presidentes de la Fundación Preciado han sido igualmente
presidentes del PAN.
* Debe su nombre al jurista que fuera director del doctorado en filosofía del derecho de la UNAM, fundador del PAN, parlamentario y
representante del partido ante la Comisión Federal Electoral)
14
Organigrama de la Fundación Rafael Preciado Hernández en la administración 2003 – 2006
Fuente: Informe de trabajo de la Fundación Rafael Preciado, presentado durante una reunión en 2004
ASAMBLEA
CONSEJO DIRECTIVO
PRESIDENTE
CONSEJO DIRECTIVO COMISIÓN EDITORAL
SECRETARIO TÉCNICO ADMINISTRADOR
DIRECTOR DEL
CEDISPAN CONSEJO EDITORIAL
BIEN COMÚN
DIRECTOR ACADÉMICO
CONSEJO EDITORIAL
PROPUESTA
BIEN COMÚN ESTUDIOS POLITICOS ESTUDIOS
ECONÓMICOS POLITICAS PÚBLICAS
INVESTIGADORES INVESTIGADORES
15
1.4. Estructura orgánica del CEDISPAN
En el proyecto de creación del CEDISPAN su organigrama era el siguiente:
No existe registro del año en que dejo de operar esta estructura, aproximadamente desde 1997 el
CEDISPAN esta conformado por tres áreas: Dirección, biblioteca y archivo.
SECRETARÍA GENERAL
DEL CEN DEL PAN
DIRECTOR
JEFE DE ÁREA DE
ARCHIVO
BIBLIOTECA
HEMEROTECA
AUDIOVISUALES
HISTÓRICO
TRANSICIÓN
JEFE DE ÁREA DE
DOCUMENTACIÓN
COORDINADOR
OPERATIVO
INDICES TEMATICOS
16
1.5. Misión, visión y objetivo
La misión es servir como un órgano encargado de la concentración, organización, custodia,
conservación y difusión de la historia del Partido Acción Nacional; pretende llegar a ser la
memoria institucional del PAN además de ser un instrumento al servicio de México, y que por
medio de la investigación se integren al Partido.
Visión: Ser el centro de documentación más importante del país
Objetivo: Organizar y tener en las mejores condiciones posibles el acervo y hacer eficiente el
servicio de consulta.
1.6. El archivo y sus locales
En 1989 después de ser aprobado el proyecto del CEDISPAN, comienzan las labores de
organización de la biblioteca y el archivo, al mismo tiempo ingresa material por lo que se satura
el espacio que medía 18 m.2, por lo mismo el director solicita le sean asignadas otras oficinas.
En 1990 al inaugurarse formalmente el CEDISPAN le asignan un local ubicado en cerrada de
Eugenia # 27 en la colonia del Valle, donde ocupaba oficinas y una cochera. En este lugar ocupan
dos locales por lo que en pocos años sus instalaciones se vieron saturadas, el archivo ocupaba
25.9 m.2
y 31.3 m.2 se ocupaban para oficinas, por lo que solicitaron un espacio que midiera 100
m.2
En 1993, el local del CEDISPAN se ubicaba en Barranca del muerto # 23 Col. Florida. En 1997
se podía observar que el archivo y la biblioteca se encontraban en un sótano, donde además de
que no contaban con espacio suficiente para el acervo, el área que le correspondía al archivo no
tenía mobiliario suficiente ni adecuado, ya que solo tenía 2 anaqueles y un mueble de madera
empotrado en la pared. El espacio estaba totalmente saturado, los documentos se encontraban en
los dos anaqueles sencillos, en el piso, en el escritorio, en cajas de diferentes medidas y en todo
lugar donde hubiera un espacio; era un total desorden, algunas cajas señalaban los asuntos de los
17
expedientes que contenían, pero al revisarlas con detenimiento se veía que no había coincidencia
del asunto con el contenido de los expedientes, también había muchos documentos sueltos. Así se
comenzó a organizar la documentación en el mes de junio del año 1997, pero para agosto se
interrumpe el trabajo debido a que sufre una gran inundación de aguas negras. Al parecer era la
tercera vez que sucedía y que se veía gravemente afectado el archivo perdiendo muchos
documentos, algunos en su totalidad y otros, aunque se lavaron y secaron, pronto se infectaron de
hongos, debido a que no se fumigó de inmediato. Por esta razón se realizo un nuevo cambio de
local, que coincide con un cambio de adscripción.
En 1998 como parte de la reorganización del partido, se reunieron los esfuerzos de investigación
en una sola instancia y se decide fortalecer a la Fundación Rafael Preciado que absorbe las
funciones de la Secretaria de Estudios. Por lo tanto el CEDISPAN a partir de ese año, pasa a
depender de la mencionada Fundación. En ese periodo se ocuparon las instalaciones de la casa
ubicada en cerrada de Eugenia # 27, colonia del Valle, solo que ahora con más espacio ya que se
les asignó una casa en donde la planta baja estaba destinada para biblioteca y el primer piso para
el archivo. Se compraron anaqueles que nunca se armaron, debido a que según las autoridades, el
piso no aguantaría el peso. Como no había mobiliario, algunos documentos se encontraba en
cajas grandes modelo A-7000, apiladas en el piso y otros se en cajas pequeñas AG-12 que se
guardaban en un mueble de madera tipo armario.
En el año 2002 la Fundación Rafael Preciado traslada sus oficinas a su actual sede en Ángel
Urraza # 812, Colonia del Valle, por lo que nuevamente el CEDISPAN cambia su domicilio; éste
parece ser el mejor local que había tenido ya que se le asigna un local en donde la planta baja era
para la biblioteca y el primer piso para el archivo que media aproximadamente 25 m.2 y en el
segundo se abrieron las oficinas. Las autoridades mandaron a hacer los anaqueles de una lámina
muy gruesa, fueron 23 anaqueles entre sencillos y dobles, empotrados de piso a techo, de acuerdo
a la medida de las cajas AG-12. Se dejaron pasillos de diferentes medidas, todos ellos accesibles,
y con espacio disponible para nuevas transferencias. Una vez uniformado el tamaño y
acomodadas las cajas se daba una buena imagen. Los espacios permitían trabajar aunque no eran
los idóneos, pues había algunos detalles que no se tomaron en cuenta como los espacios entre las
charolas ya que la primera estaba a dos centímetros del piso lo cual dificultaba la limpieza y
18
ponía en riesgo los documentos en caso de que entrara agua por la puerta o por las ventanas; la
última charola estaba muy alta y al poner las cajas quedaban muy cerca de la lámpara; lo que
podía provocar un incendio, por lo que al bajar una caja debía ladearse con mucho cuidado para
evitar pegarle a la lámpara; el fondo de las charolas no fueron bien medidas y en los anaqueles
dobles, de un lado, las cajas quedaban volando, casi dos centímetros.
En el año 2003 se decide desmontar las oficinas metálicas que ocupaba el CEDISPAN, pero no se
quita el piso de vinil, lo que trajo graves problemas porque cuando llovía se encharcaba el agua
en el techo del archivo y aunque a veces se barría, el plástico retenía agua y una de las paredes
del archivo quedó sin la protección que le proporcionaba el techo metálico, al tener un volado que
le servía para desviar el agua de lluvia, evitando que mojara directamente sobre la pared. Tres
años después, debido a las fuertes lluvias, el local que ocupaba el archivo se empezó a afectar
debido a que se estaba humedeciendo una de las paredes que colindaban con otra propiedad por
falta de repellado. Pasó el tiempo y en lo que las autoridades decidían que se iba a hacer, la
humedad avanzó rápidamente hacia la otra pared, por lo que se procedió a fumigar y se cambió
de lugar toda la documentación, se acomodo en el edificio principal de la Fundación, en una sala
de juntas (en el piso y otras sobre varias mesas), adentro de un mueble tipo librero, en pasillos y
donde hubiera espacio.
La biblioteca no se salvó de enfrentar otro tipo de problemas, pues entre ellos y debido a la
cercanía que tenía su entrada con un registro, en época de lluvias se inundó. Este problema lo
quisieron solucionar poniendo un gran escalón, que solucionó parcialmente, pues se seguía
encharcándose la entrada y para no que no se trasminara la humedad del local que ocupaba el
archivo, se decidió tirar el edificio y construir otro que presentara mejores condiciones para los
acervos. En el proyecto de elaboración de planos, se trabajó en equipo entre directores y personal
del archivo y la biblioteca quienes entregamos sugerencias al arquitecto, como las medidas de
seguridad para la conservación del acervo: control de temperatura y humedad (18° a 20° C y
45% a 55% HR, respectivamente) instalaciones eléctricas e hidráulicas seguras, buena
ventilación, protección contra los rayos directos del sol, mobiliario adecuado, espacios suficientes
para el acervo, la consulta, de espacio para los procesos técnicos, recepción de material, una sala
19
para usos múltiples y las oficinas para el personal. Las autoridades dieron su visto bueno y
acordaron sobre la compañía que se encargaría de la construcción.
El penúltimo cambio, se realizó durante los días 15 y 16 de febrero del año 2007, cuando el
archivo y biblioteca fueron trasladados a San Borja # 628, donde ocuparían temporalmente un
departamento en el cual debido a que no se contaba con mobiliario las cajas permanecieron
apiladas, dejando espacio entre ellas para cuando se necesitara algún material pues el servicio de
consulta no se podía ni debía suspender. El 29 de noviembre se pre-inaugura el edificio sede del
CEDISPAN.
20
1.7. Funciones
Las funciones del archivo son:
Recibir la documentación generada por algunas áreas del Partido Acción Nacional que han
concluido su etapa administrativa; revisar si trae algún listado sobre su contenido, o en su
caso elaborarlo.
Elaborar el cuadro de clasificación
Organizar la documentación
Elaborar los instrumentos de consulta
Custodiar y conservar los documentos
Elaborar informes de actividades anuales o cuando sean requeridos
Dar seguimiento a los calendarios de caducidad, y en cuanto se venza el plazo de vigencia,
informar a las áreas generadoras para definir su destino final.
Proporcionar consulta de los documentos del archivo.
Apoyar en la obtención de información para la elaboración del prontuario del Partido Acción
Nacional.
21
1.8. Contenido documental del archivo
El archivo cuenta con 200 metros lineales de documentación que datan de 1939 a 2002,
generados por el Partido Acción Nacional en el ejercicio de sus funciones, entre los que se
cuentan:
Documentos que generan algunas áreas del Comité Ejecutivo Nacional como son:
Presidencia, Secretaría General, Dirección Jurídica, Secretaría Nacional de Asuntos
Electorales, Secretaría de Comunicación, Promoción Política de la Mujer, Secretaría
Nacional de Acción Juvenil entre otras.
Documentos de los Comités Estatales, Comités Municipales, y Comités Regionales. Se
trata principalmente de correspondencia e informes de sus actividades que envían al CEN.
Fotografías del Partido Acción Nacional (sobre personajes y eventos).
Colección de la propaganda de campañas electorales realizadas por el PAN: carteles,
volantes, dípticos, trípticos, gallardetes y engomados de:
Campañas Federales, que se realizan cada tres y seis años, en donde contienden para
cargos de diputados federales, senadores y para presidente de la república.
Campañas locales, que se realizan cada tres años, en donde contienden para diputados
locales, presidentes municipales, síndicos, regidores y cada 6 años para gobernadores.
Boletines del Partido Acción Nacional (emitidos por el CEN, Comités Estatales y
Municipales)
22
Colección documental Rafael Preciado Hernández
Esta colección tiene 8.75 metros lineales y data de 1905-1973; el acervo se forma con
documentación personal, documentos relacionados con sus actividades en la Cámara de
Diputados, en el Partido Acción Nacional, en La Comisión Federal Electoral, Asuntos Jurídicos y
sus actividades como docente en la Universidad Nacional Autónoma de México.
En cuanto a la organización del acervo, aún no se concluye, se han trabajado algunas secciones
que ya cuentan con inventario, otra parte se encuentra desorganizada, aunque se puede localizar
la información con la relación que algunas áreas envían.
Para la captura de información se ha trabajado con diferentes bases de datos desde dbase III plus,
Micro Isis y Access con la que se trabaja actualmente.
Personal
El CEDISPAN ha podido seguir trabajando aún con varios recortes de personal, actualmente solo
se cuenta con tres personas, una por área (Dirección, archivo y biblioteca), los dos últimos
pasantes de Archivonomía y Biblioteconomía respectivamente que además del manejo de la
información, en algunas ocasiones debemos apoyar a la Fundación en las tareas que nos soliciten.
23
1.9. Servicios que ofrece
El Centro de Documentación ofrece a los investigadores tanto internos (miembros del partido y
empleados) como externos (público en general), apoyo en la búsqueda y recuperación de
información tanto en la biblioteca como en el archivo; después de interrogar al usuario sobre la
información que solicita se le proporciona y además se le sugieren otros materiales que pudieran
complementar su investigación.
Anteriormente la biblioteca y el archivo trabajaban por separado en cuanto a los servicios de
consulta que ofrecen a sus usuarios, pero actualmente se trata de ofrecer un servicio integral
(libros y documentos), y así también se enriquece la información que se proporciona y se
promueven ambos acervos, pues la mayoría de los investigadores que llegan se remiten a fuentes
secundarias, y no saben que en el archivo pueden encontrar información útil para su
investigación. En el archivo se ha hecho más fácil el acceso, quitando algunas restricciones que
consistían en que todo usuario tanto (interno como externo) debía solicitar la información al
director, para que éste a su vez solicitara el material al personal, ahora los usuarios pueden llegar
directamente al archivo a solicitar la información y de esta forma evitarse la pérdida de tiempo.
Los investigadores que llegan a consultar el acervo lo hacen por diversas formas, algunos ya
conocen el CEDISPAN puesto que han realizado investigaciones anteriormente, otros son
remitidos por medio de la Secretaría de Comunicación del Comité Ejecutivo del PAN, que
cuenta con una área de atención ciudadana, y si ellos no tienen la información que solicitan, los
remiten al CEDISPAN, otros investigadores solicitan información por medio de oficio dirigido al
director o hacen su solicitud por teléfono.
24
CAPÍTULO 2
ARCHIVO HISTÓRICO Y SU ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
2.1. El ciclo vital del documento
La unidad archivística más pequeña es el documento, que se define como: “todo registro de
información independiente de su soporte físico” 2
La ley federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental, en su artículo
3 inciso II, define documentos como:
“Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos,
directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos,
estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la
actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de
elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso sonoro,
visual, electrónico, informático u holográfico.” 3
Así el documento de archivo es definido como: “el testimonio y prueba de acciones / actos
registrados en un soporte perdurable.” 4
_______________________
2 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General: Teoría y práctica, 5ª. ed., Madrid, Servicio de publicaciones de la
Diputación de Sevilla, 1991, p.121. 3 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN: Ley Federal de Transparencia y Acceso a La Información Pública Gubernamental,
México, 12 de junio de 2002. 4 HEREDIA HERRERA, Antonia: ¿Qué es un archivo? Madrid, Trea, 2007, p. 98.
25
En suma un documento de archivo es todo registro que testimonia un hecho o suceso, plasmado
en un soporte, que es generado o recibido como producto de las funciones o actividades, de una
institución o persona, y que posee ciertas características esenciales que lo diferencian de
cualquier otro material, como son:
Su condición de único (otros materiales como los libros son múltiples)
Su carácter de seriado (se generan uno a uno, por lo tanto guardan una relación y
secuencia que mientras sean del mismo asunto, con el tiempo formarán series)
Su origen (está ligado a un productor, a sus funciones y actividades; un documento es
generado bajo la dualidad funcional - orgánico, primero por ser producto de una
atribución que se respalda en documentos normativos de una institución y segundo por ser
un área que depende de una estructura institucional).
Su autenticidad
Antonia Heredia 5, agrega una más que es la integridad, y que se refiere a que el documento debe
estar completo, no le debe faltar ninguna de sus partes (caracteres internos y externos)
Como se puede notar, ni el libro ni la colección reúnen las características antes mencionadas. El
libro es producto de la imaginación o resultado de una investigación sobre un tema especifico y la
colección aunque puede estar integrada por documentos ha sido producto de diversas
procedencias además de estar agrupado con base a algún criterio.
Cuando se genera un documento de archivo, éste no será una pieza aislada, tendrá relación con
otros y poco a poco formará agrupaciones, que a su vez formaran archivos.
Antonia Heredia define un archivo como:
“Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso
de su gestión, conservados, respetando aquel orden (original), para servir como testimonio e
información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia.” 6
_______________________
5 Ibid. p.100. 6 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística…, Op. Cit., p.89.
26
Finalmente reduce el término archivo, y lo esquematiza en tres elementos básicos
ARCHIVO = DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO
Existen otras definiciones de archivo, en donde además se toma en cuenta el local, en el que se
resguardan los documentos, y aunque es una parte muy importante, resulta complementario para
su guarda y conservación, sobre todo si reúne las condiciones necesarias, ya que un local por
estético que luzca si no cuenta con documentación organizada no podrá dar servicio y tampoco se
le podrá denominar archivo.
Pérez Herrero, “menciona otro elemento que es también muy importante, y es el personal que
labora en él. Define archivo como “un lugar donde con esmero se tratan cuidan y custodian los
documentos públicos y particulares con personal especializado” 7
Un archivo como cualquier área dentro de una institución debe tener funciones establecidas
dentro de la normatividad institucional, ya que se trata nada menos que de la memoria de una
institución, el reflejo de sus actividades diarias, aunque no todas las instituciones lo aprecian así,
pues de hecho no aparece en su organigrama como un área independiente, sino que casi siempre
depende de otra, como auxiliar. Al archivo, aún no se le da la importancia ni el lugar que merece
al igual que a su personal, a pesar de esto ha habido avances.
Existen varias definiciones de archivo, por lo que Antonia Heredia en su reciente libro ¿Qué es
un archivo? 8
hace un análisis de algunas, en donde propone dos definiciones de lo que parecería
una misma palabra, denomina archivo y Archivo; en minúscula lo relaciona directamente con el
contenido documental (gestión de documentos) y con mayúscula como institución
(administración de archivos) en donde está reconocido como servicio o unidad administrativa de
cualquier institución.
_______________________ 7 HERRERO PÉREZ, Enrique: El archivo y el archivero: sus técnicas y utilidad para el patrimonio documental Canario, Islas
Canarias: Viceconsejeria de cultura y deportes, 1997, p.39. 8 HEREDIA HERRERA, Antonia: ¿Qué es..., Op. Cit., p.135.
27
Retomando el tema de documento de archivo, se dice que tiene vida y que se puede comparar con
la vida de un ser humano, en donde nada es estático y mucho menos al pasar el tiempo, ya que
nace, crece (al formarse un expediente y estar en constante uso), decrece (al perder valor, es
susceptible de ser eliminado o su valor se incrementa y forma parte de su historia). Esto es la
teoría del ciclo vital del documento, que surge como solución a la problemática del crecimiento
excesivo de la documentación que se genera día a día de manera exponencial, por lo que no se
podrían guardar todos los documentos; los locales serían insuficientes, y esto traería
consecuencias al requerir de más recursos para mantenerlo funcionando. Con el ciclo vital se
busca optimizar las actividades en los archivos, además de proporcionar un cuidado y
almacenamiento más funcional.
El ciclo vital del documento, se define como: “Sucesión de fases en que se divide la existencia de
los documentos en una institución hasta su destino final. Técnicamente se divide en tres fases:
activa, semiactiva e inactiva de los documentos y de acuerdo a sus valores en primarios y
secundarios” 9
Los beneficios del ciclo vital son:
- Reducción del volumen documental (por medio de la selección, valoración y eliminación)
- Limitar la conservación, solo de documentos útiles
- Agilización de trámites
- Procedimientos regulados en los archivos (seguimiento)
- Mayor control de lo que se tiene
- Reducción de costos de mantenimiento y espacio
- Optimizar las actividades en los archivos
- Proporcionar un cuidado y almacenamiento funcional.
_______________
9 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Glosario Archivístico, México, AGN, 1999, p.5.
28
El ciclo vital del documento fundamenta la creación de un sistema de archivo, ya que de acuerdo
con la edad del documento requiere un tratamiento diferente y de esta manera no solo se
coordinan los procesos sino que se les da el seguimiento que se requiere.
El ciclo vital del documento, recorre las diferentes categorías de archivo (archivo de trámite,
archivo de concentración y archivo histórico), por lo tanto se encuentra en diferentes fases
(activo, semiactivo e inactivo). El pasar de una fase a otra, no es algo simple o automático; para
que pueda ser transferido de un archivo a otro, se realiza una selección documental,
posteriormente se somete a una valoración documental y el resultado del dictamen será la
transferencia o la eliminación.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO EDAD VALOR LOCAL
Etapa
prearchivistica
Gestión o
de oficina
Primera
edad
Fase activa
Primario Oficina de gestión
Etapa
Archivística
Intermedio Segunda
edad
Fase
semiactiva
I primario
permanente
II primario
secundario
Archivo central de la
institución
Archivo fuera de la
institución
Histórico Tercera
edad
Fase
inactiva
secundario Archivo histórico de la
institución
Archivo Histórico general
fuera de la Institución
Fuente: Antonia Heredia Herrera: Archivística General…, Op. Cit., p.175.
29
El cuadro anterior esta tomado de lo que plantea la corriente española, en donde muestra como se
relaciona la edad, el valor y el local en donde deben estar los documentos, mientras que los
italianos dividen al ciclo vital del documento en 4 fases que denominan archivo corriente, archivo
de depósito, archivo intermedio y archivo histórico. Para los franceses el ciclo vital del
documento, igual que en la corriente española, propone la existencia de tres archivos: corriente,
en formación y archivos históricos.
Estas fases y archivos solo se tienen cuando existe un sistema de archivos dentro de la institución.
En las instituciones muy frecuentemente comparte local el archivo de trámite con el archivo de
concentración, o con el archivo histórico. A veces solo se cuenta con un archivo general, aunque
esto no debería ser obstáculo para delimitar las funciones, aunque si se llega a limitar por el
espacio con el que cuentan.
Como lo mencioné anteriormente, el documento para ser transferido deberá ser valorado. La
valoración documental es un proceso de análisis para determinar los valores primarios y
secundarios de las series documentales, con el fin de establecer las transferencias, los periodos de
conservación y la eliminación si se requiere.
Los documentos poseen valores primarios y secundarios:
Valores primarios: son importantes para la institución, ya que trae implícita la razón de su
origen y tiene una vigencia prescrita que varía según el tipo documental, se dividen en:
1) Administrativo: son producto de las actividades rutinarias de la institución. Ejemplos: cartas,
circulares, oficios, memorándum, reportes.
2) Legal: son pruebas para garantizar los derechos y deberes de las personas morales y físicas.
Ejemplos: leyes, contratos, escrituras, acuerdos.
3) Fiscal: Registro de relaciones con Hacienda, por tanto son de carácter probatorio. Ejemplo:
créditos, nóminas, ventas, impuestos, finanzas.
30
Valores secundarios: son importantes para la cultura y la investigación pues a medida que pasa
el tiempo el documento va perdiendo su valor primario y algunos adquieren un valor
secundario que representa un testimonio para la historia y son:
1) Evidencial: muestran la existencia y funciones que realiza una dependencia, su origen,
organización y desarrollo. Ejemplos: normas, programas, procedimientos, directorios internos,
reglamentos.
2) Testimonial: testifican la evolución y cambios más trascendentes que sufre la institución desde
el punto de vista legal. Ejemplos: programas y proyectos.
3) Informativos: revelan fenómenos particulares y/o institucionales, relativos a personas, cosas o
fenómenos. Ejemplo: expedientes de funcionarios, organigramas, correspondencia de relevantes
decisiones de acuerdos legales y operativos.
Un elemento importante dentro de la valoración, es la vigencia o sea el tiempo en que un
documento es sujeto de una obligación, de acuerdo a la información que expresa, un ejemplo son
los contratos que citan la fecha en que se vencerá o las cláusulas por las cuales se anula. También
se da el caso de documentos que anulan al documento anterior, como son el acta de divorcio que
anula al acta de matrimonio, un segundo testamento o una actualización de datos, entre otros. La
vigencia documental se rige primeramente por los valores que posee el documento.
Los tiempos de vigencia documental se fijan de acuerdo al tipo de información que contengan los
documentos. Se deberán analizar las bases legales y jurídicas a que se deban sujetar para su
conservación y serán plasmados en un instrumento regulador llamado catálogo de vigencias
(conjunto de políticas y tareas que nos permiten planear, dirigir y controlar el retiro y tránsito
documental), que nos informará cuando un documento ya haya alcanzado el tiempo de guarda en
un archivo, por lo que estará disponible para someterlo a una valoración.
31
Existen documentos que desde el momento en que se generan se puede detectar que serán
históricos, como son las actas constitutivas de una institución; en el caso de una persona, el acta
de nacimiento que lo acompaña durante toda su vida y en algunos casos llega a ser testimonio de
un personaje relevante dentro de alguna esfera de la sociedad, aunque no por esto pasan
automáticamente al archivo histórico, de hecho algunos no llegan a conservarse en los archivos,
ya que en algunas instituciones, deciden guardar los documentos que consideran muy importantes
en la caja fuerte.
2.2. Definición de archivo histórico
Este archivo es el depositario de documentos que han perdido su valor primario (administrativo,
legal, fiscal y contable) y su utilidad para las funciones cotidianas de las áreas generadoras, una
vez concluida se guarda precaucional en el archivo de concentración.
El archivo histórico “Es aquel al que se ha de transferir desde el archivo intermedio la
documentación que deba conservarse permanentemente” 10
Archivo histórico “Es aquel que conserva los documentos que después de haber cumplido la
etapa de concentración son analizados y en función de su significación histórica se conservan
permanentemente” 11
En este archivo se conservan los documentos de forma permanente, ya que al adquirir el valor de
históricos, se convierten en el tesoro de la institución o persona que los produjo. También es el
área donde se comparte el conocimiento con las personas que lo soliciten, o bien se dan a conocer
por medio de exposiciones. Los documentos de este archivo son la materia prima (fuentes
primarias) de futuras investigaciones y/o publicaciones.
______________________
10 MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria: Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación
administrativa, Castilla – La Mancha, ANABAD, 1996, p.53. 11 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Glosario…, Op. Cit., p.1.
32
2.2.1. Funciones
Recibir documentos por medio de transferencias, del archivo de concentración (programadas),
que ya hayan sido valorados, aunque también se podrán ingresar por medio de la donación o
compra.
Identificación: aunque sea una función que desempeñan los archivos de gestión, al llegar al
archivo histórico se debe revisar que este completo el proceso, si es así solo se limitará a
reconocer las series, de lo contrario deberá hacerse la identificación.
Organización de la documentación: Es el proceso mediante el cual se reconstruye la estructura
orgánica de la institución o persona que generó los documentos, por medio de la clasificación y la
ordenación.
Descripción: se elaborarán instrumentos de descripción lo más exactos posibles ya que serán
básicos para el investigador. Estos instrumentos pueden ser automatizados, utilizando bases de
datos.
Difusión: Promover la difusión, ya que es unas de las funciones principales de este archivo, pues
estará abierto a la sociedad, por lo que se hará público su contenido informativo. De esta forma
atraerá el interés de nuevos investigadores, a través de visitas guiadas, publicaciones,
conferencias y exposiciones.
Servicio: Orientar a usuarios/investigadores sobre la localización de fuentes adecuadas para su
investigación; a fin de proporcionarle otras opciones en la búsqueda de información.
Dentro de las funciones principales se encuentran las siguientes actividades:
Llevar un control de todas las transferencias
Implantar programas de conservación de documentos
Actualizar el inventario del acervo que contiene el archivo
33
Planificación de espacios
Llevar el control de préstamo de documentos (en caso que la institución lo permita), al
igual que de los servicios de consulta que se proporcione a investigadores
Estas funciones son las que corresponde a este archivo, aunque no nos podemos limitar cuando
detectamos problemas, como suele suceder en varias instituciones. Si recibimos documentación
sin organizar se deberá organizar siempre de acuerdo al principio de procedencia orden original y
bajo las categorías de fondo, sección y serie.
2.2.2. El acervo documental de los archivos históricos
Los archivos históricos están formados por agrupaciones documentales que se dividen en
naturales y artificiales, las primeras se pueden citar jerárquicamente de acuerdo a sus
características, la agrupación más grande recibe el nombre de fondo al cual lo forman “la
totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona” 12
el nombre
de este fondo puede coincidir con el de la institución aunque existen archivos que conservan
varios fondos, posteriormente siguen las secciones que es la subdivisión del fondo situándola en
un organigrama o el funciones se ubica en las áreas administrativas de alto nivel o las funciones
sustantivas, el siguiente nivel lo ocupan las series que es el resultado de una actividad que más
adelante se verá con mayor detenimiento y la última recibe el nombre de unidad archivística que
la forman los documentos singulares (pieza) o compuestos (expedientes).
En cuanto a las agrupaciones artificiales se dividen en: secciones facticias y colecciones
documentales, las primeras han sido separadas de su origen por cuestiones de conservación, sin
embargo las colecciones son documentos que han sido reunidos por un interés personal en otro
lugar, anulando de esta forma el principio de procedencia y su relación se hace de acuerdo a un
tema o asunto.
_____________________________________________________________________
12 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística…, Op. Cit., p.142.
34
2.3. Identificación
La identificación permite ubicar a los documentos en tiempo y espacio, para posteriormente
organizarlos.
La identificación se define como: “Fase del tratamiento archivístico que consiste en la
investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta
la estructura de un fondo” 13
Este análisis se deberá elaborar en los archivos de trámite, aunque no siempre es así por lo que se
deber revisar, corregir o si es necesario a falta de este hacerlo.
FASES DEL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
IDENTIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN
VALORACIÓN
SELECCIÓN Y ACCESO
DESCRIPCIÓN
Fuente: Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma, Técnicas…, op. cit., p. 71.
_____________________________________________________________________
13 FERNÁNDEZ GIL, Paloma: Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales. 2 a. ed., Granada,
CEMCI, 1999, p.210.
35
La identificación es el primer paso de la metodología archivística, es una función archivística,
prácticamente nueva, Antonia Heredia menciona que hasta 1992, no existía una definición en la
terminología archivística, aunque si se aplicaba como etapa previa a la clasificación. La
identificación consiste en el estudio de todos los datos que nos muestren los antecedentes
históricos – administrativos de la institución, la familia o personaje que género la documentación,
que deberá reflejar el origen, desarrollo, funcionamiento y competencias administrativas para
determinar su tipología. En caso de un personaje su vida académica, laboral, familiar y sus
actividades, con la finalidad de reconocer las series documentales que contiene un fondo o una
colección. Debemos conocer el volumen, los soportes, fechas extremas, su organización y
descripción archivística, instrumentos de consulta, además de una historia detallada del acervo.
Todo lo anterior se hará tomando como base el principio de procedencia y el principio de orden
original. La finalidad es enumerar las series documentales, este análisis será necesario para
organizar y describir los documentos.
Una serie está constituida por tres elementos que son:
1. Sujeto u organismo productor: generador de la documentación en el ejercicio de sus funciones
2. Función: competencias
3. Tipo documental: Unidad documental tanto simple como compuesta, serán tantos como las
actividades de la institución o persona.
Para identificar el primer elemento, dependiendo del tipo de documentación que se este tratando,
se deben consultar las leyes, boletines oficiales, boletines internos, organigramas, y todo aquel
documento que sirva para conocer sus antecedentes.
Para el segundo elemento se deberán identificar las normas que regulen sus competencias,
diferenciando las funciones en sus tres niveles, sustantivas (las más grandes que forman la
estructura), facilitativas (órganos) y de apoyo (participará en la formación de la serie).
Para el tercer elemento se investigan competencias y funciones de cada organismo y los
caracteres internos y externos del documento.
36
Los tres elementos deben ser estar perfectamente relacionados entre si de tal manera que si
cambia alguno cambiará el nombre de la serie.
La diferencia entre tipo documental y serie las dan las siguientes características:
TIPO DOCUMENTAL SERIE
El tipo de una unidad documental La serie es un conjunto de documentos
El tipo es producido por una actividad
concreta
La serie se forma partiendo de una actividad
administrativa
Producido por una misma norma Producido por una misma norma
Formatos, contenido informativo y soporte
homogéneo
Ni el formato, ni el contenido ni el soporte
tienen por qué ser homogéneos
Fuente: Fernández Gil, Paloma: Manual de…, Op. Cit., p.82.
Características para reconocer una serie:
- El productor del fondo al que pertenece y él o los sujetos productores que desempeñan la
actividad, por lo que se debe tener cuidado cuando se trate de documentos que han sido
heredados a un archivo ajeno al que los conserva, para evitar confusiones.
- Actividad administrativa de la que es testimonio
- Las reglas o procedimientos que regulan la actividad
- La sucesión de las unidades documentales
- La similitud de la tipología documental de las unidades documentales que lo integran
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La identificación nos será útil para establecer la estructura del fondo, sección y series que se van
a establecer para organizar los documentos.
María del Carmen Mastropierro recomienda hacer tantas fichas como sea el número de series, al
tener identificadas las series funciones y organigramas, se puede elaborar un cuadro de
clasificación que no será el definitivo ya que se irá modificando en la medida que trabajemos los
documentos, ya que los documentos no se adaptarán al cuadro sino a la inversa, los documentos
reforzarán la elaboración del cuadro definitivo.
Fuente: María del Carmen Matropierro: Archivos privados: análisis y gestión. Buenos Aires: Alfagrama, 2006, p. 100.
ELEMENTOS PARA LA FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE SERIES
Denominación de la serie
Unidad productora
Contenido y tipología
Procedimiento o circuito documental
(indicando las unidades administrativas que intervienen)
Series duplicadas o con la misma información
Clase de ordenación que requiere la serie
Fechas extremas
Plazos de permanencia y/o eliminación
Características externas
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2.4. La organización archivística
La organización es un proceso por medio del cual se reconstruye la estructura orgánica de un
archivo, la cual debe asegurar la disponibilidad, localización, integridad y conservación de los
documentos de archivo y se define como: “Operación intelectual y mecánica por la que las
diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido e información.” 14
Ana Duplá menciona que la “organización de fondos se divide en dos operaciones que son la
identificación y la clasificación y tres tareas que son la ordenación, descripción e instalación.” 15
Otra definición de organización la menciona como: “Metodología empleada para clasificación y
ordenación de los documentos, tomando como base el principio de procedencia y el orden
original.” 16
El punto de partida de la organización, es la aplicación de los dos principios de la archivística,
que son el principio de procedencia y el principio de orden original (natural). En cualquier fondo,
el primero consiste en no mezclar unos documentos con otros, respetando sus fondos, Duplá
señala que deberán ordenarse según la entidad o sujeto generador y según la actividad que dio
origen a su producción; la aplicación de este principio determina su clasificación, su ordenación y
su descripción. Por su parte, el principio de orden original, es el respeto a su creación, es decir
manteniendo el orden en que fueron recibidos o generados los documentos.
La organización se compone de dos tareas que son la clasificación y la ordenación, anterior a
estas se debe realizar una identificación de los documentos a organizar.
________________________
14 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística…, Op. Cit., p.252.
15 DUPLÁ DEL MORAL, Ana: Manual de archivos de oficina para gestores, Madrid, Comunidad de Madrid-Marcial Pons,
1997, p. 35. 16 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Glosario…, Op. Cit., p.8.
39
2.4.1. Clasificación
La clasificación se podrá lograr mediante el conocimiento de la institución productora, sus
funciones, órganos y actividades, a fin de unificar las series y su correspondiente tipología.
“Clasificar es dividir, separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de
tal manera que dichos grupos queden integrados, formando parte de la estructura de un todo.
Cada grupo o clase es único y distintos de los demás, con sus características propias que lo
diferencian de otros, formando parte de una estructura jerárquica; cada grupo a su vez es
susceptible de divisiones” 17
Por lo tanto clasificar es una operación en la cual se trata de agrupar los documentos (relativos a
un mismo asunto o tema), a fin de que queden relacionados entre sí.
Operaciones de la clasificación (intelectuales y materiales)
La clasificación intelectual, consiste en elaborar un cuadro de clasificación, estableciendo grupos
de la misma naturaleza, de preferencia tomando como base las grandes funciones de la
institución. Las funciones son más estables que los organigramas de la institución.
Clasificación material: es la que se aplica directamente a las unidades documentales de acuerdo al
cuadro de clasificación.
Se debe tratar de establecer un cuadro de clasificación de acuerdo a la situación que presente el
fondo (si está clasificado o en desorden). Así mismo, asignar claves que formarán el sistema de
codificación de documentos, el cual debe ser flexible para los casos de agregación, aunque para
los archivos históricos deberá ser estable.
________________________
17 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística…, Op. Cit., p. 266.
40
Para elaborar el cuadro de clasificación, se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:
El cuadro de clasificación es “un instrumento de consulta que refleja la organización del fondo
documental, y aporta los datos esenciales de su estructura” 18
que debe asegurar la organización
del archivo y ubicación correcta de los documentos que nos permita su consulta.
En los archivos históricos cuando llegan a faltar organigramas, se debe reconstruir la estructura
orgánica a partir de los documentos.
El cuadro de clasificación se divide por niveles o categorías en fondo, secciones, subsecciones y
series. Divisiones que corresponden a las funciones órganos y actividades de la institución de
acuerdo a la complejidad de órganos y funciones de la institución, independientemente del tipo de
cuadro que se elabore no se deben colocar en un mismo nivel las funciones con las actividades.
Existen tres tipos de clasificación que son la orgánica, la funcional y por asuntos o materias
Orgánica: se diseña de acuerdo a los órganos. La base es el organigrama. Las secciones y
subsecciones se forman de acuerdo a las áreas que dependen de la institución.
Representa una forma fácil, pero tiene la desventaja de ser rígido al no permitir los cambios
orgánicos. Es más aplicable a organizaciones pequeñas y estables.
Funcional: el diseño del cuadro de clasificación se hace de acuerdo a las funciones. Para el diseño
de este cuadro se requiere de un conocimiento sobre la institución.
Asuntos o materias: La base de este sistema son los temas, por lo que puede ser aplicable para las
colecciones documentales.
________________________
18 FERNÁNDEZ GIL, Paloma: Manual…, Op. Cit., p. 88.
41
También se puede aplicar sistemas combinados llamados orgánico – funcional o mixto, este se
realiza en la medida que se conoce la evolución de las oficinas administrativas. Se deberá tomar
en cuenta el principio de procedencia y las divisiones que se establezcan se identificarán con
órganos (subsecciones) o con funciones (sección), y las actividades constituirán las series
documentales.
En los archivos históricos casi siempre la clasificación viene dada en los documentos que se
transfieren, aunque si esa clasificación tiene defectos se debe reclasificar en un cuadro aparte
(previo análisis de las funciones de la institución), sin alterar la ordenación numérica con que
vengan las unidades de instalación, ya que esto representaría un problema cuando soliciten un
documento bajo la clasificación anterior. Por esto se recomienda un cuadro de clasificación a
nivel intelectual.
Al elaborar el cuadro de clasificación se debe tomar en cuenta que debe ser lógico, en la medida
que no se debe inventar ya que los mismos documentos muestran su origen y procedencia,
flexible al grado que permita se puedan agregar nuevas secciones o series y sencillo que refleje
claramente las funciones y actividades de la institución.
En el cuadro de clasificación se deben respetar las jerarquías (secciones y subsecciones), y tener
cuidado al denominar el titulo de las secciones o subsecciones, ya que debe reflejar el contenido
de los documentos.
Otro elemento a considerar dentro de los cuadros de clasificación es la codificación o sea una
combinación escritural que forma una clave, que representa cada nivel jerárquico del cuadro.
Existen varias clases que son el alfabético (representando una o hasta tres letras), numérico
(representado por un número) y el alfanumérico (combinación de las dos, anteriores) se debe
tratar que la codificación sea representativa para que facilite su localización.
42
2.4.2. Ordenación
La ordenación es la operación mecánica posterior a la clasificación, dentro del proceso de la
organización, debe aplicarse independiente a cada serie y directamente a los documentos.
Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo estableciendo una unidad.
Así la ordenación, “es una tarea material que consiste en relacionar unos elementos con otros de
acuerdo con un criterio establecido, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, o números.” 19
Se realiza en dos pasos:
1) Se debe hacer un análisis de la relación entre los documentos para elegir el método a utilizar.
2) Ordenar los documentos físicamente, dentro de sus unidades de instalación
La ordenación es una parte muy importante dentro de la organización y se puede realizar de
diferentes formas dependiendo el método elegido.
Ordenación cronológica: se toma como base la fecha siguiendo el orden de año, mes y día,
comenzando por el año más antiguo. Cuando el documento no tenga registrado el día, se debe
colocar al final del mes que se esta ordenando. Lo mismo aplica para los meses y años. En el caso
de que no se presente la fecha y que se pueda aproximar, ya sea por los personajes o por algún
indicio dentro de su contenido, la fecha deberá ir entre corchetes.
Ordenación alfabética: Como su nombre lo indica se toman como base las letras del abecedarios,
en este método se encuentran variables que son:
- Onomástica: se hace a partir del nombre de las personas, empezando por los apellidos
después el o los nombres.
- Geográfica: para ordenar lugares, jerarquizando primero por el nombre del país, nombre
del estado, nombre del municipio, o nombre de la ciudad.
___________________________________
19 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística, 4ª ed., Madrid: Fundación Germán Ruipérez, 2001, p. 248.
43
- Numérica: aplicable a documentos que vayan numerados, como es el caso de los
documentos contables
- Alfanumérica: es una combinación de letras y números
No todas las series se deben ordenar de igual forma, puede ser diferentes dependiendo de las
características de cada serie. Al término de esta operación “la ordenación involucrará la
preparación de las unidades documentales (con signaturado, sellado, foliación) para determinar el
espacio necesario en el depósito y la formación de unidades de instalación (cajas, carpetas,
legajos)” 20
Tanto las unidades archivísticas como la instalación, deberán contener los datos que le permitan
su localización.
De acuerdo a las guardas que se utilicen las carpetas o cajas deben mostrar el nombre del fondo,
la sección, la serie, el número de expedientes que contiene, fechas extremas, y el número
continuo de la unidad.
___________________________________
20 MASTROPIERRO, María del Carmen: Archivos privados: análisis y gestión, Buenos Aires, Alfagrama, 2006, p. 106.
44
Los expedientes, también deberán contener en su portada:
I. Unidad administrativa
II. Fondo
III. Sección
IV. Serie
V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie
documental identifica a cada uno de los expedientes
VI. Fecha de apertura y cierre
VII. Asunto (resumen o descripción del expediente)
VIII. Valores documentales
IX. Vigencia documental
X. Número de fojas útiles al cierre del expediente
En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura
asignada en los incisos III, IV y V. 21
Además agregar la signatura o sea la anotación que va en un lugar determinado del documento,
(casi siempre en el reverso superior izquierdo y con lápiz). Para identificar cada pieza deberán ir
las siglas del fondo, número de caja, número de expediente y número de documento.
Foliación: es el nombre que recibe la acción de asignar un número a cada foja y de manera
progresiva, aunque debido a que es una tarea laboriosa y a falta de personal en los archivos es
recomendable que se realice solo cuando el documento salga del archivo.
El sellado: se hace en alguna de las fojas siempre y cuando no tape el texto, anteriormente se
llevaba a cabo en varios archivos, aunque no es recomendable, ya que la tinta daña el papel.
______________________
21 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la administración pública federal. Artículo decimoquinto, 2002
45
2.5. Descripción
La descripción es un proceso que consiste en elaborar un resumen del contenido de los
documentos, identificando y explicando su contexto. Su finalidad es la de dar a conocer a los
investigadores la información que contienen los documentos y que puedan acceder rápidamente,
además servir de control para el archivista.
Una vez que los documentos se encuentran identificados, clasificados y valorados hay que
describirlos por medio de instrumentos de descripción, para que los investigadores conozcan los
contenidos informativos y puedan acceder a ellos.
Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales que de forma jerárquica tiene el fondo, la
sección, la serie, y la pieza o unidad archivística, para lo cual existen instrumentos de consulta
que son aplicables a:
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN APLICABLE A:
GUÍA FONDOS Y SECCIONES
INVENTARIO SERIES
CATALOGO UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES O
UNIDADES DOCUMENTALES COMPUESTAS
Fuente: María del Carmen Mastropierro: Archivos…,Op.Cit. p. 111.
Los documentos se deben describir con relación a su origen, procedencia y funciones
administrativas, ya que no se puede describir como una pieza aislada. Esta operación se encuentra
regulada bajo la Norma General Internacional de Descripción Archivística ISAD (G), que
pretende una uniformidad en la descripción documental. Está formada por un conjunto de 26
elementos divididos en 7 áreas que son:
1. Identificación
2. Contexto
3. Contenido y estructura
46
4. Acceso y utilización
5. Documentación asociada
6. Notas
7. Control de la descripción
Solo seis elementos se consideran esenciales y son: el código de identificación, la fecha, el
nombre de los documentos, el nivel de descripción, el soporte y el volumen.
Antes de describir se debe identificar la unidad documental, después enumerar sus propiedades o
característica, esto es determinar el nivel de descripción adecuado al fondo, para elaborar el
instrumento correspondiente.
Para describir se deben identificar los caracteres internos y externos de los documentos.
Shellenberg 22
los menciona de la siguiente forma:
Caracteres externos:
1. Clase (textual, sonoro, cartográfico, audiovisual y gráfico) y tipo (carta, informe, acta, lista),
aunque son innumerables dependiendo de las actividades por los que fueron creados
2. Formato: manera en que se presentan o reúnen los documentos (volumen, legajo, expediente)
3. Cantidad: se puede expresar en volúmenes, piezas o metros lineales que es la forma más
común en archivos
4. Forma: Original y copias (se debe especificar que tipo de copia es si es al carbón, fotocopia o
mecanografiada.
____________________
22 SHELLENBERG, Theodore R. Técnicas Descriptivas de Archivos, Argentina, Universidad de Córdoba, 1961, p. 20.
47
Caracteres internos:
1. Entidad productora: es la institución o persona que genero o recibió el documento
2. Orígenes funcionales: Acciones que ejecuta una institución o persona de acuerdo a sus
funciones o actividades
3. Fecha y lugar: donde fue generado el documento
4. Contenido: notan la procedencia de los documentos, sus fines u objetivos
Mientras que Antonia Heredia23
los menciona como:
Carácter interno: referencia a la lengua empleada, autor, destinatario, formulario
Carácter externo: soporte, medio para fijar el contenido, formato, signos especiales visibles
Instrumentos de descripción:
De acuerdo al nivel que se vaya a describir corresponde un instrumento y el contenido estará
determinado de acuerdo a la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G).
La guía: es una herramienta que permite dar a conocer de forma general el acervo con el que
cuenta un archivo, hace mención de la historia institucional, la forma en cómo fueron adquiridos
sus documentos, la historia del archivo, y una descripción general de la documentación, el
volumen documental, su cuadro de clasificación, su organización, los servicios y horario del
archivo, requisitos para consultarlos.
____________________
23 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística…, Op. Cit., p.134-135.
48
Existen dos tipos de guías dependiendo la extensión de la descripción, ya que puede ser para
describir un fondo, varios fondos o para los fondos de varios archivos, si se requiere se puede
publicar para ofrecer un mejor servicio a los investigadores.
Guía generales: Proporcionan información de carácter general sobre el fondo o fondos
Guía específica: La información que brinda es sobre la sección o serie
Inventario: Es un instrumento que describe las series documentales
Antonia Heredia, 24
después de analizar los conceptos de diversos inventarios, afirma que solo
hay un tipo de inventario 25
y que los elementos indispensables para su elaboración, son:
- Signatura de la unidad de instalación (legajo, libro, expediente, carpeta)
- Entrada descriptiva (tipología y tradición documental, autor, destinatario y materias si es
posible)
- Fechas límites
Estos elementos deberán enunciarse posteriormente de algunos elementos de descripción en
donde se explique quien es el productor (institución o persona) las funciones, historia
administrativa o biografía de manera que permita situar la sección y la serie dentro del contexto
al que pertenece.
También se mencionará su volumen y cuadro de clasificación, estos datos se pueden presentar a
manera de introducción de este instrumento de descripción.
A este instrumento se le debe dotar de índices onomástico, toponímicos y de asuntos, para
auxiliar al usuario.
_______________________
24 HEREDIA HERRERA, Antonia: Manual de instrumentos de descripción documental. Sevilla, publicaciones de la Excma.
Diputación Provincial de Sevilla, 1982, p. 29. 25 HEREDIA HERRERA, Antonia: Manual…, Op. Cit., p. 38.
49
El Catálogo: es un instrumento para describir unidades documentales simples (cartas, planos) o
compuestas (expedientes) y pueden diseñarse para una serie o una parte de ella.
Lo mejor y más recomendable es que se elaboren en hojas, ya que hay documentos que al
describirlos necesitan más espacio.
Cuando se cuentan con bases de datos, pueden suplir las fichas catalográficas de cartón.
Una vez elaborado algún instrumento de descripción, se puede anexar un auxiliar descriptivo,
como son: el Censo documental, el Índice, la lista y el registro.
50
CAPÍTULO 3
ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA PROPAGANDA POLÍTICA DEL PARTIDO ACCIÓN
NACIONAL
3.1. Definición de propaganda
Para la mercadotecnia la propaganda es un conjunto de técnicas dirigidas a la sociedad para dar a
conocer el perfil de un candidato o las ventajas que ofrece un partido político.
Mediante la propaganda se difunde entre la ciudadanía, el perfil de los candidatos que contienden
por un puesto de elección popular y que son abanderados por un partido político, ofreciendo
propuestas para solucionar los problemas económicos y sociales que aquejan a los ciudadanos de
cierta demarcación; delimitadas por distrito, por este medio buscan el voto favorable de la gente
en las urnas.
El objetivo de la propaganda es que de un solo golpe de vista se capte el mensaje, es decir que
una persona no necesite mucho tiempo de observación o lectura, para que se entere del mensaje,
el cual tiene como finalidad incidir o influir en la decisión del elector.
Actualmente toda campaña política se apoya en la mercadotecnia, anteriormente era empleada
solo para la publicidad comercial pero, aplicada a los partidos políticos, el producto es el
candidato, la oferta son las propuestas y la finalidad: ganar la elección. Estas técnicas
mercadológicas puestas al servicio de una campaña electoral comienzan con la realización de un
estudio sobre una población específica, en donde por medio de encuestas se identifican sus
características, como son: las preferencias electorales, el grado educativo de la población, la
problemática social y económica y a veces hasta los anhelos.
A partir de los resultados de dicho estudio, se definen las estrategias para realizar la campaña en
esa población, en donde se contemplan una serie de elementos, que van desde el diseño de la
propaganda, la forma de cómo el candidato debe dirigirse hacia diferentes sectores de la
sociedad, así como el lenguaje y la vestimenta que empleará durante su campaña.
51
El diseño de la propaganda debe tener ciertas características para cumplir con su finalidad, como
son: que las imágenes sean atractivas, las leyendas o mensajes cortos y los colores vistosos, para
que logre el impacto que se requiere en la sociedad, para lo cual además de la propaganda en
soporte de tela, papel y plástico, se han agregado los promocionales que son las gorras, playeras,
tazas, bolígrafos, llaveros entre otros.
3.2. Tipos de propaganda
Existe una gran variedad de propaganda que emplean los partidos políticos en sus campañas
electorales como lo señalé anteriormente, también hay varias definiciones por lo que a
continuación describo cada una:
Cartel
Es un documento impreso en una sola cara en soporte de papel, de formato variable (que va de
50 x 70 cm. de ancho por 60 cm. a 1 m. de largo), por lo general sirve para fijarse en un lugar
público.
Gallardete
Documento impreso en soporte de plástico y al igual que el cartel varía en su formato y también
sirve para fijarse en un lugar público.
Engomado
Es un documento impreso en una sola cara de tamaño y forma variable, casi siempre de forma
rectangular que al reverso contiene adhesivo, cubierto con papel encerado que al desprenderse se
puede pegar sobre una superficie plana, y es utilizado principalmente en automóviles.
Folleto
52
Es una publicación unitaria de tamaño variable que por sus características no llega a la
denominación de libro, pueden constar 4 páginas como mínimo a 50 páginas como máximo.
Díptico
Documento impreso en una hoja de papel que contiene información en ambas caras y que se
dobla por la mitad (también llamado folleto de cuatro caras)
Tríptico
Documento impreso en papel tamaño carta u oficio que contiene información por ambos lados y
que se encuentran divididos o doblados en tres (folletos de seis caras)
El díptico y el tríptico aunque son folletos de varias caras, se denominaron por el número de sus
dobleces, para establecer una diferencia entre ellos y del folleto común.
Volante
Documento impreso en papel por una o ambas caras de tamaño carta o menor, su finalidad es el
de ser entregado en mano propia.
53
3.3. Utilización e importancia
Durante las campañas electorales, la propaganda política juega un papel muy importante ya que
por medio de ella se difunden ideas encaminadas a la conquista del poder, por lo que se busca
persuadir a la sociedad provocando una conducta positiva a su favor, proporcionándoles
información que consideran suficiente y verídica la cual les permita decidir a quien le otorgarán
su confianza a través del voto.
Los partidos recurren a la pinta de bardas, spot en los medios de comunicación (radio, televisión,
internet), visitas domiciliarias, llamadas telefónicas, verbenas, mítines, eventos o reuniones,
entrevistas, notas pagadas en diarios, anuncios en el transporte publico, además de la propaganda
impresa (cartel, volante, gallardete, díptico y tríptico) que resulta un elemento que refuerza toda
campaña electoral, gran parte del éxito lo centran en ella, al permanecer temporalmente en un
sitio fijo o al ser repartida entre las multitudes.
La propaganda es una muestra representativa de la historia del Partido Acción Nacional, al ser
producto de sus actividades electorales, cada pieza documental refleja los cambios en su diseño,
los mensajes utilizados en las diversas campañas, así como las propuestas ofrecidas a la sociedad.
54
3.4. Identificación
Ingreso
El ingreso de la propaganda al archivo ha sido a través de tres medios:
a) Recopilación
b) Transferencia de documentos de los comités regionales a través del Comité Ejecutivo
Nacional del PAN
c) Donación de los mismos investigadores panistas y del personal del PAN
Condiciones de la documentación
La propaganda se encontraba desorganizada dentro de un artefolio que rebasaba el límite de su
capacidad de guarda, por lo mismo algunas piezas documentales se encontraban maltratadas,
presentaban dobleces, roturas en sus bordes y algunas hasta se encuentran mutilados, aunque esto
también se debió al constante traslado de un local a otro, durante mucho tiempo, como también
al abandono en que se encontraban, primero porque estaba en la biblioteca y al pasarlo al archivo
se le dio prioridad a la organización de los documentos y de las fotografías, por lo que la
propaganda fue olvidada por muchos años.
55
Procedencia
Para ubicar la procedencia del material se revisaron los organigramas del Partido Acción
Nacional, y algunos informes de trabajo del Comité Ejecutivo Nacional, de esta forma se conoce
las funciones y la evolución de el área encargada de generar la propaganda, que ha sido la
siguiente:
- 1939 a 1968 Comisión de Propaganda.
- 1969 Secretaría de Propaganda
- 1978 Comisión de propaganda
- 1987 Secretaría de Comunicación.
A pesar de los cambios que ha tenido esta área través de los años, conserva dentro de sus
principales funciones el planear, diseñar y coordinar la propaganda de las campañas electorales
federales, además de auxiliar a comités regionales, municipales y distritales en la elaboración de
temas para su propaganda como carteles, volantes y programas de radio y televisión.
Pero, como se mencionó anteriormente en la identificación, debido a que el ingreso ha sido
variable, solo se tiene la referencia de la propaganda que fue transferida al archivo, ya que al
momento de que se extrajo del expediente por cuestiones de conservación, se anotó la referencia
correspondiente, pero no ocurre lo mismo con la que fue recopilada y donada que representa casi
la totalidad de los documentos.
De acuerdo con estas condiciones se considero que no era válido llamar a esta agrupación serie,
ya que la mayoría fue acumulada de forma arbitraria, y el tratar de relacionar la propaganda con
su respectivo expediente sería una labor muy tardada y además poco confiable, sobre todo para
las campañas realizadas en los estados o municipios, debido a que los expedientes de los comités
estatales (antes regionales), presentan algunas lagunas documentales, si a esto le añadimos
nuevos ingresos por donación sería una combinación de serie-colección, por lo que se decidió
situarla en lo que llamamos una colección documental.
56
Volumen documental
La colección propaganda del Partido Acción Nacional (1944 - 1988) cuenta con un volumen
documental de 1,129 piezas documentales, conformada de la siguiente manera:
TIPOS DE PROPAGANDA CANTIDAD
Carteles 239
Volantes 694
Dípticos 112
Trípticos 58
Engomados 13
Gallardetes 8
Calendario 4
Víscera 1
Cantidad total 1,129
Debido a que la procedencia es variable y que es una colección, se trato de reconstruir lo más
apegado posible a una agrupación documental, por lo que las series documentales, se
establecieron de acuerdo a los tipos de elección electoral.
SERIES
Campañas a presidenciales
Campañas a diputados federales
Campañas a senadores
Campañas a gobernadores
Campañas a presidentes municipales
Campañas a diputados locales
57
3.5. La organización archivística
La organización de documentos obedece a la necesidad de hacer accesible la información de un
archivo. Aplicando el principio de procedencia y orden original se logra la clasificación y
ordenación correctas, permitiendo su pronta localización.
El siguiente paso que se realizó fue la fumigación, que llevo a cabo un especialista en la materia
ya que los químicos que se utilizan deben ser elegidos y tratados con mucho cuidado de acuerdo a
las necesidades del acervo; tomando esta medida nos protegemos de cualquier microorganismo
que a veces no se ve a simple vista y ayudamos a la conservación de los documentos.
Una vez fumigado se procedió a realizar la limpieza de los documentos para retirar el polvo, pero
aún con la aplicación de estas medidas y el control correspondiente, cuando se trabaja
directamente con los documentos se debe utilizar como equipo de seguridad tapa bocas, bata y
guantes.
Después se retiraron clips, grapas y diurex posteriormente se procedió a borrar anotaciones que
presentaban algunos documentos, aunque en contadas ocasiones no fue posible debido a que se
utilizo tinta de bolígrafo por lo que no se pudo borrar.
Debido a la forma en que se habían almacenado varios se encontraban doblados por la mitad o
en alguna de las esquinas se encontraba maltratado, por lo que se desdoblaron y se tuvieron unos
días extendidos bajo libros para tratar de que recuperar en lo posible las marcas que presentaban.
En los engomados también había algunos que se encontraban doblados o con el mismo
pegamento se habían adherido a otro material y había que proceder a despegarlo cuidando que no
se fueran a romper.
Para organizar la colección de la propaganda, se trato de relacionar las piezas documentales de
una forma coherente basadas en los diferentes tipos de campañas electorales.
58
3.5.1. Clasificación
Procedimiento:
Elaboración del cuadro de clasificación para la propaganda
COLECCIÓN: Propaganda del Partido Acción Nacional
CÓDIGO SECCIONES CÓDIGO SERIES
CF
Campañas Federales
PR Campañas Presidenciales
DF Campañas a Diputados Federales
DS Campañas a Senadores
CL
Campañas Locales
GO Campañas a Gobernadores
PM Campañas a Presidentes Municipales
DL Campañas a Diputados Locales
Aplicación del cuadro de clasificación
- Separar por tipo
Esta separación se hizo para determinar el tipo de guarda y la cantidad que se necesitaba de
acuerdo a su soporte y tamaño, que permitiera su conservación y manejo adecuado.
59
- Separar la propaganda por sección y serie
Para clasificar cada pieza documental, se realizó una investigación documental y bibliográfica,
que permitiera obtener los datos sobre el tipo de campaña, el nombre del candidato, la fecha y el
lugar donde se llevó a cabo dicha campaña.
Como punto de partida se tomó como base los datos que presenta cada pieza de la propaganda
como son el texto (mensaje), el logotipo o el nombre del candidato, se consultaron los calendarios
y planillas electorales, además de otros documentos de archivo como son los registros internos de
los candidatos a puestos de elección federal, ya que algunos tienen además del curriculum vitae,
su fotografía. También se recurrió a la revista La Nación (órgano de difusión del PAN), que fue
de gran utilidad ya que en ella publican tanto listas como fotografías de algunos candidatos; otra
estrategia que utilicé fue la de elaborar un listado sobre las frases o mensajes utilizados en las
campañas, así como los colores predominantes que se utilizaron en el diseño de la propaganda en
diferentes campañas, de esta forma también identificaba la cronología, o por lo menos se lograba
una aproximación ya que en los primeros años no se tenía un estándar en cuanto al diseño o las
frases que se utilizaban.
Cualquier dato era importante, ya que de esto dependía el asegurar que se encontraba
correctamente clasificado, pues se daban muchos casos en que los candidatos se postulaban a un
mismo cargo pasado algún tiempo, o las frases de campaña se volvían a retomar, además de que
como en la mayoría de los casos cuando se trabaja con datos personales suelen encontrarse
homónimos.
Posteriormente se procedió a la separación física de acuerdo al cuadro de clasificación en
secciones y series, los gallardetes y carteles se guardaron en artefolios y con los demás tipos de
propaganda se formaron expedientes.
Se utilizo el tipo de clasificación por temas o asuntos, debido a que es una colección documental
en la que no existe una relación orgánica o funcional entre las piezas documentales que la
forman.
60
3.5.2. Ordenación
Para unir cada una de las piezas documentales de la colección y que a su vez permitiera su
relación entre ellas, se determino el orden de cada serie de la siguiente forma:
En la serie de campañas presidenciales, se ordenó la propaganda por medio del método
cronológico el cual se acompaña con el nombre del candidato, tal como lo muestra el cuadro:
CAMPAÑA PRESIDENCIAL NOMBRE DEL CANDIDATO
Campaña Presidencial 1952 Efraín González Luna
Campaña Presidencial 1958 Luis Héctor Álvarez Álvarez
Campaña Presidencial 1964 José González Torres
Campaña Presidencial 1970 Efraín, González Morfin
Campaña Presidencial 1982 Pablo Emilio Madero Belden
Campaña Presidencial 1988 Manuel de Jesús Clouthier del Rincón
Para las series campañas a diputados federales y campañas a senadores se utilizó el mismo
método de ordenación anterior pero aquí tomando como base el número y periodo cronológico
que le corresponde a la legislatura en cuestión, posteriormente de forma geográfica y dentro de
esta alfabética (para el nombre de los candidatos).
61
En cuanto a las series campañas a gobernadores, presidentes municipales y diputados locales se
aplico el método de ordenación alfabética en una de sus variantes llamada geográfica (por
estado), posteriormente se ordenaron de forma cronológica y por último alfabética que
corresponde al nombre del candidato.
Guardas
La guarda se determino de acuerdo al formato, los carteles y gallardetes estarían contenidos en
artefolios, los primeros se colocaron dentro de un sobre grande de papel bond (más grande que el
cartel, para evitar que se dañen), afuera de esta se escribió el nombre de la colección, el nombre
de la sección y de la serie, el número del sobre, la fecha y el nombre del candidato,
posteriormente de colocaron dentro del artefolio esta permitiría que se conservarán de forma
horizontal y con esto se evito que se dañaran más.
Para los volantes, trípticos y dípticos se agruparon en un fólder tamaño oficio formando
expedientes ya que existen campañas en las que se cuenta con diferentes tipos de propaganda o
previendo un nuevo ingreso, posteriormente se colocaron dentro de cajas de cartón AG-12, el
mismo tipo de guarda utilicé para los engomados, aunque estos se encuentran por separado.
Al final quedaron de la siguiente manera:
Carteles (en artefolio)
Gallardetes (en artefolio)
Volantes, folletos, dípticos y trípticos (en cajas AG-12)
Engomados (en cajas AG-12)
62
Las cajas y artefolios se rotularon con los siguientes datos:
Nombre de la colección
Nombre de la sección
Nombre de la serie
Número de expedientes que contiene la caja
Fechas extremas
Número de la caja o artefolio
Datos que contiene el expediente
Nombre de la colección
Nombre de la sección
Número de documentos que contiene el fólder
Fecha
Número del expediente
Número de la caja que lo contiene
Signaturación
Posteriormente se anoto con lápiz, la signatura correspondiente de acuerdo a los códigos
establecidos en el cuadro de clasificación, al reverso de cada una de las unidades documentales,
en la parte inferior izquierda.
63
Para los gallardetes, debido a que su soporte es de plástico, la anotación con lápiz no era la
adecuada, debido a que no se notaba y si lo hacia con plumón o bolígrafo se traspasaría a la cara
principal del documento, por lo que se recurrió a las etiquetas.
Datos de la signatura:
Siglas de la colección sección y serie
Número de caja o artefolio
Número de documento o de expediente
3.5.3. Descripción
La descripción representa la finalidad de los procesos archivísticos, pues a través de la
elaboración de los instrumentos descriptivos, se tiene un mejor control del acervo además de
proporcionar información que será el primer acercamiento que tiene el investigador con el
archivo.
La Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD (G) menciona que los instrumentos
de descripción deben de hacerse jerárquicamente y de lo general a lo particular, aunque para las
colecciones es valido descender directamente al catálogo.
El instrumento que es elaboro para describir la propaganda del Partido Acción Nacional, fue el
catálogo, ya que la propaganda corresponde a una colección. Por otro lado un inventario no se
ajusta a la totalidad de los datos que se requieren para su descripción pues dadas las
características de estos documentos, se deben enumerar de forma individual, es decir por pieza.
CP/CL/G/1-5
64
Para la elaboración del catálogo además de los elementos que enuncia ISAD (G) para
instrumentos generales a para cada ficha catalográfica, se tomaron en cuenta los siguientes datos:
El número de la ficha de manera secuencial
Colección
Sección
Serie
Fecha crónica
Fecha tópica (estado y municipio)
Entrada descriptiva
Señalar el tipo documental
Nombre del candidato (personaje)
Imagen y mensaje o texto que muestra
Observaciones
Anotar el estado de conservación de la propaganda
Medidas en cm. (base por altura)
Si tiene alguna referencia del expediente al que pertenece
65
Ubicación topográfica:
- número de caja o artefolio - número de expediente
- número de documento - fojas
FICHA DE DESCRIPCIÓN
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE LA COLECCIÓN DE LA PROPAGANDA
N° FICHA _______
SECCIÓN: _________________________ SERIE: ___________________________________________
FECHA: ______________ LUGAR GEOGRÁFICO (ESTADO/MUNICIPIO): _____________________
ENTRADA DESCRIPTIVA
NOMBRE DEL CANDIDATO: ______________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
OBSERVACIONES
ESTADO DE CONSERVACIÓN: ______________ MEDIDAS: __________
REFERENCIA: _____________
UBICACIÓN
CAJA: ______ SOBRE: _______ EXP.: ______
66
Ejemplos:
14
Colección de la propaganda del Partido Acción Nacional
Propaganda de campañas locales
Campañas a Presidentes Municipales
1983
Tehuacán, Puebla
Engomado. García Paredes, Edilberto.
Pitufo caminando con una bandera del PAN, en la mano
derecha. Vamos por la democracia
Referencia del expediente de donde se extrajo: CDE Puebla
caja 4 exp.59
En buen estado de conservación. 20 x 19 cm.
Caja 1 exp. 15
234
Colección de la propaganda del Partido Acción
Nacional
Propaganda de campañas locales
Campañas a Presidentes Municipales
1972
Ixtlán del Río, Nayarit
Volante. Rivera García, Joaquín. Muestra la
fotografía del candidato. Por un Municipio
Auténticamente Libre
Presenta perforaciones en la parte superior.
21.5 x 13.9 cm.
Caja 1 exp. 66
67
Estos ejemplos son solo una muestra de cómo se realizo la descripción de la propaganda, que se
organizo en el archivo del Centro de Documentación, Estudios e información sobre el Partido
Acción Nacional (CEDISPAN).
Se diseño una base de datos en Access para la captura de datos del catálogo, lo cual permite
agilizar la búsqueda y recuperación de la información.
No se puede decir que es un trabajo terminado porque pronto ingresará más propaganda al
archivo, que deberá de ser procesada, y algunos datos de su localización se deberán actualizar en
cuanto se determine el lugar que ocuparán en el nuevo local del CEDISPAN, y quizás hasta las
guardas se cambien, aunque después de la organización, este material esta disponible a usuarios
que lo soliciten además de que se tendrá un mejor control del acervo.
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CONCLUSIONES
En los archivos históricos no hay jerarquías entre los documentos, es decir no existen más o
menos importantes. La diferencia la hace la frecuencia de su consulta, sin embargo para los
archivistas todos y cada uno de los documentos que conforman un archivo ocupan un lugar
preponderante dentro del mismo, por lo que a todos se les debe otorgar un tratamiento
archivístico. En el caso de la propaganda, en el archivo histórico del CEDISPAN, se
consideraban como prioridad los documentos llamados textuales, después las fotografías, la
propaganda por su parte era algo olvidado que se trasladaba de un rincón a otro, como si no
formará parte del archivo.
La propaganda es un elemento muy importante en las campañas, aunque no siempre es
considerado como lo que es: un documento histórico, y al terminar el proceso electoral, se
desecha como material de apoyo de uso inmediato. En varias ocasiones no se guarda ninguna
pieza, desapareciendo de esta forma toda evidencia electoral de la contienda en donde ha
participado el Partido Acción Nacional. A pesar de esta situación, entre las transferencias y
donaciones hechas por panistas, se ha formado una colección de gran valor.
Organicé la propaganda archivísticamente, a pesar de ser una colección y con esto, he logrado
que se enriquezca el acervo, pues se pueden ofrecer más opciones de material de investigación
además se recupero parte de la historia gráfica del Partido.
A partir de que se tiene organizada la propaganda es más fácil la recuperación de la información.
En lo que se refiere a los nuevos ingresos bastará con darle seguimiento a lo ya establecido;
además se podrán agregar más secciones y/o series y se podrán hacer pequeñas modificaciones a
la ubicación topográfica, al contar con un lugar estable para la conservación del material
documental. Todo lo anterior es la contribución que mi trabajo ha hecho para que con este acervo
se beneficie a los usuarios del archivo del CEDISPAN.
En cuanto a las condiciones de guarda éstas no han sido las mejores, ya que las carpetas que
contienen los carteles son de papel bond al igual que las cajas (artefolios), que contienen ácidos
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que no son propicios para la conservación de la propaganda; lo mismo sucede con las guardas
que utilicé para los volantes ya que son folders comerciales y cajas de cartón (AG-12) para lo
cual he solicitado un planero metálico, cajas de polipropileno y folder de papel libre de ácido.
Probablemente se autoricen los requerimientos y con esto mejoren las condiciones de
conservación, aunque como archivista no podía quedarme de brazos cruzados, esperando a que
me dieran lo que solicité por lo que tuve que trabajar con lo que se tenía, con las limitaciones o
circunstancias que se presentaron. De esta forma colabore para que el archivo funcionara lo mejor
posible.
Al presentar la utilidad y ventaja que representa el tener la propaganda organizada, se tienen más
posibilidades de que se acepten las solicitudes de mobiliario y material, al crearles la necesidad
de mejorar las condiciones de conservación de estos documentos.
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