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7/21/2019 Direccin de Nucleo SIMON ROD
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Sud direccin administrativa:
Subdireccin Administracin
/i, *01*+12*++ 3 +4:24 5 Subdireccin de...
Actividades de la Subdireccin de Ad"inistracin
&ctividades 6enerales
7inalidad:
&plicar programas, normas y procedimientos para la administracin de recursos financieros,
materiales y $umanos, con el fin de lograr su ptima utili-acin y aprovec$amiento y prestaradecuados servicios de apoyo a las diversas instancias organi-acionales del Ncleo.
7unciones 6enerales:
'oordinar y evaluar la aplicacin de normas, procesos administrativos y procedimientos
por parte de todas las instancias organi-ativas del Ncleo, en cuanto a la administracin de
recursos financieros, $umanos y materiales.
&plicar sistemas contables de aceptacin general, as( como para la consolidacin de
cuentas, elaboracin de balances y estados financieros del Ncleo, con el fin de dar a las
m%imas autoridades informacin confiable y oportuna !ue oriente sus procesos de toma dedecisiones en materia financiera.
'oordinar y evaluar la formulacin y control de ejecucin de anteproyectos y proyectos
presupuestarios, as( como de los planes operativos !ue dan sustento econmico y
program%tico a las actividades del Ncleo.
Ejecutar la ad!uisicin de bienes, materiales, e!uipos y servicios !ue re!uieren las
diversas instancias organi-acionales del Ncleo, con el fin de lograr aplicacin de cr(terio de
econom(a.
&dministrar sistemas, normas y procedimientos de clasificacin y remuneracin de
cargos, seleccin de personal, capacitacin y desarrollo, evaluacin del desempe8o y otros
coneos.
Efectuar la cancelacin de los compromisos ad!uiridos por el Ncleo, llevando su debido
registro y control.
&dministrar la aplicacin de convenios colectivos e individuales de trabajo en el Ncleo.
'oordinar y evaluar la prestacin de servicios generales y administrativos de diversas
instancias organi-acionales del Ncleo, as( como para la salvaguarda y custodia de sus
bienes e instalaciones f(sicas.
Estructurar y mantener registros consolidados de informacin sobre recursos $umanos,
financieros y materiales, con el fin de remitirlos a las instancias centrales.
&plicar normas y procedimientos para la prestacin de servicios mdicos, odontolgicos y
sociales al personal del Ncleo.
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Ejercer la gestin de los recursos $umanas del ncleo, as( como la direccin y control de
las labores de salvaguarda, mantenimiento y mejoramiento de las instalaciones del ncleo"
dirigiendo, asimismo la prestacin de servicios y mensajer(a.
Ejecutar los registros contables del ncleo, as( coma la formulacin del presupuesto
correspondiente al primo ejercicio fiscal.
&plicar y velar por el cumplimiento del plan de personal establecido por el consejo
superior de la )NES9.
6estionar, ante la Direccin de 9ecursos umanos y la Direccin de &dministracin, nivel
central, el pago oportuno del salario y beneficios del personal del ncleo.
6estionar, ante las autoridades competentes, los recursos materiales o financieros
necesarios para el funcionamiento del ncleo.
9eali-ar, mediante la ta!uilla de cobran-a o caja, la recepcin de ;ouc$es por conceptos
de aranceles y otros ingresos.
Dirigir y controlar los servicios de correspondencias rea
#$EA: CA%A
7inalidad:
Ejecutar las operaciones del %rea de caja llevando a cabo actividades de recepcin, entrega,
custodia y control de dinero en efectivo y c$e!ues, mediante la atencin al pblico en
ta!uilla de caja y bajo las normas y procedimientos establecidas por la Subdireccin de
&dministracin del Ncleo" a fin de lograr la recaudacin de ingresos a la ?nstitucin y la
cancelacin de pagos !ue corresponda.
Funciones &enerales:
9egistra los aranceles correspondientes a todo tipo de documento de 'ontrol de Estudio y
de la Subdireccin de ostgrado.
&tiende al pblico !ue solicita informacin varia por el %rea de ta!uilla de caja.
9eali-a la operacin de venta de los documentos pertinentes, avalados por su Supervisor
inmediato.
9eali-a los pagos de los c$e!ues correspondientes a los trabajadores, participantes,
proveedores y e funcionarios de la )niversidad.
9elaciona los pagos reali-ados en c$e!ue a fin de procesar su envio al %rea de 'aja
rincipal de la )NES93 'aracas a travs de la Subdireccin de &dministracin.
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@leva el control diario de la entrada y s%lida de dinero de caja, reali-ando el
correspondiente cuadre a travs del tro!uelado de las ventas y s%lidas de dinero.
Aranscribe y accesa informacin operando un computador.
9egistra las ventas en el libro diario de contabilidad.
Dise8a formatos de trabajo, tripticos informativos y1o formularios varios a fin de
optimi-ar la gestin del %rea de caja.
?nforma al pblico en general aspectos de interes relacionados con el %rea de caja a fin
de agili-ar la atencin y satisfaccin de necesidades de los clientes.
9eali-a la recepcin del pago del sobre y solvencia para graduandos.
9ecibe y relaciona los vauc$er de pagos correspondientes a cada periodo intensivo.
/antiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cual!uier anomal(a.
9esponde por el inventario de los e!uipos, $erramientas de trabajo y de los materiales a
su cargo.
Elabora informes peridicos de las actividades reali-adas.
'umple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.
'umple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos
establecidos por la ?nstitucin.
&poya dentro del %mbito de su competencia al personal adscrito al %rea de 'ontrol de
Estudio en el proceso de inscripcin de los participantes.
Elabora y procesa comunicaciones varias.
/antiene los arc$ivos del %rea actuali-ados.
#$EA: CON'$O FINANCIE$O *$ESU*UES'A$IO + CON'A,E
7inalidad:
9egistrar y anali-ar las actividades relacionadas al %rea financiera, presupuestaria y contable
del Ncleo, elaborando e interpretando los registros, estados de cuentas, cuadros
demostrativos y comparativos, estados financieros y presupuesto, bajo las normas y 3
procedimientos establecidas por la Subdireccin de &dministracin del Ncleo y el
;icerrectorado de &dministracin" a fin de garanti-ar la efectiva distribucin y administracin
de los recursos materiales y financieros del Ncleo y contribuyendo asi a la toma de
decisiones oportuna.
7unciones 6enerales:
9egistra y controla el ingreso y egreso ordinario y etraordinario de las cuentas bancarias
para gastos a travs de fondos administrativos.
'onsulta y emite, v(a internet, el 9egistro de ?nformacin 7iscal de los proveedores a fin
de verificar su eistencia.
'alcula las retenciones del ?;& y del ?S@9 de acuerdo a la normativa legal vigente
establecidas por el SEN?&A, como agente de retencin.
Elabora y emite cuadro de retenciones mensuales.
repara y emite comprobantes de retenciones correspondiente a los proveedores.
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?mputa presupuestariamente < codifica=, previa disponibilidad, las re!uisiciones de
compra, servicios y otros.
/ulti imputa presupuestariamente < si es el caso=, el gasto de una misma factura y
distribuye el impuesto ?;& para cuentas subespec(ficas.
9egistra, controla y emite la ejecucin presupuestaria trimestral acumulada.
Elabora y emite las solicitudes de traspaso presupuestarios internos, de acuerdo a las
instrucciones dadas por su supervisor inmediato.
9eformula los recursos de fondos ordinarios y etraordinarios.
9egistra y controla los c$e!ues emitidos a la fec$a por las diferentes cuentas bancarias
del NBcleo < @ibro de Canco y @ibro Cancario Electrnico= .
Elabora y emite las conciliaciones bancarias mensuales de las diferentes cuentas
bancarias del Ncleo.
9evisa y anali-a los soportes del gasto < vauc$er de c$e!ues, facturas, relacionados, etc=
a los fines de dar cumplimiento a las normas y procedimientos establecidas por la normativa
legal vigente en la materia. Elabora y emite las rendiciones de cuentas < fondos rotatorios= ordinarias y
etraordinarias < rendiciones especiales= de gastos de funcionamiento y de los diferentes
fondos ejecutados por otras unidades.
9egistro y actuali-acin de los @ibros Cancarios.
Elabora el anteproyecto de presupuesto de gastos del Ncleo.
9evisa y actuali-a anualmente el lan de 'uentas de la #N&9E, via internet.
Elabora, consolida y emite informe de cierre del ejercicio fiscal finali-ado < estados
financieros= de las diferentes cuentas bancarias del Ncleo.
'%lcula y emite vi%ticos y pasajes para misiones especiales de funcionarios adscritos al
Ncleo. 9espalda la informacin presupuestaria , financiera y contable por medios electrnicos y
organi-acin fisica de las diferentes carpetas y soportes emitidos.
#rgani-a el cronolgico de los ejercicios fiscales finali-ados.
'oordina y actuali-a los procedimientos administrativos suministrados por el nivel 'entral
de 'aracas.
Aranscribe y accesa informacin operando un computador.
Dise8a formatos y1o formularios varios a fin de optimi-ar la gestin del %rea.
/antiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cual!uier anomal(a.
9esponde por el inventario de los e!uipos, $erramientas de trabajo y de los materiales a
su cargo.
Elabora informes peridicos de las actividades reali-adas.
'umple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.
'umple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos
establecidos por la ?nstitucin.
Elabora y procesa comunicaciones varias.
/antiene los arc$ivos del %rea actuali-ados.
Area: $ECU$SOS -U.ANOS/
7inalidad:
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9eali-ar las actividades operativas correspondientes a la aplicacin de los planes y programas
del sistema de administracin de los recursos $umanos en el Ncleo, aplicando los mtodos y
tcnicas de la administracin de personal, bajo las normas y procedimientos establecidas por
la Subdireccin de &dministracin del Ncleo y la Direccin de 9ecursos umanos de la
)NES9 y en concordancia con la normativa laboral legal vigente" a fin de garanti-ar un
ptimo clima laboral.
7unciones 6enerales:
Elabora y recibe la correspondencia del %rea.
9ecibe y tr%mita las solicitudes de pago de los beneficios socio econmicos contemplados
en los convenios colectivos, tales como: primas por $ijo, carga familiar, primas profesionales,
etc.
Elabora y anali-a las certificaciones del personal.
9evisa y actuali-a los epedientes del personal.
9egistra y revisa el control de asistencia a fin de tramitar la cancelacin del beneficio del
ticet alimentacin.
'$e!uea el cumplimiento de los re!uisitos eigidos para el otorgamientos de los
beneficios socio econmicos establecidos en las convenciones colectivas.
Ar%mita las constancias de trabajo, reposos mdicos , solicitudes de tr%mite de '/,
gastos mdicos y1o casos especiales como cambio de funciones, jubilaciones, renuncias, f
de vida, entre otros.
Ar%mita movimientos y pagos del personal.
&ctuali-a data del personal.
9ecibe y tr%mita las !uejas y reclamos de los trabajadores.
9ecibe s(ntesis curriculares de candidatos interesados en ingresar a la institucin.
Elabora relacin de $oras diarias de los c$oferes.
Ar%mita los &9?, &9' y la Declaracin urada de Cienes de los funcionarios adcritos a la
?nstitucin.
Aranscribe y accesa informacin operando un computador.
Ejecuta las normas, procesos, procedimientos y programas establecidas por la Direccin
de 9ecursos umanos de la ?nstitucin en materia de administracin de personal, tales
como: 9eclutamiento y Seleccin, &diestramiento del ersonal, Evaluaciones de Desempe8o,
Ceneficios Socio @aborales, Cienestar Social, 9gimen Disciplinario, entre otros.
Dise8a formatos y1o formularios varios a fin de optimi-ar la gestin del %rea.
/antiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cual!uier anomal(a.
9esponde por el inventario de los e!uipos, $erramientas de trabajo y de los materiales a
su cargo.
Elabora informes peridicos de las actividades reali-adas.
'umple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.
'umple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos
establecidos por la ?nstitucin.
Elabora y procesa comunicaciones varias.
/antiene los arc$ivos del %rea actuali-ados.
#$EA: SE$0ICIOS &ENE$AES
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7inalidad:
Ejecutar las actividades tcnica, administrativas y operativas referentes a la proveedur(a,
solicitud y control de los materiales, e!uipos y bienes de consumo controlando y ejecutando
las solicitudes de mantenimiento y reparacin bajo las normas y procedimientos establecidas
por la Subdireccin de &dministracin del Ncleo y la Direccin de Servicios 6enerales de la
?nstitucin" a fin de satisfacer los re!uerimientos de los usuarios y garanti-ar las ptimas
condiciones de las instalaciones.
7unciones 6enerales:
lanifica, organi-a y supervisa la reali-acin de los trabajos especiales de mantenimiento
y reparacin de la infraestructura del Ncleo y demas activos de la ?nstitucin.
&dministra y supervisa al personal de limpie-a, mensajer(a y correspondencia reali-ando
los tr%mites relacionados con el control de asistencia, reporte de reposos y permisos,organi-acin de las actividades de trabajo, reali-acin de $oras etras, evaluacin del
personal, atencin de !uejas y reclamos, entre otras.
&tiende y tr%mita las !uejas y reclamos de los usuarios del servicio.
9ecibe y tr%mita las solicitudes de materiales de trabajo para el personal a su cargo.
Ar%mita los pedidos de materiales de limpie-a, e!uipos de oficina y bienes de consumo
!ue se re!uieren en el Ncleo.
Ar%mita la solicitud de compra de materiales de limpie-a y oficina !ue se re!uiere.
'ontrola la eistencia y suministro de materiales y e!uipos llevando los registros de
entrada y s%lida de los mismos.
Elabora las re!uisiciones de materiales de e!uipos de limpie-a.
9eali-a inventario de e!uipos y materiales de trabajo y limpie-a.
?nspecciona las instalaciones y1o e!uipos a fin de diagnsticar las necesidades de
reparacin y mantenimiento.
9ecibe y atiende proveedores.
Dise8a formatos y1o formularios varios a fin de optimi-ar la gestin del %rea.
/antiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cual!uier anomal(a.
9esponde por el inventario de los e!uipos, $erramientas de trabajo y de los materiales a
su cargo.
Elabora informes peridicos de las actividades reali-adas.
'umple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.
'umple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos
establecidos por la Direccin de Servicios 6enerales de la ?nstitucin.
Elabora y procesa comunicaciones varias.
/antiene los arc$ivos del %rea actuali-ados.
>9E&: F# &D/?N?SA9&A?;#
7inalidad:
&poyar la gestin de la Subdireccin de &dministracin del Ncleo ejecutando los procesosasociados con el %rea, elaborando y tramitando la documentacin necesaria, revisando y
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reali-ando c%lculos bajo las normas y procedimientos establecidas por la Subdireccin de
&dministracin del Ncleo y el ;icerrectorado de &dministracin de la )NES9" a fin de dar
cumplimiento a cada uno de los procesos, logrando resultados oportunos y un servicio
efectivo, contribuyendo asi a la toma de decisiones oportuna.
7unciones 6enerales:
&tiende al pBblico !ue asiste a la Subdireccin de &dministracin.
&tiende llamadas telefnicas.
Env(a y recibe fa.
9ecibe y revisa facturas y comprobante de los gastos efectuados.
Elabora depsitos bancarios y mantiene el correspondiente registro.
Suministra materiales y e!uipos de trabajo a los usuarios solicitantes.
'ontrola la eistencia de los materiales reali-ando el respectivo inventario.
Solicita material de oficina y de limpie-a.
@leva el control de la caja c$ica.
9ecibe, verifica y registra las re!uisiciones de compra de las unidades solicitantes.
Solicita coti-aciones y reali-a el respectivo an%lisis.
9ecibe informacin acerca de la disponibilidad de las diferentes partidas financieras
asignadas.
;erifica la disponibilidad presupuestaria.
@leva el registro y $ace seguimiento a las rdenes de compra.
9ecibe mercanc(a de los proveedores.
'ontrola !ue se $aga efectivo el depsito de la retencin de los impuestos.
Elabora el control de impuestos retenidos y entregados.
9ecibe y tramita formatos de solicitudes de vi%ticos.
Solicita reposicin de c$e!ueras a la respectiva entidad bancaria.
Emite c$e!ues.
Solicita estados de cuentas.
Dise8a formatos y1o formularios varios a fin de optimi-ar la gestin del %rea.
/antiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cual!uier anomal(a.
9esponde por el inventario de los e!uipos, $erramientas de trabajo y de los materiales a
su cargo.
Elabora informes peridicos de las actividades reali-adas.
'umple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.
'umple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos
establecidos por la Subdireccin de &dministracin y el ;icerrectorado de &dministracin.
Elabora, recibe y procesa comunicaciones varias.
/antiene los arc$ivos del %rea actuali-ados.