Download - Descripción y analisis del cargo
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DESCRIPCIÓN DEL CARGO FECHA 06 09 2015
NOMBRE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO PAGINA 1 DE 3
SUPERIOR: GERENTE GENERAL SUSTITUYE A
DEPENDENCIA: GERENCIA PAGINA DE
CODIGO: 001-03 No DE CARGOS: UNO (1) DE FECHA
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Guardar la debida reserva y confidencialidad sobre los asuntos que por el ejercicio de sus funciones tenga conocimiento. 2. Administrar el servicio de Caja Menor o Fondo Cuenta, según el caso. 3. Participar en eventos de capacitación tendientes al mejoramiento continuo de los procesos y al desarrollo del talento humano. 4. Participar en actividades que fortalezcan el sistema de comunicación interno y externo. 5. Proponer los correctivos para el mejoramiento de procesos y procedimientos a su cargo y en el área de su desempeño, en aras del cumplimiento de los principios de la función administrativa, el control y el logro de los objetivos y metas. 6. Preparar y elaborar los documentos, informes, reportes y oficios que se requieran para la ejecución de los procedimientos a su cargo y cuando sean solicitados por otros funcionarios de la empresa. 7. Recopilar, sistematizar y mantener actualizada y clasificada la información de las actividades desarrolladas a su cargo. 8. Llevar adecuadamente y bajo los lineamientos establecidos, el archivo de los documentos, informes, reportes y oficios de los procesos y procedimientos a su cargo. 9. Elaborar y presentar los informes que sean solicitados por las entidades fiscalizadoras, o externas. 10. Responder por los equipos de oficina y elementos de trabajo que le sean asignados y sobre los cuales tenga responsabilidades consignadas en el almacén. 11. Velar por el buen uso y utilización adecuada de los bienes y recursos de la empresa. 12. Preparar los materiales y equipos requeridos para el desarrollo de las actividades relacionadas con las funciones del superior inmediato. 13. Transcribir notas, cartas, memorandos, oficios, informes, cuadros estadísticos y demás documentos, de acuerdo con instrucciones recibidas. 14. Revisar, radicar, clasificar y registrar la información que llegue a la dependencia, de conformidad con las normas establecidas. 15. Brindar en forma precisa la información que sea solicitada a la dependencia, manteniendo absoluta reserva sobre información confidencial que por razones del ejercicio del cargo deba conocer. 16. Atender las solicitudes del público, siempre que estén relacionado con el ejercicio del cargo.
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DESCRIPCIÓN DEL CARGO FECHA 06 09 2015
NOMBRE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO PAGINA 2 DE 2
SUPERIOR: GERENTE GENERAL SUSTITUYE A
DEPENDENCIA: GERENCIA PAGINA DE
CODIGO: 001-03 No DE CARGOS: UNO (1) DE FECHA
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
17. Recibir y hacer las llamadas necesarias para la buena marcha de la oficina, tomar nota de los mensajes cuando no se encuentre el superior inmediato y comunicarlos oportunamente. 18. Recibir la correspondencia, clasificarla y facilitar los datos que permitan una respuesta oportuna y confiable. 19. Llevar la agenda de trabajo del Jefe de la Dependencia, coordinarle las citas, entrevistas y demás compromisos. 20. Atender al público en general que requiera o solicite ser atendido por la Gerencia. 21. Desarrollar los procesos de atención al cliente y poner en conocimiento de las dependencias respectivas las inquietudes y quejas formuladas por estos para su solución. 22. Vigilar que las oficinas del área de desempeño de funciones, permanezcan limpias y ordenadas. 23. Solicitar y entregar la información que soliciten otras dependencias para el buen funcionamiento de la empresa. 24. Elaborar e informar al superior inmediato de todos los documentos y cuentas pendientes de revisar. 25. Revisar, radicar y llevar los registros pormenorizados de la correspondencia y documentos internos y externos. 26. Elaborar los pedidos sobre los elementos requeridos para el buen funcionamiento del área de desempeño de funciones. 27. Tramitar oportunamente los documentos, cartas y correspondencia en general que se requiera distribuir en las diferentes entidades y dependencias. 28. Desarrollar actividades de asistencia técnica, administrativa u operativa, de acuerdo con las instrucciones recibidas. 29. Administrar el servicio de Caja Menor o Fondo Cuenta, según el caso. 30. Las demás funciones, que le asigne el jefe inmediato, acorde con la naturaleza del cargo.
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DESCRIPCIÓN DEL CARGO FECHA 06 09 2015
NOMBRE: ASISTENTEADMINISTRATIVO PAGINA 3 DE 3
SUPERIOR: : GERENTE GENERAL SUSTITUYE A
DEPENDENCIA: GERENCIA PAGINA DE
CODIGO: 001-03 No DE CARGOS: UNO (1) DE FECHA
ESPEFICACIONES DEL CARGO
REQUISITOS INTELECTUALES
REQUISITOS FISICOS A. INSTRUCCIONES BÁSICAS 1. Acreditar estudios de Bachiller y cuatro (4) semestre como profesional en administración de empresas, Ingeniero Industrial, Economista o carreras afines.
2. Poseer conocimientos en el manejo de Office (Word, Excel, Power Point.
3. Poseer conocimientos en manejo de plataforma de Internet. B. EXPERIENCIA: Para desempeñar el cargo no se requiere experiencia previa
C. ADAPTACIÓN: Quien desempeñe este cargo tendrá dos (2) meses para que se adapte en el mismo.
D. INICIATIVA: Espíritu emprendedor, Coordinador de tareas, liderazgo.
E. APTITUDES: Buenas relaciones humanas, conciliador, de buena expresión verbal, honestidad y responsabilidad.
A. ESFUERZO: El esfuerzo desarrollado en el cargo es considerado bajo referenciado a labores de oficina.
B. CONCENTRACIÓN VISUAL: Se requiere de poca concentración visual.
C. DESTREZA: En escritura en computados, resolución de conflictos, expresión oral, Organización de eventos.
D. COMPEXIÓN FISICA: El esfuerzo físico es mínimo, para desempeñar el cargo no se requiere tener corpulencia física.
RESPONSABILIDAD
CONDICIONES DE TRABAJO
A. SUPERVISIÓN: Tiene bajo su responsabilidad la supervisión de los trabajadores del área.
B. MATERIALES Y EQUIPOS: Se debe responder los por los equipos y Materiales del Área.
C. DINEROS Y TITULOS VALORES: Tendrá la responsabilidad del manejo de la caja menor de la empresa.
D. CONTACTOS: Con los clientes de la empresa. E. INFORMACIÓN: La información manejada es de tipo confidencial de la Empresa.
A. AMBIENTE DE TRABAJO: El ambiente de trabajo estará enmarcado en las características de un trabajo de oficina, con una temperatura no superior a 30 grados, sin ruido, la iluminación y escritorio corporal adecuado. B. RIESGO: mínimo.
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