PROCESO GESTIÓN FINANCIERA VERSIÓN 02
CARACTERIZACIÓN GESTIÓN FINANCIERA PÁGINA 1 de 2
VIGENTE DESDE 28/07/2020
COPIA CONTROLADA
MINISTERIO
DEL INTERIOR
ALCANCE: Inicia con la parametrización y clasificación de
apropiaciones del Presupuesto de la entidad en el SIIF y
finaliza con la presentación de Estados Financieros
razonables.
OBJETIVO: Asegurar la oportunidad y calidad de los registros de las operaciones financieras cumpliendo la normatividad vigente con el fin de generar estados financieros razonables para la toma de decisiones.
LÍDER DEL PROCESO:
Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a)
Coordinador de Grupo Financiero y Contable
ÁREAS O DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO:
Todas las dependencias del Ministerio del Interior.
PROVEEDOR / ENTRADA
• Departamento Nacional de Planeación - Plan Nacional de Desarrollo
• Oficina Asesora de Planeación - Plan estratégico Institucional (PEI)
• Ministerio de Hacienda - Ley de presupuesto para cada vigencia - Decreto de liquidación de presupuesto
• Todas las Dependencias del Ministerio del Interior - Solicitudes de PAC para la vigencia
• Oficina Asesora de Planeación - Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros - Lineamientos del MIPG
• Ministerio de Hacienda / Presidencia de la Republica - Normatividad y reglamentación aplicable al proceso entre otros.
• Departamento Administrativo de la Función Pública / Ministerio del Interior - Política de Administración de Riesgos
• Oficina Asesora de Planeación - Fichas del Banco de Proyectos de Inversión Nacional (BPIN)
• Todas las dependencias del Ministerio del Interior - Solicitudes de PAC mensual - Solicitudes de CDP - Solicitudes de Registro Presupuestal - Acto Administrativo.
• Subdirección de Gestión Contractual - Contrato o convenio para registro presupuestal
• Proveedores y/o Contratistas - Solicitudes - Facturas y Cuentas de Cobro.
• Subdirección de Gestión Humana - Solicitudes de legalización de comisiones - Nomina de Funcionarios de la entidad - Solicitud de expedición de RP de Viáticos, liberación de saldos de reservas de comisiones, solicitud de reducción de saldos de RP de Viáticos.
• SIIF - Presupuesto programado
• Ministerio de Hacienda - Ley de Presupuesto aprobada para la vigencia
• Oficina Asesora de Planeación - Solicitudes de seguimiento al Plan de Acción
• Oficina de Control Interno - Plan de Auditoria al Proceso
• Entidades Externas - Plan de Auditoria al Proceso.
• Oficina de Control Interno - Informes de Auditoria al Proceso - Informes de Seguimiento a Planea se mejoramiento
• Entidades Externas - Informes de Auditoria al Proceso.
• Oficina Asesora de Planeación - Informe de seguimiento a eficacia de riesgos - Resultado del seguimiento y/o medición del proceso - Resultados se seguimiento de la revisión por la Dirección - Todas las dependencias del Mininterior-Solicitud de creación de vigencias expiradas
• Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Reportes financiero y contables del portafolio de la contribución
• Banco Agrario de Colombia - Extracto bancario • Banco de la Republica - Extracto bancario
CLIENTE / SALIDA
• Plan de Acción y Presupuesto de la entidad cargado y programado en el SIIF - Oficina Asesora de Planeación - Documentación del Proceso (Procedimientos, Indicadores, Formatos, entre otros)
• Todas las dependencias del Ministerio del Interior - PAC Programado para la vigencia - Presupuesto de la entidad cargado y programado en el SIIF - Reservas constituidas y cargadas en el SIIF - Presupuesto desagregado en SIIF
• Manual aprobado de Políticas Contables del Ministerio del Interior.
• Matriz de Riesgos - Oficina Asesora de Planeación
• Todas las dependencias del Ministerio del Interior - Certificados de Disponibilidad Presupuestal - Registros Presupuestales - Autorización de pago o solicitud de modificación del plan de pagos PAC - Comprobantes de Pago a los funcionarios de la entidad.
• Subdirección de Gestión Humana- Orden de pago (legalización de Comisiones y Nomina de la entidad) - Solicitudes de legalización de viáticos ajustadas que se entregan a contabilidad
• Proveedores y/o Contratistas - Orden de Pago
• Dirección del Tesoro Nacional - DTN - Reintegro de Recursos a la DTN
• Contaduría General de la Nación - Informes Contables y Estados financieros
• Todas las dependencias del Ministerio del Interior - Seguimiento y Control a la Ejecución del Recurso Financiero.
• Oficina Asesora de Planeación - Informes de Ejecución Presupuestal - Reporte de seguimiento al Plan de Acción - Reporte de Seguimiento de Indicadores de Gestión - Reporte de Seguimiento de indicadores de Matriz de Riesgos
• Contaduría General de la Nación - Informes Contables y Estados financieros
• Control Interno - Ministerio del Interior - Resultados de la Auditoria
• Empresas de auditoría externa - Resultados de Auditoria
• Todas las Dependencias que soliciten vigencias expiradas
• Ministerio del Interior / Registro en Base de datos contratos de O.P. y Concesiones
• Registro de ingresos Fonsecon
• Conciliaciones contables
• Informe Mensual de Seguimiento
ACTUAR
• Identificación y tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso
• Constitución de vigencias expiradas del proceso.
TRANSFORMACIÓN O GESTIÓN
PLANEAR
• Plan de Acción
• Definición de lineamientos de operación del proceso
• Definición de las necesidades de creación, modificación y/o eliminación de documentos e indicadores del proceso.
• Identificación, valoración y análisis de los riesgos del
• proceso
• Programación de PAC de la vigencia
• Registrar el Decreto de liquidación del presupuesto para la vigencia en el SIIF para ejecución presupuestal
• Elaboración del Manual de Políticas Contables
• Fija plazo para cargue del presupuesto desagregado
• Distribución de trabajo para cumplimiento de entrega de certificados y registros
• Constitución de Reservas
HACER
• Elaborar el Certificado de Disponibilidad
• Evaluar que exista disponibilidad de PAC, para realizar la programación de acuerdo con los requerimientos
• Presupuestal (Previa verificación de soportes)
• Expedición registro presupuestal
• Elaboración de orden de pago y giro de obligaciones
• Registrar transacciones, generar reportes, revisar bases de datos, generar informes
• Registrar transacciones contables, elaborar conciliaciones, consolidar información, generar informes contables y estados financieros y de Resultado.
• Comprometer las vigencias fiscales futuras, previa verificación de su autorización y su justificación técnica respectiva
• Reducción de Registros presupuestales de viáticos
• Liberación de saldos de Reservas Presupuestales cuando se han aprobado las actas
• Elaboración de Actas de liberación de reservas presupuestales
VERIFICAR
• Seguimiento y control a la ejecución presupuestal e identificación de modificaciones y traslados
• Seguimiento al plan de acción vigente
• Seguimiento y resultados de cumplimiento de medición del proceso
• Seguimiento y resultados de cumplimiento de los indicadores de gestión
• Seguimiento y resultados de cumplimiento de los indicadores de control para mitigar los riesgos del proceso.
• Seguimiento del proceso a través de Auditoria internas y externa y planes de Mejoramiento
• Informes de Seguimiento y control a las reservas presupuestales
• Informes de Seguimiento y control a los recursos entregados en administración a entidades territoriales.
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA VERSIÓN 02
CARACTERIZACIÓN GESTIÓN FINANCIERA PÁGINA 2 de 2
VIGENTE DESDE 28/07/2020
COPIA CONTROLADA
MINISTERIO
DEL INTERIOR
CONTROL DE CAMBIOS
Versión DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA
(DD/MM/AAAA)
02
La caracterización para la presente versión se modificó en los siguientes aspectos:
1. Se actualizó a la plantilla vigente de caracterización conforme a la estructura del SIGI. 2. Se realizó una revisión general del proceso actualizando las actividades del ciclo PHVA.
28/07/2020
ELABORÓ
HELMUT HERNÁNDEZ GÓMEZ Coordinador Financiero y Contable
Subdirección Administrativa y Financiera
ANGÉLICA MARÍA RICAURTE Contratista Grupo Financiero y Contable Subdirección Administrativa y Financiera
REVISÓ
MEDARDO RODRIGUEZ BECERRA
Subdirector Administrativo y Financiero Validado a través del correo [email protected] con fecha
del 27/07/2020
FORMALIZÓ
EDNA PAOLA NAJAR RODRÍGUEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación
RECURSOS NECESARIOS PARA LA GESTIÓN DEL
PROCESO:
Recursos Humanos, legales, Recursos Tecnológicos,
Recursos Físicos, Recursos Económicos
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A LOS CUALES LE APUNTA:
Fortalecer la capacidad Institucional promoviendo el talento humano, la participación
ciudadana, la gestión del conocimiento e innovación y el uso de nuevas tecnologías, en el
marco de la cultura de la transparencia y la legalidad
PACTOS DEL PLAN DE DESARROLLO A LOS CUALES LE APUNTA:
Pacto por una Gestión Pública efectiva
LINEA DE DEFENSA DE MIPG:
1er. Línea de Defensa
CARGOS, ROLES O PERSONAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO:
• Ministro, viceministros, Secretario General
• Jefes de oficina,
• Directores, subdirectores
• Servidores públicos y contratistas
DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA GESTIÓN DEL PROCESO
• Plan Nacional de Desarrollo
• Ley de Presupuesto
• Decreto de Liquidación del Presupuesto Nacional
• Plan Estratégico Institucional
• Plan de Acción
• Manual de Políticas Contables
• Procedimientos publicados en la plataforma SIGI
• Guías o manuales publicados en la plataforma SIGI
• Formatos y/o registros del proceso publicados en la plataforma SIGI
• Indicadores publicados en la plataforma SIGI
• Matriz de Riesgos
• Informes de Gestión
• Informes Estados Financieros.
HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL:
• Planes de Mejoramiento
• Plan de Acción
• Plan Anual de Adquisiciones
• Programa Anual Mensualizado de Caja
• Matriz de Riesgos
• Sistema Integral de Información Financiera - SIIF
• Indicadores de Gestión
• Informes de Gestión
• Informes de Ejecución Presupuestal