Download - Combinar correspondencia
7/17/2019 Combinar correspondencia
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Usar el sistente para
combinar correspondencia
CORRESPONDENCI
EN L FICH
SE ENCUENTR
CORRESPONDENCI
COM IN R
en el mismo momento de aplicar este proceso.
Con este procedimiento, solo tendremos que
escribir el texto fijo el texto que se repite en
todas las cartas word se encargará de
generar los datos variables los que cambian
en cada carta según la persona .
Lacombinación de correspondencia
utiliza dos elementos fundamentales: el
documento a distribuir que contiene el
texto fijo para todas las copias
y
un origen
de datos que está formado por una lista de
distribución con los datos de nuestros con-
tactos. Estos datos pueden estar almacenados en Word, o en otros
programas, como Excel,Access o Outlook; pero también podemos crearla
Si necesitamos escribir cartas personalizadas en las que un mismo
texto debe ser personalizado para ser recibido por distintos destinatarios,
podemos utilizar la función de combinación de correspondencia de
~Vord.Enpocos minutos, podremos obtener copias del mismo documento,
pero con los datos de diferentes personas.
ombinar correspondencia
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el menú Iniciar combinación de correspondencia.
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Empezar a partir de una plantilla o Empezar a
partir de un documento
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Seleccione Bloque de dirécct ones¡ se abrirá la ventana
Insertar bloque de d i recc i ones, donde puede elegir cómo
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En este apartado obtendrá una vista previa de cada una de las cartas.
Haga elle en Si gui ente: Compl ete 1 a combi naci ón.
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D E SOBRE S
IM PRE S iÓN
D E RE A L IZA R LA
FA C IL ITA LA TARE A
E L A S IS TE NTE NOS
an a ayudar en esta tarea. Para imprimir la
información de cada destinatario directamen-
te en los sobres debemos iniciar un nuevo
documento de word y luego podemos utilizar
alguno de estos procedimientos:
• Usar el
Asistente:
para ello vamos a la ficha
Correspondencia y en el grupo Iniciar com -
binaci6n de correspondencia seleccionamos
Iniciar combinaci6 n de correspondencia Paso a
paso por el Asistente para combinar corre spon-
dencia
donde seleccíonaremos la opción
Sobres y luego seguimos con las indicaciones de cada paso del Asistente.
• Desde Correspondenciallnlclar combinaci6n de corr espondencia desplegamos
el menú In icia r combinacl6n de correspondencia y hacemos clic en Sobres.
m prim ir so res
Si vamos a utilizar el correo postal para distribuir nuestro documento
entre distintos destinatarios debemos imprimir sobres o etiquetas con
los datos correspondientes a cada uno. Nuevamente las herramientas de
combinación de correspondencia de word nos
Cuando guardemos el documento éste se almacenará con una conexión
al origen de datos que utilizamos en la combinación de correspondencia.
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DE IMPRESION
ALTERNATIVAS
CONFIGURAR LAS
SOBRE PODEMOS
EN OPCIONES DE
Se abrirá el cuadro de diálogo llamado Opcionesde sobre, que tiene dos
solapas: en la solapa Opcionesde sobre, podemos configurar el tamaño
del sobre para que coincida con el que utilizaremos para la impresión;
además, podemos modificar la fuente prede-
terminada para el destinatario y el remitente
y ajustar la posición de los datos del destina-
tario. La solapa Opcionesde Impresiónnos mos-
trará la impresora que tenemos conectada a
nuestro equipo y veremos las opciones sobre
cómo introducir los sobres en la bandeja de
la impresora. Esta selección es muy importan-
te para que luego no haya dificultades en la
impresión. Una vez que hayamos completado
la configuración de las opciones de estas dos
solapas, hacemos clic en la opción Aceptar.
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m prim ir etiquet s
Si no deseamos imprimir los datos de los destinatarios de nuestras
cartas directamente en los sobres podemos u tilizar etiquetas para pegar
en ellos Nuevamente las herramientas de la ficha Correspondencianos ayu-
darán a simplificar esta tarea Para imprimir las etiquetas desplegamos el
menú Iniciar combinaciónde correspondencia y elegimos la opción Etiquetas En
el cuadro de diálogo Opcionespara etiquetas podemos elegir entre alguna de
las opciones predeterminadas en Marcade la etiqueta y Númerode producto; si
el tipo de etiquetas que tenemos para imprimir no corresponde a ninguno
de los modelos predeterminados hacemos clic en Nuevaetiqueta donde
podemos configurar en forma manual el tamaño del papel y el tamaño de
las etiquetas Nuestro documento quedará configurado de acuerdo con
las opciones que determinamos en el paso anterior Ahora solo nos resta
incluir la lista de distribución con los datos de los destinatarios Para ello
Una vez que realizamos los ajustes para la impresión de los sobres
vamos a Correspondenciallniciarcombinacióndecorrespondencia desplegamos
el menú Seleccionar destinatarios y elegimos la opción Usar lista existente
Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionararchivo de origen de datos donde
elegiremos el archivo que deseamos que se generó cuando creamos la
lista de distribución en la etapa anterior
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rep r r l combin ción de
correspondenc i p r correo e lec trón ico
Si queremos realizar un envío masivo de correo electrónico podemos
utilizar la opción Mensajesde correo electrónico del menú Iniciar combinación
de correspondencia o Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
seleccionando la opción Mensajesde correo electrónico En cualquiera de los
dos casos el documento a distribuir será la carta que hemos creado pero
el archivo de datos para la distribución lo tomaremos de nuestra lista de
contactos de Outlook En Seleccionar destinatarios elegiremos la opción
Seleccionar de los contactos de Outlook;automáticamente veremos una tabla
con todos los contactos de nuestra libreta de direcciones de Outlook Esta
tabla de datos no puede ser editada desde word: para realizar cambios en
los datos debemos ir a nuestra libreta de direcciones de Outlook y
efectuar los cambios necesarios; luego en word podemos actualizar
estos datos Para enviar el mensaje a todos los contactos seleccionados
vamos a Finalizar
combinar
elegimos Enviarmensajes de correo electrónico
Se abrirá el programa Outlook
nuestra carta será enviada
vamos al grupo Iniciar combinaciónde correspondencia
desplegamos el menú
Seleccionardestinatarios donde seleccionamos la opción Usar lista existente
Nuevamente elegiremos el archivo que ya utilizamos en los pasos anterio-
res que contiene la información de nuestros destinatarios Luego hacemos
che en Bloquede direcciones y por último en Actualizaretiquetas
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Figura
9 P odem os c re a r u n lis ta d o
de de s ti n a ta r io s u tiliz a n do e s te cuad ro de op c io n e s
Nueva Ikta de di recÓOMS
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Escribir jntormaclón de desti natario en la tabla. Para agregar más entradas haga
«
en N uev a
entrada.
Tratamiento
omb o /l pel ldos N ombro de la • • a l T p o de dI .. .
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U til ice la com b in ación de corr espondencia para envia rla com o mensa je de
correo e lectrón ico a d ife ren tes destina tarios
Cop ie un b loque de texto desde un sitio de in te rn e t En un nuevo docum ento
de W ord u tilice la co rrección ortog ráfica
Abra un nuevo docum ento de W ord escriba una carta
C ree una re fe rencia b ib liog ráfica en su docum ento
E JER I IO S PRÁ TI OS
¿Qué es la com b in ac ión de correspondenc ia?
¿Cómo p od emos in serta r una re fe renc ia b ib liog ráf ica?
¿Cuá les son las d ife ren tes opc iones de corrección de ortog ra fía y g ram ática?
¿Qué p asos se deben seguir pa ra in serta r un comentario?
TEST DE U TO E V L U iÓ N
ctiv idades