combinar correspondencia

7/17/2019 Combinar correspondencia

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Usar el sistente para

combinar correspondencia

CORRESPONDENCI

EN L FICH

SE ENCUENTR

CORRESPONDENCI

COM IN R

en el mismo momento de aplicar este proceso.

Con este procedimiento, solo tendremos que

escribir el texto fijo el texto que se repite en

todas las cartas word se encargará de

generar los datos variables los que cambian

en cada carta según la persona .

Lacombinación de correspondencia

utiliza dos elementos fundamentales: el

documento a distribuir que contiene el

texto fijo para todas las copias

y

un origen

de datos que está formado por una lista de

distribución con los datos de nuestros con-

tactos. Estos datos pueden estar almacenados en Word, o en otros

programas, como Excel,Access o Outlook; pero también podemos crearla

Si necesitamos escribir cartas personalizadas en las que un mismo

texto debe ser personalizado para ser recibido por distintos destinatarios,

podemos utilizar la función de combinación de correspondencia de

~Vord.Enpocos minutos, podremos obtener copias del mismo documento,

pero con los datos de diferentes personas.

ombinar correspondencia



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distribuir. Haga un

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en la casilla de selección Cartas.

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el menú Iniciar combinación de correspondencia.

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Seleccionar de los contactos de Out100k oEscribir

una 1i s ta nueva SelecoloneEscri bi runa 1i sta nueva

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Empezar a partir de una plantilla o Empezar a

partir de un documento



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a su lista de destinatario s. Luego haga elic en

Guardar.

S e abrirá una

ventana para agregar- o modificar datos ordenarlos o fi lt rarlos.

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En la parte superior del documento,se insertará «Bloque de

dí reccí ón». En este paso del As; stente, puede elegir L; nea de

saludo para agregar una fórmula del tipo Estimado Sr... .

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Seleccione Bloque de dirécct ones¡ se abrirá la ventana

Insertar bloque de d i recc i ones, donde puede elegir cómo

presentar losdatos.

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En el últ im o paso sele cc ío ne Impri m i r para imprim ir las cartas

o Edi t ar cartas i ndi vi dua 1 es si de se a agregar o elim inar

informací6n espec íf ica solo para algunos dest inatarios de la lista.

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En este apartado obtendrá una vista previa de cada una de las cartas.

Haga elle en Si gui ente: Compl ete 1 a combi naci ón.

9



D E SOBRE S

IM PRE S iÓN

D E RE A L IZA R LA

FA C IL ITA LA TARE A

E L A S IS TE NTE NOS

an a ayudar en esta tarea. Para imprimir la

información de cada destinatario directamen-

te en los sobres debemos iniciar un nuevo

documento de word y luego podemos utilizar

alguno de estos procedimientos:

• Usar el

Asistente:

para ello vamos a la ficha

Correspondencia y en el grupo Iniciar com -

binaci6n de correspondencia seleccionamos

Iniciar combinaci6 n de correspondencia Paso a

paso por el Asistente para combinar corre spon-

dencia

donde seleccíonaremos la opción

Sobres y luego seguimos con las indicaciones de cada paso del Asistente.

• Desde Correspondenciallnlclar combinaci6n de corr espondencia desplegamos

el menú In icia r combinacl6n de correspondencia y hacemos clic en Sobres.

m prim ir so res

Si vamos a utilizar el correo postal para distribuir nuestro documento

entre distintos destinatarios debemos imprimir sobres o etiquetas con

los datos correspondientes a cada uno. Nuevamente las herramientas de

combinación de correspondencia de word nos

Cuando guardemos el documento éste se almacenará con una conexión

al origen de datos que utilizamos en la combinación de correspondencia.



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DE IMPRESION

ALTERNATIVAS

CONFIGURAR LAS

SOBRE PODEMOS

EN OPCIONES DE

Se abrirá el cuadro de diálogo llamado Opcionesde sobre, que tiene dos

solapas: en la solapa Opcionesde sobre, podemos configurar el tamaño

del sobre para que coincida con el que utilizaremos para la impresión;

además, podemos modificar la fuente prede-

terminada para el destinatario y el remitente

y ajustar la posición de los datos del destina-

tario. La solapa Opcionesde Impresiónnos mos-

trará la impresora que tenemos conectada a

nuestro equipo y veremos las opciones sobre

cómo introducir los sobres en la bandeja de

la impresora. Esta selección es muy importan-

te para que luego no haya dificultades en la

impresión. Una vez que hayamos completado

la configuración de las opciones de estas dos

solapas, hacemos clic en la opción Aceptar.



m prim ir etiquet s

Si no deseamos imprimir los datos de los destinatarios de nuestras

cartas directamente en los sobres podemos u tilizar etiquetas para pegar

en ellos Nuevamente las herramientas de la ficha Correspondencianos ayu-

darán a simplificar esta tarea Para imprimir las etiquetas desplegamos el

menú Iniciar combinaciónde correspondencia y elegimos la opción Etiquetas En

el cuadro de diálogo Opcionespara etiquetas podemos elegir entre alguna de

las opciones predeterminadas en Marcade la etiqueta y Númerode producto; si

el tipo de etiquetas que tenemos para imprimir no corresponde a ninguno

de los modelos predeterminados hacemos clic en Nuevaetiqueta donde

podemos configurar en forma manual el tamaño del papel y el tamaño de

las etiquetas Nuestro documento quedará configurado de acuerdo con

las opciones que determinamos en el paso anterior Ahora solo nos resta

incluir la lista de distribución con los datos de los destinatarios Para ello

Una vez que realizamos los ajustes para la impresión de los sobres

vamos a Correspondenciallniciarcombinacióndecorrespondencia desplegamos

el menú Seleccionar destinatarios y elegimos la opción Usar lista existente

Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionararchivo de origen de datos donde

elegiremos el archivo que deseamos que se generó cuando creamos la

lista de distribución en la etapa anterior



rep r r l combin ción de

correspondenc i p r correo e lec trón ico

Si queremos realizar un envío masivo de correo electrónico podemos

utilizar la opción Mensajesde correo electrónico del menú Iniciar combinación

de correspondencia o Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia

seleccionando la opción Mensajesde correo electrónico En cualquiera de los

dos casos el documento a distribuir será la carta que hemos creado pero

el archivo de datos para la distribución lo tomaremos de nuestra lista de

contactos de Outlook En Seleccionar destinatarios elegiremos la opción

Seleccionar de los contactos de Outlook;automáticamente veremos una tabla

con todos los contactos de nuestra libreta de direcciones de Outlook Esta

tabla de datos no puede ser editada desde word: para realizar cambios en

los datos debemos ir a nuestra libreta de direcciones de Outlook y

efectuar los cambios necesarios; luego en word podemos actualizar

estos datos Para enviar el mensaje a todos los contactos seleccionados

vamos a Finalizar

combinar

elegimos Enviarmensajes de correo electrónico

Se abrirá el programa Outlook

nuestra carta será enviada

vamos al grupo Iniciar combinaciónde correspondencia

desplegamos el menú

Seleccionardestinatarios donde seleccionamos la opción Usar lista existente

Nuevamente elegiremos el archivo que ya utilizamos en los pasos anterio-

res que contiene la información de nuestros destinatarios Luego hacemos

che en Bloquede direcciones y por último en Actualizaretiquetas



Figura

9 P odem os c re a r u n lis ta d o

de de s ti n a ta r io s u tiliz a n do e s te cuad ro de op c io n e s

Nueva Ikta de di recÓOMS

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Escribir jntormaclón de desti natario en la tabla. Para agregar más entradas haga

«

en N uev a

entrada.

Tratamiento

omb o /l pel ldos N ombro de la • • a l T p o de dI .. .

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U til ice la com b in ación de corr espondencia para envia rla com o mensa je de

correo e lectrón ico a d ife ren tes destina tarios

Cop ie un b loque de texto desde un sitio de in te rn e t En un nuevo docum ento

de W ord u tilice la co rrección ortog ráfica

Abra un nuevo docum ento de W ord escriba una carta

C ree una re fe rencia b ib liog ráfica en su docum ento

E JER I IO S PRÁ TI OS

¿Qué es la com b in ac ión de correspondenc ia?

¿Cómo p od emos in serta r una re fe renc ia b ib liog ráf ica?

¿Cuá les son las d ife ren tes opc iones de corrección de ortog ra fía y g ram ática?

¿Qué p asos se deben seguir pa ra in serta r un comentario?

TEST DE U TO E V L U iÓ N

ctiv idades

combinar correspondencia

Documents