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GESTIÓN DE PRESUPUESTO

Código: A1-S4-PR-02

Versión: 03

Fecha: 02/11/2016

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

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1. PROCESO: Gestión Administrativa y Financiera 2. SUB PROCESO: Gestión Financiera 3. OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para planificar, gestionar y administrar los recursos

financieros asignados a la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC- 4. ALCANCE: Inicia con la consulta de la Ley de Apropiaciones y finaliza con la realización del traslado

de los compromisos con saldo por obligar para la siguiente vigencia.

5. DISPOSICIONES GENERALES: La asignación del presupuesto de la Entidad surge como resultado de la aprobación de la Ley y de la expedición del decreto por el cual se liquida el presupuesto general de la Nación para la respectiva vigencia. La desagregación presupuestal de la Entidad, surge del Plan de Necesidades presentado para la elaboración del anteproyecto de presupuesto. Esta será publicada mediante Resolución los primeros 5 días hábiles de cada vigencia. Para verificar la asignación de recursos al presupuesto de la Entidad, se confirma que el cargue realizado en el aplicativo financiero SIIF Nación, por parte de la DGPPN, se haya realizado en los rubros y cuantías correspondientes. Las actividades planteadas se establecen bajo la normatividad presupuestal vigente y las disposiciones referidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el aplicativo financiero que este disponga. De acuerdo a las necesidades de las áreas ejecutoras durante la vigencia fiscal, la Entidad puede realizar modificaciones presupuestales de dos tipos:

Las que afectan las Desagregaciones de Gastos de Personal o Gastos Generales de acuerdo al artículo 30 del Decreto 4730 de 2005 contenidas en la Resolución de desagregación interna expedida por la Entidad.

Las que afectan el Anexo del Decreto de Liquidación. Expedición de Registro presupuestal de compromiso – RPC: Requisitos para dar trámite a esta solicitud Acto Administrativo, formatos según sea el caso Persona Jurídica A1-S4-FO-02, Persona Natural A1-S4-FO-03, Cuenta Bancaria y Rut. El grupo de presupuesto tendrá un tiempo establecido que consiste en un día hábil para la respectiva revisión de la documentación y la emisión de los CDP´s y RPC. Para expedir un CDP se debe tener como soporte la solicitud del CDP A1-S4-FO-01, debidamente firmada por el ordenador del gasto. Se debe recordar que los soportes para poder generar un RP son: el acto administrativo correspondiente (resolución, contrato, otrosí, planillas, memorandos).



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En virtud de lo anterior se aclara que no se podrá expedir un CDP´s y RP¨s si existe un faltante de requisitos en la documentación norma impuesta en el Decreto 111 de 1996. Este procedimiento se presenta bajo los siguientes capítulos:

Asignación presupuestal

Solicitud y expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP

Expedición de Registro presupuestal de compromiso - RPC

Modificaciones a los CDP y RPC

Registro de Modificaciones Presupuestales

Expedición de CDP y RP para Vigencias Futuras – Vigencias Expiradas 6. DEFINICIONES: 6.1 Acto Administrativo: documento soporte firmado por el Ordenador del Gasto, en el cual se autoriza la

expedición del RP (Minuta, Contrato, Resolución, Orden de Compra, Factura, Comisión de Servicios y/o Autorización de gastos de desplazamiento, Nómina, Planilla Aportes ARL).

6.2 Adición presupuestal: Incremento en el plan de presupuesto como consecuencia de la estimación de fuentes adicionales o nuevas de ingresos. Implica efectuar créditos adicionales para darle destino a tales ingresos.

6.3 Administrador SIIF Nación: Clasifica y restringe la información que ha de estar disponible a un grupo de usuarios, conforme a las funciones que deben desempeñar cada uno en el aplicativo financiero.

6.4 Anualidad: El año fiscal comienza el 1°. de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después

del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción.

6.5 Aportes: Recursos que se asignan entre entidades públicas. Se incorporan a los presupuestos tanto en los ingresos (para las entidades receptoras), como en los egresos (para las entidades giradoras).

6.6 Apropiación Presupuestal: Es el monto máximo autorizado para asumir compromisos con un objeto

determinado durante la vigencia fiscal. El anexo del decreto de liquidación define el detalle de cada uno de los rubros presupuestales según el objeto de gasto o proyecto.

6.7 Apropiaciones: Partidas que aparecen en el presupuesto de gastos y señalan los topes máximos de

gasto para ser ejecutados o comprometidos durante la vigencia anual correspondiente.

6.8 Asunción: Aceptación de una obligación o responsabilidad.1 6.9 Beneficiario de Pago - Tercero: Es la persona natural o jurídica a quien la entidad, en cumplimiento

del objeto social, debe realizarle el pago.

1 Farlex, Inc (2003-2016).The free Dictionary. Recuperado de http://es.thefreedictionary.com



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6.10 Cancelación de reservas presupuestales: Operación que consiste en anular las reservas presupuestales cuando las obligaciones que las originaron desaparecen.

6.11 Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP de Modificación al Presupuesto: Documento

que certifica que existe apropiación suficiente para realizar una reducción o traslado presupuestal. 6.12 Certificado de Disponibilidad Presupuestal de Gasto – CDP: Es un documento de gestión

financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.

6.13 Control de apropiaciones: Se refiere a la contabilidad presupuestal mediante la cual se van descontando de cada partida apropiada en la Ley de presupuesto, los compromisos que adquiere la Entidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios.

6.14 Crédito: Incremento de los gastos en el presupuesto. Debe estar respaldado en un contracrédito de

igual valor. 6.15 Cuenta Bancaria: Corresponde a la cuenta corriente o de ahorros que el beneficiario del pago señala

para que allí le sean consignados los pagos que la Entidad debe realizarle. 6.16 Decreto de Liquidación Anual del Presupuesto: Es un acto administrativo en el que se aprueba el

presupuesto anual, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos. 6.17 Déficit presupuestal: Diferencia que resulta cuando los ingresos causados no recaudados son

inferiores a los gastos causados no pagados. 6.18 Desagregación presupuestal: El Representante Legal de cada uno de los órganos que hacen parte

del Presupuesto General de la Nación, o quien este delegue, el primer día hábil de cada vigencia fiscal, debe desagregar, mediante resolución, el detalle del anexo del decreto de liquidación correspondiente a las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales de conformidad con el plan de cuentas que para el efecto expida la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, y remitir al día siguiente de su expedición, una copia a dicha Dirección.

6.19 DGPPN: Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

6.20 Disponibilidad presupuestal: Existencia de asignación o saldo no ejecutado ni comprometido en el

presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte.

6.21 Ejecución presupuestal: Son las operaciones que afectan el presupuesto en cada uno de sus rubros en el ejercicio del gasto.

6.22 Estatuto Orgánico de Presupuesto: Con este nombre se designa la ley de jerarquía orgánica que

regula la programación, preparación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto de rentas y la Ley de apropiaciones de la Nación, los entes administrativos y su coordinación con el Plan Nacional de Desarrollo.



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6.23 Gasto: Desembolso de dinero, que se efectuará en un período de tiempo a un tercero beneficiario.2

6.24 Gastos de funcionamiento: Apropiaciones para atender los gastos ordinarios que demanda la

marcha de la entidad. Comprende los gastos personales, los gastos generales, los gastos operacionales y las transferencias.

6.25 Gastos de inversión: Egresos presupuestales económica o socialmente productivos, por cuanto

implican el incremento de los activos de las entidades públicas y/o crean infraestructura o beneficio social.

6.26 Gastos de Personal: Son los gastos que debe realizar la Entidad como contraprestación de los

servicios que recibe sea por una relación laboral o la contratación de personal para labores específicas o la prestación de servicios profesionales.

6.27 Gastos generales: Erogaciones distintas a los gastos personales, requeridas para el funcionamiento

de la entidad, y la obtención y prestación de bienes y servicios por tanto no son convertibles en activos.

6.28 Gastos operacionales: Son los gastos generales incurridos en el desarrollo del objeto económico y

social de la entidad o en la prestación de un servicio específico.

6.29 Hechos cumplidos: Son aquellas obligaciones que se pretende cobrar con cargo al presupuesto sin el cumplimiento de requisitos esenciales.

6.30 Imputación Presupuestal: Es la calificación del ingreso o del gasto de conformidad con la

clasificación que se detalla en el presupuesto por códigos de acuerdo a las actividades del sector y según las necesidades de la administración.

6.31 Ley de Presupuesto General de la Nación: Es la Ley anual expedida por el Congreso en la cual se

define el presupuesto de rentas y recursos de capital para un año determinado, el decreto anual de liquidación detalla las apropiaciones y clasifica y define los gastos. Es expedido por el Gobierno Nacional para regular la ejecución presupuestal, y se constituyen en instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social del Gobierno.

6.32 Liquidación del Presupuesto: Desagregación o distribución detallada de las partidas globales del

presupuesto ya aprobado entre los diferentes destinos específicos.

6.33 MHCP: Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

6.34 Modificaciones Presupuestales: Son transacciones que permiten adecuar las apropiaciones al requerimiento real para atender las necesidades y compromisos de la Entidad. Son variaciones al presupuesto consistentes en incrementos o reducciones en sus rubros.

6.35 Ordenador del Gasto: Autoridad pública facultada para crear obligaciones en concreto con cargo a un

presupuesto público.

2 Definición ABC. (2007-2016). Economía. Gasto Presupuestario http://www.definicionabc.com/economia/



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6.36 Perfil: Es el permiso asignado por el administrador del aplicativo financiero SIIF Nación a cada

usuario, para desarrollar las transacciones y operaciones ajustadas a sus funciones y las necesidades propias de la entidad.

6.37 Plan Anual de Caja Mensualizado - PAC: Monto máximo de pagos que puede realizar la entidad en

un periodo por rubro presupuestal, subunidades y situación de fondos.

6.38 Presupuesto: Es el Instrumento Financiero definido en términos monetarios que permite a la Entidad la clasificación y proyección de sus ingresos y egresos, para un ciclo económico determinado, con el propósito de identificar el origen y destino de los fondos necesarios para el cumplimiento efectivo de los objetivos y metas definidos como propios de la Entidad.

6.39 Presupuesto Anual de Ingresos y apropiaciones: Estimativo de los ingresos líquidos y de los gastos anuales de una Entidad.

6.40 Programación presupuestal: Es la función que tiene por objeto solicitar y consolidar la información

que basada en las necesidades, se proyectan incluir en el Anteproyecto de presupuesto de las dependencias de la Entidad.

6.41 Recursos Con Situación de Fondos: Corresponde a aquellos recursos que recibe la entidad y que

provienen de la Dirección del Tesoro Nacional.

6.42 Recursos Sin Situación de Fondos: Característica referida a aquellos recursos que recibe la Entidad y que no provienen de la Dirección del Tesoro Nacional, sino que llegan de la fuente directamente a la entidad beneficiaria o si fuere del caso al beneficiario o proveedor.

6.43 Registro Presupuestal de Compromiso - RPC: Es la acción mediante la cual se afecta la

apropiación presupuestal de manera definitiva, garantizando que ésta no se desvíe a ningún otro fin. Es requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos que afectan el presupuesto.

6.44 Reserva Presupuestal: Son los compromisos legalmente constituidos, que tienen registro

presupuestal pero cuyo objeto no fue cumplido dentro de la vigencia fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia fiscal siguiente. La Reserva de apropiación afecta el presupuesto de la vigencia en la cual fue constituida. Serán constituidas por el Ordenador del gasto y el Coordinador del Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces. Las reservas presupuestales solo son el resultado de un hecho de fuerza mayor que obligue su constitución, que debe ser explicado por la entidad. Cada peso que se deje en reserva debe justificarse, y estas expiran sin excepción al 31 de diciembre sino se han ejecutado.

6.45 Rezago Presupuestal: Corresponde a la suma de Reservas presupuestales más cuentas por pagar. Término que identifica la diferencia que surge cuando las apropiaciones presupuestales resultan superiores a las metas financieras en un periodo.

6.46 Rubro Presupuestal del Gasto: Son las codificaciones presupuestales en que se clasifican las apropiaciones establecidas en el anexo del decreto de liquidación presupuestal.



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6.47 Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF: Es un aplicativo para las entidades que manejan el presupuesto de ingresos y de Gastos de la Nación, el cual permite disponer de información oportuna y confiable de la gestión financiera y del proceso de la cadena presupuestal, con una mayor eficiencia operativa, financiera y contable, incluyendo el seguimiento, análisis, planeación y auditoría de las finanzas públicas en Colombia.

6.48 Traslado Presupuestal: Modificación interna al presupuesto que consiste en reducir o eliminar uno o

más gastos (contra créditos) para incrementar otro u otros gastos (créditos) en el mismo valor.

6.49 Entidad Ejecutora: Entidad administrativa responsable en forma total o parcial de la gestión a nivel de una acción presupuestal.

6.50 Vigencias Expiradas: “Es el mecanismo mediante el cual se atiende el pago de las obligaciones

legalmente contraídas, pero que por diferentes motivos no fue posible atenderlas cumplidamente durante la vigencia respectiva o incluirlas en las reservas presupuestales o las cuentas por pagar y que por no estar sometidas a litigio alguno no se requiere de pronunciamiento judicial para autorizar su pago. Se ésta frente a una dificultad administrativa que no puede implicar el perjuicio de los terceros en sus relaciones con el Estado.” (Definición tomada del Concepto Jurídico No.00011581 de 2012 de la Contaduría General de la Nación).

6.51 Vigencias Futuras: Son autorizaciones para que las entidades puedan asumir compromisos que

afecten presupuestos de vigencias fiscales futuras. Su objetivo es garantizar que los compromisos que se vayan a adquirir cuenten con las asignaciones presupuestales correspondientes para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los mismos.

6.52 Vigencia Fiscal: Corresponde al periodo anual comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre

de cada vigencia; lapso de tiempo con que cuentan las Entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación para ejecutar el presupuesto asignado.



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7. FLUJOGRAMA:

I. ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL

GRUPO DE PRESUPUESTOOFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN Y DESARROLLO

Inicio

1.1. Consultar Ley

de Apropiaciones

1.2. Verificar

asignación de

recursos al

presupuesto de la

entidad

1.3. Asignar

presupuesto a la

dependencia

C1

Reporte de

ejecución

presupuestal

aplicativo SIIF

Nación

FIN

Ley anual de

Presupuesto,

Decreto de

Liquidación y anexo

al decreto



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V. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

GRUPO DE PRESUPUESTOCOORDINADOR DEL GRUPO DE

PRESUPUESTO

Inicio

5.1. Recibir solicitud

de traslado

5.5. Imprimir

reporte C10

Reporte de Registro de

Créditos y Contracréditos

del aplicativo financiero

SIIF Nación

FIN

Correo electrónico/

Solicitud de Certificado de

Disponibil idad Presupuestal "CDP"

A1-S4-FO-01

5.4. Registrar

créditos y

contracréditos

5.6. Archivar

copia del

Traslado

Presupuestal

Copia del traslado

presupuestal

5.2. Entregar CDP

5.3. Recibir

Resolución de

Traslado

Presupuestal

Resolución

G1-S1-FO-01

Libro de

correspondencia



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VI. EXPEDICIÓN DE CDP Y RPC PARA VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS

COORDINADOR DEL GRUPO DE PRESUPUESTOGRUPO DE PRESUPUESTO

Inicio

6.1. Recibir

Solicitud CDP

Vigencia Futura –

Vigencia Expirada

6.4. Expedir RPC de

Vigencia Futura –

Vigencia Expirada C11

¿Los datos

diligenciados en el

documento impreso son

correctos?

SI

NO

6.7. Firmar RPC De

Vigencia Futura –

Vigencia Expirada

RPC del aplicativo

financiero SIIF

Nación

6.8. Entregar RPC

de Vigencia Futura

– Vigencia

Expirada C13

6.2. Elaborar CDP

De Vigencia Futura

– Vigencia Expirada

CDP del aplicativo

financiero SIIF

Nación

6.3. Recibir Acto

Administrativo de

Vigencia Futura –

Vigencia Expirada

Libro de

Correspondencia

RPC del aplicativo

financiero SIIF Nación

Libro de

correspondencia

FIN

Solicitud de

certificado de la

disponibilidad

presupuestal

A1-S4-FO-01

6.5.Imprimir Reporte

RPC de Vigencia

Futura – Vigencia

Expirada

6.6.Verificar datos en

el RPC de Vigencia

Futura – Vigencia

Expirada C12

6.9. Archivar Copia

del RPC de

Vigencia Futura –

Vigencia Expirada

Copia del RPC del

aplicativo financiero

SIIF Nación



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8. DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO:

I. ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL

N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.

Cx Punto de Control.

1.1

Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo y Grupo de Presupuesto

Ley anual de Presupuesto, Decreto de

Liquidación y anexo al decreto

D

CONSULTAR LEY DE APROPIACIONES Consulta Ley de Apropiaciones y Decreto de Liquidación Presupuestal con su respectivo anexo de liquidación, el cual se encuentra publicado en la Página Web del MHCP y la Presidencia de la Republica.

1.2

Grupo de Presupuesto

N.A. D

VERIFICAR ASIGNACIÓN DE RECURSOS AL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD Confirma que el cargue realizado en el aplicativo financiero SIIF Nación por parte de la DGPPN, se haya realizado en los rubros y cuantías correspondientes.

1.3 Grupo de

Presupuesto

Reporte de ejecución

presupuestal aplicativo SIIF

Nación

D ASIGNAR PRESUPUESTO A LA DEPENDENCIA Asigna a la dependencia de afectación las apropiaciones contenidas en el Decreto de Liquidación del presupuesto, las cuales no se desagregan y se registran en el aplicativo financiero SIIF Nación.

C1

II. SOLICITUD Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL



2.1 Área Ejecutora

Solicitud de certificado de la disponibilidad presupuestal A1-S4-FO-01

D

ENVIAR SOLICITUD DE CDP El área ejecutora envía la solicitud correspondiente en el formato A1-S4-FO-01.

2.2 Grupo de

Presupuesto

Solicitud de certificado de la disponibilidad presupuestal A1-S4-FO-01

D

RECIBIR SOLICITUD DE EXPEDICIÓN CDP Recibe la Solicitud de certificado de la disponibilidad presupuestal registrando fecha y hora en la casilla destinada para este fin.

2.3 Grupo de

Presupuesto Memorando

G1-S1-FO-04

D

VERIFICAR DATOS DE LA SOLICITUD DE CDP Verifica que la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), contenga Código área solicitante, objeto, valor, firmas y autorización del ordenador de gasto según corresponda. ¿La información cumple con los requisitos establecidos? SI: Continua con la actividad 2.4 NO: Devuelve al área ejecutora mediante Memorando G1-S1-FO-04.Actividad 2.1.

C2



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N.A. D

GENERAR SOLICITUD DE CDP Ingresa al aplicativo financiero, con el perfil de Gestión Presupuestal de Gastos, registrando los datos solicitados con el fin de crear el número de la solicitud, necesaria para la expedición del CDP.

2.5 Grupo de

Presupuesto

N.A. D GENERAR No. DE CDP Con el número creado en la solicitud del CDP, se expide en el aplicativo el CDP.

2.6 Grupo de

Presupuesto

CDP del aplicativo financiero SIIF

Nación D

IMPRIMIR REPORTE DEL CDP Ingresa al aplicativo financiero, con el perfil de Gestión Presupuestal de Gastos por la ruta determinada e imprime el CDP.

2.7 Coordinador del


N.A.

D

VERIFICAR DATOS EN EL CDP Verifica que el CDP se expidió por valor, rubro y concepto correcto. ¿Los datos diligenciados en el documento impreso son correctos? SI: Continua con la actividad 2.8 NO: Devuelve a la actividad 2.5.

C3

2.8 Coordinador del



Nación D

FIRMAR CDP Firma el certificado de disponibilidad presupuestal.

2.9 Grupo de

Presupuesto Libro de

correspondencia

D ENTREGAR CDP Se radica y entrega a la dependencia solicitante el CDP. C4

2.10 Grupo de

Presupuesto

Copia del CDP del aplicativo


D ARCHIVAR COPIA DEL CDP Archiva la copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal

III. REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO - RPC



3.1 Grupo de

Presupuesto

Libro de

correspondencia D

RECIBIR Y VERIFICAR DOCUMENTACIÓN (ACTO ADMINISTRATIVO) PARA LA EXPEDICIÓN DEL RPC Recibe y verifica el acto administrativo con la información necesaria para la expedición del RPC - registro presupuestal, según corresponda el objeto del gasto.



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C5

¿La documentación está completa? SI: Continua con la actividad 3.2 NO: Devuelve a la dependencia solicitante para que realice las correcciones necesarias y/o adjunte los documentos faltantes.

3.2 Grupo de

Presupuesto N.A. D

VERIFICAR DATOS Y CREAR TERCERO Verifica que los datos del tercero y/o beneficiario existan en el aplicativo financiero SIIF Nación conforme con los presentados en el acto administrativo, de lo contario se procederá a crearlo.

3.3 Grupo de

Presupuesto N.A. D

CREAR CUENTAS BANCARIAS Verificar en el aplicativo financiero SIIF Nación que los terceros tengan cuentas bancarias asociadas, de lo contrario deberá crearse la cuenta bancaria y asociarla con el respectivo tercero.

3.4 Grupo de

Presupuesto N.A D

REGISTRAR - RPC Ingresa al aplicativo financiero SIIF Nación, con el perfil de Gestión Presupuestal del Gastos, registrando los datos solicitados en el acto administrativo; con el fin de generar el consecutivo para la expedición del RPC.

3.5 Grupo de

Presupuesto

RPC del aplicativo financiero SIIF

Nación D

IMPRIMIR - RPC Ingresa al aplicativo financiero, con el perfil Gestión de Gastos por la ruta determinada e imprime el documento.

3.6 Coordinador del


N.A.

D

VERIFICAR DATOS EN EL RPC Verifica que el RPC se expidió por valor, rubro y concepto correcto. ¿Los datos diligenciados en el documento impreso son correctos? SI: Continua con la actividad 3.7 NO: Devuelve a la actividad 3.4

C6

3.7 Coordinador del



Nación D

FIRMAR RPC El coordinador del Grupo de Presupuesto firma el registro presupuestal de compromiso.

3.8 Grupo de

Presupuesto.


Nación digitalizado D

ESCANEAR Y ENVIAR RPC (CONTRATOS) Se digitaliza el RPC de los contratos y se envía por correo electrónico a la dependencia solicitante.

3.9 Grupo de


correspondencia

D ENTREGAR RPC Se entrega el RPC a la dependencia solicitante.

C7



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3.10 Grupo de

Presupuesto

Copia del RPC del aplicativo


D ARCHIVAR COPIA DEL RPC Archiva la copia del registro presupuestal de compromiso.

IV. MODIFICACIONES AL CDP Y RPC



4.1 Grupo de

Presupuesto

Solicitud de Modificación de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

"CDP" y/o Registro Presupuestal

"RPC" A1-S4-FO-20

D

RECIBIR SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE CDP O RPC Recibe la solicitud mediante el formato A1-S4-FO-20, donde se especifica el número del documento a modificar, la cuantía, rubro, fecha, debe venir debidamente firmado por el ordenador del gasto.

4.2 Grupo de

Presupuesto

N.A. D

REGISTRAR MODIFICACIONES REQUERIDAS AL CDP O RPC Según sea la necesidad allegada por el responsable, el CDP o RPC se podrá anular, reducir o adicionar ingresando al aplicativo financiero con el perfil de Gestión Presupuestal de Gastos por la ruta determinada.

4.3 Grupo de

Presupuesto

RPC o CDP del aplicativo


D

IMPRIMIR REPORTE CDP O RPC Ingresa al aplicativo financiero, con el perfil Gestión de Gastos por la ruta determinada e imprime el documento, según sea el caso.

4.4 Coordinador del


N.A.

D

VERIFICAR DATOS EN EL CDP O RPC Verifica que el CDP o RPC se haya modificado debidamente. ¿Los datos diligenciados en el documento impreso son correctos? SI: Continua con la actividad 4.2 NO: Devuelve a la actividad 4.5

C8

4.5 Coordinador del


RPC o CDP del aplicativo


D FIRMAR CDP O RPC Firma el CDP o RPC modificado.

4.6 Grupo de


correspondencia D

ENTREGAR CDP O RPC Realiza la entrega física a la dependencia solicitante del CDP o RPC modificado.



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C9

4.7 Grupo de

Presupuesto

Copia del RPC o CDP del aplicativo


D ARCHIVAR COPIA DEL CDP O RPC Archiva la copia del CDP o RPC modificado.

V. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES



5.1 Coordinador del


Correo electrónico/ Solicitud de

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

"CDP" A1-S4-FO-01

D

RECIBIR SOLICITUD DE TRASLADO Recibe y revisa la solicitud de traslado registrando los datos en el aplicativo financiero SIIF Nación.

5.2 Grupo de


correspondencia D

ENTREGAR CDP Realiza la entrega física a la dependencia solicitante del CDP

5.3 Grupo de

Presupuesto Resolución

G1-S1-FO-01 D

RECIBIR RESOLUCIÓN DE TRASLADO PRESUPUESTAL Recibe y revisa los movimientos de los créditos y contracréditos presupuestales solicitados en la Resolución.

5.4 Coordinador del


N.A D

REGISTRAR CRÉDITOS Y CONTRACRÉDITOS Ingresa al aplicativo financiero SIIF Nación con el perfil Administrador Gestión Presupuestal por la ruta determinada y se registran los respectivos créditos y contracréditos.

5.5 Coordinador del


Reporte de Registro de Créditos y

Contracréditos del aplicativo


D IMPRIMIR REPORTE Ingresa a la Web de reportes del aplicativo financiero SIIF Nación e imprime el reporte.

C10

5.6 Grupo de

Presupuesto Copia del traslado

presupuestal D

ARCHIVAR COPIA DEL TRASLADO PRESUPUESTAL Archiva la copia de los soportes del traslado presupuestal efectuado.

VI. EXPEDICIÓN DE CDP Y RPC PARA VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS





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6.1

Grupo de

Presupuesto

Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

"CDP" A1-S4-FO-01

D

RECIBIR SOLICITUD CDP VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA Se recibe por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal según sea el caso.

6.2



Nación D

ELABORAR CDP DE VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA Se elabora en el aplicativo financiero el respectivo CDP.

6.3 Grupo de


Correspondencia D

RECIBIR ACTO ADMINISTRATIVO DE VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA Se recibe por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo, y áreas ejecutoras la Resolución y/o Acto Administrativo del reconocimiento por Pagos Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas, según sea el caso.

6.4 Grupo de

Presupuesto N.A.

D EXPEDIR RPC DE VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA Se ingresa al aplicativo financiero, con el perfil Gestión Presupuesto de Gastos por la ruta determinada se registra el RPC del aplicativo financiero SIIF Nación.

C11

6.5 Grupo de

Presupuesto


Nación D

IMPRIMIR REPORTE RPC DE VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA Ingresa al aplicativo financiero, con el perfil Gestión de Gastos por la ruta determinada e imprime el documento, según sea el caso.

6.6 Coordinador del


N.A.

D

VERIFICAR DATOS EN EL RPC DE VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA Verifica que el RPC se haya generado. ¿Los datos diligenciados en el documento impreso son correctos? SI: Continua con la actividad 6.7 NO: Devuelve a la actividad 6.4

C12

6.7 Coordinador del



Nación D

FIRMAR RPC DE VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA Firma el RPC generado.

6.8 Grupo de


correspondencia

D ENTREGAR RPC DE VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA Realiza la entrega física a la dependencia solicitante del RPC generado. C13



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6.9 Grupo de

Presupuesto

Copia del RPC del aplicativo


D ARCHIVAR COPIA DEL RPC DE VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA Archiva la copia del RPC generado.

9. PUNTOS DE CONTROL

Punto de Control Responsable Registro

C1: Verificar que las operaciones se registren debidamente en el aplicativo financiero.

Coordinador del Grupo de Presupuesto

Reporte de ejecución presupuestal del aplicativo SIIF Nación.

C2: Revisar que la solicitud A1-S4-FO-01, esté debidamente autorizada por el ordenador del gasto y que la necesidad este incluida dentro del Plan de Adquisiciones (Adquisiciones de bienes y servicios).


Solicitud de certificado de la disponibilidad presupuestal A1-S4-FO-01 debidamente

autorizada por el Ordenador del gasto.

Plan Anual de Adquisiciones

C3: Identificar que el CPD expedido contenga los datos requeridos en la solicitud.


Correo electrónico

C4: Verificar y entregar al área solicitante el CPD tramitado.

Grupo de Presupuesto Libro de Correspondencia

C5: Verificar que el acto administrativo recibido cumpla con los requisitos establecidos para la expedición del RPC.


C6: Identificar que el RPC expedido contenga los datos requeridos en la solicitud.


Correo electrónico

C7: Verificar y entregar al área solicitante el RPC tramitado.


C8: Identificar que el RPC o CDP expedido contenga los datos requeridos en la solicitud.


Correo electrónico

C9: Verificar y entregar al área solicitante el RPC o CDP modificado.


C10: Comparar la resolución de traslado versus el reporte impreso del SIIF Nación, con el fin de verificar que los créditos y contracréditos coincidan.


Reporte de Registro de Créditos y Contracréditos del aplicativo

financiero SIIF Nación y Resolución G1-S1-FO-01

C11: Verificar durante el periodo de transición los saldos a reducir en cada registro presupuestal de la vigencia inmediatamente anterior, para evitar errores en las reducciones al cierre de la vigencia fiscal y así no se haga necesario

Grupo de Presupuesto CEN de Compromisos del aplicativo

financiero SIIF Nación.



Versión: 03

Fecha: 02/11/2016


17 de 17

tramitar el pago por pasivos exigibles – vigencias expiradas.

C12: Identificar que RPC DE VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA expedido contenga los datos requeridos en el acto administrativo.


Correo electrónico

C13: Verificar y entregar al área solicitante el RPC DE VIGENCIA FUTURA – VIGENCIA EXPIRADA.


RESUMEN DE CAMBIOS

Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

01 29/11/2013 Todos Se crea el documento

02 30/06/2016 Todos

Se actualiza el documento teniendo en cuenta la exclusión del capítulo Constitución de Reservas

Presupuestales y la inclusión de puntos de control.

03 02/11/2016 5 Se actualiza el procedimiento al incluir aspectos

en las disposiciones generales.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Elaboró / Actualizó: Revisó: Aprobó:

Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado

Nombre: Diana María Osorio Ardila

Nombre: Johann E. Morcote Santos Nombre: Paulo Fernando Millán Balcázar

Cargo: Profesional Especializado

Cargo: Coordinador Grupo Presupuesto.

Cargo: Subdirector Financiero

Dependencia: Subdirección Financiera



Firma: Original Firmado

Nombre: Vanessa M Zuluaga de la Cruz

Cargo: Profesional Universitario


Firma: Original Firmado

Nombre: Carlos Eduardo Garay Alvarado

Cargo: Técnico Administrativo


Download - Código: A1-S4-PR-02 GESTIÓN DE PRESUPUESTO Versión: … · Para verificar la asignación de recursos al presupuesto de la Entidad, se confirma que el cargue realizado en el aplicativo

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