TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)
Código: G1-S1-PR-04
Versión: 02
Vigencia: 01/07/2016
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1. PROCESO: Gestión Estratégica Organizacional 2. SUB PROCESO: Direccionamiento Estratégico y Planeación Institucional
3. OBJETIVO: Establecer las actividades para obtener las autorizaciones necesarias i) para comprometer
presupuestos de futuras vigencias fiscales y/o ii) reconocer y pagar compromisos asumidos en años anteriores con todas las formalidades de ley, en la vigencia en curso, a través del mecanismo de vigencia expirada.
4. ALCANCE: Inicia con la solicitud de las dependencias evidenciando la necesidad de obtener la
autorización de las Vigencias Futuras y Vigencias Expiradas y finaliza con la notificación de la aprobación de la VF y con el pago a un tercero de los compromisos asumidos en vigencias anteriores.
5. DISPOSICIONES GENERALES:
5.1. DISPOSICIONES GENERALES PARA VIGENCIAS FUTURAS
Con el fin de lograr la aprobación de las Vigencias Futuras se hace necesario que se dé cumplimiento a los requisitos de carácter técnico y presupuestal, de acuerdo al siguiente cuadro: TIPO DE REQUISITO REQUISITO FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN
TÉCNICOS
Creación del turno en el SUIFP para el trámite de Vigencias Futuras
Proyecto debidamente registrado-actualizado
Cronograma detallado de las actividades pre-contractuales y contractuales a desarrollar
Actualización del SPI al mes inmediatamente anterior en el cual se está tramitando la VF.
Costeo o proyección de las actividades a realizar.
Justificación técnico económica, la cual debe explicar claramente la necesidad, los costos asociados a la misma (es indispensable incluir cotizaciones soportes de un estudio de mercado), los antecedentes, ahorros en procesos de contratación y en productos, impactos y beneficios de utilizar la figura de VF. Esta justificación debe estar suscrita por el Director del área ejecutora y con el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la entidad.
PRESUPUESTALES
Certificado de Disponibilidad Presupuestal de la vigencia en curso (sin perjuicio de lo establecido en el inciso 1 del artículo 8 del Decreto 4836 de 2011)
Solicitud de VF generado por el aplicativo SIIF Nación
Concepto Favorable de VF suscrito por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación del cabeza de sector.
Concepto previo favorable del Departamento Nacional de Planeación
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5.2. DISPOSICIONES GENERALES PARA VIGENCIAS EXPIRADAS
De igual manera para lograr la aprobación del traslado presupuestal para el pago de Pasivos Exigibles a través del mecanismo de Vigencia Expirada, se deben cumplir los siguientes requisitos: TIPO DE REQUISITO REQUISITO FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN
TÉCNICOS
Creación del turno en el SUIFP para el trámite de Vigencias Expiradas
Actualizar en el SUIFP del proyecto del cual se pagará la VE (Se debe incluir la actividad con la leyenda “pago pasivos exigibles vigencias expiradas")
Proyecto debidamente registrado-actualizado en el SUIFP
Actualización del SPI al mes inmediatamente anterior en el cual se está tramitando la VE.
Acta de Liquidación del contrato.
Justificación técnico económica pago de Vigencias Expiradas, la cual debe explicar claramente los motivos por los cuales no fue posible realizar el pago antes de que la apropiación presupuestal feneciera, ésta debe indicar claramente el No. de contrato, el contratista, No. de CDP y RPC, Valor del contrato y Valor de la Vigencia Expirada. Esta justificación debe estar suscrita por el Director del área ejecutora y con el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la entidad.
PRESUPUESTALES
Certificado de Legalidad del compromiso el cual debe estar suscrito por el Director General de la entidad, donde se manifieste que el compromiso contó con todas las formalidades presupuestales.
Copia de la factura o documento equivalente que presentó el contratista al cual se le debe anexar la Certificación de recibido a satisfacción, formato vigente, que soporta el pago del trámite de vigencias expiradas.
Fotocopia del contrato y las modificaciones mediante las cuales se adquirió el compromiso.
Fotocopia de los registros presupuestales que respaldaron el compromiso.
Fotocopia de los certificados de disponibilidad presupuestal que respaldaron el compromiso.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal con el cual se pretende respaldar el traslado propuesto.
Solicitud de Traslado presupuestal expedido por el aplicativo SIIF Nación.
Concepto previo favorable del Departamento Nacional de Planeación
Acuerdo para traslado presupuestal externo.
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6. DEFINICIONES:
6.1 Área Ejecutora: Aquella que administra un grupo de recursos definidos de acuerdo a los proyectos que le corresponden a cada Dirección de la Entidad.
6.2 CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso
6.3 Compromiso: Actos realizados por los órganos públicos, que en desarrollo de la capacidad de
contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Se realizan en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la Ley y deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal.
6.4 DGPPN: Dirección General del Presupuesto Público Nacional. 6.5 DNP: Departamento Nacional de Planeación.
6.6 Ficha EBI: Es la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión que resume las características
centrales de un proyecto. En ella se debe plasmar la información de la alternativa seleccionada en la evaluación del proyecto. Esta ficha deberá ser diligenciada por las entidades para cada uno de los proyectos que requiera financiamiento del Presupuesto General de la Nación, PGN.
6.7 Gastos de Funcionamiento: Erogación que tiene por objeto atender las necesidades de las
entidades, para cumplir a cabalidad con las funciones misionales, administrativas, técnicas y operativas, que se requieren para el buen funcionamiento de la misma.
6.8 Gastos de Inversión: Erogación que se caracteriza por su retorno en términos del beneficio
futuro, bien sea económico o social, y en cumplimiento con las prioridades definidas en los diferentes programas de gobierno y sus respectivos planes de desarrollo.
6.9 MHCP: Ministerio de Hacienda y Crédito Publico
6.10 OAPLA: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la entidad. 6.11 Proyecto de Inversión: Conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre sí,
que vinculan tiempo y recursos específicos (financieros, humanos, económicos, físicos, tecnológicos) para lograr un objetivo y unas metas definidas, dentro del presupuesto de inversión.
6.12 Registro Presupuestal: Se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputación
presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso.
6.13 Seguimiento Proyectos de Inversión - SPI: es una herramienta de apoyo a la rendición de
cuentas del Estado y un instrumento de gestión para las entidades que ejecutan proyectos de inversión. http://spi.dnp.gov.co/
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6.14 Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF-: Herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable. La administración general, está a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público-MHCP.
6.15 Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Publicas SUIFP: es un sistema de información
que integra los procesos asociados a cada una de las fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas de gobierno y las políticas públicas. http://suifp.dnp.gov.co/
6.16 USPEC: Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios. 6.17 Vigencias Expiradas: “Es el mecanismo mediante el cual se atiende el pago de las obligaciones
legalmente contraídas, pero que por diferentes motivos no fue posible atenderlas cumplidamente durante la vigencia respectiva o incluirlas en las reservas presupuestales o las cuentas por pagar y que por no estar sometidas a litigio alguno no se requiere de pronunciamiento judicial para autorizar su pago. Se ésta frente a una dificultad administrativa que no puede implicar el perjuicio de los terceros en sus relaciones con el Estado.” (Definición tomada del Concepto Jurídico No 00011581 de 2012 de la Contaduría General de la Nación).
6.18 Vigencia Fiscal: Período anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero, al
31 de diciembre de cada año.
6.19 Vigencias Futuras: Son autorizaciones para que las entidades puedan asumir compromisos que afecten presupuestos de vigencias fiscales futuras. Su objetivo es garantizar que los compromisos que se vayan a adquirir cuenten con las asignaciones presupuestales correspondientes para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los mismos.
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7. FLUJOGRAMA:
I. VIGENCIAS FUTURAS - FUNCIONAMIENTO
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO
ÁREAS EJECUTORAS GRUPO DE PRESUPUESTOOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL
DERECHO
DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPN
Inicio
1.1. Enviar solicitud
1.2. Recibir y
Verificar la solicitud
de Vigencias
Futuras C1
Memorando
G1-S1-FO-04 y requisitos
técnicos y presupuestales
Lista de Chequeo
Trámite VF-VE
A1-S1-FO-22
1.3. Revisar
justificación técnico
económica
¿La justificación
está conforme?
1.4 Realizar
solicitud de
Vigencias Futuras
en el aplicativo SIIF
Nación
SI
NOCorreo Electrónico
Correo Electrónico
1.5. Expedir y
enviar solicitud de
Vigencias Futuras
Solicitud VF aplicativo
SIIF Nación
1.6. Solicitar
Concepto de
Viabil idad VF
Oficio
G1-S1-FO-03
1.7. Expedir y
Enviar Concepto De
Viabilidad VF
Oficio Concepto de
viabilidad VF
1.8. Proyectar
Oficio Remisorio
1
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I. VIGENCIAS FUTURAS - FUNCIONAMIENTO
ÁREAS EJECUTORASOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y
DESARROLLOGRUPO DE PRESUPUESTO
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL
DERECHODIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPN
1
¿El oficio está
acorde?
1.9. Revisar y Suscribir el Oficio
Remisorio
Oficio
G1-S1-FO-03
NO
SI
1.11. Recibir
Autorización De La
Vigencias Futuras
Del MHCP
1.12. Remitir Oficio
De AprobaciónCorreo Electrónico
FIN
1.10. Revisar, Evaluar, Aprobar Y Comunicar
Decisión
Oficio
Aprobación VF
1.13. Recibir Aprobación Del Trámite De VF
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II. VIGENCIAS FUTURAS - INVERSIÓN
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO
GERENTE DE PROYECTO Y/O
FORMULADOR DEL PROYECTO
ÁREA EJECUTORA
GRUPO DE PRESUPUESTOOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPNDIRECCIÓN DE INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS DIFP - DNP
Inicio
2.1.Solicitar Turno
2.4. Recibir y Verificar la solicitud de Vigencias
Futuras C2
Correo Electrónico
Lista de Chequeo Trámite VF-VE
A1-S1-FO-22
2.5. Revisar justificación
técnico económica
¿La justificación
está conforme?
2.6. Realizar solicitud de Vigencias Futuras en el aplicativo SIIF
Nación
SI
NOCorreo Electrónico
Correo Electrónico
2.7. Expedir y enviar solicitud de Vigencias
Futuras
Solicitud VF aplicativo SIIF
Nación
2.8. Solicitar Concepto de
Viabilidad VF
Oficio
G1-S1-FO-03
2.9. Expedir y Enviar Concepto De
Viabilidad VF
Oficio Concepto de
viabilidad VF
2.10. Anexar
Documentación
1
2.3.Enviar Solicitud
MemorandoG1-S1-FO-04 y requisitos técnicos y
presupuestales
2.2.Actualizar Ficha EBI
Ficha EBI registrada-actualizada
2.11.Revisar Vigencia Futura
2.12. Expedir y Enviar
Concepto Favorable
Oficio Autorización
Vigencias Futuras2.13. Proyectar Oficio
Remisorio
¿El trámite cumple
todos los requisitos?
SI
NO
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II. VIGENCIAS FUTURAS - INVERSIÓN
GERENTE DE PROYECTO Y/O
FORMULADOR DEL PROYECTO
ÁREA EJECUTORA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y
DESARROLLOGRUPO DE PRESUPUESTO
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL
DERECHODIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPN
DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y FINANZAS
PÚBLICAS DIFP - DNP
1
¿El oficio está
acorde?
2.14. Revisar y Suscribir el Oficio
Remisorio
Oficio
G1-S1-FO-03
NO
SI
2.16. Recibir Autorización De La
Vigencias Futuras Del
MHCP
2.17. Remitir Oficio De
AprobaciónCorreo Electrónico
FIN
2.15. Revisar, Evaluar, Aprobar Y Comunicar
Decisión
Oficio
Aprobación VF
2.18. Recibir Aprobación Del Trámite De VF
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III. VIGENCIAS EXPIRADAS - FUNCIONAMIENTO
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO
ÁREA EJECUTORA OFICINA ASESORA JURÍDICA CONSEJO DIRECTIVO DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPN
Inicio
3.1. Enviar solicitud
3.2. Recibir y Verificar la solicitud de Vigencias
Expiradas C3
MemorandoG1-S1-FO-04 y requisitos
técnicos y presupuestales
Lista de Chequeo Trámite VF-VE
A1-S1-FO-22
¿La justificación
está conforme?
3.3. Elaborar Certificación De
Legalidad
SI
NOCorreo Electrónico
Certificación de Legalidad
G1-S1-FO-21
3.4. Elaborar y Remitir
Proyecto De Acuerdo
AcuerdoG1-S1-FO-20
Correo electrónico
3.5.Revisar y Presentar Proyecto De
Acuerdo
3.6.Evaluar y Aprobar En Primera Instancia
El Acuerdo
AcuerdoG1-S1-FO-20 aprobado en
primera instancia
3.7. Proyectar Oficio
Remisorio
1
¿El proyecto de Acuerdo está
correcto?
SI
NO
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III. VIGENCIAS EXPIRADAS - FUNCIONAMIENTO
ÁREAS EJECUTORASOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y
DESARROLLOOFICINA ASESORA JURÍDICA CONSEJO DIRECTIVO DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPN
1
¿El oficio está
acorde?
3.8. Revisar y Suscribir el Oficio
Remisorio
Oficio
G1-S1-FO-03
NO
SI
3.10. Recibir Oficio De Aprobación O
Improbación Del
Acuerdo
3.11. Comunicar Aprobación Del
Acuerdo
Correo electrónicoAcuerdo
G1-S1-FO-20 aprobado
FIN
3.9. Revisar, Evaluar, Aprobar Y Comunicar
Decisión
Oficio Aprobación y
Acuerdo G1-S1-FO-20
Aprobado
3.16.Proyectar, Gestionar Y Remitir
Resolución De Reconocimiento
3.12.Comunicar a
Oficina Jurídica
Memorando
G1-S1-FO-04
3.13. Proyectar Resolución de
Traslado
Resolución G1-S1-FO-01
Desagregación Acuerdo
3.14.Revisar y Firmar Resolución de
Traslado Presupuestal
3.15.Comunicar Resolución De
Traslado Presupuestal
¿La resolución
está conforme?
Resolución
G1-S1-FO-01
Correo electrónico
SI
NO
Resolución
G1-S1-FO-01
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IV. VIGENCIAS EXPIRADAS - INVERSIÓN
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO
GERENTE DE PROYECTO Y/O
FORMULADOR DEL PROYECTO
ÁREA EJECUTORA
DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS DIFP - DNP
OFICINA ASESORA JURÍDICA DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPNCONSEJO DIRECTIVO
Inicio
4.1.Solicitar Turno
4.4. Recibir y Verificar la solicitud de Vigencias
Expiradas C4
Correo Electrónico
Lista de Chequeo Trámite VF-VE
A1-S1-FO-22
¿La justificación está conforme y la
documentación soporte
está completa?
4.5. Elaborar Certificación de
Legalidad
SI
NOCorreo Electrónico
Certificación de Legalidad
G1-S1-FO-21
4.7. Revisar Vigencia
Expirada
4.9. Elaborar y Remitir Proyecto De
Acuerdo
Acuerdo
G1-S1-FO-20
4.8. Expedir y Enviar
Concepto Favorable
Oficio Externo
Autorización VE
4.10. Revisar y Presentar Proyecto De
Acuerdo
1
4.3.Enviar Solicitud
MemorandoG1-S1-FO-04 y requisitos técnicos y
presupuestales
4.2.Actualizar Ficha EBI
Ficha EBI registrada-actualizada
4.11. Evaluar y Aprobar En Primera
Instancia El Acuerdo
Acuerdo
G1-S1-FO-20
4.6. Anexar Y Enviar
Documentación
¿El trámite cumple
todos los requisitos?NO
SI
¿El proyecto de Acuerdo está
correcto?
NO
SI
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IV. VIGENCIAS EXPIRADAS - INVERSIÓN
GERENTE DE PROYECTO Y/O
FORMULADOR DEL PROYECTO
ÁREA EJECUTORA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y
DESARROLLO
DIRECCIÓN DE INVERSIONES Y FINANZAS
PÚBLICAS DIFP - DNPOFICINA ASESORA JURÍDICA DIRECCIÓN GENERAL USPEC MHCP – DGPPNCONSEJO DIRECTIVO
1
¿El oficio está
acorde?
4.13. Revisar y Suscribir el Oficio
Remisorio
Oficio
G1-S1-FO-03
NO
SI
4.15.Recibir Oficio De Aprobación O
Improbación Del Acuerdo
4.16.Comunicar Aprobación del
Acuerdo
Correo Electrónico
FIN
4.14. Revisar, Evaluar, Aprobar Y Comunicar
Decisión
Oficio Aprobación yAcuerdo
G1-S1-FO-20Aprobado
4.21. Proyectar, Gestionar y Remitir
Resolución De Reconocimiento
4.12. Proyectar Oficio
Remisorio
4.17.Comunicar y Enviar Acuerdo A La
Oficina Jurídica
MemorandoG1-S1-FO-04
Acuerdo
G1-S1-FO-20 aprobado
4.18. Proyectar Resolución De
Traslado
ResoluciónG1-S1-FO-01 Desagregación
Acuerdo
4.19. Revisar y Firmar Resolución De
Traslado Presupuestal
¿La resolución
está conforme?
NO
4.20. Comunicar Resolución De
Traslado Presupuestal
SI
Correo electrónico
Resolución
G1-S1-FO-01
Resolución
G1-S1-FO-01
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8. DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO:
N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
I. VIGENCIAS FUTURAS-FUNCIONAMIENTO
1.1 Áreas ejecutoras
Memorando G1-S1-FO-04 y
requisitos técnicos y presupuestales
D
ENVIAR SOLICITUD El jefe del área ejecutora envía la solicitud a la OAPLA en la cual manifiesta la necesidad de utilizar el mecanismo de VF con el fin de lograr una eficiente ejecución de los recursos asignados a la entidad.
1.2 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Lista de Chequeo Trámite VF-VE A1-S1-FO-22
D
RECIBIR Y VERIFICAR LA SOLICITUD DE VF Recibe del área ejecutora la solicitud de trámite de cupo para comprometer vigencias futuras, verifica que la documentación esté completa de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento en las disposiciones generales.
C1
1.3 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Correo Electrónico D
REVISAR JUSTIFICACIÓN TÉCNICO ECONÓMICA Revisa que la Justificación Técnico Económica sea coherente con los parámetros establecidos por MHCP y cumpla con la disposición general para VF en el tipo de requisito técnico establecido por la entidad. ¿La justificación está conforme? SI: Continúa con la actividad 1.4 NO: Retroalimenta al área ejecutora las observaciones a que haya lugar mediante correo electrónico para que se realicen los ajustes o se adjunten los documentos faltantes. Retorna a la actividad 1.1
1.4 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Correo electrónico D
REALIZAR SOLICITUD DE VF EN EL APLICATIVO SIIF NACIÓN Solicita por medio de correo electrónico al Grupo de Presupuesto se genere en el Aplicativo SIIF dispuesto por el MHCP, la solicitud de Vigencia Futura.
1.5 Grupo de
Presupuesto
Solicitud VF aplicativo SIIF
Nación D
EXPEDIR Y ENVIAR SOLICITUD DE VIGENCIA FUTURA Expide en el Aplicativo SIIF Nación dispuesto por el MHCP, la solicitud de Vigencia Futura y la remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.
1.6 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Oficio G1-S1-FO-03
D
SOLICITAR CONCEPTO DE VIABILIDAD VF Solicita concepto de viabilidad de la solicitud de Vigencia Futura a la Oficina de Planeación del Ministerio de Justicia y del Derecho.
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N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
I. VIGENCIAS FUTURAS-FUNCIONAMIENTO
1.7
Oficina Asesora de Planeación Ministerio de Justicia y del
Derecho
Oficio Concepto de viabilidad VF
D
EXPEDIR Y ENVIAR CONCEPTO DE VIABILIDAD VF Expide el concepto de viabilidad de la Vigencia Futura y la remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la USPEC.
1.8 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo N.A. D
PROYECTAR OFICIO REMISORIO Prepara oficio, en el cual se relacionan todos los documentos exigidos para trámite de VF, para remitirlos al MHCP.
1.9 Dirección
General USPEC Oficio
G1-S1-FO-03 D
REVISAR Y SUSCRIBIR EL OFICIO REMISORIO Revisa el oficio y la documentación a remitir al MHCP. ¿El oficio está acorde? SI: El Director General firma el oficio por el cual se remiten los documentos al MHCP. Continúa con la actividad 1.10 NO: Se devuelve a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones. Retorna a la actividad 1.8
1.10 MHCP – DGPPN
Oficio Aprobación
VF D
REVISAR, EVALUAR, APROBAR Y COMUNICAR DECISIÓN La DGPPN revisa el trámite de VF junto con la documentación anexa, analiza si el trámite es procedente, decide si aprueba o no el trámite y comunica al Director General de la USPEC
1.11 Dirección
General USPEC N.A. D
RECIBIR AUTORIZACIÓN DE LA VIGENCIA FUTURA DEL MHCP Recibe oficio del MHCP de la aprobación a la solicitud de la Vigencia Futura y lo remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.
1.12 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Correo Electrónico D
REMITIR OFICIO DE APROBACIÓN Enviar correo electrónico adjuntando el oficio de aprobación del MHCP al área ejecutora correspondiente.
1.13 Áreas ejecutoras N.A. D
RECIBIR APROBACIÓN DEL TRÁMITE DE VF Mediante correo electrónico recibe aprobación del trámite de VF con el fin de tenerla en cuenta para dar inicio al proceso de contratación respectivo.
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N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
II. VIGENCIAS FUTURAS – INVERSIÓN
2.1
Gerente de proyecto y/o
Formulador del proyecto
Área ejecutora
Correo Electrónico
SOLICITAR TURNO Una vez determinada la necesidad de tramitar VF, el formulador del proyecto solicita la creación de un turno en el aplicativo SUIFP a la OAPLA, la cual remitirá a través de correo electrónico la información referente al turno.
2.2
Gerente de Proyecto y/o
Formulador del Proyecto
Área ejecutora
Ficha EBI registrada-actualizada
D
ACTUALIZAR FICHA EBI Actualizan la información contenida en la ficha EBI, solicitando la aprobación de Vigencia Futura, con el fin de recibir el concepto previo favorable que emite el DNP y verifica que el SPI esté actualizado al mes inmediatamente anterior en el cual se está tramitando la VF.
2.3
Gerente de Proyecto y/o
Formulador del Proyecto
Área ejecutora
Memorando G1-S1-FO-04 y
requisitos técnicos y presupuestales
D
ENVIAR SOLICITUD El jefe del área ejecutora envía la solicitud a la OAPLA en la cual manifiesta la necesidad de utilizar el mecanismo de VF con el fin de lograr una eficiente ejecución de los recursos asignados a la entidad.
2.4
Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Lista de Chequeo Trámite VF-VE A1-S1-FO-22
D
RECIBIR Y VERIFICAR LA SOLICITUD DE VF Recibe del área ejecutora la solicitud de trámite de cupo para comprometer vigencias futuras, verifica que la documentación esté completa de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento en las disposiciones generales.
C2
2.5 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Correo Electrónico D
REVISAR JUSTIFICACIÓN TÉCNICO ECONÓMICA Revisa que la Justificación Técnico Económica sea coherente con los parámetros establecidos por DNP y el MHCP y cumpla con la disposición general para VF en el tipo de requisito técnico establecido por la entidad. ¿La justificación está conforme? SI: La OAPLA avala. Continúa con la actividad 2.6 NO: Retroalimenta a la área ejecutora las observaciones a que haya lugar para que se realicen los ajustes o se adjunten los documentos faltantes. Retorna a la actividad 2.3
2.6 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Correo electrónico D
REALIZAR SOLICITUD DE VF EN EL APLICATIVO SIIF NACION Solicita por medio de correo electrónico al Grupo de Presupuesto se genere en el Aplicativo SIIF dispuesto por el MHCP, la solicitud de Vigencia Futura.
TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)
Código: G1-S1-PR-04
Versión: 02
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N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
II. VIGENCIAS FUTURAS – INVERSIÓN
2.7 Grupo de
Presupuesto
Solicitud VF aplicativo SIIF
Nación D
EXPEDIR Y ENVIAR SOLICITUD DE VIGENCIA FUTURA Expide en el Aplicativo SIIF Nación dispuesto por el MHCP, la solicitud de Vigencia Futura y la remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.
2.8 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Oficio G1-S1-FO-03
D
SOLICITAR CONCEPTO DE VIABILIDAD VF Solicita concepto de viabilidad de la solicitud de Vigencia Futura a la Oficina de Planeación del Ministerio de Justicia y del Derecho.
2.9
Oficina Asesora de Planeación Ministerio de Justicia y del
Derecho
Oficio Concepto de viabilidad VF
D
EXPEDIR Y ENVIAR CONCEPTO DE VIABILIDAD VF Expide el concepto de viabilidad de la Vigencia Futura y la remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la USPEC.
2.10 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo N.A. D
ANEXAR DOCUMENTACIÓN El funcionario responsable (rol proyecto ppto) debe cargar y enviar a través del SUIFP los documentos de carácter obligatorio con el fin de que el DNP, la DIFP expida el concepto favorable a la autorización de cupo para comprometer vigencias futuras.
2.11
Dirección De Inversiones Y
Finanzas Públicas DIFP -
DNP
N.A. D
REVISAR VIGENCIA FUTURA La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas del DNP, analiza la pertinencia de la vigencia futura. ¿El trámite cumple todos los requisitos? SI: Expide concepto favorable. Continúa con la actividad 2.12 NO: Devuelve el trámite para ajuste al rol proyecto ppto en el aplicativo SUIFP. Retoma la actividad 2.10
2.12
Dirección de Inversiones y
Finanzas Publicas DIFP -
DNP
Oficio Autorización Vigencias Futuras
D
EXPEDIR Y ENVIAR CONCEPTO FAVORABLE Expide el concepto favorable a la autorización de cupo para comprometer vigencias futuras y lo remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la USPEC.
2.13 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo N.A. D
PROYECTAR OFICIO REMISORIO Prepara oficio, en el cual se relacionan todos los documentos exigidos para trámite de VF, para remitirlos al MHCP.
TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)
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N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
II. VIGENCIAS FUTURAS – INVERSIÓN
2.14 Dirección
General USPEC Oficio
G1-S1-FO-03 D
REVISAR Y SUSCRIBIR EL OFICIO REMISORIO Revisa el oficio y la documentación a remitir al MHCP. ¿El oficio está acorde? SI: El Director General firma el oficio por el cual se remiten los documentos al MHCP. Continúa con la actividad 2.15 NO: Se devuelve a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones. Retorna a la actividad 2.13
2.15 MHCP – DGPPN
Oficio Aprobación
VF D
REVISAR, EVALUAR, APROBAR Y COMUNICAR DECISIÓN La DGPPN revisa el trámite de VF junto con la documentación anexa, analiza si el trámite es procedente, decide si aprueba o no el trámite y comunica al Director General de la USPEC
2.16 Dirección
General USPEC N.A. D
RECIBIR AUTORIZACIÓN DE LA VIGENCIA FUTURA DEL MHCP Recibe oficio del MHCP de la aprobación a la solicitud de la Vigencia Futura y lo remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.
2.17 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Correo Electrónico D
REMITIR OFICIO DE APROBACIÓN Enviar correo electrónico adjuntando el oficio de aprobación del MHCP al área ejecutora correspondiente.
2.18
Gerente de proyecto y/o
Formulador del proyecto
Área ejecutora
N.A. D
RECIBIR APROBACIÓN DEL TRÁMITE DE VF Mediante correo electrónico recibe aprobación del trámite de VF con el fin de tenerla en cuenta para dar inicio al proceso de contratación respectivo.
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III. VIGENCIAS EXPIRADAS – FUNCIONAMIENTO
3.1 Área ejecutora
Memorando G1-S1-FO-04 y
requisitos técnicos y presupuestales
D
ENVIAR SOLICITUD El jefe del área ejecutora envía la solicitud a la OAPLA en la cual manifiesta la necesidad de utilizar el mecanismo de Pago pasivos exigibles vigencias expiradas, a través de memorando justo con todos los requisitos técnicos y presupuestales descritos en el presente procedimiento.
3.2 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Lista de Chequeo Trámite VF-VE A1-S1-FO-22
Correo electrónico
D
RECIBIR Y VERIFICAR LA SOLICITUD DE VE Recibe del área ejecutora la solicitud de trámite de vigencias expiradas, verifica que la documentación este completa de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento en las disposiciones generales y determina si el trámite es procedente. ¿La justificación está conforme y la documentación soporte está completa? SI: Continúa con la actividad 3.3 NO: Retroalimenta a la área ejecutora las observaciones a que haya lugar para que se realicen los ajustes o se adjunten los documentos faltantes. Retorna a la actividad 3.1
C3
3.3 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Certificación de Legalidad
G1-S1-FO-21 D
ELABORAR CERTIFICACIÓN DE LEGALIDAD La OAPLA elabora el Certificado de Legalidad del compromiso mediante el cual el Director General manifiesta que el compromiso contó con todas las formalidades presupuestales previstas en el Decreto 111 de 1996 “Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
3.4 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Acuerdo G1-S1-FO-20
Correo electrónico D
ELABORAR Y REMITIR PROYECTO DE ACUERDO La OAPLA elabora el proyecto de Acuerdo mediante el cual se realiza el traslado presupuestal, se crea el rubro Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas y lo remite vía correo electrónico a la Oficina Asesora Jurídica con todos los soportes adjuntos.
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III. VIGENCIAS EXPIRADAS – FUNCIONAMIENTO
3.5 Oficina Asesora
Jurídica N.A. D
REVISAR Y PRESENTAR PROYECTO DE ACUERDO La Oficina Asesora Jurídica, revisa y da viabilidad al proyecto de acuerdo. ¿El proyecto de Acuerdo está correcto? SI: Realiza convocatoria para reunión del Consejo Directivo. Continúa con la actividad 3.6 NO: Se devuelve a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones. Retorna a la actividad 3.4
3.6 Consejo Directivo
Acuerdo G1-S1-FO-20 aprobado en
primera instancia
D
EVALUAR Y APROBAR EN PRIMERA INSTANCIA EL ACUERDO El Consejo Directivo de la USPEC, evalúa y aprueba el traslado presupuestal propuesto mediante Acuerdo, el cual deberá estar suscrito por el Ministro de Justicia y del Derecho quien es el Presidente del Consejo Directivo o su delegado y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica como Secretario, y lo remite a la USPEC.
3.7 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo N.A. D
PROYECTAR OFICIO REMISORIO Prepara oficio, en el cual se relacionan todos los documentos exigidos para el trámite de traslado presupuestal externo mediante acuerdo, para remitirlos al MHCP.
3.8 Dirección
General USPEC Oficio
G1-S1-FO-03 D
REVISAR Y SUSCRIBIR EL OFICIO REMISORIO Revisa el oficio y la documentación a remitir al MHCP. ¿El oficio está acorde? SI: El Director General firma el oficio por el cual se remiten los documentos al MHCP. Continúa con la actividad 3.9 NO: Se devuelve a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones. Retorna a la actividad 3.7
3.9 MHCP – DGPPN
Oficio Aprobación y
Acuerdo G1-S1-FO-20
Aprobado
D
REVISAR, EVALUAR, APROBAR Y COMUNICAR DECISION La DGPPN revisa el Acuerdo junto con la documentación anexa, analiza si el trámite es procedente, decide si aprueba o no el trámite y comunica al Director General de la USPEC
TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)
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N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
III. VIGENCIAS EXPIRADAS – FUNCIONAMIENTO
3.10 Dirección
General USPEC N.A. D
RECIBIR OFICIO DE APROBACIÓN O IMPROBACIÓN DEL ACUERDO Recibe oficio del MHCP de la aprobación o no del Acuerdo y lo remite junto con el Acuerdo aprobado (en caso de aprobación) a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.
3.11 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Correo electrónico
Acuerdo G1-S1-FO-20
aprobado
D
COMUNICAR APROBACIÓN DEL ACUERDO La OAPLA comunica la decisión a la Subdirección Financiera y a las áreas ejecutoras responsables del trámite del Pago pasivos exigibles vigencias expiradas con el fin de continuar con el reconocimiento y pago respectivo, y envía el original del Acuerdo aprobado a la Oficina Jurídica.
3.12 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Memorando G1-S1-FO-04
D
COMUNICAR A OFICINA JURÍDICA La OAPLA mediante memorando informa a la Oficina Asesora Jurídica del trámite de Pago pasivos exigibles Vigencias Expiradas aprobado, para que inicien los procesos de responsabilidad correspondientes de acuerdo con la normatividad vigente.
3.13 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Resolución G1-S1-FO-01
Desagregación Acuerdo
D
PROYECTAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO La OAPLA elabora la resolución mediante la cual se realiza el traslado presupuestal aprobado, desagregando los rubros en los casos que fuese necesario.
3.14 Dirección
General USPEC Resolución
G1-S1-FO-01 D
REVISAR Y FIRMAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO PRESUPUESTAL Revisa que la Resolución de Traslado Presupuestal esté proyectada acorde a los movimientos presupuestales acordados. ¿La resolución está conforme? SI: Firma la Resolución de Traslado Presupuestal. Continúa con la actividad 3.15 NO: Se remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones a las que haya lugar. Retorna a la actividad 3.13
3.15 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Correo electrónico D
COMUNICAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO PRESUPUESTAL Comunica la Resolución de Traslado Presupuestal mediante correo electrónico a la Dirección Administrativa y Financiera, al Grupo de Presupuesto y al área ejecutora.
TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)
Código: G1-S1-PR-04
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N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
III. VIGENCIAS EXPIRADAS – FUNCIONAMIENTO
3.16 Área ejecutora Resolución
G1-S1-FO-01 D
PROYECTAR, GESTIONAR Y REMITIR RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO Una vez obtenida la aprobación del traslado, el área ejecutora deberá elaborar y gestionar la firma del ordenador del gasto de la resolución de reconocimiento del Pago pasivos exigibles vigencias expiradas, adjuntando el respectivo CDP, RPC, Factura y demás documentos exigidos para el pago; la documentación mencionada debe ser remitida al Grupo de Tesorería para su respectivo pago.
TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)
Código: G1-S1-PR-04
Versión: 02
Vigencia: 01/07/2016
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N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
IV. VIGENCIAS EXPIRADAS – INVERSIÓN
4.1
Gerente de Proyecto y/o
Formulador del Proyecto
Área ejecutora
Correo Electrónico
SOLICITAR TURNO Una vez determinada la necesidad de tramitar VE, el formulador del proyecto solicita la creación de un turno en el aplicativo SUIFP a la OAPLA, la cual remitirá a través de correo electrónico la información referente al turno.
4.2
Gerente de Proyecto y/o
Formulador del Proyecto
Área ejecutora
Ficha EBI registrada-actualizada
D
ACTUALIZAR FICHA EBI Actualizan la información contenida en la ficha EBI, del proyecto del cual se pagará la VE (Se debe incluir la actividad con la leyenda “pago pasivos exigibles vigencias expiradas") con el fin de recibir el concepto previo favorable que emite el DNP y verifica que el SPI esté actualizado al mes inmediatamente anterior en el cual se está tramitando la VE.
4.3
Gerente de Proyecto y/o
Formulador del Proyecto
Área ejecutora
Memorando G1-S1-FO-04 y
requisitos técnicos y presupuestales
D
ENVIAR SOLICITUD El jefe del área ejecutora envía la solicitud a la OAPLA en la cual manifiesta la necesidad de utilizar el mecanismo de Pago pasivos exigibles vigencias expiradas, a través de memorando junto con todos los requisitos técnicos y presupuestales descritos en el presente procedimiento.
4.4
Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Lista de Chequeo Trámite VF-VE A1-S1-FO-22
Correo electrónico
D
RECIBIR Y VERIFICAR LA SOLICITUD DE VE Recibe del área ejecutora la solicitud de trámite de vigencias expiradas, verifica que la documentación este completa de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento en las disposiciones generales y determina si el trámite es procedente. ¿La justificación está conforme y la documentación soporte está completa? SI: Continúa con la actividad 4.5 NO: Retroalimenta a la área ejecutora las observaciones a que haya lugar para que se realicen los ajustes o se adjunten los documentos faltantes a través de correo electrónico. Retorna a la actividad 4.3
C4
4.5 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Certificación de Legalidad
G1-S1-FO-21 D
ELABORAR CERTIFICACIÓN DE LEGALIDAD La OAPLA elabora el Certificado de Legalidad del compromiso mediante el cual el Director General manifiesta que el compromiso contó con todas las formalidades presupuestales previstas en el Decreto 111 de 1996 “Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)
Código: G1-S1-PR-04
Versión: 02
Vigencia: 01/07/2016
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
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N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
IV. VIGENCIAS EXPIRADAS – INVERSIÓN
4.6 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo N.A. D
ANEXAR Y ENVIAR DOCUMENTACIÓN El funcionario responsable (rol proyecto ppto) debe cargar y enviar a través del SUIFP los documentos de carácter obligatorio con el fin de que el DNP, la DIFP expida el concepto favorable sobre el traslado de recursos para cubrir el pago de pasivos por vigencias expiradas.
4.7
Dirección de Inversiones y
Finanzas Públicas DIFP -
DNP
N.A. D
REVISAR VIGENCIA EXPIRADA La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas del DNP, analiza la pertinencia de la vigencia expirada. ¿El trámite cumple todos los requisitos? SI: Expide concepto favorable. Continúa con la actividad 4.8 NO: Devuelve el trámite para ajuste al rol proyecto ppto en el aplicativo SUIFP. Retoma la actividad 4.6
4.8
Dirección de Inversiones y
Finanzas Publicas DIFP -
DNP
Oficio Externo Autorización
Vigencias Expiradas
D
EXPEDIR Y ENVIAR CONCEPTO FAVORABLE Expide el concepto favorable sobre el traslado de recursos para cubrir el pago de pasivos por vigencias expiradas y lo remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la USPEC.
4.9 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Acuerdo G1-S1-FO-20
D
ELABORAR Y REMITIR PROYECTO DE ACUERDO La OAPLA elabora el proyecto de Acuerdo mediante el cual se realiza el traslado presupuestal, se crea el rubro Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas y lo remite a la Oficina Asesora Jurídica con todos los soportes adjuntos.
4.10 Oficina Asesora
Jurídica N.A. D
REVISAR Y PRESENTAR PROYECTO DE ACUERDO La Oficina Asesora Jurídica, revisa y da viabilidad al proyecto de acuerdo. ¿El proyecto de Acuerdo está correcto? SI: Realiza convocatoria para reunión del Consejo Directivo. Continúa con la actividad 4.11 NO: Se devuelve a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones. Retorna a la actividad 4.9
TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)
Código: G1-S1-PR-04
Versión: 02
Vigencia: 01/07/2016
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
24 de 26
N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
IV. VIGENCIAS EXPIRADAS – INVERSIÓN
4.11 Consejo Directivo Acuerdo
G1-S1-FO-20 D
EVALUAR Y APROBAR EN PRIMERA INSTANCIA EL ACUERDO El Consejo Directivo de la USPEC, evalúa y aprueba el traslado presupuestal propuesto mediante Acuerdo formato G1-S1-FO-20, el cual deberá estar suscrito por el Ministro de Justicia y del Derecho quien es el Presidente del Consejo Directivo o su delegado y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica como Secretario, y lo remite a la OAPLA de la USPEC.
4.12 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo N.A. D
PROYECTAR OFICIO REMISORIO Prepara oficio, en el cual se relacionan todos los documentos exigidos para el trámite de traslado presupuestal externo mediante acuerdo, para remitirlos al MHCP.
4.13 Dirección
General USPEC Oficio
G1-S1-FO-03 D
REVISAR Y SUSCRIBIR EL OFICIO REMISORIO Revisa el oficio y la documentación a remitir al MHCP. ¿El oficio está acorde? SI: El Director General firma el oficio por el cual se remiten los documentos al MHCP. Continúa con la actividad 4.14 NO: Se devuelve a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones. Retorna a la actividad 4.12
4.14 MHCP – DGPPN
Oficio Aprobación y
Acuerdo G1-S1-FO-20
Aprobado
D
REVISAR, EVALUAR, APROBAR Y COMUNICAR DECISIÓN La DGPPN revisa el Acuerdo junto con la documentación anexa, analiza si el trámite es procedente, decide si aprueba o no el trámite y comunica al Director General de la USPEC
4.15 Dirección
General USPEC N.A. D
RECIBIR OFICIO DE APROBACIÓN O IMPROBACIÓN DEL ACUERDO Recibe oficio del MHCP de la aprobación o no del Acuerdo y lo remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.
4.16 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Correo electrónico D
COMUNICAR APROBACIÓN DEL ACUERDO La OAPLA comunica la decisión a la Subdirección Financiera y a las áreas ejecutoras responsables del trámite del Pago pasivos exigibles vigencias expiradas con el fin de continuar con el reconocimiento y pago respectivo.
TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)
Código: G1-S1-PR-04
Versión: 02
Vigencia: 01/07/2016
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
25 de 26
N° Responsable Registros D Descripción de la actividad.
Cx Punto de Control.
IV. VIGENCIAS EXPIRADAS – INVERSIÓN
4.17 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Memorando G1-S1-FO-04
Acuerdo
G1-S1-FO-20 aprobado
D
COMUNICAR Y ENVIAR ACUERDO A LA OFICINA JURÍDICA La OAPLA mediante memorando informa a la Oficina Asesora Jurídica del trámite de Pago pasivos exigibles Vigencias Expiradas aprobado, para que inicien los procesos de responsabilidad correspondientes de acuerdo con la normatividad vigente y envía el original del Acuerdo aprobado a la Oficina Jurídica para su archivo.
4.18 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo
Resolución G1-S1-FO-01
Desagregación Acuerdo
D
PROYECTAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO La OAPLA elabora la resolución mediante la cual se realiza el traslado presupuestal aprobado, desagregando los rubros en los casos que fuese necesario.
4.19 Dirección
General USPEC Resolución
G1-S1-FO-01 D
REVISAR Y FIRMAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO PRESUPUESTAL Revisa que la Resolución de Traslado Presupuestal esté proyectada acorde a los movimientos presupuestales acordados. ¿La resolución está conforme? SI: Firma la Resolución de Traslado Presupuestal. Continúa con la actividad 4.20 NO: Se remite a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo para que realice las modificaciones a las que haya lugar. Retorna a la actividad 4.18
4.20 Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Correo electrónico D
COMUNICAR RESOLUCIÓN DE TRASLADO PRESUPUESTAL Comunica la Resolución de Traslado Presupuestal mediante correo electrónico a la Dirección Administrativa y Financiera, al Grupo de Presupuesto y al área ejecutora.
4.21
Gerente de Proyecto y/o
Formulador del Proyecto
Área ejecutora
Resolución G1-S1-FO-01
D
PROYECTAR, GESTIONAR Y REMITIR RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO Una vez obtenida la aprobación del traslado, el área ejecutora deberá elaborar y gestionar la firma del ordenador del gasto de la resolución de reconocimiento del Pago pasivos exigibles vigencias expiradas, adjuntando el respectivo CDP, RPC, Factura y demás documentos exigidos para el pago; la documentación mencionada debe ser remitida al Grupo de Tesorería para su respectivo pago.
TRÁMITES PRESUPUESTALES (VIGENCIAS FUTURAS – VIGENCIAS EXPIRADAS)
Código: G1-S1-PR-04
Versión: 02
Vigencia: 01/07/2016
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
26 de 26
9. PUNTOS DE CONTROL:
Punto de Control Responsable Registro
C1: Verificar que los documentos cumplan con todos los requisitos definidos para el trámite de Vigencias Futuras Funcionamiento.
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo
Lista de Chequeo Trámite VF-VE
A1-S1-FO-22
C2: Verificar que los documentos cumplan con todos los requisitos definidos para el trámite de Vigencias Futuras Inversión.
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo
Lista de Chequeo Trámite VF-VE
A1-S1-FO-22
C3: Verificar que los documentos cumplan con todos los requisitos definidos para el trámite de Vigencias Expiradas Funcionamiento.
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo
Lista de Chequeo Trámite VF-VE
A1-S1-FO-22
C4: Verificar que los documentos cumplan con todos los requisitos definidos para el trámite de Vigencias Expiradas Inversión.
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo
Lista de Chequeo Trámite VF-VE
A1-S1-FO-22
RESUMEN DE CAMBIOS:
Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación
01 31/05/2016 Todos Se creó el documento
01 07/06/2016 1 y 2
Se ajusta el nombre del proceso/subproceso de acuerdo con la actualización del Mapa de
Procesos Institucional. La versión del documento se mantiene debido a que su
contenido no se modificó.
02 01/07/2016 5.2 Se actualiza el documento con el fin de incluir
en las disposiciones generales un documento de tipo presupuestal.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Elaboró / Actualizó: Revisó: Aprobó:
Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado
Nombre: Yomaira Rincón Rodríguez
Nombre: Gustavo Adolfo Camelo Hurtado
Nombre: Gustavo Adolfo Camelo Hurtado
Cargo: Coordinadora del Grupo de Programación, Análisis y Seguimiento Presupuestal
Cargo: Jefe (e) Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo
Cargo: Jefe (e) Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo
Dependencia: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo
Dependencia: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo
Dependencia: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo