Organización de eventos incorporando capacidades 2.0, Social Media y Cloud
(Low Cost Tecnology)
Organización de eventos incorporando capacidades 2.0, Social Media y Cloud
(Low Cost Tecnology)
http://www.flickr.com/photos/simon_and_you/1062318106
Iñaki Lázaro y J. Javier Agote
[email protected] y [email protected]
http://twitter.com/ilazaro // http://twitter.com/streliats
Hastag propuesto en twitter: #SMCloudeventos
(1) Explicar cómo se puede realizar la gestión / organización/realización de un evento utilizando las soluciones 2.0 Social Media y Cloud y gastar menos de 100€ en todas ellas.
(2) Conocer las soluciones 2.0, social media y cloud, que pueden emplearse en la promoción y realización de un evento
(3) Conocer las actividades que pueden desarrollarse y en que herramientas nos podemos apoyar en todas las fases requeridas dela organización de un evento
El tiempo necesario para lanzar un evento puede reducirse a días frente a las formas tradicionales.
Mutualismo.org
He tenido una idea
Vamos hacer un evento promoción para presentar nuestras soluciones
Antes de fin de mes. 15 días.
Presupuesto? 100 €.
Antes de fin de mes. 15 días.
Agenda
Ponencias
Encuesta
Convocatoria Publico Objetivo
Seguimiento
Asistentes
Tiempo
DifusiónEntorno operativo
Logística
Antes de fin de mes. 15 días.
Antes de fin de mes. 15 días.
Puedo apoyarme en Social Media y Cloud Computing para realizar el evento en 15 días?
Especificar el Objetivo, formato del evento
Publico objetivo, agenda y ponentes, fuentes de datos
Difusión y seguimiento convocatoria
Logística
Seguimiento oportunidades
Tareas a definir
Definir la estructura de la agenda
Invitar y coordinar con los ponentes
Recopilar el material que los ponentes van a exponer
No olvidar de tener un plan B, para los ponentes
Segmentar el publico objetivo, fuente de datos y estructurar la convocatoria
Difusión del evento, y al publico objetivo? Prensa, e-mail, radio, sms, telemarketing.
Como realizar un seguimiento activo de la convocatoria, apuntados, confirmaciones, rechazados, no contestan?
Material de recepción de los invitados, (ENCUESTA)
Coordinar, desplazamientos, alojamientos de los ponentes
La sala y el material necesario para la ponencia: proyector, portátiles, videos, pizarra, micros, mesas.
Control de bienvenida y agape o café de intermedio (Networking)
Grabación en video del evento.(Streaming)
Que no se nos olvide el agua del ponente
Atentos a recoger la encuesta
Controlar los asistentes
Poner accesible el material de las ponencias al publico asistente
Seguimiento a los asistentesAgradecimiento por la asistenciaRe-contactar con los mismos para
analizar interésGestionar visitas
Caso práctico:Gestión de evento incorporando capacidades 2.0
(Social Media, SaaS, Cloud Compunting)
Iñaki Lázaro Marketing online en Strelia
www.strelia.es
Fases en producción y marketing:
1.1 Recogida de información1.2 Análisis de recursos2 Flexibilidad, plazos, publicación
3.1 Pruebas realistas (pre‐producción)3.2 Ejecución, puesta en marcha. Producción 4 Logística online
5.1 Valoración y seguimiento5.2 Post producción5.3 ¡Aquí no termina!
Desde el punto de vista del cliente:
1. Especificar el objetivo y formato del evento2. Publico objetivo, agenda y ponentes, fuentes de datos 3. Difusión y seguimiento de la convocatoria4. Logística5. Seguimiento y oportunidades
En Noviembre de 2010 surge la oportunidad de organizar un evento para dar a conocer el mundo del Cloud Compunting de forma presencial.
El evento hay que difundirlo al mayor número de personas interesadas en este ámbito.
Hay que organizarlo TODO (comunicación, registro, programa, producción…) en menos de 15 días.
1.1 Recogida de información
1.2. Análisis de recursos
Y con los recursos disponibles…
2. Flexibilidad, plazos, publicaciónHerramientas centralizadas, flexibles, económicas:
2.1 Colaboración en contenidos
2.1 Google Docs
2.2 El contenido y su publicación online
(pre‐producción)3.1 Pruebas realistas
Elaboración de landing page y campañas online
3.2 Ejecución, puesta en marchaCon el plan y los recursos necesarios…
Creación programa (aviso ponentes y recogida de datos)
Presentación del programa y registro (landing page)
Comunicación del evento y envío de invitaciones
Apoyo en Social Media
Apoyo en Cloud Compunting
4. Logística online: Difusión en Social Media
4. Logística online: Evento en facebook
4. Logística online: Evento en LinkedIn
5.1 Valoración y seguimiento
Strelia Cloud Testing Center5.2 Post producción
Reducción de costes de operaciónPredictibilidad del costeAumento de la flexibilidadIncremento de la productividadMejora de la competitividad globalContinuidad del negocioSostenibilidad
Observatorio y laboratorio tecnológico para la identificación, de soluciones Low‐cost technology que permitan:
SaaS: Software as a Service
Costes del marketing del evento
Resultados
Eskerrik asko
Presentación disponible online en:http://www.slideshare.net/streliats/strelia-casoprcticogestinevento-v200