CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA COMERCIAL Y FINANCIERA
Docente: C.P.C. C.Elizabeth Medina VelásquezIng. Claudia Barreda Flores
DOCUMENTACION COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA
SESIÓN 3: “Enfoques de sistemas en
la Administración Documentaria”
UNIVERIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO
Conjunto de técnicas y conocimientos utilizados para la confección, tramite, seguridad y archivo de la
documentación que constituye la correspondencia de la institución.
Con dicho propósito es ineludible estar informado sobre los contenidos de las disposiciones que norman y regulan la
estructuración de los documentos, así como:
Para ello se requiere que el personal encargado de manipular la documentación, se encuentre debidamente
preparado y capacitado, de tal manera que la información documentada llegue:
TramitaciónTécnicas
de archivoMedidas de seguridad
Que garanticen su eficiencia en el manejo y guardianía de la documentación
Seguridad
En forma oportuna
En la mejor
calidad En menor tiempo posible
Exige el conocimiento y dominio de otros temas como la ofimática, la redacción, la ortografía y el sistema de
seguridad aplicable en la confección, trámite y archivo de la documentación.
Es de vital importancia saber las normas básicas para la estructuración de los diversos tipos de documentos que se
usan en la institución; tales como:
Manuales
Ordenanzas
Partes
Directivas
Informes
Memorándums
Oficios
Solicitudes
Memorias
Papeletas de Tramite
Mensajes
Actas
FUNDAMENTOS GENERALES
• La teoría de la organización y la práctica administrativa, han experimentado cambios sustanciales en años recientes.
• El enfoque de sistemas, es un marco de referencia, para la integración de la teoría organizacional moderna.
SISTEMA
Es un conjunto organizado de cosas o partes, interactuantes e interdependientes, , que se relacionan formando un todo unitario y complejo.
Componentes: Entradas Procesos Salidas
ENTRADAS
Son los ingresos del sistema y pueden ser: Son los ingresos del sistema y pueden ser:
AleatoriaRetroacci
ónEn serie
Es el resultado o la salida
de un sistema anterior.
Es la reintroduc
ción de una parte
de las salidas del sistema,
en sí misma.
Es decir, al azar,
donde el término
“azar”, se utiliza en el sentido estadístico
.
Es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser: Es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser:
PROCESO
Una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, o un trámite documentario.
Una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, o un trámite documentario.
En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre, como se efectúa esa transformación..
En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre, como se efectúa esa transformación..
SISTEMA“Caja blanca” “Caja Negra”
Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador
No se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque ésta transformación es demasiado compleja.
Son los resultados que se obtienen de procesar las entradasSon los resultados que se obtienen de procesar las entradas
SALIDAS
Al igual que las entradas, éstas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informaciónAl igual que las entradas, éstas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informaciónLas salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
Es un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentran estructural y funcionalmente en un sistema mayor y posee sus propias características.
En la misma definición de sistema, solo que se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas.
SUBSISTEMAS
VariablesVariables
Es cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas
Según el proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso, de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.
No todas las variables tienen el mismo comportamiento
SUBSISTEMAS
Centralización
Descentralización
Un sistema se dice centralizado, cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y éstos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso.
Son aquellos donde el núcleo de comando y decisión, está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva, y que sólo se ponen en funcionamiento, cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.
Es el conjunto de elementos orgánicos, normativos y técnicos que debidamente interrelacionados, permiten el funcionamiento de los diversos procesos que desarrolla la empresa en el área administrativa, operativa, logística, técnica y otras, en sus diferentes niveles.
FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS El funcionamiento de un sistema administrativo está orientado a alcanzar los objetivos mediante un enfoque sistémico y armónico que interrelacione eficientemente los elementos orgánicos, recursos y normatividad que correspondan a un determinado campo de acción institucional.
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
Una organización, es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio, que es la sociedad con la que interactúa, influyéndose mutuamente.
Subsistemas que forman la Empresa: Subsistema psicosocial Subsistema técnico Subsistema administrativo
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
Está compuesto por individuos y grupos en
interacción.
Se refiere a los conocimientos necesarios para el
desarrollo de tareas.
Subsistema psicosocialSubsistema psicosocial
Subsistema técnicoSubsistema técnico
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
Relaciona a la organización con su
medio, y establece los objetivos.
Subsistema administrativoSubsistema administrativo
LA ENTIDAD COMO SISTEMAS
•La importancia de considerar la entidad como sistemas, radica en que la documentación debe ser adecuada y completa, referida a una aplicación que se desea implementar, mantener y actualizar en forma satisfactoria.
El Sistema de Gestión Documentaria “SGDi”, está diseñado específicamente para atender las necesidades de entidades públicas, y ha sido elaborado en base a la normatividad vigente, en materia de procedimientos administrativos para el sector público.
Que se ejecuta en ambiente Cliente-Servidor, en una red local.
Que se ejecuta en un Servidor Web de la empresa, para interactuar por Internet.
Subsistema SGDa, Subsistema SGDa,
Subsistema SGDb,
Subsistema SGDb,
PROCESOS DEL SISTEMA DOCUMENTARIO “SGDi”
Generación y Registro de Documentos (Cartas, Oficios, Memos,
etc.) en cada área interna de la empresa
Gestión de los documentos internos (entre dependencias o áreas internas de
la entidad, intranet).
Gestión de los documentos recibidos de terceros, sea documento físico o
virtual por Internet.
Gestión de los documentos emitidos por las dependencias de la entidad
hacia terceros (Clientes, Proveedores o otras áreas externas)