AUNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
TITULACIÓN DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Auditoría de gestión a Bitlogic soluciones computacionalesS.A.
Trabajo de fin de titulación
AUTORES: Bustamante Vivanco, Marina del Rosario
Guerrero, Nelson Gustavo
DIRECTORA: Cárdenas Semperteguí, Elsa Beatríz, Dra.
CENTRO UNIVERSITARIO QUITO
2012
ii
Certificación
Doctora
Elsa Beatríz Cárdenas Semperteguí.
DIRECTORA DEL TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo denominado “Auditoría de Gestión” realizado por los profesionales:
Bustamante Vivanco, Marina del Rosario y Guerrero, Nelson Gustavo cumplen con los
requisitos establecidos en las normas generales para la Graduación en la Universidad
Técnica Particular de Loja, tanto en el aspecto de forma como de contenido, por lo cual me
permito autorizar su presentación para los fines pertinentes.
Loja Junio del 2012
__________________________________
Dra. Elsa Beatríz Cárdenas Semperteguí
iii
Cesión de Derechos
“Nosotros, Bustamante Vivanco, Marina del Rosario y Guerrero, Nelson Gustavo declaramos
ser autores del presente trabajo y eximimos expresamentes a la Universidad Técnica
Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.
Adicionalmente declaramos conocer y aceptar la disposición de Art, 67 de Estatuto Orgánico
de la Universidad Técnica Parcitular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice:”
Forman parte del patrimonio de la universidad la propiedad intelectual de investigaciones,
trabajos cientificos o técnicos y tesis de grado que realicen a través, o con el apoyo
financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”
________________________________ ______________________
Bustamante Vivanco, Marina del Rosario Guerrero, Nelson GustavoC.C. 1712133832 C.C. 1703457984
iv
DEDICATORIA
A la enigmática madre de todas las madres que nos dio la vida y que nos permite saborear
y disfrutar día a día de esta sabia y divina creación: el sol, la luna, las estrellas, la luz y la
oscuridad, el bien y el mal, la alegría y el dolor, las montañas, la naturaleza y el
conocimiento.
Madre fruto de amor que transmitió: amor, enseñanza de solidaridad, fortaleza, valentía,
equidad, trabajo, justicia, honradez, desprendimiento y conciencia de humanidad; valores
que jamás claudicarán con el pasar del tiempo y de los siglos, ya que con ella
compartimos luchas diarias de sacrificio, sueños, esperanzas y realizaciones, la misma
que hoy se encuentra disfrutando junto al Padre.
Nelson Gustavo Guerrero
Dedico este trabajo a mi madre, que con tanto sacrificio me dio una
formación integral llena de responsabilidad, respeto, honestidad,
amor, cariño, ternura y confianza, valores que son apropiados para
servir mejor a la sociedad.
A mis hermanos (as), amigos y familiares que de alguna u otra
manera me han dado su apoyo incondicional para poder vencer
dificultades y romper barreras.
Marina del Rosario Bustamante Vivanco
v
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Técnica Particular de Loja, que nos acogió como estudiantes bajo el
sistema de estudio modalidad a distancia.
A Bitlogic S.A Soluciones Computacionales cuyo representante legal y gerente general
el ingeniero Patricio Philco que nos abrió las puertas, como también nos brindó las
facilidades y obtener datos e información necesaria para realizar nuestro trabajo.
A la docencia y autoridades Universitarias que fortificaron los conocimientos y amistad
para cimentar un mejor criterio académico, ético y como persona para ser un aporte
positivo a la sociedad.
vi
INDICE DE CONTENIDOS
Portada i
Certificación ii
Cesión de Derechos iii
Dedicatoria. iv
Agradecimiento v
Índice vi
Resumen Ejecutivo 1
CAPÍTULO I
1. Antecedentes de la empresa 2
1.1. Descripción de la empresa 2
1.2. Organigramas 2
1.2.1. Organigrama estructural 3
1.2.2. Organigrama funcional de la empresa 4
1.3. Base legal 5
1.4. Plan estratégico de la empresa 5
1.4.1. Plan Operativo Anual 6
1.5. Situación de la empresa 9
1.5.1. Gerencia general 9
1.5.2. Contabilidad 9
1.5.3. Ventas 9
1.5.4. Bodega 10
1.5.5. Secretaria recepcionista 10
1.5.6. Servicio técnico 10
vii
CAPÍTULO II
2. Marco Teórico 11
2.1.1. Antecedentes -Historia de la auditoría 11
2.1.2. Control de gestión 12
2.1.3. Elementos de gestión 14
2.1.4. Planificación estratégica 15
2.2. Auditoría de gestión 16
2.2.1. Definición 16
2.2.2. Propósitos de la auditoría de gestión 18
2.2.3. Objetivos de la auditoría de gestión 19
2.2.4. Beneficios de la auditoría de gestión 20
2.2.5. Alcance de la auditoría de gestión 21
2.2.6. Enfoque 21
2.2.7. Riesgos de la auditoría de gestión 22
2.3. Procesos de auditoría de gestión 24
2.3.1. Fase I conocimiento preliminar 24
2.3.2. Fase II planificación 26
2.3.3. Fase III ejecución 28
2.3.4. Fase IV comunicación de resultados 30
2.3.5. Fase V seguimiento 32
2.4. Indicadores de Gestión 34
2.4.1. Definición 34
2.4.2. Objetivos indicadores de gestión 34
2.4.3. Características de los indicadores de gestión 35
2.4.4. Clarificar y comunicar los objetivos estratégicos 37
2.4.5. Motivar y centrar fuerzas 37
2.4.6. Controlar el grado de cumplimiento de los objetivos 38
2.4.7. Parámetros de indicadores de gestión 38
2.4.7.1. Conceptos de indicadores de gestión de general utilización39
2.5. Clasificación de los indicadores de gestión 40
2.6. Herramientas para la auditoría de gestión 42
2.6.1. Equipo multidisciplinario 42
2.6.2. Control interno 42
2.6.3. Elementos del control interno 44
2.6.4. Objetivos de sistema de control interno 46
viii
2.6.5. Técnicas de auditoría 46
2.6.6. Marcas de auditoría 48
2.6.6.1 Marcas de trabajo realizado e índices de referencia 48
2.6.6.2 Papeles de trabajo 49
2.6.6.3 Características de los papeles de trabajo 50
2.6.6.4 Clases de papeles de trabajo 50
2.7. Código de conducta profesional AICPA 53
CAPÍTULO III
3. APLICACIÓN PRÁCTICA 54
3.1. Carta de autorización de trabajo de auditoría de gestión 54
3.2. Fase I conocimiento preliminar 55
3.2.1. Comunicación visita previa 55
3.2.2. Acta de inicio de auditoría de gestión 57
3.2.2.1. Orden de trabajo 57
3.2.3. Índice de papeles de trabajo 58
3.2.4. Memorando de planificación 69
3.2.5. Evaluación, cuestionario de control interno 62
3.2.6. Matriz de ponderación 63
3.2.7. Resultados de evaluación de la estructura de control interno 63
3.2.8. Análisis foda 65
3.2.8.1. Análisis foda área de ventas 66
3.2.9. Indicadores de gestión 67
3.3. Fase II de planificación 68
3.3.1. Programa de auditoría # 1 ventas 68
3.3.2. Programa de auditoría # 2 bodega 69
3.3.3. Programa de auditoría # 3 servicio técnico 70
3.3.4. Programa de auditoría # 4 recursos humanos 71
3.3.5. Programa de auditoría # 5 gerencia general 72
3.4. Fase III Ejecución 73
3.4.1. Área de ventas 73
3.4.1.1. Evaluación control interno, área de ventas 73
3.4.1.2. Matriz de ponderación 74
3.4.1.3. Resultados de evaluación de control interno 74
3.4.1.4. Papeles de trabajo área ventas 76
ix
3.4.1.5. Tablero: indicadores de gestión área ventas 83
3.4.1.6. Representación grafica área ventas 84
3.4.1.7. Cédulas narrativas 87
3.4.1.8. Hoja de hallazgos 91
3.4.2. Área de bodega 92
3.4.2.1. Evaluación control interno, área de bodega 92
3.4.2.2. Matriz de ponderación 93
3.4.2.3. Resultados de evaluación de control interno 94
3.4.2.4. Papeles de trabajo 95
3.4.2.5. Tablero: indicador de gestión área bodega 95
3.4.2.6. Representación gráfica indicador de gestión 96
3.4.2.7. Cédula narrativa 98
3.4.2.8. Hoja de hallazgo 99
3.4.3. Área de servicio técnico 100
3.4.3.1. Evaluación control interno servicio técnico 100
3.4.3.2. Matriz de ponderación 101
3.4.3.3. Resultados de evaluación de control interno 102
3.4.3.4. Papeles de trabajo 103
3.4.3.5. Tablero: indicador de gestión 104
3.4.3.6. Representación gráfica indicador de gestión 104
3.4.3.7. Cédula narrativa 107
3.4.3.8. Hoja de hallazgo 108
3.4.4. Área de recursos humanos 110
3.4.4.1. Evaluación control interno recursos humanos 110
3.4.4.2. Matriz de ponderación 111
3.4.4.3. Resultados de evaluación de control interno 112
3.4.4.4. Papeles de trabajo 113
3.4.4.5. Cédula narrativa 114
3.4.4.6. Aplicación de encuestas 115
3.4.4.7. Hoja de hallazgos 120
3.4.5. Área de gerencia general 121
3.4.5.1. Papeles de trabajo 121
3.4.5.2. Tablero de control 122
3.4.5.3. Representación gráfica 122
3.4.5.4. Cédula narrativa 125
x
3.4.5.5. Hoja de hallazgo 128
CAPÍTULO IV
4. Fase IV comunicación de resultados 131
4.1. Carta de presentación 132
4.2. Informe de auditoría 133
4.3. Capítulo I 134
4.4. Capítulo II 136
4.5. Capítulo III Fase V seguimiento 141
4.6. Capítulo IV anexos 142
4.7. Bibliografía 147
AUDITORÍA DE GESTÍON
1
RESUMEN EJECUTIVO
La auditoría de gestión es una herramienta fundamental para el desarrollo de las empresas,
permite medir y evaluar la correcta utilización de los recursos a través de indicadores
universales como eficiencia, economía y eficacia.
La empresa Bitlogic S.A. soluciones computacionales esta ubicada en la ciudad de Quito, su
principal actividad es la venta de computadoras Apple, Macintosh y accesorios. Aspira llegar
hacer uno de los principales proveedores de la distinguida marca a nivel local y nacional.
La metodología aplicada a este trabajo nos aproxima a la realidad actual de la empresa
auditada, basada en entrevistas, cuestionarios de control interno: al gerente general, jefes
de áreas y personal involucrado.
En el primer capítulo se elaboró una descripción total de la empresa, el segundo capítulo
comprende el marco teórico determinando conceptos y definiciones de la auditoría de
gestión, elementos de control, procesos, indicadores universales, herramientas aplicadas,
técnicas y diseño de papeles de trabajo.
El tercer capítulo corresponde al desarrollo de la auditoría de gestión aplicada a las áreas
de ventas, bodega, servicio técnico, recursos humanos y gerencia general, con el objetivo
de establecer conclusiones y recomendaciones.
AUDITORÍA DE GESTÍON
2
CAPÍTULO I
1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
1.1. Descripción de la empresa
Bitlogic S.A. Soluciones computacionales, se encuentra ubicada en la ciudad de
Quito en la calle Antonio de Ulloa 34-313 y Abelardo Moncayo al Noreste de la
ciudad, sus oficinas se encuentran en la planta baja con un rótulo distintivo
BITLOGIC S.A. SOLUCIONES COMPUTACIONALES de la compañía, sus números
telefónicos son: 02-2540-799 y su página web www.bitlogic.com,
Su principal actividad es la distribución y venta de computadoras Apple, Macintosh,
entre otros, presta servicios de reparación y mantenimiento de computadoras.
El representante actual es el Ing. Patricio Philco, la empresa en el mercado lleva 13
años, las actividades las iniciaron el 16 de mayo de 1997, Cuenta con personal
profesional y calificado en cada función destinada. La empresa inicio con un capital
de 10’200.000 sucres.
1.2. Organigramas2.2.1 Organigrama estructural
La estructura orgánica de la empresa Bitlogic S.A ha sido diseñada en base a los
elementos necesarios en forma esquemática, determinan la posición de las áreas
que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. La
estructura de la empresa es el elemento clave de la organización.
AUDITORÍA DE GESTÍON
3
Gráfico # 1
Fuente: Empresa Bitlogic S.A.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
AbogadoExterno
Jefe deVentas
VendedorA
VendedorB
BITLOGIC S.A.ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
VIGENTE
AUDITORÍA DE GESTÍON
3
Gráfico # 1
Fuente: Empresa Bitlogic S.A.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
JuntaDirectiva
Presidente
Gerente
AsistenteAdministrativa-Contable
VendedorC
Bodega Secretaria-Recepcionista
Mensajero
ServiciosGenerales
Técnico1
ContadorExterno
ComisarioExterno
BITLOGIC S.A.ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
VIGENTE
AUDITORÍA DE GESTÍON
3
Gráfico # 1
Fuente: Empresa Bitlogic S.A.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
JefeTécnico
Técnico 2 Técnico 3
ContadorExterno
ComisarioExterno
BITLOGIC S.A.ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
VIGENTE
AUDITORÍA DE GESTÍON
4
2.2.2 Organigrama funcional
Gráfico # 2
Fuente: Empresa Bitlogic S.A.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
GERENCIA GENERAL Dirigir y representar legalmente a la empresa.
Realizar todos los actos y contratos necesarios para el fin social.
Organizar, planear, supervisar coordinar y controlar los procesos de la actividad de la empresa, la
ejecución de las funciones administrativas y técnicas, cumplimiento de las normas legales de la
empresa.
Supervisar y controlar al personal que está bajo su cargo.
Presentar informes a la junta de socios de planes a realizarse mensualmente. Elaborar presupuestos de ventas anuales, presentar políticas de incentivos para los vendedores,
realizar el cierre de negocios que presentan los vendedores. Aprobar la cancelación de obligaciones pendientes de pago. Firmar cheques para cancelar obligaciones.
CONTABILIDAD
Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones para el manejo de la contabilidad.Estar al día en las disposiciones tributarias enmarcadas por el gobierno nacional del Ecuador.Ejercer estricta vigilancia y cumplimiento de las obligaciones de la empresa de tipo legalestales como: IVA, Retención fuente, impuestos entre otros.Actuar con integridad, honestidad y absoluta reserva de la empresa.Mantener actualizada la información la cual se ejecutara a las exigencias de la normativa enmateria fiscal y tributaria.Estar atento a las entradas y salidas de dinero de la empresa.Mantener en aviso al gerente del presupuesto de gastos o necesidades de la empresa.Orientar la elaboración de los estados financieros periódicamente y la presentación de estainformación de manera clara y precisa.
VENTAS BODEGA SECRETARÍA/RECEPCIÓN SERVICIO TECNICO
Establecer un nexo entre elcliente y la empresa.Comunicar adecuadamentea los clientes la informaciónque la empresa preparópara ellos acerca de losproductos y/o servicios quecomercializa.Asesorar a los clientesacerca de cómo losproductos o servicios quese ofrecen puedensatisfacer sus necesidades.Contribuir activamente a lasolución de problemas.Administrar su territorio deventas.
Llevar el sistema de
administración de bodega.
Administrar la mercadería.
Codificar los productos de
cada equipo partes o
piezas. Coordinar y
registrar las devoluciones.
Toma de inventarios
físicos anualmente.
Determinar stocks.
Elaborar un informe para
las adquisiciones.
Organizar eficientemente
la bodega.
Atender al cliente, darinformación y concretarentrevistas.Digitar y redactar oficios,memorandos informes, asícomo también lo tratado enreuniones dadas por el gerente.Realizar y recibir llamadastelefónicas, transmitir losmensajes a las personascorrespondientes.Verificar la impresión de loscomprobantes de ingresos,egresos notas de venta yfacturación.Archivar diariamente ladocumentación de facturas.Elaborar los ingresos de losequipos en mantenimiento yreparación.
Brindar asistencia técnica.
Mantenimiento y garantía
de de los equipos.
Elaboración de una base
de datos de los clientes.
Detallar estrictamente el
daño del equipo a reparar y
emitir una nota de ingreso.
AUDITORÍA DE GESTÍON
5
1.3. Base legal
Bitlogic S.A se encuentra legalizada y registrada por medio de escritura pública la misma
que es de dominio público, su control y reglamentación, lo realiza la Superintendencia
de Compañías, Servicio de Rentas Internas y el Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social. Se encuentra registrada en la Notaria Quinta del Cantón Quito otorgada por el Dr.
Edgar Patricio Terán el 16 de mayo de 1997.Los socios son: Ing. Patricio Philco Naranjo.
Ing. Alejandro Suntaxi SantamaríaeIng. Raúl Larrea Lagla.
El nombre de la razón social es Bitlogic S.A. soluciones computacionales con número
de ruc: 1791353064001, actualmente está ubicada en las calles Antonio de Ulloa 34-313
y Abelardo Moncayo de la ciudad de Quito.Teléfono: 02-2540-799 página web:
www.bitlogic.com, [email protected]
1.4. Plan estratégico de la empresaLa planeación estratégica de la empresa se encuentra enmarcada en un esquema
general que a continuación se detalla de manera resumida.
Gráfico #3
Fuente: Empresa Bitlogic S.A.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
ESTRATEGIA
Serviciotécnico de
calidad
Programa decapacitaciones
AgrandarRepresentaciones
Participaciónen el mercado
local ynacional
AUDITORÍA DE GESTÍON
6
1.4.1. Plan operativo anual
El plan operativo anual es parte del direccionamiento estratégico: la misión, visión,
objetivos, políticas, estrategias, principios y valores. La formulación de estos
componentes es importante ya que se traza la dirección que seguirá la empresa y
conlleva a una mejora en la toma de decisiones, crecimiento y permanencia en el
mercado, incremento en la rentabilidad y a una disminución en el riesgo.
Misión.- La misión de la Empresa es: brindar a todos los clientes un servicio
cualificado y de calidad en todo lo que se refiere a soluciones tecnológicas en el
Ecuador. Hacer que todos y cada uno de los que laboran en la empresa tengan
oportunidades de desarrollo y que todos nuestros empleados sean profesionales
mejor preparados.
Visión.- Nuestra Visión, es ser líderes en el campo de Soluciones Tecnológicas en el
Ecuador, llegando a ser el mejor proveedor de servicios y asesorías en el país.
Brindado servicio, venta y reparación de equipos tecnológicos con los cuales
podremos satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Lograr que nuestros
empleados sean reconocidos por sus esfuerzos y que esta empresa sea reconocida
por sus logros a nivel Nacional.
Objetivos:
Generales1) Potenciar el crecimiento, volumen – ventas local y nacional.
2) Incrementar la cartera de clientes.
3) Incorporación de nuevas líneas de productos y representaciones.
4) Optimizar, mejorar el servicio y atención al cliente.
5) Capacitación interna o externa de las relaciones laborales.
Específicos1) Incrementar las ventas en un 10% con relación al año anterior.
2) Captar un 15% de nuevos clientes con relación al año anterior.
3) Realizar al menos tres talleres de capacitación al departamento de ventas.
AUDITORÍA DE GESTÍON
7
4) Incorporar nuevas líneas de productos. (Mac Pro, iPads Black and White, Apple
cinema displays, MacBook Pro, Apple software, MacBook, iPod, Apple Xserve
accesorios, Mac accesorios, Accesorios video, Accesorios iPad, accesorios ipod).
Objetivos gerenciales
Funcionamiento impecable de las aéreas: Financiera, contabilidad, ventas, bodegas,
servicio técnico y en general de todas las relaciones laborales involucradas en la
empresa.
Controlar que todas las secciones desarrollen en forma coordinada y sin obstáculos.
Propender buenas relaciones entre todos los colaboradores y jefes departamentales.
Introducir nuevas líneas o productos relacionados al objetivo constituido.
Alcanzar y mejorar las metas propuestas en todas las áreas.
Buscar representaciones exclusivas en relación a las líneas de productos.
Cumplir y hacer cumplir con la Misión y Visión de la Empresa.
Objetivos de servicio
El Servicio Técnico, cuenta con marcas reconocidas que con técnicos certificados y
calificados.
Mantener un stock de equipos de rápida rotación y soportar la demanda de equipos,
accesorios y complementos.
El entrenamiento en el entorno empresarial las relaciones humanas y publicas, son
factores importantes para el crecimiento como empresa.
Políticas:
GeneralLa empresa integrará a su equipo de trabajo personal profesional para el desempeño
de sus funciones, que garanticen la generación de un servicio de excelente calidad y
el dinamismo organizacional que promueva la eficiencia en el trabajo laboral.
Todas las gestiones empresariales deberán encaminarse al fortalecimiento de la
imagen empresarial asociada a la calidad de los productos y servicios que ofrece.
AUDITORÍA DE GESTÍON
8
Políticas área de ventas:
Forma de cobroSe aceptan pagos con: Tarjetas de crédito Visa, Dinners y Master Card, hasta 18
meses con sus respectivos intereses, como también pagos en efectivo, Con cheques
de los bancos nacionales del Ecuador.
Para las empresas públicas o privadas se concederá un plazo en facturación de 30
días y clientes fijo hasta 45 días.
DescuentosInstituciones Educativas, tendrán el descuento máximo del 2%; como clientes
frecuentes y no frecuentes.
Entrega del productoEl producto será entregado en 24 horas.
De la mercadería no existente se informará al cliente que el producto será entregado
en 72 horas cuando el proveedor sea local.Si la mercadería es importada se
entregará en el tiempo que dure la importación.
Estrategias área de ventasDivisión del personal de ventas dirigido a: empresas públicas y privadas.
Obtención de nuevos clientes referenciados.
Generar propaganda mediante la prensa.
Facilitar las formas de pago.
Estrategia de publicidadInformación clara y detallada en el sitio web: bitlogicsa.com
Estrategia de servicio al clienteEl servicio postventa se realizara a través de llamadas telefónicas, visitas
personalizadas, redes sociales.
Actualizar la base de datos de los clientes, quienes serán codificados y se les
realizara un seguimiento constante que permita medir el nivel de satisfacción.
AUDITORÍA DE GESTÍON
9
1.5. Situación actual de la empresa
El análisis interno tiene como fin estudiar las características propias de la empresa
para determinar las fortalezas y debilidades y desarrollar una ventaja competitiva.
Para el presente estudio, se analizarán las áreas que componen a la empresa.
1.5.1. Gerencia General
La Gerencia General está a cargo del mayor accionista, quien dirige todas las demás
áreas, en función de administrar adecuadamente la empresa.
Posee características de ser un buen líder, la confianza en sí mismo y los
conocimientos de la actividad que desarrolla hacen que sus socios depositen toda su
confianza en él.
Sin embargo a pesar de poseer un plan operativo anual han impedido que cumpla
satisfactoriamente sus funciones como el control, vigilarde hacer cumplir los objetivos
propuestos, y la inasistencia a las reuniones con los jefes de áreas.
1.5.2. Contabilidad
La asistente contable tiene un nivel de apoyo dentro del organigrama que es el
contador general, es decir colabora con la actividad comercial que realiza la
empresa.
En la visita realizada se verifico que lleva muchos años trabajando en la empresa por
lo que la mayor parte del trabajo recae el ella.
1.5.3. Ventas
Las ventas son realizadas por tres personas que trabajan permanentemente en la
empresa, tienen dividido su mercado una persona está destinada para las empresa
públicas, otra para las privadas y la tercera persona a la venta de equipos de
producción y video destinado a las universidades y escuelas politécnicas dando el
debido asesoramiento. El jefe de ventas no está controlando la eficiencia de los
trabajadores.
AUDITORÍA DE GESTÍON
10
1.5.4. Bodega
El Área de Bodega, lleva un control en base de datos de todas las entradas y salidas
de los equipos partes y piezas, informa oportunamente a gerencia de los productos a
adquirirse pero no realiza un inventario fisco de los equipos ya que confían en el
sistema y la persona encargada.
1.5.5. Secretaría / recepcionista
Mediante la visita realizada se pudo observar que realiza las funciones a ella
encargada pero que tiene una sobrecarga de trabajo ya que el gerente general no
tiene una secretaria ejecutiva, además también realiza los ingresos de los equipos en
reparación lo cual debería hacer el servicio técnico.
1.5.6. Servicio Técnico
El área técnica la representa el Ing. Alejandro Suntaxi quien es el responsable de
dirigir y hacer cumplir los objetivos propuestos, sin embargo falta de control y
optimización de recursos físicos.
AUDITORÍA DE GESTÍON
11
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1.1. Antecedentes.- Historia de la auditoría
La palabra auditoría viene del inglés (To Audit), que significa verificar inspeccionar.
El término Inglés (Audit) encuentra su origen a su vez, al igual que la palabra
española audiencia, en las voces latinas Audire (OirAuditio acto de oír o audición de
una lectura pública o de una declamación)Auditus (Oído, facultad de oír).
La Auditoría como profesión fue reconocida en Gran Bretaña por la ley de
sociedades en 1862. En la que se estableció la conveniencia de que todas las
empresas llevaran un sistema metódico y normalizado de contabilidad y la
necesidad de efectuar una revisión independiente de las cuentas.
En 1900 se introdujo en los Estados Unidos de América, sin embargo antes de esa
fecha ya habían emigrado contadores públicos o auditores titulados ingleses y
escoceses para prestar asistencia técnica a inversionistas Británicos ya que en este
continente comenzaba una rápida expansión industrial.
Suarez (1990, p.109) sostuvo que “En Francia en 1867 regula la figura de un
comisario de cuentas cuya misión era la de presentar a la junta general de
sociedades un informe sobre las cuentas anuales de la misma preparada por los
administradores.
Fleitman (1994, p.211) incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un
enfoque profundo; las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y
emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una
aplicación específica.
La Auditoría de Gestión surgió de la necesidad para medir y cuantificar los logros
alcanzados por la empresa en un período determinado. Surge como una manera
efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor
desempeño y productividad.
Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que
está fallando o que no se está cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se están
llevando a cabalidad y si la empresa está alcanzando sus metas. Forma parte
AUDITORÍA DE GESTÍON
12
esencial del proceso administrativo, porque sin control, los otros pasos del proceso
no son significativos, por lo que además, la auditoría va de la mano con la
administración, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra
ciencia aparte de la propia administración.
En la actualidad a medida en que los cambios tecnológicos han producido variación
en los aspectos organizativos empresariales y viceversa, la auditoría ha penetrado
en la gerencia y hoy se interrelaciona fuertemente con la administración.
La auditoría de gestión amplía su objeto de estudio, motivado por las exigencias
sociales y de la tecnología en su concepción más desarrollada pasa a ser un
elemento vital para la gerencia a través de la cual puede medir la eficacia, eficiencia
y economía con lo que se proyectan los ejecutivos.
2.1.2. Control de gestión
Es el examen de la economía, efectividad y eficiencia de las entidades de la
administración en el ejercicio y protección de los recursos públicos o privados,
realizando mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de
indicadores de rentabilidad y desempeño, la identidad de la distribución del
excedente que éstas producen, así como los beneficios de su actividad.
Muñiz (2003, pág. 19) mantiene que “el control de gestión es un instrumento
administrativo creado y apoyado por la dirección de la empresa que permite obtener
las informaciones necesarias fiables y oportunas para la toma de decisiones
operativas y estratégicas.
(Anónimo, 2010, p.11) indica que: “el control de gestión es un proceso que sirve para
guiar la gestión empresarial hacia los objetivos de la organización y un instrumento
para evaluarla”.
Otro autor revela que “el control de la gestión, con todos sus vínculos con los
elementos de gestión, sirve a muchos dirigentes del sector servicios como programa
y como medio para dirigir sus empresas” (Shaw 1991, p. 131). El control de la
gestión incluye diversos elementos entre ellos están: la planificación, las
operaciones, la información y contabilidad financiera de esta manera facilita la
puesta en práctica de los planes estratégicos de la empresa.
AUDITORÍA DE GESTÍON
13
Dentro de la planificación las empresas deben planificar la gestión de riesgos con
bases esenciales para competir en el mercado. Se debe hacer un análisis sobre los
riesgos actuales y nuevos servicios en las diferentes fases de los ciclos de vida.
A las operaciones se les deben designar responsabilidades en los diferentes puntos
de servicio al cliente, mercado y unidad empresarial, asignando sistemas de
información de gestión que apoyen y ayuden a los diferentes supervisores en cada
componente de servicio y de cada una de las actividades que forman la cadena de
valor.
En muchos de los casos las empresas de servicios prestan poca atención al control
de gestión definiendo tradicionalmente sus riesgos de forma muy limitada. Sin
embargo en un entono universal y competitivo se debe tener en cuenta que el riesgo
incluye: los riesgos de precio, riesgos de mercado, riesgos competitivos, riesgos
operativos, riesgos normativos e internacionales.
Existen diferencias importantes entre las concepciones clásica y moderna de control
de gestión. La primera es aquella que incluye únicamente al control operativo y que
lo desarrolla a través de un sistema de información relacionado con la contabilidad
de costos, mientras que la segunda integra muchos más elementos y contempla una
continua interacción entre todos ellos. El nuevo concepto de control de gestión centra
su atención por igual en la planificación y en el control, y precisa de una orientación
estratégica que dote de sentido sus aspectos más operativos.
El sistema de control de gestión está establecido por diferentes aspectos tales
como:
La estrategia de la organización: plan estratégico en el que la dirección los objetivos
a alcanzar a medio y largo plazo y las políticas alcanzadas.
La cultura de la organización: tipo de dirección, valores que promueve, las
características de los colaboradores y el sector donde se desarrolla la organización.
Los recursos disponibles y el costo propio del sistema de control.
Shaw (1991, p.131) sugiere que “el control de la gestión es el proceso mediante el
cual las estrategias se convierten en planes y metas concretas que permiten evaluar
el rendimiento en comparación con dichas metas”.
AUDITORÍA DE GESTÍON
14
2.1.3. Elementos de gestión
En la Auditoría los elementos a través de los cuales se evalúa la gestión de la
administración son las 6 E´s, que comprenden: Economía, eficiencia, eficacia,
ecología, ética, equidad.
EconomíaSegún el autor define la como el “uso oportuno de los recursos idóneos en cantidad y
calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, es decir adquisición o
producción al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y
las condiciones y opiniones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la
adecuada calidad y procurando evitar desperdicios” Andrade (2001, p.95)
EficienciaEl autor opina que “son los aspectos internos, que no se relacionan con los clientes”
Salguiero (2001, p.24) según nuestro criterio la definimos como el grado de
aprovechamiento de consumo de los recursos de una venta o servicio. Los recursos
más utilizados son: las personas el tiempo y el dinero.
Luna (1999, p.45) sostuvo que “comprende el rendimiento del servicio prestado en
relación con su costo y la comparación de dicho rendimiento con los indicadores
establecidos previamente".
Es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios,
se expresa como porcentaje comparando la relación insumo-producción de bienes y
servicios, se expresa como un estándar aceptable o norma; la eficiencia aumenta en
la medida en que un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad
dada de insumo. “Su grado viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o
producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos,
económicos y tecnológicos para su obtención” Andrade (2001, p.102).
EficaciaSalguiero (2001, p.24) demuestra que “consiste en alcanzar los resultados deseados
los cuales vienen definidos en función del cliente” para nuestro trabajo la definimos
como el cumplimento de los objetivos, metras trazados en el plan operativo de la
empresa.
AUDITORÍA DE GESTÍON
15
El autor demuestra que “Se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos
propuestos, es decir comparados los resultados reales obtenidos con los resultados
previstos” (Blanco Luna, 2001, p.24)
La eficacia es la relación de servicios y productos generados y los objetivos y metas
programadas; es decir, entre los resultados esperados y los resultados reales del
proyecto. Así como también es el grado en que una actividad o programa alcanza
sus objetivos o metas que se había propuesto.
Se determina la eficacia comparando lo realizado con los objetivos previamente
establecidos, o sea la medición del cumplimiento de objetivos y metas.
Ecología
El autor determina que “son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los
requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una
gestión institucional de un proyecto programa o actividad” Puga (2001, p. 110)
Ética
Andrade (2001, p.112) manifiesta que “es un elemento básico de la gestión
institucional, expresada en la moral, conducta individual y grupal, de los funcionarios
y empleados de una entidad basada en deberes, código de ética, normas vigentes
en la sociedad”.
Equidad
Implica distribuir y asignar los recursos en toda la población, teniendo en cuenta el
territorio en su conjunto, la necesidad de estimular las áreas cultural y
económicamente deprimidas, y con absoluto respeto a las normas constitucionales
legales imperantes sobre el reparto de la carga tributaria, los gastos las inversiones,
las participaciones, las subvenciones y transferencias públicas.
2.1.4. Planificación estratégica
Fred R. (2003, p. 13) observa que “la planificación estratégica puede definirse como
un enfoque objetivo y sistemático para la toma de decisiones en una organización”
AUDITORÍA DE GESTÍON
16
Kotler y Armstrong (1990, p. 71) sostuvieron que “la planeación estratégica es el
proceso gerencial de desarrollar y mantener una dirección estratégica que pueda
alinear las metas y recursos de la organización con sus oportunidades cambiantes
de mercadeo”.
La planificación estratégica es una herramienta muy útil mediante una organización
apunta a la especificación de su misión y a la expresión de esta misión en objetivo y
al establecimiento de metas concretas de productividad y gestión.
La planeación estratégica es engañosamente sencilla: analiza la situación actual y la
que se espera para el futuro, determina la dirección de la empresa y desarrolla
medios para lograr la misión. En realidad, este es un proceso muy complejo que
requiere de un enfoque sistemático para identificar y analizar factores externos a la
organización y confrontarlos con las capacidades de la empresa.
Como función la planeación estratégica orienta a la empresa hacia oportunidades
económicas atractivas para ella y para la sociedad, es decir, adaptadas a sus
recursos y su saber hacer, y que ofrezcan un potencial atrayente de crecimiento y
rentabilidad para lo cual deberá precisar la misión de la empresa, definir sus
objetivos, elaborar sus estrategias de desarrollo y velar por mantener una estructura
racional en su cartera de productos/mercados.
La cartera de productos / mercados de una organización son el qué y para quién que
ella ofrece, o sea, todos los productos y servicios que vende a sus clientes o
segmentos concretos de estos en el mercado.
2.2. Auditoría de gestión2.2.1. DefiniciónLa auditoría de gestión es el examen sistemático y profesional, efectuado por un
equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus
resultados así como, la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u
operación, en relación a sus objetivos y metas, de determinar el grado de economía,
efectividad y eficiencia, en el uso de los recursos disponibles; establecer los valores
éticos de la organización, el control y prevención de la afectación ecológica; medir la
calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos y, el impacto socio-económico
derivado de sus actividades.
AUDITORÍA DE GESTÍON
17
Mora (2008, p. 32) determinó que “la auditoría de gestión tiene por objeto la
verificación del proceso de toma de decisiones que sigue la gerencia de una entidad
con el propósito de alcanzar los propósitos y objetivos marcados para la misma”
Vilar (1999, p.29) manifestó que “la auditoría de gestión puede ser considerada
como un control técnico que proporciona a la dirección un método para evaluar la
eficiencia en procedimientos operativos y controles internos”.
Blanco Luna (2003, p. 14) asegura que “es la actuación de la dirección y abarca lo
razonable de las políticas y objetivos propuestos, los medios establecidos para su
implementación y los mecanismos de control que permitan el seguimiento de los
resultados obtenidos”.
La auditoría también es un examen crítico y sistemático basado en normas y
principios de auditoría generalmente aceptados. Como también a exámenes
especiales, la auditoría de gestión que permiten basarse igualmente en normas de
auditoría generalmente aceptadas y procedimientos específicos para cada caso.
El desarrollo de la dirección empresarial cada día quiere más enfoque de la
administración estratégica como elemento clave para el éxito de la empresa, esto
permite el proceso de una buena dirección empresarial.
La auditoría de gestión se puede comprobar la observancia de las disposiciones
pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización racional de los recursos y
mejorar las actividades o materias examinadas, de acuerdo con los objetivos y
metas previstas.
La Auditoría de Gestión es una herramienta fundamental para medir y evaluar la
correcta utilización de los recursos a través de indicadores universales como
eficacia, eficiencia y economía.
AUDITORÍA DE GESTÍON
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2.2.2. Propósitos de la auditoría de gestión.
Entre los propósitos mencionados en el manual de la contraloría general del estado
tenemos los siguientes:
Establecer si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son
necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; así como efectuar sugerencias
sobre formas más económicas de obtenerlos.
Determinar lo adecuado de la organización, entidad; la existencia de objetivos y
planes coherentes y realistas; la existencia y complimiento de políticas
adecuadas; la existencia y eficacia de métodos y procedimientos adecuados; y, la
confiabilidad de la información de los controles establecidos.
Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera
económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.
Cerciorarse si la entidad alcanzo los objetivos y metas previstas de manera eficaz,
y si son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos; y,
Conocer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas.
Cada organización determina el propósito de la auditoria, dependiendo del estado de
sus sistemas de gestión orientados a los procesos del solicitante, de los intereses
estratégicos y de las condiciones de recursos y tiempo de la organización.
Los siguientes son criterios que a la luz de la norma ISO 19011: 2002 pueden
tenerse en cuenta a la hora de gestionar programas de auditorías:
Propiedades de dirección
Propósitos comerciales
Requisitos del sistema de gestión.
Necesidad de evaluar a los proveedores.
Verificación de requisitos del cliente.
Necesidades de otras partes interesadas.
Evaluación de la gestión de riesgos para la organización.
AUDITORÍA DE GESTÍON
19
Medición y Comparación de Logros.Medir y comparar logros alcanzados por las entidades en relación con las metas,
objetivos y fines, lo cual permitirá promover la aplicación de las recomendaciones
necesarias, con la ayuda de los principios de economía, eficiencia y eficacia.
Control Interno Eficaz.Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el
logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de desviaciones o
áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de
servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna.
Cultura de la responsabilidad.Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de sus presupuestos,
con miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en su ejecución.
Necesidad de un buen sistema de Información Integral.Difundir la necesidad de poseer sistema integral de información que faciliten la
medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo
como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de
decisiones adecuadas.
2.2.3. Objetivos de la auditoría de gestión
Determinar la estructura orgánica de la entidad.
Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.
Verificar la existencia de objetivos, planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
Comprobar la confiabilidad de controles y de la información.
Verificar la existencia de métodos y procedimientos adecuados de operación y la
eficiencia de los mismos.
Verificar el manejo eficiente de los recursos.
Comprobar la utilización adecuada de los mismos.
Evaluar los recursos insuficientes.
Auditar el plan de organización y gestión.
Evaluar el sistema de organización y gestión en relación al plan.
Examinar las funciones y responsabilidades de los principales funcionarios.
AUDITORÍA DE GESTÍON
20
Evaluar las políticas establecidas y su cumplimiento.
Verificar el cumplimiento de las actividades de supervisión y control.
Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración
del patrimonio.
Otros objetivos de la auditoría de gestión son:
La entidad ha conseguido los objetivos propuestos.
Existen otras formas más económicas de obtener los servicios prestados.
La gestión de la administración parece acertada.
La empresa está obteniendo algo que vale, lo que se está pagando por ella.
Todos los servicios prestados son necesarios.
Es necesario desarrollar nuevos servicios.
El sistema presupuestario da una información adecuada y periódica para conocer
la eficacia y eficiencia obtenida.
2.2.4. Beneficios de la auditoría de gestión
a) Proporcionar soluciones a determinados errores potenciales encontrados en el
proceso de auditoría.
b) Reparar proyecciones a corto, mediano y largo plazo de acontecimientos
establecidos en la planeación estratégica.
c) Establecer grados de confianza, seguridad, oportunidad y empoderamiento de
todas las áreas de la empresa en el campo operativo.
d) Reflejar en los informes y recomendaciones: confianza, veracidad, ética y
responsabilidad profesional.
e) Obtener información rápida del desempeño o evolución de actividades
relacionadas.
f) Permite hacer estimaciones, basándose en información histórica y en la evolución
del indicador.
g) Es fácil de visualizar, ya sea en su presentación numérica o gráfica, con un
vistazo se puede observar el comportamiento de lo medido.
h) Los problemas administrativos y las dificultades operacionales pueden detectarse
antes de que sucedan; por lo que, le permite a la organización evitar mayores
costos a causa de las deficiencias detectadas.
AUDITORÍA DE GESTÍON
21
i) Representa otra herramienta administrativa como auxilio a la organización en el
cumplimiento de los objetivos deseados; ya que, una de las causas del fracaso en
los negocios se debe a una pobre administración.
j) Permite hacer comparaciones
k) Le permite a la empresa recomendar ciertas medidas para mejorar la situación
presente.
l) Descarga a la dirección de obligaciones importantes, dedicándose a asuntos no
delegables.
m) Extiende la función auditora a toda la empresa.
n) Asegura información detallada y objetiva.
o) Habitúa a los empleados trabajar con orden y métodos.
p) Obliga a la empresa, replantear situaciones diferentes en una fuente continua y
saludable de nuevas ideas y aplicaciones.
q) Por lo que podemos resumir que mediante la auditoría se ayuda a la
administración a reducir costos, incrementar utilidades y aprovechar al máximo
los recursos humanos, materiales y financieros.
2.2.5. Alcance de la auditoría de gestión
Detalla la profundidad y extensión del trabajo a realizar, cumplimiento con los
objetivos de auditoría al igual que los períodos que serían materia de examen,
implica también la descripción de la cobertura del trabajo. Es decir determina el
número de locales u oficinas a visitar durante la auditoría.
La auditoría de gestión examina en forma definida cada aspecto operativo de la
organización, por lo que, en la determinación del alcance debe considerarse lo
siguiente: logro de los objetivos, evaluación de la eficiencia y calidad, medición del
grado de credibilidad de la información operativa, atención a la existencia de
procedimientos ineficaces o más costosos, control sobre la identificación de riesgos,
control de legalidad del fraude y de cómo se protegen los recursos y evaluación del
ambiente.
2.2.6. Enfoque
La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de las
actividades de una entidad en relación a determinados objetivos, metas y respecto a
AUDITORÍA DE GESTÍON
22
la utilización eficiente y económica de los recursos. Su propósito general puede
verse seguidamente:
Identificar las oportunidades óptimas.
Desarrollar recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas
y evaluación del desempeño.
También se conoce como la valoración independiente de todas las operaciones de
una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a
cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si
se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la
organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el
desarrollo de la empresa. Como se ven en estos conceptos esta auditoría responde
a los objetivos económicos utilidad factibilidad, eficacia, reducción de costos y
ganancias; entre los sociales está el crecimiento cualitativo y cuantitativo,
competitividad, empleo reducción de riesgos para la vida, y los ecológicos
mantenimiento del equilibrio y protección del paisaje, utilización económica de los
recursos. Aquí existe una fuerte interacción ya que la auditoría de gestión evalúa en
el nivel empresarial el cumplimiento exitoso de los objetivos antes mencionados,
viendo a la organización empresarial como un gran sistema que todas sus partes se
encuentran en una estrecha relación funcional.
2.2.7. Riesgos de la auditoría de gestión
La auditoría de gestión al realizarse no estará exenta de errores u omisiones de
suficiente significación que influyan en la evaluación a expresar por el auditor en su
informe.
Por tanto deberá planificarse la auditoría de modo tal que se presente expectativas
razonables de detectar aquellos errores que tengan importancias relativas; a partir
de: criterio del personal, regulaciones legales y profesionales e identificar errores de
poca cuantía con efectos significativos.
En este tipo de auditoría tendremos que tener en cuenta también los tres
componentes de riesgo:
Riesgo inherente: Whittington y Pany (1999, pág. 119) opinan que “consiste en la
posibilidad de un error material en una afirmación antes de evaluar o examinar el
control interno del cliente.” Los factores que afectan el riesgo inherente se relacionan
AUDITORÍA DE GESTÍON
23
bien sea con la naturaleza del cliente y su industria con la naturaleza de la cuenta en
particular auditada.
La importancia que tiene el riesgo inherente en el proceso de auditoría, es permitir y
determinar el nivel o grado de materialidad y su riesgo que pueda influir o no en el
desarrollo de la auditoría y por ende en el informe dentro del párrafo de opinión. Por
lo tanto es necesario conocer a profundidad las características que afectan el riesgo
inherente como son:
a) Una rentabilidad poco confiable e inconsistente.
b) Implementación de controles sin la técnica y legal respectiva.
c) Estar en riesgo de la marcha o incertidumbre del negocio.
d) Errores potenciales que de ser conocidos nunca corrigieron.
e) Cambio de las políticas contables y procedimientos.
f) Falta de una planificación adecuada con certeza de logros mínimos.
g) Inversiones sin estudios o seguridad de rentabilidad fijas.
Riesgo de Control: Según los autores sostienen que “es el riesgo de que el control
interno del cliente no haya evitado o detectado un error material en forma oportuna”
Whittington y Pany (1999, pág. 120).
Para evaluar el riesgo de control los auditores identifican los controles del cliente,
haciendo énfasis en aquellos controles que afectan la confiabilidad de la
presentación de los informes.
Riesgo de detección: Whittington y Pany (1999, pág.120) determinan que “es el
riesgo de que los auditores no descubran los errores al aplicar los procedimientos, es
decir es la posibilidad de que los procedimientos sólo le lleven a concluir que no
existe un error material, cuando en realidad si existe”.
Es necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de la auditoría de gestión
tener en cuenta tales conocimientos como:
Conocer y reconocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y de la
naturaleza propia de la información.
Considerar la adecuación del diseño y probar la eficacia de los procedimientos de
control interno.
AUDITORÍA DE GESTÍON
24
Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego de
haber evaluado el sistema de control interno.
Extensión de las pruebas sustantivas aplicables a la empresa hacia terceros
vinculados.
2.3. Proceso de auditoría de gestión2.3.1. Fase I. Conocimiento preliminarEl estudio de la fase preliminar permite una aproximación sistemática a la
planificación y ejecución del trabajo. Por ello dicha fase puede representar una guía
eficaz para aplicar los recursos de auditoría. En una auditoria relacionada con la
economía y la eficiencia los esfuerzos del estudio preliminar se dirigirán a la
localización de áreas en las que más tiempo, dinero y valiosos recursos se pueden
ahorrar.
Vilar (1999, p.36) declara que “una auditoria referida a eficiencia o resultados de
programa, la fase preliminar dirigirá principalmente a identificar las metas de los
programas y determinar si existe la información necesaria para valorar los
resultados”
Enrique (2007, p.81) propone que “se debe preparar un marco de referencia que
fundamente la razón por la cual surge la necesidad de auditar”.
Vilar (1999, p.37)confirma que “la inspección de todo el departamento proporciona al
auditor la oportunidad de observar el ciclo competo de la operación y obtener una
impresión global de una organización”.
El alcance de esta fase y el tiempo dedicado a la misma dependerá del
entrenamiento y experiencia del auditor y de su conocimiento de las áreas
examinadas del tipo de auditoría, del tamaño y complejidad.
El supervisor y jefe de equipo cumplen todas las tareas que a continuación se
detallan: Vista a las instalaciones para poder observar las activadas que realizan,
revisión de los archivos corrientes y permanentes.
Durante el estudio preliminarel auditor deberá obtener suficiente conocimiento como
para identificar importantes cuestiones y áreas problemáticas y decidir si son
necesarias posteriores investigaciones y donde. A la terminación de esta fase, se
deberá haber reunido suficiente información para preparar un plan sistemático para
ejecutar una auditoría definida.
AUDITORÍA DE GESTÍON
25
En la inspección física la observación directa proporcionará una excelente fuente de
información acerca de la empresa y de sus departamentos, el auditor busca indicios
o problemas, los criterios y los objetivos de la fase de inspección deben ser los
mismos que los de la entrevista con la dirección.El objetivo de la fase preliminar es
“obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su
actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y
consecución de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables”El supervisor
y jefe de equipo deben cumplir todas las actividades y programas para la realización
de la auditoria, a continuación se detalla mediante el flujograma.
Gráfico # 4
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Flujograma Paso y descripción
1. El director de auditoría designa al supervisor, jefe deequipo y dispone visita previa.
2. Supervisor y jefe de equipo visitan laentidad paraobservar actividades, operaciones y funcionamiento.
3. Supervisor y jefe de equipo revisan y actualizan archivopermanente y corriente de papeles de trabajo.
4. Supervisor y jefe de equipo obtienen información ydocumentación de la entidad.
5. Supervisor y jefe de equipo determinan y evalúan lavisión, misión, objetivos y mentas.
6. Supervisor y jefe de equipo detectan riesgos ydebilidades, oportunidades y amenazas.
7. Supervisor y jefe de equipo determinan los componentesa examinarse, así como el tipo de auditores y de otrosprofesionales que integrarían el equipo multidisciplinario.
8. Supervisor y jefe de equipo determinan criterios,parámetros e indicadores de gestión.
9. Supervisor y jefe de equipo definen objetivos y estrategiageneral de la auditoría.
10. Director de auditoría emite la orden de trabajo.
1
Papelesde trabajo
2
Archivo
s
AUDITORÍA DE GESTÍON
26
2.3.2. Fase II. Planificación
Vilar (1999, p.88) menciona que la planificación debe realizarla el auditor o el auditor
jefe con la ayuda de los auditores del equipo asignados a cada auditor individual
deben coordinarse e integrarse en el plan de auditoría”
Una vez realizada la indagación, estarán creadas las condiciones para efectuar la
planificación de la auditoría, que se deberá incluir:
El análisis de los elementos obtenidos en la indagación definiendo los aspectos que
deben ser objetos de comprobación, así como determinar las áreas, funciones y
materias críticas; analizar la reiteración de deficiencias y sus causas, estableciendo
las formas o medios de justificación que se van a utilizar.
La definición de los objetivos específicos de la auditoría, serán presentados a la
autoridad facultada, para que de su aprobación; y determinación de los auditores y
otros especialistas que se requieran.
Atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se
determinará:
Cuántos auditores son necesarios y qué calificación deben tener; y qué otros
técnicos son necesarios y de qué nivel de dirección.
Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los objetivos
trazados, que den respuesta a la comprobación de las tres “E” Economía, Eficiencia
y Eficacia. Estos deberán confeccionarse por los auditores participantes, revisarse
por el jefe de auditoría y aprobarse por el supervisor, o por el jefe de área.
Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la auditoría, así como el
presupuesto.
El objetivo de la planificación “consiste en orientar la revisión hacia los objetivos
establecidos para los cuales debe establecerse los pasos a seguir en la presente y
siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificación debe contener la
precisión de los objetivos específicos y el alcance de trabajo por desarrollar
considerando entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la
entidad.”
AUDITORÍA DE GESTÍON
27
Las actividades a cumplirse en la fase de planificación, se detallan mediante el
flujograma.
Gráfico # 5
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Flujograma Paso y descripción
1. El equipo multidisciplinario revisa y analiza lainformación recopilada.
2. El equipo multidisciplinario evalúa el control interno decada componente.
3. Supervisor y jefe de equipo elaboran el memorandode planificación.
4. Supervisor y jefe de equipo preparan los programasde auditoría.
5. Subdirector revisa el plan de trabajo por programas ypor subcomponentes.
6. Director revisa y aprueba el plan del programa deauditoría.
2
3
AUDITORÍA DE GESTÍON
28
Formato de un programa de trabajo.
PROGRAMA DE TRABAJOENTIDAD:
TIPO DE AUDITORIA:
COMPONENETE:
SUBCOMPONENTE:N° DESCRIPCIÓN REF.P/T ELAB.POR FECHA
Objetivos:
Procedimientos:
Elaborado por: Revisado por:Fecha Fecha
Gráfico # 6
Fuente: Instructivo UTPL
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
2.3.3. Fase III Ejecución
Es la etapa, en donde se ejecuta propiamente la auditoria por lo que se tiene que:
Verificar toda la información obtenida verbalmente y obtener evidencias suficientes,
competentes y relevantes.
Debido a la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado
por los auditores y especialistas se deberá tomar en cuenta, las pruebas que
determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las
desviaciones, además las mismas pueden ser externas, si se consideran necesarias.
Presentar especial atención para que la auditoría resulte económica, eficiente y
eficaz, para que se cumpla dentro del marco presupuestado, así como que sirva de
instrumento para coadyuvar a la toma de decisiones inteligentes y oportunas.
El trabajo de los especialistas, que no son auditores, deben realizarse sobre la base
de los objetivos definidos en el planeamiento de la auditoría, que deberá ser
supervisado adecuadamente por un especialista debidamente facultado, efectuando
AUDITORÍA DE GESTÍON
29
el grado de cumplimiento de las tres “E”, teniendo en cuenta: condición (lo que es),
criterio (lo que debe ser), causa (porque sucede) y efecto (consecuencia por la
diferencia entre lo que es y lo que debe ser).
El objetivo en la fase de ejecución: “ es donde se ejecuta propio la auditoria, pues en
esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtiene toda la evidencia necesaria en
cantidad y calidad apropiada, basada en los criterios de auditoría y procedimientos
definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de
los informes”
Las actividades a cumplirse en la fase de ejecución, se detallan en el siguiente
flujograma.
Flujograma Paso y descripción
1. El equipo multidisciplinario aplica los programas queincluyen pruebas y procedimientos.
2. El equipo multidisciplinario elabora los papeles detrabajo que incluyen las evidencias suficientes,competentes y pertinentes.
3. El jefe de equipo y supervisor elabora y revisa hojas,resúmenes de hallazgos significativos por cadacomponente.
4. El jefe de equipo y supervisor redacta y revisa loscomentarios conclusiones y recomendaciones.
5. El jefe de equipo comunica los resultados parciales alos funcionarios de la entidad.
6. El jefe de equipo y supervisor definen la estructura delinforme de auditoría.
Gráfico # 7
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
3
4
AUDITORÍA DE GESTÍON
30
2.3.4. Fase IV Comunicación de resultados
Blanco Luna (2003, p.149) determinó que “la comunicación de los resultados de las
pruebas de los controles se debe hacer oportunamente. En las comunicaciones se
deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones y
recomendaciones correspondientes”.
El contenido del informe de auditoría de gestión debe expresar de forma clara,
concreta, y sencilla los problemas, sus causas como una herramientas de dirección.
No obstante, adicionalmente, deberá considerarse lo siguiente:
a) Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán los
específicos que fueron definidos en la etapa “Planeamiento”.
b) Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del
incumplimiento, es decir el efecto económico de las ineficiencias prácticas
antieconómicas, ineficacias y deficiencias en general. Se reflejarán, también de
forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de
cumplimiento de las tres“Ë” y su interrelación.
c) Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones
vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse.
d) Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no
comprometiéndose la auditoría con situaciones futuras que puedan producir en la
entidad.
e) Anexos: Se puede mostrar de forma resumida las partidas que componen el
precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos), así como
un resumen de responsabilidades. También puede utilizarse gráficos para
garantizar una mejor asimilación por parte del destinatario.
f) Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe
reflejar el hallazgo más relevante de forma precisa y concisa que motive su
lectura.
El objetivo en esta fase es: “preparar el informe final, el mismo que en la auditoría
de gestión difiere, pues no solo se revelará las deficiencias existentes como se lo
hacía en otras auditorias. Sino que también contendrá los hallazgos positivos”
Las actividades a seguir en esta fase se las demuestra en el siguiente flujograma.
AUDITORÍA DE GESTÍON
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Flujograma Paso y descripción
1. Supervisor y jefe de equipo elaboran el borrador de informe,
síntesis y memorando de antecedentes.
2. Subdirector revisa el borrador de informe.
3. Director revisa informe y autoriza realización de conferencia
final.
4. Jefe de equipo convoca a involucrados a la lectura de
borrador de informe.
5. El equipo multidisciplinario realiza conferencia final con
funcionarios y relacionados.
6. Supervisor y jefe de equipo receptan puntos de vista y
documentación de funcionarios y terceros relacionados.
7. Supervisor y jefe de equipo redactan el informe final, síntesis
y memorando antecedentes.
8. Subdirector revisa el informe, síntesis y memorando
antecedentes.
9. Director de auditoría previa revisión suscribe el informe
10. La dirección de planificación y evaluación institucional realiza
control de calidad del informe, síntesis y memo de
antecedentes.
11. Contralor y subcontralor aprueban el informe.
12. Director de auditoría remite el informe a la entidad auditada; y
el informe, síntesis y memorando de antecedentes a la
dirección de responsabilidades.
Gráfico # 8
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
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AUDITORÍA DE GESTÍON
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2.3.5. Fase V SeguimientoWhittington y Pany (2004, p. 703) manifiesta que “la etapa final en el trabajo de una
auditoría, operacional es la acción de seguimiento a fin de asegurar que cualquier
deficiencia que se haya revelado en el informe de auditoría se manejen de manera
satisfactoria”.
La responsabilidad de seguimiento se podrá asignar a una organización de línea o a
un equipo, pero en muchos de los casos la responsabilidad será del equipo de
auditoría.
Los auditores deben hacer un nuevo análisis después de un lapso razonable, con el
objeto de asegurar que se hayan instrumentado todas las recomendaciones
significativas.
Según el autor determina que “Las auditorias y las acciones correctoras son
sistemas de gestión de la calidad íntimamente relacionados, pero separados.
(Recuerde que un sistema es un conjunto de procesos que operan juntos para
alcanzar un objetivo común)” Arter (2003, p. 134).
Cuando se descubra problemas en una auditoría se dice que el resultado de la
auditoría es la entrada de la acción correctora. Esto será particularmente así si se
incluyen las hojas SAC.
El objetivo se determina: “con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de
gestión realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores externos que
ejecutaron la auditoría, deberán realizar el seguimiento correspondiente”.
Las actividades de los auditores al realizar el seguimiento de las recomendaciones,
acciones correctivas y determinación de responsabilidades derivadas, en la entidad;
se desarrollan en el siguiente flujograma.
AUDITORÍA DE GESTÍON
33
Flujograma Paso y descripción
1. El director de auditoría solicita a auditores internos y/odispone a auditores externos realicen el seguimientoauditoría.
2. Auditor designado recaba de la administración, laopinión sobre los comentarios (hallados), conclusionesy recomendaciones de inmediato a la entrega delinforme de auditoría.
3. Auditor designado y funcionarios de la entidadestablecen un cronograma de aplicación derecomendaciones y correctivos.
4. Auditor designado obtiene de la dirección deresponsabilidad el oficio de determinación.
5. Auditor designado recepta de la entidad auditada ladocumentación que evidencie las medidas correctivastomadas y del cumplimiento de las recomendacionesy, evalúa sus resultados, dejando constancia enpapeles de trabajo.
6. Auditor designado prepara informe del seguimiento yentrega al director de auditoría.
7. Auditor designado archiva en papeles de trabajoresultado de seguimiento.
8. Auditor designado realiza seguimiento de accionesposteriores en la dirección de responsabilidades.
Gráfico # 9
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
5
Papelesde trabajo
Archivo
AUDITORÍA DE GESTÍON
34
2.4. Indicadores para la auditoría de gestión.2.4.1. Definición
Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento o actividad
humana, es una medida de la condición de un proceso o evento en un momento
determinado. Es también una expresión numérica que permite monitorear, medir,
evaluar, comparar en el tiempo el desempeño de los procesos, productos o servicios
de la entidad para reajustar oportunamente.
Hay que tener en cuenta que medir es comparar una magnitud con un patrón
preestablecido, la calve de este consiste en elegir las variables críticas para el éxito
del proceso, y con ello obtener una gestión eficaz y eficiente es conveniente diseñar
un sistema de control de gestión que soporte la administración y le permite evaluar el
desempeño de la empresa.
Navarro (1997, p.8) expresa que “un indicador de gestión se entenderían aquellos
que suministran la información necesaria para el ejercicio del control económico de la
gestión concibiendo este tipo de control en su triple vertiente de control de eficiencia,
control de eficacia y control de economía”.
Según lo citado por H.T Davies (1941) The Theory of Economics, Boomington,
pensador y filosofo del siglo XIX manifiesta que “cuando puedes medir aquello de lo
que estás hablando y expresarlo en números, puede decirse que sabes algo acerca
de ello; pero cuando no puedes medirlo, cuando no puedes expresarlo en números,
tu conocimiento es muy deficiente y poco satisfactorio”.
2.4.2. Objetivos de los indicadores de gestión
Medir la productividad administrativa y operativa en relación con el recurso
utilizado frente al servicio prestado.
Establecer el indicador principal de eficiencia (rentabilidad pública o social), que
permite valorar los costos y beneficios de la empresa a la sociedad.
Identificar los procesos administrativos y operativos utilizados en la
transformación de los recursos a fin de evaluarles la celeridad y los costos
incurridos en el proceso productivo.
AUDITORÍA DE GESTÍON
35
Establecer la eficiencia en la utilización de los recursos en el logro de objetivos
previstos.
Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio,
logro de las metas establecidas al mínimo costo.
Proporcionar información sobre las funciones y procesos con los que opera la
unidad, dependencia o entidad; mediante su consulta es factible detectar
desviaciones que impidan en último término de cumplimiento de los objetivos
estratégicos.
2.4.3. Características de los Indicadores de Gestión
Gráfico # 10
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Simplicidad.- capacidad para definir el evento que se pretende medir, de manera
poco costosa en tiempo y recurso.
Adecuación.- se entiende como la facilidad de la medida para describir por completo
el fenómeno o efecto. Debe reflejar la magnitud del hecho analizado y mostrar la
desviación real del nivel deseado.
OPORTUNIDAD
AUDITORÍA DE GESTÍON
35
Establecer la eficiencia en la utilización de los recursos en el logro de objetivos
previstos.
Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio,
logro de las metas establecidas al mínimo costo.
Proporcionar información sobre las funciones y procesos con los que opera la
unidad, dependencia o entidad; mediante su consulta es factible detectar
desviaciones que impidan en último término de cumplimiento de los objetivos
estratégicos.
2.4.3. Características de los Indicadores de Gestión
Gráfico # 10
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Simplicidad.- capacidad para definir el evento que se pretende medir, de manera
poco costosa en tiempo y recurso.
Adecuación.- se entiende como la facilidad de la medida para describir por completo
el fenómeno o efecto. Debe reflejar la magnitud del hecho analizado y mostrar la
desviación real del nivel deseado.
CARACTERÍSTICA SDE LOS
INDICADORES DEGESTIÓN
SIMPLICIDAD
ADECUACIÓN
VALIDEZ EN ELTIEMPOUNIDAD
OPORTUNIDAD
AUDITORÍA DE GESTÍON
35
Establecer la eficiencia en la utilización de los recursos en el logro de objetivos
previstos.
Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio,
logro de las metas establecidas al mínimo costo.
Proporcionar información sobre las funciones y procesos con los que opera la
unidad, dependencia o entidad; mediante su consulta es factible detectar
desviaciones que impidan en último término de cumplimiento de los objetivos
estratégicos.
2.4.3. Características de los Indicadores de Gestión
Gráfico # 10
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Simplicidad.- capacidad para definir el evento que se pretende medir, de manera
poco costosa en tiempo y recurso.
Adecuación.- se entiende como la facilidad de la medida para describir por completo
el fenómeno o efecto. Debe reflejar la magnitud del hecho analizado y mostrar la
desviación real del nivel deseado.
AUDITORÍA DE GESTÍON
36
Validez en el tiempo.- puede definirse como la propiedad de ser permanente por un
periodo deseado.
Participación de los usuarios.- habilidad para estar involucrados desde el diseño, y
debe proporcionárseles los recursos y formación necesarios para su ejecución, este
es quizás el ingrediente fundamental para que el personal se motive entorno al
cumplimiento de los indicadores.
Utilidad.- es la posibilidad del indicador para estar siempre orientado a buscar las
causas que han llevado a que alcance un valor particular y mejorarlas.
Oportunidad.- entendida como la capacidad para que los datos sean recolectados a
tiempo. Igualmente requiere que la información sea analizada oportunamente para
poder actuar.
Gráfico #. 11Fuente: Aguirre Ormachea, J.M. Auditoria control interno (2005)Elaborado por: Marina del R. Bustamante V y Nelson G. Guerrero
SISTEMA DEINDICADORES
EN LAGESTIÓN
ESTRATÉGICA
CONTROLAREl grado de
cumplimiento
PLANIFICARClarificar y
comunicar objetivos
ACTUARMotivar y centrar
esfuersos
AUDITORÍA DE GESTÍON
37
2.4.4. Clarificar y comunicar los objetivos estratégicos a toda la organizaciónEl equipo de trabajo debe establecer las perspectivas en base a la información
externa o de clientes, con el objeto de mirar u observar los segmentos del mercado
a los que va a dirigir una oferta superior y de calidad diferente a la competencia.
Cuando se construye el sistema de indicadores el equipo debe decidir cómo se van a
medir estos objetivos: esto es, que el equipo de trabajo se ponga de acuerdo sobre
lo que significa calidad superior y quiénes son los clientes del segmento superior.
Establecidos los objetivos financieros y comerciales el equipo identifica los objetivos
e indicadores que son críticos en los procesos de la organización; como a menudo
también se podrá identificar la necesidad del cambio mejoras o rediseño de algunos
existentes.
Para que los procesos puedan mejorar se fijarán los objetivos y medidas acerca de
las necesidades de formación tecnológica de información y procedimientos
organizativos.
El mensaje de establecer el diseño del sistema de indicadores debe ser muy claro
con el objeto de que el receptor del mismo aplique de una manera muy eficaz y
concreta con el jeto de alcanzar metas y objetivos preestablecidos y fácilmente
operativos.
2.4.5. Motivar y centrar esfuerzos
Los directivos deben entender muy bien los factores o claves del éxito a largo plazo
en concordancia con los empleados los cuales contribuirán al desarrollo de su
trabajo para cumplir con los objetivos generales de la empresa y alcanzar buenos
resultados.
La alineación es uno de los principios claves de la calidad total del éxito de las
organizaciones.
AUDITORÍA DE GESTÍON
38
Gráfico # 12
Fuente: Aguirre Ormachea, J.M. Auditoria control interno (2005)
Elaborador por: Marina del R. Bustamante V. y Nelson G. Guerrero
2.4.6. Controlar el grado de cumplimiento de los objetivosLa actualización periódica de los niveles de indicadores permitirá ir comprobando y
corrigiendo las desviaciones, como también las diversas perspectivas planteadas
para ir alcanzando los objetivos propuestos.
2.4.7. Parámetros de los indicadores de gestiónExisten dos tipos de parámetros: de control presupuestario y de control operativo.
De control presupuestario.- Incluye un conjunto de conceptos de ingresos, costes e
inversiones para las diferentes unidades.
De control operativo.- estos parámetros consisten en una selección de los
indicadores de gestión críticos de cada unidad, que serán aquellos que se
consideren claves para alcanzar los objetivos fijados en la estrategia.
Para aplicar estos indicadores de gestión es importante que este implementado el
control interno en la empresa y que se tenga claro lo es, y la importancia del control
de gestión.
EQUIPO DEDIRECCIÓN
TECNOLOGÍA
PRESUPUESTO EINVERSIÓN
REINGENIERIA YGESTIÓN DEL
CAMBIO
RECURSOS
ESTRATEGIA
AUDITORÍA DE GESTÍON
39
La actividad que se realiza en una organización demanda cuantificarse, es decir,
medirse; tal medida refleja en qué grado las actividades se ejecutan dentro de un
proceso o que resultados se han alcanzado. Es importante saber qué actividad
medir:
¿QUÉ MEDIR? ¿CUÁNDO MEDIR?
¿DÓNDE MEDIR? ¿CONTRA QUE MEDIR?
Los parámetros son aspectos a evaluar en un enfoque sistémico de gestión de una
unidad u organización, efecto, impacto, eficacia, eficiencia, economía y calidad son
parámetros de gestión.
2.4.7.1. Conceptos de indicadores de gestión, de general utilización
1. Economía.- Uso oportuno de los recursos idóneos en cantidad y calidad correctas
en el momento previsto, en el lugar indicado, es decir adquisición o producción al
menor costo posible, con relación a los programas de la organización.
2. Eficiencia.- “Se define como el grado de eficiencia que viene dado de la relación
entre los bienes adquiridos, producidos o servicios prestados por una parte, y, el
manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos por otro
lado”.(Blanco Luna, 2001, p.24).
3. Eficacia.-La eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento
de los objetivos previstos; es decir, comparando los resultados reales obtenidos
con los resultados previstos (Blanco Luna, 2001, p.24).
Salguiero (2001, p.24) sostuvo que “Consiste en alcanzar los resultados
deseados los cuales vienen definidos en función del cliente”
4. Ecología.- Tratar de lograr en términos medibles que se pueden identificar con
una gama de metas; son básicamente medidas de ejecución que ayudan a
descubrir cuantitativamente la calidad ambiental y permiten el monitoreo del
Control interno + Indicadores Control=
Estas medidas deben relacionarse con la MISIÓN DE LAORGANIZACIÓN.
AUDITORÍA DE GESTÍON
40
progreso; su unidad es proporcionar información ambiental de tipo socio
económico que se requiere para entender un asunto determinado.
5. Ética.- Todavía no están desarrollados indicadores cuantitativos para medir el
elemento ético, los valores y moral institucional con el código de ética, que
permita la comparación entro lo escrito y lo determinado contra el comportamiento
y accionar de los administradores. Funcionarios y trabajadores.
6. Calidad.- Los indicadores de calidad miden la satisfacción de los clientes con los
atributos del servicio, medidos a través del estándar. La calidad es la adecuación
de un producto o servicio establecidos por autoridades competentes o aceptación
general con aptitud para satisfacer las necesidades del cliente o usuario.El autor
considera que “los indicadores de calidad miden el progreso, facilitan la
identificación de oportunidades de mejora y permiten establecer objetivos realistas
basados en previsiones cuantificables” (González Fernández, 2004, p.80).
La calidad es el control de mejoramiento continuo de un proceso o producto,
permite detectar y corregir las causas que inestabilidad los procesos. El control de
calidad permite confirmar los avances logrados dentro de una empresa u
organización.
7. Impacto.- es el resultado a mediano o largo plazo en el entorno social,
económico o ambiental de los productos o servicios prestados. Se mide el
impacto a través de: Notas de prensa sobre la repercusión del producto o servicio
en el ambiente económico, social o ambiental.Encuestas o cuestionarios para
medir la satisfacción de las necesidades del cliente o usuario.
2.5. Clasificación de los indicadores de gestión.Se clasifican en: cuantitativos y cualitativos.
Cuantitativos.- son valores y cifras que se establecen periódicamente de los
resultados de las operaciones, forman un instrumento básico.
Cualitativos.- permiten tener en cuenta la variedad, las amenazas y las
oportunidades del entorno organizacional.
AUDITORÍA DE GESTÍON
41
De uso universal.- universalmente conocidos y utilizados para medir la eficiencia,
eficacia, metas y objetivos en general el cumplimiento de la misión institucional. Se
clasifican en:
1) Indicadores de resultados por área y desarrollo de la información.Se fundamenta en dos aspectos: a) la información del desarrollo de la gestión que
se adelanta y b) los resultados operativos financieros de la gestión.
2) Indicadores estructurales.Sirven para establecer y medir aspectos como: a) participación de los grupos de
conducción institucional frente a los grupos de servicios, operativos y productivos,
b) Las unidades organizacionales formales e informales que participan en la
misión de la institución, c) Unidades administrativas, económicas, productivas y
demás que permiten el desenvolvimiento eficiente hacia objetivos establecidos
en la organización.
3) Indicadores de recursos.Tienen relación con la planificación de las metas y objetivos, estos indicadores
sirven para medir y evaluar: a) la planificación de metas y grado de cumplimiento
de los planes establecidos, b) Formulación de presupuestos, metas y resultados
de logro; c) presupuesto de grado corriente, en comparación con el presupuesto
de inversión y otros; d) Recaudación y administración de cartera; e)
administración de los recursos logísticos.
4) Indicadores de proceso.Son aplicables a la función operativa de la institución, referente al cumplimiento
de su misión y objetivos sociales.
5) Indicadores de personal.Pertenecen a las actividades del comportamiento de la administración de los
recursos humanos, Sirven para medir o establecer el grado de eficiencia y eficacia
en la administración de los recursos humanos.
6) Indicadores interfacitos.Se relacionan con el comportamiento de la entidad frente a los usuarios externos
ya sean personas jurídicas o naturales.
AUDITORÍA DE GESTÍON
42
7) Indicadores aprendizaje y adaptación.Pertenecen al comportamiento de los recursos humanos dentro de los procesos
evolutivos, tecnológicos, grupales y de identidad.
Globales, funcionales y específicos.Indicadores globales.- Miden los resultados en el ámbito de institución y la calidad
del servicio que proporciona a los distintos usuarios.
Indicadores funcionales.- Toda función o actividad debe ser medida de acuerdo a
sus propias características, considerando también la entidad de que se trata. Sin
embargo,los mismos indicadores globales deben ser adaptados a las funciones o
actividades específicas.
Indicadores específicos.- tienen la misma característica que los globales a
diferencia que estos se refieren a una determinada área o proceso en particular.
2.6. HERRAMIENTAS PARA LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.2.6.1. Equipo multidisciplinarioEstá conformado por auditores, profesionales, especialistas en otras disciplinas tales
como: ingenieros, abogados, psicólogos, economistas, entre otros.
Dentro del grupo de los auditores se designa a los más experimentados como al jefe
del grupo y supervisor quienes tendrán la máxima e integra responsabilidad de la
auditoría de gestión.
Dentro del grupo de los especialistas, los profesionales a más de su capacidad
deben tener independencia necesaria con relación a la entidad objeto de auditoría, a
fin de obtener mayor confianza de que su trabajo será ejecutado con total
imparcialidad.
2.6.2. Control internoEs un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de
personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las
siguientes categorías:
Eficiencia y eficacia de las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
AUDITORÍA DE GESTÍON
43
Para fines de la auditoría de gestión, se denomina control interno al conjunto de
planes, métodos y procedimientos, incluyendo la actitud de dirección de una entidad,
para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos de
control interno.
El concepto moderno de control interno discurre por componentes y diversos
elementos los que se entregan en el proceso de gestión y operan en distintos niveles
de efectividad y eficacia.
El Control Interno es una expresión que se utiliza para describir las acciones que
adoptan las autoridades superiores de una empresa o entidad para evaluar y dar
seguimiento a las operaciones financieras o administrativas. Se puede definir de la
siguiente manera: Proteger y conservar los recursos de la entidad contra cualquier
pérdida, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.Cumplir con leyes, reglamentos y
otras normas reguladoras de las actividades de la entidad.
Método de evaluación COSO I
El informe COSO I en estados unidos fue publicado en el año 1992 por el comité de
organizaciones patrocinadoras (Committe of Sponsoring Organizations. COSO) como
respuesta a la necesidad de contar con una estructura común para el manejo del
control interno en las distintas áreas tanto administrativas como operativas de las
organizaciones que buscan ser competitivas en un mercado cada vez más exigente.
Consta de cinco componentes interrelacionados:
Ambiente de control
Valoración de riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Actividades de monitoreo y/o supervisión.
AUDITORÍA DE GESTÍON
44
2.6.3. Elementos del control interno
Gráfico # 13
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado.
Elaborador por: Marina del R. Bustamante V. y Nelson G. Guerrero
ELEMENTOS DE CONTROL INTERNOLos elementos del control interno se consideran como un conjunto de normas que sonutilizadas para evaluar el control interno y determinar su efectividad. Existen cincocomponentes que se los deben tener muy en cuenta a la hora de desarrollar el controlinterno dentro de una empresa y así lograr un proceso de gestión optimizado.
1. Ambiente de control interno.- tiene gran influenciaen la forma que se desarrollan las operaciones, seestablecen los objetivos y estiman los riesgos, así comotiene relación con el comportamiento de los sistemas deinformación y con las actividades de monitoreo.
3. Actividades de control.-Son las políticas yprocedimientos interesadasen asegurar que se cumplanlas directrices de ladirección, que se tomen lasmedidas necesarias paraaforntar los riesgos quepodrian afectar laconsecución de objetivos.
4. Información ycomunicación.- estaconstituida por métodosregistros establecidospara registrar, procesar,resumir e informar sobrelas operaciones de unaentidad.
2. Valoración deriesgo.- Toda entidaddebe hacer frente a unaserie de riesgos tanto deorigen interno comoexterno y que deben serevaluados.
5. Actividades demonitoreo y osupervisión.- se orientaa la identificacion decontroles, debilidadesinsuficientes oinnecesarias ypromueve sureforzamiento.
AUDITORÍA DE GESTÍON
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Ejemplo de flujograma
Gráfico # 14
Fuente: Empresa Bitlogic S.A
Elaborador por: Marina del R. Bustamante V. y Nelson G. Guerrero
MÉTODOS DEEVALUACIÓN
Cuestionarios
Flujogramas Narrativas
Matrices
AUDITORÍA DE GESTÍON
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2.6.4. Objetivos del sistema de control interno
Autorizaciones.-todas las transacciones, deben tener en cualquier nivel operacional,
las rubricas de elaborado, revisiones y aprobaciones, de su importancia depende el
grado de responsabilidad.
Registros en el periodo contable.- los procedimientos deben asegurar que las
transacciones estén codificadas y clasificadas en las cuentas contables definidas y
en las respectivas de los documentos.
Los sistemas.- se enfocan en la verificación continua, adoptando técnicas y
métodos de evaluación de resultados y reportes.
Información exacta y fiable.- se obtiene un flujo de ingreso y salida de información
en forma exacta y correcta.
Segregación de funciones.- las operaciones deben ser procesadas por el personal
asignado y preparado para tal o cual tarea. La duplicación de funciones acarrea
errores, confusión y líos administrativos.
Custodia física de activos y registros.- la gerencia de la empresa es la
responsable legal y directa e incluso penada por la ley, sancionadapor falta de
control, deterioro, pérdida y destrucción dolosa. Debe diseñar sistemas de control
óptimos de custodia y cumplimiento.
Políticas establecidas por la empresa.- se refleja en manuales que conducirán a
establecer los procedimientos, normas, metodologías, políticas y directrices claras en
la conducción empresarial y estarán sujetas a actualizaciones periódicas.
2.6.5. Técnicas de auditoría
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza
el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión; en cambio
las prácticas de auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor
como parte del examen. Las técnicas de auditoría más utilizadas para reunir
evidencia son:
AUDITORÍA DE GESTÍON
47
Gráfico # 15
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado
Elaborador por: Marina del R. Bustamante V. y Nelson G. Guerrero
VERIFICACIÓNOral o verbal
•Comparación.- ésta técnica sirve para comparar las operaciones realizadas o losresultados de la auditoría, con criterios normativos, técnicos y prácticos.
•Observación.- es un examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan lasoperaciones de una actividad o proceso.
•Rastreo.- es el seguimiento o control de una operación, dentro de un proceso a otro,a fin de conocer y evaluar su ejecución.
VERIFICACIÓNOcular
• Indagación.- es la obtención de información, mediante conversaciones uobservaciones directas con los directivos, funcionarios o terceros.
•Entrevista.- realizadas a funcionarios de la entidad auditada o terceros con lafinalidad de obtener información.
•Encuesta.- se realizan directamente o por correo con el propósito de obtenerinformación relevante cuyos resultados deben ser posteriromente tabulados.
VERIFICACIÓNEscrita
•Análisis.- se basa en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de laspartes que conforman una operación, con el propósito de establecer criteriosnormativos y técnicos.
•Conciliación.- consiste en hacer que concuerden dos conjuntos de datosrelacionados, separados e independientes.
•Confirmación.- comunicado independiente por los funcionarios que ejecutan oparticipan en las operaciones.
•Tabulación.- se agrupan los resultados importantes examinados que permitan llegara conclusiones.
VERIFICACIÓNDocumental
•Comprobación.- consiste en verificar la legitimidad, legalidad de las operacionesrealizadas.
•Cálculo.- consiste en la verificación de la exactitud de una operación o resultado•Revisión selectiva.- consiste en una breve revisión de las operaciones , con elpropósito de separar y analizar los aspectos que no son normales.
VERIFICACIONFísica
• Inspección.- consiste en un examen físico y ocular de archivos, documentos. obras,valores entre otros, con el objeto de establecer su existencia.
AUDITORÍA DE GESTÍON
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Gráfico # 15
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado
Elaborador por: Marina del R. Bustamante V. y Nelson G. Guerrero
•Comparación.- ésta técnica sirve para comparar las operaciones realizadas o losresultados de la auditoría, con criterios normativos, técnicos y prácticos.
•Observación.- es un examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan lasoperaciones de una actividad o proceso.
•Rastreo.- es el seguimiento o control de una operación, dentro de un proceso a otro,a fin de conocer y evaluar su ejecución.
• Indagación.- es la obtención de información, mediante conversaciones uobservaciones directas con los directivos, funcionarios o terceros.
•Entrevista.- realizadas a funcionarios de la entidad auditada o terceros con lafinalidad de obtener información.
•Encuesta.- se realizan directamente o por correo con el propósito de obtenerinformación relevante cuyos resultados deben ser posteriromente tabulados.
•Análisis.- se basa en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de laspartes que conforman una operación, con el propósito de establecer criteriosnormativos y técnicos.
•Conciliación.- consiste en hacer que concuerden dos conjuntos de datosrelacionados, separados e independientes.
•Confirmación.- comunicado independiente por los funcionarios que ejecutan oparticipan en las operaciones.
•Tabulación.- se agrupan los resultados importantes examinados que permitan llegara conclusiones.
•Comprobación.- consiste en verificar la legitimidad, legalidad de las operacionesrealizadas.
•Cálculo.- consiste en la verificación de la exactitud de una operación o resultado•Revisión selectiva.- consiste en una breve revisión de las operaciones , con elpropósito de separar y analizar los aspectos que no son normales.
• Inspección.- consiste en un examen físico y ocular de archivos, documentos. obras,valores entre otros, con el objeto de establecer su existencia.
AUDITORÍA DE GESTÍON
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Gráfico # 15
Fuente: Andrade Ramiro. Manual de auditoría de gestión, contraloría general del estado
Elaborador por: Marina del R. Bustamante V. y Nelson G. Guerrero
•Comparación.- ésta técnica sirve para comparar las operaciones realizadas o losresultados de la auditoría, con criterios normativos, técnicos y prácticos.
•Observación.- es un examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan lasoperaciones de una actividad o proceso.
•Rastreo.- es el seguimiento o control de una operación, dentro de un proceso a otro,a fin de conocer y evaluar su ejecución.
• Indagación.- es la obtención de información, mediante conversaciones uobservaciones directas con los directivos, funcionarios o terceros.
•Entrevista.- realizadas a funcionarios de la entidad auditada o terceros con lafinalidad de obtener información.
•Encuesta.- se realizan directamente o por correo con el propósito de obtenerinformación relevante cuyos resultados deben ser posteriromente tabulados.
•Análisis.- se basa en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de laspartes que conforman una operación, con el propósito de establecer criteriosnormativos y técnicos.
•Conciliación.- consiste en hacer que concuerden dos conjuntos de datosrelacionados, separados e independientes.
•Confirmación.- comunicado independiente por los funcionarios que ejecutan oparticipan en las operaciones.
•Tabulación.- se agrupan los resultados importantes examinados que permitan llegara conclusiones.
•Comprobación.- consiste en verificar la legitimidad, legalidad de las operacionesrealizadas.
•Cálculo.- consiste en la verificación de la exactitud de una operación o resultado•Revisión selectiva.- consiste en una breve revisión de las operaciones , con elpropósito de separar y analizar los aspectos que no son normales.
• Inspección.- consiste en un examen físico y ocular de archivos, documentos. obras,valores entre otros, con el objeto de establecer su existencia.
AUDITORÍA DE GESTÍON
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2.6.6. Marcas de auditoría
2.6.6.1. Marcas de trabajo realizado e índices de referencia
Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que
indiquen claramente la sección del expediente donde deben ser archivados, y por
consecuencia donde podrán localizarse cuando se le necesite.
En términos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que se
encontrará en el trabajo realizado. Los índices se asignan de acuerdo con el criterio
anterior y pueden usarse para este objeto, números, letras o la combinación de
ambos.
SIMBOLO SIGNIFICADO£ Cotejado contra libro mayor¿ Cotejado contra libro auxiliar¥ Verificado físicamenteW Comprobante de cheque examinado@ Cotejado contra fuente externa
C/I-n Hallazgo de control internoN/A Procedimiento no aplicableA-Z Nota explicativaÙ Sumando (vertical u horizontal)
H1-n Hallazgo de auditoriaP/I Papel de trabajo proporcionado por
la institución.
SÍMBOLO SIGNIFICADO
Comprobado
X Confirmado
AUDITORÍA DE GESTÍON
49
Índices de referencia
Para la conservación de los papeles de trabajo se reconocerán tres tipos de
archivos: permanente, general y corriente. Las características y usos de cada tipo
son las siguientes:
Archivos permanentes
Contendrá información útil para el auditor en futuros trabajos de auditoría por ser de
interés continuo y cumplirá los siguientes propósitos:
Recordar al auditor las operaciones y/o partidas que se aplican por varios años.
Proporcionar a los nuevos miembros del personal un resumen rápido de las políticas,
organización y funciones de las diferentes unidades de la corte de cuentas de la
república y leyes aplicables.
Entre la información que contendrá el archivo permanente se encuentran, detalles
del personal clave, organigramas políticos y manuales, juntoa leyes y normas.
Archivo general
Contendrá los papeles acumulados durante el desarrollo de la auditoría, que podrán
ser utilizados para períodos subsecuentes. Tomando en cuenta los estados
financieros, planes anuales de trabajo, programas de auditoría, hojas de trabajo y
borrador e informe final de cada examen.
Archivos corrientes
Acumulará todas las cédulas relacionadas con las diferentes pruebas realizadas a
cada una de las cuentas o áreas específicas y corresponden al período sujeto a
examen. Constituyen el respaldo o evidencia de cada examen y del cumplimiento a
las normas de auditoría.
2.6.6.2. Papeles de trabajo
Forman los registros y documentos seguidos por el auditor de los sistemas,
realizando comprobaciones parciales de información obtenida y conclusiones que se
pueden obtener a través de un examen que pueden incluir programas de trabajo,
análisis, anotaciones, documentos de la empresa o de terceros, cartas de
certificación del cliente, resúmenes de la institución y comentarios o planillas
preparados por el auditor.
AUDITORÍA DE GESTÍON
50
2.6.6.3. Características de los papeles de trabajo1. Preparar en forma clara y precisa, empleando referencias lógicas y un mínimo
número de marcas.
2. Su contenido incluirá tan solo los datos exigidos a juicio profesional del auditor.
3. Deben detallarse sin enmarcaduras, asegurando la permanencia de la
información.
4. Se adoptaran las medidas oportunas para garantizar su custodia y confiabilidad,
divulgando las responsabilidades que podrían dar lugar a las desviaciones
presentadas.
Objetivos de los papeles de trabajo.
Principales Secundarios
Respaldar el contenido del informe
preparado por el auditor.
Cumplir con las normas de auditoría
generalmente aceptadas.
Justificar el trabajo del auditor.
Acumular evidencias.
Facilitar la supervisión y permitir que el
trabajo ejecutado sea revisado por un
tercero.
Comunicar a la entidad sobre las
deficiencias encontradas.
Sirven como defensa en posibles
litigios o cargos en contra del auditor.
2.6.6.4. Clases de papeles de trabajo.
Se agrupan en dos categorías generales y específicos.
a) Generales. Son aquellos que no corresponden a una cuenta u operación
específica y que por su naturaleza tienen uso y aplicación general. comprenden
los siguientes:
Borrador del informe.
Programa de auditoría.
Hoja principal de trabajo.
Evaluación del control interno
AUDITORÍA DE GESTÍON
51
Resultados de entrevistas.
b) Específicos. Comprenden los siguientes:
Análisis de cuentas elaboradas por el auditor.
Resultados de entrevistas y conferencias específicas.
Cualquier otro documento relacionado con el examen.
Análisis de operaciones y actividades.
Confirmaciones recibidas por proveedores, clientes.
Los papeles de trabajo deben contener los siguientes requisitos mínimos:
El nombre de la compañía sujeta a examen.
Área que se va a revisar. Fecha de auditoría.
La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes lleven a cabo
la supervisión en sus diferentes niveles.
Fecha en que la cédula fue preparada.
Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo.
Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a dondepasan.
Marcas de auditoría y sus respectivas explicaciones. Fuente de obtención de lainformación.
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52
Ejemplo de un papel de trabajo.
Gráfico # 16
Fuente: Empresa Bitlogic S.A.
Elaborador por: Marina del R. Bustamante V. y Nelson G. Guerrero
AUDITORÍA DE GESTÍON
53
2.7. Códigos de Conducta Profesional del AICPA.
El código de ética está diseñado para proporcionar un marco de referencia para los
servicios profesionales en expansión y para responder a otros cambios en la
profesión como un entorno cada vez más competitivo.
Se considera citar las disposiciones del código de ética emitidas por el colegio
nacional de contadores en 1979.
a) Mantener normas elevadas de conducta moral y profesional.
b) Guardar el secreto y mantener el sigilo profesional.
c) No prestarse para situaciones dolosas, ni amparar o facilitar actos incorrectos o
punibles.
d) Como auditor, interventor o fiscalizador debe actuar de acuerdo al código de ética,
a los PCGA y a las NAGA.
e) Como fiscalizador no puede ejercer su profesión libremente.
f) Cuando actué como perito, debe hacerlo con buena fe, verdad y justica; debe
comportarse con absoluta independencia y emitir sus informes con criterio
imparcial.
g) Tener absoluta independencia de criterio, cualidad que debe ser reconocida por
todos.
h) Abolir presiones externas que afecten a su integridad y objetividad y que pongan
en duda su independencia.
i) Cuando exprese su opinión sobre estados financieros, puede ser culpable de un
acto deshonroso para la profesión, cuando encubre al omitir y no revelar
informaciones falsas contenidas en esos estados y si efectuare su trabajo con
visible negligencia.
j) Puede responsabilizarse mediante su firma del trabajo o de otro profesional,
siempre que ejerza la supervisión adecuada.
k) Mantener buenas relaciones, ser leal y solidario con sus colegas.
l) Mantener buenas relaciones con sus clientes, si que claudique a los principios de
moralidad y justicia.
m) No aceptar remuneraciones bajo los costos mínimos respectivos, ni exagerar,
éstas deben ser sujetas y acorde al servicio entregado.
n) Está prohibido hacer publicidad promocional con fines lucrativos y que contenga
auto elogios.
o) Como asociado en su razón social no puede ir nombres impersonales, pero si
referirse a nombres y/o apellidos junto al término y asociados.
AUDITORÍA DE GESTÍON
54
CAPÍTULO III
3. APLICACIÓN PRÁCTICA
3.1. Carta de autorización para realizar la auditoría de gestión
A1/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
55
3.2. Fase I conocimiento preliminar3.2.1. Comunicación visita previa
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
Creación base legal
El 16 de mayo de 1997 en la ciudad de Quito, esta empresa fue creada con tres
socios. Registrada legalmente ante los órganos de control y registros societarios
bajo la denominación social: Bitlogic S.A Soluciones Computacionales, Ruc N°:
1791353064001 legalizada y registrada por medio de escritura pública y entes de
control público.
MisiónBrindar a todos nuestros clientes un servicio cualificado y de calidad en todo lo que
se refiere a soluciones tecnológicas en el Ecuador. Hacer que todos y cada uno
de los que laboran en la empresa tengan oportunidades de desarrollo y que
todos nuestros empleados sean profesionales mejor preparados.
VisiónSer líderes en el campo de soluciones tecnológicas en el Ecuador, llegando a ser el
mejor proveedor de servicios y asesorías en el país. Brindado servicio, venta y
reparación de equipos tecnológicos con los cuales podremos satisfacer las
necesidades de nuestros clientes. Lograr que nuestros empleados sean
reconocidos por sus esfuerzos y que esta empresa sea reconocida por sus logros a
nivel nacional.
Estructura orgánicaLa empresa Bitlogic S.A soluciones computacionales, está organizada acorde a
jerarquías y especialización de tal forma que es posible visualizar los niveles de
mando y sus relaciones departamentales en el organigrama estructural.
Objetivos generales
1) Potenciar el crecimiento, volumen – ventas local y nacional.
2) Incrementar la cartera de clientes.
PTP1/2
AUDITORÍA DE GESTÍON
56
3) Incorporación de nuevas líneas de productos y representaciones.
4) Optimizar, mejorar el servicio y atención al cliente.
5) Capacitación interna o externa de las relaciones laborales.
Metas y políticas del área de ventas año 2010
Políticas área de ventas:
Forma de cobroSe aceptan pagos con: Tarjetas de crédito Visa, Dinners y Master Card, hasta 18
meses con sus respectivos intereses, como también pagos en efectivo, con cheques
de los bancos nacionales del Ecuador.
Para las empresas públicas o privadas se concederá un plazo en facturación de 30
días y clientes fijo hasta 45 días.
DescuentosInstituciones educativas, tendrán el descuento máximo del 2% como clientes
frecuentes y no frecuentes.
Entrega del productoEl producto será entregado en 24 horas.
De la mercadería no existente se informará al cliente que el producto será
entregado en 72 horas cuando el proveedor sea local. Si la mercadería es
importada se entregará en el tiempo que dure la importación.
PTP2/2
AUDITORÍA DE GESTÍON
57
3.2.2. Acta de inicio de auditoría de gestión3.2.2.1. Orden de trabajo visita previa
BITLOGIC S.A.Soluciones Computacionales
ACTA DE VISITA PREVIA Y ENTREGA DE DOCUMENTOSA la celebración de la presente acta por una parte el señor ingeniero Patricio Philco
en calidad de gerente general de la compañía y por otra parte los señores: Marina del
Rosario Bustamante y Nelson Gustavo Guerrero celebran el presente contrato con
las siguientes cláusulas:
Primera.- con motivo de presentar su trabajo de práctica profesional en la carrera de
contabilidad y auditoría según autorización del 18 de abril del 2011, se autoriza a
realizar la auditoría de gestión.
Segunda.- entrega la documentación.
Recibe la comunicación con fecha 15 de mayo y autorización para que se proceda a
la entrega del POA y documentos afines.
Se debe manifestar que la empresa no ha sido auditada por lo que esta es la primera
auditoria que se realiza.
Tercera plazo.- el tiempo estipulado para la auditoría de gestión es de cinco meses.
Cuarta costo.- por ser un trabajo práctico no se cobrara ningún costo.
Quinta Firman: Él gerente general y operadores auditores.
O.T.11/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
58
3.2.3. Índice de papeles de trabajo
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
INDICE DE PAPALES DE TRABAJO
Del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2010
Fecha de inicio: Enero del 2012 Fecha de termino: Junio 2012
A. Autorización trabajo UTPL
PTP. Papel de trabajo preliminar
O.T. Orden de trabajo
M.P. Memorando de planificación
C.C.I. Cuestionario de control interno
I.G. Indicadores de gestión
H Hallazgo de auditoría de gestión
I.F.A Informe final de auditoría
V Programa de ventas
B Programa de bodega
S Programa de servicio técnico
R Programa de recursos humanos
G Programa de gerencia
ECE. Encuesta cliente externo
ECI. Encuesta cliente interno
T. Tabulación
E. Escritura pública empresa Bitlogic
RM. Registro mercantil
CD. Depósito bancario inicio de actividad
BR. Balance de resultado 2009
BRA. Balance de Resultado 2010
RUC. Ruc empresa
AUDITORÍA DE GESTÍON
59
3.2.4. Memorando de planificación
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
MEMORANDO DE PLANIFICACION DEL1 de enero al 31 diciembre 2010
1.- Tipo de examen: Auditoría de gestión del 01 de enero al 31 de diciembre del
2010
2.- Objetivos de la auditoría
Determinar indicadores de gestión, que nos permitan establecer con el
análisis evaluación e interpretación los parámetros de eficiencia, eficacia,
economía y calidad del periodo auditado.
Utilizar todos los insumos del sistema control interno y las herramientas
necesarias que nos permitan que la investigación sea lo profunda y sus
resultados sean confiables.
Elaborar y realizar los cuestionarios, programas de auditoría utilizando los
indicadores de gestión respectivos.
Determinar los hallazgos relevantes minimizando el riesgo inherente.
Generar conclusiones y recomendaciones.
3.- Fecha de intervención
Fecha de inicio:15 de mayo del 2011
Fecha de termino:15 de junio del 2012
4.- Equipo de auditoría
Jefe de quipo y auditores operativos
5.- Días presupuestados
Fases: 120 días laborables
6.- Recursos financieros y materialesFinancieros: Recursos propios
Materiales: Equipo de computación. Materiales de oficina, internet, copias.
7.- Enfoque de la auditoríaEsta entendido como una auditoria de economía y eficiencia: utilizando los recursos
en forma económica y maximizada en cantidad, calidad y beneficio de precios, del
mismo modo como eficacia: se orienta al cumplimiento de un plan estratégico
calidad, cantidad tiempo y costos luego de tipo operacional, gerencial y de
resultados.
MP1/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
60
8.- Base legal y creaciónLa empresa fue creada con tres socios el 16 de mayo de 1997 en la ciudad de
Quito. Registrada legalmente ante los órganos de control y registros societarios
bajo la denominación social: Bitlogic S.A Soluciones Computacionales, Ruc N°:
1791353064001 legalizada y registrada por medio de escritura pública y entes de
control público.
MisiónBrindar a todos nuestros clientes un servicio cualificado y de calidad en todo lo que
se refiere a soluciones tecnológicas en el Ecuador. Hacer que todos y cada uno
de los que laboran en la empresa tengan oportunidades de desarrollo y que
todos nuestros empleados sean profesionales mejor preparados.
VisiónSer líderes en el campo de Soluciones Tecnológicas en el Ecuador, llegando a ser
el mejor proveedor de servicios y asesorías en el país. Brindado servicio, venta y
reparación de equipos tecnológicos con los cuales podremos satisfacer las
necesidades de nuestros clientes.
Lograr que nuestros empleados sean reconocidos por sus esfuerzos y que esta
empresa sea reconocida por sus logros a nivel nacional.
9.- Objetivos generales1) Potenciar el crecimiento, volumen – ventas local y nacional.
2) Incrementar la cartera de clientes.
3) Incorporación de nuevas líneas de productos y representaciones.
4) Optimizar, mejorar el servicio y atención al cliente.
5) Capacitación interna o externa de las relaciones laborales.
Nota: estos objetivos se obtuvo del esquema general estratégico.
10.- Actividad principalVenta de equipos de computación y de tecnología maraca Apple, Macintosh, HP y
otras como también servicio de mantenimiento.
11.- FinanciamientoRecursos económicos propios y del sector financiero
12.- Sistemas informativosPlan operativo anual y sistemas de control interno de tipo operacional y financiero.
13.- Puntos de interés para el examen.Interpretación, estructuración, establecimiento y construcción de los indicadores de
gestión.
MP2/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
61
14.- Determinación de componentesComponente Bitlogic S.A.
Subcomponentes:
a) Ventas
b) Bodega
c) Servicio técnico
d) Recursos humano
e) Gerencia general
15.- AlcanceSe realizará la auditoría de gestión a las áreas ventas, bodega, servicio técnico,
recursos humanos y gerencia general, de la empresa Bitlogic S.A. soluciones
computacionales para el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de
diciembre de 2010. Las labores de auditoría para las áreas descritas empezarán en
enero del 2012y culminarán el mes de junio del 2012.
16.- Indicadores de gestiónINDICADOR: Porcentaje de ventas obtenidos en el año 2010
INDICADOR: Porcentaje de clientes incrementados durante el 2010
INDICADOR: Numero de trabajadores capacitados en el 2010
INDICADOR: Total de productos incorporados durante el 2010
INDICADOR: Satisfacción cliente externo
17.- Presentación del informe
El resultado del examen realizado al departamento de ventas, bodega, servicio
técnico y gerencia se emitirá un informe de auditoría de gestión el mismo que
contendrá conclusiones y recomendaciones.
SUPERVISOR AUDITOR OPERATIVO AUDITOR OPERATIVO
MP3/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
62
3.2.5. Evaluación –cuestionario de control interno
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
Evaluación cuestionario de control internoEntidad: Bitlogic S.A.
Tipo de examen:Auditoría de gestión año 2010
C.C.I
1/3No. Gestión institucional
PREGUNTAS
RESPUESTAS COMENTARIO
SI NO N/A
1 La actividad principal es la de ventade computadoras.
X
2 La empresa cuenta con unaplanificación estratégica.
X Solo un pequeñoesquema.
3 Tiene Elaborado un plan operativoanual.
X
4 ¿Poseeun manual de funciones y estaactualizado?
X Solo una descripción
5 La empresa tiene definido lo que es:Misión y Visión
X
6 La empresa cuenta con indicadoresque le permiten medir resultado yevaluar su gestión en términos deeficiencia, eficacia y economía.
X No. Porque esta es laprimera auditoría degestión que se realiza.
7 La empresa cuenta con una secciónde publicidad o marketing.
X
8 La empresa tiene a su disposición elFoda. (Fortalezas, oportunidades,debilidades y amenazas)
X
9 Existen planes de acciones paracorregir desviaciones de los objetivospolíticas y procedimientos.
X
10 Las instalaciones físicas de laempresa cuentan con algún tipo deseguros.
X No tiene un guardia deseguridad, no tieneseguro contra robos
Elaborado por: Marina Bustamante V. Aprobado por: Dra. Elsa CárdenasNelson G. Guerrero
Fecha: 02/03/2012 Fecha: 02/03/2012
AUDITORÍA DE GESTÍON
63
3.2.6. Matriz de ponderación
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
MATRIZ DE PONDERACIÓNEntidad: Bitlogic S.A.
Tipo de examen: Auditoría de gestión año 2010
N° DESCRIPCION PONDERACION CALIFICACIÓN
1 La actividad principal es la de venta decomputadoras.
10 10
2 La empresa cuenta con una planificaciónestratégica. 10
5
3 Tiene Elaborado un plan operativo anual. 10 104 ¿Poseeun manual de funciones y esta
actualizado?10 5
5 La empresa tiene definido lo que es:Misión y Visión
10 10
6 La empresa cuenta con indicadores que lepermiten medir resultado y evaluar su gestiónen términos de eficiencia, eficacia yeconomía.
10 5
7 La empresa cuenta con una sección depublicidad o marketing.
10 0
8 La empresa tiene a su disposición el Foda.(Fortalezas, oportunidades, debilidades yamenazas)
1010
9 La empresa posee un sistema electrónico decontrol al personal.
10 5
10 Existen planes de acciones para corregirdesviaciones de los objetivos políticas yprocedimientos.
10 5
TOTAL 100 65
3.2.7. Resultados de la evaluación de la estructura de control interno
1. ValoraciónPonderación total (PT) =100
Calificación total (CT) = 65
Calificación porcentual (CP) = 65%
C.C.I2/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
64
FÓRMULA: CP =
CP = = 65%
2. Determinación de los niveles de riesgo
De la evaluación de la estructura del control interno referente a la gestión
institucional, se ha estimado un nivel de riesgo medio con un porcentaje de 65% y un
nivel de confianza moderado.
El 35% determina que la empresa no cuenta con una planificación estratégica bien
estructurada por falta de conocimiento profesional, o la empresa limita gastos. O no
cuenta con un presupuesto para mejoras internas dentro de los procesos internos.
RIESGO
ALTO BAJOMEDIO
ALTAMEDIABAJA
CONFIANZA
15% - 50% 51% - 75 % 76% - 100%
C.C.I3/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
65
3.2.8. Análisis del foda
PLAN OPERATIVO ANUAL
Factores internos Factores externos
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENZASAS
Conocimientodel producto.
Experienciaprofesional.
Stock demercadería.
Conocimientodel mercado.
Profesionalesidóneos almando.
Buenaimagenempresarial.
constante.
No contar con una
adecuada
planeación
estratégica.
Liderar ladistribución deApple.
Ofertar a nuevoscanales y plazas.
Evoluciónempresarial.
Crecimientoeconómico.
Desarrollotecnológico.
Reacción agresivapor parte de otromayorista.
Cambio de política
arancelaria por parte
del estado.
Conclusión: Buenos elementos de
inicio, riesgomoderado.
Conclusión: Correcciones inmediatas para
soporte de la competencia.
Acción requerida: Estar atentos y
en acción sobre la operatividad de lo
planificado.
Acción requerida: fomentar el
mejoramiento continuo expresado en la
planificación operativa anual y reducir el
riesgo comercial y administrativo.
AUDITORÍA DE GESTÍON
66
3.2.8.1. Análisis foda área de ventas
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Factores internos Factores externos
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS
Conocimientode la marca.Experiencia enventasSoporte deinventariosConocimientodel mercado.Profesionalestécnicos.Empresasoporte ygarantía.Capacitación
Personal nocapacitado endiferentes marcas.
Falta Liderazgo enel mercado
Insuficiencia enestructura física.
Falta agresividaden el mercadotecnológico.
Ampliación demercado.
Ofertar a nuevoscanales localesinterno y externo.
Crecimientotécnico.
Desarrollotecnológico.
Estabilidad delpersonal de ventas.
Falta de compromisoy empoderamientodel departamento deventas.
Desplazamiento del
personal hacia la
competencia por
mejoras en paquetes
económicos
Conclusión: De inicio buenas
expectativas y potencial empresarial.
Conclusión: Correcciones inmediatas para
soportar a la competencia y mercado.
Acción requerida: Seguir con
expectativas lo expresado en lo
planificado.
Acción requerida: Agresividad y no
descuidar en los puntos más débiles y
seguir atentos en lo planificado con el objeto
de reducir el riesgo en el mercado
competitivo y poco leal.
AUDITORÍA DE GESTÍON
67
3.2.9. Indicadores de gestión
BITLOGIC S.A.Soluciones Computacionales
Del 1 de Enero al 31 de diciembre del 2010Entidad: Bitlogic S.A.Tipo de examen:Auditoría de gestión año 2010Objetivos:1.- Incrementar las ventas en un 10% con relación al año anterior.
INDICADOR: Porcentaje de ventas obtenidos en el año 2010
2.- Incrementar nuevos clientes en un 15% con relación al año anterior.
INDICADOR: Número de clientes incrementados durante el 2010
3.- Realizar al año al menos tres talleres de capacitación al departamento de
ventas.
INDICADOR: Número de trabajadores capacitados en el 2010
4.- Incorporar nuevas líneas de productos.
INDICADOR: Total de productos incorporados durante el 2010
5.- Mejorar el servicio al cliente.
INDICADOR: satisfacción cliente externo.
I.G.11/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
68
3.3. Fase II Planificación3.3.1. Programa de auditoría # 1 Ventas
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA # 1
VENTAS
OBJETIVOS:1.- Comprobar si el área de ventas cumplió con los objetivos propuestos en el plan
operativo anual.
2.- Incrementar las ventas en un 10% con relación al año anterior.
3.- Captar un 15% de nuevos clientes con relación al año anterior.
4.- Realizar al menos tres talleres de capacitación al departamento de ventas.
5.- Incorporar nuevas líneas de productos.
N° PRODEDIMIENTO REF. P/T ELABORADOPOR:
FECHA
1
2
3
4
5
6
7
Elaborar y aplicar cuestionario de control
interno, medir el riesgo de auditoría.
Verificar que el jefe de ventas cumpla con
las funciones establecidas.
Aplicar el indicador de gestión a la
sección ventas.
Utilizar indicador de gestión captación de
clientes nuevos.
Aplicar indicador de gestión en talleres
realizados
Determinar cuantas líneas de productos
se implementaron
Encuestas: al cliente externo y aplicar
indicador de gestión satisfacción cliente.
V1
1/3
V2
1/2
V3
1/1
V4
1/1
V5
1-1
V6
1/1
V7
1/1
M / N
M /N
M / N
M /N
M/ N
M- N
M- N
11/03/2012
11/03/2012
12/03/2012
13/03/2012
14/03/2012
15/03/2012
17/03/2012
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 09/03/2012 Fecha: 09/03/2012
V1/ 1
AUDITORÍA DE GESTÍON
69
3.3.2. Programa de auditoría #2 Bodega
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA # 2
BODEGA
OBJETIVOS:
1.- Comprobar si el área de bodega lleva un control adecuado de la mercadería.
2.- Determinar si el bodeguero cumple las funciones establecidas.
3.- Verificar que se lleve un registro de ingresos y egresos de la mercadería.
N° PRODEDIMIENTO REF. P/T ELABORADOPOR:
FECHA
1
2
3
Elaborar y aplicar cuestionario de control
interno, medir el riesgo de auditoría.
Verificar si está cumpliendo las funciones
determinadas en el área de bodega.
Verificar si existen órdenes de ingresos y
egresos y que tipos de documentos se
adjunta.
B1
1/23.1/1
M / N
M/ N
M / N
7/04/2012
8/04/2012
9/04/2012
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 01/04/2012 Fecha: 01/04/2012
B1/ 1
AUDITORÍA DE GESTÍON
70
3.3.3. Programa de auditoría # 3 Servicio Técnico
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA # 3
SERVICIO TÉCNICO
OBJETIVOS:1.- Verificar si la persona responsable del área está cumpliendo con sus
responsabilidades y funciones.
2.- Comprobar si se brinda un buen servicio de garantía técnica a los clientes.
N° PRODEDIMIENTO REF. P/T ELABORADOPOR:
FECHA
1
2
3
Elaborar y aplicar cuestionario de control
interno, medir el riesgo de auditoría.
Verificar cumplimientode funciones de
servicio técnico.
Realizara una encuesta a los clientes.
.
11/321/2
ECE
S3/1-2
M/ N
M/ N
M/ N
21/04/2012
22/04/2012
23/04/2012
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 19/04/2012 Fecha: 19/04/2012
S1/ 1
AUDITORÍA DE GESTÍON
71
3.3.4. Programa de auditoría # 4 Recursos humanos
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA # 4
RECURSOS HUMANOS
OBJETIVOS:
1.-Verificar si el área de recursos humanos aplica los valores institucionales y éticos
para el buen funcionamiento de la misma.
N° PRODEDIMIENTO REF. P/T ELABORADOPOR:
FECHA
1
2
3
Elaborar y aplicar el cuestionario de
control interno, medir el riesgo de
auditoría.
Realizar entrevistas al personal y jefes
áreas.
Determinar si hay indicadores de gestión.
R11/3
R21/1
R31/1
M/N
M/N
M/N
05/05/2012
07/05/2012
10/05/2012
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerreo
Fecha: 03/05/2012 Fecha:03/05/2012
R1/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
72
3.3.5. Programa de auditoría # 4 gerencia general
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA # 5
GERENCIA GENERAL
OBJETIVOS:Demostrar que la gerencia cumpla el seguimiento del plan operativo anual.
N° PRODEDIMIENTO REF. P/T ELABORADOPOR:
FECHA
1
2
3
Con una entrevista verificar si el gerente
cumple las funciones establecidas.
Comprobar la estructura del plan
operativo anual.
Establecer indicadores de gestión
/H
G2-1/1
HG3
M/N
M/N
M/N
19/05/2012
20/05/2012
22/05/2012
Elaborado Por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerreo
Fecha: 17/05/2012 Fecha: 17/05/2012
G1/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
73
3.4. Fase III Ejecución3.4.1. Área de ventas3.4.1.1. Evaluación control interno área de ventas
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
Evaluación cuestionario de control internoTipo de examen: Auditoría de gestión año 2010
Componente: Bitlogic S.A. Persona entrevistada: Rogger Castillo
Subcomponente: Ventas
V1
1/3No. PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIO
SI NO N/A
1 Se ha fijado objetivos, políticas ymetas para esta área.
X
2 Tiene determinadas las funciones deesta área.
X
3 Existen órdenes de compra,pedidos, despacho u otrodocumento de salida de mercadería.
x
4 Poseen una lista de precios paracada vendedor.
X
5 Existen presupuestos de ventas ycomparaciones con meses y añosanteriores.
X
6 Existe un reporte de comisiones. X Si sobre facturacancelada.
7 Se verifica la factura con lacotización y la orden de despachocon las firmas de responsabilidad.
X
8 Hay políticas referidas a:Otorgamientos de créditos ycobranzas.
x X Si=porque gerenciaaplica según lanegociación.No= porque noestá escrito en undocumento.
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerreo
Fecha: 11/03/2012 Fecha: 11/03/2012
AUDITORÍA DE GESTÍON
74
3.4.1.2. Matriz de ponderación
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
MATRIZ DE PONDERACIÓNEntidad: Bitlogic S.A.
Tipo de examen: Auditoría de gestión año 2010
Subcomponente: Ventas
N° DESCRIPCION PONDERACION CALIFICACIÓN
1 Se ha fijado objetivos, políticas y metaspara esta área.
10 10
2 Tienen un manual de funciones. 10 10
3 Existen órdenes de compra, pedidos,despacho u otro documento de salida demercadería.
10 10
4 Poseen una lista de precios para cadavendedor.
10 10
5 Existen presupuestos de ventas ycomparaciones con meses y añosanteriores.
10 5
6 Existe un reporte de comisiones. 10 10
7 Se verifica la factura con la cotización y laorden de despacho con las firmas deresponsabilidad.
10 10
8 Hay políticas referidas a:Otorgamientos de créditos y cobranzas.
10 5
TOTAL 80 70
3.4.1.3. Resultados de la evaluación de la estructura de control interno
1. VALORACIÓNPonderación total (PT) = 80
Calificación total (CT) = 70
Calificación porcentual (CP) = 88%
FÓRMULA: CP =
CP = = 88%
V1
2/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
75
2. Determinación de los niveles de riesgo
La evaluación efectuada a la estructura del control interno referente al departamento
de ventas, se ha estimado un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 88% y un
nivel de confianza Alta.
RIESGO
ALTO BAJOMEDIO
ALTAMEDIABAJA
CONFIANZA
15% - 50% 51% - 75 % 76% - 100%
V13/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
76
3.4.1.4. Papeles de trabajo área de ventas
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA #1
VENTAS
PROCEDIMIENTO:
2.- Verificar que el jefe de ventas cumpla con las funciones establecidas.
APLICACIÓN:Se entrevistó al jefe de ventas.
Preguntas:
1.- ¿Cuales son las funciones que debe cumplir en calidad de jefe de ventas?
2.- ¿Cuales son las funciones que no se encuentra desempeñando?
Respuestas:# de funciones que sonrealizadas
V22/2
9
# de funciones analizadas 10
INDICADOR: División y distribuidor de funciones
División y distribuidor de funciones = áDivisión y distribuidor de funciones =
División y distribuidor de funciones = 90%
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerreo
Fecha: 11/03/2012 Fecha: 11/03/2012
V21/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
77
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA-JEFE DE VENTAS
FUNCIONES DEL JEFE DE VENTAS
FUNCIONES CUMPLEOBSERVACIONESSI NO
Coordinación de las actividadesdestinadas a la venta de computadorasy accesorios de la empresa y servicioal cliente.
X
Determinar las políticas de ventas ycontrolar que se cumplan.
X
Diseña programas de promociones. X
Atención personal, telefónica e vía e-mail página web de los clientes.
X
Demostraciones a los clientes de lasnuevos equipos computacionales.
X
Preparar informes de cierre denegocios captados al finalizar cadames y presentarlos a la gerencia.
X
Elabora un plan de estrategias para losvendedores junto con la gerencia.
X
Elabora presupuestos semestralesjunto con la gerencia.
X
Realiza el cierre de negocios quepresentan los vendedores.
X
Supervisa, controla y mide la eficienciade los vendedores.
X
TOTAL 9 1
Número de funciones realizadas 9Número de funciones analizadas 10
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 11/03/2012Fecha: 11/03/2012
V22/2
AUDITORÍA DE GESTÍON
78
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA #1
VENTAS
PROCEDIMIENTO:
2.- Aplicar indicador de gestión incremento en ventas.
APLICACIÓN:
Se hizo comparaciones con los estados financieros de los respectivos años.
INDICADOR: Porcentaje de ventas obtenidas en el año 2010
Porcentaje de ventas obtenidas en el año 2010 = x 100
Porcentaje de ventas obtenidas en el año 2010 = X 100 = 110%
Porcentaje en ventas obtenido en el 2010 = 110%
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 12/03/2012 Fecha: 12/03/2012
V31/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
79
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA #1
VENTAS
PROCEDIMIENTO:
4.- Utilizar indicador de gestión captación de clientes nuevos.
APLICACIÓN:
Se tomo como referencia la base de clientes que el departamento ventas posee
y se pude comprobar que el en año 2010 los clientes nuevos ascendieron a 350.
INDICADOR: % de clientes captados = # de clientes captadosTotal clientes
% de clientes captados 2010 = x 100
% de clientes captados 2010 = 42.68%
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 13/03/2012 Fecha: 13/03/2012
V41/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
80
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA #1
VENTAS
PROCEDIMIENTO:
5. Emplear el indicador de gestión en los talleres realizados.
APLICACIÓN:
Se tuvo la información del área de ventas, además se les pregunto a los
trabajadores de los talleres realizados.
INDICADOR: Número de talleres realizados en el 2010
# de talleres realizados en el 2010 # de talleres realizadosTalleres programados
% de clientes captados 2010 = x 100
% de clientes captados 2010 = 67%
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 15/03/2012 Fecha: 15/03/2012
V51/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
81
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA #1
VENTAS
PROCEDIMIENTO:6. Determinarcuantas líneas o productos se implementaron.
APLICACIÓN:
Se pidió información al gerente general.
INDICADOR: Total de productos Incorporados durante el 2010
Total de productos incorporados = x 100
Total de productos incorporados = 9 x 10015
Total de productos incorporados = 60%
Elaborado Por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 15/03/2012 Fecha: 15/03/2012
V61/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
82
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA #1
VENTAS
PROCEDIMIENTO:8. Con una encuesta determinar la satisfacción del cliente externo.
APLICACIÓN:
Se seleccionó una muestra de clientes para determinar medir la satisfacción del
cliente:
INDICE DE SATISFACCIÓN= 1,938.00 X 100 = 49
3988
GUIA PARA ASIGNAR LAEVALUACION
%EXPECTATIVA
%RESULTADOS EVALUACIÓN
SUPERACIÓN DEEXPECTATIVAS 20 49 EXCELENTEQUEJAS MINIMASESPORADICAS 15 42 MUY BUENO
QUEJAS NO SATISFECHAS 10 9 BUENOQUEJAS LA MITAD DE LASVECES 5 0 REGULAR
SIEMPRE QUEJAS 2 0 DEFICIENTE
Elaborado Por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 17/03/2012 Fecha: 17/03/212
V71/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
83
3.4.1.5. Tablero: indicadores de gestión área de ventas
NOMBRE DELINDICADOR
CÁLCULOS INDICADORES Estándar Fuente Análisis
Número de
funciones
realizadas
por el jefe de
ventas
N/A fórmula
Pero realiza 9 funciones
100% Jefe de
ventasI =
I = 90%
Porcentajede ventasobtenido enel año 2010
x 100
= 11.02 %
10% Gerencia I = .I = 110%
Porcentajede clientescaptados enel año 2010
x 100
= 42.68%15% Jefe de
ventasI = .I = 30%
Númerotalleresrealizados elaño 2010
N/A fórmula
Pero se realizaron 2
talleres
3 Gerencia I =
I = 66.66%
Total deproductosincorporadosdurante el2010
N/A fórmula
Pero se incorporaron 9
productos
15 Gerencia I =
I = 60%
AUDITORÍA DE GESTÍON
84
INDICADOR DE EFICACIA = Resultados alcanzadosResultados programados
Eficacia en talleres realizados = 23
= 66.66%
Eficacia en productos incorporados = 915
= 60%
INDICADOR DE CALIDADÍndice satisfacción cliente = 1.938,00X 100 = 49%
3.988
3.4.1.6. Representación gráfica de indicadores área ventas.
Gráfico # 17Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
10%
FUNCIONES JEFE DE VENTAS
SIComentario. El jefe de ventas de
las funciones a él establecidas
está desempeñando el 90% el
10% no está dando el respectivo
tiempo para desarrollarlas.
AUDITORÍA DE GESTÍON
84
INDICADOR DE EFICACIA = Resultados alcanzadosResultados programados
Eficacia en talleres realizados = 23
= 66.66%
Eficacia en productos incorporados = 915
= 60%
INDICADOR DE CALIDADÍndice satisfacción cliente = 1.938,00X 100 = 49%
3.988
3.4.1.6. Representación gráfica de indicadores área ventas.
Gráfico # 17Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
90%
10%
FUNCIONES JEFE DE VENTAS
SI NOComentario. El jefe de ventas de
las funciones a él establecidas
está desempeñando el 90% el
10% no está dando el respectivo
tiempo para desarrollarlas.
AUDITORÍA DE GESTÍON
84
INDICADOR DE EFICACIA = Resultados alcanzadosResultados programados
Eficacia en talleres realizados = 23
= 66.66%
Eficacia en productos incorporados = 915
= 60%
INDICADOR DE CALIDADÍndice satisfacción cliente = 1.938,00X 100 = 49%
3.988
3.4.1.6. Representación gráfica de indicadores área ventas.
Gráfico # 17Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Comentario. El jefe de ventas de
las funciones a él establecidas
está desempeñando el 90% el
10% no está dando el respectivo
tiempo para desarrollarlas.
AUDITORÍA DE GESTÍON
85
Grafico # 18Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Gráfico # 19Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Comentario: Hubo un incremento
sustancial del 30% en relación a
lo programado.
Comentario: Como se puede
observar en el grafico las ventas
llegaron al 110% por lo que el
objetivo ha sido alcanzado.
AUDITORÍA DE GESTÍON
85
Grafico # 18Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Gráfico # 19Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Comentario: Hubo un incremento
sustancial del 30% en relación a
lo programado.
Comentario: Como se puede
observar en el grafico las ventas
llegaron al 110% por lo que el
objetivo ha sido alcanzado.
AUDITORÍA DE GESTÍON
85
Grafico # 18Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Gráfico # 19Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Comentario: Hubo un incremento
sustancial del 30% en relación a
lo programado.
Comentario: Como se puede
observar en el grafico las ventas
llegaron al 110% por lo que el
objetivo ha sido alcanzado.
AUDITORÍA DE GESTÍON
86
Gráfico #20Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Gráfico # 21Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Comentario: De los talleresplanificados se han cumplido 2,el otro taller no se ha realizadopor motivo de tiempo yprogramación.
Comentario: Se implementado
en un 60% el 40% restando por
motivos de poco demanda del
mercado no se adquirió.
AUDITORÍA DE GESTÍON
86
Gráfico #20Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Gráfico # 21Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Comentario: De los talleresplanificados se han cumplido 2,el otro taller no se ha realizadopor motivo de tiempo yprogramación.
Comentario: Se implementado
en un 60% el 40% restando por
motivos de poco demanda del
mercado no se adquirió.
AUDITORÍA DE GESTÍON
86
Gráfico #20Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Gráfico # 21Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Comentario: De los talleresplanificados se han cumplido 2,el otro taller no se ha realizadopor motivo de tiempo yprogramación.
Comentario: Se implementado
en un 60% el 40% restando por
motivos de poco demanda del
mercado no se adquirió.
AUDITORÍA DE GESTÍON
87
3.4.1.7. Narrativas área de ventas
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
CÉDULA NARRATIVA
Alcance: Incrementar las ventas en un 10% con relación al año anterior.
Subcomponente: Ventas
APLICACIÓN:
Se comprobó con los estados de resultados las cantidades vendidas de los
equipos, programas partes y piezas de los respectivos años y se determino el
Indicador.
INDICADOR: Porcentaje de ventas obtenidas en el año 2010
= x 100
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha:12/03/2012 Fecha 12/03/2012
ER ½ -2/2ANEXO
No se haencontradoningúnhallazgo
AUDITORÍA DE GESTÍON
88
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
CÉDULA NARRATIVA
Alcance: Captar un 15% de nuevos clientes con relación al año anterior.
Subcomponente: Ventas
APLICACIÓN:
Mediante una entrevista realizada al gerente de la empresa se verifico
el número de clientes registrada tomada de una base de datos.
INDICADOR: Porcentaje de clientes captados en el 2010
= ° x 100
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 9/03/2012 Fecha 9/03/2012
V4-11/1
No se haencontradoningúnhallazgo
AUDITORÍA DE GESTÍON
89
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
CÉDULA NARRATIVA
Alcance: Realizar al menos tres talleres de capacitación al departamento
Subcomponente: Ventas
APLICACIÓN:
En la investigación al área de ventas se converso con los vendedores
Haciendo la siguiente pregunta.
¿Cuántas fueron las capacitaciones recibidas?
Respuesta: todos contestaron dos.
INDICADOR: Número de talleres realizados en el 2010
= .. x 100
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 9/03/2012 Fecha 9/03/2012
V5-11/1
No se haencontradoningúnhallazgo
AUDITORÍA DE GESTÍON
90
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
CÉDULA NARRATIVA
Alcance: Determinar cuantas líneas de productos se incorporaron.
Subcomponente: Ventas
APLICACIÓN:
En el plan operativo anual se detalla que almenos deben ser unos
15 productos nuevos a incoprorarse, de los cuales solo se han
adquirido 9 productos la razón por la cual no se incrementaron los
productos fue por la poca demanda que hubo en el mercado.
INDICADOR: Porcentaje de clientes captados en el 2010
= x 100
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha:13/03/2012 Fecha:13/03/2012
V61/1
No se haencontradoningúnhallazgo
AUDITORÍA DE GESTÍON
91
3.4.1.8. Hoja de hallazgos
Bitlogic S.A. Soluciones ComputacionalesAUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
HOJA DE HALLAZGO
Subcomponente: ventas
Procedimiento:Realizar entrevista con gerencia y determinar los productos nuevos incorporados.
Título: Incremento de líneas de productos.
Hallazgo N°1
Condición
Se reviso el plan operativo anual y determinan que se deben
incorporar 15 productos escrito en el Poa.
Criterio
No está en una forma más específica el detalle de los productos
a adquirirse.
Causa Ineficiencia en el manejo de los recursos.
Efecto No cumplió por la poca demanda que hubo de los productos.
H11/1
CONCLUSIÓN: la gerencia en elperiodo administrativo decidió nocomprar los productos porque nohubo demanda.
RECOMENDACIÓN: Laempresa debe hacer unabúsqueda de mejores productostecnológicos para que llamen laatención al cliente.
AUDITORÍA DE GESTÍON
92
3.4.2. Área de bodega3.4.2.1. Evaluación control interno área de bodega
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
Evaluación cuestionario de control internoEntidad: Bitlogic S.A.
Tipo de examen: Auditoría de gestión año 2010
Subcomponente: Bodega B1
1/3No. PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIO
SI NO N/A
1 ¿Ingresan a bodega todas lasmercaderías adquiridas?
X
2 ¿Todas las existencias seencuentran almacenadas en estabodega? O existen otras bodegas.
X Existe una solabodega.
3 Ingresa solo el personal autorizado. X
5 Lleva un registro en cantidades. X
6 ¿Verifica usted cantidades recibidascontra las facturas, órdenes decompra?
X
7 ¿A todas las adquisiciones recibidasen el almacén o bodega, se lesconfecciona una nota de entrada?
X Lleva un registroelectrónico.
8 ¿Se efectúan todas las entregasmediante la presentación derequisiciones debidamente firmadas,y en las que se establezca conclaridad el destino de los materialessolicitados?
X
9 ¿Se efectúan tomas físicas deinventarios al cierre de cada períodoy se comparan con el registropermanente?
X
10 ¿Existen políticas establecidas paradar de baja a los inventariosobsoletos o en mal estado?
X
11 ¿Están protegidas las existenciascontra el deterioro físico?
X
12 ¿Están aseguradas las existencias yvigentes las pólizascorrespondientes?
X
AUDITORÍA DE GESTÍON
93
3.4.2.2. Matriz de ponderación
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
MATRIZ DE PONDERACIÓNEntidad: Bitlogic S.A.
Tipo de examen: Auditoría de gestión año 2010
Subcomponente: Bodega
3.4.2.3. Resultados
de
la
eva
N° DESCRIPCIÓN PONDERACION CALIFICACIÓN
1 ¿Ingresan a bodega todas las mercaderíasadquiridas?
10 10
2 ¿Todas las existencias se encuentranalmacenadas en esta bodega? O existenotras bodegas.
10 10
3 Ingresa solo el personal autorizado. 10 10
4 Lleva un registro en cantidades. 10 10
5 ¿Verifica usted cantidades recibidas contralas facturas, órdenes de compra?
10 10
6 ¿A todas las adquisiciones recibidas en elalmacén o bodega, se les confecciona unanota de entrada?
10 5
7 ¿Se efectúan todas las entregas mediantela presentación de requisicionesdebidamente firmadas, y en las que seestablezca con claridad el destino de losmateriales solicitados?
10 10
8 ¿Se efectúan tomas físicas de inventarios alcierre de cada período y se comparan conel registro permanente?
10 10
9 ¿Existen políticas establecidas para dar debaja a los inventarios obsoletos o en malestado?
10 5
10 ¿Están protegidas las existencias contra eldeterioro físico?
10 5
11 ¿Están aseguradas las existencias yvigentes las pólizas correspondientes?
10 5
12 ¿Están aseguradas las existencias yvigentes las pólizas correspondientes?
10 5
TOTAL 120 90
B12/2
AUDITORÍA DE GESTÍON
94
3.4.2.4. Resultado evaluación de control interno
1. ValoraciónPonderación total (PT) =120
Calificación total (CT) = 90
Calificación porcentual (CP) = 75%
FORMULA: CP =
CP = = 75%
2. Determinación de los niveles de riesgo
De la evaluación de la estructura del control interno referente a bodega, se ha
estimado un nivel de riesgo medio con un porcentaje de 75% y un nivel de confianza
media.
RIESGO
ALTO BAJOMEDIO
ALTAMEDIABAJA
CONFIANZA
15% - 50% 51% - 75 % 76% - 100%
B13/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
95
3.4.2.5. Papeles de trabajo
Bitlogic S.A. Soluciones ComputacionalesAUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
BODEGA
3.-Verificar que el bodeguero cumpla con las funciones establecidas.
PALICACIÓN
Se indago a la persona encargada de bodega para verificar si dichas funcionesson llevadas a cabo.Persona encuestada: Sr. Cristian ArmasCargo: Bodeguero.
Preguntas:
1.- ¿Cuales son las funciones que debe cumplir en calidad de bodeguero?2.- ¿Cuales son las funciones que no se encuentra desempeñando?
Respuestas:# de funciones que sonrealizadas
B22/2
8
# de funciones analizadas 9
INDICADOR: Administración inventarios
Administración de inventarios =
Administración inventarios =
Administración inventarios = 89%
3.4.2.6. Tablero: Indicadores de gestión área de bodega
NOMBRE DELINDICADOR
CÁLCULOS INDICADORES Estándar Fuente Análisis
Número de
funciones
realizadas
por el
bodeguero
N/A fórmulaPero realiza 8 funciones
9 Jefe de
ventasI =
I = 89%
B21/2
AUDITORÍA DE GESTÍON
96
3.4.2.7. Representación gráfica indicador de gestión
Gráfico # 22Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Comentario: Analizando los procedimientos se determina que el encargado debodega cumple las funciones con un 89%, mientras que el 11% restante no lascumple en cuanto llevan un registro en una base de datos relativamente confiable esmuy confiable.
FUNCIONES DEL BODEGUERO
AUDITORÍA DE GESTÍON
96
3.4.2.7. Representación gráfica indicador de gestión
Gráfico # 22Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Comentario: Analizando los procedimientos se determina que el encargado debodega cumple las funciones con un 89%, mientras que el 11% restante no lascumple en cuanto llevan un registro en una base de datos relativamente confiable esmuy confiable.
89%
11%
FUNCIONES DEL BODEGUERO
SI NO
AUDITORÍA DE GESTÍON
96
3.4.2.7. Representación gráfica indicador de gestión
Gráfico # 22Fuente: I.G.Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Guerrero
Comentario: Analizando los procedimientos se determina que el encargado debodega cumple las funciones con un 89%, mientras que el 11% restante no lascumple en cuanto llevan un registro en una base de datos relativamente confiable esmuy confiable.
AUDITORÍA DE GESTÍON
97
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
ENTREVISTA-BODEGUERO
FUNCIONES DEL BODEGUEROFUNCIONES CUMPLE
OBSERVACIONESSI NOAdministra la mercadería x
Registra y controla los ingresos y
egresos de cada equipo.
x
Coordina y registra las devoluciones. x
Codifica los productos. x
Codifica los productos devueltos. X
Realiza un inventario Físico. X X
Determina stocks de los equipos partes
y piezas.
x
Elabora un informe para las
adquisiciones.
x
Organiza eficientemente la bodega x
TOTAL 8 1
Total de funciones realizadas 8
Total de funciones analizadas 9
Elaborado Por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 8/04/2012 Fecha: 8/042012
B22/2
AUDITORÍA DE GESTÍON
98
3.4.2.8. Cédula narrativa
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
CÉDULA NARRATIVA
Alcance: Verificar si existe ordenes de ingreso, egreso y que tipos de
documentos se adjunta.
Subcomponente: Bodega
1.- Para los ingresos de mercaderías se las realiza mediante la factura de la
adquisición previa y se codifica los equipos o accesorios.
2.- Para la salida de los equipos se realiza mediante una nota de entrega más la
factura correspondiente del cliente.
3.- Para los repuestos partes y piezas, si es interno se realiza mediante una
nota de entrega dirigida al departamento técnico.
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha:9/04/2012 Fecha: 9/04/2012
B31/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
99
3.4.2.9. Hoja de hallazgos
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
HOJA DE HALLAZGO
Subcomponente: bodega
Procedimiento:3.-Verificar que el bodeguero lleve un sistema de administración, organización,
registro y control de mercadería.
Hallazgo N° 1
Condición
El bodeguero tiene bajo control mediante un sistema de codificacióntodos los equipos partes y piezas de ingresos y salidas de lamercadería.Lleva un archivo de todas las notas de entrega de los equipos ydevoluciones.Comunica oportunamente al gerente la información necesaria paraelaborar las órdenes y planes de compras.
CriterioBodega controla el sistema de inventarios mediante la base de datosy debe imprimir reportes mensuales de toda la información quedispone el sistema de control.
Causa Todo tiene computarizado bajo almacenamiento de información.
Efecto Existe control pero relativamente confiable para el sustento deinformación.
CONCLUSIÓN: La personaencargada de bodega seencuentra capacitada para llevara cabo su trabajo.
RECOMENDACIÓN: Se debeefectuar una impresiónmensualmente de la informaciónbásica con el objeto de tener comorespaldo de control interno y desujeto de revisiones.
HB3. 1/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
100
3.4.3. Área de servicio técnico3.4.3.1. Evaluación control interno área servicio técnico
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
Evaluación cuestionario de control interno
Nombre del personal entrevistado: Alejandro SuntaxiCargo: Jefe de Servicio Técnico
No. PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIO
SI NO NA
1 Existen políticas establecidas para esta
área.
X
2 ¿Se encuentran definidas las funciones
del área?
X
3 ¿Se pide a bodega todas las partes y
piezas necesarias?
X
4 Existe un sistema de control para la
entrada y salida de los equipos.
X
5 El departamento técnico es el único
autorizado para la actualización de los
programas.
X
6 A los equipos en garantía brinda el
mantenimiento acordado.
X
7 Recibe reclamos de los equipos que no
fueron programados correctamente.
X
8 Recibe reclamos de las piezas que no
fueron las originales.
X
9 Da el asesoramiento respectivo a los
clientes.
X
Elaborado por: Marina Bustamante V. Aprobado por: Dra. Elsa CárdenasNelson G. Guerrero
Fecha: 21/04/2012 21/04/2012
S11/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
101
3.4.3.2. Matriz de ponderación
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
MATRIZ DE PONDERACIÓNEntidad: Bitlogic S.A.
Tipo de examen:Auditoría de gestión año 2010
Subcomponente: Servicio Técnico
N° DESCRIPCION PONDERACION CALIFICACIÓN
1 Existen políticas establecidas para esta
área.
10 5
2 ¿Se encuentran definidas las funciones
del área?
10 10
3 ¿Se pide a bodega todas las partes y
piezas necesarias?
10 10
4 Existe un sistema de control para la
entrada y salida de los equipos.
10 10
5 El departamento técnico es el único
autorizado para la actualización de los
programas.
10 10
6 A los equipos en garantía brinda el
mantenimiento acordado.
10 10
7 Recibe reclamos de los equipos que no
fueron programados correctamente.
10 10
8 Recibe reclamos de las piezas que no
fueron las originales.
10 5
9 Da el asesoramiento respectivo a los
clientes.
10 10
TOTAL 90 80
S12/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
102
3.4.3.3. Resultados de evaluación control internoservicio técnico.1. Valoración
Ponderación total (PT) = 90
Calificación total (CT) = 80
Calificación porcentual (CP) = 89%
FÓRMULA: CP =
CP = = 89%
2. Determinación de los niveles de riesgo
De la evaluación de la estructura del control interno referente al área de
servicio técnico se ha estimado un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de
89% y un nivel de confianza Alta.
RIESGOALTO BAJOMEDIO
ALTAMEDIABAJA
CONFIANZA
15% - 50% 51% - 75 % 76% - 100%
S13/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
103
3.4.3.4. Papeles de trabajo
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
SERVICO TECNICO
Subcomponente: Servicio Técnico
2.- Comprobar que se cumpla las funciones en el área.
APLICACIÓN:
Se entrevisto al Ing. Alejandro Suntaxi siendo el jefe del departamento de
servicio técnico.
Preguntas:
1.- ¿Cuales son las funciones que debe cumplir en calidad de jefe de ventas?
2.- ¿Cuales son las funciones que no se encuentra desempeñando?
Respuestas:# de funciones que sonrealizadas
S22/2
8
# de funciones analizadas 10
INDICADOR: Servicio Técnico
Servicio Técnico =
Servicio Técnico =
Servicio Técnico = 80 %
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha:22/04/2012 Fecha 22/04/2012
S21/2
AUDITORÍA DE GESTÍON
104
3.4.3.5. Tablero: indicador área servicio técnico
NOMBREDEL
INDICADOR
CÁLCULOSINDICADORES
Estándar Fuente Análisis
Número de
funciones
realizadas
por el jefe
del servicio
técnico.
N/A fórmulaPero realiza 8 funciones
100% Jefe de
ventasI =
I = 80%
3.4.3.6. Representación gráfica indicador
Gráfico # 23Fuente: IG.Elaborado Por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario:Según el grafico el 80% el jefe del área técnica está cumpliendo
con las funciones a él encargadas y el 20 % no cumple por falta de control y
optimización de recursos físicos.
AUDITORÍA DE GESTÍON
104
3.4.3.5. Tablero: indicador área servicio técnico
NOMBREDEL
INDICADOR
CÁLCULOSINDICADORES
Estándar Fuente Análisis
Número de
funciones
realizadas
por el jefe
del servicio
técnico.
N/A fórmulaPero realiza 8 funciones
100% Jefe de
ventasI =
I = 80%
3.4.3.6. Representación gráfica indicador
Gráfico # 23Fuente: IG.Elaborado Por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario:Según el grafico el 80% el jefe del área técnica está cumpliendo
con las funciones a él encargadas y el 20 % no cumple por falta de control y
optimización de recursos físicos.
AUDITORÍA DE GESTÍON
104
3.4.3.5. Tablero: indicador área servicio técnico
NOMBREDEL
INDICADOR
CÁLCULOSINDICADORES
Estándar Fuente Análisis
Número de
funciones
realizadas
por el jefe
del servicio
técnico.
N/A fórmulaPero realiza 8 funciones
100% Jefe de
ventasI =
I = 80%
3.4.3.6. Representación gráfica indicador
Gráfico # 23Fuente: IG.Elaborado Por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario:Según el grafico el 80% el jefe del área técnica está cumpliendo
con las funciones a él encargadas y el 20 % no cumple por falta de control y
optimización de recursos físicos.
AUDITORÍA DE GESTÍON
105
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
SERVICIO TÉCNICO
FUNCIONES SERVICO TECNICOFUNCIONES CUMPLE
OBSERVACIONESSI NORealizar mantenimiento de hardware y
software
x
Instalación de programas de
computación.
x
Instalaciones de componentes
adicionales.
x
Análisis, diagnósticos y sugerencia
para un mejor equipo informáticos.
x
Recuperación de datos. x
Implantación de redes x
Asesoramiento a clientes. x El departamento no realiza
este tipo se asesoramiento.
Registro de los equipos en
mantenimiento.
x
El equipo ingresa con una orden de
reparación.
x
El equipo en mantenimiento o
reparación se le entrega a la hora y
fecha indicada.
x La mayoría no debido a
que a saturación de
tiempo.
TOTAL 8 2
Total de funciones realizadas 8
Total de funciones analizadas 10
Elaborado Por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 22/04/2012 Fecha: 22/04/2012
S22/2
AUDITORÍA DE GESTÍON
106
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
SERVICO TÉCNICO
Procedimiento:
Verificar si se brinda asistencia técnica de inmediato y asistencia postventa.
APLICACIÓN:
De la encuesta aplicada para la medición de la satisfacción del cliente se tomo
dos preguntas:
1. Le brindan asistencia técnica de inmediata
2. Recibe un seguimiento postventa del equipo en garantía.
Los resultados se observan en el anexo ECI son muy satisfactorios.
Elaborado Por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 23/04/2012 Fecha: 23/04/2012
S31/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
107
3.4.3.7. Cédula narrativa
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
CÉDULA NARRATIVA
Alcance: Verificar si se brinda asistencia técnica de inmediato, asistencia
postventa.
Subcomponente: Servicio Técnico
.
1.- Para determinar si existe un buen servicio técnico a los clientes se tomo
como referencia dos preguntas que se realizaron a un determinado grupo de
clientes dando un porcentaje de 76% y 74 % respectivamente esto significa que
hay un porcentaje que no está de acuerdo o que no ha utilizado el servicio por
lo que algunas respuestas las dejaron en blanco.
Se deja establecido el indicador de gestión para que posteriormente sea puesto
en práctica.
Nº de equipos reparados = Nº de servicios prestados
Nº de servicios proyectados
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha:23/04/2012 Fecha: 23/04/2012
S31/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
108
3.4.3.8. Hoja de hallazgos
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
HOJA DE HALLAZGOS
Área: Servicio Técnico
Procedimiento:Comprobar que se cumplan las funciones en el área.
Hallazgo N° 1TÍTULO: Cumplimiento de funciones
Condición
Las funciones del encargado de servicio técnico se están
cumpliendo en un 80% se debe investigar porque no está
cumpliendo con el 20%
Criterio Observación de normas y políticas para el área.
Causa Poco control del personal bajo su responsabilidad.
Efecto Al no cumplir con lo establecido estaría faltando a la
responsabilidad encargada.
CONCLUSIÓN: Se encuentradesarrollando sus funciones en un80%
RECOMENDACIÓN: Hacercumplir las obligaciones delrepresentante encargado.
HS2.1/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
109
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
HOJA DE HALLAZGOS
Área:Servicio Técnico
Procedimiento:Verificar si se brinda asistencia técnica de inmediato, asistenciapostventa.
Hallazgo N°2TÍTULO: Control de asistencia técnicaCondición Existe gran aceptabilidad y confianza en la empresa por cuanto los
clientes en su mayoría los clientes se encuentran satisfechos.
Criterio Se debe buscar investigar porque un pequeño porcentaje de
clientes no está satisfecho.
Causa La falta de los repuestos puedo ser la causa para que ese pequeño
grupo de clientes no esté satisfecho.
Efecto Tener un stock de repuestos partes y piezas puede ser la solución
a los problemas posteriores.
CONCLUSIÓN: Existe un altogrado de confianza y seguridadde los clientes a la empresa.
RECOMENDACIÓN: Tratar detener un stock limitado osuficiente de partes y piezas paracumplir requerimientos.
HS3.1/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
110
3.4.4. Área de recursos humanos3.4.4.1. Evaluación control interno área de recursos humanos
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
Evaluación cuestionario de control interno
No. PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIO
SI NO NA
1 Las funciones de cada área seencuentran definidas dentro de unamanual organizacional.
X No tienen procesoestablecido.
2 Se ha definido políticas para laadministración de personal.
X
3 ¿Aplica un proceso para la selecciónde personal?
X
4 El personal está cumpliendo con loasignado en su labor.
X
5 Son adecuadas las condiciones físicasde los trabajadores.
X Espacio físicoreducido.
6 Tiene un control de los reclamos yquejas de los clientes.
X
7 Existen políticas de valores en laempresa.
X
8 Tienen políticas definidas para elotorgamiento de los créditos.
X
9 Se realizan capacitaciones periódicasde asistencia y mantenimiento.
X
10 Se realiza capacitaciones demotivación y desarrollo.
x
Elaborado por: Marina Bustamante V. Aprobado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 5/05/2012 5/05/2012
R11/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
111
3.4.4.2. Matriz de ponderación
Bitlogic S.A.Soluciones Computacionales
MATRIZ DE PONDERACIÓNEntidad: Bitlogic S.A.
Tipo de examen: Auditoría de gestión año 2010
Subcomponente: Recursos Humanos
N° DESCRIPCIÓN PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
1 Las funciones de cada área se
encuentran definidas dentro de una
manual organizacional.
10 5
2 Se ha definido políticas para la
administración de personal.
10 5
3 ¿Aplica un proceso para la selección de
personal?
10 10
4 El personal está cumpliendo con lo
asignado en su labor.
10 10
5 Son adecuadas las condiciones físicas
de los trabajadores.
10 5
6 Tiene un control de los reclamos y quejas
de los clientes.
10 10
7 Existen políticas de valores en la
empresa.
10 5
8 Tienen políticas definidas para el
otorgamiento de los créditos.
10 0
9 Se realizan capacitaciones periódicas de
asistencia y mantenimiento.
10 10
10 Se realiza capacitaciones de motivación
y desarrollo.
10 5
TOTAL 100 65
R12/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
112
3.4.4.3. Resultados evaluación de control interno área recursos humanos.
1. VALORACIÓNPonderación total (PT) =100
Calificación total (CT) = 65
Calificación porcentual (CP) = 65%
FORMULA: CP =
CP = =65%
2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO
El riesgo de auditoría es medio y de igual modo la confianza con un 65% moderada
el 35% demuestra que falta de seguimiento a lo planificado o de implementar
manuales de procedimientos con principios y valores institucionales, esto se debe a
que no los tienen instituidos.
RIESGO
ALTO BAJOMEDIO
ALTAMEDIABAJA
CONFIANZA
15% - 50% 51% - 75 % 76% - 100%
R1
3/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
113
3.4.4.4. Papeles de trabajo.
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
RECURSOS HUMANOS
Procedimientos2.- Realizar entrevistas al personal y jefes áreas.
APLICACIÓN:
Se formuló preguntas cerradas dirigidas al personal y jefes departamentales con
el fin de obtener información sobre las buenas relaciones laborales y
conocimiento de los principios y valores de la empresa.
Se debe implantar un indicador de gestión para determinar el grado de
satisfacción de los trabajadores.
En las representaciones graficas se demuestra el grado de conocimiento de la
empresa.
Elaborado por: Marina Bustamante V. Aprobado por: Dra. Elsa CárdenasNelson G. Gustavo
Fecha: 7/05/2012 Fecha: 7/05/2012
R21/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
114
3.4.4.5. Cédula narrativa
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
CEDULA NARRATIVA
Alcance: Verificar si el área de recursos humanos aplica principios y valores
instituciones y éticos para el buen funcionamiento de la empresa.
Subcomponente: Recursos humanos.
1.- Mediante la entrevista realizada al personal se comprueba que existe un total
desconocimiento de los principios y valores institucionales, es importante que el
personal este siempre al tanto de la misión visón de la empresa.
Se deja establecido el indicador de gestión para que posteriormente sea puesto
en práctica.
Satisfacción cliente = Cliente interno satisfecho
Total trabajadores
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha:5//05/2012 Fecha: 5/05/2012
R31/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
115
3.4.4.6. Aplicación de encuestas cliente internoPregunta # 1.- ¿Se siente a gusto con su posición en la empresa?
Gráfico # 24
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Según el gráfico el 83% se encuentra satisfecho en el lugar de trabajo el
17% falta motivación e integración de la empresa.
Pregunta # 2.- ¿Conoce la conceptualización de misión y visión de la empresa?
Gráfico # 25
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Gerencia no ha explicado los alcances de la misión y a nivel de rangos
inferiores solo a nivel de jefatura.
67%
PREGUNTA # 2
SI
RESPUESTAS
SI NO
10 2
RESPUESTAS
SI NO
4 8
AUDITORÍA DE GESTÍON
115
3.4.4.6. Aplicación de encuestas cliente internoPregunta # 1.- ¿Se siente a gusto con su posición en la empresa?
Gráfico # 24
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Según el gráfico el 83% se encuentra satisfecho en el lugar de trabajo el
17% falta motivación e integración de la empresa.
Pregunta # 2.- ¿Conoce la conceptualización de misión y visión de la empresa?
Gráfico # 25
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Gerencia no ha explicado los alcances de la misión y a nivel de rangos
inferiores solo a nivel de jefatura.
33%
67%
PREGUNTA # 2
SI NO
RESPUESTAS
SI NO
10 2
RESPUESTAS
SI NO
4 8
AUDITORÍA DE GESTÍON
115
3.4.4.6. Aplicación de encuestas cliente internoPregunta # 1.- ¿Se siente a gusto con su posición en la empresa?
Gráfico # 24
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Según el gráfico el 83% se encuentra satisfecho en el lugar de trabajo el
17% falta motivación e integración de la empresa.
Pregunta # 2.- ¿Conoce la conceptualización de misión y visión de la empresa?
Gráfico # 25
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Gerencia no ha explicado los alcances de la misión y a nivel de rangos
inferiores solo a nivel de jefatura.
RESPUESTAS
SI NO
10 2
RESPUESTAS
SI NO
4 8
AUDITORÍA DE GESTÍON
116
Pregunta # 3.- ¿Conoce los principios y valores de la empresa?
Gráfico # 26
Fuente: I.G.
Elaborado por:Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: De igual manera el 67% no conoce los principios y valores
institucionales, ya que no están establecidos.
Pregunta # 4.- ¿Los directivos le informan de las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas que la empresa posee?
Gráfico # 27
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Existe un grado muy elevado que confirman que les informan del foda
solo se conoce a nivel de jefatura con un 33% y a nivel de rangos inferiores el 76%
desconoce esta herramienta.
RESPUESTAS
SI NO
4 8
RESPUESTAS
SI NO
4 8
AUDITORÍA DE GESTÍON
116
Pregunta # 3.- ¿Conoce los principios y valores de la empresa?
Gráfico # 26
Fuente: I.G.
Elaborado por:Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: De igual manera el 67% no conoce los principios y valores
institucionales, ya que no están establecidos.
Pregunta # 4.- ¿Los directivos le informan de las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas que la empresa posee?
Gráfico # 27
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Existe un grado muy elevado que confirman que les informan del foda
solo se conoce a nivel de jefatura con un 33% y a nivel de rangos inferiores el 76%
desconoce esta herramienta.
RESPUESTAS
SI NO
4 8
RESPUESTAS
SI NO
4 8
AUDITORÍA DE GESTÍON
116
Pregunta # 3.- ¿Conoce los principios y valores de la empresa?
Gráfico # 26
Fuente: I.G.
Elaborado por:Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: De igual manera el 67% no conoce los principios y valores
institucionales, ya que no están establecidos.
Pregunta # 4.- ¿Los directivos le informan de las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas que la empresa posee?
Gráfico # 27
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Existe un grado muy elevado que confirman que les informan del foda
solo se conoce a nivel de jefatura con un 33% y a nivel de rangos inferiores el 76%
desconoce esta herramienta.
RESPUESTAS
SI NO
4 8
RESPUESTAS
SI NO
4 8
AUDITORÍA DE GESTÍON
117
Pregunta # 5.-¿Existe un ambiente positivo laboral en las actividades diarias?
Gráfico # 28
Fuente: I.G.
Elaborado por:Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El 75% se siente integrado en la empresa y el 25% por falta de
elementos de capacitación y motivación.
Pregunta # 6.- ¿La gerencia mira sus aptitudes y mejoras continuas y estimula?
Gráfico # 29
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Solo a nivel de jefaturas alcanza un 67% y el 33% no esto se debe a
que no existes norma ni políticas.
33%
PREGUNTA # 6
SI
RESPUESTAS
SI NO
9 3
RESPUESTAS
SI NO
8 4
AUDITORÍA DE GESTÍON
117
Pregunta # 5.-¿Existe un ambiente positivo laboral en las actividades diarias?
Gráfico # 28
Fuente: I.G.
Elaborado por:Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El 75% se siente integrado en la empresa y el 25% por falta de
elementos de capacitación y motivación.
Pregunta # 6.- ¿La gerencia mira sus aptitudes y mejoras continuas y estimula?
Gráfico # 29
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Solo a nivel de jefaturas alcanza un 67% y el 33% no esto se debe a
que no existes norma ni políticas.
67%33%
PREGUNTA # 6
SI NO
RESPUESTAS
SI NO
9 3
RESPUESTAS
SI NO
8 4
AUDITORÍA DE GESTÍON
117
Pregunta # 5.-¿Existe un ambiente positivo laboral en las actividades diarias?
Gráfico # 28
Fuente: I.G.
Elaborado por:Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El 75% se siente integrado en la empresa y el 25% por falta de
elementos de capacitación y motivación.
Pregunta # 6.- ¿La gerencia mira sus aptitudes y mejoras continuas y estimula?
Gráfico # 29
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: Solo a nivel de jefaturas alcanza un 67% y el 33% no esto se debe a
que no existes norma ni políticas.
RESPUESTAS
SI NO
9 3
RESPUESTAS
SI NO
8 4
AUDITORÍA DE GESTÍON
118
Pregunta # 7.- ¿Es comunicativo con sus compañeros y directivos?
Gráfico #30
Fuente:
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El 83% por la actividad propia del trabajo confirma que si mientras el
17% falta de integración.
Pregunta # 8.- ¿Debería haber más tendencia a igualdad de género y oportunidades
en la empresa?
Gráfico # 31
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El personal y directivos están de acuerdo a que debe haber tendencia
de igualdad en un 92%.
PREGUNTA # 7RESPUESTAS
SI NO
10 2
RESPUESTAS
SI NO
11 1
AUDITORÍA DE GESTÍON
118
Pregunta # 7.- ¿Es comunicativo con sus compañeros y directivos?
Gráfico #30
Fuente:
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El 83% por la actividad propia del trabajo confirma que si mientras el
17% falta de integración.
Pregunta # 8.- ¿Debería haber más tendencia a igualdad de género y oportunidades
en la empresa?
Gráfico # 31
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El personal y directivos están de acuerdo a que debe haber tendencia
de igualdad en un 92%.
83%
17%
PREGUNTA # 7
SI NO
RESPUESTAS
SI NO
10 2
RESPUESTAS
SI NO
11 1
AUDITORÍA DE GESTÍON
118
Pregunta # 7.- ¿Es comunicativo con sus compañeros y directivos?
Gráfico #30
Fuente:
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El 83% por la actividad propia del trabajo confirma que si mientras el
17% falta de integración.
Pregunta # 8.- ¿Debería haber más tendencia a igualdad de género y oportunidades
en la empresa?
Gráfico # 31
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El personal y directivos están de acuerdo a que debe haber tendencia
de igualdad en un 92%.
RESPUESTAS
SI NO
10 2
RESPUESTAS
SI NO
11 1
AUDITORÍA DE GESTÍON
119
Pregunta # 9.- ¿Debería ser evaluado para propender un ascenso en el cargo?
Gráfico # 32
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El 83% del personal esta propenso a recibir capacitaciones y
evaluaciones para mejorar en todos los aspectos.
Pregunta # 10.- ¿La empresa tiene programas de incentivos que les ayuda a
mejorar su desarrollo profesional?
Grafico # 33
Fuente:
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: No tienen programas de capacitación con el objeto de evaluar aptitudes
y por ende la aplicación de incentivos.
17%
PREGUNTA # 9 RESPUESTAS
SI NO
10 2
RESPUESTAS
SI NO
3 9
AUDITORÍA DE GESTÍON
119
Pregunta # 9.- ¿Debería ser evaluado para propender un ascenso en el cargo?
Gráfico # 32
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El 83% del personal esta propenso a recibir capacitaciones y
evaluaciones para mejorar en todos los aspectos.
Pregunta # 10.- ¿La empresa tiene programas de incentivos que les ayuda a
mejorar su desarrollo profesional?
Grafico # 33
Fuente:
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: No tienen programas de capacitación con el objeto de evaluar aptitudes
y por ende la aplicación de incentivos.
83%
17%
PREGUNTA # 9
SI NORESPUESTAS
SI NO
10 2
RESPUESTAS
SI NO
3 9
AUDITORÍA DE GESTÍON
119
Pregunta # 9.- ¿Debería ser evaluado para propender un ascenso en el cargo?
Gráfico # 32
Fuente: I.G.
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: El 83% del personal esta propenso a recibir capacitaciones y
evaluaciones para mejorar en todos los aspectos.
Pregunta # 10.- ¿La empresa tiene programas de incentivos que les ayuda a
mejorar su desarrollo profesional?
Grafico # 33
Fuente:
Elaborado por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: No tienen programas de capacitación con el objeto de evaluar aptitudes
y por ende la aplicación de incentivos.
RESPUESTAS
SI NO
10 2
RESPUESTAS
SI NO
3 9
AUDITORÍA DE GESTÍON
120
3.4.4.7. Hoja de Hallazgos
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
RECURSOS HUMANOS
Subcomponente: Recursos humanos
Procedimiento: Realizar entrevistas al personal y jefes de área.
Hallazgo N°1TÍTULO: Falta de procedimientos y normas.
Condición Mediante la entrevista realizada al personal se comprueba queexiste un total desconocimiento de los principios y valoresinstitucionales, es importante que el personal este siempre al tantode la misión visón de la empresa.
Criterio Debe haber manuales y procedimientos.
Causa Falta de implementación.
Efecto La empresa puede tener conflictos de desviaciones de recursos.
CONCLUSIÓN: no haycomunicación con el personaldesconoce los principios de laempresa.
RECOMENDACIÓN:Implantardentro del Poa los principios,valores institucionales y valoreséticos.
HR2-1
AUDITORÍA DE GESTÍON
121
3.4.5. Área de gerencia general3.4.5.1. Papeles de trabajo
Bitlogic S.A. Soluciones ComputacionalesAUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010GERENCIA
PROCEDIMIENTO:
3.- Determine si el gerente general cumple con sus funciones establecidas.
APLICACIÒN:
Se formuló preguntas al gerente con el fin de conocer cuáles de las funciones del
área quedesempeña actualmente y cuáles no están siendo desarrolladas.
Preguntas:
1.- ¿Cuales son las funciones que debe cumplir en calidad de gerente general?
2.- ¿Cuales son las funciones que no se encuentra desempeñando?
Respuestas:# de funciones que sonrealizadas
G12/2
8
# de funciones analizadas 12
INDICADOR: División y distribuidor de funciones
División y distribuidor de funciones = áDivisión y distribuidor de funciones =
División y distribuidor de funciones =67%
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 19//05/2012 Fecha: 19/05/2012
G11/2
AUDITORÍA DE GESTÍON
122
3.4.5.2. Tablero: indicador área gerencia general.
NOMBREDEL
INDICADOR
CÁLCULOS INDICADORES Estándar Fuente Análisis
División y
distribuidor
de
funciones
N/A FORMULAPero se cumplen 8
funciones
12 Gerencia I = 8
12 x 100
= 67%
3.4.5.3. Representación gráfica
Gráfico # 34Fuente: IG.Elaborado Por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: el gerente general está cumpliendo con un 67% de las funciones
establecidas, mientras que el 33% está realizando trabajos fuera de la gerencia.
33%
FUNCIONES GERENCIALES
AUDITORÍA DE GESTÍON
122
3.4.5.2. Tablero: indicador área gerencia general.
NOMBREDEL
INDICADOR
CÁLCULOS INDICADORES Estándar Fuente Análisis
División y
distribuidor
de
funciones
N/A FORMULAPero se cumplen 8
funciones
12 Gerencia I = 8
12 x 100
= 67%
3.4.5.3. Representación gráfica
Gráfico # 34Fuente: IG.Elaborado Por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: el gerente general está cumpliendo con un 67% de las funciones
establecidas, mientras que el 33% está realizando trabajos fuera de la gerencia.
67%
33%
FUNCIONES GERENCIALES
SI NO
AUDITORÍA DE GESTÍON
122
3.4.5.2. Tablero: indicador área gerencia general.
NOMBREDEL
INDICADOR
CÁLCULOS INDICADORES Estándar Fuente Análisis
División y
distribuidor
de
funciones
N/A FORMULAPero se cumplen 8
funciones
12 Gerencia I = 8
12 x 100
= 67%
3.4.5.3. Representación gráfica
Gráfico # 34Fuente: IG.Elaborado Por: Marina Bustamante V. y Nelson Gustavo Guerrero
Comentario: el gerente general está cumpliendo con un 67% de las funciones
establecidas, mientras que el 33% está realizando trabajos fuera de la gerencia.
AUDITORÍA DE GESTÍON
123
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
GERENCIA
FUNCIONES GERENCIALESFUNCIONES CUMPLE
OBSERVACIONESSI NO
Planea, supervisa y coordinar todas lasactividades de la empresa.
X
Mantiene reuniones semanales con losjefes de áreas.
X Por hacer seguimientos aclientes potenciales cambiasu agenda.
Evaluar el desempeño de los miembrosde la empresa.
X Por falta de coordinación.
Revisa constantemente los costos delos equipos.
X
Planifica presupuestos de costos yventas.
X
Presentar políticas de incentivos paralos vendedores
X
Vigila el cumplimiento de objetivos,políticas y estrategias
X
Controla la ejecución de lospresupuestos de ventas.
X
Autorizar y ordenar los respectivospagos.
X
Sumilla documentos legales y decontrol.
X
La gerencia cumple con lo estipuladoen la misión y visión como pilaresfundamentales de desarrollo enrelación a los trabajadores.
X Falta de tiempo.
Cuenta la empresa con indicadores degestión en su administración en lagerencia.
X Es desconocido para laempresa.
TOTAL 8 4Total de funciones realizadas 8
Total de funciona analizada 12
Elaborado Por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 19/05/2012 Fecha: 19/05/2012
G12/2
AUDITORÍA DE GESTÍON
124
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
GERENCIA
PROCEDIMIENTO:3.- Establecer indicadores de gestión.
APLICACIÓN:
Para establecer los indicadores de gestión se ha tomado como referencia a los autores
de Kaplan y Kevin David que nos ayuda a ilustrar el cuadro de comando integral de
acuerdo a la misión, visón y plan operativo anual que posee la empresa.
Elaborado Por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 20/05/2012 Fecha:20/05/2012
G21/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
124
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
GERENCIA
PROCEDIMIENTO:3.- Establecer indicadores de gestión.
APLICACIÓN:
Para establecer los indicadores de gestión se ha tomado como referencia a los autores
de Kaplan y Kevin David que nos ayuda a ilustrar el cuadro de comando integral de
acuerdo a la misión, visón y plan operativo anual que posee la empresa.
Elaborado Por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 20/05/2012 Fecha:20/05/2012
G21/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
124
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
GERENCIA
PROCEDIMIENTO:3.- Establecer indicadores de gestión.
APLICACIÓN:
Para establecer los indicadores de gestión se ha tomado como referencia a los autores
de Kaplan y Kevin David que nos ayuda a ilustrar el cuadro de comando integral de
acuerdo a la misión, visón y plan operativo anual que posee la empresa.
Elaborado Por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha: 20/05/2012 Fecha:20/05/2012
G21/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
125
3.4.5.4. Cédulas narrativas
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
CÉDULA NARRATIVA
Alcance: Verificar si el gerente cumple con las funciones establecidas.
Área: Gerencia
.
1.- El gerente no está cumpliendo sus funciones ya que esta mas dedicado al
área de ventas y por tanto existe poca atención en las otras
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha:19/05/2012 Fecha 19/05/2012
G1/1
Se ha encontrado los siguientes hallazgos:
1) Cumplimiento parcial de funciones.
2) Técnicamente no está bien estructurado el POA.
3) Establecimiento de indicadores de gestión.
AUDITORÍA DE GESTÍON
126
Bitlogic S.A. Soluciones ComputacionalesAUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
CÉDULA NARRATIVAAlcance: Demostrar que gerencia cumpla con lo establecido en el POA
Área: Gerencia
.1.- La falta de una planificación estratégica hace que gerencia desconozca de algunos
elementos esenciales para el desarrollo de su empresa. Se deja una ilustración de cómo
la empresa debe planificar sus objetivos y determinar los indicadores de gestión
tomando en cuenta las cuatro perspectivas esenciales que todo negocio debe aplicar,
empezando desde el aprendizaje y crecimiento y terminando con la perspectiva
financiera.
FINANCIERA¿Que objetivos financierosdebemos lograr para ser
exitosos?
APRENDISAJE YCRECIMIENTO
¿Como debe nuestra empresaaprender a innovar paraalcanzar los objetivos?
CLIENTE¿Que necesidades de los
clientes debemos atnder paratener exito?
PROCESO INTERNO¿En que procesos debemos ser
excelentes?
PERSPECTIVAS
FINANCIERACosto óptimo de las operaciones
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTOSatisfacción trabajadores
CLIENTESatisfacción del cliente
PROCESOS INTERNOSExcelencia en adquisiciones de
equipos.Entregas a tiempo
MISIÓNVISIÓN
HG2/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
127
Elaborado por: Marina Bustamante V. Revisado por: Dra. Elsa CárdenasNelson Gustavo Guerrero
Fecha:20/05/2012 Fecha: 20/05/2012
AUDITORÍA DE GESTÍON
128
3.4.5.5. Hoja de hallazgos
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
HOJA DE HALLAZGOS
Área: Gerencia
Procedimiento:Verificar que gerencia cumpla con sus funciones.
Hallazgo N°1TÍTULO:Cumplimiento parcial de funciones.Condición El gerente no cumple satisfactoriamente con todas las funciones
que implican sucargo, debido a que su enfoque esta masenmarcado en el área de ventas.
Criterio Debería enmarcarse y limitarse a la estructuración y conformacióndel plan operativo anual como guía fundamental para el desarrollode las actividades.
Causa Debido a que su orientación se da más a efectivizar ventas en elsector público, como también en el sector privado.POAFunciones gerenciales.
Efecto La gerencia tiene una sobrecarga de funciones que le impidecumplir satisfactoriamente el trabajode su rol principal que es dirigira la empresa en calidad de gerente.
CONCLUSIÓN: Existe una malaadministración en el control yfunciones.
RECOMENDACIÓN: Formarpolíticas, normas que permitacontrolar con mayor eficiencia losjefes de cada área.
HG1/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
129
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
HOJA DE HALLAZGOS
Área: Gerencia
Procedimiento: Comprobar la estructura del plan operativo anual.
Hallazgo N°2
TÍTULO:Técnicamente no está bien estructurado el POA.
Condición El plan operativo anual se encuentra elaborado de manera generalno definen los objetivos claros a cumplirse.
Criterio Debe existir una planificación estratégica de la cual el planoperativo es una parte y por ende su estructuración debe estarenmarcada a lineamientos más técnicos.
Causa Falta de asesoramiento técnico en la estructura del plan operativoanual.POAObjetivos gerenciales
Efecto No tiene una visión profunda de la administración de todos losrecursos con lo que cuenta la empresa.
CONCLUSIÓN: No existe unaadecuada planificaciónestratégica.
RECOMENDACIÓN: Reestructurarel plan operativo anual,determinando objetivos claros,metas, estrategias.
HG2/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
130
Bitlogic S.A. Soluciones Computacionales
AUDITORÍA DE GESTIÓNPeriodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
HOJA DE HALLAZGOS
Área:Gerencia
Procedimiento:Establecer indicadores de gestión
Hallazgo N°3TÍTULO: Establecimiento de indicadores de gestión.
Condición La empresa no tiene definido los indicadores de gestión por cuanto
es la primera vez que se realiza una auditoría de gestión.
Criterio Se debe determinar los indicadores básicos que son de
cumplimiento, oportunidad y calidad.
Causa Al no desarrollar estos indicadores la empresa no sabrá determinar
si está cumpliendo con la misión, visión y plan operativo anual.
Efecto Es importante dejar implantados estos indicadores que serán de
gran ayuda para el desarrollo de la empresa.
CONCLUSIÓN: No existendeterminados los indicadores degestión que permitan establecer laeficiencia, eficacia
RECOMENDACIÓN: Implantar elcuadro de comando integral, todaempresa por más pequeña quesea debe tener.
HG3/3
AUDITORÍA DE GESTÍON
131
CAPÍTULO IV
4. Fase IV Comunicación de resultados4.1. Carta de presentación
BITLOGIC S.A.Soluciones Computacionales
Quito, 15 de junio del 2012
Señor ingeniero
Patricio PhilcoGERENTE GENERALBITLOGIC. S.A.Ciudad.
De nuestras consideraciones:
Se ha realizado la auditoría de gestión al departamento de ventas correspondiente
al período del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2010.
El trabajo fue efectuado tomando como base las normas de auditoría
generalmente aceptadas lo que permitió realizar una evaluación independientes
con la información proporcionada por parte de la gerencia general y el
departamento auditado, cuyos resultados de esta auditoría se encuentran
expresados en los comentarios y las recomendaciones respectivas.
Particular que comunicamos para los fines consiguientes.
Atentamente.
__________________ ________________
Marina Bustamante V. Nelson G. Guerrero
C.C. 1712133832 C.C. 1703457984
AUDITORÍA DE GESTÍON
132
4.2. Informe de auditoría
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE VENTAS
RESPONSABLES: Marina Bustamante V.Nelson G. Guerrero
Período: del 1 de enero del de diciembre del 2010
Fecha de inicio: 15/05/2011Fecha de terminación: 15/06/2012
AUDITORÍA DE GESTÍON
133
CONTENIDO
4.3. CAPÍTULO I
Informe introducción
Motivo del examen
Objetivo del examen
Objetivo del examen
Alcance del examen
Base Legal.
Estructura orgánica
Nivel directivo
Funcionarios Principales
4.4. CAPÍTULO II
Resultados del examen
Conclusiones
Recomendaciones
4.5. CAPITULO III
Fase IV seguimiento
4.6. CAPÍTULO IV
Anexos
4.7. Bibliografía
AUDITORÍA DE GESTÍON
134
CAPÍTULO I
Informe introducción
Motivo del examen
El presente examen de auditoría de gestión se ejecutó en base al plan operativo
anual y toda la información disponible en el correspondiente periodo del año
2010, según carta de autorización por parte de la gerencia general de la
compañía Bitlogic S.A. con fecha 15 de mayo del 2011.
Objetivo de la auditoría de gestión
Realizar la auditoría de gestión a la empresa Bitlogic soluciones computacionales
que permita determinar las oportunidades de mejora existentes en la misma, a fin
de generar y aplicar indicadores de gestión tendientes a contribuir con el mejor
desempeño de las funciones asignadas a cada una de las áreas.
Objetivos EspecíficosEvaluar la eficiencia del control interno de las Áreas de ventas, bodega, servicio
técnico, recursos humanos y gerencia general, mediante la apreciación de las
actividades internas existentes, además de identificar puntos críticos de las
mismas.
Mejorar el desempeño de las funciones asignadas a las áreas que componen la
empresa con la incorporación de indicadores de gestión.
Alcance del examen
Se realizará la auditoría de gestión a las áreas ventas, bodega, servicio técnico,
recursos humanos y gerencia general, de la empresa Bitlogic S.A. soluciones
computacionales para el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de
diciembre de 2010. Las labores de auditoría para las áreas descritas empezarán
en enero del 2012 y culminarán el mes de junio del 2012.
AUDITORÍA DE GESTÍON
135
Base Legal
En el presente examen se conto con las siguientes disposiciones que se anotan
a continuación:
Escritura pública
Registro único de contribuyentes
N° patronal
Plan operativo anual
1.5 Estructura orgánica:La empresa “Bitlogic S.A soluciones computacionales”
funciona con la siguiente estructura:
Nivel directivo
Representado por la Junta General de Accionistas y Directorio. Ing. Alejandro
Suntaxi, Lic. Marianela Montero e Ing. Sonia Núñez.
Nivel EjecutivoRepresentado por el Gerente General, el Ing. Patricio Philco.
Nivel de apoyoRepresentado por el Dr. Carlos Peña como abogado, Leonela Núñez como
comisario externo y Pablo Puruncajas como contador externo.
Funcionarios PrincipalesLos principales funcionarios relacionados con el examen son:
Ing. Alejandro Suntaxi Presidente
Ing. Patricio Philco Gerente general
Señor Rogger Castillo Jefe de ventas
Señor Cristian Armas Jefe de bodega
AUDITORÍA DE GESTÍON
136
CAPÍTULO II
Resultados del examen
Comunicación de resultados
Motivo del examen
El presente examen de auditoría de gestión se ejecutó en base al plan operativo
anual y toda la información disponible en el correspondiente periodo del año 2010,
según carta de autorización por parte de la gerencia general de la compañía
Bitlogic S.A. con fecha 15 de mayo del 2011.
Indicadores utilizados
Área de ventas
Total de ventas 2010 x 100
Total de ventas 2009
Muestra el porcentaje de las ventas
obtenidas en el 2010
Funciones realizadas
Funciones analizadas
Determina el número de funciones
realizadas por los jefes de área.
% de clientes incrementados x 100
Total clientes
Refleja el incremento en porcentaje de
clientes
Numero de talleres realizados
Total de talleres programados
Cantidad de talleres ejecutados en
relación a lo programado.
Total de productos incorporados
Total de productos programados
Determina la cantidad de los productos
incorporados.
Área de bodega
Funciones realizadas
Funciones analizadas
Determina el número de funciones
realizadas por el bodeguero.
Servicio técnico
Funciones realizadas
Funciones analizadas
Determina el número de funciones
realizadas por el jefe de servicio
técnico
AUDITORÍA DE GESTÍON
137
Resultados por área
Subcomponente de ventas En el departamento cumplió las siguientes expectativas: Las ventas del año 2010 con relación al año 2009 cumplió el 10% de lo
planificado. La medición satisfacción cliente determino que en un 49% supero a la
expectativa de un 20%. Los talleres se realizaron en un 67% El incremento de clientes fue del 30% superando una expectativa del 15%. Los productos incorporados se implementaron en un 60% en relación al
estándar o expectativa.
Subcomponente de bodega En relación a bodega el nivel de confianza alcanzo en un 75%, lo que
demuestra que un 25% corresponde a que no existe procedimientos omanuales de control.
El responsable de bodega cumple un 89% con las funciones a éldeterminadas quedando un 11% relativo de confianza debido a que noexisten procedimientos y controles internos bien definidos con grados deresponsabilidad.
Subcomponente de servicios técnicos La relación servicio técnico control interno tiene un nivel esperado bajo de
riesgo en un porcentaje del 89% y un 11% de riesgo inherente. El área técnica cumple un 80% de funciones preestablecidas y un 20% por
falta de procedimientos y controles técnicamente estipulados no loscumple.
Subcomponente de recursos humanos Debido a falta de manuales de procedimientos administrativos el nivel de
confianza está en un 65%; siendo un 35% un porcentaje muy alto deaceptabilidad en el sistema implantado.
Subcomponente de gerencia general.La determinación del 67% de cumplimiento de funciones establecidas por lagerencia se debe a que su enfoque esta dado el control al área de ventas, estosignifica que el 33% representa las otras áreas que no tienen un seguimientoconstante.
AUDITORÍA DE GESTÍON
138
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Subcomponente de ventas
Control interno El área de ventas auditada tiende a tener un alto riesgo de control ya que,
su orientación esta dado solamente a los resultados por tal razón esto
puede producir deslindamiento de responsabilidades y por ende pérdida
de recursos.
Recomendación
Al jefe de ventas
Se debe implementar una planificación estratégica a corto, mediano o
largo plazo o a su vez un plan operativo anual técnicamente estructurado.
Subcomponente de bodega
Administración de inventarios:
El sistema de bodega lleva un registro mediante una base de datos de los
equipos partes y piezas, pese a la seguridad que depositan en el sistema
es necesario llevar un control físico.
Recomendación
A encargado de bodega:
Debe llevar un control físico al menos una vez al año, se recomiendaademás presentar un reporte mensual de todos los ingresos y salidas delos equipos.
AUDITORÍA DE GESTÍON
139
Subcomponente de servicios técnicos
Cumplimiento parcial de funciones
Cumple parcialmente sus funciones esto se debe a que no existen
normas y procedimientos lo que puede tener desviaciones que perjudique
la buena imagen de la empresa.
Recomendación
Al jefe de servicio técnico:
Implementar manuales necesarios en los cuales consten las políticas y
procedimientos como guías operativas.
Subcomponente de recursos humanos
Falta de principios y valores:
No hay comunicación con el personal por parte de los directivos,
desconocen los principios de la empresa.
Recomendación
A la gerencia:
Establecer un cronograma de capacitaciones con el objeto de que exista
mayor integridad del personal hacia sus actividades como también
motivaciones orientadas a unas buenas relaciones humanas.
Implantar dentro del Poa los principios, valores institucionales y valores
éticos.
AUDITORÍA DE GESTÍON
140
Subcomponente de gerencia general.
Cumplimiento parcial de funciones: No esta cumpliendo con el total de sus funciones ya que esta más
dedicado al área de ventas y por tanto existe poca atención al resto de
áreas.
Recomendación
A la gerencia:
El gerente debe centrase en su posición y dar atención a todas las áreas.
Debe implementar políticas estratégicas que le ayude a manejar con
eficiencia los recursos de la empresa.
Técnicamente no esta estructurado el POA. La falta de una planificación estratégica hace que regencia desconozca
algunos elementos esenciales para el desarrollo de la empresa.
Recomendación
A la gerencia:
Reestructurar el plan operativo anual, determinando objetivos claros,
metas y estrategias.
Establecimiento de indicadores de gestión. La empresa no tiene determinado los indicadores de gestión, lo cual se ha
realizado un diseño y pueda ser aplicado.
RecomendaciónA la gerencia:
Implantar el cuadro de comando integral recomendado, que será de guía
para el mejoramiento de la empresa.
AUDITORÍA DE GESTÍON
141
CÀPÍTULO III
FASE V SEGUIMIENTO
El trabajo de auditoría es un proceso continuo, y por lo tanto requiere un
seguimiento posterior al examen con la finalidad de evaluar si las recomendaciones
para mejorar la planificación estratégica han sido aceptadas y se está corrigiendo
las debilidades encontradas, puesto que sólo así se logrará el crecimiento deseado
para la empresa. Se comprobará que las acciones tomadas por la gerencia de la
empresa Bitlogic S.A soluciones computacionales se están realizando. Por lo que se
sugiere que el gerente general realice un seguimiento continuo de las
recomendaciones emitidas en este informe.
AUDITORÍA DE GESTÍON
142
CAPÍTULO IV
AnexosEscritura de constitución
Registro mercantil
Registro único de contribuyentes
Ruc
Carta Ing. Patricio Philco
Plan operativo anual
Encuesta cuestionario de control externo
Encuesta cuestionario de control interno
Tabulación de encuestas
AUDITORÍA DE GESTÍON
143
Bitlogic S.A. Soluciones ComputacionalesAUDITORÍA DE GESTIÓN
ENCUESTA- CLIENTE EXTERNOMarque una sola vez con una X en el paréntesis la respuesta más acertada siendo uno el indicador másbajo y cinco el indicador más alto.
1.- ¿Se siente satisfecho con los equipos y accesorios de la marca Apple?
( ) ( ) ( ) ( ) ( )
1 2 3 4 5
2.- ¿Sus necesidades le obligaron a elegir Apple?
( ) ( ) ( ) ( ) ( )
1 2 3 4 5
3.- ¿Recibe un seguimiento posventa del equipo en garantía?
( ) ( ) ( ) ( ) ( )
1 2 3 4 5
4.- ¿Cuando su equipo ha tenido fallas de fábrica le cambian por otro nuevo?
( ) ( ) ( ) ( ) ( )
1 2 3 4 5
5.- ¿Le brindan asistencia técnica inmediata?
( ) ( ) ( ) ( ) ( )
1 2 3 4 5
6.- ¿Confía en la empresa que le vendió los equipos?
( ) ( ) ( ) ( ) ( )
1 2 3 4 5
7.- ¿La sección ventas le informan de las nuevas líneas de productos y promociones?
( ) ( ) ( ) ( ) ( )
1 2 3 4 5
8.- ¿Se siente satisfecho con los accesorios que le provee la empresa Bitlogic?
( ) ( ) ( ) ( ) ( )
1 2 3 4 5
9.- ¿Está de acuerdo con la garantía que le ofrece la empresa?
( ) ( ) ( ) ( ) ( )
1 2 3 4 5
10.- ¿Necesita un seguro adicional a más de la garantía del equipo?
( ) ( ) ( ) ( ) ( )
1 2 3 4 5
Fecha: _______________________________
ECE1/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
144
Bitlogic S.A. Soluciones ComputacionalesAUDITORÍA DE GESTIÓN
ENTREVISTA- CLIENTE INTERNO
Dentro del paréntesis marque con una X, a la respuesta más acertada.
1.- ¿Se siente agusto con su posición en la empresa?
SI ( ) NO ( )
2.- ¿Conoce la conceptualización de misión y visión de la empresa?
SI ( ) NO ( )
3.- ¿Conoce los principios y valores de la empresa?
SI ( ) NO ( )
4.- ¿Los directivos le informan de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que
la empresa posee?
SI ( ) NO ( )
5.- ¿Existe un ambiente positivo laboral en las actividades diarias?
SI ( ) NO ( )
6.- ¿La gerencia mira sus aptitudes y mejoras continuas y estimula?
SI ( ) NO ( )
7.- ¿Es comunicativo con sus compañeros y directivos?
SI ( ) NO ( )
8.- ¿Debería haber más tendencia a igualdad de género y oportunidades en la empresa?
SI ( ) NO ( )
9.- ¿Debería ser evaluado para propender un ascenso en el cargo?
SI ( ) NO ( )
10.- ¿La empresa tiene programas de incentivos que les ayuda a mejorar su desarrollo
profesional?
SI ( ) NO ( )
Fecha: _______________________________
ECI1/1
AUDITORÍA DE GESTÍON
145
Tabulación de encuestas
Cliente externoN° PREGUNTA ATRIBUTOS (A) EVALUACIÓN (B)
RESULTANTEDE
PONDERACIÓN
% Acumulado
respuestasde
encuestas
©%
acumulado1.00 2.50 5.00 7.50 10.00
1 Se siente satisfecho con los
equipos y accesorios de la
marca Apple?
0 0 45 130 210 385.00 10% 385.00 10%
2 ¿Sus necesidades le obligaron a
elegir Apple? 0 0 50 150 187.5 387.50 10% 772.50 19%
3 ¿Recibe un seguimiento
posventa del equipo en
garantía?
0 0 55 80 235.5 370.50 10% 1.143.00 29%
4 ¿Cuando su equipo ha tenido
fallas de fábrica le cambian por
otro nuevo?
0 0 35 130 225 390 10% 1.533.00 38%
5 ¿Le brindan asistencia técnica
inmediata? 0 0 40 130 217.5 387.5 10% 1.920,00 48%
6 ¿Confía en la empresa que le
vendieron los equipos? 0 0 30 230 157.5 417.50 10% 2.338,00 59%
7 ¿La sección ventas le informan
de las nuevas líneas de
productos y promociones?
0 0 45 170 180 395.00 10% 2.733,00 69%
8 ¿Se siente satisfecho con los
accesorios que le provee la
empresa Bitlogic?
0 0 25 180 202.5 407.5 10% 3.140,50 79%
9 ¿Está de acuerdo con la
garantía que le ofrece la
empresa?
0 0 25 200 187.5 412.50 10% 3.553,00 89%
10 ¿Necesita un seguro adicional a
más de la garantía del equipo? 0 0 0 280 135 435.00 10% 3.988,00 100%
EVALUACIÓN
Defici
ente
Regul
ar
Bueno Muy
bueno
Excelent
e3.988,00 100%
TOTALES 0 0 370 1680 1938 3.988,00
RESULTADOS 0 0 9 42 49
GUIA PARA ASIGNAR LA EVA. 2 5 10 15 20
DIFERENCIA ENTRA LA
ponderación y la expectativa 0 0 1 22 29
TECE
AUDITORÍA DE GESTÍON
146
Cliente interno
PREGUSTAS SI NO SIN RESPUESTA
1 ¿Se siente a gusto con su posición en la
empresa?10 2 0
2 ¿Conoce la conceptualización de misión y
visión de la empresa?4 8 0
3 ¿Conoce los principios y valores de la
empresa?4 8 0
4 ¿Los directivos le informan de las fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas que la
empresa posee?
4 8 0
5 ¿Existe un ambiente positivo laboral en las
actividades diarias?9 3 0
6 ¿La gerencia mira sus aptitudes y mejoras
continuas y estimula?8 4 0
7 ¿Es comunicativo con sus compañeros y
directivos?10 2 0
8 ¿Debería haber más tendencia a igualdad de
género y oportunidades en la empresa?11 1 0
9 ¿Debería ser evaluado para propender un
ascenso en el cargo?10 2 0
10 ¿La empresa tiene programas de incentivos
que les ayuda a mejorar su desarrollo
profesional?
3 9 0
TOTALES 73 47 0
TECI
AUDITORÍA DE GESTÍON
147
CAPÍTULO V
4.7 Bibliografía
Adam Adam, A. y Becerill Lozada G. (1996) La fiscalía en México, México: Fomento
Unam.
Aguirre Ormaechea, J. M. (2005) Auditoria de control Interno, Madrid: Edición
MMVI.
Andrade, R. (2001) Manual de auditoría de gestión (folleto contraloría general del
estado)
Arens, A. y Ledbbecke, J.K. (1996) Auditoria un enfoque integral, 6 Ed. México.
Blanco Luna, Y. (2003) Normas y procedimientos de la auditoría integral, 1ra. Ed.
Bogotá: Ecoe ediciones.
Betman, T. Snell, S. (2000) Administración: una ventaja competitiva, 4 edición México
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