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AUDITORIAS DE SEGURIDADComponente de un Sistema de Gestión de Seguridad
TNS PREVENCIÓN DE RIESGOSGESTIÓN EN PREVENCIÓN DE RIESGOS Y CONTROL DE PERDIDAS
SANTIAGO RIVAS HORMAZÁBAL
Técnica de Administración, aplicada en las etapas de Planificación y Dirección, desarrolladacon el propósito de:
• Permitir un mejoramiento continuo en las aplicaciones de procedimientos, normas, reglamentación y aplicación de la normativa nacional que esté sujeta a la empresa.– Analiza desviaciones e incumplimientos respecto a lo establecido.– Propone alternativas de mejoras.– Evaluar la eficacia del sistema de Seguridad.– Detectar las desviaciones que se producen en las fases de
Planificación v/s Ejecución de los Procesos.– Reconocer el desempeño por sobre el estándar fijado.
Herramienta que homologa las técnicas de Inspección y Observación se aplica en dos fases:
Administrativa, donde se estudia la planificación del los recursos que necesita el proceso de trabajo, tales como:
Cantidad de Personal, Equipos, Estándares, Turnos de trabajo, Capacitación, Supervisión.
Comprobación Operativa, Se realiza en la línea de trabajo, con el propósito de verificar el cumplimiento de la Planificación Operacional y las desviaciones o deficiencias que se detecten en la ejecución de los procesos de trabajo.
Cumplimiento y Validación: Establecer si las leyes, reglamentos, requisitos y estándares Gubernamentales y de la compañía se cumplen adecuadamente
en el desarrollo de sus procesos. (Documentado)
Verificación: Determinar si los métodos y Procesos de Trabajo en aplicación están en conformidad con las políticas y procedimientos definidas por Ley y la
Empresa. (Implementado)
Todas aquellas desviaciones de Planificación y Organización que se manifiestan negativamente en el proceso operativo, y que incide directamente en los resultados productivos o generan
riesgos de accidentes e incidentes y además permiten generar alternativas de Mejora a los procesos de trabajo
¿Que detectan las Auditorias?
SE APLICAN A LA PLANIFICACIÓN DEL PROCESO Y SE VERIFICAN DE MANERA PRACTICA EN EL AREA PRODUCTIVA
Auditoría Integrada: Es realizada por un equipo multidisciplinario de
Auditores de distintas áreas, liderado por el Prevencionista, se aplica en
procesos complejos y a la organización en general.
Auditoría Específica: Es realizada por uno o más Auditores del Depto.
de Prevención, aplicada a objetivos específicos de seguridad.
•Un profesional que no tenga intereses de por medio, Neutralidad para emitir un buen juicioConducta ética
•Informe veraz y exacto.Fiabilidad
•Que su opinión este basada en las evidencias encontradas en una buen juicio.Celo profesional
•Base para la imparcialidad y objetividad de las conclusionesde la Auditoría.Independencia
•Base racional para alcanzar conclusiones confiables y reproducibles.Evidencia
De los Auditores
Del Proceso de Auditoria
Las evidencias deben ser recopiladas de acuerdo al programa de auditoria, y
además confrontadas con los procedimientos, normas y/o políticas definidas en el
Sistema de Seguridad, según corresponda para determinar su significado y
relevancia. Todas las evidencias deberán ser documentadas y ninguna será
dejada para discusión posterior.
HALLAZGOS
Resultado de la evaluación de la evidencia recogida y comparada al estándar
establecido en el criterio de la Auditoría.
EVIDENCIAS
Registros, declaraciones, fotografías, información relevante.
No-Conformidad Mayor: Falla en el cumplimiento de un requisito mandatorio regulatorio o legal.
No Conformidad Menor: Falla en el cumplimiento de un requisito especifico
Observación: Apreciación efectuada por el Auditor acerca del estado de eficiencia del proceso.
Destacable: El sistema o parte del sistema es evaluado consistentemente cumpliendo o excediendo todos los requisitos auditados.
PROGRAMA ANUAL
ASIGNACIÓN DE AUDITORES
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
RESPONSABILIDAD
Para cada Auditoría definida en el
programa anual, se debe designar un
Auditor Jefe (Prevencionista de Riesgos) y el equipo de auditores que ejecutarán
la Auditoría de acuerdo a las
habilidades y competencias requeridas.
El responsable de la Auditoría debe identificar y definir los requisitos y procedimientos que serán auditados en cada área.
NORMAS PROCEDIMIENTOSLISTA DE
VERIFICACIÓNMANUALES
DISPOSICIONES LEGALES
El responsable de la Auditoría debe:
Fijar Objetivos de la Auditoría.
Desarrollar Lista de Verificación.
Determinar tiempo de duración.
Oficializar Equipo Auditor.
COMUNICACIÓN CON EL AUDITADOEs necesario notificar al responsable del área a Auditar.
Fecha de ejecución de la Auditoría.
Alcance de la Auditoría.
Requisitos a Auditar.
Objetivos.
Áreas involucradas.
Requerimientos de ingreso a las instalaciones,
equipos, personal, documentación, entre otros.
REUNIÓN CON EQUIPO AUDITOREl Auditor Jefe reunirse con el Equipo Auditor para:
Anunciar objetivos de la Auditoría.
Conocer a los miembros del equipo.
Estandarizar criterios entre los auditores.Establecer canales de comunicación.
Fijar reunión Post-Auditoría.
REUNIÓN INICIAL
ACCIÓN EN TERRENO
BRIEFING EQUIPO DE AUDITORES
REUNIÓN FINAL
El proceso de Auditoría comienza con una reunión inicial entre el Equipo Auditor y el responsable del área auditada con el fin de presentarse ambas partes, especificar las condiciones de la auditoría y realizar las coordinaciones necesarias para cumplir los objetivos y tiempos definidos.
• Se procede por departamentos y consiste en
entrevistas de los Auditores con los miembros del
departamento auditado con el fin de establecer su
desempeño detectando las no conformidades o
desviaciones respecto a los
procedimientos, instrucciones y normas
establecidas por la empresa.
• El éxito de una Auditoría puede depender de la forma en que el Auditor/es se comunica con el auditado y de cómo ellos reaccionan bajo las diferentes condiciones dadas durante el proceso de Auditoría.
Dejar Hablar, Haga sentir cómodo al auditado, demuestre su
interés, utilice lenguaje corporal, elimine cualquier distracción, evite el
uso de preguntas cerradas, incite al auditado al dialogo, escuche los
puntos de vista, no discuta con el auditado.
• Las evidencias o la información en la Auditoríaes recolectada entre el personal observando yverificando los procesos, sistemas y prácticas.
• Las observaciones deben incluir tanto lasinstalaciones como el comportamiento de losempleados.
• Asegurarse que toda la documentación se
encuentra en lugar previsto, ordenado y disponible.
• Comportarse durante la auditoría en forma que se
proporcionen respuestas abiertas y sinceras a las
preguntas del auditor.
• Acoger con buena disposición los puntos débiles
detectados por los auditores ya que conducen a
mejoras para el propio trabajo.
• El auditor debe ser capaz de aplicar e interpretarcorrectamente las normas y procedimientos en las quese basa el sistema Auditado.
• Crear una atmósfera que permita el buen intercambiode información entre él y el auditado.
• Interpretar y documentar los hallazgos detectados demanera amplia y objetiva.
• Describir con claridad el aspecto que requiere mejora.• Registrar las pruebas de la desviación encontrada.
• Las evidencias deben ser claras, sin dar lugar aambigüedades.
• Indicar la importancia de cada desviación.
• Al finalizar las entrevistas, el Auditor
jefe y los auditores se reúnen para
estandarizar criterios respecto a los
hallazgos encontrados, clasificarlos y
preparar el borrador del informe.
• En la reunión final, se discuten con los
representantes del área auditada los
hallazgos de la auditoría, presentando
el borrador del informe.
INFORME DISTRIBUCIÓN
• El Auditor jefe de acuerdo a la información
entregada por los Auditores redacta el
informe final el cual contendrá todas lasdesviaciones detectadas.
• Se remite a las Jefaturas superiores y a todas
las áreas involucradas en sus correcciones.
El informe de Auditoría debe documentar:
• Lugar y fecha de la Auditoría.• Equipo Auditor.• Representante del Departamento auditado.• Alcance y objetivo de la Auditoría.• Programa de Auditoría.• Resumen de hallazgos.• Conclusiones. • Plan de acciones correctivas y seguimiento.
• En el caso de evaluar que el resultado de la
Auditoría determine un alto o medio nivel de riesgo
asociado, se debe iniciar de inmediato el análisis
de las causas y la búsqueda de acciones
correctivas que puedan ser aplicadas en el menor
tiempo posible.
• Por cada Hallazgo u Observación
detectado, el Auditado debe
comprometerse con la acción de
solución y una fecha para concretarla.
• Estas acciones correctivas deben ser
Monitoreadas con el objetivo de
controlar su cumplimiento.
Corregir desviaciones de gestión de planificación v/s trabajo operacional.
Mejoramiento continúo.
Corregir las deficiencias que pueden generar incidentes, accidentes o
baja de producción.
Mantener un ambiente físico adecuado para un trabajo
seguro, productivo y de calidad.
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SANTIAGO RIVAS HORMAZÁBAL