ANALISIS DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO

CODIGO DE LA TAREA AS 03

FUNCIONES Y ORIENTACION DEL TRABAJADOR

COSAS % DATOS % PERSONAS %

4 65 3 25 1 10

INTRUCCIONES PARA EL TRABAJADOR

DESARROLLO EDUCATIVO GENERAL

RAZONAMIENTO MATEMATICA LENGUAJE

2 1 3

META:

Asistir a un ejecutivo de la universidad u organización en asuntos

administrativos y ejecutivos.

Cargos con los cuales debe coordinar su trabajo: las secretarias de otros

ejecutivos; otros jefes de la organización;  empleados de la organización;

clientes externos; proveedores externos.    

ODJETIVOS:

Es la encargada de desempeñar labores de oficina en general para auxiliar a

los ejecutivos en sus labores administrativas , así como de realizar el pago en

efectivo a proveedores y empleados en este caso a los docentes de la

universidad.

TAREA:

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando,

anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.

Transcribe a máquina o en computador correspondencia

como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas,

resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y

carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras,

exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.

Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago,

recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y

demás formatos de uso de la dependencia.

Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.

Realiza y recibe llamadas telefónicas.

Actualiza la agenda de su superior.

Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de

reuniones y eventos.

Convoca a reuniones de la unidad.

Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.

Elabora cheques.

Lleva control de caja chica.

PARA REALIZAR ESTA TAREA:

a) Estudios:

Escolaridad mínima: bachiller mercantil

Número de años: 2 años

Especialización o carrera: secretariado computarizado

b) Experiencia:

Tipo: carácter operativo en el área secretarial y de oficina .

Número de años : 3 años

c) Capacitación especial:

*TIPO: *NUMERO DE AÑOS:

-bachiller de secretariado 6 meses

-bachiller en computación 6 meses

d) Habilidades especiales:

Mecanografia: 12 p.p.m

Taquigrafía: rapidez al tomar notas

Otras: Dominio para hablar oratoria

CONTENIDO DE LA CAPACITACION:

*Técnicas secretariales

*Manejo común de equipo y oficina

*Técnicas de archivo , redacción , taquigrafía

*Relaciones humanas.

*Normas de cortesía.

*Técnicas de Fichaje y Kardex.

DESCRIPCION DEL PUESTO

NOMBRE: Jessica Dominguez de Rodriguez

DENOMINACION DEL PUESTO: Secretaria

DEPARTAMENTO: Administarcion

NUMERO DEL PUESTO: 12

NOMBRE DEL SUPERIO: Mirian huamani de ortiz

CARGO DEL SUPERVISOR: Jefe del área de Administracion

APROBADO POR: Mirian huamani de ortiz

FECHA DE APROBACION: 18 de mayo 2013

RESUMEN:

Es la encargada de desempeñar labores de oficina en general para auxiliar a

los ejecutivos en sus labores administrativas , así como de realizar el pago en

efectivo a proveedores y empleados en este caso a los docentes de la

universidad.

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando,

anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.

Transcribe a máquina o en computador correspondencia

como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas,

resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y

carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras,

exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.

Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago,

recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y

demás formatos de uso de la dependencia.

Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.

Realiza y recibe llamadas telefónicas.

Actualiza la agenda de su superior.

Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de

reuniones y eventos.

Convoca a reuniones de la unidad.

Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.

Elabora cheques.

Lleva control de caja chica.

RESPONSABILIDADES DE LA SUPERVICION:

El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce

supervisión. 

CALIFICACIONES

1) EQUIPO:

MAQUINA: COMPUTADORA, FAX, TELEFONO

NUMERO DE HOARS: 40 , 10 , 36 HORAS

2) OBLIGACONES NORMALES:

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros

documentos varios de poca complejidad.(15%)

Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios,

memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes.

(15%)

Opera la máquina fotocopiadora y fax.(10%)

Realiza y recibe llamadas telefónicas.(20%)

Actualiza la agenda de su superior.(12%)

Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución

y público en general.(15%)

Convoca a reuniones de la unidad.(7%)

Elabora cheques.(10%)

Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.(12%)

Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la

unidad.(17%)

Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.(20%)

ESTUDIOS EXPERIENCIA

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:

Bachiller Mercantil, más curso de dos (2) años de duración de secretariado

computarizado.

EXPERIENCIA:

Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área

secretarial y de oficina. 

B) EDUCACIÓN:

Bachiller, más curso de secretariado de seis (6) meses de duración, más curso

de computación de seis (6) meses de duración.

EXPERIENCIA:

Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área

secretarial y de oficina.

Poseer título de Secretaria Ejecutiva.

Experiencia no menor de cinco años, preferente en áreas de responsabilidad

ejecutiva.

Conocimiento de software aplicativos.

La función se refuerza si el puesto cuenta con una profesional bilingüe.

La personalidad definida y grado de confianza y reserva, son características

importantes

HABILIDADES:

Iniciativa.

Se requiere habilidad  para interpretar órdenes recibidas y ejecutarlas

adecuadamente y se requiere habilidad para resolver algunos problemas  en

condiciones normales de trabajo.

Habilidades para establecer buenas relaciones interpersonales.

Esfuerzo mental y visual.

Se requiere mucha atención, pero solo durante períodos cortos, especialmente

al recopilar información y redactar actas e informes.

Esfuerzo físico.

El trabajo exige muy poco esfuerzo, pues es bastante variado y solo se realizan

operaciones corrientes en un puesto de esta naturaleza.

 

Responsabilidades

Responsabilidad por el trabajo de otras personas.

Orienta y da instrucciones a otros empleados, al asignar o verificar las tareas

que realizan. Debe supervisar la labor que realiza el/la Misceláneo y el/la

Mensajero.

Responsabilidad por trámites y procesos.

Es responsable de todo el proceso secretarial del/la Director/a Nacional, así

como de la Junta Directiva. Los errores u omisiones pueden afectar la marcha

de la Organización, especialmente al transcribir acuerdos de la Junta Directiva,

sin embargo, son fáciles de detectar, en el proceso normal de verificar la

información.

Responsabilidad por datos confidenciales.

Es responsable de información confidencial, especialmente lo relacionado a

estrategias, políticas y acuerdos, tanto de la Junta Directiva como del/la

Director/a Nacional.

Responsabilidad por valores y equipos.

Es responsable de los activos que la organización le ha facilitado, para el

desempeño de sus funciones. Es su obligación hacer el mejor uso de los

mismos.

Responsabilidad por la relación de terceras personas.

Se relaciona con personal interno, cotidianamente con el/la Director/a Nacional,

los/as Coordinadores/as de Áreas, los/as Directores/as, equipos

psicopedagógicos y colaboradores/as en general.  También mantiene

relaciones con personal externo, tanto de organizaciones gubernamentales

como no gubernamentales, proveedores, visitantes y público en general.

Responsabilidad por la seguridad de terceras personas.

No es responsable por la seguridad de otros.

 

Competencias (clasificadas en función de la importancia de la habilidad para el

desempeño eficiente del cargo siendo "A" el nivel máximo

Habilidad para las relaciones interpersonales                Nivel A

Servicio al Cliente                                Nivel A

Compromiso Organizacional                 Nivel B

Iniciativa                                             Nivel B

Capacidad de Organización                  Nivel B

Inteligencia Integradora                                   Nivel B

Tolerancia a la frustración                    Nivel B

 

CONDICIONES DE TRABAJO

Ambiente.

El titular dedica el 100% del tiempo de su jornada, a tareas administrativas y

secretariales en un ambiente normal de oficina.

Riesgos.

No está expuesto a riesgos.

Enfermedades profesionales. Riesgo de tendinitis