analisis de las funciones del puesto
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ANALISIS DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
CODIGO DE LA TAREA AS 03
FUNCIONES Y ORIENTACION DEL TRABAJADOR
COSAS % DATOS % PERSONAS %
4 65 3 25 1 10
INTRUCCIONES PARA EL TRABAJADOR
DESARROLLO EDUCATIVO GENERAL
RAZONAMIENTO MATEMATICA LENGUAJE
2 1 3
META:
Asistir a un ejecutivo de la universidad u organización en asuntos
administrativos y ejecutivos.
Cargos con los cuales debe coordinar su trabajo: las secretarias de otros
ejecutivos; otros jefes de la organización; empleados de la organización;
clientes externos; proveedores externos.
ODJETIVOS:
Es la encargada de desempeñar labores de oficina en general para auxiliar a
los ejecutivos en sus labores administrativas , así como de realizar el pago en
efectivo a proveedores y empleados en este caso a los docentes de la
universidad.
TAREA:
Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando,
anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
Transcribe a máquina o en computador correspondencia
como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas,
resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y
carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras,
exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
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Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago,
recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y
demás formatos de uso de la dependencia.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Realiza y recibe llamadas telefónicas.
Actualiza la agenda de su superior.
Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de
reuniones y eventos.
Convoca a reuniones de la unidad.
Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
Elabora cheques.
Lleva control de caja chica.
PARA REALIZAR ESTA TAREA:
a) Estudios:
Escolaridad mínima: bachiller mercantil
Número de años: 2 años
Especialización o carrera: secretariado computarizado
b) Experiencia:
Tipo: carácter operativo en el área secretarial y de oficina .
Número de años : 3 años
c) Capacitación especial:
*TIPO: *NUMERO DE AÑOS:
-bachiller de secretariado 6 meses
-bachiller en computación 6 meses
d) Habilidades especiales:
Mecanografia: 12 p.p.m
Taquigrafía: rapidez al tomar notas
Otras: Dominio para hablar oratoria
CONTENIDO DE LA CAPACITACION:
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*Técnicas secretariales
*Manejo común de equipo y oficina
*Técnicas de archivo , redacción , taquigrafía
*Relaciones humanas.
*Normas de cortesía.
*Técnicas de Fichaje y Kardex.
DESCRIPCION DEL PUESTO
NOMBRE: Jessica Dominguez de Rodriguez
DENOMINACION DEL PUESTO: Secretaria
DEPARTAMENTO: Administarcion
NUMERO DEL PUESTO: 12
NOMBRE DEL SUPERIO: Mirian huamani de ortiz
CARGO DEL SUPERVISOR: Jefe del área de Administracion
APROBADO POR: Mirian huamani de ortiz
FECHA DE APROBACION: 18 de mayo 2013
RESUMEN:
Es la encargada de desempeñar labores de oficina en general para auxiliar a
los ejecutivos en sus labores administrativas , así como de realizar el pago en
efectivo a proveedores y empleados en este caso a los docentes de la
universidad.
OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:
Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando,
anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
Transcribe a máquina o en computador correspondencia
como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas,
resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y
carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras,
exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
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Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago,
recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y
demás formatos de uso de la dependencia.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Realiza y recibe llamadas telefónicas.
Actualiza la agenda de su superior.
Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de
reuniones y eventos.
Convoca a reuniones de la unidad.
Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
Elabora cheques.
Lleva control de caja chica.
RESPONSABILIDADES DE LA SUPERVICION:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce
supervisión.
CALIFICACIONES
1) EQUIPO:
MAQUINA: COMPUTADORA, FAX, TELEFONO
NUMERO DE HOARS: 40 , 10 , 36 HORAS
2) OBLIGACONES NORMALES:
Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros
documentos varios de poca complejidad.(15%)
Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios,
memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes.
(15%)
Opera la máquina fotocopiadora y fax.(10%)
Realiza y recibe llamadas telefónicas.(20%)
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Actualiza la agenda de su superior.(12%)
Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución
y público en general.(15%)
Convoca a reuniones de la unidad.(7%)
Elabora cheques.(10%)
Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.(12%)
Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la
unidad.(17%)
Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.(20%)
ESTUDIOS EXPERIENCIA
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Bachiller Mercantil, más curso de dos (2) años de duración de secretariado
computarizado.
EXPERIENCIA:
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área
secretarial y de oficina.
B) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso de secretariado de seis (6) meses de duración, más curso
de computación de seis (6) meses de duración.
EXPERIENCIA:
Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área
secretarial y de oficina.
Poseer título de Secretaria Ejecutiva.
Experiencia no menor de cinco años, preferente en áreas de responsabilidad
ejecutiva.
Conocimiento de software aplicativos.
La función se refuerza si el puesto cuenta con una profesional bilingüe.
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La personalidad definida y grado de confianza y reserva, son características
importantes
HABILIDADES:
Iniciativa.
Se requiere habilidad para interpretar órdenes recibidas y ejecutarlas
adecuadamente y se requiere habilidad para resolver algunos problemas en
condiciones normales de trabajo.
Habilidades para establecer buenas relaciones interpersonales.
Esfuerzo mental y visual.
Se requiere mucha atención, pero solo durante períodos cortos, especialmente
al recopilar información y redactar actas e informes.
Esfuerzo físico.
El trabajo exige muy poco esfuerzo, pues es bastante variado y solo se realizan
operaciones corrientes en un puesto de esta naturaleza.
Responsabilidades
Responsabilidad por el trabajo de otras personas.
Orienta y da instrucciones a otros empleados, al asignar o verificar las tareas
que realizan. Debe supervisar la labor que realiza el/la Misceláneo y el/la
Mensajero.
Responsabilidad por trámites y procesos.
Es responsable de todo el proceso secretarial del/la Director/a Nacional, así
como de la Junta Directiva. Los errores u omisiones pueden afectar la marcha
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de la Organización, especialmente al transcribir acuerdos de la Junta Directiva,
sin embargo, son fáciles de detectar, en el proceso normal de verificar la
información.
Responsabilidad por datos confidenciales.
Es responsable de información confidencial, especialmente lo relacionado a
estrategias, políticas y acuerdos, tanto de la Junta Directiva como del/la
Director/a Nacional.
Responsabilidad por valores y equipos.
Es responsable de los activos que la organización le ha facilitado, para el
desempeño de sus funciones. Es su obligación hacer el mejor uso de los
mismos.
Responsabilidad por la relación de terceras personas.
Se relaciona con personal interno, cotidianamente con el/la Director/a Nacional,
los/as Coordinadores/as de Áreas, los/as Directores/as, equipos
psicopedagógicos y colaboradores/as en general. También mantiene
relaciones con personal externo, tanto de organizaciones gubernamentales
como no gubernamentales, proveedores, visitantes y público en general.
Responsabilidad por la seguridad de terceras personas.
No es responsable por la seguridad de otros.
Competencias (clasificadas en función de la importancia de la habilidad para el
desempeño eficiente del cargo siendo "A" el nivel máximo
Habilidad para las relaciones interpersonales Nivel A
Servicio al Cliente Nivel A
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Compromiso Organizacional Nivel B
Iniciativa Nivel B
Capacidad de Organización Nivel B
Inteligencia Integradora Nivel B
Tolerancia a la frustración Nivel B
CONDICIONES DE TRABAJO
Ambiente.
El titular dedica el 100% del tiempo de su jornada, a tareas administrativas y
secretariales en un ambiente normal de oficina.
Riesgos.
No está expuesto a riesgos.
Enfermedades profesionales. Riesgo de tendinitis