Versión: 25
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
Profesional de Gerencia Director de Recaudo
Director Unidad de Seguimiento y ControlAsesor Juridico de Asohofrucol y del Fondo
Nacional de Fomento Hortifrutícola
Director Gestión Economica y de Ejecución Director Técnico y de Formulación
Director Administrativo y Financiero
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Gerencia General
Mínimo 5 años de experiencia relacionada.
Gerente General
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar todos los procesos de la asociación, desempeñarse como representante legal de
Asohofrucol y ejecutar las disposiciones de la Asamblea Nacional de Delegados y de la Junta Directiva Nacional de la Asociación,
así como de la Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola en su calidad de administrador de los recursos
procedentes del recaudo de la Cuota de Fomento Hortifrutícola, siendo interlocutor de la Asociación con sus asociados y con
terceros.
Junta Directiva de Asohofrucol y Junta Directiva del Fondo Nacional Hortifrutícola
PERFIL DEL CARGO
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Profesional en carreras administrativas, sociales, jurídica, económicas, agrícola, Ingenierías o afines con Maestría o
Especialización en áreas relacionadas.
Políticas económicas y sociales relacionadas con el agro, desarrollo rural, situación y tendencias del mercado nacional e
internacional de productos hortofrutícolas, problemática rural, acuerdos comerciales y sus efectos en el sector agrícola,
tendencias en el desarrollo tecnológico de la producción, transformación y comercialización de productos hortofrutícolas, gestión
de recursos internacionales, técnicas de negociación, dirección de equipos, gestión empresarial.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación.
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
FUNCIONES
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cuando aplique
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la asociación como de
obligatorio cumplimiento.
Ejecutar de acuerdo con la Asamblea Nacional de Delegados y la Junta Directiva Nacional, la política general de la Asociación.
Administrar los programas de la Asociación conforme con los estatutos, los contratos, los acuerdos, resoluciones, las órdenes e
instrucciones de la Junta Directiva Nacional.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable).
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias de su trabajo.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo a hacer u omitir
algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el cumplimiento de las
actividades programadas.
Aprobar y desaprobar los planes, programas, proyectos y presupuestos que le fueren presentados por los Comités
Departamentales.
Hacer seguimiento y control a las actividades desarrolladas por los Comités Departamentales.
Elaborar y someter a consideración de la Junta Directiva Nacional el presupuesto anual de la Asociación antes del mes de
Diciembre del año anterior.
Someter a la aprobación de la Junta Directiva Nacional, los actos, contratos, convenios u operaciones en la cuantía que se
establezca en el reglamento interno de la Junta Directiva Nacional.
Constituir apoderados judiciales o extrajudiciales con las atribuciones que en cada caso correspondan.
Proponer ante la Junta Directiva Nacional, la creación de cargos para atender la buena marcha de la administración y el personal
que debe desempeñarlo.
Presentar ante la Junta Directiva Nacional, los estados financieros, a 30 de junio y 31 de diciembre de cada año, suscritos por
revisor fiscal y acompañados de un informe sobre el movimiento de los fondos de la Asociación.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Si
Informar a la Junta Directiva Nacional del desarrollo presupuestal, del estado económico y financiero de la Asociación, y del
cumplimiento de políticas o gestiones ordenadas por la Asamblea Nacional de Delegados o la Junta Directiva Nacional.
Representante legal de la Asociación ante el Gobierno Nacional y demás autoridades y organismos oficiales, ante las entidades,
asociaciónes y personas particulares y ante las empresas u organismos internacionales de cualquier naturaleza.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta labor.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y establecer los
mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas
de control físico, etc.).
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Entidad (diario, semanal y/o mensual) de manera veraz y eficiente los
formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación determine para el control de su
gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación, conservación y
custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y
normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido asignada en desarrollo de
las obligaciones contractuales.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Procurar el cuidado integral de su salud.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Implementar los correctivos necesarios para el cumplimiento de metas y objetivos.
Evaluar por lo menos una vez al año la gestión del Sistema para implementar acciones que garanticen la mejora continua.
Cumplir con los requisitos normativos aplicables, garantizar que opera bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente
aplicable, en armonía con los estándares mínimos de los Sistemas implementados.
Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema Integrado de
Gestión, en el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia
con los estándares mínimos de cada uno de los sistemas.
Velar porque se promueva la toma de conciencia de todo el personal frente al Sistema Integrado de Gestión.
Definir, firmar y divulgar la política del Sistema Integrado de Gestión a través de documento escrito, el empleador debe suscribir la
política de la empresa, la cual deberá proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos del Sistema
Integrado de Gestión.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos, así como la
identificación de aspectos e impactos ambientales y la participación de los trabajadores en todas las actividades y comités que se
deban realizar en la asociación para cumplir con los requisitos establecidos por el sistema.
Garantizar la supervisión de los Sistemas de Gestión.
Asegurar que los Sistemas de Gestión se establezcan, se implementen y se mantengan.
Las demás que le asigne la Junta Directiva Nacional en su reglamento interno.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitacion del SG–SST.
OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo a través de documento escrito, el empleador debe suscribir
la política de seguridad y salud en el trabajo de la empresa, la cual deberá proporcionar un marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos de seguridad y salud en el trabajo.
Asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a todos los niveles
de la organización, incluida la alta dirección.
Garantizar información oportuna sobre la gestión de la seguridad y salud en el trabajo y canales de comunicación que permitan
recolectar información manifestada por los trabajadores.
Administrar los programas de la Asociación, del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola y demás correspondientes a recursos
administrados a terceros, acorde con los estatutos, acuerdos, resoluciones, contratos, etc.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Suministrar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SG-SST, Medio Ambiente y Calidad.
Asignar y comunicar responsabilidades a los trabajadores para el Sistema Integrado de Gestión.
Garantizar un programa de capacitación acorde con las necesidades específicas detectadas en cada uno de los procesos y
trabajadores de la asociación.
Someter a la aprobación de la Junta Directiva de Asohofrucol o Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, los
planes, programas y proyectos, que se realicen en el desarrollo del objeto de la Asociación y en su función como Administrador
del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola.
Informar a la Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola acerca del recaudo de la cuota de fomento y del
estado de los proyectos financiados con los recursos del Fondo.
Someter a la aprobación de la Junta Directiva de Asohofrucol o de la Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento
Hortifrutícola, los actos, contratos, convenios, u operaciones que se realicen en el desarrollo del objeto de la Asociación y en su
función como Administrador del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola.
Garantizar un programa de inducción y entrenamiento para los trabajadores que ingresen a la empresa, independientemente de
su forma de contratación y vinculación.
Garantizar la disponibilidad de personal competente para liderar y controlar el desarrollo del Sistema de Gestión.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y salidas no conformes
latentes en su sitio de trabajo.
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y el análisis de causas de No
Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Establecer canales de comunicación adecuados que permitan recolectar información manifestadas por trabajadores, contratistas y
demás partes interesadas.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo se
implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores propias de su
actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea requerido.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del papel.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos excesivos.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a reuniones.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea posible.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Garantizar la capacitación de los trabajadores en los aspectos de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las
características de la empresa, la identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos relacionados con su trabajo,
incluidas las disposiciones relativas a las situaciones de emergencia, dentro de la jornada laboral de los trabajadores directos o
en el desarrollo de la prestación del servicio de los contratistas;
Participar activamente en la planificación del sistema.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea necesario.
Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos para tal fin.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de los sistemas de
gestión en todos los procesos de la asociación.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los diferentes sistemas
de gestión de la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Delegar las responsabilidades en el en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), así como
garantizar la disponibilidad de personal responsable de la seguridad y la salud en el trabajo.
Implementar y desarrollar actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de promoción
de la salud en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de conformidad con la normatividad vigente.
Asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el
Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecución de la política y también que estos últimos funcionen y
cuenten con el tiempo y demás recursos necesarios, acorde con la normatividad vigente que les es aplicable.
Definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y
mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también,
para que los responsables de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa, el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud
en el Trabajo según corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.
Garantizar que opera bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el
trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos
Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de 2012.
Adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos
y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e
instalaciones.
informar a los trabajadores y/o contratistas, a sus representantes ante el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo,
según corresponda de conformidad con la normatividad vigente, sobre el desarrollo de todas las etapas del Sistema de Gestión
de Seguridad de la Salud en el Trabajo SG-SST e igualmente, debe evaluar las recomendaciones emanadas de estos para el
mejoramiento del SG-SST
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o que interactúen o
afecten el mismo.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de manera incorrecta
con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor y actúa como
resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras colapsadas De la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de exposición a
animales como abejas y avispas, o también arañas, escorpiones, serpientes,
vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación, bienestar social;
comunicación, tecnología, asociación del trabajo, demandas cualitativas y
cuantitativas de la labor; relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo
en equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de roles;
Conocimiento y habilidades con relación a la demanda de la tarea, iniciativa,
autonomía y reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de trabajo que están
en la ventana Deficiencia de Luz para los lugares de
trabajo que están retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire libre y en campo
abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso (lisos e
irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se desarrollan las
actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transitoDesplazamiento en vehiculos automotores propios o de servicio pùblico,
estado de las vías, desplazamiento como peatón, Desplazamiento en aviónPúblicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina, desplazamiento para ir a
almorzarPúblicos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean impartidas por sus
jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes a la Junta Directiva de Asohofrucol, a la Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, a los entes de control externo, como Contraloría,
cuando así lo requieran.
2. Equipo de computo, comunicación, muebles y enseres a su cargo.
3. Teléfono celular, Tarjeta de crédito.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación. Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la autorización previa y
escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el cabal cumplimiento
de sus funciones.
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas, luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos dejados bajo su
custodia.
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA: si
RESPONSABILIDADES
Coordinar la producción del material publicitario de la asociación.
Cuando aplique
Profesional de Gerencia
Gerente General
Profesional en carreras administrativas, sociales, jurídica, económicas, agrícolas, ingenierías o afines.
PERFIL DEL CARGO
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
FUNCIONES
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación.
Recibir las llamadas y las visitas a ASOHOFRUCOL de los asociados y visitantes externos, atendiendo
sus solicitudes.
Realizar las invitaciones y confirmación de las mismas, además coordinar lo referente a la logística de
los eventos y reuniones programadas.
Coordinar la actualización permanente del programa de asociados.
Mantener al día el archivo de la Gerencia General.
Coordinar y verificar la actualización de las carpetas de los Comités Regionales y brindar apoyo en los
diferentes eventos que se realicen, incluyendo el presupuesto de cada uno.
Recepcionar comunicaciones de los comités, para dar posterior trámite.
Fecha: 18/11/2019
Elaborar informes, tanto internos como externos de la entidad.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Elaborar todo tipo de comunicaciones.
Coordinar eventos.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Si
Cuando aplique
Mínimo 1 año de experiencia relacionada, elaboración de contenidos comunicacionales y coordinación
de eventos Manejo de office: (Word, Excel y Power Point) y preferiblemente con conocimientos en formulación de
proyectos.
Auxiliar de Gestión Gremial
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Gerencia General
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Apoyar las actividades de la Gerencia, la Junta Directiva Nacional, las Juntas Directivas
Departamentales, las Asambleas Departamentales y la Asamblea Nacional, de manera que se cumplan
a cabalidad los objetivos y las metas propuestas de una manera eficaz que genere beneficios para
todos, así como diseñar, coordinar y ejecutar estrategias de comunicación internas y externas de
Asohofrucol.
Atender y elaborar las solicitudes de certificaciones de asociados para firma del Gerente.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Mantener al día la agenda de la Gerencia.
Coordinar la actualización de la información de los asociados en sus respectivas carpetas.
Convocar a los diferentes eventos que defina la Gerencia.
Recibir y realizar las solicitudes de citas y compromisos y confirmarlas posteriormente.
Atender las solicitudes y requerimientos que realicen los asociados tanto afiliados como potenciales.
Realizar las convocatorias de las Juntas Directivas de ASOHOFRUCOL y FNFH.
Organizar y enviar toda la información a los miembros de Junta Directiva de Asohofrucol.
Solicitar tiquetes aéreos para miembros de Juntas Directivas, Gerencia, contratistas y funcionarios.
Organizar la logística necesaria para las reuniones e informar a la Gerencia del seguimiento efectuado.
Coordinar manejo de asociados.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Actualizar los indicadores de los procesos de Planeación Estratégica y Desarrollo Gremial.
Apoyar la elaboración de formulación de proyectos.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Coordinar el apoyo logístico necesario para el desarrollo de las Asambleas e informar a la Gerencia del
seguimiento.
Mantener al día el libro de actas de ASOHOFRUCOL y de Asamblea General.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Apoyar la convocatoria y realización de las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de
ASOHOFRUCOL.
Elaborar, enviar y hacer seguimiento de las convocatorias de las Asambleas al igual que la elaboración
de carpetas, solicitud de tiquetes aéreos y reservas de hotel para los delegados de cada Comité.
Elaborar actas de Juntas Directivas de ASOHOFRUCOL y de Asambleas Nacionales de
ASOHOFRUCOL.
Recibir y verificar la documentación de las nuevas solicitudes de afiliación.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Coordinar el ingreso al sistema de todas las afiliaciones aprobadas en cada reunión de Junta Directiva.
Realizar reserva de hotel tanto del Gerente como de las personas que él autorice.
Recibir y efectuar las llamadas requeridas por la Gerencia dando una respuesta oportuna a cada una.
Coordinar que el proceso de afiliaciones de asociados se desarrolle de acuerdo con el procedimiento
establecido.
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Hacer una buena clasificación de residuos.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impacto
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Elaborar presupuesto y logística de eventos como: Asambleas, Juntas Directivas, Congresos,
Simposios, Seminarios, Ferias, Talleres y demás eventos determinados por la Gerencia.
Elaborar y tramitar las solicitudes de anticipos y legalizaciones de la Gerencia, Juntas Directivas
Departamentales, Junta Directiva Nacional, Asambleas Departamentales y Asamblea Nacional de
ASOHOFRUCOL.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Apoyar la construcción e implementación del SIG.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Participar activamente en la planificación del sistema.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuadaTrabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de computo.
2. Libros de Actas de Asamblea Nacional y Junta Directiva Nacional de Asohofrucol.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos
y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Mantener actualizado el software de asociados.
Mantener actualizado el archivo de los comités departamentales.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Apoyar la logística de eventos.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en
el Trabajo SG-SST.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Apoyar las labores de recepción cuando se requieran.
Mantener actualizado el archivo de las carpetas que maneje la Gerencia.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Fecha: 18/11/2019
Mínimo 1 año de experiencia relacionada
Manejo de archivo, Word, Excel y Power Point.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Registrar, actualizar y gestionar la información, documentación y archivo físico que se genera en el
proceso de desarrollo gremial.
Profesional de Gerencia.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Bachiller, técnico, tecnólogo o estudiante de IV semestre en adelante de carreras administrativas,
sociales, jurídica, económicas, agrícolas, ingenierías o afines.
N/A
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Gerencia General
Auxiliar de Gestión Gremial.
Cuando aplique
No
Mantener al día la base de datos de los asociados cada vez que hayan nuevas afiliaciones,
activaciones, inactivaciones, o variaciones en la producción Hortifrutícola.
Realizar actividades operativas relacionadas con el desarrollo gremial de la Asociación.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Mantener actualizado el archivo de asociados.
Tener al día el libro oficial de asociados.
Mantener actualizado el archivo de las actas de Asambleas y/o Juntas Directivas.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales. Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine
la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable).
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la asociación.
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las
labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud
laboral.
Hacer una buena clasificación de residuos.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Consumo de agua en baños y cafetería
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes
a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello
sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente
General
Muebles, enseres y equipo de cómputo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
N/A.
Conocimiento de normas legales, cobros tributarios, contribuciones, tasa e impuestos, manejo de office
(Word y Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la asociación.
Cuando aplique
Si
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Desarrollo Gremial
Asesor Juridico de Asohofrucol y del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola
Fecha: 18/11/2019
Responsable de Asesorar y velar por los intereses de la Asociación en aras de prevenir que la
Asociación incurra en errores de orden jurídico. Analizar, conceptuar y proyectar los actos y
actuaciones jurídicas, administrativas y judiciales de conformidad con las disposiciones legales, la
jurisprudencia y la doctrina vigente en materia, referente a procesos judiciales.
Gerente General.
Profesional en Derecho con Especialización y/o Maestría en áreas relacionadas.
Dos (02) años de experiencia relacionada.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.).
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Presentar mensualmente informe escrito sobre la gestión realizada a su jefe inmediato
Elaborar las respuestas a las solicitudes de información, quejas, reclamos y derechos de petición
realizados por personas naturales, jurídicas, y los entes de control.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
minutos.Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Aclarar las consultas que formulen los diferentes procesos de la Asociación
Interpretar textos legales, jurisprudenciales y doctrinales para dar fundamento jurídico a las decisiones
de ASOHOFRUCOL
Supervisar, orientar, dirigir la labor de cobro jurídico y pre jurídco de la cuota de Fomento Hortifrutícola
a cargo de las personas naturales o jurídicas obligadas al recaudo, de cada uno de los casos descritos
en los listados periódicos remitidos por la Dirección de Recaudo
Acompañar y representar los intereses del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola en las diversas
diligencias administrativas y judiciales (Civiles, Comerciales, Administrativas, Penales, y demás), que
comprendan el debido recaudo de la cuota de fomento.
Brindar pronta y adecuada asesoría escrita y verbal a cada uno de los casos remitidos; y en aquellos
asuntos relacionados con el objeto del contrato que el FONDO NACIONAL DE FOMENTO
HORTIFRUTICOLA le solicite a través del Gerente General, de la Dirección de Recaudo o las demás
entidades u organismos de control que lo requieran a fin de evitar y/o minimizar riesgos legales a la
Asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Prestar sus servicios de asesoría legal para emitir conceptos, generar proyectos de reforma al marco
legal de la cuota de fomento y en términos generales apoyar la gestión jurídica de recaudo
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Brindar acompañamiento oportuno y asesoría jurídica, tanto a la Junta Directiva de ASOHOFRUCOL,
como a los demás organismos de dirección y administración que tuvieren relación directa con las
actividades desarrolladas por la Asociación.
Instaurar las denuncias ante la Fiscalía General de la Nación por presuntos hechos punibles, de
mediano y alto impacto para la Asociación, promoviendo el incidente de reparación integral cuando a
ello hubiere lugar, de acuerdo con la normativa vigente y los procedimientos establecidos.
Efectuar la orientación, revisión y proyección de actos administrativos que resuelven recursos y/o
revocatorias, de acuerdo con la normativa vigente y los procedimientos establecidos.
Ejercer acciones de orientación y representación de Asohofrucol en todas las etapas del proceso en
sede administrativa, extrajudicial, judicial y tutelas; así como el control de los términos, de conformidad
con las reglas previstas en la normativa vigente, en los procedimientos establecidos y los procesos
asignados.
Supervisar la emisión de documentación de Asohofrucol que conlleve responsabilidad legal
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Conocer y acatar cada uno de los procedimientos reglamentados en el SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Consumo de papel e implementos de oficina
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informe mensual de las consultas y asesorías realizadas a la entidad. 2. Procesos
Jurídicos. 3. Equipo de cómputo,
muebles y enseres.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Desarrollo Gremial
Profesional en Derecho con Especialización y/o Maestría en áreas relacionadas.
Dos (02) años de experiencia relacionada.
Conocimiento de normas legales, cobros tributarios, contribuciones, tasa e impuestos, manejo de office
(Word y Excel).
Cuando aplique
Si
Asesor Juridico de Desarrollo Gremial
Asesorar y velar por los intereses de la Asociación en todos los procedimientos judiciales con el fín de
prevenir que la Asociación incurra en errores de orden jurídico. .
Gerente General.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la asociación.
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.).
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Interpretar textos legales, jurisprudenciales y doctrinales para dar fundamento jurídico a las decisiones
de ASOHOFRUCOL
Acompañar y representar los intereses del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola en las diversas
diligencias administrativas y judiciales (Civiles, Comerciales, Administrativas, Penales, y demás),
Brindar pronta y adecuada asesoría escrita y verbal a cada uno de los casos remitidos; y en aquellos
asuntos relacionados con el objeto del contrato que el FONDO NACIONAL DE FOMENTO
HORTIFRUTICOLA le solicite a través del Gerente General, de la Dirección de Recaudo o las demás
entidades u organismos de control que lo requieran a fin de evitar y/o minimizar riesgos legales a la
Asociación
Brindar acompañamiento oportuno y asesoría jurídica, tanto a la Junta Directiva de ASOHOFRUCOL,
como a los demás organismos de dirección y administración que tuvieren relación directa con las
actividades desarrolladas por la Asociación.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Instaurar las denuncias ante la Fiscalía General de la Nación por presuntos hechos punibles, de
mediano y alto impacto para la Asociación, promoviendo el incidente de reparación integral cuando a
ello hubiere lugar, de acuerdo con la normativa vigente y los procedimientos establecidos.
Supervisar la emisión de documentación de Asohofrucol que conlleve responsabilidad legal
Aclarar las consultas que formulen los diferentes procesos de la Asociación
Elaborar las respuestas a las solicitudes de información, quejas, reclamos y derechos de petición
realizados por personas naturales, jurídicas, y los entes de control.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociaciónLas demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
minutos.Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informe mensual de las consultas y asesorías realizadas a la entidad. 2. Procesos
Jurídicos. 3. Equipo de cómputo,
muebles y enseres.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
EQUIVALENCIA:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Dirección Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Coordinador de Seguimiento y Control Técnico
Coordinador de Operaciones Financieras
Director Unidad de Seguimiento y Control
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Liderar la Unidad de Seguimiento y Control de proyectos de la entidad en las fases de preparación,
inicio, ejecución y cierre de los proyectos de la asociación, garantizando una gestión eficaz y efectiva
de los recursos económicos e informar de manera oportuna y periódica el avance de los proyectos de
desarrollo hortifrutrutícola en los componentes técnicos, administrativos, financieros y jurídicos.
Gerente General.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, económicas, agrícolas, ingenierías o afines con
Especialización y/o Maestría en áreas relacionadas.
Título de posgrado en la modalidad de especialización por 2 años de experiencia profesional y
viceversa, siempre que se acredite el título profesional exigido en el requisito del perfil de cargo.
Título de posgrado en la modalidad de maestría por 3 años de experiencia profesional y viceversa,
siempre que se acredite el título profesional exigido en el requisito del perfil de cargo.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación.
Cuando aplique
Si
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Profesional de Operaciones Presupuestales
Mínimo 3 años de experiencia en formulación , evaluación y ejecución de proyectos y/o coordinación de
planes, programas y/o proyectos, preferiblemente financiados con recursos públicos o de cooperación.
Conocimiento en formulación y evaluación de proyectos. Manejo de office (Word, Power Point, Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Identificar inconsistencias para realizar la retroalimentación y correctivos pertinentes.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Liderar los procesos de planeación administrativa, técnica y financiera de la Unidad para el despliegue
operativo en las diferentes fases de los proyectos.
Dirigir y coordinar los Comités de Seguimiento para que la toma de decisiones, recomendaciones y
conceptos técnicos y financieros que allí se tomen, cumplan con los parámetros establecidos en la ley
del FNFH y con las directrices dadas por la Junta Directiva.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Revisar y aprobar los planes de seguimiento de los proyectos asignados a los Profesionales de
Seguimiento y Control Técnico y Financiero.
Presentar a la Junta Directiva, a la supervisión del FNFH y la Gerencia de Asohofrucol, los informes
trimestrales de los avances de los proyectos y las recomendaciones de acción pertinentes.
Apoyar a los profesionales de Seguimiento y Control en la estructuración y validación de conceptos,
recomendaciones y solicitudes a los ejecutores de proyectos.
Aprobar los desembolsos de anticipos de gastos de viaje de las Coordinaciones de Seguimiento y
Control Técnico, De Operaciones Financieras,Profesional de Operaciones Presupuestales,
Profesionales de Seguimiento y Control Técnico y Financiero, Profesional de Seguimiento y Control
Jurídico así como la validación de los informes de legalización de dichos recursos.
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Estructurar los procesos de planeación técnica, presupuestal, financiera y legal de los proyectos
aprobados por la junta del FNFH; así como del proyecto de la Unidad.
Revisar el presupuesto anual y trimestral de los proyectos aprobados por la Junta del FNFH de acuerdo
con las obligaciones contractuales.
Revisar y aprobar los informes de actividades desarrollados por los Profesionales de Seguimiento y
Control Técnico y Financiero, así como el Profesional de Seguimiento y Control Jurídico de proyectos
de acuerdo con los entregables contractuales.
Aprobar el desembolso de los recursos y legalizaciones de los proyectos aprobados a ejecutores
externos del FNFH.
Revisar el presupuesto anual y trimestral del proyecto de inversión de la Unidad de Seguimiento y
Control.
Revisar, aprobar y dar visto bueno a los informes de visitas técnicas y financieras para ser remitidos a
los ejecutores.
Revisar y aprobar las actas de liquidación y terminación de los proyectos.
Verificar el cumplimiento de la programación de visitas, entrega de informes y respuesta de solicitudes
de los proyectos en ejecución.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Supervisar el cumplimiento de los controles generados a través de los instructivos, formatos, registros
de los componentes técnicos , financieros, presupuestales y legales de acuerdo con el manual de la
Unidad de Seguimiento y Control alineado con el Sistema Integrado de Gestión
Realizar seguimiento a las coordinaciones en el cumplimiento de metas técnicas , financieras y
presupuestales para los proyectos de inversión asignados
Revisar y dar recomendaciones técnicas , financieras y juridicas a los proyectos a presentar en la Junta
del FNFH presentados por Asohofrucol y otras entidades
Aprobar los instructivos de seguimiento y control de los proyectos cofinanciados con recursos del FNFH
en los componentes técnicos , administrativos, financieros y legales
Verificar con la Coordinación de Seguimiento y Control Técnica, Financiera y Profesional
deSeguimiento y Control Jurídico de la Unidad, la situación actual de los proyectos de vigencias
anteriores y vigencia actual relacionadas a atrasos técnicos, atrasos de ejecución financiera,
legalizaciones de recursos, devoluciones, reintegros, procesos de terminación, liquidación y procesos
jurídicos
Aprobar las matrices de seguimiento y control técnico, financiero y contractuales de los proyectos
aprobados por la Junta del FNFH
Aprobar los informes de avance financiero de los proyectos de inversión del FNFH
Realizar visitas de acompañamiento a los ejecutores de los proyectos de inversión del FNFH
relacionados al manejo de recursos y cumplimiento de las obligaciones técnicas, financieras y legales
Elaborar los informes de gestión trimestral, semestral y anual de la unidad.
Elaborar el proyecto de inversión de la de la Unidad de Seguimiento y control para el Plan Anual de
Inversiones.
Representar los intereses del FNFH en las reuniones de Formulación, evaluación, ejecución y
terminación de los proyectos con las entidades ejecutoras y cofinanciadoras.
Informar oportunamente a la Junta del FNFH y la Gerencia de ASOHOFRUCOL, sobre los proyectos
que presentan atraso y los posibles incumplimientos en que pueda estar incurriendo el ejecutor y dar
las recomendaciones pertinentes.
Verificar el cumplimiento de las obligaciones y compromisos de las Coordinaciones de Seguimiento y
Contro Técnico, De Operaciones Financieras,Profesional de Operaciones Presupuestales,
Profesionales de Seguimiento y Control Técnico y Financiero, Profesional de Seguimiento y Control
Jurídico de acuerdo con la programación y plan de trabajo mensual.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Seguimiento y Control aprobados.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impacto
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Gestión de Residuos Sólidos.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informe de gestión trimestral de la unidad de seguimiento y control al MADR.
2. Informe de gestión trimestral, semestral y anual de la unidad de seguimiento a la gerencia y junta directiva del FNFH.
3. Informe de plan de inversión y ejecución para la contraloría general de la república.
4. Documento plan anual de inversiones y gastos de la unidad.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
RIESGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
EQUIVALENCIA:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Profesional en carreras administrativas, económicas, agrícolas, ingenierías o afines
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Mínimo 2 años de experiencia en Seguimiento a la formulación, evaluación y ejecución de planes,
programas y/o proyectos.
Formulación y evaluación de proyectos, conocimientos en office (Word, Excel, Power Point).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Título de posgrado en la modalidad de especialización por dos años de experiencia profesional
FUNCIONES
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociaciónCumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Coordinador de Seguimiento y Control Técnico
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación.
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
Supervisar, orientar, controlar los procesos y procedimientos del componente tecnico de la Unidad de
Seguimiento y Control.de los planes, programas y Proyectos.
Director Unidad de Seguimiento y Control
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
N/A
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
Cuando aplique
Si
Apoyar a la dirección en el manejo de la información sobre la preparación, ejecución, seguimiento,
control y cierre de los proyectos.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
Identificar inconsistencias para realizar la retroalimentación y correctivos pertinentes.
Actualizar, si es necesario, el instructivo para la presentación de informes tecnicos y socializar estos
cambios con la Unidad de Seguimiento y Control de ASOHOFRUCOL, La Unidad Técnica y las
entidades ejecutoras de proyectos.
Capacitar junto con los profesionales de SyC tecnico a las entidades ejecutoras, sobre el uso de cada
una de las herramientas y formatos creados y asociados al instructivo, para la elaboración,
presentación de los informes de ejecucion tecnica.
Capacitar y coordinar a los Profesionales de Seguimiento y Control Tecnico sobre las actividades y
responsabilidades a su cargo.
Hacer el seguimiento a los documentos de los proyectos en ejecución y coordinar la pronta recepción
de los documentos de los proyectos aprobados.
Revisar los porcentajes asignados a las actividades y objetivos de los proyectos diligenciados por los
profesionales técnicos en la matriz ( recursos FNFH y otras fuentes de cofinanciación ) , según las
metas y el cumplimiento verificado en cada una de las visitas, dando validación para la aprobación del
informe de visita de seguimiento y control escrito.
Realizar el análisis con la Coordinación de Operaciones Financieras del estado de ejecución técnico y
financiero de los proyectos.
Apoyar a los profesionales de seguimiento y control técnico con los trámites y documentos necesarios
para la realización de las visitas de seguimiento y control.
Apoyar las visitas de auditoría e interventoría por parte de los actores involucrados en la verificación de
los recursos del FNFH.
Asistir a las reuniones de planeación y seguimiento programadas por la Dirección de la Unidad de
Seguimiento y Control de Proyectos.
Proyectar las actas de liquidación y terminación de los proyectos en conjunto con la Profesional de
Seguimiento y Control Jurídico de proyectos.
Realizar el seguimiento de los documentos de los proyectos en todas las fases del proyecto y coordinar
la recepción y validación de los documentos de los proyectos aprobados.
Revisar la documentación legal de los proyectos aprobados (solicitudes de contratos, actas de Junta
FNFH con la aprobación, actas de inicio y pólizas respectivas).
Llevar las actas de las reuniones del Comité de Seguimiento.
Apoyar la gestión técnica y administrativa relacionada con el seguimiento y control de los proyectos.
Llevar un control de los informes técnicos que presentan los ejecutores de proyectos y velar para que
se archiven adecuadamente.
Enviar oportunamente a los profesionales de Seguimiento y Control técnico los informes respectivos
para la evaluación pertinente.
Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo y demás actividades de los
Profesionales de Seguimiento y Control Técnico (Programación de visitas, fecha de presentación de
informes de visita de seguimiento y control e informes finales de resultados.)
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Liderar y coordinar con los profesionales de seguimiento y control técnico la elaboración de los planes
de seguimiento, instructivos , formatos así como los lineamientos con la metodología para cada uno de
los proyectos.
Revisar y dar visto bueno a los informes de resultados técnicos finales.
Realizar visitas de supervisión al seguimiento y control técnico realizado por los profesionales a los
proyectos.
Hacer seguimiento y controlar el diligenciamiento y la entrega por parte de los profesionales de
seguimiento y control técnico de los formatos establecidos en el manual de seguimiento para la
realización de las visitas. (Actas y Encuestas)
Realizar visitas de seguimiento y control en los casos en que sea requerido.
Apoyar la revisión de informes técnicos en los casos en que sea requerido.
Mantener actualizado y controlar el cumplimiento y la entrega oportuna de los indicadores de gestión de
la Unidad de seguimiento y Control de Proyectos.
Manejar y controlar la base de datos de los proyectos en ejecución vigencias actuales, vigencias
anteriores y finalizados.
Brindar asesoría y dar respuesta pronta a los requerimientos de información de las entidades o
personas que la solicitan.
Controlar, verificar y hacer seguimiento a la presentación de informes de visita y al envío respectivo a
las entidades ejecutoras por parte de los Profesionales de Seguimiento y Control Técnico.
Revisar los informes presentados por los profesionales de seguimiento y control técnico para el pago de
los honorarios de acuerdo con las obligaciones contractuales.
Manejar, controlar y hacer seguimiento a la matriz de los proyectos en ejecución y finalizados en
Google Docs. (base de datos).
Preparar los informes que debe presentar la Unidad de Seguimiento y Control con destino a la Junta
Directiva del FNFH, Gerencia y Entidades de Control en el componente técnico.
Mantener y presentar los indicadores de gestión del componente técnico.
Velar por el cumplimiento de los lineamientos técnicos establecidos en manual de seguimiento y
control con el equipo de Seguimiento y Control Técnico
Liderar, distribuir y realizar con los profesionales de seguimiento y control técnico la revisión de los
procesos de contratación de los proyectos co financiados por el FNFH y otras fuentes de cofinanciación
Revisar y verificar el cumplimiento de los perfiles del equipo técnico para la ejecución, en la ficha de
presentación del proyecto.
Realizar junto con los profesionales de seguimiento y control y el Director desde el punto de vista
técnico la identificación, análisis y recomendaciones de los posibles riesgos de los proyectos asignados.
Evaluar y reportar con los profesionales de seguimiento y control técnico oportunamente a la Dirección
de la Unidad, las dificultades que se presenten en la ejecución y liquidación de los proyectos.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Consolidar la base de datos de los beneficiarios de los proyectos financiados por el FNFH.
Apoyar a la Dirección de la Unidad en la revisión de proyectos y su alcance en el componente técnico a
presentarse en la junta del FNFH en los casos que sea requerido.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Controlar los tiempos de entrega de los informes por parte de los ejecutores.
Consolidar la información de los indicadores de resultado e impacto de los proyectos financiados por el
FNFH
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Llevar un control de los informes técnicos que presentan los ejecutores de proyectos y velar por su
custodia, archivo, disposición adecuada del componente tecnico y préstamo).
Presentar propuestas para el mejoramiento continuo de los procedimientos establecidos en el Sistema
Integrado de Gestión para el seguimiento y control Técnico de los proyectos.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Matriz de seguimiento y control a proyectos.
2. Informe de gestión trimestral del componente técnico de seguimiento y control a proyectos a la dirección.
3. Informe de gestión semestral y anual del componente técnico de seguimiento y control a proyectos a la dirección de la unidad. 4.
Informe de plan de inversión y ejecución para la contraloría general de la república. 5.
Indicadores de gestión técnica.
6. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
EQUIVALENCIA:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Coordinador de Operaciones Financieras
Garantizar la supervisión, orientación y control en el seguimiento a la ejecución financiera de los
proyectos, velando por la correcta y transparente ejecución de los recursos.
Director Unidad de Seguimiento y Control
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
Fecha: 18/11/2019
Título de posgrado en la modalidad de especialización por dos años de experiencia profesional
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación.
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Cuando aplique
Si
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, contables, económicas, agrícolas, ingenierías o afines.
Dos (02) años de experiencia relacionada, preferiblemente en seguimiento, presupuesto y legalización
de recursos a planes, programas y/o proyectos.
Manejo de Office (Word, Excel, Power Point), principios de contabilidad.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Apoyar las visitas de auditoría e interventoría por parte de los actores involucrados en la verificación de
los recursos del FNFH.
Coordinar con el Profesional de Seguimiento y Control Técnico, los conceptos para el trámite de los
desembolsos y/o los cambios presupuestales requeridos eventualmente en los proyectos asignados.
Elaborar, a partir de las normas contables, financieras y presupuestales aprobadas por
ASOHOFRUCOL, un instructivo que defina y oriente a las entidades ejecutoras, acerca de los
lineamientos que deben seguir para la elaboración, presentación de informes financieros y legalización
de recursos, que son directrices de cumplimiento obligatorio como condición fundamental para la
aprobación de desembolsos, legalización de recursos y liquidación de los proyectos y enviarlo para
normalización en el Sistema Integrado de Gestión
Liderar los procesos de planeación y revisión administrativa, presupuestal, contable y financiera para
el despliegue operativo en la supervisión financiera de los proyectos
Realizar la validación financiera y presupuestal de los proyectos formulados antes de ser presentados a
la Junta Directiva del FNFH
Validar las actividades reportadas por los Profesionales de Seguimiento y Control Financiero, para dar
el visto bueno en el pago de sus honorarios mensuales.
Consolidar y actualizar una base de datos, con el estado de todos los proyecto en ejecución.
Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo y demás actividades de planeación
del equipo financiero de la Unidad de SyC.
Actualizar en la matriz de seguimiento de proyectos aprobada por la Dirección de Seguimiento y Control
de Proyectos, todos los campos del componente financiero, teniendo en cuenta el estado de cada
proyecto de acuerdo a los informes presentados.
Elaborar el formato PP-FT-002 aprobación Trámite Financiero, para el trámite respectivo de las cuentas
de cobro y/o facturas de los proyectos que recibe.
Proyectar las actas de liquidación y terminación de los proyectos en conjunto con el Profesional de
Seguimiento y Control Jurídico de proyectos.
Apoyar el proceso de archivo de toda la documentación de cada proyecto, respetando las normas y
procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión Documental.
Llevar el control de la entrega oportuna de informes de avance por parte de los ejecutores y solicitar a
los mismos la entrega y correcciones de informes a que haya lugar. Monitorear las vigencias finales
establecidas para cada una de las garantías contractuales exigidas a cada ejecutor de proyectos en sus
pólizas. Generar alertas oportunas un mes antes del vencimiento de cada fecha a la Dirección de
Seguimiento y Control de Proyectos.
Capacitar a las entidades ejecutoras, sobre el uso de cada uno de los materiales creados y asociados
al instructivo para la elaboración, presentación de los informes financieros y el manejo de los recursos.
Dar el visto bueno a las comunicaciones e informes de la revisión financiera de los proyectos revisados,
para informar oportunamente su estado financiero.
Liderar y organizar el proceso de revisión de informes financieros que le sean entregados.
Realizar las visitas de verificación de los soportes del informe financiero.
Brindar respuesta pronta a los requerimientos de información solicitada
Capacitar y coordinar a los Profesionales de Seguimiento y Control Financiero sobre las actividades y
responsabilidades a su cargo.
Revisar y dar observaciones a la conciliación entre las áreas de Presupuesto y Contabilidad, antes de
su impresión y radicación ante la Auditoria Interna del FNFH
Realizar conciliación mensual con la Coordinación de Presupuesto y Coordinación Financiera de
Proyectos Estratégicos, de los recursos del FNFH, una vez realizada la validación por parte del
Profesional de seguimiento y control financiero.
Realizar la validación del manejo y control de activos fijos de los proyectos del FNFH
Coordinar las labores de los Profesionales de Seguimiento y Control Financiero y de Operaciones
Presupuestales, para la correcta ejecución de sus funciones
Supervisar el control de los centros de costos de la Dirección de Seguimiento y Control de Proyectos
para evitar sobre ejecución de cada uno de los rubros aprobados.
Actualizar, si es necesario, el instructivo para la presentación de informes financieros y socializar estos
cambios con la Unidad de Seguimiento y Control de ASOHOFRUCOL, La Unidad Técnica y las
entidades ejecutoras de proyectos.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Realizar y entregar oportunamente el Indicador de Gestión Financiera, con su correspondiente análisis.
Realizar junto con los Profesionales de Seguimiento y Control Financiero, la revisión de los procesos
pre y postcontractual de los proyectos en temas financieros
Consolidar la información de la ejecución de todos los proyectos, para reportarla en el Informe de
Gestión del MADR, Informe a La Junta directiva del FNFH, Informe de Reporte a la Contraloría y/o
cualquier informe requerido a otras fuentes de financiación.
Atender las directrices, recomendaciones y sugerencias de la Dirección de la Unidad de Seguimiento y
Control de ASOHOFRUCOL.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Verificar el cumplimiento de la resolución No. 09554 de 2.000 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural, para el manejo y control del presupuesto del FNFH
Elaborar, los informes finales de resultados financieros de los proyectos asignados.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
ASPECTOS
1. Matriz de seguimiento y control a proyectos.
2. Presupuesto anual y trimestral de la unidad de seguimiento y control de proyectos.
3. Informe de gestión trimestral del componente financiero de seguimiento y control a proyectos a la dirección.
4. Informe de gestión semestral y anual del componente financiero de seguimiento y control a proyectos a la dirección de la unidad.
5. Informe de plan de inversión y ejecución para la contraloría general de la república.
6. Indicador de gestión financiera.
7. Muebles, enseres y equipo de computo
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
BIENES / DINERO / INFORMES
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Profesional de Operaciones Presupuestales
Adelantar la correcta planeación, manejo, control y ejecución de los recursos presupuestados dentro del
proceso de Seguimiento y Control
Coordinador de Presupuesto
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Profesional en carreras administrativas, económicas, contables, agrícolas, ingenierías o afines.
Un (01) año de experiencia relacionada.
Manejo de Office (Word, Excel), principios de contabilidad
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Hacer una buena clasificación de residuos.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Llevar y controlar el centro de costos del proyecto de Unidad de seguimiento y Control para evitar sobre
ejecución de cada uno de los rubros aprobados
Revisar y dar trámite a las cuentas de cobro, facturas, legalizaciones, solicitudes de tiquetes y anticipos
Registrar en el programa PANDA, las facturas o cuentas de cobro para el trámite de los desembolsos y
las respectivas legalizaciones, de acuerdo al presupuesto aprobado para la Dirección de Seguimiento y
Control de Proyectos
Atender las recomendaciones y sugerencias de la Dirección de la Unidad de Seguimiento y Control de
ASOHOFRUCOL y/o la Coordinación de Operaciones Financieras de la Unidad
Capacitar a los Profesionales de la Dirección de Seguimiento y Control de Proyectos en los
requerimientos financieros, de acuerdo a los formatos implementados por el Sistema de Gestión de
Calidad de ASOHOFRUCOL para su correcto uso
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Realizar la conciliación del Presupuesto de la Dirección de Seguimiento y Control de Proyectos con
Contabilidad
Registrar en el programa PANDA el Presupuesto Aprobado Anual y Trimestral, para su posterior
ejecución
Generar reportes mensuales a la Coordinación de Operaciones Financieras de la Unidad, de la
ejecución del presupuesto de la Dirección de Seguimiento y Control de Proyectos.
Asistir a las reuniones de planeación y seguimiento programadas por la Coordinación de Operaciones
Financieras de la Unidad, así mismo como las reuniones mensuales programadas por la Dirección de la
Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Trabajar activamente en la mejora continua de su procesoEvitar el mal uso y la generación de desperdicios en su procesoMantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal finEvitar las pérdidas de tiempo deliberadasEvitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informe técnico y financiero trimestral de los proyectos aprobados con recursos del FNFH.
2. Informe de Gestión.
3. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
4. Informes a la Contraloría y al Auditor cuando sea requerido.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
6. Informes de activos
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Formulador de Proyectos
Validar y analizar la información generada por las coordinaciones departamentales en el marco de
procesos de gestión de proyectos del PNFH
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
PERFIL DEL CARGO
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mínimo 3 años de experiencia relacionada.
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
Cuando aplique
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Identificar y formular planes, programas de acuerdo con los lineamientos u objetivos del Plan Nacional
de Fomento Hortifrutícola 2012-2022 y la misión y visión de la Organización y en consonancia con las
direcríces de las respectivas fuentes de financiamiento
Realizar el acompañamiento a las Coordinaciones Departamentales del PNFH asignadas en el proceso
de formulación y gestión de proyectos.
Realizar la evaluación de los planes, programas, proyectos, o solicitudes de terceros, que se presenten
a la Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola
Director Técnico y de Formulación
Planear, evaluar dirigir y supervisar Planes, Programas y Proyectos. Contribuir con la atención a las
demandas del sector Hortifrutícola y las directrices del FNHF y ASOHOFRUCOL, específicamente en
temas relacionados con asistencia técnica, transferencia de tecnología, desarrollo tecnológico e
innovación, especialización de la producción; sanidad e inocuidad (incluye lo de certificación) y
sensibilización al recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola, a través de la implementación de
Planes, programas y proyectos, en una o varias de estas líneas temáticas.
Gerente General.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Si
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Conocimientos en la formulación, implementación, seguimiento y evaluación en planes, programas y
proyectos relacionados con el sector agropecuario
Profesional en carreras administrativas, económicas, agrícolas, ingenierías o afines, con
Especialización y/o Maestría en áreas relacionadas.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Establecer indicadores de gestión y realizar el respectivo seguimiento
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impacto
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Realizar un análisis de los aspectos e impactos ambientales en la formulación de proyectos.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Propender porque los proyectos formulados o evaluados cumplan con criterios de calidad, idoneidad y
viabilidad en términos técnicos, financieros, ambientales y sociales.
Proponer lineamientos, de acuerdo a la dinámica de la política nacional y sectorial, que coadyuven a la
formulación de planes, programas, proyectos y objetivos.
Acompañar el diseño la construcción y la actualización de indicadores de gestión y de desempeño
institucional, para la planeación, evaluación y toma de decisiones.
Realización de alianzas con instituciones públicas y privadas con la finalidad de aunar esfuerzos y
recursos en la consecución de los objetivos.
Consolidar y actualizar permanentemente una base de datos con información de proveedores de
insumos, bienes y servicios, así como costos de producción, modelos tecnológicos de los cultivos
priorizados, como base para la estructuración de proyectos.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Perfiles de proyectos, iniciativas propuestas formuladas.
2. Informe de Gestión de la Unidad.
3. Plan Anual de Inversiones y Gastos del FNFH.
4. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
5. Informes a la Contraloría y al Auditor.
6. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Recopilar, sistematizar, analizar y socializar información cualitativa y cuantitativa relacionada con el
subsector.
Revisar la información y resultados que se difunden y socializan, a través de medios impresos o
eventos, relacionados con el accionar del FNFH y el Gremio.
Coordinar, direccionar y supervisar la ejecución de los proyectos relacionados con la Dirección.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Apoyar el desarrollo de eventos, talleres e iniciativas que contribuyan con la difusión, formación y
capacitación en nuevos desarrollos tecnológicos para el subsector.
Revisar y aprobar los informes presentados por los profesionales a cargo.
Realizar monitoreo y control técnico a las actividades técnicas y retroalimentación a la coordinación
financiera de los proyectos
Actualizar los indicadores de gestión de la unidad técnica de proyectos.
Realizar programación de presupuestos anuales y trimestrales de los proyectos ejecutados por
Asohofrucol-FNFH.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
FUNCIONES
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Supervisar las actividades de los coordinadores de los proyectos ejecutados por Asohofrucol.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Coordinar la elaboración de informes de proyectos tanto internos como externos de la unidad técnica.
Brindar asesoría a los requerimientos de información a las entidades o personas que la solicitan.
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
Coordinador de Proyectos Estratégicos
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Director Gestión Económica y de Ejecución
Planear, evaluar dirigir y supervisar acciones destinadas a garantizar la ejecución de los planes,
programas y proyectos. Contribuir con la atención a las demandas del sector hortifrutícola y las
directrices del FNHF-ASOHOFRUCOL dirigidos en aspectos como asistencia técnica, transferencia de
tecnología, desarrollo tecnológico e innovación, especialización de la producción; sanidad e inocuidad
(incluye lo de certificación) y sensibilización al recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola.
Gerente General.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, económicas, agrícolas, ingenierías o afines, con
Especialización y/o Maestría en áreas relacionadas.
Cuando aplique
Mínimo 3 años de experiencia relacionada.
Coordinador Financiero de Proyectos
Conocimientos en la formulación, implementación, seguimiento y evaluación en proyectos, así como en
temas de mercadeo y comercialización, y/o en procesos de desarrollo tecnológico, transferencia de
tecnologías y análisis de información.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Si
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impacto
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Realizar un análisis de los aspectos e impactos ambientales en la formulación de proyectos.
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Supervisar la elaboración de los planes operativos de los proyectos asignados.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Asistir y representar a Asohofrucol en todas las reuniones que exijan los proyectos.
Recopilar, analizar y retroalimentar los resultados y experiencias producto de la ejecución de proyectos
al área de formulación.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Supervisar la entrega de los informes final técnico y financieros a la Unidad de Seguimiento y Control,
para que esta proceda a la liquidación.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informe Trimestral para la junta del FNFH.
2. Informe de Gestión de la Unidad.
3. Plan Anual de Inversiones y Gastos del FNFH.
4. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
5. Informes a la Contraloría y al Auditor.
6. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyar la construcción de documentos técnicos del subsector Hortifrutícola.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Mínimo dos (02) años en ejecución de proyectos, manejo de bases de datos y en lo posible con
experiencia en labores administrativas en proyectos del Sector Hortifrutícola.
Coordinador de Proyectos Estratégicos.
Conocimientos en formulación, evaluación y ejecución de proyectos. Manejo de office (Word,
Excel) y bases de datos.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área
encargada de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las
diferentes áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back
ups, carpetas de archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Supervisar, orientar y controlar la implementación de planes, programas y proyectos estratégicos
para la entidad que permitan el cumplimiento de los objetivos y metas de las direcciones técnica -
operativa y Económica - Empresarial de acuerdo con los lineamientos de operatividad técnica de
los proyectos.
Director Gestión Económica y de Ejecución
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya
sido asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las
actividades propias de su trabajo
N/A
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Apoyar la identificación, formulación y ejecución de planes, programas y proyectos para el
desarrollo del subsector Hortifrutícola
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual)
de manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o
aquellos que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por
la asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin
perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se
requieran para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley
pretenda obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de
ASOHOFRUCOL.
Brindar asesoría a los requerimientos de información a las entidades y personas que las solicitan
Realizar seguimiento a las actividades de los contratistas de los proyectos ejecutados por
Asohofrucol
Apoyar la gestión de recursos para el apalancamiento de los recursos productivos del subsector.
Coordinar la gestión técnica y administrativa relacionada con la ejecución de los proyectos.
Realizar la actualización de indicadores de gestión de la unidad técnica de proyectos
Realizar la programación de presupuestos anuales y trimestrales de los proyectos ejecutados por
Asohofrucol cofinanciados con recursos del FNFH.
Realizar el seguimiento y monitoreo a la inversión de recursos de los proyectos ejecutados por
Asohofrucol y cofinanciados con recursos del FNFH.
Realizar la revisión y ajuste de las fichas de presentación de proyectos.
Fecha: 18/11/2019
Cuando aplique
Si
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, económicas, agrícolas, ingenierías o afines.
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impacto
Realizar un análisis de los aspectos e impactos ambientales en la formulación de proyectos.
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la
Información.Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Gestionar los ajustes que se consideren pertinentes en relación con la ejecución técnica y
financiera del proyecto, ante la entidad financiadora, con previo conocimiento de las Direcciones
relacionadas.Elaborar los informes técnicos requeridos por la fuente de financiación, y un informe final para
iniciar el proceso de liquidación del proyecto, junto con el Coordinador de proyecto en campo
(cuando aplique).
Atender las visitas de auditoría, interventoría y/o supervisión del ente financiador, junto con el
coordinador de proyecto en campo (cuando aplique).
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y
demás partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Realizar monitoreo y control técnico a las actividades técnicas y retroalimentación a la
coordinación financiera de los proyectos
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su
sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan
de capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad
y Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución
de las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la
seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente.
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos
ambientales y el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Realizar seguimiento al cumplimiento de la entrega de los bienes y servicios de los proveedores y
posteriormente a la entrega a los beneficiarios.
Apoyar los procesos de articulación institucional que permitan el fortalecimiento de las acciones
del subsector Hortifrutícola.
Coordinar la Elaboración y/o validación de los planes operativos de los proyectos asignados.
Atender las visitas de seguimiento y control, auditorias, interventorías entre otros de los proyectos
ejecutados por Asohofrucol.
Evaluar los proveedores, en cuanto a la calidad de la proveeduría de bienes y/o servicios
(oportunidad en el cumplimiento de cronogramas, calidad de los insumos, cumplimiento de
especificaciones técnicas, entre otros)
Informar oportunamente al área de Contratación y Compras sobre las irregularidades o
incumplimientos en la ejecución de los contratos derivados del proyecto, así como las
modificaciones a que haya lugar.
Recopilar, analizar y difundir información relacionada con el subsector.
Coordinar la elaboración de informes tanto internos como externos de la unidad técnica de
proyectos.
Coordinar el proceso de formalización de los recursos aprobados por la junta del FNFH
Realizar la supervisión técnica y administrativa necesaria para lograr el cumplimiento del proyecto.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos
naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de
residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de
residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez
que ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos
establecidos para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre
que sea posible.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios
del proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que
ello sea requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora
del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera
particular sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el
cabal cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Consumo de papel e implementos de oficina
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software
sin la autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su
responsabilidad para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas,
herramientas y equipos dejados bajo su custodia
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informe técnico y financiero trimestral de los proyectos aprobados con recursos del FNFH.
2. Informe de Gestión.
3. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
4. Informes a la Contraloría y al Auditor cuando sea requerido.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajoEjercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Coordinador Financiero de Proyectos
Supervisar, controlar y coordinar la implementación del componente financiero de los planes,
programas y proyectos para la entidad, que permitan el cumplimiento de los objetivos y metas de las
direcciones técnica – operativa.
Director Gestión Económica y de Ejecución.
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, económicas, agropecuarias, ingenierías o afines
preferiblemente con especialización.
Mínimo 2 años de experiencia relacionada.
Conocimientos en evaluación y ejecución financiera de proyectos o monitoreo de proyectos, manejo de
presupuesto, conocimientos en office (Word, Excel).
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y el
análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Velar por la correcta ejecución de los recursos, mediante la verificación del cumplimiento de los
requisitos de legalización y desembolsos estipulados en los contratos
Coordinar la elaboración de informes financieros tanto internos como externos
Coordinar la gestión financiera y administrativa relacionada con la ejecución de los proyectos
Realizar la programación de presupuestos anuales y trimestrales de los proyectos ejecutados por
ASOHOFRUCOL y de los proyectos en proceso de aprobaciónRealizar seguimiento y monitoreo a la inversión de recursos de los proyectos ejecutados por
Asohofrucol de acuerdo con programación presupuestal asignada
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Realizar monitoreo y control financiero a la ejecución de los proyectos
Atender las visitas de seguimiento y control, auditorías, interventorías entre otros de los proyectos
ejecutados por Asohofrucol
Revisar periódicamente la ejecución del proyecto, junto con su respectivo cronograma y presupuesto,
con el objeto de verificar que se cumplan las condiciones pactadas
Asegurar el adecuado cumplimiento de los procedimientos pertinentes para gestionar la liquidación de
todos los contratos y/o similares, derivados de los proyecto, ante el área correspondiente
Gestionar los ajustes que se consideren pertinentes en relación con la ejecución financiera de los
proyectos, ante la entidad financiadora, con previo conocimiento de las Direcciones relacionadas.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.
Garantizar el cumplimiento de los procedimientos administrativos y financieros establecidos por la
organización, dentro de los periodos de tiempo establecidos.
Elaborar los informes financieros requeridos por la fuente de financiación, y un informe final para iniciar
el proceso de liquidación del proyecto.Revisar la ejecución de los proyectos en el área de presupuesto
Conciliar los proyectos con Contabilidad para su debida ejecución
Realizar seguimiento a los desembolsos de los proyectos y su debida legalización.
Realizar seguimiento a la liquidación interna de los proyectos con las áreas de presupuesto,
contabilidad y tesorería.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informe técnico y financiero trimestral de los proyectos aprobados con recursos del FNFH.
2. Informe de Gestión.
3. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
4. Informes a la Contraloría y al Auditor cuando sea requerido.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Fecha: 18/11/2019
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Formulador de Proyectos
Dos (2) años de experiencia laboral
Gestión de proyectos, manejo de información técnica y financiera de proyectos.
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Gestionar y formular proyectos de inversión pública y privada
Director Técnico y de Formulación
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, económicas, financieras, agropecuarias, ingenierías o afines.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Realizar el acompañamiento a las Coordinaciones Departamentales asignadas, en el proceso de identificación,
formulación y gestión de proyectos.
Validar y analizar la información generada por las coordinaciones departamentales en el marco de procesos de
gestión de proyectos.
Apoyar en el análisis de estadísticas e información sobre el comportamiento del subsector y los mercados que lo
conforman de acuerdo a los departamentos a cargo.
Acompañar el comité de priorización de planes, programas y proyectos de acuerdo al procedimiento de
formulación de planes, programas y proyectos.
Realizar el ingreso oportuno en la plataforma de las actividades ejecutadas, garantizando su veracidad y calidad
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la
Ley 734 de 2002.
Identificar y formular planes, programas y proyectos de acuerdo con los lineamientos u objetivos y la misión y
visión de la organización y en consonancia con las directríces de las respectivas fuentes de financiamiento
Apoyar la realización de un diagnóstico de las potenciales fuentes de financiamiento que contribuyan con el
cumplimiento de los objetivos y demás necesidades del sector.
Participar en la recopilación de información de los modelos tecnológicos y fichas de producto de las principales
líneas productivas hortifrutícolas como insumos para la elaboración de proyectos.
Colaborar en la consolidación y actualización permanentemente de una base de datos con información de
proveedores de insumos, bienes y servicios, así como costos de producción como base para la estructuración de
proyectos.
Asistir en la elaboración, consolidación y actualización de un banco de proyectos que permita dar cuenta de las
acciones desarrolladas. Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.
Realizar un análisis de los aspectos e impactos ambientales en la formulación de proyectos.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de computo.
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Versión: 25
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Validar y analizar la información generada por las coordinaciones departamentales
Supervisar las actividades de los contratistas asignados.
Apoyar en la identificación y formulación de proyectos en los departamentos a cargo
Asistir puntualmente a las visitas de Seguimiento y Control y demás auditorías requeridas
Canalizar los proyectos enviados por las coordinaciones departamentales a quien corresponda para dar curso a
su debido proceso.
Tramitar las cuentas de cobro, anticipos, legalizaciones, entre otros del equipo técnico de los departamentos
asignados
Acompañar y monitorear el cumplimiento de las metas a nivel departamental, generar análisis de la información,
así como también hacer seguimiento a los objetivos asignados por la Coordinación del Proyecto
Apoyar el proceso de ejecución de proyectos cofinanciados por el FNFH y los ejecutados por Asohofrucol
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la
Ley 734 de 2002.
Realizar seguimiento y acompañamiento a los departamentos asignados, con el fin de verificar el cumplimiento
Revisar la coherencia y veracidad de la información suministrada por el equipo técnico en los informes e
información ingresada en la plataforma del proyecto
Realizar el proceso de supervisión y cumplimiento de los objetivos, metas, entregables y verificables de cada
una de las coordinaciones departamentales asignadas
Elaborar y presentar actas de visita, de acuerdo al formato establecido
Apoyar y asistir al desarrollo de los eventos de capacitación, talleres de formación, simposios, congresos,
diplomados y demás eventos organizados por ASOHOFRUCOL - FNFH.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Supervisor Técnico
Fecha: 18/11/2019
Apoyar los procesos administrativos, operativos y de tipo logístico derivados de la implementación y seguimiento
de los proyectos
Coordinador del Proyecto; Director Gestión Económica y de Ejecución
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:Auxiliar Técnico
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, económicas, agrícolas, ingenierías o afines.
Un (01) año de experiencia laboral
Manejo e interpretación de bases de datos e indicadores
Cuando aplique
Si
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
1. Muebles, enseres y equipo de computo.
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Profesional en carreras agrícolas, económicas, administrativas, ingenierías, y derecho.
Tres (03) años de experiencia laboral.
Manejo de Office (Word, Excel, Power Point).
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional Administrativo y Financiero
Coordinar administrativa y financieramente los proyectos del Plan Nacional y sus derivados, validar y analizar la
información generada por los proyectos.
Director Gestión Económica y de Ejecución
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la
Ley 734 de 2002.
Coordinar administrativa y financieramente los proyectos de ASOHOFRUCOL - FNFH y sus derivados.
Validar y analizar la información generada por los proyectos de ASOHOFRUCOL - FNFH y de sus derivados
Apoyar la revisión de los proyectos enviados por los coordinadores departamentales y verificar su coherencia
Elaborar los informes financieros de los proyectos de ASOHOFRUCOL - FNFH y de sus derivados de acuerdo
con los requerimientos de los cooperantes externos
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediatoApoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Tramitar las cuentas de cobro, anticipos, legalizaciones, entre otros del personal de los proyectos de
ASOHOFRUCOL - FNFH y de sus derivados que le sean asignados.
Supervisar las actividades de los contratistas asignados.
Apoyar y asistir al desarrollo de los eventos de capacitación, talleres de formación, simposios, congresos,
diplomados y demás eventos organizados por ASOHOFRUCOL - FNFH.
Apoyar el proceso de ejecución de proyectos cofinanciados por el FNFH y los ejecutados por Asohofrucol
Revisar la coherencia y veracidad de la información suministrada por los contratistas asignados en los informes
y soportes enviados de los proyectos de ASOHOFRUCOL - FNFH y de sus derivados
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1.- Informe financiero de los proyectos derivados del PNFH
2.- Muebles, enseres y equipo de computo.
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Versión: 25
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Apoyar el trámite de las cuentas de cobro, anticipos, legalizaciones, entre otros del equipo técnico de los
departamentos asignados.
Asistir puntualmente a las reuniones, capacitaciones, cursos y otras actividades programadas por la empresa.
Apoyar las labores de recepción cuando se requieran.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la
Ley 734 de 2002.
Revisar y verificar las actividades y soportes registrados en la plataforma por los contratistas en campo de
acuerdo con los departamentos asignados.
Elaborar las observaciones necesarias cuando haya lugar velando por la calidad de los registros.
Realizar el seguimiento a las observaciones procurando las mejoras en la calidad de la información hasta lograr
las correcciones respectivas y que el registro quede aprobado.
Reportar a la supervisión y coordinación del proyecto cualquier novedad o anomalía relacionada con el debido
desarrollo de las actividades en plataforma siempre siguiendo el conducto regular.
Realizar las reuniones necesarias con personal de tecnología de la información con el fin de de dar solución a
las solicitudes generadas en plataforma y otras situaciones relacionadas que afecten el cumplimiento de las
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyar el proceso de ejecución de proyectos cofinanciados por el FNFH y los ejecutados por Asohofrucol
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Auxiliar Técnico
Fecha: 18/11/2019
Apoyar los procesos administrativos, operativos y de tipo logístico derivados de la implementación y seguimiento
del proyecto
Profesional de Operaciones Técnicas - Supervisor Técnico y al Coordinador del Proyecto
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Técnico, tecnólogo, estudiantes desde quinto semestre o recién egresados de carreras agrícola/agroindustrial,
sistemas, contaduría, administración de empresas, ingenierías o afines.
Con experiencia laboral de un (01) año.
Manejo de información técnica y administrativa, manejo de Office
Cuando aplique
No
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de computo.
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Versión: 25
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Elaborar el cronograma anual de la publicación de la revista frutas y hortalizas.
Cumplir con las fechas programadas en el cronograma de publicación de la revista
Planear y gestionar la temática, artículos y demás contenidos de cada edición y cumplir con el cronograma
establecido para tal fin.
Editar y revisar los contenidos generados a partir del accionar del FNFH-ASOHOFRUCOL, tales como:
comunicados de prensa, boletines de prensa, infografías, informes dirigidos a medios de comunicación y
especiales multimedia.
Diseñar y ejecutar estrategias de comunicación interna y externa.
Coordinar las actividades de divulgación del FNFH-ASOHOFRUCOL: diseño y producción de material publicitario
(pendones, volantes, brochures, folletos, entre otros) y material audiovisual (cuñas radiales, programas radiales y
videos).
Coordinar las actividades de difusión del FNFH-ASOHOFRUCOL, contenidas en el Plan Nacional de Fomento
Hortifrutícola (2012-2022):Participación del FNFH-ASOHOFRUCOL en eventos del sector: coordinar junto al comité de eventos, los
congresos, foros y ferias que organice, o en las que participe el FNFH-ASOHOFRUCOL.Apoyo a otros eventos y
misiones: coordinar la contratación de los eventos de apoyo y/o misiones aprobados por la Junta Directiva del
Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola.
Posicionar AESCE, en redes sociales, de ASOHOFRUCOL – FNFH, Frutisitio, donde desarrollará artículos
periodísticos e información de interés especialmente dirigida a los productores del sector.
Divulgar los resultados de los planes, programas y proyectos ante diferentes medios (redes, revistas y
presentaciones).
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera veraz
y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley
734 de 2002.
Asesorar a la Gerencia General en las actividades inherentes a la comunicación y las relaciones públicas.
Coordinar, revisar y generar contenidos para la página web de FNFH-ASOHOFRUCOL, Frutisitio y redes sociales.
Investigar temas del subsector hortifrutícola, actividades y/o eventos de las coordinaciones departamentales del
Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola Fase 2018.
Coordinar la toma de fotografías necesarias para ilustrar los artículos de la publicación.
Ingresar de manera oportuna a la Plataforma del PNFH 2018 los registros de las actividades a cargo, de acuerdo
al marco lógico aprobado garantizando la calidad y veracidad de los mismos.
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias de
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo a
hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Profesional en comunicación social o ciencias sociales.
Dos años de experiencia, preferiblemente en la coordinación de área de comunicaciones de proyectos del sector
hortifrutícola
Manejo de Office (Word, Excel), redacción y fotografia.
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Coordinador de Prensa y Comunicaciones
Fecha: 18/11/2019
Garantizar, supervisar, orientar, controlar, coordinar las comunicaciones internas y externas de los proyectos
gestionados con recursos del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, promoviendo el posicionamiento de la
imagen del FNFH y del Gremio y la confianza en la información oficial ante la opinión pública y al interior del
Gremio, mediante la formulación de políticas, diseño de planes de trabajo, gestión de los canales de comunicación,
asesoría en el diseño de estrategias específicas y medición de su impacto en los grupos de interés
Coordinador del Proyecto; Director Gestión Económica y de Ejecución
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y el análisis
de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el cabal
cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo de
la empresa.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitacion
del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y salidas
no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los beneficiarios el
componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente, logrando la
reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos peligrosos) para
dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de Gestión de Residuos Sólidos.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea requerido.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponerAgotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto con
delincuencia común y desorden
publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su labor
dentro de la asociación.
BIENES / DINERO / INFORMES
1.- Informe de Gestión.
2.- Informes a la Contraloría y al Auditor cuando sea requerido.
3.- Muebles, enseres, equipo de computo y de comunicaciones.
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Con habilidades en manejo y análisis de bases de datos de variables agronómicas, económicas y demás
que sean relevantes en el sector
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas
y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo,
rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la
asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las
responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Mantener actualizadas de bases de datos de variables agronómicas, económicas y demás que se reportan
en la plataforma del proyecto y otras que sean relevantes en el sector hortifrutícola.
Generar informes sectoriales derivados de las bases de datos socioeconomicos del sector.Apoyar la elaboración de los indicadores de impacto derivados de los proyectos ejecutados por el FNFH -
ASOHOFRUCOL
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de
esta labor
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN ECONÓMICA Y EJECUCIÓN
Profesional en ciencias económicas, administrativas o sociales, con especialización.
Dos (02) años de experiencia, en ejecución y/o seguimiento a proyectos preferiblemente enfocados en el
sector Hortifruticola
Cuando aplique
Manejar y análizar las bases de datos de variables agronómicas, económicas y demás que sean relevantes
en el sector. Así mismo, apoyar la planificación ejecución y divulgación de eventos de difusión promoviendo
el posicionamiento de la imagen del FNFH y el Gremio y la confianza en la información oficial ante la opinión
pública y al interior del Gremio.
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional gestión económica y difusión
Director de Gestión Económica y de Ejecución
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Generar los informes trimestrales de Balanza Comercial y realizar su publicación en la página web.
Elaborar el estudio del comportamiento histórico de la producción y área sembrada del sector hortifrutícola.
O
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
minutos.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Realizar un análisis de los aspectos e impactos ambientales en la formulación de proyectos.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria
del papel.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Participar en la realización de investigaciones de corte económico para la elaboración de estadísticas,
estimaciones y proyecciones económicas.
Velar por la veracidad y calidad de la información de las bases de datos participando en su actualización,
limpieza y mejoramiento.
Apoyar la planificación y ejecución de los eventos de difusión.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Realizar el cubrimiento y difusión de los eventos asignados.
Apoyar la Gestión del Anexo 2 del Presupuesto.
Apoyar la ejecución, sistematización, análisis y divulgación de los avances de los proyectos derivados del
ejercicio del FNFH - ASOHOFRUCOL
Apoyar la actualización de los indicadores de la Unidad Técnica y SIRECI.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.
Actualizar la base de datos de proyectos de la Unidad Técnica de Proyectos.
Notificar las decisiones de la Junta Directiva del FNFH a los beneficiarios y realizar los trámites
administrativos requeridos pta la contratación, hasta la radicación a la Unidad de Seguimiento y Control.
Formular, analizar e interpretar cuadros estadísticos para su diagnóstico y/o estudio.
Apoyar la elaboración del PAI
Efectuar proyecciones y estimaciones relevantes para el sector teniendo en cuenta variables representativas.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Generación de residuos sólidos
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a
los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos -
RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente
General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
2. Informes sectoriales derivados de las bases de datos socioeconomicos del sector.
3. Informes trimestrales de Balanza Comercial
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
Coordinador de Tesorería Coordinador de Tecnología de la
Información
Coordinador de Operaciones Contables y Financieras Coordinador del Sistema Integrado de Gestión
Coordinador de Talento Humano Gestor de Gestión Documental
Coordinador Administrativo, Contratación y Compras Coordinador de Presupuesto
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajoEjercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractualesCumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Si
Profesional en carreras administrativas, sociales, económicas, agrícolas, ingenierias o afines con
Especialización y/o Maestría en áreas relacionadas.
PERFIL DEL CARGO
Tres (03) años de experiencia relacionada.
Análisis financiero, manejo de inversiones, presupuesto, contabilidad, personal, inventarios.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Director Administrativo y Financiero.
Fecha: 18/11/2019
Dirigir y coordinar la Unidad Administrativa y Financiera de la entidad y dar apoyo en los temas
relacionados con el cargo a la Gerencia General.
Gerente General
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Planificar las actividades financieras, considerando el origen y destino de los recursos y dirigir el
manejo de las operaciones de tesorería
Evaluar la ejecución de ingresos y egresos en función al cumplimiento del Plan Anual de Inversiones y
al Presupuesto
Mantener actualizados y presentar a la Gerencia General los documentos a su cargo para su revisión y
demás trámites administrativos y financieros
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002 Aprobar, en coordinación con la Gerencia General, las políticas generales, necesarias y suficientes,
para el cabal funcionamiento, así como los manuales de procedimientos y de funciones del personal o
de los profesionales que prestan sus servicios a la institución
Aprobar la elaboración del Plan Anual de Inversiones y Gastos del FNFH y el presupuesto de
Asohofrucol con las demás unidades funcionales
Proponer la implementación de mecanismos y/o la adopción de medidas dirigidas a optimizar la
eficiencia en el uso de los recursos financieros, así como su transparencia
Atender la Auditoria Gubernamental, con Enfoque Integral, realizada anualmente por la Contraloría
General de la República y coordinar la formulación e implementación del Plan de Mejoramiento
Dirigir con las demás unidades funcionales la elaboración y presentación oportunamente los Informes
de Gestión a la Gerencia General, para su posterior consideración por parte de la Junta Directiva del
FNFH o de la Junta Directiva Nacional de la Asociación
Aprobar el cabal cumplimiento de las políticas de recursos humanos: Selección, inducción,
contratación, capacitación, bienestar, nómina y seguridad social, así como la evaluación de su
desempeño
Aprobar la elaboración de los informes periódicos sobre los estados financieros y presupuestales que
le soliciten los órganos de administración de la Asociación, la Gerencia General o los órganos de
control del Estado
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Aprobar las órdenes de compra y de servicios del área administrativa y financiera
Verificar periodicamente la informacion presentada al Sistema de Contratacion Estatal –SICE-
Presentar y sustentar el Balance General y el Estado de Resultados de la Asociación ante la Junta
Directiva Nacional
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
En su calidad de representante por la Dirección, asegurarse que se establecen, implementan y
mantienen los procesos necesarios para el Sistema Integrado de Gestión
En su calidad de representante por la Dirección, informar a la alta Dirección sobre el desempeño del
Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de mejora
Aprobar el manejo del archivo físico
Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la
asociación
Dirigir y aprobar los cambios físicos y locativos de las instalaciones de Asohofrucol por parte del
proceso Tecnologías de la Información
Dirigir y aprobar las actividades que realice el proceso Tecnología de la Información
Dirigir con las demás unidades funcionales la elaboración y presentación oportuna del Plan de
Mejoramiento de la entidad y sus respectivos informes de avance
Aprobar la elaboración de los contratos de adjudicación y ejecución de proyectos, así como los de
contratación del personal de nómina o de los profesionales que prestan sus servicios a la institución
Brindar asesoría a las demás unidades funcionales de la Asociación en los temas administrativos,
tributarios, comerciales, laborales, financieros y contables
Supervisar el control de los activos fijos del FNFH y de la Asociación
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
ASPECTOS
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Asegurar de que el sistema de gestión ambiental es conforme con los requisitos de la norma.
Asegurar que el sistema de gestión de SST se establece, implementa y mantiene de acuerdo con la
norma OHSAS 18001:2007
Representante de la Dirección
Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, para su revisión, y que se usan como base para la mejora del
sistema de gestión de SGSST, informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión
de calidad y sobre las oportunidades de mejora e informar a la alta dirección sobre el desempeño del
sistema de gestión ambiental, incluyendo su desempeño ambiental.
Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST;
Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST, y como mínimo una (1) vez al año, realizar su evaluación;
Asegurar de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de la norma.
Asegurar de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas
Asegurar de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización;
Asegurar de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se planifican e
implementan cambios en éste.
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes de Gestión Semestral y Anual
2. Informes a la Contraloría y al Auditor
3. Informe Trimestral para la Junta Directiva del FNFH
4. Plan Anual de Inversiones y Gastos
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
Profesional de Operaciones Presupuestales
Profesional de Control Presupuestal de Recaudo
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Coordinar, supervisar, orientar y controlar la correcta ejecución y manejo de los recursos del
presupuesto de acuerdo a la normatividad legal vigente
Dos (02) años de experiencia relacionada.
Manejo de presupuesto y office (Word, Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Coordinar, controlar y verificar que la ejecución del Presupuesto de Ingresos y gastos este acorde a
la información apropada mediante actas, acuerdos presupuestales y solicitudes de traslado.
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Coordinar con los demas procesos de la Asociación la elaboración del presupuesto para la
presentación oportuna del mismo.
Consolidar el documento del plan anual inversiones y gastos y verificar que se conserve el principio de
equilibrio entre ingresos y gastos
Coordinador de Presupuesto.
Fecha: 18/11/2019
Director Administrativo y Financiero
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, sociales, económicas, agrícolas, ingenierías o afines
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Profesional de Control Financiero y Presupuestal
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Profesional de Control Presupuestal y Operaciones FinancierasCARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Cuando aplique
Si
FUNCIONES
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Coordinar la elaboración y presentación oportuna de los Informes periódicos del área de presupuesto
a la Gerencia General, Juntas directivas, Ministerio de Agricultura y demás organismos de control
Aprobar y desaprobar los planes, programas, proyectos y presupuestos que le fueren presentados por
los Comités Departamentales.
Coordinar las funciones del personal a cargo.
Coordinar el trámite y flujo oportuno de cuentas por pagar en el área de presupuesto
Verificar, controlar y analizar la ejecución mensual, trimestral y anual del presupuesto y rendir informes
sobre el tema a las demás áreas
Elaborar acuerdos presupuestales y traslados presupuestales.
Aplicar y verificar las instrucciones de la resolución No. 09554 de 2000 del Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, para el manejo y control del presupuesto del FNFH
Registrar y dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal para el trámite de las cuentas por pagar,
requisiones de bienes o servicios, solicitudes de contratación, requerimientos de personal, tiquetes
aéreos etc.
Estar en permanente contacto con el profesional de manejo de presupuestos en el Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural , conciliar la información presupuestal del FNFH y estar atento a sus
requerimientosAtender los requerimientos de la Auditoria Interna relacionados con el manejo y control del presupuesto
del FNFH.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Rendir informes mensuales a los demás procesos sobre el porcentaje de avance de la ejecución
presupuestal por proyecto y por rubro.
Coordinar con los procesos de contracion y compras y contabilidad en la unificación de criterios para el
manejo correcto de los recursos del FNFH.
Coordinar la conciliación mensual de la ejecución presupuestal con la Unidad Técnica de Proyectos
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Coordinar y verificar junto con el área de contabilidad la realización de la conciliación de información
contable y presupuestal en las fechas establecidas
Preparar la información de presupuesto relacionada con la rendición de la cuenta a la Contraloría
General
Coordinar las labores de los profesionales de apoyo al área de presupuesto, para el correcto
cumplimiento de sus funciones
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente.
Solicitar ajustes en el software para el control de presupuesto.
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
Participar activamente en la planificación del sistema.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes trimestrales para Juntas Directivas.
2. Informes de Gestión semestral y anual.
3. Informes a los organismos de vigilancia y control.
4. Acuerdos trimestrales.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Un (01) año de experiencia relacionada.
Manejo de Office (Word, Excel, Power point).
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
PRESUPUESTO
Profesional de Control Financiero y Presupuestal
Fecha: 18/11/2019
Coordinador de presupuesto
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para
el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y Normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cuando aplique
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Si
Brindar apoyo al area de presupuesto en los procesos de planeación, ejecución y analisis del
presupuesto, controlando la correcta ejecución de los recursos, mediante la verificación y el
cumplimiento de los requisitos legales y de los procedimientos de ASOHOFRUCOL.
Profesional en carreras agrícolas, económicas, administrativas, ingenierías o afines.
Apoyar el proceso de elaboración del presupuesto anual.
Realizar seguimiento y control al presupuesto general y a cada uno de los proyectos o centro de costos
que se ejecuten (anual, mensual y trimestral)
Elaborar y consolidar informes presupuestales para juntas directivas, auditorias, y demás entidades o
áreas que lo requieran
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de
esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por su
área y/o todo su equipo de trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia
y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las
responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine
la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas dentro
de la asociación
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Brindar respuesta oportuna a los requerimientos de información solicitada
Conciliar mensualmente con Contabilidad y Unidad Técnica de Proyectos, la información de la ejecución
presupuestal y de los proyectos por centros de costo
Realizar el manejo y control del presupuesto general y de cada uno de los proyectos que se ejecuten
Registrar en el programa PANDA comprometidos, obligaciones de acuerdo al presupuesto general
aprobado y para cada uno de los proyectos
Dar tramite de manera oportuna a los workflows de cuentas por pagar
Conciliar mensualmente los registros presupuestales relacionados con la nomina y las liquidaciones de
contratos de nomina con los procesos de contabilidad y talento humano.
Dar concepto y visto bueno sobre la disponibilidad presupuestal para el trámite de las cuentas por
pagar, requisiones de bienes o servicios, solicitudes de contratación, requerimientos de personal,
tiquetes aéreos etc.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediatoApoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Retroalimentar con los demás procesos y coordinadores de proyectos el avance de la ejecución
presupuestal.
Consolidar la apropíación y ejecución de presupuesto anual y trimestral de proyectos
Dar respuesta a los requerimientos relacionados con el manejo del presupuesto solicitados por las
visitas de Interventorías y Auditorias
Brindar apoyo en la elaboración de acuerdos presupuestales, traslados presupuestales y en la
elaboración de solicitudes de modificación presupuestal.
Realizar análisis permanente de la información presupuestal por centro de costos e informar a los demás
procesos y a los coordinadores de proyectos el % de avance de ejecución identificando los rubros que
presentan menor y mayor ejecución
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes
a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello
sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos -
RAEEs)
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos
y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su procesoMantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal finEvitar las pérdidas de tiempo deliberadasEvitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Responder y velar por el cuidado de
los recursos físicos y tecnológicos
dejados bajo su responsabilidad y la
de su equipo de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en
el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las
labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud
laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor y
actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de roles;
Conocimiento y habilidades con relación a la demanda de la
tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas, trabajo,
rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informe técnico y financiero trimestral de los proyectos aprobados con recursos del FNFH. 2.
Informe de Gestión.
3. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
4. Informes a la Contraloría y al Auditor cuando sea requerido.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos -
RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
PRESUPUESTO
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional en carreras agrícolas, económicas, administrativas, ingenierías o afines.
Manejo de Office (Word, Excel, Power Point).
Profesional de Control Presupuestal y Operaciones Financieras
Brindar apoyo en la planeación, organización y ejecución del presupuesto y en las diferentes operaciones
financieras relacionadas con el manejo del presupuesto de proyectos.
Coordinador de presupuesto
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
Realizar el manejo y control del presupuesto general y de cada uno de los proyectos que se ejecuten.
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades
señaladas en la Ley 734 de 2002.
Apoyar el proceso de elaboración del presupuesto anual.
Realizar el registro del presupuesto general y de cada uno de los proyectos en el aplicativo PANDA para el
trámite de las cuentas de cobro o facturas correspondientes a los proyectos desde que se ingresan hasta la
liquidación de los mismos.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Realizar análisis permanente de la información presupuestal por centro de costos e informar a los demás
Brindar apoyo en las operaciones presupuestales y financieras de los proyectos.
Elaborar y consolidar informes presupuestales para juntas directivas, auditorías y demás entidades que lo
requieran.Brindar respuesta oportuna a los requerimientos de información solicitada.
Conciliar mensualmente con Contabilidad y Unidad Técnica de Proyectos, la información de la ejecución
presupuestal y de los proyectos por centros de costo.
Consolidar el presupuesto anual y trimestral de los proyectos.
Llevar y controlar los centros de costos de los proyectos para evitar sobre ejecución de cada uno de los rubros
aprobados para cada proyecto.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Dos (02) años de experiencia laboral.
Conciliar mensualmente los registros presupuestales relacionados con la nomina y las liquidaciones de
contratos de nomina con los procesos de contabilidad y talento humano.
Dar tramite de manera oportuna a los workflows de cuentas por pagar
Brindar apoyo en la elaboración de acuerdos presupuestales, traslados presupuestales y en la elaboración de
solicitudes de modificación presupuestal.
Brindar apoyo en la elaboración del informe presupuestal de liquidación de los proyectos
dar concepto y visto bueno sobre la disponibilidad presupuestal para el trámite de las cuentas por pagar,
requisiones de bienes o servicios, solicitudes de contratación, requerimientos de personal, tiquetes aéreos etc.
Registrar en el programa PANDA los comprometidos y obligaciones de acuerdo al presupuesto general
aprobado y para cada uno de los proyectos.
Realizar seguimiento y control financiero al presupuesto general y a cada uno de los proyectos o centros de
costos que se ejecuten (anual, mensual y trimestral).
Dar respuesta a los requerimientos relacionados con el manejo del presupuesto solicitado por las visitas de
Retroalimentar con los demás procesos y coordinadores de proyectos el avance de la ejecución presupuestal
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos
de manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
BIENES / DINERO / INFORMES
1.- Presupuesto anual y trimestral.
2.- Conciliaciones.
3.- Informe financiero de gestión trimestral y anual de proyectos.
4.- Muebles, enseres y equipo de computo.
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Coordinador de Operaciones Contables y Financieras
Coordinar, supervisar, orientar y controlar el manejo contable de Asohofrucol y del FNFH y la
presentación oportuna de los Estados Financieros.
Director Administrativo y Financiero.
Cuando aplique
Si
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Profesional de Contabilidad y Operaciones Financieras
Auxiliar de Operaciones Contables
Profesional Administrativo y Financiero – Contabilidad
Auxiliar Técnico – Contabilidad
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Contaduría Pública.
Dos (02) años de experiencia relacionada.
Contabilidad pública y privada, generalidades de las normas laborales, normas tributarias actualizadas
en materia pública y privada, análisis de estados financieros, manejo de office (Word y Excel), normas
de informacion financiera pública y privada, ejecución presupuestal
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y el
análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Coordinar la elaboración y radicación oportuna de las facturas al FNFH y la entrega de facturas
solicitadas por las demas áreas de la asociación
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Responder requerimientos en materia contable y tributaria inherentes al área de Contabilidad
Depurar, analizar, sustentar y presentar los estados financieros a la Gerencia General y/o Dirección
Administrativa y Financiera para aprobación y firma
Extraer los estados financieros fielmente de los libros de contabilidad y presentarlos a la Administracion
Enviar y sustentar los estados financieros a la auditoria interna, revisoría fiscal y entes de control
Analizar antes de entregar para pago al área de tesorería la retención en la fuente a título de ICA y
renta, impuesto de industria y comercio e impuesto a las ventas.
Hacer seguimiento a la parametrizacion y desarrollo de mejora, actualizacion y cambios normativos en
el sofware contable
Planear y realizar seguimiento a las actividades del area contable para un mejor desarrollo de la misma
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Revisar y enviar informacion exogena Nacional y Distrital
Revisar e informar sobre el estado de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Enviar informes financieros solicitados por la Contaduría General de la Nación
Atender visitas de de los entes de control y vigilancia en materia contable y tributaria
Realizar los ajustes necesarios en los estados financieros para que la información sea veraz y
confiable, de acuerdo con los soportes recibidos y firmados debidamente autorizados según
corresponda
Revisar y enviar declaración de ingresos y patrimonio, conciliacion fiscal, renovacion de camara y
comercio, renovacion de registro unico de proponentes y reporte CHIP
Informar oportunamente sobre los cambios contables y tributarios que afecten las transacciones y a los
terceros en la ejecución mensualizada
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Suministrar oportunamente la información del alcance del área contable necesaria para la conciliación
entre áreas y verificar dichas conciliaciones según alcance contable
Validar las conciliaciones de activos según corresponda con el área de Presupuesto
Coordinar los procesos contables para proporcionar las cifras financieras para conciliar los proyectos
que ejecuta la asociación
Recibir llamadas y dar respuesta oportuna y cordial a las solicitudes
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de tránsito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la Asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociaciónRealizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Estados Financieros.
2. Impuestos.
3. Informe de rendición de cuenta.
4. Informe de Gestión Semestral y Anual.
5. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contabilidad
Profesional de Contabilidad y Operaciones Financieras
Revisar y validar las transacciones en materia contable y tributaria diariamente
Coordinador de Operaciones Contables y Financieras
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Contaduría Pública.
Un (01) año de experiencia relacionada.
Manejo de Office (Word, Excel), contabilidad privada y pública, normas tributarias,normas de
informacion financiera publica y privada, generalidades de las normas laborales, generalidades de
ejecución presupuestal
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Elaborar y presentar los impuestos nacionales y distritales
Elaborar la información exógena requerida nacional y distrital
Revisar y aprobar oportunamente los registros contables diarios, haciendo devoluciones de los mismos
cuando así se requiera
Responder por la correcta aplicación de las normas contables y tributarias de las transacciones
realizadas a diario y sus implicaciones contables y tributarias
Recibir llamadas y dar respuesta oportuna y cordial a las solicitudes
Asistir al Coordinador de Operaciones Contables y Financieras en las tareas diarias y/o en su ausencia
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Revisar los registros contables y sus respectivos soportes para garantizar que cumplan con las
retenciones de ley, impuestos en general y las normas en materia tributaria y contable
Realizar mensualmente las conciliaciones entre áreas y subsanar las diferencias teniendo en cuenta las
obligaciones registradas por el área de presupuesto de cada proyecto
Actualizar mensualmente en el software las depreciaciones y amortizaciones cuando así se requiera
Apoyo en la elaboracion de los estados financieros con previo análisis y orientacion del Coordinador de
Operaciones Contables y Financieras y demás informes que deben ser presentados a la Gerencia,
Dirección Administrativa y Financiera y a los organismos de control interno y externo
Realizar mensualmente las conciliaciones de activos y validar que el valor contable coincida con el
inventario fisico
Realizar mensualmente las conciliaciones de los proyectos y validar que las cifras contables coincidan
con la ejecucion de cada uno.
Elaborar declaración de renta ingresos y patrimonio, conciliacion fiscal, renovacion de camara y
comercio, renovacion de registro unico de proponentes.
Apoyo y seguimiento en la parametrizacion y desarrollo de mejora, actualizacion y cambios normativos
en el sofware contable
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Analizar y revisar las conciliaciones bancarias e informar sobre las diferencias para que se elaboren los
ajustes correspondientes
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Informar oportunamente sobre las eventualidades que se presenten en su trabajo
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 25
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original,
el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en
la Ley 734 de 2002.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras agrícolas, económicas, administrativas, ingenierías, y derecho.
Tres (03) años de experiencia laboral
Manejo de Office (Word, Excel), contabilidad privada y pública, normas tributarias,normas de informacion
financiera publica y privada, generalidades de las normas laborales, generalidades de ejecución presupuestal
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contabilidad
Profesional Administrativo y Financiero – Contabilidad
Revisar y validar las transacciones en materia contable y tributaria diariamente
Coordinador de Operaciones Contables y Financieras
Realizar mensualmente las conciliaciones entre áreas y subsanar las diferencias verificar los registros
correspondientes teniendo en cuenta las obligaciones registradas por el área de presupuesto de cada proyecto
Actualizar mensualmente en el software las depreciaciones y amortizaciones cuando así se requiera
Analizar y revisar las conciliaciones bancarias e informar sobre las diferencias para que se elaboren los ajustes
correspondientes
Informar oportunamente sobre las eventualidades que se presenten en su trabajo
Elaborar y presentar los impuestos nacionales y distritales
Elaborar la información exógena requerida nacional y distrital
Realizar mensualmente las conciliaciones de los proyectos y validar que las cifras contables coincidan con la
ejecucion de cada uno.
Revisar y aprobar oportunamente los registros contables diarios, haciendo devoluciones de los mismos cuando
así se requiera
Recibir llamadas y dar respuesta oportuna y cordial a las solicitudes
Asistir al Coordinador de Operaciones Contables y Financieras en las tareas diarias y/o en su ausencia
Responder por la correcta aplicación de las normas contables y tributarias de las transacciones realizadas a
diario y sus implicaciones contables y tributarias
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.
Realizar reporte CHIP ante la contaduria general de la nacion
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Revisar los registros contables y sus respectivos soportes para garantizar que cumplan con las retenciones de
ley, impuestos en general y las normas en materia tributaria y contable
Apoyo en la elaboracion de los estados financieros con previo análisis y orientacion del Coordinador de
Operaciones Contables y Financieras y demás informes que deben ser presentados a la Gerencia, Dirección
Administrativa y Financiera y a los organismos de control interno y externo
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Elaborar declaración de renta ingresos y patrimonio, conciliacion fiscal, renovacion de camara y comercio,
renovacion de registro unico de proponentes.
Apoyo y seguimiento en la parametrizacion y desarrollo de mejora, actualizacion y cambios normativos en el
sofware contable
Realizar mensualmente las conciliaciones de activos y validar que e valor contable coincida con el inventario
fisico
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos
de manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contabilidad
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Mínimo 2 semestres de Contaduría Pública o Técnico en Contabilidad.
Un (01) año de experiencia relacionada.
Manejo de Office (Word y Excel), principios en contabilidad y archivo.
Auxiliar de Operaciones Contables
Brindar soporte al Coordinador de Operaciones Contables y Financieras en labores operativas
cumpliendo con todas las funciones establecidas.
Coordinador de Operaciones Contables y Financieras
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Elaborar facturas, notas débito y crédito de las mismas
Revisar junto con el equipo de trabajo cuales son las necesidades en papelería y realizar la requisición
Sacar fotocopias, búsqueda de documentos, envíos de correspondencia, trámites del área, entre otros
Recibir llamadas y dar respuesta oportuna y cordial a las solicitudes
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Realizar los registros contables y solicitar los soportes correspondientes teniendo en cuenta las
retenciones de ley, impuestos en general y cumplimiento de las normas en materia tributaria y contable
Apoyar en las labores diarias del área contable
Apoyar las labores de la Recepción cuando se requiera
Reconocer documentos de cuentas por pagar, legalizaciones, provisiones, amortizaciones,
depreciaciones, facturas de venta y otros según direccionamiento de Contabilidad
Llevar un adecuado registro y control de toda la documentación manejada en el área
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Gestión organizacional .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 25
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de los
documentos manipulados por su área
y/o todo su equipo de trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera veraz y
eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación determine
para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley
734 de 2002.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contabilidad
Auxiliar Técnico – Contabilidad
Brindar soporte al Contador en labores operativas cumpliendo con todas las funciones establecidas.
Coordinador de Operaciones Contables y Financieras
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y Normas
existentes y aplicables a la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Técnico, tecnólogo, estudiantes desde quinto semestre o recién egresados de carreras agrícola/agroindustrial,
sistemas, contaduría, administración de empresas, ingenierías o afines.
(Un) 1 año de experiencia laboral
Manejo de Office (Word y Excel), principios en contabilidad y archivo.
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de comportamiento
establecidas dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias de
su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo a
hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea requerido.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de los
sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de Gestión
Integrado implementado en la
asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y salidas
no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la
empresa.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitacion
del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Llevar un adecuado registro y control de toda la documentación manejada en el área
Revisar junto con el equipo de trabajo cuales son las necesidades en papelería y realizar la requisición
Sacar fotocopias, búsqueda de documentos, envíos de correspondencia, trámites del área, entre otros
Recibir llamadas y dar respuesta oportuna y cordial a las solicitudes
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea posible.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o que
interactúen o afecten el mismo.
Realizar los registros contables y solicitar los registros correspondientes teniendo en cuenta las retenciones de ley,
impuestos en general y cumplimiento de las normas en materia tributaria y contable
Apoyar en las labores diarias del área contable
Apoyar las labores en la Recepción cuando se requiera
Reconocer documentos de cuentas por pagar, legalizaciones, provisiones, amortizaciones, depreciaciones, facturas Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su cargo
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo social
de trabajo, Contenido de la tarea,
Interface persona tarea, Jornada de
trabajo, Ritmo de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto con
delincuencia común y desorden publicoRobos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de Gestión
Integrado implementado en la
asociación.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos -
RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción establecidos
por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean impartidas
por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su labor dentro de la
asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Responder y velar por el cuidado de
los recursos físicos y tecnológicos
dejados bajo su responsabilidad y la de
su equipo de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el cabal
cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la autorización
previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Coordinador de Tesorería.
Fecha: 18/11/2019
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Llevar al día los recibos de caja y bancos y demás que sean necesariosHacer estudios de seguimiento permanentes del mercado de títulos valores
Manejar adecuadamente el portafolio de inversiones
Solicitar cotizaciones de tasa de interés para recomendar la mejor decisión de inversión
Coordinar, supervisar, orientar y controlar el manejo adecuado y racional de los recursos e inversiones
de Asohofrucol y el Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, conforme a los lineamientos de la Junta
Directiva y de la Gerencia General.
Director Administrativo y Financiero.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Auxiliar Técnico Operativo Nacional - Tesoreria
Profesional en carreras administrativas, sociales, económicas, agrícolas, ingenierías o afines.
Realizar la constitución, cancelación, e informes de títulos valores, previa autorización y aprobación de
la Dirección Administrativa y Financiera y de la Gerencia GeneralRealizar el Acta de Arqueo de InversionesMantener debidamente custodiados los títulos valores, efectuando revisiones frecuentes
Mínimo 2 años de experiencia relacionada.
Auxiliar de Tesorería.
Mensajero
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Presentar oportunamente a la Gerencia y a la Dirección Administrativa y Financiera los informes que se
soliciten a TesoreríaIngresar los movimientos de recursos de ingresos y egresos que se gestionen en la coordinación de
tesorería y que sean aprobados por la Gerencia General
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Facilitar los libros y documentos a su cargo para su revisión, previa autorización de la Gerencia o de la
Dirección Administrativa y Financiera
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Conocimientos en finanzas, presupuesto, office (Word, Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Elaborar y analizar los flujos de caja que se requieranRealizar cruce y efectuar gestión de seguimiento a las cuentas por cobrar y por pagar
Efectuar los giros con base en el flujo de caja verificando que contengan los soportes necesarios y que
cumplan los requisitos estipulados por la Administración y organismos de control
Realizar la custodia y manejo de la caja de seguridad
Realizar la custodia y manejo de la caja menor
Realizar la custodia y manejo de chequeras, cheques proforma, comprobantes de egreso, recibos de
caja y demás soportes propios de la tesorería
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Si
Realizar la planeación de pagos que se encuentren dentro del programa establecido para pagosRealizar y presentar los informes a Junta Directiva
Coordinar las labores del mensajero
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Realizar el análisis de los indicadores de gestión junto con su revisión y actualización de los mismos
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Atender los requerimientos de los clientes y proveedores en cuanto a confirmación y aclaración de
pagos
Prestar la asistencia necesaria a la Dirección Administrativa y Financiera en todo lo relacionado con
operaciones de inversiones, operaciones bancarias y demás actividades del área financiera
Verificar y controlar las operaciones del módulo de inversiones
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Elaborar y entregar la conciliación mensual con contabilidad
Elaborar todo tipo de análisis y proyecciones financieras de la entidad
Suministrar en forma oportuna y confiable a las personas autorizadas la información que requieran
como herramienta para el desarrollo de la labor
Solicitar y gestionar ante las entidades bancarias la entrega oportuna de los extractos bancarios
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de tránsito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
2. Caja Menor
3. Informes de gestión semestral y anual
4. Plan Anual de Inversiones y Gastos
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
N/A
Manejo de Office (Word, Excel), principios financieros y contables.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Elaborar Cheques, Transferencias, Recibos de Caja y Cheques de Gerencia, para realizar pagos y todo
lo concerniente a los informes de tesorería
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Tesorería
Auxiliar de Tesorería.
Fecha: 18/11/2019
Apoyar las funciones del tesorero general, en la preparación, clasificación y consolidación de la
información para pagos y responder por el manejo adecuado de los recursos del FNFH Y de
ASOHOFRUCOL
Coordinador de Tesorería.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Mínimo cinco semestres de economía, carreras administrativas o afines.
Un (01) año de experiencia relacionada.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cuando aplique
Elaborar archivo digital para proceso de pagos por transferencia
Confirmar transferencias y operaciones de pago
Realizar la gestión documental del área de Tesorería (revisión, archivo físico y digital, foliación,
rotulación, digitalización y entrega al Archivo Central) de todos los documentos de pagos del área de
Tesorería
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Suministrar los informes de pagos que se requieran a las áreas que lo soliciten para el beneficio del
FNFH y de ASOHOFRUCOL
No
Controlar el archivo físico y digital de tesorería
Organizar recibos y realizar formato de reembolso de caja menor
Elaborar, analizar y actualizar los Indicadores de Gestión existentes en el área de tesorería
Entregar cheques a clientes y proveedores
Suministrar información sobre pagos a clientes y proveedores
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Elaborar documentos, comunicados, cartas y demás información a otras dependencias o clientes
internos y externos
Elaborar comprobantes y actas de caja menor
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyar las labores de la Recepción cuando se requiera
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original,
el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en
la Ley 734 de 2002.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Tesorería
Auxiliar Técnico - Tesorería
Apoyar las funciones del tesorero general, en la preparación, clasificación y consolidación de la información
para pagos, y responder por el manejo adecuado de los recursos del FNFH - ASOHOFRUCOL
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Coordinador de Tesorería.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Técnico, tecnólogo, estudiantes desde quinto semestre o recién egresados de carreras agrícola/agroindustrial,
sistemas, contaduría, administración de empresas o afines.
Un (01) año de experiencia laboral.
Manejo de Office (Word, Excel), principios financieros y contables.
Cuando aplique
No
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Apoyar las labores de recepción cuando se requiera
Elaborar documentos, comunicados, cartas y demás información a otras dependencias o clientes internos y
externosElaborar comprobantes y actas de caja menor
Elaborar Cheques, Transferencias, Recibos de Caja y Cheques de Gerencia, para realizar pagos y todo lo
concerniente a los informes de tesorería
Elaborar archivo digital para proceso de pagos por transferencia
Confirmar transferencias y operaciones de pago
Realizar la gestión documental del área de Tesorería (revisión, archivo físico y digital, foliación, rotulación,
digitalización y entrega al Archivo Central) de todos los documentos de pagos del área de Tesorería
Controlar el archivo físico y digital de tesorería
Organizar Recibos y Realizar Formato de Reembolso de Caja Menor
Informar a la agencia de viajes respectiva mediante correo electrónico o telefónicamente facturas canceladas
con las Transferencias Realizadas
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Entregar cheques a clientes y proveedores
Suministrar información sobre pagos a clientes y proveedores
Suministrar los informes de pagos que se requieran a las áreas que lo soliciten para el beneficio del FNFH y de
ASOHOFRUCOL
Suministrar información a las áreas relacionadas para el beneficio del FNFH y de Asohofrucol.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos
de manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Tesorería
Mensajero.
Fecha: 18/11/2019
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Asistencia a todo el personal de la empresa en lo relacionado con enviar y recoger correspondencia y
títulos valores de la entidad, así como otras diligencias que se especifican en el apartado de funciones
de este manual.
Coordinador de Tesorería.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Entregar y recibir la documentación de las diferentes entidades tanto públicas como privadas
Hacer el recorrido por las oficinas de Asohofrucol para recoger y entregar la correspondencia, títulos
valores o documentos en general que le sean confiados
Responder por los títulos valores de la entidad que le sean entregados
Bachiller
Seis (06) meses de experiencia relacionada.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Manejo de Office (Word, Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
N/A.
Elaborar las planillas de programación de ruta para entrega de correspondencia
Hacer consignaciones, cobro de cheques y en general todas las diligencias relacionadas con las
entidades bancarias
Comprar elementos cuando se lo soliciten los distintos funcionarios de la entidad previa autorización de
la Coordinación de Tesorería
Brindar informes de las labores ejecutadas cuando el superior inmediato lo requiera
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Si
Cuando aplique
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Conducir el vehículo de Asohofrucol cuando se le solicite, cumpliendo estrictamente con las normas
sobre seguridad industrial y prevención de accidentes y demás normas de tránsito
Realizar las diferentes diligencias de afiliación y retiros al sistema de seguridad social y parafiscal y las
demás que requiera la Coordinación de Talento Humano
Apoyar y realizar labores de empaque y envío de correspondencia
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientosy zonas de exposición a animales como
abejas y avispas, o también arañas, escorpiones, serpientes,
vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Títulos valores.
2. Soportes que se requieran.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cuando aplique
Desarrollo de aplicativos, desarrollo de sistemas de información, creación y mantenimiento de bases
de datos y equipos de sistemas, seguridad informática.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Organizar la presentación de la información a llevar a las Juntas Directivas
Preparar la información relacionada necesaria para los Informe de Gestión
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección administrativa y financiera.
Coordinador de Tecnología de la Información
Fecha: 18/11/2019
Si
Garantizar, supervisar, orientar, planificar, organizar y controlar la implementación de los diferentes
sistemas informáticos y evaluar el desarrollo de los mismos. Asegurar el buen funcionamiento y
disponibilidad de los recursos informáticos de acuerdo con los lineamientos de la asociación. Brindar
apoyo y asesoría a las directivas de Asohofrucol en temas concernientes al campo de la informática.
Profesional en ingeniería de sistemas, telecomunicaciones, electrónica.
Dos (02) años de experiencia relacionada
Profesional de Sistemas.
Auxiliar de Tecnología de la Información
Auxiliar de Aseo y Cafetería
Director Administrativo y Financiero.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Evaluar y sugerir la incorporación de nuevas tecnologías, equipamiento de computación, software y
determinar la obsolescencia del equipamiento actual
Desarrollar, proponer y supervisar constantemente políticas de uso y seguridad, del recurso
computacional a nivel de equipamiento, aplicaciones, herramientas de productividad y comunicaciones
Coordinar la formalización de alianzas interinstitucionales en cuanto a sistemas de informaciónApoyar a los usuarios en el uso de la red de datos, uso adecuado de los recursos, impresión y uso de
InternetElaborar y presentar los conceptos técnicos para las adquisiciones de sistemas
FUNCIONES
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Recibir, evaluar y resolver los requerimientos computacionales, de software y comunicaciones
Atender los requerimientos de los funcionarios de forma oportuna
Controlar y velar por el adecuado manejo y conservación de los equipos de sistemas
Programar y coordinar los mantenimientos preventivos y correctivos
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajoRealizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuadaTrabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Servidores, equipos de comunicación.
2. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
3. Informes de gestión semestral y anual
4. Plan Anual de Inversiones y Gastos
ASPECTOS
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener un inventario actualizado de las bases de datos que se manejen en la empresa determinando
el custodio de la información y los responsables de la información
Ejecutar el procedimiento de backup de la información de la empresa y llevar el control sobre la
ejecución de los backups y pruebas de recuperación.
Apoyar las Auditorias de Sistemas, soportando los distintos planes de seguridad, administración,
desarrollo, cronogramas, y demás aspectos relevantes del área tecnológica
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Atender oportunamente las solicitudes a traves de la mesa de ayuda de tecnología e infraestructura
física (GLPI), teniendo en cuenta los acuerdos de servicio y mantener estos sistemas actualizados
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Tecnología de la Información
Profesional de Sistemas.
Fecha: 18/11/2019
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
Apoyar a la Coordinación de Tecnología de la Información para que las actividades propias de
Asohofrucol-FNHF en el área de informática sean gestionadas adecuadamente.
Coordinador de Tecnología de la información.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Ingeniería de Sistemas.
Un (01) año de experiencia relacionada.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyar en todo lo correspondiente al mantenimiento físico de las instalaciones de la asociación
N/A.
Certificaciones de estudio en ambientes virtualizados VMWARE 5.1 o superior y bases de datos SQL
SERVER 2012 o superior. Manejo de servidores Windows y Linux. Conocimientos en PHP, SQL server
2012. Directorio Activo, Redes. Migración de servidores, backups, sistema de cámaras y conocimientos
en Azure.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder al Coordinador de Sistemas por el correcto funcionamiento de la página web e intranet, con
el fin de mantener su disponibilidad y permanente actualización
Cuando aplique
Dar soporte Nivel II, a incidencias técnicas propias de ofimática y telecomunicaciones dentro del diario
operar
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Apoyar los procesos tecnológicos para envío de información a las instituciones de control del Estado.
(Contraloría, Contaduría, MADR, etc.)
Mantener la intranet para los Sistemas Integrados de Gestión, desde el área tecnológica
Mantener la conexión de las aplicaciones a la base de datos, teniendo un plan de contingencia, el cual
debe estar soportado dentro del plan de contingencias de la Asociación (Plan de Respaldo, Plan de
Emergencia, Plan de Recuperación)
Mantener las conexiones de las VPN de las oficinas del Plan Nacional y demás convenios, teniendo un
plan de contingencia, el cual debe estar soportado dentro del plan de contingencias de la Asociación
(Plan de Respaldo, Plan de Emergencia, Plan de Recuperación)
Si
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Hacer una buena clasificación de residuos.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Plan de Dirección sistemas Anual.
2. PAI siguiente año.
3. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Tramitar oportunamente las facturas de servicios de la empresa
Apoyar las labores de recepción cuando se requiera.
Mantener la reserva sobre la información a la que tenga acceso en el ejercicio de sus funciones.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Adelantar trabajos de desarrollos básicos para la página web y el sistema de información SIGEC
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
TALENTO HUMANO
Auxiliar de Tecnologia de la Información
Tecnología de la Información
FUNCIONES
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
PERFIL DEL CARGO
Apoyar a la Coordinación de Tecnología de la Información, brindar soporte y orientación a los usuarios
de las plataformas de tecnología, apoyar las labores de mantenimiento locativo.
Mínimo 5 semestres de ingeniería de sistemas.
Un (01) año de experiencia relacionada.
N/A.
Fecha: 18/11/2019MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Manejo e instalación de sistemas operativos y plataformas, manejo de servidores, manejo de bases de
datos, manejo de protocolos.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
No
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Cuando aplique
Coordinador de Tecnología de la información.
Apoyar a la Coordinación de Tecnología de la Información en el cumplimiento de sus objetivos
Participar en el análisis, diseño e implementación de las aplicaciones web requeridas en Asohofrucol y
aprobadas por el Coordinador de Sistemas
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Mantener actualizado del inventario de equipos, software, factura de compra, mantenimiento preventivo
y correctivo de todos los equipos de tecnologia (registrado en la hoja de vida de equipos)
Apoyar en todo lo correspondiente al mantenimiento físico de las instalaciones de la asociación
Apoyar en la elaboración de presentaciones
Enviar las comunicaciones necesarias por correo masivo
Apoyar en el mantenimiento preventivo y correctivo de computadores y redes
Brindar soporte técnico a usuarios
Atender oportunamente las solicitudes a traves de la mesa de ayuda de tecnología e infraestructura
física (GLPI), teniendo en cuenta los acuerdos de servicio y mantener estos sistemas actualizados
Conciliar trimestralmente el control de los activos de tecnologia.
Responder al Coordinador de Sistemas por el correcto funcionamiento de la página web e intranet, con
el fin de mantener su disponibilidad y permanente actualización
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Participar activamente en la planificación del sistema.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Equipo de cómputo, Scanner.
2. Muebles y enseres
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:PERFIL DEL CARGO
Primaria.
Un (01) año de experiencia relacionada.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Tecnología de la Información
Auxiliar de aseo y cafeteria
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Velar por el uso y el cuidado de los equipos, elementos e insumos puestos a su disposición
Velar por el adecuado mantenimiento físico de las instalaciones y la oportuna atención a los
funcionarios.
Coordinador de Tecnología de la información.
Cuando aplique
No
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
N/A.
N/A.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Mantener un inventario actualizado de los bienes a su cargo e informar los cambios que se presenten
Atender las reuniones que tengan lugar en la entidad
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios y personal que labora en las instalaciones de
Asohofrucol
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Retirar el polvo y la suciedad de los muebles y demás enseres de las oficinas y áreas asignadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Lavar los baños y lavamanos de la oficina de manera que siempre permanezcan limpios
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
Limpiar los pasillos y zonas comunes
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Mantener la cocina siempre limpia y organizada
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Realizar a diario el aseo de las oficinas de Asohofrucol: barrer, trapear, limpiar
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivos Labores de barrido, trapeado, limpieza Biomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
Reactivos, Estándares,
Soluciones, Vapores Químicos
Probabilidad de contacto con productos químicos por el Uso
de algunas sustancias para la limpieza de las oficinas, baños,
cafeterias, pisos.
Químico
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Utensilios de aseo y cafeteria.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
Profesional de Nómina y Seguridad Social
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, sociales, económicas, agrícolas, ingenierías o afines.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Profesional Administrativo y Financiero – Talento Humano
Coordinar, revisar y aprobar quincenalmente las liquidaciones de nómina.
Coordinar, revisar y aprobar las liquidaciones de prestaciones sociales (primas, vacaciones, cesantías
e intereses sobre las cesantías)
Coordinar con todas las áreas y llevar a cabo los procesos y temas relacionados con: promoción,
capacitación, vacaciones, licencias, reconocimientos, temas disciplinarios, permisos de trabajo,
incapacidades, ausentismo y retiros de personal
Expedir anualmente los certificados de ingresos y retenciones de los empleados de planta
Liquidación de nómina, prestaciones sociales, aportes a seguridad social y parafiscal. Conocimientos
en Legislación Laboral, office (Word, Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las
actividades propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cuando aplique
Si
Tramitar la consignación y retiro de las cesantías de los empleados
Coordinar, revisar y aprobar la liquidación mensual de los aportes al sistema de seguridad social y
parafiscales a través de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA)
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Recopilar la información, elaborar y mantener al día los indicadores de gestión del proceso de talento
humano
Expedir las certificaciones laborales y de prestación de servicio
Velar por el cumplimiento de la entrega de la dotación al personal en los meses de Abril, Agosto y
Diciembre
Velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
Diseñar e implementar el proceso de evaluación de desempeño
Elaborar el informe de gestión semestral y anual en lo relacionado con talento humano
Elaborar y hacer seguimiento al programa de capacitación
Coordinar las actividades de bienestar de los empleados
Asistir a las reuniones y conferencias programadas por las EPS, AFP, ARL, SENA y Caja de
Compensación Familiar
Velar por el cumplimiento de la cuota mínima de aprendices del SENA
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
Aprendiz.
Auxiliar de Talento humano
Psicólogo
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Coordinar y ejecutar las actividades de selección e inducción para dotar a las áreas de la entidad del
personal idóneo para cada puesto de trabajo.
Coordinar, revisar y aprobar las liquidaciones de los contratos de trabajo
Coordinar la afiliación de los empleados al sistema de seguridad social (salud, pensiones, riesgos
laborales) y a la caja de compensación familiar.
Dos (02) años de experiencia relacionada.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Coordinador de Talento Humano.
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Coordinar la realización de exámenes ocupacionales de ingreso, egreso y periódicos del personal de
planta
Coordinar y supervisar los procesos relacionados con la administración de personal para promover el
desarrollo integral del talento humano que presta sus servicios a la asociación.
Director Administrativo y Financiero.
O
Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y
demás partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes de gestión semestral y anual
2. Informes a los organismos de control
3. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Versión: 25Código: TH-MA-001
AREA/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Un (01) año de experiencia relacionada.
Selección de personal, pruebas de evaluación aptitudinal, normas laborales, manejo de office (Word y
Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cuando aplique
Si
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Talento Humano
Psicólogo
Brindar apoyo al área de talento humano, en los diferentes procesos, principalmente en el
reclutamiento, selección de personal, capacitación y bienestar de personal y en todas las actividades
que permitan contar con un adecuado ambiente de trabajo.
Coordinador de Talento Humano
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras de Psicología o afines.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
N/A
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Apoyar y dar seguimiento a los diferentes comités establecidos por la Asociación (Comité de
Convivencia Laboral, COPASST, y otros que a bien decida establecer la asociación y que se
encuentren relacionados con el objetivo del cargo)
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Participar en el proceso de selección y en el análisis de resultados para ingreso, traslados y
promociones del personal
Apoyar el levantamiento y ajuste de los perfiles que se requieran en las diferentes áreas
Aplicar, calificar e interpretar pruebas técnicas y psicotécnica de acuerdo con los perfiles requeridos
(cuando sea aplicable)
Participar en las entrevistas institucionales (de ingreso y egreso) y en la emisión de conceptos que
sirvan para la toma de decisión de la selección del aspirante
Apoyar los análisis, descripción y evaluación de puestos de trabajo y de evaluaciones de desempeño
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Observar, describir, analizar, diagnosticar y resolver los problemas o conflictos en las interacciones
humanas y asegurar un buen clima y desarrollar la cultura organizacional
Verificar las referencias laborales y academicas del personal nuevo.
Gestionar planes de beneficios para el recurso humano de la asociación.
Brindar apoyo al área de talento humano, en los diferentes procesos (inducción, capacitación, bienestar
de personal, evaluación de desempeño) y en todas las actividades que permitan contar con un
adecuado ambiente de trabajo
Apoyar las actividades derivadas del programa de riesgo psicosocial
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Diseñar programas de inducción, entrenamiento y capacitación para el desarrollo del personal, así
como los planes de carrera y ascensos del personal cada vez que ello sea aplicable
Generar y proponer acciones con el fin de mejorar la comunicación a todo nivel y fomentar buen clima y
cultura organizacional
Recomendar políticas y acciones para incentivar, compensar y remunerar al personal, así como
asegurar su bienestar, seguridad y salud en el trabajo
Brindar asesoría personal o grupal a los empleados en casos relacionados con el manejo de
situaciones laborales, familiares o personales cuando sea requerido
Realizar estudios salariales cuando se requiera
Realizar visitas domiciliarias al personal nuevo cuando aplique.
Verificar que todas las solicitudes de contratación de personal tengan los soportes de hoja de vida y los
documentos solicitados para la contratación y que cumplan con el perfil establecido.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajoTrabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 25
Código: TH-MA-001
AREA/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
N/A
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Verificar que todas las solicitudes de contratación de personal tengan los soportes de la hoja de vida y
los documentos solicitados para la contratación y que cumplan con el perfil establecido.
Elaborar y tramitar las liquidaciones de los contratos de trabajo cuando se requiera
Remitir al personal a relizarse exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro
Hacer entrega de los resultados de los examenes medicos ocupacionales al empleado (cuando aplique)
y consolidar la informacion emitida por la IPS en cuanto a restricciones y recomendaciones; hacer
seguimiento al cumplimiento de las mismas
Afiliar a los empleados al sistema de seguridad social (salud, pensiones, riesgos laborales) y a la caja
de compensación familiar
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Talento Humano
Profesional Administrativo y Financiero – Talento Humano
Brindar apoyo al área de talento humano en los diferentes procesos administrativos, relacionados con
la gestión del recurso humano.
Coordinador de Talento Humano
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la AsociacionCumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras agrícolas, económicas, administrativas, ingenierías, y derecho.
Tres (03) años de experiencia laboral
Manejo de office (Word, Excel, Power Point)
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Apoyar en el desarrollo de todas las actividades derivadas de los programas del SG-SST para asegurar
Hacer seguimiento a los planes de acción para determinar su eficacia
Realizar los análisis de la ineficacia de los planes de acción cuando a ello haya lugar y establecer los
nuevos planes
Presentar los informes de los resultados obtenidos, con su respectivo análisis
Apoyar en la realización de las inspecciones propias del SG-SST Realizar el reporte de los accidentes e incidentes del personal cuando haya lugar a ello, cuando se
requieraParticipar en las reuniones planeadas por el equipo HSEQ para el establecimiento, desarrollo,
seguimiento e intervencion de los planes de acción derivadas del seguimiento a estándares del SIG
Apoyar al Coordinador de Talento Humano en las actividades desarrolladas por la Coordinación y
proponer acciones y métodos que contribuyan al mejoramiento permanente del servicio
Brindar apoyo al área de talento humano, en las actividades relacionadas con la capacitación y
bienestar de personal.
Coordinar los temas relacionados con recolección, clasificación, entrega, disposicion y control de
residuos sólidos
Asegurar que se realicen las reuniones de los comités y brigadas y que se generen los informes
Realizar campañas de prevencion de alcohol y drogas, habitos de vida saludable, reciclaje,
ambientales, orden y aseo, etc
Centralizar el control y entrega de la dotación y los EPP's en Talento Humano
Redactar y/o radicar los oficios, citaciones, comunicados, entre otros documentos generados por el
proceso de Talento Humano
Actualizar periodicamente la información del personal, y mantenerlo disponible para las diferentes
actividades que se deban realizar en la organización
Actualizar la información de los empleados ante las diferentes entidades, cada vez que ello sea
necesario
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y
demás partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Reportar a la ARL y a la Caja de Compensación Familiar el retiro del personal de Asohofrucol
Liquidar, procesar y tramitar mensualmente la información para el pago de los aportes al sistema de
seguridad social y parafiscales a través de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), en
términos de tiempo y de acuerdo con la información y registro de novedades y sus regulaciones:
ingresos, retiros, licencias, incapacidades y otros, cuando se requiera
Elaborar y tramitar quincenalmente las liquidaciones de nómina cuando se requiera
Elaborar y tramitar las liquidaciones de prestaciones sociales (primas, vacaciones, cesantías e
intereses sobre cesantías) cuando se requiera
Disponer de la documentación y copias para las auditorías.
Preparar y entregar todos los informes que le sean solicitados y que sean competencia de su cargo
Recopilar, consolidar y generar los informes y los indicadores de gestión del proceso de talento humano
capacitaciones, evaluaciones de desempeño, etc.
Apoyar y ejecutar el desarrollo de todas las actividades programadas del sistema integrado de gestión
HSEQ
Elaborar bases de datos, cartas, comunicaciones y cuadros que se requieran
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Verificar las referencias laborales y academicas del personal, cuando se requiera
Mantener informado al coordinador de proceso sobre todas las actividades desarrolladas en el sistema
de gestión HSEQ y el proceso de Talento Humano
Generar planes de acción para minimizar efectos no deseados
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente
General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
bombillas, luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Versión: 25
Código: TH-MA-001
AREA/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Liquidar, procesar y tramitar mensualmente la información para el pago de los aportes al sistema de
seguridad social y parafiscales a través de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), en
términos de tiempo y de acuerdo con la información y registro de novedades y sus regulaciones:
ingresos, retiros, licencias, incapacidades y otros.
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Registrar, mantener actualizadas y dar trámite en las diferentes entidades que prestan servicios de
seguridad social, toda la información necesaria para la correcta afiliación del personal.
Reportar oportunamente a la ARL el retiro del personal.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la AsociacionCumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional de Nómina y Seguridad Social
Realizar la liquidación de los aportes a la seguridad social del personal, calculando y verificando los
datos correspondientes, a fin de asegurar el oportuno y correcto pago..
Coordinador de Talento Humano
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Talento Humano
Profesional en carreras administrativas, económicas, agrícolas, ingenierías o afines.
Un (01) año de experiencia relacionada
Leyes y reglamentos aplicables a nómina y seguridad social, Manejo de office (Word, Excel, Power
Point)
Llevar el control y manejo de las incapacidades
Atender y brindar información a todo el personal de la asociación en temas relacionados con la
seguridad social
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y
demás partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Depurar la cartera relacionada con aportes a seguridad social cuando aplique
Tramitar ante las EPS y ARL el reconocimiento de incapacidades del personal cuando aplique
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociaciónLas demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Archivar y llevar el control de los documentos de acuerdo con lo establecido en el Sistema de Gestión
Documental.
Disponer de la documentación y copias para las auditorías.
Recibir y tramitar toda la documentación necesaria que soporte la elaboración de las novedades del
personal de la asociación
Preparar y entregar todos los informes que le sean solicitados y que sean de competencia de su cargo
Apoyar en la elaboración y liquidación de la nómina y prestaciones sociales.
Verificar que todas las solicitudes de contratación de personal tengan los soportes de la hoja de vida y
los documentos solicitados para la contratación y que cumplan con el perfil establecido.
Apoyar al Coordinador de Talento Humano en las actividades desarrolladas por la Coordinación y
proponer acciones y métodos que contribuyan al mejoramiento permanente del servicio
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
bombillas, luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente
General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Conocimientos generales de los diferentes procesos de Talento Humano, office (Word, Excel).
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Talento Humano
Auxiliar de Talento Humano.
Apoyar al coordinador de talento humano en todas las actividades relacionadas con la administración
del personal de la asociación.
Coordinador de Talento Humano.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Técnico o estudiante en carreras administrativas, económicas, psicología, derecho, salud ocupacional,
ingeniería industrial o afines.
Un (01) año de experiencia relacionada.
Coordinar el envío de paquetes y remesas de todas las áreas de la entidad
Apoyar las labores en la recepción cuando se requiera
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Fecha: 18/11/2019
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Liquidar, procesar y tramitar mensualmente la información para el pago de los aportes al sistema de
seguridad social y parafiscales a través de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), en
términos de tiempo y de acuerdo con la información y registro de novedades y sus regulaciones:
ingresos, retiros, licencias, incapacidades y otros, cuando se requiera
Elaborar y tramitar quincenalmente las liquidaciones de nómina cuando se requiera
Elaborar y tramitar las liquidaciones de prestaciones sociales (primas, vacaciones, cesantías e
intereses sobre cesantías) cuando se requiera
Disponer de la documentación y copias para las auditorías cuando se requiera
Digitalizar, revisar, clasificar y archivar los documentos, procurando la adecuada y permanente
actualización del archivo
Preparar y entregar todos los informes que le sean solicitados y que sean de competencia de su cargo
Tabular la información generada por la Evaluación de Desempeño y encuestas de la satisfacción de
las capacitaciones
Tramitar las novedades ante la aseguradora de vida y póliza funeraria; radicar las facturas de cobro
correspondientes
Elaborar bases de datos, cartas, comunicaciones y cuadros que se requieran
Tramitar trimestralmente la requisición de papelería del área de Talento Humano
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Verificar que todas las solicitudes de contratación de personal tengan los soportes de la hoja de vida y
los documentos solicitados para la contratación y que cumplan con el perfil establecido.
Elaborar y tramitar las liquidaciones de los contratos de trabajo cuando se requiera
Afiliar a los empleados al sistema de seguridad social (salud, pensiones, riesgos laborales) y a la caja
de compensación familiar cuando se requiera
Reportar a la ARL y a la Caja de Compensación Familiar el retiro del personal de Asohofrucol cuando
se requiera
Elaborar las certificaciones laborales y de prestación de servicios
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Apoyar y ejecutar el desarrollo de todas las actividades programadas del sistema integrado de gestión
HSEQ
Mantener informado al coordinador de proceso sobre todas las actividades desarrolladas en el sistema
de gestión HSEQ y el proceso de Talento Humano
Apoyar en el desarrollo de todas las actividades derivadas de los programas del SG-SST para asegurar
su cumplimiento, eficacia y eficiencia
Generación de planes de acción para minimizar efectos no deseados
Hacer seguimiento a los planes de acción para determinar su eficacia
Realizar los análisis de la ineficacia de los planes de acción cuando a ello haya lugar y establecer los
nuevos planes
Presentar los informes de los resultados obtenidos, con su respectivo análisis
Participar en las reuniones planeadas por el equipo HSEQ para el establecimiento, desarrollo,
seguimiento e intervencion de los planes de acción derivadas del seguimiento a estándares del SIG
Apoyar al Coordinador de Talento Humano en las actividades desarrolladas por la Coordinación y
proponer acciones y métodos que contribuyan al mejoramiento permanente del servicio
Brindar apoyo al área de talento humano, en las actividades relacionadas con la capacitación y
bienestar de personal.
Asegurarse del cumplimiento de las actividades del plan anual de HSEQ
Asegurarse de la recarga de extintores y dotacion de botiquines
Redactar y/o radicar los oficios, citaciones, comunicados, entre otros documentos generados por el
proceso de Talento Humano
Apoyar los procesos disciplinarios de los empleados (realización de descargos, memorandos y
llamados de atención, entre otros) según el alcance del reglamento interno de trabajo y el reglamento
de higiene y seguridad industrial
Llevar el registro y estadísticas de permisos legales y particulares que se otorguen con su
correspondiente soporte y notificar oportunamente las ausencias no justificadas
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Apoyar en la realización de las inspecciones propias del SG-SST
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
No aplica.
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
No
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Talento Humano
Aprendiz.
Garantizar el cumplimiento de la práctica prevista en el plan de estudios del programa de formación de
la especialidad correspondiente, con el fin de desarrollar los conocimientos, habilidades y aptitudes que
lo capaciten para desarrollarse profesionalmente.
Coordinador de Talento Humano.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Bachiller.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
N/A.
Manejo de office (Word, Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cuando aplique
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
De acuerdo a la especialidad de formación, las cuales se le comunicarán cuando inicie la etapa práctica.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya
sido asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Generar los respectivos informes de Gestion y estado del proceso cuando sean requeridos
Administrar el presupuesto asignado al proceso
Supervisar la recepción, digitalización, clasificación y archivo de los documentos procedentes de las
diferentes dependencias, procurando la adecuada y permanente actualización del archivo
Generar lineamientos y supervisar el adecuado manejo de la información a través de la Recepción del
proceso de Gestión de Archivo
PERFIL DEL CARGO
Tecnólogo o Técnico en Gestión Documental o estudiante de carreras administrativas, o de Ingeniería o
afines.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y financiera.
Gestor de Gestión Documental
Mantener la Gestion Documental al dia en cumplimiento de la normatividad vigente, ejerciendo la
custodia y control sobre la información que allí se maneja, supervisando las labores de recepción,
radicacion, alistamiento y conservacion de los documentos de la entidad.
Director Administrativo y financiero.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:Auxiliar Documental
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Dos (02) años de experiencia relacionada.
Conocimientos en gestión documental, manejo y aplicación de la normatividad vigente, manejo de office
(Word y Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y Normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine
la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para
el cumplimiento de las actividades programadas
Velar por la custodia, buen uso y seguridad de la información contenida en el archivo tanto de gestión
como central
Atender los requerimientos documentales y de consulta de información realizadas por las entidades de
control
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
Cuando aplique
Si
Formular recomendaciones y políticas para el adecuado mantenimiento y conservación de los archivos
de la entidad
Establecer procedimientos para el préstamo de documentos en la entidad con el fin de mantener un
adecuado control de los mismos y facilitar el acceso a la información
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Supervisar la actualización de las tablas de retención documental de acuerdo con lo establecido en la
Ley 594 de 2000
Establecer todos los procedimientos y controles que apliquen en cuanto a la Gestion Documental en
cumplimiento de la normatividad vigente.
Generar manuales e instructivos de alistamiento específicos para los procesos solicitantes en cuanto al
manejo de la documentación
Realizar capacitaciones de sensibilización e inducción al sistema de gestión documental a las diferentes
áreas de la asociación
Realizar controles periódicos a la documentación generada en toda la asociación
Supervisar la organización del archivo de la entidad de conformidad con las Tablas de Retención
Documental.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por su
área y/o todo su equipo de trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Responder y velar por el cuidado de
los recursos físicos y tecnológicos
dejados bajo su responsabilidad y la
de su equipo de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en
el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos
y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y el
análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente, logrando
la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las
labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud
laboral.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes
a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello
sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Carga dinámica : Manipulación de
cajas y herramientasCarretilla de carga plegable Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor y
actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de roles;
Conocimiento y habilidades con relación a la demanda de la
tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas, trabajo,
rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos -
RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado de
los recursos físicos y tecnológicos
dejados bajo su responsabilidad y la
de su equipo de trabajo
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Recepcionar, registrar y direccionar toda la documentacion que ingresa a la organización, según el
manual de Correspondencia
Elaborar informes mensuales sobre el volumen documental que ingresa al proceso versus el volumen
documental que se procesa.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Apoyar la labor de almacenamiento al generarse la necesidad de mover el archivo físico de algún área
o también el traslado de material de una estantería a otra
Aplicar los procedimientos y controles ordenados en la norma y la ley general de archivos 594 de 2000
Elaborar bases de datos para la identificación y ubicación de las unidades documentales custodiadas
en el archivo de gestion
Mantener organizado el archivo de la entidad de conformidad con las Tablas de Retención Documental,
manuales, procesos y procecidimientos
Cumplir con los parámetros establecidos en el sistema de gestión documental en cuanto a manuales y
normatividad vigente
Velar por la custodia, buen uso y seguridad de la información contenida en el archivo de gestión
Recibir, revisar, clasificar,organizar, digitalizar, y archivar los documentos procedentes de los diferentes
procesos, procurando la adecuada y permanente actualización del archivo en base a los manuales e
instructivos del proceso de Gestion Documental
Elaborar tablas de excel e inventarios documentales para el manejo de las estadísticas documentales e
informes
Apoyar las labores en la recepción y radicacion documental cuando se requiera
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Gestión Documental
Auxiliar Documental.
Fecha: 18/11/2019
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Recibir, organizar y mantener al día el archivo de acuerdo con los requisitos del Sistema Integrado de
Gestión de Asohofrucol, ejerciendo la custodia de la información que allí se maneja.
Gestor de Gestión Documental
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Bachiller
Un (01) año de experiencia relacionada.
N/A.
Técnicas y procedimientos de archivo, manejo de office (Word y Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya
sido asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
No
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Radicar y tramitar a través del aplicativo Sevenet la informacion generada en la organización
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Procurar el cuidado integral de su salud.
Atender las consultas documentales realizadas por los funcionarios en los tiempos establecidos dentro
del manual General de Archivo
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal finEvitar las pérdidas de tiempo deliberadasEvitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Trabajar activamente en la mejora continua de su procesoEvitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Carga dinámica : Manipulación de
cajas y herramientasCarretilla de carga plegable Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Dos (02) años de experiencia relacionada
Office (Word, Excel), Conocimientos generales en contratación
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para la elaboración, revisión y trámite de
modificaciones contractuales de los Contratos y/o Convenios a que haya lugar
Revisar y aprobar las Pólizas de Garantías de los Contratos de bienes y/o servicios y contratos de
prestación de servicios y/o Convenios
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Revisar que se cumplan los indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión del proceso de
contratación y compras
Elaborar y Reportar la información de contratación y compras en el aplicativo CHIP de la Contaduría
General de la Nación.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia
y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las
responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Aprobar las requisiciones de contratación
Revisar las órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de suministro y de prestación de servicio,
contratos de prestación de servicios y/o convenios y contratos de suministros.
Realizar las actividades jurídicas y contractuales necesarias para que los Contratos y/o Convenios
cumplan con los requisitos de ejecución
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Asistir a las reuniones convocadas por la asociación para el acompañamiento en las etapas
precontractual, contractual y post contractual
Brindar acompañamiento y asesoría jurídica frente a los requerimientos efectuados por los entes de
control
Apoyar en la elaboración y presentación oportuna del plan de mejoramiento de la entidad y sus
respectivos informes de avance
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Coordinador Administrativo, Contratación y Compras
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Supervisar, orientar, controlar y coordinar las actividades relacionadas con los procesos de compras y
contratación de ASOHOFRUCOL - FNFH, de manera que se cumplan los procedimientos y políticas
establecidos por la asociación así como apoyar las acciones y actividades de la Dirección Administrativa
y Financiera.
Director Administrativo y Financiero
Cuando aplique
Si
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Profesional Administrativo y Financiero – Contratacion y Compras
Profesional Administrativo y Financiero – Compras
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Derecho.
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Evaluar y revisar que los requerimientos de personal y las solicitudes de contratación de personal de
prestación de servicios cumplan con las especificaciones requeridas
Coordinar el proceso de contratación y compras
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Revisar y aprobar cuadro comparativo de cotizaciones y selección de proveedores
Supervisar que las actividades jurídicas y contractuales necesarias para que los Contratos y/o
Convenios cumplan con los requisitos de ejecución. Así mismo brindar apoyo jurídico y contractual
desde el proceso de Contratación y Compras en la orientación y revisión de las solicitudes de
contratación de prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la gestión, y requerimientos de
personal, que requiera cada dependencia.
Reportar la información de contratación y compras en la página Web de Asohofrucol ley de transparencia
Elaborar el informe trimestral de gestión contractual, para ser enviado a la Contraloría General de la
República
Elaborar y tramitar las solicitudes de anticipos y legalizaciones de la Dirección Administrativa y Financiera
Mantener al día la agenda de la Dirección Administrativa y Financiera. Así mismo Recibir y realizar las
solicitudes de citas y compromisos de la Dirección Administrativa y Financiera para su posterior
confirmación. Cuando aplique Convocar a los diferentes eventos que definan la Dirección Administrativa
y Financiera
Responder oportunamente los comunicados que expide y autoriza la Dirección Administrativa y
Financiera
Elaborar las actas de reunión del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola -FNFH
Coordinar y supervisar las labores de los Profesionales de contratación y compras para el correcto
cumplimiento de sus funciones.
O
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponerAgotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos -
RAEEs)
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado de
los recursos físicos y tecnológicos
dejados bajo su responsabilidad y
la de su equipo de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y el
análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las
labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud
laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente.
Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente, logrando
la reducción de su impacto
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes
a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello
sea necesario.
Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor y
actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de roles;
Conocimiento y habilidades con relación a la demanda de la
tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas, trabajo,
rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informes de gestión semestral y anual
2. Informes a los organismos de control
3. Informe Gestión Contractual Contraloria
4. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Elaborar órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de suministro y de prestación de servicio,
contratos de prestación de servicios y contratos de suministros así mismo enviar al proveedor la
aceptación de la orden y/o contrato
Asistir a las reuniones convocadas por la asociación para el acompañamiento en las etapas
precontractual, contractual y post contractual
Realizar apoyo administrativo a los procesos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería para consolidar
digitalmente los documentos de cada una de las adquisiciones
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley
pretenda obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del
ASOHOFRUCOL.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Evaluar y revisar que las requisiciones y/o solicitudes para la adquisición de bienes y/o servicios
cumplan con las especificaciones requeridas
Profesional en carreras agrícolas, económicas, administrativas, ingenierías, y derecho.
Brindar apoyo al Proceso de Contratación y Compras en la elaboración de órdenes y contratos
mediante la verificación y el cumplimiento de los requisitos legales y de los procedimientos de
ASOHOFRUCOL.
N/A.
Tres (03) años de experiencia laboral
Office (Word, Excel), Conocimientos generales en contratación y compras.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
FUNCIONES
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las
actividades propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
Apoyar a la Unidad Técnica en la actualización de precios de mercado
Realizar la adquisición, manejo y distribución de los elementos de aseo y cafetería de la oficina principal
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Solicitar cotizaciones para la compra de bienes y/o servicios requeridos por la asociación
Elaborar cuadro comparativo de cotizaciones seguidamente evaluar y seleccionar al proveedor, una
vez finalizado el vínculo contractual hacer una reevaluación al proveedor y vincularlo al listado maestro
de proveedores cuando aplique
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediatoApoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Apoyar en la consolidación de los informes periódicos del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola,
entes de control, informe trimestral de gestión contractual, e informe anual de economía y finanzas -
personal y costos, para ser enviados a la Contraloría General de la República.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contratación y Compras
Profesional Administrativo y Financiero – Compras
Cuando aplique
Si
Coordinador Administrativo, Contratación y Compras
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Garantizar la actualizacion de documentos concernientes a las ordenes de compra, servicios, contratos
de proveedores -suministro, contratos de arrendamientos, cofinanciacion, prestación de servicios,
ordenes de trabajo y pólizas al sistema en debida forma.
Recopilar la información y mantener actualizado los indicadores del Sistema Integrado de Gestión del
proceso de contratación y compras.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
O
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin
la autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello
sea requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre
que sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y
demás partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Consumo de agua en baños y cafetería
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contratación y Compras
Profesional en carreras agrícolas, económicas, administrativas, ingenierías, y derecho.
Tres (03) años de experiencia laboral
Office (Word, Excel), Conocimientos generales en contratación, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional Administrativo y Financiero – Contratación y Compras
Brindar apoyo al Proceso de Contratación y Compras en la elaboración de órdenes y contratos mediante la
verificación y el cumplimiento de los requisitos legales y de los procedimientos de ASOHOFRUCOL.
Coordinador Administrativo, Contratación y Compras
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original,
el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en
la Ley 734 de 2002.
Realizar apoyo administrativo a los procesos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería para consolidar
digitalmente los documentos de cada una de las adquisiciones
Realizar las actividades jurídicas y contractuales necesarias para que los Contratos y/o Convenios cumplan con
los requisitos de ejecución. Así mismo brindar apoyo jurídico y contractual desde el proceso de Contratación y
Compras en la orientación y revisión de las solicitudes de contratación de prestación de servicios profesionales
y/o apoyo a la gestión, y requerimientos de personal, que requiera cada dependencia.
Apoyar y orientar en la elaboración o revisión de los estudios previos o términos de referencia cuando sea
requerido, de ASOHOFRUCOL con otras entidades.
Revisar y aprobar las pólizas de garantías de los Contratos y/o Convenios.
Realizar la verificación de los requisitos exigidos para la elaboración, revisión y trámite de las Actas de
liquidación, de modificaciones contractuales de los Contratos y/o Convenios a que haya lugar
Evaluar y revisar que los requerimientos de personal y las solicitudes de contratación de personal de prestación
de servicios cumplan con las especificaciones requeridas
Elaborar órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de suministro y de prestación de servicio, contratos
de prestación de servicios y contratos de suministros y/o convenios, así mismo enviar al proveedor la
aceptación de la orden y/o contrato
Solicitar cotizaciones para la compra de bienes y/o servicios requeridos por la asociación
Recopilar la información, elaborar y mantener al día los indicadores del Sistema Integrado de Gestión del
proceso de contratación y compras.
Apoyar la elaboracion de las actas de reunión del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola -FNFH
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Garantizar la actualizacion de documentos concernientes a las ordenes de compra, servicios, contratos de
proveedores -suministro, contratos de arrendamientos, cofinanciacion, prestación de servicios, ordenes de
trabajo y pólizas al sistema en debida forma.
Asistir a las diferentes reuniones y dar las respuestas a los diferentes compromisos en las etapas
precontractual, contractual y postcontractual adquiridos por ASOHOFRUCOL.
Apoyar en la elaboración y presentación oportuna del plan de mejormiento de la entidad y sus respectivos
informes de avance, informe trimestral de gestión contractual, informe anual de economía y finanzas - personal
y costos; para ser enviados a la Contraloría General de la República.
Brindar acompañamiento y asesoría juridíca frente a los requerimientos efectuados por los entes de control
Revisar y validar certificado de cumplimiento de contratistas y/o proveedores
Apoyar en la elaboracion y tramitar las solicitudes de anticipos y legalizaciones
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos
de manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su labor dentro de la
asociación
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera
Profesional en carreras de salud ocupacional, administrativas, ingenierías, sociales, económicas,
agrícolas o afines
Dos (02) años de experiencia relacionada con el cargo
Conocimiento y formación en normas ISO 9001:2015. ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007,
auditoria interna integral, con licencia en seguridad y salud en el trabajo
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Coordinador del Sistema Integrado de Gestión
Coordinar, Supervisar, orientar, controlar y administrar el Sistema Integrado de Gestión de Asohofrucol,
asegurándose que sea implementado adecuadamente, evaluando su eficacia y tomando las acciones
que sean necesarias para su mejora continua.
Director Administrativo y Financiero.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:Profesional del Sistema Integrado de Gestión
PERFIL DEL CARGO
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las
actividades propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
O
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema integrado de gestión y de cualquier
necesidad de mejora
Implementar el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias en la empresa
Participar en las revisiones por la dirección, comité de calidad y comité de gestión de archivo
Asesorar a todos los procesos de la Asociación en aspectos relacionados con calidad, protección del
medio ambiente y SG-SST, recomendando la adopción de políticas y programas al respecto y
coordinando su implementación y desarrollo.
Desarrollar e implementar programas de vigilancia epidemiológica de acuerdo con el análisis de las
condiciones de salud y de trabajo y los riesgos priorizados
Llevar registros estadísticos de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y
ausentismo laboral por enfermedad
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Coordinar, supervisar y realizar la correcta implementación, actualización y mantenimiento del Sistema
Integrado de Gestión de acuerdo a la normatividad vigente.
Monitorear la aplicación del sistema integrado de gestión por parte de los procesos de
ASOHOFRUCOL, verificando y registrando a través de la coordinación de auditorías internas, de la
interrelación con las áreas y de los demás instrumentos del sistema implementados para tal fin, que se
hagan las correcciones necesarias, así como las acciones de mejora para aumentar la satisfacción del
cliente, proponiendo estrategias que optimicen el sistema en general
Establecer y mantener actualizada una metodología que tenga alcance sobre todos los procesos y
actividades de la empresa, que le permita identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos en
seguridad y salud en el trabajo, la identificación de aspectos e impactos ambientales y la
administración del riesgo en el sistema de gestión de calidad, con el fin de que se puedan priorizar y
establecer los controles necesarios
Elaborar y ejecutar el plan de trabajo anual para el logro de los objetivos en SG-SST y del SIG.
Garantizar la formación de la brigada de emergencia con los aliados estratégicos y realizar simulacros
como mínimo una (1) vez al año con la participación de todos los trabajadores
Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora necesarias para la mejora continua del sistema
integrado de gestión, así como asesorar y apoyar la documentación de acciones correctivas,
preventivas y de mejora en los diferentes procesos.
Planear, ejecutar, dirigir y controlar todas las actividades en el sistema integrado de gestión
Verificar que los procesos de Asohofrucol cumplan con las pautas definidas en los procedimientos del
sistema integrado de gestión
Verificar que toda la documentación del sistema integrado de gestión sea utilizada de forma
sistemática por los procesos de Asohofrucol
Reportar e investigar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
Promover, diseñar y desarrollar programas de inducción, reinducción y capacitación en todo lo
relacionado con el sistema integrado de gestión.
Realizar seguimiento a los indicadores de gestión de cada uno de los procesos y apoyar su
establecimiento, analizar las tendencias de dichos indicadores y reportarles la necesidad de tomar
acciones correctivas, preventivas o de mejora según sea el caso.
Recibir, evaluar, ajustar y aprobar los documentos del sistema integrado de gestión, de acuerdo con las
sugerencias de los líderes de proceso o de las personas asignadas por estos para hacer dicha labor
Evaluar la eficacia de los procedimientos, formatos, instructivos, manuales y demás documentos que
hacen parte del sistema integrado de gestión.
Elaborar el programa anual de auditorías internas
Seleccionar el equipo auditor para la ejecución de las auditorías internas programadas
Revisar y co-ayudar a los líderes de procesos, a la divulgación y entrenamiento del personal de la
empresa que corresponda según la documentación establecida en los diferentes procesos.
Verificar que los registros que conforman el sistema integrado de gestión se identifiquen, almacenen,
protejan, recuperen, retengan y dispongan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento
elaborado para tal fin
Controlar los documentos y registros del sistema integrado de gestión asegurándose de que los
cambios se registren, se comuniquen, se divulguen y se actualicen
Identificar las necesidades para diseñar e implementar documentos que se ajusten al sistema integrado
de gestión
Cumplir y hacer cumplir las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Calidad
Generar diferentes metodologías para que los trabajadores de la empresa, participen activamente en el
mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión
Consolidar y realizar seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora de todos los
procesos del sistema integrado de gestión.
Realizar y líderar auditorías internas al sistema integrado de gestión.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Gestionar los recursos para cumplir con los planes de trabajo, objetivos y metas establecidas y hacer
seguimiento a los indicadores
Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios a
todos los niveles de la asociación
Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, Comités Ambientales y
Comités de Calidad establecidos
Atender posibles quejas, reclamos y sugerencias internas y externas, referidas al SIG
Velar por el cumplimiento y actualización de la normatividad y legislación aplicable de acuerdo con los
estándares establecidos por los sistemas de gestión
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en el análisis de causas de No Conformidades detectadas
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso
Realizar inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación
Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del SIG
Coordinar con los lideres de proceso, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de
peligros, evaluación y valoración de riesgos, identificación y control de aspectos e impactos
ambientales y hacer la priorización para focalizar la intervención
Promover la comprensión de la política integral en todos los niveles de la asociación para su
cumplimiento.
Realizar la rendición de cuentas al interior de la empresa
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST
Recopilar información y hacer informes solicitados por los distintos entes de control conforme a la
normatividad vigente
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo
Coordinar, realizar y/o participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema
Integrado de Gestión y demás partes interesadas
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
Asociación
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique
Realizar alianzas estratégicas con empresas para disposición final de residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos, residuos peligrosos y residuos aprovechables
Llevar a cabo todo el proceso de entrega a gestores finales de los residuos y mantener en custodia el
certificado de disposición final
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Diseñar, implementar y socializar las campañas ambientales
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados para generar las correciones necesarias.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo
Apagar los equipos de cómputo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
minutos
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornadaRecargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación
Participar activamente en la planificación del sistema
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora de las situaciones detectadas en su proceso cada
vez que ello sea necesario
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo
Presentar los informes requeridos por el sistema y la Asociación
Coordinar y atender las auditorias y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la Asociación
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso acerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos dejados bajo su
custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
1. Informes de gestión semestral y anual
2. Informes a los organismos de control
3. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
BIENES / DINERO / INFORMES
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la Asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Inspeccionar periódicamente, todos los equipos relacionados con la prevención y atención de
emergencias incluyendo sistemas de alerta, señalización y alarma, con el fin de garantizar su
disponibilidad y buen funcionamiento
Apoyar y ejecutar el desarrollo de todas las actividades programadas del sistema integrado de gestión
HSEQ
Revisar y apoyar la actualización de la documentación de los diferentes procesos de acuerdo a lo
establecido en el sistema integrado de gestión.
Mantener informado al coordinador de proceso sobre todas las actividades desarrolladas en el sistema
de gestión HSEQ
Mantener actualizada toda la documentación del sistema integrado de gestión en la plataforma del SIG
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Prestar asistencia y apoyo en el desarrollo de las actividades administrativas que se adelanten en los
diferentes procesos
Elaborar bases de datos, cartas, comunicaciones y cuadros que se requieran
Digitalizar, revisar, clasificar y archivar los documentos, procurando la adecuada y permanente
actualización del archivo
Apoyar el proceso de implementación, actualización y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión
de acuerdo a la normatividad vigente.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Prestar asistencia y apoyo en la elaboración de informes
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Realizar seguimiento a los indicadores de gestión de los diferentes procesos
Mantener actualizado los indicadores de gestión del proceso Gestión HSEQ
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional del Sistema Integrado de Gestión
Brindar apoyo en el desarrollo de las actividades de HSEQ
Director Administrativo y Financiero.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, económicas, agrícolas, ingenierías o afines
Un (01) año de experiencia relacionada
Office (Word, Excel, Power Point). Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
RIESGO
BIENES / DINERO / INFORMES
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Si
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Acompañar y orientar junto con la Auditoria Interna del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, los
procesos de determinación de las obligaciones objeto de cobro, Cuotas de Fomento Hortifrutícola
dejadas de cancelar, canceladas sin el cumplimiento de las exigencias legales, etc.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Informar y capacitar a los recaudadores de la contribución Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola y
demas sujetos inmersos dentro de la misma, sobre el alcance de las leyes y absolver sus diversas
consultas.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Notificar y realizar visitas, en coordinación la Auditoria Interna del Fondo y el Gestor de Recaudo, a los
recaudadores y casos en donde no estén cumpliendo cabalmente con sus obligaciones Legales, se
nieguen a recaudar o presenten situaciones adversas al recaudo.
Coordinar, dirigir y realizar el seguimiento a las actividades del Asesor Jurídico de Recaudo, recibiendo
el informe del Asesor Jurídico de Recaudo.
Mantener actualizada la información de los procesos jurídicos correspondientes a las Cuota de
Recaudo, bajo su dirección y en coordinación con el equipo Legal del proceso de Recaudo (Asesor
Juridico de Recaudo, Gestores de Recaudo, Abogados y Contadores.),
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
Abogado-Gestor de Recaudo
Capacitar a los funcionarios a su cargo, a los miembros de la organización que asi lo requiera, en todo
lo relacionado con el esquema de Fomento a través del Recaudo e inversión de la Contribución
Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola. Así mismo, realizar las capacitaciones necesaria por los
diferentes segmentos de productores, comercializadores, procesadores, transformadores, exportadores
y en general cualquier grupo de interes que requiera de dicha información, en los departamentos y
municipios que asi lo requieran.
Cuando aplique
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, sociales, económicas, agrícolas, ingenierías con
Especialización y/o Maestría en áreas relacionadas.
Profesional de Recaudo
Mínimo 3 años de experiencia relacionada y en Administración y cobro de cartera.
Conocimientos específicos o relacionados en Tributos y Contribuciones Parafiscales
Profesional de control presupuestal de Recaudo
Auxiliar de Recaudo
Auxiliar de Digitación de Recaudo
Contador-Gestor de Recaudo
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Director de Recaudo.
Administrar el proceso de recaudo de la Cuota de Fomento Hortifrutícola, garantizando su debida
constitución y pago por partes de los sujetos obligados dentro del marco legal de la Contribución
Parafiscal.
Gerente General.
Auxiliar administrativo y documental de Recaudo
Economista - Estadístico
Auxiliar Operativo de Recaudo
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Atender las diferentes visitas de Auditoria efectuadas al proceso de Recaudo por parte del Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural, La Contraloría General de la Republica y de las diferentes entidades de
Control y Fiscalización, proyectando, y ejecutando los diferentes Planes de Mejoramiento.
Representar en los casos asignados al Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola frente los diferentes
Gremios del Sector Agropecuario, ante entidades Estatales del Orden Nacional, departamental y
municipal, así como la representación del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola en su componente
de Recaudo ante cualquier institución que asi lo requiera.
Certificar las operaciones No sujetas al recaudo por parte de comerciantes, procesadores, exportadores
y sujetos inmersos dentro de la contribución que comercializan productos No sujetos al recaudo
(Productos importados y Productos No sujetos al Recaudo).
Dirigir en coordinación con la Asesoría jurídica de Recaudo los procesos administrativos, judiciales y
jurisdiccionales, (Pruebas Extraprocesales), en contra de los recaudadores que no paguen la cuota en
tiempo o la dejen de recaudar, o cuando sean pagadas en tiempo con irregularidades en la liquidación,
en su recaudo o en su consignación.
Orientar y Dirigir los procesos de cruces, análisis, y depuración de información de diversas fuentes, con
el propósito de generar posibles evasores y potenciales recaudadores, y en general nuevas estrategias
y segmentos a trabajar para la vinculación y recaudo de la Contribución Parafiscal Hortifrutícola.
Contribuir y apoyar la elaboracion del Plan Anual de Ingresos y Gastos – PAIG, que se presenta ante la
Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola - Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural, para su estudio y aprobación, en el componente de proyección de ingresos correspondientes a
Cuota de Fomento Hortifrutícola, y el Proyecto de Recaudo, realizando el respectivo seguimiento a los
ingresos y control del gastos de su proyecto.
Reportar y encauzar los casos especiales para adelantar los procesos de Auditoría Interna para
verificar la correcta liquidación de la Contribución Parafiscal, efectuando visitas de inspección a los
libros de contabilidad, soportes contables y registros de los sujetos de la contribución.
Analizar, estudiar y definir en conjunto con su equipo de trabajo, los bloques de recaudadores que
pueden presentar errores en su liquidación y traslado de Cuota en cada uno de los segmentos de los
sujetos obligados al recaudo: Exportadores Comercializadores, procesadores, transformadores de
frutas y hortalizas sujetas al recaudo.
Dirigir en coordinación con la Asesoría jurídica de Recaudo los proyectos de modificación Legal,
reglamentaria y administratica que puedan tramitarse para optimizar el proceso de Recaudo de la
Contribución Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Analizar, estudiar y definir los bloques de potenciales recaudadores que se pueden generar en cada
uno de los segmentos de los sujetos obligados al recaudo: Comercializadores, procesadores,
transformadores y exportadores de frutas y hortalizas sujetas al recaudo en los departamentos y
municipios que registren estas operaciones.
Dirigir y orientar el trabajo del equipo de recaudo de los funcionarios a su cargo, en especial los
Gestores de Recaudo Abogados y Contadores, en cada una de las regionales conforme al número de
recaudadores, ubicación geográfica, cuantías registradas y especialidad de cada caso para su
distribución y asignación, en los departamentos y municipios del país en donde se genere y recaude la
Contribución Hortifrutícola.
Certificar los traslados y consignaciones por concepto de la contribución Parafiscal Hortifrutícola
realizadas por los recaudadores de la cuota de Fomento Hortifrutícola y expedir el paz y salvo
señalado en el inciso segundo artículo 5 de la Ley 118 de 1994
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Identificar y documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informe trimestral a la junta directiva del FNFH.
2. Informes a los organismos de control.
3. Plan Anual de Inversiones y Gastos.
4. Informes auditoria interna.
5. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Manejo de presupuestos, manejo y registro de estadísticas, manejo de herramientas informáticas Office
( Word y Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la
asociación
Actualizar en Coordinación con el área de sistemas los requerimientos del programa de recaudo
Hacer el seguimiento y aclarar las consignaciones no identificadas con los Gestores de Recaudo y con
los recaudadores
Realizar la logística para las reuniones nacionales de recaudo y las capacitaciones en general
Disponer del canal de comunicación con los recaudadores para el envío de los traslados por concepto
de la cuota de fomento y de la entrega del registro de los recaudos
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Profesional de Recaudo.
Fecha: 18/11/2019
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Apoyar al Director de Recaudo en la coordinación y la operatividad en el proceso de recaudo de la
cuota de fomento, para dar a conocer y divulgar adecuadamente la normatividad del fondo.
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, económicas, agrícolas, ingenierías o afines.
Un (01) año de experiencia relacionada, preferiblemente en recaudo de cartera.
N/A.
Si
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Conciliar y certificar el recaudo semanalmente de la cuota de fomento Hortifrutícola
Revisar y ajustar el cierre contable de los ingresos de la cuota de fomento
Consolidar el informe de cierre mensual correspondiente a los Ingresos de la Cuota de Fomento
Hortifrutícola y remitirlo al área contable y de auditoría interna
Digitar y preparar los informes y documentos periódicos para la Gerencia, las Juntas Directivas , el
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, La Contraloría General de la Republica y demás entes que
así lo soliciten.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Atender los requerimientos del sistema de gestion HSEQ
Preparar los indicadores de gestión del proceso de recaudo y actualizarlos periódicamente
Atender los requerimientos de la Auditoria Interna relacionados con el manejo y control del ingreso de la
Contribución Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola
Apoyar cuando el proceso requiera, la recepción y tramite de todos los anticipos, legalizaciones,
cuentas de cobro, facturas por pagar y demás documentos del proceso de recaudo: revisar que estén
soportados y darles trámite mediante el aplicativo Sevenet de acuerdo a los circuitos de los workflows
dispuestos para ello.
Atender junto con el profesional de presupuesto de Recaudo los requerimientos de la Auditoria Interna
relacionados con el manejo y control del presupuesto del FNFH
Coordinar la elaboración y presentación oportuna de los Informes periódicos del área de recaudo a la
Gerencia General, Juntas directivas, Ministerio de Agricultura y demás organismos de control que así
lo soliciten
Atender y dar soporte a los Recaudadores vía correo electrónico, telefónicamente y personalmente.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Recepcionar los Acuerdos de pago suscriytos por los recaudadores por concepto de Contribución
Parafiscal Hortifrutícola Adeudados en ese docuemento, tramitarlos por Work Flow a Contabilidad para
su registro como cuenta por cobrar. Del mismo modo realizar los ingresos y afectaciones a estas
cuentas teniendo presente los pago que se realicen.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Coordinar junto con el profesional de presupuesto de recaudo la elaboración y presentación oportuna
del Plan Anual de Inversiones y Gastos del FNFH del área de Recaudo y presentarlo a la Dirección de
Recaudo
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Descargar la información de los bancos y registrar los ingresos de la cuota de fomento Hortifrutícola y
subirlos a los aplicativos de Recaudo y Contable.
O
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponerAgotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Hacer una buena clasificación de residuos.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y
demás partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes de Gestión trimestral y anual.
2. Informes a los organismos de control.
3. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Profesional de Control Presupuestal de Recaudo
Adelantar la correcta planeación, manejo, control y ejecución de los recursos presupuestados dentro del
proceso de recaudo.
Coordinador de Presupuesto
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, económicas, agrícolas, ingenierías o afines.
Un (01) año de experiencia relacionada.
Manejo presupuestal, Manejo de herramientas informáticas Office (Word y Excel).
Cuando aplique
Si
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Certificar y conciliar el recaudo semanalmente de la cuota de fomento Hortifrutícola, cuando así se
requiera,
Actualizar en coordinación con el área de sistemas los requerimientos del programa de recaudo.
Estar en contacto con los recaudadores con el fin de enviar los certificados de recaudo cuando así lo
requieran.
Atender y dar soporte a los Recaudadores vía correo electrónico, telefónicamente y personalmente.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Apoyar el registro y procesamiento de los ingresos de la cuota de fomento, y la verificación con los
extractos bancarios y hacer los ingresos que se identifican.
Apoyar el cierre contable de los ingresos de la cuota de fomento, verificando con los extractos bancarios
hacer los ingresos que se identifican al cierre del mes. Asi como aclaraciones, validaciones y ajustes en
los ingresos por concepto de Contribución Parafiscal Hortifritícola.
Hacer las requisiciones de bienes y servicios del proceso así como despachar los requerimientos de
compras, (papelería y documentos) de los gestores a nivel nacional.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Efectuar el correspondiente cierre del proyecto verificando los términos, documentos y soportes de cada
uno de los ítems presupuestales, terminada la vigencia presupuestal
Efectuar el análisis, preparación y presentación de los ajustes, modificaciones y adiciones
presupuestales para el proceso de Recaudo.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Elaborar el presupuesto general del proceso de Recaudo.
Proyectar las metas por ingreso anual y mensual de la contribución Parafiscal Cuota de Fomento
Hortifrutícola para el FNFH en coordinación con el Profesional de presupuesto y el Estadístico.
Efectuar el registro y manejo histórico de los ingresos por concepto del recaudo de la Contribución
Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola.
Realizar el manejo y control del presupuesto de ingresos y gastos de todos los rubros del proceso de
recaudo.
Registrar en el programa contable (PANDA), el presupuesto anual y trimestral aprobado, generar los
comprometidos, obligaciones, y realizar el manejo y control del mismo.
Recibir todos los anticipos, legalizaciones, cuentas de cobro, facturas por pagar y demás documentos
del proceso de recaudo: revisar que estén soportados y darles trámite mediante el aplicativo Sevenet
de acuerdo a los circuitos de los workflows dispuestos para ello.
Registrar, informar y dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal para el trámite de las cuentas
por pagar, requisiciones de bienes o servicios, solicitudes de contratación, requerimiento de personal,
tiquetes aéreos etc.
Elaborar y consolidar informes necesarios para juntas directivas, entidades de control, auditorias, y
demás entidades o áreas que lo requieran.
Brindar respuesta oportuna a los requerimientos de información y gestión solicitada.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Consumo de agua en baños y cafetería
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes de ejecución presupuestal trimestrales y anual.
2. Informes a los organismos de control o auditoría que los requieran.
3. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Consumo de papel e implementos de oficina
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Registrar, actualizar y gestionar la información, documentación y archivo físico que se genera en el
proceso de Recaudo
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Apoyar cuando se requiera la elaboración y registro de notificaciones y cartas que soliciten los gestores
en general o la dirección de recaudo.
Enviar las cartas, oficios y cualquier comunicación interna o externa generadas en el proceso de
recaudo
Atender y despachar los requerimientos de papelería y documentos de los Gestores de Recaudo
Radicar en el sistema “Sevenet” cada Notificacion, para su envio y generacion del sticker de radicado.
Bachiller o estudiante universitario a partir de quinto semestre (en carreras administrativas,
Ingenierías, sociales, jurídica, económicas, agrícolas o afines)
Un (01) año de experiencia relacionada.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir con los parámetros establecidos en el sistema de gestión documental en cuanto a manuales y
normatividad vigente.
Velar por la custodia, buen uso y seguridad de la información contenida en el archivo de Recaudo.
Realizar el alistamiento de soportes anexos para los comunicaciones externas, como instructivos de
consignación e instructivo reporte de información Decreto 3748 y ley 118/94.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Auxiliar Administrativo y Documental de Recaudo
Fecha: 18/11/2019
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyar las labores de recepción cuando se requiera.
Mantener organizado y actualizado el archivo del proceso de Recaudo de conformidad con las Tablas
de Retención Documental.
Dar respuesta a los correos y/o requerimientos solicitados vía correo electrónico o físicos de los
gestores de recaudo y recaudadores.
Tener actualizado el archivo de respuesta a consulta sobre Recaudadores, archivo Respuesta a
solicitudes generales área de Recaudo, archivo de Cartas de Cobro Pre Jurídico solicitadas por los
Gestores de Recaudo y archivos Respuesta derechos de petición y gestión jurídica.
Archivar las comunicaciones, notificaciones, respuestas de notificaciones de recaudadores no
obligados a recaudar.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
N/A.
Conocimientos básicos en archivo y documentación, manejo de herramientas informáticas de Office (
Word y Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Recepcionar la correspondencia recibida y enviada del área y darle el trámite correspondiente.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cuando aplique
No
Efectuar llamadas telefónicas a las empresas solicitando la consignación de la Cuota de Fomento y el
envío de la información técnica
Atender y dar soporte a los Recaudadores vía correo electrónico, telefónicamente y personalmente
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Archivar todas las Notificaciones entregadas por el personal de Recaudo y por Proyecto PNFH a nivel
nacional.
Recibir, digitalizar, revisar, clasificar y archivar los documentos procedentes de las diferentes
dependencias, procurando la adecuada y permanente actualización del archivo.
Cumplir el procedimiento para el préstamo de documentos a la Auditoría Interna y/o las diferentes
áreas y entes de control que los soliciten, con el fin de mantener un adecuado control de los mismos y
facilitar el acceso a la información.
Estar en contacto con los recaudadores con el fin de enviar los certificados de recaudo cuando así lo
requieran.
O
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponerAgotamiento de los recursos naturales
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y
demás partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Carga dinámica : Manipulación de
cajas y herramientasCarretilla de carga plegable Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Registrar, actualizar y gestionar la información, documentación y archivo físico que se genera en el
proceso de Recaudo
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Técnico en ciencias económicas, carreras administrativas o afines.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Auxiliar de Recaudo
Fecha: 18/11/2019
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Manejar los archivos físicos de los recaudadores de la cuota de fomento, Gestores de Recaudo y de la
Dirección de Recaudo en general.
N/A.
Manejo de herramientas informáticas de Office ( Word y Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Asesorar al recaudador donde puede realizar sus consignaciones e invitarlo a que envíe la información
sobre los productos y sujetos pasivos según el Artículo 5° del Decreto reglamentario 3748 de 2004,
según Ley 118/1994
Registrar las actas de visita de los Gestores de Recaudo para actualizar el directorio de los
recaudadores y dar información correcta y confiable a los organismos de control
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya
sido asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Apoyar el archivo físico y magnético de las actas de las reuniones del proceso de recaudo, cuando se
requiera
Efectuar llamadas telefónicas a las empresas recaudadoras solicitando la consignación de la cuota de
fomento Hortifrutícola
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Registrar las estadísticas en el programa de recaudo por producto y sujeto pasivo enviadas por los
recaudadores de la cuota de fomento Hortifrutícola como soporte a las consignaciones efectuadas
Divulgar y dar a conocer las normas y definiciones para el recaudo, como la Ley 118/1994, Decreto
Reglamentario 169/1995 y modificación 726/2001
Elaborar y registrar las notificaciones y cartas que soliciten los gestores en general
Mantener actualizada la base de datos de los recaudadores y censados mediante las actas de visita y
notificaciones.
Elaborar y consolidar los informes de visitas vs programaciones de los Gestores de Recaudo
Cuando aplique
No
Revisar los informes que envían los recaudadores en cuando al producto y sujeto pasivo de la cuota de
fomento Hortifrutícola y hacer comparación con lo consignado.
Registrar en el programa de recaudo la información recibida en medio físico y magnético de los
recaudadores sobre la cuota de fomento Hortifrutícola en cuanto al sujeto pasivo y producto
Registrar, consolidar y llevar el archivo físico de las encuestas de satisfacción a recaudadores y de las
capacitaciones a nivel nacional.
Enviar notificaciones, certificaciones, cartas varias y correspondencia general a los recaudadores.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Solicitar por medio del correo electrónico y telefónico la relación del descuento al producto y sujeto
pasivo, cumpliendo lo establecido en el Artículo 5° del Decreto Reglamentario 3748 de 2004
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya
sido asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Auxiliar Operativo de Recaudo
Analizar, registrar, actualizar y gestionar la información y la documentación correspondiente a los
reportes y registros de recaudos efectuados por los recaudadores de la contribución parafiscal cuota de
fomento hortifrutícola.
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Técnico en carreras económicas, administrativas, contables, industriales o agro industriales o afines
Un (01) año de experiencia relacionada.
Manejo de herramientas informáticas de Office (Word y Excel)
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Registrar las estadísticas en el programa de recaudo por producto y sujeto pasivo enviadas por los
recaudadores de la cuota de fomento Hortifrutícola como soporte a las consignaciones efectuadas.
Revisar, confirmar y registrar los informes físicos, digitales o magnéticos que envían los recaudadores
frente al reporte discriminado de sus retenciones, en cuando al producto y sujeto pasivo de la cuota de
fomento Hortifrutícola y hacer comparación con lo consignado.
Administrar el correo institucional donde llegan todos los reportes de lo recaudadores. (contestar y
guardar archivos digitales).
Llevar el registro y control de los recaudadores que reportan lo trasladado.
Preparar el indicador de gestión del proceso de reporte de informacion y actualizarlo periódicamente.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Requerir el ajuste de información, la aclaración, y validación del reporte de recaudos que efectúa el
Recaudador de la Contribución Parafiscal Hortifrutícola. Productos, volúmenes, sujeto pasivo, etc.
Decreto 3748 de 2004.
Divulgar y dar a conocer las normas y definiciones para el recaudo, como la Ley 118/1994, Decreto
Reglamentario 169/1995 y modificación 726/2001.
Asesorar, responder y solicitar al recaudador y a las diferentes personas que generen consulta sobre el
debido reporte de información y la consignación o traslado de la Contribución Parafiscal Cuota de
Fomento Hortifrutícola, donde puede realizar sus consignaciones y requerir que envíe la información
sobre los productos y sujetos pasivos según los articulos 5° y 7°del Decreto reglamentario 3748 de
2004, según Ley 118/1994.
Efectuar llamadas telefónicas, envio de correos electronicos, oficios o comunicaciones, a las empresas
recaudadoras solicitando el reporte de información.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Apoyar el proceso de registro de las notificaciones, cartas, cobros pre jurídicos y demás requerimientos
y correspondencia que generen y soliciten los funcionarios del proceso de recaudo.
Apoyar el envío de las notificaciones, certificaciones, cartas varias y correspondencia general a los
recaudadores.
Elaborar y llevar el archivo físico y magnético de las actas de las reuniones del proceso de recaudo.
Apoyar el manejo de los archivos físicos de los recaudadores de la cuota de fomento, y del proceso de
recaudo en general.
Apoyar las labores de recepción cuando se requiera.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividadesCumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Auxiliar Digitación de Recaudo
Fecha: 18/11/2019
Registrar, actualizar y gestionar la información, documentación y archivo físico que se genera en el
proceso de Recaudo
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Técnico en ciencias económicas, carreras administrativas o afines.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Manejo de Office ( Word, Excel, Internet) y manejo de gestión documental
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
O
Generar y enviar notificaciones, certificaciones, comunicaciones y correspondencia general a los
recaudadores, solicitadas por los Gestores, Dirección de Recaudo, proyectos en general (PNFH).
Realizar el listamiento de soportes anexos para los comunicaciones externas, como instructivos de
consignación e instructivo reporte de información Decreto 3748 y ley 118/94.
Divulgar y dar a conocer las normas y definiciones para el recaudo, como la Ley 118/1994, Decreto
Reglamentario 169/1995 y modificación 726/2001
Registrar las estadísticas en el programa de recaudo por producto y sujeto pasivo enviadas por los
recaudadores de la cuota de fomento Hortifrutícola como soporte a las consignaciones efectuadas
Asesorar, responder y solicitar al recaudador y a las diferentes personas que generen consulta sobre el
debido reporte de información y el traslado de la Contribución Parafiscal Cuota de Fomento
Hortifrutícola, donde puede realizar sus consignaciones y requerir que envíe la información sobre los
productos y sujetos pasivos según el Artículo 5° del Decreto reglamentario 3748 de 2004, según Ley
118/1994.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Programar y llevar a cabo los envíos a los Gestores de Recaudo ubicados en otras ciudades de
material de difusion y materiales para el desempeño de sus funciones y controlar las guias del servicio
de envío.
Crear en sistema "PANDA", como Notificado los nuevos sujetos al recaudo, registrando los datos de
radicado guía de envío y fechas de envío, teniendo en cuenta datos reales revisando Cámara de
Enviar vía correo electrónico a los Gestores de Recaudo la información de despacho de los documentos
solicitados para su respectivo seguimiento.
Actualizar en Sistema "PANDA" las novedades de los Recaudadores y Notificados de la Cuota de
Fomento Hortifrutícola según corresponda.
Registrar, consolidar y llevar el archivo físico de las encuestas de satisfacción a recaudadores y de las
capacitaciones a nivel nacional.
Manejar los archivos físicos de los recaudadores de la cuota de fomento, Gestores de Recaudo y de la
Dirección de Recaudo en general.
Apoyar el archivo físico y magnético de las actas de las reuniones del proceso de recaudo, cuando se
requiera
Efectuar llamadas telefónicas a las empresas recaudadoras solicitando la consignación de la cuota de
Recepcionar la correspondencia recibida y enviada del proceso de Recaudo y darle el trámite
correspondiente.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Elaborar y registrar las notificaciones y cartas que soliciten los gestores en general
Elaborar y consolidar los informes de visitas vs programaciones de los Gestores de Recaudo
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Solicitar por medio del correo electrónico y telefónico la relación del descuento al producto y sujeto
pasivo, cumpliendo lo establecido en el Artículo 5° del Decreto Reglamentario 3748 de 2004
Apoyar las labores de recepción cuando se requiera.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Asesorar, determinar y ejecutar el cobro de las acreencias por concepto de la Contribución Parafiscal
Cuota de Fomento Hortifrutícola. En suma, gestionar el correcto recaudo y traslado del recurso
parafiscal conforme al marco legal establecido en la Ley 101 de 1993, Ley 118 de 1994, Ley 726 de
2001 y los Decretos Reglamentarios 2025 de 1996 y 3748 de 2004.
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Derecho.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Abogado Gestor de Recaudo
Fecha: 18/11/2019
Con o sin experiencia
Conocimientos sobre Tributos (Contribuciones Parafiscales), función administrativa ejercida por
particulares - Sentencia C- 085 de 2014, C- 666 de 2000, T 928 de 2010, Conocimiento General en las
siguientes normas, Primer Grupo (DECRETO 2025 DEL 06-11-1996, DECRETO 3748 DEL 12-11-
2004, LEY 101 DEL 23-12-1993, LEY 118 DEL 09-02-1994, LEY 726 DEL 27-12-2001, RESOLUCIÓN
3520 15-11-2012 MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO), Segundo Grupo (LEY 1437 DE
2011, EN LO QUE RESPECTA AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, LEY 1755 DE 2015 Y LA
LEY 1564 DE 2012 EN LO QUE RESPECTA AL PROCEDIMIENTO DE PRUEBAS
EXTRAPROCESALES Y PROCESO EJECUTIVO)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Si
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Legalizar las cuentas por concepto de anticipos, capacitaciones, transporte urbano y otros, como
desarrollo de la labor de recaudo, dentro de los términos establecidos
Planear, coordinar, asesorar, controlar e implementar las actividades, políticas y estrategias
relacionadas con el incremento del recaudo parafiscal en la zona a cargo.
Participar activamente en la formulación, diseño, organización, actualización, ejecución y control de los
procedimientos e instructivos del Porceso de Recaudo.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Ejecutar actividades de Recaudo en asocio con los diferentes programas de inversión del FNFH,
incluidos el Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola - PNFH - en la zona a cargo, en torno al
cumplimiento del objetivo de recaudo.
Desarrollar las labores de cobro persuasivo y adelantar los procesos ejecutivos así como las
actividades relacionadas para el cobro efectivo de la contribucion parafiscal.
Resolver los diferentes recursos que se interpongan por los sujetos identificados como potenciales
recaudadores, contra la notificación de la obligación de recaudo, o por los actuales recaudadores frente
a su discusión.Enviar al archivo del area de recaudo, los expedientes de los procesos que terminen en forma definitiva
por pago de la obligación o por cualquier otra forma de extinción de las obligaciones.
Proyectar iniciativas, propuestas o contenidos de leyes, decretos, convenios, , recomendaciones a
proyectos de normas, y demás actuaciones administrativas que regulen la cuota de fomento
hortifruticola de acuerdo con la normativa nacional y procedimientos vigentes
Apoyar al equipo del PNFH en las visitas a recaudadores identificados y notificados en la zona a cargo
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociaciónLas demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Presentar con la debida antelación las cuentas de anticipos para la gestión de recaudo
Elaborar un plan de trabajo mensual para el desarrollo del objeto contractual, con actividades
específicas y cronograma para el cumplimiento de los compromisos contractuales
Actuar en representación de ASOHOFRUCOL cuando se le delegue para tal efecto ante las
autoridades judiciales y administrativas competentes a fin de defender los intereses de la asociación
en lo relacionado con el recaudo de la contribución parafiscal cuota de fomento hortifrutícola.
Desarrollar acciones de orientación, evaluación y ejecución de cobro ejecutivo sobre la obligación
parafiscal administrada por ASOHOFRUCOL
Iniciar y llevar hasta su culminacion el trámite de prueba extraprocesal de acuerdo a lo consagrado en
la ley 1564 de 2012.
Proyectar las respuestas a las consultas, derechos de peticion y PQR formuladas por escrito sobre la
aplicación e interpretación de las normas que regulan la contribución parafiscal
Hacer el seguimiento y acompañamiento juridico a los procedimientos adelantados por la auditoría
interna en el recaudo de la cuota de fomento cuando fuere necesario.
Hacerse parte dentro del proceso liquidatorio de cualquier sociedad obligada al recaudo, ya sea de
liquidación obligatoria o voluntaria (Procesos Especiales), presentado los créditos respectivos, de las
obligaciones en mora, con el fin de que sean incorporadas al trámite concursal.
Diseñar métodos, modelos, estrategias, mecanismos y herramientas que promuevan una cultura sobre
la importancia del envío de información de los recaudos por parte de los recaudadores con el fin de dar
cumplimiento a lo establecido en el Decreto 3748 de 2004.
Tramitar para su suscripción, los acuerdos de pago por las obligaciones por cancelar que se determien
por parte de los recaudadores por concepto de la Contribución Parafiscal Hortifrutícola. Del mismo
modo efectuar el seguimiento y control de los pagos que se efectuen a los mismos.
Efectuar estudios e investigaciones juridicas que permitan identificar eventuales sujetos obligados al
recaudo y tomar las medidas pertinentes para su vinculación. En suma, mantener actualizado el censo
de la zona a cargo.
Realizar seguimiento del comportamiento del traslado parafiscal de los sujetos obligados al recaudo, lo
cual implica mantener actualizado el archivo y la plataforma de recaudo, actas de Seguimiento y control
y novedades.
Exponer, asesorar y divulgar de manera clara el marco legal de la cuota de fomento hortifrutícola.
Coordinar con el profesional estadistico de recaudo la actualización de las bases de datos internas con
la información suministrada por los Cámaras de Comercio, Centrales de abastos, Plazas de mercado y
plataformas de información.
Iniciar y llevar hasta su culminación el procedimiento administrativo regulado en el Decreto 2025 de
1996.
Proyectar las decisiones respecto a los recursos interpuestos en sede administrativa conforme a la
normatividad de Recaudo y el FNFH.
Elaborar y ejecutar planes tendientes a minimizar la evasión y elusión del recaudo parafiscal de la
cuota de fomento hortifrutícola
Atender las peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias, relacionadas con el proceso de
recaudo de acuerdo con la normativa.
Elaborar derechos de petición, o requerimientos con el fin de obtener la información contable necesaria
para la verificación de la correcta liquidación de la cuota de fomento hortifruticola por parte de los
contadores gestores de recaudo o la auditora interna segun fuere el caso , al igual que elaborar y
Proyectar los actos administrativos a expedir, vigilar su legalidad, y advertir las irregularidades que se
presenten.
Prestar soporte jurídico y administrativo de forma oportuna a los sujetos inmersos en la contribución
parafiscal hortifrutícola.
Desarrollar estudios, metodologías y/o investigaciones que aporten innovación y creatividad en el
diseño de estrategias de recaudo de acuerdo con las normas que rigen la materia
IMPACTOS
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
2. Reportes técnico del recaudo
3. Informes y correspondencia recibida de recaudo
4. Informe mensual de actividades realizadas
5. Programación de las actividades por realizar al mes
6. Informe final de actividades al concluir el contrato.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas
y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo,
rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la
asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las
responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Contador Gestor de Recaudo
Fecha: 18/11/2019
Con o sin experiencia
Conocimientos sobre Tributos (Contribuciones Parafiscales), Conocimiento General en las siguientes
normas, DECRETO 2025 DEL 06-11-1996, DECRETO 3748 DEL 12-11-2004, LEY 101 DEL 23-12-1993,
LEY 118 DEL 09-02-1994, LEY 726 DEL 27-12-2001, RESOLUCIÓN 3520 15-11-2012 MINISTERIO DE
HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO, LEY 1755 DE 2015.
Asesorar, determinar y gestionar el correcto recaudo y traslado del recurso parafiscal conforme al marco
legal establecido en la Ley 101 de 1993, Ley 118 de 1994, Ley 726 de 2001 y los Decretos
Reglamentarios 2025 de 1996 y 3748 de 2004.
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Contaduría.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de
esta labor
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cuando aplique
Si
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Elaborar un plan de trabajo mensual para el desarrollo del objeto contractual, con actividades específicas y
cronograma para el cumplimiento de los compromisos contractuales
Planear, coordinar, asesorar, controlar e implementar las actividades, políticas y estrategias relacionadas
con el incremento del recaudo de la Cuota Parafiscal Hortifruticola en la zona(s) a cargo.
Participar activamente en la formulación, diseño, organización, actualización, ejecución y control de los
procedimientos e instructivos del Porceso de Recaudo.
Efectuar estudios e investigaciones que permitan identificar eventuales sujetos obligados al recaudo y tomar
las medidas pertinentes para su vinculación. En suma, mantener actualizado el censo de la zona a cargo.
Realizar seguimiento al comportamiento del traslado parafiscal de los sujetos obligados al recaudo, lo cual
implica mantener actualizado el archivo historial y la plataforma de recaudo, actas de Seguimiento y Control
y novedades.
Exponer de manera clara el marco legal de la cuota de fomento hortifrutícola y asistir en la liquidación de
intereses a los sujetos de la obligación tributaria
Presentar con la debida antelación las cuentas de anticipos para la gestión de recaudo asignada.
Legalizar las cuentas por concepto de anticipos, capacitaciones, transporte urbano y otros, como desarrollo
de la labor de recaudo, dentro de los términos establecidos
Revisar los libros contables y papeles de trabajo que permitan evidenciar la correcta liquidación y traslado
de la contribución parafiscal cuota de fomento hortifrutícola.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Ejecutar actividades de Recaudo en asocio con los diferentes programas de inversión del FNFH, incluidos el
Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola - PNFH - en la zona a cargo, en torno al cumplimiento del objetivo
de recaudo.
Estudiar, evaluar y conceptuar bajo la supervisión del Director de Recaudo, sobre las decisiones a tomar en
materia de la contribución parafiscal en los casos asignados
Acompañar a los profesionales jurídicos en los procesos jurisdiccionales y administrativos con relación a
materias contables, para la determinación, re liquidación de Cuotas de Fomento Hortifrutícola.
Efectuar visitas de auditoria por parte de recaudo que permita validar la correcta liquidación de la
contribución parafiscal conforme la normatividad vigente, mediante la revisión de los documentos soporte de
comercialización, logrando el ajuste y cobro de las mismas.
Elaborar y ejecutar planes tendientes minimizar la evasión y elusión del recaudo de la cuota de fomento
hortifrutícola a través de visitas de verificación contable a los sujetos obligados al recaudo.
Verificar la correcta valoración y clasificación de las partidas contables del inventario del recaudador
ingresadas al software contable o documento que haga sus veces, confrontando la correcta liquidación de la
Cuota.
Verificar a la fecha de corte el inventario fisico del recaudador, para determinar las exclusiones adecuadas
de los productos no sujetos al recaudo, de manera que las cifras existentes en los libros de contabilidad
sean una base comparable con el inventario.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.
Confrontar y revisar la información contable y demas documentos que soporten las solicitudes de devolución
tramitadas conforme al procedimiento de devolciones.
Desarrollar estudios, metodologías y/o investigaciones que aporten innovación y creatividad en el diseño de
estrategias de recaudo de acuerdo con las normas que rigen la materia
Proyectar, formalizar y hacer seguimiento a los acuerdos de pago que se suscriban.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Tramitar para su suscripción, los acuerdos de pago por las obligaciones por cancelar que se determien por
parte de los recaudadores por concepto de la Contribución Parafiscal Hortifrutícola. Del mismo modo
efectuar el seguimiento y control de los pagos que se efectuen a los mismos.Capacitar en el recaudo parafiscal al personal del PNFH de los departamentos asignados y en los proyectos
de inversión que se requiera
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Apoyar al equipo del PNFH en las visitas a recaudadores identificados y notificados en la zona a cargo
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las
labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud
laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria
del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello
sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a
los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente
General
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
2. Reportes técnico del recaudo
3. Informes y correspondencia recibida de recaudo
4. Informe mensual de actividades realizadas
5. Programación de las actividades por realizar al mes
6. Informe final de actividades al concluir el contrato
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 25Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Estadística o Economista con especialización o énfasis en econometría.
Un (01) año de experiencia relacionada con las funciones específicas del cargo.
Conocimientos generales en las siguientes normas: LEY 101 DEL 23-12-1993, LEY 118 DEL 09-02-1994,
LEY 726 DEL 27-12-2001
Cuando aplique
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política Organizacional, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 18/11/2019
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Economista - Estadístico.
Realizar el análisis de toda la información histórica y registros de Recaudo, así como la información obtenida
de diversas fuentes que soporten al área de recaudo para la toma de decisiones y creación de nuevas
directrices y estrategias para el cumplimiento de metas de Recaudo proycetadas, conforme con el marco
legal que regula la Contribución Parafiscal Hortifrutícola.
Director de Recaudo.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas
y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo,
rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la
asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las
responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de
esta labor
O
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las
labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud
laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Promover el desarrollo de investigaciones sobre metodologías y procedimientos estadísticos para mejorar la
calidad de la información del proceso de recaudo.
Participar en la proyección y estimación de las metas anuales y mensuales de recaudo teniendo en cuenta
las estadísticas del comportamiento histórico del recaudo.
Realizar todas aquellas operaciones estadísticas o fases de las mismas que sean encomendadas en el
programa de recaudo.
Formular, analizar e interpretar cuadros estadísticos para su diagnóstico y/o estudio.
Realizar proyecciones y estimaciones teniendo en cuenta variables
Analizar y proveer información de las bases de datos de: recaudadores, ingreso, registro de información.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Documentar los procesos estadísticos a su cargo así como el análisis efectuado.
Promover, orientar, desarrollar y coordinar investigaciones estadísticas que conduzcan a la toma de nuevas
directrices y estrategias para el recaudo de la cuota de fomento de acuerdo a la segmentación del mercado.
Mantener un conocimiento actualizado respecto a la normativa, estándares y eventos del mercado relativos
a la función que cumple.
Apoyo a todos los planes, programas y proyectos de la asociación
Realizar el estudio del comportamiento histórico del recaudo de la cuota de Fomento Hortifrutícola.
Proponer, en coordinación con la dirección de recaudo, las necesidades de mejora de metodologías y
procesamientos estadísticos del área.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Analizar la gestión de recaudo de cada uno de los gestores en sus zonas asignadas así como la efectividad
de los pagos del correcto traslado de la cuota de fomento Hortifrutícola.
Actualizar en Coordinación con el área de sistemas los requerimientos del programa de recaudo
Velar por la integridad de la información de las bases de datos participando en su actualización, limpieza y
mejoramiento.
Participar en la realización de investigaciones de corte económico para la elaboración de estadísticas,
estimaciones, proyecciones y modelos econométricos.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Contribuir con el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes
de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a
los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Consumo de papel e implementos de oficina
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente cuando aplique.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria
del papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los equipos de computo cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos -
RAEEs)
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Consumo de agua en baños y cafetería
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
2. Reportes técnico del recaudo
3. Informes y correspondencia recibida de recaudo
4. Informe mensual de actividades realizadas
5. Programación de las actividades por realizar al mes
6. Informe final de actividades al concluir el contrato
ELABORADO POR:
Diana Tipazoca - Coordinadora de
Talento Humano
REVISADO POR:
Anderson Romero- Profesional del SIG
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente
General