DOCUMENTACIÓN DEL SGI

CONTROL DE DOCUMENTOSCodificar el documento interno considerando: 

Primeras tres letras del proceso en mayúscula, para los documentos que perteneces a dos procesos se definirá la combinación de letras que los identifique (SYA-).

Guion – PRG = ProgramaPLA = PlanMAT = Matriz A = AroP = ProcedimientoI = InstructivoR = Formato para registroANX = AnexoEXT = ExternoPCS = ProcesoConsecutivo de dos dígitos XX por proceso

SGI-P01PRO-R05THA-I01

DIVULGAR DESTRUIR OBSOLETOS

DILIGENCIAMIENTO CORRECTO DE LAS NUEVAS VERSIONES

NUEVO PROCEDIMIENTO SGI

REVISARELABORAR

APROBAR

CONTROL DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DEL SGI: Información que establece el funcionamiento y propósito de la Organización; sus compromisos u objetivos.

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Y DOCUMENTOS: Registro donde se especifican todos los documentos del SIG (SGI-R04)

COPIA CONTROLADA: Documentos internos o externos vigentes que se emplean en las actividades diarias realizadas en la Organización.

OBSOLETO: Documento que pierde vigencia.

REVISIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de revisión, para alcanzar unos objetivos específicos.

APROBACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la verificación de que lo que se encuentra documentado corresponde con los objetivos y/o requisitos del SIG y constituye la autorización para iniciar o continuar con su aplicación.

Documento:Es el que elabora y aprueba un ente externo o interno el cual se requiere como referencia para el desarrollo de las actividades

TODOS LOS DOCUMENTOS DEL SGI (INTERNOS)

EXTERNOS

PLANOS

ESPECIFICACIONES

NORMAS

CODIGOS

PLIEGO DE CONDICIONES

CARTILLAS

CONTRATO

DISEÑOS

LEYES

DOCUMENTACIÓN O INFORMACIÓN DE ORIGEN EXTERNO NO CONTRACTUAL:

Toda documentación o información que interfiera en el SIG, por autoridades gubernamentales o adquirida por otro medio, tales como fichas técnicas o catálogos de producto, insumos o materiales, equipos.

Dentro de la documentación o información de origen externo se incluyen los requisitos legales y contractuales que impactan el SIG.

DOCUMENTOS O INFORMACION DE ORIGEN EXTERNO CONTRACTUAL:

Son aquellos que describen o regulan actividades relacionadas con el SGI y que provienen del cliente, tales como pliego de condiciones, estudios y diseños previos al proceso de contratación, contrato y sus anexos (pólizas, impuesto de timbre, publicación del contrato, documento de perfeccionamiento y legalización del contrato, otro si), APU, Actas mensuales de cobro, matriz de riesgos previsibles, planos, miniplanos, dibujos, diseños, especificaciones técnicas (sean que las mismas sean producidas por el cliente o producidas por un tercero), permisos y/o resoluciones de cualquier índole expedidas para un proyecto especifico, bitácoras, actas de comité, fichas y/o normas técnicas, etc., suministrados por el cliente y demás documentos legales y reglamentarios aplicables a la actividad constructiva.

CONTROL DE PLANOS

REEMPLAZAR ARCHIVARIDENTIFICAR OBSOLETOS

USO CORRECTO DE LAS NUEVAS VERSIONES

REVISAR DIVULGAR DISTRIBUIR PLANOTECA USO

CAMBIO DE VERSION DE PLANOS

REVISAR DIVULGAR

•listas de verificación

•Registros de producto no conforme

•Acciones de mejora

•Ensayos de laboratorio

•Chequera

•Indicadores de gestión

•Formato diligenciado

•Correspondencia

REGISTRO:

Es la información que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados de cada proceso.

CONTROL DE REGISTROS•Definir el tiempo de almacenamiento de los registros

• Documentos técnicos – 10 años• Documentos de equipos, administrativos,

talento humano, compras y otros - 5 años

• Garantizar la legibilidad de los registros utilizando en lo posible tinta e impresiones en papel

•Protegerlos de factores climáticos, plagas y robos, almacenándolos en lugares secos, cerrados y seguros.

• Protegerlos registros magnéticos contra ataque a la integridad del sistema mediante la instalación de antivirus, realizar copias de seguridad mensualmente,

CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS REGISTROS:

Para obras:Primeras tres letras del proceso PROGuión - Número del centro de operacionesGuión- Consecutivo del registro XX de dos dígitos 

Ejemplo: PRO-212-01 

Para administrativosPrimeras tres letras del proceso o áreaGuion –Primeras tres letras de la ciudad o regionalGuion – Consecutivo de registro XX de dos dígitos 

Ejemplo: SGI-BOG-01

Listado maestro de documentos y registros por proceso

Establecer los mecanismos necesarios para el control adecuado y eficaz del archivo inactivo generado por los procesos de SAINC S.A.

•El tiempo de almacenamiento para documentos y registros generados por la parte técnica de las obras, 10 años contados a partir de la fecha de liquidación del proyecto

•Los planos, miniplanos, o dibujos obsoletos originales, se identifican con un sello húmedo OBSOLETO y se guardan en cajas de archivo inactivo debidamente doblados, separados por versión y tipo de plano, dichos documentos podrán conservarse digitalmente previo escaneo de los mismos, velando por que en todo caso, en la versión magnética se conserven las firmas, sellos o vistos buenos que se hayan realizado sobre dichos documentos, el periodo de conservación 10 años.

•El tiempo de almacenamiento para documentos de Subcontratistas y proveedores: pagos de seguridad social y parafiscales, cortes de obra para pago de contratistas y otros generados por obra es de 5 años.Para otros documentos o formatos para registro el tiempo de conservación está definido en el campo: Tiempo de conservación del programa BINAPS.Entregar el archivo inactivo del proceso o proyecto a la persona encargada de su custodia con el original del registro SGI-R06 y enviar una copia de este registro a la Dirección Administrativa de cada regional.

Diligenciar la Lista de documentos para entrega de archivo inactivo (SGI-R06),

Entregar el archivo inactivo del proceso o proyecto a la persona encargada de su custodia con el original del registro SGI-R06 y enviar una copia de este registro a la Dirección Administrativa de cada regional.

Identificar la caja (SGI-R07),

OBSERVACIÓN: SE UTILIZARÁN ÚNICAMENTE CAJAS DE ARCHIVO INACTIVO No. 12

CORRECTI

VA

CORRECTI

VA

PREV

ENTI

VA

CORRECCIO

N

CORRECCIO

N

CORRECTIVA

CAUSA Es la que elimina la causa de

una No Conformidad de tal manera que esta no se vuelve a presentar

Es la que le da solución al problema de manera puntual y temporal, y no garantiza que este no se vuelva a presentar

CORRECCION

PREVENTIVA

cuidado

Es la que elimina la causa de una POSIBLE No Conformidad de tal manera que ayuda a que no se presente el problema

CORRECTIVA

CAUSA

1. Reclamos del cliente

4. Incumplimiento de Indicadores

3. Producto No Conforme

2. Frente hallazgos de auditoría

CORRECCION Para situaciones puntuales. Este tipo de acciones se pueden implementar siempre y cuando estén acompañadas de una acción correctiva, ya que este es el fin que persigue la NormaPREVENTIVA

cuidado

No conformidades potenciales, las que aun no se han presentado.

Son producto del día a día.

PREGUNTAS???