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DISEÑO Y APLICACIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL EN LA EMPRESA
COMERCIALIZADORA Y DISTRIBUIDORA DEL ALTIPLANO S.A.S
EDITH ROCÍO BELTRÁN CRUZ
GIOVANNY ORTIZ FLOREZ
MYRIAM CONSTANZA SOTO OYOLA
COMPESAR UNIPANAMERICANA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÁ, D.C.
2012.
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DISEÑO Y APLICACIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL EN LA EMPRESA
COMERCIALIZADORA Y DISTRIBUIDORA DEL ALTIPLANO S.A.S
EDITH ROCÍO BELTRÁN CRUZ
GIOVANNY ORTIZ FLOREZ
MYRIAM CONSTANZA SOTO OYOLA
TRABAJO DE GRADO
ERNESTO CUERVO ALMECIGA
CONTADOR PÚBLICO TITULADO
COMPESAR UNIPANAMERICANA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÁ, D.C.
2012.
3
DECLARATORIA Los autores certifican que el trabajo presentado es de su autoría, para su
elaboración se han respetado las normas de citación de fuentes y ninguna copia
textual supera las 400 palabras. Por lo tanto, no se ha incurrido en ninguna forma
de plagio, ni por similitud ni por identidad. Los autores son responsables del
contenido y de los juicios y opiniones emitidas.
Se autoriza a los interesados, a consultar y reproducir parcialmente el contenido
del trabajo de investigación titulado DISEÑO Y APLICACIÓN Y APLICACIÓN DE
AUDITORÍA INTEGRAL EN LA EMPRESA COMERCIALIZADORA Y
DISTRRIBUIDORA DEL ALTIPLANO S.A.S., dirigido por el Contador Ernesto
Cuervo Almáciga, realizado por: Edith Rocío Beltrán Cruz, Giovanny Ortiz Flórez y
Myriam Constanza Soto Oyola. Siempre que se haga la respectiva cita
bibliográfica que de crédito al trabajo y a sus autores, según normas Icontec.
EDITH ROCÍO BELTRÁN CRUZ
GIOVANNY ORTIZ FLOREZ
MYRIAM CONSTANZA SOTO OYOLA
4
DEDICATORIA
A Dios por permitirnos acceder al conocimiento y por ser fuente de inspiración en
momentos difíciles.
A nuestras familias, por su apoyo incondicional.
A los docentes por sus conocimientos para nuestra formación académica,
orientación, colaboración, dedicación y asesoría para el desarrollo de este trabajo.
5
AGRADECIMIENTOS A la empresa Comercializadora y Distribuidora del Altiplano SAS., por su
colaboración en la facilidad de acceder a la información y de los aportes para la
realización de este proyecto.
A los trabajadores de la entidad objeto de estudio por su contribución en el
suministro de la información.
6
TABLA DE CONTENIDO Pagina
Introducción………………………………………………………… 12
1. Marco referencial……………………………………………….. 14 1.1. Antecedentes………………………………………………… 14 1.2. Marco conceptual………………………………………..…. 15 1.2.1. Fases de Auditoría…………………………………………… 17 1.2.2. Clases de Riesgos…………………………………………… 21 1.2.2.1. Riesgo inherente…………………………………………. 21 1.2.2.2. Riegos de control………………………………………….. 21 1.2.2.3. Riesgo de detección………………………………………. 21 1.2.2.4. Riesgo de auditoría……………………………………….. 21 1.2.3. Clases de informe………………………………………… 21 1.3. Marco histórico………………………………………………… 22 2. Diseño metodológico…………………………………………… 25 2.1. Tipo de diseño………………………………………………. 25 2.2. Sistema de hipótesis y variables………………………….. 25 2.2.1. Hipótesis…………………………………………………….. 25 2.2.2. Variables……………………………………………………. 26 2.3. Población………………………………………………………. 26 2.4. Instrumentos…………………………………………………… 28 2.4.1. Encuesta……………………………………………………… 28 2.4.2 Observación…………………………………………………… 30 2.4.3 Análisis documental………………………………………….. 31 2.5 Consideraciones éticas………………………………………… 31 3. Resultados………………………………………………………… 32 3.1. Encuesta………………………………………………………… 32 3.2. Observación…………………………………………………….. 37 3.3. Informe final auditoria integral………………………………… 38 3.3.1. Hechos relevantes del periodo auditado………………….. 38 3.3.2 Dictamen auditoría integral………………………………….. 40 3.3.3. Resultados de la auditoría integral………………………… 44 3.3.4 Modelo Manual de control interno……………………………. 46 3.3.5 Modelo Manual de funciones………………………………… 60 Conclusiones……………………………………………………….. 70 Recomendaciones…………………………………………………. 71 Bibliografía………………………………………………………….. 73
7
LISTA DE ANEXOS
Pagina
ANEXO A. Propuesta auditoria integral……………………………….
ANEXO B. Carta de aceptación auditoría integral……………………
ANEXO C. Estados financieros año 2011…………………………….. 75
ANEXO D. Notas a los estados financieros 2011……………............. 77
ANEXO E. Estados financieros comparativos y analizados………… 81
año 2011 y 2010
8
GLOSARIO
AUDITORÍA INTEGRAL: “Es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un
periodo determinado y evidencia relativa a la siguiente temática: la información
financiera, la estructura del control interno, el cumplimiento de las leyes
pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos
propuestos”1.
CONTROL INTERNO: “Es un proceso, efectuado por la junta de directores de una
entidad, gerencia y otros personal, diseñado para proveer razonable seguridad
respecto del logro de objetivos”2.
ESTADOS FINANCIEROS: Son informes que utilizan las empresas para informar
de la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a
una fecha o periodo determinado.
INFORME DE AUDITORIA: Es el resultado de la información por escrito dando
una opinión sobre el área o actividad auditada en relación con los objetivos fijados.
MANUAL DE FUNCIONES: Consiste en la definición de la estructura organizativa
de una empresa los cuales tendrán establecidas las responsabilidades y cargos de
cada área.
ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa u
organización, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura
formal de la organización.
1 BLANCO LUNA, Yanel. Normas y procedimientos de la auditoría integral. Bogotá: Editorial Ecoe
Ediciones, 2003.p.1 2 Ibíd., p. 92
9
RIESGO DE AUDITORÍA: Posibilidad de emitir un informe de auditoría incorrecto
por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificarían el
sentido de la opinión vertida en el informe.3
3 SLOSSE CARLOS, y otros. Auditoria un nuevo enfoque empresarial. Editorial Macchi, p. 73
10
RESÚMEN Y PALABRAS CLAVES El desarrollo de este proyecto encuentra un escenario adecuado, ya que la
empresa Comercializadora y Distribuidora del Altiplano S.A.S., que por medio de
la auditoría financiera se verifico que la empresa no cuenta con un sistema de
control interno, y es precisamente la experiencia académica, la que permite dicha
implementación.
En primer lugar, se recopilo información respecto del tema de investigación, en
control interno y auditoría financiera, con el fin de aclarar conceptos por parte de
los investigadores, y una vez lo anterior se obtuvo del gerente de la compañía
autorización, con el fin evaluar si la entidad contaba con un sistema de control
interno y auditoría financiera.
Seguidamente, con la utilización de un diseño metodológico aplicativo y mixto, se
analizó los componentes y mecanismos sobre la efectividad del control interno,
para lo cual se utilizó tres instrumentos, los cuales fueron la encuesta, la
observación directa y por último la técnica documental informativa, lo que permitió
identificar situaciones, acciones y hechos que ocurrían en la entidad.
Es así, que con base en las falencias encontradas, los investigadores
implementaron un manual de control interno, en igual sentido con la ejecución del
programa de auditoría, se realizaron diferente tipos de pruebas para detectar
inconsistencia y errores en el manejo de los recursos y toma de decisiones al
interior de la empresa; por último se elaboró un informe donde se le dan a conocer
al gerente los hallazgos encontrados en el desarrollo de la auditoria y las
recomendaciones con el fin de optimizar los recursos de la empresa.
PALABRAS CLAVES: Auditoria financiera, control interno, riesgo, papeles de
trabajo, Informe, contabilidad.
11
ABSTRACT
The development of this project is an appropriate setting, as the company
COMERCIALIZADORA Y DISTRIBUIDORA DEL ALTIPLANO SAS, through
financial audit verified that the company does not have a system of internal control,
and it is the academic experience, allowing such an implementation.
First, information was gathered on the subject of research, internal control and
financial audit, in order to clarify concepts by researchers, and once the above was
obtained from the manager of the company permission, to assess if the entity had
a system of internal control and financial audit.
Then, using a mixed methodological design and application, we analyzed the
components and mechanisms on the effectiveness of internal control, for which we
used three instruments, which were the survey, direct observation and finally the
informative documentary technique , which allowed the identification of situations,
actions and events that occurred in the state.
Then, using a mixed Methodological design and application, we Analyzed the
components and Mechanisms on the Effectiveness of internal control, for Which
We Used three instruments, Which Were The survey, direct observation and finally
the informative documentary technique, allowed the identification of Which
Situations , actions and events occurred in the state That.
KEYWORD: Financial audit, internal control, risk, working paper, report,
accounting.
12
INTRODUCCIÓN
¿Cómo mejorar los procesos de gestión en las áreas de contabilidad, financiera,
ventas y almacenamiento, para generar un valor agregado en el cumplimiento del
objeto social teniendo en cuenta el entorno sectorial y territorial en la empresa
Comercializadora y Distribuidora del Altiplano S.A.S mediante la realización de
una Auditoria Integral?. Por falta de conocimiento en la organización
administrativa, se puede estar generando mayores costos en el desarrollo de su
objeto social; razón por la cual se busca racionalizar las operaciones financieras y
los respectivos seguimientos a los resultados.
El constante crecimiento que ha venido reflejando la compañía en el desarrollo de
sus operaciones la obliga a tener un sistema de control interno, por lo que es
necesario implementar un proceso de auditoría integral que le permita detectar los
riesgos a los cuales está expuesta. Cabe mencionar que dentro de la auditoría
integral es de suma importancia el soporte que ofrece el control interno para la
vigilancia de las actividades, en el cumplimiento de planes, estrategias y políticas;
enmarcadas en las estrategias de crecimiento financiero y de productividad.
En la actualidad, el control en los inventarios de la organización Comercializadora
y Distribuidora del Altiplano S.A.S se hace de una manera poco efectiva, sin tener
en cuenta varios aspectos importantes en esta área tal como: libre acceso del
personal, la falta de control adecuado en los procesos de ingreso y salida de los
diferentes productos que se comercializan.
Con el Sistema de Control Interno se busca minimizar riesgos a que se enfrenta la
compañía mediante la identificación, análisis y evaluación, para lograr la gestión
desde el punto de vista financiero y empresarial, basados en los principios de
eficiencia y eficacia, comunicando debilidades y oportunidades de mejoramiento
para implementar las acciones necesarias.
13
El tema de investigación es de vital interés en la entidad para medir el grado de
eficiencia de las políticas y procedimientos internos, problemas de control y
administración interna detectados, así como del seguimiento de las medidas
correctivas a implementar en función de las distintas evaluaciones por realizar.
De acuerdo a lo anterior se establecido como objetivo general el diseñar y aplicar
un programa de auditoría integral y control interno que facilite la administración,
gestión, toma de decisiones y control de las áreas administrativa, financiera,
comercial por parte del grupo auditor con miras a optimizar los resultados
obtenidos durante el periodo auditado en busca de mejorar los procesos y las
políticas de la compañía.
Para el logro del objetivo anterior ser proponen los siguientes específicos:
Diagnosticar la situación financiera actual de la compañía en lo relacionado a su
capital de trabajo, la clase de financiación por parte de los bancos, la planeación
financiera y el área internacional donde esta se desenvuelve; analizar la eficiencia
apuntada a la utilización óptima de los recursos desde el inicio del proceso de
contratación, garantías y liquidación; inspección y seguimientos en los contratos
celebrados con el Estado.
Evidenciar la correcta presentación de los Estados financieros, el adecuado
funcionamiento del área contable, los procedimientos y las técnicas aplicadas de
acuerdo a las normas de contabilidad generalmente aceptadas en la gestión
presupuestal y financiera.
Verificar la gestión del administrador mediante la implementación de Sistema de
Control Interno que facilite la evaluación de la gestión.
14
1. MARCO REFERENCIAL 1.1 ANTECEDENTES
La empresa Comercializadora y Distribuidora del Altiplano S.A.S., fue creada en el
año 2010 en la ciudad de Bogotá, su objeto social es la importación y
comercialización de productos para estaciones de gasolina, petroleras y
servitecas. Debido al crecimiento de los últimos 8 meses, se hace necesario
realizar una auditoría integral a partir del cual se cumplan las normas y
procedimientos generales establecidos por la Ley 43 de 19904 (Compatibles con
las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS), apoyado en el Modelo (MECI)5. y
el Modelo (COSO)6
En el trabajo “Criterios para implementar un sistema de control interno en una
organización”7,realizado en la ciudad de Bogotá, por Patricia Díaz García,
estudiante de la Universidad Central en el 2009 ubicada en la ciudad de Bogotá;
se utilizó un estudio de línea base de recuperación conceptual para implementar
un sistema de control interno, en el expone cuáles son los elementos del control
interno como el ambiente de control, gestión de riesgos, actividades de control e
información y comunicación; la autora concluye que es importante contar con un
sistema de control interno que permita regular y minimizar los riesgos que afecten
en forma material el logro de los objetivos de la organización, y así obtener una
mayor eficiencia y eficacia, encaminadas a una seguridad razonable.
4 REPUBLICA DE COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 43 (13, diciembre 1990) Por
la cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión del contador público y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D. C. 1990. 5 REPUBLICA DE COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
Decreto 1599 (20, mayo 2005) Por el cual se adopta el Modelo estándar de control interno para el
Estado Colombiano. 6 Modelo Committee of Sponsoring Organizations se formó en 1985 para patrocinar a la Comisión
Nacional Contra los Reportes Financieros Fraudulentos. 7 DÍAZ GARCIA, Patricia. Criterios para implementar un sistema de control interno en una
organización. Universidad Central. 2009.
15
Otro trabajo que se consultó en materia de auditoría financiera fue “DISEÑO DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA ODMEL LTDA”8,
desarrollado en la cuidad de Bogotá, quienes analizaron el diseño del sistema de
control interno de la organización antes señalada; buscan con los objetivos
organizacionales, la efectividad en el uso de los recursos y el cumplimiento de la
regulación vigente.
Respecto al tipo de metodología empleado por las investigadoras, este
corresponde a tipo básico o puro, por cuanto todos los aspectos son teorizados,
aunque las investigadoras plantean que sus alcances serán prácticos en la
medida que sean aplicados por la empresa ODMEL LTDA, facilitando el alcance
de objetivos organizacionales a la Gerencia, Administrativos y funcionarios de la
organización para el manejo del sistema de control interno.
Estas investigaciones sirven como guía para el desarrollo de los procesos y
actividades a realizar al interior de la compañía, buscando que la implementación
sea efectiva y cumpla con los objetivos trazados y las normas establecidas.
1.2. MARCO CONCEPTUAL La auditoria integral es el examen sistemático y detallado de los sistemas de
información financiero, de gestión y legal de una organización en un periodo
determinado, con la finalidad de determinar el cumplimiento de políticas, normas,
métodos y procedimientos en el manejo de la entidad, con el propósito de
presentar un informe certificado de la razonabilidad de los Estados financieros y la
gestión del administrador. Así tendríamos el concepto del profesor Blanco Luna,
que señala “la auditoría integral es un modelo de cobertura global y por lo tanto,
8VARGAS PÉREZ Angélica, ROZO María Alexandra. Diseño del sistema de control interno para la
empresa Odmel Ltda. Universidad Central.2009.
16
no se trata de una suma de auditorías, aunque con fines metodológicos sea
necesario utilizar esta perspectiva”9.
La auditoría financiera tiene como objetivo el análisis de los Estados Financieros,
generando un dictamen final donde se refleja la razonabilidad de la situación
financiera de la empresa. Según el experto Blanco Luna, enseña: “La Auditoría
Financiera tiene como objetivo la revisión y examen de los Estados Financieros
por parte de un auditor distinto del que preparo la información contable y del
usuario, con la finalidad de establecer su racionabilidad dando a conocer los
resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información
posee.”10.
Hoy en día, la auditoría está presente en todas las áreas de las empresas,
ayudando a la gestión, mediante la aplicación articulada y simultánea de los
procedimientos de evaluación contable y/o financiera, de legalidad y de gestión,
para determinar, con conocimiento y certeza razonable, la calidad de su
información, el cumplimiento de la normatividad, la eficiencia en la administración
de los recursos, la eficacia con que logra los resultados y su correspondencia
entre las estrategias y propósitos de los sujetos de control.
El control interno es un proceso realizado que permite verificar el cumplimiento de
los procesos administrativos de acuerdo con las normas constitucionales, legales,
metas y objetivos propuestos al interior de las compañías. Así mismo, se trae el
concepto de Cepeda G, donde se señala lo siguiente “El propósito final del control,
en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su
desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados. El control interno
incluye controles que se pueden considera como contables o administrativos”11.
9 BLANCO LUNA, Yanel. Normas y procedimientos de la auditoría integral. Bogotá: Editorial
Roesga, 2004.p.151 10
Ibíd., p.151 11
CEPEDA, Gustavo. Auditoría y control interno. Bogotá: Editorial McGraw-Hill, 1997.p.3
17
Es importante identificar a través del control interno los riesgos de negocio, fraude
y procesos que puedan afectar a la empresa, para plantear recomendaciones a la
solución de problemas potenciales.
La auditoría puede ser considerada como una combinación entre la posibilidad de
la existencia de errores significativos, irregularidades en la no confiabilidad de la
información financiera o incumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, en
el desarrollo del objeto social. De igual manera para el señor Fernández la
auditoria es:
Un proceso sistemático que inspecciona, verifica, confronta, evidencia y
analiza los procesos internos de un ente económico, buscando el
mejoramiento continuo de las empresas y reduciendo los riesgos y el
aseguramiento de la información; consta de 4 elementos:
a. Auditor: Contador Público diferente a quien realizó la información
contable.
b. Auditado: Entidad a la que se realiza la auditoría.
c. Metodología: Procedimiento utilizado por el auditor para alcanzar los
objetivos propuestos.
d. La parte interesada del informe: Quien solicita la auditoría 12
1.2.1. Fases de Auditoría La auditoria está compuesta por cuatro fases como son: planeación, ejecución,
informe y supervisión apoyado en los papeles de trabajo. Para el profesor Blanco
Luna “La auditoría financiera se define como un proceso cuyo resultado final es la
emisión de un informe, en el que el auditor da a conocer su opinión sobre la
12
FERNÁNDEZ, Eduardo. Disponible en http://www.soeduc.cl/apuntes/concepto%20de%20auditoria.doc
18
situación financiera de la empresa, este proceso solo es posible llevarlo a cabo a
través de un elemento llamado evidencia de auditoría, ya que el auditor hace su
trabajo posterior a las operaciones de la empresa”13. A su vez el profesor
Estupiñan respecto al tema enseña lo siguiente:
El termino papeles de trabajo es en consecuencia, amplio, incluye toda la
evidencia obtenida por el auditor para mostrar el trabajo que ha efectuado, los
métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido.
El auditor tiene las bases para preparar su informe, la evidencia del alcance
de su examen y la prueba de la responsabilidad profesional tenida en el curso
de la investigación. 14
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, sin embargo el derecho del
auditor sobre los papeles de trabajo está sujeto a aquellas limitaciones impuestas
por la ética profesional, y la normatividad sobre el secreto profesional establecidas
para prevenir la revelación indebida por parte del auditor de asuntos
confidenciales relativos al negocio del cliente.
Ciertos papeles del trabajo del auditor pueden servir como una fuente de
referencia útil para su cliente, pero no deben ser considerados como parte de los
registros de contabilidad del cliente.
La auditoria se rige por las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS)
según lo señalado en el artículo 7 de la Ley 43 de 1990 que a la letra reza:
Artículo 7o. De las normas de auditoría generalmente aceptadas. Las normas
de auditoría generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades
13
BLANCO LUNA, Yanel. Normas y procedimientos de la auditoría integral. Bogotá: Editorial Roesga, 2004.p.35. 14
ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo. Papeles de trabajo en la auditoría financiera. Bogotá: Ecoe Ediciones, 2008, p.37.
19
profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen juicio en la
ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. Las normas de
auditoría son las siguientes:
1. Normas Personales.
a) El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento
adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública
en Colombia.
b) El Contador Público debe tener independencia mental en todo lo
relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de
sus juicios.
c) En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe
proceder con diligencia profesional.
2. Normas relativas a la ejecución del trabajo.
a) El trabajo debe ser técnicamente planeado y debe ejercerse una
supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.
b) Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control
interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la
determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de
auditoría.
c) Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio del análisis,
inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos
de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el
otorgamiento de un dictamen sobre los Estado Financieros sujetos a revisión.
3. Normas relativas a la rendición de informes.
a) Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados
financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su
relación con tales estados.
20
Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar
claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional
sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros.
b) El informe debe contener indicación sobre si los estados financieros están
presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia.
c) El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido
aplicados de manera uniforme en el período corriente en relación con el
período anterior.
d) Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades
sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá
expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cuál de tales
afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación
con los estados financieros tomados en conjunto.
e) Cuando el Contador Público considere no estar en condiciones de expresar
un dictamen sobre los estados financieros tomados en conjunto deberá
manifestarlo explícita y claramente.
Parágrafo. (Cuando fuera necesario, el Consejo Técnico de la Contaduría
Pública, Complementará y actualizará las normas de auditoría de aceptación
general, de acuerdo con las funciones señaladas para este organismo en la
presente ley).
Nota Jurisprudencial. El texto subrayado e incluido en paréntesis fue
declarado inexequible por la Corte Constitucional en sentencia C 530 de
2000.15
Durante la ejecución de la Auditoría, el auditor debe asegurarse del cumplimiento
de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, y del conocimiento y
dominio del Manual de Auditoría de la entidad.
15
REPUBLICA DE COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 43 (13, diciembre 1990) Por la cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión del contador público y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D. C. 1990. p. 2-3.
21
1.2.2. Clases de riesgos.
1.2.2.1. Riesgo inherente: Es aquel relacionado con la actividad propia de la
empresa.
1.2.2.2. Riegos de control: Es el riego que pudiera ocurrir en el saldo de una
cuenta o transacción, que pudiera ser de importancia relativa y no sea corregida a
su debido tiempo por el departamento de contabilidad o control interno.
1.2.2.3. Riesgo de detección: Es el riesgo de que los procedimientos realizados
por el auditor algún error que existe en los saldos de una cuenta o transacción.
1.2.2.4 Riesgo de Auditoria: Posibilidad de que cualquier error, omisión o
irregularidad de importancia que exista y no haya sido puesto de manifiesto por el
sistema de control interno, no fuera a su vez detectado por la aplicación de las
pruebas adecuadas de auditoria
1.2.3. Clases de informes. De acuerdo al dictamen final realizado por el Contador Público responsable de la
auditoría se encuentran 4 tipos de informes: Limpio, con salvedades, opinión
negativa y abstención. En relación a estos informes se encuentra el concepto del
profesor Blanco Luna:
Limpio: Esta opinión se utiliza cuanto no existen limitaciones significativas que
haya afectado la realización de la auditoria, y/o cuando la evidencia obtenida
en la auditoria no revela deficiencias significativas en los estados financieros o
circunstancias poco usuales que afecten el informe del auditor independiente”.
22
Con salvedades: Se utiliza cuando el auditor encuentra inconsistencias o
errores significativos.
Opinión negativa o adversa: Los estados financieros no son presentados de
forma razonable.
Abstención: El auditor se abstiene de opinar porque evidencia que no hay
controles, no se respeta la normatividad; y hay limitaciones en el alcance de
sus objetivos 16
1.3. MARCO HISTÓRICO Antecedentes Internacionales. Al hablar de Auditoria o revisión de cuentas, es
necesario remitirse a tiempos remotos, el primer caso conocido data del año 254
encontrado en un papiro de Zenón, donde Apolunios, Ministro de finanzas del
rey Filadelfo, de la dinastía de los Ptolomeo de Egipto, contraído por haberse
pagado de su caja siete talentos de plata sin su autorización, ordeno fuesen
comprobadas las cuentas de Aristeo, uno de los tesoreros y las del mayordomo
Artemidoro esta orden la hizo extensiva a Zenón, administrador de todos sus
intereses y jefe de Contabilidad para que preparase sus cuentas para ser
inspeccionadas por Pythen, banquero del estado, a quien deberían entregar sus
fondos que tuviesen en su poder y le serían devueltos más tarde17.
El nombre “auditor” debe su origen a la forma en que se recibían las
liquidaciones de las cuentas, principalmente en Inglaterra de los siglos XIII y
XIV que dieron origen a esta profesión, principalmente por la necesidad de
comprobar la honestidad de aquellos que administraban los bienes y dinero de
otros, el deseo de los administradores de que su honradez quedase
16
BLANCO LUNA, Yanel. Normas y procedimientos de la auditoría integral. Bogotá: Editora Roesga. 2004. p.44.
17INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS, REPUBLICA DOMINICANA 2000. Disponible en
http://www.theiia.org/chapters/pubdocs/262/HistoriaAuditoria.pdf
23
comprobada y la falta de conocimientos en realidad, para rendir informes y
cuentas de la gestión realizada18.
“Es así, como en 1645 en Escocia George Watson fue el primer contador que
ofreció sus servicios como auditor, durante años desempeño cargos de tesorero,
cajero y contador del banco de Escocia. Es indudable que el desarrollo de la
auditoria se presentó en Inglaterra donde tuvo gran importancia las convulsiones
económicas y financieras experimentadas por la humanidad en el siglo XIX”19.
En el año 1799 había varias firmas de contadores públicos ejerciendo en
Inglaterra, lo que más tarde dio lugar a la creación de varias asociaciones de
la nueva profesión, siendo la primera la formada en Escocia en el año 1854.
En 1880 se organizó la de contadores certificado de Inglaterra y Gales. En
1885 se fundó la firma de contadores incorporados y auditores de Inglaterra.
En 1896 se fundó la Asociación de contadores públicos de Estados Unidos20.
En el año 1916 inicio la preparación de un programa mínimo de procedimientos a
seguir en las auditorías quedando establecidas las primeras reglas que rigieron la
Contaduría Pública.
Luego de la Gran Depresión Económica Mundial se creó en el 1940, el Instituto de
Auditores Internos como una respuesta a la escalada de fraudes en la sociedad
empresarial norteamericana, en este mismo año emite los estándares para el
ejercicio de la profesión.
Antecedentes Hispanoamericanos. En Colombia y generalizado a toda
Hispanoamérica, durante la América colonial, la actividad comercial era dirigida y
18
Disponible en http://www.monografias.com/trabajos13/auditor/auditor.shtml 19
Cambier E, Director de Educación Continuada IAIRD “Fomento a la contaduría pública” 2005. 20
INSTITUO DE AUDITORES INTERNOS. Disponible en http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/657.45-M385g/657.45-M385g-Capitulo%20I.pdf
24
controlada por España, quien se convirtió en dueña de todos las riquezas
extraídas y quien a su vez realizaba la inspección a través de los inspectores de la
real audiencia.
El 1947 donde la fuerza interventora luego de dejar una estructura financiera
sólida bajo el tratado Trujillo -Hall donde entregan las aduanas. En este mismo
año de 1947 se emiten las leyes sobre la creación del Peso Oro Dominicano, La
Contraloría General de la República, Sistemas de Aduanas, Banco Central de la
Rep. Dom. y la carrera de Contabilidad, con estas leyes se garantizaba un
funcionamiento formal de función financiera del Estado.
25
2. DISEÑO METODOLÓGICO 2.1 TIPO DE DISEÑO En cuanto a los métodos utilizados en el trabajo de investigación podemos
destacar, el mixto ya que aplica principios del paradigma cualitativo que es la
descripción detallada de los fenómenos estudiados y cuantitativo ya que se
analizan e interpretan cifras y se muestran valores numéricos; aplicada porque
busca el conocer para hacer, actuar, construir y modificar los hallazgos
encontrados durante el proceso, con el fin de utilizar los conocimientos y la
investigación realizada en la práctica.
2.2. SISTEMA DE HIPÓTESIS Y VARIABLES
2.2.1 Hipótesis La auditoría integral en la Compañía Comercializadora y Distribuidora del Altiplano
S.A.S. debe comprender la evaluación de los sistemas administrativos y de
control, la identificación de riesgos, las operaciones y los resultados obtenidos, la
información financiera y el cumplimiento de las normas y procedimientos; con lo
cual se facilitará el buen manejo de las distintas áreas de la compañía.
Los elementos de la fase de planeación y ejecución de la auditoría integral
permitirán la obtención de evidencias y elaboración de hallazgos, que facilitan la
elaboración de conclusiones y recomendaciones que se entregarán en el informe
final; el cual se emitirá a la gerencia de la compañía, en busca de mejorar la
gestión de la administración para lograr objetivos propuestos.
26
2.2.2 Variables Variable Independiente:
Auditoria integral
Indicadores:
a) Proceso y procedimientos
b) Eficiencia, eficacia y economía
c) Sistema de Control Interno
Variable Dependiente:
Indicadores:
a) Buen manejo institucional
b) Gestión de la compañía
c) Control efectivo de la compañía
2.3. POBLACIÓN
La empresa Comercializadora y Distribuidora de Altiplano SAS, Nit: 900.365.372–6
fue creada el 22 de Junio de 2010 en la ciudad de Bogotá D.C., ubicada en la
Avenida Calle 6 Nº 27 - 33 con un termino de duración indefinido constituida por
un capital social de $ 100.000.000.oo dividido en 200 cuotas con valor nominal de
$ 500.000.oo cada una distribuido de la siguiente manera:
27
CAPITAL AUTORIZADO
VALOR: $100.000.000.oo
N° DE ACCIONES: $200.oo
VALOR NOMINAL: $500.000.oo
CAPITAL SUSCRITO
VALOR: $100.000.000.oo
N° DE ACCIONES: $200.oo
VALOR NOMINAL: $500.000.oo
CAPITAL PAGADO
VALOR: $100.000.000.oo
N° DE ACCIONES: $200.oo
VALOR NOMINAL: $500.000.oo
El objeto social de la empresa es la compra, venta, ensamblaje, reparación y
distribución de toda clase de equipos, maquinaria, sus repuestos y accesorios, así
como en su comercio en todas las formas conocidas o que se conozcan durante la
vigencia de su objeto social. Los productos comercializados por la entidad son
provenientes de Colombia, China y Estados Unidos y se distribuyen a nivel
nacional. Su estructura organizacional está conformada por 5 trabajadores que
permiten el desarrollo del objeto social los cuales se distribuyen en el cargo de
Gerente, Auxiliar Contable, Asesor comercial, Almacenista, Servicio de
mantenimiento y mensajería.
Misión: Lideres en el mercado con distribuciones directas de bombas eléctricas y
manuales, medidores de flujo, hidrolavadoras agua fría y agua caliente, kit de
lubricación, carreteles para aceite, grasa, agua, aire, accesorios y repuestos para
estaciones de gasolina , servitecas, lavaderos y equipos para el sector petrolero,
minero y agrícola.
28
Visión: Comercializadora del Altiplano S.A.S. proyecta su desarrollo mediante una
política de expansión de sus ventas haciendo presencia a nivel nacional para la
comercialización de sus productos. En un periodo de 2 años triplicarán las ventas
de sus productos actuales e incorporará mínimo tres (3) productos
complementarios a su portafolio.
2.4 INSTRUMENTOS 2.4.1. Encuesta. Es un estudio observacional en el cual el investigador busca recaudar datos por
medio de un cuestionario prediseñado, y no modifica el entorno ni controla el
proceso que está en observación.
Los datos se obtienen a partir de realizar un conjunto de preguntas normalizadas
dirigidas a una muestra representativa o al conjunto total de la población
estadística en estudio, formada a menudo por personas, empresas o entes
institucionales, con el fin de conocer estados de opinión, características o hechos
específicos.
La encuesta va dirigida al personal administrativo con el objetivo de recoger
información relacionada con el funcionamiento y el manejo del control interno, la
auditoría Integral en la empresa Comercializadora y Distribuidora del Altiplano
S.A.S. Agradecemos los datos que usted pueda ofrecer.
NOMBRE: _____________ DEPARTAMENTO: __________________ CARGO: _______________ ANTIGÜEDAD: _____________________
29
El control interno comprende el plan de organización, los métodos y
procedimientos que tienen implementados una empresa, debe garantizar la
obtención de información financiera correcta y segura ya que esta es un elemento
fundamental en la marcha del negocio, pues con base en ella se toman
decisiones.
La auditoría integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un
período determinado, evidencia relativa a la información financiera, al
comportamiento económico y, al manejo de una entidad; con el propósito de
informar sobre el grado de correspondencia entre aquellos y los criterios o
indicadores establecidos, o los comportamientos generalizados.
¿Existe Control interno en la empresa?
Si____ No____
¿Conoce el Manual del Control Interno de la empresa?
Si____ No____ ¿Qué aspectos conoce?
_______________________________________________________________
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa, que
permite evidenciar la jerarquía y obtener una idea uniforme acerca de la
organización.
¿Conoce el organigrama de la empresa?
Si____ No____ ¿Por qué? _____________
¿La empresa presenta Estados Financieros? ¿A qué periodos
corresponden?
Si____ No____ ¿Cuáles?
_______________________________________________________
30
Trimestral_____ Semestral_____ Anual_____
¿La empresa ha tenido o presenta alguna clase de Auditoria?
Si____ No____ ¿Cuál? _________________________
¿Sabe usted cuál es la persona encargada de manejar los recursos
financieros de la empresa?
Si____ No____ ¿Quién? _________________________
¿Se verifica el adecuado funcionamiento y organización del área contable?
Sí_____ No_____ ¿Cómo?
¿Se realiza planeación financiera en la empresa?
Sí_____ No_____
¿La empresa a la hora de realizar contratos con el Estado recurre a
asesorías jurídicas internas o externas?
Sí_____ No_____
¿La administración establece objetivos y metas estratégicas para
incrementar los planes de negocio en la empresa?
Sí_____ No______
Gracias por la información suministrada.
2.4.2. Observación. Consiste en observar de forma sistemática, controlada y sin ningún tipo de
manipulación los estados financieros y demás documentos entregados por la
entidad para la aplicación en la fase de campo.
31
Estos permitirán identificar las situaciones, acciones y hechos que están
ocurriendo al interior de la entidad objeto de investigación; y determinar errores en
los procedimientos realizados. Los aspectos a observar son:
1. Estructura de la organización
2. Gestión administrativa
3. Gestión contable y financiera
4. Gestión comercial
2.4.3. Análisis Documental. Es una técnica de representación del contenido de los documentos en un sistema
documental realizado.
2.5. CONSIDERACIONES ÉTICAS El grupo de investigación se compromete a no divulgar cifras y demás información
que pongan en riesgo la integridad comercial de la entidad, de acuerdo a su carta
de aceptación (ver anexo B) para la realización de la auditoría integral.
32
3. RESULTADOS
3.1. Encuesta
1. ¿Existe Control interno en la empresa?
Si: 0 encuestas equivalente a un 0%
No: 5 encuestas corresponden al 100 %
El 100% respondieron que no sabe si existe el control interno, asunto que para las
investigadoras deja mucho qué pensar porque significa que los funcionarios
desconocen manejos propios de una entidad comercial, además una empresa que
no tiene establecido este sistema de control está perdiendo claridad en los
controles pero tampoco está visualizando sus proyecciones.
2 ¿Conoce el Manual del Control Interno de la empresa?
Si: 0 encuestas equivalente a un 0%
No: 5 encuestas corresponden al 100%
33
El 100% respondieron que no conocen el manual del control interno, esto significa
que la empresa no cuenta con un control de actividades en la realización de las
funciones en la parte administrativa.
3. ¿Conoce el organigrama de la empresa?
Si: 0 encuestas equivalente a un 0%
No: 5 encuestas corresponden al 100%
El 100% respondieron que no conocen el organigrama de la empresa, lo cual
significa que falta divulgación entre los funcionarios de la entidad, incidiendo en la
asignación de funciones y trayendo como consecuencia que el personal realice
funciones que no corresponden a su cargo.
4. ¿La empresa presenta Estados Financieros? ¿A qué periodos corresponden?
SI: 5 encuestas equivalente al 80%
34
Trimestral 60%
Semestral 0%
Anual 40%
No: 1encuestas corresponden al 20%
El 80% respondieron que la empresa presenta estados fiancieros trimestralmente
ya que se encuentran viculados en el departamento administrativo y tienen acceso
a este tipo de informacion por sus labores diarias.
5. ¿La empresa ha tenido o presenta alguna clase de Auditoria?
Si: 3 encuestas equivalente a un 60%
No: 2 encuestas corresponden al 40%
35
El 60% tienen conocimiento que la empresa maneja algun tipo de auditoria el cual
lo asocian al control de los inventarios y los arqueos de caja, ya que es la manera
sencilla de manejar los controles sin tener registros.
6. ¿Sabe usted cuál es la persona encargada de manejar los recursos financieros
de la empresa?
Si: 5 encuestas corresponden al 100%
No: 0 encuestas equivalente a un 0%
El 100% sabe cual es la persona encargada de manejar los recursos financieros
de la empresa resultado que enfoca al gerente de la compañía que es la persona
responsable del ámbito financiero en todo ente economico.
7. ¿Se verifica el adecuado funcionamiento y organización del área contable?
Si: 5 encuestas equivalente a un 100%
No: 0 encuestas corresponden al 0%
36
El 100% la empresa cuenta una buena organización en el area contable.
8. ¿Se realiza planeación financiera en la empresa?
Si: 0 encuestas equivalente a un 0%
No: 5 encuestas corresponden al100%
El 100% no existe planeación financiera en la empresa, trae como consecuencia la
no organización en la proyeccion y ejecucion de los compromisos adquiridos con
terceros.
9. ¿La empresa a la hora de realizar contratos con el Estado recurre a asesorías
jurídicas internas o externas?
Si: 0 encuestas equivalente a un 0%
No: 5 encuestas corresponden al 100%
37
El 100% no contratan o tienen asesorias a la hora de realizar contratos y procesos
con el Estado, ya que solo se basan en el conocimiento que tiene la persona
encargada del aerea de ventas.
10. ¿La administración establece objetivos y metas estratégicas para incrementar
los planes de negocio en la empresa?
Si: 0 encuestas equivalente a un 0%
No: 5 encuestas corresponden al 100%
El 100% no establecen objetivos ni metas para incremetar sus planes y ventas de
la compañía, ellos simplemente toman como referencia que los productos que
comercializan su mercado es muy pequeño y de hay pueden crecer como
empresa.
3.2 Observación Se encontró que la empresa no encueta con una estructura organizacional, lo que
afecta en los cargos ya que no se encuentran definidas sus funciones; ademas no
tiene establecido un manual de funciones de los cargos constituidos; y en cuanto a
la gestión contable y financiera se encontró que la empresa lleva organizada su
contabilidad y que trimestralmente presenta estados financieros.
38
De acuerdo a los instrumentos aplicados se llega a la conclusión que es necesario
diseñar e implementar una estructura organizacional para realizar una adecuada
evaluación del personal; un manual de funciones que es un instrumento de trabajo
que facilita al personal en el desarrollo de sus actividades, además debe ser
elaborado técnicamente basados en los procedimientos y orientaciones en el
proceso de sus labores diarias; al igual que el manual de control interno para
lograr evaluar los recursos financieros y materiales de la empresa, hay que tener
en cuenta que con estos sistemas es posible minimizar los riesgos que puedan ver
afectado el desarrollo del objeto social de la entidad.
3.3. Informe final auditoría integral 3.3.1. Hechos relevantes del período auditado
Comercializadora y Distribuidora del Altiplano S.A.S., reveló en sus estados
financieros comparativos que en el activo corriente como el no corriente unas
variaciones significativas, el motivo fue por el cambio de objeto social realizado en
el mes de marzo de 2011.
La cuenta más representativa en el activo corriente corresponde a los deudores
nacionales con un saldo de $ 5.362.338 a diciembre 31 de 2011, acrecentado en
$5.067.625 (1.719,51%) respecto del mostrado en 2010 que fue de $ 294.713
pesos.
En el activo no corriente su cuenta más representativa fue la cuenta de propiedad
planta y equipo con un salo de $78.949.863 a diciembre 31 de 2011, acrecentado
en $67.423.059 (584,92%) respecto al mostrado a 31 de diciembre de 2010 que
fue de $11.526.804, según se observa en la siguiente tabla.
39
2011 2010
ABSOLUTA RELATIVA
ACTIVO
CORRIENTE
Bancos y Corporaciones 15.735.480 7.435.850 8.299.631 111,62%
Deudores Nacionales 5.362.338 294.713 5.067.625 1.719,51%
Cuenta por Cobrar a Accionistas 10.963.361 0 10.963.361 100,00%
Anticipos y avances 33.628.645 50.205.751 (16.577.106) (33,02%)
Anticipo de Impuestos y Contribuciones 14.258.330 0 14.258.330 100,00%
Inventarios 133.767.320 0 133.767.320 100,00%
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 213.715.474 57.936.314 155.779.161 268,88%
Equipo de Computo y Comunicación 11.881.620 0 11.881.620 100,00%
Maquinaria y Equipo 1.792.500 0 1.792.500 100,00%
Muebles y Enseres 21.929.919 0 21.929.919 100,00%
Equipo de Procesamiento de datos 33.620.830 0 33.620.830 100,00%
Equipo de Hoteles y Restaurante 11.426.804 11.526.804 (100.000) (0,87%)
Flota y Equipo de Transporte 2.663.793 0 2.663.793 100,00%
Depreciación Acumulada -4.365.603 0 (4.365.603) 100,00%
propiedad planta y equipo 78.949.863 11.526.804 67.423.059 584,92%
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 78.949.863 11.526.804 67.423.059 584,92%
TOTAL ACTIVO 292.665.337 69.463.118 223.202.220 321,32%
VARIACION
La empresa cuenta actualmente con una planta de personal compuesta por 5
cargos, de las cuales 2 pertenecen al área administrativa y 3 al área de ventas y
mantenimiento.
Las principales modificaciones de la estructura con respecto al año 2010 fueron:
creación del área de mantenimiento y el área de almacén.
Para el cumplimiento de su visión, de ser uno de los principales distribuidores del
sector comercial en la importación y comercialización de equipos para estaciones
de gasolina en la ciudad de Bogotá, que le permite segmentar claramente sus
mercados, rediseñando la forma en que atenderá a cada uno de ellos.
40
3.3.2. Dictamen integral auditoría integral
Señora
DIANA PAOLA MORENO SEPULVEDA
Gerente
COMERCIALIZADORA Y DISTRIBUIDORA DEL ALTIPLANO S.A.S.
Bogotá, D.C.
Se practicó Auditoría integral a la empresa Comercializadora y Distribuidora del
Altiplano S.A.S., a través de la evaluación de los principios de la gestión:
Eficiencia, Eficacia y Economía mediante los cuales administró los recursos
puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o
procesos examinados.
La auditoría incluyó la comprobación, con el fin de determinar las operaciones
financieras, administrativas y económicas que se realizaron conforme a las
normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Así mismo, se evaluó
el sistema de control interno y el manual de funciones a cargo de la administración
de la Entidad.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por el punto de control y analizada por el grupo auditor, la
responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener unos mecanismos de
control interno adecuados para el cumplimiento de sus metas propuestas.
La responsabilidad del grupo auditor consiste en producir un informe que contenga
los conceptos sobre la gestión, resultados adelantados y sobre el balance general
a 31 de Diciembre de 2011 comparativo con 2010.
41
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente
aceptadas (NAGAS) compatibles con las normas internacionales de auditoría
(NIA´s) y con políticas y procedimientos de auditoría integral. Tales normas
requieren que se planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad
razonable acerca del control interno.
Una auditoría integral incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia
que soporta la gestión y resultados del punto de control y el cumplimiento de las
disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento de
los mecanismos de control interno y manual de funciones.
Los procedimientos de auditoría seleccionados corresponden a las actividades y
transacciones de mayor impacto en la gestión de la entidad. En la evaluación del
riesgo, se consideró que la empresa debe implementar el control interno y tomarlo
como relevante para todos sus propósitos.
La auditoria incluyo el examen, basado en pruebas selectivas, de las evidencias y
documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los
estados contables y cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y
análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo.
Alcance de la Auditoria
La auditoria integral se realizará con revisión al área financiera, cumplimiento del
control interno, gestión, tecnología de información, medio ambiente y recurso
humano de la compañía, únicamente para el periodo comprendido entre el 01 de
enero al 31 de diciembre del año 2011.
42
La auditoria a que se refiere el presente informe se centro en las líneas
seleccionadas con fundamento en la importancia que tiene el grupo auditor para
observar el cumplimiento de los principios de Eficiencia, Eficacia y Economía.
Se auditaron particularmente las actividades y procesos de la entidad,
relacionados con:
1. El Balance General de la empresa Comercializadora y Distribuidora del
Altiplano S.A.S, a 31 de diciembre del 2011 y los correspondientes Estados de
Resultados, junto con las notas explicativas a dichos estados financieros, por el
año terminado en esa fecha.
La preparación y presentación de dichos estados financieros y sus notas
explicativas son responsabilidad de la administración de la empresa, puesto que
reflejan el resultado de su gestión.
Una de las funciones del grupo investigador consiste en examinarlos y expresar un
dictamen sobre ellos.
2. Se obtuvo las informaciones requeridas para cumplir las funciones de la
auditoria integral, llevando a cabo un examen de acuerdo con normas de auditoría
generalmente aceptadas en Colombia.
Tales normas requieren que se planifique y efectúe un examen para obtener una
certeza razonable sobre si los estados financieros están libres de errores
materiales. Una auditoria de estados financieros incluye, entre otros
procedimientos, el examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que
respalda las cifras y las revelaciones en los estados financieros. Además, incluye
una evaluación de las normas de contabilidad utilizadas, de las estimaciones
contables significativas hechas por la administración de la empresa y de la
presentación de los estados financieros en conjunto.
43
Se considera que el examen proporciona una base razonable para fundamentar el
dictamen que se expresa a continuación.
Los estados financieros mencionados en el primer párrafo de este dictamen, son
tomados fielmente de los libros de contabilidad y adjuntos a este dictamen,
presentan razonablemente, en todo aspecto material, la situación financiera de la
empresa Comercializadora y Distribuidora del Altiplano S.A.S., al 31 de diciembre
del 2011.
Con base en el resultado de las pruebas, en nuestro concepto:
a) La contabilidad de la Compañía ha sido registrada conforme a las normas
legales y a las técnicas contables.
b) Las operaciones registradas en los libros y los actos de los administradores se
ajustan a los estatutos y a las decisiones de la Asamblea de Accionistas.
c) La correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de
registro de acciones se llevan y se conservan debidamente.
d) Existe concordancia entre los estados financieros que se acompañan y el
informe de gestión preparado por los administradores.
La Compañía no tiene empleados, por lo tanto, no efectúa pagos al sistema
integral de seguridad social.
En desarrollo del trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran
el alcance.
44
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente al punto de control dentro del
desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y
se incorporaron en el informe, las que fueron debidamente soportadas.
3.3.3 Resultado de la auditoría integral
Hallazgo 1: Organigrama
En el resultado de la evaluación, se encontró que la empresa no tiene establecido
un organigrama donde se refleje la organización en sus áreas incluyendo sus
funciones además de sus cargos jerárquicos, por este motivo los trabajadores no
tienen claras sus obligaciones y responsabilidades; esto afecta la toma de
decisiones.
El organigrama es una herramienta indispensable para la empresa sin tener en
cuenta su tamaño; el conocimiento por parte del personal de la entidad sin
importar el nivel jerárquico al cual pertenezca, es de suma importancia, esto
debido a que da una idea mucho más clara de la responsabilidad que tiene la
persona dentro de la empresa, hay que tener en cuenta que los organigramas
permiten a las empresas conocer la forma en que se toman las decisiones y sobre
todo el cómo fluye la información dentro de la organización
Hallazgo 2: Sistema de Control interno
En los desarrollos de procedimiento y en la aplicación de las diferentes técnicas
posibles en la verificación y evaluación concluimos que la empresa no maneja un
del sistema de control interno; hay que tener en cuenta que con estos sistemas es
45
posible minimizar los riesgos que puedan ver afectado el desarrollo del objeto
social de la entidad.
El control interno comprende un plan de organización, los métodos y
procedimientos que se deben implementar en la empresa, para el cumplimiento de
los objetivos en la preparación y confiabilidad de la información financiera,
cumplimiento de las leyes aplicables y la efectividad y eficiencia de las
operaciones.
El implementar formas de mejorar los controles, es de gran importancia por cuanto
el Control Interno es fundamental para que una entidad logre alcanzar, a través de
una evaluación de su misión y visión, el logro de sus objetivos y metas trazadas.
Hallazgo 3: Manual de funciones
En el desarrollo de la auditoria se encontró que la empresa no tiene establecido un
manual de funciones de los cargos constituidos; se debe tener en cuenta que el
manual es un instrumento de trabajo que facilita al personal en el desarrollo de sus
actividades, además debe ser elaborado técnicamente basados en los
procedimientos y orientaciones en el proceso de sus labores diarias.
Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las áreas y operaciones
respectivas se procederá a elaborar los manuales de funciones los cuales tendrán
establecidas las responsabilidades y cargos de cada área, porque le permiten
definir, las responsabilidades, requisitos, relaciones jerárquicas y la estructura de
la empresa
46
No.
Hallazgo Descripción del Hallazgo Causa Efecto
1. Organigrama
Desconocimiento del
orden jerárquico.
Desconocimiento del
conducto regular ante un
problema
2. Sistema Control Interno
Falta de Control
Interno
No hay claridad en procesos
y procedimientos
3.
Manual de FuncionesDesorganización
administrativa
Desconocimiento de los
deberes y obligaciones del
personal
3.3.4 Modelo Manual de Control Interno
DEFINICIÓN. Es un documento que contiene en forma ordenada y sistematizada las instrucciones e información sobre políticas, funciones, sistemas, procedimientos y actividades en cada una de las áreas de la cía. OBJETIVO GENERAL DE CONTROL INTERNO. Dotar a la administración de un instrumento que describa y unifique los procedimientos y criterios mínimos que faciliten la evaluación de cada una de las áreas de la compañía, así como también: Conceptuar sobre su calidad y eficiencia. Fomentar su fortalecimiento, proporcionando información retro
alimentadora para la toma de decisiones en el proceso de gestión de la empresa, contribuyendo así, a mejorar la eficiencia y efectividad, lo que redundara traerá en beneficios de los intereses de la compañía.
47
Aportar conclusiones y recomendaciones que ayuden a fomentar las buenas prácticas administrativas y financieras, así como a incentivar la conformación de sistemas de información gerencial.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO. Que los compromisos de gastos y los costos se ajusten a la Ley a lo
dispuesto por la administración de la empresa Que todos los activos estén salvaguardados contra el desperdicio, la
perdida, el uso no autorizado y el fraude. Que los ingresos y gastos aplicables a las operaciones de la empresa,
sean registradas e informadas adecuadamente, con el propósito de preparar informes financieros confiables y mantener el control sobre los activos.
Establecer prácticas adecuadas y efectivas para el efectivo desarrollo del objeto social de la empresa obtener bienes y servicios a costos económicos de acuerdo con una buena calidad y eficiencia, mediante un procedimiento organizado y adecuadamente planeado.
Los programas, técnicas y procedimientos aquí descritos, serán aplicables a las diferentes áreas, funciones, actividades y operaciones que se generen en el proceso administrativo, financiero de la compañía.
SISTEMAS DE EVALUACIÓN PERMANENTE DE LOS MANUALES DE CONTROL INTERNO
Para esta evaluación se pueden detallar algunos sistemas, métodos, técnicas y prácticas utilizadas para la evaluación y posterior actualización de los Manuales de Control Interno. EL MUESTREO ESTADÍSTICO Y LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. El evaluador debe examinar los documentos y el flujo de información para evaluar el sistema del control interno que se piensa implementar en la compañía, programar pruebas selectivas para determinar el grado de confianza o utilizar una muestra que de confiabilidad hacia el universo de una operación. Una forma de asegurar que la prueba selectiva es objetiva es a través del muestreo estadístico, por lo tanto, el evaluador debe conocer los conceptos y normas practicas sobre el muestreo estadístico. El evaluador usa su juicio para determinar el tamaño de la muestra, observando los siguientes criterios:
48
Que la muestra o grupo de documentos seleccionados para examen sea
representativa de todo el conjunto de que se extrajo. El examen de los documentos incluidos en la muestra debe ser exhaustivo,
de tal forma que permita hacer una información adecuada respecto al universo.
El muestreo involucra riesgos puestos que en el examen de la muestra, puede resultar una conclusión inadecuada.
Los muestreos se seleccionan para permitir al evaluador examinar suficientes evidencias para expresar una opinión o recomendación respecto a lo razonable de los estados financieros y del control interno adecuado.
Este método de muestreo estadístico tiene tres características: 1. A través de este método se selecciona un método para seleccionar una muestra al azar, es decir, que cada renglón en el universo que se está muestreando tiene la misma posibilidad de" ser seleccionado. 2. Es un método para medir lo mas adecuado (precisión y confiabilidad) de los estimados de las muestras y los riesgos inherentes a una inferencia sacada de la muestra. 3. Es un método para ajustar los tamaños de la muestra y proporcionar cualquier nivel deseado de exactitud para estimados de muestreo o cualquier nivel deseado de riesgo para las conclusiones de la muestra. 4. El muestreo es cualquier examen de partidas que tiene el propósito de inferir las características de la totalidad con base en elementos seleccionados. 5. En la evaluación del control interno el muestreo se usa en las pruebas detalladas, ya sean sustantivas o de cumplimiento. 6. El muestreo sobre bases estadísticas le permite al evaluador cuantificar la seguridad obtenida de la información de la revisión midiendo al mismo tiempo el riesgo sobre revisión o de revisión insuficiente. 7. Esta habilidad para medir el riesgo y la seguridad es una de las principales ventajas del muestreo estadístico. 8. Se puede utilizar programas de computador para el cálculo del tamaño de la muestra, la selección de la misma y la evaluación de sus resultados, sin riesgo de errores mecánicos.
49
PLANEACION DE UN MUESTREO. En la planeación de un muestreo estadístico, el evaluador debe definir el objeto de la prueba, la población, el marco de referencia y la unidad de muestra. Definir los objetivos de la prueba implica especificar las características de interés y el objetivo estadístico. Hay además dos objetivos estadísticos básicos: EL CÁLCULO Y LA TOMA DE DECISIONES: Un objetivo de cálculo tiene lugar al construir un índice de algunas características dentro de un sistema contable. SELECCIÓN DE UNA MUESTRA ESTADÍSTICA: Para que la teoría de la probabilidad sea aplicable se necesita algún método de selección aleatoria. Las principales modalidades de selección aleatoria son el muestreo al azar no restringido, el muestreo estadístico al azar y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño. En un muestreo aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual probabilidad de ser seleccionada; el muestreo estratificado al azar implica unidades de muestreo agrupadas en términos de características semejantes y de manera separada, y el muestreo con probabilidad y proporcional al tamaño es un método de selección de variables que pueden evaluarse como una muestra de atributos.
EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS ESTADÍSTICOS DE UN MUESTREO El estudio del resultado de la muestra requiere una evaluación estadística. Un evaluador no puede limitar su estudio a un análisis matemático de los resultados. Cuando se utiliza el muestreo estadístico, tanto la planeación como la evaluación implican un estudio de cuatro factores relacionados: Precisión, confiabilidad, tamaño de la muestra y una medida de disposición o variabilidad. Cuando se evalúan los resultados de la muestra, han cambiado dos cosas; estará dado el tamaño de la muestra y habrá índice de error o desviación estándar observado más que anticipado. Por lo tanto, la evaluación exige calcular de nuevo la precisión y la confiabilidad alcanzada.
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EMPLEO DEL MUESTREO ESTADÍSTICO EN LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS El muestreo estadístico normalmente puede utilizarse en cualquier prueba de por menores de un saldo de cuenta o clase de transacciones. Por esto mismo, puede ser utilizado o tiene relación con: PLANEACIÓN DE UN PROGRAMA DETALLADO:
La planeación de un muestreo estadístico para una prueba substantiva es una parte de la planeación de un programa detallado. El muestreo estadístico puede utilizarse en cualquier ocasión en la cual una prueba detallada comprenda un número menor sobre cuándo debe considerarse la utilización del muestreo estadístico. LA MATERIALIDAD Y EL RIESGO EN LA EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO: Las decisiones estadísticas del evaluador deben estar relacionadas con las otras decisiones en la planeación detallada de un programa para una cuenta o clase de transacción del particular. En la planeación y evaluación de muestras estadísticas, la precisión y la confiabilidad se relacionan con los criterios sobre la materialidad y riesgo en la evaluación del control interno. Al planear una prueba estadística substantiva, el evaluador considera: La cantidad de error monetario que sería considerable para un balance de
cuenta o clase de transacción particular. El riesgo de que otras pruebas substantivas aplicadas a la cuenta o
transacciones no permitan detectar un error monetario considerable. La confiabilidad depositada en los controles internos contables pertinentes.
MÉTODOS PARA EVALUAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO. MÉTODO DE CUESTIONARIOS.
Consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas. La aplicación de cuestionarios sirve de guía para el revelamiento y la determinación de las áreas críticas de una manera uniforme, facilitando la proporción de los informes de control interno.
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MÉTODO NARRATIVO Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y de las características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervinieron en el sistema. MÉTODO GRÁFICO Consiste en revelar y describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas relacionadas con la Auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintas divisiones y actividades, utilizando símbolos convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos del Municipio. Entre las ventajas que presenta este método de evaluación del sistema de control tenemos: Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos. Permite al evaluador una visión panorámica de los distintos procedimientos. Identifica las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo. Facilita la presentación de recomendaciones y sugerencias al alcalde sobre
asuntos financieros y operativos. COMBINACIÓN DE MÉTODOS. La aplicación de distintos métodos de evaluación resulta beneficiosa, por ejemplo cuestionarios y flujo grama, puesto que puede servir como complemento uno del otro y además pueden agilizar cada método empleado. TÉCNICAS DE EVALUACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO. Son aquellas que nos permite la utilización con base en la acción a desarrollar. Dichas acciones pueden ser oculares, verbales, por escrito, también mediante la revisión del contenido de los documentos además del examen físico. De acuerdo a los conceptos emitidos por el doctor Walter Sánchez señala lo siguiente:
TÉCNICA DE VERIFICACIÓN OCULAR. Comparación Nos permite establecer la relación que hay entre dos o más conceptos. La forma de comparación más usual en Auditoría es la realizada entre los
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ingresos percibidos y/o los ajustes efectuados y las estimaciones incluidas en el presupuesto. También es muy común la comparación de ingresos y gastos mensuales provenientes de una fuente con aquellos del mes anterior o del mismo mes del año próximo o pasado. Normalmente se comparan los gastos efectuados por rubros de un año a otro. Para determinar si han aumentado o disminuido significativamente y merecen una mayor revisión. De igual modo son comparados los cambios significativos en saldos de activo y pasivo de un año a otro. Una gran parte de la Auditoría se fundamenta en la comparación de resultados o realidades con criterios aceptables, de esta forma, es bueno para la evaluación a realizar por el auditor y la formulación de conclusiones y recomendaciones. Observación De las técnicas utilizadas es la mas usual de la Auditoría y su aplicación es de utilidad en todas las fases del examen, en ella el Auditor verifica ciertos hechos y circunstancias, y principalmente los relacionados con la forma de ejecución de las operaciones Revisión Selectiva Es un examen ocular rápido para superar mentalmente asuntos que no son típicos o normales. La revisión selectiva constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen u otras circunstancias no están comprendidas en la revisión o constatación mas detenida o profunda. Cuando se va a utilizar esta técnica el Auditor se enfoca preferiblemente en la identificación de operaciones. Por ejemplo, la cuenta de Bancos debería ser debitado mensualmente con base en el registro ingresos y acreditado con base en el registro de cheques. Al encontrar débitos o créditos adicionales a través de la revisión selectiva, el Auditor aplicara otras técnicas para examinarlos y verificarlos. Cualquier dato, inclusive datos no financieros, tales como documentos, contratos, actas de servicios oficiales, etc.; puede ser sujeto a la selección subjetiva.
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Rastreo Es seguir un hecho económico desde su origen y hasta su registro en la contabilidad, verificando los posibles ajustes que halla tenido de un punto a otro dentro de su procedimiento al revisar el sistema de control interno es muy común que el Auditor seleccione algunas operaciones o transacciones representativas o típicas de cada grupo, con el objeto de rastrear desde su inicio hasta el fin de los procesos normales.21
TÉCNICA DE VERIFICACIÓN VERBAL. Indagación.
Esta técnica se enfoca en averiguar sobre un hecho en particular. Al utilizar esta técnica mediante un empleo cuidadoso se puede llegar a obtener información valiosa que sirve más como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del auditor cualquier pregunta hacia terceros que puedan tener conocimientos sobre sus operaciones. Según el doctor Walter Sánchez señala lo siguiente.
Consiste en la obtención de información por la via verbal, a través de averiguaciones y conversaciones con funcionarios de la entidad o empresa auditada, sobre aquellas situaciones en las cuales los hallazgos requieren de una mayor firmeza en cuanto a recopilación y síntesis de la información especifica de las operaciones, actividades, aspecto organizativos, condiciones u otros asuntos que hayan sido analizados o evaluados.22
TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA Análisis
Mediante diferentes estudios realizados podemos decir que esta técnica es la mas utilizada por el Auditor, ya que aplica el procedimiento de análisis a varias de las cuentas mayores. Para el doctor Walter Sánchez los fines del análisis de una cuenta son:
Determinar la composición o contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante un (1) año un periodo y clasificarlos de una manera adecuada y ordenada.
21
SANCHES CH, Walter. Control interno conceptual y práctico. Pereira: Editorial investigar
editores. 2006. p.90. 22
Ibid.,p.90
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El evaluador presenta el análisis realizado en una cuenta con un papel de trabajo especial por ejemplo, se puede analizar una cuenta de gastos efectuados, presentando en detalle y en orden cronológico cada transacción analizada de la cuenta. Un análisis del saldo presenta los componentes del saldo de la cuenta clasificado según las características similares, por ejemplo, un análisis de la cuenta vehículos, podría presentar los valores totales de cada clase de vehículos o podría presentar el detalle de cada vehículo y su valor. Un análisis del movimiento de la cuenta vehículos presentara el saldo al principio del año, las compras o adquisiciones, las ventas o retiros y el saldo del mismo periodo. Con el fin de determinar los estados financieros en la Auditoría financiera, la mayoría de los proyectos de trabajo elaborados por los Auditores se basa en el análisis de cuentas de activos, pasivos, ingresos y gastos. Esta técnica también es aplicable a otros aspectos Otra aplicación común es analizar un asiento compuesto en el diario para su mejor comprensión. Por otro lado, el Auditor podría analizar una transacción compleja separándola en sus componentes. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un proceso en sus elementos componentes o pasos específicos para poder identificar los puntos de control. Frecuentemente este tipo de análisis se efectúa mediante un diagrama de flujo de dicho proceso. Conciliación. El ejemplo más típico de esta técnica es la conciliación bancaria que involucra hacer concordar el saldo de una cuenta según la contabilidad y el saldo del extracto bancario. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la técnica de la conciliación puede ser aplicable. Confirmación. Consiste en obtener constatación de una fuente independiente de la entidad. La confirmación normalmente se basa en cerciorarse de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc., mediante la verificación escrita de una persona o institución independiente de la entidad y que se encuentra en
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condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operación consultada; por lo tanto, puede informar de una manera valida sobre ello.23 La confirmación puede ser positiva, negativa y directa o indirecta.
Confirmación positiva.
Cuando la solicitud se pide al confirmante que conteste el Auditor si está o no conforme con los datos que éste desea confirmar, puede ser: Directo
Cuando se realiza una solicitud de confirmación se deben suministrar datos a fin de que puedan ser verificados.
Indirecto
Si no se realiza el suministro de datos al confirmante y se solicita al que proporcione los datos de sus propias fuentes. Confirmación negativa
Cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar al Auditor únicamente en el caso de no estar de acuerdo con ciertos datos que se envían.
TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Comprobación. Esta técnica se realiza mediante un examen el cual permite verificar la evidencia que apoya la realización de una operación o transacción demostrando que esta respaldada por la autoridad, legalidad y propiedad etc.
Es evidente que en materia contable los documentos de respaldo (facturas de compra y venta, cheques, pólizas, contratos, órdenes de compra, informes de recepción, etc.) sirven para el registro original de una operación, constituyendo por lo tanto pruebas de la misma cuando son auténticos.
23
Ibid., p. 91
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Al examen del elemento de juicio documental que respalda los asientos de las transacciones efectuadas, se le denomina: "Revisión de Comprobantes" por parte del Auditor; dicho examen debe cubrir los siguientes puntos: Que se obtenga una razonable seguridad respecto a la autenticidad
del documento Se debe examinar la propiedad de la operación realizada con el fin de
determinar si fue efectuada para la entidad. Se debe tener la seguridad completa de que la aprobación ha sido
aprobada por medio de las firmas autorizadas o de los documentos que lo fundamenten.
Debe determinarse si las operaciones han sido registradas en forma
correcta. Por ejemplo que los gastos correspondientes a la administración sean cargados correctamente.
Los aspectos anteriores deben ser considerados por el evaluador al examinar los documentos originales y al aceptar éstos como elementos de juicio de un asiento contable. Frecuentemente, la comprobación de ciertas transacciones se efectúa en forma paralela al análisis de la cuenta correspondiente al mayor general, en el análisis de la cuenta "Maquinaria " un aumento sustancial de su saldo requerirá que el evaluador examine las facturas correspondientes al nuevo equipo y cualquier gasto de instalación, así como el contrato de compra y el de servicios o similares. Es indispensable el examen de todos los documentos vinculados a la operación. Computación Consiste en calcular, contar o totalizar datos numéricos que permiten asegurar que las operaciones matemáticas realizadas previamente sean correctas. Requieren ser verificados los registros de entrada original, los saldos de las cuentas de la contabilidad, de multiplicaciones y sumas de inventarios, cálculos de depreciación, amortización, etc.24
24
Ibid., p. 91
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TÉCNICA DE VERIFICACIÓN FÍSICA Inspección
Se realiza un examen físico y ocular de los diferentes activos, documentos y valores de la compañía con el objeto de demostrar la autenticidad de su existencia. La aplicación de esta técnica es sumamente útil en lo relacionado con la computación de dinero en efectivo, documentos que evidencian valores, activo, fijo y similares; la verificación de activos tales como: Documentos por cobrar, títulos, acciones y bonos se efectúa mediante esta técnica. La Inspección de contratos para obras públicas, así como la inspección de las obras durante y después de su contratación, constituye otras de sus aplicaciones.
PRÁCTICAS EN LA EVALUACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO Es muy usual que las otras prácticas de evaluación sean confundidas con la técnicas; se debe considerar que no obstante son lo mismo, sirven en la labor de evaluación como elementos auxiliares muy importantes. Cuando realizamos un examen y evaluación del sistema de control interno de una compañía concluiremos que este lo debemos considerar como una práctica que realizara la aplicación de varias técnicas La aplicación de pruebas selectivas a juicio del evaluador, puede involucrar casi todas las técnicas enumeradas; la aplicación con base en muestras estadísticas incluye la utilización de técnicas de otras disciplinas. La prueba selectiva consiste en la práctica de simplificar la labor total de medición, evaluación o verificación tomando una muestra típica del total. El cálculo de probabilidades puede utilizarse para determinar cuál puede ser el tamaño de la muestra; sin embargo, el evaluador también puede determinarla con base en su juicio profesional. La muestra puede aumentarse o disminuirse según la eficacia del control interno. Muestreo Estadístico
El análisis matemático confirma la tesis de que una muestra adecuada de partidos homogéneos es representativa del grupo y que lo probable es que los errores se distribuyen dentro de cada grupo de un modo uniforme. El cálculo de probabilidades aplicado a la evaluación se ocupa de la probabilidad de encontrar una partida irregular en la muestra que lo comprueba; sin embargo,
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ese cálculo no garantiza al evaluador descubrir la partida equivocada, ya que ella debe estar supeditada a la eficiencia con que se efectúe la comprobación. Sospechas
Esta práctica consiste en la acción, costumbre o actitud de desconfiar de alguna información que por diversas circunstancias especiales, no permite se le otorgue crédito suficiente.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR MEDIO DE MATRICES Las matrices son arreglos rectangulares de números, cantidades, términos o elementos dispuestos en líneas horizontales y vehículos que para el caso de control interno gozan de importantes propiedades. - No es un medio complejo para su desarrollo y aplicación. - Facilita el trabajo y la estandarización de métodos. - Puede aplicarse a cualquier tipo de evaluación. - Trata de disminuir la subjetividad, pero no está exento de ello. - Es una base para dar a conocer las áreas a evaluar y evita satisfacer
solicitudes de trabajo a costa de la planeación. METODOLOGÍA Se definen los elementos a evaluar, relacionar y analizar: - Relacionamos vertical y horizontalmente los elementos homogéneos. - Consideramos cada elemento o variable de acuerdo con su importancia,
calificando numéricamente. Para facilidad lo llevamos a un porcentaje de participación.
- Se suman los valores y porcentajes para determinar los más importantes. - Se evalúan de acuerdo a la experiencia y criterios los diferentes resultados. - Se hacen ajustes respectivos.
PROCESO DE DOCUMENTACIÓN DE LA MATRIZ Reunir información obtenida de las áreas a evaluar: Presupuesto de ventas, propuesta de gastos, personal, inversiones, nomina, valor de los activos, número de las transacciones contables, complejidad del área a evaluar, número de evaluaciones efectuadas en el periodo anterior, solicitud de evaluaciones por parte del Administrador, solicitud de evaluaciones por parte del evaluado, operación manual o sistematizada. Relacionar con celdas los elementos horizontales y verticales llevándolos a una misma relación aritmética de comparación porcentual a número de calificación.
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Valorizar cada componente (personal, inversiones, presupuesto) con relación a los demás. CLASES DE MATRICES PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO - Matrices de actividades contra controles. Su objetivo es controlar que actividades de acuerdo con su importancia poseen eficientes controles y cuáles no. Entre más importante la actividad mejor debe ser el control; conocidas las actividades y sus controles se puede determinar el riesgo potencial de cada una de las actividades. - Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de un hallazgo. - Hallazgo: Es una debilidad en la operación o en el Control Interno, es una deficiencia o una excepción es algo que está bien pero puede ser mejorada. MATRIZ DE RIESGOS CONTRA CONTROLES. Su objetivo es determinar sobre que riesgos hay necesidad de ejecutar pruebas de cumplimiento con el fin de analizar las modificaciones al sistema actual de control interno. Entre mayor control menos probabilidad de ocurrencia del riesgo; las debilidades en la aplicación de controles aumentan la probabilidad de generar riesgos. La probabilidad de ocurrencia la debemos llevar a un mismo tiempo de comparación; ejemplo: Mensual, trimestral, semestral, anual, para un mejor análisis es conveniente estudiar la operación por la duración de su ciclo. MATRIZ DE ACTIVIDADES CONTRA RIESGOS. Su objetivo es determinar por cada actividad cuál o cuáles riesgos se pueden presentar y la frecuencia de su ocurrencia. Conclusión Matriz de Riesgo contra Controles y Matriz de Actividades contra riesgos. Entre menos controles verificables tengamos y la probabilidad de ocurrencia de riesgo sea mayor, el impacto de la operación será mayor. Una vez determinada la probabilidad de ocurrencia de los riesgos así como su impacto en la operación debemos evaluar el riesgo con los controles exigentes para determinar en qué grado se pueden minimizar los riesgos o en su defecto recomendar nuevos controles.25 25
Disponible en http://www.aguadas-caldas.gov.co/apc-aa-
files/65393534303634643435386332326136/MANUAL_DE_CONTROL_INTERNO_WEB.pdf
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3.3.5 MODELO MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS
Fecha: Mayo 2 de 2012 Página: 1 de 11
ORGANIGRAMA
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
OBJETIVO:
Establecer las funciones para el cargo de cada colaborador: Gerente, Contador, Secretaria Auxiliar Contable, Asesor Comerical. Almacenista y Técnico- Mensajero.
GERENCIA
ADMINISTRACIÓN
VENTAS
ASESOR
COMERCIAL
CONTADOR
ALMACENISTA
MENSAJERO
TÉCNICO
SECRETARIA
AUXILIAR
CONTABLE
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ALCANCE:
Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el colaborador.
CONDICIONES GENERALES:
Establecer el Perfil Laboral de cada colaborador.
MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS
Fecha: Mayo 2 de 2012 Página: 3 de 11
1. IDENTIFICACIÓN
AREA GERENCIA
CARGO GERENTE
JEFE INMEDIATO JUNTA DIRECTIVA
PROPÓSITO GENERAL
Representar Administrativa, Judicial y Extrajudicialmente a la Empresa Comercializadora y Distribuidora del Altiplano S.A.S.
2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Ejecutar y celebrar todo acto comprendido dentro del objeto social. 2. Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización,
determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.
3. Formular, dirigir, evaluar y controlar todo lo relacionado con la fijación y cumplimiento de las políticas y estrategias generales, de orden administrativo, Financiero y operativo de la misma.
4. Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.
5. Obtener la autorización y aprobación para los actos y contratos que sobrepasen la cuantía fijada por la junta directiva.
6. Adquirir, enajenar y gravar los bienes sociales. 7. Velar por la organización y buena marcha de la sociedad.
62
8. Cuidar por los activos y buen crédito de esta. 9. Dictar, cumplir y hacer cumplir los reglamentos y normas elaboradas
para el funcionamiento de la Empresa. 10. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los
colaboradores. 11. Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas
tecnologías o materias primas, insumos y productos más adecuados.
3. REQUISITOS
EDUCACIÓN Profesional con experiencia en cargos similares EXPERIENCIA 1 Año de experiencia profesional ó 1 año de experiencia
en cargos directivos de áreas Administrativas y Financieras.
MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS
Fecha: Mayo 2 de 2012 Página: 5 de 11
1. IDENTIFICACIÓN
AREA GERENCIA
CARGO CONTADOR
JEFE INMEDIATO GERENTE
2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Mantener organizada la contabilidad de la Empresa de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados, la legislación vigente y las demás normas técnicas que regulen la materia establecidas en Colombia.
2. Elaborar oportunamente los reportes a entidades que los soliciten.
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2. Preparar mensualmente los estados financieros para aprobación del Gerente, así mismos elaborar los estados financieros anuales.
3. Elaborar las declaraciones tributarias y gestionar su pago oportuno y archivo.
4. Velar porque las notas contables y ajustes estén debidamente soportadas y contabilizadas.
5. Apoyar al Gerente en la elaboración del proyecto de presupuesto anual.
3. REQUISITOS
EDUCACIÓN Profesional Titulado con tarjeta como Contador. EXPERIENCIA 1 Año de experiencia profesional.
MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS
Fecha: Mayo 2 de 2012 Página: 6 de 11
1. IDENTIFICACIÓN
AREA GERENCIA
CARGO SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE
JEFE INMEDIATO JUNTA DIRECTIVA
2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Elaborar, distribuir y archivar la correspondencia. 2. Elaborar y presentar los documentos que requieran los bancos y demás
entidades. 3. Elaborar recibos de caja, egresos 4. Preparar los informes del área a su cargo y la Gerencia. 5. Custodia y emisión de cheques en coordinación con la Gerencia. 6. Elaboración de reporte de ingresos y egresos. 7. Elaboración Encuesta Dane.
64
8. Conciliaciones Bancarias. 9. Tramitar el pago de la nómina, afiliaciones a seguridad junto con su
pago. 10. Contratación y liquidación empleados. 11. Liquidación de importaciones. 12. Medios Magnéticos. 13. Conciliación de Cuentas Contables. 14. Las demás que le asigne el Gerente.
3. REQUISITOS
EDUCACIÓN Técnico secretariado auxiliar contable y sistematizado. EXPERIENCIA Un (1) año de experiencia específica como secretaria
auxiliar contable.
MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS
Fecha: Mayo 2 de 2012 Página: 7 de 11
1. IDENTIFICACIÓN
AREA GERENCIA
CARGO ASESOR COMERCIAL
JEFE INMEDIATO GERENTE
1. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Atender y aumentar el nivel de ventas que genere incremento en los ingresos de la empresa.
2. Vender los productos de la empresa. 3. Brindar información de los descuentos y promociones de los productos. 4. Brindar un servicio eficiente al cliente. 5. Prestar atención a las operaciones de los clientes.
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2. REQUISITOS
EDUCACIÓN Bachiller con conocimientos en informática
EXPERIENCIA Un año de experiencia
MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS
Fecha: Mayo 2 de 2012 Página: 8 de 11
1. IDENTIFICACIÓN
AREA GERENCIA
CARGO ALMACENISTA
JEFE INMEDIATO GERENTE
2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Tener conocimiento en métodos de conservación y almacenaje de
materiales. 2. Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o
suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor.
3. Codificar la mercancía que ingresa al almacén y la registra en el archivo manual (kardex) y/o computarizado.
4. Clasificar y organizar el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización.
5. Recibir y revisar las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos.
6. Elaborar remisiones de despacho y órdenes de entrega; 7. Despachar la mercancía solicitada.
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8. Llevar el control de las salidas de mercancía en el almacén registrándolo en el archivo manual (kárdex) y computarizado.
9. Elaborar inventarios parciales y periódicos en el almacén. 10. Elaborar saldos de mercancía que quedan en existencia e informar a su
superior inmediato. 11. Guardar y custodiar la mercancía existente en el almacén. 12. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
3. REQUISITOS
EDUCACIÓN Bachiller con conocimientos en informática EXPERIENCIA Un año de experiencia
MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS
Fecha: Mayo 2 de 2012 Página: 9 de 11
1. IDENTIFICACIÓN
AREA GERENCIA
CARGO TÉCNICO
JEFE INMEDIATO GERENTE
2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Brindar el servicio técnico a los clientes y demás actividades de servicio técnico.
2. Visitar a los clientes de forma diaria para dar servicio técnico a los mismos. 3. Encargado de atender las solicitudes de servicio técnico que recibe la
Gerencia. 4. Notificar a la Gerencia de Operaciones los clientes que solicitan servicio
directamente al técnico.
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5. Trasmitir los requerimientos del cliente al departamento de ventas o la Gerencia para realizar la venta.
3. REQUISITOS
EDUCACIÓN Bachiller con conocimientos en informática
EXPERIENCIA Un año de experiencia
MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS
Fecha: Mayo 2 de 2012 Página: 10 de 11
1. IDENTIFICACIÓN
AREA GERENCIA
CARGO MENSAJERO
JEFE INMEDIATO GERENTE
2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Brindar el servicio de mensajería.
2. Responsable del vehículo a su cargo (Moto).
3. Acudir a Bancos para realizar consignaciones, pagos, cambios de cheques y demás actividades relacionadas con entidades Bancarias.
4. Hacer traslado de efectivo a los Bancos cuando sea necesario.
5. Encargado de las tareas de transporte que sean encargadas por el Gerente.
6. Entrega de facturas y pedidos.
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7. Realizar cobranza
8. Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.
3. REQUISITOS
EDUCACIÓN Bachiller con conocimientos en informática
EXPERIENCIA Un año de experiencia
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ANEXOS
Estados Financieros año 2011 Notas a los estados financieros Estados Financieros analizados
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CONCLUSIONES La auditoria es un proceso eficiente y eficaz, a la hora de llevar acabo procesos de
tipo investigativo y financiero al interior de las compañías, la cual permite realizar
un seguimiento adecuado y detallado de las actividades económicas del lugar.
El control interno, es una herramienta que permite detectar de manera pronta y
eficaz las anomalías e inconvenientes en los procesos internos de la compañía, lo
que permite tomar acabo medidas correctivas y preventivas para normalizar los
procesos.
Al diseñar un sistema de control interno y un programa de auditoría integral al
interior de la empresa Comercializadora y Distribuidora del Altiplano SAS.,
garantiza que la información financiera al finalizar los periodos sea razonable y
avale la menor posibilidad de errores o irregularidades significativos. Al
implementar el sistema de control interno en la compañía, mejorará positivamente
en el cumplimiento de los objetivos organizaciones, mejoras económicas, y de
cumplimiento por parte del personal encargado.
No obstante que la empresa no tiene un manual de control interno implementado,
la gerencia ha cumplido con los deberes y responsabilidades de las normas
gubernamentales y políticas internas de la empresa, además existe una adecuada
utilización de los recursos.
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RECOMENDACIONES
Se recomienda la implementación de un sistema de control interno en la empresa
para obtener una información sobre la calidad, eficiencia, eficacia y economía de
las operaciones; la razonabilidad de la información financiera y económica de la
compañía, para velar por el cumplimiento de las normas legales, administrativas,
contables y financieras; previniendo así a futuro actos que puedan sobrevenir.
Siguiendo la guía del sistema de control interno facilitara el seguimiento en el
cumplimiento las políticas trazadas por la empresa, ya que permite tener
conocimiento de una estructura organizacional y a su vez se asigna la
responsabilidad y autoridad de todo el personal vinculado a la empresa.
La empresa debe elaborar unos objetivos estratégicos a corto y largo plazo para
lograr cumplir su misión; evaluando periódicamente los resultados obtenidos con
las metas trazadas; siendo necesario recurrir a indicadores financieros, de
desempeño y de gestión para saber si la empresa crea o destruye valor.
Dar a conocer los objetivos de la organización al personal para lograr una
planeación adecuada en el cumplimiento proyectado, realizando seguimientos e
informes, capacitar y supervisar para generar condiciones de ambiente de trabajo
productivo facilitando la organización de la empresa.
Implementar diversas actividades de control, porque las mismas contribuyen al
uso racional y efectivo de los recursos y facilitan alcanzar los objetivos
establecidos en las normas exigidas por la compañía.
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Se deben tomar decisiones pertinentes para prevenir, detectar minimizar y eliminar
posibles actos que puedan recaer sobre la compañía; lo cual se logra
cumplimiento los parámetros exigidos en el manual de control interno.
73
BIBLIOGRAFIA
BLANCO LUNA, Yanel. Normas y procedimientos de la auditoría integral. Bogotá: Editorial Ecoe Ediciones, 2003.p.1, 35, 44, 92, 151,
CAMBIER E, Director de Educación Continuada IAIRD “Fomento a la contaduría pública” 2005.
CEPEDA, Gustavo. Auditoría y control interno. Bogotá: Editorial McGraw-Hill, 1997.p.3 DÍAZ GARCIA, Patricia. Criterios para implementar un sistema de control interno en una organización. Universidad Central. 2009
Disponible en http://www.monografias.com/trabajos13/auditor/auditor.shtml ESTUPIÑAN GAITÁN, Rodrigo. Papeles de trabajo en la auditoría financiera. Bogotá: Ecoe Ediciones, 2008, p.37 FERNÁNDEZ, Eduardo. Disponible en http://www.soeduc.cl/apuntes/concepto%20de%20auditoria.doc INSTITUO DE AUDITORES INTERNOS. Disponible en http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/657.45-M385g/657.45-M385g-Capitulo%20I.pdf INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS, REPUBLICA DOMINICANA 2000. Disponible en http://www.theiia.org/chapters/pubdocs/262/HistoriaAuditoria.pdf Modelo Committee of Sponsoring Organizations se formó en 1985 para patrocinar a la Comisión Nacional Contra los Reportes Financieros Fraudulentos.
74
REPUBLICA DE COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 43 (13, diciembre 1990) Por la cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión del contador público y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D. C. 1990. REPUBLICA DE COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 1599 (20, mayo 2005) Por el cual se adopta el
Modelo estándar de control interno para el Estado Colombiano.
REPUBLICA DE COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 43 (13, diciembre 1990) Por la cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión del contador público y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D. C. 1990. p. 2-3. SLOSSE CARLOS, y otros. Auditoria un nuevo enfoque empresarial. Editorial Macchi, p. 73
VARGAS PÉREZ Angélica, ROZO María Alexandra. Diseño del sistema de control interno para la empresa Odmel Ltda. Universidad Central.2009.