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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION UNIDAD SANTO TOMAS SEMINARIO: “CORRIENTES VANGUARDISTAS EN LA DISCIPLINA ADMINISTRATIVA” DISEÑO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MEJOR DESEMPEÑO DEL PERSONAL DE UN DESPACHO CONTABLETRABAJO FINAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO P R E S E N T A: CLAUDIA HERNANDEZ GARCIA CONDUCTOR: DRA. CONCEPCION HERRERA ALCAZAR MEXICO, D.F. OCTUBRE DE 2013

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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION

UNIDAD SANTO TOMAS

SEMINARIO:

“CORRIENTES VANGUARDISTAS EN LA DISCIPLINA ADMINISTRATIVA”

“DISEÑO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MEJOR DESEMPEÑO

DEL PERSONAL DE UN DESPACHO CONTABLE”

TRABAJO FINAL

QUE PARA OBTENER EL TITULO DE

CONTADOR PÚBLICO

P R E S E N T A:

CLAUDIA HERNANDEZ GARCIA

CONDUCTOR: DRA. CONCEPCION HERRERA ALCAZAR

MEXICO, D.F. OCTUBRE DE 2013

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AGRADECIMIENTOS.

Primeramente quiero agradecer a Dios por haberme acompañado y guiado en

este camino, por darme la oportunidad de haber llegado hasta aquí para

cumplir este sueño tan anhelado, por darme la fortaleza en los momentos de

debilidad y por brindarme una vida llena de tantas experiencias, aprendizaje

pero sobre todo de felicidad.

Le doy gracias a mis padres Yolanda y Roberto por apoyarme en todo

momento, por darme la oportunidad de estudiar, por los valores que me han

inculcado y por haberme dado una excelente educación en el transcurso de mi

vida, por ser un excelente ejemplo de vida, por su paciencia pero sobre todo

por su amor incondicional, LOS AMO!!!

A mis hermanas Miriam y Karla, por ser parte importante en mi vida y

representar la unidad familiar, por llenar mi vida de alegría y amor en esos

momentos tan difíciles.

A mi sobrino Tadeo quien ha sido y es una de mis mayores motivaciones,

inspiraciones y felicidades que me ha dado la vida.

Le agradezco el apoyo, confianza, dedicación de tiempo, la capacidad para

guiar mis ideas, su orientación y rigurosidad para el desarrollo de este trabajo

final a la Dra. Concepción Herrera Alcazar por su aporte y participación activa,

disponibilidad y paciencia, haber compartido conmigo sus conocimientos y

sobre todo su amistad.

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A mi familia, en especial a mis tíos Jorge, David, Alejandro, Armando, Cesar,

Irma y Carmen por ser parte significativa en mi vida, por motivarme a seguir

adelante en los momentos de desesperación, por confiar y creer en mí y sobre

todo por haber hecho el papel de una familia verdadera en todo momento,

gracias por su cariño, apoyo y comprensión.

A mis amigos por haberme tenido la paciencia necesaria, por su motivación en

el día a día, por ser parte importante en la realización de este proyecto, por

permitirme crecer a su lado, pero sobre todo por su gran y sincera amistad.

A el INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL, por darme la oportunidad de

estudiar y ser un profesional.

¡Ya soy Contadora Pública!

Claus

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DEDICATORIAS.

Este trabajo final es una parte muy importante de mi vida y comienzo de otras

etapas por esto y más, la dedico:

A mis Padres.

Porque creyeron en mi y porque me sacaron adelante, dándome ejemplos

dignos de superación y entrega, porque en gran parte gracias a ustedes, hoy

puedo ver alcanzada mi meta, ya que siempre estuvieron impulsándome en los

momentos más difíciles de mi carrera, y porque el orgullo que sienten por mí,

fue lo que me hizo ir hasta el final. Va por ustedes, por lo que valen, porque

admiro su fortaleza y por lo que han hecho de mí, con sus consejos, valores,

por su motivación constante, pero más que nada por su gran amor hacia mí.

A mi Familia.

A mis hermanas, sobrinos, tíos, tías, primos y primas, gracias por haber

fomentado en mí el deseo de superación y el anhelo de triunfo en la vida.

A mis amigos.

Que nos apoyamos mutuamente en nuestra formación, por compartir tantos

buenos y malos momentos, por su comprensión, pero sobre todo por la

motivación que han dado para este gran paso.

De verdad mil palabras no bastarían para agradecerles su apoyo, su

comprensión y sus consejos en los momentos difíciles, a todos, espero no

defraudarlos y contar siempre con su valioso apoyo, sincero e incondicional.

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ÍNDICE

Página

INTRODUCCIÓN........................................................................................ 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………………... 2

OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………. 2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………………………... 2

JUSTIFICACIÓN………………………………………………………………... 3

PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN…………………………………………. 3

CAPÍTULO I. MARCO TEORICO…………………………………………….. 4

1.1. Conceptos y definiciones de manual administrativo…………………. 4

1.2. Tipología de los manuales administrativos………………………….. 7

1.3. El manual de procedimientos. ………………………………………... 12

1.4. Diseño de un manual de procedimiento……………………………... 20

CAPÍTULO II. MARCO CONTEXTUAL……………………………………... 34

2.1 Filosofía de la empresa……………………………………………….. 34

2.2. Estructura organizacional……………………………………………….. 36

2.3. Evidencias empíricas de cómo se comporta el personal…………….. 43

2.4. ¿Qué ha hecho el despacho para remediar esta situación?.............. 45

CAPÍTULO III. PROPUESTA DE INTERVENCIÓN………………………... 46

Manual de procedimientos………………………………………………… 48

Índice……………………………………………………………………………. 49

Introducción………………………………………………………………….. 50

Objetivo………………………………………………………………………… 51

Procedimiento contratación de personal……………………………………. 52

Elaboración de procedimientos……………………………………………... 53

Diagrama de flujo contratación de personal ……………………………….. 54

Instructivo contratación de personal……………………………………….. 56

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Inventario de registros contratación de personal………………………….. 66

Verificación de la ejecución procedimiento contratación de personal ….. 68

Procedimiento capacitación y desarrollo del personal………………….. 70

Diagrama de flujo capacitación y desarrollo del personal……………….. 72

Instructivo capacitación y desarrollo del personal……………………….. 74

Inventario de registros capacitación y desarrollo del personal………….. 79

Verificación de la ejecución del procedimiento capacitación y desarrollo del

personal………………………………………………………..………………….81

Procedimiento comunicación interna …………………………………….. 83

Diagrama de flujo comunicación interna…………………………..………….86

Inventario de registros comunicación interna……………..……………….. 88

Verificación de la ejecución del procedimiento comunicación interna….. 90

CONCLUSIONES………………………………………………………………. 92

RECOMENDACIONES………………………………………………………… 93

GLOSARIO……………………………………………………………………… 95

BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………. 97

CIBERGRAFIA………………………………………………………………….. 98

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INTRODUCCIÓN

Este trabajo final se centra en el tema de los principales problemas de trabajo a

nivel de un profesionista, en una iniciativa privada. El mayor objetivo de este

trabajo es dar una visión de la problemática y analizar algunos de sus

aspectos.

En concreto, se tiene como meta final definir el diseño de un manual para la

correcta repartición equitativa de trabajo y así poder desempeñarse en un

ámbito armonioso de trabajo, Además esta tesina tiene el objetivo de dar

solución a los problemas existentes, tanto en los empleados como en los

directivos de la firma, concentrarse en las deficiencias que pudiera tener cada

nivel jerárquico existente en los empleados apoyándonos en el análisis de los

manuales ya existentes. En este trabajo vamos a identificar y analizar los

principales problemas existentes en la firma, diagnosticar cuales son los

factores que originan los problemas, determinar cuáles son las funciones de

cada empleado de acuerdo al nivel jerárquico que tiene así como también

determinar los principales descontentos del personal y ayudar a realizar las

debidas planeaciones de trabajo.

Para conseguir estos propósitos primero vamos a presentar una justificación

para mejor entender la situación dentro de la firma.

Segundo, para empezar la investigación nos plantearemos unas preguntas

muy sencillas que nos ayudaran a identificar todos aquellos problemas

existentes dentro de la firma. En tercer y último lugar, enfocaremos el estudio

de la investigación en desarrollar los manuales administrativos y de

procedimientos que nos ayuden a dar solución a toda la problemática antes

explicada.

En general este trabajo presentará una posible solución a todos aquellos

problemas que existen en este momento dentro la firma y así poder

desempeñar todas las actividades en un ambiente armonioso por parte de los

empleados.

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Los superiores de la organización exigen una mayor responsabilidad en el

trabajo a cambio de menos garantías para los empleados, así como también

exigen mayor calidad en los proyectos a emprender cada día, hay que resolver

los problemas en forma más óptima, reduciendo costos, ser más eficiente por

el mismo sueldo.

Así como también no hay una correcta planeación para la realización de

trabajos ya que no hay equidad en la forma de repartición en cuanto al tipo,

tiempo y lugar del trabajo a realizar.

El constante abuso psicológico, desmotivación salarial e incumplimiento de los

derechos que se tiene con cierto personal.

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un manual para la correcta repartición equitativa de trabajo y así poder

desempeñarse en un ámbito armonioso laboral.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar los principales problemas existentes dentro de la firma

Diagnosticar cuales son los factores que originan los problemas

Determinar cuáles son las funciones de cada empleado de acuerdo al nivel

jerárquico que tiene

Determinar los principales descontentos del personal

Realizar planeaciones de trabajo

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JUSTIFICACIÓN

Es importante diseñar una programación para el correcto reparto y desarrollo

de los trabajos a realizar, así como tener demasiada comunicación con el

personal y evitar malos entendidos y errores en el desarrollo de las actividades,

así como retrasos, duplicidad e imprevistos los trabajos desarrollados.

Es decir, la comunicación que pudiera existir con las diferentes jerarquías es de

vital importancia para así evitar roces entre el personal y el ambiente de trabajo

sea hostil.

Asimismo, es importante realizar revisiones intermedias en los avances de

trabajo así como también que se estén llevando a cabo las actividades puestas

al inicio de cada trabajo a todo el personal, para evitar cargas de trabajo

solamente a ciertos empleados.

PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN

¿Cuáles son los principales problemas existentes dentro de la firma?

¿Cuáles son los principales descontentos del personal?

¿Cómo se realizaran las planeaciones de trabajo?

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CAPÍTULO I. MARCO TEORICO

Manuales Administrativos

Antecedentes

Comenzaron a utilizarse durante el periodo de la Segunda Guerra Mundial,

aunque se tiene conocimiento de que ya existían algunas aplicaciones en las

que se proporcionaban información e instrucciones al personal sobre ciertas

formas de operar de un organismo (por ejemplo: circulares, memorándums,

instrucciones internas, etc.).

Con la creación de estos instrumentos fue posible llevar un control tanto del

personal de una organización como de las políticas, estructura funcional,

procedimientos y otras prácticas del organismo de manera sencilla, directa,

uniforme y autorizada.

Los primeros manuales adolecían de efectos técnicos, pero sin duda fueron de

gran utilidad en el adiestramiento de nuevo personal.

Con el transcurrir de los años los manuales se adaptaron para ser más

técnicos, claros, concisos y prácticos, y comenzaron a aplicarse a diversas

funciones operacionales (producción, ventas, finanzas, etc.) de las empresas.

1.1. Conceptos y definiciones de manual administrativo

A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual:

Un documento que contiene, en una forma ordenada y sistemática, información

y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento de una

empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

(Duhalt, ----)

Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado

y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleo en una

empresa. (Rodríguez Valencia, 2004)

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Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarios

para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en

la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo. (Continolo, ----)

Un manual es un documento en el que se encuentra de manera sistemática,

las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad.

Según plantea Continolo G. (Dirección y organización del trabajo

administrativo, ed. Deusto):

Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento

administrativo. Se puede comprobar esto si consideramos que, aun siendo

unos simples puntos de llegada, los manuales vienen a ser las rutas por las

cuales opera todo el aparato organizacional, es decir, son la manifestación

concreta de una mentalidad directiva orientada hacia la relación sistemática de

las diversas funciones y actividades.

Objetivos de los manuales

Los manuales administrativos constituyen un medio de comunicación de las

decisiones administrativas, por lo tanto, su propósito es señalar en forma

sistemática la información administrativa.

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos

permiten cumplir con los siguientes objetivos:

Presentar una visión de conjunto de la organización.

Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

Facilitar el reclutamiento de personal.

Presentar una visión integral de cómo opera la organización

Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad

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Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores signadas al personal y

propiciar la uniformidad en el trabajo.

Facilitar la descentralización, mediante lineamientos para los niveles

intermedios en la toma de decisiones.

Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y

materiales

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo

ingreso, y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.

Proporcionar información básica para la planeación e implantación de

reformas administrativas.

Posibilidades y limitaciones de los manuales administrativos

Limitaciones

Si se elaboran en forma deficiente se producen

serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.

El costo de producirlos y actualizarlos puede ser

alto.

Si no se les actualiza periódicamente pierden

efectividad.

Se limitan a los aspectos formales de la

organización y dejan de lado los informales, que

también son muy importantes.

Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad;

pero si abundan en detalles pueden volverse

complicados.

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1.2 Tipología de los manuales administrativos

El tipo de manual que se elabora se determina respondiendo la siguiente

pregunta:

¿Cuál es el propósito que desea lograr?

Clases de manuales administrativos

Por su contenido

En esta categoría se incluyen los siguientes

manuales:

de historia del organismo,

de organización,

de políticas,

de procedimientos,

de contenido múltiple (cuando por ejemplo,

incluyen políticas y procedimientos; historia y

organización),

de adiestramiento o instructivo,

técnicos.

A continuación mostraremos las características de cada uno de los manuales.

Por su contenido

Manual de historia. Su objetivo es proporcionar información histórica sobre el

organismo: Sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición

actual.

Manual de organización. Su propósito es exponer en forma detallada la

estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos,

relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.

Manual de políticas. Se propone describir en forma detallada los

lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

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Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito permitirá:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones.

b) Facilitar la descentralización al suministrar lineamientos a niveles

intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Manual de procedimientos. Su objetivo es expresar en forma analítica los

procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad

operativa del organismo.

Manual de contenido múltiple. Cuando el volumen de actividades o del

personal, o la simplicidad de la estructura organizacional no justifiquen la

elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente que se

elabore uno de este tipo. (Rodríguez Valencia, 2004)

Por función especifica

A continuación se mencionan las características de estos tipos de manuales.

Manual de producción. Su objetivo es dictar las instrucciones necesarias

para coordinar el proceso de fabricación, es decir, la inspección, ingeniería

industrial y el control de producción.

Manual de compras. Su objetivo es definir las actividades que se relacionan

con las compras, de modo que este manual representante una útil fuete de

referencia para los compradores, especialmente cuando se presentan

problemas fuera de lo común.

Manual de ventas. Su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo

de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.) con el fin de

darle al personal de ventas un marco de referencia para tomar decisiones

cotidianas.

Manual de finanzas. Su objetivo es determinar las responsabilidades

financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas

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instrucciones específicas dirigidas al personal de la organización que tengan

que ver con manejo de dinero, protección de bienes y suministro de

información financiera.

Manual de contabilidad. Su propósito es señalar los principios y técnicas de

la contabilidad que se debe seguir todo el personal relacionado con esta

actividad.

Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del

departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del

personal, manejo de registros, control de la elaboración de información

financiera, entre otros.

Manual de crédito y cobranzas. Se refiere a la determinación por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes

que puede contener este tipo de manual están las siguientes: operaciones de

crédito y cobranza, control y cobro de las operaciones de crédito, entre otros.

Manual de personal. Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de

la dirección superior en lo que se refiere a personal. Podrán contener aspectos

como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para

el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios,

prestaciones, capacitación, etc.

Manual técnico. Contiene los principios y técnicas de una función

operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la

unidad administrativa responsable de la actividad y como información general

para el personal relacionado con esa función.

Manual de adiestramiento o instructivo. Su objetivo es explicar las labores,

los procesos y las rutinas de un puesto en particular, por lo común son más

detallados que un manual de procedimientos.

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El manual de adiestramiento también incluye técnicas programadas de

aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para que el usuario compruebe

su nivel de comprensión.

Por su ámbito de aplicación

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se basa en las

necesidades específicas que surgen en las oficinas, y de acuerdo con su

ámbito de aplicación.

En el siguiente cuadro se muestra la clasificación de los manuales de acuerdo

con su ámbito de aplicación.

General

Incluyen al organismo en su conjunto. En este grupo

de manuales se clasifican los de:

Organización

Procedimientos

Políticas

Especifico

Contienen información de una unidad orgánica. En

esta clasificación se incluyen los manuales de:

Reclutamiento y selección

Auditoría interna

Políticas de personal

Procedimientos de tesorería

A continuación se muestran las características de cada uno de estos tipos de

manuales.

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General

Manual general de organización. Este es producto de la planeación

organizacional y abarca a todo el organismo. Su objetivo es describir la

organización formal y definir su estructura funcional.

Manual general de procedimiento. Es resultado de la planeación. Su objetivo

es establecer los procedimientos de todas las unidades orgánicas que

conforman un organismo social con el fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de políticas. Su objetivo es establecer políticas generales

que además de expresarlos deseos y actitud de la dirección superior para toda

la empresa, proporcionen un marco dentro del cual pueda actuar todo el

personal de acuerdo con condiciones generales.

Especifico

Manual especifico de reclutamiento y selección. Se refiere a una parte de un

área específica (personal) y su objetivo es establecer instrucciones (en este

caso), respecto al reclutamiento y selección de personal en una organización.

Manual especifico de auditoría interna. Su objetivo es agrupar lineamientos e

instrucciones aplicables a actividades relacionadas con la auditoría interna.

Manual especifico de políticas de personal. Su objetivo es definir políticas,

así como señalar las guías u orientaciones respecto a cuestiones de personal,

tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.

Manual especifico de procedimientos de tesorería. Su propósito es

establecer procedimientos a seguir en el área de tesorería, a fin de capitalizar

las oportunidades naturales que se generan al seguir una secuencia de pasos

en el trabajo; por ejemplo, ingreso a caja, pago a proveedores, etc. (Rodríguez

Valencia, 2004)

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1.3 El manual de procedimientos

Objetivos del Manual de Procedimientos

Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que

apoyen el quehacer institucional, se consideran elementos básicos para la

coordinación, dirección y control administrativo, ya que facilitan la adecuada

relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.

Los objetivos del manual de procedimientos son:

a) Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

b) Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de

los procedimientos.

c) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.

d) Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

e) Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo

ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.

f) Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Importancia del manual de procedimientos

Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicación que

permiten registrar y tramitar la información, respecto a la organización y

operación de un organismo social.

La función del manual de procedimientos consiste en describir la secuencia

lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades concatenadas,

señalando quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse.

Los manuales de procedimientos deben reservarse para información de

carácter estable relacionada con la estructura procedimientos de la

organización.

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Tipos de manuales de procedimientos

De manera general, los manuales de procedimientos por sus características

diversas pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de oficina y

manuales de procedimientos de fábrica.

También pueden referirse a:

Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: cómo operar una máquina de

contabilidad.

Practicas departamentales, en las que se indiquen los procedimientos de

operación de todo un departamento; por ejemplo el manual de reclutamiento y

selección de personal.

Practicas generales en un área determinada de actividades, por ejemplo el

manual de procedimientos de ventas, los manuales de producción, el manual

de finanzas.

También se pueden clasificar de acuerdo con su ámbito de aplicación y

alcances en manual de:

Procedimiento general. Es aquel que contiene información sobre los

procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en

más de un sector administrativo.

Procedimiento específico. Son aquellos que contiene información sobre los

procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una

unidad administrativa con el propósito cumplir de manera sistemáticamente con

sus funciones y objetivos.

De lo anterior podemos deducir que un manual de procedimientos e un

documento de los cómos:

Cómo dar de alta o de baja a una persona en la organización.

Cómo agregar una cuenta nueva al libro mayor general.

Cómo atender y resolver reclamaciones de los clientes.

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Como elaborar un manual de procedimientos

El primer paso para elaborar un manual de procedimientos es determinar lo

que se desea lograr. Para ello el analista de sistemas deberá hacer las

siguientes preguntas:

¿Cuál es el objetivo del organismo al crear el manual de procedimientos? El

objetivo se establece para satisfacer algunas necesidades fundamentales:

Garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las actividades periódicas.

Reducir los errores operativos al máximo posible.

Reducir el periodo de adiestramiento de los nuevos empleados.

Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos trabajos.

Evitar que se produzcan cambios del sistema debido a decisiones tomadas con

demasiada rapidez.

Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional.

¿Qué beneficios proporcionara el manual de procedimientos?

Es muy probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo

sistema de contabilidad con rapidez y facilidad. También puede servir como

guía para aclarar dudas del personal.

¿Qué espero lograr o que mi departamento logre con le manual de

procedimientos?

Básicamente se espera lograr los objetivos del organismo social, el manual

debe ayudar a que las operaciones de naturaleza repetitiva se realicen en la

misma forma, lo cual ayudara a que cada uno de los departamentos funcione

de manera eficiente.

Una vez determinados los objetivos del manual, habrá que ponerlos por

escrito. Esto ayudara al analista de sistemas a tener certeza de que son

lógicos.

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Cuando tengamos que definir los objetivos del manual de procedimientos

hay que recordar que tienen un propósito común: obtener resultados. El

propósito del manual de procedimientos es asegurar que sus usuarios se

comparten de manera específica. (Gómez Ceja, 1997)

Contenido de un manual de procedimientos

Una regla respecto al contenido de este tipo de manuales establece que un

manual solo debe contener los elementos necesarios para el logro de los

objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables.

Por ejemplo:

1. Índice

2. Introducción

Objetivos del manual

Alcance

Como usar el manual

Revisiones y recomendaciones

3. Organigrama

Interpretación de la estructura orgánica, en la cual se explican aspectos

como:

Sistema de organización (lineal, funcional. etc.).

Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.)

Amplitud de la centralización y descentralización.

Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría.

4. Graficas

Diagramas de flujo.

5. Estructura procedimental.

Descripción narrativa de los procedimientos.

6. Formas

Formas empleadas (por lo general planeadas).

Instructivas

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1. Índice

El índice es una lista de los apartados en un manual. Es decir, es un esquema

al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.

2. Introducción

Este apartado debe incluir una breve introducción al manual. Su propósito es

explicar al usuario que es el documento, cual es el objetivo que se pretende

cumplir a través de él, cuál será su alcance, como se debe usar este manual y

cuando se harán las revisiones y actualizaciones.

Objetivos del manual. Debe contener una explicación del propósito que se

pretende cumplir con el manual. Por ejemplo:

“Actuar de manera que las operaciones de naturaleza repetitiva se realicen

siempre en forma sistemática para garantizar una uniformidad”.

Alcance. Es una explicación breve de lo que abarca el manual de

procedimientos.

Este manual abarca procedimientos que se operan en el departamento A.

Como usar el manual. Esta sección es, tal vez, la parte más importante de la

introducción, indican al usuario todo cuanto tiene que saber para utilizar el

manual.

Revisiones y recomendaciones. Esta sección debe indicar con quien debe

hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer

recomendaciones respecto al manual de procedimientos. Por ejemplo:

“Cualquier cambio, corrección o recomendación se comunicara al

departamento de sistemas y procedimientos. Este llevara a cabo revisiones

periódicas al respecto”.

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3. Organigrama

En este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica. Debe

indicar aspectos como: sistemas de organización, tipo de departamentalización,

tipo de la centralización y descentralización; relación entre personal con

autoridad de líneas y asesoría.

Sistemas de organización. En esta sección se describirá el tipo de estructura

organizacional que el organismo social o la unidad administrativa ha adoptado.

Por ejemplo:

“El departamento A cuenta con un sistema de organización de tipo funcional”.

Método de departamentalización. Es aquí donde debe mencionar el tipo de

departamentalización.

“El departamento A adopto tipo de departamentalización por “funciones” para

llevar a cabo el establecimiento de actividades principales”.

Tipo de centralización y descentralización. En esta sección se indicaran

detalles sobre la prolongación de la delegación. Por ejemplo:

“El departamento A adopta el tipo de centralización funcional”.

Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría. Es aquí donde

conviene indicar que la organización de línea esta envestida por la fuente

primaria de autoridad y el personal asesor que ayuda y apoya al de lineal.

“El departamento A se pondrá en contacto con la unidad de sistemas y

procedimientos de todo lo referente a revisiones y actualizaciones de los

manuales administrativos”.

4. Graficas

En este apartado se representan los procedimientos de manera gráfica,

siguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado

procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales.

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Diagramas de flujo. La técnica utilizada para representar gráficamente los

procedimientos se denomina diagramas de flujos. Estos son idóneos para

representar el flujo de los pasos de un procedimiento.

Los diagramas de flujo muestran desde las unidades administrativas que

intervienen en el procedimiento (procedimiento general), hasta los puestos que

intervienen (procedimiento detallado). Cada operación o paso descrito puede

indicar además el equipo que se utilice en cada caso.

Se utilizan principalmente en el análisis de los procedimientos, sin embargo,

presentado en forma sencilla y accesible en el manual, proporcionan una

descripción sintética de conjunto, que faciliten la comprensión de los mismos.

Cuando se incluyen diagramas de flujo en los manuales se recomienda usar la

menor cantidad posible de símbolos. Por ejemplo:

Envío

Paso (secuencia)

Documento

Inicio

3

Operación

Archivo A A (Alfabético) N (Numérico)

Anota Descripción de

un paso

22 Terminación

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19

5. Estructura procedimental

En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa y

secuencial, cada uno de los pasos que hay que realizar dentro de un

procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, con qué, dónde, y

en qué tiempo se llevan a cabo, e indicando las unidades administrativas

responsables de su ejecución.

Descripción narrativa de los procedimientos. Cuando la descripción del

procedimiento sea de tipo general, y por lo mismo comprende varias áreas,

debe indicarse para cada paso la unidad administrativa responsable de su

ejecución.

6. Formas

Todo organismo social está invadido por formas. Tal vez sea interesante

analizar la cantidad de trabajo relacionado con el empleo de este cumulo de

formatos para darse cuenta de que la mayor parte del trabajo que se realiza en

una oficina consista en trasladar datos e información de una forma a otra. Su

importancia afecta al trabajo administrativo en un porcentaje que varía de 65%

a 80%. Según G. Continolo (Dirección y organización del trabajo administrativo)

este dato es muy significativo para justificar la aseveración de que las

operaciones referentes al manejo de los impresos constituyen uno de los

principales componentes del trabajo de oficina.

De acuerdo con Gibbs Meyers:

“una forma no es más que un objeto que tiene impresa información estática con

espacio en blanco para asentar información variable”.

Las formas son realmente un apoyo en el que se pueden recoger, de manera

sistemática y coordinada, datos e información. Su creación se justifica, por

tanto, si el trabajo de correlación es facilitado por una forma con diseño

uniforme, provisto de aclaraciones, explicaciones y espacios para la anotación

de los datos obtenidos.

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Las formas que se utilizan en un procedimiento deben también formar parte del

manual de procedimientos, ya sea intercalándolas en el procedimiento en que

se originan o incluyéndolas como apéndices de este. En la descripción de las

operaciones que impliquen la utilización de formas deben hacerse referencias

de estas, utilizando para ello números indicadores.

Para un manejo apropiado de las formas su diseño debe seguir una secuencia

lógica. En este sentido la secuencia de los datos se puede organizar en cinco

partes:

1. La identificación, que consiste en el título y numero de la forma y en

ocasiones también el de serie

2. Las instrucciones, que pueden ser la explicación de cómo se debe llenar la

forma, la ruta de esta y sus copias.

3. La introducción, que es la información que prepara la acción inmediata que

se va a tomar es decir, las condiciones que gobiernan la acción que va a tener

el cuerpo de la forma.

4. El cuerpo representa la parte principal de la forma y constituye la acción que

tiene lugar después de la introducción. Es la parte más amplia de la forma y

precisa de un cuidadoso diseño.

5. La conclusión consiste en obtener las firmas de autorización, aprobación u

otro dato concluyendo que le de validez formal.

Instructivo. En todo manual de procedimientos debe existir un apartado que

contenga instrucciones para llenar una forma. (Gómez Ceja, 1997)

1.4 Diseño de un Manual de Procedimiento

Preparación del Manual

Preparación del proyecto del manual

Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a

integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los participes de la

presentación del manual, para revisión del contenido y presentación de cada

apartado.

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a) Validación

La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá

presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un

espacio específico para este objetivo; debe verificar que la información esté

completa y comprensible.

b) Estructuración

Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los

involucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e

integrar el proyecto final del manual.

c) Formulación de Recomendaciones

Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma en cuenta su

costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.

A continuación se iniciara el procedimiento de la información, es decir, la

integración propiamente dicha del manual.

a) Partes de un forma

1. Identificación

2. Instrucciones

3. Introducción

4. Cuerpo

5. Conclusión

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TIPOS DE RECOMENDACIONES

De mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica,

De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e

informes, eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de personal,

desaparición de áreas o unidades administrativas, etc.

De adición: introducción de un nuevo sistema, incremento del número de

operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas,

etc.

De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo,

combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la

utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.

De fusión: agrupación de áreas, unidades administrativas o personas bajo un

mismo mando, unificación de formas, registros e informes, etc.

De modificación: cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación

física de personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo,

modificación de formas, registros, informes y programas, etc.

De simplificación: reducción de pasos de un procedimiento, introducción de

mejoras en los métodos de trabajo, simplificación de formas, reportes,

registros, programas, etc.

De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos,

personal o flujo del trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o

sector.

Elaboración del Informe

Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el

que además de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la

información estratégica del proyecto que le permita a la alta dirección la toma

de decisiones oportuna y correcta.

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El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:

Introducción: es el resumen del propósito, enfoque, limitaciones y el plan de

trabajo.

Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos, argumentos y

justificaciones.

Conclusiones y recomendaciones.

Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás instrumentos de

análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la

propuesta y recomendaciones.

Numero: Revisión: Unidad orgánica: Página de:

Título: Fecha: Elaboración Fecha: Vigencia

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INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE FORMAS

ASPECTOS GENERALES

Titulo: ______________________________________________________________

_____________________________________________________________

Objeto: ____________________________________________________________

______________________________________________________________

Elabora: _____________________________________________________________

Clave: ___________________________________________________________

FUENTE DE INFORMACION

Documento(s) base: _______________________________________________

_________________________________________________

Documento que origina: _______________________________________________

_______________________________________________

MEDIOS DE CONTROL:

Elaboración: _____________________________________________________

Revisa: _____________________________________________________

Autoriza: ______________________________________________________

Medida: _____________________________________________________

DISTRIBUCIÓN DE EJEMPLARES:

Orden Color Destino Uso

Original ___________________ ___________________ __________________

Duplicado __________________ ___________________ __________________

Triplicado ___________________ ___________________ __________________

Cuadruplicado ___________________ ___________________ __________________

Quintuplicado ___________________ ___________________ __________________

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Presentación del Manual para su aprobación

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado

del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación;

convocará a su grupo de trabajo para la última revisión de la documentación

que se presentará.

a) A los niveles directivos

Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis

derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que

en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso

adicional para explicaciones, así como para intercambio de opiniones.

Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser

entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del

manual exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o

audiovisuales, donde se destaquen los elementos más relevantes para el

proceso de toma de decisiones.

El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:

Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad de

preparar el manual, los mecanismos de coordinación y participación de

empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación general

acerca de su contenido.

Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo

de la organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor

relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la

decisión de preparar el manual.

Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que

originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se

proponen en el manual.

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Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la

organización, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de

los cambios, así como los resultados que se espera obtener con el manual.

Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas

previstas para poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento

administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los

cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas,

unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.

Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de

información, proceso de control y evaluación, así como los criterios y medidas

que podrían tomarse en cada caso.

b) Al Órgano De Gobierno

De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las políticas dictadas por el titular

de la organización, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y

analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el consejo de

administración o su equivalente para su aprobación definitiva.

c) A otros niveles jerárquicos

La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área también

puede basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre de hacerlo

en la forma más accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo,

servirá para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas,

elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las

actividades. (Franklin Fincowsky, 2002)

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HOJA DE APROBACION

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ASUNTO:

Analista: ______________________________________________

Fecha de impresión: _____________________________________

Fecha de implantación: __________________________________

Revisiones:

Fecha: _______________________ Página: __________________

Fecha: _______________________ Página: __________________

Fecha: _______________________ Página: __________________

Fecha: _______________________ Página: __________________

EL PRESENTE MANUAL INTERESA A:

O Todos los departamentos

O Al depto.: _______________________________________________________________

Aprobaciones Firmas

__________________________________ ________________________________

__________________________________ ________________________________

__________________________________ ________________________________

__________________________________ ________________________________

__________________________________ ________________________________

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Reproducción del manual

Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado

e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión,

debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos

para que éste sea reproducido para su distribución e implantación. Para este

efecto, el líder del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos para el

diseño de la impresión. Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero

las unidades de medida más aceptadas para este tipo de documento son:

Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisión y actualización.

Que los formatos sean de 28x21 cm (tamaño carta).

Las gráficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaño carta, serán

dobladas hasta lograr esta dimensión.

Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.

Procurar que la división en apartados, capítulos, áreas y/o secciones queden

separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.

Que todo el documento quede integrado por carátula, portada, índice o

contenido, introducción y cuerpo.

Carátula

Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo su

identificación a través de los siguientes elementos:

Nombre oficial de la organización.

Logotipo oficial.

Nombre genérico del manual en relación con su contenido.

Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración y/o

aplicación.

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Implantación del manual

La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en

forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para

elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y

homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes

organizacionales.

a) Métodos de Implantación

La selección de método para implantar administrativos está estrechadamente

relacionada con elementos de estructura tales como:

Tipo de manual

Cobertura

Recursos asignados

Nivel técnico del personal

Clima organizacional

Entorno

En función de estas variables, las alternativas para implantarlos son:

Método instantáneo. Generalmente es el más utilizado, ya que la decisión de

preparar manuales administrativos-en la mayoría de los casos- proviene de los

más altos niveles de la estructura de una organización, lo cual les confiere una

naturaleza o validez casi obligatoria. También se adopta cuando la

organización es nueva, si no se involucra a un número amplio de unidades

administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de

funciones, sistemas u operaciones, o si en la organización existe una sólida

infraestructura administrativa.

Método del proyecto piloto. Esta forma de implantación implica aplicar el

contenido del manual en sólo una parte de la organización, con la finalidad de

medir los resultados que ello genera.

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El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una

escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para

determinar la viabilidad de la propuesta.

Una probable desventaja de este método es que no siempre es posible

asegurar que lo que es válido para los proyectos piloto se destinan recursos y

una atención especial que no puede a toda la organización.

Método de implantación en paralelo. Cuando se trata de manuales de amplia

cobertura, que implican el manejo de mucha información o de carácter

estratégico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la

seguridad de todo un sistema de trabajo, se emplea este método que implica la

operación simultánea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de

trabajo o condiciones tradicionales como las que se van a implantar. Esto

permite efectuar cambios sin crear problemas, ya que las nuevas condiciones

accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores.

Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Este método,

de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones

sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su

contenido o de áreas específicas para introducir los cambios sin causar

grandes alteraciones, y dar el siguiente paso sólo cuando se haya consolidado

el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.

Combinación de métodos. Es el empleo de más de un método para implantar

un manual en función de los requerimientos técnicos de su contenido.

b) Acciones de Implantación del Manual

Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su

presentación y que, con base en las acciones que para este efecto se

establezcan, se proceda a celebrar pláticas, seminarios, foros de decisión y

cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza.

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También se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización, por medio de

las cuales se puede incrementar la confianza y colaboración del personal, ya

que a través de ellas se les comunican los objetivos propuestos y las bondades

que de ello puede resultar.

En forma paralela se deben emprender campañas de difusión mediante

revistas, boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso de información que

refuerce la aceptación, particularmente cuando las medidas de lo mejoramiento

puedan afectar a una organización en forma radical o a nivel grupal o sectorial.

Revisión y Actualización

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la

información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos

permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello

es conveniente:

Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo

derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos que

se realicen en la organización.

Establecer en calendario para la actualización del manual

Designar un responsable para la atención de esta función.

a) Mecanismos de Información

Son aquellos que ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos

adecuados para que la información administrativa, tanto de implantación de

mejoras como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad

a las áreas y niveles que las necesiten.

Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada, utilizando

servicios del grupo técnico responsable de la elaboración del manual.

Una vez definidos los parámetros para evaluar el comportamiento del

manual, operativamente, la organización debe efectuar el seguimiento de

las acciones por conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su

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aplicación, apoyadas por una comisión, grupo o subgrupo designado para

ese propósito. (Franklin Fincowsky, 2004)

A continuación se muestran ejemplo gráficos del manual de procedimientos:

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CAPÍTULO II. MARCO CONTEXTUAL

2.1.- Filosofía de la empresa.

CPC Rangel, S.C.

Somos una Firma de profesionales de la Contaduría Pública asociados con el

objeto de prestar nuestros servicios dentro del ámbito propio de nuestra

profesión y con apego a las normas de ética profesional que nos rigen. Desde

nuestra constitución, el 15 de Junio de 1969, todos nuestros socios han sido de

nacionalidad mexicana, contando con título profesional registrado en la

Secretaría de Educación Pública y reuniendo los requisitos que se establecen

en los estatutos sociales, referentes a preparación, capacidad, mística de

servicio, tenacidad, optimismo, organización, rectitud, lealtad, etc., siendo

necesario para su admisión, la aprobación de la Asamblea General de Socios.

A lo largo de nuestra historia, nos hemos consolidado para prestar nuestros

servicios en todo el territorio nacional, contando actualmente con Despachos

asociados en Monterrey, N.L., Guadalajara, Jal., y Aguascalientes, Ags.,

Adicionalmente, mantenemos relaciones permanentes con Firmas locales en

las ciudades de Mexicali, Hermosillo, Mazatlán, Celaya, Querétaro, Nuevo

Laredo y Tuxtla Gutiérrez.• Así mismo, nuestra Firma es miembro

independiente de BKR International, una asociación de Firmas Independientes

de Contadores Públicos y Asesores de Negocios, considerada como una de las

asociaciones más activas a nivel mundial, con más de 140 Firmas asociadas

contando con más de 300 oficinas en más de 70 países alrededor del mundo,

cuyas oficinas regionales se encuentran en las ciudades de Londres, Inglaterra;

Nueva York, U.S.A. y Sídney, Australia.

Periódicamente elaboramos dos tipos de boletines internos, uno sobre temas

fiscales, contables y financieros, y otro relativo a información general: el

primero de los boletines contiene comentarios sobre reformas fiscales o sobre

normas de información financiera así como puntos relacionados con su

observancia y cumplimiento; el segundo, todo lo concerniente a

acontecimientos sociales, distinciones e información de actividades en general

dentro de nuestra Firma.

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Nuestra visión es convertirnos en los líderes de los mercados en los que

trabajamos. Aspiramos a ocupar la primera posición en términos de reputación,

así como ser reconocidos como los mejores en la prestación de los servicios

que ofrecemos, y los primeros por los sectores en los que trabajamos y por los

países donde estamos. Eso significa que tenemos que llegar a ser los mejores

en todo lo que hacemos.

Nuestra estrategia es convertirnos en una organización consistente, tanto en el

país como a nivel mundial, cuyos excelentes profesionales cuenten con un

profundo conocimiento de la industria, prestando servicios multidisciplinarios.

Esta actuación corresponde a las expectativas de nuestros clientes, crea

oportunidades para nuestro personal y nos permite asumir nuestras

responsabilidades con los mercados.

Los valores CPC Rangel son la base de nuestra actuación personal y

profesional. Definen nuestra posición y nuestra forma de hacer las cosas.

PREDICAMOS CON EL EJEMPLO, actuando de tal manera que se demuestre

lo que esperamos de los demás y de nuestros clientes, a todos los niveles.

TRABAJAMOS JUNTOS, aportando lo mejor de cada uno y estableciendo

relaciones fuertes y productivas.

RESPETAMOS A LOS INDIVIDUOS, por lo que son, por sus conocimientos,

aptitudes y experiencia como individuos y miembros de un equipo.

INVESTIGAMOS LOS HECHOS Y COMPARTIMOS CONOCIMIENTO,

cuestionando lo que se asume, buscando información y afianzando nuestra

reputación como asesores objetivos y de confianza.

NOS COMUNICAMOS EN FORMA ABIERTA Y HONESTA, compartiendo

información, conocimientos y consejos frecuentemente y en forma constructiva,

afrontando las situaciones difíciles con franqueza.

NOS COMPROMETEMOS CON LA SOCIEDAD, actuando con

responsabilidad, poniendo nuestras aptitudes y experiencia al servicio de los

demás a través de nuestro trabajo en la comunidad.

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POR ENCIMA DE TODO, NOS CONDUCIMOS CON INTEGRIDAD,

procurando mantener los más elevados criterios profesionales en todo

momento, dando asesoramiento útil y conservando nuestra independencia con

rigor.

2.2.- Estructura organizacional.

Enfocados en compañías pequeñas y medianas, nuestra división de Fusiones y

Adquisiciones ofrece servicios para asesorarlos en casos de fusiones y

adquisiciones; finanzas corporativas, incluyendo des-inversiones, alianzas y

asociaciones estratégicas.

Exitosamente llenamos el nicho que grandes Firmas no están atendiendo al no

proveer sus servicios para la mediana y pequeña industria, así como el de las

intermediarias que ofrecen un limitado acceso al mercado de fusiones y

adquisiciones.

Des-inversiones

La asesoría total que damos en el proceso de venta de la sociedad incluye:

Poner en blanco y negro los objetivos de los socios o accionistas.

Colaborar en el desarrollo estrategias para mercadear la compañía.

Apoyar en la preparación de una carta oferta.

Analizar una lista de compradores potenciales.

Promover la compañía obteniendo interesados que califiquen con las

expectativas.

Coordinar visitas y entrevistas.

Generar ofertas en un proceso controlado de subasta.

Asesoría en la selección de finalista y negociación de una carta de intención.

Asistencia en el proceso de negociación.

Asesoría en la negociación de acuerdos de compra-venta.

Apoyo para cerrar los acuerdos.

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Nuestra asesoría durante todo el proceso de venta ayuda a maximizar los

beneficios para los socios o accionistas. Nuestro grupo de asesores en

fusiones y adquisiciones hace más que simplemente actuar como

intermediarios, asesoramos durante todo el proceso - desde aclarar los

objetivos de los socios o accionistas hasta cerrar la transacción.

Un detallado manejo del proceso es esencial para ensamblar el mayor número

de alternativas para el enajenante, resultando en una transacción que logra el

máximo beneficio para los socios o accionistas.

Prestar nuestros servicios de búsqueda de compradores para compañías

específicas. Tenemos acceso a la búsqueda confidencial y dirigida de

potenciales compradores de negocios. Con contactos en sitio que nos proveen

del conocimiento local del mercado, contamos con acceso único a compañías

privadas en más de 70 mercados internacionales.

Importantes servicios relacionados. Adicionalmente, ofrecemos los siguientes

servicios. Administración de venta. Asistimos a los grupos gerenciales en el

proceso de compra de su compañía o en el desprendimiento de una división de

una corporación mayor. Servicios de valuación independientes del negocio. Las

detalladas valuaciones del negocio realizadas por especialistas incluyen un

profundo análisis de los ambientes: económico, de la industria y de la

operación; dinámicas del mercado; desempeño financiero histórico;

proyecciones de la compañía; y transacciones similares.

Alianzas

Ayudamos a nuestros clientes a encontrar un óptimo socio para emprender en

cualquier lugar del mundo.

Con la creciente globalización de los negocios, oportunidades internacionales;

se abren para compañías privadas. De cualquier forma, ya sea en un mercado

mayor o en un país más desarrollado, las operaciones aduaneras locales

pueden ser complejas y la posesión local por una compañía extranjera difícil.

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En muchas instancias, las asociaciones y alianzas pueden ser una estrategia

alternativa importante para el crecimiento corporativo, diversificación de

productos o mercados, y crecimiento del valor de la inversión de los

accionistas.

De forma similar, en el propio país para algunas compañías, el nivel de

tecnología, mercado, y capital de riesgo se ha elevado. Dado que estas pueden

ser menos intensivas en capital que una inversión directa o adquisición, las

alianzas y asociaciones pueden ser importantes alternativas, y deben por tanto

ser incorporadas como parte del proceso de planeación estratégica. Para

ayudar a nuestros clientes a encontrar el socio o aliando que se ajuste a sus

necesidades, contamos a través de nuestra asociación BKR International, con

contactos a nivel mundial cuyas relaciones de negocios se encuentran

representadas en más de 70 países.

Nuestros clientes son exclusivamente empresas del sector privado,

pertenecientes tanto a la industria como al comercio, al sector financiero así

como al de servicios. Algunos de nuestros clientes son:

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Clientes Nacionales:

Clientes Nacionales

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40

Clientes Internacionales:

Cl

yentes Internacionales

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41

Actualmente contamos con 62 colaboradores, de los cuales 55 son técnicos y 7

administrativos.

Socios.

Todos nuestros socios y principales colaboradores cumplen con la Norma de

Educación Profesional Continua que garantiza su actualización permanente y

que se logra cubriendo un cierto número de puntos cada año a través de la

participación en eventos técnicos, escribir artículos, impartir conferencias, etc.

El certificado de cumplimiento es emitido por el Colegio de Contadores

Públicos de México, A.C.

C.P.C. Manuel Rangel Gaspar. Socio Director a cargo de las relaciones

publicas de nuestra Firma, promoción de nuevos clientes y servicios de

asesoría patrimonial. Así mismo, supervisa que todos los aspectos de la

Tesorería se atiendan con eficacia para que los compromisos de nuestra Firma

se cumplan con oportunidad. Realiza la coordinación general con los Socios

para el logro de los objetivos de nuestra firma.

C.P. Francisco Furukawa Hisijara. Socio a cargo de la Dirección del

Departamento de Auditoría, coordinador de cursos y programas de

entrenamiento, contables financieros y de normas de auditoría.

Responsable del buen estado de las instalaciones y equipo; a cargo también

de vigilar la contabilidad de nuestra Firma, así como la emisión de boletines

periódicos con temas de actualidad y modificaciones contables y fiscales.

Administración de la auditorías a él asignadas.

L.C.P.C Manuel Rangel de la Garza. Socio a cargo del Departamento de

Impuestos, responsable de proporcional la asesoría fiscal que presta nuestra

Firma y de la preparación de la información especializada de tipo fiscal.

Responsable de coordinar con los socios de Auditoría los programas de

entrenamiento al personal en materia fiscal y de la emisión periódica del boletín

de aspectos sociales de la firma.

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A cargo de las relaciones internacionales de nuestra Firma, manteniendo

contacto permanente con todas las Firmas asociadas a BKR internacional.

Staff Gerencial Auditoría.

A través de la metodología para auditoría, CPC Rangel cuenta con los

procesos necesarios de análisis estratégico para hacer transparentes los

reportes financieros y administrativos, con el fin de proporcionar seguridad y

elementos suficientes para una mejor toma de decisiones, identificando y

transformando oportunamente los riesgos en oportunidades para un mayor

aprovechamiento de recursos y un mejor funcionamiento de su negocio.

L.C.C. Enrique García

L.C. Javier Espejel

L.C.C. Héctor Hernández

L.C.C. Luz María Mosqueda

L.C.C. Stela Hernández Rangel

Legal.

Lic. Pedro Rivas

Fiscal

CPC Rangel brinda a sus clientes una extensa gama de servicios de impuestos

para ayudarlos a cumplir adecuadamente con sus responsabilidades estatales,

federales e internacionales. La Práctica de Impuestos ofrece servicios de

asesoría, estrategias y cumplimiento fiscal, con el fin de ayudar a sus clientes a

incrementar el valor para sus accionistas, mejorando la rentabilidad de sus

compañías.

C.P. Marcos Amaro

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43

ORGANIGRAMA.

2.3.- Evidencias empíricas de cómo se comporta el personal.

Se realizan juntas semanales entre los Socios Directores y Gerentes de

Auditoría, donde se tratan asuntos, tales como:

Programaciones y/o asignaciones de Personal (Sénior y Junior de auditoría)

Programaciones: empiezo, avance y/o terminación de trabajos con Clientes.

Avances, desenvolvimiento, comportamiento, etc. del personal Sénior y

Junior de Auditoría) en los trabajos asignados por el Gerente de Auditoría.

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Detectar los principales errores o inconvenientes que se cometieron o

encontraron en el desarrollo del trabajo realizado, tratando de encontrar la

mejor solución.

Programación de actividades extras tales como:

a) Cursos de actualización Contable – Fiscal.

b) Cursos de actualización en materia de Seguridad Social.

c) Implementación de nuevas formas de trabajo.

Evidencias empíricas en el departamento de auditoría.

El personal a nivel Sénior y Junior de autoría a tratado de mostrar las

inconformidades existentes con su Jefe Inmediato (Gerente de auditoría) en

infinidad de ocasiones tales como juntas a nivel equipo de trabajo, de forma

personal pero no ha tenido respuesta alguna, así que se tomó la iniciativa por

mostrar algunas de las inconformidades existentes dentro del ámbito de trabajo

mediante la elaboración de una carta dirigida al Socio Director, detallándole

algunos de estos puntos:

1. Los superiores de la organización exigen una mayor responsabilidad en el

trabajo a cambio de menos garantías para los empleados.

2. Se exige mayor calidad en los proyectos a emprender cada día.

3. Se tiene que resolver los problemas en forma más óptima, reduciendo

costos.

4. El personal tiene que ser más eficiente por el mismo sueldo.

5. No existe una correcta planeación para la realización de trabajos ya que no

hay equidad en la forma de repartición en cuanto al tipo, tiempo y lugar del

trabajo a realizar.

6. Existe el constante abuso psicológico, desmotivación salarial e

incumplimiento de los derechos que se tiene con cierto personal.

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2.4.- ¿Qué ha hecho el despacho para remediar esta situación?

La Firma hasta el momento solo tenía conocimiento de lo sucedido por la carta

antes mencionada y solo dio como respuesta inmediata que se iba a checar

detenidamente cada uno de los puntos ahí expresados y darle solución,

situación que no se ha visto reflejada.

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CAPÍTULO III. PROPUESTA DE INTERVENCIÓN

A continuación se presenta la propuesta de manuales de procedimientos con el

fin de cumplir con la resolución del problema planteado en esta investigación.

A saber:

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CPC RANGEL, S.C.

Manual de

Procedimientos

Dirección de Recursos Humanos

Fecha de elaboración

Julio 2013

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Manual de

Procedimientos

Dirección de Recursos Humanos

Elaboró Presentó Aprobó

XXXXXX XXXXXX XXXXXX

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Índice

I. Introducción ----------------

II. Objetivo del Manual

----------------

III. Contratación del Personal ----------------

• Descripción del Procedimiento ---------------- • Diagrama de Flujo ---------------- • Formatos e Instructivos ---------------- • Inventario de registros ---------------- • Verificación de la ejecución del procedimiento ----------------

IV. Capacitación y Desarrollo del Personal ----------------

• Descripción del Procedimiento ----------------

• Diagrama de Flujo ---------------- • Formatos e Instructivos ---------------- • Inventario de registros ---------------- • Verificación de la ejecución del procedimiento ----------------

V. Procedimiento de Comunicación Interna ----------------

• Descripción del Procedimiento ----------------

• Diagrama de Flujo ---------------- • Inventario de registros ---------------- • Verificación de la ejecución del procedimiento ----------------

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Introducción

La Firma de auditoría CPC Rangel, S.C. tiene como el objeto de prestar los

servicios dentro del ámbito propio de la profesión y con apego a las normas de

ética profesional que nos rigen.

Para cumplir con este propósito, la Firma se conforma de diferentes Niveles

Administrativos. El presente manual corresponde a la descripción de los

procedimientos del Área de Recursos Humanos.

Esta área tiene como objetivo lograr la integración, permanencia y desarrollo

del recurso humano que colabora en la Firma, a través de un sistema de

administración que permita el logro de sus objetivos individuales conjuntamente

con los de la Firma;

Considerando la mejora continua en el servicio al público es importante afirmar

que este manual describe procesos que cambian continuamente, sin embargo

el contenido de este documento representa en conjunto los servicios que el

área ofrece.

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Objetivo

El presente manual, describe los procedimientos de la Dirección de

Recursos Humanos, a esta le corresponde planear y verificar el

cumplimiento de las obligaciones de carácter laboral y legal, relativas a la

administración y retribución del personal.

Los procesos que aquí se incluyen:

Contratación del Personal

Capacitación y Desarrollo del Personal

Comunicación Interna

Este manual presenta en forma conceptual y gráfica a través de los diagramas

de flujo la secuencia ordenada de la administración del personal, lo que

permite, establecer las relaciones de carácter laboral, entre la Firma y su

personal dentro de un clima de cordialidad.

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Procedimiento

Contratación de Personal

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ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Ente

Direccionamiento al

PED

03-03-

23

Hoja No. 1 de 3

Macro

proceso

04

Subproceso

03 Fecha de

elaboración

30/11/0

7 Unidad

Administrativa

08DR

H

Procedimiento

02 No. de

Revisión

00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 000-00-001-19-07/13DRH-01

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Contar con el personal competente para las diferente áreas de la Firma

II. APLICACIÓN ( ) General ( X) Específica

Dirección de Recursos Humanos

III. ALCANCE

Áreas de la Firma

IV. DEFINICIONES CPCRANGEL.- CPC Rangel, S.C.

DRH.- Dirección de Recursos Humanos

CGT.- Condiciones Generales de Trabajo

B O.- Boletín Oficial

D.G. Director General

V. REFERENCIAS - Ley No. 001 que crea la Firma CPC Rangel, S.C.

- Reglamento general de la Firma CPC Rangel, S.C.

- Reglamento interior del la Firma CPC Rangel, S.C VI. POLÍTICAS Personal de Nuevo Ingreso

1.- Los empleados podrán ser de confianza o de base, de acuerdo con lo dispuesto en los Artículos 14 y 15 de las

Condiciones Generales de Trabajo (CGT).

2.- La contratación del personal dependerá de las plazas propuestas en cada área administrativa

3.- Para ingresar a laborar en la Firma, el aspirante deberá cumplir con los requisitos de admisión. VII. PRODUCTOS

Contrataciones de Personal

VIII. CLIENTE(S)

Empresas del sector Privado

IX. INDICADORES

1. Personal contratado /Personal solicitado

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

000-00-002DRH-P01 Instructivo Registro de la Información del Personal

XI. ANEXOS 000-00-003DRH-P02 Diagrama de flujo del Procedimiento de Contratación de Personal

Inventario de registros de procedimiento

Verificación de la ejecución

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Diagrama de Flujo

Contratación de Personal

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CPC RANGEL, S.C.

DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PRIVADO: CPC Rangel, S.C. Hoja 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Recursos Humanos Fecha de elaboración: 19/07/13 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal Fecha de revisión: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 00-00-001 19-07-13/01DRH-01

INICIO

Recibe requisición de personal NO

Se localizan a candidatos por medio

de curriculum y entrevistas

Selección de candidato entre el DG y Director de

RH

SI

¿Autoriza? Se selecciona al candidato que

cumple con el perfil

Se le notifica al candidato de su

contratación se le solicita

documentación

Se elabora nombramiento e

integra expediente

Se entrega nombramiento al

personal seleccionado.

Se lleva a cabo la presentación

del personal

FIN

Se registra información en el

sistema

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Instructivo

Contratación de Personal

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Registro de la Información del Personal

CÓDIGO DEL INSTRUCTIVO: 00-00-002 19-07-13/01DRH-01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DE PERSONAL

CODIGO DEL PROCEDIMIENTO00-00-003 19-07-13/01DRH-01

I. Objetivo

Contar con el personal competente para las áreas administrativas de la

Firma llevando un registro de los empleados contratados

II. Alcance

El proceso de contratación de personal abarca las siguientes

actividades:

1. Dar de alta a empleado.

2. Catálogos de tipo de nomina, puesto, nivel de puesto,

nivel de estudios Catalogo de tipo nomina.

3. Registrar contrato a empleado

4. Catalogo de conceptos de nomina

5. Catalogo de documentos

III. Glosario

DRH. Dirección de Recursos Humanos

IV. Diagrama de procesos

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Actividad 1. Dar de alta a empleado

Actores

DRH. Dirección de Recursos Humanos

Entradas

Documentación del empleado.

Salidas

Catalogo de empleados.

Herramientas

Sistema XXXX

V. Descripción

de procesos

Detalle de actividades en el proceso contratación de personal

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Descripción de la actividad:

1. Para dar de alta a un empleado en el sistema, se ingresa al catálogo de

empleados se muestran las opciones de General, Datos de nómina,

Conceptos de nómina, Documentación y la información a capturar es la

siguiente:

GENERAL

Clave

Nombre

Apellido paterno

Apellido materno

Sexo (Masculino o femenino)

Estado civil (soltero, casado, otro)

Hijos (si o no)

Fecha de nacimiento

Foto (Se ingresa la foto del empleado previamente almacenada)

Domicilio

Registro Federal de Causantes

Clave Única de Registro de Población

DATOS DE NÓMINA

Tipo de nómina (se despliegan opciones fijas)

Fecha de ingreso

Fecha de terminación (se activa si se selecciono el Tipo de nómina por

honorarios)

Área de Adscripción (El sistema muestra los nombres de las direcciones de

la Firma)

Puesto

Nivel de puesto (Muestra los niveles de puestos de la firma)

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Nivel de Estudios (El sistema despliega las opciones fijas de los niveles de

estudios)

Fecha de alta IMSS

Cuenta bancaria de depósito

CONCEPTOS DE NOMINA

Se ingresa a esta parte para conocer los conceptos de nómina que pertenecen

a dicho empleado. En donde el sistema despliega todos los conceptos de

nómina de acuerdo al tipo de nómina a la que pertenece el empleado.

Se puede seleccionar o deseleccionar los conceptos de nómina que

ahí aparezcan. Si un usuario elimina un concepto de nómina para un

empleado, este empleado dejaría de percibir dicho bono, es por eso, que

se requiere autorización para realizar esta operación. Todos aquellos

conceptos de nómina que sean concurrentes aparecen como de solo

lectura, no se pueden deseleccionar.

DOCUMENTACIÓN

En esta parte se despliegan los nombres de los tipos de documentos que se

otorgan por parte del empleado al departamento de recursos humanos.

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Descripción de la actividad:

En caso de que la información requerida en la alta de empleados

no este registrada en el sistema se tiene que dar de alta en los siguientes

catálogos capturando lo siguiente:

Catalogo tipo de nomina

1. Se elige dar de alta una nueva categoría de tipo de nómina.

2. Una vez seleccionada dicha opción el sistema despliega los campos

siguientes:

Clave

Tipo de nómina (El usuario describe el tipo de nómina, ejemplo: Base,

confianza, honorarios, etc.)

Actividad 2.

Catálogos de tipo de nomina, puesto, nivel de

puesto, nivel de estudios.

Actores

DRH. Dirección de Recursos Humanos

Entradas Datos del empleado

Salidas Listado de los catálogos

Herramientas Sistema XXXX

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Descripción (Leve descripción del tipo de nómina, comentarios varios, etc.)

Catalogo de puesto

1. En la pantalla se muestra un campo de selección llamado Dirección de

puesto donde asoma opciones fijas de los nombres de las áreas de la Firma.

2. Se selecciona el área deseada en donde se va dar de alta el nuevo puesto.

Si existen puestos anteriormente capturados con esa área, el sistema

muestra los registros en los cuales el usuario puede modificar su

información si así lo desea.

3. Se captura la siguiente información:

Clave del puesto (clave asignada al puesto por la institución)

Nombre del puesto

Clave de área (es mostrado automáticamente una vez seleccionada

la dirección del puesto)

Una vez capturado los datos, se guarda la información. El sistema valida que

la clave del puesto junto con la clave de dirección no pertenezcan a otro

registró. Cuando la información es grabada, el sistema agrega un registro a la

tabla para la captura de un nuevo puesto para el mismo departamento

dejando predeterminada la opción antes seleccionada de dirección del

puesto y clave de dirección.

Catalogo de nivel de puestos

1. Para dar de alta un nivele de puesto se captura la siguiente

información:

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Nivel. Se especifica el número del nivel. Si el número de nivel capturado

ya existe dentro del catálogo, el sistema muestra la información del

mismo como solo lectura.

Concepto. El sistema muestra los letreros de los conceptos fijos por nivel,

los cuales son tres: salario base, servicios especiales y total.

Salario base: Es la percepción fija mensual asignada al nivel de puesto.

Dicho concepto se asigna a todos los empleados del instituto.

Servicios especiales: Es un valor fijado al nivel de puesto por dicho

concepto. Los empleados por honorarios no gozan de este concepto.

Total: Es la suma del salario base más servicios especiales y

estímulo.

Porcentaje (%). El usuario captura los porcentajes de los registros de la

columna de concepto. El total de la suma del porcentaje del salario base más

el porcentaje de los servicios especiales deberá ser del 100%, en caso de no

serlo mandar mensaje de alerta para su corrección.

Catalogo nivel de estudios

1. Para dar de alta un nivel de estudios se ingresan los siguientes campos

para su captura:

Clave

Nivel de Estudios (Describe el nivel de estudios, ejemplo: Licenciatura,

Maestría, etc.)

Porcentaje (Es el porcentaje del bono otorgado por el nivel de estudios)

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Actividad 3. Registrar contrato a empleado

Actores DRH. Dirección de Recursos Humanos

Entradas Información de catálogos

Salidas Contrato del empleado

Herramientas Sistema XXXX

Descripción de la actividad:

Para registrar el contrato del empleado se realiza lo siguiente:

1. Se selecciona del menú principal la opción de Registro de contratos.

2. Al ingresar en la pantalla el sistema despliega la búsqueda de

empleado.

Una vez realizada la búsqueda el usuario selecciona al empleado deseado y

captura lo siguiente:

Clave

Nombre del documento

Descripción

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Actividad 4. Catalogo de documentos

Actores DRH. Dirección de Recursos Humanos

Asistente Administrativo de RH

Entradas Documentos de ingreso

Salidas Historial de documentación

Herramientas Sistema XXXX

Descripción de la actividad:

Se solicitan a los empleados de nuevo ingreso documentos para generar su

registro historial dentro de la empresa. Son documentos básicos necesarios

que se presentan ante el departamento de recursos humanos para la

contratación del empleado. En este catálogo se dan de alta los nombres de

dichos documentos.

1. El usuario selecciona del menú principal la opción para dar de alta el catálogo

de documentos de contrato.

2. El ingresar a la pantalla el sistema despliega los siguientes campos para su

captura:

Clave

Nombre del documento

Descripción

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Inventario de Registros

Contratación de Personal

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INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO

CPC RANGEL, S.C.

Dirección de Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO

Fecha de elaboración:

19/07/13

No.

Registro

Tipo de

Resguardo*

Responsable/

Puesto

Tiempo de

resguardo

Ubicación del

resguardo

1

Requisición de personal

papel

Asistente Administrativo

XXXXXXX

Indefinido

Dirección de

Recursos Humanos,

Archivo

2

Copia de Memorándum

papel

Asistente Administrativo

XXXXXXX

Indefinido

Dirección de

Recursos Humanos,

Archivo

3

Expedientes

papel

Asistente Administrativo

XXXXXXX

Indefinido

Dirección de

Recursos Humanos,

Archivo

4

Copia del Nombramiento

papel

Asistente Administrativo

XXXXXXX

Indefinido

Dirección de

Recursos Humanos,

Archivo

*Papel, electrónico, fotografía, otro.

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Verificación de la Ejecución del

Procedimiento

Contratación de Personal

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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CPC RANGEL, S.C.

Dirección de Recursos

Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO :

Fecha de verificación:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO

1

¿Recibió la requisición de personal de las áreas administrativas?

2

¿Verificó que los aspirantes cuenten con el perfil solicitado?

3

¿Notificó a las autoridades correspondientes el nuevo ingreso?

4

¿Notifico al candidato haber sido seleccionado?

5

¿Recibió documentación necesaria y creo expediente?

6

¿Elaboró el nombramiento según carácter base o eventual?

7

¿Entregó nombramiento a la persona contratada?

8

¿Registró información en el sistema?

9

Presentó al trabajador de nuevo ingreso al personal de la Firma?

10

¿Archivó el nombramiento en su expediente?

Nombre y firma del

verificador

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Procedimiento

Capacitación y Desarrollo del

Personal

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ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Ente Privado

Direccionamiento al

Hoja No. 1 de 2

Macroproceso

Subproceso

Fecha de elaboración

19/07/13 Unidad

Administrativa

Procedimiento

No. de Revisión

00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación y Desarrollo del Personal

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Contribuir que el CPCRANGEL, cuente con recursos humanos formados, capacitados y motivados para lleve a cabo sus labores con eficiencia y eficacia.

II. APLICACIÓN ( ) General ( X) Específica

Dirección de Recursos Humanos

III. ALCANCE

Áreas del Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora.

IV. DEFINICIONES CPCRANGEL.- CPC Rangel, S.C. DRH.- Dirección de Recursos Humanos CGT.- Condiciones Generales de Trabajo B O.- Boletín Oficial D.G. Director General

V. REFERENCIAS - Ley No. 001 que crea la Firma CPC Rangel, S.C. - Reglamento general de la Firma CPC Rangel, S.C. - Reglamento interior del la Firma CPC Rangel, S.C

VI. POLÍTICAS 1. Se elabora un programa anual de capacitación, donde se señale el personal capacitado y el objetivo del curso. 2.-Los cursos brindados por otras instituciones, como el IMCCP o el CCP, serán considerados, en la medida que se vayan programando, como parte de las actividades de capacitación para el año en curso. 3.-Los eventos de capacitación y desarrollo que se propongan fuera del programa de capacitación, deberán ser justificados suficientemente en razón del impacto que vayan a generar a favor del Instituto y el servicio que presta 4.-En caso de que el curso genere costo, es una situación esporádica, se elabora un contrato y se extiende una requisición que se pasa a DRH, para que elabore una factura para su pago. 5.Los asistentes que cumplan los requisitos de acreditación recibirán constancia que testimonie su participación

VII. PRODUCTOS Personal Capacitado.

VIII. CLIENTE(S)

Empresas del sector Privado

IX. INDICADORES

No. de personas capacitadas / Total de empleados

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

000-00-002DRH-P02 Registro de Cursos de Capacitación

XI. ANEXOS

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Diagrama de Flujo

Capacitación y

Desarrollo de Personal

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CPC RANGEL, S.C.

DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PÚBLICO: CPC Rangel, S.C. Hoja 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Recursos Humanos Fecha de elaboración: 19/07/13 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación y Desarrollo del Personal Fecha de revisión: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 00-00-001 19-07-13/01DRH-01

INICIO

Detección de

necesidades de

capacitación

Se envía

programa de

capacitación a

áreas de la

Firma

Se registra la

información en

el sistema

Se presenta la

programación al

DG para

aprobación

NO

¿Se aprueba?

Se realiza la

SI capacitación

y se entrega

FIN

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Instructivo

Capacitación y Desarrollo de

Personal

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Registro de Cursos de Capacitación

CODIGO DE INSTRUCTIVO:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN Y

DESARROLLO DE PERSONAL CODIGO DEL

PROCEDIMIENTO:

I. Objetivo

Diseñar, implementar y evaluar el proceso de capacitación y desarrollo del personal que presta sus servicios en la Firma, de manera que este cuente con recursos, capacitados y motivados para llevar a cabo sus labores con eficiencia

II. Alcance

El proceso de capacitación de personal abarca las siguientes actividades: 1.-Capturar curso de capacitación

2.-Asignar curso de capacitación a empleados

III. Glosario

Programación de cursos: Reporte de cada empleado relacionado con los cursos tomando en cuenta fecha y hora. RH. Recursos Humanos.

IV. Diagrama de procesos

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V. Descripción de procesos Detalle de las actividades involucradas en el proceso capacitación de personal.

Descripción de la actividad:

Se ingresa a cursos de capacitación y se captura el catalogo de capacitaciones de la

Firma con los siguientes datos:

Clave del curso

Nombre del curso

Fecha de inicio (Validar que la fecha capturada no sea menor a la del día actual)

Fecha de terminación

Tipo (El sistema despliega dos opciones fijas para el tipo de curso, ya sea Interno o

externo)

Nombre del instructor

Estatus (Se muestran opciones fijas de los tipos de estatus que puede tener el curso.

“Listo” es cuando el curso de capacitación no se ha impartido y esta calendarizado

para su ejecución, “Terminado” se refiere cuando el curso ya fue impartido en la fecha

estipulada, “Cancelado” es cuando el curso no se impartió o fue cancelado

Actividad 1.

Captura del curso de capacitación

Actores DRH. Dirección de Recursos Humanos

Entradas Programación de cursos

Salidas Cedula de programación de cursos

Herramientas Sistema XXXX

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Descripción de la actividad:

1. Se ingresa al menú de cursos de capacitaciones para la asignación de empleados.

aparece la búsqueda de empleados donde se selecciona de la lista al empleado en gestión

para la asignación de curso.

2. Se muestra la tabla de los cursos de capacitación de la Firma con los siguientes datos:

Clave del curso

Nombre del curso

Fecha de inicio

Fecha de terminación

Tipo

Nombre del instructor

Estatus

3. El sistema solo despliega los cursos de capacitación los cuales contengan el

valor de “Listo” en el campo de estatus. Se puede organizar los cursos por el campo

que se desee.

Actividad 2. Asignar curso de capacitación a empleados

Actores DRH. Dirección de Recursos Humanos

Entradas Captura del curso de capacitación

Salidas Lista de los cursos por empleado

Herramientas Sistema XXXX

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4. Una vez seleccionado el curso que se desee, se podrá asignar dicho curso al

empleado, previamente seleccionado en la búsqueda de empleado.

5. En la pantalla aparece la lista de cursos asignados al empleado. Si el empleado tiene

cursos previamente asignados el sistema los despliega en la lista. Se pueden modificar la

información de los cursos por empleado.

6. El sistema muestra los siguientes botones

Asignar (Asigna el curso al empleado seleccionado)

Borrar (Borra el curso seleccionado de la lista de cursos asignados por empleado)

Guardar (Guarda la información de los cursos que se asignaron al empleado)

Cancelar (Cancela la operación y no hace ninguna modificación)

Imprimir (Imprime la lista de los cursos por empleado)

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Inventario de Registros

Capacitación y Desarrollo del

Personal

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INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO

CPC RANGEL, S.C.

Dirección de Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación y Desarrollo de Personal

Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO :

Fecha de elaboración:

19/07/13

No.

Registro

Tipo de

Resguardo*

Responsable/

Puesto

Tiempo de resguardo

Ubicación del

resguardo

1

Programa de Personal

papel

Asistente Administrativo XXXXX

Indefinido

Dirección de Recursos Humanos

2

Control de Asistencia

papel

Asistente Administrativo

XXXXX

Indefinido

Dirección de Recursos Humanos

3

Copia de Constancias

papel

Asistente Administrativo

XXXXX

Indefinido

Dirección de Recursos Humanos

* Papel, electrónico, fotografía, otro

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Verificación de la Ejecución del

Procedimiento

Capacitación y Desarrollo del

Personal

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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CPC RANGEL, S.C. Dirección de Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación y desarrollo del Personal

Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO

Fecha de verificación:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO

1 ¿Solicitó a las Áreas del IMCPM las necesidades de capacitación?

2

¿Elaboró el programa de capacitación?

3

¿Aprobó el Director General el programa de capacitación?

4

¿Envió información de cursos a las Direcciones del IMCPM?

5

¿Llevó a cabo el control de asistencia?

6

¿Entregó constancia de capacitación al empleado?

7

¿Archivó copia de constancia al expediente personal?

Nombre y firma del verificador

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Procedimiento

Comunicación Interna

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ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Ente Privado

Direccionamiento al PED

Hoja No. 1 de 3

Macroproceso

Subproceso

Fecha de elaboración

19/07/13

Unidad Administrativa

Procedimiento

No. de Revisión

00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÓN INTERNA

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Establecer todas las relaciones de carácter laboral entre el personal de la Firma que presta sus servicios, dentro de un clima cordial y ayuda mutua

II. APLICACIÓN ( ) General ( X) Específica Dirección de Recursos Humanos

III. ALCANCE A todo el personal del Crédito Educativo del Estado de Sonora

IV. DEFINICIONES CPCRANGEL.- CPC Rangel, S.C. DRH.- Dirección de Recursos Humanos CGT.- Condiciones Generales de Trabajo B O.- Boletín Oficial D.G. Director General

V. REFERENCIAS - Ley No. 001 que crea la Firma CPC Rangel, S.C. - Reglamento general de la Firma CPC Rangel, S.C. - Reglamento interior del la Firma CPC Rangel, S.C

VI. POLÍTICAS Boletín Informativo elaborado por la Dirección de Recursos Humanos

1. La publicación del boletín será trimestral, distribuyéndose durante la primera quincena del mes.

2. La extensión será de 4 a 8 páginas, en hoja tamaño carta doblada a la mitad.

3. La edición del documento correrá a cargo de la Dirección de Recursos Humanos, con aportaciones del personal de todas las áreas de la Firma.

4. Las aportaciones al boletín se recibirán hasta la primera semana del mes en que se publicará el número correspondiente.

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Ente Privado

Direccionamiento al PED

Hoja No. 2 de 3

Macroproceso

Subproceso

Fecha de elaboración

19/07/ 13

Unidad Administrativa

Procedimiento

No. de Revisión

00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÓN INTERNA

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

VII. PRODUCTOS

Boletín Informativo

VIII. CLIENTE(S)

Personal de todas las Áreas de la Firma

IX. INDICADORES

1.- No. De boletines impresos / No. de boletines programados en el año

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

XI. ANEXOS Diagrama de Flujo del Procedimiento Comunicación Interna. Inventario de Registros de Procedimiento

Verificación de la Ejecución XII. RESPONSABILIDADES

Directora de de Recursos Humanos y Asistente Administrativo

• Elaborar credenciales e identificadores del personal, de acuerdo con las disposiciones de imagen institucional de la Firma.

• Contar con un medio de información para dar a conocer los trabajos que se realizan al interior de la Firma para dar cumplimiento a su objetivo institucional y a su misión, además de presentar a los empleados información relativa a la gestión de personal y a sus prestaciones.

• Realizar eventos culturales y sociales, que permitan al empleado mejorar su nivel cultural y mantener una amplia comunicación en la Institución.

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

Director de Rh Asistente

Administrativo

1. Invita al personal del Instituto a participar 1.1 Invita al personal a participar en el boletín. 1.2 Recibe de los empleados su aportación, ejem: fotos y diferentes reseñas de los sucesos y/o eventos más sobresalientes en su área.

Asistente

Administrativo Director de Rh

2. Elaboración del Boletín 2.1 Integra la información que contendrá el boletín. Da formato, se revisa sintaxis y ortografía, así como la disposición gráfica del boletín trimestral. 2.2Revisa y, en su caso, aprueba la edición final y reproducción del boletín.

Boletín Trimestral

Asistente

Administrativo

3. Impresión el Boletín. 3.1 Forma paquetes para cada área administrativa. 3.2 Elabora oficio de entrega 3.3 Entrega paquetes al Director de área para que sea distribuido entre los empleados. 3.4 Archiva el oficio de entrega, recabando firmas de recibido en copia de oficio

Oficio de entrega

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Diagrama de Flujo

Comunicación Interna

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Se invita al Se recopila Se reciben Elaboración del Se revisa y se Impresión del personal a información de los aportaciones de Boletín pasan con el DG Boletín.

colaborar en el eventos colaboradores para su boletín aprobación.

CPC RANGEL, S.C.

DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PÚBLICO: CPC Rangel, S.C. Hoja 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Recursos Humanos Fecha de elaboración: 19/07/13 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comunicación Interna Fecha de revisión: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 00-00-001 19-07-13/01DRH-06

INICIO

A

Se forman

A paquetes para

cada área del Instituto

Se elabora oficio Se entregan

paquetes a directores de área

para su distribución

FIN

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Inventario de Registros

Comunicación Interna

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INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO

CPC RANGEL, S.C.

Dirección de Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comunicación Interna Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO :

Fecha de elaboración: 19/09/13

No.

Registro

Tipo de

Resguardo*

Responsable/

Puesto

Tiempo de resguardo

Ubicación

del resguardo

1

Boletín Trimestral

papel

Asistente

Administrativo XXXXX

Indefinido

Dirección de Recursos Humanos,

Archivo

2

Oficio de entrega

papel

Asistente

Administrativo XXXX

Indefinido

Dirección de Recursos Humanos,

Archivo

*Papel, electrónico, fotografía, otros.

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Verificación de la Ejecución del

Procedimiento

Comunicación Interna

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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CPC RANGEL, S.C. Dirección de Recursos

Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comunicación Interna Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO

Fecha de verificación:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO

1 ¿Realizó la invitación al personal para participar en la elaboración del boletín?

2

¿Recibió información y material de las áreas IMCP para integrar el boletín

trimestral?

3

¿Revisó y aprobó la edición del boletín?

3

¿Elaboró el oficio de entrega para los Directores de cada área?

4

¿Entregó boletín a todas las unidades administrativas?

5

¿Archivó el Oficio de entrega del Boletín?

Nombre y firma del

verificador

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CONCLUSIONES.

En el presente trabajo, se analizaron las causas de los principales problemas

existentes en el trabajo dentro de la firma. De igual manera se analizó las

responsabilidades que debe tener cada uno de los empleados que conforman

dicha firma.

Siendo así, vimos conveniente realizar y poner en práctica los manuales de

procedimientos propuestos en los procedimientos llevados a cabo por los

empleados.

Se observó a lo largo del desarrollo, la necesidad que existía, una fuerte

problemática dentro del ambiente de trabajo en la firma donde se brinden

responsabilidades por igual dependiendo los niveles jerárquicos para la realización

de las actividades implantadas por los directivos de la misma. Se rescata también

el positivismo e interés que muestra el personal para dar solución a todo lo

anteriormente expuesto.

Se obtuvieron resultados claros al servir de vínculo entre los directivos y los

empleados que buscaban soluciones a sus problemas, permitiendo que se

pusieran en contacto con sus jefes inmediatos atráves de los manuales

administrativos.

Se dio orientación a varios empleados dando a conocer sus responsabilidades

existentes dentro de la firma.

Sin duda el avance de mayor relevancia, fue el elaborar diferentes manuales

administrativos para que sean llevados en los diferentes departamentos existentes

dentro de la firma.

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La firma tiene el reto de:

Llevar a cabo evaluaciones constantes dentro de los empleados, para así saber

las deficiencias existentes en el momento.

Poner en práctica lo expuesto dentro de los manuales administrativos.

Proporcionar un mejor servicio eficiente y suficiente en mejores plazos.

Llegué a la conclusión de que existe una nueva forma de llevar un proceso de

estabilidad en un ambiente armonioso y sobre todo respetando el trabajo uno del

otro, sobre todo poniendo en práctica todas y cada una de las responsabilidades

que tenemos como empleados dentro de la firma para que este sea más preciso,

contundente y de la mejor manera, forma y con calidad.

RECOMENDACIONES.

Recomendación 1

Se recomienda la aplicación de los manuales administrativos aquí presentados ya

que nos pueden ayudar bastante en el conocimiento de las actividades que debe

desarrollar cada nivel jerárquico.

Recomendación 2

Capacitación constante al personal, ya que con las reformas a la ley o

simplemente reforzar algunos temas utilizados día con día es importante se

dominen dichos temas y así tener al personal en el mismo nivel de conocimientos

o puedan responder a lo que su nivel requiera.

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Recomendación 3

Realizar diferentes actividades a lo largo del año para la integración en el personal

y esto conlleve a un ambiente armonioso entre ellos, ya que a veces por la carga

de trabajo es difícil convivir fuera de trabajo entre los empleados.

Recomendación 4

Los directivos de la firma deberán tener en cuenta cada una de las actividades que

debe realizar cada empleado dependiendo el nivel jerárquico que este tenga y así

exigir que las lleve a cabo y evitar la carga para solo algunos.

Recomendación 5

Es importante analizar cada curriculum y realizar exámenes y/o entrevistas a los

candidatos que se deseen contratar para que demuestre que verdaderamente

tienen conocimientos en el área, para así evitar unas malas contrataciones y no

apoyen al personal.

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GLOSARIO.

Jerarquía: Es el criterio que permite establecer un orden de superioridad o de

subordinación entre personas, instituciones o conceptos. Tiene un uso frecuente

en las clasificaciones mitológicas y teológicas; y se aplica a todo tipo de ámbitos

(físicos, morales, empresariales, etc.). Es una habilidad que nos permite organizar

o clasificar datos en diferentes niveles desacuerdo a las funciones de una

organización.

Adiestramiento: Es la acción que se efectúa para adquirir una determinada

destreza, habilidad o capacidad o para el desarrollo de la misma.

Concernir: Tocar a una persona una responsabilidad u obligación, o una cosa que

tiene interés para ella.

Coadyuvar: Contribuir o ayudar en la realización de algo o en el logro de alguna

cosa.

Descentralización: Puede entenderse bien como proceso o como forma de

funcionamiento de una organización. Supone transferir el poder, de un gobierno

central hacia autoridades que no están jerárquicamente subordinadas.

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Cúmulo: Conjunto de cosas sin orden. Unión o suma de muchas cosas materiales

o inmateriales.

Vicisitud: Sucesión de unas cosas a otras muy diferentes. Alternativa de sucesos

prósperos y adversos. Se emplea más en plural y hace referencia, generalmente,

a la alternancia de sucesos prósperos y sucesos adversos. Los sinónimos solo

designan una alteración o una modificación en el curso normal de un suceso.

Senior: Es una palabra de origen latino que significa "mayor". El término opuesto

es junior.

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BIBLIOGRAFÍA.

1. Gómez Ceja (1997) Sistemas Administrativos, Editorial MC Graw Hill, México,

D.F.

2. Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (1996) Metodología para el desarrollo de

estudios organizacionales, Editorial FCA-UNAM, México, D.F.

3. Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (1996) Organización de empresas,

análisis diseño y estructura, Editorial FCA-UNAM, México, D.F.

4. Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (1997) Manuales administrativos: guía

para su elaboración, Editorial FCA-UNAM, México, D.F.

5. Rodríguez Valencia, Joaquín (2004) Como elaborar y usar los manuales

administrativos, Editorial Thomson Learning, México, D.F.

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CIBERGRAFÍA.

http://www.wordreference.com

http://www.cpcrangel.com/intro.php

http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada

http://www.rae.es/rae.html