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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION
UNIDAD SANTO TOMAS
SEMINARIO:
“CORRIENTES VANGUARDISTAS EN LA DISCIPLINA ADMINISTRATIVA”
“DISEÑO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MEJOR DESEMPEÑO
DEL PERSONAL DE UN DESPACHO CONTABLE”
TRABAJO FINAL
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE
CONTADOR PÚBLICO
P R E S E N T A:
CLAUDIA HERNANDEZ GARCIA
CONDUCTOR: DRA. CONCEPCION HERRERA ALCAZAR
MEXICO, D.F. OCTUBRE DE 2013
AGRADECIMIENTOS.
Primeramente quiero agradecer a Dios por haberme acompañado y guiado en
este camino, por darme la oportunidad de haber llegado hasta aquí para
cumplir este sueño tan anhelado, por darme la fortaleza en los momentos de
debilidad y por brindarme una vida llena de tantas experiencias, aprendizaje
pero sobre todo de felicidad.
Le doy gracias a mis padres Yolanda y Roberto por apoyarme en todo
momento, por darme la oportunidad de estudiar, por los valores que me han
inculcado y por haberme dado una excelente educación en el transcurso de mi
vida, por ser un excelente ejemplo de vida, por su paciencia pero sobre todo
por su amor incondicional, LOS AMO!!!
A mis hermanas Miriam y Karla, por ser parte importante en mi vida y
representar la unidad familiar, por llenar mi vida de alegría y amor en esos
momentos tan difíciles.
A mi sobrino Tadeo quien ha sido y es una de mis mayores motivaciones,
inspiraciones y felicidades que me ha dado la vida.
Le agradezco el apoyo, confianza, dedicación de tiempo, la capacidad para
guiar mis ideas, su orientación y rigurosidad para el desarrollo de este trabajo
final a la Dra. Concepción Herrera Alcazar por su aporte y participación activa,
disponibilidad y paciencia, haber compartido conmigo sus conocimientos y
sobre todo su amistad.
A mi familia, en especial a mis tíos Jorge, David, Alejandro, Armando, Cesar,
Irma y Carmen por ser parte significativa en mi vida, por motivarme a seguir
adelante en los momentos de desesperación, por confiar y creer en mí y sobre
todo por haber hecho el papel de una familia verdadera en todo momento,
gracias por su cariño, apoyo y comprensión.
A mis amigos por haberme tenido la paciencia necesaria, por su motivación en
el día a día, por ser parte importante en la realización de este proyecto, por
permitirme crecer a su lado, pero sobre todo por su gran y sincera amistad.
A el INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL, por darme la oportunidad de
estudiar y ser un profesional.
¡Ya soy Contadora Pública!
Claus
DEDICATORIAS.
Este trabajo final es una parte muy importante de mi vida y comienzo de otras
etapas por esto y más, la dedico:
A mis Padres.
Porque creyeron en mi y porque me sacaron adelante, dándome ejemplos
dignos de superación y entrega, porque en gran parte gracias a ustedes, hoy
puedo ver alcanzada mi meta, ya que siempre estuvieron impulsándome en los
momentos más difíciles de mi carrera, y porque el orgullo que sienten por mí,
fue lo que me hizo ir hasta el final. Va por ustedes, por lo que valen, porque
admiro su fortaleza y por lo que han hecho de mí, con sus consejos, valores,
por su motivación constante, pero más que nada por su gran amor hacia mí.
A mi Familia.
A mis hermanas, sobrinos, tíos, tías, primos y primas, gracias por haber
fomentado en mí el deseo de superación y el anhelo de triunfo en la vida.
A mis amigos.
Que nos apoyamos mutuamente en nuestra formación, por compartir tantos
buenos y malos momentos, por su comprensión, pero sobre todo por la
motivación que han dado para este gran paso.
De verdad mil palabras no bastarían para agradecerles su apoyo, su
comprensión y sus consejos en los momentos difíciles, a todos, espero no
defraudarlos y contar siempre con su valioso apoyo, sincero e incondicional.
ÍNDICE
Página
INTRODUCCIÓN........................................................................................ 1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………………... 2
OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………. 2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………………………... 2
JUSTIFICACIÓN………………………………………………………………... 3
PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN…………………………………………. 3
CAPÍTULO I. MARCO TEORICO…………………………………………….. 4
1.1. Conceptos y definiciones de manual administrativo…………………. 4
1.2. Tipología de los manuales administrativos………………………….. 7
1.3. El manual de procedimientos. ………………………………………... 12
1.4. Diseño de un manual de procedimiento……………………………... 20
CAPÍTULO II. MARCO CONTEXTUAL……………………………………... 34
2.1 Filosofía de la empresa……………………………………………….. 34
2.2. Estructura organizacional……………………………………………….. 36
2.3. Evidencias empíricas de cómo se comporta el personal…………….. 43
2.4. ¿Qué ha hecho el despacho para remediar esta situación?.............. 45
CAPÍTULO III. PROPUESTA DE INTERVENCIÓN………………………... 46
Manual de procedimientos………………………………………………… 48
Índice……………………………………………………………………………. 49
Introducción………………………………………………………………….. 50
Objetivo………………………………………………………………………… 51
Procedimiento contratación de personal……………………………………. 52
Elaboración de procedimientos……………………………………………... 53
Diagrama de flujo contratación de personal ……………………………….. 54
Instructivo contratación de personal……………………………………….. 56
Inventario de registros contratación de personal………………………….. 66
Verificación de la ejecución procedimiento contratación de personal ….. 68
Procedimiento capacitación y desarrollo del personal………………….. 70
Diagrama de flujo capacitación y desarrollo del personal……………….. 72
Instructivo capacitación y desarrollo del personal……………………….. 74
Inventario de registros capacitación y desarrollo del personal………….. 79
Verificación de la ejecución del procedimiento capacitación y desarrollo del
personal………………………………………………………..………………….81
Procedimiento comunicación interna …………………………………….. 83
Diagrama de flujo comunicación interna…………………………..………….86
Inventario de registros comunicación interna……………..……………….. 88
Verificación de la ejecución del procedimiento comunicación interna….. 90
CONCLUSIONES………………………………………………………………. 92
RECOMENDACIONES………………………………………………………… 93
GLOSARIO……………………………………………………………………… 95
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………. 97
CIBERGRAFIA………………………………………………………………….. 98
1
INTRODUCCIÓN
Este trabajo final se centra en el tema de los principales problemas de trabajo a
nivel de un profesionista, en una iniciativa privada. El mayor objetivo de este
trabajo es dar una visión de la problemática y analizar algunos de sus
aspectos.
En concreto, se tiene como meta final definir el diseño de un manual para la
correcta repartición equitativa de trabajo y así poder desempeñarse en un
ámbito armonioso de trabajo, Además esta tesina tiene el objetivo de dar
solución a los problemas existentes, tanto en los empleados como en los
directivos de la firma, concentrarse en las deficiencias que pudiera tener cada
nivel jerárquico existente en los empleados apoyándonos en el análisis de los
manuales ya existentes. En este trabajo vamos a identificar y analizar los
principales problemas existentes en la firma, diagnosticar cuales son los
factores que originan los problemas, determinar cuáles son las funciones de
cada empleado de acuerdo al nivel jerárquico que tiene así como también
determinar los principales descontentos del personal y ayudar a realizar las
debidas planeaciones de trabajo.
Para conseguir estos propósitos primero vamos a presentar una justificación
para mejor entender la situación dentro de la firma.
Segundo, para empezar la investigación nos plantearemos unas preguntas
muy sencillas que nos ayudaran a identificar todos aquellos problemas
existentes dentro de la firma. En tercer y último lugar, enfocaremos el estudio
de la investigación en desarrollar los manuales administrativos y de
procedimientos que nos ayuden a dar solución a toda la problemática antes
explicada.
En general este trabajo presentará una posible solución a todos aquellos
problemas que existen en este momento dentro la firma y así poder
desempeñar todas las actividades en un ambiente armonioso por parte de los
empleados.
2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Los superiores de la organización exigen una mayor responsabilidad en el
trabajo a cambio de menos garantías para los empleados, así como también
exigen mayor calidad en los proyectos a emprender cada día, hay que resolver
los problemas en forma más óptima, reduciendo costos, ser más eficiente por
el mismo sueldo.
Así como también no hay una correcta planeación para la realización de
trabajos ya que no hay equidad en la forma de repartición en cuanto al tipo,
tiempo y lugar del trabajo a realizar.
El constante abuso psicológico, desmotivación salarial e incumplimiento de los
derechos que se tiene con cierto personal.
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un manual para la correcta repartición equitativa de trabajo y así poder
desempeñarse en un ámbito armonioso laboral.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar los principales problemas existentes dentro de la firma
Diagnosticar cuales son los factores que originan los problemas
Determinar cuáles son las funciones de cada empleado de acuerdo al nivel
jerárquico que tiene
Determinar los principales descontentos del personal
Realizar planeaciones de trabajo
3
JUSTIFICACIÓN
Es importante diseñar una programación para el correcto reparto y desarrollo
de los trabajos a realizar, así como tener demasiada comunicación con el
personal y evitar malos entendidos y errores en el desarrollo de las actividades,
así como retrasos, duplicidad e imprevistos los trabajos desarrollados.
Es decir, la comunicación que pudiera existir con las diferentes jerarquías es de
vital importancia para así evitar roces entre el personal y el ambiente de trabajo
sea hostil.
Asimismo, es importante realizar revisiones intermedias en los avances de
trabajo así como también que se estén llevando a cabo las actividades puestas
al inicio de cada trabajo a todo el personal, para evitar cargas de trabajo
solamente a ciertos empleados.
PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN
¿Cuáles son los principales problemas existentes dentro de la firma?
¿Cuáles son los principales descontentos del personal?
¿Cómo se realizaran las planeaciones de trabajo?
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CAPÍTULO I. MARCO TEORICO
Manuales Administrativos
Antecedentes
Comenzaron a utilizarse durante el periodo de la Segunda Guerra Mundial,
aunque se tiene conocimiento de que ya existían algunas aplicaciones en las
que se proporcionaban información e instrucciones al personal sobre ciertas
formas de operar de un organismo (por ejemplo: circulares, memorándums,
instrucciones internas, etc.).
Con la creación de estos instrumentos fue posible llevar un control tanto del
personal de una organización como de las políticas, estructura funcional,
procedimientos y otras prácticas del organismo de manera sencilla, directa,
uniforme y autorizada.
Los primeros manuales adolecían de efectos técnicos, pero sin duda fueron de
gran utilidad en el adiestramiento de nuevo personal.
Con el transcurrir de los años los manuales se adaptaron para ser más
técnicos, claros, concisos y prácticos, y comenzaron a aplicarse a diversas
funciones operacionales (producción, ventas, finanzas, etc.) de las empresas.
1.1. Conceptos y definiciones de manual administrativo
A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual:
Un documento que contiene, en una forma ordenada y sistemática, información
y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento de una
empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
(Duhalt, ----)
Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado
y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleo en una
empresa. (Rodríguez Valencia, 2004)
5
Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarios
para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en
la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo. (Continolo, ----)
Un manual es un documento en el que se encuentra de manera sistemática,
las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad.
Según plantea Continolo G. (Dirección y organización del trabajo
administrativo, ed. Deusto):
Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento
administrativo. Se puede comprobar esto si consideramos que, aun siendo
unos simples puntos de llegada, los manuales vienen a ser las rutas por las
cuales opera todo el aparato organizacional, es decir, son la manifestación
concreta de una mentalidad directiva orientada hacia la relación sistemática de
las diversas funciones y actividades.
Objetivos de los manuales
Los manuales administrativos constituyen un medio de comunicación de las
decisiones administrativas, por lo tanto, su propósito es señalar en forma
sistemática la información administrativa.
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos
permiten cumplir con los siguientes objetivos:
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,
relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Facilitar el reclutamiento de personal.
Presentar una visión integral de cómo opera la organización
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad
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Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores signadas al personal y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
Facilitar la descentralización, mediante lineamientos para los niveles
intermedios en la toma de decisiones.
Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y
materiales
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo
ingreso, y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.
Proporcionar información básica para la planeación e implantación de
reformas administrativas.
Posibilidades y limitaciones de los manuales administrativos
Limitaciones
Si se elaboran en forma deficiente se producen
serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
El costo de producirlos y actualizarlos puede ser
alto.
Si no se les actualiza periódicamente pierden
efectividad.
Se limitan a los aspectos formales de la
organización y dejan de lado los informales, que
también son muy importantes.
Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad;
pero si abundan en detalles pueden volverse
complicados.
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1.2 Tipología de los manuales administrativos
El tipo de manual que se elabora se determina respondiendo la siguiente
pregunta:
¿Cuál es el propósito que desea lograr?
Clases de manuales administrativos
Por su contenido
En esta categoría se incluyen los siguientes
manuales:
de historia del organismo,
de organización,
de políticas,
de procedimientos,
de contenido múltiple (cuando por ejemplo,
incluyen políticas y procedimientos; historia y
organización),
de adiestramiento o instructivo,
técnicos.
A continuación mostraremos las características de cada uno de los manuales.
Por su contenido
Manual de historia. Su objetivo es proporcionar información histórica sobre el
organismo: Sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición
actual.
Manual de organización. Su propósito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos,
relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.
Manual de políticas. Se propone describir en forma detallada los
lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.
8
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito permitirá:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones.
b) Facilitar la descentralización al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Manual de procedimientos. Su objetivo es expresar en forma analítica los
procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa del organismo.
Manual de contenido múltiple. Cuando el volumen de actividades o del
personal, o la simplicidad de la estructura organizacional no justifiquen la
elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente que se
elabore uno de este tipo. (Rodríguez Valencia, 2004)
Por función especifica
A continuación se mencionan las características de estos tipos de manuales.
Manual de producción. Su objetivo es dictar las instrucciones necesarias
para coordinar el proceso de fabricación, es decir, la inspección, ingeniería
industrial y el control de producción.
Manual de compras. Su objetivo es definir las actividades que se relacionan
con las compras, de modo que este manual representante una útil fuete de
referencia para los compradores, especialmente cuando se presentan
problemas fuera de lo común.
Manual de ventas. Su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo
de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.) con el fin de
darle al personal de ventas un marco de referencia para tomar decisiones
cotidianas.
Manual de finanzas. Su objetivo es determinar las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas
9
instrucciones específicas dirigidas al personal de la organización que tengan
que ver con manejo de dinero, protección de bienes y suministro de
información financiera.
Manual de contabilidad. Su propósito es señalar los principios y técnicas de
la contabilidad que se debe seguir todo el personal relacionado con esta
actividad.
Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del
departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del
personal, manejo de registros, control de la elaboración de información
financiera, entre otros.
Manual de crédito y cobranzas. Se refiere a la determinación por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes
que puede contener este tipo de manual están las siguientes: operaciones de
crédito y cobranza, control y cobro de las operaciones de crédito, entre otros.
Manual de personal. Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de
la dirección superior en lo que se refiere a personal. Podrán contener aspectos
como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para
el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios,
prestaciones, capacitación, etc.
Manual técnico. Contiene los principios y técnicas de una función
operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la
unidad administrativa responsable de la actividad y como información general
para el personal relacionado con esa función.
Manual de adiestramiento o instructivo. Su objetivo es explicar las labores,
los procesos y las rutinas de un puesto en particular, por lo común son más
detallados que un manual de procedimientos.
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El manual de adiestramiento también incluye técnicas programadas de
aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para que el usuario compruebe
su nivel de comprensión.
Por su ámbito de aplicación
Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se basa en las
necesidades específicas que surgen en las oficinas, y de acuerdo con su
ámbito de aplicación.
En el siguiente cuadro se muestra la clasificación de los manuales de acuerdo
con su ámbito de aplicación.
General
Incluyen al organismo en su conjunto. En este grupo
de manuales se clasifican los de:
Organización
Procedimientos
Políticas
Especifico
Contienen información de una unidad orgánica. En
esta clasificación se incluyen los manuales de:
Reclutamiento y selección
Auditoría interna
Políticas de personal
Procedimientos de tesorería
A continuación se muestran las características de cada uno de estos tipos de
manuales.
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General
Manual general de organización. Este es producto de la planeación
organizacional y abarca a todo el organismo. Su objetivo es describir la
organización formal y definir su estructura funcional.
Manual general de procedimiento. Es resultado de la planeación. Su objetivo
es establecer los procedimientos de todas las unidades orgánicas que
conforman un organismo social con el fin de uniformar la forma de operar.
Manual general de políticas. Su objetivo es establecer políticas generales
que además de expresarlos deseos y actitud de la dirección superior para toda
la empresa, proporcionen un marco dentro del cual pueda actuar todo el
personal de acuerdo con condiciones generales.
Especifico
Manual especifico de reclutamiento y selección. Se refiere a una parte de un
área específica (personal) y su objetivo es establecer instrucciones (en este
caso), respecto al reclutamiento y selección de personal en una organización.
Manual especifico de auditoría interna. Su objetivo es agrupar lineamientos e
instrucciones aplicables a actividades relacionadas con la auditoría interna.
Manual especifico de políticas de personal. Su objetivo es definir políticas,
así como señalar las guías u orientaciones respecto a cuestiones de personal,
tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual especifico de procedimientos de tesorería. Su propósito es
establecer procedimientos a seguir en el área de tesorería, a fin de capitalizar
las oportunidades naturales que se generan al seguir una secuencia de pasos
en el trabajo; por ejemplo, ingreso a caja, pago a proveedores, etc. (Rodríguez
Valencia, 2004)
12
1.3 El manual de procedimientos
Objetivos del Manual de Procedimientos
Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que
apoyen el quehacer institucional, se consideran elementos básicos para la
coordinación, dirección y control administrativo, ya que facilitan la adecuada
relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.
Los objetivos del manual de procedimientos son:
a) Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
b) Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de
los procedimientos.
c) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
d) Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
e) Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo
ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.
f) Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Importancia del manual de procedimientos
Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicación que
permiten registrar y tramitar la información, respecto a la organización y
operación de un organismo social.
La función del manual de procedimientos consiste en describir la secuencia
lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades concatenadas,
señalando quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse.
Los manuales de procedimientos deben reservarse para información de
carácter estable relacionada con la estructura procedimientos de la
organización.
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Tipos de manuales de procedimientos
De manera general, los manuales de procedimientos por sus características
diversas pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de oficina y
manuales de procedimientos de fábrica.
También pueden referirse a:
Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: cómo operar una máquina de
contabilidad.
Practicas departamentales, en las que se indiquen los procedimientos de
operación de todo un departamento; por ejemplo el manual de reclutamiento y
selección de personal.
Practicas generales en un área determinada de actividades, por ejemplo el
manual de procedimientos de ventas, los manuales de producción, el manual
de finanzas.
También se pueden clasificar de acuerdo con su ámbito de aplicación y
alcances en manual de:
Procedimiento general. Es aquel que contiene información sobre los
procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en
más de un sector administrativo.
Procedimiento específico. Son aquellos que contiene información sobre los
procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una
unidad administrativa con el propósito cumplir de manera sistemáticamente con
sus funciones y objetivos.
De lo anterior podemos deducir que un manual de procedimientos e un
documento de los cómos:
Cómo dar de alta o de baja a una persona en la organización.
Cómo agregar una cuenta nueva al libro mayor general.
Cómo atender y resolver reclamaciones de los clientes.
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Como elaborar un manual de procedimientos
El primer paso para elaborar un manual de procedimientos es determinar lo
que se desea lograr. Para ello el analista de sistemas deberá hacer las
siguientes preguntas:
¿Cuál es el objetivo del organismo al crear el manual de procedimientos? El
objetivo se establece para satisfacer algunas necesidades fundamentales:
Garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las actividades periódicas.
Reducir los errores operativos al máximo posible.
Reducir el periodo de adiestramiento de los nuevos empleados.
Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos trabajos.
Evitar que se produzcan cambios del sistema debido a decisiones tomadas con
demasiada rapidez.
Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional.
¿Qué beneficios proporcionara el manual de procedimientos?
Es muy probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo
sistema de contabilidad con rapidez y facilidad. También puede servir como
guía para aclarar dudas del personal.
¿Qué espero lograr o que mi departamento logre con le manual de
procedimientos?
Básicamente se espera lograr los objetivos del organismo social, el manual
debe ayudar a que las operaciones de naturaleza repetitiva se realicen en la
misma forma, lo cual ayudara a que cada uno de los departamentos funcione
de manera eficiente.
Una vez determinados los objetivos del manual, habrá que ponerlos por
escrito. Esto ayudara al analista de sistemas a tener certeza de que son
lógicos.
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Cuando tengamos que definir los objetivos del manual de procedimientos
hay que recordar que tienen un propósito común: obtener resultados. El
propósito del manual de procedimientos es asegurar que sus usuarios se
comparten de manera específica. (Gómez Ceja, 1997)
Contenido de un manual de procedimientos
Una regla respecto al contenido de este tipo de manuales establece que un
manual solo debe contener los elementos necesarios para el logro de los
objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables.
Por ejemplo:
1. Índice
2. Introducción
Objetivos del manual
Alcance
Como usar el manual
Revisiones y recomendaciones
3. Organigrama
Interpretación de la estructura orgánica, en la cual se explican aspectos
como:
Sistema de organización (lineal, funcional. etc.).
Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.)
Amplitud de la centralización y descentralización.
Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría.
4. Graficas
Diagramas de flujo.
5. Estructura procedimental.
Descripción narrativa de los procedimientos.
6. Formas
Formas empleadas (por lo general planeadas).
Instructivas
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1. Índice
El índice es una lista de los apartados en un manual. Es decir, es un esquema
al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.
2. Introducción
Este apartado debe incluir una breve introducción al manual. Su propósito es
explicar al usuario que es el documento, cual es el objetivo que se pretende
cumplir a través de él, cuál será su alcance, como se debe usar este manual y
cuando se harán las revisiones y actualizaciones.
Objetivos del manual. Debe contener una explicación del propósito que se
pretende cumplir con el manual. Por ejemplo:
“Actuar de manera que las operaciones de naturaleza repetitiva se realicen
siempre en forma sistemática para garantizar una uniformidad”.
Alcance. Es una explicación breve de lo que abarca el manual de
procedimientos.
Este manual abarca procedimientos que se operan en el departamento A.
Como usar el manual. Esta sección es, tal vez, la parte más importante de la
introducción, indican al usuario todo cuanto tiene que saber para utilizar el
manual.
Revisiones y recomendaciones. Esta sección debe indicar con quien debe
hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer
recomendaciones respecto al manual de procedimientos. Por ejemplo:
“Cualquier cambio, corrección o recomendación se comunicara al
departamento de sistemas y procedimientos. Este llevara a cabo revisiones
periódicas al respecto”.
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3. Organigrama
En este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica. Debe
indicar aspectos como: sistemas de organización, tipo de departamentalización,
tipo de la centralización y descentralización; relación entre personal con
autoridad de líneas y asesoría.
Sistemas de organización. En esta sección se describirá el tipo de estructura
organizacional que el organismo social o la unidad administrativa ha adoptado.
Por ejemplo:
“El departamento A cuenta con un sistema de organización de tipo funcional”.
Método de departamentalización. Es aquí donde debe mencionar el tipo de
departamentalización.
“El departamento A adopto tipo de departamentalización por “funciones” para
llevar a cabo el establecimiento de actividades principales”.
Tipo de centralización y descentralización. En esta sección se indicaran
detalles sobre la prolongación de la delegación. Por ejemplo:
“El departamento A adopta el tipo de centralización funcional”.
Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría. Es aquí donde
conviene indicar que la organización de línea esta envestida por la fuente
primaria de autoridad y el personal asesor que ayuda y apoya al de lineal.
“El departamento A se pondrá en contacto con la unidad de sistemas y
procedimientos de todo lo referente a revisiones y actualizaciones de los
manuales administrativos”.
4. Graficas
En este apartado se representan los procedimientos de manera gráfica,
siguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado
procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales.
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Diagramas de flujo. La técnica utilizada para representar gráficamente los
procedimientos se denomina diagramas de flujos. Estos son idóneos para
representar el flujo de los pasos de un procedimiento.
Los diagramas de flujo muestran desde las unidades administrativas que
intervienen en el procedimiento (procedimiento general), hasta los puestos que
intervienen (procedimiento detallado). Cada operación o paso descrito puede
indicar además el equipo que se utilice en cada caso.
Se utilizan principalmente en el análisis de los procedimientos, sin embargo,
presentado en forma sencilla y accesible en el manual, proporcionan una
descripción sintética de conjunto, que faciliten la comprensión de los mismos.
Cuando se incluyen diagramas de flujo en los manuales se recomienda usar la
menor cantidad posible de símbolos. Por ejemplo:
Envío
Paso (secuencia)
Documento
Inicio
3
Operación
Archivo A A (Alfabético) N (Numérico)
Anota Descripción de
un paso
22 Terminación
19
5. Estructura procedimental
En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa y
secuencial, cada uno de los pasos que hay que realizar dentro de un
procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, con qué, dónde, y
en qué tiempo se llevan a cabo, e indicando las unidades administrativas
responsables de su ejecución.
Descripción narrativa de los procedimientos. Cuando la descripción del
procedimiento sea de tipo general, y por lo mismo comprende varias áreas,
debe indicarse para cada paso la unidad administrativa responsable de su
ejecución.
6. Formas
Todo organismo social está invadido por formas. Tal vez sea interesante
analizar la cantidad de trabajo relacionado con el empleo de este cumulo de
formatos para darse cuenta de que la mayor parte del trabajo que se realiza en
una oficina consista en trasladar datos e información de una forma a otra. Su
importancia afecta al trabajo administrativo en un porcentaje que varía de 65%
a 80%. Según G. Continolo (Dirección y organización del trabajo administrativo)
este dato es muy significativo para justificar la aseveración de que las
operaciones referentes al manejo de los impresos constituyen uno de los
principales componentes del trabajo de oficina.
De acuerdo con Gibbs Meyers:
“una forma no es más que un objeto que tiene impresa información estática con
espacio en blanco para asentar información variable”.
Las formas son realmente un apoyo en el que se pueden recoger, de manera
sistemática y coordinada, datos e información. Su creación se justifica, por
tanto, si el trabajo de correlación es facilitado por una forma con diseño
uniforme, provisto de aclaraciones, explicaciones y espacios para la anotación
de los datos obtenidos.
20
Las formas que se utilizan en un procedimiento deben también formar parte del
manual de procedimientos, ya sea intercalándolas en el procedimiento en que
se originan o incluyéndolas como apéndices de este. En la descripción de las
operaciones que impliquen la utilización de formas deben hacerse referencias
de estas, utilizando para ello números indicadores.
Para un manejo apropiado de las formas su diseño debe seguir una secuencia
lógica. En este sentido la secuencia de los datos se puede organizar en cinco
partes:
1. La identificación, que consiste en el título y numero de la forma y en
ocasiones también el de serie
2. Las instrucciones, que pueden ser la explicación de cómo se debe llenar la
forma, la ruta de esta y sus copias.
3. La introducción, que es la información que prepara la acción inmediata que
se va a tomar es decir, las condiciones que gobiernan la acción que va a tener
el cuerpo de la forma.
4. El cuerpo representa la parte principal de la forma y constituye la acción que
tiene lugar después de la introducción. Es la parte más amplia de la forma y
precisa de un cuidadoso diseño.
5. La conclusión consiste en obtener las firmas de autorización, aprobación u
otro dato concluyendo que le de validez formal.
Instructivo. En todo manual de procedimientos debe existir un apartado que
contenga instrucciones para llenar una forma. (Gómez Ceja, 1997)
1.4 Diseño de un Manual de Procedimiento
Preparación del Manual
Preparación del proyecto del manual
Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a
integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los participes de la
presentación del manual, para revisión del contenido y presentación de cada
apartado.
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a) Validación
La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá
presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un
espacio específico para este objetivo; debe verificar que la información esté
completa y comprensible.
b) Estructuración
Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los
involucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e
integrar el proyecto final del manual.
c) Formulación de Recomendaciones
Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma en cuenta su
costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.
A continuación se iniciara el procedimiento de la información, es decir, la
integración propiamente dicha del manual.
a) Partes de un forma
1. Identificación
2. Instrucciones
3. Introducción
4. Cuerpo
5. Conclusión
22
TIPOS DE RECOMENDACIONES
De mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica,
De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e
informes, eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de personal,
desaparición de áreas o unidades administrativas, etc.
De adición: introducción de un nuevo sistema, incremento del número de
operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas,
etc.
De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo,
combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la
utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.
De fusión: agrupación de áreas, unidades administrativas o personas bajo un
mismo mando, unificación de formas, registros e informes, etc.
De modificación: cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación
física de personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo,
modificación de formas, registros, informes y programas, etc.
De simplificación: reducción de pasos de un procedimiento, introducción de
mejoras en los métodos de trabajo, simplificación de formas, reportes,
registros, programas, etc.
De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos,
personal o flujo del trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o
sector.
Elaboración del Informe
Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el
que además de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la
información estratégica del proyecto que le permita a la alta dirección la toma
de decisiones oportuna y correcta.
23
El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:
Introducción: es el resumen del propósito, enfoque, limitaciones y el plan de
trabajo.
Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos, argumentos y
justificaciones.
Conclusiones y recomendaciones.
Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás instrumentos de
análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la
propuesta y recomendaciones.
Numero: Revisión: Unidad orgánica: Página de:
Título: Fecha: Elaboración Fecha: Vigencia
24
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE FORMAS
ASPECTOS GENERALES
Titulo: ______________________________________________________________
_____________________________________________________________
Objeto: ____________________________________________________________
______________________________________________________________
Elabora: _____________________________________________________________
Clave: ___________________________________________________________
FUENTE DE INFORMACION
Documento(s) base: _______________________________________________
_________________________________________________
Documento que origina: _______________________________________________
_______________________________________________
MEDIOS DE CONTROL:
Elaboración: _____________________________________________________
Revisa: _____________________________________________________
Autoriza: ______________________________________________________
Medida: _____________________________________________________
DISTRIBUCIÓN DE EJEMPLARES:
Orden Color Destino Uso
Original ___________________ ___________________ __________________
Duplicado __________________ ___________________ __________________
Triplicado ___________________ ___________________ __________________
Cuadruplicado ___________________ ___________________ __________________
Quintuplicado ___________________ ___________________ __________________
25
Presentación del Manual para su aprobación
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado
del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación;
convocará a su grupo de trabajo para la última revisión de la documentación
que se presentará.
a) A los niveles directivos
Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis
derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que
en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso
adicional para explicaciones, así como para intercambio de opiniones.
Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser
entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del
manual exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o
audiovisuales, donde se destaquen los elementos más relevantes para el
proceso de toma de decisiones.
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:
Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad de
preparar el manual, los mecanismos de coordinación y participación de
empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación general
acerca de su contenido.
Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo
de la organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor
relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la
decisión de preparar el manual.
Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que
originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se
proponen en el manual.
26
Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la
organización, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de
los cambios, así como los resultados que se espera obtener con el manual.
Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas
previstas para poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento
administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los
cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas,
unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.
Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de
información, proceso de control y evaluación, así como los criterios y medidas
que podrían tomarse en cada caso.
b) Al Órgano De Gobierno
De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las políticas dictadas por el titular
de la organización, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y
analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el consejo de
administración o su equivalente para su aprobación definitiva.
c) A otros niveles jerárquicos
La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área también
puede basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre de hacerlo
en la forma más accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo,
servirá para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas,
elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las
actividades. (Franklin Fincowsky, 2002)
27
HOJA DE APROBACION
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ASUNTO:
Analista: ______________________________________________
Fecha de impresión: _____________________________________
Fecha de implantación: __________________________________
Revisiones:
Fecha: _______________________ Página: __________________
Fecha: _______________________ Página: __________________
Fecha: _______________________ Página: __________________
Fecha: _______________________ Página: __________________
EL PRESENTE MANUAL INTERESA A:
O Todos los departamentos
O Al depto.: _______________________________________________________________
Aprobaciones Firmas
__________________________________ ________________________________
__________________________________ ________________________________
__________________________________ ________________________________
__________________________________ ________________________________
__________________________________ ________________________________
28
Reproducción del manual
Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado
e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión,
debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos
para que éste sea reproducido para su distribución e implantación. Para este
efecto, el líder del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos para el
diseño de la impresión. Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero
las unidades de medida más aceptadas para este tipo de documento son:
Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisión y actualización.
Que los formatos sean de 28x21 cm (tamaño carta).
Las gráficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaño carta, serán
dobladas hasta lograr esta dimensión.
Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
Procurar que la división en apartados, capítulos, áreas y/o secciones queden
separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.
Que todo el documento quede integrado por carátula, portada, índice o
contenido, introducción y cuerpo.
Carátula
Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo su
identificación a través de los siguientes elementos:
Nombre oficial de la organización.
Logotipo oficial.
Nombre genérico del manual en relación con su contenido.
Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración y/o
aplicación.
29
Implantación del manual
La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en
forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para
elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y
homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes
organizacionales.
a) Métodos de Implantación
La selección de método para implantar administrativos está estrechadamente
relacionada con elementos de estructura tales como:
Tipo de manual
Cobertura
Recursos asignados
Nivel técnico del personal
Clima organizacional
Entorno
En función de estas variables, las alternativas para implantarlos son:
Método instantáneo. Generalmente es el más utilizado, ya que la decisión de
preparar manuales administrativos-en la mayoría de los casos- proviene de los
más altos niveles de la estructura de una organización, lo cual les confiere una
naturaleza o validez casi obligatoria. También se adopta cuando la
organización es nueva, si no se involucra a un número amplio de unidades
administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de
funciones, sistemas u operaciones, o si en la organización existe una sólida
infraestructura administrativa.
Método del proyecto piloto. Esta forma de implantación implica aplicar el
contenido del manual en sólo una parte de la organización, con la finalidad de
medir los resultados que ello genera.
30
El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una
escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para
determinar la viabilidad de la propuesta.
Una probable desventaja de este método es que no siempre es posible
asegurar que lo que es válido para los proyectos piloto se destinan recursos y
una atención especial que no puede a toda la organización.
Método de implantación en paralelo. Cuando se trata de manuales de amplia
cobertura, que implican el manejo de mucha información o de carácter
estratégico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la
seguridad de todo un sistema de trabajo, se emplea este método que implica la
operación simultánea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de
trabajo o condiciones tradicionales como las que se van a implantar. Esto
permite efectuar cambios sin crear problemas, ya que las nuevas condiciones
accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores.
Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Este método,
de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones
sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su
contenido o de áreas específicas para introducir los cambios sin causar
grandes alteraciones, y dar el siguiente paso sólo cuando se haya consolidado
el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.
Combinación de métodos. Es el empleo de más de un método para implantar
un manual en función de los requerimientos técnicos de su contenido.
b) Acciones de Implantación del Manual
Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su
presentación y que, con base en las acciones que para este efecto se
establezcan, se proceda a celebrar pláticas, seminarios, foros de decisión y
cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza.
31
También se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización, por medio de
las cuales se puede incrementar la confianza y colaboración del personal, ya
que a través de ellas se les comunican los objetivos propuestos y las bondades
que de ello puede resultar.
En forma paralela se deben emprender campañas de difusión mediante
revistas, boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso de información que
refuerce la aceptación, particularmente cuando las medidas de lo mejoramiento
puedan afectar a una organización en forma radical o a nivel grupal o sectorial.
Revisión y Actualización
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la
información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos
permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello
es conveniente:
Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo
derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos que
se realicen en la organización.
Establecer en calendario para la actualización del manual
Designar un responsable para la atención de esta función.
a) Mecanismos de Información
Son aquellos que ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos
adecuados para que la información administrativa, tanto de implantación de
mejoras como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad
a las áreas y niveles que las necesiten.
Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada, utilizando
servicios del grupo técnico responsable de la elaboración del manual.
Una vez definidos los parámetros para evaluar el comportamiento del
manual, operativamente, la organización debe efectuar el seguimiento de
las acciones por conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su
32
aplicación, apoyadas por una comisión, grupo o subgrupo designado para
ese propósito. (Franklin Fincowsky, 2004)
A continuación se muestran ejemplo gráficos del manual de procedimientos:
33
34
CAPÍTULO II. MARCO CONTEXTUAL
2.1.- Filosofía de la empresa.
CPC Rangel, S.C.
Somos una Firma de profesionales de la Contaduría Pública asociados con el
objeto de prestar nuestros servicios dentro del ámbito propio de nuestra
profesión y con apego a las normas de ética profesional que nos rigen. Desde
nuestra constitución, el 15 de Junio de 1969, todos nuestros socios han sido de
nacionalidad mexicana, contando con título profesional registrado en la
Secretaría de Educación Pública y reuniendo los requisitos que se establecen
en los estatutos sociales, referentes a preparación, capacidad, mística de
servicio, tenacidad, optimismo, organización, rectitud, lealtad, etc., siendo
necesario para su admisión, la aprobación de la Asamblea General de Socios.
A lo largo de nuestra historia, nos hemos consolidado para prestar nuestros
servicios en todo el territorio nacional, contando actualmente con Despachos
asociados en Monterrey, N.L., Guadalajara, Jal., y Aguascalientes, Ags.,
Adicionalmente, mantenemos relaciones permanentes con Firmas locales en
las ciudades de Mexicali, Hermosillo, Mazatlán, Celaya, Querétaro, Nuevo
Laredo y Tuxtla Gutiérrez.• Así mismo, nuestra Firma es miembro
independiente de BKR International, una asociación de Firmas Independientes
de Contadores Públicos y Asesores de Negocios, considerada como una de las
asociaciones más activas a nivel mundial, con más de 140 Firmas asociadas
contando con más de 300 oficinas en más de 70 países alrededor del mundo,
cuyas oficinas regionales se encuentran en las ciudades de Londres, Inglaterra;
Nueva York, U.S.A. y Sídney, Australia.
Periódicamente elaboramos dos tipos de boletines internos, uno sobre temas
fiscales, contables y financieros, y otro relativo a información general: el
primero de los boletines contiene comentarios sobre reformas fiscales o sobre
normas de información financiera así como puntos relacionados con su
observancia y cumplimiento; el segundo, todo lo concerniente a
acontecimientos sociales, distinciones e información de actividades en general
dentro de nuestra Firma.
35
Nuestra visión es convertirnos en los líderes de los mercados en los que
trabajamos. Aspiramos a ocupar la primera posición en términos de reputación,
así como ser reconocidos como los mejores en la prestación de los servicios
que ofrecemos, y los primeros por los sectores en los que trabajamos y por los
países donde estamos. Eso significa que tenemos que llegar a ser los mejores
en todo lo que hacemos.
Nuestra estrategia es convertirnos en una organización consistente, tanto en el
país como a nivel mundial, cuyos excelentes profesionales cuenten con un
profundo conocimiento de la industria, prestando servicios multidisciplinarios.
Esta actuación corresponde a las expectativas de nuestros clientes, crea
oportunidades para nuestro personal y nos permite asumir nuestras
responsabilidades con los mercados.
Los valores CPC Rangel son la base de nuestra actuación personal y
profesional. Definen nuestra posición y nuestra forma de hacer las cosas.
PREDICAMOS CON EL EJEMPLO, actuando de tal manera que se demuestre
lo que esperamos de los demás y de nuestros clientes, a todos los niveles.
TRABAJAMOS JUNTOS, aportando lo mejor de cada uno y estableciendo
relaciones fuertes y productivas.
RESPETAMOS A LOS INDIVIDUOS, por lo que son, por sus conocimientos,
aptitudes y experiencia como individuos y miembros de un equipo.
INVESTIGAMOS LOS HECHOS Y COMPARTIMOS CONOCIMIENTO,
cuestionando lo que se asume, buscando información y afianzando nuestra
reputación como asesores objetivos y de confianza.
NOS COMUNICAMOS EN FORMA ABIERTA Y HONESTA, compartiendo
información, conocimientos y consejos frecuentemente y en forma constructiva,
afrontando las situaciones difíciles con franqueza.
NOS COMPROMETEMOS CON LA SOCIEDAD, actuando con
responsabilidad, poniendo nuestras aptitudes y experiencia al servicio de los
demás a través de nuestro trabajo en la comunidad.
36
POR ENCIMA DE TODO, NOS CONDUCIMOS CON INTEGRIDAD,
procurando mantener los más elevados criterios profesionales en todo
momento, dando asesoramiento útil y conservando nuestra independencia con
rigor.
2.2.- Estructura organizacional.
Enfocados en compañías pequeñas y medianas, nuestra división de Fusiones y
Adquisiciones ofrece servicios para asesorarlos en casos de fusiones y
adquisiciones; finanzas corporativas, incluyendo des-inversiones, alianzas y
asociaciones estratégicas.
Exitosamente llenamos el nicho que grandes Firmas no están atendiendo al no
proveer sus servicios para la mediana y pequeña industria, así como el de las
intermediarias que ofrecen un limitado acceso al mercado de fusiones y
adquisiciones.
Des-inversiones
La asesoría total que damos en el proceso de venta de la sociedad incluye:
Poner en blanco y negro los objetivos de los socios o accionistas.
Colaborar en el desarrollo estrategias para mercadear la compañía.
Apoyar en la preparación de una carta oferta.
Analizar una lista de compradores potenciales.
Promover la compañía obteniendo interesados que califiquen con las
expectativas.
Coordinar visitas y entrevistas.
Generar ofertas en un proceso controlado de subasta.
Asesoría en la selección de finalista y negociación de una carta de intención.
Asistencia en el proceso de negociación.
Asesoría en la negociación de acuerdos de compra-venta.
Apoyo para cerrar los acuerdos.
37
Nuestra asesoría durante todo el proceso de venta ayuda a maximizar los
beneficios para los socios o accionistas. Nuestro grupo de asesores en
fusiones y adquisiciones hace más que simplemente actuar como
intermediarios, asesoramos durante todo el proceso - desde aclarar los
objetivos de los socios o accionistas hasta cerrar la transacción.
Un detallado manejo del proceso es esencial para ensamblar el mayor número
de alternativas para el enajenante, resultando en una transacción que logra el
máximo beneficio para los socios o accionistas.
Prestar nuestros servicios de búsqueda de compradores para compañías
específicas. Tenemos acceso a la búsqueda confidencial y dirigida de
potenciales compradores de negocios. Con contactos en sitio que nos proveen
del conocimiento local del mercado, contamos con acceso único a compañías
privadas en más de 70 mercados internacionales.
Importantes servicios relacionados. Adicionalmente, ofrecemos los siguientes
servicios. Administración de venta. Asistimos a los grupos gerenciales en el
proceso de compra de su compañía o en el desprendimiento de una división de
una corporación mayor. Servicios de valuación independientes del negocio. Las
detalladas valuaciones del negocio realizadas por especialistas incluyen un
profundo análisis de los ambientes: económico, de la industria y de la
operación; dinámicas del mercado; desempeño financiero histórico;
proyecciones de la compañía; y transacciones similares.
Alianzas
Ayudamos a nuestros clientes a encontrar un óptimo socio para emprender en
cualquier lugar del mundo.
Con la creciente globalización de los negocios, oportunidades internacionales;
se abren para compañías privadas. De cualquier forma, ya sea en un mercado
mayor o en un país más desarrollado, las operaciones aduaneras locales
pueden ser complejas y la posesión local por una compañía extranjera difícil.
38
En muchas instancias, las asociaciones y alianzas pueden ser una estrategia
alternativa importante para el crecimiento corporativo, diversificación de
productos o mercados, y crecimiento del valor de la inversión de los
accionistas.
De forma similar, en el propio país para algunas compañías, el nivel de
tecnología, mercado, y capital de riesgo se ha elevado. Dado que estas pueden
ser menos intensivas en capital que una inversión directa o adquisición, las
alianzas y asociaciones pueden ser importantes alternativas, y deben por tanto
ser incorporadas como parte del proceso de planeación estratégica. Para
ayudar a nuestros clientes a encontrar el socio o aliando que se ajuste a sus
necesidades, contamos a través de nuestra asociación BKR International, con
contactos a nivel mundial cuyas relaciones de negocios se encuentran
representadas en más de 70 países.
Nuestros clientes son exclusivamente empresas del sector privado,
pertenecientes tanto a la industria como al comercio, al sector financiero así
como al de servicios. Algunos de nuestros clientes son:
39
Clientes Nacionales:
Clientes Nacionales
40
Clientes Internacionales:
Cl
yentes Internacionales
41
Actualmente contamos con 62 colaboradores, de los cuales 55 son técnicos y 7
administrativos.
Socios.
Todos nuestros socios y principales colaboradores cumplen con la Norma de
Educación Profesional Continua que garantiza su actualización permanente y
que se logra cubriendo un cierto número de puntos cada año a través de la
participación en eventos técnicos, escribir artículos, impartir conferencias, etc.
El certificado de cumplimiento es emitido por el Colegio de Contadores
Públicos de México, A.C.
C.P.C. Manuel Rangel Gaspar. Socio Director a cargo de las relaciones
publicas de nuestra Firma, promoción de nuevos clientes y servicios de
asesoría patrimonial. Así mismo, supervisa que todos los aspectos de la
Tesorería se atiendan con eficacia para que los compromisos de nuestra Firma
se cumplan con oportunidad. Realiza la coordinación general con los Socios
para el logro de los objetivos de nuestra firma.
C.P. Francisco Furukawa Hisijara. Socio a cargo de la Dirección del
Departamento de Auditoría, coordinador de cursos y programas de
entrenamiento, contables financieros y de normas de auditoría.
Responsable del buen estado de las instalaciones y equipo; a cargo también
de vigilar la contabilidad de nuestra Firma, así como la emisión de boletines
periódicos con temas de actualidad y modificaciones contables y fiscales.
Administración de la auditorías a él asignadas.
L.C.P.C Manuel Rangel de la Garza. Socio a cargo del Departamento de
Impuestos, responsable de proporcional la asesoría fiscal que presta nuestra
Firma y de la preparación de la información especializada de tipo fiscal.
Responsable de coordinar con los socios de Auditoría los programas de
entrenamiento al personal en materia fiscal y de la emisión periódica del boletín
de aspectos sociales de la firma.
42
A cargo de las relaciones internacionales de nuestra Firma, manteniendo
contacto permanente con todas las Firmas asociadas a BKR internacional.
Staff Gerencial Auditoría.
A través de la metodología para auditoría, CPC Rangel cuenta con los
procesos necesarios de análisis estratégico para hacer transparentes los
reportes financieros y administrativos, con el fin de proporcionar seguridad y
elementos suficientes para una mejor toma de decisiones, identificando y
transformando oportunamente los riesgos en oportunidades para un mayor
aprovechamiento de recursos y un mejor funcionamiento de su negocio.
L.C.C. Enrique García
L.C. Javier Espejel
L.C.C. Héctor Hernández
L.C.C. Luz María Mosqueda
L.C.C. Stela Hernández Rangel
Legal.
Lic. Pedro Rivas
Fiscal
CPC Rangel brinda a sus clientes una extensa gama de servicios de impuestos
para ayudarlos a cumplir adecuadamente con sus responsabilidades estatales,
federales e internacionales. La Práctica de Impuestos ofrece servicios de
asesoría, estrategias y cumplimiento fiscal, con el fin de ayudar a sus clientes a
incrementar el valor para sus accionistas, mejorando la rentabilidad de sus
compañías.
C.P. Marcos Amaro
43
ORGANIGRAMA.
2.3.- Evidencias empíricas de cómo se comporta el personal.
Se realizan juntas semanales entre los Socios Directores y Gerentes de
Auditoría, donde se tratan asuntos, tales como:
Programaciones y/o asignaciones de Personal (Sénior y Junior de auditoría)
Programaciones: empiezo, avance y/o terminación de trabajos con Clientes.
Avances, desenvolvimiento, comportamiento, etc. del personal Sénior y
Junior de Auditoría) en los trabajos asignados por el Gerente de Auditoría.
44
Detectar los principales errores o inconvenientes que se cometieron o
encontraron en el desarrollo del trabajo realizado, tratando de encontrar la
mejor solución.
Programación de actividades extras tales como:
a) Cursos de actualización Contable – Fiscal.
b) Cursos de actualización en materia de Seguridad Social.
c) Implementación de nuevas formas de trabajo.
Evidencias empíricas en el departamento de auditoría.
El personal a nivel Sénior y Junior de autoría a tratado de mostrar las
inconformidades existentes con su Jefe Inmediato (Gerente de auditoría) en
infinidad de ocasiones tales como juntas a nivel equipo de trabajo, de forma
personal pero no ha tenido respuesta alguna, así que se tomó la iniciativa por
mostrar algunas de las inconformidades existentes dentro del ámbito de trabajo
mediante la elaboración de una carta dirigida al Socio Director, detallándole
algunos de estos puntos:
1. Los superiores de la organización exigen una mayor responsabilidad en el
trabajo a cambio de menos garantías para los empleados.
2. Se exige mayor calidad en los proyectos a emprender cada día.
3. Se tiene que resolver los problemas en forma más óptima, reduciendo
costos.
4. El personal tiene que ser más eficiente por el mismo sueldo.
5. No existe una correcta planeación para la realización de trabajos ya que no
hay equidad en la forma de repartición en cuanto al tipo, tiempo y lugar del
trabajo a realizar.
6. Existe el constante abuso psicológico, desmotivación salarial e
incumplimiento de los derechos que se tiene con cierto personal.
45
2.4.- ¿Qué ha hecho el despacho para remediar esta situación?
La Firma hasta el momento solo tenía conocimiento de lo sucedido por la carta
antes mencionada y solo dio como respuesta inmediata que se iba a checar
detenidamente cada uno de los puntos ahí expresados y darle solución,
situación que no se ha visto reflejada.
46
CAPÍTULO III. PROPUESTA DE INTERVENCIÓN
A continuación se presenta la propuesta de manuales de procedimientos con el
fin de cumplir con la resolución del problema planteado en esta investigación.
A saber:
47
CPC RANGEL, S.C.
Manual de
Procedimientos
Dirección de Recursos Humanos
Fecha de elaboración
Julio 2013
48
Manual de
Procedimientos
Dirección de Recursos Humanos
Elaboró Presentó Aprobó
XXXXXX XXXXXX XXXXXX
49
Índice
I. Introducción ----------------
II. Objetivo del Manual
----------------
III. Contratación del Personal ----------------
• Descripción del Procedimiento ---------------- • Diagrama de Flujo ---------------- • Formatos e Instructivos ---------------- • Inventario de registros ---------------- • Verificación de la ejecución del procedimiento ----------------
IV. Capacitación y Desarrollo del Personal ----------------
• Descripción del Procedimiento ----------------
• Diagrama de Flujo ---------------- • Formatos e Instructivos ---------------- • Inventario de registros ---------------- • Verificación de la ejecución del procedimiento ----------------
V. Procedimiento de Comunicación Interna ----------------
• Descripción del Procedimiento ----------------
• Diagrama de Flujo ---------------- • Inventario de registros ---------------- • Verificación de la ejecución del procedimiento ----------------
50
Introducción
La Firma de auditoría CPC Rangel, S.C. tiene como el objeto de prestar los
servicios dentro del ámbito propio de la profesión y con apego a las normas de
ética profesional que nos rigen.
Para cumplir con este propósito, la Firma se conforma de diferentes Niveles
Administrativos. El presente manual corresponde a la descripción de los
procedimientos del Área de Recursos Humanos.
Esta área tiene como objetivo lograr la integración, permanencia y desarrollo
del recurso humano que colabora en la Firma, a través de un sistema de
administración que permita el logro de sus objetivos individuales conjuntamente
con los de la Firma;
Considerando la mejora continua en el servicio al público es importante afirmar
que este manual describe procesos que cambian continuamente, sin embargo
el contenido de este documento representa en conjunto los servicios que el
área ofrece.
51
Objetivo
El presente manual, describe los procedimientos de la Dirección de
Recursos Humanos, a esta le corresponde planear y verificar el
cumplimiento de las obligaciones de carácter laboral y legal, relativas a la
administración y retribución del personal.
Los procesos que aquí se incluyen:
Contratación del Personal
Capacitación y Desarrollo del Personal
Comunicación Interna
Este manual presenta en forma conceptual y gráfica a través de los diagramas
de flujo la secuencia ordenada de la administración del personal, lo que
permite, establecer las relaciones de carácter laboral, entre la Firma y su
personal dentro de un clima de cordialidad.
52
Pág. 11 de 58
Procedimiento
Contratación de Personal
53
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Ente
Direccionamiento al
PED
03-03-
23
Hoja No. 1 de 3
Macro
proceso
04
Subproceso
03 Fecha de
elaboración
30/11/0
7 Unidad
Administrativa
08DR
H
Procedimiento
02 No. de
Revisión
00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 000-00-001-19-07/13DRH-01
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Contar con el personal competente para las diferente áreas de la Firma
II. APLICACIÓN ( ) General ( X) Específica
Dirección de Recursos Humanos
III. ALCANCE
Áreas de la Firma
IV. DEFINICIONES CPCRANGEL.- CPC Rangel, S.C.
DRH.- Dirección de Recursos Humanos
CGT.- Condiciones Generales de Trabajo
B O.- Boletín Oficial
D.G. Director General
V. REFERENCIAS - Ley No. 001 que crea la Firma CPC Rangel, S.C.
- Reglamento general de la Firma CPC Rangel, S.C.
- Reglamento interior del la Firma CPC Rangel, S.C VI. POLÍTICAS Personal de Nuevo Ingreso
1.- Los empleados podrán ser de confianza o de base, de acuerdo con lo dispuesto en los Artículos 14 y 15 de las
Condiciones Generales de Trabajo (CGT).
2.- La contratación del personal dependerá de las plazas propuestas en cada área administrativa
3.- Para ingresar a laborar en la Firma, el aspirante deberá cumplir con los requisitos de admisión. VII. PRODUCTOS
Contrataciones de Personal
VIII. CLIENTE(S)
Empresas del sector Privado
IX. INDICADORES
1. Personal contratado /Personal solicitado
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
000-00-002DRH-P01 Instructivo Registro de la Información del Personal
XI. ANEXOS 000-00-003DRH-P02 Diagrama de flujo del Procedimiento de Contratación de Personal
Inventario de registros de procedimiento
Verificación de la ejecución
54
Pág. 20 de 58
Diagrama de Flujo
Contratación de Personal
55
CPC RANGEL, S.C.
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PRIVADO: CPC Rangel, S.C. Hoja 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Recursos Humanos Fecha de elaboración: 19/07/13 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal Fecha de revisión: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 00-00-001 19-07-13/01DRH-01
INICIO
Recibe requisición de personal NO
Se localizan a candidatos por medio
de curriculum y entrevistas
Selección de candidato entre el DG y Director de
RH
SI
¿Autoriza? Se selecciona al candidato que
cumple con el perfil
Se le notifica al candidato de su
contratación se le solicita
documentación
Se elabora nombramiento e
integra expediente
Se entrega nombramiento al
personal seleccionado.
Se lleva a cabo la presentación
del personal
FIN
Se registra información en el
sistema
56
Instructivo
Contratación de Personal
57
Registro de la Información del Personal
CÓDIGO DEL INSTRUCTIVO: 00-00-002 19-07-13/01DRH-01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DE PERSONAL
CODIGO DEL PROCEDIMIENTO00-00-003 19-07-13/01DRH-01
I. Objetivo
Contar con el personal competente para las áreas administrativas de la
Firma llevando un registro de los empleados contratados
II. Alcance
El proceso de contratación de personal abarca las siguientes
actividades:
1. Dar de alta a empleado.
2. Catálogos de tipo de nomina, puesto, nivel de puesto,
nivel de estudios Catalogo de tipo nomina.
3. Registrar contrato a empleado
4. Catalogo de conceptos de nomina
5. Catalogo de documentos
III. Glosario
DRH. Dirección de Recursos Humanos
IV. Diagrama de procesos
58
Actividad 1. Dar de alta a empleado
Actores
DRH. Dirección de Recursos Humanos
Entradas
Documentación del empleado.
Salidas
Catalogo de empleados.
Herramientas
Sistema XXXX
V. Descripción
de procesos
Detalle de actividades en el proceso contratación de personal
59
Descripción de la actividad:
1. Para dar de alta a un empleado en el sistema, se ingresa al catálogo de
empleados se muestran las opciones de General, Datos de nómina,
Conceptos de nómina, Documentación y la información a capturar es la
siguiente:
GENERAL
Clave
Nombre
Apellido paterno
Apellido materno
Sexo (Masculino o femenino)
Estado civil (soltero, casado, otro)
Hijos (si o no)
Fecha de nacimiento
Foto (Se ingresa la foto del empleado previamente almacenada)
Domicilio
Registro Federal de Causantes
Clave Única de Registro de Población
DATOS DE NÓMINA
Tipo de nómina (se despliegan opciones fijas)
Fecha de ingreso
Fecha de terminación (se activa si se selecciono el Tipo de nómina por
honorarios)
Área de Adscripción (El sistema muestra los nombres de las direcciones de
la Firma)
Puesto
Nivel de puesto (Muestra los niveles de puestos de la firma)
60
Nivel de Estudios (El sistema despliega las opciones fijas de los niveles de
estudios)
Fecha de alta IMSS
Cuenta bancaria de depósito
CONCEPTOS DE NOMINA
Se ingresa a esta parte para conocer los conceptos de nómina que pertenecen
a dicho empleado. En donde el sistema despliega todos los conceptos de
nómina de acuerdo al tipo de nómina a la que pertenece el empleado.
Se puede seleccionar o deseleccionar los conceptos de nómina que
ahí aparezcan. Si un usuario elimina un concepto de nómina para un
empleado, este empleado dejaría de percibir dicho bono, es por eso, que
se requiere autorización para realizar esta operación. Todos aquellos
conceptos de nómina que sean concurrentes aparecen como de solo
lectura, no se pueden deseleccionar.
DOCUMENTACIÓN
En esta parte se despliegan los nombres de los tipos de documentos que se
otorgan por parte del empleado al departamento de recursos humanos.
61
Descripción de la actividad:
En caso de que la información requerida en la alta de empleados
no este registrada en el sistema se tiene que dar de alta en los siguientes
catálogos capturando lo siguiente:
Catalogo tipo de nomina
1. Se elige dar de alta una nueva categoría de tipo de nómina.
2. Una vez seleccionada dicha opción el sistema despliega los campos
siguientes:
Clave
Tipo de nómina (El usuario describe el tipo de nómina, ejemplo: Base,
confianza, honorarios, etc.)
Actividad 2.
Catálogos de tipo de nomina, puesto, nivel de
puesto, nivel de estudios.
Actores
DRH. Dirección de Recursos Humanos
Entradas Datos del empleado
Salidas Listado de los catálogos
Herramientas Sistema XXXX
62
Descripción (Leve descripción del tipo de nómina, comentarios varios, etc.)
Catalogo de puesto
1. En la pantalla se muestra un campo de selección llamado Dirección de
puesto donde asoma opciones fijas de los nombres de las áreas de la Firma.
2. Se selecciona el área deseada en donde se va dar de alta el nuevo puesto.
Si existen puestos anteriormente capturados con esa área, el sistema
muestra los registros en los cuales el usuario puede modificar su
información si así lo desea.
3. Se captura la siguiente información:
Clave del puesto (clave asignada al puesto por la institución)
Nombre del puesto
Clave de área (es mostrado automáticamente una vez seleccionada
la dirección del puesto)
Una vez capturado los datos, se guarda la información. El sistema valida que
la clave del puesto junto con la clave de dirección no pertenezcan a otro
registró. Cuando la información es grabada, el sistema agrega un registro a la
tabla para la captura de un nuevo puesto para el mismo departamento
dejando predeterminada la opción antes seleccionada de dirección del
puesto y clave de dirección.
Catalogo de nivel de puestos
1. Para dar de alta un nivele de puesto se captura la siguiente
información:
63
Nivel. Se especifica el número del nivel. Si el número de nivel capturado
ya existe dentro del catálogo, el sistema muestra la información del
mismo como solo lectura.
Concepto. El sistema muestra los letreros de los conceptos fijos por nivel,
los cuales son tres: salario base, servicios especiales y total.
Salario base: Es la percepción fija mensual asignada al nivel de puesto.
Dicho concepto se asigna a todos los empleados del instituto.
Servicios especiales: Es un valor fijado al nivel de puesto por dicho
concepto. Los empleados por honorarios no gozan de este concepto.
Total: Es la suma del salario base más servicios especiales y
estímulo.
Porcentaje (%). El usuario captura los porcentajes de los registros de la
columna de concepto. El total de la suma del porcentaje del salario base más
el porcentaje de los servicios especiales deberá ser del 100%, en caso de no
serlo mandar mensaje de alerta para su corrección.
Catalogo nivel de estudios
1. Para dar de alta un nivel de estudios se ingresan los siguientes campos
para su captura:
Clave
Nivel de Estudios (Describe el nivel de estudios, ejemplo: Licenciatura,
Maestría, etc.)
Porcentaje (Es el porcentaje del bono otorgado por el nivel de estudios)
64
Actividad 3. Registrar contrato a empleado
Actores DRH. Dirección de Recursos Humanos
Entradas Información de catálogos
Salidas Contrato del empleado
Herramientas Sistema XXXX
Descripción de la actividad:
Para registrar el contrato del empleado se realiza lo siguiente:
1. Se selecciona del menú principal la opción de Registro de contratos.
2. Al ingresar en la pantalla el sistema despliega la búsqueda de
empleado.
Una vez realizada la búsqueda el usuario selecciona al empleado deseado y
captura lo siguiente:
Clave
Nombre del documento
Descripción
65
Actividad 4. Catalogo de documentos
Actores DRH. Dirección de Recursos Humanos
Asistente Administrativo de RH
Entradas Documentos de ingreso
Salidas Historial de documentación
Herramientas Sistema XXXX
Descripción de la actividad:
Se solicitan a los empleados de nuevo ingreso documentos para generar su
registro historial dentro de la empresa. Son documentos básicos necesarios
que se presentan ante el departamento de recursos humanos para la
contratación del empleado. En este catálogo se dan de alta los nombres de
dichos documentos.
1. El usuario selecciona del menú principal la opción para dar de alta el catálogo
de documentos de contrato.
2. El ingresar a la pantalla el sistema despliega los siguientes campos para su
captura:
Clave
Nombre del documento
Descripción
66
Inventario de Registros
Contratación de Personal
67
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO
CPC RANGEL, S.C.
Dirección de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de elaboración:
19/07/13
No.
Registro
Tipo de
Resguardo*
Responsable/
Puesto
Tiempo de
resguardo
Ubicación del
resguardo
1
Requisición de personal
papel
Asistente Administrativo
XXXXXXX
Indefinido
Dirección de
Recursos Humanos,
Archivo
2
Copia de Memorándum
papel
Asistente Administrativo
XXXXXXX
Indefinido
Dirección de
Recursos Humanos,
Archivo
3
Expedientes
papel
Asistente Administrativo
XXXXXXX
Indefinido
Dirección de
Recursos Humanos,
Archivo
4
Copia del Nombramiento
papel
Asistente Administrativo
XXXXXXX
Indefinido
Dirección de
Recursos Humanos,
Archivo
*Papel, electrónico, fotografía, otro.
68
Verificación de la Ejecución del
Procedimiento
Contratación de Personal
69
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
CPC RANGEL, S.C.
Dirección de Recursos
Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO :
Fecha de verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
¿Recibió la requisición de personal de las áreas administrativas?
2
¿Verificó que los aspirantes cuenten con el perfil solicitado?
3
¿Notificó a las autoridades correspondientes el nuevo ingreso?
4
¿Notifico al candidato haber sido seleccionado?
5
¿Recibió documentación necesaria y creo expediente?
6
¿Elaboró el nombramiento según carácter base o eventual?
7
¿Entregó nombramiento a la persona contratada?
8
¿Registró información en el sistema?
9
Presentó al trabajador de nuevo ingreso al personal de la Firma?
10
¿Archivó el nombramiento en su expediente?
Nombre y firma del
verificador
70
Procedimiento
Capacitación y Desarrollo del
Personal
71
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Privado
Direccionamiento al
Hoja No. 1 de 2
Macroproceso
Subproceso
Fecha de elaboración
19/07/13 Unidad
Administrativa
Procedimiento
No. de Revisión
00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación y Desarrollo del Personal
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Contribuir que el CPCRANGEL, cuente con recursos humanos formados, capacitados y motivados para lleve a cabo sus labores con eficiencia y eficacia.
II. APLICACIÓN ( ) General ( X) Específica
Dirección de Recursos Humanos
III. ALCANCE
Áreas del Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora.
IV. DEFINICIONES CPCRANGEL.- CPC Rangel, S.C. DRH.- Dirección de Recursos Humanos CGT.- Condiciones Generales de Trabajo B O.- Boletín Oficial D.G. Director General
V. REFERENCIAS - Ley No. 001 que crea la Firma CPC Rangel, S.C. - Reglamento general de la Firma CPC Rangel, S.C. - Reglamento interior del la Firma CPC Rangel, S.C
VI. POLÍTICAS 1. Se elabora un programa anual de capacitación, donde se señale el personal capacitado y el objetivo del curso. 2.-Los cursos brindados por otras instituciones, como el IMCCP o el CCP, serán considerados, en la medida que se vayan programando, como parte de las actividades de capacitación para el año en curso. 3.-Los eventos de capacitación y desarrollo que se propongan fuera del programa de capacitación, deberán ser justificados suficientemente en razón del impacto que vayan a generar a favor del Instituto y el servicio que presta 4.-En caso de que el curso genere costo, es una situación esporádica, se elabora un contrato y se extiende una requisición que se pasa a DRH, para que elabore una factura para su pago. 5.Los asistentes que cumplan los requisitos de acreditación recibirán constancia que testimonie su participación
VII. PRODUCTOS Personal Capacitado.
VIII. CLIENTE(S)
Empresas del sector Privado
IX. INDICADORES
No. de personas capacitadas / Total de empleados
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
000-00-002DRH-P02 Registro de Cursos de Capacitación
XI. ANEXOS
72
Pág. 38 de 58
Diagrama de Flujo
Capacitación y
Desarrollo de Personal
73
CPC RANGEL, S.C.
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: CPC Rangel, S.C. Hoja 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Recursos Humanos Fecha de elaboración: 19/07/13 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación y Desarrollo del Personal Fecha de revisión: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 00-00-001 19-07-13/01DRH-01
INICIO
Detección de
necesidades de
capacitación
Se envía
programa de
capacitación a
áreas de la
Firma
Se registra la
información en
el sistema
Se presenta la
programación al
DG para
aprobación
NO
¿Se aprueba?
Se realiza la
SI capacitación
y se entrega
FIN
74
Instructivo
Capacitación y Desarrollo de
Personal
75
Registro de Cursos de Capacitación
CODIGO DE INSTRUCTIVO:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN Y
DESARROLLO DE PERSONAL CODIGO DEL
PROCEDIMIENTO:
I. Objetivo
Diseñar, implementar y evaluar el proceso de capacitación y desarrollo del personal que presta sus servicios en la Firma, de manera que este cuente con recursos, capacitados y motivados para llevar a cabo sus labores con eficiencia
II. Alcance
El proceso de capacitación de personal abarca las siguientes actividades: 1.-Capturar curso de capacitación
2.-Asignar curso de capacitación a empleados
III. Glosario
Programación de cursos: Reporte de cada empleado relacionado con los cursos tomando en cuenta fecha y hora. RH. Recursos Humanos.
IV. Diagrama de procesos
76
V. Descripción de procesos Detalle de las actividades involucradas en el proceso capacitación de personal.
Descripción de la actividad:
Se ingresa a cursos de capacitación y se captura el catalogo de capacitaciones de la
Firma con los siguientes datos:
Clave del curso
Nombre del curso
Fecha de inicio (Validar que la fecha capturada no sea menor a la del día actual)
Fecha de terminación
Tipo (El sistema despliega dos opciones fijas para el tipo de curso, ya sea Interno o
externo)
Nombre del instructor
Estatus (Se muestran opciones fijas de los tipos de estatus que puede tener el curso.
“Listo” es cuando el curso de capacitación no se ha impartido y esta calendarizado
para su ejecución, “Terminado” se refiere cuando el curso ya fue impartido en la fecha
estipulada, “Cancelado” es cuando el curso no se impartió o fue cancelado
Actividad 1.
Captura del curso de capacitación
Actores DRH. Dirección de Recursos Humanos
Entradas Programación de cursos
Salidas Cedula de programación de cursos
Herramientas Sistema XXXX
77
Descripción de la actividad:
1. Se ingresa al menú de cursos de capacitaciones para la asignación de empleados.
aparece la búsqueda de empleados donde se selecciona de la lista al empleado en gestión
para la asignación de curso.
2. Se muestra la tabla de los cursos de capacitación de la Firma con los siguientes datos:
Clave del curso
Nombre del curso
Fecha de inicio
Fecha de terminación
Tipo
Nombre del instructor
Estatus
3. El sistema solo despliega los cursos de capacitación los cuales contengan el
valor de “Listo” en el campo de estatus. Se puede organizar los cursos por el campo
que se desee.
Actividad 2. Asignar curso de capacitación a empleados
Actores DRH. Dirección de Recursos Humanos
Entradas Captura del curso de capacitación
Salidas Lista de los cursos por empleado
Herramientas Sistema XXXX
78
4. Una vez seleccionado el curso que se desee, se podrá asignar dicho curso al
empleado, previamente seleccionado en la búsqueda de empleado.
5. En la pantalla aparece la lista de cursos asignados al empleado. Si el empleado tiene
cursos previamente asignados el sistema los despliega en la lista. Se pueden modificar la
información de los cursos por empleado.
6. El sistema muestra los siguientes botones
Asignar (Asigna el curso al empleado seleccionado)
Borrar (Borra el curso seleccionado de la lista de cursos asignados por empleado)
Guardar (Guarda la información de los cursos que se asignaron al empleado)
Cancelar (Cancela la operación y no hace ninguna modificación)
Imprimir (Imprime la lista de los cursos por empleado)
79
Inventario de Registros
Capacitación y Desarrollo del
Personal
80
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO
CPC RANGEL, S.C.
Dirección de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación y Desarrollo de Personal
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO :
Fecha de elaboración:
19/07/13
No.
Registro
Tipo de
Resguardo*
Responsable/
Puesto
Tiempo de resguardo
Ubicación del
resguardo
1
Programa de Personal
papel
Asistente Administrativo XXXXX
Indefinido
Dirección de Recursos Humanos
2
Control de Asistencia
papel
Asistente Administrativo
XXXXX
Indefinido
Dirección de Recursos Humanos
3
Copia de Constancias
papel
Asistente Administrativo
XXXXX
Indefinido
Dirección de Recursos Humanos
* Papel, electrónico, fotografía, otro
81
Verificación de la Ejecución del
Procedimiento
Capacitación y Desarrollo del
Personal
82
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
CPC RANGEL, S.C. Dirección de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación y desarrollo del Personal
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 ¿Solicitó a las Áreas del IMCPM las necesidades de capacitación?
2
¿Elaboró el programa de capacitación?
3
¿Aprobó el Director General el programa de capacitación?
4
¿Envió información de cursos a las Direcciones del IMCPM?
5
¿Llevó a cabo el control de asistencia?
6
¿Entregó constancia de capacitación al empleado?
7
¿Archivó copia de constancia al expediente personal?
Nombre y firma del verificador
83
Procedimiento
Comunicación Interna
84
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Privado
Direccionamiento al PED
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso
Subproceso
Fecha de elaboración
19/07/13
Unidad Administrativa
Procedimiento
No. de Revisión
00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÓN INTERNA
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer todas las relaciones de carácter laboral entre el personal de la Firma que presta sus servicios, dentro de un clima cordial y ayuda mutua
II. APLICACIÓN ( ) General ( X) Específica Dirección de Recursos Humanos
III. ALCANCE A todo el personal del Crédito Educativo del Estado de Sonora
IV. DEFINICIONES CPCRANGEL.- CPC Rangel, S.C. DRH.- Dirección de Recursos Humanos CGT.- Condiciones Generales de Trabajo B O.- Boletín Oficial D.G. Director General
V. REFERENCIAS - Ley No. 001 que crea la Firma CPC Rangel, S.C. - Reglamento general de la Firma CPC Rangel, S.C. - Reglamento interior del la Firma CPC Rangel, S.C
VI. POLÍTICAS Boletín Informativo elaborado por la Dirección de Recursos Humanos
1. La publicación del boletín será trimestral, distribuyéndose durante la primera quincena del mes.
2. La extensión será de 4 a 8 páginas, en hoja tamaño carta doblada a la mitad.
3. La edición del documento correrá a cargo de la Dirección de Recursos Humanos, con aportaciones del personal de todas las áreas de la Firma.
4. Las aportaciones al boletín se recibirán hasta la primera semana del mes en que se publicará el número correspondiente.
85
Ente Privado
Direccionamiento al PED
Hoja No. 2 de 3
Macroproceso
Subproceso
Fecha de elaboración
19/07/ 13
Unidad Administrativa
Procedimiento
No. de Revisión
00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÓN INTERNA
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
VII. PRODUCTOS
Boletín Informativo
VIII. CLIENTE(S)
Personal de todas las Áreas de la Firma
IX. INDICADORES
1.- No. De boletines impresos / No. de boletines programados en el año
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
XI. ANEXOS Diagrama de Flujo del Procedimiento Comunicación Interna. Inventario de Registros de Procedimiento
Verificación de la Ejecución XII. RESPONSABILIDADES
Directora de de Recursos Humanos y Asistente Administrativo
• Elaborar credenciales e identificadores del personal, de acuerdo con las disposiciones de imagen institucional de la Firma.
• Contar con un medio de información para dar a conocer los trabajos que se realizan al interior de la Firma para dar cumplimiento a su objetivo institucional y a su misión, además de presentar a los empleados información relativa a la gestión de personal y a sus prestaciones.
• Realizar eventos culturales y sociales, que permitan al empleado mejorar su nivel cultural y mantener una amplia comunicación en la Institución.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Director de Rh Asistente
Administrativo
1. Invita al personal del Instituto a participar 1.1 Invita al personal a participar en el boletín. 1.2 Recibe de los empleados su aportación, ejem: fotos y diferentes reseñas de los sucesos y/o eventos más sobresalientes en su área.
Asistente
Administrativo Director de Rh
2. Elaboración del Boletín 2.1 Integra la información que contendrá el boletín. Da formato, se revisa sintaxis y ortografía, así como la disposición gráfica del boletín trimestral. 2.2Revisa y, en su caso, aprueba la edición final y reproducción del boletín.
Boletín Trimestral
Asistente
Administrativo
3. Impresión el Boletín. 3.1 Forma paquetes para cada área administrativa. 3.2 Elabora oficio de entrega 3.3 Entrega paquetes al Director de área para que sea distribuido entre los empleados. 3.4 Archiva el oficio de entrega, recabando firmas de recibido en copia de oficio
Oficio de entrega
86
Pág. 52 de 58
Diagrama de Flujo
Comunicación Interna
87
Se invita al Se recopila Se reciben Elaboración del Se revisa y se Impresión del personal a información de los aportaciones de Boletín pasan con el DG Boletín.
colaborar en el eventos colaboradores para su boletín aprobación.
CPC RANGEL, S.C.
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: CPC Rangel, S.C. Hoja 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Recursos Humanos Fecha de elaboración: 19/07/13 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comunicación Interna Fecha de revisión: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 00-00-001 19-07-13/01DRH-06
INICIO
A
Se forman
A paquetes para
cada área del Instituto
Se elabora oficio Se entregan
paquetes a directores de área
para su distribución
FIN
88
Inventario de Registros
Comunicación Interna
89
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO
CPC RANGEL, S.C.
Dirección de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comunicación Interna Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO :
Fecha de elaboración: 19/09/13
No.
Registro
Tipo de
Resguardo*
Responsable/
Puesto
Tiempo de resguardo
Ubicación
del resguardo
1
Boletín Trimestral
papel
Asistente
Administrativo XXXXX
Indefinido
Dirección de Recursos Humanos,
Archivo
2
Oficio de entrega
papel
Asistente
Administrativo XXXX
Indefinido
Dirección de Recursos Humanos,
Archivo
*Papel, electrónico, fotografía, otros.
90
Verificación de la Ejecución del
Procedimiento
Comunicación Interna
91
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
CPC RANGEL, S.C. Dirección de Recursos
Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comunicación Interna Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 ¿Realizó la invitación al personal para participar en la elaboración del boletín?
2
¿Recibió información y material de las áreas IMCP para integrar el boletín
trimestral?
3
¿Revisó y aprobó la edición del boletín?
3
¿Elaboró el oficio de entrega para los Directores de cada área?
4
¿Entregó boletín a todas las unidades administrativas?
5
¿Archivó el Oficio de entrega del Boletín?
Nombre y firma del
verificador
92
CONCLUSIONES.
En el presente trabajo, se analizaron las causas de los principales problemas
existentes en el trabajo dentro de la firma. De igual manera se analizó las
responsabilidades que debe tener cada uno de los empleados que conforman
dicha firma.
Siendo así, vimos conveniente realizar y poner en práctica los manuales de
procedimientos propuestos en los procedimientos llevados a cabo por los
empleados.
Se observó a lo largo del desarrollo, la necesidad que existía, una fuerte
problemática dentro del ambiente de trabajo en la firma donde se brinden
responsabilidades por igual dependiendo los niveles jerárquicos para la realización
de las actividades implantadas por los directivos de la misma. Se rescata también
el positivismo e interés que muestra el personal para dar solución a todo lo
anteriormente expuesto.
Se obtuvieron resultados claros al servir de vínculo entre los directivos y los
empleados que buscaban soluciones a sus problemas, permitiendo que se
pusieran en contacto con sus jefes inmediatos atráves de los manuales
administrativos.
Se dio orientación a varios empleados dando a conocer sus responsabilidades
existentes dentro de la firma.
Sin duda el avance de mayor relevancia, fue el elaborar diferentes manuales
administrativos para que sean llevados en los diferentes departamentos existentes
dentro de la firma.
93
La firma tiene el reto de:
Llevar a cabo evaluaciones constantes dentro de los empleados, para así saber
las deficiencias existentes en el momento.
Poner en práctica lo expuesto dentro de los manuales administrativos.
Proporcionar un mejor servicio eficiente y suficiente en mejores plazos.
Llegué a la conclusión de que existe una nueva forma de llevar un proceso de
estabilidad en un ambiente armonioso y sobre todo respetando el trabajo uno del
otro, sobre todo poniendo en práctica todas y cada una de las responsabilidades
que tenemos como empleados dentro de la firma para que este sea más preciso,
contundente y de la mejor manera, forma y con calidad.
RECOMENDACIONES.
Recomendación 1
Se recomienda la aplicación de los manuales administrativos aquí presentados ya
que nos pueden ayudar bastante en el conocimiento de las actividades que debe
desarrollar cada nivel jerárquico.
Recomendación 2
Capacitación constante al personal, ya que con las reformas a la ley o
simplemente reforzar algunos temas utilizados día con día es importante se
dominen dichos temas y así tener al personal en el mismo nivel de conocimientos
o puedan responder a lo que su nivel requiera.
94
Recomendación 3
Realizar diferentes actividades a lo largo del año para la integración en el personal
y esto conlleve a un ambiente armonioso entre ellos, ya que a veces por la carga
de trabajo es difícil convivir fuera de trabajo entre los empleados.
Recomendación 4
Los directivos de la firma deberán tener en cuenta cada una de las actividades que
debe realizar cada empleado dependiendo el nivel jerárquico que este tenga y así
exigir que las lleve a cabo y evitar la carga para solo algunos.
Recomendación 5
Es importante analizar cada curriculum y realizar exámenes y/o entrevistas a los
candidatos que se deseen contratar para que demuestre que verdaderamente
tienen conocimientos en el área, para así evitar unas malas contrataciones y no
apoyen al personal.
95
GLOSARIO.
Jerarquía: Es el criterio que permite establecer un orden de superioridad o de
subordinación entre personas, instituciones o conceptos. Tiene un uso frecuente
en las clasificaciones mitológicas y teológicas; y se aplica a todo tipo de ámbitos
(físicos, morales, empresariales, etc.). Es una habilidad que nos permite organizar
o clasificar datos en diferentes niveles desacuerdo a las funciones de una
organización.
Adiestramiento: Es la acción que se efectúa para adquirir una determinada
destreza, habilidad o capacidad o para el desarrollo de la misma.
Concernir: Tocar a una persona una responsabilidad u obligación, o una cosa que
tiene interés para ella.
Coadyuvar: Contribuir o ayudar en la realización de algo o en el logro de alguna
cosa.
Descentralización: Puede entenderse bien como proceso o como forma de
funcionamiento de una organización. Supone transferir el poder, de un gobierno
central hacia autoridades que no están jerárquicamente subordinadas.
96
Cúmulo: Conjunto de cosas sin orden. Unión o suma de muchas cosas materiales
o inmateriales.
Vicisitud: Sucesión de unas cosas a otras muy diferentes. Alternativa de sucesos
prósperos y adversos. Se emplea más en plural y hace referencia, generalmente,
a la alternancia de sucesos prósperos y sucesos adversos. Los sinónimos solo
designan una alteración o una modificación en el curso normal de un suceso.
Senior: Es una palabra de origen latino que significa "mayor". El término opuesto
es junior.
97
BIBLIOGRAFÍA.
1. Gómez Ceja (1997) Sistemas Administrativos, Editorial MC Graw Hill, México,
D.F.
2. Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (1996) Metodología para el desarrollo de
estudios organizacionales, Editorial FCA-UNAM, México, D.F.
3. Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (1996) Organización de empresas,
análisis diseño y estructura, Editorial FCA-UNAM, México, D.F.
4. Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (1997) Manuales administrativos: guía
para su elaboración, Editorial FCA-UNAM, México, D.F.
5. Rodríguez Valencia, Joaquín (2004) Como elaborar y usar los manuales
administrativos, Editorial Thomson Learning, México, D.F.
98
CIBERGRAFÍA.
http://www.wordreference.com
http://www.cpcrangel.com/intro.php
http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada
http://www.rae.es/rae.html