diseÑo de salida del sistema
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DISEÑO DE
SALIDA DEL
SISTEMA
Análisis y Diseño de
Sistemas de Información I I
DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMA
ADRIANA CONSTANZA PAVAS
DIANA MARCELA HERNÁNDEZ AMAYA
EDWIN DIDIER CASAS
LUZ ESTELLA BARRIOS DELGADILLO
SANDRA GÓMEZ PALACIOS
Profesor
Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Ingeniero de Sistemas
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
2016
INTRODUCCIÓN
Las salidas en cualquier sistema de información es uno de los
requisitos más importantes para los usuarios de dicho sistema,
ya que de no resultarles útil podrían desistir de su uso
fracasando inevitablemente.
Estas salidas pueden tomar muchas formas: la permanente
tradicional de los reportes impresos y la fugaz, así como las
pantallas, micro formas y sonidos.
Por ello es indispensable identificar, detallar y especificarle a
cualquier usuario la capacidad de un Sistema para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior.
La calidad de las salidas en cualquier sistema de información
es uno de los requisitos más importantes para los usuarios de
dicho sistema, es indispensable identificar, detallar y
especificar las necesidades de los usuarios, con el objeto de
lograr desarrollar salidas eficientes y eficaces.
Cómo diseñar la salida que produce un sistema de información,
cómo utilizar los requerimientos identificados; qué decisiones
debe tomar quien diseña el sistema, opciones de las cuales
dispone y cómo elegir y especificar tal opción son algunas de
las temáticas que abarca esta presentación.
1. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA CONCEPTO.
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para
generar la información procesada hacia el exterior, bien sean
datos de entrada o resultados. Generalmente la salida de
un Sistema de Información puede constituir la entrada a
otro Sistema de Información o módulo, en este caso,
también existe una interface automática de salida; Por
ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene
una interface automática de salida con el Sistema de
Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los
movimientos procesales de los clientes.
En el diseño de la salida, se seleccionan métodos para representar la
información y se crean documentos, informes u otros formatos que contienen información producida por el sistema. Las
especificaciones de las salidas se desarrollan durante el diseño
lógico del Sistema de Información, ya que representan la
característica más importante para el usuario, pues, si la salida no
responde a sus expectativas al usuario le resulta un sistema inútil.
Los métodos de salida varían a lo largo de los sistemas. Para algunos,
como un informe de inventarios de la cantidad de mercancía, el
sistema del computador, bajo el control del programa, nada mas consulta los datos que se tienen a mano en el almacenamiento, y los
ensambla en una forma que sea presentable. Otra salida puede
requerir procesamiento sustancial, antes de que esté disponible
para utilizarlo.
Durante el diseño se debe decidir cuándo imprimir, desplegar o
presentar la salida en forma audible, ya que de esta
decisión dependerá el costo y mantenimiento del sistema así como su operatividad.
A cerca del término de salida
Una salida, es aquella que se entrega al usuario por
medio de un Sistema de Información, donde los
datos requieren un procesamiento extenso antes
que se conviertan en salida adecuada.
Las salidas también son útiles y esenciales para
asegurar el uso de un Sistema de Información, la
cual comprende varios objetivos que un analista de
Sistemas trata de obtener cuando diseña la salida.
La salida pueden tomar muchas formas, la
permanente tradicional de los reportes impresos y
la fugaz, tal como la de las pantallas VDT, micro
formas y sonido.
Una salida se usa para denotar cualquier
información producida por un sistema de
información, ya sea impresa o en una pantalla que
será entregada a los usuarios.
El término salida se usa para denotar cualquier
información producida por un sistema de
información, ya sea impresa o en una pantalla que
será entregada a los usuarios.
Algunos datos requieren un procesamiento extenso
antes de que se conviertan en salida adecuada, y
otros datos son guardados y considerados salida
cuando se les recupera con poco o ningún
procesamiento.
La salida puede tomar muchas formas, la
permanente tradicional de los reportes impresos y
la fugaz, tal como la de las pantallas VDT, micro
formas y sonido.
Los usuarios dependen de la salida para realizar
sus tareas, y frecuentemente juzgan el mérito de
un sistema únicamente por su salida.
2. OBJETIVOS DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
En el Diseño de un Sistema de Información es importante que
cada actividad que desarrolla el Sistema este acorde
con sus objetivos, para que el sistema sea funcional, en
este caso las Salidas del Sistema.
Para que las Salidas sean útiles y esenciales, debemos trazarnos
los siguientes objetivos:
1. Para que sirvan al
propósito deseado.
Toda Salida debe tener un
propósito.
Si la salida no es funcional, no
debe ser creada, por los
costos de tiempo y materiales
de las salidas.
No es suficiente que se ponga
a disposición de los usuarios
un reporte o pantalla debido a
que sea tecnológicamente
posible de hacerlo.
El analista de sistemas es
quien debe en la fase de
análisis determinar cuáles
propósitos aplicará a la hora
de ejecutar una Salida.
Parte de la tarea del diseño de salida es decidir la
cantidad de salida que sea correcta para los usuarios.
3. Entrega de
salida
adecuada.
Como regla útil, hay que tener en cuenta que el
sistema debe proporcionar lo que cada persona
necesita para complementar su trabajo.
Hay que tener en cuenta los tomadores de decisiones,
cuando hay que decidir la cantidad de salida, aunque
frecuentemente ellos no necesitan gran cantidad de
salida, en especial si hay una forma fácil para accesar
más.
2. Para que se ajuste
al usuario.
Es difícil personalizar una salida para
muchos usuarios, porque con un gran
sistema de información sirviendo a
muchos usuarios habrá que tener en
cuenta muchos propósitos.
Se deben diseñar con base en
entrevistas,
consideraciones de
costos
prototipos, de esta forma se
salidas
usuarios,
que atiendan
y de
diseñan
aunque no todos las
necesiten y las prefieran.
Hablando en términos generales, es
posible crear salidas siempre y cuando
sea crea específicamente para el
usuario, y cuando se les diseñada para
un sistema de soporte de decisiones
altamente interactivo.
4. Asegurándose
que se
encuentre
donde se
necesita
Hace referencia a la salida impresa en papel,
desplegada en pantallas, difundida por bocinas y
guardadas en micro formas.
Para hacer usada y útil, la salida debe ser presentada
al usuario adecuado, por este motivo se debe
asegurar primero que las salidas estén revisadas por
los tomadores de decisiones, Sin importar qué tan
bien estén diseñados los reportes, porque de lo
contrario no tendrán ningún valor.
5. Entrega de las
salidas a tiempo
6. Selección del
método de Salida
La Temporalización adecuada
de la salida puede ser crítica
para las operaciones de
cualquier negocio, por este
motivo en esta fase del ciclo
de vida del desarrollo del
sistema, se debe tener en
cuenta qué salida es
necesaria, y en qué momento
es preciso para distribuirla al
usuario y con qué frecuencia
se debe hacer.
Además hay que tener en
cuenta a cerca de quién está
recibiendo la salida, y
preocuparnos que la
distribución se haga dentro
del tiempo establecido para
esa salida.
Este es otro de los objetivos
en el diseño de salida, donde
la salida puede tomar muchas
formas como reportes en
papel, información en
pantallas VDT, audio con
sonidos digitalizados que
simulan voz humana y micro
formas.
Aquí se debe pensar cómo la
función influencia la forma y
cómo el propósito pretendido
influencia el método de salida
que es escogido.
Por lo tanto, los analistas
deben decidir cuándo
imprimir, desplegar o
presentar su salida en forma
audible.
3. IDENTIFICACIÓN LAS NECESIDADES DE SALIDA DEL SISTEMA
El término salida se usa para denotar
cualquier información producida por un
sistema de información, ya sea impresa o
en una pantalla que será entregada a los
usuarios. Los usuarios dependen de la
salida para realizar sus tareas, y
frecuentemente juzgan el mérito de un
sistema únicamente por su salida.
Es muy importante tener en cuenta este
proceso, pues de la calidad de información
que ingresa a un sistema se puede valorar
la calidad de información que sale de ella.
Crear manuales de usuario u otros documentos, que contenga la información acerca del sistema y el modo de operar.
Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.
Disponer la presentación de la información en un formato aceptable.
Determinar las necesidades de los
Identificar porqué, para qué, cómo, cuándo, dónde, justificación yobjetivos del Sistema de Información.
Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.
Estipular qué información presentar.Decidir si la información será
presentada en forma visual, verbal oimpresa y seleccionar el medio de
salida.
Tipos de salida
La salida siempre será un resultado de computadora.
La salida puede ser:
• Un reporte.
• Un documento.
• Un mensaje.
De acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida
puede ser impresa o presentada en una pantalla.
Salida Interna
Salida Externa
La salida interna incluye diversos reportes para los tomadores de decisiones. Estos reportes van desde los reportes cortos de
resumen (por ejemplo, un reporte que sintetice los totales de
ventas mensuales) y los reportes detallados (Por ejemplo, un
reporte de las ventas semanales por vendedor).
Cuando salen de la organización – Terceros
Este tipo de salida es muy familiar, ya que se presenta en
anuncios, recibos, cheques de pago, reportes anuales, etc. Estas
poseen instrucciones para que sean usados de forma adecuada.
Mucha salida externa contiene el logotipo y colores corporativos de la compañía.
Contenido de la Salida
Aspectos importantes en la Salida
El contenido de la salida tiene su origen en las fuentes:
Recuperación de un dispositivo de almacenamiento.
Transmisión desde un proceso o actividad del sistema.
Directamente desde una fuente de entrada.
1. Quiénes recibirán la salida: usuarios internos y externos.
2. Cuál es el uso que se le pretende dar: el uso determina el
contenido, la forma y medio a utilizarse para su generación.
3. Cuántos detalles son necesarios: la cantidad de datos
sugiere si deben emplear métodos de impresión o de presentación en una pantalla.
4. Cuándo y con qué frecuencia es necesaria la salida: las
oportunidades de salida son determinadas por el diseño del
sistema. Pueden aparecer en mayor o menor frecuencia de
acuerdo con ciertas condiciones establecidas. 5. Qué método utilizar: impresa o presentada en pantalla.
Factores a considerar al seleccionar la Tecnología de Salida.
1. ¿Quién usará la salida?
2. ¿Qué tantas personas necesitan la salida?
3. ¿Dónde se necesita la salida?
4. ¿Cuál es el propósito de la salida?
5. ¿Cuál es la velocidad a la que se necesita la salida?
6. ¿Con qué tanta frecuencia se necesitara la salida?
7. ¿Qué tanto será o deberá ser guardada la salida?
8. ¿Bajo qué reglamentos especiales es producida, guardada
y distribuida la salida?
9. ¿Cuáles son los costos iniciales y recurrentes de
mantenimiento y artículos de consumo?
10. ¿Cuáles son los requerimientos ambientales (ruido,
temperatura, espacio, cableado, etc.) de tecnología de
salida?
Comparación de Método de Salida
4. PRESENTACIÓN DE LA INFORMATION
La forma en que se presenta la información determinará si la
salida es clara y comprensible, si los detalles son convincentes
y si la toma de decisiones se efectúa con mayor rapidez y
exactitud.
Existen varios lineamientos para presentar la información al
usuario, el analista debe utilizar el que más le convenga
al usuario para hacer uso de esa información.
En los sistemas de información basados en computadora el formato gráfico constituye un área en continuo crecimiento gracias a la
existencia de software muy poderoso y de bajo costo que produce
diagramas y gráficas de alta calidad, y que además permite usar
datos provenientes de las bases de datos.
Las gráficas pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con
varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficadores o
producirse transparencias de color por medio de cámaras especiales
que pueden conectarse a la computadora.
Tipos de Gráficas
Gráficas de curvas: Éstas gráficas pueden ser utilizadas por
ejemplo, para señalar el aumento en los gastos de los sistemas de producción, mercadotecnia y solicitudes de personal, dando realce a
la tendencia global de los gastos, además de indicar qué categoría
de gasto es la que presenta el mayor cambio.
Gráficas de sectores: describen partes de un todo que guardan
relación con un desarrollo o actividad en particular.
Gráficas de áreas: muestran cambios en el desempeño a lo largo de
varios períodos de tiempo.
Gráficas de barras y escalones: Estas muestran cambios en
categorías. Miden puntos de dato desde la escala horizontal hasta el
nivel apropiado de la escala vertical. Cada período puede ser discreto,
como en las gráficas de barras, o puede mostrarse de lado a lado, como en las gráficas de escalones. Con frecuencia, se superponen
varios objetos para comparar las categorías de un año a otro.
Mapas: Estos pueden mostrar con eficacia variaciones a través de
distintas zonas geográficas. Los mapas generados por computadora tienen la misma efectividad para mostrar las ventas o la penetración
en el mercado.
Por qué emplear gráficas
11. Facilidad para la presentación efectiva de datos
• Las gráficas son más adecuadas para
detectar tendencias en el desempeño
de la empresa.
• Facilita las comparaciones.
• Ayudan a recordar grandes cantidades
de datos asentados en una serie de
reportes.
12. Manejo del volumen de información
• Separa la información en grupos más
pequeños, lo que permite recordarlos
y comprenderlos con mayor facilidad.
• La información fragmentada aísla los
elementos y facilita su comparación.
13. Satisfacción de preferencias personales
• Se debe preparar la información de
acuerdo a las necesidades de un
campo determinado u ambiente
específico.
• Es importante utilizar formatos de
presentación que resulten familiares.
Estándares para el diseño de gráficas
Todo reporte gráfico en forma impresa o de
pantalla debe incluir un título y la fecha en
que se preparó.
Añadir números de páginas para una serie
completa.
Colocar el texto en un sitio que facilite su
legibilidad.
Para los datos verticales, las etiquetes deben
colocarse en forma horizontal teniendo
cuidado de evitar detalles en exceso. Es
conveniente colocar un espaciamiento entre
una y otra etiqueta para aumentar la claridad.
El valor de los datos debe colocarse en el
extremo de la barra.
Todos los ejes horizontales y verticales deben
ser proporcionales al igual que sus etiquetas.
Se pueden utilizar tipos en negritas, itálicas o
subrayados para recalcar las frases o palabras
importantes.
Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo
de mayúsculas en palabras, títulos o pies de
figura extensos, ya que disminuye la claridad.
Emplear la misma tipografía.
Para qué se emplean las gráficas?
tanto, la información fragmentada aísla los elementos y
facilita su comparación.
Facilidad para la presentación efectiva de datos: Las
gráficas son más adecuadas para detectar tendencias en el
desempeño de la empresa y facilita las comparaciones,
además ayudan a recordar grandes cantidades de datos
asentados en una serie de reportes.
Satisfacción de preferencias personales: Se debe
preparar la información de acuerdo a las necesidades de un
campo determinado u ambiente específico. También es
importante utilizar formatos de presentación que resulten
familiares.
Manejo del
en
volumen
grupos
de información: Separa la
información más pequeños, lo que
recordarlos y comprenderlos con mayor facilidad.
permite
Por lo
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Para dar la tabulación de datos, se deben tomar los siguientes aspectos
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5. DISEÑO DE LA SALIDA IMPRESA
Se deben hacer salidas impresas cuando sea absolutamente necesario, ya que el desarrollo de un sistema de información debe reducir y no aumentar, el número de reportes impresos de la organización.
Usando la información obtenida por medio de la fase de determinación de requerimientos de información, y habiendo decidido el uso de salida impresa, el analista de sistemas se encuentra listo para comenzar el diseño físico.
La fuente de información a ser incluida en los reportes es el diccionario de datos.
La salida impresa se especifica cuando ocurre la necesidad de enviar por correo un documento ya sea para un cliente o proveedor, imprimir un registro de datos o notificar cierta información, o para hacer llegar al mismo tiempo un gran volumen de información a varias personas.
La fuente de información que se incluye en los informes es el diccionario de datos, los informes entran en tres categorías:
Detallado, excepción y resumen, los informes detallados imprimen una línea del informe para cada registro en el archivo maestro. Estos se usan para enviar por correo a clientes, enviar informes de calificación del estudiante, imprimir catálogos,
etc.
Las pantallas de consulta han remplazado muchos informes detallados. Los informes de excepción imprimen una línea para todos los registros que cumplen un conjunto de condiciones, tal como qué libros están retrasados en una biblioteca o qué estudiantes están en el cuadro de honor.
Normalmente éstos se usan para ayudar a gerentes operacionales y al personal de oficina para poner en funcionamiento un negocio. Los informes de resumen imprimen una línea para un grupo de registros y se usan para tomar decisiones, tal como qué artículos no están vendiendo y cuáles sí.
Reportes Impresos
Entre las situaciones más representativas donde debe considerarse el uso de formas pre impresas, se encuentran las siguientes:
Convenciones para la presentación de Datos…
Información variable
X: carácter alfabético o especial;
9: número
Información constante
Escrita tal como debe aparecer impresa
Métodos para la Salida Impresa
Todos los métodos de impresión utilizan una impresora de computadora para colocar la información de salida sobre el papel
donde se imprime el reporte.
También debe considerarse la salida en película cuando se desea
una salida impresa y no es rentable hacerlo en papel.
Todas las características de la salida impresa también se
encuentran disponibles en microfilmes o microfichas, que son los
dos métodos para producir salida en película.
También es posible utilizar formas especiales; una de las más
comunes es la forma pre impresa que se diseña para incluir
símbolos especiales y marcas registradas de la organización, y
se imprime con varios colores, los que dependen de los
requerimientos establecidos por el analista o usuario.
Algunas formas utilizadas por las organizaciones tienen un
formato tradicional que permanece sin cambios, aun cuando
se introduzcan sistemas de cómputos. Estas son pre impresas con la finalidad de mantener características estándares.
El empleo de formas pre impresas aumenta en gran medida el costo del papel, en ocasiones lo duplican, los analistas deben tener buenas razones para recomendar su uso. Estos deben ser:
• Encabezados • Datos y detalles • Resúmenes • Lineamientos • Los reportes y documentos deben estar diseñados para
leerse de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. • Todas las páginas deben tener un título y un número de
página además de mostrar la fecha en que fue preparada la salida.
• Se deben de evitar las abreviaturas. • Reglamentos o requerimientos legales que obligan su
uso. • La inclusión del logotipo de la organización, una marca
registrada o un símbolo que debe estar incluido en la forma.
6. DISEÑO DE LA SALIDA DE PANTALLA
Es Cualquier tipo de información que el sistema genera y entrega al
usuario puede ser externo o interno. La salida de sistema de pantalla
se ha convertido en un método de salida muy popular, porque es
silenciosa, ágil, y ofrece la posibilidad de interactuar con el usuario. Es ideal para mostrar información que sólo se consultará una vez y
que no requerirá almacenarse, es decir, presenta información
efímera, usada para tomar decisiones momentáneas.
Un buen sistema de diseño de salida de pantalla debe tener los siguientes objetivos:
Ventajas
Las salidas por pantalla tienen la desventaja del espacio comparada con
las salidas impresas, además los usuarios saben buscar la información en un reporte impreso (saben voltear las paginas, etc.), en cambio no podemos suponer esto cuándo se diseñan pantallas.
En este diseño se incluyen el uso de gráficas e iconos, existen diversas formas de presentar la información por pantalla, la más usada es a través del uso de ventanas.
Hay ventanas estáticas y ventanas de aparición repentina, las estáticas se utilizan para mostrar alguna información que el usuario requiera, en cambio las de aparición repentina sirven para pedir información, dar advertencias o incluso mostrar errores.
La salida de pantalla difiere de la salida impresa, y por lo tanto es efímera. Está más enfocado hacia el usuario. Está disponible en momentos más flexibles. No es portátil en la misma forma y veces no puede ser cambiado por
medio de interacción directa.
Determinaciones Para realizar el diseño una plantilla, se
necesita determinar los datos que estarán
incluidos en el reporte. El análisis de
requerimientos proporciona esta
información y el diccionario de datos contiene la información descriptiva
necesaria. Las plantillas de los reportes
pueden formarse a partir de las plantillas de pantallas.
El diseño de una pantalla está compuesta
por diferentes áreas, éstas son: Secciones de una pantalla
Diseño de pantallas múltiples
Diseño de ventanas
Capacidades de ventanas Criterios de diseño para ventanas
CONCLUSIONES
Durante el proceso de diseño de salida debemos tomar muy en
cuenta la participación del usuario, el cual es fundamental para el
desarrollo del sistema. Es necesario que el usuario interactúe en
todos los pasos del diseño.
Las especificaciones de las salidas se desarrollan durante el diseño
lógico del sistema de información.
Las salidas de un sistema de información resulta para el usuario la
característica más importante, es por esta razón que si la salida no
cumple con sus expectativas el proyecto podría no tener éxito. Es
necesario desarrollar los métodos de salida que comuniquen la
información con mayor efectividad.
La información presentada en formato tabular podría resultar más
apropiada para información de contabilidad, pues este método se
recomienda cuando se necesitan detalles concretos como totales y
subtotales.
Para presentar información en la que se señalen las tendencias y
se efectúen comparaciones al mismo tiempo, existen las gráficas
de sectores, curvas, escalones, barras y mapas, facilitando
recordar grandes cantidades de datos.
Las salidas se generan a través de variados medios como
impresoras, cámaras e impresoras de tarjetas. Hoy día son
empleadas las impresoras láser por su velocidad y la integración
eficiente de las gráficas.
El diseño de la plantilla puede ser manual o por computadora. Allí
se marcan valores que son constantes y los variables; además se
indican los resúmenes, los totales y las marcas de control para
enfatizar puntos específicos de información.
BIBLIOGRAFÍA
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MORENO MARTÍNEZ, Gerardo. Análisis y diseño de sistemas [en
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[consultado el 22 de abril de 2016]. Disponible en <http://148.202.148.5/cursos/cc321/fundamentos/unidad4/tema4_
4.html>
Análisis y Diseño de Sistemas: By Kenneth E. Kendall, Julie E.
Kendall Sesión, 13 Cap. 11 2005
http://analisisleninhernandezabundi.blogspot.com/2010/05/blog-
post_21.html
http://galeon.com/rcruz0423/docs/clase7p2.pdf
http://exa.unne.edu.ar/informatica/anasistem1/public_html/Temas/
Temas_10.pdf