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Diseño de Procedimientos
UNIVERSIDAD DEL BÍO-BÍODEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Sistemas de Información
DISEÑO EXTERNO
Cómo será construido el S.I. desde el punto de vista del usuario.
Considerar los procesos computacionales como “Caja Negra”
- DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
Diseño de formularios/documentos
Diseño de Sistemas de codificación.
- REQUERIMIENTOS Y/O CONDICIONES PARA EL DISEÑO
INTERNO.
Definir Información que manejará el S.I.
INSTRUMENTO QUE DESCRIBE LOS PASOS A SEGUIR PARA CUMPLIR UNA FUNCION ADMINISTRATIVA.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEFINICIONES
OPERACIONES :
Es una acción administrativa simple ejecutada por una persona de acuerdo a una orientación superior.
ACTIVIDAD :
Es un conjunto de operaciones combinadas con un fin específico, realizado por una o más personas, en un solo lugar y de acuerdo a una norma escrita que la especifica.
PROCEDIMIENTO :
Es una secuencia detallada de las actividades y de los flujos de información que las relacionan, que deben ser ejecutadas en una o varias unidades organizativas como parte del cumplimiento de sus funciones.
VENTAJAS
Facilita la uniformidad de acción
Efectos negativos por relevo de personal se minimizan
Instrucción de personal nuevo se facilita y se acelera
Apoya o establece buena base para el control de las operaciones.
Ayuda a la evaluación del trabajo.
Permite detectar errores, inconsistencias o cuellos de botella en los flujos de información o actividades.
QUE SE DEBE TENER CLARO(Para especificar un procedimiento)
¿QUE SE DEBE HACER?
Significa precisar su objetivo y coordinarlo con el resto de la acción administrativa
¿QUIEN LO HACE?
Significa identificar a los responsables de las operaciones ya sea unidades organizativas, cargos o personas.
¿COMO HAY QUE HACERLO?
Significa reconocer las actividades a ejecutar, los documentos que se emplean y los flujos de información o de material que deben ocurrir.
CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROCEDIMIENTO
1. PRECISION
LENGUAJE O SIMBOLOIGÍA ADECUADA
2. SENCILLO
TODOS DEBEN ENTENDERLO DE LA MISMA MANERA.
3. INTEGRIDAD
DEBE ABARCAR TODAS LAS TAREAS COMPROMETIDAS EN
LA ACTIVIDAD.
IMPORTANTE
EL DIAGRAMA RESULTANTE DEBE SER FACIL DE ENTNDER Y AL INTERIOR DE UNA INSTITUCION SE DEBE UTILIZAR UN SOLO TIPO DE SIMBOLOGIA PARA QUE TODOS TRABAJEN HACIENDO USO DEL MISMO LENGUAJE.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EXISTEN PROCEDIMIENTOS :
GENERALES : DESCRIBEN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTER-AREAS.
INTERNOS : DESCRIBEN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE UN AREA
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SON UTILES´PARA :
PERSONAS NUEVAS EN LA FUNCION
QUIENES REALIZAN AUDITORIAS,
ASESORIAS, SISTEMAS DE INFORMACION.
ESTABLECER RESPONSABLES EN PROCESOS
INTER-AREAS.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DESCRIBE EN FORMA
GRAFICO-NARRATIVA :
Para qué, Qué, Quien, Circunstancia condicionantes
(lógica, de tiempo, de lugar), Cómo se cumple una función.
DISEÑAR UN PROCEDIMIENTO
IMPLICA DEFINIR :- Tareas Involucradas
- Secuencia entre tareas
- Oportunidad de realización
- Recursos Humanos, Logísticos, etc. Necesarios para
implementarlos.
- Unidad Administrativa donde se realizan las tareas.
- Cargos o funciones involucrados.
- Formularios, Documentos, Archivos que se utilizan.
- Características operacionales de los formularios, etc.
(volumen, oportunidad, frecuencia, formato, contenido).
- Interrelación entre formularios y las unidades
Administrativas, Funciones.
PROCEDIMIENTOS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO
1° REALIZAR LAS TAREAS QUE SE PRETENDEN REFLEJAR
EN ESTE.
2° ESPECIFICARLO (DIAGRAMARLO Y/O ESCRIBIRLO).
3° SEGUIR EL PROCEDIMIENTO ESPECIFICADO PARA
PROBARLO.
EXISTEN BASICAMENTE TRES FORMAS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO :
- NARRATIVOS
- ESQUEMATICOS O GRAFICOS
- MIXTOS.
RECOMENDACIONES GENERALES
- NO ESPECIFICAR NOTAS EN LA ESCRITURA DE UN PROCEDIMIENTO
LA SECUENCIA DEBE SEGUIR FIELMENTE LA DE LOS PASOS PARA
REALIZAR LA TAREA.
- CADA PASO DEBE DISPONER DE UN PARRAFO SEPARADO Y SI UN
PASO LOGICO, CLARAMENTE DEFINIDO, TIENE UN CIERTO NUMERO
DE SUBDIVISIONES DEBEN APARECER TANTOS SUBPARRAFOS,
DENTRO DEL PARRAFO, COMO SUBDIVISIONES EXISTAN EN LA
DESCRIPCION DE LA TAREA.
- NO DEBE INTENTARSE CONSEGUIR EXPRESIONES LITERARIAS PERO SI
CALIDAD EN LA ESPECIFICACION TECNICA.
. LA ESPECIFICACION DEBE SER FACIL DE ENTENDER Y ESTANDAR
PARA TODOS. ( === >UTILIZAR UNA SOLA SIMBOLOGIA Y/O
NORMATIVA).
Simbología
FLUJO / TRANSFERENCIA
DOCUMENTOS
PROCESO
ARCHIVAR
SACAR DE ARCHIVO
CONECTOR DENTRO DE PAGINA
CONECTOR FUERA DE PAGINA
DECISION
DISKETTE
TERMINAL