directriz dgabca-0016-2018 lineamientos para la ... · directriz dgabca-0016-2018 san josé, 04 de...

Dirección: Edificio Wimmer, Calle 11, Avenida 10, Distrito Catedral, Barrio La Soledad; 100 metros al este de Acueductos y Alcantarillados, Paseo los Estudiantes San José, Costa Rica – Tels.: (506) 2256-9669 / 2256-9678 / 2256-9644 – Correo: [email protected] – Pág. Web www.hacienda.go.cr

DIRECTRIZ DGABCA-0016-2018

LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME ANUAL DE BIENES DEL

PERIODO 2018 DE: Fabián David Quirós Álvarez

DIRECTOR GENERAL PARA: Ministros(as)

Ministerios del Poder Ejecutivo Máximos Jerarcas Órganos Desconcentrados de la Administración Central

Cc: Encargados de Bienes Unidades de Administración de Bienes Institucionales Proveedurías Institucionales Ministerios del Poder Ejecutivo y Órganos Desconcentrados de la Administración Central Miembros, Comisión de Coordinación de la Administración Financiera, Ministerio de

Hacienda FECHA: 04 de diciembre de 2018 ASUNTO: Lineamientos para la presentación del Informe Anual de Bienes del periodo 2018

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131; conforme con el artículo 142 de su Reglamento, se les recuerda la obligación de presentar ante esta Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), dentro de los primeros quince días del mes de enero del 2019, es decir, a más tardar el 15 de enero del 2019, el Informe Anual de Bienes correspondiente al ejercicio económico 2018. Dicho Informe deberá ser remitido únicamente por medio electrónico, en formato Pdf, al correo electrónico [email protected], debidamente firmado digitalmente por el jerarca de la respectiva institución. Asimismo, el documento también deberá aportarse en formato Word y en Excel los reportes de respaldo, según la información que se detallará a continuación, con base en la que debe ser elaborado dicho Informe.

http://www.hacienda.go.cr/

mailto:[email protected]

Directriz DGABCA-0016-2018 San José, 04 de diciembre de 2018

Dirección: Edificio Wimmer, Calle 11, Avenida 10, Distrito Catedral, Barrio La Soledad, 100 metros al este de Acueductos y Alcantarillados. Paseo de los Estudiantes San José, Costa Rica – Tel:(506) 2256-9669 / 2256-9678 / 2256-9644 – Correo: [email protected] – Pág. Web: www.hacienda.go.cr

Pág. 2 de 13

Para los efectos dichos, con fundamento en las potestades conferidas a la DGABCA, en el artículo 99 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131, y concordantes de su Reglamento, así como otra normativa conexa, a continuación se establecen los lineamientos para la elaboración del Informe Anual de Bienes, detallando la información que debe contener, y ser cumplidos sin excepción por cada institución. 1. INFORMACIÓN DEL INVENTARIO DE BIENES DEL PERIODO 2018 Y SUS VARIACIONES.

1.1. Detalle del inventario actualizado de los bienes de la institución, acumulado al 31 de diciembre del

2018; aportando los reportes generados del sistema SIBINET, que respalden esta información y toda la que se incorpore al Informe. Los reportes que se requieren para este punto son:

Reporte Bienes Patrimoniables por Clase, con corte al 31/12/2018. Reporte Bienes Patrimoniables por Clase, con corte al 31/12/2017. Reporte Detalle bienes por tipo (uso anual), Año presupuestario 2018. Reporte Detalle bienes por tipo comparativo con el año anterior (uso anual), Año

presupuestario 2018. Es responsabilidad exclusiva de cada institución, que la información registrada en el sistema SIBINET, de los bienes muebles e inmuebles que conforman su patrimonio, sea veraz, completa, y esté depurada, de conformidad con la normativa, directrices emitidas y coordinaciones realizadas por esta DGABCA a través del año. Los ministerios que tienen órganos adscritos que reportan sus bienes a través del inventario del respectivo ministerio, deben presentar la información tanto en forma consolidada como separada. Para los efectos, el sistema SIBINET cuenta con los reportes “Bienes patrimoniables por clase (adscritas uso trimestral y anual)” y “Detalle bienes por tipo (filtro de adscritas uso anual)”, que permite dicha separación. Los reportes indicados pueden accederse a través del navegador Google Chrome, en la dirección https://sibinet.hacienda.go.cr/SIBINET/. Una vez que se ingresa, se selecciona la opción “Reportes”, luego “Reportes Informes DGABCA”, que desplegará el menú de reportes, incluyendo los indicados anteriormente, como se ilustra a continuación:


https://sibinet.hacienda.go.cr/SIBINET/

http://172.18.190.50/reportserver/?%2fReportes+para+presentaci%c3%b3n+de+informes+DGABCA&rs:Command=ListChildren



Pág. 3 de 13




Pág. 4 de 13

1.2. Certificación que haga constar el registro en el sistema SIBINET, del 100% de los bienes muebles e inmuebles que conforman el patrimonio de la institución, detallando cantidades y valores, según el formato que se adjunta en el Anexo 1. Deberá ser firmada digitalmente por el Encargado de Bienes, como responsable de la información que consigna este documento.

Se reitera la obligación de toda institución, de tener registrado en el sistema SIBINET, el 100% de sus bienes patrimoniales.

1.3. Con base en el reporte consolidado “Detalle bienes por tipo (uso anual)”, presentar un informe

sobre la situación de los bienes de la institución en el año 2018; para las variables: cantidad, valor de adquisición, depreciación acumulada y valor en libros, utilizando el formato presentado en el Anexo 2.

1.4. Con base en el reporte comparativo “Detalle bienes por tipo comparativo con el año anterior

(uso anual)”, realizar el análisis y explicar las variaciones que tuvo el inventario de bienes, en relación al periodo anterior (2017), indicando el origen de los cambios, ya sea por altas (especificando si se debe a compras, donaciones, etc.); o bajas (igualmente detallando qué tipo de bajas); en ambos casos con las respectivas cantidades y montos. Se solicita utilizar el formato presentado en el Anexo 3.

Se reitera que debe elaborarse el informe de variaciones, haciendo un análisis comparativo de los cambios que se dieron entre los inventarios del año 2018 y el pasado (2017), explicando el origen de los movimientos generados. Siendo así, se requiere que en este apartado se especifique claramente las modificaciones originadas en donaciones, destrucciones y otros. Asimismo, si la institución cuenta con bienes inmuebles, debe brindar un detalle de los movimientos que tuvieron estos bienes (adquiridos, vendidos, dados de baja, trasladados) durante el periodo 2018. Si no tiene bienes inmuebles, o teniendo, no hubo variación alguna de los mismos, indicarlo expresamente.




Pág. 5 de 13

2. INFORMACIÓN ADICIONAL QUE DEBE PRESENTARSE EN EL INFORME ANUAL DE BIENES. 2.1. Informe de Obras o Construcciones en Proceso. Se debe presentar un informe con el resumen de la situación de las obras o construcciones en proceso ejecutadas, con corte al 31 de diciembre del 2018, así como las que concluyeron durante el periodo, según los cuadros que se muestran en el Anexo 4. 2.2. Informe de Inventario de Armas. Se debe presentar un informe del valor del inventario de armas con que cuenta la institución, según el siguiente detalle:

Saldo al 31/12/2017

Adquisiciones del periodo 2018 (compra, donación, decomiso y otro)

Bajas del periodo 2018 (destrucción, donación, robo, pérdida)

Saldo al 31/12/2018 2.3. Informe de Bienes Dados en Concesión. Las instituciones que tengan bienes dados en concesión, deben informarlo, detallando lo siguiente:

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

BIENES EN CONCESIÓN REGISTRADOS EN EL SISTEMA SIBINET

Nº DE PLACA DESCRIPCIÓN VALOR DE

ADQUISICIÓN CONCESIONARIO

PLAZO DE LA CONCESIÓN

2.4. Informe de Bienes Demaniales. Las instituciones que tengan bienes demaniales, deben detallarlos, informado lo siguiente:




Pág. 6 de 13


BIENES DEMANIALES REGISTRADOS EN EL SISTEMA SIBINET

Nº DE PLACA DESCRIPCIÓN VALOR DE ADQUISICIÓN

3. OTRAS INDICACIONES Se reitera que es el máximo Jerarca de la Institución, el que debe suscribir el Informe Anual de Bienes del 2018, tal como lo establece la normativa vigente, por lo que se recomienda tener presente la planificación operativa requerida, los tiempos para firmas y demás formalidades que se deban atender, para garantizar la oportunidad en la remisión del Informe que nos ocupa. Se reitera que no se deben presentar informes impresos, sino digitales, a través del correo electrónico [email protected]. Cualquier consulta puede ser canalizada a través del respectivo funcionario(a) enlace de la Dirección de Fiscalización de Adquisiciones y Registro de Bienes de esta DGABCA. Se solicita a todos los jerarcas y encargados de las Unidades de Administración de Bienes Institucionales, tomar las medidas pertinentes para que al 31 de diciembre del año en curso, estén registrados en el sistema SIBINET, todos los bienes adquiridos en el año 2018; no obstante, se informa que el sistema permanecerá habilitado hasta el 09 de enero del 2019, para que las instituciones que tengan pendiente algún registro, puedan concluirlo. A partir de las 8:00 horas del día 10 de enero del 2019, se inhabilitará el sistema SIBINET. Por otra parte, se les recuerda si los reportes que respaldan la información del Informe, son generados antes del cierre del Sistema, después de emitidos, no deben realizar ningún movimiento en el SIBINET. Esta DGABCA comunicará oportunamente la fecha en que se habilitará nuevamente el sistema SIBINET.


mailto:[email protected]



Pág. 7 de 13

4. INFORMACIÓN QUE DEBEN PRESENTAR SOLO LOS MINISTERIOS, PARA LA CONTABILIDAD NACIONAL.

Con el Informe Anual de Bienes se requiere que los ministerios del Poder Ejecutivo, únicamente, sin considerar los órganos desconcentrados; presenten la información que se detallará en este apartado, para ser entregada a la Contabilidad Nacional. La información debe organizarse en forma clasificada y totalizada por clase de activo, conforme información contenida en el sistema SIBINET. Para mayor facilidad, se adjuntan a esta Directriz los formatos requeridos, en Excel. Si para cada uno de los casos que se citarán, la institución no tiene ningún activo en esa situación, debe indicarlo expresamente.

4.1. Propiedad, planta y equipo que están afectos como garantía al cumplimiento de determinadas obligaciones. Se refiere a activos que están dados en garantía como respaldo de alguna operación bancaria u otra deuda.

4.2. Valor en libros de los activos fijos que se encuentran temporalmente fuera de servicio. Se refiere a aquellos activos que no están en uso por alguna razón, por ejemplo, a la espera de un repuesto para reparar algún vehículo, maquinaria o equipo; o que no se haya brindado la capacitación necesaria a los funcionarios, sobre el manejo de un equipo, entonces, mientras tanto el mismo esté sin uso. Para clasificar los activos bajo este título, se debe tener la certeza que una vez corregida la situación, dejarán de estar ociosos.

4.3. Valor de bienes que estando totalmente depreciados están todavía un uso. Se refiere al valor de adquisición con que se registró el bien.

4.4. Activos dados en concesión. Brindar el detalle de los bienes que se encuentran en esta condición.

4.5. Detalle de activos donados por la institución. Aclarar si existen bienes no patrimoniales donados, que no afectan los registros contables, además, aportar el número de Acta de donación, el beneficiario de la donación y el listado de los bienes donados en el periodo correspondiente.

4.6. Los incrementos o disminuciones resultantes de las revaluaciones.

4.7. Las partidas de propiedad, planta y equipo que hayan sufrido pérdidas por deterioro. Se refiere a bienes que por alguna razón no están siendo utilizados, y como consecuencia se están deteriorando, pero que podrían ser reutilizados si fueran reparados. Se diferencian de los bienes temporalmente fuera de servicio, en el hecho que éstos no generan pérdida por deterioro.




Pág. 8 de 13

ANEXO 1

CERTIFICACIÓN DE BIENES INFORME ANUAL DE BIENES 2018

(NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN)

Quien suscribe, XXXXXX, XXXXX, (calidades) ___________, certifica: PRIMERO: Que a la fecha de la presente certificación, la información del 100% del inventario de bienes muebles con que cuenta esta Institución, se encuentra registrada en el sistema SIBINET. El 100% del inventario de bienes muebles de la Institución consta de _______ bienes,1 y se encuentran registrados en el sistema SIBINET con un valor de adquisición total de ¢________________2, depreciación acumulada de ¢_________________3 y valor en libros de ¢_______________4,. SEGUNDO: Que a la fecha de la presente certificación, la información del 100 % del inventario de bienes inmuebles con que cuenta esta Institución, se encuentra registrada en el SIBINET El total del inventario de bienes inmuebles de la Institución consta de _______ bienes,5 y se encuentran registrados en el sistema SIBINET con un valor de adquisición total de ¢________________6, depreciación acumulada de ¢_________________7 y valor en libros de ¢_______________8. TERCERO: Certifico que toda la información contenida en el Informe Anual de Bienes, al que se adjunta la presente certificación, es veraz, confiable y actualizada, sobre los bienes patrimoniales con que cuenta la Institución que represento.

Se extiende la presente certificación a solicitud de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en la ciudad de XXXX, a las XXX horas, del XXX de enero del dos mil diecinueve, para efectos de acreditar la exactitud y veracidad de la información del inventario de bienes de esta Institución, registrado en el sistema SIBINET.

_________________________________________________

NOMBRE Y CARGO DE QUIEN FIRMA (Firma y sello del Encargado de Bienes de la Institución o representante de la Institución)

1 Indicar cantidad total de bienes muebles que constituyen el patrimonio de la Institución. 2 Indicar valor de adquisición total de los bienes muebles registrados en SIBINET. 3 Indicar valor de depreciación acumulada de los bienes muebles registrados en SIBINET. 4 Indicar valor en libros acumulado de los bienes muebles registrados en SIBINET. 5 Indicar cantidad total de bienes inmuebles que constituyen el patrimonio de la Institución. 6 Indicar valor de adquisición total de los bienes inmuebles registrados en SIBINET. 7 Indicar valor de depreciación acumulada de los bienes inmuebles registrados en SIBINET. 8 Indicar valor en libros de los bienes inmuebles registrados en SIBINET.




Pág. 9 de 13

ANEXO 2

FORMATO PARA INFORME CONSOLIDADO POR INSTITUCIÓN

(NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN) Se presenta la información consolidada de los bienes de la Institución al 31 de diciembre del 2018, registrados en el sistema SIBINET.

AQUÍ SE INCLUYE EL SIGUIENTE CUADRO CONSOLIDADO GENERADO DEL SISTEMA


REPORTE TOTAL DE BIENES PARA EL PERIODO 2018

DETALLE CANTIDAD VALOR

ADQUISICIÓN DEPRECIACIÓN

ACUMULADA VALOR EN

LIBROS

Otros Bienes Muebles

Semovientes

Vehículos

Intangibles

Bienes Inmuebles

Terrenos

Otros

TOTALES

El Ministerio XXX (o Institución) cuenta con un total de XXX bienes, de los cuales XXX corresponden a bienes muebles, representando un XXX% del total de sus bienes, y XXX a bienes inmuebles (SI APLICA), que representan el XXX% del total de bienes de la Institución.

El valor de adquisición del total de los bienes es de ¢XXXXXXX, donde ¢XXXXXXXX corresponde a los bienes muebles, un XXX% y ¢XXXXXX a los bienes inmuebles, un XXX%. La depreciación acumulada del total de los bienes es de ¢XXXXXXXX, donde ¢XXXXXXXX corresponde a los bienes muebles, un XXX% y ¢XXXXXX a los bienes inmuebles, un XXX%. El valor en libros del total de los bienes es de ¢ XXXXXX, donde ¢XXXXXXXX corresponde a los bienes muebles, un XXX% y ¢XXXXXX a los bienes inmuebles, un XXX%. Los bienes muebles están conformados por:




Pág. 10 de 13

Otros Bienes Muebles: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

Semovientes: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

Vehículos: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

Si el rubro de vehículos incluye otro equipo de transporte, se debe separar y realizar las aclaraciones correspondientes; como se indica a continuación: Se aclara que el rubro de vehículos refleja un total de XXXX, no obstante, entre éstos se encuentran XXX bienes (detallar según el caso. Ejemplos: perras, bote inflable, motores fuera borda, cuadraciclo), que si bien se clasifican en la partida de equipo de transporte, no corresponden propiamente a vehículos automotores. Estos bienes representan ¢XXXXXX del valor de adquisición del rubro de vehículos, ¢XXXXX de la depreciación acumulada y ¢XXXXXX del valor en libros.

Intangibles: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

CUANDO LA INSTITUCIÓN TENGA BIENES INMUEBLES.

Los bienes inmuebles de la Institución están conformados por:

Terrenos: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes inmuebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

Otros (edificios, XXXX): con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes inmuebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

Además, si la institución tiene bienes en desuso, debe indicar las gestiones que realiza para darlos de baja del sistema SIBINET. Si hubiera alguna otra información relevante que deba ser incorporada o explicada, a criterio de la institución, se incluye.




Pág. 11 de 13

ANEXO 3

FORMATO PARA INFORME COMPARATIVO POR INSTITUCIÓN

(NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN) De conformidad con la información generada del sistema SIBINET, para establecer los cambios en el inventario del Ministerio de XXXXXX (o Institución), entre el periodo 2017 y el periodo 2018, se tiene lo siguiente:

AQUÍ SE INCLUYE EL SIGUIENTE CUADRO COMPARATIVO GENERADO DEL SISTEMA


RESUMEN COMPARATIVO DE INVENTARIO 2017 - 2018

DETALLE CANTIDAD VALOR EN LIBROS

2.017 2.018 2.017 2.018

Otros Bienes Muebles

Semovientes

Vehículos

Intangibles

Bienes Inmuebles

Terrenos

Otros

TOTALES

En el cuadro anterior se observa que en el año 2017, se reportó una cantidad total de bienes de XXX, con un valor en libros total de ¢XXXXXX. En el año 2018 la cantidad total de bienes es de XXX, con un valor en libros total de ¢XXXXXX. Por lo tanto, se dio un incremento (disminución) en el total de bienes de XXX entre los periodos 2017 y 2018, representando un XXX%; asimismo, un incremento (disminución) de ¢XXXXX en el valor en libros total, entre un año y otro, representando un XXX%.

Variación de los bienes reportados para el periodo 2018, en relación con el informe de bienes reportados en el año 2017.

Es importante señalar que el total de bienes reportados en el Informe Anual de Bienes del año 2017 fue de XXX, reflejándose ahora un total de XXX, por lo tanto, existe una diferencia de XXX bienes (más o menos). Esta situación se genera por altas (inventario inicial, donaciones) o bajas (donación, destrucción, hurto, entre otras) registradas durante el año 2018, que afecta el inventario de bienes reportado al 31 de diciembre del 2017.




Pág. 12 de 13

SE INCLUYE LA JUSTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN PARA DICHAS VARIACIONES

Variación de los bienes entre los periodos 2017 y 2018.

- BIENES MUEBLES. El total de bienes muebles tuvo una variación en cantidad entre el 2017 y 2018 de XXX bienes, representando un XXXX% y en el valor en libros de ¢XXXX, un XXXXX%. A continuación se analizan las variaciones de cada uno de los rubros que conforman el grupo de bienes muebles.

SE DEBE ANALIZAR CADA RUBRO E INDICAR LA VARIACIÓN Y A QUÉ SE DEBE. SE PUEDE UTILIZAR LA SIGUIENTE SECUENCIA.

Otros Bienes Muebles: El rubro con mayor variación fue el de XXXXX, pasando de XXX a XXX bienes, con

un incremento del XXX%. Asimismo, el valor en libros pasó de ¢XXXXX a ¢XXXXX, con un incremento (disminución) del XX%. Esto se debe a XXXXXXX.

Semovientes: Por otra parte, los semovientes tuvieron un incremento de XXXX, un XXX%

Vehículos: Los vehículos se incrementaron en XXXX bienes, un XXX%, lo cual se justifica en XXXXXX.

Intangibles:

- BIENES INMUEBLES. El total de bienes inmuebles tuvo una variación en cantidad entre el 2017 y 2018 de XXX bienes, un XXXX% y en el valor en libros de ¢XXXX, un XXX %. A continuación se analizan las variaciones de cada uno de los rubros que conforman el grupo de bienes inmuebles.

Terrenos: XXXXXXXX

Otros (edificios, XXX): XXXXX Para todo cambio o movimiento realizado al rubro de terrenos y edificaciones, como traslados, ventas, baja por duplicidad, modificación al valor adquisitivo, se deberá indicar el número de placa del bien que fue afectado y la justificación de respaldo del movimiento.




Pág. 13 de 13

ANEXO 4

FORMATO PARA INFORME DE OBRAS Y CONSTRUCCIONES EN PROCESO

Nombre de la Institución

Informe de Obras y Construcciones en Proceso - Año 2018

Nombre del Proyecto Partida

Presupuestaria Fecha de Inicio Costo Proyecto

Porcentaje de Avance

Nombre de la Institución

Informe de Obras y Construcciones Concluidas - Año 2018

Nombre del Proyecto Partida

Presupuestaria

Fechas Número de

Placa Valor de

Adquisición Inicio Finalización


directriz dgabca-0016-2018 lineamientos para la ... · directriz dgabca-0016-2018 san josé, 04 de...

Documents