Unidades 4 y 5 de Administración

La Dirección y El Control en la Organización.

Maestro: M.G.P. José María Canes Lázaro

Administración.

1 Tipos de Comunicación

1.1

Concepto: se refiere a la comunicación que fluye en una organización de los puestos inferiores a los superiores.

Objetivos: Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización.

1.2 La comunicación ascendente

Concepto: Se refiere a la comunicación que fluye en una organización de los puestos superiores a los inferiores.

Objetivos: la comunicación descendente debe informar a los empleados sobre: Cuál es la función de la empresa, cuáles son sus objetivos, actividad y organización. Cuál es su función en la empresa.

Quién es su superior y su supervisor inmediato, ante quien es responsable. Etc.

1.3 La comunicación descendente

Tipos de medios de comunicación para la comunicación descendente

Algunos canales de comunicación descendente son:

Boletín o periódicos de empresa.

Circulares.

Manuales de empresa.

Tablones de anuncio.

Folletos de bienvenida.

Entrevistas.

Cursos de formación.

Concepto: Se refiere a la comunicación que fluye en una organización entre los puestos del mismo nivel.

Objetivos: Se usa para coordinar tareas (teniendo cuidado con los posibles conflictos que puedan surgir), y para que fluya la comunicación social y emotiva en la organización.

1.4 La comunicación horizontal

1.5 Comunicación Formal

La comunicación formal es aquella que se efectúa y transmite por los canales oficiales de la organización. Sirve para llevar a cabo una mayor precisión organizativa. Se caracteriza porque los procesos y procedimientos están a la luz pública.

Se soporta en los medios escritos y orales.  

1.5.1 MEDIOS ORALES

Entrevistas.Conferencias y reuniones.Comités

1.5.2 Medios escritos

Memorandos.Cartas.Boletines y manuales de la empresa.Informes.Tableros de envíos.

2 TIPOS DE LIDERAZGO

Es el proceso por el que un individuo ejerce influencia sobre las personas e inspira, motiva y dirige sus actividades para que alcancen las metas, la esencia del liderazgo es contar con seguidores.

El liderazgo: Debe incluir a otras personas. Supone una distribución desigual del poder entre

líderes y miembros del grupo. Debe tener la capacidad para utilizar las

diferentes formas de poder y para influir en la conducta de seguidores.

2.1 Definición

Poder: Capacidad de inducir o influir sobre las creencias o acciones de otras personas o grupos.

Autoridad: es un derecho en un puesto para tomar decisiones. La autoridad formal es un tipo de poder basado en el reconocimiento de la legitimidad.

Influencia: hacer que un individuo cambie de opinión o forma de ser.

2.2 Características de un líder:

2.3 Componentes del Liderazgo

Capacidad para usar el poder con eficacia y de un modo responsable.

Capacidad para comprender que los seres humanos tienen diferentes fuerzas de motivación en distintos momentos.

Capacidad para inspirar. Capacidad para actuar en forma tal para

que se desarrolle un ambiente que conduzca a responder a las motivaciones y fomentarlas.

2.4 Tipos de liderazgo

2.4.1 LIDERAZGO DEMOCRATICOEs aquel que prioriza la participación de la

comunidad, permite que el grupo decida por la política a seguir y tomar las diferentes decisiones a partir de lo que el grupo opine.

2.4.2 LIDER LIBERALEste tipo de Liderazgo es conocido también

como "Rienda Suelta", aquí el líder delega las funciones a la comunidad y espera que ellos asuman la responsabilidad, motivación y control de las diferentes situaciones a las cuales se estén enfrentando.

2.4.3 LIDERAZGO AUTORITARIOEste liderazgo está constituido por un líder

que pretende mantener la solidez de su equipo de trabajo, de sus normas, de sus controles sobre el grupo, y de el cumplimiento de su trabajo, basado en una rigurosa autoridad, que no se permite flexibilidad alguna, en ninguno de los casos.

2.4.4 Liderazgo complacienteEste tipo de liderazgo está compuesto por un

líder que siente la necesidad de ser apreciado por todos, y de satisfacer a todos, esto permite que la aceptación por parte del grupo, sea muy favorable para el líder al principio.

2.4.5 El profeta (es un generador de ideas)

Es el visionario que rompe moldes y concentra sus energías en ideas innovadoras que por lo general acaban en el nacimiento de una nueva empresa. Sus características son:

Es sumamente proactivo No escucha a los demás por tener muy fijas sus metas y objetivos Empieza su trabajo con un objetivo en mente Le gusta el cambio y la innovación Corre muchos riesgos Posee ideas visionarias y de largo alcance Está dispuesto a sacrificar grandes cantidades de tiempo y energía

con tal de ver triunfar sus ideas Tiene la costumbre de aislarse durante largos periodos de tiempo

para dedicarse a perfeccionar sus ideas Los demás lo consideran un poco diferente o loco Es una persona muy desorganizada y los detalles le fastidian

2.4.6 El bárbaro (no se detiene por nada)

Es el que domina la crisis, el conquistador que no le importan los medios, alcanza su objetivo a como dé lugar. Sus características son:

Es sumamente Proactivo Empieza a trabajar con un objetivo en mente No escucha a los demás Se siente a gusto y con plena autoridad cuando

toma decisiones Es amigo de la acción y tiene poca paciencia

cuando se trata de administrar Se le acusa de ser autoritario Tiene sensación de urgencia y crisis

2.4.7 El constructor y explorador

Es el que desarrolla los sistemas y las estructuras para el crecimiento de cualquier organización, pasan del orden o a la colaboración y trabajo en equipo. Sus características son:

Disfruta con el trabajo verdadero de su empresa Le gusta que se mida el resultado de su trabajo Escucha antes de ser escuchado Pone en práctica el modelo: ganar-ganar Es un comunicador convincente y entusiasta Opina que su empresa debería dedicar un esfuerzo mayor

para su expansión Le gusta tomar las decisiones con prontitud, actuar y ver los

resultados enseguida No le gustan las comisiones ni perder el tiempo sentado

hablando Considera que su compañía padece un exceso de papeleo

2.4.8 El administrador (no le importa el crecimiento)

Es el que defiende el territorio ganado, acaba con la innovación al implantar sistemas rígidos de control. Sus características son:

Se considera un experto en procedimientos, procesos y sistemas de dirección empresarial

Tiene como prioridades máximas el orden, la coherencia y la actuación armoniosa

Dedica más tiempo a estudiar lo ocurrido, según se refleja en los informes financieros, por ejemplo, que al futuro crecimiento en productos, servicios o clientes

No es Proactivo No tiene a la Calidad como un concepto

fundamental en el desarrollo de la empresa.

2.4.9 El sinergista

Es el mejor tipo de liderazgo. Consiste en equilibrar las características del Profeta, Bárbaro, Constructor y Explorador y el Administrador. Unifica criterios para el desarrollo y crecimiento de la organización. Está libre de tendencias condicionadas hacia un estilo, y ha asimilado los estilos de liderazgo diferentes que la compañía necesita a medida que recorre su ciclo vital. Pero, lo más importante del Sinergista, es que sabe crear la unidad social. El líder Sinergista gobierna la balanza, unas veces añade peso a un lado y otras veces al contrario, siempre atento, siempre procurando nivelar las fuerzas.

3 MOTIVACIÓN

3.1 Definición En psicología y filosofía,

motivación son los estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. Este término está relacionado con voluntad e interés.

Motivación, en pocas palabras, es la voluntad para hacer un esfuerzo, por alcanzar las metas de la organización, condicionado por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad personal.

3.2 LA PIRÁMIDE DE MASLOW.

Maslow dijo que las necesidades humanas forman una pirámide, donde se van satisfaciendo de abajo hacia

arriba. La motivación de los empleados deberá priorizar la satisfacción de sus necesidades inferiores de la pirámide

si quiere que tenga efecto dicha motivación.

3.3 TEORÍA Y DE MC GREGOR

El trabajo intelectual y corporal es natural como el juego o el descanso. El hombre medio

no rechaza básicamente el trabajo, muy al contrario, puede encontrar una satisfacción

total en él.

LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.

3.4 ESTÍMULOS POR SATISFACCIÓN DE NECESIDADES Y SEGURIDAD

DINEROAUMENTOSBONOSFONDO DE AHORROPREMIACIONES POR

RENDIMIENTO

ESTABILIDAD LABORAL.

ASCENSO

EXTENSIÓN DE CONTRATO.

LOS PRINCIPALES ESTÍMULOS EN ESTA CATEGORIA SON EL DINERO Y LA ESTABILIDAD LABORAL.

3.5 ESTÍMULOS ÉTICOS

OPEN HOUSE (CAMPAMENTOS)VISITAS A LA EMPRESAEVENTOS DEPORTIVOSEVENTOS SOCIALES.

Se refiere a aquellos estímulos que permiten percibir al individuo el ambiente adecuado para su desarrollo como persona y coherencia con los principios éticos que posee. Por consecuencia existirá una adecuada conciliación en su vida laboral y familiar.

LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.

3.6 ESTÍMULOS RELATIVOS A LA ESTIMA Y EL RESPETO

RECONOCIMIENTOS MOTIVACIONALESEMPLEADO DEL MESRECONOCIMIENTOS POR ASISTENCIA Y

PUNTUALIDAD.CUMPLEAÑEROS (BOLETOS P/EL CINE,

PASTEL, ETC.)

El individuo necesita experimentar un sentimiento tanto de autoestima por su aportación al logro de los objetivos de la organización o de sus compañeros, como de afecto o estima por parte de los directivos.

LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.

3.7 ESTÍMULOS DE PERTENENCIA AL GRUPO.

CONSIDERADO PARA EQUIPOS DE SOLUCION DE PROBLEMAS

SENTIRSE PARTICIPE DE LOS LOGROS DE OBJETIVOS DE LA EMPRESA.

Para sentirse parte de la organización, la persona debe sentir que existe intereses entre ambas partes.

LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.

3.8 ESTÍMULOS AL LOGRO PERSONAL Y A LA MEJORA CONTINUA.

Están vinculados a la consecución de aspiraciones profesionales y personales, a la existencia continua de retos de mejora que se perciben alcanzables aunque requieran del correspondiente esfuerzo.

•PRODUCCION META

•VENTAS META

LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.

3.9 Estímulos relativos a la cualificación y mejora de la empleabilidad

CURSOS DE CAPACITACION

Está relacionado a la adquisición de experiencia, así como, la mejora de la capacidad del individuo para poder progresar profesionalmente

LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.

3.10 Estímulos relativos al sentimiento de libertad

El nivel de implicación y la capacidad de toma de decisiones de que puede gozar el profesional en el desempeño de su trabajo.

El grado de flexibilidad laboral, que permita la conciliación de la vida laboral con la familiar, o personal en general.

ESTE ESTIMULO TIENE DOS POSIBLES ORIENTACIONES.

LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.

3.11 Estímulos originados por grupos de influencia

Es fundamental el nivel de estimulación positiva o negativa que posean las personas que componen un grupo de influencia para el individuo, ya que influirán a su vez en la estimulación (positiva o negativa) de éste.

LIC. JUAN IGNACIO MARTIN CASTILLA , UNIVERSIDAD DE MADRID.

4 Supervisión

4.1 Importancia y función de la supervisión.Favorecer la dinámica de la empresa.Cuidar la productividad del personal para

lograr los objetivos.La observancia de la comunicación.La corrección de errores.Descubrir y aprovechar nuevas maneras de

hacer las cosas.Reconocer los logros de los empleados.

4.2 SUPERVISIÓN DIRECTA

Se refiere a la supervisión que el dirigente hace sobre sus subordinados de manera personal.

4.3 SUPERVISIÓN INDIRECTAEs la supervisión de los subordinados a través de métodos donde ellos no intervienen, ni los perciben.

Visita con el vendedor: Es ir personalmente con el vendedor para observar su desempeño con los clientes.

Visita aleatorias al cliente: Consiste en visitar a los clientes sin seguir ningún orden para preguntarles acerca del trato ofrecido por su organización.

Llamadas de teléfono: Son las llamadas realizadas a los clientes para saber el trato que están recibiendo de la organización, o a los trabajadores para saber como se están desempeñando.

Correspondencia o mails: Es el control sobre la correspondencia y los mails para saber que están siendo realizados de manera correcta y que no se haga uso inadecuado de ellos por parte de los empleados.

4.4 Técnicas de supervisión

5 EL CONTROL EN LA ORGANIZACIÓN

Definición: Es aquel control que se realiza por si solo, sin la participación de ninguna persona.

Ejemplos:El control de acceso que graba todas las

personas que pasan por él y las horas a las que pasan.

El control que se hace la impresora cuando la enciendes, o el mensaje que te da si se atasca el papel.

5.1 Control automático

Por proceso entendemos la combinación global de personas, equipo, materiales utilizados, métodos y medio ambiente, que colaboran en la producción. El comportamiento real del proceso -la calidad de la producción y su eficacia productiva- dependen de la forma en que se diseñó y construyó, y de la forma en que es administrado. El sistema de control del proceso sólo es útil si contribuye a mejorar dicho comportamiento.

5.2 Control de Procesos

5.2.1 Información sobre el comportamientoEl proceso de producción incluye no solo los

productos producidos, sino también los “estados” intermedios que definen el estado operativo del proceso tales como temperaturas, duración de los ciclos, etc.

Si no se toman las medidas adecuadas y oportunas, todo el trabajo de recogida de información será un trabajo perdido.

5.2.2 Actuación sobre el proceso

Las actuaciones sobre el proceso están orientadas al futuro, ya que se toman en caso necesario para impedir que éste se deteriore.

Debe llevarse un control sobre el efecto de estas medidas, realizándose ulteriores análisis y tomando las medidas que se estimen necesarias.

5.2.3 Actuación sobre la producción

Las actuaciones sobre la producción están orientadas al pasado, porque la misma implica la detección de productos ya producidos que no se ajustan a las especificaciones.

El Control del Proceso centra la atención en la recogida y análisis de información sobre el proceso, a fin de que puedan tomarse medidas para perfeccionar el mismo.

5.3 Control de Resultados

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

Implica que se han reunido datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.

5.3.1 DESVENTAJA

El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

5.3.2 EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO

Es una evaluación más formal del trabajo de los empleados por parte del gerente. Se llevan acabo evaluaciones más sistemáticas del rendimiento. Las evaluaciones formales de este rendimiento son también muy variadas:

5.3.2.1. Ensayos escritos: hacer en un escrito debilidades, fortalezas y sugerencias para un empleado.

5.3.2.2. Incidentes críticos: El evaluador relata incidentes que muestren la eficacia o ineficacia de un empleado.

5.3.2.3 Escalas gráficas de calificación: Calificar aspectos influyentes del trabajo de un empleado con escala ascendente.

5.3.2.4. Escalas de clasificación basadas en el comportamiento: El evaluador califica a los empleados de acuerdo con comportamientos específicos en el trabajo.

5.3.2.5 Comparaciones interpersonales: El evaluador califica a los empleados, comparándolos entre si.

5.3.2.6. Objetivos: Evaluar a los empleados, de acuerdo con los objetivos que la empresa se halla propuesto a alcanzar.

5.3.2.7. Retroalimentación de 360 grados: Revisión encaminada a la evaluación del rendimiento procedente de una retroalimentación.

5.4 Medición del DesempeñoEl término de Medición del Desempeño

implica la contabilidad sistemática y controlada de indicadores que revelan los cumplimientos de las metas de una institución. Es decir, se mide la efectividad y la eficacia de una gestión administrativa.

Los indicadores son medidos en unidades reales y cuantificables que permitan observar el cumplimiento de las metas.

La medición del desempeño es una herramienta útil y valiosa para la consecución de metas, pudiera, por el contrario, convertirse en un sistema burocrático, en un anexo improductivo de la administración.

Los indicadores para la medición del desempeño se establecen en todo el espectro de la gestión.

Habrán indicadores que midan la satisfacción cotidiana de servicios y, al mismo tiempo, indicadores que midan la eficiencia y la eficacia de los servicios.

Más aún, habrán indicadores que se aproximen a medir la calidad de vida comunitaria de los residentes.

Así se constituye un sistema de medición global.

Los resultados de la medición del desempeño no representan, por sí mismos, un fin.

Son herramientas que permiten la toma acertada y económica toma de decisiones que impactan la gestión de la institución.

5.4.1 Tipos de indicadores:

De rendimiento: Miden los productos cotidianos cuantitativamente.

De eficiencia: Miden, primordialmente, el tiempo de la prestación en las unidades de producción.

De eficacia: Miden la calidad de los productos. Aglutinan la cantidad con el tiempo de respuesta.

De comparación: Compara mediciones en períodos o situaciones similares.

De resultados: Son los indicadores que miden si las acciones están concretando la visión del administrador.

Definición:Son aquellas evaluaciones que se hacen con medidas en números o cantidades.

Ejemplos:Una encuesta donde nos tienen que decir en

una escala numérica que les ha parecido la atención de nuestra organización.

Un reporte del volumen de ventas de un vendedor.

5.4.2 Bases cuantitativas

Definición: Son las que se refieren a cualidades. Se trata de aspectos que no son cuantificados directamente. Se trata de opiniones, percepciones o juicio de parte de la gente sobre algo.

Ejemplos:Opiniones que recaba el jefe en una junta sobre

el desempeño de un trabajador.Una encuesta sobre gustan mucho o poco los

productos de nuestra empresa, sin indagar cuanto.

5.4.3 Bases cualitativas

Las bases cuantitativas las usaremos cuando queramos precisión, podamos gastar algo más de dinero y de tiempo.

Las bases cualitativas las usaremos en medios informales, cuando queramos hacer un juicio rápido y aproximado sobre algo.

5.4.4 ¿Cuándo usar unas u otras?

Gracias por su colaboración, sus compañeros se lo

agradecerán.

Bibliografía:Tomado de varios trabajos realizados por los alumnos

de 1 Cuatrimestre del 2009, de Administración, de la Carrera de Desarrollo de Negocios, Área de Mercadotecnia