DIRECCIÓN DE REUNIONES

CONCEPTO

• Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.

TIPOS DE REUNIÓN

• En toda reunión existen tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema.

• De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el director se describen tres tipos de reuniones.

1.- Control del Director sin participación del grupo

• El Director habla todo el tiempo.• El grupo no aporta ideas ni participa en la

discusión.• Las decisiones las toma el Director.

2.- Sin control del Director y con participación del grupo

• No existe tema especifico que tratar.• No hay orientación en la reunión.• El Director permite que los participantes

discutan entre si.• Algunos Directores que no son quienes

deberían de llevar a buen cause la reunión aprovechan la confusión para imponer sus ideas.

3.- Control del Director y con participación del grupo

• Este tipo de reunión es la mas importante e ideal, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas debido a que el mismo grupo ha participado en ellas.

Reunión Eficaz

• Objetivos de la reunión.• Motivación de quien dirige la reunión y de los

participantes de la misma.• La metodología empleada debe facilitar un

clima favorecedor.• El tiempo necesario y ajustado para su

desarrollo.

PREPARAR ORDEN DEL DÍA

• Lugar, Fecha y Hora.• Quien convoca a la reunión.• Propósitos de la reunión.• Nombres de los participantes o referencias.• Funciones de los participantes si fuera

necesario.• Acuerdos.• Conclusiones.

La responsabilidad de la reunión

• Ser consciente de que quien convoca lleva la responsabilidad de la reunión.

• Ser el responsable de crear un ambiente adecuado.• Ser el responsable de posibilitar la participación de

todos los asistentes.• Ser positivo y alentador sobre las cosas que dicen los

asistentes.• Es responsable de resaltar los acuerdos.• Es responsable de anotar la información para

confeccionar el acta de reunión.