gestión de reuniones
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Aspectos básicos para la gestión de reuniones, concepto y tipos de reuniones, el antes, el durante y el después de una reunión, forma de evaluar reuniones, conductas dificiles.TRANSCRIPT
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CURSO TALLER:CURSO TALLER:GESTIGESTIÓÓN DE REUNIONESN DE REUNIONES
Dr. Raúl Suárez ÁlvarezMédico - Administrador de Salud
Mayo del 2009
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PPresentresentáándonosndonos
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AAlgunoslgunos “Acuerdos de Conducta”
En silencioo apagado
Participaciónactiva
Respetar eltiempo
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CConocimientos y Expectativasonocimientos y Expectativas
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Ejercicio Cerebral:Las tres Enfermeras
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CContenido generalontenido general
1. Habilidades Directivas más valoradas.
2. Ejercicio de Brainstorming - Reuniones.
3. Aspectos básicos en Gestión de reuniones.
Ejercicio: Asistencia a reuniones
4. Antes de una reunión. Ejercicio
Convocatoria
5. Durante una reunión. Ejercicio
Identificando conductas difíciles.
6. Después de una reunión. Ejercicio
Evaluación de reuniones.
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Liderazgo yestilos de dirección
Gestióndel cambio
Gestiónde reuniones
Negociacióny conflictos
Manejo deestrés
Comunicaciónefectiva
Uso eficazdel tiempo
HHabilidades Directivas mabilidades Directivas máás valoradass valoradas
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Ejercicio Ejercicio -- BrainstormingBrainstorming““REUNIONESREUNIONES””
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Si usted, pudiera elegir:
¿ DÓNDE QUISIERA MORIR ?
Un escritor argentino contestó:“Si fuera a morir, … quisiera que sea durante una reunión. Allí, el paso entre la vida y la muerte, es casi imperceptible”
…………¿Usted, piensa lo mismo?
DDe nosotros depende cambiar esto:e nosotros depende cambiar esto:
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¿ Por qué convocaría o asistiría a una reunión?
IInvestigando:nvestigando:
¿Es posible gerenciarsin reuniones?
??¿Qué siente cuando es
convocado a una reunión de trabajo?
¿Sabe cómo haceruna reunión efectiva?
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� ¿ QUÉ ES UNA REUNIÓN ?
� ¿ CÓMO SON LAS REUNIONES EN SU INSTITUCIÓN ?
LLas Reunionesas Reuniones
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� La reunión es la acción de
trabajar 3 o más personas frente a
frente.
� Una reunión debería ser la forma
más efectiva de lograr la
interacción y compromiso de
personas hacia un objetivo
determinado.
LLa Reunia Reunióónn
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¿Qué hago yo acá?Si tengo
mucho trabajo
¿A que hora sirvenlas galletas?
¿Ese punto no se agotó la
semana pasada?Seguro que lo que va a decir es incorrecto
Sin embargo, en la mayoría de reuniones ...
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Si las reuniones funcionan bien, son una fuente de energía,
motivación y realización tanto para el grupo como para las personas
Si las reuniones funcionan mal son una pérdida de energía,
tiempo y dinero.
ImportanteImportante
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Ejercicio Grupal: Ejercicio Grupal: Asistencia a ReunionesAsistencia a Reuniones
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Siendo Meser@s o Moz@s
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1. De información
2. De solución de problemas.
3. Creativa
4. Instructiva o formación
5. Toma de decisiones
6. De recogida de información.
7. De negociación
TTipos de reunionesipos de reuniones
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Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni
Posponer los
debates
estratégicos
Analizar las
actividades
semanales y
datos. Resolver
45 a 90
minutos
Serie semanal
Táctica semanal
No cancelarla
aunque no
estén
disponibles
todos los
participantes
Compartir
planes y
actividades
diarias5 minutos
Noticiero relámpago
Repaso diario
Claves
del éxitoFinalidadDuraciónTipo de reunión
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Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni
Salir de la oficina
Centrarse en trabajo y
limitar actividades
sociales.
No cargar el horario en
exceso
Analizar la estrategia,
las tendencias del
sector, personal
clave, desarrollo de
equipo
6 horas o más
1 a 2 díasMiniserie
Repaso Trimestral
Limitarse a uno o dos
temas.
Prepararse e investigar.
Implicarse en conflictos
positivos
Debatir, analizar,
realizar tormenta de
ideas, decidir
cuestiones críticas
que inciden en el
éxito a largo plazo.
2 a 4 horasPelículaEstrategia mensual
Claves
del éxitoFinalidadDuraciónTipo de reunión
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� Para tener reuniones efectivas,
sólo hay dos opciones generales:
Eliminar todas las reuniones innecesarias
Aumentar la efectividad de las reuniones sobrevivientes
1
2
RReuniones Efectivaseuniones Efectivas
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1. ¿Es necesaria esta reunión?
2. ¿Qué estoy intentando conseguir?
3. ¿Es esa razón suficiente para convocar
una reunión?
4. ¿Se puede eliminar la reunión mediante
el uso de otros medios?
5. ¿Puede eliminar su asistencia?
5 P
1Eliminar todas las reuniones
innecesarias
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ANTES DURANTE DESPUES
2Aumentar la efectividad de las reuniones sobrevivientes
TODA REUNIÓN TIENE:
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1ANTES DE LA REUNIÓN
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La madre de Marcela
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No existe una buena reunión sin una buena planificación
El 97% de los fracasos delas reuniones se deben a falta de planificación y preparación. No por la mala relación interpersonal
de los participantes
PPlanificacilanificacióón de la reunin de la reunióónn
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Ejercicio Grupal: Ejercicio Grupal: Convocatoria a una reuniConvocatoria a una reunióónn
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1FINALIDAD
2CONTENIDO
3COLECTIVO
4MATERIAL
5ORGANIZARCONTENIDOS
6LUGAR,
FECHA Y HORA
Planificando:Planificando:AAspectos claves a tener en cuenta:spectos claves a tener en cuenta:
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Reflexionar sobre los asistentes.
Pensar en posibles objeciones.
Preparar en posibles respuestas.
¿A quién va dirigida la reunión?
Colectivo
Se tiene que definir los temas a
tratar en función de los objetivos.
Saber que mensajes se han de
trasmitir.
¿Qué?Contenido
Saber cuál es el objetivo de la
reunión y que beneficios se
obtendrán.
¿Por qué?
¿Para qué?Finalidad
Comentario Preguntas
AAspectos claves:spectos claves:
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Pensar en lugar, día y
horario más adecuado.
¿Dónde?
¿Cuándo?
¿Horario?
Lugar, fecha y hora
Pensar cómo se van a
organizar los temas y que
tiempo se asignará por
cada uno de ellos.
¿Cómo se van a organizar los temas?
Organización de contenidos
Reflexionar sobre la
logística de la reunión. Que
material se distribuirá.
¿Qué documentación se va a repartir a los asistentes?
Material
Comentario Preguntas
AAspectos claves:spectos claves:
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1. Fecha de la reunión
2. Hora de inicio y hora de término
3. Lugar donde se realizará la reunión
4. ¿Quiénes además del convocado, participarán?
5. Objetivo de la reunión
6. Agenda de temas a tratar, con tiempo por tema
7. Envío de información previa
8. Sugerir llevar alguna información particular
Convocatoria a una reuniConvocatoria a una reunióónn
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Ejercicio Grupal: Ejercicio Grupal: Convocatoria a una reuniConvocatoria a una reunióón (2)n (2)
![Page 32: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/32.jpg)
Debemos considerar la:
� “LEY DE LA BANALIDAD” de Parkinson. En toda reunión el tiempo dedicado a un asunto está en relación
inversa a su importancia
� LEY DE LA EFECTIVIDAD. La efectividad de la reunión es inversamente proporcional al número de las
personas que asisten
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1. Selección de un local adecuado.
Verificación
2. Formación e integración de la mesa
principal
3. Ratificación de invitaciones a
personalidades
4. Designación de lugares a ocupar
5. Instalación de equipo de sonido y
prueba previa
AActividades previas al desarrollo de la reunictividades previas al desarrollo de la reunióónn
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6. Instalación de grabadora
7. Colocación de proyector u otros
8. Verificación de material
audiovisual
9. Instalación del servicio de
cafetería
10. Preparación de servicio de
expositores
…………AActividadesctividades previasprevias
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2DURANTE LA REUNIÓN
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1. Introducción
2. Clarificación de expectativas
3. Normas o reglas de juego
4. Mecánica y metodología a utilizar
5. Iniciar el desarrollo de los puntos de agenda
6. Mantenimiento del proceso y chequeo de procedimientos
7. Cierre formal y próximos pasos
8. Evaluación de la reunión
EEstructura de una reunistructura de una reunióónn
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A. Tomar medidas para evitar interrupciones del exterior de la sala.
B. Comenzar y terminar a la hora establecida.
C. Permitir que un participante acuda cuando se le necesite o se vaya al terminar su aportación.
RRecomendaciones durante la reuniecomendaciones durante la reunióón (1)n (1)
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D. Ceñirse a la agenda y evitar pérdida de tiempo.
E. Disposición de la personas en el lugar de la reunión.
F. Empleo de elementos audiovisuales.
RRecomendaciones durante la reuniecomendaciones durante la reunióón (2)n (2)
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G. Esté alerta de la interacción que se
está llevando a cabo.
H. Mantener el ritmo.
I. Saque conclusiones, tome
decisiones; no vuelva atrás.
RRecomendaciones durante la reuniecomendaciones durante la reunióón (3)n (3)
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J. Confié a una secretaria (o) la anotación de acuerdos y tareas: el acta de la reunión.
K. Lea los acuerdos adoptados: Aprobación informal del acta.
L. Cierre la reunión con un comentario positivo.
RRecomendaciones durante la reuniecomendaciones durante la reunióón (4)n (4)
![Page 41: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/41.jpg)
MMalas Pralas Práácticas en una reunicticas en una reunióónn
Llegar tarde
PDA LaptopCelulares
![Page 42: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/42.jpg)
Líder
Moderador
Participante
Redactor
LLos roles en una reunios roles en una reunióón efectivan efectiva
![Page 43: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/43.jpg)
• Los impuntuales
• Los que se van temprano
• Los desmemoriados
• Los dudosos
• Los que mueven la cabeza
• Los desertores
• Los susurradores
• Los conversadores
• Los atacantes
• Los intérpretes
• Los chismosos
• Los sabelotodo
• Los apuntadores
• Los ocupados
• Los que interrumpen
• Los chistosos
CConductas y situaciones difonductas y situaciones difíícilesciles
![Page 44: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/44.jpg)
Ejercicio Grupal: Ejercicio Grupal: Identificando conductas difIdentificando conductas difíícilesciles
![Page 45: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/45.jpg)
No de aquí a la eternidad
PepsiCo
“No siempre es consenso”
Reuniones de“45 minutos”
Robert Kriegel
IIdeas para mejorar reunionesdeas para mejorar reuniones
![Page 46: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/46.jpg)
Reunionesverticales
IBM,
Johnson & Johnson
Los“Reuniómetros”
Instituto Bernie
DeKoven
Uso deTecnógrafo
Otras ideas para mejorar reuniones:
![Page 47: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/47.jpg)
Apagando a los “apaga ideas”
Canicas o cartasen la mesa
Otras ideas para mejorar reuniones:
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3DESPUÉS DE LA REUNIÓN
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A. Revise cuidadosamente el acta:
Concisa, tareas, responsabilidades,
fechas límites, acuerdos.
B. Difundir el acta lo antes posible;
mejor en 24 que en 48 horas.
C. Evaluar la reunión. Difundir
resultados.
D. Seguimiento de acuerdos.
RRecomendaciones despuecomendaciones despuéés de la reunis de la reunióónn
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Ejercicio Grupal: Ejercicio Grupal: EvaluaciEvaluacióón de una reunin de una reunióón de trabajon de trabajo
![Page 51: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/51.jpg)
Hora inicio: Fecha: ………… Hora fin:
Duración: ……… minutos Citada por: Nº de asistentes:
TIPO DE REUNIÓN
Informativa ____ Instructiva_____ Creativa ____ Decisoria____ Consulta ____
MEDICIÓN DE EFECTIVIDAD DE LA REUNIÓN
BAJA EFECTIVIDAD BAJA NEUTRO ALTA ALTA EFECTIVIDAD
Falta de objetivos 1 2 3 4 5 Objetivos claros y específicos
Falta de agenda 1 2 3 4 5 Agenda completa
Inicio y fin a destiempo 1 2 3 4 5 Inicio y fin a tiempo
Interrupciones constantes 1 2 3 4 5 Sin interrupciones
Salirse de los puntos de agenda 1 2 3 4 5 Todo el tiempo se dedica a la agenda
No hacer resumen o conclusiones 1 2 3 4 5 Resumen de cada punto tratado
Falta de Acta 1 2 3 4 5 Actas completas
Poca participación de los asistentes y sin creatividad 1 2 3 4 5 Alta participación de los asistentes con creatividad
Poca satisfacción personal de participar en reunión 1 2 3 4 5 Alta satisfacción personal de haber asistido
No se cumplen los objetivos de la reunión 1 2 3 4 5 Cumplimiento de los objetivos de la reunión
SI Teléf Carta, memo, email
Tomando la decisión sin reunión Juntándola con otra SE HUBIERA PODIDO ELIMINAR LA REUNION:
NO
SI Leyendo la agenda y el acta
Enviando un representante o un informe SE HUBIERA PODIDO EVITAR MI ASISTENCIA: NO
COMENTARIOS:
MMatriz de Evaluaciatriz de Evaluacióón de Reuniones (MER)n de Reuniones (MER)
![Page 52: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/52.jpg)
DeustoJosé María AcostaUso eficaz del tiempo
Editorial
NormaRobert Kriegel
De las vacas sagradas se
hacen las mejores
hamburguesas
Empresa
ActivaPatrick LencioniReuniones que matan
Gestión 2002Oscar ElviraGestión de reuniones
Editorial Autor Título del libro
AAlgunos libros interesantes:lgunos libros interesantes:
![Page 53: Gestión de Reuniones](https://reader034.vdocumento.com/reader034/viewer/2022051323/5485360a5806b5d6588b4753/html5/thumbnails/53.jpg)
Dr. Raúl Suárez Álvarez
[email protected] Cel. 998885369
Un grupo de mentes que piensen juntas, con respeto y consideración, logrará mejores resultados que una persona que piense sola, se trate de quien se trate.