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Dirección de Finanzas

Subdirección de Contaduría

Módulo de Captura de Pólizas

Manual de Operación

Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables

Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 1 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas

Índice:

Objetivo: .......................................................................................................................................................... 2

Consideración antes de empezar la captura. ................................................................................................. 3

Ingresar al menú de actualización del catálogo de responsables. ........................................................ 3

Alta de responsables en catálogo. ......................................................................................................... 4

Modificación de responsables en catálogo. ........................................................................................... 6

Eliminación de responsables en catálogo. ............................................................................................. 7

Consulta de responsables en catálogo. ................................................................................................. 8

Acceso a módulo de captura. ....................................................................................................................... 10

Elementos de Pantalla .......................................................................................................................... 10

Captura de Póliza .......................................................................................................................................... 12

Estructura de datos y valores de captura permitidos en la póliza de registro contable: ..................... 12

Ayuda de catálogos: ............................................................................................................................. 15

Validaciones por campo y globales: ..................................................................................................... 18

Guardar información ............................................................................................................................. 20

Replicación de valores: ......................................................................................................................... 20

Borrado y localización de renglones por hoja. ..................................................................................... 20

Localización de registro por hoja .......................................................................................................... 22

Captura de datos en la sección de autorizaciones. ............................................................................. 23

Modificación de Póliza .................................................................................................................................. 24

Importar Póliza .............................................................................................................................................. 25

Póliza existente. .................................................................................................................................... 30

Póliza con errores. ................................................................................................................................ 31

Póliza importada con éxito. .................................................................................................................. 31

Captura de sección de autorización. .................................................................................................... 32

Eliminar Pólizas ............................................................................................................................................. 35

Reportes ........................................................................................................................................................ 36

Reporte de Validación .......................................................................................................................... 36

Formato de codificación de registro de póliza contable ....................................................................... 37

Reportes de status de pólizas. ............................................................................................................. 38

Bloqueo de Mes ............................................................................................................................................ 40


Objetivo: Contar con un módulo de captura de pólizas de registro contable, que ofrezca una interfaz eficiente y fácil de operar, asimismo permita la incorporación del registro contable mediante la importación de un archivo plano, que tenga origen de un archivo en Excel con una estructura definida.

Evitar la captura en el formato de codificación en Excel, así como la recaptura en el Sistema Contable Institucional (SICONI).


Consideración antes de empezar la captura. El módulo de captura trabaja en base a un catálogo de responsables, es decir, las personas quien serán las encargadas de avalar la póliza como revisoras y autorizadoras. Es recomendable que este catálogo sea definido antes de iniciar la captura, con el propósito que en el momento de que el sistema solicite seleccionar dichos datos ya se encuentren en el catálogo respectivo.

Ingresar al menú de actualización del catálogo de responsables. Ingresar mediante el botón ubicado en el menú principal CATALOGO . (Ver. Fig. A)

Fig. A

En esta opción podrá; (Ver. Fig. B)

Dar de alta (NUEVO) Cambios (MODIFICAR) Dar de baja (ELIMINAR) Emitir reportes (CONSULTA)

Fig. B


Alta de responsables en catálogo. Al dar clic en el botón NUEVO, el sistema mostrará la pantalla de alta, asignado por manera predeterminada la clave ID (número consecutivo de altas) así como la clave delegacional, misma que es asignada en base al centro de trabajo que pertenece la cuenta de usuario.

Los datos que se capturan son: Nombre, Apellidos y Puesto como desea que aparezca en la póliza; y finalmente se selecciona de la lista, la función que desempeñará la persona: (Ver. Fig. C)

1.-Autorizar

2.-Revisar

3.-Ambos

Fig. C

De la selección de RESPONSABLE DE, dependerá en qué catálogo aparecerá (autorizadores y/o Revisores) al momento de su asociación a la póliza en captura o de importación.


En caso de que el alta se haya llevado a cabo satisfactoriamente, el sistema lo notificará, quedando disponible el nombre de la persona para ser usado. (Ver. Fig. D)

Fig. D


Modificación de responsables en catálogo.

Para aplicar un cambio en el catálogo de responsables, dar clic en el botón CATALOGO, posteriormente seleccionar el usuario que se desea cambiar y dar clic en el botón MODIFICAR. (Ver. Fig. E)

Fig. E

En seguida se podrá a su disposición el registro seleccionado y podrá modificar exclusivamente el Nombre, Apellidos, Puesto y RESPOSANBLE DE, y una vez terminado el cambio dar clic en el botón OK. En este instante queda aplicado el cambio. (Ver. Fig. F)

Fig. F

Seleccionar el dato a modificar

Dar clic en el botón MODIFICAR

Dar clic en el botón OK, para aceptar los cambios


Eliminación de responsables en catálogo.

Para aplicar una baja en el catálogo de responsables, dar clic en el botón CATALOGO, posteriormente seleccionar el usuario que se desea borrar y dar clic en el botón ELIMINAR. (Ver. Fig. G)

Fig. G

En seguida el sistema solicitará confirme la eliminación, mostrando los datos a borrar. (Ver. Fig. H)

Fig. H

Seleccionar el dato a borrar

Dar clic en el botón ELIMINAR

El sistema muestra datos e eliminar.


En el caso de que su respuesta sea afirmativa (BORRADO), el sistema mostrará el mensaje de baja: (Ver Fig. I)

Fig. I

Consulta de responsables en catálogo.

Dar clic en el botón CONSULTA, y el sistema mostrará la pantalla que solicita el valor de búsqueda.

El valor de búsqueda puede ser uno o varios campos que componen el registro: (Clave delegacional, Nombre, Puesto y Responsable de).

El o los datos de búsqueda deben ser introducidos con la ayuda de meta caracteres para una búsqueda más exacta y dar clic en el botón OK.

Ejemplo: buscar registros con ID=6. (Ver Fig. J)

Fig. J

Búsqueda por Nombre: * GABINO

Una vez introducidos los valores de búsqueda, dar clic en el botón OK.


Si existe un valor coincidente en el catálogo, el sistema mostrará el primer registro que cumpla la condición (Ver Fig. K), caso contrario muestra el mensaje de inexistencia del registro solicitado.

Fig. K

El sistema muestra el registro que cumple con el criterio de búsqueda.


Acceso a módulo de captura.

Para acceder al módulo de captura de pólizas, deberá ingresar a:

SICONI DEL\POLIZA\CAPTURA POLIZA REG. CONTABLE

Elementos de Pantalla

Fig. 1

Encabezado de póliza: Se definen los datos globales de la póliza.

Cuerpo de póliza: Área de captura del registro contable

Sumatorias automáticas de cargos y abonos.

Pie de póliza: Definición de concepto del registro, así como de las personas que avalan en registro contable.


Elementos de Pantalla

Fig. 2

Captura o modificación de una póliza.

Importar pólizas de un archivo delimitado por comas (CSV).

Borrado de pólizas capturadas o importadas

Imprime listado de validación y/o formato de codificación de registro contable.

Solo Administrador

Altas, bajas, cambios y reportes al catálogo de autorizaciones de pólizas.

Abandona el módulo de captura.

Solo Administrador


Captura de Póliza El módulo de captura está diseñado con una funcionalidad similar a una hoja de cálculo, la cual ofrece ventajas como:

Modificación y eliminación de registros en la misma pantalla. Validación de datos por campo o global mostrados por reporte. Asignar a la póliza, los conceptos y nombres personas que revisan y autorizan Reportes de validación, formato de póliza de registro contable y formato de Cifras Control.

Estructura de datos y valores de captura permitidos en la póliza de registro contable:

No. Campo Descripción Longitud Valores Permitidos Obli-

gatorio Observaciones

1 Tipo Tipo de Póliza 1

A=Abastecimientos. (Remesas de bienes de consumo e inversión) B= Red bancaria G=Rechazos del convertidor de egresos I=Ingresos M=Obra Pública y Activo Fijo N=Prestamos personales y DeudoresP=Pensiones R=Recursos Humanos S=Seguridad e higiene

SÍ

2 No. Número de póliza 6 Números enteros mayores que 0 SÍ

Comienza en 1 por cada mes Para Pólizas delegacionales el usuario captura solo 3 dígitos, el sistema asigna los otros Para Pólizas centrales el usuario captura solo 4 dígitos, el sistema asigna los otros

3 Año Ejercicio Fiscal 4 Números SÍ

4 Mes Mes de registro contable

2 Números SÍ

5 Clave Debe Haber Tipo de Registro 1 1= Cargo 2= Abono

SÍ

6 Cta. Cuenta Contable 4 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ

7 Subcuenta Subcuenta Contable 3 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ

8 Subsubcuenta. Subsubcuenta Contable.

4 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ

9 Subsubsubcuenta Subsubsubcuenta Contable.


Anotar la partida presupuestal en el caso de que la Subcuenta tenga correspondencia con el clasificador por objeto del gasto vigente, caso contrario se anotarán cuatro ceros "0000"

10 Importe Importe del registro contable

12, 2 Números enteros con dos decimales SÍ 12, 2 indica 12 números enteros y 2 decimales más el punto decimal

11 Número Auxiliar Número de Auxiliar para Personas Físicas o Morales

13 Ver Catálogo General NO

Anotar el número de auxiliar (persona física o moral) El número de auxiliar será el mismo que asignó presupuesto a la Cuenta por Liquidar Certificada, excepto para casos de anticipos de gasto, viáticos, pasajes, etc. asignados al personal en cuyo caso, se anotará el número asignado por presupuesto al titular de la subdirección correspondiente.

12 Delegación Clave de la Delegación

2 Ver Catálogo Delegacional Sí

13 UR Clave de la Unidad Responsable

3 Ver Catálogo de Unidades Responsables y Centros de Trabajo

SÍ

14 CT Clave del Centro de Trabajo


SÍ

15 Aux Auxiliar 2 Ver Catálogo de Unidades Responsables y Centros de Trabajo

SÍ


16 Fdo.

Fondo de acuerdo al ingreso y gasto, para dar cumplimiento al artículo 247 de la Ley del ISSSTE vigente

2

0 .-Administración si redistribuir en cuentas de gastos. 00.-Administración 01.-Seguro de Salud 02.-Invalidez y Vida 03.-Prestaciones Sociales y Culturales04.-Riesgos de Trabajo 05.-Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez 06.-Préstamos Personales 07.-Préstamos Hipotecarios y FOVISSSTE 08.-PENSIONISSSTE

SÍ

17 Part.

Partida presupuestal de acuerdo al clasificador por objeto del gasto.

4 Números NO

18 SPart.

Subpartida presupuestal de acuerdo al clasificador por objeto del gasto

3 Números NO

19 TP Tipo de pago del clasificador por objeto del gasto.

2 Números NO

20 CLC Tipo Tipo de Referencia 2

CL= Cuenta por Liquidar Certificada (CLC) DM=Documento Múltiple RO= Remisión Oficial (alta almacén)

NO

21 CLC Número Número de cuenta por liquidar certificada

13 Números NO

22 Documento Tipo Tipo de documento 2

CA= Compromiso de adeudos MC= Modificaciones a CC= Comprobación de gastos MP= Modificación a CP CE= Cheque ND= Nota de devolución CI= Carta de crédito PC= Pedido al comercio CO= Contrato de obra PI= Pedido Internacional CS= Contrato de servicios PT= Orden de trabajo CX= Salida de bienes de inv.(CP-02) RC= Recibo de caja CZ= Gasto pasivo SB= Solicitud de abast.02 DE= Orden de despacho SC= Solicitud de abast.01 (salidas de almacén) SP= Servicio profesional FF= Oficio TE= Documento de Tesorería FP= Fondo presupuestal PY= Proyectos

NO

23 Documento

Número Número de Documento

7 Números NO

24 Capa Histórica u otro Concepto

Capa histórica o centro de trabajo

10 Texto y números NO


Inicio de captura:

Fig. 3

Dar clic en el botón de CAPTURAR MODIFICAR, en seguida se activará la sección de encabezado en la deberá introducir los datos generales de la póliza, en donde los datos que se solicitan son:

Tipo, Número, año y mes de la póliza a capturar, y en relación a la clave de delegación la asigna el sistema, basado en cuenta la cuenta de usuario con que se inició la sesión, y en el caso del número de hoja y renglón, SICONI le asignará el valor consecutivo automáticamente asignando un total de 30 renglones por hoja.

En esta sección, al introducir un dato deberá usar la tecla de tabulador para pasar al siguiente campo, y para regresar podrá hacerlo mediante el ratón, dando clic en el campo deseado.

Fig. 4

Si desea cancelar la captura, dar clic en el botón SALIR y el sistema solicitará confirme la acción, ya que de aceptarlo NO SE GUARDARÁ la información que hasta ese momento haya capturado.

Campos asignados por SICONI

Indicador de Inicio de captura


Ayuda de catálogos:

En el momento de captura y al estar posicionado en alguno de los siguientes campos:

1. Cuenta contable (en cualquier de sus 4 niveles), 2. Unidad Responsable, Centro de Trabajo y Auxiliar 3. Fondo 4. Partida presupuestal, Subpartida y Tipo de Pago.

Podrá acceder a los catálogos de ayuda correspondientes, mediante la combinación de las teclas (Ctrl-T), asimismo el sistema mostrará el aviso cuando el campo tenga disponible un acceso a catálogo. (Ver Fig. 4.1.)

Operación de ayuda de catálogos:

Fig. 4.1

Para facilitar la búsqueda de un dato en el catálogo, se puede especificar un criterio de búsqueda incluyendo meta caracteres:

Aviso que el campo tiene acceso a catálogo

En el caso del catálogo de cuentas, podrá ser visualizado en

orden por cuenta o descripción

En el catálogo de URCT, podrá ser visualizado en orden por

URCT o descripción

En el catálogo de Partidas presupuestales, podrá ser

visualizado en orden de Partida o descripción

Descripción de Claves Capturadas


Ejemplo: buscar cuentas 4202 XXX-000X-XXXX (Ver Fig. 4.2.)

Fig. 4.2

De esta manera se acota la lista de valores para facilitar su elección.

Una vez localizado el dato deseado, deberá seleccionarlo y dar Enter o dar clic en el botón OK, para que el valor sea reflejado en el (los) campo(s) de la póliza en captura.

Se utilizan valores de búsqueda y meta caracteres como ? ó *

Se obtienen los datos acotados para un mejor apoyo de

selección.


Fig. 4.3

Los valores seleccionados en el catálogo de cuentas son

reflejados en la captura de la póliza

Los valores seleccionados en el catálogo de URCT-Aux, son reflejados en la captura de la

póliza

Los valores seleccionados en el catálogo de partidas

presupuestales, son reflejados en la captura de la póliza

El valor seleccionado en el catálogo de fondos, es reflejado

en la captura de la póliza

Descripción de Claves Capturadas


Validaciones por campo y globales: Validación por campo: Para efectuar la validación en el momento de capturar un campo, podrá usar la

tecla Tabulador y en ese momento se aplicará la validación contra el catálogo correspondiente mostrando un mensaje de error y regresando el cursor al campo inicial de la captura del dato erróneo, sin embargo, si lo desea podrá proseguir con la captura de los siguientes datos, y la validación la efectuará de manera global al intentar guardar la póliza.

Existen campos que al momento de ser llenado la totalidad de los caracteres efectuará la validación correspondiente de manera automática y sin necesidad de teclear Tabulador, como es el caso de la cuenta contable (ver fig. 5).

Fig. 5


Validación global: Al momento de guardar la póliza, el sistema efectúa una validación de todos los campos (global) y si en caso de que usted haya capturado valores incorrectos que el SICONI en su momento le notificó, o un su defecto que no le haya notificado mediante el proceso de validación por campo, el sistema le mostrará un reporte de errores, indicando el número de hoja y renglón, así como una descripción de las inconsistencias que fueron detectadas.

Fig. 6

El sistema notificará que la póliza contiene errores, y preguntará si desea realizar el guardado de la información.

En caso de que decida corregir los datos erróneos, deberá dar clic en no y el sistema regresará el cursor a al cuerpo de la póliza, para que usted corrija y reintente guardar la información, para que esta se almacene e identifique bajo un status de “Correcto”.

Si usted decide guardar los datos con error, la póliza será guardada e identificada con un status de “Incorrecto”

Los campos que aplica validación son los siguientes:

Clave D/H. Cuenta Contable. Proveedor Importe (valor diferente cero). UR-CT-AUX. Fondo. Partida, Sub-partida y Tipo de Pago.

Nota importante: Las pólizas que estén almacenadas con status de Error, no podrán ser respaldadas para su integración al cierre contable.

Se inicia la validación al momento de guardar póliza

Reporte indicando la descripción de errores


Guardar información Existen dos maneras de guardar la información capturada:

1.-Guardar y Validar

El botón GUARDAR VALIDAR (Ver fig. 6.1), realiza la validación y el guardado en aplicando las validaciones explicadas en la sección arriba mencionada (Validaciones por campo y globales).

fig. 6.1

2.-Guardar

Si usted desea guardar la información que va capturando, esta opción le permite salvar de manera rápida dando clic en el botón GUARDAR (Ver fig. 6.2) o tecleando simultáneamente CTRAL-G, sin necesidad de abandonar la sesión de captura y de que se muestre el resultado de la validación del sistema, sin embargo, es indispensable que una vez que termine la captura de la póliza, lleve a cabo el proceso de GUARDAR VALIDAR, ya que de no hacerlo la póliza quedará con un estado de incorrecto y no podrá ser integrada al cierre contable.

fig. 6.2

Replicación de valores: Con el propósito de agilizar la captura de un registro a otro, el sistema replica los valores al registro siguiente, esto se consigue al momento de estar posicionado en el último dato del registro en captura y pulsar la tecla Enter.

Borrado y localización de renglones por hoja. Borrado: Si desea borrar un reglón o registro de una póliza, bastará con situarse en él y dar clic en el

botón “Borrar”, el sistema solicitará confirme la acción (ver fig. 7), y en caso de hacerlo se eliminará el registro actualizando el número de hoja y renglón de los registros que estaban situados abajo.


Fig. 7

¿Desea eliminar registro?

C.P. JUAN PEPREZ


Localización de registro por hoja: Si usted requiere localizar el un reglón ubicado en una hoja específica, ya sea para borrar o aplicar una corrección, el sistema le ayudará a posicionarse al dar clic el botón “IR” o presionar las teclas simultáneamente (Ctrl-B), solicitando el número de hoja y renglón deseado (Ver fig. 8).

Fig. 8

Dar clic en el botón Ir pulsar (Ctrl-B) simultáneamente, se posiciona en la hoja y renglón especificado


Captura de datos en la sección de autorizaciones. Al momento de efectuar el guardado de la póliza, el sistema activará la sección del concepto de la póliza para su captura.

Para la selección del nombre quien firmará como revisor, deberá teclear simultáneamente (Ctrl-R), activándose la lista con los nombres disponibles, deberá selección con las teclas de dirección y finalmente dar (Enter) para su aceptación, de igual forma en la selección del autorizador deberá teclear simultáneamente (Ctrl-A) y seguir el mismo procedimiento que el de revisor.

El campo de elaboró, será definido automáticamente por el sistema ya que corresponde al nombre del usuario de la clave en sesión y no podrá ser cambiado (Ver. Fig. 9).

El cursor siempre estará posicionado en el campo de concepto, sin embargo, mediante la combinación de las teclas arriba definidas, en todo momento y si lo desea podrá cambiar los nombres seleccionados como Revisor y Autorizador.

Para aceptar los datos definidos deberá utilizar la tecla TABULADOR.

Fig. 9

Al término de la asignación de los datos de la sección de autorizadores, son almacenados y ligados a la póliza asignada, por lo que en cualquier momento estos datos se mostrarán con la póliza para su consulta o impresión de los formatos de codificación. (Ver. Fig. 10).

Captura de Concepto de Póliza

Nombre asignado, en base a la clave de usuario

Nombres seleccionados de lista de usuarios de la Delegación

Ctrl-R.- Seleccionar Revisor

Ctrl-A.-Seleccionar Autorizador

Lista de selección usuarios de la Delegación para REVISÓ y AUTORIZÓ


Fig. 10

Modificación de Póliza Para efectuar un cambio a una póliza ya capturada, deberá entrar al modulo de captura-modificación CAPTURA/MODIFICAR, e introducir los datos generales de la póliza, el sistema informará que la póliza ya existe, y si desea modificarla. (Ver Fig. 11).

Fig. 11

Al confirmar la modificación, los datos de la póliza serán automáticamente cargadas y el procedimiento de cambios será en base al de captura. (Ver Fig. 12).

LA PÓLIZA YA EXISTE ¿Desea modificar?


Fig. 12

Importar Póliza La opción de importar póliza consiste en cargar la información de un archivo de datos tipo texto, delimitado por comas, con origen de un archivo de Excel.

El archivo podrá contener más de una póliza y hasta las que sean requeridas.

El procedimiento a llevar a cabo es el siguiente.

Paso 1. Contar con un archivo en Microsoft Excel con las pólizas a cargar, mismo que deberá contar con la siguiente estructura y orden de 21 campos, conteniendo en la primera fila forzosamente los encabezados de los datos, no importando el nombre que se le dé a cada uno:

No. Campo Descripción Longitud Valores Permitidos Obli-

gatorio Observaciones

1 Tipo Tipo de Póliza 1

A=Abastecimientos. (Remesas de bienes de consumo e inversión) B= Red bancaria G=Rechazos del convertidor de egresos I=Ingresos M=Obra Pública y Activo Fijo N=Prestamos personales y DeudoresP=Pensiones R=Recursos Humanos S=Seguridad e higiene

SÍ

2 No. Número de póliza 6 Números enteros mayores que 0 SÍ

Comienza en 1 por cada mes Para Pólizas delegacionales el usuario captura solo 3 dígitos, el sistema asigna los otros Para Pólizas centrales el usuario captura solo 4 dígitos, el sistema asigna los otros

3 Clave Debe Haber Tipo de Registro 1 1= Cargo 2= Abono

SÍ

4 Cta. Cuenta Contable 4 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ

5 Subcuenta Subcuenta Contable 3 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ

6 Subsubcuenta. Subsubcuenta Contable.



7 Subsubsubcuenta Subsubsubcuenta Contable.


Anotar la partida presupuestal en el caso de que la Subcuenta tenga correspondencia con el clasificador por objeto del gasto vigente, caso contrario se anotarán cuatro ceros "0000"

8 Importe Importe del registro contable

12, 2 Números enteros con dos decimales SÍ 12, 2 indica 12 números enteros y 2 decimales más el punto decimal

9 Número Auxiliar Número de Auxiliar para Personas Físicas o Morales

13 Ver Catálogo General NO

Anotar el número de auxiliar (persona física o moral) El número de auxiliar será el mismo que asignó presupuesto a la Cuenta por Liquidar Certificada, excepto para casos de anticipos de gasto, viáticos, pasajes, etc. asignados al personal en cuyo caso, se anotará el número asignado por presupuesto al titular de la subdirección correspondiente.

10 Delegación Clave de Delegación 2 Ver Catálogo Delegacional SI

11 UR Clave de la Unidad Responsable


SÍ

12 CT Clave del Centro de Trabajo


SÍ

13 Aux Auxiliar 2 Ver Catálogo de Unidades Responsables y Centros de Trabajo

SÍ

14 Fdo.

Fondo de acuerdo al ingreso y gasto, para dar cumplimiento al artículo 247 de la Ley del ISSSTE vigente

2

0 .-Administración si redistribuir en cuentas de gastos. 00.-Administración 01.-Seguro de Salud 02.-Invalidez y Vida 03.-Prestaciones Sociales y Culturales04.-Riesgos de Trabajo 05.-Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez 06.-Préstamos Personales 07.-Préstamos Hipotecarios y FOVISSSTE 08.-PENSIONISSSTE

SÍ

15 Part.

Partida presupuestal de acuerdo al clasificador por objeto del gasto.

4 Números NO

16 SPart.

Subpartida presupuestal de acuerdo al clasificador por objeto del gasto

3 Números NO

17 TP Tipo de pago del clasificador por objeto del gasto.

2 Números NO

18 CLC Tipo Tipo de Referencia 2

CL= Cuenta por Liquidar Certificada (CLC) DM=Documento Múltiple RO= Remisión Oficial (alta almacén)

NO

19 CLC Número Número de cuenta por liquidar certificada

13 Números NO

20 Documento Tipo Tipo de documento 2

CA= Compromiso de adeudos MC= Modificaciones a CC= Comprobación de gastos MP= Modificación a CP CE= Cheque ND= Nota de devolución CI= Carta de crédito PC= Pedido al comercio CO= Contrato de obra PI= Pedido Internacional CS= Contrato de servicios PT= Orden de trabajo CX= Salida de bienes de inv.(CP-02) RC= Recibo de caja CZ= Gasto pasivo SB= Solicitud de abast.02 DE= Orden de despacho SC= Solicitud de abast.01 (salidas de almacén) SP= Servicio profesional FF= Oficio TE= Documento de Tesorería FP= Fondo presupuestal PY= Proyectos

NO

21 Documento

Número Número de Documento

7 Números NO

22 Capa Histórica u otro Concepto

Capa histórica o centro de trabajo

10 Texto y números NO


Ejemplo de hoja de cálculo en Excel. (Ver Fig. 13).

Fig. 13

Paso 2. En el botón de office dar clic en guardar como: (Ver Fig. 14).

Fig. 14

En la opción Guardar como tipo, elegir la opción CSV (Delimitado por comas)(*.CSV). (Ver Fig. 15).

El nombre y ubicación de almacenamiento es indistinto.


Fig. 15


Al término de este procedimiento se obtendrá un archivo polizas.csv, el cual si se abre en un editor como el bloc de notas, mostrará la siguiente información (Ver Fig. 16).

. Fig. 16

Paso 3. En el menú principal del módulo de captura, dar clic en el botón Importar, y definir el periodo de aplicación contable con el siguiente formato AAAA-MM. (Ver Fig. 17).

Fig. 17.


Seleccionar el archivo con extensión CSV y dar doble clic o en su defecto dar clic en el botón ABRIR. (Ver Fig. 18).

Fig. 18.

Póliza existente. En caso de que la póliza que se intenta subir ya existe en el período especificado, el sistema mostrará el mensaje y no permitirá su importación, regresando al menú principal. (Ver Fig. 19).

Fig. 19


Póliza con errores. En el momento de importación el sistema validará la información, conforme a los parámetros definidos en captura, por lo que en caso de presentar inconsistencias, se mostrará un reporte de errores, indicando la línea del archivo que contiene la anomalía, no permitiendo su importación hasta que el archivo esté sin errores. (Ver Fig. 20).

Es recomendable que la corrección se haga directamente en el archivo de Microsoft Excel y volver a realizar el proceso de guardado a formato CSV nuevamente.

Fig. 20

Póliza importada con éxito. Después de pasar por todos los procesos de validación de la(s) póliza(s) importadas, el sistema mostrará por cada una de las pólizas incluidas en el archivo CSV el mensaje de “La póliza XXXX se cargó exitosamente, favor de capturar los siguientes datos” y a partir de este momento, están incorporadas en la tabla de captura, estando en posibilidades el usuario de imprimir reportes o en su caso de aplicar modificaciones. (Ver Fig. 21).

Fig. 21


Captura de sección de autorización. El procedimiento siguiente es la captura de los conceptos, nombres de revisores y autorizadores que avalarán la póliza.

Como ya se comentó en la sección de Importar Pólizas, el archivo a cargar puede contener más de una póliza, por lo que se requiere asignar cada uno de los datos (concepto, revisó y autorizó).

Una vez que el sistema informa que los registros fueron cargados con éxito, y entrará en un ciclo donde solicitará la captura de los datos (concepto, revisó y autorizó), de acuerdo al número de pólizas que incluye el archivo. Ver Fig. 22.

Fig. 22

El sistema activará la sección del concepto de la póliza para su captura, y estará disponible el acceso a los catálogos de revisores (CTRL-R) y autorizadores (CTRL-A). (Ver Figuras 23 y 24)

El campo de elaboró, será definido automáticamente por el sistema ya que corresponde al nombre del usuario de la clave en sesión y no podrá ser cambiado.

El cursor siempre estará posicionado en el campo de concepto, sin embargo, mediante la combinación de las teclas arriba definidas, en todo momento y si lo desea podrá cambiar los nombres seleccionados como Revisor y Autorizador.

Para aceptar los datos definidos deberá utilizar la tecla TABULADOR.

Los nombres que aparecen en las listas, corresponden a las altas realizadas en el catálogo de revisores y autorizadores.

D01A002

Número de póliza en curso de captura de sección de

autorizadores


Fig. 23

Fig. 24

Concepto de póliza, captura libre

Selección de nombre quien firmará como revisor

Teclear: CTRL/R

Selección de nombre quien firmará como autorizador

Teclear: CTRL/A


Al término de la asignación de los datos de la sección de autorizadores (tecleando TABULADOR), el sistema informará que los registros fueron cargados exitosamente, y si existen más pólizas en el archivo a importar repetirá el proceso hasta que se concluya.

Las pólizas cargadas quedarán correlacionadas a los datos de conceptos capturados y autorizadores seleccionados, al momento de efectuar cualquier modificación o impresión de los formatos de codificación. Ver Fig. 25.

Fig. 25


Eliminar Pólizas En caso de requerir eliminar una o un rango de pólizas ya existentes, podrá hacer mediante el botón ELIMINAR.

El sistema solicita especificar el tipo y número de póliza mediante un rango, adicionalmente requiere el período de registro contable definido en captura o importación (AAAA-MM), solicitando finalmente se confirme la acción de eliminar. Ver. Fig. 26.

Fig. 26

En caso de no existir alguna póliza en el periodo seleccionado, el sistema informará la inexistencia de la información, regresando al menú principal y caso contrario mostrará el mensaje que se eliminaron la(s) póliza(s) seleccionada(s). Ver. Fig. 27.

Fig. 27


Reportes

El módulo de captura ofrece la emisión de cinco reportes:

1. Reporte de Validación 2. Formato de codificación de registro de póliza contable 3. Reporte de Estado de Pólizas

a. Todos (con y sin error) b. Con error c. Correctos

Reporte de Validación El sistema requiere ingrese el rango y periodo de las pólizas a mostrar en el reporte de validación, utilizando la tecla Tabulador para pasar al campo siguiente. Ver. Fig. 28.

Fig. 28


Formato de codificación de registro de póliza contable El sistema requiere ingrese el rango y periodo de las pólizas a mostrar en el Formato de Registro de Póliza Contable, utilizando la tecla Tabulador para pasar al campo siguiente. Ver. Fig. 29

Fig. 29

En caso de no existir la información solicitada el sistema lo informará. Ver. Fig. 30

Fig. 30


Reportes de status de pólizas. El sistema requiere ingrese periodo de las pólizas a mostrar en el reporte.

El reporte de TODOS, muestra el total de las pólizas del período especificado con el status de correcto e incorrecto. Ver. Fig. 31.

Fig. 31

El reporte de ERROR, muestra las pólizas del período especificado con el status de incorrecto. . Ver. Fig. 32.

Fig. 32

El reporte de CORRECTOS, muestra las pólizas del período especificado con el status de correcto (OK). . Ver. Fig. 33.

Fig. 33


En caso de no existir la información solicitada el sistema lo informará. Ver. Fig. 34

Fig. 34


Bloqueo de Mes El presente modulo tendrá un componente de bloqueo de meses de captura el cual solo se podrá

visualizar si el usuario tiene privilegios de administrador. Ver Fig. 35

Fig. 35

Al dar clic sobre Bloqueo nos aparecerá una pantalla similar a la Fig. 36

Fig. 36

Al deseleccionar y al hacer clic en OK el mes este se bloqueara automáticamente para que no se permitan capturas dentro de ese mes. Ver Fig. 37


Fig. 37

Como se menciona esto afectara en la captura de la póliza, ya que si el mes se encuentra bloqueado el usuario no podrá ingresar pólizas durante ese periodo. Ver Fig. 38

Fig. 38

Para volver autorizar el mes, tan solo se debe volver ingresar a la opción de Bloqueo, y seleccionar el mes bloqueado.

Hacer Clic


Valida El presente modulo tendrá un componente de Validación de claves para cuentas contables el cual solo se podrá visualizar si el usuario tiene privilegios de administrador. Ver Fig. 39

Fig. 39


Al dar clic sobre el botón de valida, se mostrará un menú con las opciones (Ver Fig.40):

Reporte (Ver Fig. 41) Carga Salir

Fig. 40

Genera un Reporte de las claves de validación existente, el cual nos servirá para actualizar o agregar claves de validación a este catálogo

Cargar Archivo de claves de validación


Fig. 41

Para la carga del reporte que se genera pasarlo a Excel y agregar, quitar o modificar las claves correspondientes para después cargar y así actualizar las claves de validación para la captura de pólizas.

NOTA: En esta opción se administrarán tanto las claves de para el módulo central y delegacional.


Para la carga de las claves de validación, se seleccionara un archivo de tipo texto separado por comas (.csv) el cual tendrá origen desde un archivo de Excel.

En ese momento se mostrará un mensaje con la leyenda de carga exitosa.

Se abrirá una ventana para seleccionar el archivo a cargar.

Una vez seleccionado el archivo dar clic en el botón Abrir.

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