diapositivas secretaria

7/29/2019 Diapositivas Secretaria

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1. Determinar el conocimiento bsico de lo quesignifica el desempeo profesional de laSecretaria en las actividades de asistencia yservicio a su jefe inmediato superior.

2. Identificar las labores bsicas y especficas que

desarrolla la secretaria de acuerdo a su jerarqua,en las empresas.

3. Determinar el desempeo de la secretariateniendo en cuenta los diversos tipos de gerencia.

4. Demostrar que la secretaria es importante en el

funcionamiento de las empresas, puesto que laorganizacin y administracin requieren deconocimientos bsicos que debe reunir lasecretaria para ejecutarlos adecuadamente

OBJETIVOS


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La secretaria ejecutiva moderna desempea en el

presente un rol muy importante en pro de la eficacia,

rendimiento, productividad del gerente y la empresa.

Debe contar con una serie de atributos que le permitan

desempear su rol proactivamente, cumplir con sus

funciones, ante las nuevas exigencias que demandan

las organizaciones que se han propuesto ser exitosas,

poder cumplir stas, con su misin, desempearseadecuadamente en los nuevos escenarios que el

presente exige.

INTRODUCCIN


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Definicin

Secretaria es la persona que redacta la correspondencia de la persona aquien sirve, ayudndola tambin en los asuntos de oficina o despacho. En laempresa moderna, la secretaria es la persona que ocupa un lugar de granimportancia. Controlando y ejecutando las tareas y responsabilidadesdelegados por el superior. no perder el tren de la promocin profesional;deber conocer y perfeccionar tcnicas cada vez ms complejas y

especficas.

Cdigo de la excelencia para una secretaria

Limpieza, orden, belleza del entorno y sencillez

Actuar con rapidez, manteniendo el control, brindando siempre unasonrisa.

Respetar prioridades establecidas por el Jefe inmediato.

Saber hacer una crtica y recibirla cuando sea necesaria.

No dar por terminado un trabajo sin antes revisar y comprobar que se hizo

como est orientado y cuidar la esttica, ortografa, redaccin e inmediatezde los documentos que elabore.

CAPTULO ILA SECRETARIA


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Comportamiento de una buena secretaria

Una secretaria debe llegar temprano, porque es importante para reflejar nosolo una buena imagen profesional sino tambin mostrar una buena

disposicin. Comunique con la debida anticipacin a su superior su necesidad de salir

temprano o llegar tarde, es mejor avisar con tiempo.

Controle las emociones, no permita que le saque de sus casillas y muchomenos exhibida por un arrebato de furia.

Cuidado con la envidia.

Normas bsicas

Contesta con prontitud.

Cuidar la correcta vocalizacin de las palabras y excelente entonacin.

Escuchar atentamente.

Explicar las razones por las cuales se demora para pasar la llamada.

Tapar la bocina cuando tengan que comunicar a alguien.

Evitar las llamadas personales en la oficina


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Comportamiento de una buena secretaria

Una secretaria debe llegar temprano, porque es importante para reflejar nosolo una buena imagen profesional sino tambin mostrar una buena

disposicin. Comunique con la debida anticipacin a su superior su necesidad de salir

temprano o llegar tarde, es mejor avisar con tiempo.

Controle las emociones, no permita que le saque de sus casillas y muchomenos exhibida por un arrebato de furia.

Cuidado con la envidia.

Normas bsicas

Contesta con prontitud.

Cuidar la correcta vocalizacin de las palabras y excelente entonacin.

Escuchar atentamente.

Explicar las razones por las cuales se demora para pasar la llamada.

Tapar la bocina cuando tengan que comunicar a alguien.

Evitar las llamadas personales en la oficina


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TIPOS DE GERENCIA

La Gerencia Patrimonial

Este tipo de gerencia es aquella que en la propiedad, los puestos principales de

formulacin de principios de accin y una proporcin significativa de otroscargos superiores de la jerarqua son retenidos por miembros de una familiaextensa.

La Gerencia Poltica

La gerencia poltica es menos comn y al igual que la direccin patrimonial,sus posibilidades de supervivencia son dbiles en las sociedadesindustrializantes modernas, ella existe cuando la propiedad, en altos cargosdecisivos y los puestos administrativos claves estn asignados sobre la base dela afiliacin y de las lealtades polticas.

La Gerencia por Objetivos

La gerencia por objetivos se define como el punto final (o meta) hacia el cual lagerencia dirige sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es en efecto, ladeterminacin de un propsito, y cuando se aplica a una organizacinempresarial, se convierte en el establecimiento de la razn de su existencia.


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CONCEPTOLa globalizacin y el alto desarrollo de tecnologas, exigen de la personaen su relacin con su institucin, no solo conocimientos para el puestoque desempea, sino una visin ms amplia y un compromiso quefacilite su aporte cualitativo y diferencial.

El cambio cualitativo de Secretaria a Asistente de Gerencia, as como el

aporte diferencial de las personas que lo desempean, ya se dio en losltimos aos del milenio pasado, acentundose en el presente.

LA ASISTENTE DE GERENCIA, RESPUESTA AL NUEVO MILENIO

Actualmente, la llamada secretaria se ha convertido en un elemento

articulador de suma importancia entre quien dirige y los dems;llmense clientes internos o externos.

la Secretaria no ha muerto, sino ha evolucionado, como una respuestapositiva a las exigencias de la Administracin moderna de inicios deltercer milenio caracterizados por la globalizacin, la alta tecnologa y lacompetitividad creciente. La secretaria ha dado un salto cualitativo como

resultado del crecimiento personal y profesional, dando lugar a laAsistente de Gerencia.

CAPTULO IILA SECRETARIA DE GERENCIA

GENERAL


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Es as que en los ltimos aos la Secretaria ha venido ganandofunciones cualitativas en su quehacer cotidiano, para lo cual hasido necesario estar capacitndose permanentemente a fin de

alcanzar un desarrollo integral, pero siempre en base aprincipios y valores ticos.

Asistente de Gerencia moderna, tambin toma decisiones pordelegacin expresa o tcita del Jefe en aspectos cotidianos o de

moderada complejidad en la marcha de la empresa, en muchoscasos y con pleno conocimiento de funcionabilidad, planea,organiza y dirige los servicios de secretara, disea e interpretatextos profesionales, registra y distribuye expedientes, redactala correspondencia y la despache, realiza contactos internos yexternos, facilita a la formacin de equipos y los mantiene

motivados, planea, dirige y participa de reuniones y eventos,facilita el relacionamiento entre jefes y personal en general,coordina informaciones y se encarga de intermediar lasrelaciones entre empresas, clientes externos e internos, entreotros. Se suman entonces las Funciones Ejecutivas.


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LA SECRETARIA DEBE SER UNA PROFESIONAL QUE TENGA VISINGLOBAL DE LA EMPRESA DONDE TRABAJA. DEBE SER UNA LDER

Por tanto, ser Asistente de Gerencia, es estar atenta a lasmodificaciones del mercado de trabajo, a la evolucin de la

profesin, a las necesidades de las empresas, a los cambios devalores, creencias, y comportamientos, e ir delante, o seaanticiparse a esos cambios automotivndose y desenvolvindose atravs de la actualizacin contnua, o sea, es tener la competenciatcnica que el cargo exige, sumado a su competencia social.

Est demostrado que trabajar en equipo aumenta el desempeo e

incrementa la motivacin, trabajar en equipo implica adquirir unaserie de habilidades; como manejo de reuniones, comunicacininterpersonal, aprendizaje, manejo de conflictos, entre otros.

Adems trabajar en equipo significa valorar los diversos estilos de

las personas, ya que no hay dos personas iguales, todos somosdiferentes.

Muchas veces les encanta trabajar con personas parecidas a ellas, yse alejan de aquellas que tienen estilos diferentes.


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PAPEL DE LA SECRETARIA

La secretaria, Hoy Asistente de Gerencia, tenga comopapel principal su trabajo en la organizacin como untodo, asesorando directamente a uno o ms ejecutivos desu empresa, planea, organiza y dirige los servicios desecretara; disea e interpreta textos profesionales,(inclusive en otros idiomas); registra y distribuyeexpedientes, redacta la correspondencia y la despacha;

tambin se encarga de planear, organizar y participar devisitas, reuniones y eventos; recepcionar visitantes;realizar contactos externos; facilitar la formacin deequipos; mantener equipos motivados; facilitar elrelacionamiento entre jefes y personal en general;

intermediar las relaciones entre empresas, clientesexternos e internos, coordinar informaciones.


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LA SECRETARIA Y LOS TIPOS DE GERENCIA

Cualidades Personales de la Secretaria

Discrecin.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargode confianza y tiene acceso a material considerado reservado.

Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidadpara poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y denormas dentro de su trabajo..

Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a lacapacidad que tiene toda persona para emprender una accin, sin lanecesidad de que otras se lo indiquen.

Puntualidad.- Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Todasecretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo

como en el desarrollo de las labores encomendadas.Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizarsu trabajo de manera ptima sin necesidad de supervisin.

Limpieza y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, tenersu oficina, archivos, armarios y estanteras en orden y limpios.


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Paciencia.- Debe mantener la tranquilidad en todo momento.

Cooperacin.- la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperarcon los dems compaeros de trabajo.

Buen criterio.- Significa tener la habilidad de recopilar informacinsobre un tema, en beneficio a los intereses de la empresa.

Buena voluntad.- la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer susservicios cuando se lo requieran y calidad.

Dedicacin.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en laoficina debe mostrar dedicacin en su trabajo, sin emplear su tiempoen actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.

Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarsecon esmero y su presentacin debe ser impecable.

Sinceridad.- La relacin jefe secretaria tiene que sustentarse en laconfianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir informacincorrecta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.

Buena educacin.- Es indispensable demostrarla en el trato con eljefe, compaeros de trabajo, personal de la empresa, clientes yvisitas.


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Relaciones con el gerente

La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo ycooperacin a su gerente y ha de conocer, as mismo, los objetivos y

la poltica interna de la misma. La secretaria no aceptar remuneracin profesional que no sea por su

salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto.

La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, nodebiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su

cumplimiento. En relacin con su profesin: La secretaria debe cultivar sus aptitudes

y actualizar sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al msalto nivel de rendimiento. Demostrar permanentemente afn desuperacin

La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier prctica quepueda perjudicar la reputacin de su profesin. Ninguna secretariadebe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar avinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener Ascensosno merecidos.


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GRACIAS

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