DESARROLLO TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACIÓN

Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto

que emite el Archivo General de la Nación.

La gestión documental es el conjunto de actividades técnico-administrativas

referentes a al manejo de la documentación de una entidad en cada una de sus

etapas desde que se genera determinar su disposición final, teniendo en cuenta

los principios de orden original y principio de procedencia.

Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a

partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: Todo soporte que contenga información.

Documento de Archivo: Todo soporte con información generado por una persona

natural o entidad en el cumplimiento de sus funciones o actividades, y que

representa un valor para alguna área del conocimiento, razón por la cual se debe

conservar según la reglamentación establecida para la materia.

¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones.

¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de

Documentos, Artículo 21?

Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán

elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de

nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los

principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán

de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede

garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los

requisitos exigidos por las leyes procesales.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión

Documental.

Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con

lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la

misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos

decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía

de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la

atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos

documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para

la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que

a la vez preserven el medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,

radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de

sistema eficiente de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización de sistema de administración de

documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los

enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y

accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de

retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación,

preservación, conservación, de la información y disposición final de los

documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información,

útiles para la administración e importantes para la cultura.

6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un

Programa de Gestión Documental?

Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de

la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la

simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.

Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de

la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la

conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los

recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los

consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de

documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del

documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta

(TRD) y cuáles etapas comprenden.

Las TRD, son una herramienta que Facilita el manejo, administración y control de

la información, ayuda a la racionalización de la producción documental. De igual

forma, garantizan la consulta y acceso a la información, ayudan a establecer los

tiempos de retención en cada una de las etapas de archivo, y en general ayudan

a soportar la gestión administrativa de las corporaciones/entidades.

Las Etapas que comprenden las TRD, según el Archivo General de la Nación-

Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002, son las siguientes:

"PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes

documentales.

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención

Documental para su aprobación.

CUARTA ETAPA: Aplicación de la TRD.

ETAPA QUINTA: Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención

Documental.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la

implementación de un Programa de Gestión Documental para las

empresas.

El programa de gestión documental es importante porque es una herramienta guía

metodológica que nos ayuda a definir el proceso y los lineamientos a seguir en

cada una de las etapas del documento, desde su producción, recepción,

distribución, tramite, organización, conservación, consulta, y disposición final.

Las principales ventajas de la implementación de un PGD, son:

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

Reducción de los costos de almacenamiento

Ahorro de tiempo en la recuperación de un documento.

Facilita el acceso a un documento.

Mejora de atención a los clientes/servicio de consulta.

Reducción de costos legales causados por posibles demandas.

Reducción de costos de acceso a la documentación.

Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental,

digitalizada, conservación y consulta en software especializados.

Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.

Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de

Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es

necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas

proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como

las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un

cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su

explicación.

NORMATIVIDAD APLICABLE PARA LA ELABORACION DE UN PGD

ETAPA NORMATIVIDAD EXPLICACION

Producción NTC 2223:1986: Equipos y

Útiles de oficina. Tinta

Liquida para escribir.

Es una norma técnica en donde se

especifican las condiciones que

debe cumplir la tinta para impresión

de documentos, con el fin de

garantizar la perdurabilidad y

conservación en el tiempo.

Recepción Acuerdo AGN 060 De 2001:

Por el cual se establecen

pautas para la administración

de las comunicaciones

oficiales en las entidades

públicas y las privadas que

cumplen funciones públicas"

Define las clases de documentos y

forma de radicar, reglamenta

acceso y manejo de la

correspondencia y comunicaciones

oficiales, internas, externas,

personal, entre otros.

Consulta Acuerdo N° 047 de 2000 Por

el cual se establecen pautas

para la administración de las

comunicaciones oficiales en

las entidades públicas y las

privadas que cumplen

funciones públicas"

Reglamenta el acceso a los

documentos con el fin de garantizar

su preservación, como fuentes de

consulta y memoria histórica,

garantizando el cumplimiento de los

derechos y deberes de los

ciudadanos.

Organización Acuerdo AGN 002 de 2004: Establece los lineamientos a seguir

Por el cual se establecen los

lineamientos básicos para la

organización de fondos

acumulados.

por las entidades del estado y las

privadas que prestan funciones

públicas, para la organización de

fondos acumulados y aplicación de

las TVD.

Conservación Decreto 2527 de 1950:

Procedimiento de microfilm

en los archivos y valor

probatorio de las copias

fotostáticas de los

documentos microfilmados.

Es conveniente darle mayor

seguridad a los archivos, tanto

oficiales de la Administración

Pública, como a los demás interés

colectivo, especialmente a los de

las instituciones de crédito y las

entidades vinculadas a la economía

y a la cultura patrias; conservar los

archivos en condiciones de

seguridad, economía y eficacia.

10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

Según la constitución política de Colombia:

Art. 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a

su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo

tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan

recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y

privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la

libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.

Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos

y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e

intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y

demás documentos privados, en los términos que señale la ley

Martha Liliana Torres V.

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