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Departamento Nacional de Planeación República de Colombia

Instructivo Vigencias Futuras

Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas

Bogotá D.C., Colombia

Agosto de 2014

INSTRUCTIVO TRAMITE VIGENCIAS FUTURAS Fecha: Enero 2015

Versión: 3.0

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Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – INSTRUCTIVO TRAMITE VIGENCIAS FUTURAS 2

Documento: INSTRUCTIVO TRAMITE VIGENCIAS FUTURAS

Autor: Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas

Estatus: Preliminar

Control de Versiones

Versión Fecha Descripción Autores

1.0 Febrero de 2014 Elaboración del documento

Carmen Judith Barrera Alvarado

2.0 Agosto de 2014 Inclusión del flujo de vigencias futuras con actualización de ficha vinculada a un turno


3.0 Enero de 2015 Creación de solicitud única Validaciones al enviar trámite en Ejecución



Versión: 3.0

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CONTENIDO

1 DEFINICION: ................................................................................................................................... 4

2 REQUISITOS A TENER EN CUENTA: ................................................................................................ 4

3 PROCEDIMIENTO O PASOS A SEGUIR: ........................................................................................... 5

3.1 PROCEDIMIENTO OPCIÓN A .......................................................................................................... 5

3.2 PROCEDIMIENTO OPCIÓN B ........................................................................................................ 24

4 OTRAS FUNCIONALIDADES .......................................................................................................... 47


Versión: 3.0

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MODULO BPIN

COMPONENTE INFORMACION BASICA

OPCION DATOS BASICOS

Tipo de Solicitud: Vigencias Futuras

1 DEFINICION:

Son autorizaciones otorgadas para la asunción de obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias posteriores, y se clasifican en ordinarias o excepcionales. Sin perjuicio de lo anterior, como regla general, la autorización para la asunción de obligaciones con cargo a vigencias futuras, en su monto máximo, el plazo y las condiciones, debe consultar las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP); en lo relacionado con proyectos de inversión nacional, deben contar con el concepto previo favorable del DNP y el ministerio correspondiente; y no pueden superar el periodo de gobierno, salvo los proyectos de inversión que hayan sido declarados previamente de importancia estratégica por el Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES).

2 REQUISITOS A TENER EN CUENTA:

El proyecto debe encontrarse en estado Registrado Actualizado El proyecto debe tener una solicitud de ficha realizada en la vigencia de la ejecución que

incluya: o La vigencia de la ejecución y vigencias posteriores si se trata de una vigencia futura

ordinaria o La vigencia de la programación vigencias posteriores si se trata de una vigencia

futura excepcional El proyecto debe tener recursos vigentes mayores a cero, si se trata de una vigencia futura

ordinaria


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Si la fecha en la cual se va a realizar una vigencia futura que involucra la vigencia de la programación es después que se han aprobado los recursos del POAI, el proyecto debe tener recursos vigentes mayores a cero para la vigencia de la programación.

El proyecto debe tener recursos solicitados mayores a cero para las vigencias involucradas en el trámite de Vigencias Futuras.

El proyecto debe tener actualizada la cadena de valor

3 PROCEDIMIENTO O PASOS A SEGUIR:

Para el trámite presupuestal de Vigencias Futuras se contemplan dos posibilidades para realizar

el trámite. La entidad debe decidir cuál de las dos opciones requiere para su trámite de

vigencias futuras.

3.1 PROCEDIMIENTO OPCIÓN A

Corresponde a los proyectos que se encuentran actualizados, para los cuales el trámite se

realiza solo en el módulo de Ejecución.

Los pasos que comprende esta opción se listan a continuación:

a) Creación del turno

Ingresar con el rol Proyecto PPTO de la entidad financiadora - ejecutora

Ir a la opción EJECUCION -> AUTORIZACIONES -> VIGENCIAS FUTURAS CON FICHA REGISTRADA->

Vigencias Futuras (Ordinarias/Excepcionales)


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Seleccionar el ícono de Nuevo

Seleccionar sector y entidad

Escribir Descripción del Turno

Clic en el botón Guardar

Diligenciar la información adicional del trámite: Año de inicio, Fecha final, Tipo de vigencia

futura


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La Fecha Final también puede ser digitada por el usuario si no quiere seleccionarla del

calendario o en caso que la vigencia que requiera no se encuentre en el combo

El sistema valida que el Año de Inicio sea inferior a la Fecha final para lo cual se presenta el

mensaje que se observa en la siguiente imagen:

Cuando se trata de una vigencia futura excepcional el Año de Inicio es un combo para que el

usuario seleccione la vigencia en la cual inicia la vigencia futura

Al seleccionar el tipo de vigencia futura excepcional el sistema valida que el Año de Inicio sea

mayor a la vigencia de la ejecución y si no se cumple la validación el sistema muestra al usuario

el mensaje que se observa en la imagen:


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Existen dos opciones para continuar:

Opción Uno: Utilizar el botón Guardar para crear el turno y posteriormente asociar los

proyectos al mismo a través de la opción en el menú llamada Asociar Proyectos.

Opción Dos: Utilizar el botón Asociar Proyecto para asociar el proyecto que va a realizar el

trámite de vigencia futura. El sistema muestra una pantalla donde se solicita sector y entidad;

existen dos formas de realizar la búsqueda del proyecto por nombre o por código bpin y luego

se utiliza el ícono para que el sistema muestre los resultados que cumplan con los criterios

de búsqueda.

En la lista de los proyectos candidatos para ser asociados al turno del trámite de vigencias

futuras se muestran los proyectos que se encuentren en estado Registrado Actualizado, que

haya sido actualizados en la vigencia de la ejecución, que tenga actualizada la cadena de valor,

que haya tenido solicitud de actualización de ficha para las vigencias incluidas en la vigencia

futura. Si el proyecto buscado no cumple con los requisitos entonces el sistema muestra

mensaje informando: “No existen registros para la consulta”


Versión: 3.0

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El listado de los proyectos cuenta con una columna que le permitirá al usuario seleccionar el

proyecto que va a asociar al trámite de vigencias futuras.

Luego de seleccionar el proyecto el usuario debe dar clic en el botón Guardar para que el

proyecto quede asociado al turno. Si decide cancelar la operación puede dar clic en el botón

Cancelar.

El sistema valida que al turno solo se asocie un proyecto, si se selecciona más de un proyecto el

sistema le mostrará un mensaje de error que se observa a continuación:


Versión: 3.0

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Después de utilizar el botón Guardar el sistema crea el turno y asocia el proyecto seleccionado y

muestra al usuario un resumen con los datos del turno:

b) Asociar turno al proyecto registrado

Ir a la opción EJECUCION -> AUTORIZACIONES -> VIGENCIAS FUTURAS CON FICHA REGISTRADA -

> Asociar Proyectos

Al ingresar a esta opción el usuario debe buscar el turno creado y luego para editarlo debe dar

clic sobre el ícono de lápiz


Versión: 3.0

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Una vez el turno es editado se solicita sector y entidad; existen dos formas de realizar la

búsqueda del proyecto por nombre o por código bpin y luego se utiliza el ícono para que

el sistema muestre los resultados que cumplan con los criterios de búsqueda.

El listado de los proyectos cuenta con una columna que le permitirá al usuario selecciona el

proyecto que va a asociar al trámite de vigencias futuras.

Luego de seleccionar el proyecto el usuario debe dar clic en el botón Asociar para que el

proyecto quede asociado al turno.


Versión: 3.0

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El sistema valida que al turno solo se asocie un proyecto, si se selecciona más de un proyecto el

sistema le mostrará un mensaje de error que se observa a continuación:

Cuando el proyecto es asociado el sistema muestra en la parte inferior el proyecto que se

encuentra vinculado con el turno de vigencias futuras como se observa en esta imagen:

c) Diligenciar requisitos del trámite

Valor VF por Actividad


Valor VF por Actividad


Versión: 3.0

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Una vez el turno es editado el sistema muestra el resumen del trámite y el proyecto que hace

parte del mismo. Para incluir el valor de la vigencia futura para las actividades que apalancan el

trámite se selecciona el proyecto haciendo clic en el ícono del lápiz

Al editar el proyecto el sistema muestra un resumen del total de la vigencia futura por vigencia y

la sección Resumen de valores registrados por vigencia, luego muestra la relación de las

actividades de cadena de valor en la sección Cadena de valor del proyecto como se observa en

la imagen de la parte inferior:


Versión: 3.0

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Para registrar los valores que respaldan la vigencia futura por actividad para las actividades de

cadena de valor se debe primero seleccionar la actividad dando clic sobre el ícono del lápiz y

luego diligenciar la columna Valor a contratar. Luego se da clic sobre el botón Guardar para

almacenar esta información.

La validación del valor digitado se realiza con relación al valor que se encuentra en la columna

Valor Solicitado, Valor Decreto o Valor Vigente, dependiendo de la etapa del ciclo

presupuestal, si este valor no es mayor o igual el sistema muestra este mensaje para

comunicárselo al usuario y que sea corregida la inconsistencia:

Para las actividades de Cadena de valor el sistema indica a través del símbolo asterisco (*)

cuáles actividades tienen información diligenciada en la columna Valor a contratar.

Se verifica que los recursos vigentes del proyecto sean por lo menos el 15% de la suma de las

actividades que respaldan las vigencias futuras. Si no se cumple la validación se muestra este

mensaje:


Versión: 3.0

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Se valida que la suma de los valores utilizados para la vigencia futura por cada actividad de la

cadena de valor en una vigencia sea soportado por el valor vigente de la actividad para la

vigencia. Si la validación no se cumple se muestra el mensaje: “El valor actual de la actividad no

es suficiente para respaldar la vigencia futura”.

Incluir Valor VF por Vigencia, CDP y Conpes

Ir a la opción EJECUCION -> AUTORIZACIONES -> VIGENCIAS FUTURAS CON FICHA REGISTRADA -

> Vigencias Futuras (Ordinarias / Excepcionales)

Realizar búsqueda del trámite. La búsqueda se puede realizar por los campos de Solicitud,

Estado, Nombre Proyecto, Bpin y utilizando el botón de los binóculos.

Después de editar el trámite, el usuario debe diligenciar los lápices de CDP, Vigencias futuras y

Conpes, este último se diligencia solo si la fecha de finalización de la vigencia futura excede el

periodo de gobierno.


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Al ingresar al lápiz de Vigencias futuras en la columna Valor Monto el usuario visualiza lo

diligenciado en el capítulo de Valor VF por actividad y debe diligenciar las columnas Solicitado

Nación y Solicitado Propios según los recursos del proyecto que está realizando el trámite:

Ingresar Cdp para el proyecto a través del ícono del lápiz que se encuentra en la columna CDP.

Al ingresar al lápiz de CDP el usuario tiene dos opciones de ingresar los CDP que respaldan el

trámite:

La primera opción consiste en escribir el número de CDPs y luego dar clic en el botón Agregar


Versión: 3.0

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Con esta información el sistema insertará el número de líneas correspondientes con el número

de CDPs, el usuario debe diligenciar la información manualmente de número de cdp, Valor del

cdp, Fecha del CDP, Valor total del cdp:

La segunda opción consiste en realizar el cargue de los CDPs desde un archivo de excell. En la

imagen se muestra la secuencia de los pasos que debe realizar el usuario teniendo en cuenta lo

siguiente:

Descargar la plantilla con el formato que recibe el sistema y guardar el archivo en el disco duro.

La plantilla tiene un formato establecido para cada celda que se presenta a continuación:


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Luego de tener el archivo diligenciado con los datos a cargar se le debe indicar al sistema la ruta

donde se encuentra alojado.

Con el botón Alojar Archivo el usuario le indica al sistema que valide que el archivo cumpla con

los requisitos de formato. El resultado de la validación el sistema se lo mostrará en un mensaje.

Si existen inconsistencias en el archivo deben corregirse y se vuelve a empezar.

Si el archivo tiene todas las validaciones correctas, se indica al sistema a través del botón Cagar

CDPs que realice el cargue del archivo.

Finalmente se utiliza el botón Guardar para que la información quede almacenada en la base de

datos.

Al ingresar al lápiz de Conpes el usuario puede realizar búsquedas por número o por nombre y

luego utilizando el botón Buscar.


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Una vez el usuario encuentre el conpes que requiere lo selecciona y luego a través del botón

Guardar, almacena la información en la base de datos.

Visualizar Reporte con Valores de la Vigencia Futura

En esta opción también se puede visualizar las actividades que respaldan la vigencia futura a

través del botón Reporte de vigencias futuras que genera un reporte en PDF.


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Después de dar clic al botón el sistema muestra un ícono PDF para abrir el archivo.

El reporte contiene las columnas objetivo, producto, actividad, vigencia; el valor de la vigencia

futura se muestra debajo de la vigencia:

Adjuntar Documentos Soporte

Ir a la opción EJECUCION -> AUTORIZACIONES -> VIGENCIAS FUTURAS CON FICHA

REGISTRADA -> Documentos Soporte




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Una vez el turno es editado el sistema muestra el resumen del trámite y un listado con los Tipos

de documentos que se deben incluir para soportarlo, tales como CDP, Cronograma procesos

precontractuales, Supuestos de costeo de la actividad a contratar con la vigencia futura,

Concepto cabeza sector, Otros documentos que el usuario requiera y se incluye como nuevo

documento soporte la Justificación:

Nota: El documento con el Concepto de la Cabeza del Sector debe adjuntarse por parte de la

entidad con el rol Proyecto PPTO.

d) Enviar trámite al DNP en el módulo de Ejecución

Enviar trámite en el módulo de Ejecución por parte del Proyecto PPTO al Jefe de Planeación de

la Entidad

Ir a la opción EJECUCION -> AUTORIZACIONES -> VIGENCIAS FUTURAS CON FICHA

REGISTRADA-> Enviar Trámite

Buscar trámite


Versión: 3.0

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Editar trámite

Escribir Observación

Clic en el botón Verificar / Enviar

Al momento de realizar el envío el sistema realiza validaciones sobre la completitud del trámite,

si las validaciones no son satisfactorias el sistema informa a través de mensajes los requisitos

que le hacen falta así:

o Si el proyecto involucrado en el trámite no se encuentra en estado Registrado Actualizado se

muestra el siguiente mensaje:

o Si el usuario no ha diligenciado alguno de los documentos soporte se muestra uno de estos

mensajes:

o Si el usuario no ha diligenciado la información de las vigencias futuras para todas las

vigencias involucradas se muestra uno de estos mensajes:


Versión: 3.0

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o Si el usuario no ha diligenciado los valores de las actividades que respaldan la vigencia futura

se presenta el siguiente mensaje:

o Si el usuario no ha diligenciado el CDP para el proyecto involucrado en el trámite se muestra

este mensaje:

o Si el proyecto no tiene la información completa en el SPI para el último período que se

encuentra activo se muestra este mensaje:

Clic en el botón Confirme el envío. Si todas las validaciones son exitosas entonces el sistema

muestra mensaje informando que el envío se realizó exitosamente:

Enviar trámite en el módulo de Ejecución por parte del Jefe de Planeación de la Entidad al

DNP

Ingresar con el rol Entidad Jefe Planeación

Ir a la opción EJECUCION -> APROBACIONES -> Aprobar


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Buscar trámite

Editar trámite

Revisar el trámite


Clic en el botón Enviar para aprobación

Clic en el botón Confirme el envío

El sistema muestra mensaje de confirmación indicando que el trámite se envió exitosamente. En

este momento se genera automáticamente un radicado de entrada en el DNP para el trámite

que es enviado a través de correo electrónico.

NOTA: Si el usuario requiere devolver el trámite a la entidad para realizar ajustes entonces debe

utilizar el botón Solicitar información

3.2 PROCEDIMIENTO OPCIÓN B

Corresponde a los proyectos que requieren actualización de ficha y que van a estar vinculados a

un turno de vigencias futuras al momento de crear la solicitud en el módulo Bpin. Los pasos que

comprende esta opción se listan a continuación:

a) Creación del turno en el módulo de Ejecución

Ingresar con el rol Proyecto PPTO por parte de la entidad financiadora – ejecutora del proyecto


Versión: 3.0

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Ir a la opción EJECUCION -> AUTORIZACIONES -> VIGENCIAS FUTURAS CON ACTUALIZACIÓN DE

FICHA-> Vigencias Futuras (Ordinarias/Excepcionales)

Seleccionar el ícono de Nuevo

Seleccionar sector y entidad

Escribir Descripción del Turno

Clic en el botón Guardar


Versión: 3.0

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Diligenciar la información adicional del trámite: Año de inicio, Fecha final, Tipo de vigencia

futura

La Fecha Final también puede ser digitada por el usuario si no quiere seleccionarla del

calendario o en caso que la vigencia que requiera no se encuentre en el combo

El sistema valida que el Año de Inicio sea inferior a la Fecha final para lo cual se presenta el

mensaje que se observa en la siguiente imagen:

Cuando se trata de una vigencia futura excepcional el Año de Inicio es un combo para que el

usuario seleccione la vigencia en la cual inicia la vigencia futura


Versión: 3.0

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Al seleccionar el tipo de vigencia futura excepcional el sistema valida que el Año de Inicio sea

mayor a la vigencia de la ejecución y si no se cumple la validación el sistema muestra al usuario

el mensaje que se observa en la imagen:

Después de utilizar el botón Guardar el sistema crea el turno y asocia el proyecto seleccionado y

muestra al usuario un resumen con los datos del turno:

b) Crear solicitud de actualización de ficha asociando el turno al proyecto en el módulo Bpin

Ingresar con el rol Formulador la entidad responsable del proyecto

Ir a la opción BPIN -> CREAR SOLICITUD


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Buscar proyecto candidato para crear la solicitud. La búsqueda se puede realizar por Bpin sin

seleccionar sector y entidad, o después de seleccionar sector y entidad se puede buscar por

estado (activos e inactivos), nombre del proyecto o código bpin y utilizando también los criterios

de búsqueda como igual, empiece con, termine con, contenga, no contenga.

Al editar proyecto candidato se muestran dos tipos de solicitud Sin trámites presupuestales y

Con trámites presupuestales, se selecciona Con trámites presupuestales.

Se selecciona el turno del vigencias futuras

Clic en el botón Aceptar


Versión: 3.0

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Clic en Confirmar Transacción

Después de la creación de la solicitud el sistema muestra mensaje de confirmación con el

número de la solicitud creada:

Se debe tener en cuenta que si un proyecto se encuentra en un trámite de Vigencias Futuras en

curso, no se le permitirá al usuario la creación de una solicitud de actualización de ficha hasta

que el trámite de vigencias futuras sea firmado. Cuando la entidad tome el proyecto para

crearle una solicitud de actualización de la ficha se muestra el mensaje:


Versión: 3.0

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c) Actualizar la ficha del proyecto en el módulo Bpin

Los capítulos que se deben ajustar en la ficha dependen de la situación en la cual se encuentre

el proyecto. Por ejemplo si es un proyecto al que se le incluye la vigencia de la programación en

el horizonte se le deben actualizar como mínimo los capítulos de:

o Datos Básicos: Para ajustar la vigencia final del proyecto

o Cuantificación y Localización: Para ingresar el número de beneficiarios que tiene el proyecto

para las vigencias en las cuales se amplió el horizonte del proyecto

o Objetivos Específicos, Productos por Objetivo Específico, Actividades por Producto,

Indicadores de Producto, Metas y Regionalización de Indicadores de Producto, Ponderación

de Indicadores: Para ingresar la cadena de valor del proyecto con las vigencias en las cuales

se amplió el horizonte del proyecto

En el capítulo de Objetivo Específico no se permite eliminar un objetivo específico si tiene

actividades que respaldan Vigencias Futuras, si esta validación se cumple se muestra al usuario

el siguiente mensaje:

En el capítulo de Productos por Objetivo Específico no se permite eliminar un producto si tiene



En el capítulo de Actividades por Productos no se permite eliminar una actividad si tiene




Versión: 3.0

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o Indicadores de Gestión: Para ingresar las metas de cada indicador para las vigencias en las

cuales se amplió el horizonte del proyecto

o Costos de las Actividades: Para distribuir los recursos vigentes para la vigencia de la

ejecución y los recursos solicitados para las vigencias de la programación en adelante

Se valida que los costos de las actividades respalden la vigencia futura; es decir, si la entidad intenta

disminuir el valor de una actividad y la vigencia futura queda sin respaldo el sistema no lo permite y

muestra el mensaje: “No se puede disminuir el costo de la actividad: ‘Nombre de la actividad’ porque

soporta vigencias futuras por valor: [sumatoria de la actividad en todas las autorizaciones de vigencias

futuras] en la vigencia: [vigencia en la cual está respaldando la vigencia futura]. Se debe tener en

cuenta que se incluyen los trámites firmados de vigencias futuras.

o Fuentes de Financiación: Para diligenciar los recursos solicitados para cada una de las

vigencias a partir de la vigencia de la programación en adelante, como mínimo incluir las

vigencias para las cuales se quieren solicitar las vigencias futuras


Versión: 3.0

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o Autorización de VF – Cadena de Valor: Este capítulo se diligencia solo para el trámite de

vigencias futuras cuando la solicitud de actualización de ficha del proyecto se encuentra

relacionada con un turno de vigencias futuras.

Al editar el proyecto el sistema muestra un resumen del total de la vigencia futura por vigencia y

la sección Resumen de valores registrados por vigencia, luego muestra la relación de las

actividades de cadena de valor en la sección Cadena de valor del proyecto como se observa en

la imagen de la parte inferior:

Para registrar los valores que respaldan la vigencia futura por actividad para las actividades de

cadena de valor se debe primero seleccionar la actividad dando clic sobre el ícono del lápiz y

luego diligenciar la columna Valor a contratar. Luego se da clic sobre el botón Guardar para

almacenar esta información.


Versión: 3.0

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La validación del valor digitado se realiza con relación al valor que se encuentra en la columna

Valor Solicitado, Valor Decreto o Valor Vigente, dependiendo de la etapa del ciclo

presupuestal, si este valor no es mayor o igual el sistema muestra este mensaje para

comunicárselo al usuario y que sea corregida la inconsistencia:

Para las actividades de Cadena de valor el sistema indica a través del símbolo asterisco (*)

cuáles actividades tienen información diligenciada en la columna Valor a contratar.

Se verifica que los recursos vigentes del proyecto sean por lo menos el 15% de la suma de las

actividades que respaldan las vigencias futuras. Si no se cumple la validación se muestra este

mensaje:

Se valida que la suma de los valores utilizados para la vigencia futura por cada actividad de la

cadena de valor en una vigencia sea soportado por el valor vigente de la actividad para la

vigencia. Si la validación no se cumple se muestra el mensaje: “El valor actual de la actividad no

es suficiente para respaldar la vigencia futura”.

d) Validar y enviar ficha en el módulo Bpin

Al momento de validar la ficha del proyecto el sistema presenta mensajes informando lo que

debe ser ajustado en cada uno de los capítulos de la ficha. A continuación se presentan algunos

mensajes y la forma de solucionarlos por parte del usuario:


Versión: 3.0

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La base de la cadena de valor son los Objetivos Específicos, cuando se presenta este mensaje el

usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR -> Objetivos Específicos e ingresar los

objetivos del proyecto.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> ESQUEMA FINANCIERO -

> Fuentes de Financiación, seleccionar la vigencia 2015, agregar una entidad financiadora y

diligenciar los recursos en el campo Solicitados Antes POAI.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> CADENA DE VALOR ->

Productos por Objetivo e ingresar el o los productos para cada uno de los objetivos específicos

del proyecto.


Actividades por Producto e ingresar por lo menos una actividad para cada producto de la cadena

de valor.


Actividades por Producto y marcar una de las actividades del proyecto como ruta crítica.


Costos de las Actividades, seleccionar la vigencia 2015, ubicarse en la columna Solicitado PGN e

ingresar a las actividades un valor cuya suma se igual al valor solicitado del proyecto en el

capítulo de Fuentes de Financiación.


Versión: 3.0

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Ponderación de Indicadores, seleccionar la vigencia 2015, ingresar el peso porcentual para cada

indicadores de gestión e ingresar el peso porcentual para el componente de productos y para el

componente de gestión.


Indicadores de Producto, ingresar como mínimo un indicador de producto.


Indicadores de Producto, ingresar como mínimo un indicador de producto.


Metas y Regionalización de Indicadores de Producto, ingresar para cada indicador y para cada

vigencia la Meta Vigente.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> BENEFICIARIOS ->

Cuantificación y Localización, ingresar el número total de beneficiarios y el número de

beneficiarios para cada una de las vigencias del horizonte del proyecto.

Cuando se presenta este mensaje el usuario debe ir a la opción BPIN -> ESQUEMA FINANCIERO -

> Regionalización de Recursos, seleccionar la vigencia 2015, ubicarse en la columna Recursos


Versión: 3.0

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Solicitados e ingresar la regionalización cuya suma sea igual al valor solicitado en Fuentes de

Financiación para la vigencia 2015.

Este mensaje está relacionado con las políticas transversales que ha marcado el usuario para el

proyecto y para la vigencia 2015 en la opción BPIN -> INFORMACION BASICA -> Relación con la

planificación:

Cuando se presenta el mensaje para el capítulo de Criterios de Focalización el usuario debe ir a

la opción BPIN -> BENEFICIARIOS -> Criterios de Focalización, seleccionar la vigencia 2015 e

ingresar el total de beneficiarios para la categoría de desplazados.

Cuando se presenta mensaje, que está relacionado con las políticas transversales que tenga el

proyecto, para el capítulo de Focalización de Recursos el usuario debe ir a la opción BPIN ->

ESQUEMA FINANCIERO -> Focalización de Recursos, seleccionar la vigencia 2015, ubicarse en la

columna Recursos fuentes ficha e ingresar los valores cuya suma debe ser menor igual a los

recursos solicitados para la vigencia 2015 en la opción de Fuentes de Financiación.

Cuando se presenta el mensaje para el capítulo de Vigencias Futuras Cadena de Valor el usuario

debe ir a la opción BPIN -> VIGENCIAS FUTURAS -> Autorización de VF – Cadena de Valor y

diligenciar valores como mínimo para una actividad en la vigencia de la ejecución si se trata de

una Vigencia Futura Ordinaria.


Versión: 3.0

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Cuando todas las validaciones de los capítulos de la ficha son satisfactorias el sistema habilita el

botón de Envío a los filtros de calidad. Una vez se ha realizado el envío se muestra mensaje del

envío satisfactorio:

e) Revisión de la ficha por parte de los filtros de calidad en el módulo Bpin

El proyecto pasa por todos los filtros de calidad, Control de Formulación por parte de las

Oficinas de Planeación de las entidades del nivel nacional, Control de Viabilidad por parte de las

Oficinas de Planeación de las entidades líderes sectoriales y Control Posterior por parte de las

Direcciones Técnicas del DNP.

El flujo del proyecto en el módulo BPIN es el siguiente:

En el cuestionario general de los roles Control Posterior de Viabilidad Técnico y Control

Posterior de Viabilidad Subdirector se incluye la pregunta que se muestra en la imagen de abajo


Versión: 3.0

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para todos los tipos de solicitudes de ficha con el fin de garantizar que se revisa de manera integral

todo el horizonte del proyecto:

Adicional al cuestionario general se muestra un cuestionario particular para el trámite de

Vigencias Futuras para que sea diligenciado por el Control Posterior del DNP:

f) Registro de la ficha del proyecto en el módulo Bpin

Al momento de registrar el proyecto, el sistema muestra mensaje de confirmación:

Una vez que es registrado el proyecto, en caso que el rol Control Posterior de Viabilidad

Subdirector requiera realizar ajustes en el cuestionario que diligenció está disponible la opción

BPIN -> FILTROS DE CALIDAD -> Ajuste Conceptos.


Versión: 3.0

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g) Diligenciar requisitos del trámite en el módulo de Ejecución

Incluir Valor VF por Vigencia, CDP y Conpes

Ir a la opción EJECUCION -> AUTORIZACIONES -> VIGENCIAS FUTURAS CON ACTUALIZACION DE

FICHA-> Vigencias Futuras (Ordinarias / Excepcionales)

Realizar búsqueda del trámite. La búsqueda se puede realizar por los campos de Solicitud,

Estado, Nombre Proyecto, Bpin y utilizando el botón de los binóculos.

Después de editar el trámite, el usuario debe diligenciar los lápices de CDP, Vigencias futuras y

Conpes, este último se diligencia solo si la fecha de finalización de la vigencia futura excede el

periodo de gobierno.


Versión: 3.0

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Al ingresar al lápiz de Vigencias futuras en la columna Valor Monto el usuario visualiza lo

diligenciado en el capítulo de Autorización de VF – Cadena de Valor en el módulo Bpin y debe

diligenciar las columnas Solicitado Nación y Solicitado Propios según los recursos del proyecto

que está realizando el trámite:

Ingresar Cdp para el proyecto a través del ícono del lápiz que se encuentra en la columna CDP.

Al ingresar al lápiz de CDP el usuario tiene dos opciones de ingresar los CDP que respaldan el

trámite:

La primera opción consiste en escribir el número de CDPs y luego dar clic en el botón Agregar


Versión: 3.0

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Con esta información el sistema insertará el número de líneas correspondientes con el número

de CDPs, el usuario debe diligenciar la información manualmente de número de cdp, Valor del

cdp, Fecha del CDP, Valor total del cdp:

La segunda opción consiste en realizar el cargue de los CDPs desde un archivo de excell. En la

imagen se muestra la secuencia de los pasos que debe realizar el usuario teniendo en cuenta lo

siguiente:

Descargar la plantilla con el formato que recibe el sistema y guardar el archivo en el disco duro.

La plantilla tiene un formato establecido para cada celda que se presenta a continuación:


Versión: 3.0

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Luego de tener el archivo diligenciado con los datos a cargar se le debe indicar al sistema la ruta

donde se encuentra alojado.

Con el botón Alojar Archivo el usuario le indica al sistema que valide que el archivo cumpla con

los requisitos de formato. El resultado de la validación el sistema se lo mostrará en un mensaje.

Si existen inconsistencias en el archivo deben corregirse y se vuelve a empezar.

Si el archivo tiene todas las validaciones correctas, se indica al sistema a través del botón Cagar

CDPs que realice el cargue del archivo.

Finalmente se utiliza el botón Guardar para que la información quede almacenada en la base de

datos.


Versión: 3.0

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Al ingresar al lápiz de Conpes el usuario puede realizar búsquedas por número o por nombre y

luego utilizando el botón Buscar.

Una vez el usuario encuentre el conpes que requiere lo selecciona y luego a través del botón

Guardar, almacena la información en la base de datos.

Adjuntar Documentos Soporte


FICHA-> Documentos Soporte




Versión: 3.0

Página 44 de 13


Una vez el turno es editado el sistema muestra el resumen del trámite y un listado con los Tipos

de documentos que se deben incluir para soportarlo, tales como CDP, Cronograma procesos

precontractuales, Supuestos de costeo de la actividad a contratar con la vigencia futura,

Concepto cabeza sector, Otros documentos que el usuario requiera y se incluye como nuevo

documento soporte la Justificación:

Nota: El documento con el Concepto de la Cabeza del Sector debe adjuntarse por parte de la

entidad con el rol Proyecto PPTO.

h) Enviar trámite al DNP en el módulo de Ejecución

Enviar trámite en el módulo de Ejecución por parte del Proyecto PPTO al Jefe de Planeación de

la Entidad

Ir a la opción EJECUCION -> AUTORIZACIONES -> VIGENCIAS FUTURAS CON ACTUALIZACION

DE FICHA -> Enviar Trámite

Buscar trámite

Editar trámite


Versión: 3.0

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Clic en el botón Verificar / Enviar

Al momento de realizar el envío el sistema realiza validaciones sobre la completitud del trámite,

si las validaciones no son satisfactorias el sistema informa a través de mensajes los requisitos

que le hacen falta así:

o Si el proyecto involucrado en el trámite no se encuentra en estado Registrado Actualizado se

muestra el siguiente mensaje:

o Si el usuario no ha diligenciado alguno de los documentos soporte se muestra uno de estos

mensajes:

o Si el usuario no ha diligenciado la información de las vigencias futuras para todas las

vigencias involucradas se muestra uno de estos mensajes:


Versión: 3.0

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o Si el usuario no ha diligenciado el CDP para el proyecto involucrado en el trámite se

muestra este mensaje:

o Si el proyecto no tiene la información completa en el SPI para el último período que se

encuentra activo se muestra este mensaje:

Clic en el botón Confirme el envío. Si todas las validaciones son exitosas entonces el sistema

muestra mensaje informando que el envío se realizó exitosamente:

Enviar trámite en el módulo de Ejecución por parte del Jefe de Planeación de la Entidad al

DNP

Ingresar con el rol Entidad Jefe Planeación

Ir a la opción EJECUCION -> APROBACIONES -> Aprobar

Buscar trámite

Editar trámite


Versión: 3.0

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Revisar el trámite


Clic en el botón Enviar para aprobación

Clic en el botón Confirme el envío

El sistema muestra mensaje de confirmación indicando que el trámite se envió exitosamente. En

este momento se genera automáticamente un radicado de entrada en el DNP para el trámite

que es enviado a través de correo electrónico.

NOTA: Si el usuario requiere devolver el trámite a la entidad para realizar ajustes entonces debe

utilizar el botón Solicitar información

4 OTRAS FUNCIONALIDADES

Visualizar Flujo del trámite en el módulo de Ejecución

El flujo de la solicitud del trámite en el módulo de Ejecución es el siguiente:

Si el usuario requiere conocer donde se encuentra el trámite puede hacerlo a través del botón

Flujo Solicitud, esta consulta podrá realizarla en cualquier momento no importando donde se

encuentre el trámite:


Versión: 3.0

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Existe también otra opción para consultar el tiempo del trámite en cada rol en la ruta REPORTES

-> EJECUCION -> Tiempo de la Solicitud

En esta pantalla el usuario puede realizar búsquedas por número del trámite (solicitud), por

trámite (Tipo) o por número bpin del proyecto (Bpin)

Una vez el usuario edite el trámite se visualiza una tabla con los roles y los usuarios

participantes en el trámite en el módulo de Ejecución, así como los tiempos empleados por cada

participante:


Versión: 3.0

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Editar Turno


Editar Turno


FICHA-> Editar Turno

Esta opción se utiliza para realizar cambios en la Descripción del trámite o en la fecha final de la

vigencia futura siempre y cuando el trámite se encuentre en estado Turno.

Eliminar proyecto del Trámite

Para eliminar un proyecto del trámite se debe seguir este procedimiento:

Buscar trámite

Editar trámite

Clic en el ícono X

Confirmar la eliminación del proyecto dando clic en el botón OK


Versión: 3.0

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Se debe tener en cuenta que si se eliminan todos los proyectos que hacen parte de un trámite,

entonces el turno solo podrá verse desde la opción Editar Turno y no tendrá ningún proyecto

asociado para verse en las otras opciones del menú del trámite Vigencias Futuras.

Eliminar Trámite

Para eliminar el trámite se debe seguir este procedimiento: Se debe tener en cuenta que para

eliminar el trámite debe encontrase en estado TURNO, que es el estado que indica que el

trámite se encuentra en la bandeja del rol Proyecto PPTO

Buscar trámite

Clic en el ícono X

Clic en el botón Eliminar Solicitud


Versión: 3.0

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Clic en el botón OK

Al terminar la eliminación el sistema muestra mensaje de confirmación informando que la

operación fue exitosa:

departamento nacional de planeación república de · pdf file10 de 13...

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