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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y

RELACIONES PÚBLICAS.

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DEPARTAMENTO DE

COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS

Manual de Políticas y Procedimientos Del Departamento de Comunicación Social y

Relaciones Públicas.

H.H. Cuautla, Mor., a 06 de julio de 2017



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II. CONTENIDO

Apartado Consecutivo del Apartado

Portada I

Contenido II

Autorización III

Introducción IV

Políticas V

Lista de Procedimientos VI

Procedimientos VII

Diagrama de Procedimientos

VIII

Directorio IX

Hoja de Participación

X



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III. AUTORIZACIÓN

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 115 fracción ll de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,113 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos; 4 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Morelos; 1, 2 y 3 del Bando de Policía y Gobierno Municipal de Cuautla, Morelos; 19 del Reglamento Interno de la Administración Pública del Municipio de Cuautla; y demás normatividad Federal, Estatal y Municipal aplicable, se expide el presente Manual de Políticas y procedimientos del Departamento de Comunicación Social y Relaciones Públicas establece el procedimiento y las atribuciones de las áreas administrativas que la integran para el desempeño de las funciones asignadas.

Elaboró

____________________________________ Lic. Iván Jonathan Arteaga Flores

Jefe del Departamento de Comunicación Social.

Revisó

____________________________________ Ing. Oscar Rancho Tórres

Encargado de la Dirección de Planeación

Visto Bueno

____________________________________ Ing. Argimiro Lama Ovíes

Contraloría Municipal

Visto Bueno

____________________________________ M.V.Z. José Manuel Sampedro

López de Nava

Oficial Mayor

Autoriza

____________________________________ Ing. Raúl Tadeo Nava

PRESIDENTE MUNICIPAL



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IV.- INTRODUCCIÓN

EL Departamento de Comunicación Social y Relaciones Públicas, se da a la tarea de elaborar el

presente manual, a fin de documentar los procedimientos operativos y administrativos de su

responsabilidad, está basado en recabar, procesar y difundir todas y cada una de las actividades que

realizan las distintas áreas administrativas que conforma el Gobierno Municipal.



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V.- POLÍTICAS

1. En caso de no contar con la información buscar todas las facilidades para la elaboración de boletines informativos e integrar con áreas administrativas y operativas la información relativa a sus actividades. 2. En caso de no contar con convenios de medios de prensa escrita, radiofónica y televisiva; buscar el medio para difundir la información del gobierno municipal a través del portal electrónico oficial, así como en redes sociales. 3. En caso de no contar con la información para llevar a cabo la transmisión, buscar todas las facilidades para la creación de contenido de cada uno de los programas que conforman la Barra Programática, Integrar con las áreas administrativas y operativas de cada dirección la información relativa al contenido de programas, capacitar en base a los lineamientos de contenidos al personal de las áreas administrativas y operativas que participan en la emisión de cada programa e integrar la memoria histórica de cada programa que conforma la Barra Programática. 4. En caso de no contar con difusión en radio, promover la difusión entre la ciudadanía con emisiones de la Barra Programática que integra la “Radio Web 279” 5. En caso de no contar con una imagen institucional, buscar diferentes opciones de imagen para cumplir con las expectativas de cada área de trabajo. una representación visual con un sentido de orden y claridad haciendo que la ciudadanía entienda el mensaje del Gobierno Municipal.



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VI.- LISTA DE PROCEDIMIENTOS

1. Atender la correspondencia recibida.

2. Elaborar el Manual Único de Identidad.

3. Dar cobertura y difusión a las actividades del Ejecutivo Municipal y DIF Municipal.

4. Elaborar y distribuir boletines informativos.

5. Organizar ruedas de prensa.

6. Administrar el contenido de la barra programática de la radio web.

7. Administrar las publicaciones en las redes sociales institucionales.

8. Elaborar spots de audio y video.

9. Resguardar información gráfica de audio y video.

10. Informes mensuales y anual de acuerdo a los indicadores de gestión.

11. Información mensual para actualizar la página de transparencia.

12. Responder todas las solicitudes de información pública.

13. Resguardo de información digital e impresa para el archivo general del gobierno

municipal.

14. Elaboración de manuales de organización y procedimientos.

15. Elaboración de Programa Operativo Anual.



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VII.- PROCEDIMIENTOS

ATENCIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL

PROCESO

INICIO

1 Atención de correspondencia recibida Secretaria 1 minuto

2 Se sella, se pone fecha, hora y firma de quien recibe.

Secretaria 1 minuto

3 Se informa al Jefe y al personal involucrado Secretaria 10 minutos

4 Se da contestación Secretaria 7 días

5 Se archiva Secretaria 1 día

Fin.



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ELABORACIÓN EL MANUAL ÚNICO DE IDENTIDAD. PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE

DESARROLLO DEL PROCESO

INICIO

1 SE DIO INICIO BUSCANDO LAS

TIPOGRAFÍAS ADECUADAS QUE REPRESENTARAN LA IMAGEN QUE

SE DESEABA PROYECTAR DURANTE LA ACTUAL ADMINISTRACIÓN

DISEÑADOR GRÁFICO 1 día

2 SE ADECUARON LAS TIPOGRAFÍAS CON EL NOMBRE DEL MUNICIPIO

ASI COMO EL SLOGAN.


3 SE BASO GRAN PARTE DE ESTE LOGOTIPO EN LA TOPONIMIA DEL

MUNICIPIO


4 SE LE DIO VIDA CON LOS COLORES DEL PARTIDO DEL PRESIDENTE ELECTO


5 POSTERIORMENTE SE PRESENTO ANTE EL PRESIDENTE PARA QUE

ELIGIERA LAS OPCIONES QUE SE LE

PRESENTARON.

JEFE DEL DEPARTAMENTO

1 día

6 UNA VEZ APROBADO EL LOGOTIPO SE INICIO A DESAROLLAR EL MANUAL DE

IDENTIDAD

PRESIDENTE MUNICIPAL

1 día

7 SE INICIO POR ESPECIFICAR CADA UNA DE LAS ESPECIFICACIONES DE LAS

TIPOGRAFIAS A MANEJAR DURANTE ESTA ADMNISITRACION, LAS

CUALES SON LEGIBLES Y SE ESPECIFICO EL PANTONE DE LOS

COLORES CON LOS CUALES SE TRABAJARIA.

DISEÑADOR GRATIFICO 1 día

8 SE CREARON LAS FIRMAS DE TODAS LAS REGIDURIAS Y DIRECCIONES

QUE COMPONEN LA ACTUAL ADMINISTRACION


9 POSTERIORMENTE SE CONTINUO CON LA PRESENTACION DE UNIFORMES


10 SE CREARON LOS SEÑALAMIENTOS INTERNOS Y EXTERNOS.




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11 SE ELABORO LA PRESENTACIÓN DE LA ROTULACION DE LAS DIFERENTES

UNIDADES MOBILES QUE PRESTAN EL SERVICIO A LA

COMUNIDAD, TALES COMO CAMIONES DE BASURA, PATRULLAS ENTRE

OTROS.


12 SE TRABAJO TODA LA PAPELERÍA (TARJETAS DE PRESENTACIÓN,

CABALLETES, HOJAS MEMBRETADAS, RECIBOS, ENTRE OTRAS)


13 REVISADO EL MANUAL DE IDENTIDAD PRESIDENTE MUNICIPAL 1 día

Fin.



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DAR COBERTURA Y DIFUSIÓN A LAS ACTIVIDADES DEL EJECUTIVO Y DIF MUNICIPAL.

PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE


INICIO

1 RECOPILAR INFORMACIÓN DE LOS MEDIOS ESCRITOS COMO SON: SOL DE

CUAUTLA UNIÓN DE MORELOS, DIARIOS DE MORELOS, EL REGIONAL,

INTERDIARIO, DE 7:00 A 8:30 DE LA MAÑANA MONITOREA ESTACIÓN DE

RADIO LA COMADRE PROGRAMA “DIARIO DE MORELOS INFORMA” PARA AGREGARLO AL REPORTE DIARIO DE

MEDIOS.

REPORTERO 30 MIN. A

1 HORA

2 ASISTE A EVENTOS DEL PRESIDENTE MUNICIPAL, SE RECOPILA

INFORMACIÓN O EN SU CASO ENTREVISTAS CON FUNCIONARIOS

PARA POSTERIOR HACER EL BOLETÍN INFORMATIVO.

REPORTERO DE 1 A 2 HORAS

3 UNA VEZ QUE SE CUBRIÓ CON LA AGENDA DEL ALCALDE Y SE TIENE LA

INFORMACIÓN SE REALIZA EL BOLETÍN MISMO QUE SERÁ ENVIADO A MEDIOS ANTES DE SER ENVIADO SE REVISA POR EL TITULAR DEL ÁREA, PUEDEN

SER DE DOS A TRES BOLETINES DIARIOS.

REPORTERO DE 1 A 3 HORAS

4 UNA VEZ QUE SE REVISA LA INFORMACIÓN DE BOLETINES, SE

ELIGEN FOTOGRAFIÁS Y SE ENVÍAN VÍA ELECTRÓNICA A LOS DIFERENTES

MEDIOS

REPORTERO 30 MINUTOS

Fin.



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ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BOLETINES INFORMATIVOS.


PROCESO

INICIO

1 SE CUBREN LAS ACTIVIDADES DE LAS DIFERENTES ÁREAS DEL

AYUNTAMIENTO

REPORTERO 1 HORA

2 SE REALIZAN ENTREVISTAS REPORTERO 30 MIN

3 SE REALIZA EL BOLETÍN REPORTERO 1 HORA

4 SE REVISA JEFE DEL DEPARTAMENTO 15 MINUTOS

5 SE ENVÍA POR CORREO A TODOS LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN CON LOS

QUE SE TRABAJA.

REPORTERO

15 MINUTOS

6 SE ARCHIVA. REPORTERO 3 MIN

Fin.



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ORGANIZAR RUEDAS DE PRENSA.


PROCESO

INICIO

1 TENER FECHA, LUGAR Y HORA DEL TEMA QUE SE LLEVARA A CABO

DURANTE LA RUEDA DE PRENSA

JEFE DEL DEPARTAMENTO 1 HORA

2 ELABORACIÓN Y ENTREGA DE INVITACIONES PARA LOS ASISTENTES.

DISEÑADOR GRÁFICO 2 HORAS

3 CONSEGUIR EL LUGAR DONDE SE LLEVE A CABO EL EVENTO.

JEFE DEL DEPARTAMENTO 1 HORA

4 CONTRATAR SERVICIO DE CAFETERÍA JEFE DEL DEPARTAMENTO 1 HORA

5 ELABORAR DISEÑO DE IMAGEN DEL EVENTO.

DISEÑADOR GRÁFICO 3 HORAS

6 TENER UNA LISTA DE ASISTENCIA SECRETARIA 30 MIN

7 TENER LISTOS PERSONIFICADORES DE INVITADOS ESPECIALES.

DISEÑADOR GRÁFICO 30 MIN

8 TENER LISTO UN DISCURSO. JEFE DEL DEPARTAMENTO 1 HORA

9 TENER CONTROL Y COORDINACIÓN DEL EVENTO.

JEFE DEL DEPARTAMENTO 30 MIN

Fin.



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ADMINISTRAR EL CONTENIDO DE LA BARRA PROGRAMÁTICA DE LA RADIO WEB.



INICIO

1 INVITACIÓN A FUNCIONARIOS PARA QUE ASISTAN A HACER PROGAMA DE RADIO POR LAS ACTIVIDADES QUE

REALIZAN.

JEFE DEL DEPARTAMENTO 1 DÍA

2 SE CREO LA BARRA PROGRAMÁTICA CON CADA UNA DE LAS ÁREA QUE

PARTICIPAN. DE 9:00 A 14:00 LUNES A VIERNES.

SECRETARIA 1 DÍA

3 SE ENTREGA A CADA DEPARTAMENTO DÍA Y HORA ASIGNADO PARA EL

PROGRAMA DE RADIO WEB. ELABORAN ESCALETA PARA EL PROGRAMA

SECRETARIA 2 HORAS

4 SE RECIBE ESCALETA SECRETARIA 2 MINUTOS

5 ENTREGA ESCALETA AL OPERADOR DE LA RADIO WEB.

OPERADOR RADIO WEB 2 MINUTOS

6 SE LLEVA ACABO LA TRANSMISIÓN DE LA RADIO 279.

ÁREA PARTICIPANTE 1 HORA

Fin.



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ADMINISTRAR LAS PUBLICACIONES EN LAS REDES SOCIALES INSTITUCIONALES.



INICIO

1 RECOPILADO EL MATERIAL FOTOGRAFICO Y BOLETINES

FOTÓGRAFO Y REPORTERO

2 REVISAN LA INFORMACIÓN JEFE DEL DEPARTAMENTO

3 SE CARGAN LAS IMAGENES O VIDEOS A REDES SOCIALES.

CAMAROGRAFO

Fin.



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ELABORAR SPOTS DE AUDIO Y VIDEO.



INICIO

1 RECIBE INSTRUCCIONES PARA CUBRIR LOS EVENTOS DE ACUERDO A LA

AGENDA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL.

JEFE DEL DEPARTAMENTO 3 MINUTOS

2 ACUDIR AL LUGAR A CUBRIR EL EVENTO Y REALIZAR LAS TOMAS DE

VIDEO EN CUESTIÓN

CAMAROGRAFO 1 HORA

3 REGRESAR A LA OFICINA PARA DESCARGAR LAS IMÁGENES

GRABADAS Y REALIZAR EDICIÓN Y GUARDAR EN CARPETA DE VIDEOS

REALIZADOS.

CAMAROGRAFO 30 MIN

4 UNA VEZ GUARDADOS LOS VIDEOS SE AVISA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO

PARA QUE DE SU VISTO BUENO.


5 LOS VIDEOS APROBADOS SE ENVÍAN A LOS MEDIOS PARA SU PUBLICACIÓN O

SE SUBEN A LAS REDES SOCIALES.

CAMAROGRAFO 15 MIN

Fin.



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RESGUARDAR INFORMACIÓN GRÁFICA DE AUDIO Y VIDEO.



INICIO

1 RECOPILADA LA INFORMACIÓN SE EDITA

CAMAROGRAFO 1 HORA

2 SE GUARDA EN ARCHIVO DIGITAL. CAMAROGRAFO 10 MIN

3 SE ARCHIVA. CAMAROGRAFO 5 MIN.

Fin.



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INFORMES MENSUALES Y ANUAL DE ACUERDO A LOS INDICADORES DE GESTIÓN.



INICIO

1 SE LOCALIZA LA CARPETA DE CADA MES DE LOS MEMORANDUM, OFICIOS. CIRCULARES, SPOTS Y ENTREVISTAS SE HACE UNA SUMA DE LOS QUE SE

RECIBIERON EN EL MES O DURANTE EL AÑO.

SECRETARIA

1 HORA

2 REPORTERO ENTREGA EL TOTAL DE LOS BOLETINES REALIZADOS

DURANTE TODO EL MES O DURANTE EL AÑO.

REPORTERO

30 MIN

3 CAMAROGRAFO ENTREGA EL TOTAL DE VIDEOS Y AUDIOS GRAVADOS

DURANTE EL MES O POR EL AÑO.

CAMAROGRAFO 30 MIN

4 FOTÓGRAFO ENTREGA EL TOTAL DE MATERIAL FOTOGRÁFICO DE CADA UNA LAS ACTIVIDADES QUE REALIZAN LAS

DIFERENTES ÁREAS.

FOTÓGRAFO

30 MIN

5 DISEÑADOR INFORMA DEL TOTAL DE DISEÑOS REALIZADOS DURANTE EL

MES O AÑO.

DISEÑADOR GRÁFICO 1 HORA

6 RECOPILADA LA INFORMACIÓN SE LLENAN LOS FORMATOS DE INFORMES.

SECRETARIA 1 HORA

7 SE GUARDAN EN CARPETA DIGITAL MENSUAL Y SE ENVÍAN AL CORREO DE

PLANEACIÓN. PARA DESPUES ENTREGAR FISICANTE

SECRETARIA

2 DÍA

Fin.



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INFORMACIÓN MENSUAL PARA ACTUALIZAR LA PÁGINA DE TRANSPARENCIA.



INICIO

1 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE TRASNPARENCIA.

SECRETARIA 3 HORAS

2 SE HACE EL LLENADO DE FORMATOS: OTI.4, OTI. 1, Y OJA 6.

SECRETARIA 2 HORAS

3 SE GUARDAN EN CARPETA DIGITAL MENSUAL Y SE PASA AL JEFE DEL

DEPARTAMENTO PAR SU VISTO BUENO.

JEFE DEL DEPARTAMENTO

1 HORA

4 SE ENVÍAN POR CORREO AL DEPARTAMENTO DE UNIDAD DE

INFORMACIÓN PÚBLICA.

SECRETARIA

30 MIN

Fin.



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RESPONDER TODAS LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA



INICIO

1 SE RECIBE EL OFICIO, SE SELLA, CON FECHA , HORA Y FIRMA.

SECRETARIA 2 MIN

2 SE TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO PARA SU VALORACIÓN


3 SE DA RESPUESTA SECRETARIA 15 MIN

4 SE ARCHIVA SECRETARIA 5 MIN.

Fin.



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RESGUARDO DE INFORMACIÓN DIGITAL E IMPRESA PARA EL ARCHIVO

GENERAL DEL GOBIERNO MUNICIPAL.


PROCESO

INICIO

1 RECOPILADA LA INFORMACIÓN DE DOCUMENTOS SE ARCHIVA EN DISCO EXTRAIBLE EN CARPETAS POR MES

SECRETARIA 1 HORA

2 RECOPILADA LA INFORMACIÓN FOTOGRAFICA SE ARCHIVA EN DISCO

EXTRAIBLE EN CARPETAS POR EVENTO Y POR DÍA PARA EL ARCHIVO

DIGITAL

FOTÓGRAFO 1 HORAS

3 RECOPILADO EL MATERIAL VIDEOGRAFICO SE ARCHIVA EN

CARPETAS EN DIGITAL

CAMAROGRAFO

1 HORA

4 RECOPILADA LA INFORMACIÓN DE BOLETINES SE ARCHIVA EN DIGITAL.

REPORTERO 1 HORA

Fin.



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ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO.


PROCESO

INICIO

1 CAPACITACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN.

1 DÍA

2 SE RECOPILA INFORMACIÓN DEL PERSONAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL.

SECRETARIA 1 DÍA

3 INVESTIGA SECRETARIA 1 DÍA

4 SE PROCEDE AL LLENADO DE LOS FORMATO DE LOS MANUALES

SECRETARIA 1 DÍA

5 SE ENVÍA COPIA PARA SU REVISIÓN

SECRETARIA 1 DÍA

6 SE APRUEBA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 1 DÍA

7 SE IMPRIME Y SE ENTREGA. SECRETARIA 1 DÍA

8 REGRESAN ACUSE FIRMADO Y SELLADO

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 3 DÍAS.

9 SE ARCHIVA SECRETARIA 3 MIN

Fin.



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VII.-

PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN DEL POA


PROCESO

INICIO

1 ASISTE A CAPACITACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL POA

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 1 HORA

2 SE RECIBE VÍA DIGITAL INFORMACIÓN DEL PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO.

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 10 MIN.

3 SE ANALIZA SECRETARIA 30 MIN.

4 SE PROCEDE AL LLENADO DE LOS FORMATO DEL POA.

SECRETARIA 2 DÍAS.

5 SE ENVÍA COPIA PARA SU REVISIÓN

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 1 DÍA

6 SE APRUEBA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 1 HORA

7 SE IMPRIME Y SE ENTREGA. SECRETARIA 30 MIN

8 REGRESAN ACUSE FIRMADO Y SELLADO

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 3 DÍAS

9 SE ARCHIVA SECRETARIA 3 MIN

Fin.



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IX.- DIRECTORIO

Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

Lic. Iván Jonathan Arteaga Flores Jefe del Departamento de Comunicación Social

(735)1520546 Portal Morelos N°1 Col. Centro, Cuautla, Morelos.

C.P. 62740

C. Jorge Rubén Maldonado Palomo C. Teresa de Jesús Ortega Cristóbal Reporteros


C.P. 62740

C. Miguel Ángel Mondragón Lara Fotógrafo


C.P. 62740

C. Carlos Alberto Arellano Macías. C. Sinay Pedraza Hernández Diseñador Grafico


C.P. 62740

C. Oscar Elías Brito Mota Camarógrafo


C.P. 6274

C. Adela Silva Flores Secretaria


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X.- HOJA DE PARTICIPACIÓN

NOMBRE DEL PARTICIPANTE PUESTO

LIC. IVAN JONATHAN ARTEAGA FLORES

JEFE DE DEPARTAMENTO.

C. ADELA SILVA FLORES SECRETARIA

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