decanato de ciencias económicas y empresariales trabajo de ... · br. israel adames santos...
TRANSCRIPT
-
Decanato de Ciencias Económicas y Empresariales
Escuela de Contabilidad
Trabajo de Grado para optar por el Titulo de
Licenciado en Contabilidad
Tema
“Diseño de un sistema de control interno para una empresa de servicios del área de
los seguros de Santo Domingo, caso Batista & Medina Corredores de Seguros.
Período 2016.”
Sustentado por
Br. Israel Adames Santos 2011-2376
Br. Eudis Emmanuel Batista Acosta 2012-0656
Br. Lourdes Leigh Marte Liriano 2012-1856
Asesor
Freddy E. Rodríguez R.
Abril 2016
Santo Domingo, República Dominicana.
-
Decanato de Ciencias Económicas y Empresariales
Escuela de Contabilidad
Trabajo de Grado para optar por el Titulo de
Licenciado en Contabilidad
Tema
“Diseño de un sistema de control interno para una empresa de servicios del área de
los seguros de Santo Domingo, caso Batista & Medina Corredores de Seguros.
Periodo 2016.”
Sustentado por
Br. Israel Adames Santos 2011-2376
Br. Eudis Emmanuel Batista Acosta 2012-0656
Br. Lourdes Leigh Marte Liriano 2012-1856
Asesor
Freddy E. Rodríguez R.
Abril 2016
Santo Domingo, República Dominicana.
“Los conceptos expuestos en esta
investigación son de la exclusiva
responsabilidad de su(s) autor(es).”
-
ii
Dedicatorias
A Dios. Por haberme permitido subir un escalón más del eslabón y haberme
dado fuerzas y salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y
amor.
A mi madre Rosa M. Santos Beltre. Por haberme apoyado y estar presente en
todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante que
me ha permitido ser una persona de bien, pero más que nada, por su gran amor.
A mi padre Maximiliano Adames Cabrera. Por la crianza que me ha infundado
lo que me ayudo a llegar a este punto de mi vida siendo una persona responsable
y trabajador, además de su amor y entrega.
A mi tia Leoncia Cuevas. Por guiarme hacia un camino correcto e inculcarme
deseos de superación y responsabilidad.
A mis hermanos Javier, Francisco, Melvin y Lisa. Por ser parte de mi vida,
para darles esperanza y demostrarles que no tenemos que ser parte del montón.
A mis compañeros de tesis Eudis Batista y Lourdes Marte. Por ser parte de
este estudio y haber trabajado hasta el final para lograr nuestro objetivo.
Israel Adames Santos
-
iii
Dedicatorias
A mi padre. Por brindarme los recursos necesarios y estar a mi lado
apoyándome.
A mi madre. Por hacer de mí una mejor persona a través de sus consejos,
enseñanzas y amor.
A mis hermanos. Por estar siempre presentes, acompañándome para poderme
realizar.
Eudis E. Batista Acosta
-
iv
Dedicatorias
Esta tesis va dedicada de manera muy especial a estas partes fundamentales
en mi vida:
En primer lugar a Dios, por haberme dado la bendición de empezar y concluir
esta carrera con éxito, por darme las fortalezas para seguir adelante y no
renunciar a este reto.
A mis padres Andrés Marte y Lourdes Liriano, por su apoyo, comprensión y
paciencia durante el trayecto de esta carrera; por ser columnas de apoyo en los
momentos críticos; porque gracias a su ejemplo, dedicación y entrega he llegado
a cumplir con esta meta; porque gracias a su sacrificio permanente hoy soy lo
que soy.
A mi hija Leidy Esther, por ser la persona que con su amor y alegría me ha
dado el impulso a concluir mi carrera universitaria y seguir esforzándome en
cualquier reto que se me presente.
A mis hermanas, familiares y amigos, por estar en los momentos que los
necesitaba, por brindarme su cariño y respeto.
Lourdes Leigh Marte Liriano
-
v
Agradecimientos
En primer lugar le doy gracias a Dios todo poderoso, por ser el motor que me
pone en marcha cada día, que sin él no hubiese podido alcanzar este gran logro.
A mis padres Rosa Santos y Maximiliano Adames, por formarme con buenos
hábitos y valores, además de una buena educación.
A mi tia Leoncia Cuevas por ser parte importante en mi formación.
A mis compañeros Eudis Batista y Lourdes Marte por sus conocimientos,
experiencias y la entrega a pesar de las adversidades.
A mis grandes amigos Yulaymi, Tomas, Alfredo, Escarlin, Alexander, Edgar que
estuvieron conmigo en cada paso que di para cumplir este objetivo y me
escucharon cuando lo necesite.
A Natividad Acosta y Lourdes Liriano, por haber tenido las puertas de su casa
abiertas, sus consejos y buenas comidas.
A la empresa Batista & Medina Corredores de seguros, por habernos permitido
tomar su compañía como caso de estudio.
A todo aquel que aporto un grano de arena tanto con sus enseñanza y consejo
para ser de este día realidad.
Israel Adames Santos
-
vi
Agradecimientos
Quiero agradecer en general a toda persona que ha sido parte de mi crecimiento
personal y profesional, a cada uno de mis profesores por cada una de las
enseñanzas recibidas, a mis compañeros de clase por ser parte trayectoria de
aprendizaje y conocimientos.
Agradezco a mis padres por acompañarme y brindarme su apoyo sin condiciones
en cada paso que doy en la vida.
A mis compañeros de tesis Lourdes e Israel por en haber compartido dificultades
y alegrías, durante todo el camino de la realización de este trabajo.
A Rosa y Lourdes por todas las atenciones que nos brindaron durante todo este
proceso.
A la empresa Batista & Medina Corredores de seguros, por abrirnos sus puertas
y brindarnos un apoyo incondicional.
Eudis E. Batista Acosta
-
vii
Agradecimientos
Gracias a Dios por bendecirme con la oportunidad de estar hoy en el lugar que
estoy, por darme la fuerza necesaria para continuar cumpliendo mis metas, por
ser fuente de amor y mí sustento en todo momento.
A mis padres, Andrés Marte y Lourdes Liriano, por darme la inmensa oportunidad
de tener una excelente educación, por sus valores inculcados, por su amor y por
ser un ejemplo a seguir para mí.
A mi hija Leidy Esther, por ser mi permanente fuente de motivación. A mis
hermanas por todo el amor brindado antes, durante y después de culminado este
proyecto. A toda mi familia y amigos por darme el apoyo cuando fue necesario.
A mis profesores y mi asesor Freddy Rodríguez por haber compartido sus
conocimientos y ayuda profesional en el desarrollo de esta investigación.
A Israel Adames y Eudis Batista, porque sin ellos el desarrollo de este proyecto
no se hubiese logrado, por compartir conmigo esta inolvidable experiencia y por
ser excelentes amigos y compañeros de tesis.
A Maxiel Santana, por todas las experiencias compartidas, por ser mi hermanita
de otra madre, por su inmenso apoyo y comprensión. A Bruno Molina, por ser
más que un amigo, por sus consejos y apoyo. A Luis Felipe y Tomas Hamilton,
por su constante preocupación y seguimiento.
A Natividad y Rosa, por sus consejos, atenciones y cuidados durante todo este
proyecto.
Lourdes Leigh Marte Liriano
-
Índice de contenido
Introducción ------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
Diseño Metodológico ------------------------------------------------------------------------------------- 3
Capítulo I. Aspectos Generales de la Empresa ------------------------------------------------- 5
1.1 Aspectos Generales -------------------------------------------------------------------------------- 6
1.1.2 Reseña histórica ---------------------------------------------------------------------------------- 6
1.2 Filosofía de la Empresa --------------------------------------------------------------------------- 7
1.2.1 Misión --------------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.2.2 Visión --------------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.2.3 Valores ------------------------------------------------------------------------------------------- 8
1.3 Estructura Organizacional ------------------------------------------------------------------------ 8
1.3.1 Organigrama ------------------------------------------------------------------------------------ 8
1.3.2 Descripción de Puestos -------------------------------------------------------------------- 10
1.4 Marco Legal ---------------------------------------------------------------------------------------- 12
Capítulo II. Generalidades del Control Interno ------------------------------------------------ 14
2.1 Aspectos Generales del Control Interno ---------------------------------------------------- 15
2.1.1 Origen y Evolución -------------------------------------------------------------------------- 15
2.1.2 Definición ------------------------------------------------------------------------------------------ 20
2.1.3 Objetivo -------------------------------------------------------------------------------------------- 21
2.1.4 Importancia --------------------------------------------------------------------------------------- 24
2.1.5 Limitaciones -------------------------------------------------------------------------------------- 24
2.2 Clasificación del Control Interno -------------------------------------------------------------- 26
2.2.1 Según su función -------------------------------------------------------------------------------- 26
2.2.1.1 Control Interno Administrativo------------------------------------------------------------- 26
2.2.1.2 Control Interno Contable ------------------------------------------------------------------- 27
2.2.2 Según su aplicación ---------------------------------------------------------------------------- 28
2.2.2.1 Control Preventivo --------------------------------------------------------------------------- 28
2.2.2.2 Control de Detección ------------------------------------------------------------------------ 29
2.3 Componentes del Control Interno ------------------------------------------------------------ 29
2.3.2 Evaluación de Riesgo ---------------------------------------------------------------------- 30
2.3.3 Actividades de Control --------------------------------------------------------------------- 31
2.3.4 Información y Comunicación ------------------------------------------------------------- 31
-
2.3.5 Monitorio y Supervisión -------------------------------------------------------------------- 32
2.4 Principios del Control Interno ------------------------------------------------------------------ 32
Capítulo III. Diseño del Sistema de Control Interno ---------------------------------------- 37
3.1 Entendimiento de la Entidad y su entorno -------------------------------------------------- 38
3.1.1 Naturaleza de la entidad. --------------------------------------------------------------------- 38
3.1.2 Servicios que ofrece Batista & Medina Corredores de Seguros, S.R.L: --------- 39
3.1.3 Operaciones que realiza Batista & Medina Corredores de Seguros -------------- 40
3.1.4 Ciclo de ingresos de la empresa. ----------------------------------------------------------- 42
3.2 Evaluación del área administrativa, contable y operativo ------------------------------ 42
3.2.1 Diagnóstico de la empresa ------------------------------------------------------------------- 42
3.2.2 Análisis e identificación de Riesgo --------------------------------------------------------- 45
3.3 Propuesta de un Diseño de Sistema de Control Interno basado en el modelo COSO
III 47
Manual de políticas y procedimientos de la empresa Batista & Medina Corredores de
Seguros ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 58
I- Políticas de Recursos Humanos ----------------------------------------------------------------- 59
II- Manual de políticas y procedimientos procesos operativos. Clave del proceso: PO
64
III. Manual de políticas y procedimientos procesos contables y financieros. Clave de
procesos: PC ----------------------------------------------------------------------------------------------- 80
Conclusión ------------------------------------------------------------------------------------------------ 104
Recomendaciones -------------------------------------------------------------------------------------- 105
Bibliografía ------------------------------------------------------------------------------------------------ 106
Anexos ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 107
-
1
Introducción
Con el transcurrir de los años, las nuevas formas de hacer negocio y los cambios en el
entorno económico, tecnológico y social han hecho que las empresas se vean en la
necesidad de aplicar políticas y procedimientos que les permitan prevenir la ocurrencia
de errores e irregularidades, así como detectar deficiencias y riegos de negocio en las
actividades que realizan.
La falta de un mecanismo de control ocasiona ineficiencia en los procesos, generación
de información financiera poco confiable así como pérdidas financieras. La mayoría de
las pequeñas empresas de la Republica Dominicana no cuentan con una estructura de
control debido a que son empresas familiares, carecen de los recursos necesarios para
implementar sistemas de control.
En base a lo mencionado anteriormente, hemos tomado la decisión de diseñar un
sistema de control interno para una empresa de servicios en el área de los seguros de
Santo Domingo que lleva por nombre Batista & Medina Corredores de Seguros, S.R.L.
tomando como referencia el Informe COSO.
Dicha institución se estará viendo beneficiada debido a que podrá contar con una
herramienta útil para efectuar las correcciones necesarias que permitan el logro de las
metas y objetivos propuestos.
El objetivo general de esta investigación es diseñar un sistema de control interno para la
empresa Batista & Medina Corredores de Seguros. Para el logro de este objetivo hemos
formulado los siguientes objetivos específicos:
-
2
Analizar los procesos administrativos y contables de la empresa para determinar los
riesgos implicados en dichos procesos.
Diseñar procedimientos y actividades de control para mitigar los riesgos que puede
enfrentar la empresa.
Proponer el diseño de un sistema de control interno adecuado para la empresa.
Esta investigación será desarrollada en tres capítulos, en el primero se presentará un
conocimiento general de la empresa Batista & Medina Corredores de Seguros, S.R.L., lo
que incluye su reseña histórica, su filosofía, la estructura organizacional y el marco legal
al que está sujeta este tipo de empresa.
El segundo capítulo abarcará las generalidades de control interno, su origen y evolución,
conceptualizaciones, características, clasificación, principios y componentes.
En el tercer y último capítulo incluiremos el análisis y entendimiento de las actividades
de la entidad, la evaluación de riesgos, así como el sistema de control interno que
diseñaremos. Y finaliza con la conclusión y recomendaciones de lugar con relación al
tema de estudio.
-
3
Diseño Metodológico
Tipo de Investigación
En el presente estudio se pretende utilizar los tipos de investigación de campo y
descriptiva.
Para desarrollar el tema de objeto de esta investigación se utilizará el tipo de
investigación de campo, puesto que tendremos que asistir a la empresa para recolectar
información de los procesos que ejecutan, para así informar y realizar las observaciones
de lugar conjuntamente con los resultados obtenidos.
Sera descriptiva, porque se pretende describir los tratamientos de control de las
operaciones utilizados por la institución.
Metodología de Investigación
Los métodos que se estarán realizando en esta investigación serán:
El método analítico, ya que se estará descomponiendo el modelo actual con el que se
manejaba la empresa, para poder observar cada una de las partes o elementos de forma
lógica.
El método descriptivo que nos ayudará a identificar las características fundamentales,
utilizando criterios que pongan de manifiesto el comportamiento de las informaciones
obtenidas.
Como también tomaremos el método de la observación que nos permitirá ver mediante
la percepción directa la realidad de la empresa estudiada.
-
4
Técnicas de Investigación
Las técnicas de recolección de información a utilizar para esta investigación serán las
siguientes:
Entrevistas: Que nos permitan interactuar con el personal de la empresa.
Encuestas: Para recolectar datos y visualizar la opinión de los empleados acerca del
objeto de estudio.
Observación: De la ejecución de las operaciones de la empresa por parte del
empleado.
Revisión de documentos: Para verificar los registros hechos por la empresa.
Objetivos Específicos
1. Analizar los procesos administrativos y contables de la empresa, para determinar los
riesgos implicados en dichos procesos.
2. Diseñar procedimientos y actividades de control para mitigar los riesgos que puede
enfrentar la empresa.
3. Proponer el diseño de un sistema de control interno adecuado para la empresa.
-
5
Capítulo I. Aspectos Generales de la Empresa
-
6
1.1 Aspectos Generales
1.1.2 Reseña histórica
Batista & Medina Corredores de Seguros, S.R.L es una sociedad comercial según lo
establecido en la ley No. 479-08, dedicada al corretaje de seguros; fundada por los
señores Marcos Batista y José Medina, los cuales cuenta con más de 20 años en el
mercado de seguros. Esta surgió por la necesidad que tenía el señor Marcos Batista de
establecer su propio negocio lo que conllevo a asociarse con el Sr. José Medina. La
empresa inicio sus operaciones el 27 de Abril del 2010 cuenta con un capital de un millón
pesos (RD$1, 000,000.00) en la localidad de Bella Vista en la avenida Rómulo Betancourt
no. 1318.
Desde sus inicios la empresa ha logrado diversos reconocimientos de las principales
empresas del mercado asegurador entre los que se pueden mencionar los siguientes:
Novato del año 2010 – Mapfre BHD Seguros
Primer lugar - Categoría Profesional Mayor Crecimiento 2012 – Proseguros
Segundo lugar - Categoría Profesional Mayor Crecimiento 2013 – Seguros Sura
La empresa cuenta con una cartera de clientes corporativos, entre los que se pueden
destacar:
Grupo Ray muebles
El Universo de la Tela
Almacenes Mayra
Gaby Comercial
Comercializadora Don Pablo
Ardil Comercial
Monumental Graphic Design
PubliPlas
-
7
Está afiliada a las principales aseguradoras del país:
Mapfre BHD Seguros
Seguros Universal
La Colonial de Seguros
Seguros Sura
Seguros BanReservas
ARS Humano
ARS Palic
WorldWide Seguros
Bupa Seguros
De acuerdo a la naturaleza jurídica de la empresa es una entidad supervisada por
la Superintendencia de Seguros de la República Dominicana.
1.2 Filosofía de la Empresa
1.2.1 Misión
Brindar asesoría en el manejo adecuado de riesgos, para contribuir con la
protección del patrimonio de nuestros clientes, a través de un equipo de
colaboradores y proveedores comprometidos con la satisfacción total de los
asegurados.
1.2.2 Visión
Ser la empresa con presencia efectiva y oportuna en todo el territorio, gozando de
credibilidad y confianza ante la sociedad; con servicios que incrementen su calidad
y rentabilidad en forma permanente.
-
8
1.2.3 Valores
Responsabilidad
Productividad
Trabajo en Equipo
Visión
Ética
Satisfacción al cliente
Respeto
Honestidad
Comunicación Abierta
Apoderamiento
1.3 Estructura Organizacional
1.3.1 Organigrama
Presidencia
Dirección
Departamento de
Reclamaciones
Departamento de Seguros de
Personas:
Departamento de Seguros Generales:
Asesoría
Contable
-
9
Presidencia: Es la encargada de trazar, conjuntamente con la junta directiva, las normas
y políticas que rigen el funcionamiento de la organización, velando permanentemente por
el cumplimiento de la visión y misión establecidas para nuestra empresa. También
gestiona mejores condiciones en el mercado para nuestros clientes, procurando siempre
la óptima relación costo-cobertura.
Asesoría Contable: La empresa mantiene un contrato con la compañía J R Dolores
Consulting quien se encarga de brindar el servicio de iguala contable e impositiva.
Dirección: Esta área se encarga del diseño de los programas de seguros,
establecimiento de las políticas de suscripción y seguimiento y control de dichas políticas.
Es la encargada de brindar apoyo a la gestión comercial y técnica de nuestra compañía,
maximizando la calidad y el nivel de servicio a nuestros clientes. Para lograr el correcto
desempeño de sus funciones, mantiene una relación interdisciplinaria con las demás
áreas de la compañía.
Departamento de Seguros Generales: Esta área se encarga del diseño de los
programas de seguros, establecimiento de las políticas de suscripción y seguimiento y
control de dichas políticas. Brinda apoyo a la gestión comercial y técnica de la compañía,
maximizando la calidad y el nivel de servicio a nuestros clientes. Para lograr el correcto
desempeño de sus funciones. También gestiona mejores condiciones en el mercado
para nuestros clientes, procurando siempre la óptima relación costo-cobertura.
Departamento de Seguros de Personas: Esta área está dirigida a la asesoría integral
en salud y vida con productos locales e internacionales. Para lograr sus objetivos, cuenta
con un equipo de profesionales interdisciplinarios dedicados a la administración de
-
10
riesgos de personas, procurando las mejores coberturas y servicios dentro de las
empresas líderes en programas de vida y salud en el país.
Departamento de Reclamaciones: Esta gerencia cuenta con un equipo de personas
orientadas a la atención inmediata y oportuna de los siniestros de nuestros clientes.
También cuenta con un personal que asesora a los clientes en casos de reclamaciones
o Litis, brindándoles la asesoría que requieran en sus procesos.
1.3.2 Descripción de Puestos
Director
Trabajo ejecutivo que consiste en planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar
labores técnicas, administrativas y jurídicas, como actividades de estudio, investigación
y ejecución de programas y proyectos tendentes a consolidar, registrar, controlar y
administrar el recurso humano.
Es el responsable de que se genere la producción de grandes negocios en coordinación
con otras áreas.
Gerente Seguros Generales
Se encarga del diseño de los programas de seguros, establecimiento de las políticas de
suscripción y seguimiento y control de dichas políticas. Es el encargado de brindar apoyo
a la gestión comercial y técnica de la empresa. Mantiene una relación interdisciplinaria
con las demás áreas de la compañía.
-
11
Gerente Seguro de Personas
Esta área está dirigida a la asesoría en la parte de salud y vida con productos locales e
internacionales. Cuenta con un equipo de profesionales dedicado a la administración de
riesgos de personas, siempre procurando las mejores coberturas y servicios.
Se encarga de diseñar planes individuales y colectivos, para que el cliente pueda
seleccionar la mejor opción.
Gerente de Reclamaciones
Esta gerencia cuenta con un equipo de personas orientadas a la atención inmediata y
oportuna de los siniestros de nuestros clientes en caso de reclamaciones o Litis,
brindándoles la asesoría que requieren, hasta que se llegue a la conclusión del mismo.
Asistente Técnico I
Se encarga de dar seguimiento a la documentación recibida por los aseguradores, como
son las modificaciones y renovaciones, de manera que estas sean revisadas y recibidas
por los clientes dentro los primeros días del mes correspondiente a su vencimiento.
Dar seguimiento con las aseguradoras, para que los documentos solicitados, sean
recibidos por la empresa en un tiempo razonable.
Asistente Técnico II
En conjunto con el asistente técnico 1, es responsable de que la documentación recibida
de las aseguradoras, por concepto de solicitudes de emisión y/o modificaciones, estén
acorde con lo solicitado por la empresa.
-
12
Debe dar seguimiento con los clientes que la documentación (facturas, marbetes, etc.)
les haya llegado con tiempo, para que así, lograr una gestión de cobranzas efectiva.
1.4 Marco Legal
La entidad se rige por la Ley Seguros y Fianzas No. 146-02 y sus reglamentos, las
resoluciones y las circulares de la de la Superintendencia de Seguros de la República
Dominicana. De acuerdo con lo requerido por la superintendencia de Seguros de la
República Dominicana los intermediarios llevarán los libros de contabilidad y los registros
que determine la Superintendencia.
Según la Ley Seguros y Fianzas No. 146-02 y sus reglamentos establece lo siguiente:
Artículo 80- Todos los fondos en poder de los corredores que representen primas
pagadas por los asegurados, o devoluciones de primas correspondientes a los mismos,
los tendrán a título de depósito, no los mezclarán con otros fondos y los utilizarán
únicamente para entregarlos en su totalidad a las personas con derecho a ellos, en un
plazo no mayor de diez (10) días después de efectuado el cobro.
Artículo 199- Para que una persona, física o moral, pueda actuar en la República
Dominicana como intermediario o ajustador en cualquier acto, transacción o actividad
relacionada con el negocio de seguro o reaseguro, deberá poseer previamente la licencia
correspondiente expedida por la Superintendencia. Para la licencia de corredor de
seguros, constancia de haber constituido el Fondo de Garantía que señala esta ley, y
presentar documentación de tener una formación profesional adecuada en materia de
seguros, que haya realizado actividades de trabajo y/o estudios técnicos de seguros
durante un período mínimo de dos (2) años, efectuados, ya sea, con un organismo
-
13
especializado, con un asegurador o reasegurador, con una empresa de intermediarios o
como agente, o mediante la presentación de un diploma válido reconocido o su
equivalente.
Artículo 203- Las personas físicas o morales autorizadas para operar como corredores
de seguros, corredores de reaseguros, agentes generales o ajustadores deberán
constituir un Fondo de Garantía conforme se detallan a continuación: 1) Agentes
generales: a) Persona moral, doscientos cincuenta mil pesos (RD$250,000.00) o el
equivalente, en pesos dominicanos, a quince mil dólares (US$15,000.00)
Artículo 225- Los corredores de seguros, los agentes generales, los agentes de seguros
de personas y los agentes de seguros generales, los corredores de reaseguro, y los
ajustadores, llevarán los libros de contabilidad y los registros que determine la
Superintendencia.
-
14
Capítulo II. Generalidades del Control Interno
-
15
2.1 Aspectos Generales del Control Interno
2.1.1 Origen y Evolución
El concepto de control interno nace como la prevención del fraude, cuando empezaron
a aparecer múltiples casos de estados financieros fraudulentos a nivel mundial, muy
destacadamente en la década de 1970 y principios de la de 1980.
Con la aparición de estos estados financieros inflados, se creó la Comisión Nacional
Sobre Presentación de Informes Financieros (Treadway Commision) que tenía como
objetivo estudiar los factores causantes de estos informes financieros fraudulentos.
Para estos tiempos también se forma el Comité de Organizaciones Patrocinadoras
(Committe of Sponsoring Organizations, COSO), el cual organizó un estudio para:
Establecer una definición común del control interno.
Proporcionar una guía para las entidades, empresas y negocios tengan la
oportunidad de evaluar sus sistemas de control interno.
En el año 1992, en Estados Unidos, nace el informe COSO (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission), como una forma de solucionar la diversidad
de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno al control interno. Uno
de sus objetivos fue acordar una definición de control interno que sea aceptada como un
marco común y aporte a la estructura de control interno, que facilite la evaluación en las
organizaciones del diseño, implementación y efectividad de los controles.
-
16
El informe COSO (1992) define el Control Interno como “un proceso integrado a los
procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos,
efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una
entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de
objetivos.
El control interno según el modelo COSO (1992) consta de cinco componentes
relacionados entre sí, se derivan de la manera en que la dirección gestiona la empresa
y están integrados en el proceso de dirección, los componentes del control son los
siguientes: ambiente de control; evaluación de riesgos; actividades de control;
información y comunicación; monitoreo.
Los componentes que integran o conforman el control interno según el informe “COSO”
(1992), se presentan a través de la gráfica:
Figura No. 1: Cubo Coso I (estudiantesvirtuales.wordpress.com)
https://estudiantesvirtuales.wordpress.com/2015/08/11/el-informe-coso/
-
17
El instituto Canadiense de Contadores Certificados publicó en 1995 el informe COCO.
Criteria of Control Committee, el cual es similar al informe COSO tradicional aunque
existen algunas diferencias conceptuales. El mismo surge de una profunda revisión del
informe COSO cuyo objetivo fue elaborar un informe más amigable y sencillo ante las
dificultades que tuvieron que enfrentar algunas organizaciones a utilizar el informe
COSO.
COCO incluye dentro del alcance una serie de elementos no incluidos en el informe
COSO tradicional: establecimiento de objetivos, planificación de estrategias,
administración del riesgo y acciones correctivas.
COCO se diferencia en ciertos aspectos al COSO al tratar el concepto de efectividad:
Determinar si los controles son efectivos o no, se realiza en función a los objetivos
específicos y no a cierta categoría de objetivos
La efectividad se evalúa en relación a veinte componentes del sistema de control
interno. COSO evalúa dicha efectividad entorno a los cincos componentes del
sistema de control interno.
Ley Sarbarmes – Oxley
Para la primera década del año 2000 comenzaron a presentarse escándalos financieros
en estados unidos, organizados en las dificultades financieras y la falta de transparencia
para informa de la situación por parte de conocidas empresas. La falta de transparencia
con que se elaboraban los estados financieros adquirió gran notoriedad pública en 2002
con la quiera de compañías importantes.
-
18
El 30 de julio de 2002 se promulgo la “Public Company Accouting Reform and Investor
Protecction Act of 2002” también denominada Sarbernes-Oxley Act.
El propósito de la nueva norma es intensificar la protección a los inversionistas al mejorar
el grado de precisión, veracidad, consistencia y credibilidad de la información financiera
y contable. El objetivo de la reforma se orienta, esencialmente a restablecer la seguridad
y confianza de los mercados. (Gibson R. G., 2009)
Esta ley, introdujo cambios radicales en la auditoria de estados financieros de las
compañías públicas fortaleció la independencia de los auditores externos: fijo las
responsabilidades de la junta de directores y de la gerencia en torno al control interno, al
igual estableció mecanismos de protección para los denunciantes de casos de fraude en
las compañías
COSO II – Enterprise Risk Management - Integrated Framework (ERM).
El marco conceptual de COSO Enterprise Risk Management (ERM) al que podemos
llamar en español administración de riesgo corporativo, fue un Proyecto que inicio en
2001 y fue publicado oficialmente en septiembre de 2004. Está orientada, a diferencia de
su predecesor, a la administración de riesgos, esta adicción genero un marco conceptual
más amplio, llevando el control interno al enfoque de administración de riesgo. COSO II,
como también lo han llamado, cuenta con ocho componentes de los cuales la mitad están
orientado al manejo de riesgo, (1) establecimiento de objetivos, (2) identificación de
eventos, (3) evaluación de riesgos, (4) respuesta a los riesgos. (Radames Torres
Carbonell, 2012).
-
19
Los componentes que integran o conforman el control interno según el informe “COSO”
(2004), se presentan a través de la gráfica:
Figura No. 2: Cubo Coso II- ERM (estudiantesvirtuales.wordpress.com)
El informe COSO sobre Gestión de Riesgos Corporativo. Se considera como un proceso
realizado por la junta de directores gerencia y personal con el fin de identificar eventos
potenciales que podrían afectar a la compañía y gestionar sus riesgos dentro de niveles
aceptables. (COSO, Gestión de Riesgos Corporativos: Marco Integrado COSO, 2005)
La importancia de la ERM se ha intensificado en los últimos años con motivo de las
siguientes circunstancias:
Creciente volatilidad de los mercados por la gran competencia.
Desregulación de ciertas ramas de la actividad que ha llevado a las organizaciones
a identificar otras líneas de negocios.
Impacto de la Ley Sarbenes Oxley (2002).
https://estudiantesvirtuales.wordpress.com/2015/08/11/el-informe-coso/
-
20
En mayo de 2013, se publicó la actualización del marco integrado de control interno
(también llamado COSO III) que sustituye al marco original de 1992. A pensar que el
nuevo Marco Integrado COSO III debería ser la continuación de ERM o COSO II, sin
embargo su objetivo es actualizar y reemplazar COSO I.
Algunos de los factores más relevantes que contribuyeron a la actualización del marco
integrado de control interno son:
Variación de los modelos de negocio como consecuencia de la globalización.
Mayor necesidad de información a nivel interno debido a los entornos cambiantes.
Incremento del número y complejidad de las normativas aplicables al mundo
empresarial a nivel internacional.
Nuevas expectativas sobre la responsabilidad y competencias de los gestores de las
organizaciones.
Incremento de las expectativas de los grupos de interés (inversores, reguladores) en
la prevención y detección del fraude.
Aumento del uso de las nuevas tecnologías, y su desarrollo constante.
2.1.2 Definición
Según COSO:
El Control Interno es un proceso, efectuado por el consejo de administración, la dirección
y demás personal de una entidad y que está diseñado para brindar una seguridad
razonable en la relación con el logro de los objetivos en las siguientes categorías:
-
21
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de los informes financieros.
Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
La definición de COSO del control interno hace énfasis en que es un proceso, o un medio
para llegar a un fin, y no un fin en sí mismo. El proceso se efectúa por medio de
individuos, no solamente a partir de manuales de políticas, documentos y formas. Al
incluir el concepto de seguridad razonable, la definición reconoce que el control interno
no puede proporcionar en forma realista seguridad absoluta de que se lograran los
objetivos de una organización. La seguridad razonable reconoce que el costo del control
interno de una organización no debe exceder los beneficios que se espera obtener.
El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la
entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es más efectivo cuando los
controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia
de la empresa. Mediante los controles incorporados se fomenta la calidad y las iniciativas
de delegación de poderes. Se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta
rápida ante las circunstancias cambiantes. (Solorzano, 2007)
2.1.3 Objetivo
El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Si se logra identificar
perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el
significado de Control Interno. En otras palabras toda acción, medida, plan o sistema
que emprenda la empresa y que tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una
-
22
fortaleza de Control Interno, de lo contrario es una debilidad de Control Interno. Los
objetivos de Control Interno son los siguientes:
Suficiencia y Confiabilidad de la Información Financiera
Este objetivo se refiere a las políticas, métodos y procedimientos diseños por la entidad
para asegurar que la información es válida y confiable. Una información es válida, si se
refiere a las operaciones o actividades que ocurrieron y tienen las condiciones necesarias
para ser consideradas como tales, en tanto que una información es confiable cuando
brinda confianza a quienes la usan, el objetivo de control se refiere, generalmente a la
preparación de estados financieros anuales o estados financieros intermedios y el
informe anual y de cuentas de la entidad que generalmente incluye los estados
financieros anuales y la opinión de los auditores independientes. (COSO, Instituto de
investigación en contabilidad y control, 2013)
La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financiera
necesaria para que los usuarios tomen decisiones.
Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los
usuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con un
sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.
Si se cuenta con un apropiado sistema de información financiera se ofrecerá mayor
protección a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y demás peligros
que puedan amenazarlos.
-
23
Efectividad y Eficiencia de las operaciones
Este objetivo se refiere a los controles internos diseñados por la gerencia, para asegurar
que las operaciones sean ejecutadas con efectividad, es decir cómo fueron planeadas.
En cambio la eficiencia esta orientadas al uso de correcto de los recursos y tiene relación
por ejemplo con: activo fijo, efectivo, inventarios y la imagen de la organización (Instituto
de investigación en accountability y control, 2013).
Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un
mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con
las autorizaciones generales especificadas por la administración.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Este objetivo se refiere a las políticas y procedimientos específicos establecidos por la
entidad para asegurarse de que los recursos son ejecutados, de conformidad con las
leyes y regulaciones aplicables. Dependiendo de la realidad de cada empresa, la
evaluación del cumplimiento debe referirse a la legislación y regulaciones emitidas por
entidades como: Comisión de valores u organismos supervisores equivalentes,
Administrador Tributario, Banco Central. A pesar de que el COSO no hace referencia en
forma expresa acerca del requisito de evaluar el cumplimiento de políticas internas se
considera que este concepto podría encontrarse implícito en el objetivo de cumplimiento.
(COSO, Instituto de investigación en contabilidad y control, 2013)
Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización, debe estar
enmarcada dentro las disposiciones legales del país y debe obedecer al cumplimiento
de toda la normatividad que le sea aplicable al ente. Este objetivo incluye las políticas
-
24
que emita la alta administración, las cuales deben ser suficientemente conocidas por
todos los integrantes de la organización para que puedan adherirse a ellas como propias
y así lograr el éxito de la misión que ésta se propone. (Mejía, 2003).
2.1.4 Importancia
El control interno es importante debido a que ayuda a las entidades a lograr sus objetivos
y a mejorar y mantener su rendimiento. Proporciona una guía con el conjunto de políticas
y procedimientos a seguir, para así cumplir con la misión de la misma, lo que proporciona
seguridad en los procedimientos realizados, sin dejar de lado que optimiza los procesos
de la empresa.
El control interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la
empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros
que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores; y
propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la
administración del personal, los métodos y sistemas contables. (Mejía, 2003)
2.1.5 Limitaciones
El control interno puede ser efectivo para proteger contra errores y fraudes; y asegurar
la confiabilidad de la información contable. Sin embargo, es importante reconocer la
existencia de limitaciones inherentes del control interno. En el desempeño de los
controles pueden cometerse errores como resultado de equívocos en instrucciones,
errores de juicio, descuido, distracción o fatiga. Adicionalmente, sin la participación activa
de la junta directiva y un departamento de auditoria interna efectivo, la alta gerencia
puede invalidar fácilmente el control interno. Finalmente, las actividades de control
-
25
dependientes de la separación de funciones pueden ser burladas por colusión entre
empleados.
La extensión de los controles adoptados por un negocio también está limitada por
consideraciones de costo. No es factible, desde el punto de vista de los costos,
establecer controles que proporcionen protección absoluta del fraude y del desperdicio;
una seguridad razonable a este respecto es generalmente lo mejor que puede lograrse.
(Berbia, 2008)
Según la Norma Internacional de Auditoria (NIA) 400:
Los sistemas de contabilidad y de control interno no pueden dar a la administración
evidencia conclusiva de que se han alcanzado los objetivos a causa de limitaciones
inherentes. Dichas limitaciones incluyen:
El usual requerimiento de la administración de que el costo de un control interno no
exceda los beneficios que se espera sean derivados.
La mayoría de los controles internos tienden a ser dirigidos a transacciones de rutina
más que a transacciones que no son de rutina.
El potencial para error humano debido a descuido, distracción, errores de juicio y la
falta de comprensión de las instrucciones.
La posibilidad de que una persona responsable de ejercer un control interno pudiera
abusar de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración
sobrepasando un control interno.
-
26
La posibilidad de que los procedimientos puedan volverse inadecuados debido a
cambios en condiciones, y de que el cumplimiento con los procedimientos pueda
deteriorarse.
2.2 Clasificación del Control Interno
2.2.1 Según su función
2.2.1.1 Control Interno Administrativo
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión
a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los
registros financieros. Incluyen más que todos controles tales como análisis estadísticos,
estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de
personal y controles de calidad.
En el control administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y
registros relativos a los procedimientos que orientan la autorización de transacciones por
parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia
operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la
organización.
El control administrativo se establece en las Normas de Auditora Norteamericanas SAS-
1 de la siguiente manera:
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimientos
y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la
-
27
autorización de operaciones por la administración. Esta autorización es una función de
la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de
la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las
operaciones.
Como por ejemplo, las políticas de la empresa que no contienen aspectos financieros
como elaborar reportes de actividad de cada uno de los jefes de cada área, incluye
controles tales como análisis estadísticos, programas de entrenamiento de los
empleados y control de calidad, este control básicamente se centra en la organización
de los recursos humanos. (Velazquez, 2012)
2.2.1.2 Control Interno Contable
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de
la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen
controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y
reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el control de dinero no
deba participar también en los registros contables.
El control contable está descrito también en las Normas de Auditora Norteamericanas
SAS-1 así:
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros
que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros
financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que:
-
28
a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica
de la administración.
b) Se registren las operaciones como sean necesarias para
1) permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios
de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a
dichos estados, y
2) mantener la contabilidad de los activos.
c) El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la
administración.
d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables
con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier
diferencia. (Gibson R. G., 2009)
2.2.2 Según su aplicación
2.2.2.1 Control Preventivo
Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación
de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas serán ejecutadas con propiedad. (Terry, 1999)
Una modalidad de este tipo de control son los presupuestos, que son un plan de acción
con el fin de que las actividades que se han planeado sean ejecutadas de manera
adecuada.
-
29
2.2.2.2 Control de Detección
Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización
de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones
requeridas. (Terry, 1999)
Las actividades de control detective están diseñadas para detectar eventos que en efecto
han ocurrido y alertar a la administración de lo que ha pasado. Ejemplo: Un procedimiento
mensual de control de conciliación, que es un control detective, puede detectar una
situación fuera de balance resultante de una transacción no autorizada que está siendo
iniciada a causa de un procedimiento de autorización inefectivo.
2.3 Componentes del Control Interno
El control interno consta de cinco componentes integrados. El Marco establece un total
de diecisiete principios que representan los conceptos fundamentales asociados a cada
componente. Dado que estos principios proceden directamente de los componentes, una
entidad puede alcanzar un control interno efectivo aplicando todos los principios, los que
son aplicables a los objetivos operativos, de información y de cumplimiento.
2.3.1 Entorno de Control
Es el conjunto de normas, procesos y estructuras que constituyen la base sobre la que
se desarrollará el control interno de la organización. El consejo y la alta dirección son
quienes marcan el “Tone at the Top” con respecto a la importancia del control interno y
los estándares de conducta esperados dentro de la entidad. La dirección refuerza las
expectativas sobre el control interno en los distintos niveles de la organización. El terno
de control incluye la integridad y los valores éticos de la organización: los paramentos
-
30
que permiten al consejo llevar a cabos sus responsabilidades de supervisión del gobierno
corporativo; la estructura organizacional y la asignación de autoridad y responsabilidad;
el proceso de atraer, desarrollar y tener a profesionales componentes; y el rigor aplicado
a las modalidades de evaluación del desempeño, los esquemas de compensación para
incentivar la responsabilidad por los resultados del desempeño. El eterno de control de
una organización tiene una influencia muy relevante en resto de componentes del
sistema de control interno.
2.3.2 Evaluación de Riesgo
Cada entidad se enfrenta a una gama de riesgos precedentes de fuentes externas e
internas. El riesgo se define como la posible de que un acontecimiento ocurra y afecte
negativamente la consecución de los objetivos. La evaluación Implica un proceso
dinámico e iterativo para identificar y evaluar los riesgos de cara a la consecución de los
objetivos. La dirección debe definir los objetivos operativos, e información y de
cumplimiento, con suficiente claridad y detalle para permitir la identificación y evaluación
de los riesgos con impacto potencial a dichos objetivos. Asimismo, la dirección debe
considerar la adecuación de los objetivos para la entidad. La evaluación de riesgo
también requiere que la dirección considere el impacto que puedan tener posibles
cambios en el entorno externo y dentro de su propio modelo de negocio, y que puedan
provocar que el control interno no resulte efectivo.
-
31
2.3.3 Actividades de Control
Las actividades de control son las acciones establecidas a través de políticas y
procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la
dirección para mitigar los riesgos con impacto potencial en los objetivos. Las actividades
de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las diferentes etapas de los
procesos de negocio, y en el entorno tecnológico. Según su naturaleza, pueden ser
preventivas o de detección y pueden abarcar una amplia gama de actividades manuales
y automatizadas, tales como autorizaciones, verificaciones, conciliaciones y revisiones
del desempeño empresarial. La segregación de funciones normalmente está integrada
en la definición y funcionamiento de las actividades de control. En aquellas áreas en las
que no es posible una adecuada segregación de funciones, la dirección debe desarrollar
actividades de control alternativas y compensatorias.
2.3.4 Información y Comunicación
La información es necesaria para que la entidad pueda llevar a cabo sus
responsabilidades de control interno y soportar el logro de sus objetivos. La dirección
necesita información relevante y de calidad, tanto de fuentes internas como externas,
para apoyar el funcionamiento de los otros componentes del control interno. La
comunicación es el proceso continuo e iterativo de proporcionar, compartir y obtener la
información necesaria. La comunicación interna es el medio por el cual la información se
difunde a través de toda la organización, que fluye en sentido ascendente, descendente
y a todos los niveles de la entidad. Esto hace posible que el personal pueda recibir de la
alta dirección un mensaje claro de que las responsabilidades de control que deben ser
-
32
tomadas seriamente. La comunicación externa persigue dos finalidades: comunicar, de
fuera hacia el interior de la organización, información externa relevante y proporcionar
información interna relevante de dentro hacia fuera, en respuesta a las necesidades y
expectativas de grupos de interés externos.
2.3.5 Monitorio y Supervisión
Las evaluaciones continuas, las evaluaciones independientes o una combinación de
ambas se utilizan para determinar si cada uno de los cinco componentes del control
interno, incluidos los controles para cumplir los principios de cada componente, está
presentes y funcionan adecuadamente. Las evaluaciones continuas, que están
integradas en los procesos de negocio en los diferentes niveles de la entidad, suministran
información oportuna. Las evaluaciones independientes, que se ejecutan
periódicamente, pueden variar en alcance y frecuencia dependiendo de la evaluación de
riesgos, la efectividad de las evaluaciones continuas y otras consideraciones de la
dirección. Los resultados se evalúan comparándolos con los criterios establecidos por
los reguladores, otros organismos reconocidos o la dirección y el consejo de
administración, y las deficiencias se comunican a la dirección y al consejo, según
corresponda. (COSO, Instituto de investigación en contabilidad y control, 2013).
2.4 Principios del Control Interno
El control interno es un medio no un fin en sí mismo, es un proceso desarrollado por el
personal de la organización y no puede ser considerado infalible, ofreciendo solamente
una seguridad razonable. Por lo tanto, no es posible establecer una receta universal de
-
33
control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es
posible establecer algunos principios de control interno generales así:
Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control
será ineficiente.
La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un
punto control de contabilidad y un punto control de operaciones.
Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la
seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.
Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transacción
comercial. Una persona puede cometer errores, es posible detectarlos si el manejo
de una transacción está dividido en dos o más personas.
Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados. Un
buen entrenamiento da como resultado más rendimiento, reduce costos y los
empleados son más activos.
Si es posible se deben rotar los empleados asignados a cada trabajo, debe imponerse
la obligación de disfrutar vacaciones entre las personas de confianza. La rotación
evita la oportunidad de fraude.
Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales de funciones
cuidan errores.
Los empleados deben tener póliza de fianza. La fianza evita posibles pérdidas a la
empresa por robo.
No deben exagerarse las ventajas de protección que presta el sistema de contabilidad
de partida doble. También se cometen errores.
-
34
Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible ya que
prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas.
Debe hacerse uso del equipo mecánico o automático siempre que esto sea
factible. Con éste se puede reforzar el control interno. (Gibson R. G., 2009)
El control interno- Marco integrado de COSO establece diecisiete principios que
establecen los conceptos fundamentales asociados a cada componente del control
interno. Entre estos se enumeran los siguientes:
Entorno de control
1- La organización demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos.
2- El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce la
supervisión del desempeño del sistema de control interno.
3- La dirección establece, con la supervisión del consejo, las estructuras, las líneas
de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad apropiados para la
consecución de los objetivos.
4- La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a
profesionales competentes, en alineación con los objetivos de la organización.
5- La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control
interno para la consecución de los objetivos.
Evaluación de riesgos
6- La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la
identificación y evaluación de los riesgos relacionados.
-
35
7- La organización identifica los riesgos para la consecución de sus objetivos en
todos los niveles de la entidad y los analiza como base sobre la cual determinar
cómo se deben gestionar.
8- La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la
consecución de los objetivos.
9- La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar
significativamente al sistema de control interno.
Actividades de control
10- La organización define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la
mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los
objetivos.
11- La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre
la tecnología para apoyar la consecución de los objetivos.
12- La organización despliega las actividades de control a través de políticas que
establecen las líneas generales del control interno y procedimientos que llevan
dichas políticas a la práctica.
Información y Comunicación
13- La organización obtiene o genera y utiliza información relevante y de calidad para
apoyar el funcionamiento del control interno.
14- La organización comunica la información internamente, incluidos los objetivos y
responsabilidades que son necesarios para apoyar el funcionamiento del sistema
de control interno.
-
36
15- La organización se comunica con los grupos de interés externo sobre los
aspectos claves que afectan al funcionamiento del control interno.
Actividades de Supervisión
16- La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o
independientes para determinar si los componentes del sistema de control interno
están presentes y en funcionamiento.
17- La organización evalúa y comunica las deficiencias de control interno de forma
oportuna a las partes responsables de aplicar medidas correctivas, incluyendo la
alta dirección y el consejo, según corresponda.
-
37
Capítulo III. Diseño del Sistema de
Control Interno
-
38
3.1 Entendimiento de la Entidad y su entorno
3.1.1 Naturaleza de la entidad.
Los corredores de seguros son organizaciones independientes de las compañías de
seguros y los asegurados, los cuales sirven de intermediarios entre los mismos. Su
condición especial les permite desarrollar su actividad promocional y de asesoramiento
y poner en contacto a las compañías aseguradoras con los interesados en obtener un
contrato de seguros.
Los corredores de seguros trabajan en todos los ramos de seguros, incluida seguridad
social, así mismo asesora sobre el alcance y la interpretación de las condiciones
generales y especiales de los contratos de seguros, se encarga de vigilar el proceso del
seguro desde su emisión o renovación hasta la cancelación del mismo; equilibra la
relación entre asegurador y asegurado, acompaña a los clientes en caso de los siniestro
y hace un seguimiento al proceso para que el pago o reparación del bien asegurado se
haga a la mayor brevedad posible y realiza la gestión de cobro de su cartera de clientes.
La remuneración del corredor de seguros se encuentra incluida dentro de la prima que
cobran las aseguradoras, por lo cual no percibe ningún ingreso directo de sus clientes,
pues las comisiones representan un porcentaje de ésta. En este sentido, el ingreso
recibido por los corredores de seguros, por regla general, proviene de las aseguradoras.
-
39
Son obligaciones especiales de los corredores de seguros:
Cumplir toda la regulación de parte de la Superintendencia de Seguros
Llevar su sistema de registro de operaciones, de acuerdo con los requisitos que
establezca la Superintendencia de Seguros.
Mantener el capital mínimo establecido en la ley, el cual debe ser proporcional al
volumen de sus negocios.
Presentar periódicamente sus estados financieros ante la Superintendencia de
Seguros y Fianzas.
3.1.2 Servicios que ofrece Batista & Medina Corredores de Seguros, S.R.L:
Seguros Generales
Seguro de Incendio y Líneas
aliadas
Responsabilidad Civil Básica
Responsabilidad Civil Profesional
Responsabilidad extracontractual
Fianzas
Seguros de Transporte
Fidelidad 3D
Seguro de vehículo
Interrupción de negocio
Avería de maquinarias
Equipos electrónicos
Seguros de Personas
Seguro de Vida individual
Seguro de Vida Colectivo
Seguro de Salud Local
Seguro de Salud Internacional
Asistencia Fúnebre
Accidentes personales
-
40
3.1.3 Operaciones que realiza Batista & Medina Corredores de Seguros
Los departamentos de seguros generales, de personas y reclamaciones son los
encargados de realizar las actividades operativas de la empresa. El clico de operación
de la empresa está compuesto de cinco (5) procesos los cuales mantienen una relación
entre sí.
Emisión de póliza:
Es acuerdo de buena fe entre el asegurado y la aseguradora, en el que se emite una
póliza en cambio de una prima.
Se da inicio cuando el intermediario recibe del cliente los documentos e informaciones
necesarias para la emisión del contrato según la cotización presentada, la cual es
enviada a las compañías de seguros afiliadas y finaliza cuando el asegurado aprueba la
cobertura del riesgo.
Cobranza de póliza:
Consiste en el pago de la prima de seguro estipulada en el contrato, el cual debe realizar
en un periodo no más de 120 días calendario.
El intermediario realiza la gestión de cobros de la póliza y luego procede a pagar a la
compañía de seguros en un periodo no mayor a los 10 días.
-
41
Manejo de reclamos:
Un reclamo es la comunicación personal, escrita o telefónica que realizan los clientes a
la empresa operadora ante los posibles inconvenientes con la prestación de un servicio,
con la finalidad de que sea solucionado su reclamo.
El manejo de reclamos es el proceso que surge ante la ocurrencia de un siniestro, por el
cual el cliente presenta una solicitud de reclamación al intermediario y este se encarga
de notificar el evento a la compañía de seguros para la apertura del reclamo
correspondiente. El intermediario se encarga de dar seguimiento a dicha solicitud hasta
que ocurre la declinación, indemnización y/o pago del reclamo realizado.
Renovación de póliza:
Es un proceso automático efectuado por las compañías de seguros por el cual se
extiende la vigencia de un contrato de seguro por lo general a 1 año.
El intermediario genera un mes antes el listado de las pólizas que están próximo a
vencer, el cual es conciliado con los documentos recibidos de la compañía aseguradora
y agenda una visita con el cliente para actualizar las informaciones sobre los bienes
asegurados.
Cancelación de póliza:
Es el proceso que ocurre cuando el asegurado o aseguradora en su defecto decide
prescindir o dar por terminado el contrato de seguro.
El intermediario recibe una comunicación por escrito de parte de la compañía de seguros
o por parte del asegurado indicando la terminación del contrato de seguro, luego de
-
42
recibir respuesta de cualquiera de las partes procede a guardar el expediente en archivo
muerto.
3.1.4 Ciclo de ingresos de la empresa.
En este ciclo se encuentran los ingresos percibido por comisiones generados por el cobro
de las primas de seguros de los clientes de la cartera, el ciclo inicia con:
1) Las cobranzas realizadas a los clientes.
2) Verificación del cobro de comisiones
3) Depósitos y transferencia de los ingresos
4) Registro del ingreso.
3.2 Evaluación del área administrativa, contable y operativo
El objetivo de este acápite es recopilar información sobre los aspectos críticos de la
entidad en su ciclo administrativo, contable y operativo. Para realizar el entendimiento de
estos ciclos, realizamos una serie de cuestionarios que fueron aplicados a los integrantes
de la empresa en estudio, el cual nos servirá como base para diseñar un sistema de
control interno adaptado a las necesidades y características de estos procesos.
3.2.1 Diagnóstico de la empresa
Una vez finalizada la aplicación de los cuestionarios para el diagnóstico de la empresa
Batista & Medina Corredores de Seguros, S.R.L. nos enfocaremos en destacar los
hallazgos identificados en cada una de las áreas, para diseñar procedimientos de control
que permitan mitigar los riesgos.
-
43
Administrativas
Los procesos dentro de la empresa no se encuentran documentados ni identificados, por
lo que no hay procedimientos establecidos para realizar las tareas.
El manual de puestos y funciones de la empresa no cuenta con un nivel de detalle de las
responsabilidades y asignaciones del personal.
No existe un código de ética y conducta que trace el modo de accionar del personal de
forma apropiada.
La empresa no cuenta con una segregación de funciones ni delimitación de las líneas de
autoridad, lo cual no permite colocar responsables por proceso ni quien los supervise.
No existen políticas claras para la administración y contratación del personal por lo que
se desconoce si el personal que ejecuta las tareas tiene la adecuada preparación.
Contable
La contabilidad de la empresa se encuentra externalizada, supone un riesgo de
vulneración de la confidencialidad de los datos importantes de su empresa. .
La contabilidad de la empresa no se encuentra al día, por lo que se pueden dar casos en
los que se tomen decisiones incorrectas.
Los estados financieros no contienen un nivel de detalle de las políticas contables sobre
el cual basen su contabilidad.
La empresa no tiene definidos los procesos de administración, revisión y control de los
desembolsos realizados a terceros.
-
44
Operativo
Existe un manejo inadecuado de la gestión de cobro.
No existen procedimientos de cobros de la cartera de clientes adecuados, lo que afecta
el ciclo de ingreso del negocio.
No disponen de un sistema de información automatizado e integrado con los procesos
operativos de la entidad, que permita la creación de clientes, manejo de reclamos,
renovación de pólizas y gestión de cobros.
No existe un departamento de cobranza sino que las actividades de cobros son
realizadas por los encargados de cada departamento.
-
45
3.2.2 Análisis e identificación de Riesgo
A continuación mostramos el análisis realizado a Batista & Medina Corredores de
Seguros, S.R.L., referente a los riesgos detectados dentro de la misma:
HALLAZGOS RIESGO ASOCIADO IMPACTOPROBABILIDAD DE
OCURRENCIA
Carencia de Código de ética y
conducta
El modo de accionar del personal no sea de
forma apropiada.BAJO MEDIA
No existe un sistema de control
interno.
La empresa emita información financiera
confiable, exista posibilidad de malversación
de los activos por parte de los empleados.
ALTO ALTO
No se diseñan planes
estratégicos ni de
presupuestos.
No se conocen los riesgos
del negocio.No hay mecanismos para
identificar los riesgos.
No tienen establecido de
manera escrita los
procedimientos operativos de la
empresa.
No se limita el acceso a la
información.
No existe una segregación de
funciones.
No cuenta con una segregación
de funciones ni delimitación
de las líneas de autoridad
Decisiones grupales que corresponden a
diferentes áreas, son tomadas por una sola
persona.
MEDIO ALTO
No se evalúa ni supervisa el
trabajo realizada por el personal
Posibles errores o irregularidades que no sean
oportunamente detectados.ALTO ALTO
Las actividades de contabilidad
de la empresa se encuentran
externalizadas
Podría suponer un riesgo de vulneración de la
confidencialidad de los datos importantes de su
empresa.
ALTO MEDIO
MATRIZ DE RIESGO DE LA ENTIDAD
AREAS
MEDIO
Ineficiencia e ineficacia en el uso de los
recursos, Posibilidad de una inadecuada
segregación de funciones, falta de una
apropiada atribución de responsabilidades,
gestión ineficiente de recursos y falta de
entendimiento y seguimiento de funciones
básica operativa, La administración de la
Entidad puede no detectar oportunamente
riesgos asociados al negocio.
Falta de información para la toma de
decisiones adecuadas para la empresa,
perdidas económicas por falta de control.
Ineficacia en el logro de objetivos y metas e
ineficiencia en la utilización de recursos.
C
O
N
T
A
B
L
E
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
O
MEDIOALTO
MEDIO
-
46
HALLAZGOS RIESGO ASOCIADO IMPACTOPROBABILIDAD DE
OCURRENCIA
C
O
T
I
Z
A
C
I
Ó
N
Realizacion de cotizaciones con
coberturas incompatible con lo
solicitado por el cliente.
Perdida de la cartera de clientes debido a
polizas de seguros, que no cubran en su
totalidad los bienes de los asegurados
BAJO BAJO
No disponen de un sistema de
información automatizado e
integrado con los posesos
operativos de la entidad, que
permita la creación de clientes,
manejo de reclamos, renovación
de pólizas y gestión de cobros.
Distorsión y insuficiencia de la información
operativa, Imposibilidad de medir o seguir en
forma oportuna la efectividad de la gestion
operativa, posibilidad de errores por la
inexistencia de reportes necesarios.
MEDIO BAJO
Las coberturas no sean acorde
a las necesidades del cliente, o
que no sean las que el cliente
realmente cotizo.
Perdida de la cartera de clientes. BAJO B AJO
Ausencia de políticas para el
manejo del fondo de caja chica Malversacion de efectivo.ALTO ALTO
No se realiza una conciliación
de los pagos recibidos de los
clientes
No se apliquen en el tiempo establecido según
la Ley 146-02 o que
sean aplicados a un cliente distinto. Esto
permite que el personal se apropie de dinero y
no reporte el ingreso debido.
ALTO ALTO
No se realiza análisis de antigüedad de saldoNo habra exactitud en lon montos a cobrar, que
se cancelen polizas por falta de pago del
cliente.
BAJO BAJO
No existe una persona
especifica para darle
seguimiento a las cxc.No se cumplen en su totalidad los procesos y
puede ver haber mal manejo en la informacion.
BAJO BAJO
Reclamo quede en proceso por
falta de informacion del
intermediario
No se realize en el tiempo
estimado.
C
A
N
C
E
L
A
C
I
Ó
N
No se haya realizado la
cancelacion pertinente de una
poliza.
Tener polizas que los clientes hayan solicitado
su cancelacion y aun esten vigentes.MEDIO MEDIO
MEDIO MEDIO
C
I
C
L
O
O
P
E
R
A
T
I
V
O
M
A
N
E
J
O
D
E
R
E
C
L
A
M
O
S
C
O
B
R
A
N
Z
A
S
E
M
I
S
I
Ó
N
Y
R
E
N
O
V
A
C
I
Ó
N
Cliente pierda su derecho de reclamacion.
MATRIZ DE RIESGO DE LA ENTIDAD
AREAS
-
47
3.3 Propuesta de un Diseño de Sistema de Control Interno basado
en el modelo COSO III
En este capítulo se desollará cada uno de los componentes del sistema de control interno
basado en el modelo COSO III, los cuales serán aplicados a la empresa Batista & Medina
Corredores de Seguros, partiendo del entorno de control.
El sistema de control interno ha sido diseñado conforme a la naturaleza, tamaño,
complejidad y perfil de riesgo de la empresa y es consistente con los objetivos
establecidos.
Objetivo
Este documento tiene por finalidad proporcionar los lineamientos generales que deben
considerar los diferentes departamentos de la empresa para lograr la eficiencia y eficacia
de las operaciones, pudiendo alcanzar una seguridad a través de información confiable
y cumplimiento de los objetivos específicos.
1. Suficiencia y confiablidad de la información financiera
2. Efectividad y eficiencia de las operaciones
3. Cumplimiento de leyes y regulaciones que le apliquen a la empresa
Alcance
El presente diseño de sistema de control interno abarca a todas las áreas de la empresa,
ya sean políticas, procedimientos y prácticas empleadas para administrar las
operaciones de la entidad.
-
48
3.1 Entorno de control
Se establece un entorno que incluye las normas, procesos y estructuras sobre las cuales
se edifica el control interno de la organización y determina las pautas de comportamiento
a seguir de todo el personal dentro de la empresa.
Código de Ética y Conducta
La empresa deberá poseer un código de conducta y de políticas, el cual incluye una
descripción de las relaciones aceptables que deben mantenerse con los clientes, los
colaboradores entre sí, así como también las relaciones que deben mantener los
supervisores y subordinados. Dicho código de conducta es suministrado a cada
colaborador al momento de su contratación. El mismo es una guía acerca de cuáles
comportamientos son aceptables y cuáles no.
Cada colaborador al momento de recibir el código debe leerlo y firmar como recibido,
especificando la fecha y departamento de recepción.
-
49
Director General
Gernte de Seguros Generales
Asistente Tecnico I
Gerente de Seguros personas
Asistente Tecnico II
Gerente de reclamaciones
Contabilidad
Mensajero
Estructura Organización y Manual de puestos propuestos
Con la propuesta del presente organigrama se pretende brindar una mayor organización
de los departamentos de la entidad de una forma más ordenada. Conjunto al manual de
puestos diseñados se pretende lograr que todos los colaboradores de la empresa
conozcan las funciones que debe realizar.
-
50
Manual de puestos
BATISTA & MEDINA CORRESDORES DE SEGUROS, SRL
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre del cargo Director Área funcional Gerencia
Competencias
Educación Formación Habilidades Experiencia
Lic. En Administración o áreas afines
Amplia experiencia en el mercado de seguros y seguridad social. Manejo de personal.
Liderazgo, iniciativa, proactividad y comunicación
Mínimo 6 años de experiencia en actividades similares
Funciones Responsabilidades
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar labores técnicas, administrativas y jurídicas.
Mantener una relación interdisciplinaria con las demás áreas de la compañía, generar la producción de grandes negocios en coordinación con otras áreas
Personal a cargo
Gerente Seguros Generales Gerente Seguros de Personas Gerente de Reclamaciones
Reporta a:
Presidencia
Revisado: Aprobado: Fecha:
-
51
BATISTA & MEDINA CORRESDORES DE SEGUROS, SRL
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre del cargo Gerente Seguros Generales Área funcional Departamento de Seguros
Generales
Competencias
Educación Formación Habilidades Experiencia
Lic. En Administración o áreas afines
Amplia experiencia en el mercado de seguros
Liderazgo, trabajo en equipo proactividad y comunicación
Mínimo 5 años de experiencia en actividades similares
Funciones Responsabilidades
Diseñar los programas de seguros, establecer políticas de suscripción y seguimiento, establecer el control de dichas políticas, brindar apoyo a la gestión comercial y técnica de la empresa
Cumplir con cada una de las funciones de su cargo y supervisión directa del personal, relacionarse continuamente con las compañías de seguros.
Personal a cargo
Asistente Técnico I
Reporta a:
Director
Revisado: Aprobado: Fecha:
-
52
BATISTA & MEDINA CORRESDORES DE SEGUROS, SRL
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre del cargo Gerente Seguros de Personas Área funcional Departamento de Seguros de
Personas
Competencias
Educación Formación Habilidades Experiencia
Lic. En Administración o áreas afines
Conocimiento de la Ley de Seguridad Social, manejo de personal, relaciones humanas
Liderazgo, trabajo en equipo, comunicación efectiva
Mínimo 4 años de experiencia en actividades similares
Funciones Responsabilidades
Diseñar planes de seguros individuales y colectivos, asesoría de seguros de salud y vida, administrar las emisiones, renovación y cancelaciones de pólizas.
Supervisión directa del personal, relacionarse continuamente con las compañías de seguros y cumplir con cada una de las funciones propias del puesto.
Personal a cargo
Asistente Técnico II
Reporta a:
Director
Revisado: Aprobado: Fecha:
-
53
BATISTA & MEDINA CORRESDORES DE SEGUROS, SRL
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre del cargo Gerente de Reclamaciones Área funcional Departamento de Reclamaciones
Competencias
Educación Formación Habilidades Experiencia
Lic. En administración o áreas a fines
Conocimiento de la ley de seguros y fianzas, condiciones particulares y generales de las pólizas de seguros
Capacidad de análisis, comunicación efectiva, atención inmediata y oportuna
Mínimo 4 años de experiencia en áreas de reclamos, seguros persona o seguros generales
Funciones Responsabilidades
Manejar los reclamos, mantenerse actualizado de cualquier modificación a la ley de seguros y fianzas, elaborar informes de los reclamos trabajados
Relacionarse continuamente con las compañías de seguros, rendir cuenta a su supervisor inmediato y recibir y analizar los reclamos.
Personal a cargo
N/A
Reporta a:
Director
Revisado: Aprobado: Fecha:
-
54
BATISTA & MEDINA CORRESDORES DE SEGUROS, SRL
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre del cargo Asistente Técnico I Área funcional Departamento de Seguros
Generales
Competencias
Educación Formación Habilidades Experiencia
Estudiante de termino de administración o áreas a fines
N/A
Conocimiento de Microsoft office, trabajo en equipo, trabajar bajo presión
N/A
Funciones Responsabilidades
Recibir y enviar los documentos necesarios para la cotización, emisión, renovación y cancelación de pólizas.
Llevar el control de la creación de la cartera de clientes, realizar el reporte de la comisiones por cobrar.
Personal a cargo
N/A N/A
Reporta a:
Gerente Seguros Generales
Revisado: Aprobado: Fecha:
-
55
BATISTA & MEDINA CORRESDORES DE SEGUROS, SRL
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre del cargo Asistente Técnico II Área funcional Departamento de Seguros de
Personas
Competencias
Educación Formación Habilidades Experiencia
Estudiante de termino de administración o áreas a fines
Conocimiento del mercado de seguros
Manejo de Microsoft office, trabajo en equipo, proactividad
Mínimo 2 años de experiencia en actividades de seguros
Funciones Responsabilidades
Recibir el efectivo de los clientes por pagos de primas, envió de documentos para emisión de póliza Asesorar a los clientes para llenar los formularios para emisión de póliza, custodia del efectivo recibido.
Personal a cargo
N/A N/A
Reporta a:
Gerente Seguros de Personas
Revisado: Aprobado: Fecha:
-
56
BATISTA & MEDINA CORRESDORES DE SEGUROS, SRL
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre del cargo Mensajero Área funcional General de la empresa
Competencias
Educación Formación Habilidades Experiencia
Bachiller N/A
Conocimiento de los diferentes tipos de documentación y correspondencia, disciplina, preocupación por el orden y la claridad
N/A
Funciones Responsabilidades
Realizar labores de distribución, búsqueda de correspondencia y documentos diversos fuera de la institución
Recibir y distribuir los documentos a las compañías de segur