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núcleo temático uno

CONTROLDE GESTION

Para comenzar nuestro primer Núcleo Temático comenzaremos con algunas definiciones.

¿Qué es Organizar?

Organizar es disponer y preparar un conjunto de personas y pro-cesos con los recursos necesarios para alcanzar objetivos determina-dos en el marco de un plan. Piensen en un organigrama… ¿En qué consiste? ¿Cuál es la finalidad? Ustedes ¿conocen cuál es el de su dependencia?

La organización como actividad, se pude definir como un con-junto de personas interrelacionadas que

tienen• una clara “definición de objetivos dentro del contexto de la organización”

ti• enen una “delimitación de estructuras de trabajo y de relación”

res• ponden al “desarrollo de procesos in-out”, es decir de entrada y salida de información.

se• corresponden a la “existencia de procedimientos establecidos de actuación”

El Control

Para avanzar en la definición del tema que nos ocupa, analiza-remos el origen del vocablo “Control”

Control es una palabra de origen francés y significa “contra el rol”. Hace referencia a un “modelo” a alcanzar que se COMPARA con lo realizado. ¿Para qué esta comparación? Para verificar lo “progra-

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mado” vs “lo realizado” y así analizar los “desvíos” y lo más importante encontrar “las CAUSAS de estos desvíos”

Ahora bien, para que todo esto pueda realizarse, debemos co-menzar por definir la NORMA. La norma implica encontrar un estándar, o sea un parámetro. Obtenido ese parámetro lo utilizamos como patrón de medida. Por ejemplo: la norma en la calificación de alumnos es de 7 puntos. En salud - refiriéndonos a los signos vitales- es que el paciente adulto tenga una temperatura de 36,5 º Celsius. Cuando estamos fuera de estos parámetros nos encontramos ante un problema.

Nuestra responsabilidad como profesionales es averiguar las razones por las cuales nos desviamos de ese patrón de medida y una vez conocidas esas razones, adoptar las medidas necesarias para co-rregirlas y volver a ese ESTANDAR. De igual modo, el profesor trata de investigar por qué el alumno tiene un bajo rendimiento ó el médico se pregunta cuál es la razón por la que el paciente tiene fiebre.

Antes de definir el concepto de gestión recordaremos que la pa-labra “administrar” significa la acción de cuidar los bienes de una perso-na u organismo. La administración es el resultado de un proceso más general que se puede dar en una organización concreta. Definimos este término porque a veces los estudiantes confunde los términos de administración y el de organización.

La Gestión

Si nos referimos al concepto de Gestión, podremos encontrar en el diccionario la siguiente definición: “cualquier acción que se realiza para conseguir una cosa”. También podemos encontrar como sinónimo: “trámite, administración o dirección de un asunto, empresa o negocio. A la definición de gestión se asocian los vocablos de: “Gesta/ Gestación” donde gesta, significa el cumplimiento de un objetivo por medio de la utilización de tiempos, recursos y un método.

Ustedes habrán oído hablar de las auditorías contables… pero ¿qué son las auditorías? Son solo contables?

AUDITORIA, etimológicamente deriva del latín “auditare” (del que oye), como ejemplo, observen que otra palabra que deriva de ésta es audífono, instrumento que se utiliza para la medición audible del oído. La auditoría es una disciplina es conocida como la del “control de los

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controles”. Existen auditorías: médicas, financieras, contables, policiales (asuntos internos – Internal affairs) Ej.: Superintendencia de Adminis-tración – Departamento Inspecciones (Curso Movimiento Administrativo Contable Patrimonial), etc. No olviden: “todos” de una u otra forma ejer-cemos un “control”. (El J de calle…, el J de Servicios…etc.)

Recordarán lo que leímos al inicio y verán que efectivamente el cumplimiento de cualquier NORMA esta supeditada a la capacidad de “CONTROLAR”.

El Control de Gestión

Llegados a este punto ¿Qué es el Control de Gestión?

El Control de Gestión es el proceso que permite que los directivos a distintos niveles puedan influir sobre sus subordinados y determinar la organización de los recursos con que cuentan para alcanzar los objeti-vos y estrategias previstos.

Enfoques

Observamos en el siguiente cuadro los diferentes ENFOQUES DEL CONTROL DE GESTIÓN

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El primer enfoque del control de gestión es el ENFOQUE CLÁ-SICO que surge a fines del siglo XIX sobre 4 principios Estabilidad, Información perfecta, Eficiencia productiva y Costo. Su función es la “Verificación” y la “observación”.

El segundo enfoque es el ENFOQUE MODERNO, que surge en la década de los 80 y está basado en la interrelación con entorno, el cliente/ ciudadano y una perspectiva de planificación estratégica. Su función está basada en el “análisis dinámico” del proceso de gestión, es decir, de contar con un necesario feedback entre los resultados del control y los siempre nuevos requerimientos de la gestión

Tendencias

¿Cuál es la tendencia actual en cuanto a los sistemas de control de gestión?

En la actualidad se tiende a desarrollar sistemas que ayuden al planeamiento estratégico y se traduzcan en indicadores de medición para su correcta actuación. Al igual que los números índices - IPMNG (Índice de Precios Mayoristas Nivel General) que miden la inflación, o el IPC (Índice de Precios de la Construcción) que se utiliza para medir o asignar una cuota de valor al metro cuadrado de construcción; en la institución policial (PFA), existen índices propios o INDICADORES, tal el caso de: sanciones, multas, robos, secuestros, asaltos a mano armada, robo de automotores, procedimientos, esclarecimientos, etc. Todos estos indicadores conforman una parte importante de las ES-TADÍSTICAS que se construyen en la institución.

Para que sirven estos INDICADORES ó las ESTADISTICAS que surgen de ellos? Como ya mencionamos, para desarrollar sistemas de control que ayuden al planeamiento estratégico de la gestión y se tra-duzcan en indicadores de medición para EVALUAR resultados.

Otras tendencias actuales del control de gestión son:

- Dar participación e implicar a todos en el proceso de Control de Gestión;

- Determinar la relación causa - efecto de los indicadores y su relación con la realidad del entorno (social, cultural, político, histórico, etc.)

- Utilizar e integrar los resultados del control en procesos que permi-tan el autocontrol.

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Principios del Control de Gestión

Al llevar adelante un proceso de control de gestión se requiere tener en cuenta ciertos principios que lo rigen:

Principios del control de gestión

El control de gestión suele asociarse al funcionamiento del cuerpo humano, donde todos sus componentes deben desarrollarse de manera armónica de acuerdo al principio de totalidad axiológica. Su planificación debe ser pertinente a las posibilidades de actuación, considerando todos los elementos que intervienen en una situación y sus interrelaciones. Que sea un proceso significa además que se desarrolla en una secuencia de etapas y pasos para alcanzar logros. El principio de racionalidad hace referencia a que el gasto que repre-senta todo proceso de control de gestión no puede ser mayor (más caro) que el beneficio que aporta.

La participación de todos los que trabajan en el control de ges-tión, desde el que realiza el diseño y la planificación hasta el último de los que lo ejecutan; todos tienen que trabajar en equipo ya que en el proceso, todos son copartícipes de los éxitos y fracasos y todos pueden ayudar a su mejoramiento.

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Organización y gestión

El Control de Gestión como una función del Gerenciamiento

Formando parte de las funciones de gerenciamiento, se encuen-tran el control la gestión.

Finalmente la siguiente imagen lleva a una reflexión acerca del rol que debería adoptar un Oficial en relación al Control de Gestión, instándolo a jugar un rol más activo en su carácter de “Contralor” y colaborador de sus Jefes en el tema de control de gestión.