PROGRAMA 5S

LA BASE PARA LA LA BASE PARA LA CALIDAD TOTALCALIDAD TOTAL

• La metodología 5S que se presenta en este curso, proporciona la plataforma adecuada para soportar un proceso de mejoramiento de la calidad y productividad de cualquier organización, a fin de obtener las condiciones físicas y humanas requeridas para ello.

Objetivo general:

• Conocer la metodología de las 5S, la importancia de su implantación y la manera de ponerla en práctica para lograr un ambiente de trabajo confortable y propicio para la eficacia personal y organizacional.

Fundamentos

Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son:

•        Selección. (Seiri) •         Orden. (Seiton) •         Limpieza. (Seiso) •         Estandarización. (Seiketsu) •         Auto Disciplina. (Shitsuke)

  ¿QUÉ ES LA ESTRATEGIA DE LAS 5¿QUÉ ES LA ESTRATEGIA DE LAS 5´S? ´S?

NECESIDAD DE LA ESTRATEGIA 5S

• Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.

• Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.

“HÁBITOS”

• Hay dos caminos posibles para que las personas cambien sus hábitos y su comportamiento.

• El primero es cuando adquieren conocimiento y lo confrontan con sus valores.

• El segundo camino es lo contrario: el comportamiento grupal influye al hombre hacia un cambio individual.

Preparación para

la implantación de 5S

¿Qué? ¿Quién?

Decisión de implantación Dirección

Definición del gestor o Comité Central Comité

Participación del entrenamiento Gestor del Programa o Comité Central

Elaboración del Plan Director Gestor del Programa o Comité Central

Desarrollo de entrenamiento para coordinadores

Gestor del Programa

Formación de comités locales Coordinadores

Entrenamiento de comités locales Gestor del programa o Comité Central

Elaboración del plan de ejecución Coordinadores y comités locales

Implantación de 5S Coordinadores, comités locales y equipos

Evaluación y promoción de las 5S Dirección, gestor del programa o Comité Central, Equipo

1. 1. DECISIÓN DE IMPLANTACIÓN

“IMPLEMENTACIÓN DE LAS 5S”

1.      DIAGNÓSTICO

• El diagnóstico es una auditoría informal que puede ser hecha por personas que conozcan relativamente bien los conceptos de orden, limpieza, arreglo, aseo y disciplina. Se puede utilizar una lista de verificación o checklist, elaborado específicamente para el tipo de ambiente evaluado (oficina, bodega, taller, campo, patio, baño, vestidor, comedor, etc.).

1.      DIAGNÓSTICO

El registro fotográfico y/o fílmico es de fundamental importancia durante todo el proceso de implantación, pues es la mejor forma de evidenciar las diversas etapas, motivando a los equipos a persistir en busca de una mejoría continua, y de incentivar otras áreas que todavía no adoptan el proceso.

2.   DEFINICIÓN DEL DIA DE LA GRAN LIMPIEZA

• Las 5S comienzan con “El Día de la Gran Limpieza”. Este evento es de suma importancia, debido a que es el marco de inicio de las 5S en un determinado ambiente, área o hasta empresa.

• Debe escogerse un día que no provoque trastornos a la empresa, empleados, proveedores y clientes.

5.    PREPARATIVOS

         Basureros y recipientes para materiales desechables (por tipo de material y por destino)

         Reservar un área de desecho de material (área del SEIRI). Esta área tiene un impacto motivacional muy fuerte, pues el volumen de material que es colocado simboliza el resultado del esfuerzo del equipo, y es el primer reflejo de la práctica de las 5S.

5.    PREPARATIVOS

     Sacos de basura, baldes, jabón, desengrasante, mangueras, líquidos de limpieza, franelas.

         Bombas de alta presión para la limpieza de pisos.

         Equipos de protección individual adecuados

         Equipo de movimiento de cargas

         Cámara fotográfica y de video.

MATERIALMATERIAL MEDIDAS A TOMARMEDIDAS A TOMAR

Necesario o de uso frecuente          Mantenerlo lo más cercano posible del usuario

Necesario y de uso esporádico          Mantenerlo en instalaciones centrales que permitan una optimización en su uso

Necesario, pero requiere de reparación          Negociarlo en función del costo/beneficio y de la disponibilidad financiera

Innecesario, pero útil para otras personas o áreas

         Negociarlo y transferir a los interesados

Innecesario, pero útil para otros fines          Adaptarlo, regalarlo o venderlo

Innecesario e inútil          Exponer el material durante un periodo definido a los posibles interesados         Desecharlo

El modelo de las 5S propuesto debe tener las siguientes características:

         SER REPRESENTATIVO

• Es importante que las áreas (o equipo) modelo realmente puedan representar a las demás, o sea, es significativo escoger modelos en los cuales las otras áreas consigan “reflejarse”, por tener características que permitan una comparación.

         TENER DIMENSIONES COMPACTAS

• El efecto de la concentración de esfuerzos en áreas, equipos y ambientes compactos es mucho mayor que en áreas dispersas, grandes y sin una delimitación fácilmente comprensible.

         MEJORAR CONTINUAMENTE

• La creación de modelos es la mejor estrategia para desarrollar horizontalmente las 5S, esto es, practicarlo en todas las áreas de la empresa continuamente.

7.   REALIZACIÓN DE LA GRAN LIMPIEZA

• Las actividades desarrolladas en el día son, principalmente, el lavado del piso y la eliminación de mugre. La actividad realizada tiene un efecto positivo de trabajo en equipo, de gran valor para el involucramiento de todos.

7.   REALIZACIÓN DE LA GRAN LIMPIEZA

• Se debe tener cuidado especial con los actos inseguros, practicados en actividades que no son rutina para la mayoría. La actividad de arreglo no debe causar un clima de desorden, a causa del cual las personas no sepan exactamente lo que están haciendo ni por qué. El entrenamiento previo de los conceptos evita que esto suceda.

9. DELIMITACIÒN DE AREAS

 Después del DIA de la gran limpieza, donde haya el involucramiento de todos en forma de un equipo, es importante que las 5S sean ejecutadas por el personal que trabaja aquel ambiente. Debe ser definida para cada persona cuál área le toca o qué debe ser hecho individualmente.

SEIRI- Selección

• Significa eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

• Frecuentemente nos "llenamos" de elementos, herramientas, cajas con productos, carros, útiles y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos.

PROPÓSITO DEL SEIRI -Selección

• El propósito del Seiri o clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de producción o de oficina cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la "acción", mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar.

COMO IMPLANTAR EL SEIRI

Tarjetas de color Este tipo de tarjetas permiten marcar o

"denunciar" que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. En algunas empresas utilizan colores verde para indicar que existe un problema de contaminación, azul si está relacionado el elemento con materiales de producción, roja si se trata de elementos que no pertenecen al trabajo como envases de comida, desechos de materiales de seguridad como guantes rotos, papeles innecesarios, etc. En Japón se utiliza frecuentemente la tarjeta roja para mostrar o destacar el problema identificado.

SEIRI- SEIRI- SELECCIÓN, SELECCIÓN, CLASIFICACIÓN.CLASIFICACIÓN.

Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe un elemento innecesario son las siguientes:

·  ¿Es necesario este elemento?

·  ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?

·  ¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?

 

SEIRI- SEIRI- SELECCIÓN, SELECCIÓN, CLASIFICACIÓN.CLASIFICACIÓN.

¿Hay lugares definidos, en la forma definida, para todas las cosas?

¿Todos los objetos están identificados?

¿La facilidad de acceso a los objetos es proporcional a su frecuencia de uso?

¿Existen criterios establecidos para la ordenación de los objetos?

SEIRI- SEIRI- SELECCIÓN, SELECCIÓN, CLASIFICACIÓN.CLASIFICACIÓN.

Una vez marcados los elementos se procede a registrar cada tarjeta utilizada en la lista de elementos innecesarios. Esta lista permite posteriormente realizar un seguimiento sobre todos los elementos identificados. Si es necesario, se puede realizar una reunión donde se decide que hacer con los elementos identificados, ya que en el momento de la "campaña" no es posible definir que hacer con todos los elementos innecesarios detectados.

Plan de acción para retirar los elementos innecesarios

• Durante la jornada o día de campaña se logró eliminar una gran cantidad de elementos innecesarios. Sin embargo, quedaron varias herramientas, materiales, equipos, etc. que no se pudieron retirar por problemas técnicos o por no tener una decisión clara sobre que hacer con ellos.

• Para estos materiales se debe preparar un plan para eliminarlos gradualmente. En este punto se podrá aplicar la filosofía del Ciclo Deming (PHVA) para desarrollar las acciones que permitan retirarlos.

Plan de acción para retirar los elementos innecesarios

• El plan debe indicar los métodos para eliminar los elementos: desecharlo, venderlo, devolverlo al proveedor, destruirlo o utilizarlo, etc.

¿QUÉ ES SEITON?

• SEITON - ORDENAR • UN LUGAR PARA CADA COSA Y

CADA COSA EN SU LUGAR

¿QUÉ ES SEITON?

• Seiton consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad.

• Aplicar Seiton en mantenimiento tiene que ver con la mejora de la visualización de los elementos de las máquinas e instalaciones industriales.

¿QUÉ ES SEITON?

• Una vez hemos eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificándolos para eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados (es el caso de la herramienta).

¿QUÉ ES SEITON?

• Seiton permite: • Disponer de un sitio adecuado para cada

elemento utilizado en el trabajo de rutina para facilitar su acceso y retorno al lugar.

• Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con poca frecuencia.

• Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarán en el futuro.

ESTANDARIZACIÓN ESTANDARIZACIÓN de “Seiton-Orden”de “Seiton-Orden”

• La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos. La estandarización de la maquinaria significa que cualquiera puede operar dicha maquinaria. La estandarización de las operaciones significa que cualquiera pueda realizar la operación.

COMO IMPLANTAR EL SEITON

• La implantación del Seiton requiere la aplicación de métodos simples y desarrollados por los trabajadores. Los métodos más utilizados son:

SEITON-ORDEN

• Controles visuales • Dónde ubicar la calculadora, carpetas

bolígrafos, lápices en el sitio de trabajo.

Seiton-orden

• Los criterios o principios para encontrar las mejores localizaciones de herramientas y útiles son:

• Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso.

• Los elementos usados con más frecuencia se colocan cerca del lugar de uso.

• Los elementos de uso no frecuente se almacenan fuera del lugar de uso.

• Si los elementos se utilizan juntos se almacenan juntos, y en la secuencia con que se usan.

Seiton-orden

CONCLUSIÓN CONCLUSIÓN

El Seiton es una estrategia que agudiza el El Seiton es una estrategia que agudiza el sentido de orden a través de la marcación y sentido de orden a través de la marcación y utilización de ayudas visuales. Estas ayudas utilización de ayudas visuales. Estas ayudas sirven para estandarizar acciones y evitar sirven para estandarizar acciones y evitar despilfarros de tiempo, dinero, materiales y despilfarros de tiempo, dinero, materiales y lo más importante, eliminar riesgos lo más importante, eliminar riesgos potenciales de accidentes del personal. potenciales de accidentes del personal.

¿QUÉ ES SEISO?

• SEISO – LIMPIAR • LIMPIAR EL SITIO DE TRABAJO Y LOS

EQUIPOS Y PREVENIR LA SUCIEDAD Y EL DESORDEN.

¿QUÉ ES SEISO?

• La simple actitud de limpiar su propio ambiente, máquina, equipo, herramienta, etc. provoca una mayor intimidad entre el hombre y los recursos que lo envuelven.

• La limpieza también posibilita la detección de posibles desgastes que se inician. En caso de equipos, puede ser inmediatamente detectado por el operador, antes de que provoque una descompostura imprevista, comprometiendo a la producción.

     SEIKETSU (SALUD)

  

• El SEIKETSU es la perpetuación de las ganancias obtenidas en las actividades del SEIRI, SEITON y SEISO.

     SEIKETSU (SALUD)

A medida que se practica el SEIKETSU, las normas se van mejorando, y los ambientes van quedando más agradables. La estandarización (o establecimiento de patrones) de colores es desarrollada, permitiendo la “pintura autónoma”, o sea, el pintado de los ambientes, instalaciones y equipos es hecho por los propios usuarios y operadores.

DIFICULTADES DEL SEIKETSU

Las actividades del SEIKETSU merecen una atención especial, pues exigen perseverancia. “Si no hay cambio en la mentalidad y en el comportamiento de las personas, y si las instalaciones no son mejoradas (que son fuentes de mugre y problemas), el retorno a la antigua situación es sólo una cuestión de tiempo. El lugar que mejoró rápido, también puede empeorar rápido”.

DIFICULTADES DEL SEIKETSU

Para la práctica efectiva del SEIKETSU hay necesidad de una promoción permanente del propio programa 5S. Esto se obtiene a través de evaluaciones, cursos internos, juegos, visitas a otras empresas y entre departamentos de la misma empresa, eventos exclusivos de 5S (se requiere apoyo y participación directa de la alta gerencia) y otras formas creativas que formen parte de la cultura de la empresa.

SHITSUKE (AUTODISCIPLINA)

   

• El SHITSUKE es el cumplimiento riguroso de aquello que fue establecido entre las personas, así como de las normas vigentes. Es una actitud de respeto al prójimo.

SHITSUKE (AUTODISCIPLINA)

   • La falta de disciplina provoca desperdicio de

recursos, insatisfacción entre las personas e informaciones imprecisas. El respeto a los demás es fundamental para el éxito del trabajo en equipo, y consecuentemente para el alcance de la sinergia y de la mejoría de la eficiencia de los procesos. El cumplimiento de las normas y procedimientos es un testimonio para pedir el grado de disciplina existente y, por consiguiente, la etapa en la que las 5S realmente se encuentran.

SHITSUKE (AUTODISCIPLINA)

 

• No existe otra forma de aplicar la disciplina sino a través de la discusión de normas y procedimientos, con la participación de todos los involucrados, y que éstos perciban las ventajas de su aplicación.

CONCLUSIÓN

• El cumplimiento de las normas y procedimientos ocurrirá naturalmente en la medida en que las personas perciban las ventajas de la práctica, principalmente porque al mismo tiempo madurará el espíritu de equipo.

CONCLUSIÓN

• Actualmente las empresas en nuestro país se ven obligadas a desempeñar un papel educador en busca de la Calidad Total, y las 5S, adaptadas a la cultura de cada una, es un método que se muestra bastante apropiado para este fin. Sus principales características son: la práctica de la propia actividad, simplicidad, respeto al grupo.

CONCLUSIÓN

• La principal característica de las 5S es la simplicidad.

• Sus efectos, sin embargo, sólo pueden ser entendidos por quien ejecuta el programa, y quien lo ejecuta sabe la fuerza y su significado para el desarrollo de la Calidad Total.