curso archivo en delegación gobierno madrid

La Administración y sus Documentos:

Técnicas de Archivo

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

[email protected]

mailto:[email protected]

Contenidos:

• Documentos y Archivos: conceptos generales.

– Documento. Caracteres. Tipos. Valores. Ciclo vital.

– Archivo. Funciones. Beneficios tangibles de los archivos.

– Tipologías.

• El marco normativo del documento administrativo en España.

– La Legislación y Reglamentación de los Archivos Españoles del Estado.

– El sistema archivístico de la Administración General del Estado.

– Competencias del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte sobre los Archivos Estatales.

• Las fases de archivo: oficina, central, intermedio e histórico.

– Funciones y actividades

Parte 1. • Documentos y Archivos: conceptos

generales. – Documento. Caracteres. Tipos. Valores. Ciclo

vital.

– Archivo. Funciones. Beneficios tangibles de los archivos.

– Tipologías.

Documento. Origen

DOCUMENTO

DOCUMENTUM

DOCERE Verbo que significa enseñar, instruir

Por tanto, un documento enseña, instruye sobre algo

Documento. Definición

Según la Real Academia de la Lengua Española (23ª edición) es: 1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. 2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.

Según Heredia (1981) es todo registro de información, independiente de su soporte físico y abarca cualquier transmisión del conocimiento humano. Es pues, cualquier testimonio de la actividad del hombre en un soporte perdurable

Documento. Definición (2) Según Heredia (1981) es todo registro de información, independiente de su soporte físico y abarca cualquier transmisión del conocimiento humano. Es pues, cualquier testimonio de la actividad del hombre en un soporte perdurable

• Información: lo que se transmite • Medio: escritura, pintura… • Soporte: piedra, papel, pergamino, discos

Documento. Definición (3)

Según la Ley de Patrimonio Histórico Español (1985) en su artículo 49, es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

Ejemplos de documentos: libros

Ejemplos de documentos: base de datos

Ejemplos de documentos: pintura rupestre

Ejemplos de documentos: lápida funeraria

Ejemplos de documentos: monedas

Ejemplos de documentos: fotografía de ingleses en

Montevideo. S XIX.

Carta de Indonesia, parte meridional de Asia y supuestas costas del norte de Australia. Dieppe (Francia), 1547. Atlas realizado para Nicholas Vallard.

Ejemplos de documentos: plano

Ejemplos de documentos: cartel

Ejemplo de documentos:

Fuente: PARES: Archivo de la Real Chancillería de Valladolid, REGISTRO DE EJECUTORIAS,CAJA 838,24

Ejecutoria del pleito litigado por Alonso Cabero

y consortes, vecinos de Santa María de la Isla (León), con Pedro de

Losada, señor de Rionegro del Puente, reclamando la revisión de un proceso por contrabando de esclavos

(1555)

Documento de archivo

Documentos de archivo

Documentos

1. ¿Es lo mismo un documento que un documento de archivo?

2. ¿Son todos los documentos, documentos de archivo?

Documento de archivo Según Núñez Contreras (citado por Arroyal, 1992) es la representación o reflejo escrito de las relaciones políticas, jurídicas, sociales o administrativas establecidas entre los hombres tanto a nivel particular como a nivel oficial. Estos documentos son considerados fuentes documentales, por lo que lo esencial de ellos es su naturaleza instrumental para el derecho, para la administración y para la gestión.

Documento de archivo (2)

Según la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Madrid (T.1, Art.1): es toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del patrimonio bibliográfico”.


Según el Diccionario de Terminología Archivística de la S.G.A. Españoles (1995), es el testimonio material de un hecho o acto, realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.




INFORMACIÓN COMPETENCIA

PRODUCTOR

TIPOLOGÍA

¿Qué distingue a un documento de archivo?

• Génesis • Exclusividad • Interrelación

• Unicidad

• Integridad

• Carácter seriado

• Objetividad

• Autenticidad

• Génesis • Exclusividad • Interrelación

• Unicidad

• Integridad

• Carácter seriado

• Objetividad

• Autenticidad

¿Qué distingue a un documento de archivo? (2)

• GÉNESIS o relación con la entidad productora: Los documentos son producidos o recibidos por una persona o institución en el ejercicio de sus funciones, durante el curso de su actividad.

• CARÁCTER SERIADO: Se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen conjuntos de documentos muy parecidos y relacionados con los que le anteceden y le siguen, no están sueltos sino integrados en una SERIE.

• UNICIDAD. A diferencia de los libros, no están publicados ni se manifiestan en múltiples ejemplares, de ahí el peligro de su pérdida y que no puedan constituir una fuente primaria para la Historia.

Surgimiento de los documentos de archivo

• Los documentos de archivo surgen como resultado de un trámite o actividad.

• La Administración Pública, desarrolla actuaciones, en virtud de funciones o competencias que tiene asignadas.

• Las actuaciones responden a un procedimiento regulado por normas.

• Cada paso del procedimiento, genera documentos que conforman un expediente

Gráficamente, podría ser así Ministerio de Agricultura,

Alimentación y Medio Ambiente

Dirección General del Agua

Coordinación de planes de emergencia y de actuaciones para situaciones de sequía e inundación

Organismo

Órgano

Función d)

Trámite: Concesión de ayudas ante inundaciones

Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso n

Expediente

O así

Expediente sobre la construcción de la línea A del ferrocarril de circunvalación de Puerto Rico (1891-1894)

Ejemplo: Otorgamiento de TRC

Desea su TRC

DELEGACIÓN DEL GOBIERNO

Administración pública con facultades para

atender esta solicitud

• Formulario de solicitud completado

• Tasa pagada • Fotocopia del Pasaporte • DNI del cónyuge nacional • Certificado de matrimonio • Medios de vida del cónyuge

nacional • Certificado de

empadronamiento

• Resolución de otorgamiento

• Entrega de la TRC

• (…) • Modelos completados por la

Administración

Ejemplo: Otorgamiento de TRC • Formulario de solicitud

completado • Tasa pagada • Fotocopia del Pasaporte • DNI del cónyuge nacional • Certificado de matrimonio • Medios de vida del cónyuge


empadronamiento




Administración

Iniciación y ordenación

Instrucción

Finalización

Ejecución

Procedimiento Administrativo

ETAPAS

Ejemplo: Otorgamiento de TRC • Formulario de solicitud

completado • Tasa pagada • Fotocopia del Pasaporte • DNI del cónyuge nacional • Certificado de matrimonio • Medios de vida del cónyuge


empadronamiento




Administración

Expediente administrativo

Conjunto ordenado de documentos que

materializan actuaciones secuenciales y

procedimentales de la Administración

encaminadas a la resolución de un asunto

Ejercicios

EQUIPO 1 Enuncie los pasos

de un procedimiento

administrativo que se desarrolle en su

área de trabajo

EQUIPO 2 Enuncie los

documentos que componen un

expediente que se genere en la

tramitación de un asunto en un área

de trabajo

Grupos de documentos

1. Expedientes reglados.

2. Documentos no reglados.

3. Correspondencia.

4. Registros.

5. Documentos de apoyo informativo.

Expedientes reglados 1. Los genera la administración pública.

2. Su iniciación se produce de oficio (art. 68. ley 30/92, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo) o a solicitud de la persona interesada.

3. La tramitación marca el orden de los documentos.

4. Se finaliza con una resolución.

Documentos no reglados 1. No pretenden la resolución

administrativa de un asunto.

2. Persiguen estudiar un asunto a efectos estadísticos, de constancia o de información.

3. Se ordenan igual que los expedientes y también pueden estar contenidos dentro de éstos.

4. Generan sus propias series.

Correspondencia 1. Materializa relaciones del órgano

administrativo con otras unidades o personas en el ámbito de sus actividades.

2. Se organiza uniendo cada respuesta al documento que la originó.

3. Puede haberla en un expediente reglado.

Tipos de correspondencia 4. Clasifican como correspondencia:

– La notificación: el órgano comunica la resolución o acuerdo al interesado.

– El oficio: comunicaciones entre diferentes Administraciones Públicas.

– Nota interior: comunicaciones entre órganos y unidades de la misma Entidad.

– Carta: personal y de estructura libre.

Registros 1. Instrumento de control que contiene la

inscripción cronológica de informaciones asentadas.

2. Son testimonio material de una actividad de control administrativo.

3. Se asientan datos contables, de padrones, de entrada y salida y otros.

4. Confiere valor jurídico a la información, que se comprobará como verídica, de ahí que no se pueda modificar.

Documentos de apoyo informativo

1. Conjunto variado de documentos que contienen información para el desarrollo de la gestión administrativa.

2. Pueden ser textos legales, boletines, revistas, circulares, copias de informes.

3. No han sido producidos por la actividad de la oficina.

Documentos de apoyo informativo (2)

1. No son testimonio de las funciones de la entidad.

2. Se conservan para efectos informativos mientras dure la resolución del trámite y tramitación del expediente.

3. Se eliminan finalizado el trámite y no se envían nunca al Archivo Central

4. No son documentos de archivo.

Documentos de archivo ≠ apoyo

informativo

Documento de Archivo

Documento de apoyo informativo

- Ejemplar único - Es patrimonio

documental - Es un conjunto

orgánico - Se conserva - Pasa al archivo

- Ejemplares múltiples - No es patrimonio

documental - Es un conjunto

artificial - Se puede destruir - No pasa al archivo

Ejercicios: ¿documento de archivo? EJEMPLOS 1. Una denuncia en una

comisaría. 2. BOE con los que

superaron las oposiciones.

3. Expediente de concesión de un premio.

4. Decretos reales. 5. Proyecto de obra de una

estación de Renfe.

RESPUESTAS 1. Sí 2. No

3. Sí 4. No 5. Sí

Tipologías documentales en la Administración Pública

Según el Diccionario de Terminología Archivística (1995), tipo documental es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.

Tipologías en la Administración Pública

El principal tipo documental en la Administración Pública es el EXPEDIENTE, que incluso, llega a contener otras tantas tipologías documentales. (*)


(*) Expediente de

otorgamiento de TRC

• Formulario de solicitud completado

• Tasa pagada • Fotocopia del Pasaporte • DNI del cónyuge nacional • Certificado de matrimonio • Medios de vida del cónyuge


empadronamiento




Administración


El principal tipo documental en la Administración Pública es el EXPEDIENTE, que incluso, llega a contener otras tantas tipologías documentales. (*)

No obstante, esas y otras tipologías documentales, pueden tener también vida independiente dentro de la Administración Pública.

Otras tipologías documentales en la Administración Pública

TIPO GENERAL EJEMPLOS

Documentos de

decisión

• Resoluciones

• Acuerdos

Documentos de

transmisión

• Comunicaciones

• Notificaciones

• Publicaciones

Documentos de

constancia

• Actas

• Certificados

• Certificaciones

Ejemplos de tipologías documentales en una

Administración Pública recogidas en el Manual de

normalización de documentos administrativos de la ULPGC

(2000).

ACTA DE CALIFICACIONES

CURSO ACADÉMICO 1999/2000

CENTRO Y TITULACIÓN: 120 1 E. U. DE INFORMÁTICA -

I.T.I.SISTEMAS

ASIGNATURA: 12583 - BUSES Y PERIFÉRICOS

GRUPO: 01 CONVOCATORIA: ORDINARIA

PROFESOR RESPONSABLE: 11111111 - EJEMPLO DÍAZ, JUAN

Acta de las calificaciones correspondientes a la asignatura de referencia,

obtenidas por los alumnos que se relacionan:

Nº CONV. DNI APELLIDOS Y NOMBRE CALIFICACIÓN PUNT.

1 0 22222222 PÉREZ EJEMPLO, JUAN NO PRESENTADO ----

2 1 33333333 REYES EJEMPLO, ANA APROBADO 5,5

****************************************************************************************

**

Las Palmas de Gran Canaria, a 28 de febrero de 2000.

(firma)

ACUERDO POR EL QUE SE ACEPTA LA PROPUESTA DE AMPLIACIÓN DE PLAZOS PARA INSTRUIR

Y RESOLVER LOS EXPEDIENTES DE SOLICITUDES DE BECAS PROPIAS DE LA UNIVERSIDAD DE

LAS PALMAS DE GRAN CANARIA

Considerando que el elevado número de solicitudes de becas propias de la Universidad de Las Palmas de Gran

Canaria (ULPGC) hace imposible el cumplimiento del plazo máximo establecido para su resolución con los medios

personales y materiales disponibles.

Vista la propuesta de ampliación de plazos para instruir y resolver los expedientes formulada por el

Vicerrectorado de Alumnos, órgano administrativo competente para resolver en los citados procedimientos.

Dado que, de conformidad con el artículo 42.6 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de

las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de noviembre), modificada por la Ley

4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero), la ampliación de plazos no podrá ser superior a los inicialmente previstos para

resolver.

En el ejercicio de las atribuciones conferidas por la legislación vigente, este Rectorado

ACUERDA:

Ampliar los plazos para instruir y resolver los expedientes relativos a solicitudes de becas propias de la ULPGC, por

tiempo igual al inicialmente previsto.

Notifíquese este acuerdo a los órganos competentes para instruir y resolver, y a los interesados en los

expedientes respectivos, con la indicación de que contra el mismo no cabe recurso alguno, conforme a lo establecido en el

artículo 42.6 de la Ley 30/1992.

Las Palmas de Gran Canaria, a 25 de abril de 2000.

EL RECTOR

(firma y sello)

Las Palmas de Gran Canaria, a 8 de febrero de 2000

La Caja Tours, S.A.

Departamento de facturación

D. José Carlos Pérez

Estimado señor:

Como respuesta a su consulta telefónica y a efectos de

facilitarle posteriores consultas, le informo mediante esta

carta, que las facturas que esta unidad adeuda a su

empresa tienen asignadas las siguientes referencias

contables:

Nº. de factura Fecha Importe

N/Ref.ª contable

12345 12.02.00 40.000 ptas.

1123

12541 13.04.00 25.000 ptas.

2234

Sin otro particular, le saluda atentamente,

(firma y sello)

Liajodfhidfh Makhfbg Hwiujf

Administradora del Edificio de Arquitectura

CERTIFICADO DE CARGA LECTIVA JOSE LUIS EJEMPLO SÁNCHEZ, SECRETARIO DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA POLITÉCNICA DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA

CERTIFICA:

Que según el plan de estudios vigente de la titulación de Ingeniería Técnica de Obras Públicas, especialidad Construcciones Civiles (Real Decreto de 3 de agosto de 1991, BOE de 12 de octubre), las asignaturas correspondientes al primer curso que a continuación se indican, tienen la siguiente carga lectiva semanal:

Álgebra Lineal...........................................................................................5 H/S Cálculo Infinitesimal..................................................................................6 H/S Física General...........................................................................................6 H/S Química General.......................................................................................5 H/S

Dibujo Técnico I........................................................................................4 H/S

Para que así conste a los efectos oportunos y a solicitud de doña Ana

Vélez Rodríguez, se emite el presente certificado en Las Palmas de Gran Canaria, a quince de febrero de dos mil.

V.º B.º EL DIRECTOR DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA POLITÉCNICA

Pedro Pérez Pérez

(firma y sello)

Circular 9/1999 U.G. de Organización y Recursos Humanos

CIRCULAR 9/1999 DE GERENCIA SOBRE PERMISOS Y HORARIOS CON MOTIVO DE LAS FIESTAS DE NAVIDAD 1999

Ante la cercanía de las fiestas navideñas y con el fin de garantizar la

continuidad en la prestación de los servicios, se hace necesario regular los horarios y permisos de Navidad del año 1999 del personal de administración y servicios. …….

1.-PERMISOS DEL PERSONAL FUNCIONARIO

El personal funcionario podrá disfrutar de los días de permiso por asuntos particulares correspondientes al año 1999 hasta el 7 de enero de 2000 (inclusive), de forma improrrogable.

…….

2.-PERMISOS DEL PERSONAL LABORAL

Se establecerán dos turnos para disfrutar de los siete días naturales consecutivos de permiso por Navidad: del 27 de diciembre al 2 de enero y del 3 al 9 de enero.

En cuanto a los días de permiso por asuntos particulares, en ningún

caso se podrán disfrutar durante el periodo vacacional de Navidad, ni acumularlos a la semana de permiso solicitada.

3.- REDUCCIÓN DE HORARIO

……. Las Palmas de Gran Canaria, a 22 de noviembre de 1999.

EL GERENTE (P.D. del Rector, Resolución de 17 de noviembre de 1998, BOC de 25-01-99)

Francisco Quintana Navarro

CONTRATO DE SUMINISTRO DE MOBILIARIO PARA EL EDIFICIO DEPARTAMENTAL DE CIENCIAS JURÍDICAS, SUSCRITO ENTRE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA Y LA EMPRESA JUANPESA, S.A.

En Las Palmas de Gran Canaria, a 11 de febrero de 2000

REUNIDOS

DE UNA PARTE, D. Manuel Lobo Cabrera, con DNI número 22222222, en calidad de rector, y en nombre y representación de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.

DE OTRA PARTE, D. Juan Pérez Sánchez, con DNI número 11111111, en nombre y representación de la empresa “JUANPESA, S.A.”

Ambas partes se reconocen competencia y capacidad, respectivamente, para formalizar el presente contrato.

ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS

PRIMERO.- El suministro e instalación que se contrata fue aprobado por resolución de este Rectorado de fecha 1 de julio de 1999, por un presupuesto máximo de licitación de 20.000.000 pesetas [120.202,42 euros; valor de conversión 166,386 ptas./euro].

SEGUNDO.- La contratación del gasto se efectúa con cargo al concepto presupuestario 620.03 de la unidad de gasto 010.

CLÁUSULAS DEL CONTRATO

PRIMERA.- La empresa JUANPESA, S.A. se compromete al suministro e instalación de mobiliario para el Edificio Departamental de Ciencias Jurídicas.

SEGUNDA.- El precio del contrato es de 19.500.000 pesetas [117.197,36 euros; valor de conversión 166,386,- ptas./euro], que serán abonados por la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.

…

Para la debida constancia de todo lo convenido se firma este contrato por duplicado, en el lugar y la fecha al principio mencionados.

POR LA UNIVERSIDAD EL ADJUDICATARIO

(firma y sello) (firma y sello)

Estructura 1. Título Especificará las partes intervinientes y una breve descripción del objeto del convenio. 2. Lugar y fecha Se señalará la localidad en la que tenga lugar la firma del convenio, y a continuación la fecha consignada en letra. 3. Identificación de las partes Bajo la fórmula «REUNIDOS» se identificarán las partes con sus nombres, números o códigos de identificación fiscal (si procede) y domicilios legales. En caso necesario se cumplimentarán los datos identificativos de la autoridad o representante legal que actúe en su nombre. Se añadirá una fórmula en la que ambas partes se reconocen mutuamente capacidad suficiente para otorgar este convenio y se mencionará el poder o norma que acredita la representación legal. 4. Cuerpo Se estructurará en dos bloques: a) Parte expositiva: irá precedida del epígrafe «MANIFIESTAN» y contendrá la expresión de los cometidos o competencias relacionados con el objeto del convenio que tienen asignados legalmente cada una de las partes, así como la mención de los intereses comunes que justifican o fundamentan la adopción del convenio. b) Parte dispositiva: comenzará con la fórmula «Por tales motivos, las partes, de común acuerdo, suscriben el presente convenio conforme a las siguientes CLÁUSULAS» y contendrá, al menos, las relativas al objeto del convenio, las obligaciones de cada una de las partes, la duración, las causas de extinción y, en su caso, la comisión de seguimiento y la jurisdicción aplicable.

5. Consentimiento Para finalizar se empleará la siguiente fórmula: «Y para que así conste, a los efectos oportunos, en prueba de conformidad, las partes firman el presente convenio, por (duplicado, triplicado, etc.), en el lugar y la fecha indicados en el encabezamiento». 6. Firma Se firmarán y sellarán todas las páginas y se identificarán tanto la persona que firma como su cargo y parte a la que representa. Excepto la última página, las demás se firmarán en los márgenes laterales, preferiblemente en el izquierdo.

Convenio

Yo, Pedro Jdfhjh Gwyfen , con DNI 42888999, profesor titular de

escuela universitaria adscrito al Departamento de Hnghqbnq de la

Universidad de Kanbqnbqjqnkw,

DECLARO BAJO JURAMENTO:

No estar incurso en ninguna de las causas de abstención

recogidas en el artículo 28.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,

de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común.

Esta declaración se realiza a los efectos de formar parte del

tribunal de las pruebas de aptitud para el acceso a la Universidad en

la convocatoria de junio de 2000.

Las Palmas de Gran Canaria, a veinte de mayo de dos mil.

(firma)

DILIGENCIA para hacer constar que el alumno Don Juan Antonio

Rahqnm Wjfhwjfhbn, con DNI 4378lko6652, tiene actualmente superadas

más del 85% de las asignaturas que conforman el plan de estudios de la

Diplomatura en Informática (plan de 1987), faltándole únicamente la

asignatura «Informática de la gestión empresarial» y el proyecto de fin de

carrera para terminar sus estudios.

Las Palmas de Gran Canaria, a 12 de febrero de 2000.

EL ADMINISTRADOR DEL EDIFICIO

DE INFORMÁTICA Y MATEMÁTICAS

(firma y sello)

Ldjodnqj HGjqkghqn Gjgjghqb

Estructura 1. Encabezamiento o título Especificará el autor, autores o unidad de origen ,si se emite a iniciativa propia o por encargo de alguna autoridad u órgano de la ULPGC, así como el asunto del informe. 2. Cuerpo - Introducción: establecerá brevemente el motivo, el alcance y los objetivos del informe. - Núcleo del informe: se describirá el estado de la cuestión de forma clara, objetiva y en capítulos numerados en función de su extensión. Siempre que sea conveniente para facilitar la comprensión, se incluirán cuadros o gráficos. 3. Conclusiones Si los informes surgen por propia voluntad irán acompañados por las propuestas que se consideren adecuadas. Igualmente, se incluirán propuestas o conclusiones cuando así lo haya requerido el órgano o autoridad solicitante o cuando lo considere de interés quien emite el informe. Cuando el objeto del informe sea concretar la postura favorable o desfavorable del órgano emisor respecto al asunto en cuestión se usará la siguiente fórmula: «INFORMA: Favorablemente (o desfavorablemente)». 4. Lugar y fecha Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano que emite el informe; la fecha es la del día en que se elabora. 5. Firma y sello 5.1. Antefirma con expresión del cargo al que corresponda emitir el documento. 5.2. Firma. 5.3. Nombre y apellidos del firmante (sin la abreviatura «Fdo.:» delante). 5.4. El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda de la firma. Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en la que las firmas figurarán al final del texto.

Informe

MEMORIA EXPLICATIVA DE CONTRACCIÓN DEL GASTO CON CARGO AL CAPÍTULO VI DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA Para atender las peticiones del profesorado de la Escuela Universitaria de Informática relativas a la necesidad de contar con otro aparato de videoproyección como material de apoyo a la docencia, se pretende adquirir un vídeoproyector marca PHILIPS, modelo Hopper SV10, cuyas características técnicas satisfacen los requerimientos necesarios. El presupuesto presentado por la empresa Asistencias y Tratamientos Informáticos, S.L. (CIF B35115146), se considera ventajoso. Su importe asciende a la cantidad total de 577.885 ptas. A los efectos citados ha sido emitido el documento AD de contracción del gasto que se adjunta por el importe mencionado, con cargo al subconcepto 620.04 del presupuesto de la Escuela Universitaria de Informática (UGA 120). Las Palmas de Gran Canaria, a 28 de septiembre de 1999.

EL DIRECTOR DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA

(firma y sello)

Gabino Padrón Morales

NOTIFICACIÓN

Con fecha 10 de enero de 2000 el Director de la Escuela Universitaria

de Informática ha dictado la siguiente resolución:

«RESOLUCIÓN DE 10 DE ENERO DE 2000 DEL DIRECTOR DE LA

ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA POR LA QUE SE RECONOCEN EQUIVALENCIAS DE CRÉDITOS DE LIBRE CONFIGURACIÓN

Vista la instancia presentada por don Víctor M. Martín Fernández mediante la que solicita el reconocimiento de equivalencias por créditos de libre configuración …

RESUELVE:

Acceder a su petición, por lo que quedan reconocidas las equivalencias que a continuación se relacionan:

- Doce (12) créditos de libre configuración, por haber superado las siguientes actividades:

… Para que esta resolución de reconocimiento de equivalencias por

créditos de libre configuración surta efectos, el interesado deberá formalizar su matrícula en el período oficial establecido y abonar los créditos de libre configuración reconocidos en el plazo de siete días naturales contados desde el día de emisión del abonaré.

Contra la presente resolución, que no agota la vía administrativa,

podrá interponerse recurso de alzada ante el Rector de esta Universidad, en el plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la misma, sin perjuicio de cualquier otro recurso que el interesado considere procedente».

Lo que le notifico en cumplimiento del artículo 58 de la Ley 30/1992, de

26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de noviembre), modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero).

Las Palmas de Gran Canaria, a 17 de enero de 2000.

EL ADMINISTRADOR DEL EDIFICIO DE INFORMÁTICA Y MATEMÁTICAS

(firma y sello) Orlando José Socorro Lorenzo

Fax

De: Lola Morales Sosa Unidad: Unidad de Tercer Ciclo

Para: D. Alfonso Yufera Organismo: Consulado de Brasil

Fax: 928569420 Teléfono: 928569421

Asunto: Remisión de relación de alumnos

Fecha: 24-02-2000 Nº. páginas. (incluida ésta) 2

Urgente Confirmar recepción

Texto:

Le adjunto el listado de los alumnos de nacionalidad brasileña matriculados en los

programas de doctorado de esta Universidad, en el curso 1999/00 y solicitado por Ud.

LA GESTORA DE TERCER CICLO Y

POSTGRADO

(firma y sello)

Lola Morales Sosa

REQUERIMIENTO DE SUBSANACIÓN DE DEFECTOS EN LA SOLICITUD DE CONVALIDACIÓN DE DIVERSAS ASIGNATURAS DE LA TITULACIÓN DE INGENIERÍA TÉCNICA DE OBRAS PÚBLICAS, ESPECIALIDAD DE CONSTRUCCIONES CIVILES

Esta Administración de Edificio, en relación con la solicitud presentada por usted con fecha 14 de octubre de 1999 en esta unidad, relativa a convalidación de diversas asignaturas de la titulación de Ingeniería Técnica de Obras Públicas, especialidad de Construcciones Civiles, le requiere, de acuerdo con lo previsto en el artículo 71. 1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de noviembre), modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero), para que en el plazo de diez días hábiles contados a partir del día siguiente al de la recepción de este requerimiento, proceda a subsanar defectos existentes en su solicitud, debiendo para ello:

1) Firmar la solicitud.

2) Aportar el programa, debidamente sellado, correspondiente al curso académico 1996/1997 de la asignatura de Cálculo, que se imparte en el primer curso de la diplomatura en Informática.

De no producirse la subsanación en el plazo mencionado, se entenderá que

ha desistido de su petición y se procederá a su archivo sin más trámite, previa resolución en tal sentido.

Lo que se le notifica en cumplimiento del artículo 58 de la mencionada Ley 30/1992.

Las Palmas de Gran Canaria , a 16 de octubre de 1999.

LA ADMINISTRADORA DEL EDIFICIO DE INGENIERÍAS

(firma y sello)

Elena Domínguez Ortega

D. BERNARDO ALBA BLANCO

RESOLUCIÓN DE 10 DE ENERO DE 2000 DEL DIRECTOR DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA POR LA QUE SE RECONOCEN EQUIVALENCIAS DE CRÉDITOS DE LIBRE CONFIGURACIÓN

Vista la instancia presentada por don Víctor M. Martín Fernández

mediante la que solicita el reconocimiento de equivalencias por créditos de libre configuración del plan de estudios de la titulación de Ingeniería Técnica en Informática de Sistemas, impartida en la Escuela Universitaria de Informática, y considerando la propuesta emitida por la Comisión de Convalidaciones del Centro, esta Dirección, en uso de las competencias atribuidas por el artículo 30 del Reglamento de Libre Configuración, Optativas y Asignación de Asignaturas a Áreas de Conocimiento de esta Universidad (aprobado en Junta de Gobierno de 12 de junio de 1997)

RESUELVE:

Acceder a su petición, por lo que quedan reconocidas las equivalencias que a continuación se relacionan:

- Doce (12) créditos de libre configuración, por haber superado las siguientes actividades: “Participación, sin ánimo de lucro, en el campo de trabajo histórico - etnográfico Museo del Campo”, de 40 horas de duración, realizado durante el curso académico 1998/1999, con una valoración de 4 créditos; “Actividades deportivas”, realizadas en la UCD Teror, con una duración total de 240 horas y con una valoración de 4 créditos; “Actividades musicales”, grado elemental de Música (especialidad piano) y Armonía, realizadas en el Conservatorio Superior de Música de Las Palmas de Gran Canaria, con una valoración de 4 créditos.

Para que esta resolución de reconocimiento de equivalencias por créditos de libre configuración surta efectos, el interesado deberá formalizar su matrícula en el período oficial establecido y abonar los créditos de libre configuración reconocidos en el plazo de siete días naturales contados desde el día de emisión del abonaré.

Contra la presente resolución, que no agota la vía administrativa, podrá

interponerse recurso de alzada ante el Rector de esta Universidad, en el plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la misma, sin perjuicio de cualquier otro recurso que el interesado considere procedente.

Las Palmas de Gran Canaria, a 10 de enero de 2000.

EL DIRECTOR DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA

(firma y sello)

Gabino Padrón Morales

SOLICITUD

D./Dña. ______________________________________________, con DNI número ___________________ y domicilio en_____________________________ __________________________________________,localidad_______________________________________________________, C.P. _________________, teléfono _________________________, que prefiere como medio de notificación(1)(2):

Correo electrónico: __________________________________________________ Fax:______________________________________________________________ Correo: ___________________________________________________________

E X P O N E :(3) _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

S O L I C I T A : (3) _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

A cuyos efectos aporta la siguiente documentación (en su caso):

______________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

Las Palmas de Gran Canaria, a ____ de ______________ de ______.

(firma)

ILMO. SR. DIRECTOR DE LA ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR. DE INGENIEROS INDUSTRIALES

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Valores de los documentos

Valores primarios Valores secundarios

Aquellos que van unidos a la finalidad inmediata por la cual el documento ha sido producido

Aquellos que obedecen a otras motivaciones que no son la propia de la finalidad del documento

Primarios Secundarios Valores

Valores primarios 1. Administrativo: testimonio de

procedimientos y actuaciones de la Administración productora.

2. Legal: testimonio ante la ley. 3. Fiscal: testimonio de cumplimiento de

obligaciones tributarias. 4. Jurídico: del que derivan derechos y

obligaciones legales regulados por el derecho común.

5. Contable: explicación de operaciones de control presupuestario.

Valores secundarios

1. Informativo: elaboración y reconstrucción de actividades de la Administración.

2. Histórico: fuente primaria para la historia.

3. Otros valores culturales: por lo que expresan en exposiciones y eventos, en actividades de formación y educación y para la satisfacción de intereses personales.

Ciclo de vida de los documentos

Fase activa de los documentos

Tiempo en que los documentos son confeccionados producto de los trámites o

funciones de la entidad productora. Se consultan sistemáticamente.

Fase inactiva de los documentos

Tiempo en que los documentos cumplieron su vida útil para el productor.

Se consultan según intereses investigativos y/o necesidades

particulares.

Fase semiactiva de los documentos

Tiempo en que los documentos son pruebas de los trámites y funciones

efectuadas. Se consultan esporádicamente.

Tipos de Archivos según el ciclo de vida de los documentos

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO INTERMEDIO

ARCHIVO HISTÓRICO




Eliminación de documentos durante el ciclo vital

Fase activa Archivo Oficina

y Central

Fase inactiva Archivo

Histórico

Fase semiactiva Archivo

Intermedio

Eliminación

Pero… ¿Qué es un Archivo?

• Proviene del griego “archeion” :

–Arca para conservar documentos.

–Lugar donde se redactaban y conservaban los documentos.

–Magistratura que estaba a cargo de lo anterior.

• Luego, el latín la retomó como “archivum”.

Acepciones de Archivo Según retoma Fuster (1999)

1. Contenido documental (en alusión al conjunto de documentos).

2. Institución.

3. Continente o lugar (depósito) de conservación de los documentos.

Etapa prearchivística: Recogida de documentos (3)

• Realizar la inscripción de los fondos o documentos que entren al Archivo en el Registro General de Entrada de Fondos y en el Registro de Transferencias por Unidades Administrativas.

• Diseñar otros mecanismos necesarios para el control de los documentos recibidos.

Parte 2: • El marco normativo del documento

administrativo. – La Legislación y Reglamentación de los Archivos

Españoles del Estado.

– El sistema archivístico de la Administración General del Estado.

– Competencias del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte sobre los Archivos Estatales.

• Las fases de archivo: oficina, central, intermedio e histórico. – Funciones y actividades

Marco normativo del documento administrativo y

de los Archivos en España • Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de

creación del Archivo General de la Administración: recibe la documentación que genera de Administración Pública.

• Constitución Española de 1978:

– artículo 105 b) establece una reserva de ley para regular el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos.

Marco normativo… (2)

• Ley 16/85, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español: establece qué es y cómo debe protegerse el patrimonio.

• Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común: regula la realización de los trámites administrativos y su producción documental.

Marco normativo… (3) • Real Decreto 1164/2002, de 8 de

noviembre, que regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Marco normativo… (4) • Real Decreto 1708/2011, de 18 de

noviembre, que establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su acceso.

• Documentos de cualquier época de cualquier organismo o entidad de carácter público.

• Documentos de antigüedad superior a los 40 años de entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y de entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.

• Documentos con antigüedad superior a los 100 años de otras entidades particulares o personas físicas.

• Documentos de cualquier época de cualquier organismo o entidad de carácter público.

• Documentos de antigüedad superior a los 40 años de entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y de entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.

• Documentos con antigüedad superior a los 100 años de otras entidades particulares o personas físicas.

Según los art. 49.2, 3 y 4 de la Ley 16/85 de Patrimonio…, lo es:

Obligaciones de los poseedores de patrimonio

documental (art. 52 ley 16/85) • Conservarlos, protegerlos, destinarlos a

un uso que no impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados.

• El incumplimiento de dichas obligaciones podrá ser causa de interés social para la expropiación forzosa de los bienes afectados.

Acceso a la documentación pública (art. 57 ley 16/85)

• Con carácter general los documentos depositados en los archivos centrales son de LIBRE CONSULTA, salvo:

1. Materias clasificadas de acuerdo a la Ley de Secretos oficiales.

2. No deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley.

3. Que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y defensa del Estado o la averiguación de los delitos.

Acceso a la documentación pública (art. 57 ley 16/85)

• Los documentos que contengan DATOS PERSONALES (carácter policial, procesal, clínico, etc.) no podrán ser públicamente consultados sin que:

– Medie consentimiento expreso de los afectados.

– Haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte si su fecha es conocida.

– Haya transcurrido 50 años a partir de la fecha del documento.

Acceso a la documentación pública (art. 35 y 37 ley

30/92) • Los ciudadanos tienen derecho a conocer en

CUALQUIER MOMENTO el ESTADO DE TRAMITACIÓN de los procedimientos en los que estén interesados.

• Los ciudadanos tienen DERECHO A ACCEDER a los documentos que formen parte de un EXPEDIENTE y que correspondan a PROCEDIMIENTOS TERMINADOS.

• El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la INTIMIDAD de las PERSONAS estará RESERVADO A ÉSTAS.

Acceso a la documentación pública (art. 35 y 37 ley 30/92)

• El acceso a documentos de CARÁCTER NOMINATIVO que no incluyan otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por TERCEROS que acrediten un interés legítimo.

• Los anteriores derechos podrán ser DENEGADOS cuando prevalezcan razones de INTERÉS PÚBLICO, por INTERERES DE TERCEROS MÁS DIGNOS DE PROTECCIÓN o cuando así lo DISPONGA LA LEY.

Restricciones de acceso a los expedientes (art. 37 ley 30/92)

a) Los que contengan información sobre ACTUACIONES DEL GOBIERNO en el ejercicio de sus competencias constitucionales NO SUJETAS a DERECHO ADMINISTRATIVO.

b) Los que contengan información sobre la DEFENSA NACIONAL o la SEGURIDAD DEL ESTADO.

c) Los tramitados para la INVESTIGACIÓN DE LOS DELITOS.

d) Los relativos a las MATERIAS PROTEGIDAS por el SECRETO COMERCIAL o INDUSTRIAL.

e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la POLÍTICA MONETARIA.

RD 1708/2011. Sistema Español de Archivos

SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO

SISTEMA ARCHIVÍSTICOS

AUTONÓMICOS, PROVINCIALES Y

LOCALES

ARCHIVOS DE ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

Principios de voluntariedad y cooperación

Ejemplo de Sistema autonómico: Andalucía

–Archivos Históricos Provinciales:

– Archivo de la Real Chancillería de Granada.

– Archivo General de Andalucía.

– Archivo del Patronato de la Alhambra y el Generalife.

•Almería. •Cádiz. •Córdoba. •Granada.

•Huelva. •Jaén. •Málaga. •Sevilla.

Fuente:http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/portal_archivos.html

http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/portal_archivos.html

http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/portal_archivos.html

Ejemplo de Sistema autonómico: Andalucía

Fuente: https://sites.google.com/site/platostipicosdeandalucia/1-historia

https://sites.google.com/site/platostipicosdeandalucia/1-historia



RD 1708/2011. Sistema de Archivos de la Administración

General del Estado • Archivos. • Centros. • Servicios. • Sistemas archivísticos de

departamentos ministeriales y de sus organismos públicos

Ello, incluye: • Archivos estatales: archivos históricos del MECD. • Órganos centrales (Ministerios). • Delegaciones, Subdelegaciones de Gobierno,

Direcciones Insulares, órganos e instituciones dependientes directamente de los ministerios.

• Servicio Exterior del Estado (consulados y embajadas).

• Organismos públicos adscritos a los Ministerios: ejemplo, el Servicio Estatal de Empleo.

• Instituciones reguladas por normas especiales: ejemplo el Banco de España, Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Archivos estatales del MECD: Archivo de la Corona de Aragón Archivo General de Simancas Archivo de la Real Chancillería de

Valladolid Archivo General de Indias Archivo Histórico Nacional Archivo General de la Administración Centro Documental de la Memoria

Histórica Sección Nobleza Archivo Histórico Nacional

RD 1708/2011. Competencias del Ministerio de Educación,

Cultura y Deporte • Coordinar el Sistema Español de

Archivos y el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado.

• Asegurar la conservación, difusión y defensa del patrimonio.

Lo anterior incluye: • Elaborar el Censo-Guía. • Difundir bibliografía sobre Archivos y

disciplinas afines. • Promover la formación permanente

del personal y el intercambio entre ellos.

• Impulsar la investigación científica, la innovación tecnológica y proyectos de investigación en materia de archivos.

Y además:

• Promover plataformas y proyectos digitales.

• Impulsar la cooperación archivística. • Promover el desarrollo del Sistema

de Archivos sobre la base de la colaboración y el intercambio sobre la base de la voluntariedad.

Retomando el ciclo de vida de los documentos

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO INTERMEDIO

ARCHIVO HISTÓRICO




Archivo intermedio • Es la institución de Archivo que conserva

los documentos en la llamada edad intermedia, o lo que es lo mismo, en la fase semiactiva de los documentos.

• La gestión es del Archivo pero la titularidad de los documentos sigue siendo del productor.

• Los documentos pueden llegar a permanecer hasta 30 años, si es que no permanentemente por diversas causas.

Archivo intermedio • Según el Real Decreto 1708/2011 (España), es

la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración (AGA), es el archivo intermedio de la Administración General del Estado en España, según la normativa vigente.

Funciones y/o servicios del Archivo intermedio

Recepción de documentos

Instalación de documentos

Descripción de fondos y

series

Información a usuarios

Expurgo y eliminación

Clasificación del fondo

Valoración y Selección

Identificación del fondo

Acciones en Archivos intermedios

ARCHIVO INTERMEDIO

Unidades documentales


ARCHIVO HISTÓRICO


Valoración y Selección


Expurgo

Eliminación

X

Archivo General de la Administración (AGA), en España:

ejemplo de Archivo intermedio

Archivos Históricos: • Instituciones responsables de la custodia,

conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso, resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional (Art. 12 R.D. 1708/2011 de España).

Archivos Históricos: • Los documentos permanecerán en ellos a

perpetuidad.

• Los principales valores de los documentos serán el informativo, el histórico y el cultural.

• Los principales usuarios de estos Archivos son los investigadores, los estudiantes, los ciudadanos en general y las Administraciones.

Algunos Archivos Históricos en España

Archivos Históricos: Archivo de la Corona de Aragón. Barcelona

Archivos Históricos: Archivo General de Indias. Sevilla

Archivos Históricos: Archivo General de Simancas. Valladolid

Archivos Históricos: Archivo Histórico Nacional. Madrid

Archivos Históricos: Centro Documental de la Memoria

Histórica. Salamanca

Archivos Históricos: Sección Nobleza del Archivo Histórico

Nacional. Toledo

Archivos Históricos: Archivo de la Real Chancillería de Valladolid

../../IMÁGENES y VÍDEOS/Archivo Real Chancillería Valladolid.mov

Función cultural de los Archivos históricos (Cruz Mundet, 2012):

Evolución del Archivo como Institución

Evolución de los usuarios

Depósito de fuentes de información

Los decisores y gobernantes

Instituciones culturales

Investigadores y eruditos

Empresa de servicios educativos y culturales

Investigadores, Administraciones,

estudiantes y ciudadanos

Acceso a los documentos de la administración pública y

difusión del patrimonio documental: PARES (España)

Difusión del patrimonio: Portal de Movimientos Migratorios en PARES

Movimientos Migratorios Iberoamericanos.mp4

curso archivo en delegación gobierno madrid

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