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Universidad Veracruzana Coordinación Universitaria de Transparencia.

Acceso a la Información y Protección de Datos Personales

Sistema de Gestión de Calidad

Manual de la Calidad CT-GE-M-Q I

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Introducción

1. Alcance

11. Exclusiones

111. SGC CUTAI

111.1 Directrices

Manual de la Calidad CT-GE-M-OI

111.2 Objetivos e interacción de Procesos

111.3 . Procesos Externos

IV. Gestión de Recursos

IV. l. Recursos financieros

IV.2. Recursos materiales e Infraestructura

IV.3 . Recursos humanos

IVA. De las Responsabilidades

IVA.I De la Alea Dirección IVA.2 Del personal

V. Planificación y Mejora

VI. Control y Verificación

VI.I De los requisitos y satisfacción del cliente

VI.2 Del servicio

VI.3 De las Auditorías

VII. Referencias normativas

VIII . Histórico de revisiones

IX. Autorizaciones

X. Anexos

Anexo l. Modelo del SGC CUTAI Anexo 2. Estructura organizacional de la CUT Al Anexo 3. Pirámide documental del SGC CUTAI

•

Introducción

Manual de la Calidad CT-GE-M-O I

De acuerdo al Título Segundo, Capítulo XIV del Estatuto General de la Universidad , "la Coordinación Universitaria de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (CUTAI) es la única instancia universitaria facultada para recibir, tramitar y resolver las solicitudes de acceso a la información que formulen los interesados, así como para notificar y poner a disposición de los mismos la información solicitada, protegiendo los datos personales, la rectificación , cancelación y oposición a los mismos, además de publicar y mantener actualizadas las obligaciones de transparencia, recabando la información que debe hacerse pública de oficio de acuerdo a lo que señala la Ley de la materia y el Reglamento de Transparencia, Acceso a la Información de la Universidad Veracruzana". Debe también coadyuvar en fomentar la cultura de la Transparencia, el Acceso a la Información y la Rendición de Cuentas, así como proponer las reformas o modificaciones que llegare a requerir el Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información de la Universidad .

Esta Coordinación, es la única instancia universitaria que representa a la Universidad Veracruzana ante el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información (IVAI) y ante las demás instancias que la requieran en términos de las funciones que realiza, en cumplimiento de la normatividad aplicable en materia de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.

Cuenta con una Página Electrónica de Transparencia y Acceso a la Información a través de la cual pueden acceder al Sistema de Acceso a la Información Mkatsiná para solicitar acceso a la información, o bien para consultar la información publicada de oficio, los acuerdos emitidos para la clasificación de la información, los listados de ficheros de datos personales, entre otros. Ambos están a disposición tanto de la comunidad universitaria, como de la sociedad en general.

Este Manual de la Calidad propiedad de la CUT Al' establece el alcance de su Sistema de Gestión de Calidad, certificado bajo la norma ISO 900 I :2008 y su equivalente Norma mexicana NMX-CC-900 1-IMNC-2008 y detalla en él: la justificación de las exclusiones que le son permitidas, los procesos que lo integran y la interacción entre los mismos, los servicios generados y prestados descritos en el apartado de Alcance.

Para la interpretación de los términos y definiciones escritos en este documento con relación al SGC, deberá remitirse a la norma ISO 9000:2005, Fundamentos y vocabulario; en materia que compete a ésta Coordinación, al Glosario de la Coordinación Universitaria de Transparencia , Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (CT-GE-GL-O 1).

1 Correo electrónico: [email protected]. Teléfono 01 2288421700, extensión: 10500 Fax: 01 2288415920.

Alcance


El SGC de la CUTAI con alcance al Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, está integrado también por los procesos de Gestión y revisión del SGC, de Planeación Interna, de Medición , Análisis y Mejora. (Ver Anexo l. Modelo del SGC CUTAI)

El proceso clave se desarrolla a través de cuatro subprocesos: 1) Transparencia, 2) Acceso a la Información Pública, 3) Protección de Datos y 4) Ejercicio de Derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición); mismos que han sido establecidos y documentados apegándose a la normatividad en la materia, con el fin de asegurar su eficacia y que como productos y/ o servicios finales que debe otorgar la Coordinación, cumplan con los requisitos legales y reglamentarios. Estos son: 1) información catalogada como una obligación de transparencia, publicada, 2) solicitudes de acceso a la información respondidas, 3) protección de datos personales supervisada y 4) solicitudes de ejercicio de derechos ARCO, respondidas. Durante el desarrollo de éstos, y por requerimiento del usuario pueden simultáneamente otorgar los servicios de clasificación de la información y/o atención a recursos de revisión ante el IVAI , que llegarán a presentar los solicitantes de acceso a la información o ejercicio de derechos ARCO.

Así mismo, la CUTAI de acuerdo a la fracción XXII , del artículo 36 del Reglamento de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales de la Universidad Veracruzana, en lo sucesivo "el Reglamento", tiene la atribución de "Proponer las reformas o modificaciones que llegare a requerir el Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información de la Universidad" . Por lo tanto, el análisis de los requisitos normativos estatales que debieran adecuarse e incluirse dentro de la normatividad universitaria, es una actividad que se lleva a cabo permanentemente y es considerado como una de las acciones y metas a revisar por la Dirección.

El Proceso de Gestión y Revisión del SGC, t iene como resultado la revisión por la dirección , la comunicación interna dentro de la Coordinación, la evaluación del ambiente de trabajo, la inducción y desarrollo del personal, la programación de auditorías internas al SGC así como al control de documentos y registros del mismo.

El proceso de Planeación Interna genera como resultado la elaboración, registro y seguimiento del Programa Operativo Anual (POA). Hay procedimientos externos a la CUTAI que deben considerarse, como son: Elaboración del POA (PI-PP-P-O 1) y Avance y seguimiento del POA (PI-PE-P-O 1).

Uno de los procesos de mayor significado para el SGC es el Proceso de Medición, Análisis y Mejora, en virtud de que tiene como finalidad el seguimiento y medición del Proceso clave para implementar cuando así se requiera, las acciones correctivas y/ o preventivas, así como el control sobre los productos no conformes que se identificarán.

Cabe señalar que los procedimientos obligados por la norma ISO 900 I :2008 referentes a acciones correctivas, acciones preventivas, control de documentos, control de registros,

Manual de la Calidad CT·G E·M·OI

producto no conforme y auditoría interna. son emitidos de manera institucio nal por la Dirección de Planeación Institucional. Esta Coordinación atiende y realiza las actividades que en dichos procedimientos le confiere como responsabilidad para su desarrollo ; sin embargo. se declaran en este Manual. aquellas actividades que son necesarias para demostrar la eficacia de los mismos dentro del SGc.

Este SGC es implementado y mantenido en las áreas que integran la CUTAI 01er Anexo 2. Estructura organizacional): de Acceso a la Información Pública. de Transparencia y e jercicio de derechos ARCO. de Control y Seguimiento. Administrativa. Secretaría Técnica y Apoyo Informático. cada una de éstas con sus respectivos responsables y responsabilidades para e l desarrollo de los procesos. descritos en los formatos respectivos que para tal fin elabora e l Departamento de Evaluación y Desarro llo de Personal. revisa la Alta Dirección y autoriza la Dirección General de Recursos Humanos (DGRH). 01er Perfiles de puestos en el Manual de O rganización)

1. Exclusiones

Los servicios que genera e l SGC, están acotados exclusivamente por las atribuciones que la normatividad universitaria y aquell a aplicable en la materia. le son consignadas a la CUTAI. Por lo anterior los req ui si tos que deben cumplirse para su realización. los criterios de aceptación y las especificaciones para cada uno de e llos son precisados dentro del marco jurídico emitido por éstas instancias superiores.

Este SGC declara como exclusiones los requisitos 7.3 Diseño y desarrollo. 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio y 7.6 Control de equipos de seguimiento y de medición . De acuerdo a la naturaleza de cada uno de los subprocesos del Proceso de Transparencia. Acceso a la Información y Protección de Datos Personales se presenta la siguiente tabla.

Requisito Apl icación Descripción de su Exclusión total Descripción de su exclusión parcial aplicación

7.3. 1 Planificación del Gestión y Los incisos b y c. - Subprocesos de diseño y desarrollo: revisión del unicamente en el diseño de Transparencia.

SGC las propuestas de reforma al Acceso , 1, al las etapas del diseño y Reglamento. Información

desarrollo. Publica, b) la revisión. verifiación El inciso b, por la revisión Protección de

y validación, apropiadas permanente y el análisis de Datos, Ejercicio de para cada etapa del los requisitos normativos derechos ARCO. diseño y desarrollo. y estaulcs que debicr.an - Planeadon interna

e) las responsabilidades ¡¡decu¡¡rse e incluirse dentro . Medici6n, análisis y y ¡¡utorid¡¡des para el de 1, normatividad mejora diseño y desarrollo. universitaria.

El inciso e, en virtud de I¡¡ atribuci6n que se confiere a la CUT Al para proponer las reformas o modificaciones que lIeg¡¡re , requerir el Reglamento

Requisito

.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo:

a) los funcionales desempeño,

requisitos y de

b) los requisitos legales y reglamentarios aplicables, e) la información proveniente de diseños previos similares, cuando sea aplicable. y d) cualquier otro requisitO esencial para. el diseño y desarrollo. 7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo 7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo 7.3.6 Validación del diseño y desarrollo

7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo

7.S.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio

Aplicaci ón parcia l

Gestión y revisión del SGC


Desc ripción de su aplicación

Unicamente el inciso b) y d), puesto que son precisamente los requisitos legales y reglamentarios los que sirven de base para elaborar la propuesta de reforma al Reglamento. en el caso de que estos deban incluirse o modificarse para cumplimiento de la Universidad.

La propuesta de reforma debe proporcionarse de manera adecuada para su verificación y gestionarse ante el Abogado General para su revisión y aprobación por las instancias correspondientes, antes de su liberación a la comunidad universitaria.

Exclusión total

- Subprocesos de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos, Ejercicio de derechos ARCO.

- Planeación interna - Medición, análisis y

mejora

- Subprocesos de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos, Ejercicio de derechos ARCO.


mejora - Subprocesos de

Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos, Ejercicio de derechos ARCO.


mejora - Gestión y revisión

del SGC

· Subprocesos de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos, Ejercicio de derechos ARCO.

· Planeacion interna • Medición, análisis y

mejora · Gestión y revisión

del SGC

D escripción de su exclus ión

- No se aplica. El diseño y desarrollo de los servicios que otorga la Coordinación, están señalados por la normatividad aplicable.

• No se aplica. la normatividad aplicable para estos procesos es uno de los elemento de entrada y en ellos se especifica los requisi tos y criterios de aceptación para otorgar el servicio y generar los productos correspond ientes.

las actividades de la CUTAI posteriores a la elaboración de dichas propuestas, consisten en hacer las gestiones necesarias a través de la oficina del Abogado General para que la Comisión de Reglamentos las revise y dictamine y sean ratificadas por el H. Consejo Universitario General.

los cambios al Reglamento se revisan, verifican y validan antes de su implementación. Se considera para ello, el efecto que tendra para las partes que deban cumplirla y aquellas interesadas en sus productos finales.

De los cambios relacionados con las propuestas de reforma al Reglamento así como de toda la documentación del SGC, se mantienen registros de sus revisiones, tal como se describe en el Procedimiento de Control de Registros.

los servicios pueden ser verificados en cada una de sus etapas mediante actividades de seguimiento y mediciones posteriores. la medición y seguimiento del Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, por [o cual, se realiza a través de encuestas de satisfacción, indicadores de gestión y comunicación con los demandantes del servicio.


11. Sistema de Gestión de Calidad CUTAI

La CUT Al establece, documenta, mantiene y realiza la mejora continua al SGC que ha implantado de acuerdo a los requisitos de la Norma ISO 900 I :2008, teniendo como base la normatividad en la materia, con el fin de asegurar su eficacia y que su producto sea conforme con éstos. Para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos del Sistema, se determinan Directrices a seguir, el presente Manual de la calidad, los procedimientos documentados que en éste se refieren y los registros requeridos tanto por ésta Norma como los generados en los procedimientos documentados.

La extensión de la documentación que se ha identificado en éste SGC puede consultarse en el Anexo 3. Pirámide documental y de manera electrónica el portal de la Universidad y la página web de la CUT Al.

El control de los documentos y los registros se lleva a cabo conforme los procedimientos institucionales publicados por la Unidad de Organización y Métodos de la Dirección de Planeación Institucional, (SGCUV-GE-P-O I y SGCUV-GE-P-02) respectivamente. No obstante para ambos casos, la CUTAI ha determinado complementarlos mediante la implementación de la Metodología interna para respaldo de la información (CT-GE-OT-05).

111.1. Directrices

La CUT Al determina las siguientes directrices y valores para la implementación, seguimiento y mantenimiento del SGC:

Política de calidad (CT-GE-OT-OI)

"En la CUTAI mantenemos el compromiso de atender y asistir a las entidades y dependencias de la Universidad Veracruzana, para cumplir conjuntamente los requerimientos legales que son aplicables en materia de transparencia, acceso a la información, protección de datos personales y ejercicio de derechos ARCO; basados en la norma ISO 900 I para satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y mejorar continuamente, fortaleciendo así, su credibilidad y confianza en la gestión universitaria."

Misión (Objetivo de calidad) (CT-GE-OT-03)

"Publicar las obligaciones de transparencia manteniendo su vigencia y gestionar tanto las solicitudes de acceso a la información pública como el ejercicio de los derechos ARCO protegiendo la información reservada y los datos personales, cumpliendo con la normatividad en la materia y buscando satisfacer a los usuarios en el servicio brindado, fortaleciendo su confianza en la gestión de la Universidad Veracruzana."

Visión (CT-GE-OT-03)


"Ser para el año 2025, una dependencia con reconocimiento nacional e internacional en materia de transparencia, acceso a la información, rendición de cuentas y protección de datos personales, que genere certidumbre y confianza en la gestión de la Universidad Veracruzana."

Valores (CT-GE-OT-03)

El SGC de la CUTAI se rige por los valores que la Universidad Veracruzana cultiva cotidianamente, que son:

Armonía: Disposición para hacer compatibles dos o más posturas diferentes.

Compromiso: Voluntad de orientar e l esfuerzo personal en beneficio del logro de los objetivos institucionales.

Confianza: Seguridad de que una persona actuará de acuerdo a lo indicado por su superior.

Disciplina: Actuar de forma ordenada y perseverante en orden de alcanzar un objetivo.

Eficacia: Disposición para enfocar los esfuerzos al logro de los objetivos establecidos Eficiencia: Búsqueda continua de la optimización de los recursos disponibles.

Equidad de género: Igualdad en las oportunidades de desarrollo para hombres y mujeres.

Ética: Procurar el bien general en todos los escenarios actuando conforme a las normas morales establecida por la sociedad.

Honestidad: Comportamiento coherente y sincero apegado a la verdad y justicia.

Integridad personal: Hacer todo aquello que considere bien cada persona para sí misma y que no afecte los intereses de las demás personas.

Lealtad: Deber de la persona de ser leal respecto a sí mism a, para poder actuar del mismo modo con cada persona y con la institución con la que está colaborando.

Legalidad: Que se apega a la ley y al régimen jurídico de la institución.

Liderazgo: Habilidad y capacidad para guiar y apoyar a otro para que rea lice las labores asignadas.

Objetividad: Visión de los problemas y las situaciones desde diversos ángulos para tomar decisiones más eficientes y mejorar las relaciones humanas.


Perseverancia: Predisposición a mantenerse firme y constante en el emprendimiento de acciones hasta lograr un objetivo.

Profesionalismo: Desarrollo de disciplinas y conoCimientos que confiera a los trabajadores las aptitudes para un normal y correcto desempeño.

Respeto: Atención, miramiento y cortesía a las personas con las que se tiene contacto.

Responsabilidad: Ejecutar las actividades asignadas con eficiencia y oportunidad.

Sustentabilidad: Realizar las actividades institucionales dentro de límites que eviten la destrucción de la diversidad, complejidad y funcionamiento de los sistemas ecológicos que soportan la vida.

Tolerancia: Respeto a la libertad de los demás a sus formas de pensar, de actuar, o a sus opiniones políticas y religiosas.

Trabajo en equipo: Fomento entre los empleados de un ambiente de armonía y compañerismo que permitan la solidaridad y el sentido de pertenencia al grupo, compartiendo valores, actitudes y normas de conducta comunes.

Transparencia: Hacer pública y mantener actualizada la información que derive de las obligaciones de transparencia establecidas en la legislación de la Universidad vigente.

Vocación de servicio: Interés por resolver las necesidades tanto de los demandantes de servicios como de todas aquellas personas con las que se interactúa en el ámbito institucional.

111.2 Objetivos e interacción de Procesos

La CUTAI identifica e implementa su SGC a través de cuatro procesos; dos estratégicos, uno clave y uno de apoyo . Respectivamente éstos son: Proceso de Planeación Interna y Proceso de Gestión y revisión del SGC, Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales y, Proceso Medición, Análisis y Mejora.

Los objetivos de cada uno de estos procesos son:

• Planeación interna: Determinar, presupuestar programar tanto oportuna como adecuadamente las actividades necesarias para el cumplimiento de las metas y objetivos particulares de cada uno de los proyectos que conforman el POA de la CUTAI, vinculados a la mejora del SGc.

• Gestión y revisión del SGC: Establecer el mecanismo de revisión al Sistema de Gestión de la Calidad y sus respectivos lineamientos para evaluar su grado de conveniencia, adecuación y eficacia, respecto a los requisitos que le son aplicables con base en la


normatividad de ISO 900 I en su verslon vigente, y en aquellos establecidos por la organización para el desarrollo y mantenimiento del Sistema.

• Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales: Obtener el reconocimiento y el aval del órgano garante a nivel estatal que evalúa a la Universidad Veracruzana (UV) como Sujeto Obligado (SO) de las Leyes 848 y 581 para el Estado de Veracruz por cumplir con la normatividad aplicable en materia de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales.

• Medición, análisis y mejora: Contar con un mecanismo de control y medición, que permita a los responsables de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), recopilar los datos necesarios para verificar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios que le son aplicables, para el análisis de sus resultados y con base en ellos, determinar las acciones correctivas o aquellas que aborden los riesgos y las oportunidades de mejora en el desempeño y eficacia del Sistema.

Los subprocesos del proceso clave, tienen los siguientes objetivos:

• Acceso a la información pública: Establecer el mecanismo que se tendrá en la Universidad Veracruzana (UV) a través de la CUTAI, para la recepción y trámite de las solicitudes de acceso a la información pública a petición de la comunidad universitaria y/o la sociedad en general.

• Ejercicio de derechos ARCO: Establecer el mecanismo que se tendrá en la Universidad Veracruzana (UV) a través de la CUTAI, para la recepción y trámite de las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación u oposición (ARCO) que efectúe el titular de los datos personales.

• Protección de Datos: Establecer el mecanismo que seguirá la Universidad Veracruzana (U V) a través de la CUTAI, para garantizar los derechos y el cumplimiento de las obligaciones, responsabilidades y procedimientos que regulen la protección y tratamiento de los datos en su posesión.

• Transparencia: Establecer el mecanismo mediante el cual la Universidad Veracruzana (UV) ponga a disposición de la comunidad universitaria y de la sociedad en general, la información relacionada con los artículos 8 y 9 de la Ley 848 de Transparencia y Acceso a la información pública para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave que generen los Sujetos Obligados (SO), de manera pública, periódica, obligatoria, permanentemente y sin que medie solicitud o petición para su acceso.

El alcance, políticas, proveedores, entradas, salidas, clientes, indicadores y metas de cada uno , se pueden ver a detalle en los documentos implementados con las siguientes claves: CT-GEOT-06, CT-GE-OT-07, CT-GE-OT-08, CT-GE-OT-09, CT-GE-OT-09-1, CT-GE-OT-09-2, CTGE-OT-09-3 , CT-GE-OT-09-4.


La interacción que hay entre el proceso clave con los demás procesos del SGC. se presenta en la siguiente tabla:

Interacdón Proceso de planeadon interna

Proceso de gestión y revisión del Proceso de medición, análisís y enrre procesos SGC mejoro

Proceso de Cuando el mantenimiento y Cuando los resultados de Cuando l. medición del Transparencia. los resultados del desempeño desempeño, oportunidades de desempeño de cada subproceso y Acceso a la del subproceso. se mejora. evaluación de este proceso en sí, se vuelve información y transforman en elemento de proveedores, productos no elemento de entrada p.ra Protección de entrada para elaborar dentro conforme. no conformidades y determinar su eficacia yl o Datos de cada objetivo particular del los registros e información que se generar las acciones correctivas. Personales POA I.s metas y acciones haya generado durante el periodo preventivas o de mejora que

mediante I.s cuales se de revisión, se convierten en deban planearse. gestionan los recursos elemento de entrada para l. financieros para l. revisión por la Dirección. operatividad del Proceso.

Dentro del Proceso de Transparencia. Acceso a la Información y Protección de Datos

Personales. la interacción entre los subprocesos puede darse en los siguientes casos:

Transparencia Acceso a la Protección de Datos Ejercicio de derechos información Publica ARCO

Transparencia Acceso a la Cuando soliciten un. Cuando hagan una solicitud Cuando lleguen información información que ya se de información publica que solicitudes de ejercicio de Publica encuentre publicada en ya este reservada o pueda derechos ARCO que

el portal serlo orientar. Protección de Creación, registro y Datos formalización de los

Sistemas de Datos Personales por los que se ejerzan.

Ejercicio de Cuando haya que consultar derechos datos en los Sistemas de ARCO Datos Personales para

atender sol icitudes de ARCO

Se implementa a su vez un Plan de Calidad (CT-GE-PP-OI) para el Proceso de Transparencia. Acceso a la Información y Protección de Datos Personales. En éste documento se muestra por subproceso. las etapas de planear. hacer y verificar a través de la identifi cación de los requisitos. recursos. proveedores. entrada (s). especificaciones y/o criterios de aceptació n. documentos de referencia y apoyo. registros que genera. salida (s). indicador (es). meta(s) y responsable para cada uno de ellos.

Debido a la naturaleza del proceso clave. es conveniente tener presente que la CUT Al determina. realiza y presta el servicio bajo condiciones controladas. protegiendo y asegurando los datos personales de sus usuarios. tal como lo señala la normatividad aplicable en la materia. No obstante. para efectos del SGC al ser los datos personales considerados como un bien del usuario. que éste nos proporciona para brindarle el servicio y en cumplimiento del requisito 7.5.5 Preservación del Producto de la norma ISO 900 I :2008. se ma ntienen registros de su almacenamiento y protección mediante el procedimiento de Control de Registros (SGCUV-GEP-02).

111-3_ Procesos Externos


Los procesos externos que se necesitan para operar el SGC se dividen en dos grupos. Uno es de aquellos que no son de manera literal, contratados externamente mediante una gestión de la CUTAI, pero que sí son llevados a cabo en dependencias universitarias de acuerdo a la estructura organizacional de la Universidad y en los cuales la Coordinación se asegura del control de cada uno de ellos a través de los registros (oficios, acuses de recibo, formatos autorizados, entre otros) que se generan en su interacción. El otro grupo, es de los procesos que son desempeñados por una parte externa a la Universidad, es decir a través de proveedores que mediante gestión de la Coordinación, son contratados y autorizados por las autoridades correspondientes.

Los registros que se generan de éstos, son controlados mediante el procedimiento de Control de Registros (SGCUV-GE-P-02).

En el caso de los servicios que se contratan con proveedores externos se identifica uno:

1. Control de equipos de seguimiento y de medición (Requisito 7.6 ISO 900 I :2008)

La CUTAI determina al Si stema de Acceso a la Información Mkatsiná, como parte de su infraestructura necesaria, para proporcionar y lograr la conformidad de los requisitos del producto generado por el subproceso de acceso a la información pública. No obstante, por considerarse a su vez como el equipo de seguimiento en dicho subproceso, las actividades relacionadas con: a) su verificación a intervalos especificados o antes de su utilización cuando se trata de nuevas formas, campos, reportes, seguimientos, que se ejecutarán por medio del sistema, b) su ajuste o reajuste según sea necesario por actualizaciones requeridas y c) su protección contra ajustes, daños y deterioro durante su manipulación a través de la programación que se haga en él o durante su mantenimiento; se tiene contratado éste servicio con el proveedor externo, actualmente Urbanismos Global Services.

El control que la CUT Al tiene sobre este proceso es el siguiente:

CUTAI Proceso externo ¿Cómo fa conuolo CUTAI? Asignar presupuesto a la partida Mediante la elaboración y programación correspondiente para pago del del POA o mediante la solicitud de servicio (actualmente, 7174 ampliación presupuestal para pago del Servicios profesionales, científicos y servicio, ante la Secretaría de (ecnicos integrales). Administrac ión y Finanzas (SAF).

Elaborar las condiciones del El proveedor externo entrega la Mediante la elaboración del contrato contrato legal que estará vigente documentación solicitada a la CUTAI legal y sus respectivas cláusulas. cada. para remitirlo a la oficina del Abogado

Genera l. Solicitar al Abogado General la Mediante oficio la oficina del Abogado revisión del contrato y su validación General de la UV. en las áreas correspondientes. Supervisar el cumplimiento de los El proveedor externo entrega Revisa las evidencias proporcionadas y servicios estipulados en el contrato documentación probatoria de las realiza actividades de revisión al trabajo para confirmar la capacidad del actividades realizadas, en atención al entregado por el proveedor, para Sistema para sa tisfacer su aplicación contrato vigente. confirmar la capacidad del mismo, antes prevista. de iniciar su utilización.

Gestionar el pago ante la Dirección de Egresos en su modalidad de pago directo al proveedor.

Dar seguimiento personal a la afectación presupuestal med iante el fo lio asignado por la Dirección de Egresos .

Integra en el expediente . los reportes de los pagos realizados al proveedor. Reportar la evaluación al proveedor externo

Revisa el control y desempeño del proceso contratado externamente.


El proveedor externo entrega factura electrónica de sus servic ios.

la Dirección de Recursos Financieros. de la SAF emite el pago. mediante transferencia bancaria. cuando es mayor ala. 000. En caso contrario es mediante formato y cheque a entregar en el Departamento de Caja.

El Responsable del área de Acceso a la Información Pública en acuerdo con el C oordinador, da el visto bueno a traves de un correo electrónico al área Administrat iva para iniciar el trámite del pago al proveedor. Mediante la presentac ión de los documentos: estado de cuenta del proveedor. correo electrónico del Responsable del área de Acceso a la Información Pública yl o Coordinador. Copia de la calendarizac ión del presupuesto de egresos por partida. del POA, reporte de desglose de productos de las facturas electrónicas. reporte de facturas electrónicas por folio de carga. factura elec trónica del proveedor. oficio de solicitud de pago de factura al Director de Egresos. formato de afectación presupuestal /orden de pago. Detecta en su POA los movimientos a la partida afectada.

Mediante el reporte de pago al proveedor, que entrega el Departamento de Caja. Mediante el cumplimiento a la metodología interna a traves de reporte semestral y su evaluación correspondiente en función de los avances que reporte de acuerdo al contrato vigente. Mediante el procedimiento de revisión por la Direcció n.

En el caso de los servicios que se requieren para operar y mantener el SGC y que son realizados por dependencias universitarias, se identifican los siguientes:

1. Alojamiento del Sistema de Acceso a la Información Mkatsiná

Para el alojamiento (almacenamiento, para términos de la norma ISO 900 1) de la base de datos y el Sistema en sí, se solicitan los servicios de la Di rección General de Tecnologías de Información (DGTI) de la Universidad Veracruzana.

CUTAI Proceso externo ¿Cómo lo controla CUTAI? Asegurar que las condic iones de La DGTI rea liza en el hardware las Esta en comunicación con la DGTI para mantenimiento y seguridad actividades de mantenimiento físico reportar cualquier falla o pe rcance en el declaradas por estos. se conserven tantO interna como externa al servidor. para el servidor donde se hospeda el servidor. restricción de acceso físico al Sistema Mkatsina servidor y/o acceso remoto Solicita semestralmente el reporte de

únicamente a través de las IP Información General y detalle de las autorizadas y contraseñas actividades y las fechas en que se correspondientes. realizaron acciones de mantenimiento y LA DGTI realiza en el software las seguridad tanto al ha rdware como al actividades de mantenimiento a través software.

Revisar los reportes enviados por la DGTI e informa mediante correo electr6nico su recepción u observaciones necesarias.

Revisa el control y desempeño del proceso externo.


de las actualizaciones del sistema que corresponden a los ajustes hechas al Sistema, por el proveedor externo, instalar actua lizaciones del sistema operativo para evitar la explotación de vu lnerabilidades. Y las activ idades de seguridad como bloquear cualquier comportamiento inusual que provenga del exterior, establecer un firewall local, restringir los puertos de comunicación que utiliza con el fin de que solo sean utilizados por el personal autorizado desde ubicaciones especificas, instalaci6n de software adicional para protecci6n. Brinda el servicio, emite y turna a la Coordinaci6n los registros que lo avalen. Atiende observaciones yl o continua realizando sus actividades.

Identifica en los reportes que proporciona la DGTI. las posibles vu lnerabilidades derivadas de no cumplir con las condiciones de seguridad y mantenimiento que han establecido.

El responsable de Acceso a la Información Pública mantiene comunicación con el Coordinador y el encargado de la DGTI. Mediante el procedimiento de revisión por la D irección.

11. Servicio de promoción y difusión de la ubicación y servicios que presta la CUTAI

La Dirección General de Comunicación Universitaria (DGCU), proporciona el servicio de publicación de artículos, noticias o cintillo promocional, a través del periódico, radio o televisión universitaria .

CUTAI Gestionar ante la DGCU, la solicitud de publicación o transmisión del material que se decida promocionar y difundir ante la comunidad universitaria y socied ad en general.

Proceso externo La DGCU realiza las actividades necesarias para la transmisión o publicación del materia l de promoci6n que la CUTAI determine como medio de promoci6n y difusión de sus actividades, de modo permanente y/o eventual.

¿Cómo lo conuolo CUTAI? Mediante oficio solicitando la publicaci6n correspondiente de manera permanente o eventua l.

Recopila la evidencia de la informaci6n que se solicitó publicitar o difundir, ta les como cintillos permanentes del peri6dico Universo.

Los procedimientos relacionados con recursos humanos, recursos financieros y de bienes y servicios, que la CUTAI debe atender y cumplir con la responsabilidad que en éstos se le asigna, como dependencia universitaria; son emitidos, aprobados y llevados a cabo por las Direcciones y Departamentos adscritos a la Secretaría de Administración y Finanzas (SAF) de la Universidad Veracruzana. Por lo que a continuación se describen los que son considerados como Procesos Externos para efectos del SGc.

111. Requerimientos necesarios para la Administración de Recursos Humanos determinados por Dirección General de Recursos Humanos (DGRH) de la SAF

CUTAI

Gestiona ante la DGRH los tramites relacionados con los procedimientos que ahí se llevan a cabo y son necesarios para la documentación. operación y mantenimiento del SGC. tales como: Elaboración de perfiles de puesto de nivel mando medio (ARH-GE-P-O 1). Elaboración de descripción y perfil de puesto de nivel operativo (ARH-GE-P-02), Evaluación del perfil del personal (ARH-GE-P-OJ) y Capacitación y desarrollo de personal (AR H-GE-P-04)


Proceso externo La DGRH realiza a traves de las subdirecciones y departamentos adscritos a la misma, los requerimientos que le son solicitados por las dependencias. de acue rdo a sus procedimientos establec idos.

¿Cómo lo controla CUTA/?

Mediante el oficio enviado a la DGRH. Mediante los registros que se generan de la gestión del procedimiento.

IV. Requerimientos necesarios para la Administración de Bienes y Servicios determinados por las Dirección adscritas a la SAF.

CUTAI Proceso externo ¿Cómo /0 controla CUTA/? Gestiona ante la Dirección de la llevan a cabo y son necesarios para la A traves de los oficios enviados y los SAF. que tenga a su cargo los documentación, operación y formatos que de acuerdo a los procesos y procedimientos mantenimiento del SGC, tales como:EI procedimientos que tengan establecidos, r elacionados con: Proceso de Administración de Bienes se deben en trega r ; as í como de las - Adquisición de Bienes y y Servicios que incluye los respuestas recibidas .

Servicios (ABS-ABS-P-O 1). subprocesos de:

Control Patrimonia l a traves de: Registro y resguardo de bienes de activo fijo (A BS-CP-P-Q 1). Actualización de bienes de activo fijo (ABS-CP-P-02). Baja de bienes de activo fijo (ABS-CP-P-OJ) y

- Servicios Generales (ABS-SG-P-0 1) (luz. agua. teléfono, etc.)

V. Requerimientos necesarios para Gestión Financiera determinados por la Dirección General de Recursos Financieros (DGRF) de la SAF

CUTAI Proceso externo ¿Cómo lo controla CUTA I? Gestionar los requerimientos de la Realiza el procedimiento a su cargo Mediante oficio y formatos que son CUTAI con relación a: para atender los requerimientos de las so licitados en los procedimientos que

- Análisis y evaluación financiera dependencias universitarias que les tienen estab lecidos en las dependencias, en el procedimiento de solicitan con re lación al ejercicio de Recepción y control de nóminas los recursos financieros autorizados, firmas y cheques cancelados (GF-DGRF-PI2)

- Operación ingreso-gasto para lo referente a: afectación presupuestal/orden de pago. Solicitud de viáticos, Vale , Desglose de proveedores. Recibo, Reintegro de efectivo. Registro de firmas de titulares. Registro de firmas de personal autorizado, Solic itud de alta de proveedores.


Los elementos de cada uno de los procesos externos referidos en los párrafos anteriores, pueden consultarse a través de la página web de la Secretaría de Administración y Finanzas dentro del apartado de SAU.

Las actividades que deban realizarse para dar cumplimiento a los requisitos que señala la norma ISO 900 I :2008 con relación a la provisión de recursos necesarios para operar el SGC, tales como los humanos, de infraestructura y financieros; y que no son consideradas en los procedimientos institucionales a cargo de éstas dependencias, se complementan en la CUTAI a través de procedimientos internos, tales como el de inducción y desarrollo del personal (CTGE-P-07), la evaluación de ambiente de trabajo (CT-GE-P-06) y la comunicación interna (CTGE-P-OS). Estos tres, dentro del Proceso declarado "Gestión y revisión del SGC".

VI. Requerimientos necesarios para llevar a cabo los procedimientos obligatorios para el SGC, con base en la norma ISO 900 I :2008.

Los procedimientos de control de registros, control de documentos, de auditoría interna, de control de producto no conforme, de acciones correctivas y acciones preventivas que debe tener implementado el SGC para su desarrollo, son emitidos de manera institucional. Estos son elaborados, aprobados y emitidos por la Dirección de Planeación Institucional y por lo tanto, se consideran como un proceso externo para éste SGC, en virtud de que la CUTAI atiende las responsabilidades que en ellos le atribuyen, hasta el tramo de control y autoridad permitido. Sin embargo, en algunos casos, tales como el control de documentos, control de registros y auditoría interna, los complementa a través de acciones internas declaradas en la documentación que refiere éste Manual.

Dentro de las acciones internas que realiza la CUTAI para complementarlos, se encuentran: la implementación de metodologías internas para el respaldo de información y para la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores CUTAI así como acciones propias de formación de auditores internos para garantizar la competencia necesaria en ellos y en consecuencia el ejercicio de auditorías internas eficaces al SGc.

En el caso del procedimiento Control de documentos y de su cumplimiento, se genera el listado de identificación de Documento por Tipo y Área (SGCUV-GE-F-02) así como la Distribución de Documentos (SGCUV-GE-F-03). Al respecto, la CUTAI asume con su documentación los compromisos siguientes: de revisarlos y actualizarlos cuando sea necesario, de aprobarlos antes de su emisión, de asegurarse de identificar los cambios, las responsabilidades y autoridades para su desarrollo, el estado de la versión vigente, su disponibilidad, legibilidad, fácil identificación y protección o recuperación si fuera necesario. Para los documentos obsoletos, previene su uso, los identifica y mantiene un control adecuado de los mismos.

Respecto a los registros establecidos que dan evidencia de la conformidad del SGC, la CUTAI sigue el Procedimiento de Control de Registros mencionado y genera el formato correspondiente al mismo (SGCUV-GE-F-06).

IV. Gestión de Recursos


IV. l. Recursos financieros

La CUTAI se allega de los recursos necesarios para la operación y el mantenimiento del SGC y sus respectivos Procesos, a través de la implementación del Proceso "Planeación Interna" y el procedimiento interno para la elaboración, registro y seguimiento del programa operativo anual (POA), (CT-GE-P- I O). En dicho procedimiento se hace referencia a los procedimientos que emite la SAF al respecto y la CUTAI debe tener presente a cumplirlos en las fechas que se lo requieran.

A nivel interno, la CUTAI gestiona las compras, conforme a lo presupuestado en su POA y de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos Administrativos, las políticas y reglamentos aplicables. Las compras por cantidades iguales o menores a lo estipulado en dicho Manual son realizadas y controladas mediante el Fondo Rotatorio que maneja la persona encargada de la Administración en la CUTAI, bajo la supervisión de la Alta Dirección. Por lo que la selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores institucionales, es desempeñada por la SAF. La CUTAI sólo puede hacerlo así, en lo correspondiente a sus proveedores internos, para llevar un seguimiento y control de la adquisición de sus recursos.

Por lo anterior, la CUTAI ha definido la Metodología interna para aquellos proveedores internos que afecten directamente al Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (CT-GE-OT-04), haciendo uso de los formatos aplicables para tal fin: Evaluación y reevaluación de proveedores CUTAI (CT-GE-F-27) y Catálogo proveedores CUTAI (CT-GE-F-28) .

En lo que respecta al proveedor externo con quien se tiene contratado externamente el servicio de programación, mantenimiento y configuración del Sistema de Acceso Mkatsiná y a las dependencias universitarias con las que gestionan los servicios que se mencionan en el apartado de Procesos Externos de éste Manual . la CUTAI no podrá aplicar la metodología referida tal como se tiene definida, ya que su selección está fundamentada principalmente en la optimización de recursos y aprovechamiento de la infraestructura de redes y servicios de que dispone la Universidad actualmente a través de sus dependencias. En dichos casos, la manera en que la Coordinación puede controlarlos, se especifican en tal apartado.

IV.2. Recursos materiales e Infraestructura

La CUTAI ha determinado el ambiente de trabajo para sus integrantes a través de la identificación de condiciones óptimas que le permitan realizar su trabajo con los recursos necesarios. Para asegurarlo , se tiene implementado el Procedimiento de evaluación de ambiente de trabajo (CT-GE-P-06) en el que se han identificado y se evalúan aspectos físicos como: mobiliario, medidas de seguridad y protección civil, equipo de cómputo y equipo de oficina (teléfono, proyector, impresora, fax, etc.) y aspectos ambientales tales como: iluminación, el flujo de aire, la higiene y el ruido.


Derivado de la aplicación de éste procedimiento y la evaluación de los factores mencionados, y tras la revisión por la Dirección se identifique la necesidad de implementar acciones correctivas yl o preventivas relacionados con su mantenimiento o mejora, éstos podrán ser gestionados por medio de las dependencias universitarias o proveedores internos que den el servicio o producto requerido.

El Sistema de Acceso a la Información Mkatsiná se considera como parte de la infraestructura de la CUTAI al ser el software necesario para operar el subproceso de Acceso a la Información Pública.

IV.3. Recursos humanos

El recurso humano para llevar a cabo el Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, se integra por un responsable representado por la Titular de la Coordinación y por un responsable para cada uno de sus subprocesos. El Encargado de Control y Seguimiento de la CUTAI, es designado por la Alta Dirección de la Coordinación y fungirá como Representante de la Dirección para efectos de Calidad y Encargado de Control de Documentos y Registros.

Los perfiles de puestos autorizados por la DGRH y definidos en los documentos ARH-GE-M-O I y ARH-GE-M-02, en los que se describen tanto las competencias requeridas por el personal como las habilidades, actitudes y valores son evaluados a través del Departamento de Evaluación y Desarrollo de Personal de la Dirección General de Recursos Humanos mediante la identificación de brechas entre el perfil del puesto y el perfil de la persona. Derivan de ello, acciones de capacitación recomendadas y brindadas a la CUTAI para su mejora . No obstante al ser un mecanismo de evaluación desempeñado por otra dependencia universitaria, en el que la CUTAI no puede asegurar su total cumplimiento tal como lo establecen, la Alta Dirección de este Sistema ha determinado que el personal que ingrese y colabore en la Coordinación, debe tener capacitación de inducción en materia de Acceso a la información, Transparencia y Protección de Datos Personales, de Gestión de Calidad y de Estructura, documentación y funcionamiento de la UV, para asegurar que cuenta con la competencia necesaria para desempeñar su puesto y en lo consecuente, dará formación de actualización conforme sea necesario.

Lo anterior se lleva a cabo en la CUTAI a través del Procedimiento de inducción y desarrollo del personal (CT-GE-P-07) y de acuerdo a la Matriz de competencias que en éste documento se presenta como Anexo.

IVA. De las Responsabilidades


IV.4.1 De la Alta Dirección

Para el SGC de la CUT Al, la Alta Dirección es el (la) Titular de la Coordinación, quien a través de las directrices definidas, asume el compromiso tanto de dar evidencia del desarrollo, implementación y mejora continua como de asegurarse de que los requisitos de los usuarios y la normatividad aplicable, se cumplan y logren su satisfacción.

Para dar evidencia de la conformidad y verificar la eficacia del SGC, la Alta Dirección lleva a cabo el Proceso de Gestión y Revisión del SGC, en el que se han implementado los siguientes procedimientos:

• Para revisión por la Dirección (CT-GE-P-08), para establecer el mecanismo por medio del que se evalúe el grado de conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema. así como, identificar oportunidades que permitan mejorar los resultados y mantener alineados los objetivos a la política de calidad.

• De comunicación interna (CT-GE-P-OS), para establecer los lineamientos y las actividades que permitan la disponibilidad de la información entre los diferentes niveles y funciones de la CUT Al en relación a los aspectos del SGC, tales como la política de la calidad, los requisitos de calidad, los objetivos de la calidad y los logros, a través de mecanismos de comunicación que brinden información suficiente y oportuna a los involucrados, ya sea de manera impresa o electrónica, para asegurar tanto su toma de conciencia respecto de su compromiso y participación en la mejora del desempeño de la Coordinación.

• De evaluación de ambiente de trabajo (CT-GE-P-06), para evaluar las condiciones físicas , ambientales y tecnológicas en las que el personal de la Coordinación realiza las actividades asignadas para asegurar que sean óptimas y se implementen acciones proactivas más que reactivas en la identificación, priorización, asignación de recursos y documentación de riesgos que pudieran afectar la conformidad de los productos declarados en el SGc.

• De inducción y desarrollo de personal (CT-GE-P-07), para establecer los lineamientos y acciones requeridas para que el personal que realiza las actividades de la CUT Al cuente con la competencia necesaria respecto al perfil del puesto que habrá de desempeñar, la formación que se le proporcione a su ingreso en la Coordinación, el desarrollo de sus habilidades y experiencias para asegurar a su vez, que es consciente de la pertinencia e importancia de éstas, para contribuir con la misión de la dependencia.

• De auditoría interna (SGCUV-GE-P- 03) y de control de documentos y registros, que como se ha describió en párrafos anteriores, son emitidos por otras instancias y complementados por la CUTAI.

Si en la revisión por la Di rección se identificadas, analiza y verifica la necesidad de implementar acciones de cambio y mejora inmediata o anual, se elabora un Plan de mejora en el formato correspondiente. La validación del avance y seguimiento al cumplimiento de las acciones de


mejora definidas en el Plan de Mejora, se documenta a través del formato de Control de Acciones para la Mejora (CT-GE-F-21).

IVA.2, Del personal

El Encargado de Control y Seguimiento de la CUTAI, es quien tiene asignadas las responsabilidades propias del Representante de la Dirección para efectos de Calidad y su respectiva autoridad incluyen: asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procedimientos necesarios para el Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales; revisar e informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Proceso, incluyendo las necesidades para la mejora; promover la toma de conciencia entre los integrantes de la Coordinación, a fin de cumplir con los requisitos establecidos por los clientes; organizar juntas periódicas de revisión, de retroalimentación y mejora continua; coadyuvar en la aplicación de instrumentos necesarios para la detección de necesidades de capacitación para cada uno de los integrantes de la Coordinación en la interrelación correspondiente con el Proceso de Administración de Recursos Humanos.

A petición de la Alta Dirección, fungirá como su representante ante las instancias internas y externas que requieran conocer el estado que guarda la gestión de calidad del SGC y ser el Encargado del Control de Documentos y Registros del mismo. Al respecto deberá informar a los usuarios sobre la actualización de los mismos y asegurarse que se encuentran disponibles en los puntos de uso antes de su entrada en vigor.

Cada uno de los responsables de las Áreas y particularmente de los responsables de subprocesos del Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, deberá asegurarse del cumplimiento de los requisitos que sean aplicables para cada uno de ellos. Deberá también contribuir con su desempeño al cumplimiento de las directrices establecidas para la CUTAI e informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del procedimiento, de los productos y avance de acciones de mejora implementada.

Los responsables de las Áreas deberán resolver y aplicar las acciones que correspondan en caso de presentar productos no conformes en la realización de sus servicios. En colaboración con la Alta Dirección y su Representante, deberán analizar, proponer y verificar las acciones de mejora a desarrollar anualmente.

El personal operativo de la CUTAI tiene asignada la responsabilidad de desempeñar sus actividades de acuerdo a lo definido en el Manual de Organización de la Coordinación y en el Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales. Debe también coadyuvar en la identificación de oportunidades de mejora, prevención de productos no conformes y lo aplicación de las acciones correctivas yl o preventivas que se promuevan al respecto. Además debe participar y asistir a los cursos de capacitación requeridos anualmente para el desarrollo de sus competencias, crecimiento personal y con su desempeño apoyar el cumplimiento de las directrices establecidas en esta Coordinación y lo declarado en este Manual de la Calidad.

V. Planificación y Mejora


El Plan de Calidad del Proceso de Transparencia. Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (CT-GE-PP-OI) es el documento que muestra por subproceso. las etapas de planear. hacer y verificar a través de la identificación de los requisitos. recursos. proveedores. entrada (s). especificaciones y/o criterios de aceptación. documentos de referencia y apoyo. registros que genera. salida (s). indicador (es). meta(s) y responsable para cada uno de ellos.

Dentro de la documentación implementada. en cada uno de los procedimientos documentados se localiza su objetivo. alcance. políticas. responsabilidades. desarrollo. referencias y el diagrama de flujo correspondiente.

La Alta Dirección determina en la planificación del SGC. que el Objetivo de Calidad se homologue con la Misión de la CUTAI. Para medir éste y ser coherentes con la Política de Calidad y con el marco jurídico que regula el Proceso de Transparencia. Acceso a la Información y Protección de Datos Personales. se ha implementado el documento Objetivo de Calidad e Indicadores de Gestión (CT-GE-OT-02). en el que se han establecido estrategias. con sus respectivas acciones. metas e indicadores. para cumplir con los requisitos aplicables y evaluarlos. Estos deberán evaluarse como parte de la revisión por la Dirección. por lo menos. una vez al año.

Con el objetivo de contar con un mecanismo de control y medición. que permita a los responsables de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC). recopilar los datos necesa ri os para verificar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios que le son aplicables. para el análisis de sus resultados y con base en ellos. determinar las acciones correctivas o aquellas que aborden los riesgos y las oportunidades de mejora en el desempeño y eficacia del Sistema. La CUT Al tiene implementado el Proceso de medición. análisis y mejora. que incluye los siguientes procedimientos:

• De seguimiento y medición del proceso (CT-GE-P-09) con el fin de establecer la metodología para que cada subproceso del SGC detecte. analice y el imi ne las causas de no conformidades reales o potenciales para evitar su recurrencia. así como para detectar e implementar acciones de mejora que aumenten su capacidad y eficiencia.

• De acciones correctivas y preventivas (SGCUV-GE-P- 05) y de control de producto no conforme (SGCUV-GE-P- 04). que son emitidos de manera institucional y la CUTAI considera para su aplicación.

Derivado de la aplicación y el desarrollo del proceso de medición. análisis y mejora. la política de calidad. objetivos. análisis de datos. reportes de auditorías. seguimiento a acciones correctivas y preventivas. revisión por la di rección. verificación de la realización del servicio. se derivan los reportes de acciones correctivas y/ o preventivas o bien se determinan las acciones y planes de mejora que cada uno de los respo nsables de los subprocesos pueden implementar a través de los formatos establecidos para tal fin (CT -GE-F-20. CT -G E-F-21) .

VI. Control y Verificación


VI.I De los requisitos y satisfacción del cliente

Para evaluar la satisfacción de los usuarios y la calidad del servicio brindado se cuenta con el Procedimiento para medir la satisfacción de los usuarios (CT -G E-P-12) en el que el objetivo es establecer la metodología a seguir para recopilar la información relativa a la percepción de los usuarios del Proceso clave con respecto al cumplimiento de sus requisitos y necesidades, para medir el nivel de satisfacción que presentan con el servicio que brinda la CUTAI y determinar oportunidades de mejora.

De igual manera, se cuenta con el Procedimiento de difusión y capacitación a usuarios (CT-GEP-I 1) que establece los criterios generales que deberán considerarse y seguirse por cada responsable de los subprocesos del proceso de clave, para brindar asesoría, capacitación y difusión a los usuarios internos y externos con los que interactúa para el cumplimiento de sus responsabilidades en el proceso.

Los instrumentos que permiten medir lo anterior y retroalimentar al respecto, al SGC se encuentran detallados en dichos documentos .

Por otra parte, para revisar que se cumplan los requisitos relacionados con el producto de cada uno de los procedimientos documentados, la CUTAI genera registros mediante la realización del producto y una vez concluido, los mantiene como evidencia. Tal es el caso del Procedimiento de Acceso a la Información, donde toda solicitud de información es registrada por número de folio y del Procedimiento de difusión y capacitación a usuarios, donde cada visita a la Página genera un registro.

Los datos obtenidos como resultado de la aplicación de estos procedimientos, se integran para su análisis e interpretación de los resultados, mismos que han de integrarse en la documentación que se revisa por la Dirección, para dar un seguimiento adecuado y tomar decisiones basadas en éstos.

La CUTAI planea y establece la comunicación con los usuarios del Proceso, de manera personal directa o indirecta y determina los mecanismos necesarios para dar cumplimiento a sus procedimientos. Es así como realiza y envía oficios escritos y/o electrónicos a sus usuarios, brinda orientación, capacitación y promoción a través de los procedimientos establecidos y apegándose en todo momento a la normatividad referida para dirigirse a ellos.

Otro medio de comunicación y retroalimentación con los usuarios del Proceso, se tiene mediante el buzón de comentarios y sugerencias en la página electrónica de la CUTAI, así como en sus instalaciones en el buzón destinado para el mismo fin.

VI.2 Del servicio


Para validar la realización del servicIo del Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, la CUTAI de acuerdo a lo establecido en el y a la normatividad correspondiente, realiza las actividades pertinentes para dar su atención y seguimiento, en las que identifica y verifica el estado que guarda el servicio a realizarse en cada una de las etapas hasta cumplir con los requisitos aplicables.

El estado de cada uno de los servicios dentro del Proceso, puede identificarse dependiendo del procedimiento que se lleve a cabo. En el caso de Acceso a la Información Pública, por medio del número de folio de solicitud o el número de orientación (CT-GE-F-09) que asigna el Sistema Mkatsiná y en el Procedimiento de Publicación de Obligaciones de Transparencia por el número de consecutivo asignado en el formato correspondiente (CT-GE-F-2S) .

El seguimiento y medición del producto, se realiza de la siguiente manera de acuerdo al servicio que se genera en cada Procedimiento. Para el Acceso a la Información , se realiza a través del Reporte de solicitudes pendientes de Mkatsiná así como los diversos reportes y semáforos de seguimiento que de manera automática proporciona el Sistema Mkatsiná. En el Procedimiento de Publicación de Obligaciones de Transparencia, a través del memorándum que el Área de Transparencia emite con las características propias para cada una de las obligaciones de transparencia a publicar, se mantiene la evidencia de las autorizaciones correspondientes para su realización, así como la conformidad de las partes involucradas e interesadas.

Los productos no conformes se han definido para cada Procedimiento, mismos que en caso de reportarse se tratan de acuerdo al procedimiento de Control de Producto o Servicio no conforme (SGCUV-GE-P-04) que se tiene establecido de manera institucional. Como resultado de este procedimiento se registran, se analizan y se les da el seguimiento adecuado.

Los responsables de cada procedimiento realizan revisiones y análisis durante la realización del servicio y en caso de ser necesario se aplican acciones preventivas yl o acciones correctivas, para asegurar el cumplimiento de los requisitos y la satisfacción de los usuarios, de acuerdo con el procedimiento de Acciones correctivas y preventivas (SGCUV-GE-P-OS) .

Para validar la operación de los procesos y la prestación del servicio, la CUTAI ha definido Indicadores de Gestión para cada uno de éstos y del SGC en sí, mismos que demuestran su eficacia y permiten de acuerdo a sus resultados, implementar acciones de mejora. Dichos indicadores se encuentran definidos dentro de las fichas de cada uno de los Procesos y Subprocesos, así como en el documento Objetivo de calidad e Indicadores de Gestión (CT-GEOT-02).

VI,3 De las Auditorías

El SGC de la CUTAI planifica anualmente las auditorías internas y externas para verificar su conformidad con la norma ISO 900 I :2008. Para tal efecto, la CUTAI se apega al Procedimiento de Auditoría Interna (SGCUV-GE-P-03) establecido para efectos de éste SGC,


dentro del Proceso de Gestión y Revisión del 5GC y cumple con las responsabilidades asignadas para la programación, planeación y seguimiento de las mismas.

Procedente de los reportes de auditoría, y en los casos que así sea necesario, la CUTAI se apega al Procedimiento de Control de Acciones Correctivas y Preventivas (5GCUV-GE-P-05), usando para tal efecto el formato correspondiente para su registro.

Para la evaluación del desempeño de los auditores internos, se remiten a la Dirección correspondiente para tal efecto, los formatos de Encuesta de Evaluación de Auditores Internos.

No obstante y toda vez que las actividades a realizar de acuerdo a ese procedimiento no son suficientes para el 5GC de la CUTAI y a su vez son ejercidas en su mayor parte por otra dependencia, la Alta Dirección ha determinado gestionar por medio del POA, recursos necesarios para la formación de auditores internos y así, garantizar la competencia necesaria en ellos y el cumplimiento de los requisitos normativos relacionados con las auditorías.

VII. Referencias normativas

Este Manual de la Calidad del 5GC de la CUTAI, así como todos los documentos del Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, están elaborados de conformidad con el siguiente marco jurídico:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley 848 de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de

Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley 581 para la Tutela de Datos Personales en el Estado de Veracruz. • lineamientos generales emitidos por el Instituto Veracruzano de Acceso a la

Información (IVAI). • Legislación Universitaria vigente. • Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información de la Universidad

Veracruzana

• Norma ISO 9000:2005 Fundamentos y Vocabulario. • Norma ISO 900 1:2008 Requisitos.


VIII. Histórico de revisiones

No. de Fecha de revisión o Sección o

revisión modificación página Descripción de la revisión o modificación

modificada 2 20/04/20 I O Todas Después de la Revisión por la Dirección

~Restructuracjón del contenido, redacción y formato . 3 f ebrero-Marzo 20 I I Todas -Después de las Auditorías internas y ex terna del

2010.

-Definir la responsabilidad de la evaluación al proveedor del mantenimiento y hospedaje del

4 Agosto 2011 Pág. 8 Y Anexo 3 servidor del Sistema Mkatsimi (realizado el mes de junio) ·Actualización del Anexo 3. Estructura organizacional de la Coordinación (realizado el mes de agosto)

Notas en pie de -Se modificaron las claves de los Procedimientos y

5 Enero 2012 página

Formatos que entraron en vigor en Octubre 20 I I por parte del SGCUV.

6 Marzo 20 12 Todas -Se modificó el Manual, para hacerlo una sección H. del Manual de la Calidad de l SGCUV. NOTA: Aparece como no. de revisión O. bajo esta estructura

7 Abril 2012 Planificación y -Se actualizo el hipervinculo a Objetivo de Calidad y mejora se cambio la palabra acorde por "se homologue"

-Se eliminan las fechas de reformas de las Constituciones Políticas tanto la de los EU Mexicanos como la del Edo. De Veracruz de Ignacio de la llave Nota: Aparece como No. de Revisión 1, bajo la estructura de Sección H del SGCUV

8 Mayo 2012 Todas - Posterior a la Auditoría Exte rna, Etapa l. Revisión Anexo I Documental, se replanteo el Manual de la Calidad.

no como parte del SGCUV, sino como un SGC propio de la CUTAI.

- Se hicieron los cambios en la redacción a todas las secciones en las que fueron detectados los hallazgos de No Conformidad conforme el Informe de la Auditoría del día 03 de mayo de 2012.

- Se redefinió el Anexo l . Diagrama del SGC de la CUTAI.

9 25-06-2012 Revisión por la - Se modifica el nombre del formato CT-GE-f-19 Dirección, Gestión Calendario Anual de Revisión por la Dirección y se de Recursos, agregan las claves a las metodologías CT-GE-OT-Documentación 04 y CT-GE-OT-05 para los proveedores y

respaldos de información respectivamente, as í como del form ato CT-GE-f-31 Reporte de resul tados de las áreas.

10 19-03-2013 Encabezado, - Se actualiza el nombre de la Coordinación, de Exclusiones, acuerdo a la reforma al Estatuto General de la UV, Política de calidad. de diciembre 20 I O. Misión, Estructura - Se actualiza la política y misión de calidad. de organizacional. acuerdo a la revisión por la dirección del primer Referencias trimestre 2013. normativas. - Se aclara en estructura organizacional. que la Interacción de evaluación del desempeño del personal se rea liza

11 06-05-2013

12 04-07-2013

13 13-Nov-20 14

IX_ Firmas de autorización

M.G. . y ia Ro ano Vázquez Encargada de Control y Seguimiento

X. Anexos


procesos mediante la identificación de brechas entre perfiles Anexos (puesto-persona). Hipervínculos - Se incluye en la normatividad la Ley 581 .

- Interacción de procesos para incluir la tutela de datos personales.

- Anexos por nombre de la CUT Al. - Se eliminaron hipervínculos de formatos,

procedimientos.

Introducción. - Modificación de la nota al pie. Alcance, Procesos - Actua lizar la redacción del párrafo que describía las externos áreas de la CUT Al.

- Actualizar los nombres de los subprocesos externos de acuerdo a las actualizaciones que hicieron las dependencias que los emiten.

11 1.3. Gestión de - Se induyó como parte de los proveedores a la Recursos Dirección de Comunicación U niversitari a. 111.3 .1 Se eliminó dentro de la descripción de la estructura Estructura organizacional. lo correspondiente a los Organizacional documentos comprobatorios de la competencia del 111.3 .2.3 De los personal y al formato Evaluación interna de Responsables de competencias (CT-GE-F-33) las Áreas - Se modificó la descripción correspondiente a la 111.3 .2.4 Del evaluación y desarrollo del personal. personal - Se modifica la estructu ra organizacional de acuerdo Anexo 2 a la última actualización de la OGRH (julio 20 13). Anexo 3 - Se incluye anexo 3. Matriz de competencias interna Todo su - Se actualizó el contenido y sus anexos, de acuerdo a contenido la reestructura que se hizo al SGc.

Autoriza Fecha

Autorización

14-11-14

Entrada en vigor

17-1 1-14

Anexo 1. Modelo del SGC de la CUTAI Anexo 2. Estructura organizacional de la CUTAI Anexo 3. Pirámide documental del SGC CUTAI

ct-ge-m-q i - uv.mx · ct-ge-m-o i de acuerdo al título segundo, ... ejercicio de derechos arco...

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