cross corp factores de exito

www.crosscorp.com.ar Pág 1

Factores de éxito en la implementación de

Soluciones de Colaboración Corporativas

Contenido

COLABORACIÓN: HEMOS IDO POR EL CAMINO MÁS DIFÍCIL ...........................................................2

#1 INTEGRAR LA RED SOCIAL EN LA EMPRESA...........................................................................3

#2 GARANTIZAR EL ÉXITO EN LA TASA DE ADOPCIÓN INICIAL .......................................................4

#3 ASEGÚRESE QUE SE AJUSTE A LA FORMA EN LA QUE LA GENTE TRABAJA ...................................5

#4 AGREGAR INFORMACIÓN DE TODAS LAS FUENTES..................................................................6

5# EVALUACIÓN DE COSTO TOTAL DE PROPIEDAD .....................................................................7

SOBRE NOSOTROS .............................................................................................................9


Colaboración: Hemos ido por el camino más difícil El termino “Colaboración” se refiere por lo general a una serie de conversaciones necesarias para lograr una meta u objetivo. Ello implica reunir a personas, hacer preguntas, juntar respuestas e ideas, recolectar información, etc. La colaboración es la forma más común de lograr un objetivo de trabajo. Hemos estado colaborando desde hace mucho tiempo, pero lo hemos estado haciendo de una forma complicada. El uso de las herramientas de negocio de hoy – Los email con documentos adjuntos – han sido una herramienta de colaboración lenta, difícil e ineficaz. Las tareas se fragmentan en muchos espacios, - los mensajes de correo electrónico, diferentes tipos de presentaciones, archivos de Excel y documentos word - almacenados en diferentes aplicaciones de escritorio, compartidos en distintas locaciones o en sistemas de gestión de contenido. De acuerdo con la firma de investigación IDC, los empleados de una compañía pasan hasta el 25% de su tiempo buscando información. El costo de este el tiempo improductivo puede ser tanto como 25% de sus gastos de personal. Y de acuerdo con un estudio de IBM en el año 2008, realizado sobre 400 ejecutivos de recursos humanos, se determinó que sólo el 13% de las personas pueden encontrar a alguien de un área específica de experiencia en su propia empresa. Esto significa que la mayor parte de las empresas no aprovechan los conocimientos específicos que allí existen, simplemente porque no hay buena manera de encontrarlos. Soluciones centradas en la colaboración, wikis y otras tecnologías Web 2.0, se basan en la solución de estos problemas. Con el software adecuado y asesoramiento en la implementación de una solución de colaboración, la productividad de un grupo y la eficacia de la organización pueden aumentar drásticamente, y el ciclo de toma de decisiones puede ser drásticamente reducido. Estos resultados pueden ser críticos en tiempos económicos difíciles, el derecho y las soluciones de colaboración son la forma más fácil y más rentable de alcanzarlos. Este documento está pensado para informarlo sobre el alcance que una solución de colaboración debe tener para alcanzar estos resultados.

“Los empleados pasan hasta el 25% de su tiempo en busca de información, lo que representa el 25% de

sus gastos de personal”

“La mayor parte de los trabajos hecho no aprovechar la especializados conocimiento de que

existe allí en la empresa”


Factores de éxito para la implementación de una solución de

colaboración corporativa

#1 Integrar la red social en la empresa Obtener un buen panorama de la gente que hace el trabajo La forma en la que el trabajo se realiza es porque las personas se comunican con personas, intercambiando entre sí, aprovechando sus experiencias, conocimientos y know how. Cualquier solución de colaboración que Ud. considere debe darle una buena imagen de la gente detrás del trabajo. Debe conectar a las personas y darles una visión completa de unos a otros. Cuando las personas tienen en contexto de quién, qué, cuándo, dónde y el por qué de los demás con los que están trabajando, aumenta el nivel de confianza que tienen entre que resulta en un mejor trabajo en equipo y en resultados de mayor calidad.

Ayudar a la gente a conocerse mutuamente Los perfiles en una solución de colaboración social debe ayudar a la gente a conocerse mutuamente, con contenidos como fotos, experiencia laboral, conocimientos, intereses, conexiones e historias. Los perfiles debe revelar que es lo que una persona está buscando conseguir, o en que esta trabajando recientemente, para que otros puedan aprender de su red de trabajo. Los perfiles deben incluir las denominadas etiquetas o “tags”. Tanto las etiquetas que una persona se da a si misma (para ser encontrada por skills particulares) como las etiquetas que los demás le asignen. Los perfiles también deben mostrar el tipo de relación que una persona tiene con otras, ya que esto proporciona una relación de contexto mas completa. Descubra a otros que podrían ser valiosos Gran parte del valor de las redes sociales provienen de las conexiones con todas las personas que no participan directamente en un proyecto formal, es lo que el sociólogo Mark Granovetter denomina la "fuerza de los vínculos débiles". Hasta hace poco, las soluciones de colaboración se han centrado en hacer "vínculos fuertes", es decir, relaciones cercanas de trabajo. Pero son los " Vínculos débiles" los que pueden desbloquear y acelerar la productividad de grupo. Este tipo de conexiones pueden ofrecer nuevas perspectivas, ideas y conocimientos. Las soluciones de colaboración deben proporcionar una variedad de posibilidades, fáciles y rápidas, para generar asociaciones en donde los vínculos débiles ayuden a lograr resolver el trabajo más rápidamente, con mejores formas de estar informado al respecto y conseguir resultados innovadores. Uno debe ser capaz de “ir” directamente de cualquier contribución al perfil del contribuyente para aprender acerca de una persona. Debe ser capaz de navegar por una colección de etiquetas o tags, para obtener un panorama general de la comunidad empresarial, y a la vez poder detectar ideas para nuevas conexiones. Usted debe ser capaz buscar a través de palabras clave para encontrar a alguien con determinados conocimientos para informar de una decisión, pensar o dar más contexto a un proyecto. Por último, el perfil debe mostrar todas las personas a la que una persona tiene conexiones, que es otra forma de descubrir nuevos vínculos.

“Una solución de colaboración proporciona una variedad de formas de hacer asociaciones y crea

conexiones que podría haber ocurrido de otra forma”


Aprender de la observación de otros que están más capacitados Todos nos volvemos mejores en nuestro trabajo observando a los demás trabajar. Una persona que quiere ser un gran orador observa la oratoria de los grandes oradores. La gente mejora su trabajo observado a otros. Cualquier solución de colaboración que Ud. considere debe permitir a los usuarios poder observar y aprender de la gente que le es valiosa. De forma en la que aprenden a ver el flujo de contenidos útiles creados, aprenden lo que es importante para una persona, cómo resuelven situaciones, que priorizan y que decisiones toman. La gente ayuda a mejorar el trabajo de otros simplemente como un subproducto de conseguir realizar el suyo y el del grupo.

Mantenerse al día en forma automática Una solución de colaboración debe permitir a las personas mantenerse en contacto con una gran red de colegas, y que les permita estar actualizado automáticamente con que otros acerca de que están haciendo, trabajando y creando. Toda persona debería ser capaz de mantener la red informada sobre su estatus, simplemente como un subproducto automático de la realización de su trabajo. Para las personas que trabajan juntas en un mismo proyecto, el tiempo improductivo que invierten en mantener a los demás informados sobre el estado o progreso de sus tareas pueden ser virtualmente eliminadas.

#2 Garantizar el éxito en la tasa de adopción inicial La adopción inicial es fundamental El éxito o el fracaso de cualquier solución que se Ud. considere es directamente proporcional a su tasa de adopción. Hay decenas de miles - tal vez incluso cientos de miles – de Wikis no utilizadas en las corporaciones. ¿Por qué? Porque no fueron aceptados por sus usuarios. Si bien algunas prácticas alientan una adopción más rápida de un sistema, el éxito en la adopción no es algo que pueda ser forzado en las personas. La adopción se produce cuando los usuarios deciden por sí mismos que la solución les proporciona un beneficio claro. Esto ocurre cuando los usuarios desean utilizar el producto, porque les ayuda en su trabajo diario. Los usuarios rápidamente piensan "¿para que me sirve este sistema? " y toman una veloz decisión de abandonarlo si implica renunciar a la comodidad de una vieja forma de hacer algo. Debe ser increíblemente fácil de usar El primer requisito para la adopción inicial de la solución es que sea totalmente intuitiva para el típico usuario de negocios. Las únicas habilidades necesarias para empezar a utilizarlo debe ser una familiaridad básica con las populares aplicaciones de escritorio e Internet. Un usuario debe ser capaz de abrir la interfaz y comenzar a utilizar la solución en forma productiva y con facilidad. ¿Cómo se sabe que éste será el caso de la solución a considerar? La mejor manera es solicitar una demo onsite a nuestras oficinas. Contáctenos en www.crosscorp.com.ar Debe ser evidente el: ¿Qué hay en este sistema para mí? Tiene que ser evidente para los usuarios que la solución de colaboración los beneficiará. Asegúrese de que cualquier solución que considere incluya herramientas con una interfase intuitiva. Una de las nuevas "aplicaciones ganadoras" es la personalización es un panel personal que permita a cada usuario compilar su propia página de inicio personalizada con información que le interesa ver, basada en estándares “widgets”. El usuario recibe un panorama de 360 grados de todo lo que le interesa, incluidos los proyectos en los que está trabajando, las personas que le son importantes seguir o la actualización de sistemas de información de la empresa y la Web. Esto tiene un alto beneficio intuitivo para los usuarios. No sólo tienen un acceso veloz a todo lo que necesitan, si no, lo que es más importante, pueden estar al tanto de la actividad de sus compañeros cuando esta ocurre, y saber cuando algo necesita de su atención.

“La gente mejora su trabajo observado a otros”

“El éxito en la adopción del software ocurre cuando los usuarios quieren utilizar el producto porque les ayuda

en su trabajo diario”


Otras características de alto nivel intuitivo incluyen:

• Un perfil personal que no solo incluya información relacionada a la empresa (que debe ser sincronizado con el directorio LDAP o Active Directory), sino que también le permita al usuario añadir fotografías, otros medios de contacto, una historia sobre ellos mismos, y etiquetas de manera otros puedan encontrarlo sobre la base de conocimientos o de intereses comunes.

• La capacidad de suscribirse a la notificación de la actividad de los colegas. • La capacidad de suscribirse a las alertas de resumen de cambios realizados en los proyectos

grupales de trabajo. • La capacidad de crear nuevos espacios de trabajo e invitar a otros colegas que usted elija. • La capacidad de configurar "alertas" en cualquier página o blog y para notificarlo de inmediato

cuando se produzcan cambios. El usuario debe tener un alto grado de libertad Un trabajador del conocimiento, o knowledge worker, que es responsable de lo produce, debe tener un alto grado de control (‘que’) y libertad (‘como’) en la forma en la que produce. Deben ser capaces de hacer todas las opciones descriptas anteriormente, sin tener que involucrar a nadie más. Deben ser capaces de ajustar opciones y configuración durante el uso de la aplicación, y como parte del proceso natural de aprender a utilizar las configuraciones que mejor se ajustan a sus necesidades. En la medida que sus necesidades cambien, los proyectos vayan y vengan, así como también nuevas aplicaciones y fuentes de información se vuelvan disponibles, deben ser capaces de cambiar sus suscripciones, notificaciones, fácilmente y por su propia cuenta. La estructura debe ser fluida Una solución de colaboración que requiera la participación de un usuario de IT para crear un nuevo espacio de trabajo, gestionar permisos, formar un nuevo grupo o personalizar su página de inicio, no se adaptará lo suficientemente a tiempo como permitir una colaboración productiva. Si se permite a los usuarios realizar estos cambios, como y cuando lo desean, sobre la marcha, se ralentizará la colaboración y no se obtendrá el nivel de adopción necesario para el éxito. Además, si los cambios requieren la intervención de IT, una nueva carga de gastos generales se creará para este departamento.

Debe tener un alto incentivo social Las aplicaciones de software social como Facebook, LinkedIn y Twitter han ganado una rápida adopción porque hay un fuerte incentivo social para usarlos. Cuando la gente por la que ud. tiene respeto lo invita a mediante una solicitud para integrarlo a una red social de la que le gustaría ser parte, existe un elevado grado de incentivo para utilizar la aplicación. Uno debe elegir una solución en la que este efecto social

trabaje en su favor.

#3 Asegúrese que se ajuste a la forma en la que la gente trabaja

La integración con el mail Para obtener una alta tasa de adopción, una solución de colaboración debe ajustarse a la forma de trabajo de hoy. Dado que los empleados dependen en gran medida el correo electrónico, su integración resulta fundamental. Una solución de colaboración debería permitir a los usuarios crear fácilmente una nueva página wiki, o añadir contenido, mediante el envío de un mensaje de mail. Además, los usuarios deben ser capases de enviar una página wiki a los demás por correo electrónico. Una forma fácil de hacer esto es simplemente presentar al usuario la lista de todos los usuarios que le permitan crear la lista de distribución, con pocos clics, sin abandonar la página. Otra característica importante es determinar con que frecuencia se realiza en la notificación por correo electrónico, los usuarios deben ser capaces de especificar la frecuencia y el contenido de las notificaciones por correo electrónico para las páginas, las personas, y de trabajo.

Soporte para dispositivos móviles Hoy en día los trabajadores de la información dependen en gran medida de dispositivos móviles. La gente está acostumbrada a poder realizar trabajo sobre la marcha. Para que una solución de colaboración tenga


una adopción alta, es necesario trabajar de forma integrada con los dispositivos móviles para que la gente pueda seguir colaborando sobre la marcha. Las personas que están móviles, de hecho, a menudo son los que están más cerca de los clientes, y tienen una mayor necesidad de acceso rápido a la información, ideas y conocimientos de sus colegas. Una solución de colaboración debería detectar automáticamente dispositivos móviles, y presentar una interfaz adecuada en una amplia gama de dispositivos. Trabajar con terceras partes Las personas de la organización que trabajan con terceros, o proveedores a menudo pueden aumentar dramáticamente la productividad mediante la creación de un entorno Web compartido con ellos. Por ejemplo, un gerente de marketing puede trabajar mucho más de cerca con un diseñador Web, discutiendo aspectos de una propaganda en una espacio colaborativo compartido. Mediante el uso de una red de trabajo compartido, un gerente de Relaciones Públicas puede coordinar la gestión de la presentación de RP. Para permitir este tipo de flexibilidad, la solución debe ser basada en SaaS (software as a service) y debe ser ligero y basado en Web, de modo que pueda ser creado sin la participación del departamento de IT, y sin necesidad de instalar ningún software local.

#4 Agregar información de todas las fuentes Un centro de información y de gente que necesite contactar Una solución de colaboración debe proporcionar visibilidad sobre toda la información y las personas involucradas en todos los lugares de trabajo. Un usuario debe ser capaz de buscar en todos los lugares de trabajo a la que pertenece el personal de la empresa, por palabra clave, título de la página o etiquetas. La gente debe ser capaz de crear vínculos que conduzcan a las páginas otros lugares de trabajo o fuentes de información externas. Una nube de etiquetas debe mostrarse en todos los lugares de trabajo y de personas. Los lugares o grupos de trabajo también deben contar con texto enriquecido, imágenes, vídeo, enlaces y documentos adjuntos, de manera que las conversaciones ya no se limiten a un único formato. Pero más allá de estos requisitos básicos, una solución de colaboración debe servir como un centro tanto para la información como para la gente que tiene que hacer su trabajo. Utilización de Información de fuentes externas Los usuarios utilizan gran una variedad de fuentes de información externas para hacer su trabajo. Por ejemplo, utilizan mensajes de correo electrónico y calendarios de Microsoft Outlook o Lotus Notes, tienen documentos almacenados en su computadora, en carpetas compartidas, o en un sistema tipo SharePoint. Utilizan noticias e información de medios de comunicación, blogs, microblogs y de otras redes sociales. Una vez que empiecen a utilizar una plataforma de colaboración social integrada a la creación de redes, sino que también dependen en gran medida el contenido en el trabajo deben ser capaces de filtrar toda esta información mediante el uso de ‘widgets’ para que puedan tener todo en un solo lugar. Deben ser capaces de arrastrar y soltar un widget para configurar la información que desee en cuestión, en unos pocos clics intuitivos. Los widgets debe filtrar la información de todas las fuentes internas y externas que el usuario considere relevante.


5# Evaluación de Costo Total de Propiedad

Servicios de mantenimiento Cada implementación de una aplicación de software exige un servicio de soporte o mantenimiento. El costo total de los servicios de mantenimiento puede ser los más significativos en el total de costo de propiedad. De acuerdo con Gartner, el costo de servicios para mantener y administrar una aplicación informática puede ser hasta cuatro veces más que el costo de la licencia por año. Cuando una empresa no tiene experiencia previa con una aplicación, como suele ser el caso de las soluciones de redes sociales y colaboración, estos costos suelen ser más altos, dado que el departamento de IT debe contar con una capacitación y certificación para correcta administración de una aplicación con la que no esta familiarizada. El gasto en software con licencia no es solo alto, si no que también suele ser típicamente mal estimado por el departamento de IT. Predecir con exactitud los gastos generales para una nueva categoría de aplicación es aún más difícil, ya que no se puede recurrir a experiencias anteriores. Y dado que esta es comúnmente el mayor costo que debe ser considerado, si se calcula incorrectamente, las proyecciones de fondo los resultados pueden ser exageradamente altas. Por estas razones, en los casos en donde la categoría de software es nueva, el modelo de hosting online, es decir, el software como servicio, es una buena idea de negocio. Así, se evita una inversión por adelantado y se elimina el riesgo de mal estimar los gastos de implementación y mantenimiento, que se ve agravada por la novedad de la categoría del producto, y se proporcionan todos los beneficios tradicionales del software como un servicio.

Presupuesto y costos ocultos Gartner estima que más del 75% del presupuesto de IT se gasta sólo en el mantenimiento de software licenciado y la infraestructura que lo soporta. Esto significa que el 75% del presupuesto de IT no se enfoca en iniciativas estratégicas. Esto es especialmente problemático en una difícil situación económica, donde a veces en que los presupuestos son limitados, ya que afectan a las inversiones de mejora se ven afectadas por el coste de mantenimiento de los sistemas existentes. La suscripción a software online permite llevar al presupuesto de IT más lejos, que es especialmente importante en tiempos de incertidumbre económica. También libera de IT de los riesgos asociados costos ocultos que puede causar estragos en un presupuesto apretado. Soporte Cualquier aplicación destinada a la utilización generalizada de la compañía tiene un significativo potencial para los gasto de soporte, por la simple razón de que está siendo utilizado por muchas personas. Así que el Soporte es una variable importante en el costo total de propiedad en el cálculo de una solución de colaboración corporativa. Aquí nuevamente una Solución basada en SaaS puede reducir el TCO (Costo total de propiedad). Cualquier vendor que Ud. decida contratar debe contar con un servicio de soporte que le ayude en la etapa de adopción de la herramienta, así como también la capacitación adecuada al personal clave en la compañía que pueda impulsar una adopción masiva.


Eliminando el mayor riesgo de éxito: La adopción inicial La colaboración social corporativa es un producto de productividad grupal, no de personas individuales, y como tal, la adopción inicial es fundamental para el éxito de su implementación. Un producto de productividad grupal sólo puede beneficiar al grupo si es utilizado por el grupo. Por eso, el modelo de software como servicio es mucho más adecuado para este tipo de productos. De todas formas, sea cual sea su modelo de adquisición, lo mas importante es la capacitación previa al personal de la compañía en el uso de las tecnologías 2.0 dentro de la compañía, y las mejores practicas grupales para que la plataforma de colaboración corporativa mejore el trabajo de todos.

Inversión Inicial Dado que la colaboración social es una nueva categoría de producto, y aunque el mercado esta en rápida evolución, las mayor parte de las organizaciones no han tenido experiencia en cuantificar los beneficios iniciales. Por eso, lo más coherente es minimizar su inversión inicial tanto como sea posible. Con el modelo tradicional de licenciamiento de software, el despliegue inicial del software implica una inversión en hardware y software. Por lo general, esto representa un gran costo por adelantado. Con una aplicación desconocida, el costo de implementación es especialmente difíciles de predecir, por lo que las organizaciones se enfrentan a uno de los dos siguientes inconvenientes: sobre-dimensionamiento en el costo de infraestructura, que reduce la inversión en mano de obra, o sub-dimensionamiento del costo de infraestructura, que resulta en mala performace de la herramienta. Dado que las licencias de software tienden tienen descuentos basados en cantidad, las organizaciones también se ven incentivadas para adquirir más licencias de la necesaria compra inicial. Evitar todos estas inversiones por adelantado, es otra razón por la cual SaaS se recomienda para las herramientas de colaboración social corporativas. Con el licenciamiento del software como servicio no existe costo para adquirir la infraestructura. Las empresas pueden ampliar fácilmente la capacidad de sus aplicaciones, según sea necesario.

Actualizaciones Cuando una categoría de producto es nueva y altamente competitiva, las aplicaciones de software evolucionan rápidamente. Esto significa que las actualizaciones y mejoras son mas frecuentes que en una categoría de productos de mayor madurez. SaaS elimina los gastos de las frecuentes actualizaciones, y de esta manera disminuye costos adicionales para las aplicaciones de colaboración social. El licenciamiento standard de software, puede tener hasta un 30% de costo de despliegue inicial. Esto no sólo aumenta el costo total de propiedad, si no que causa que las actualizaciones, se retrasen debido a su costos, y que las empresas no se beneficien de las nuevas capacidades.


Administración Hay varias características en la administración de un software que reducen el costo de propiedad. El primero es la integración al sistema de autentificación, que elimina los gastos generales de administrar dos directorios de usuarios distintos. La integración de autenticación también elimina el riesgo de la seguridad en la pueda tener acceso un usuario que han abandonado la empresa. Cualquier plataforma de colaboración social que considere, debe asegurarse que el los perfiles de usuario están integradas a su directorio LDAP o Active Directory. Por último, una solución de colaboración debe ofrecer la capacidad de delegar y compartir la administración. No sólo en caso en el que un usuario necesite crear libremente su propio espacio de trabajo, sin la participación de IT, si no que también debería ser capaz de especificar quién más puede aprobar nuevos usuarios para su espacio de trabajo. Flexibilidad de configuración Las soluciones de colaboración pueden crear un inesperado costo, si los usuarios necesitan que participe el sector de IT en la realización de cambios. La naturaleza de los sistemas de colaboración es tal, que las personas involucradas en un determinado tema están cambiando todo el tiempo, y nuevos temas se añaden todo el tiempo. Si es necesario que el sector de IT intervenga para agregar usuarios a un debate o grupo de trabajo, para crear nuevos temas, los gastos generales de TI crecerán considerablemente. Dada la naturaleza de la colaboración, el volumen de estos cambios no es pequeño o finito.

Sobre nosotros

Somos una empresa pionera en la implementación de Soluciones de Colaboración para empresas, formada por un grupo de profesionales con amplia experiencia en el mercado de tecnología, tanto en seguridad informática, desarrollo Java, como en el análisis de datos y Business Intelligence. En CrossCorp creemos que las nuevas tecnologías de la Web 2.0 pueden ser utilizadas con éxito ampliando la productividad de las personas en el ámbito laboral. Redes sociales orientadas a la colaboración empresarial La plataforma tecnológica de CrossCorp es una solución de colaboración única combinada con el poder de las redes sociales corporativas. Esta permite a las empresas descubrir conexiones entre todos los recursos de la empresa, focalizar la atención en lo que es más importante, y colaborar con rapidez y eficacia a través de wikis, blogs y espacios de trabajo. Con CrossCorp, su gente puede conocerse mejor, aprender observado a los que están mejor capacitados, y mantener al día las redes sociales internas en forma automática. Despliegue rápido, de Software-como-Servicio CrossCorp puede ser instalado y estar funcionamiento en días, logrando productividad de negocio solo en semanas. Nuestro equipo de servicios profesionales esta preparado para asistirlo durante la fase de inicial de implementación así como en la capacitación del personal y en la orientación de mejores prácticas. Resultados empresariales Mediante el uso de CrossCorp, las empresas pueden reducir un 30% el tiempo que pasan los empleados buscando información, acelerar sus tiempos de comunicación en prácticamente todas las áreas de la organización. Más: www.crosscorp.com.ar

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