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CRITERIOS Y FUNCIONES

ESPECÍFICAS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN

DE ARCHIVOS

México, agosto 2005

CDI - COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Criterios y funciones específicas para la Organización y Conservación de Archivos

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CCOONNTTEENNIIDDOO

Pág.

1. Presentación..................................................................................................................................... 3

2. Marco Normativo.............................................................................................................................. 3

3. Ámbito de Aplicación....................................................................................................................... 4

4. Objetivos........................................................................................................................................... 4

4.1 Generales ................................................................ 4

4.2 Específicos ................................................................ 4

5. Definiciones...................................................................................................................................... 5

6. Políticas generales para la administración integral de documentos y archivos........................ 8

7. Organización para la administración integral de archivos........................................................... 9

7.1 Coordinación de Archivos ................................................................ 9

7.2 Cuadro general de clasificación archivística ................................................................ 11

7.3 Catálogo de disposición documental ................................................................ 11

7.4 Inventario general ................................................................ 12

7.5 Guía simple ................................................................ 12

7.6 Archivos de trámite ................................................................ 12

7.7 Archivo de concentración ................................................................ 15

7.8 Archivo histórico ................................................................ 19

8. Delegaciones Estatales y CCDI’s.................................................................................................... 19

9. Disposiciones transitorias............................................................................................................... 22

10. Anexos............................................................................................................................................... 23



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1. PRESENTACIÓN Con el propósito de establecer los principios específicos y funciones relacionados con la organización de archivos y conservación de los documentos y expedientes que se generen, obtengan, adquieran o transformen en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas (CDI) se emiten los presentes criterios, mismos que serán de observancia y cumplimiento obligatorios en la CDI. 2. MARCO NORMATIVO

Con base en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG), la cual tiene por objeto garantizar el acceso a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los Órganos Constitucionales Autónomos o con autonomía legal y cualquier otra entidad federal, resulta indispensable que los documentos y expedientes en poder de los sujetos obligados, se organicen y conserven bajo criterios uniformes que permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad. Uno de los objetivos de la LFTAIPG, consiste en mejorar la organización, clasificación y manejo documental, motivo por el cual corresponde al Archivo General de la Nación (AGN), en coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI), expedir lineamientos para la catalogación, conservación de documentos administrativos y la organización de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, según se desprende de los Artículos 4 en su fracción V y 32 del ordenamiento referido. Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal -publicados en el Diario Oficial de la Federación, el 20 de febrero de 2004-, expedidos por el AGN y el IFAI, tienen por objeto garantizar al interior de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la integridad y conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, permitiendo a su vez, la conformación de la memoria institucional correspondiente. Dichos Lineamientos destacan, la conveniencia de que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, aseguren el adecuado funcionamiento de sus archivos, elaborando y poniendo a disposición del público en general, una guía simple con los sistemas de clasificación y catalogación, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 32 de la LFTAIPG.



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El artículo 29 fracción V de la LFTAIPG y 43 de su Reglamento, disponen que el Comité de Información de cada dependencia o entidad, establecerá y supervisará la aplicación de criterios específicos para la conservación de documentos administrativos y la organización de archivos, tomando en consideración los lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN. Por ello, la Coordinación de Archivos de la CDI, elaboró y sometió a la consideración y aprobación del Comité de Información de la CDI, los presentes criterios específicos para la administración integral de documentos, expedientes y archivos. 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Los criterios específicos previstos en el presente documento, resultan aplicables para las Unidades Administrativas Centrales de la CDI, Delegaciones Estatales y Centros Coordinadores para el Desarrollo Indígena, (CCDI’s); también se instrumentará de manera gradual y conforme a las condiciones y situaciones particulares lo permitan, en los Centros Regionales de Investigación y Documentación (CRID´s), Radiodifusoras, Módulos y Residencias. 4. OBJETIVOS. 4.1 General. Planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, localización, uso, selección y destino final de los documentos de archivo de las Unidades Administrativas Centrales de la CDI, Delegaciones Estatales, CCDI’s, CRID´s, Radiodifusoras, Módulos y Residencias, teniendo como base las disposiciones aplicables en la materia. 4.2 Específicos.

a) Establecer criterios para la recepción, registro, circulación, organización, conservación, localización, uso, selección y destino final de los documentos de archivo, teniendo como base las disposiciones aplicables en la materia.



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b) Determinar las actividades esenciales de los responsables de archivos, del control de gestión documental y de los archivos de trámite, concentración e histórico respectivamente, en lo relativo a la administración y conservación de documentos y archivos.

c) Desarrollar un sistema de archivos, promoviendo su modernización integral.

5. DEFINICIONES. Para efectos del presente documento, además de las definiciones contenidas en el artículo 3 de la LFTAIPG, su Reglamento y las diversas previstas en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, se entenderá por:

AGN Archivo General de la Nación.

Archivo de concentración

Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas y que permanecen en él hasta su destino final.

Archivo de trámite Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de cada unidad administrativa.

Archivo histórico Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

Baja documental Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

Catálogo de disposición documental

Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

CCDI Centro Coordinador para el Desarrollo Indígena, adscrito a una Delegación Estatal.

CDI Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas

Clave topográfica Conjunto de datos relacionados con la ubicación física de los expedientes.

Coordinación de archivos

Área responsable de coordinar el adecuado funcionamiento de los archivos de trámite, concentración e histórico de la CDI.

CRID Centro Regional de Investigación y Documentación.



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Cuadro general de clasificación archivística

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de la CDI.

Destino final Selección en los archivos de trámite o concentración, de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

Documentación activa

Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite.

Documentación histórica

Aquella que contiene valores, evidencia y testimonios sustantivos de las acciones de la CDI, así como la que generó en el pasado el INI (Instituto Nacional Indigenista) o aquella adquirida por adquisición, compra o donación, por lo que debe conservarse permanentemente.

Documentación semiactiva

Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.

Expediente Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de la CDI.

Fondo Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la CDI, con cuyo nombre se identifica. (véase Sección V, Artículo Decimocuarto, Fracción I de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos).

Guía simple Instrumento técnico que describe las series documentales de los archivos de la CDI, que indica sus características fundamentales (fecha, volumen y ubicación física) conforme al Cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales (nombre del responsable del archivo, teléfono y dirección).

Inventarios documentales

Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su rápida localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).

LFTAIPG Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

Lineamientos Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación del 20 de febrero de 2004.



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Migración de documentos electrónicos

Movimiento de archivos electrónicos que por su valor evidencial, testimonial o informativo es necesario solicitar su transferencia al área central para su respaldo y guarda como documentos de archivos.

Plazo de conservación

Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos.

Sección Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de las diversas unidades administrativas de la CDI. (véase Sección V, Artículo Decimocuarto, Fracción II de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos).

Serie División de una subsección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

SICCA Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico (implementado por el IFAI) para el control de la organización y clasificación de archivos institucionales.

Subsección Cada una de las divisiones de la Sección, basada en las atribuciones asignadas. (véase Sección V, Artículo Decimocuarto, Fracción III de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos).

Transferencia Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

Unidades Administrativas

De conformidad al Estatuto Orgánico vigente, cada uno de los órganos que integran a la CDI, a saber:

Centrales: Unidad de Planeación y Consulta, Unidad de Coordinación y Enlace, Coordinación General de Administración y Finanzas, Coordinación General de Programas y Proyectos Especiales, Dirección General de Asuntos Jurídicos y, Oficina de la Dirección General. Foráneas: Delegaciones Estatales y los CCDI´s de su cobertura.

Valoración Actividad que consiste en el análisis de identificación de los valores documentales para establecer los criterios de disposición y las acciones de transferencia.

Valor administrativo

Es la condición de aquellos documentos que se encuentran relacionados directamente con el funcionamiento de las unidades administrativas de la CDI.



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Valor contable Es la condición de aquellos documentos elaborados por cada una de las unidades administrativas de la CDI, relacionados con la información generada por los sistemas de contabilidad, los libros de contabilidad y registros contables, los documentos contables y de afectación contable comprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto públicos o autorizaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público que los sustituyan, los catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilidad y cualquier otro instructivo de carácter contable, los libros y registros sociales, los diseños, diagramas, manuales y cualquier otra información para operar el sistema electrónico de contabilidad, los expedientes de cierre, la información grabada en disco óptico y la microfilmada en la materia, así como los depósitos bancarios, facturas y avisos de cargo o débito.

Valor documental Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

Valor evidencial Es la condición de aquellos documentos cuya utilidad constante reflejan derechos permanentes de las personas físicas y morales.

Valor legal Es la condición de aquellos documentos que se encuentran relacionados directamente con el ejercicio de las atribuciones y facultades de cada una de las unidades administrativas de la CDI.

6. POLÍTICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. 6.1. Será responsabilidad del Titular de cada unidad administrativa, disponer la clasificación que genere, obtenga, adquiera o transforme la unidad a su cargo, en atención a las disposiciones previstas en la LFTAIPG, su Reglamento y los lineamientos expedidos por el IFAI. 6.2. En la CDI, la organización y clasificación de archivos recae en el Coordinador de Archivos, quien para el desarrollo de sus funciones se podrá apoyar en los responsables del archivo de Trámite que cada Unidad Administrativa designe; y coordinará los trabajos de los responsables del archivo de concentración e histórico. En las Delegaciones Estatales la responsabilidad del archivo de trámite recaerá en el Jefe del Departamento Administrativo; asimismo, en esta fase de implementación de los



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presentes Criterios, se encargará también de las funciones del archivo de concentración de su Delegación. Lo anterior no limita ni se contrapone a que el Jefe del Departamento Administrativo, en el ámbito de su competencia y conforme a la estructura disponible en cada Delegación, delegue responsabilidades a personal operativo en su Unidad Administrativa. 6.3. Los instrumentos básicos de consulta y control para la organización, conservación y localización expedita de los archivos administrativos, serán el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, el inventario general y la guía simple de archivos. 6.4. Corresponde a la Coordinación de Archivos y a la Dirección de Servicios de Informática y Telecomunicaciones, adscrita a la Coordinación General de Administración y Finanzas de la CDI, en el ejercicio de sus facultades, establecer procedimientos y medidas técnicas para la organización y conservación de los documentos electrónicos -cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo-, con el objeto de asegurar la validez, autenticidad, reserva, confidencialidad, identidad, integridad y disponibilidad de la información que en ellos se contenga, tomando en consideración lo dispuesto por la LFTAIPG, su Reglamento y los lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN. Los procedimientos y medidas técnicas antes mencionadas, serán aplicables para las Delegaciones Estatales, los CCDI’s, Radidifusoras, CRID’s, Módulos y Residencias, quienes podrán, previa autorización de la Coordinación de Archivos de la CDI, implementarlos y adaptarlos en atención a sus propias necesidades, por quienes lleven a cabo funciones relacionadas con el desarrollo de tecnologías de la información. Por lo anterior, se llevarán a cabo las acciones de respaldo y migración de los documentos electrónicos que generen las unidades administrativas antes mencionadas, cuando así lo soliciten y de acuerdo con la disponibilidad de recursos. 7. ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. 7.1 Coordinación de archivos

• La Coordinación de Archivos de la CDI, está ubicada en Avenida México-Coyoacán No. 343, Colonia Xoco, Delegación Benito Juárez, Código Postal 03330, Distrito Federal.



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• El archivo de concentración, en su vertiente del Nivel Central, se ubica en Úrsulo Galván 201, Bodega 7, Colonia Hank González, Delegación Iztapalapa, C.P. 09700, Distrito Federal; en su vertiente Delegacional, se ubica en las instalaciones que ocupa cada Delegación Estatal.

• El archivo histórico se ubica en Avenida Revolución No. 1279, Colonia Tlacopac,

Delegación Álvaro Obregón, C.P. 01040, Distrito Federal. El Coordinador de Archivos tiene a su cargo las siguientes funciones: I. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de los Criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos (véase Capítulo II, Artículo sexto, fracción I de los Lineamientos). II. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información (véase Capítulo II, Artículo sexto, fracción II de los Lineamientos). III. Elaborar y actualizar, con el apoyo de los Responsables de los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, las guías simples, así como los inventarios generales de la CDI (véase Capítulo II, Artículo sexto, fracción III de los Lineamientos). IV. Coordinar la operación y funcionamiento de los archivos de trámite, de concentración e histórico. V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la CDI. VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos (véase Capítulo II, Artículo sexto, fracción VI de los Lineamientos). VII. Administrar el programa Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico (SICCA). VIII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el AGN (véase Capítulo II, Artículo sexto, fracción VII de los Lineamientos).



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IX. Gestionar ante el Archivo General de la Nación-AGN- la baja documental de archivos y ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la autorización de la baja documental de aquella documentación con características contables. X. Coordinar con la Dirección de Servicios de Informática y Telecomunicaciones, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos. 7.2 Cuadro general de clasificación archivística Para la actualización del cuadro general de clasificación archivística, los Responsables de archivos de trámite tomarán en cuenta lo siguiente:

I. Identificar y establecer la vigencia de cada una de las secciones, subsecciones, series documentales de su Unidad Administrativa, tomando en consideración las funciones sustantivas.

II. Compilar la información recibida, con el objeto de proceder a la actualización del cuadro general de clasificación archivística.

III. Solicitar a la Coordinación de Archivos las modificaciones que considere necesarias del cuadro general de clasificación archivística, para que ésta valore y, en su caso, realice en el SICCA los cambios necesarios.

7.3 Catálogo de disposición documental Para la elaboración y actualización anual del catálogo de disposición documental, el Coordinador de Archivos llevará a cabo las siguientes actividades: I. Solicitar a los Responsables de los archivos de trámite de cada unidad administrativa, desarrollen el catálogo de disposición documental, con base en el cuadro general de clasificación archivística, estableciendo los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y su destino final. –Anexo núm. 1–.



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II. Solicitar a los Titulares de las unidades administrativas, durante los primeros diez días del mes de enero de cada año, la revisión y actualización del catálogo de disposición documental. Lo anterior, con el objeto de remitir al AGN, para su validación y registro, una copia del catálogo, a más tardar el último día del mes de febrero de cada año, en estricto apego a lo establecido en el cuarto párrafo del Artículo Decimoséptimo, Capítulo III, de los Lineamientos. 7.4 Inventario General I. Para la elaboración del inventario general, el Coordinador de Archivos y los Responsables del archivo de concentración e histórico, tomarán en cuenta lo siguiente:

• Realizar acciones coordinadas con los responsables de los archivos de trámite, considerando las disposiciones contenidas en los Lineamientos, para el diseño y desarrollo del inventario general.

7.5 Guía Simple I. Para la elaboración y actualización de la guía simple, el Coordinador de Archivos y los Responsables de los archivos de concentración e histórico, deberán considerar lo siguiente:

• Elaborar, en colaboración con los responsables de los archivos de trámite, una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, así como su ubicación, en cumplimiento a lo previsto en el lineamiento séptimo de los Lineamientos. –Anexo Núm. 2–.

7.6 Archivos de trámite Los Responsables del archivo de trámite, serán nombrados por el Titular de cada Unidad Administrativa, quienes llevarán a cabo las siguientes funciones:



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I. Informar al Coordinador de Archivos, las designaciones y sustituciones de los operadores del SICCA que determinen los Titulares de las Unidades Administrativas, especificando nombre, cargo, teléfono, correo electrónico y ubicación. II. Recibir los documentos ingresados, estampando nombre, firma y/o sello de acuse en los formatos de recepción de documentos. III. Analizar la documentación recibida, solicitando en su caso, instrucciones al Titular de la Unidad Administrativa, para determinar el trámite que efectuará el área correspondiente. IV. Monitorear la documentación entregada, registrando los documentos correspondientes en el sistema de control de gestión o en su caso, en el sistema que para tal efecto se establezca en cada unidad administrativa. V. Elaborar y rotular los expedientes necesarios, o en su caso, localizar los antecedentes relacionados con la documentación de que se trate. VI. Asignar el código de clasificación al expediente elaborado, utilizando el formato que se integrará en la carátula de los mismos. –Anexo núm. 3–. VII. Incorporar en la ceja de cada expediente, el código de clasificación consistente en la sección, serie y número de expediente o clasificador y la portada exterior del expediente. –Anexo núm. 4–. VIII. Designar la clave topográfica para la localización de los expedientes. IX. Integrar los expedientes por asunto. En caso necesario se continuará su integración en legajos, elaborando la carátula de clasificación y ceja correspondiente, señalando el número consecutivo y el número de legajos que lo componen. X. Brindar el servicio de préstamo de expedientes –auxiliándose de los servidores públicos adscritos en las Unidades Administrativas-, tomando en cuenta lo siguiente:

a) Otorgar el préstamo de expedientes, únicamente a los servidores públicos solicitantes adscritos a las Unidades Administrativas generadoras de la misma, quienes deberán presentar el vale de préstamo de expedientes debidamente requisitado. –Anexo núm. 5. –

b) Contar con un listado autorizado por el Titular de la Unidad Administrativa en el que se precise a los servidores públicos que podrán solicitar el préstamo de



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expedientes, registrando su nombre, número de credencial y su firma en el formato vale de préstamo de expedientes.

c) Verificar, una vez devueltos los expedientes solicitados, su contenido y estado físico, procediendo al descargo del formato vale de préstamo de expedientes.

XI. Precisar, en el catálogo de disposición documental, el plazo de conservación de los expedientes en el archivo de trámite y concentración, tomando en consideración las disposiciones jurídico-administrativas en las que se fundamenten las funciones sustantivas de las unidades administrativas. El plazo de conservación de los expedientes de trámite inicia su contabilización una vez que el Titular de la Unidad Administrativa determine que el trámite de los expedientes ha concluido. Es conveniente destacar que el plazo de conservación de expedientes en el archivo de trámite, se contabilizará para efectos del plazo de conservación, en el archivo de concentración. XII. Tomar en consideración, en el caso de que la documentación sea transferida al archivo de concentración, lo siguiente:

a) Capturar en procesador de texto –Microsoft Word o similar- las relaciones de transferencia primaria. –Anexo núm. 6–.

b) Ejecutar en colaboración con el Responsable del archivo de concentración, la revisión de las relaciones de transferencia primaria.

c) Una vez autorizada la transferencia primaria, el Responsable del archivo de concentración deberá enviar por escrito, suscrito por el Titular de la Unidad Administrativa respectiva, la solicitud de resguardo de la documentación relacionada, precisando la vigencia de las series documentales, el número de transferencia y la fecha de recepción.

d) Integrar en legajos los expedientes, objeto de la transferencia por serie documental.

e) Verificar, conjuntamente con el Responsable del archivo de concentración, los expedientes relacionados en el formato de transferencia primaria.



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XIII. Enviar los expedientes al archivo de concentración, una vez concluidos sus valores primarios, con el objeto de continuar su resguardo precautorio, en atención a sus valores administrativos, legales, fiscales o contables –documentación semiactiva–. XIV. Mantener actualizado el inventario de expedientes de la Unidad Administrativa, con el objeto de conocer y cuantificar la información generada, obtenida, adquirida o transformada por esta última, utilizando para ello el sistema correspondiente. XV. Reportar, dentro de los primeros diez días del mes de enero de cada año, al Coordinador de Archivos de la CDI, la información relacionada en el catálogo de disposición documental. 7.7 Archivo de concentración De acuerdo a las características propias y las necesidades específicas de información de la CDI, existirán dos vertientes del archivo de concentración, conforme a lo siguiente:

• En el Nivel Central, a cargo del Responsable del Archivo del mismo nombre, quien dependerá funcionalmente del Coordinador de Archivos.

• En cada una de las Delegaciones Estatales, a cargo del Jefe del Departamento Administrativo.

No existirán archivos de concentración a nivel CCDI, CID’s, Módulos y Residencias, por lo que estas Unidades Administrativas deberán remitir la información de transferencia primaria a las Delegaciones Estatales de su adscripción. Los Responsables del archivo de concentración, en su vertiente Nivel Central y Delegacional, tendrán las siguientes funciones: I. Recibir de los Responsables de los archivos de trámite, la documentación semiactiva para su custodia, considerando lo siguiente:

a) Recibir las solicitudes de recepción de documentos enviadas por los Titulares de las Unidades Administrativas, respecto de los expedientes que hayan concluido sus valores primarios.

b) Verificar, en presencia del Responsable del archivo de trámite o del servidor público

designado por el Titular de la Unidad Administrativa, que los expedientes registrados en el formato de relación de transferencia primaria, coincidan con los enlistados. –Anexo núm. 6–.



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c) Registrar en el formato recepción de documentos, numéricamente y por Unidad

Administrativa, el número de transferencia asignado, mismo que deberá coincidir con el formato de relación de transferencia primaria. –Anexo núm. 7–.

El formato de referencia deberá firmarse y acusarse de recibido, entregándose al Responsable del archivo de trámite de la Unidad Administrativa remitente. El original se turnará al Responsable del SICCA.

d) Validar los datos contenidos en el formato de relación de transferencia primaria y emitir la impresión automatizada de etiquetas clasificadoras de los expedientes, mismas que deberán colocarse en la parte superior derecha de cada expediente.

e) Elaborar y actualizar reportes por unidad administrativa, con base en las

transferencias primarias capturadas. f) Recibir documentación en custodia de las unidades administrativas que en su

catálogo de disposición documental registren plazos de conservación, verificando que en ningún caso se registre la misma con el carácter de permanente.

II. Observar para el préstamo de expedientes custodiados, lo siguiente:

a) Solicitar anualmente, vía oficio, a los Titulares de las distintas Unidades Administrativas, la designación de servidores públicos autorizados para la consulta de información.

b) Permitir el acceso a la información documental transferida al archivo de concentración, únicamente a los servidores públicos previamente autorizados.

c) Identificar a los servidores públicos solicitantes de material documental, requiriéndoles proporcionen los datos necesarios para su localización -área a la que pertenece, número de transferencia y número asignado al expediente-.

d) Verificar los datos citados en el inciso anterior, requiriendo al solicitante el llenado del vale de préstamo de expedientes.

e) Entregar los documentos al servidor público solicitante, así como la copia del vale de préstamo de expedientes, conservando el original del formato de referencia.



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f) Registrar los préstamos mediante la captura de la información relacionada en los vales de préstamo de expedientes.

g) Verificar la integridad de los documentos devueltos, anotando en el original del vale de préstamo de expedientes, la fecha de devolución, entregando una copia del mismo al usuario.

h) Hacer el registro correspondiente, archivando temporalmente los vales de préstamo de expedientes originales.

i) Detectar mensualmente en el sistema de control, los vencimientos de préstamos documentales no devueltos, gestionado su devolución ante el solicitante.

III. Mantener actualizados los inventarios de transferencias primarias y en su caso, secundarias por lo menos una vez al año. IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria y baja documental de conformidad con lo siguiente:

a) Detectar en el SICCA, las series documentales y expedientes susceptibles de baja documental, con base en las vigencias establecidas en los catálogos de disposición documental.

b) Elaborar listados e inventarios documentales por unidad administrativa de las series

documentales susceptibles de baja documental, al concluir su plazo en el archivo de concentración, incluyendo el nombre y número consecutivo del documento, fecha y número de recepción de la transferencia.

c) Solicitar por escrito a los Titulares de las Unidades Administrativas u operativas que

transfirieron la documentación, su autorización para proceder a la baja documental.

d) Recibir los oficios de respuesta de los Titulares de las Unidades Administrativas para proceder a la baja documental.

e) Solicitar al Coordinador de Archivos, se realice el trámite ante el AGN, con base en el

Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del Gobierno Federal, emitido por el AGN, la autorización para la baja documental de la información cuyo plazo de conservación hubiese concluido, en aquellos casos en que la documentación no tenga un valor contable.



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f) Solicitar, al Coordinador de Archivos, se realice el trámite ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, para la autorización de la baja documental de aquella documentación con características contables, elaborando las relaciones correspondientes, de conformidad con el Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 25 de agosto de 1998.

Recibida la autorización antes referida, el Coordinador de Archivos solicitará por escrito al AGN, su autorización para proceder a la baja definitiva, anexando las relaciones de inventario correspondientes. Para ello, el Coordinador de Archivos deberá realizar las siguientes actividades:

• Revisar las relaciones de expedientes autorizados para baja, remitiendo oficios al Órgano Interno de Control en la CDI, así como a los Titulares de las Unidades Administrativas, a efecto de que constaten su destrucción.

• Elaborar actas circunstanciadas de baja documental, turnándolas a las áreas

involucradas para su validación. –Anexo núm. 8-.

• Conservar los inventarios de baja documental autorizados por el AGN en el archivo de concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo deberá incluirse en el catálogo de disposición documental.

• Digitalizar y publicar en el portal de la CDI, las solicitudes de dictamen de destino

final, los dictámenes del AGN y las actas de baja documental o de transferencia secundaria.

• Turnar a los responsables del archivo de concentración e histórico, los oficios de

antecedentes, las relaciones de documentos autorizados para baja, así como el acta circunstanciada de baja documental debidamente firmada para su registro.

• Registrar los expedientes dados de baja y en su caso, supervisar que el responsable

del archivo histórico separe aquellos que, por sus características, pasarán a formar parte del archivo histórico.



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V. Realizar las transferencias secundarias al archivo histórico o al AGN, con la documentación que por sus características, pasará a formar parte de dicho archivo. 7.8 Archivo histórico El responsable del archivo histórico, será nombrado por el Director General de la CDI y tendrá a su cargo las siguientes funciones: I. Recibir los expedientes y los inventarios de transferencia secundaria del archivo de concentración.

II. Revisar la integridad de los expedientes transferidos y proceder a su acomodo en las áreas designadas para el archivo histórico. III. Ubicar los expedientes por fondo, sección, subsección y series. IV. Instrumentar métodos de clasificación, descripción y catalogación de los expedientes transferidos, así como de las relaciones de inventarios del acervo documental, con el objeto de lograr su difusión al público general. V. Elaborar una guía general de secciones. VI. Diseñar un programa general de difusión de acervos, con el objeto de propiciar su consulta como fuente de investigación histórica. VII. Establecer controles para el acceso del público en general a la información del acervo histórico de la dependencia. VIII. Desarrollar un programa general de conservación y restauración del material documental deteriorado. IX. Determinar medidas de seguridad para las áreas de depósito del acervo histórico. 8. DELEGACIONES ESTATALES Y CCDI’S 8.1 Los Titulares de las Delegaciones Estatales, serán los responsables de los documentos y expedientes que se generen, obtengan, adquieran o transformen al interior de



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los mismos, delegando la organización, guarda y custodia de la documentación al Jefe del Departamento Administrativo como Responsable de los archivos de trámite y de concentración. 8.2 Los CCDI’s, CRID´s, Radiodifusoras y los módulos o residencias adscritas a una Delegación Estatal, deberán notificar periódicamente sobre la información y procesos de sus archivos al Responsable del archivo de trámite de dicha Delegación. Cabe aclarar que las Radiodifusoras, módulos y residencias preferentemente harán esta notificación a la Delegación a través del CCDI de su adscripción. 8.3 El Responsable del archivo de trámite de la Delegación Estatal, es corresponsable con el Coordinador de Archivos, de:

• La elaboración y actualización del Catálogo de Disposición Documental –Anexo núm. 1-,

• De la guía simple de archivos –Anexo núm. 2-, conforme al cuadro general de clasificación archivística, y

• En la aplicación e implementación de estos criterios y funciones específicas, así como de la observancia de los Lineamientos emitidos por las instancias correspondientes.

En relación con la recepción de documentos en las Delegaciones Estatales, la organización y funcionamiento de la Oficialía de Partes y del archivo de trámite, será determinado por cada Delegado Estatal, de acuerdo a la estructura disponible y la distribución de responsabilidades, con la opción de continuar en la forma en que han venido operando, aplicando lo dispuesto en el presente documento. 8.4 La función del archivo de concentración en las Delegaciones, también estará a cargo del Jefe del Departamento Administrativo de la Delegación Estatal. Debido a lo anterior, los Responsables de la recepción, organización, custodia, localización y baja de la documentación en los CCDI´s, informarán al Jefe del Departamento Administrativo sobre los archivos que se transfieran, de conformidad a lo establecido en los presentes criterios, bajo la supervisión del Coordinador de Archivos de la CDI. 8.5 Las Delegaciones Estatales y los CCDI’s, que por su características generen, obtengan, adquieran o transformen grandes volúmenes de información, deberán auxiliarse de los servidores públicos disponibles adscritos a la Unidad Administrativa, con el objeto de dar cumplimiento a las funciones propias del archivo de concentración.



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8.6 El Delegado Estatal, en coordinación con los Directores de los CCDI’s de su cobertura, gestionarán los espacios necesarios para el manejo y control del archivo de trámite y concentración. 8.7 Para solicitar el traslado de expedientes del archivo de trámite al archivo de concentración en la Delegación Estatal, el Responsable del archivo de concentración y trámite, elaborará el formato de relación de transferencia primaria, asignándole el número consecutivo correspondiente. –Anexo núm. 6-. El Responsable de los archivos de trámite y de concentración en la Delegación Estatal, procederá al traslado de los expedientes descritos en el formato de relación de transferencia primaria, al espacio físico asignado para el archivo de concentración, siendo éstos responsables de su guarda y custodia. La documentación transferida se integrará en el archivo de concentración de la Delegación Estatal y clasificada por CCDI, por orden consecutivo de transferencia y por cajas debidamente identificadas. 8.8 Anualmente, el Responsable de los archivos de trámite y de concentración en la Delegación Estatal, deberá identificar los expedientes que hayan concluido su vigencia documental, tomando en consideración el catálogo de disposición documental. El Responsable de los archivos de trámite y de concentración en la Delegación Estatal, elaborará un listado con los expedientes susceptibles a baja documental, integrando la información requerida e informando al Coordinador de Archivos de la CDI, para que éste proceda a la publicación de los listados correspondientes en la página electrónica de la CDI. El listado de expedientes considerados para baja documental, será aprobado, total o parcialmente, considerando en su caso, la opinión de los Directores de los CCDI’s. En el caso de baja parcial, se deberán especificar los expedientes sujetos a conservación. 8.9 Los Delegados Estatales enviarán la relación definitiva de baja documental directamente al Coordinador de Archivos de la CDI, con la finalidad de que éste proceda a gestionar la baja documental ante el AGN. El Coordinador de Archivos de la CDI, gestionará la baja documental ante el AGN, y en su caso, ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de



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la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, cuando se trate de documentación con valor contable, con el objeto de obtener los dictámenes favorables correspondientes. Recibidos los dictámenes aludidos en párrafos precedentes, el Coordinador de Archivos de la CDI, notificará formalmente al Delegado Estatal; con esta notificación el Delegado deberá instruir al Responsable de los archivos de trámite y de concentración para que proceda a seleccionar la documentación programada para baja y destrucción. 8.10 El Responsable de los archivos de trámite y de concentración en la Delegación Estatal, elaborará por duplicado el acta circunstanciada de baja documental –Anexo núm. 8-, misma que deberá contar con las firmas autógrafas del Delegado Estatal, un representante del área generadora de la información y del propio Responsable de los archivos, enviando el original a la Coordinación de Archivos de la CDI y resguardando la copia en el archivo de trámite de la Delegación Estatal. En caso de contar con dictámenes del AGN, que determinen documentación con valor histórico, ésta deberá identificarse plenamente y custodiarse en el archivo de concentración de la Delegación Estatal, hasta en tanto se apruebe y se solicite su transferencia al archivo histórico por el Coordinador de Archivos de la CDI. 9. DISPOSICIONES TRANSITORIAS PRIMERA.- Los presentes criterios específicos entrarán en vigor al día siguiente de su aprobación. SEGUNDA.- Los procesos vigentes en materia de archivo en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, serán supletorios de los presentes Criterios y funciones específicas, ante la falta de disposición expresa. TERCERA.- La interpretación, supervisión, revisión y actualización del presente documento, estará a cargo del Comité de Información de la CDI. México, Distrito Federal a los 24 días del mes de agosto de 2005.- Esteban Fernández Valadez.- Presidente del Comité de Información.- Rúbrica.- y Sandra I. Lacarieri Fernández.- Secretario Técnico del Comité de Información.- Rúbrica. María de Lourdes Torres Landa Hernández.- Titular del Órgano Interno de Control.-Rúbrica.



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ANEXOS



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Anexo Núm. 1

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

FONDO (1) Clave (2) FECHA (3)

SECCIÓN (4) Clave (5) SUBSECCIÓN (6) Clave (7)

TIPO DE DOCUMENTO CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

TIEMPO DE GUARDA (AÑOS) CÓDIGO DE

CLASIFICACIÓN D E S C R I P C I O N ADMINISTRA

TIVO LEGAL CONTABLE RESERVADA (AÑOS)

CONFIDENCIAL

ARCHIVO DE

TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACI

ÓN

VALOR HISTÓRICO

(8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

ELABORÓ

(18) AUTORIZÓ

(19)

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA



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Anexo Núm 1 .

Instructivo de llenado

Núm. Dice Debe anotarse

1 Fondo El nombre del Fondo (Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas).

2 Clave Anotar la clave del fondo (CDI)

3 Fecha Con números arábigos, año en que se elabora el formato.

4 Sección El nombre de la unidad administrativa, conforme al cuadro de clasificación archivística, tanto de oficinas centrales como de unidades operativas foráneas.

5 Clave Anotar la clave de la sección conforme al cuadro general de clasificación archivística.

6 Subsección El nombre de la unidad operativa, conforme al cuadro de clasificación archivística, tanto de oficinas centrales como de unidades operativas foráneas.

7 Clave Anotar la clave de la subsección conforme al cuadro general de clasificación archivística.

8 Código de clasificación El número de la serie asignado conforme al cuadro de clasificación archivística. Utilizando dos dígitos.

9 Serie Documental El nombre de la serie documental asignada conforme al cuadro general de clasificación archivística.

10 Administrativo Señalar con una “X” si la serie documental confiere características administrativas; de no ser el caso dejar en blanco.

11 Legal Señalar con una “X” si la serie documental confiere características legales; de no ser el caso dejar en blanco.

12 Contable Señalar con una “X” si la serie documental confiere características contables; de no ser el caso dejar en blanco.

Anexo Núm.1 . Instructivo de llenado (continúa)



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Anexo Núm.1 . Instructivo de llenado (sigue)


13 Reservada Anotar el número de años, si la información está clasificada como reservada, conforme los Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, expedidos por el IFAI y publicados en el Diario Oficial de la Federación el 18 de agosto de 2003; de no ser el caso dejar en blanco.

14 Confidencial Señalar con una “X” si la información está clasificada como confidencial, conforme los Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, expedidos por el IFAI y publicados en el Diario Oficial de la Federación el 18 de agosto de 2003; de no ser el caso dejar en blanco.

15 Archivo de Trámite Anotar el número de años de tiempo de guarda que permanecerá la información en el archivo de trámite (archivo activo).

16 Archivo de Concentración Anotar el número de años de tiempo de guarda que permanecerá la información en el archivo de concentración (archivo semiactivo).

17 Valor Histórico Requisitar únicamente si la documentación es valorada por el área como de valor histórico para constituir la memoria institucional de la CDI.

18 Elaboró El nombre completo y firma autógrafa del responsable de elaborar el documento.

19 Autorizó El nombre completo y firma autógrafa del responsable de autorizar el documento.



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Anexo Núm. 2

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

1. IDENTIFICACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA (1) NOMBRE DEL RESPONSABLE (2) CARGO (3) DIRECCIÓN (4) TELÉFONO (5) CORREO ELECTRÓNICO (6) 2. CONTEXTO Clave FONDO (7) (8) SECCIÓN (9) (10) SUBSECCIÓN (11) (12) SERIE DOCUMENTAL

CÓDIGO DE

CLASIFICACIÓN

SERIE DOCUMENTAL (NOMBRE)

2.5 FECHA 2.6 VOLUMEN 2.7 UBICACIÓN FÍSICA

(13) (14) (15) (16) (17)

ELABORÓ

(18) AUTORIZÓ

(19)

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA



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Anexo Núm 2 .



1 Unidad administrativa Nombre de la Unidad Administrativa, conforme al catálogo de disposición documental.

2 Nombre del responsable Nombre del servidor público designado como responsable del archivo de trámite de la Unidad Administrativa.

3 Cargo Anotar el cargo o puesto del responsable del archivo de trámite

4 Dirección Anotar domicilio(calle, número exterior e interior -edificio, piso, ala, sección-, colonia, Delegación o Municipio, Estado y código postal) en donde se ubica el funcionario responsable del archivo.

5 Teléfono Anotar el teléfono con número de extensión del funcionario responsable del archivo.

6 Correo electrónico Dirección (es) electrónica(s) del funcionario responsable

7 Fondo Anotar el nombre: Comisión Nacional Para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas

8 Clave Anotar la clave del fondo (CDI)




Anexo Núm.2. Instructivo de llenado (continúa)



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Anexo Núm.2

Instructivo de llenado (sigue)



13 Código de clasificación El número de la serie asignado conforme al cuadro de clasificación archivística. Utilizando dos dígitos.


15 Fecha Anotar en rangos el número de años que abarca la serie documental. Ejemplo: 2001-2003.

16 Volumen Indicar la medida en metros lineales (ML) del volumen del archivo de la serie documental.

Ejemplo: .65 ML (65 centímetros, equivalen a una caja de archivo)

17 Ubicación Física Anotar la dirección completa en donde físicamente se ubica el archivo de la serie (clave topográfica).

18 Elaboró El nombre completo y firma autógrafa del responsable de elaborar el documento.

19 Autorizó El nombre completo y firma autógrafa del responsable de autorizar el documento.



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Anexo Núm. 3

CARÁTULA DE EXPEDIENTE CLASIFICADO

Carácter del documento: (1)

Público ( ) Reservado: ( ) Confidencial: ( ) Mixto: ( )

Tipo de archivo: (2)

Trámite: ( )

Concentración: ( )

Origen: (3) Interno: ( ) Externo: ( ) Mixto: ( ) Fecha de clasificación:

(4) Clave de clasificación:

(5)

Serie documental: (7) Unidad Administrativa:

(6)

Reservar: Todo el expediente y/o __________ fojas Asunto: (9) Si ( ) (8) No ( ) Periodo de reserva:

(10)

Formato: (19)

Fundamento legal:

(11) Papel ( ) Disco ( )

Ampliación del periodo:

(12) Soporte: (20)

Confidencial: (13) Si ( ) No ( ) Original ( ) Copia ( )

Fundamento legal:

(14) Sector o Entidad: (21)

(15)

Nombre, rúbrica y cargo del Titular de la Unidad Administrativa:

(Nombre y firma)

Fecha de desclasificación:

(16) Fecha de apertura: (22)

Partes o secciones:

(17) Fecha de conclusión: (23)

Desclasificó: (18) (Nombre y firma)

Anexo Núm 3 .



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1 Carácter del documento Publico Reservado Confidencial Mixto

Marcar el tipo de documento a clasificar conforme los Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, expedidos por el IFAI y publicados en el Diario Oficial de la Federación el 18 de agosto de 2003; de no ser el caso dejar en blanco.

2 Tipo de archivo Marcar si el documento se localiza en el archivo de trámite (archivo activo), o bien se localiza en el archivo de concentración (archivo semiactivo).

3 Origen Interno Externo Mixto

Señalar si el expediente tiene su origen en la misma entidad (interno); o corresponde a información generada por otra entidad, organismo o empresa externa a la CDI (externo); o bien, su origen fue en colaboración CDI con un organismo externo (mixto).

4 Fecha de clasificación En formato DD/MM/AA la fecha de registro de clasificación y alta (en el momento de operar en el Sistema SICCA anexar acuse de recibo).

5 Clave de clasificación La clave asignada conforme al cuadro general de clasificación archivística, utilizando todos los dígitos (fondo, sección, subsección, serie, No. de expediente) Ejemplo: CDI/94.02.01/001.2005.

6 Unidad Administrativa El nombre de la unidad administrativa que genera el movimiento (sección), conforme al cuadro general de clasificación archivística .


8 Reservar

Si

No

Colocar en el paréntesis una “X”, según sea el caso, si se considera reservado o no. En caso de que el expediente haya sido clasificado como reservado, marcar si la clasificación corresponde a todo el expediente, o bien anotar el número de fojas que amparan la clasificación.

9 Asunto Describir brevemente el asunto que trata la información que se clasifica con base en las atribuciones de la unidad administrativa.

10 Periodo de reserva En el caso de que el expediente se considere como reservado, anotar el período de reserva conforme al índice de expedientes reservados que establece el artículo 17 de la Ley.

Anexo Núm.3. Instructivo de llenado (continúa)

Anexo Núm.3 Instructivo de llenado (sigue)



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11 Fundamento legal: Anotar el fundamento legal (ley, artículo, párrafo y fracción), que da origen al documento cuando se considera como reservado.

12 Ampliación del periodo: Establecer los años de ampliación de plazo de conservación si el expediente se clasificó como reservado.

13 Confidencial

Si No

Colocar en el paréntesis una “X”, según sea el caso, si el expediente o la serie se considera confidencial o no.

14 Fundamento legal: En el caso de que el expediente se considere como confidencial anotar el fundamento legal (ley, artículo, párrafo y fracción), que da origen al documento.

15 Nombre, rúbrica y cargo del Titular de la Unidad Administrativa:

El nombre completo y firma autógrafa del Titular de la unidad administrativa.

16 Fecha de desclasificación: En formato DD/MM/AA la fecha de registro de desclasificación (en el momento de operar en el Sistema SICCA anexar acuse de recibo).

17 Partes o secciones: Anotar el número del expediente o legajos a desclasificar

18 Desclasificó: El nombre completo y firma autógrafa del responsable que autoriza la desclasificación.

19 Formato Marcar con una “X” según corresponda el formato de archivo: papel o disco (casette, cd)

20 Soporte Marcar con una “X” si los documentos son en original o copia.

21 Sector o entidad Invariablemente anotar: CDI

22 Fecha de apertura En formato DD/MM/AA anotar la fecha de apertura del expediente.

23 Fecha de conclusión En formato DD/MM/AA anotar la fecha de conclusión y cierre del expediente.



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Anexo Núm. 4

PORTADA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE

UNIDAD ADMINISTRATIVA (1)

FONDO: (2) SECCIÓN: (3) SUBSECCIÓN: (4) SERIE: (5) EXPEDIENTE Núm.: (6) NÚM. FOJAS: (7) FECHA: (8)

ASUNTO: (9) VALOR DOCUMENTAL

ADMINISTRATIVO:

(10) LEGAL: (11) CONTABLE: (12)

(13) (14) PLAZO DE CONSERVACIÓN

ARCHIVO DE TRÁMITE. (años)

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: (años)

PERÍODO ADICIONAL

POR SOLICITUD DE ACCESO:

(15)

POR DESCLASIFICACIÓN:

(16)



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Anexo Núm 4 . Instructivo de llenado


1 Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa, conforme al cuadro de clasificación archivística.

2 Fondo Anotar la clave del fondo (CDI).

3 Sección Anotar la clave de la sección conforme al cuadro general de clasificación archivística.

4 Subsección Anotar la clave de la sección conforme al cuadro general de clasificación archivística.

5 Serie El número de la serie documental asignado conforme al cuadro de clasificación archivística. Utilizando dos dígitos

6 Expediente Número de expediente utilizando hasta 4 dígitos numéricos, separando con una diagonal el año. Ejemplo: 0001/2005

7 Número de fojas Número de fojas de las que se constituye el expediente.

8 Fecha Con números arábigos, el año en que se elabora el formato.

9 Asunto Breve descripción del asunto que trate la serie. Ejemplo: Contiene proyectos originales del programa..., relación de beneficiarios..., informes de trabajo originales de...

10 Valor Documental

Administrativo

Señalar con una “X” si la serie documental confiere características administrativas; de no ser el caso dejar en blanco.

11 Valor Documental

Legal

Señalar con una “X” si la serie documental confiere características legales; de no ser el caso dejar en blanco.

12 Valor Documental

Contable

Señalar con una “X” si la serie documental confiere características contables; de no ser el caso dejar en blanco.





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13 Plazo de conservación

Archivo de Trámite

Anotar el número de años de tiempo de guarda que permanecerá la información en el archivo de trámite (archivo activo).

14 Plazo de conservación Archivo de Concentración

Anotar el número de años de tiempo de guarda que permanecerá la información en el archivo de concentración (archivo semiactivo).

15 Período adicional

Por solicitud de acceso:

Anotar el número de años de período adicional, recordando que, si el expediente fue objeto de solicitud de acceso a la información se conservarán dos años más a la conclusión de su vigencia documental (tercer párrafo del artículo décimo octavo de los Lineamientos).

16 Período adicional

Por solicitud de acceso

Anotar el número de años de período adicional, recordando que, si el expediente fue objeto de desclasificación se adicionará un período igual al de reserva (segundo párrafo del artículo décimo octavo de los Lineamientos).



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Anexo Núm. 5

VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

FECHA DE PRÉSTAMO (1) DÍA MES AÑO

FOLIO No.

(2) DATOS DEL USUARIO:

R.F.C.: (5) NOMBRE (3) IDENTIFICACIÓN: (6) PUESTO (4)

ÁREA DE ADSCRIPCIÓN (7)

UBICACIÓN (8) TEL. (9)

DATOS DEL DOCUMENTO DE PRÉSTAMO TRANSFERENCIA

NÚMERO TÍTULO

SALA

(10) (11) (12)

(13)

FECHA DE DEVOLUCIÓN PRÓRROGA CANTIDAD DE DOCUMENTOS

(14)

DÍA

MES

(15)

AÑO

DÍA

MES

(16)

RECIBIÓ ENTREGÓ

(17) (18) NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA



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1 Fecha de préstamo Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora el formato.

2 Folio Número de folio del préstamo

3 DATOS DEL USUARIO Nombre

Anotar la clave del fondo (CDI)

4 DATOS DEL USUARIO Puesto

Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora el formato.

5 R.F.C. Anotar el R.F.C. del usuario (siglas, año, mes y día)

6 Identificación Anotar el folio de la identificación del usuario.

7 Área de adscripción El nombre de la unidad operativa a la que está adscrito el usuario.

8 Ubicación Dirección, piso u oficina.

9 Teléfono Número telefónico o extensión del usuario.

10 Transferencia Señalar el tipo de transferencia: Primaria (del archivo de trámite al archivo de concentración) Secundaria (del archivo de concentración al archivo histórico)

11 Número Número que asignó el Responsable del Archivo de Trámite o de Concentración en el momento en que el área realizó la transferencia.

12 Titulo Nombre del o los expediente(s) solicitado(s) y número.

13 Sala Indicar que tipo de préstamo es: Sala.-el expediente se consultará dentro de las instalaciones. Temporal.- el expediente lo consultara dentro de su área y lo devolverá posteriormente.

14 Cantidad de documentos Número total de legajos o expedientes que se prestan.

15 Fecha de devolución Día, mes y año en el que el usuario deberá devolver los documentos

16 Prórroga Nueva fecha que el personal del Archivo de Concentración otorga para la devolución de los expedientes o legajos prestados

17 Recibió Nombre y firma autógrafa del usuario

18 Entregó Nombre y firma autógrafa del responsable de archivo que entregó.



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Anexo Núm. 6

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

(1) FECHA (d/m/a): (3)

ÁREA REMITENTE: (2) No. de remesa: (4) AUTORIZA: (5) No. de cajas: (6) (nombre y firma) No. de transferencia (7)

CLAVE DE LA SERIE

NOMBRE DE LA SERIE

DESCRIPCIÓN Y/O TIPO DE DOCUMENTO

PERIODO DE

TRAMITE

PLAZO DE CONSERVA

CIÓN

No. CONSECUTIV

O

No. DE CAJA

SOPORTEDEL

DOCTO. (O/C)

ORIGEN (I/E/C)

CARÁC-TER DEL

DOCTO (P/R/C/

M)

(8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

(18) (19) RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN

(NOMBRE Y FIRMA) (NOMBRE Y FIRMA)



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Anexo Núm 6. Instructivo de llenado


1 Unidad Administrativa El nombre de la Unidad Administrativa de procedencia del archivo de transferencia. Ver cuadro de clasificación archivística.

2 Área remitente Nombre del área que realiza la transferencia.

3 Fecha Día, mes y año en que se realiza la operación entrega-recepción de la documentación referida.

4 No. de remesa Número consecutivo anual que asigna el área que realiza la transferencia para su control interno.

5 Autoriza Anotar la clave de la sección conforme al cuadro general de clasificación archivística.

6 No. de cajas Número total de cajas que integran la remesa.

7 No. de transferencia Dejar en blanco.- Número general de transferencia que asigna la Coordinación de Archivos, en el momento de la recepción.

8 Clave de la serie El número de la serie documental asignado conforme al cuadro de clasificación archivística. Utilizando dos dígitos.

9 Nombre de la serie El nombre de la serie documental asignada conforme al cuadro general de clasificación archivística.

10 Descripción y/o tipo de documento

Nombre y breve descripción de cada uno de los expedientes que integran la serie documental que se transfiere.

11 Período de trámite Año(s) en que se generó y finiquitó el trámite de los documentos que se transfieren.

12 Plazo de conservación Número de años estipulado en el Catálogo de Disposición Documental de cada área, apartado “Conservación Precaucional en el Archivo de Concentración”.

13 No. consecutivo Número consecutivo para cada legajo o expediente de acuerdo al orden progresivo en que aparecen en la relación de transferencia.




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14 No. de caja Número progresivo conforme al orden de los legajos o expedientes que contiene la remesa.

15 Soporte documento

Original

Copia

Anotar la primera letra de la opción requerida de las características que soportan e integran los expedientes que se transfieren. O = Original ó C = Copia

16 Origen

Interno

Externo

Combinado

Anotar La letra inicial del origen del documento. I = Interno (elaborado en la CDI) E = Externo (elaborado en un despacho o en otra dependencia) C = Combinado (documento con información de origen interno y externo)

17 Carácter del documento

Público

Reservado

Confidencial

Mixto

La letra inicial del carácter del documento P = Público R = Reservado C = Confidencial M = Mixto

18 Responsable de la transferencia Nombre y firma del servidor público autorizado por el titular del área para realizar la transferencia.

19 Responsable de la recepción Dejar en blanco.- Nombre y firma del responsable de la recepción en el Archivo de Concentración de la CDI.

O B S E R V A C I O N E S P A R A L A R E C E P C I Ó N a) Requisitar el formato de transferencia primaria y presentarlo en el Archivo de Concentración para su revisión y asignación de la fecha de recepción. b) En la fecha programada, presentarse en el Archivo de Concentración con sus expedientes, original y fotocopia de la transferencia y oficio de transferencia. c) A cada documento o legajo que se envía se le anotará un número progresivo y un título que identifique su contenido. d) Si requiere agregar una nueva serie documental, favor de hacerlo del conocimiento del Coordinador de Archivos. e) La documentación que se envía, deberá ir con su broche Baco o engargolada. Ya que NO SE RECIBEN carpetas lefort, por ser muy voluminosas. f) No envíe minutarios, hojas sueltas, ni documentación duplicada g) Si desea enviar publicaciones o diarios oficiales hágalo en calidad de donación a la biblioteca. (NO REQUIERE RELACIONARSE) h) La recepción de la documentación en el Archivo de Concentración, se realiza en presencia y colaboración del usuario.



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Anexo Núm. 7

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FECHA (1) HORA (2)

SECCIÓN (3) Clave (4)

SUBSECCIÓN (5) Clave (6)

SERIES RECIBIDAS: Clave Nombre No. de

cajas No. de

expedientes Peso

aproximado(7) (8) (9) (10) (11)

OBSERVACIONES: (12)

(13) ___________________________________________

NOMBRE y FIRMA DEL DESTINATARIO



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1 Fecha Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora el formato.

2 Hora Hora de recepción del documento





7 Series recibidas:

Clave

El número del código de clasificación de la serie asignado conforme al cuadro de clasificación archivística. Utilizando dos dígitos.

8 Nombre El nombre de la serie asignado conforme al cuadro de clasificación archivística.

9 No. de cajas El número total de cajas que ampara la remesa recibida.

10 No. de expedientes El número total de expedientes contenidos en la remesa.

11 Peso aproximado Conversión de ML (metros lineales) a Kilogramos del total de la remesa (dejar en blanco o solicitar información de la tabla de conversión).

12 Observaciones Espacio destinado para que el recepcionista anote aspectos particulares a destacar de la remesa que se recibe (forma o lugar de recepción, condiciones en que se entregan los expedientes, volumen, organización de la información y todo aquello que sea importante resaltar en el proceso de entrega).

13 Nombre y firma del destinatario

El nombre completo y firma autógrafa del responsable de recibir la transferencia.



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Anexo Núm. 8

MODELO ACTA DE BAJA DOCUMENTAL (PROCESO DE DESTRUCCIÓN)

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Ejemplo ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BAJA DOCUMENTAL DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS EN LA CIUDAD DE MÉXICO, DISTRITO FEDERAL, SIENDO LAS ONCE HORAS, DEL DÍA _____________________________________________________________ SE REUNIERON EN LAS INSTALACIONES QUE OCUPA LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS (CDI), SITA EN AVENIDA MÉXICO COYOACÁN NÚMERO 343, COLONIA XOCO, DELEGACIÓN BENITO JUÁREZ, C.P. 03330, PARTICIPANDO EL LIC. RAÚL COCA LUNA CON R.F.C. COLR600202KWA, DE NACIONALIDAD MEXICANA, Y DOMICILIO PARTICULAR EN MOLINOS DEL CAMPO NÚMERO 43, COL. SAN MIGUEL CHAPULTEPEC, C.P. 11850 ESTADO CIVIL CASADO Y TENER LA EDAD DE 44 AÑOS, CON CARGO DE COORDINADOR DE ARCHIVOS, ADSCRITO A LA COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL DE ELECTOR, FOLIO NÚMERO 250806091409, EXPEDIDA POR EL INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL; ASÍ COMO TAMBIÉN EL (A) C. ____________________________________________________, COMISIONADO (A) POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA CDI, MEDIANTE ATENTA NOTA NÚMERO: ___________________________ DE FECHA ________________________ CON R.F.C. ______________________________, DE NACIONALIDAD MEXICANA, Y DOMICILIO PARTICULAR EN __________________ ____________________________________________________________________, ESTADO CIVIL _______________________ Y TENER LA EDAD DE _______ AÑOS, CON EL CARGO DE ___________________________________________________, IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NÚMERO __________________________, EXPEDIDA POR __________________________________________, INTERVIENEN COMO TESTIGOS DE ASISTENCIA LOS CC. ____________________________________________________________________,CON R.F.C_________________________________________, DE NACIONALIDAD MEXICANA, Y DOMICILIO PARTICULAR EN _______________________________ ___________________________________________________, IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL EXPEDIDA POR ______________________________________, Y ________________________________________________________, CON R.F.C. ___________________________________________________, DE NACIONALIDAD MEXICANA, Y DOMICILIO PARTICULAR EN _____________________________ ____________________________________________________________________, ESTADO CIVIL _____________, Y TENER LA EDAD DE _____ AÑOS, CON CARGO DE _________________________________________________________________, IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NÚMERO __________________________, EXPEDIDA POR ___________________________________________________, SE ENCUENTRA PRESENTE EN ESTE ACTO EL ______________________________



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__________________________________________________, COMISIONADO POR __________________________________________________________, MEDIANTE OFICIO NÚMERO _______________________, DE FECHA ___________________, PARA DAR FE DEL PROCESO DE TRITURACIÓN, DESTRUCCIÓN, CON R.F.C. _________________________________________________________, Y DOMICILIO PARTICULAR EN _____________________________________________________, ESTADO CIVIL --------------------------------------- Y TENER LA EDAD DE --------------, CON CARGO DE ______________________________________________________, IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NÚMERO___________________________, EXPEDIDA POR ______________________________________________________, MANIFIESTAN QUE SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BAJA DOCUMENTAL, CON MOTIVO DEL PROCESO DE BAJA Y DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA POR LA COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS, CORRESPONDIENTES A LOS AÑOS DE __________ A ___________, POR ESTAR CONFORMADA CON DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA EN COPIAS/ORIGINALES CUYAS RELACIONES SE ADJUNTAN COMO PARTE INTEGRANTE DE LA MISMA, ORGANIZADAS EN UN TOMO CON ___________ FOJAS QUE INTEGRAN LAS TRANSFERENCIAS 0245, 02498, 02936, 02998.. CON EXCEPCIÓN DE LOS EXPEDIENTES CON NÚMERO 45, 50, 58, 70, 74, 98, 103, 208, 231 y 362 DE LA TRANSFERENCIA 2287; CON NÚMERO 253 DE LA TRANSFERENCIA 2288; CON NÚMERO 14,16 A 19, 97, 203, 251, DE LA TRANFERENCIA 2334; Y CON NÚMERO 675 DE LA TRANSFERENCIA 2360, MENCIONADOS EN LA ATENTA NOTA NÚMERO DE FECHA ------------------------ DE ABRIL DE ------------ SUSCRITA POR EL LIC..--------------------------------------------------------------------------.DE CONFORMIDAD CON LO AUTORIZADO POR LA COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS, MEDIANTE ATENTA NOTA NÚMERO------------------, DE FECHA -----DE ABRIL DEL ------, SUSCRITA POR EL C..----------------------------------, ASÍ COMO DEL OFICIO ------------------------------------ EL ACTA DE BAJA DOCUMENTAL MARCADA CON EL NÚMERO DE FOLIO -------Y DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL No. ------, DE FECHA ----------------------------- DE JULIO DEL ---------------------------, RESPECTIVAMENTE, EMITIDOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y/O SHCP. APERCIBIDOS QUE DE CONDUCIRSE CON FALSEDAD ANTE UNA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA EN EJERCICIO DE FUNCIONES, CONSTITUYE DELITO Y SE SANCIONA CON PENA PRIVATIVA DE LA LIBERTAD.-------------------------------------------------------------------------------------------- -. LOS FIRMANTES HACEN CONSTAR EXPRESAMENTE QUE HAN PRESENCIADO LA DESTRUCCIÓN TOTAL DE LA DOCUMENTACIÓN A QUE SE REFIERE LA AUTORIZACIÓN ANTES MENCIONADA, CON UN TOTAL DE 256 LEGAJOS Y UN PESO APROXIMADO DE 525 KILOGRAMOS, MISMA QUE FUE LLEVADA A CABO MEDIANTE EL PROCESO DE TRITURACIÓN, DEL DÍA -------AL -------DE SEPTIEMBRE DEL AÑO ___________, DE LA MANERA SIGUIENTE:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- EN PRESENCIA DE LOS ASISTENTES Y EN LAS PROPIAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE LA COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS, SE PROCEDIÓ A LA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y A LA TRITURACIÓN MECÁNICA DE TODOS Y CADA UNO DE LOS MISMOS HASTA SU CONCLUSIÓN, EN LA QUE PARTICIPÓ EL C. __________________________________________________________________, CON R.F.C. _________________________________________, DE NACIONALIDAD MEXICANA, Y DOMICILIO PARTICULAR EN _______________________________, ____________________________________________________________________, ESTADO CIVIL _______________, Y TENER LA EDAD DE __________ AÑOS, CON CARGO DE RESPONSABLE DEL



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ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, ADSCRITO A LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS, IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NÚMERO __________________________________________________, EXPEDIDA POR ___________________________________________________, TAMBIÉN SE NOTIFICA A LOS PARTICIPANTES QUE EL ORIGINAL DE ESTA ACTA Y LAS RELACIONES QUE FORMAN PARTE DE LA MISMA, QUEDAN EN PODER DEL LIC. RAÚL COCA LUNA, CON CARGO DE COORDINADOR DE ARCHIVOS, ADSCRITO A LA COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. OBSERVACIÓN : EN EL ACTO DE DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN QUEDARON TOTALMENTE TRITURADOS -----_____________--- LEGAJOS LA PRESENTE ACTA DE BAJA DOCUMENTAL SE CIERRA SIENDO LAS DOCE HORAS, DEL DÍA____________________ DE ______________________ DEL AÑO DOS MIL_______________, EN LA QUE SE DA POR CONCLUIDO EL ACTO, FIRMANDO PARA CONSTANCIA EN TODAS Y CADA UNA DE SUS FOJAS AL MARGEN Y AL CALCE, LAS PERSONAS QUE EN ELLA INTERVINIERON. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN CUSTODIO DE LA DOCUMENTACIÓN REPRESENTANTE DEL ÁREA GENERADORA DE LA DOCUMENTACIÓN LIC. RAÚL COCA LUNA COORDINADOR DE ARCHIVOS DE LA CDI C. REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA CDI

PARTICIPANTE EN LA TRITURACIÓN C. TESTIGO Las zonas grises ________ o con líneas______, son los campos o datos que deberán requisitarse conforme al ejemplo desarrollado.

criterios y funciones especÍficas para la organizaciÓn … · información de cada dependencia o...

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