criterios para mejorar tu comunicación escrita digital

Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 1

Taller especial para estudiantes y egresados

Comunicación Escrita Efectiva

Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) Septiembre 2016

Digital

v!


Al mejorar tu comunicación escrita digital

•   Cuidas tu salud.

•   Fortaleces tu reputación.

•   Mejoras tu productividad.

•   Aumentas tu empleabilidad.

•   Cultivas tus oportunidades de crecimiento profesional.


Cuando eres remitente: Que te presten atención y te lean. Que comprendan tus mensajes y no malinterpreten tus intenciones. Que te respondan a tiempo (si se requiere). Que tu destinatario haga lo que le solicitas. Que sigan creyendo y confiando en ti.

Indicadores de efectividad Comunicación Escrita Digital


Cuando eres destinatario: ¿Respondes adecuadamente los mensajes legítimos? ¿Los mensajes que recibes reflejan el respeto profesional hacia ti? ¿Te prestas a hacer eco de rumores o discusiones estériles? ¿Respondes mejor que los mensajes que recibes?

Indicadores de efectividad Comunicación Escrita Digital


Ironías del correo electrónico

Amor

Odio

¿Qué es lo que más nos gusta del e-mail?

¿Qué es lo que menos nos gusta?


¿Qué nos gusta más?

•   Enviar un mensaje a diferentes personas a la vez.

•   Enviar tantos mensajes como querramos, sin costos extras.

•   Deja un respaldo formal de las comunicaciones.

•   Ahorramos tiempo y dinero.

¿Qué nos molesta más?

•   Cuando la cantidad de emails por atender es inmanejable.

•   Cuando no son pertinentes

(spam interno).

•   Si lo usan para cuidarse la espalda.

•   Si lo usan para acusarnos.

Ironías del correo electrónico

¿Conclusiones?

Contradicciones del ego


1.  Necesitamos comprender ciertos principios claves de comunicación humana.

2.  Necesitamos más comprensión de:

– Cómo "leen" los destinatarios. – Cuáles son sus expectativas. – Cómo influimos mejor en ellos.

Para mejorar la comunicación escrita digital


Primer principio clave de comunicación

Información

Significado Utilidad

Práctica Mejoramiento D a t o s

≠ Aprendizaje Conocimiento ≠

Informar no es, automáticamente, comunicarse.

Se produce más comunicación con quien más se cultiva confianza.


Necesidades Humanas Jerarquización de Abraham Maslow

Se cultiva más confianza cuando más se satisfacen las necesidades humanas de seguridad. ¿Cuando la comunicación escrita digital satisface mejor estas necesidades?

Segundo principio clave de comunicación


Tercer principio clave de comunicación

Cuando "procesamos" información sobre sentimientos, somos:

93% No verbal 7% Verbal

55% Visual 38% Vocal

Los mensajes escritos que involucran más emociones son más suceptibles a confusiones.


La comunicación escrita es mucho más ambigua. Podemos tardar al menos 4 veces más atendiendo ciertas situaciones por escrito, que haciéndolo cara-a-cara o por teléfono: •   Discusiones. •   Aclaratorias. •   Reclamos. •   Amonestaciones.

Como destinatarios de mensajes escritos, leemos a través de nuestros prejuicios y estados de ánimo.

Cuarto principio clave de comunicación


…sobre los principios de comunicación que hemos visto, porque: Decimos por escrito cosas que no diríamos cara a cara. Al quedar registrada en un soporte, la información adquiere significados adicionales. Escribir exactamente igual a como hablamos, no tiene el mismo efecto. Tu reputación determina tu efectividad.

Necesitamos más conciencia… Para mejorar la momunicación escrita digital


La reputación profesional en la práctica

Ejemplo 1: ¿Por qué la atención que reciben nuestros mensajes escritos es inversamente proporcional a la cantidad de mensajes que enviamos?

Ejemplo 2: ¿Por qué la confianza de un destinatario disminuye cuando se copia el mensaje a "otros" para cubrirse la espalda?


¿Cómo "leen" los destinatarios?

Nuestro cerebro vive ahorrando energía: Los destinatarios siempre queremos obtener el mayor beneficio con el menor esfuerzo. Por eso hacemos "dieta selectiva" para consumir información: •   Seguimos rastros de interés.

•   No leemos corrido; escaneamos.

•   Leemos 25% más lento en un monitor.


¿Cómo "leen" los destinatarios? Si quieres que te lean más, facilítales la "dieta selectiva", personaliza tus mensajes y diferéncialos de los "competidores".


Que les facilites el trabajo: •   Un título que se distinga.

•   Un saludo inicial positivo.

•   Que sepan qué hacer con el mensaje.

•   Una despedida.

•   La "firma" del remitente.

Expectativas de los destinatarios


Los destinatarios están predispuestos: Investigaciones indican que, del promedio de mensajes legítimos recibidos al día: •   30% Son copiados innecesariamente,

son irrelevantes, o sin pertinencia.

•   40% No son fáciles de leer.

•   50% De las veces habría sido mejor el teléfono o tener una conversación cara-a-cara.

Expectativas de los destinatarios


1.  Siempre ten presente: - Tus destinatarios están muy ocupados. - Tus mensajes compiten con otros.

2.  No trates por escrito asuntos delicados, suceptibles a mala interpretación.

3.  Evita discusiones o aclaratorias escritas. Pero… si es inevitable, no involucres a terceros.

4.  Escribe los acuerdos: es más productivo.

5.  Sin un acuerdo previo, los mensajes escritos no sirven para urgencias.

¿Cómo influir mejor en los destinatarios? Buenas prácticas de comunicación escrita


Cuida tu reputación profesional: ¿Qué pensarán de ti si envías mucha verborrea? ¿Qué pensarán de ti si sólo envías mensajes urgentes? ¿Qué pensarán de ti si tardas mucho en responder los mensajes legítimos? Piensa en todos tus destinatarios como clientes: será más fácil que te "controles".

Buenas prácticas de comunicación escrita

¿Cómo influir mejor en los destinatarios?


"Detalles" que mejoran la redacción:

1.  Ideal es un e-mail por asunto.

2.  Si hace falta, edita el título.

3.  Una idea por párrafo gana comprensión.

4.  Oraciones óptimas: de 15 a 20 palabras.

5.  Con ideas muy largas, "puntualiza".

¿Cómo influir mejor en los destinatarios? Buenas prácticas de comunicación escrita


Algunos lineamientos corporativos Buenas prácticas de comunicación escrita

1.  Si se necesita transmitir diariamente muchos mensajes escritos, hay que evaluar los otros medios de comunicaciones internas.

2.  Se necesita capacitación y directrices formales sobre buenas prácticas de comunicación escrita digital.

3.  Hay que evaluar la coherencia hacia los clientes internos.


Recapitulemos

¿Cuáles son las 3 claves que consideras más importantes para tener más efectividad con tu comunicación escrita digital? ¿Cuáles son las oportunidades inmediatas que puedes mejorar en cuanto a tus comunicaciones escritas digitales?


JIMENEZ, Juan Carlos (2008). El e-mail en el trabajo. Manual de supervivencia. Soluciones y consejos. http://tinyurl.com/4jte3w HERNÁNDEZ, R.; NAVARRETE, L. (1998). Manual de Estilo. (7a Edición). Venezuela: El Nacional. BROWN, F. (1982). Mejore su Castellano en 30 días. (8va Edición). Venezuela: Ediciones Brown. CHASE, M. & Trupp, S. (2000) Office Emails That Really Click. USA: Aegis. GLADWELL, Malcolm (2006). Inteligencia Intuitiva. México: Santillana Ediciones Generales. SHIPLEY, David; SCHWALBE, Will. (2007). Send. The Essential Guide to Email for Office and Home. New York: Alfred A. Knopf.

Referencias bibliográficas


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