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Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
capítulo 21
Creación de una base de datos
sencilla con Access 2007
Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
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Access 20
07base de datos sencilla
Creación de una base de datos
sencilla con Access 2007
21.1. Estudio y planificación de la base de datos
Antes de ponerse directamente a crear la base de datos, debe estudiar qué necesita y cómo va a enfocarlo.
Deberá tener en cuenta los siguientes factores:
- Access trabaja insertando la información en tablas y por tanto será necesario conocer el número de tablas a crear, los datos que registrará cada una y el tipo de datos que insertará en cada campo.
- Access utiliza base de datos relacionales. Una base de datos relacional es aquella donde las tablas pueden relacionarse entre sí a través de un campo idéntico que se encuentra en ambas. Por ejemplo una tabla de clientes y otra de facturación. Ambas contendrán un campo que será idéntico para un registro específico como podría ser el número de clientes. Este campo se insertará en ambas tablas: en la de clientes como modo informativo y en la tabla facturación para indicar a qué cliente pertenece dicha factura.
- Un tema importante es también el campo clave y es que cada tabla deberá contener un campo en el que el dato que se introduzca no se repita en ningún registro. Puede ser un campo autonumérico que incluya un número a cada registro de forma automática, un campo identificativo como el DNI de una persona física o el CIF de una empresa o cualquier otro campo donde el dato que se introduzca no se repita en ningún registro.
Vea un ejemplo: si la base de datos a crear es para una biblioteca, ¿cuántas tablas serán necesarias?
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Existen varias opciones pero una sería ésta (el campo clave está en negrita):
TABLA 1 – SOCIOS (Núm_socio = DNI)
Núm_socio Nombre Apellidos Teléfono Correo electrónico Fecha de alta
TABLA 2 – LIBROS
ISBN Título Género Ubicación Fecha de compra
TABLA 3 – ALQUILER
Id_Alquiler Núm_socio ISBN Fecha de alquiler
Fecha devolución prevista
Fecha devolución
En este ejemplo se crearían 3 tablas: una que albergaría a los socios; otra, los libros y una tabla “puente”, en la que se insertaría la información sobre el alquiler.
A continuación deberá pensar en los datos que se introducirán en cada campo puesto que deberá configurar cada uno de ellos de forma individual. En este mismo capítulo podrá ver los tipos de datos que existen en Acces.
TABLA 1 – SOCIOS
Núm_socio Texto (9 caracteres)
Nombre Texto (50 caracteres)
Apellidos Texto (255 caracteres)
Teléfono Número (Entero largo)
Correo electrónico Hipervínculo
Fecha de alta Fecha (Fecha corta)
TABLA 2 – LIBROS
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ISBN Texto (255 caracteres)
Título Texto (255 caracteres)
Género Texto (255 caracteres)
Ubicación Memo
Fecha de compra Fecha (Fecha corta)
TABLA 3 – ALQUILER
Id_Alquiler Autonumérico
Núm_socio Asistente de búsqueda
ISBN Asistente de búsqueda
Fecha de alquiler Fecha (Fecha corta)
Fecha devolución prevista Fecha (Fecha corta)
Fecha devolución Fecha (Fecha corta)
21.2. Creación de una tabla de datos en Access 2007
Para crear una tabla diríjase a la ficha Crear y dentro de la misma encontrará la opción Tabla:
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Hay dos formas para crear una tabla en Access. Siempre dependerá de la vista que se use.
Puede elegir la vista en el grupo Ver de la ficha Inicio:
Si utiliza la vista hoja de datos será parecido a crear una tabla con Microsoft Excel: se mostrarán las celdas y podrá crear campos e insertar registros.
Ésta será la vista por defecto para la inserción de registros en la tabla:
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La vista diseño permite centrarse en la creación y modificación de campos de la tabla.
Cuando haga el primer cambio de una vista a otra, el programa pedirá que inserte un nombre para la tabla y así guardarla.
Y se abrirá la tabla en la vista indicada.
Es recomendable utilizar esta vista para la creación de los campos ya que podrá configurar cada uno de ellos de forma individual.
La introducción de campos es bastante intuitiva: indique el nombre del campo y el tipo de datos que se introducirán (numéricos, textos, fecha, etc.) y, si es necesario, una breve descripción:
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En el desplegable de tipo de datos encontrará los siguientes:
Cada tipo de datos tiene unas propiedades distintas a las de los otros, pero todos tienen propiedades en común. A continuación verá las propiedades por las que se diferencian:
- Texto: para escribir texto, números o caracteres especiales. La longitud del campo por defecto es de 50 caracteres siendo posible ampliarla hasta 255.
- Memo: para escribir textos, números o caracteres especiales de longitud mayor a 255, ampliable a 65.536 caracteres.
- Número: permite escribir datos numéricos que se podrán utilizar para realizar cálculos matemáticos. Puede elegir el tipo de número que se introducirá permitiendo los números sin decimales (Byte, Entero y Entero largo) y números con decimales (Simple, Doble y Decimal).
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- Fecha / Hora: para introducir fechas u horas. Podrá indicar el formato de la fecha u hora que se insertará:
- Moneda: para datos numéricos que reflejen dinero, porcentaje o potencias. Permite 4 decimales y 15 dígitos enteros a la izquierda de la coma:
- Autonumérico: útil para campos con clave principal. Permite que el número que introduzca sea incrementado (1, 2, 3…) o aleatorio (5,9,1…):
- Sí/No: campos con dos opciones siendo Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado. Tanto en la tabla como en los distintos elementos se mostrará como una casilla de verificación que podrá marca o desmarcar:
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- Objeto OLE: es un campo que permite, por ejemplo, insertar una imagen o un archivo para que lo muestre como icono o los datos del mismo.
- Hipervínculo: permite insertar un enlace. Por ejemplo para insertar un correo electrónico que al hacer clic abrirá Microsoft Outlook o una página web.
- Datos adjuntos: parecido a Objeto OLE pero en este caso mostrará un icono en el caso de ficheros y la imagen en el caso de una fotografía (o archivo imagen).
- Asistente para búsqueda: al seleccionar este tipo de datos se abrirá un asistente que permitirá configurar el campo. Éste es muy útil para buscar datos de otras tablas vinculadas. Más adelante verá su funcionamiento.
Sabiendo esto, vea cómo quedaría la tabla Socios:
Y la tabla libros:
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Observe que en los campos ISBN y Núm_socio de cada tabla aparece una llave. Ésta indica el campo clave y, por tanto, único. Generalmente, aparece por defecto en el primer campo; si no es así, para asignar a un campo la clave principal, selecciónelo con el ratón situándolo a la izquierda del campo y clicando.
Clique en Clave principal que encontrará en la ficha diseño:
Y se agregará al campo.
21.3. Propiedades
En el apartado Propiedades del campo encontrará opciones para indicar más específicamente algunas de sus propiedades. A continuación se detallan algunas de ellas.
Tamaño del campoSe encuentra en el tipo número, autonumérico y texto. Aquí indicará el tamaño que tendrán los datos.
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En los campos numéricos vendrán por defecto unos tamaños predeterminados; en el caso del texto deberá indicar los caracteres que el usuario podrá escribir en el campo.
FormatoAparece en todos los tipos de datos excepto Objeto OLE y Datos adjuntos.
Le podrá atribuir formato al campo de manera que para los datos numéricos asignará la moneda o los millares y para el texto puede indicar si el campo se escribirá en mayúsculas o minúsculas con < o > o indicar caracteres obligatorios.
Valor predeterminadoAparece en todos los tipos de datos excepto Objeto OLE y Datos adjuntos.
Podrá indicar un valor predeterminado para el campo de tal manera que cuando se sitúe en él aparecerá lo que aquí indique. Muy útil si en un campo se repite mucho un dato para no tener que escribirlo cada vez.
RequeridoDisponible en todos los tipos de campo.
Indicará Sí o No para especificar si es obligatorio rellenar o no el campo.
IndexadoDisponible en todos los tipos de campo.
Indicará Sí (con duplicados), Sí (sin duplicados) o No para especificar si el campo se indexará. Un campo indexado hace que sea más rápido encontrar datos para bases de datos grandes pero tarda más en actualizar los cambios. Por otro lado, indicará con o sin duplicados si existirán campos duplicados o no.
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Alineación del texto Disponible para todos los tipos de campo excepto Datos adjuntos.
Indicará la alineación de los datos del campo.
Mostrar el selector de fechasSolo aplicable en el formato fecha /hora.
Aparecerá un selector de fechas en el campo que indique este tipo de datos.
21.4. Moverse por una tabla, insertar, editar y eliminar un registro
Moverse por una tabla en Access 2007 es muy parecido a hacerlo sobre una hoja de cálculo Excel. Allí donde haga clic con el ratón se situará el cursor y podrá trabajar.
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También puede moverse con la ayuda del teclado. Algunas teclas le proporcionarán accesos rápidos para llegar antes al punto deseado.
Tecla o combinación de teclas Función
← Moverse a la celda de la izquierda.
→ Moverse a la celda de la derecha.
↑ Moverse a la celda superior.
↓ Moverse a la celda inferior.
Control + ↓ Moverse al último registro de la tabla.
Control + ↑ Moverse al primer registro de la tabla.
Fin Moverse a la última columna.
Inicio Moverse a la primera columna.
AvPág Avanza en la tabla por pantallas.
RePág Retrocede en la tabla por pantallas.
Contol + FinMoverse al último registro y final de tabla.
Control + InicioMoverse al primer registro y principio de la tabla.
Puede utilizar también la barra de navegación que aparece en la parte inferior de la tabla donde podrá navegar por los registros uno a uno, dirigirse al primero, al último o indicar un número de registro para dirigirse directamente a él.
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Para realizar las opciones de insertar, editar o eliminar un registro deberá estar en la vista hoja de datos donde se mostrarán los registros de la tabla.Para insertar un nuevo registro deberá dirigirse al final de la tabla. Para ello puede utilizar el ratón o el teclado o haciendo clic en el botón Nuevo registro que también encontrará en la barra de navegación.
La celda activa se irá directamente al final donde podrá introducir en nuevo registro.
Para editar un registro bastará con situarse encima de cualquier dato y modificarlo.
Para eliminar un registro deberá hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el margen izquierdo de la tabla en el registro deseado:
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Seleccione Eliminar registro para borrarlo de la tabla de datos y aparecerá un cuadro de diálogo pidiendo que confirmemos la elección.
Puede eliminar varios registros a la vez. Pinche con el ratón y arrástrelo hacia arriba o abajo en el margen izquierdo para seleccionar varios de forma simultánea.
Repita la misma opción para eliminarlos y en el cuadro de diálogo diga que Sí para confirmar:
21.5. Búsqueda y filtraje de datos
En los grupos Ordenar y filtrar y Buscar de la ficha Inicio dispone de opciones interesantes para ayudar a mostrar los datos de las tablas.
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En ordenar y filtrar tiene los botones de ordenación a la izquierda. Se ordenarán por el campo donde se encuentre el cursor pudiendo hacerlo de forma ascendente o descendente. El botón con una goma de borrar es para borrar la ordenación y volver a la ordenación anterior.
En filtro dispone de opciones de filtrado para el campo en el que se encuentre. Cuando haga clic en el botón de filtro, aparecerá un cuadro de diálogo en el título del campo donde tenga el cursor.
En el cuadro se muestran opciones de ordenación y de filtraje:
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Puede insertar opciones de filtraje personalizadas mediante la opción Filtros de texto (Filtros de números en un campo numérico) o seleccionar los registros deseados de la lista proporcionada.
Clique Aceptar para agregar el filtro.
Access le indicará que la tabla esta filtrada por varios elementos.
En la barra de navegación le aparecerá marcada la casilla de filtrado. Pulse en ella para aplicar y quitar el filtro.
La misma opción le aparece en el grupo Ordenar y filtrar donde el botón Alternar filtro aparece marcado. Pulse para activar y desactivar el filtro.
También le aparecerá un dibujo de un filtro en el campo que ha aplicado el filtro para saber en todo momento el campo o campos que ha filtrado.
Para buscar un dato en la tabla pulse sobre la opción Buscar.
Se abrirá una ventana donde aparecerán las opciones de búsqueda donde deberá indicar el texto a buscar, dónde desea buscarlo, la coincidencia necesaria (total, en cualquier parte del campo o al principio) y si desea buscar en toda la tabla, hacia abajo de la celda activa o hacia arriba.
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En la misma ventana tiene la pestaña Reemplazar que le llevará a la opciones de esta herramienta. También podrá acceder a ella a través de la opción Reemplazar del grupo Buscar.
Las opciones son muy parecidas a las mencionadas en buscar con la única diferencia de que dispone del campo Reemplazar, donde deberá indicar el texto por el que remplazará el criterio que indique en el campo Buscar.
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21.6. Totales
La opción de Totales se encuentra en el grupo Registros de la ficha Inicio.
Al activarla aparecerá en la parte inferior de la tabla un nuevo registro que indica Total.
Aquí podrá especificar funciones para los campos. Al situarse encima de uno aparecerá una flecha que al pulsar sobre ella se abrirá un cuadro desplegable.
Para campos numéricos le aparecerán opciones varias como sumar, promedio, cuenta, dato máximo o mínimo, etc.
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Para campos alfanuméricos solo le permitirá la opción de Cuenta con la que contará los registros que contienen datos en ese campo;, si están vacíos, no los contará.
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Recordatorio
lección 21
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- No tiene por qué crear una sola tabla con todos los datos. Sea ordenado y cree las tablas con cierta lógica, cada cosa en su sitio.
- El campo clave es un campo donde no se repetirá ningún registro. Si no está seguro de ello, cree un campo clave autonumérico.
- Asigne las propiedades correctas a cada campo pensando detenidamente la información que irá introduciendo en cada uno de ellos.
- Es muy útil moverse con el teclado; aprenda las teclas importantes para hacerlo.
- Las opciones de Buscar y Reemplazar son las mismas que las de cualquier otro programa de Office.
- Los totales se pueden activar y desactivar y son interesantes para saber en un momento dado un dato necesario.
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