crea una base de datos

7/23/2019 Crea Una Base de Datos

1/47

ORGANIZA LOS DATOS DE TUSCLIENTES-AS Y PROVEEDORES-AS CONAYUDA DE UNA BASE DE DATOS

Tu negocio, bien organizado


2/47

Organiza los datos de tus clientes-as y proveedores-as con ayuda de una base de datos

Elaborado por:Fundacin CTIC

Depsito legal:AS-2154-2005

Copyright: 2005, Fundacin CTIC. Parque Cientfico Tecnolgico, Cabuees, Gijn.

Los diseos grficos, imgenes, fotografas, textos, as como la informacin y en definitiva los elementoscontenidos en el material del curso entregado al alumnado, estn protegidos por la legislacin espaolasobre los derechos de propiedad intelectual e industrial a favor de Fundacin CTIC, si bien el usuario-apodr visualizarlos y utilizarlos para el objeto y finalidad del curso as como para su uso personal, quedandoprohibida su utilizacin con fines comerciales y en consecuencia no estando permitida la reproduccin y/opublicacin, total o parcial, ni su tratamiento informtico, distribucin, difusin, modificacin, transformacino descompilacin, etc., sin el permiso previo y por escrito del titular.

Este material ha sido elaborado por la Fundacin CTIC en el marco de la Red de Telecentros del Principadode Asturias, iniciativa promovida por la Consejera de Economa y Administracin Pblica del Gobierno delPrincipado de Asturias a travs de la Direccin General de Modernizacin y Sistemas de Informacin.


3/47

ndice

A. Objetivos............................................................................................4

B. Contenidos

1. La mejor forma de organizar tu informacin ..............................................52. Representa la informacin con tablas ......................................................73. Y ahora... cmo introduzco los datos?....................................................174. Los formularios: Una ayuda para la insercin de datos.................................195. Si no quieres eternizarte buscando, utiliza las consultas!.............................28

6. Relacinate con otras tablas!. .............................................................377. Formularios con consultas ...................................................................438. Para finalizar, los filtros .....................................................................44

C. Supuesto prctico................................................................................46

D. Enlaces recomendados..........................................................................47

3


4/47

A. Objetivos

4

Al finalizar este curso sers capaz de:

Identificar las ventajas de tener organizados todos los datos de proveedores-as

y clientes-as.

Crear tablas introduciendo los campos que se necesiten.

Introducir datos tanto en una tabla como en un formulario.

Interrelacionar hojas entre s.

Localizar datos a partir de una consulta y/o un filtro.


5/47

1. La mejor forma de organizar tuinformacin

Te interesa tener organizados los datos de tus clientes-as y proveedores-as?

Si es as, con la ayuda de una base de datos ser mucho ms sencillo que almacenarlos

en los archivadores tradicionales en una estantera.

Ten en cuenta que, adems puedes ordenar los mismos datos siguiendo diferentes criterios

y elegir el que te resulte ms til en cada momento. El criterio de ordenacin que elijas

no ser definitivo como ocurre en los A-Z tradicionales.

En este curso podrs comprobarlo.

Como ya sabes, en una empresa, ests continuamente relacionndote con otras entidadesy personas: personal, clientela, empresas proveedoras...

Una base de datos permite almacenar informacin de forma ordenada, pudiendo acceder

a ella y/o modificarla fcilmente.

Es muy fcil, ya vers! Slo tendrs que elegir un criterio de ordenacin y a partir de

ah, podrs visualizar, introducir, listar, cancelar, modificar o buscar los datos que quieras.

El programa obedecer tus rdenes.

Por ejemplo, podras seleccionar el nombre y la direccin de todas las personas de tu

ciudad que hayan gastado ms de 1000 euros en tu empresa durante el presente ao.

5

En esa relacin cotidiana, se generan un montn de papeles

como facturas, contratos de diversos tipos, presupuestos,albaranes de entrega... Todos ellos contienen datos relevantes

para tu trabajo diario, por ello suelen ir acumulndose en tu

mesa verdad?

En fin, hay gran cantidad de datos que necesitas para poder

realizar tu trabajo.

Verdad que sera maravilloso tenerlos bien organizados?Utiliza una Base de Datos!


6/47

6

Las bases de datos tienen una gran utilidad a la hora de almacenar y organizar la

informacin de tu empresa.

El programa ms difundido a escala mundial para estos fines es el Microsoft Access.

Probablemente en tu ordenador ya lo tengas instalado, pues viene incluido en el paquete

Microsoft Office.

Y ahora que ya conoces lo que es una base de datos, veamos cmo representarlos.

1. La mejor forma de organizar tu informacin


7/47


8/47

Las tablas contienen filas y columnas. La interseccin de una fila y una columna se llama

celda.

En la base de datos cada fila se llama registro y cada columna es un campo. As pues,

en el ejemplo de una tabla de clientela, los datos referentes a cada uno de ellos-as estn

en la misma fila (registro), mientras que los datos del mismo tipo (nombre, apellidos,

direccin, etc.) aparecen en la misma columna (campo).

Ahora que ya sabemos un poco ms sobre las bases de datos, veamos cmo crear

una con Access.

Se abre ahora el programa con tres opciones. Como es la primera vez que entramos,

seleccionaremos la opcin "Base de datos de Access en blanco" para crear una nueva base

de datos. Y hacemos clic en "Aceptar".

Ahora debemos darle un nombre a nuestra nueva base de datos. Para ello lo tecleamos

en el campo "Nombre de Archivo" y hacemos clic en "Crear".

8

2. Representa la informacin con tablas

Abrimos la base de datos haciendo doble clic sobre el acceso directosituado en el escritorio. Si no hubiramos creado dicho acceso, la abriramos

pinchando sobre "Inicio", despus en "Todos los programas" y, por ltimo,

en el icono correspondiente.


9/47

9

Una vez creada una base de datos en blanco, debemos empezar a crear los diferentes

objetos que formarn parte de ella.

Comenzaremos por las tablas. Deben cumplir una serie de reglas, vemoslas.

Ten en cuenta que cada tabla debe contener informacin sobre un asunto diferente.

Por ejemplo, en una tabla pueden estar los datos de la clientela de tu empresay, en otra, los pedidos que han realizado. De forma que se puedan eliminar los

datos de un pedido conservando la informacin del cliente-a.

En cualquier tabla los campos deben tener nombres distintos, no puede haber doscampos con el mismo nombre. Es decir, no es posible llamar a un campo apellido

y a otro apellido tambin, aunque tengas dos y sean iguales; como los mos:

Pixlez Pixlez! Lo lgico sera poner slo un campo, al que llamaramos: apellidos,

o si prefieres dos, Primer apellido y Segundo apellido.

Es conveniente que cada tabla posea una clave principal, que puede estar formada

por un campo o por ms de uno. La clave principal identifica de forma nica a

cada registro de la tabla. Por tanto, no puede haber dos registros con la mismaclave.

Si por ejemplo ponemos el campo nmero de cliente como clave, no puede

haber dos clientes-as con ese nmero. Como es lgico, nunca pondremos de claveel campo nombre, pues aunque hay pocas personas que se llamen Pixeln, te

imaginas cuntas Maras pueden aparecer?

Tampoco incluyas campos que no vayas a necesitar o simplemente por rellenar,quiero decir, prescinde de introducir aquellos datos que podrs obtener en campos

derivados o calculados. Por ejemplo, si pones uno con la fecha de nacimiento no

hace falta poner otro con la edad ya que lo podemos calcular restando a la fecha

actual, la de nacimiento.


Por cierto, creo que me estoy haciendo mayor... Y con lo que ha aumentado el volumen

de ventas y las nuevas adquisiciones en estos ltimos aos es imposible recordarlo todo.

Es hora de hacer una Base de Datos con los diferentes modelos de gafas de sol que he

adquirido para mi tienda y todas sus caractersticas. Ha aumentado tanto el volumen de

ventas y los diferentes modelos que ya no puedo recordarlos todos. Si lo hubiese hecho

antes...!


10/47

10

Ten en cuenta que los cambios que desees realizar en tu base de datos debers hacerlosde formas distintas en funcin de que quieras modificar la estructura de las tablas o en

el contenido:

La Vista Diseo, te permite crear y modificar el diseo de la tabla.

Y la Vista Hoja de Datos, empleada para visualizar, agregar, modificar y eliminar

los datos de la tabla.

Para concretar un poco ms, en vista diseo puedes hacer la estructura de la tabla, es

decir definir los campos de los que vas a disponer, si esos campos van a ser numricos,de texto, de fechas... As, por ejemplo, tendramos un campo nombre, otro apellidos,

otro DNI...

En la vista hoja de datos rellenaremos esos campos, en nombre pondramos Pixeln, en

apellidos Pixlez Pixlez, en DNI 32423422.

Mira cmo se crea una tabla para incluir los datos de toda nuestra clientela en vista

diseo.



11/47

11

Hacemos doble clic en "Crear una tabla en vista Diseo".

Tenemos que introducir los campos de la tabla. En primer lugar escribimos el "Nombre

del campo" en la columna correspondiente. Tecleamos "Nombre" y hacemos clic en la

columna correspondiente al "Tipo de datos".

Elegimos ahora el tipo de datos que necesitamos para guardar la informacin. En este

caso, como es un nombre, seleccionaremos la opcin texto, que es un tipo de campo

alfanumrico que almacena hasta 255 caracteres.

Por defecto slo permitir introducir 50 caracteres, si queremos o necesitamos ms,

debemos modificar este nmero en la pestaa "General" de las propiedades del campo.

Lo que veremos ms adelante.

Repetimos el mismo proceso para aadir otros campos, como apellidos, direccin y

telfono. En este ltimo caso el tipo de campo es Numrico ya que slo son necesarios

nmeros.



12/47

12

Disponemos de otros tipos de campos, como son:

Memo: guarda caracteres alfanumricos, de texto y nmeros, para almacenar grancantidad de informacin.

Fecha/hora: ofreciendo diferentes formatos de fecha, incluyendo la hora o no.

Autonumrico: guarda y crea un nmero secuencial nico que incrementa la base de

datos de forma automtica para cada registro nuevo. Slo puede haber un campo de este

tipo en cada tabla.

S/No: campo de tipo lgico que slo puede tomar los valores S o No, verdadero o falso.

Un ejemplo: Servicio a domicilio, en el que los nicos datos lgicos seran s o no. Si

incorporamos este tipo de datos conviene incluir, adems del nombre del campo y del

tipo de datos, una descripcin en la columna correspondiente.

En general, el ttulo del campo proporciona suficiente informacin para identificar los

datos que incluirn, pero puede que alguna vez no sea tan significativo y resulte algo

confuso. Algunos campos si carecen de descripcin nos aportan poca informacin.

Para solucionarlo, incluiremos en la columna correspondiente una descripcin de la

funcin de cada campo.

Ser muy til cuando estemos utilizando la tabla y no recordemos, por ejemplo, si al

crearla, tenamos en mente que el campo "Fecha cliente" se refera a la fecha en la que

el cliente-a contactaba en primer lugar con la empresa o la ltima visita que ste-a

realizaba a nuestras instalaciones.



13/47

13

Una vez definidos los campos debemos guardar el diseo haciendo clic en el icono guardarde la Barra de Herramientas.

Escribimos el nombre de la tabla en la caja "Nombre de la tabla" y hacemos clic en

"Aceptar".

Recibiremos un aviso, puesto que no hemos introducido una clave principal preguntndonos

si deseamos hacerlo. Hay tres opciones:

S: Inserta en la tabla un nuevo campo llamado Id de tipo Autonumrico.

No: Access guarda la tabla sin crear ningn campo clave.

Cancelar: Regresa a la ventana para que podamos aadir nosotros la clave principal

o realicemos otra accin.

Escogemos la opcin "Cancelar" haciendo clic sobre ella y despus introducimos el campo"IdClient" de tipo Autonumrico.

Ahora hacemos clic con el botn secundario del ratn, generalmente el derecho, a la

izquierda del nuevo campo y marcamos la opcin clave principal. O, pinchamos sobre elbotn correspondiente de la barra de herramientas "Diseo de tablas" .

Hacemos clic en el icono "Guardar". Volvemos a darle el nombre a la tabla y hacemos

clic en "Aceptar".

Despus hacemos clic en el botn Cerrar.

En cualquier momento podremos modificar la estructura de la tabla haciendo clic con elbotn derecho sobre ella y seleccionando vista diseo.



14/47

14

Vamos a ver qu significa cada una de ellas, te aseguro que merece la pena tenerlas

presentes.

Repasa estos conceptos una vez hayas introducido informacin en la Base de datos.

Tamao del campo: indica el nmero o tipo de caracteres que pueden introducirse.Por ejemplo, en los campos de texto hace referencia al nmero de caracteres y

en los numricos a su tipo: entero, decimal, etc.

Formato: permite asignar una estructura determinada a los nmeros y las fechas.

Lugares decimales: define cuntos decimales se pueden introducir cuando los

datos son nmeros y monedas.

Mscara de entrada: establece un modelo para los datos a introducir, obligando

a que los datos se introduzcan en el campo en el formato establecido. Por ejemplo:

da, mes y ao (DD/MM/AAAA) para las fechas.

Ttulo: nombre que aparecer en la hoja de datos de la tabla, en los formularios

y en otros sitios para identificar el campo.

Valor predeterminado: dato que la base de datos introducir automticamente.Es recomendable rellenar esta opcin si se considera que el valor de gran parte

de los registros en este campo ser el mismo, lo puedes poner por defecto y as

ahorrars mucho tiempo.


Cada campo posee una serie de propiedades,

es decir, una serie de caractersticas que

se pueden modificar.

Observa la imagen de la derecha, aparecen

una serie de cuadros de texto con diferentes

valores. Estos cuadros son las propiedades.

Si las defines correctamente, insertando

los valores adecuados, todo ser ms fcilen el futuro.


15/47

15

Regla de validacin: introduce una condicin al campo (por ejemplo, que seamayor de 10) y si no se cumple, se muestra un mensaje de error notificando el

incumplimiento; como ste:

Requerido: aplica una condicin con respecto a la introduccin de datos en el

campo, de tal modo que pueda ser obligatorio o dejarse vaco.

Permitir longitud cero: propiedad exclusiva de los campos de texto. Define si loscampos de tipo texto y memo pueden contener una cadena de longitud cero.

Ojo! Un campo de longitud cero y un campo sin rellenar (que es a lo que se

refiere la propiedad requerido), son cosas distintas. Para introducir una cadena

de longitud cero ponemos un espacio en blanco entre dos comillas dobles (" ").

Indexado: crea un ndice con los datos introducidos en dicho campo lo que agilizar

las futuras bsquedas. Permite tres posibilidades: No, S (con duplicados) y S (sin

duplicados) en funcin de que vayamos a permitir la insercin de registros condatos idnticos en este campo.



16/47

16

Es posible que deseemos modificar alguno de los campos que hayamos introducido.

Para eliminar uno, por ejemplo, hacemos clic con el botn secundario del ratn sobre

el campo que deseamos borrar. En el men que aparece pinchamos en "Eliminar Filas".

Si, en cambio, deseas modificar la posicin de un campo, primero tienes que hacer clic

en el recuadro que hay en la parte izquierda del campo, quedando seleccionada todala fila.

Posteriormente arrastramos el campo a la posicin deseada.

Ahora ya sabemos disear una tabla, veamos como introducir datos en ella.



17/47

17

Cuando tengas claro cmo van a ser las tablas que vas a utilizar en tu Base de Datos, el

siguiente paso es llenarlas de contenido.

Puedes introducir los datos en las tablas de varias maneras, las principales son:

a travs de formularios, o

directamente en la tabla con la vista hoja de datos.

La prxima unidad est dedicada a los formularios, veremos entonces cmo introducirlos datos a travs de uno.

Ahora, incluiremos los datos directamente en la tabla.

Para ello hacemos doble clic sobre una tabla en la ventana Base de Datos.

Entonces aparece la tabla en vista "hoja de datos". Para introducir los datos lo nico que

tenemos que hacer es situarnos en la celda en que se quiere introducir el dato y escribirlo.

Recuerda que, en los campos autonumricos, el valor lo asigna esta base de datos de

forma automtica.

3. Y ahora... cmo introduzco

los datos?


18/47

18

Podemos pasar de un campo a otro de dos maneras distintas:

haciendo clic en el campo al que queremos pasar, o

pulsando el tabulador.

Como puedes comprobar, al pasar a otro campo, se asigna automticamente el valor 1

en el Campo IdClient.

Despus seguimos completando el resto de los campos.

Continuamos introduciendo ms registros y comprobamos cmo el valor IdClient aumenta

en cada nuevo registro.

3. Y ahora... cmo introduzco los datos?


19/47

19

En la unidad anterior ya se coment que los formularios servan para introducir y modificar

informacin en la base de datos.

Date cuenta que un formulario sirve para manejar datos, pero los datos no estn en el

formulario, sino en la tabla.

Me explico: el formulario te ayuda a acceder a los datos de la tabla y a introducir otros

nuevos. E incluso, te permite ver todos los datos de un registro en una nica pantalla,

de ese modo se evita, por ejemplo, la posibilidad de mezclar los datos de varios

clientes-as.

Hay distintas formas de crear un formulario. Vamos a crear uno, usando el asistente, para

trabajar con la tabla clientela. Para ello pinchamos en el objeto "Formularios", en la

ventana Base de datos.

4. Los formularios: Una ayuda

para la insercin de datos


20/47

Hacemos ahora doble clic en la opcin "Crear un formulario utilizando el asistente".

Aparece el cuadro de dilogo del asistente. En el desplegable "Tablas/Consultas" (a)

seleccionamos la tabla a la que queremos que acceda el formulario. Como slo hemos

creado una tabla, clientela, y ya est seleccionada, lo dejamos como est.

A continuacin en la lista de "Campos disponibles" (b), hacemos clic en el campo o campos

que deseamos que se visualicen en el formulario. Posteriormente pinchamos sobre el

signo de mayor ">" (c), as aparecer en campos seleccionados.

Si deseamos aadir todos los campos disponibles hacemos clic en el botn doble signo

de mayor ">>" (d).

Si hemos cometido un error, y hemos seleccionado un campo que no necesitamos, paraeliminarlo del formulario slo debemos seleccionarlo (comprobando que tiene un fondo

de color distinto a los restantes campos) y pinchar sobre el signo de menor "


21/47

21

A continuacin hacemos clic en "Siguiente".

Elegimos la distribucin que deseamos que tenga el formulario. En este caso dejamos la

opcin "En columnas" que ya est marcada. Posteriormente veremos otras distribuciones

o tipos de formularios.

Hacemos clic en "Siguiente" para continuar.

Ahora seleccionamos el estilo, en este caso Estndar y volvemos a hacer clic en "Siguiente".

Por ltimo, le damos un nombre al formulario y hacemos clic en "Finalizar".

Ya tienes creado el formulario.

4. Los formularios: Una ayuda para la insercin de datos


22/47

22

El formulario que acabamos de crear es un formulario "En columnas" de modo que cada

pantalla del formulario nos muestra un nico registro y los botones de desplazamiento

con los que nos desplazamos de un registro a otro.

En cambio, un formulario "tabular" nos mostrar un registro en cada fila.

Otra opcin: "hoja de datos" ofrecer varios registros, similar a la vista hoja de datos

de las tablas, con la nica diferencia que nos ensea slo los campos que hemosseleccionado.

Elige la ms adecuada en cada formulario que crees.



23/47

23

Una vez hemos creado el formulario vamos a ver cmo usarlo. Para ello debemos comprobar

que la ventana que vemos corresponde al objeto "Formularios". En esta ocasin ya estamos,

si no fuese as, solo tendramos que hacer clic sobre el botn correspondiente.

Podemos abrir el formulario de dos formas distintas. Seleccionando el formulario (a)y

haciendo clic en "Abrir" (b). O directamente haciendo doble clic sobre el mismo (a).

En la parte inferior del formulario aparecen los botones de desplazamiento para acceder

a los diferentes registros.

Aunque su significado es muy intuitivo, pues son como flechas indicando hacia delante

o hacia atrs, si tienes algn problema puedes pinchar primero en el interrogante situadoen la barra de men, posteriormente en "Qu es esto?" y seguidamente sobre el icono

con el que tengas dudas. Pincharemos encima del que nos interese.

Podemos visualizar los registros que habamos introducido usando la hoja de datos de latabla de la unidad 3 de este curso.


b

a


24/47

24

Como acabamos de ver, si queremos ir al siguiente registro hacemos clic en el icono

correspondiente .

Si queremos aadir un nuevo registro, tenemos 2 opciones, hacer clic sobre el icono

correspondiente o pasar hasta despus del ltimo registro haciendo sucesivamente

clic en el icono correspondiente .

Vamos a crear un nuevo registro. Para ello hacemos clic en el icono correspondiente.

Introducimos los datos y el registro ya est creado. Automticamente se rellena el campo

IdClient (autonmerico).

Para eliminar un registro, primero nos situamos en l, y despus pinchamos sobre el botn

borrar registro, situado en la barra de herramientas.

En la ventana que se abre, hacemos clic en "S".

El registro ha sido eliminado, tanto de la tabla como del formulario.

Una vez que est listo el formulario, si necesitamos introducir ms datos o modificar

alguno de los que ya tenemos, lo haremos en el modo Edicin, que es la forma en quese abre por defecto, y que permite insertar informacin.

En cambio, si lo que queremos es buscar datos y movernos por el formulario, pero sincambiar la informacin que contiene, el modo en el que debemos estar es Desplazamiento.

Para pasar de uno a otro, slo tienes que pulsar la tecla de funcin: F2. Tambin puedes

pasar de modo desplazamiento a edicin, haciendo clic sobre un campo cualquiera.



25/47

25

Para diferenciar un modo de otro, simplemente debes tener en cuenta tu cursor:

En modo desplazamiento encontrars mltiples posibilidades para moverte por el formulario.Tenlo en cuenta, facilita mucho el trabajo.


Flecha a la derecha, abajo, tab o Intro: Lleva al campo siguiente del

mismo registro. Cuando llegue al ltimo campo, accede al primercampo del registro siguiente.

Flecha a la izquierda, arriba o Mays + Tab": Te desplaza al campoanterior del mismo registro. Cuando llegue al primer campo se sita

en el ltimo campo del registro anterior.

Si aparece, ests en Edicin,puedes escribir.

Si no se muestra el cursor y el

campo est seleccionado, ests

en modo Desplazamiento,

puedes visualizar la informacincontenida en el formulario. Y,

tambin puedes modificar el

texto.


26/47

26

Ten en cuenta que el nmero de registro variar en funcin de la realizacin

de filtros (ms adelante veremos qu son), por ejemplo. Por eso, te

recomiendo que utilices otras opciones de bsqueda.

AvPg: Si hay ms campos de los que caben en la pantalla se desplazar

una pantalla hacia abajo, lo que conseguiras tambin moviendo la barrade desplazamiento hacia abajo. De no ser as, avanzar hacia el mismo

campo en el que nos encontremos del siguiente registro.

RePg: Si hay ms campos de los que caben en la pantalla, una pantallahacia arriba, lo que conseguiras tambin moviendo la barra de

desplazamiento hacia arriba. De no ser as, volver hacia el mismo campo

en el que nos encontremos del registro anterior.

Control + AvPg: Lleva al registro siguiente, pero en el mismo campo.

Control + RePg: Va al registro anterior, pero en el mismo campo.

F5: Te posiciona en el cuadro del nmero de registro para que puedas elegir

a cul quieres acceder sin necesidad de pasar por cada uno. No olvidesdespus pulsar Enter.



27/47

27

Cuando estamos en un formulario, pulsando la tecla "tabulador", moveremos el punto deinsercin al siguiente campo segn un orden de tabulacin que Access crea de forma

automtica.

Este orden de tabulacin lo podemos modificar. Para ello abrimos el formulario en vistadiseo.

Ahora hacemos clic con el botn secundario sobre el formulario y luego hacemos clic en

"Orden de tabulacin".

En la ventana que se abre podemos ver el orden de tabulacin actual.

Vamos a modificarlo para poner antes el campo Apellidos que Nombre. Para ello

seleccionamos el campo Apellidos haciendo un clic sobre l y lo arrastramos hasta justo

antes del campo Nombre.

Para finalizar hacemos clic en "Aceptar" y despus en "Guardar".



28/47

28

Cuando tus tablas tengan gran cantidad de registros, buscar un dato concreto ser muy

laborioso.

Imagnate que tienes 600 registros y que quieres buscar un cliente llamado Pixelo.

Con lo que hemos visto sobre esta base de datos, la nica solucin es leer cada registroa registro hasta encontrarlo, menudo trabajo!

Access tiene varias soluciones para ahorrarnos trabajo. Una de ellas, la ms sencilla es

la bsqueda.

Veamos cmo se utiliza.

En primer lugar hacemos doble clic sobre la tabla en la que deseamos buscar.

Debemos situarnos en el campo en el que deseamos buscar. En nuestro caso, vamos a

buscar un Nombre.

Podemos pulsar a la vez la tecla "Control" y la tecla "B" o hacer clic en "Buscar" en

la barra de herramientas "Hoja de datos".

5. Si no quieres eternizartebuscando, utiliza las consultas!


29/47

29

En el campo "Buscar" (a)escribiremos el texto que queremos localizar, en nuestro caso

"Antonio".

En el desplegable "Buscar en" (b), seleccionamos el campo en el que buscaremos, en

nuestro caso el campo es "Nombre". Tambin podemos buscar en toda la tabla seleccionando

"clientela: tabla".

Por ltimo hacemos clic en "Buscar siguiente" (c).

Aparece entonces, el campo que buscbamos, seleccionado.

a c

b

5. Si no quieres eternizarte buscando,utiliza las consultas!

Se abre una nueva ventana.


30/47

30

En el ejemplo que hemos usado ahora, es posible que slo tengamos incluido un cliente

con el nombre Antonio, pero imagnate que buscas a todas las personas que se apelliden

Garca, cada vez que encuentres una persona con ese apellido tendras que anotar sunombre, apellidos, direccin, etc. Y como se trata de un apellido bastante habitual,

tardaras un buen rato.

Sin embargo, utilizando una de las herramientas que posee esta Base de Datos, lasconsultas, obtendrs como resultado una pantalla con todos los registros existentes en

la tabla clientela cuyo apellido sea Garca.

Veamos un poco ms a fondo en que consisten las consultas.

Realizar una consulta consiste en decir al programa qu informacin deseas obtener de

la tabla. Es decir, qu campos de cada registro quieres ver. Por ejemplo, si vas a enviar

a tus clientes-as una felicitacin navidea, necesitars decirle a la Base de Datos que

muestre la informacin de los campos: Nombre, Apellidos y Direccin.

Adems de seleccionar cierta informacin de cada registro, las consultas tambin permiten

filtrar los datos. Es decir, mostrar la informacin de todos los clientes-as que cumplen

ciertas condiciones. En nuestro caso, de quienes viven en Albacete.

Otros ejemplos de consultas podran ser:

Obtener la direccin de todos los proveedores-as que cumplen aos hoy.

Mostrar los datos de todos los clientes-as con compras superiores a 6.000 .

Extraer los clientes-as que no son de Oviedo y han realizado alguna compra enel ltimo ao.



31/47

31

Ten en cuenta que puedes obtener los datos que necesitas para las consultas a travs de

ms de una tabla. Teniendo en cuenta las relaciones existentes entre ellas. Ms adelante,

en la unidad 6, ampliaremos la informacin sobre las relaciones.

Veamos cmo hacer una consulta para obtener los datos que nos permitirn enviar una

felicitacin a todos los clientes-as que se llamen Pixelina.

Para ello hacemos clic en el objeto "Consultas" (a), en la ventana de la base de datos yposteriormente hacemos doble clic en "Crear una consulta en vista diseo" (b).


Para realizar una consulta correctamente debes tener muy claro qu

quieres hacer con ella. Busca la respuesta a estas preguntas y todoresultar ms fcil.

Dnde se encuentra la informacin que quieres consultar?

En qu tablas y en qu campos de las tablas?

Qu datos concretos debes obtener? Qu condiciones han

de cumplir los datos para que te interese verlos?

a

b


32/47

32

Ahora debemos seleccionar la tabla o tablas sobre las que vayamos a hacer la consulta.En nuestro caso es la tabla clientela que, ya est seleccionada, y hacemos clic en "Agregar".

Si quisisemos aadir ms tablas a la consulta lo haramos del mismo modo. Para finalizar

hacemos clic en "Cerrar".

Se abre ahora la ventana "Consulta de seleccin".

La ventana consulta de seleccin tiene dos elementos principales que puedes ver en

la imagen:

Las listas de campos: Est en la

parte superior de la pantalla, y

habr una por cada una de lastablas que se han aadido a la

consulta. En el ejemplo hemos

usado slo una tabla, por este

motivo aparece slo una lista decampos.

La cuadrcula de diseo: Se

corresponde con la mitadinferior. Se utiliza para indicar

los campos que desees incluir en

la consulta y sobre los que se

van a establecer las condicionesde bsqueda.



33/47

33

Podemos comprobar que el campo Nombre ha sido aadido a una columna de la cuadrcula

de diseo. Aadimos ahora el resto de los campos necesarios para enviar la felicitacin:

Apellidos y Direccin.

Tambin podemos colocar los campos en el orden que deseemos, arrastrndolos desde

la lista de campos hasta el lugar elegido.

Una vez puestos los campos necesarios y en el orden que buscamos, tenemos que incluir

las condiciones, en nuestro caso: que se llamen Pixelina.

Como es lgico debemos situarnos en el campo Nombre y pinchamos en la fila correspondiente

a "Criterios".

La instruccin Pixelina, se transforma automticamente en "Pixelina". De este modoestamos indicando a la base de datos que muestre slo aquellos registros cuyo contenido

sea igual a Pixelina.


Veamos ahora cmo aadir campos a la consulta. Para ello, simplemente

tenemos que hacer doble clic en el nombre del campo de la lista de

campos.


34/47

34

Ahora, slo nos queda ejecutar la consulta, para ello, tenemos que hacer clic enejecutar, que est situado en la zona central de la barra de herramientas.

Por ltimo, debemos guardar la consulta. Para ello hacemos clic en "Guardar" en la barra

de herramientas y le damos el nombre que consideremos oportuno.

Tambin podemos mostrar una consulta ordenada segn los valores introducidos en un

campo. En este caso vamos a modificar la consulta anterior y verla por orden alfabticode apellidos.

Si te parece, lo hacemos desde el principio, as le damos un buen repaso al curso.

Hacemos doble clic sobre el acceso directo a la Base de Datos y despus seleccionamos

nuestra base de datos haciendo doble clic sobre ella. A continuacin hacemos clic en

"Consultas" en la ventana base de datos.

Ahora debemos abrir la consulta que antes hemos hecho en vista diseo, haciendo doble

clic sobre ella y luego clic en el botn "Vista diseo".

Se abre la ventana en "Vista diseo". Para que posteriormente nos muestre losclientes-as llamados Pixelina ordenados por apellido debemos hacer clic en el campo

orden del campo "Apellidos", seleccionar ascendente y luego hacer clic en "Ejecutar" para

ver el resultado de la consulta.

De ese modo, los mostrar ordenados de la A a la Z; si, en cambio seleccionamosdescendente aparecern de la Z a la A. Si realizamos esta operacin con un campo

numrico lo ordenar de menor a mayor o de mayor a menor respectivamente.



35/47

35

Se abre el resultado de la consulta, que como podemos ver aparece ordenado por apellidos.

En las consultas, hay una serie de operadores que podemos utilizar para introducir criterios

en los registros que ha de mostrar.

Igual (=), la introduccin de este smbolo antes de un criterio, indica a la base

de datos que deseamos que se muestren slo aquellos registros cuyo contenido

sea exacto al criterio establecido. Por ejemplo, en el caso anterior introduciramos

=Pixelina.

Menor que (), Menor o igual que (=) y

distinto de (), son smbolos matemticos que nos permiten introducir criterios

para la visualizacin de registros. Especialmente cuando los datos del campo alque se refieren son numricos o fechas. Por ejemplo, en una tabla que dispone

de un registro de volumen de compras, puedes hacer una consulta para seleccionar

slo a aquellos clientes-as cuya compra haya sido superior a 1200 porque deseashacerles una oferta especial. Debers introducir >1200.



36/47

36

Tambin puedes combinar dos o ms comparaciones. Para esto, dispones de los

operadores lgicos Y y O. Los utilizars cuando te interese hacer consultas

como las que siguen:

Hay otros operadores que se pueden usar para campos distintos de texto o nmeros.

Ahora que ya conocemos las consultas, veamos como se relacionan las tablas.

- Obtener todos los clientes-as con compras menores de 500 y mayores de

1000 (1000).

- Mostrar los datos de quienes han realizado compras por un valor entre 500

y 1000 (>500 y


37/47

37

Llevamos ya un buen rato hablando de tablas, consultas..., de una base de datos, en

general. Pero... puede que an no le veas la utilidad.

Imagnate que posees una casa rural en la que alquilas habitaciones. Para tomar nota delas estancias de tu clientela usas un papel normal y lo apuntas como en la imagen: Datos

personales, importe de la estancia, fecha de entrada, fecha de salida...

En principio esta forma de proceder parece lgica. Pero si nos fijamos un poco, podemos

observar que algunos de los datos aparecen repetidos (nombre, apellidos y telfono).Observa las filas 1, 4 y 7.

Ahora que ya sabes un poco del funcionamiento de la Base de Datos, puedes pensar en

apuntar los datos de la hoja en una tabla como la que hemos creado, pero an as, surgen

varios problemas:

En primer lugar es probable que resulte pesado tener que volver a introducir

todos los datos de un cliente-a, que ya hemos introducido en otra fila (registro)

de nuestra tabla.

Si lo hacemos de ese modo e introducimos un registro para cada ocasin en que

ese cliente-a hace uso de nuestros servicios nos encontraremos con otro problema

si hay que modificar alguno de sus datos. Imagnate que cambia de vivienda,tendras que volver a poner su direccin en cada uno de los registros en que lo

habas apuntado.

Presta atencin, a continuacin te mostraremos cmo evitarlos.

6. Relacinate con otras tablas!


38/47

38

Como puedes ver, incluir todos los datos en una misma tabla no es la mejor solucin.

Logrars resolver este problema creando dos tablas distintas con esos datos. Una paralos datos personales de cada cliente-a (tabla clientela), y otra con los datos de cada

operacin comercial con cada cliente-a (tabla detalle-client), en este caso, cada vez

que acuden a la casa rural.

Observa en las tablas de la imagen que en ninguna de las dos hay informacin repetida.

Si quieres modificar la direccin de un cliente-a slo tendrs que modificar el registro

de la tabla clientela.

Ahora tienes tu informacin en dos tablas, y... cmo localizars la que necesitas?. El

proceso se complica un poco verdad?

Me explico un poco mejor. Imagnate que quieres saber cul es el nombre del cliente-a

que ms noches seguidas ha estado en tu casa rural para hacerle un regalo. El proceso

que sigue es:

Busca en la tabla Detalle-client, el registro con un mayor nmero de noches.Recuerda que puedes hacerlo con una consulta.

Localiza el Idclient de ese registro que tiene un nmero ms alto de reservas.En nuestro caso el nmero 1.

Con ese dato accedes a la tabla clientela y buscas aqul cuyo cdigo es el 1.

Ese es el cliente-a que buscas.



39/47

39

Por tanto, entre la tabla clientela y la tabla Detalle-

client existe una relacin: los datos incluidos en la

tabla Detall-client se refieren a un registro incluidoen la tabla clientela.

En definitiva, las tablas relacionadas tienen algn

campo en comn por el que se puedan enlazar datosde una y otra. En el ejemplo que acabamos de ver,

el campo en cuestin es Idclient.

Existen varios tipos de relaciones entre tablas.Vemoslo sobre nuestro ejemplo.


Por un lado, tenemos una tabla con datos de clientes-as. En ella hay un registro con cadauno de ellos-as. Y por otro lado, tenemos la tabla Detalle-client, que puede tener varios

registros por cliente-a, es decir una misma persona puede haber venido a nuestra casa

rural una, dos o mil veces.

Del mismo modo, si tienes una tabla con los datos de quienes te proveen de productos

de hostelera, tambin tendras una relacin de uno a muchos. Por cada registro de la

tabla proveed puede haber muchsimos en una de pedidos. Es decir, a una misma

empresa le hemos realizado, por ejemplo, 120 pedidos.

Veamos ahora cmo se crea una relacin en la Base de Datos.

En la ventana Base de datos hacemos clic en el objeto "Tablas"(a).

Podemos ver todas las tablas que tenemos creadas. Ahora hacemos clic en el botn

"Relaciones"(b)de la barra de herramientas. Tambin podramos hacerlo pinchando en

"Herramientas" y posteriormente en "Relaciones".

a

b


40/47

40

Se abre la ventana "Mostrar tabla". Hacemos doble clic sobre las tablas que deseamos

relacionar, en nuestro caso "Clientela" y "Detalle-clientela" y despus hacemos clic en

"Cerrar".

Ahora debemos arrastrar de una tabla a otra el nombre del campo que vamos a usar para

enlazar las tablas; en nuestro caso ser el mismo en ambas tablas: "IdClient".

Aparece la ventana Modificar relaciones.

En dicha ventana activamos las siguientes casillas:

"Exigir integridad referencial" (a)para evitar que eliminemos o modifiquemos datos

relacionados de forma accidental, de tal modo que ser imposible eliminar el registro"Pixelina", en la tabla "Clientela", si existen registros asociados a l en la tabla "Detalle-

clientela".

"Actualizar en cascada los campos relacionados" (b) para conseguir que al cambiar el

cdigo de algn cliente-a, se modifique en todos los registros que existen asociados a lo ella en cada tabla.

Y luego hacemos clic en "Crear".

Y, por ltimo, guardamos la relacin.


a

b

c


41/47

41

Es posible que en alguna ocasin tengas que modificar o incluso borrar alguna relacin.

En la Base de Datos es muy sencillo, basta con hacer clic con el botn secundario del

ratn sobre la lnea que une las dos tablas. Aparecer un men con dos opciones, unapara eliminar y otra para modificar la relacin correspondiente.

Si pinchas sobre eliminar, simplemente preguntar si deseas confirmar la operacin.

Si haces clic en modificar se abrir de nuevo la ventana Modificar relaciones

que ya hemos visto.

Para concluir las consultas veamos qu son los campos calculados.

Recuerda que haba una serie de normas para construir una tabla. Una de ellas aconsejaba

no incluir campos que se pudiesen calcular con los datos existentes en esa o en otra tabla.

El ejemplo que ponamos era no introducir la edad, si habamos incluido la fecha denacimiento.

Ahora, imagnate una tabla para guardar los datos de las compras de tu negocio. Esa tabla

tiene, entre otros, un campo para el precio de cada producto comprado y otro con el

nmero de unidades, del producto, que hemos adquirido.

Con una consulta, puedes calcular el precio total de la compra, slo tienes que multiplicar

el precio de cada producto por el nmero de unidades. El resultado es un campo calculado.

Veamos cmo hacerlo. Partimos de una tabla Compras creada con los campos

Nombre-Client, Precio-Ud, Num-Uds. Ahora que ya sabes crear tablas espero que no te

resulte difcil, si no, repasa las unidades anteriores!



42/47

42

Para crear un campo calculado tenemos que abrir una consulta o, como vamos a hacer

ahora, crear una nueva.

En primer lugar hacemos doble clic en "Crear una consulta en vista Diseo".

Seleccionamos la tabla sobre la que queremos

hacer la consulta y cerramos la ventana

"Mostrar tabla".

Aadimos los campos "IdClient", "Precio-Ud" y "Num-Uds".

Vamos a crear el campo calculado, para ello hacemos clic en la fila "Campo" en la cuartacolumna, que es la primera que tenemos libre.

Haz clic en la fila "Campo", en la primera columna libre.

En primer lugar escribimos el nombre que le damos al campo calculado seguido de dos

puntos ":", por ejemplo "Precio-Compra:".

Luego escribimos, entre corchetes, el primer campo que queremos usar en el clculo,

seguidamente el operador que vayamos a usar (suma, resta, multiplicacin, etc.) y por

ltimo el segundo campo que queremos usar, tambin entre corchetes. Es decir "[PrecioUd]

* [NumUds]".

Podemos observar el resultado, ejecutando la consulta.

Ahora ya sabemos hacer consultas y formularios, pero, an tenemos que ver cmo usarformularios y consultas simultneamente.



43/47

43

Por un lado hemos visto los formularios, recuerdas? Y ahora acabamos de ver las consultas,pues bien, con esta Base de Datos podemos crear un formulario a partir de una consulta,

en vez de una tabla.

El proceso es el mismo que seguimos para realizar un formulario a partir de una tabla,pero esta vez, seleccionaremos una consulta en su lugar.

Veamos cmo se hace.

Pinchamos sobre el objeto "Formularios" y despus hacemos doble clic en "Crear un

formulario utilizando el asistente".

Abrimos el desplegable "Tablas/Consultas" (a)en el que seleccionamos la consulta queutilizaremos para crear el formulario.

Haz clic en Aadir todos los campos ">>" (b).

Tras varias ventanas pinchando sobre el botn "Siguiente", hacemos clic en "Finalizar".

Por ltimo aparece el formulario, listo para usar! Ya hemos visto casi todo, slo nos

quedan los filtros. Vamos a verlos.

7. Formularios con consultas

a

b


44/47

44

Hasta ahora has visto dos formas de localizar registros, las bsquedas y las consultas.

Como has podido observar a lo largo de este curso, las consultas son mucho ms completas

y eficaces que las bsquedas.

Usando las consultas podras filtrar, por ejemplo, si tu empresa es una guardera, losdatos de todos los alumnos-as de dos aos para hacerles una revisin peditrica. Pero

este proceso es un poco pesado, ya que tendras que realizar la consulta, crear el

formulario basado en ella y por ltimo utilizar el formulario. Adems en tu formulario

slo aparecern los datos que cumplen la condicin que hayas especificado en la consultay si quieres obtener otros datos, debers repetir todo el proceso.

Ahora te cuento cmo pueden ayudarte los filtros.

Los filtros son una especie de consultas, pero se crean directamente desde el formulario,

lo que te permitir ahorrar mucho tiempo, y ya sabes... el tiempo es oro! Aunque con

una gran diferencia: no quedan guardados, tenlo en cuenta!

Para crear un filtro en la base de datos de la empresa, la guardera, lo primero es hacer

una tabla para almacenar los datos de todo el alumnado que incluya los campos: nombre,

apellido, edad y tlf-contacto.

Y tambin, confeccionar un formulario incluyendo todos los campos.

Vamos a crear ese filtro.

8. Para finalizar, los filtros


45/47

45

Crear un filtro es muy sencillo, partimos de un formulario basado en la tabla que acabamos

de crear.

Hacemos clic con el botn secundario del ratn en el campo en que deseamos aplicar el

filtro. Por ejemplo "Edad".

Aparece un men. En el campo "Filtrar por" tenemos que escribir la condicin que deseamos

para el filtrado, en nuestro caso "2".

Ahora, en el formulario slo aparecern los nios-as de la guardera que tengan dos aos.

Bien, como has visto, con una base de datos puedes filtrar informacin y quedartesolamente con aquella que cumple las condiciones que necesites en cada momento.

Haz lo mismo con los materiales que adquieras para tu empresa!

Fltralos, y trabaja con aquellos que cumplan criterios ecolgicos, todos-as saldremos

ganando.

Los reconocers fcilmente, pues existen una serie de etiquetas que identifican a estos

productos:

8. Para finalizar, los filtros

Ecolgica de la Unin Europea. Garantiza que el producto

es recogido y reciclado por un Sistema Integrado de Gestin.Informa que la empresa envasadora o fabricante ha pagado

para que el envase de ese producto se recicle y no contamine.

Etiqueta de Producto Reciclable. Identifica los productos

que tienen un reducido impacto sobre el medio ambiente,

desde su fabricacin hasta su eliminacin siguiendo una

serie de criterios ecolgicos.

Punto Verde. Esta etiqueta indica que el producto que la

lleva es reciclable al cien por cien.


46/47

46

Te has dado cuenta de las ventajas que tiene usar bases de datos?

Te propongo ponerlo en prctica. Supongamos que posees un vdeo club.

Crea las tablas que consideres necesarias. Una pista: necesitars, al menos, una

para los datos de la clientela, otra para alquileres y otra para pelculas.

Haz un formulario para que puedas aadir nuevos clientes-as, otro para simular

el alquiler/devolucin de pelculas y uno ms para gestionar esas pelculas.

Se te ocurre alguna consulta? Imagnate que es el da de San Honorato y quieres

mandar una felicitacin a todos los clientes que posean ese nombre, cmo lo

haras?

Por ltimo, haz un filtro para obtener un formulario en el que se muestren todas

las pelculas espaolas cuntos registros aparecen?

C. Supuesto Prctico


47/47

MICROSOFT OFFICEMicrosoft ofrece en esta seccin informacin sobre las diferentes versiones del paqueteOffice.http://www.microsoft.com/spain/office

GRUPOS DE DISCUSIN DE MICROSOFT

En los grupos de discusin de Microsoft podrs realizar cuantas consultas desees as comocompartir la informacin que posees sobre este programa.http://www.microsoft.com/office/community/es-es/default.mspx

TRUCOS PARA OFFICEDesde esta web podrs acceder a numerosos trucos para agilizar tu trabajo con el paqueteOffice en sus diferentes versiones.http://www.microsoft.com/spain/office/trucos/default.mspx

TRUCOS PARA OFFICE 2000

En este enlace podrs encontrar interesantes trucos para trabajar con la versin 2000del Paquete Microsoft Office.http://www.trucosdewindows.com/office2000/ofice.htm

ACTUALIZACIONES ACCESS 2000La realizacin de las actualizaciones necesarias en tus Bases de Datos aumentar elrendimiento y seguridad de tu equipo informtico.http://office.microsoft.com/es-es/officeupdate/CD010225233082.aspx

MANUAL DE MICROSOFT ACCESS V.7.0

La Universidad de Navarra incluye on-line este Manual de Microsoft Access, en su versin7.0. Ten en cuenta que cada versin introduce algunos cambios sobre la anterior.http://www.unav.es/cti/manuales/access97/indice.html

D. Enlaces recomendados
http://www.unav.es/cti/manuales/access97/indice.htmlhttp://office.microsoft.com/es-es/officeupdate/CD010225233082.aspxhttp://www.trucosdewindows.com/office2000/ofice.htmhttp://www.microsoft.com/spain/office/trucos/default.mspxhttp://www.microsoft.com/office/community/es-es/default.mspxhttp://www.microsoft.com/spain/office

crea una base de datos

Documents