Adm. De S. Eliana Marisol Monroy Matallana

Est. Maestría en Tecnología Educativa.

CORRESPONDENCIA Y

DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

Así como la “primera

impresión” habla mucho de

las personas cuando

intentan comunicar algo en

los escritos, la presentación

determina en gran medida su

efectividad.

De ahí la importancia de

que los documentos

cumplan con algunas

características.

CARACTERÍSTICAS PRIMARIAS

Claridad: Busca que el destinario capte

inmediatamente el mensaje.

Orden de las ideas

Oraciones cortas

Presentación Estética

CARACTERÍSTICAS SECUNDARIAS

Vocabulario Apropiado

Datos Exactos

Concisión: Brevedad y

precisión

Integridad: Mensaje Completo.

Cortesía

Positivismo: Ambiente

agradable

Modernismo: Lenguaje actual.

CARTA COMERCIAL

Es una comunicación escrita con

el fin de establecer y mantener

relaciones comerciales entre las

organizaciones.

Es el documento más utilizado

para vender la imagen de una

empresa.

Márgenes: Superior: 4 cm,

Izquierdo 4 cm, derecho 2 cm,

Inferior 3 cm.

PARTES DE LA CARTA COMERCIAL

Membrete: Identificación de la Empresa

Número: Consecutivo del escrito

Fecha: Indica la elaboración de la carta.

Datos del Destinatario: Tratamiento,

nombre, cargo y empresa.

Dirección y ciudad

Asunto: Sintetiza el contenido de la carta.

Saludo

Texto

Despedida.

Datos del Remitente

Líneas especiales: Anexos, Copia,

identificación del transcriptor

ESTILO

Bloque extremo: todos los datos se

escriben partiendo del margen izquierdo.

Estilo Bloque: El número, fecha, asunto,

datos del remitente, parten de la mitad

de la hoja hacia la derecha.

Recuerde que la carta es una

presentación, debe ser impecable y

libre de errores. Debe hacer una

distribución adecuada en el papel.

SOBRE COMERCIAL

Tamaño carta: Por lo general se usa para enviar

correspondencia comercial (sobre aéreo)

Tamaño Oficio: Enviar correspondencia comercial

Sobre de Manila: Se utiliza para el envío de

documentación. Para escribir el sobre es necesario

dividirlo en tres partes iguales:

1. Datos del Remitente

2. Datos del Destinatario

3. Uso del servicio de correo

MEMORANDO

Es una comunicación de

carácter interno, destinada a

transmitir información,

orientaciones, pautas y

recordatorios que agilicen la

gestión empresarial.

PARTES DEL MEMORANDO

Identificación del Documento: MEMORANDO

Número de referencia: Código y número del

documento.

Fecha: Ciudad y fecha

Para: Es el destinatario

De: Nombre y cargo, dependencia y cargo de

quien lo firma.

Asunto: Síntesis del contenido

Texto:

Despedida

Firma

Líneas especiales: Copia, Anexo, Transcriptor

CIRCULAR

Es una comunicación de carácter general o normativo,

utilizada para dar a conocer un mismo contenido a

varios destinatarios.

Identificación del Documento

Fecha: Ciudad y fecha

Destinatario o grupo destino

Asunto: Síntesis del contenido

Texto

Despedida

Remitente

Existe la circular externa que tiene la misma

estructura de la carta comercial

CORREO ELECTRÓNICO

Asunto: escribir el propósito

Saludo

Texto

Despedida

Nombre Completo del remitente

ACTA

Es una comunicación

escrita que resume

fiel y objetivamente

los asuntos tratados

en una reunión, así

como compromisos y

acuerdos a los cuales

se llega

PARTES

Identificación de la empresa

Nombre de la Reunión: Asamblea, Junta, Comité y su

naturaleza. (centrado)

Identificación del Documento: Acta No.

Fecha

Hora

Lugar

Asistentes, Invitados, Ausentes

Orden del día

Desarrollo

Próxima Reunión

Firmas

INFORME

Son el productos de actividades

realizadas en cumplimiento de labores

específicas

Por lo general para realizar un informe

primero se traza un plan

Para facilitar la lectura debe apoyarse en

gráficos, tablas, cuadros, imágenes

PARTES DEL INFORME

Identificación de la empresa

Dependencia

Número o código

Título del Informe

Fecha

Nombre de los responsables

Objetivo

Cuerpo del informe

HOJA DE VIDA

Es la presentación de datos personal y

profesionales en el proceso de búsqueda

de empleo.

Secciones:

Datos Personales

Educación

Publicaciones

Experiencia

Referencias

CONSTANCIA

Es una comunicación que prueba la certeza y

exactitud de un hecho actual. Se elabora en

tamaño carta y con membrete.

Partes:

Numero

Nombre del cargo de la persona que firma precedido

de el o la

La expresión HACE CONSTAR:

Texto

Motivo por el cual se expide

Fecha

Nombre de quien firma

Identificación de transcriptor.

CERTIFICADO

Es un documento escrito en el que se

asegura la verdad de un hecho pasado.

Su diferencia con la constancia radica en

el cambio de la expresión HACER

CONSTAR: por CERTIFICA, y que el

verbo que se va a certificar, debe ir en

pasado. Los demás datos son iguales.

TARJETAS

Es un documento que da imagen

corporativa y profesional

Existen dos grupos: empresariales y

personales.

Presentación: Logotipo, nombre de

empresa, datos de contacto ciudad,

nombre y cargo.

Publicidad: Logotipo, razón social, actividades,

productos o servicios, datos de contacto. Su

presentación debe ser llamativa.

FELICITACIÓN: Son motivadas por hechos

trascendentales. (Grado, cumpleaños, ascenso)

Invitación: Se envían cuando la empresa programa

actos sociales, culturales o reuniones para un número

reducido de personas.

Agradecimiento: Se envían como reconocimiento a

servicios prestados por una persona o entidad.

TARJETAS PERSONALES

Son las que se envían con ocasión de

matrimonios, grados, cumpleaños,

aniversarios, enfermedad, nacimientos,

días clásicos, con el ánimo de estrechar

los lazos de unión familiares o personales.

No existen normas definidas para su

elaboración

CUENTA DE COBRO

La cuenta de cobro que expide un

prestador de servicios, por ejemplo, en

principio no es un soporte fiscal válido, no

obstante, si contiene la totalidad de los

requisitos considerados por la norma para

los documentos equivalentes a la factura,

sí constituye soporte fiscal.

REQUISITOS

Según el artículo 3 del decreto 522 de 2003:

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de

los bienes o servicios;

b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural

beneficiaria del pago o abono;

c) Número que corresponda a un sistema de numeración

consecutiva;

d) Fecha de la operación;

e) Concepto;

f) Valor de la operación;

g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente

en la operación

COTIZACIÓN

Su utiliza cuando se

desea presentar

formalmente una

propuesta a un tercero,

en términos de:

Descripción del servicio o

producto a vender

Tiempos de entrega

Formas de pago

Cantidades a entregar

FACTURA

Una factura es un

documento que

diligenciado debidamente

goza de valor probatorio y

constituye título valor para

su emisor o poseedor

REQUISITOS

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el

servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes

o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d.Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración

consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o

servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Recibo de Caja

Los recibos de caja,

comprobantes de egresos o notas

de contabilidad son válidos como

documento equivalente siempre

que cumplan con los requisitos de

ley.

1. Nombre o razón social y Nit del

vendedor o quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la

transacción.

3. Fecha de la operación.

4. Descripción de los bienes o

servicios.

5. Valor total de la transacción

CONSIGNACIÓN

Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo

o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo

con la cuantía y exigencia del cliente.

comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas

habientes para que lo diligencien al consignar. el original queda en el

banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la

máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa

que consigna.

FORMATO UNICO DE RECAUDO

Referencias

González de Ríos, Beatriz y Otros. Correspondencia Comercial. Bogotá: Norma,

1997

ACTUALICESE. Recibo de Caja. Recuperado de: http://www.gerencie.com/recibos-

de-caja-y-notas-de-contabilidad-son-validos-como-documentos-equivalentes.html

ACTUALICESE. Documento equivalente a Factura. Recuperado de:

http://www.gerencie.com/documento-equivalente-a-la-factura.html