MANEJO DE

CORRESPON

DENCIA

¿ QUE ES LA CORRESPONDENCIA ?

La acción y el efecto de correspondencia o corresponderse reciben el nombre de correspondencia. Corresponder, por otra parte es pagar algo con igualdad o pertenecer . El concepto de correspondencia puede usarse para nombrar a aquello que tiene proporción o relación con otra cosa.

•recepción•clasificación•distribución

LA ORGANIZACIÓN DIARIA DE LA CORRESPONDENCIA

ORGANIZACIÓN DEL CORREO DE ENTRADA.Las fases que comprende la entrada de la correspondencia son:

A la recepción del correo, es costumbre señalar las cartas y documentos con un sello que indica la fecha, al objeto de conocer la verdadera fecha de recepción, independientemente de la que conste en el encabezamiento de la carta.La clasificación de la correspondencia de entrada, que constituye la primera tarea a realizar, puede efectuarse con la siguiente distribución:

• cartas cerradas dirigidas a la atención de superiores o personas determinadas.• Facturas• comunicaciones bancarias (avisos de remesa, descuentos, estado de cuenta, etc.).• Circulares y anuncios publicitarios diversos.• Material impreso (Diarios, revistas y libros).

Esta primera selección permite repartir a los departamentos y secciones que correspondan las cartas con identificación personal, los impresos y el material de publicidad. Con el resto de la correspondencia se procederá con forme a las reglas que se enuncian a continuación:

La lectura atenta debe ser una de las primeras tareas de la jornada. En ocasiones las demoras como se ha dicho, pueden provocar dificultades en negocios pendientes de resolución •Los anexos deben sujetarse a

las cartas con clip u otro sistema.•En el caso que falte la fecha en algunas de las cartas, se puede indicar, en un pequeño recuadro sobre el borde superior derecho, la que registre en matasellos del correo.

EL TOTAL DE LA DOCUMENTACIÓN SE CLASIFICARA EN TRES GRUPOS:

asuntos que requieren la atención del jefe

-si faltara algún anexo en algunas de las cartas deberá hacerse constar esta circunstancia

acompañando el texto con una pequeña nota.

Asuntos que requieren la atención de otros superiores o empleados.

Asuntos que la secretaria debe atender personalmente.

PROCESO MECÁNICO DEL CORREO DE SALIDA

Las cartas que se han de remitir al exterior exigen la realización de una serie de tareas puntuales, que se enumeran a continuación:

firma y antefirma de los documentos por el superior a quien corresponda

Preparación e inclusión de los diversos anexos. Reunión de todo el correo y elaboración de los

sobres. Despacho de la correspondencia.

La firma del jefe constituye el final del proceso de elaboración de una carta. Después de obtenida la misma (en el original), la secretaria transcribirá a las copias las correcciones introducidas, si las hubiere, y precederá al archivo de estas. Cuando la correspondencia a tratar es cuantiosa conviene utilizar maquinas plegadoras, cerradoras de sobres, y flanqueadoras. Las ventajas que ofrecen estos equipos son fácilmente traducidas a cifras:Una maquina automática para cerrar sobres puede engomar y sellar hasta veinte mil en una hora.

SERVICIO DE MENSAJERÍA

En ciertos casos, cuando se quiere garantizar una distribución rápida y segura de la correspondencia u otra clase de material, se puede recurrir a los servicios de mensajería. Estos realizan entregas a domicilio con certificado de acuse de recibido y carga asegurada. Las empresas, suelen servirse de este medio para las comunicaciones con sucursales, filiales y colaboradores sentados en lugares no demasiado distantes.

ENVÍO DE TELEGRAMAS

La posibilidad de transmitir gráficamente una comunicación con rapidez ya larga distancia hace del telegrama un auxiliar indispensable en la gestión diaria de la empresa. Puesto que se trata de un sistema relativamente costoso, el telegrama se acostumbra a emplear para ciertas necesidades particulares que no pueden ser cubiertas satisfactoriamente mediante el teléfono.

Según el medio de transmisión empleado, se distinguen los siguientes tipos de telegramas:

MODALIDADES DE TELEGRAMAS

• Colacionados: Con el objeto de reforzar la garantía de exactitud del texto, en esta clase de telegrama s la transmisión del mensaje se realiza dos veces, siendo la tarifa mas elevada (Indicación TC)

• Con acuse de recibo. Permite al remitente constan con plena seguridad de que el telegrama ha sido recibido por el destinario. El acuse de recibo puede ser de dos tipos diferentes: el telegráfico, cuya tarifa es la de un telegrama ordinario mas la correspondiente a otro que tuviese media docena de palabras (indicación tasada TC), y el postal.

telegrama normal, es decir, el que se transmite por telégrafo.

Cablegrama, transmitido por cable submarino.

Radiograma, transmitido a trabase de una estación de radio conectada con la red telegráfica.

• Con respuesta pagada. El destinario tiene derecho a enviar inmediatamente una respuesta cuyo número de palabras estar de acuerdo con la indicación remitente.

• Periodísticos. Todas las empresas propietarias de periódicos, estaciones de radios y agencias de noticias tienen derecho al empleo de este servicio con tarifa reducida, siempre que los mensajes sean textos destinados a la prensa o relacionados con ella.• Con seguimiento. Esta modalidad sirve para que el telegrama sea reexpedido sucesivamente hasta dar con el destinario. El remitente paga la tarifa correspondiente a la primera expedición. El puesto que entrega el telegrama comunica al de transmisión la fecha y hora de entrega y el importe total de las reexpediciones que el usuario tendrá que pagar. Si es el destinatario quien solicita el reenvío, debe pagar la tasa e identificarse previamente. La indicación utilizada es FS

• Urgentes. Mediante el pago de una sobretasa, con la indicación urgente, se obtiene prioridad en la transmisión, lo cual compensa generalmente el dispendio de la sobretasa.

• De tarifa reducida. La sobrecarga diurna de las líneas y la reducción del tráfico durante el horario vespertino determinaron a las empresas telegráficas a promover la transmisión nocturna mediante la aplicación de una tasa reducida. Los telegramas pueden depositarse a cualquier hora, pero se envían por la noche para ser recibidos en la madrugada siguiente.

• Múltiples. Los mensajes se envían a varios destinatarios a la vez o bien a uno solo pero a diversas direcciones alternativas situadas en una misma localidad o circunspección telegráfica. La indicación que debe incluir el remitente es TM (telegramas múltiples) seguida por la cifra de destinario o de domicilios, que en ningún caso puede ser superior a diez.

UN SELLO POSTAL O ESTAMPILLA

Es un comprobante del pago previo de los envíos efectuados por correo en forma de etiqueta, generalmente engomada, o directamente impreso. El sello tipo es un pequeño papel rectangular que se pega en un sobre y que indica que la persona que realiza el envío pagó el servicio.El arte correo utiliza a menudo este medio y este formato para su difusión creando falsos sellos postales de todo tipo.

Están surgiendo unos nuevos sellos (desde finales de la década de 1960). Los sellos de valor variable o ATMs son aquellos impresos y distribuidos a través de máquinas. Éstas imprimen el valor de franqueo deseado por el usuario en un papel especial y el sello o estampilla resultante puede ser empleado para franqueo como un sello "tradicional".