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2014 CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN CORPAC S.A.

Elaborado por: Área de Organización y Métodos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN CORPAC S.A.

CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A.

Manual de Normas y Procedimientos del Trámite Documentario en CORPAC S.A.

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Código:OM-MNP-04 -2014 Mayo 2014

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Área de Organización y Métodos

PRESENTACIÓN

El Manual de Normas y Procedimientos del Trámite Documentario en CORPAC S.A.,

es un documento normativo que establece la normatividad y describe los procedimientos

adecuados para una correcta gestión documental garantizando una mejor atención y

seguimiento de los documentos que se generan en la sede central y en las sedes

aeroportuarias en CORPAC S.A.. En tal sentido debe constituirse en una fuente de

permanente consulta para todos los órganos y unidades orgánicas que conforman la

Corporación.

El presente documento ha sido formulado por el Área de Organización y Métodos en

coordinación con el Área de Coordinación General.

Considerando que toda organización es dinámica y flexible, este Manual estará sujeto a

permanente actualización como consecuencia de evaluaciones que impliquen su

modificación.


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Í N D I C E

Págs.

I. OBJETIVO 05 II. FINALIDAD 05

III. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA 05 IV. ALCANCE 05 V. VIGENCIA 05

VI. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS 05 VII. DISPOSICIONES GENERALES 07

VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 08 IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 13 X. DISPOSICIONES FINALES 13

XI. ANEXOS 14 Anexo 01: Procedimiento y flujograma para el ingreso y salida de documentos en la sede central 15

Anexo 02: Procedimiento y flujograma para el ingreso de documentos en las sedes aeroportuarias 18

Anexo 03: Procedimiento y flujograma para la salida de documentos en las sedes aeroportuarias 21

Anexo 04: Formato “Constancia de Desglose” 24


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I. OBJETIVO

Establecer la normatividad y procedimientos del trámite documentario para la recepción, registro, distribución, foliación, seguimiento y control de la documentación interna y externa en CORPAC S.A.

II. FINALIDAD

Brindar información al usuario interno y externo sobre los trámites administrativos que

deseen iniciar o que tengan iniciados de forma adecuada y oportuna. Garantizar un mejor control y seguimiento de la recepción y envío de documentos a

través del adecuado uso del Sistema de Trámite Documentario.

III. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA Las normas legales y/o administrativas que sustentan el presente documento son las siguientes: Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N°27806- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y sus

modificatorias. Decreto Supremo N° 070-2013-PCM- Reglamento de la Ley de Transparencia y

Acceso a la Información Pública. Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental, Decreto Ley

N° 19414 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 022-75-ED. Directiva “Uso del Sistema de Trámite Documentario Web de CORPAC S.A.”

aprobado con Memorando GG.525-2009-M del 30/06/2006. Reglamento de aplicación de sanciones administrativas por infracciones en contra del

patrimonio documental archivístico y cultura de la nación, Resolución Jefatural N° 076-2008-AGN-J.

Manual de Organización y Funciones del Área de Coordinación General.

IV. ALCANCE El presente Manual será de cumplimiento para todos los Órganos y Unidades Orgánicas de CORPAC S.A.

V. VIGENCIA El presente documento entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por la Gerencia General.

VI. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Para efectos del presente Manual, considérese las siguientes definiciones:

Contraseña

Palabra clave requerida para ingresar al Sistema de Trámite Documentario Web.

Documento Toda información en forma impresa o digital, que puede ser numerada o no y pertenece a un determinado tipo (memorando, informe, fax, etc.) y tema (solicitudes, compra de bienes, etc.); tiene fecha de elaboración, remitente y destinatario, pudiendo ser de carácter confidencial o no. Asimismo, puede ser de procedencia externa o interna dependiendo del lugar donde haya sido generado.

Desglose de Documentos Acción por el cual se desglosa o retira del expediente original un documento y en su lugar se deja una copia del mismo, adjuntando la constancia de desglose.


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Distribución de Documentos

Acción de entregar un documento original y/o copias; y sus anexos a los destinatarios.

Equipo de Trámite Documentario Unidad Orgánica donde labora el personal responsable de los procesos de trámite documentario internos y externos de la Corporación.

Expediente Conjunto de documentos debidamente foliados y relacionados a un asunto que se tramitan en cualquiera de los órganos y unidades orgánicas de CORPAC S.A.

Foliación Acción de numerar en estricto orden cronológico cada una de las páginas (folios) del documento o expediente recibido que contenga información, no debiendo foliarse las hojas en blanco, ni las copias de documentos ya foliados.

Hoja de Ruta Documento electrónico que se genera a través del STD y el cual consigna la información del trámite administrativo que permite el seguimiento del mismo hasta su finalización.

Mesa de Partes Comprende el área de recepción documental a cargo del Equipo de Trámite Documentario ubicada en la zona sur de la sede central. Para el caso de las sedes aeroportuarias, las oficinas administrativas actuarán como mesa de partes.

Notificación Acto administrativo a cargo del órgano y/o unidad orgánica que emite el acto a notificar. Las notificaciones se llevarán a cabo de acuerdo a las formalidades establecidas por la Ley N° 27444 y sus modificatorias.

Operador del Sistema Usuario habilitado del Equipo de Trámite Documentario para registrar e interactuar con el STD, debiendo para ello poseer un nombre de usuario y una contraseña, con los cuales podrá ingresar documentos externos e internos para su distribución, seguimiento y control respectivo.

Registro Acción de anotar con un número en el Sistema de Trámite Documentario (STD), examinando detenidamente el documento recibido, a fin de consignar correctamente el ingreso oficial del documento.

Responsable del Sistema de Trámite Documentario Usuario habilitado de cada órgano y/o unidad orgánica para interactuar con el STD, debiendo para ello poseer un nombre de usuario y una contraseña, con los cuales pueden ingresar documentos en el sistema, efectuar consultas, obtener reportes así como registrar en el sistema los movimientos del expediente.

Trámite Proceso de dar atención a una solicitud escrita, mediante el pase de un órgano a otro por las causales preestablecidas.

Usuarios Externos Público en general que presentan e ingresan documentos externos de instituciones públicas o privadas a CORPAC S.A.


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Seguimiento:

Consiste en realizar el control de las etapas de un trámite y su estado, utilizando el Sistema de Trámite Documentario (STD).

STD: Sistema de Trámite Documentario Web. Sistema que asigna automáticamente a todos los documentos que ingresan a la Corporación, un número, fecha y hora de recepción, los cuales no podrán ser modificados por ningún órgano y/o unidad orgánica de CORPAC S.A.

VII. DISPOSICIONES GENERALES

7.1 El Área de Coordinación General es la responsable de supervisar y evaluar el

estricto cumplimiento del presente Manual y de gestionar el correcto funcionamiento del Sistema de Trámite Documentario Web de CORPAC S.A.

7.2 El Equipo de Trámite Documentario a través de Mesa de Partes, será el único

medio oficial y de identificación de la documentación que ingresa a CORPAC S.A, clasificándola, registrándola y distribuyéndola a los órganos y unidades orgánicas correspondientes.

7.3 Todo documento antes de su ingreso deberá cumplir con los lineamientos de trámite

respectivos de lo contrario no podrá ser recibido por Mesa de Partes quien a su vez verificará que cada documento antes de su distribución cumpla con los requisitos y procedimientos establecidos para su trámite.

7.4 Todo documento recibido en Mesa de Partes deberá ser registrado a través del

Sistema de Trámite Documentario Web (STD) que proporcionará una numeración correlativa e invariable a los documentos. La numeración deberá conservarse durante todo el tiempo que dure el procedimiento.

7.5 El Equipo de Trámite Documentario a través de la Mesa de Partes, sólo recibirá los

documentos que estén debidamente foliados; aquellos documentos que no cumplan con esta disposición serán devueltos a los órganos y/o unidades orgánicas.

7.6 Mesa de Partes realizará la distribución de los documentos ingresados el mismo día

de su recepción y registro.

7.7 La documentación a ser remitida fuera de la empresa deberá estar en sobre cerrado; los órganos y unidades orgánicas serán responsables de los datos que consignen en la parte externa del sobre. La documentación que se entregue para despacho externo después de las 9:00 a.m. será repartida al día siguiente.

7.8 La documentación a ser remitida a las sedes aeroportuarias se realizará en la

oportunidad que establezca, por documento escrito, el Área de Coordinación General.

7.9 Las Sedes Aeroportuarias tienen la obligación de enviar su documentación a la

Sede Central a través de un Courier. En los casos que una persona sea designada para entregar documentos de alguna Sede Aeroportuaria lo hará bajo la responsabilidad de la misma sede aeroportuaria.

7.10 Toda documentación que Mesa de Partes distribuya a las Sedes Aeroportuarias se

realizará a través de un Courier adjuntando necesariamente en cada paquete un informe con la documentación que está siendo enviada a cada sede por temas de control y seguridad.


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7.11 El Área de Coordinación General deberá asegurar que el personal asignado en

Mesa de Partes para la atención y distribución de los documentos tanto para la Sede Central como para las Sedes Aeroportuarias, tengan los conocimientos básicos necesarios para la función encargada.

7.12 Los documentos recibidos que por su naturaleza y contenido se clasifiquen como

Reservado, en los que conste la indicación de Confidencial o Reservado son inviolables, debiendo ser remitidos, con hoja de ruta, al destinatario en las condiciones de seguridad en que son recibidos.

7.13 Es responsabilidad de cada órgano y/o unidad orgánica que tiene en trámite o en

custodia el documento y/o expediente, conservar la integridad e intangibilidad del material de los actuados, los registros y archivos sin variación de la foliación.

7.14 Los pedidos de desglose de documentos deberán ser atendidos bajo

responsabilidad por el órgano y/o unidad orgánica que se pronuncia sobre el procedimiento principal.

7.15 Los actos administrativos que se remitan físicamente a Mesa de Partes para su

notificación, serán enviados a su vez por el Sistema de Trámite Documentario, debidamente referenciados al expediente o documento que los origina. La notificación se efectuará dentro de los cinco días siguientes de recibido el documento.

7.16 El seguimiento de toda la documentación sea de origen externo o interno, se

realizará únicamente a través del Sistema de Trámite Documentario Web de CORPAC S.A., con lo cual el operador podrá verificar, controlar y prever su atención correspondiente.

VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

8.1 Del Ingreso, Recepción y Registro de Documentos

El horario de atención para el ingreso y recepción de los documentos por Mesa

de Partes será de 8:30 a.m. hasta las 4:30p.m, garantizando la recepción correlativa y registro respectivo. Para el caso de las sedes aeroportuarias, las oficinas administrativas actuarán como de mesa de partes.

Mesa de Partes antes del ingreso del documento verificará el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el numeral 8.2 del presente manual.

Una vez ingresado el documento se realiza el registro en el STD, se procede a

su clasificación y foliación, determinando la dependencia o autoridad a la que se remitirá el documento.

En el supuesto caso que se presenten documentos con defectos u omisiones, el operador del sistema, deberá ingresar dicho documento, pero con la salvedad de consignarlo como incompleto, anotando las observaciones puntuales del caso en el documento y copia del cargo. En caso corresponda, se otorgará un plazo de subsanación de acuerdo al dispositivo legal que resulte aplicable.

El manejo de la documentación que se ingrese y derive estará sujeta a la supervisión del Equipo de Trámite Documentario y según el Artículo 117° de la Ley 27444- Ley del Procedimiento Administrativo General.


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8.2 De los Requisitos mínimos para la tramitación de un documento

Toda documentación deberá contar con los siguientes requisitos mínimos para su tramitación:

Asunto y Fecha del documento Lugar desde donde se envía el documento Firma y sello del Gerente o Jefe del órgano o unidad orgánica. Anexos adjuntos completos Número de expediente Hojas foliadas

8.3 De la Distribución de los Documentos

Los documentos deberán ser distribuidos con la hoja de ruta de envío general en

el día por Mesa de Parte a los órganos y unidades orgánicas competentes, teniendo como únicas excepciones los casos en que se requiera su transporte a otros locales o cuando sean presentados dentro de las dos últimas horas del horario de atención de las mismas.

Los documentos internos que se generen en los órganos y/o unidades orgánicas,

deberán ser registrados necesariamente en el STD bajo responsabilidad. La derivación y distribución de toda documentación interna se realizará únicamente a través del sistema de manera obligatoria. Los documentos que guarden relación con un expediente serán anexados a éste para su tramitación y será derivada al órgano y/o unidad orgánica donde se encuentre el expediente.

En el caso de documentos de carácter urgente, el operador del sistema deberá consignar un sello de “URGENTE” y coordinar que su remisión sea en el día.

Tales documentos, son recibidos por el responsable del STD del órgano y/o

unidad orgánica usuaria, quien deberá constatar que la hoja de ruta de envío general esté correctamente llenada para su sello y firma correspondiente.

Una vez recibido por el órgano y/o unidad orgánica, el responsable del STD

procede a elevarlo al funcionario competente.

8.4 De la Foliación Mesa de Partes iniciará la foliación del expediente, con el primer escrito que

ingrese; el operador del sistema será el responsable de iniciar la foliación a los escritos ingresados que forman parte de un expediente.

Para uniformizar la foliación, se deberá utilizar un sello estandarizado, en la parte

superior derecha de la cara recta de cada folio en el mismo sentido del texto del documento.

Una vez remitido el expediente al órgano y/o unidad orgánica competente para

su atención, el responsable del STD deberá continuar con la foliación del mismo, según los folios que anexen, colocándole de igual manera un sello en cada uno de los folios incorporados.

Para foliar un documento que forma parte de un expediente, se deberá

considerar como folio lo establecido en el ítem 7.1.5 del Capítulo VII- Disposiciones Específicas del Instructivo de Trabajo “Foliación de documentos archivísticos en CORPAC S.A.”


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La documentación que se crea en cada órgano y/o unidad orgánica como parte

de procedimiento o gestión (Ejm: Informes Técnicos, Legales, Resoluciones; así como documentos externos o internos) también deberá foliarse.

La foliación de planos tendrá un trato especial, con ellos se apertura el tomo que

corresponda, de manera que el mismo esté conformado únicamente por planos, sin documentación administrativa. De continuar presentándose documentación administrativa, se procederá a la apertura de un nuevo tomo, a fin de llevar una organización que facilite su evaluación técnica.

La documentación presentada por duplicado (Ejemplo: facturas y/o recibos),

deberá considerarse sólo uno de ellos, como un folio.

Las unidades documentales, como es el caso de los expedientes, no deberán exceder de doscientos folios, siempre y cuando el volumen documental lo permita, en caso contrario, podrá dividirse en función de la cantidad de folios, pero siempre formando un solo texto, por lo que aperturará un nuevo tomo del expediente cada vez que supere 200 folios o así se requiera.

Los documentos que no deberán considerarse para ser foliados están

establecidos en el ítem 7.1.9 del Capítulo VII- Disposiciones Específicas del Instructivo de Trabajo “Foliación de documentos archivísticos en CORPAC S.A.”

8.5 De las Notificaciones

El órgano y/o unidad orgánica que remite la documentación, será responsable de

precisar correctamente el nombre y la dirección del usuario a quien va a ser dirigida la notificación o comunicación.

Los operadores del sistema de Mesa de Partes, deberán revisar y solicitar que la dirección consignada para las notificaciones se encuentre localizada en el ámbito de la provincia de Lima, de lo contrario el administrado deberá consignar, obligatoriamente, una cuenta de correo electrónico, debiendo autorizar se le notifique a través de dicho correo (Artículo 20° de la ley N° 27444).

El órgano y/o unidad orgánica que remite la documentación, deberá indicar bajo

responsabilidad, si es URGENTE realizar la notificación (con el sello correspondiente), a fin de efectuarla dentro de las 24 horas de recibida por Mesa de Partes.

Los cargos de notificación estarán sujetos a la devolución que efectúe el servicio

de mensajería en el caso que corresponda.

En el caso de consignar una casilla de notificaciones del Colegio de Abogados de Lima, las notificaciones se entenderán hechas el día anterior hábil a la que se consigna en el sello de recepción de dicha entidad, por cuanto de acuerdo al Reglamento de Notificaciones Judiciales del Colegio de Abogados de Lima, dicha entidad consigna como fecha de recepción el día siguiente de su recepción real, debiéndose de considerar que los administrados deberán sujetarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Procedimiento Administrativo General, las misma que son recogidas en el presente Manual.


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8.6 De la recepción y atención de documentos de las Sedes Aeroportuarias

El ingreso de documentos de las Sedes Aeroportuarias a la Sede Central, sólo

se efectuará a través de Mesa de Partes quien clasificará, registrará y distribuirá los documentos a los órganos y unidades orgánicas con las hojas de cargo respectivas.

Los órganos y unidades orgánicas que remitan documentación a Mesa de Partes

para ser enviada a las Sedes Aeroportuarias deberán hacerlo considerando los lineamientos de trámite respectivos señalados en el numeral 8.2 del presente documento. Mesa de partes verificará que cada documento antes de su envío a la Sede Aeroportuaria correspondiente, cumpla con los requisitos y procedimientos establecidos para su trámite.

El operador del STD, deberá ingresar al sistema de seguimiento de envío de la

empresa de correo o Courier designada, digitando el n° de orden del servicio para verificar la entrega de la documentación a la Sede Aeroportuaria.

La documentación de las Sedes Aeroportuarias que ingrese a través del Courier

por Mesa de Partes deberá ser recibida en sobre cerrado y registrada en el sistema de trámite documentario ingresando el número de expediente y correlativo correspondiente garantizando un seguimiento y control de la situación de citados documentos.

8.7 Del Operador del Sistema en Mesa de Partes Mesa de Partes deberá contar con personal capacitado y con experiencia en el

manejo del proceso de trámite documentario con conocimiento de las normas legales vigentes y normas administrativas pertinentes. Asimismo deberá estar familiarizado con el buen trato al público y tener conocimiento en digitación.

Los operarios asignados al uso y manejo del Sistema de Trámite Documentario

deberán ser capacitados permanentemente cuando se requiera y sea necesario.

8.8 Del Responsable del uso de STD en los órganos y/o unidades orgánicas Todas los órganos y/o unidades orgánicas, deberán designar mediante

documento al responsable del uso del Sistema de Trámite Documentario, los cuales tendrán a su cargo la recepción de los documentos y deberán efectuar el descargo del flujo documental en el sistema, dentro de las 24 horas de recibida la documentación.

El responsable del sistema, debe leer detenidamente el asunto o tema del

documento, a fin de determinar si dicho documento ya existe, para no asignarle un número de expediente a documentos que ya cuentan con la respectiva numeración.

8.9 De la Intangibilidad de los Expedientes y Documentos

Los pedidos de desglose de documentos sólo se efectuarán a solicitud del

usuario, emitiéndose la Constancia de Desglose (Ver Anexo 4), que se anexará y foliará en el expediente, la misma que será suscrita por dicho funcionario y quien solicita la documentación o quien actúa en su representación, debiendo adjuntarse poder simple, en este último caso (Artículo 153° de la Ley 27444). Asimismo, deberá dejarse copia autenticada de la documentación, en su lugar, con la foliación que le correspondía.


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No será factible el desglosamiento:

a) Cuando el documento o los documentos solicitados sean indispensables o de

gran importancia para el trámite posterior del expediente u acto administrativo, podrá solicitar copia certificada de los mismos.

b) Cuando el documento o expediente tenga una calificación de reservado o que comprometa la gestión institucional, administrativa e inclusive las que traten asuntos de estado y que tengan que ver con los intereses de la Nación; en este caso se otorgará copia autenticada del mismo.

Si un expediente o documento se extravía tiene la obligación bajo

responsabilidad de reconstruir el mismo, independientemente de la solicitud del interesado, para lo cual el órgano y/o la unidad orgánica que detecte el extravío comunicará el hecho al Equipo de Trámite Documentario, solicitándole que proceda al trámite de reconstrucción de conformidad al numeral 153.4 del artículo 153° de la Ley 27444- Ley del Procedimiento Administrativo General.

Si en el transcurso de la tramitación el expediente apareciera, será reemplazado

por el reconstruido y de ser pertinente se complementará con la documentación que sí obra en el expediente hallado.

8.10 Del Sistema de Trámite Documentario Web (STD)

El Sistema de Trámite Documentario permitirá efectuar el seguimiento de los

documentos ingresados y remitidos al operador y al responsable del sistema, con lo cual podrá verificar y prever su atención correspondiente.

Para ingresar al STD el operador y responsable del sistema deberá contar con

un usuario y contraseña asignadas por la Gerencia de Tecnología de la Información, de lo contrario no podrá ingresar ni hacer uso del sistema.

El sistema es el único que asigna a todos los documentos que ingresan a la

Corporación: un número, fecha y hora de recepción, los cuales no podrán ser modificados por ningún órgano ni unidad orgánica de CORPAC S.A.

Para el caso de documentos múltiples como circulares o documentos con copias a otros destinatarios, el sistema permitirá hacer copias del documento con los movimientos previos, siendo el remitente el destinatario del último movimiento del documento.

El sistema establece una prioridad de atención determinada por el número de días que se le otorga al destinatario asignado para que atienda el documento.

Ese número de días asignados, genera alertar gráficas que le indican al operador

del sistema, el avance del tiempo límite para responder el documento, el cual deberá tener en cuenta para tomar las acciones pertinentes con el destinatario.

La Gerencia de Tecnología de la Información tiene la responsabilidad de brindar

el soporte técnico y mantenimiento al Sistema de Trámite Documentario Web (STD) a fin de garantizar su óptimo funcionamiento.

La Gerencia de Tecnología de la Información deberá brindar las medidas de seguridad correspondiente que permitan al operador y al responsable del sistema un adecuado uso y acceso a sus módulos.


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El uso y acceso a los módulos del STD se tratarán a través del manual de

usuario elaborado por la Gerencia de Tecnología de la Información.

La Gerencia de Tecnología de la Información capacitará a todos los operarios y responsables de Sistema de Trámite Documentario en el uso del sistema además de realizar charlas de actualización cuando se requieran.

Lo concerniente a la recepción, registro y distribución de los documentos que se ingresan y se despachan a través del STD se encuentra regulado en la Directiva “Uso del Sistema de Trámite Documentario Web de CORPAC S.A. “

IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

9.1 El Área de Coordinación General y la Gerencia de Tecnología de la Información

coordinarán con la Gerencia Central de Administración y Finanzas, la implementación y puesta en marcha del sistema en todas las sedes aeroportuarias.

9.2 Los responsables del STD que se encuentran en los diferentes órganos y/o unidades orgánicas usuarias, deben asistir obligatoriamente a las charlas de actualización del sistema que organice la Gerencia de Tecnología de Información, bajo responsabilidad del jefe inmediato superior.

9.3 Queda prohibido el uso por parte de los órganos y/o unidades orgánicas de CORPAC S.A de cualquier sistema paralelo, bajo responsabilidad.

X. DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA El presente Manual será de obligatorio cumplimiento por todo el personal de CORPAC S.A. SEGUNDA El Área de Organización y Métodos se encargará de la actualización del presente documento a solicitud y en coordinación con el Área de Coordinación General. TERCERA El Área de Organización y Métodos queda encargada de la difusión mediante el buzón de correo informativo corporativo del presente documento, así como realizar las gestiones para su publicación a través de la intranet y la información de transparencia del Portal Web de CORPAC S.A. de acuerdo a los “Lineamientos de Transparencia en la Gestión de las empresas bajo el ámbito de FONAFE”. CUARTA El Órgano de Control Institucional verificará y cautelará el estricto cumplimiento del presente documento, debiendo informar las inobservancias a las gerencias y áreas pertinentes. QUINTA En caso de vacío o deficiencia del presente Manual será de aplicación la normativa legal señalada en el numeral III de la misma y/o dispositivos legales aplicables. SEXTA Quedan sin efecto las disposiciones administrativas que se opongan o contravengan a lo dispuesto en el presente Manual.


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XI. ANEXOS


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ANEXO 01 Procedimiento y flujograma para el ingreso de documentos externos e

internos en la sede central


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PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO Y SALIDA DE DOCUMENTOS EN LA SEDE CENTRAL

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES USUARIO EXTERNO

1. Se identifica en el puesto de seguridad solicitando su ingreso a Mesa de Partes para la entrega y registro de documentos.

2. Presenta a Mesa de Partes los documentos correspondientes para su tramitación, en el horario de atención de 8:30 a.m. a 4:30 p.m.

MESA DE PARTES

3. Recibe documentación y verifica que cumpla los lineamientos para su trámite por temas de control y seguridad. 3.1 De no ser conforme, retorna a la actividad n° 1.

4. Verifica la conformidad del foliado y procede a registrar en el sistema de trámite documentario de acuerdo a la información requerida asignando número de expediente.

5. Clasifica y registra los documentos determinando la dependencia o autoridad a la que se va remitir.

6. Distribuye el mismo día los documentos recibidos al órgano y/o unidad orgánica con la hoja de trámite de envío general.

ÓRGANO Y/O UNIDADES ORGÁNICAS

7. El responsable del STD recibe la documentación y verifica el registro respectivo del documento con la hoja de trámite de envío general antes de visar con el sello de recibido. 7.1 De no estar conforme, retorna a la actividad n° 4.

8. Procede a elevarlo al funcionario competente.

Los órganos y/o unidades orgánicas procederán a aplicar lo dispuesto a partir del numeral 2 del presente procedimiento. En ese caso el operador del sistema debe leer detenidamente el asunto del documento, a fin de determinar si dicho documento ya existe para no asignarle un número de expediente a documentos que ya cuentan con la respectiva numeración.


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ANEXO 02 Procedimiento y flujograma para el

ingreso de documentos de las sedes aeroportuarias


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PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE DOCUMENTOS DE LAS SEDES AEROPORTUARIAS

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SEDE AEROPORTUARIA 1. Remite a Mesa de Partes la documentación correspondiente a través de un Courier.

COURIER 2. Recibe y registra la documentación para trasladarla a la sede central. 3. Entrega la documentación de la sede aeroportuaria en sobre (s) cerrado (s) a Mesa de

Partes con el cargo respectivo.

MESA DE PARTES 4. Recibe la documentación en sobre(s) cerrado(s). 5. Revisa sobre (s) con la documentación de las sedes aeroportuarias y verifica que cumpla

los lineamientos para su trámite por temas de control y seguridad. 6. Clasifica y registra los documentos en el sistema de trámite documentario de acuerdo al

asunto y área, asignando número de expediente. 7. Distribuye el documento al órgano y/o unidad orgánica con la hoja de cargo respectiva.


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ANEXO 03 Procedimiento y flujograma para la

salida de documentos para las sedes aeroportuarias


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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE DOCUMENTOS PARA LAS SEDES AEROPORTUARIAS

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ÓRGANO Y/O UNIDAD ORGÁNICA 1. Remite a Mesa de Partes la documentación que será enviada a las sedes

aeroportuarias.

MESA DE PARTES 2. Recibe la documentación y revisa el contenido verificando que cumpla los lineamientos

para su trámite por temas de control y seguridad. 3. Registra en el STD consignando los datos específicos del documento (N° memo, asunto,

fecha, sede aeroportuaria, entre otros) para su debido control interno. 4. Entrega la documentación en paquetes al Courier adjuntando informe con los

documentos que se están enviando a la sede aeroportuaria.

COURIER 5. Recibe la documentación en paquetes y entrega orden de servicio numerada a Mesa de

Partes.

MESA DE PARTES 6. Realiza seguimiento de entrega del documento a la sede aeroportuaria.


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ANEXO 04 Formato “Constancia de Desglose”


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CONSTANCIA DE DESGLOSE N° -200 - -/CORPAC S.A.

Expediente N° ……………….

En la fecha, el que suscribe deja constancia que se ha desglosado el Expediente (o cualquier otro documento, debe especificarse) N° ………….. que consta de ………folios, los mismos que corrían de fs……… a fs………… del presente expediente. De conformidad con lo solicitado mediante (especificar el documento) N°…… con motivo de …………………………………………………….., los mismos que han quedado en copia autenticada, en virtud de los dispuesto en el artículo 153° de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Callao,……..de………de 20……

Sello y Firma del Funcionario Responsable Firma del Solicitante: DNI:

Área de Coordinación General Equipo de Trámite Documentario

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