CONVOCATORIA

Unidad Residencial Cedros de la Colina Diag. 79A 5-299 Tel. 3421341 Medellín e-mail: administradorcedros@une.net.co

www.cedrosdelacolina.com Medellín, marzo 5 de 2018 Señores COPROPIETARIOS Unidad Residencial Cedros de la Colina Asunto: Citación Asamblea General Ordinaria Apreciados señores: En mi calidad de Representante Legal de la persona jurídica denominada Unidad Residencial Cedros de la Colina P.H. con nit 800.056.152-4, y con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Capítulo X Artículo 68 de los Estatutos que rigen en la mencionada Unidad, me permito convocar a la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS a llevarse a cabo el día viernes 23 de marzo de 2018 a las 6:00 p.m., en la Unidad Residencial Cedros de la Colina parqueaderos de los bloques 8 y 9 ORDEN DEL DÍA PROPUESTO:

1. Verificación del quórum 2. Himno Nacional de Colombia y de Antioquia 3. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea 4. Elección de la comisión Verificadora del acta y escrutinios 5. Aprobación del Orden del Día 6. Lectura del reglamento de la Asamblea y sistema de votación 7. 7.1 Decisiones de la Asamblea 2017

7.2 Informe de Gestión del Consejo de Administración y Administradora

8. 8.1 Presentación y aprobación de los Estados financieros período 2017 8.2 Informe del Revisor Fiscal

9. Informe del comité de Convivencia 10. Propuesta de normalización de zonas comunes y polifuncionales, manejo de fachadas (balcones y

tapasoles.

11. Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto programático 2018 y proyección de presupuestos 2019-2020.

12. Presentación y aprobación de propuestas económicas y no económicas 13. Elecciones 2018 – 2019

Consejo de Administración Revisor Fiscal Principal y Suplente Comité de Convivencia

14. Proposiciones y varios 15. Clausura

OBSERVACIONES

1. La presente convocatoria se hace en los términos de los artículos 39 y 45 de la Ley 675 del 3 de Agosto del 2001, sobre Propiedad Horizontal, de no reunir el Quórum del 51% para esta asamblea, se realizará una (1) hora después y ésta sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados de conformidad con el artículo 41 de la Ley 675, decisiones que obligaran a los propietarios, inclusive a los ausentes o disidentes al administrador y a los demás órganos y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del Conjunto de acuerdo al artículo 37 de la Ley. 2. En el evento de no poder asistir se puede hacer representar a través de un poder especial en los términos del artículo 215 de las normas del mandato del Código Civil. Adjunto modelo de poder. 3. A partir de la presente convocatoria, en la oficina de la administración se encuentran a disposición de los propietarios los libros auxiliares, los comprobantes y sus soportes contables, de igual forma adjunto la relación de los propietarios que adeudan contribuciones a las expensas comunes, de acuerdo a lo establecido por la Ley 675 en su parágrafo 2 del Artículo 39. 4. Para que esta reunión sea más ágil y productiva, el día 21 de marzo, a las 7:30 p.m., en el salón Social de la Unidad, se atenderá a todos los propietarios que tengan dudas o preguntas en cuanto al informe de Administración y Consejo de Administración, informe de Revisor Fiscal, Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2017 y el Proyecto de Presupuesto para el año 2018. Estos informes están disponibles en la página Web www.cedrosdelacolina.com 5. Tenga en cuenta que la propuesta del ítem 10 en el Orden del Día de la convocatoria, requiere quórum del 70% para su aprobación y de ello depende tener nuevas oportunidades de incrementar los recursos para la Unidad. Rogamos a todos los copropietarios que tengan inquietudes y/o sugerencias, hacerlas en los días previos a la Asamblea. 6. Agradecemos su puntualidad ya que por el número de propietarios, el registro se hace un poco demorado y a fin de evitar sanciones por inasistencia, la presidencia podrá verificar la permanencia de los copropietarios registrados, razón por la cual solicitamos que una vez se registre como asistente no se retire del recinto.

GLORIA ESTELA ZAPATA VANEGAS. Administradora

Gloria E. Zapata V. Dharma Carazo R. Arquidio Peña H. Administradora Contadora Revisor fiscal T.P. 98521-T T.P. 123526-T NOTA: Los documentos originales se encuentran debidamente firmados

Gloria E. Zapata V. Dharma Carazo R. Arquidio Peña H. Administradora Contadora Revisor fiscal T.P. 98521-T T.P. 123526-T NOTA: los documentos originales se encuentran debidamente firmados

UNIDAD RESIDENCIAL CEDROS DE LA COLINA

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

2016 – 2017

NOTA 1. ENTIDAD REPORTANTE

La UNIDAD RESIDENCIAL CEDROS DE LA COLINA, es una entidad sin ánimo de lucro

constituida como Propiedad Horizontal, mediante escritura pública 9947 de diciembre 6 de 1.994 y

la última modificación se realizó con escritura pública 4728 del 17 de agosto de 1.998 y sus

estatutos están conforme a lo dispuesto por la ley 675 de 2001.

NOTA 2. POLITICAS EJECUTADAS EN EL PERÍODO 2017

Caja general

La administración no recibe pagos de dinero en efectivo para los servicios relacionados con las

cuotas de administración, todo pago se realiza a través de los bancos.

Durante el mes se reciben pagos menores por emisión de carnet de piscina, publicaciones en

carteleras, alquiler de sillas, entre otros. Estos valores son consignados en el mismo mes a la

cuenta bancaria.

Bancos

Las cuentas bancarias tienen registradas las firmas de la administradora, el presidente y

vicepresidente del consejo y toda operación presencial requiere de firma conjunta.

Las transacciones virtuales tienen topes definidas según las alternativas que ofrece cada entidad.

Toda ejecución es autorizada en segunda instancia por el presidente del consejo.

Inversiones

El comité contable y financiero realiza análisis periódico del disponible y los compromisos

inmediatos para determinar los valores que traslada a instrumentos de inversión como CDT y

fiducuenta, según flujos de salida de recursos.

Cuentas por cobrar

El orden de aplicación de los pagos según nuestros estatutos son: sanciones, interés de mora,

cuota extra y cuotas de administración.

Las cuotas de administración se pueden consignar sin generar interés de mora. Los intereses por

mora son por mes vencido al 1.8%. La cuota de administración se incrementa cada primero de

enero según el IPC (índice de precios al consumidor), del año inmediatamente anterior.

El cobro de cartera se inicia a través de llamada telefónica, a continuación la administración

manda 3 comunicados con 8 días de intervalo. Si no hay acuerdo de pago se pasa a cobro

prejurídico a la abogada.

Costos y gastos

Se registran por el sistema de causación contable y el pago se realiza de acuerdo a las

condiciones acordadas con los proveedores.

Descuentos por cuotas anticipadas

Al inicio del año, de acuerdo con las necesidades de liquidez y con la aprobación del comité

financiero y contable, se otorga descuento del 6% por el pago anticipado de las cuotas de

administración equivalentes al año o al semestre.

Si al propietario durante el período anual o semestral se le generan obligaciones por cuota extra,

sanciones u otras de carácter más prioritario, el anticipo se aplica a la deuda más prioritaria, en

caso del no pago oportuno de la nueva obligación.

Condonación al consejo de administración

La asamblea de propietarios es el ente que autoriza el otorgar condonación a los integrantes del

consejo.

De acuerdo con el presupuesto aprobado para el 2017 se acordó condonación mensual por

$110.000 al presidente y secretaria, considerando las actividades a cargo; para los demás

miembros y principales $90.000 y $40.000 para los miembros suplentes.

La condonación es aplicada mes vencido de la gestión y con base en informe de participación

mensual. Si la participación del integrante del consejo no es completa, se aplica condonación

proporcional.

Costos bancarios

La diferencia entre la comisión bancaria mínima y la comisión por consignaciones realizadas en

efectivo en los bancos de Bogotá y Bancolombia por los copropietarios son asumidos por éstos.

Sanción aprobada por la asamblea.

BALANCE GENERAL

NOTA 3 EFECTIVO Y EQUIVALENTE A EFECTIVO

Los saldos al 31 de diciembre son:

CONCEPTO 2017 2016

Caja menor 1.000.000 1,000,000

Banco AVVillas (cuenta corriente) 15,702,658 9,702,374

Bancolombia (cuenta de ahorros) 47,944,156 35,256,964

Banco de Bogotá (cuenta corriente) 5,881,726 15,444,094

TOTAL 70,528,540 61,403,432

NOTA 4 INVERSIONES

El disponible fue invertido en:

CONCEPTO 2017 2016

Fondo Fiduciaria Bancolombia 54,271,554 31,926,736

TOTAL 54,271,554 31,926,736

Durante el 2017 se trasladó a la fiducia los valores correspondientes al fondo de imprevistos. A su

vez se trasladaron las cuotas recaudadas para los fondos de inversión y mantenimiento y se

retiraban conforme a lo acordado y el avance en la ejecución de las obras.

NOTA 5 DEUDORES

Los saldos discriminados por conceptos son:

CONCEPTO 2017 2016

Cuota de administración (1) 78,831,018 91,538,466

Anticipo cuotas de administración -4,266,754 -2,868,756

Intereses por mora (1) 7,245,923 12,040,087

Cuota extra 11,272,467 7,676,459

Aprovechamiento salones sociales 2,724,277 5,346,113

Sanción por uso de parqueadero 636,855 2,845,372

visitantes

Sanción por fallas en convivencia 190,000

Sanción inasistencia asamblea 74,500 120,000

Sanción comisión bancaria 99,148 75,413

Consignaciones por identificar -2,687,382 -5,418,970

Otros (2) 6,453,126 3,776,317

TOTAL 100.383.178 115,320,501

(1) Se presenta una disminución por recibir abono de $20.000.000 y de $1.926.585 del

apartamento 1-202, como resultado del proceso jurídico y por mandato de la asamblea. Se anexa listado de deudores que están en mora a la fecha de la entrega de la citación.

(2) Valor correspondiente a préstamo a empleados $ 2.210.000 y deuda a cargo del propietario del apto 1-202 por valor de $4.174.644 por costas pagados por la unidad al abogado.

NOTA 6 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

CONCEPTO 2017 2016

Iluminación led 7.208.273 14,416,541

Lámparas 2.751.862

TOTAL 9.960.135 14,416,541

Durante el año 2017 se realizó compras de lámparas como un complemento al proyecto de

implementación de la iluminación LED, por un valor de $4.717.477. Se determinó amortizar

durante 24 meses hasta febrero de 2019.

NOTA 7 CUENTAS POR PAGAR

Los saldos a diciembre 31 de las cuentas por pagar son:

TERCERO CONCEPTO 2017 2016

Active Recreación Ltda Construcción de c,. sintética 67.985.524,00

Procopal SA Reparación plataforma 39.157.164,00

Carlos Alberto Moreno Reparación plataforma 21.414.649,00

Expertos Seguridad - CoopevianLtda –Vigilancia 17.372.764,00 29.644.120

Obligaciones laborales Prestaciones sociales 12.404.545,00 9.473.233

Empresas públicas – Une Servicios públicos 8.064.262,00 5.936.634

Seguridad social y parafiscales Retenc y aportes de nómina 3.744.300,00 3.507.705

DIAN Retención en la fuente 1.443.642,00 1.839.000

Dharma Carazo Roldán Servicios contables 820.000,00 770.000

B2B Comercializadora Institucional SASElementos de aseo, caf y pap 660.282,00

Manuela Quintero Rojas Suministros para la piscina 648.500,00

Agencias Nacionales Ltda Dotación empleados 615.111,00

Arquidio Peña Hernández Revisoría fiscal 495.000,00 450.000

Otros 341.503,00 245.950

Comfama Libranza empleados 317.755,00 418.918

Asurbe Cuotas de sostenimiento 230.000,00

Jhon Jairo Echavarria Campillo Pasamanos acceso a parq 1.935.500

Servicios ByR SA Renovación de motobombas 10.830.344

Erika Cristina Manco Usuga Actualización plan de emergencia 875.000

TOTAL 175.715.001 65.926.404

El aumento en el 2017 obedece a las obras de reparación de la plataforma y cancha sintética que

estaban en ejecución.

NOTA 8 FONDOS

Están constituidos de los siguientes conceptos:

(1) Lo conforman las sanciones por uso de parqueaderos y se apropia al mantenimiento de laplataforma.

(2) Se adicionan en el 2017 $1.968.008 de consignaciones por identificar de los años 2014 y2015. Se hace aporte al empleado Olimpo por valor de $500.000.

(3) Se constituye con los ingresos por venta del reciclaje. Se apropia para salario derecicladora $7.000.897 y se apropia al fondo de cuarto de reciclaje $3.318.179.

(4) Se realiza el proyecto de reemplazo y renovación de cámaras y adecuación sistema delcircuito cerrado de televisión.

(5) Iniciando el periodo 2017 se termina la adecuación del cuarto de reciclaje en cumplimientode normatividad de secretaria de salud.

(6) En el mes de diciembre se inicia el proyecto de la cancha sintética con cerramiento y pistade trote.

(7) Apropiación del presupuesto 2017(8) Se hace reparación de plataforma (losa) entre los bloques 12 al 17(9) Apropiación del presupuesto 2017

NOTA 9 INGRESOS POR ZONAS POLIFUNCIONALES, ENERGIA Y OTROS

CONCEPTO 2017 2016

Ingresos zonas polifuncionales 69.638.009 58.889.031

Servicios zonas polifuncionales 3.483.603 4.578.974

TOTAL 73.121.612 63,468,005

Disminuye el cobro en los servicios por el cambio en la actividad realizada en algunas zonas

polifuncionales que implica menos uso de la energía.

CONCEPTO DIC 2016 AUMENTO DISMINUCIÓN DIC 2017

Reparación de la via 0 5,180,458 5,180,458 0

Fondo de solidaridad 4,956,666 2,688,008 500,000 7,144,674

Gestión ambiental 3,474,493 7,820,263 10,319,076 975,680

Gestión del riesgo 25,485,691 1,004,514 26,490,205 0

Otros fondos 1,681,095 4,607,646 1,949,925 4,338,816

Cuarto reciclaje y ambiente 20,000,000 8,318,179 28,318,179 0

Normalización zonas comunes 7,000,000 7,000,000

Cancha sintetica 47,487,612 127,512,378 164,070,277 10,929,713

Reconstrucción kiosko 30,000,000 5,000,000 35,000,000

Mantenimiento plataforma 5,000,000 72,601,421 101,394,294 -23,792,873

Gimnasio al aire libre 4,000,000.00 4,000,000 8,000,000

TOTAL 149,085,557 49,596,010

NOTA 10 EQUIPO DE TRABAJO (PERSONAL DEL PLANTA Y EN MISION)

El incremento lo genera el cargo de gestor de prevención, riesgo y cultura, que tuvo vinculación

durante todo el 2017 y solo 2 meses del año 2016. Y la contratación del jardinero con la empresa

UNO-A. El empleado Olimpo inicia su incapacidad desde noviembre 20 de 2016 hasta el 20 de

mayo de 2017 (180 días) tiempo en que se le paga su salario. A partir de cumplirse esta, solo se le

pagan las prestaciones sociales y la seguridad social.

NOTA 11 HONORARIOS

Durante el año 2017 fueron atendidos por la asesora jurídica: caso presunto robo de bicicletas

$2.000.000 y anticipo del 50% correspondiente a $2.500.000 en el caso de Beatriz Campuzano.

NOTA 12 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

CONCEPTO 2017 2016

Gastos de personal 176.749.900 143.591.353

Ingreso reciclaje - aporte a salario recicladora (7.000.897) (6.500.000)

Servicio de aseo 68.316.229 50.072.430

TOTAL 238.065.232 187.163.783

CONCEPTO 2017 2016

Servicios contables 9.840.000 9.240.000

Revisoría fiscal 6.600.000 6.000.000

Asesoría jurídica 4.833.000 8.889.268

TOTAL 21.273.000 24.129.268

(1) Se atienden imprevistos como: reparaciones de drenajes muros exteriores del bloque 3 $7.654.600, reparación humedad bloque 12 $2.730.000, construcción de talud en costales parte exterior unidad frente al bloque 4 $3.490.000.

(2) Se presenta imprevisto con motobomba torre 12 lo que implica la compra de esta por valor de $10.293.242.

(3) Adquisición de lámparas ( proyecto iluminación led) (4) Montaje de automatismos (brazos eléctricos) $4.760.000 (5) Reparación colector y andén lateral piscina $6.009.329, excavación y vaciado de cañuelas

contra cerco piscina $1.458.000. (6) Durante el año 2017 se atendieron muchas reparaciones en los techos debido a los

cambios climáticos.

NOTA 13 SERVICIOS PÚBLICOS

Se sigue reflejando el beneficio de la implementación en la iluminación LED en el consumo de

energía.

NOTA 14 GASTOS DIVERSOS

CONCEPTO 2017 2016

Energía 59,809,194 70,922,333

Acueducto - saneamiento 19,910,445 21,957,423

Teléfono fijo y celular 5,025,774 5,376,943

Internet 1,224,240 1,031,379

Tasa de aseo 845,440 378,048

TOTAL 86,815,093 99,666,126

(1) Se adquiere servidor para la aplicación app. (2) Se compra computador para la administración y se actualiza computador de la bodega. (3) Implementación de gestión SSGST $1.576.340 y reparación de vehículo por coalición con

puerta de ingreso vehicular $560.000 y cobro de deducible en reclamación de propietario en afectación del cuarto útil $737.717.

NOTA 15 ACTIVIDADES SOCIALES

NOTA 16 GASTOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

CONCEPTO 2017 2016

Gastos de ejercicios anteriores 2.499.647 1,389,063

TOTAL 2.499.647 1,389,063

Por decisión en la asamblea se condonan intereses al realizar el abono el apto -202. Afectando

intereses generados en periodos anteriores por valor de $2.471.847.

CONCEPTO 2017 2016

Fiesta de los empleados 4,330,900 4,112,545

Fiesta de la familia 1,991,450 1,626,999

Fiesta de los niños y vacaciones recreativas 1,742,000 1,292,470

Programas sociales y actividades recreativas 811,440 2,910,482

Decoración navidad 1,073,920 781,700

Dia de la madre y del padre 950,350 1,142,300

Fondo de solidaridad 720,000 600,000

TOTAL 11,620,060 12,466,496