control efectivo - gestion empresarial i

INGENIERIA CIVIL - UAP 1

CONTROL EFECTIVO

INTEGRANTES

• JUAREZ VERA YSABEL

• MONTOYA ARMANDO HAYRO

• MOLLONEDO PINAZO YOE

FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL

GESTIÓN EMPRESARIAL I


INDICE:

1. INTRODUCCIÓN……………………………………………….PÁG. 032. DEFINICIÓN……………………………………………….……PÁG. 053. IMPORTANCIA………………………………………………….PÁG. 064. CARACTERISTICAS…………………………………………...PÁG. 075. ETAPAS DEL CONTROL………………………………………PÁG. 096. HERRAMIENTAS DE CONTROL……………………………..PÁG. 107. PASOS DE PROCESO DE CONTROL………………………PÁG. 208. ESTÁNDARES DE EJECUCIÓN……………………………...PÁG. 239. MEDICIÓN……………………………………………………….PÁG. 3410.CICLO DE CONTROL…………………………………………..PÁG. 5311. NECESIDAD DEL CONTROL………………………………….PÁG. 58


CONTROL EFECTIVO

La definición de control efectivo , es aquella que dice que el control es la evaluación y la corrección de las actividades de los subordinados para asegurarse de que lo realizado se ajusta a los planes. En esta misma línea, se define a los métodos de control, dentro de una empresa, como una comparación del desempeño real contra el desempeño pretendido; en otras palabras, una confrontación del “es” versus el “debe ser”.

INTRODUCCIÓN


PROCESO ADMINISTRATIVO

El control efectivo dentro del proceso administrativo comprende:¿Cómo se hizo?, la evaluación, comparación, determinación de las desviaciones, corrección de fallas y la retroalimentación


DEFINICIÓN

Control es un conjunto de providencias incluidas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las actividades se produzca comprobación, previniendo errores y fallas, para proveer información segura, proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en las operación y la adhesión a las políticas administrativas


La etapa de control no existiría si la planeación y organización se ajustara impecablemente a la integración y a la fase directiva, sin embargo, aún en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado

IMPORTANCIA


CARACTERISTICAS

• Selección de los criterios de control

• Recolección, concentración y procesamiento de datos

• Interpretación de los resultados

• Elaboración de reporte de resultados

• Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas


Diseño de Sistemas de Control Efectivos

Los sistemas de control efectivo maximizan los beneficios potenciales y minimizan los comportamientos disfuncionales. Para lograr esto, la administración necesita diseñar sistemas de control que

1) se basen en estándares validos de desempeño 2) comuniquen información adecuada a los

empleados 3) sean aceptables para los empleados 4) utilicen enfoques múltiples.


ETAPAS DEL CONTROL

1. Evaluación de resultados

2. Comparación de los resultados con os planeados

3. Determinación de las causas de desviación

4. Retroalimentación


HERRAMIENTAS DE CONTROL

Propósito: organizar y presentar los datos para detectar las áreas

cuya calidad y rendimiento debe mejorarse

• Listas de verificación• Diagrama de flujo• Histogramas y gráficos de barra• Gráficas de Pareto• Diagramas de dispersión• Diagramas causa-efecto• Gráficas• Gráficas de Control


Son la forma más común de utilización para registrar datos. La lista de verificación puede adoptar cualquier forma dependiendo de los resultados que de estos datos se pretenda obtener.

Defectos del interior del techo

Tipo de defecto Recuento Total

a.- Rasgadura de la tela 4

b.- Decoloración de la tela 3

c.- Rotura del tablero de fibra 36

d.- Bordes dehilachados 7

Total 50

LISTA DE VERIFICACIÓN


DIAGRAMA DE FLUJO

Permiten al analista observar el proceso y hacer algún juicio con referencia a los puntos de control y a las fuentes de variación. Importante para determinar dónde recopilar datos. Estos diagramas ilustran gráficamente el flujo del trabajo


HISTOGRAMAS Y GRAFICOS DE BARRAS

El histograma resume los datos medidos sobre una escala continua

Muestra la distribución de frecuencia de una característica: media y dispersión

Los diagrama de barras representa la frecuencia con que se presenta las características que suelen medirse por un “sí” o “no”

0

5

10

15

20

25

Primero Segundo Tercero

Turno

Nro d

e tab

leros

de fib

ra

roto

s


DIAGRAMA DE PARETO

Es un diagrama de barras de clasificaciones, en orden descendente de importancia.Muestra la significancia relativa de las clasificaciones y permite la toma de decisiones con referencia a la prioridad de solución de problemas

El diagrama de pareto es el primer paso al hacer mejoramiento. Muestra rápidamente los progresos realizados en la obtención de metas así como la tendencia de estas.


DIAGRAMAS DE DISPERCIÓN

Es una representación gráfica de dos variables que muestran cómo se relacionan entre sí

Se utiliza para confirmar o negar la sospecha


DIAGRAMAS CAUSA EFECTO

Muestra las vinculaciones entre un problema de calidad y sus posibles causas

Ayuda a rastrear el origen de las inconformidades de productos y servicios

El proceso se inicia clasificando las causas por las categorías de influencia más importantes: personal equipos materiales métodos


Diagramas causa-efecto

Roturasdel tablero

de fibra

PersonasMateriales

ProcesoOtras

Fuera de especificación

No disponibles

Capacitación

Ausentismo

Comunicación

Humedad

Cambios de horario

Mantenimiento de máquinas

Velocidad de las máquinas

Preparación incorrecta


GRAFICAS

Representación de datos en diferentes formatos visuales


GRÁFICAS DE CONTROLGRÁFICAS DE CONTROL

Los diagramas de control son utilizados para:

Determinar si se han eliminado todas las causas asignables (análisis)

Mejorar los rendimientos del proceso (control)

Demostrar el impacto de cambios del sistema (evaluación)

Es un medio de representar una característica cambiante del proceso.

El diagrama de control tiene un límite de control superior, un límite de control inferior y un límite medio de control.


PASOS


TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL


ESTÁNDARES DE EJECUCIÓN

1.Establecimiento de estándares de desempeño validos: Un sistema de control efectivo debe fundamentarse en estándares validos y precisos de desempeño. El sistema debe incorporar todos los aspectos importantes del desempeño, igualmente debe tomar en cuenta el exceso de medidas que dan lugar a un control excesivo y a la resistencia de los empleados. Para que haya tolerancia a muchos controles, los gerentes pueden concentrarse en unas cuantas áreas clave mientras establecen estándares satisfactorios de desempeño en otras o establecer prioridades simples.


2 .Suministro de información adecuada: La administración debe comunicarse en forma adecuada con los empleados para transmitirles la importancia y naturaleza del sistema de control. Las personas deben recibir retroalimentación acerca de su desempeño, esta los motiva y le da información que le permita corregir sus desviaciones de los estándares de desempeño. Cuando se permite que la gente se auto corrija se fomenta el autocontrol y se elimina la necesidad de supervisores externos.


3. Aseguramiento de la aceptación de los empleados: Es menos probable que los empleados resistan un sistema de control y exhiban comportamientos disfuncionales si aceptan el sistema, así mismo es más probable que acepten los sistemas que incluyen estándares útiles de desempeño pero no son demasiado controladores. El sistema de control debe subrayar el comportamiento positivo y no enfocarse solamente en controlar el comportamiento negativo, así como también una de las mejores maneras de establecer estándares razonables y lograr así que los empleados acepten el sistema de control es establecer los estándares con la participación de ellos.


4. Utilización de enfoques múltiples: Deben incluir

objetivos financieros y no financieros .


ISO

9000

Serie de estándares internacionalespara la gestión y el aseguramiento

de la CALIDAD

Complementan los estándares de productos

Se refieren a qué debe hacerse,no el camino o la tecnología paralograrlo

Normas ISO 9000


ISO

9000

Publicadas en 1987 por ISO (International Organization for Standarization )

Objetivos :

promover la estandarización parafacilitar el intercambio de bienesy servicios a nivel mundial

facilitar cooperación en actividadeseconómicas, intelectuales, científicasy tecnológicas.

Objetivos de las Normas ISO 9000


ISO9000

Una Organización acreditada certifica que:

" el Sistema de Calidad, tal como ha sidodocumentado e implementado: satisfacelos requerimientos de la Norma ISO 9000

que corresponde a su actividad

CERTIFICACION


Normas ISO 9000:2000

Los estándares están desarrollados sobre un modelo de procesos

El énfasis está puesto en la descripción del sistema para desarrollar procesos efectivos

Se destaca la gestión del nivel gerencial Se incrementa el énfasis en el cliente:

comprender sus necesidades satisfacer sus requerimientos medir el nivel de satisfacción

Se enfatiza acerca de establecer el valor de los objetivos, de las características del producto y de la performance de los procesos


Normas ISO 9000:2000

Se enfatiza acerca de establecer estándar de referencia de los objetivos, de las características del producto y de la performance de los procesos

Se introduce el concepto de requerimientos de análisis y el uso de la información como oportunidad para la mejora

Su redacción intenta facilitar su aplicación a todo tipo de organizaciones


ISO

9000BENEFICIOS DE SU APLICACION

Oportunidad de nuevos negocios

Guía para el desarrollo de la Calidad

Dominio de procesos y reducción de costos relativosa la falta de Calidad: scrap, desperdicios, retrabajos,garantías y problemas ocasionados a clientes.

Mejora de productos y servicios

Reducción de tiempos de procesos

Base para el establecimiento de alianzas

ISO 9000 - Beneficios


LineamientosSistema de administración ambiental

○ plan de mejora para utilización de recursos y producción de contaminantes

Evaluación de desempeño ambientalNomenclatura ambiental

○ reciclable○ eficiente en términos de energía○ seguro para la capa de ozono

Evaluación del ciclo de vida○ impacto ambiental vitalicio de la manufactura○ uso y disposición del producto

ISO 14000 – Sistema de Administración Ambiental


MEDICIÓN – INDICADORES ESTADISTICOS

Son los instrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la desviación de una actividad sujeta e influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional.

En la administración y evaluación por procesos, los indicadores fortalecen la autonomía De gestión, en virtud de que a través de la medición que realicen los responsables en los niveles de operación conocerán de manera inmediata la situación en que se desarrollen sus servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o preferencia preventivas Que mejoren su actuación y resultados


CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES


TIPOS DE INDICADORES


Control Estadístico de Procesos (SPC)

“ Es la aplicación técnicas estadísticas para

determinar si el resultado de un proceso

concuerda con el diseño del producto o servicio”

Se basa en la vigilancia continua del cumplimiento

de las especificaciones


Fuentes de Variación Las variaciones están presentes en todo proceso

Deben investigarse sus causas para minimizarlas

Causas comunes de variaciónson aleatoriasno identificablesimposibles de evitar

Causas asignableslos factores que la provocan pueden ser identificados


Distribución Representación gráfica de los resultados de un

proceso en un diagrama de dispersión Características de la distribución

Media: suma de las observaciones dividido por el número de observaciones

nx

n

iix

1


Distribución

Características de la distribuciónDispersión

○ Rango: diferencia entre la observación más grande de una muestra y la más pequeña

○ Desviación estándar:

Formas○ simétrica○ asimétrica

1

)(2

n

xxi


Formas de la Distribución Si la variabilidad de un proceso proviene

únicamente de causas de variación comunes la suposición típica es que se trata de una distribución simétrica donde la mayoría de las observaciones se ubican cerca del centro


Formas de la Distribución-Causas Asignables

El promedio real (rojo) está por debajo de lo previsto (amarillo)


Formas de la Distribución-Causas asignables

Coincide el promedio esperado pero la dispersión real es mucho mayor


Formas de la Distribución-Causas asignables

Hay cambio en el sesgo de la distribución


Control Estadístico de Procesos

Se dice que un proceso está bajo control, cuando la

-localización-forma de la distribución no cambia con el

tiempo

Una vez que el proceso está bajo control estadístico se usan las herramientas de control para detectar el surgimiento de causas asignables


El proceso de inspección

Variablescaracterísticas de productos / servicios que

pueden ser medidaspeso, longitud, tiempo

Atributoscaracterísticas de productos / servicios que

pueden ser contadaserrores, cantidad de defectos, nro de atrasos



Plan de muestreocuando está bien concebido proporciona un

grado de protección aproximado a una inspección completa

Tamaño de la Muestracantidad de observaciones tomadas al azarel tiempo entre observacioneslas reglas de decisión


Distribución Normal

Probabilidad de que un valor caiga dentro de los límites marcados

3 2 1 1 2 3

estándardesviación

68.26%

95.44%99.74%



Gráfico de Control Es un diagrama que se completa durante el avance del

proceso el propósito es detectar la anormalidad de las variaciones Posee una línea central que generalmente coincide con el

objetivo del proceso Está acotado por límites superior e inferior

Nominal

Límite Superior

Límite InferiorCausa asignable probable


Capacidad de un Proceso

Razón de capacidad de un proceso

Si Cp es mayor que 1 el rango de tolerancia es mayor que el del proceso

Con frecuencia las empresas establecen el valor en 1,33 como objetivo de reducción de variabilidad del proceso

6)inf(sup erioreriorciónEspecifica

C p

Especificación superior – Especificación Inferior

estándardesviación


Relación entre las especificaciones yla distribución del proceso

Proceso capaz

Proceso no capaz

EspecificaciónInferior

EspecificaciónInferior

EspecificaciónSuperior

EspecificaciónSuperior

CICLO DE CONTROL PHVA

CICLO DE CONTROL

La Ruta de la Calidad

El análisis

Las acciones

La ejecución

La verificación

Resultados vs

Metas

La normalización

La conclusión

No

Si

P

V

H

A

Situación actual

Definir el problema

Acción gerencial de Control de la

Calidad

Método Contenido de la acción gerencial

Planeamiento de la Calidad

Nuevo proceso

Definir nuevos estándares (nuevo producto/servicio y nuevo proceso) para alcanzar las metas de calidad, costo, entrega, moral y seguridad

Mantenimiento de la calidad

Cumplir los estándares establecidos para el producto/ servicio y el proceso verificando los resultados y actuando en el proceso para corregir los desvíos (no conformidades)

Mejora de la calidad

Alterar los estandares establecidos en el planeamiento para alcanzar nuevas metas de calidad, costo, entrega, moral y seguridad

A P

V H

Plan

A P

V H

Plan

A E

V H

Estándar

GERENCIAMIENTO POR EL CICLO DE CONTROL DE LA CALIDAD

Planeamiento de la calidad

Mejora de la calidad Mantenimiento/Conservación de la calidad

PROCESOS BÁSICOS PARA LOGRAR LA CALIDAD

Mejora continua de los estándares de trabajo (nuevo proceso) para satisfacer cada vez más a las personas

Garantía de cumplimiento de los estándares de trabajo (proceso actual) a fin de mantener la conformidad y garantizar la satisfacción de las personas

Establecimiento de nuevos estándares (nuevo proceso) basados en las necesidades (nuevo servicio) de las personas (clientes internos y externos)

HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR PROCESOS

P

HV

A

Lluvia de ideasRegistro de NCExperienciasDiagnósticoSituación actual

Gráficos de control de paretoHistogramasHoja Reg. DatosControl de Gestión: informe estado de las metas

Diagrama causa - efectoDiagrama de árbolPOES

Plan de acción de NCPlan de mejora PHVACronogramas

ProcedimientosPOESRegistrosPlanes

RegistrosListas de ChequeoGráficos de control: medidasInformes

Comparar metas

Nuevo valor del ítem de control

En el planeamiento deben quedar identificadas las metas y las acciones necesarias para alcanzarlas


NECESIDAD DEL CONTROL


Requisitos para Controles Efectivo

Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar de manera eficaz todo el sistema de la organización se deben seguir los siguientes requisitos:


1 . Ajuste Preciso de los Controles a Planes y Puestos: Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseño . Cada plan, así como cada tipo y fase de una operación, tienen características que les son propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale como progresan los planes de los que son responsables, de igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. Ciertas técnicas, como las que implican presupuestos, horarios y costos estándar y diversas razones financieras, son de aplicación general en varias situaciones. No obstante, ninguna de las técnicas mas usadas es completamente aplicable a una situación dada. De igual manera los controles deben reflejar la estructura organizacional, por lo tanto el principal medio para la aclaración de las funciones de cada individuo en una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable de la ejecución de los planes y de cualquier desviación respecto de ellos. Así, mientras mas cuidadoso sea el diseño de los controles para que reflejen el punto de la organización en el que recae la responsabilidad sobre las acciones, permitirán mejor que los administradores corrijan desviaciones respecto de los planes.


2. Ajuste Preciso de los Controles a los Administradores en lo Individual: Los controles también deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propósito de los sistemas e información de control es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su función de control, si no son de un tipo tal que resulten comprensibles para un administrador, no tendrán ninguna utilidad; en resumidas cuentas los que importa es que la gente obtenga la información que necesita en forma tal que la comprenda y utilice.

3. Certeza de que los Controles Señalan Excepciones en Puntos Críticos: Uno de los medios más importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se les ha diseñado para señalar excepciones. En otras palabras, los controles que se concentran en excepciones del desempeño planeado permiten a los administradores beneficiarse del proverbial principio de la excepción y detectar las áreas que demandan su atención.


4. Búsqueda de Objetividad en los Controles: La administración posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal seria que la determinación de si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependiera de consideraciones subjetivas; si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o del subordinado puede influir en los juicios de desempeño y restarle precisión a estos, pero a los individuos les resulta difícil eludir el control de desempeño , particularmente si las normas y medidas se mantienen al día mediante revisiones periódicas. Este requisito puede resumirse diciendo que para el control eficaz se requiere de normas objetivas, precisas y adecuadas.

5. Garantía de Flexibilidad de los Controles: Los controles debe seguir siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstacias imprevistas o rotundos fracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles.


6. Ajuste del Sistema del Control a la Cultura Organizacional: Para ser óptimamente eficaz, todo sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una organización donde las personas gozan de considerable libertad y participación, un sistema riguroso iría a tal punto contra la corriente que estaría condenado al fracaso. Si, por el contrario, un superior les ha concedido tradicionalmente a sus subordinados escasa participación en al toma de decisiones, un sistema de control generalizado y permisivo difícilmente tendría éxito. Las personas con poco interés en participar o poco acostumbradas a hacerlo probablemente prefieran normas y medidas claras e instrucciones especificas.


7. Economía De Los Controles: Los controles deben justificar su costo. A pesar de la simpleza de este requisito, a menudo es difícil cumplirlo en la practica, a un administrador puede dificultarsele indagar que sistema de control en particular justifica su costo o incluso a cuanto asciende este. La economía es relativa, ya que los beneficios varían de acuerdo con la importancia de la actividad, las dimensiones de la operación, los gastos en los que podría incurrir en ausencia del control y las contribuciones que el sistema es capaz de hacer; sin embargo uno de los factores limitantes de los sistemas de control es sus costo, ya que este dependerá en gran medida a su vez del hecho de que los administradores seleccionen para efectos de control únicamente los factores críticos de áreas importantes para ellos.

8. Establecimiento de Controles que Inducen Acciones Correctivas: Un sistema adecuado revelará donde están ocurriendo fallas y quien es el responsable de ellas, y garantizara la aplicación de acciones correctivas. El control solo se justifica si las desviaciones respecto de los planes se corrigen por medio de una planeación, organización, integración de personal y dirección adecuada.


MUCHAS GRACIAS

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